DES ARROLLO PROFESIONAL DE UNA SECRETARIA

Corresponde a la Secretaría General presentar al Consejo de Cancilleres y a la Comisión propuestas de Decisión.

En cierto ámbitos, el Acuerdo de Cartagena prevé que las Decisiones de la Comisión se adoptan "a propuesta de la Secretaría General" (armonización de políticas económicas, comercio de servicios, política arancelaria, desarrollo agropecuario, integración física, asuntos financieros...)

El Consejo y la Comisión, con frecuencia, delegan a la Secretaría General la reglamentación de Decisiones, con el apoyo de comités y expertos gubernamentales.

A la Secretaría General le corresponde velar por el cumplimiento del Acuerdo de Cartagena.

Formula consultas, hace seguimiento y presta apoyo técnico relacionado con la aplicación de las normas comunitarias.Es la responsable de administrar la fase prejudicial de la acción de incumplimiento.La Secretaría General puede solicitar el pronunciamiento e intervenir como parte interesada ante el Tribunal Andino en caso de que un País Miembro persista en incumplimiento.

Corresponde a la Secretaría General mantener vínculos de trabajo con los órganos ejecutivos de las demás organizaciones regionales de integración y cooperación, así como con organismos internacionales u otras entidades. Además, ejerce la secretaría de la Reunión de representantes de la instituciones que conforman el SAI.

En la actualidad las exigencias que el mercado laboral solicita a los profesionales son mucho más altas de lo que eran tiempo atrás. Las empresas se han vuelto sumamente exigentes al contratar asistentes y secretarias, razón por la que la formación que se les brinda hoy día es relevante así como también las habilidades y competencias que tienen que ser capaces de desarrollar.La secretaria es una pieza imprescindible en la maquinaria de toda organización, por ello su desarrollo profesional es de gran envergadura. Para el correcto desempeño profesional la secretaria tiene que poseer la cualidad de discreción, flexibilidad, polivalencia, cuidado por el detalle e iniciativa, a la vez ser capaz de combinar estas características son las herramientas y técnicas inherentes a la profesión.

Exigencias técnicas de una secretaria

Manejo de idiomas: el inglés de forma imprescindible, pero además las empresas valoran el manejo de otras lenguas como el francés, italiano, alemán, portugués y chino.

Formación: las secretarias en la actualidad tienen que estar formadas en Secretariado de Dirección, estar especializadas y mantenerse al tanto de las últimas tendencias.

Conocimientos de paquete de Office: toda secretaria de dirección tiene que poder manejar esta herramienta informática.

Conocimientos varios: una profesional debe de saber a rasgos generales sobre legislación, marketing, protocolo, gestión personal, contabilidad, etc.

Experiencia: si bien no es un requisito excluyente en todos los trabajos, siempre se  valora la experiencia por ello es que resulta tan importante realizar pasantías durante el cursado de la carrera.

Cualidades personales de una secretaria:Discreción: tiene que poder manejar información confidencial de forma profesional.Iniciativa y pro actividad: una secretaria tiene que ser capaz y tener autonomía para manejar la agenda, organizar reuniones, elaborar cartas, memos y discursos, solicitar información de forma anticipada para presentaciones, entre otras cosas.Capacidad de adaptación: la secretaria tiene que poder adaptarse al directivo tanto en el ritmo de trabajo como en la manera en que lo realiza, así como en la comunicación  y presentación de documentos.Disponibilidad: la secretaria tiene que tener disponibilidad y adaptarse a los horarios del directico, asegurar tiempo presencial y usar medios telemáticos.Capacidad de comunicación: toda buena profesional tiene que ser capaz de gestionar las relaciones con los contactos de la empresa de forma óptima y poder adaptarse a los distintos niveles de interlocución.

Claves para una imagen profesional de la secretaria a distancia, tradicional o  freelance

Para el desarrollo de la imagen profesional de una secretaria freelance, a distancia  o tradicional, “la atención telefónica”  es una tarea importantísima. Mostrar una actitud totalmente positiva y solucionadora ante cualquier situación que pueda presentarnos la  persona que se encuentra al otro lado del teléfono.

Tanto si hablamos de una secretaria o asistente virtual, o de una secretaria tradicional, para estar seguros que nuestra comunicación telefónica es efectiva tengamos en cuenta:Ser claro y conciso

Confirma que entiendes y te haces entender

Ten los objetivos claros, previamente a la llamada

Infórmate antes de realizar la llamada

Siempre sé cortés y muy educada

Mantén un tono de voz,  parejo durante la conversación

Utiliza los nombres, cuando lo creas apropiado

Lleva siempre el control de la llamada

COMPETENCIAS LABORALES

Ejecuta correctamente las tareas planificadas:Cumple con las tareas anteriormente planificadas de manera correcta superando cualquiertipo de dificultades.Se interesa y motiva por aprender:La Secretaria se interesa por poner atención en lo que su jefe o compañero de trabajo le está enseñando.Demuestra puntualidad en su quehacer laboral:Debe llegar a su trabajo correctamente a la hora asignada.Es capaz de adaptarse a nuevas situacionesEs decir si ocurre algún cambio brusco o liviano en la empresa u oficina, esta deberá aceptar y adecuarse correctamente.Puede traducir ideas en acciones:Es decir cuando se le ocurran tareas por hacer, y tiene confianza de ellas, esta deberá efectuarlas sin ningún temor.Trabaja con confianza y seguridad:Realiza sus labores confiando en sus capacidades y aptitudes sin demostrar duda en lo que se está haciendo.Solicita y ofrece colaboración para cumplir con los objetivos del equipo:Ayuda a sus compañeros cuando se lo piden y también pide ayuda a sus compañeros para realizar un efectivo trabajo en equipo.Aplica alternativas de solución en su quehacer laboral:Cuando tenga alguna dificultad, esta tendrá disponibilidad e iniciativa

Competencias indispensables para una Secretaria Ejecutiva

En esta oportunidad quiero dejarte las características o competencias conductuales requeridas para el puesto de secretaria ejecutiva. Espero que te

sea útil para pensar la tarea y analizar que cualidades están en vos y cuales aun podés desarrollar.

• MANEJO DE LA AGENDA• SOPORTE AL EJECUTIVO• MANEJO DE LA TECNOLOGÍA EN LA OFICINA• PREPARACION Y COORDINACION DE REUNIONES• COMUNICACIÓN EFECTIVA Y EFICIENTE• ORGANIZACIÓN DE LA OFICINA• RESOLUCION DE PROBLEMAS• IMAGEN Y COMPORTAMIENTO PROFESIONAL• DESARROLLO PROFESIONAL• ATENCIÓN A MÚLTIPLES DIRECTIVOS O GERENTES• GESTIÓN DE TAREAS Y PROYECTOS CON SU RESPECTIVO SEGUIMIENTO• BUENA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

TAREAS Y ORGANIZACIÓN RESPONSABLE

• Si atendés a más de un gerente, podés tener un color diferente de carpetas para cada uno. • Utilizá también el sistema anterior para clasificar distintas categorías de archivos; por ejemplo, proveedores y clientes.• Colocá bandejas de entrada/salida de documentación y control regularmente• No permitas que sobre tu escritorio se coloquen cosas y papeles. sino en las bandejas de entrada/salida. Otorgá prioridad, delega y despacha los ítems según sea necesario• Utilizá el discado rápido en tu teléfono y lo mismo en el de tu asistido. Prepará un listado de nombres y teléfonos para visualizar rápidamente.• Mantené siempre organizado y prolijo tu escritorio. • Coloqá las cosas que más utilices al alcance de la mano.• Revisá las tareas del día, priorizá las actividades y dejá los útiles necesarios al alcance. Guardá todo aquello que no vayas a utilizar• Un escritorio desordenado indica falta de foco y de control.• No es lo mismo parecer ocupada que productiva. • Sacá ventaja siempre del tiempo y el espacio.