DESARROLLO TEMÁTICO TEMAS RESULTADOS … · realizó la publicación del Plan Anual de...

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JUNTA DE COMPRAS Y LICITACIONES Código documento: PGD-01

CONTRALORÍA ACTA No. 04 Versión: 10.0

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DEPENDENCIA: LUGAR: HORASALA DE JUNTASCONTRALORfA AUXILIAR DESPACHO CONTRALOR FECHA:02-05- INICIO: HORA FIN:

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OBJETIVOAprobar las modificaciones al Plan Anual de Adquisiciones vigencia 2018, de la Contraloríade Bogotá, D.C., con las necesidades de contratación que no estaban previstas o quepresentaron cambios.

ORDEN DEL DIA1. Llamado a lista de asistencia y verificación de quórum2. Seguimiento a compromisos del acta anterior3. Presentación del objetivo de la reunión4. Desarrollo del objetivo de la reunión5. Aprobar las modificaciones al Plan Anual de Adquisiciones vigencia 2018, de laContraloria de BOQotá D.C.6. Firma del acta de la Junta de Comoras v Licitaciones.

DESARROLLO TEMÁTICO

1.

TEMASTRATADOSLlamado a listade asistencia yverificación dequórum.

RESULTADOS

La reunión contó con la participación del Dr. ANDRES CASTROFRANCO, Contralor Auxiliar, quien preside la Junta; Dr. JAIROGÓMEZ RAMOS, Director Administrativo y Financiero; Dr. CARLOSEDUARDO MAL DONADO GRANADOS, Subdirector Financiero; Dr.JULlAN DARlO HENAO CARDONA, Jefe Oficina Asesora Jurídica;doctora BIVIANA DUQUE TORO, Jefe Oficina Control Interno;ENRIQUE TORRES NAVARRETE. Subdirector de Contratación,quién actúa como Secretario Técnica de la Junta de Compras yLicitaciones.

Invitados:Doctora CARMEN ROSA MENDOZA SUAREZ, Directora deTecnologías de la Información y las Comunicaciones; doctoraMARIA MARGARITA FORERO MORENO, Subdirectora deServicios Generales; doctora GRACE SMITH RODADO YATE,Directora Técnica de Planeación; doctora SAN ORA ROCiÓ ÁVILAFORERO, Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones; doctor JAIROTOVAR GARCÉS, Subdirector Recursos Materiales; doctoraCAROLINA NIETO CAMPOS, Contratista- Despacho ContralorAuxiliar; doctora MARIA TATIANA ROJAS, ProfesionalEspecializado Oficina de Control Interno.

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2.

3.

4.

Seguimiento acompromisosdel acta anterior

Presentacióndel objetivo dela reunión

Desarrollo delobjetivo de lareunión.

El Dr. JAIRO GÓMEZ RAMOS, informa que de conformidad con loestablecido en la Resolución Reglamentaria No. 022 del 30 de juliode 2014, "Por la cual se reglamenta la Junta de Compras y Licitaciones",existe quórum oara sesionar.El doctor ENRIQUE TORRES NAVARRETE, SubdirectorContratación, informa que en cumplimiento de los compromisosestablecido en el Acta de Junta de Compras y Licitaciones No. 02del 20-03-2018, se realizaron las siguientes actividades:

• Se actualizó el Plan Anual de Adquisiciones 2018, con lasmodificaciones aprobadas mediante Junta de Compras yLicitaciones No. 02 de 20-03-2018

• Mediante memorando 3-2018-09573 de 09-04-2018, serealizó la publicación del Plan Anual de Adquisiciones acorte del 31-03-2018.

El doctor JAIRO GOMEZ RAMOS, Director Administrativo yFinanciero, informa que el objetivo de la reunión consiste enaprobar las modificaciones al Plan Anual de Adquisiciones vigencia2018, con las necesidades de contratación que no estabanprevistas o oue oresentan cambios.A CONTINUACION, EL DOCTOR JAIRO GOMEZ RAMOS,DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO, INFORMA A LOSASISTENTES DE LA PRESENTE JUNTA, LASMODIFICACIONES AL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONESVIGENCIA 2018, LAS CUALES SE SOMETEN A APROBACiÓN

DIRECCiÓN DE TECNOLOGíAS DE LA INFORMACiÓN Y LASCOMUNICACIONESModificación necesidades proyecto de inversión 1194-Fortalecimiento de la Infraestructura de Tecnologias de laInformación y las Comunicaciones de la Contraloria de BogotáD.C.Mediante memorando 3-2018-11036 de 23-04-2018, la doctoraCARMEN ROSA MENDOZA SUAREZ, Directora de Tecnologías dela Información y las Comunicaciones, radica solicitud demodificación de necesidades del proyecto de inversión 1194

1. Unificar las actividades: "contratar el servicio demantenimiento del Oatacenter de la Contraloria de BogotáO.C" oor valor de $397.900.000, "Adauirir servidores Dara

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fortalecer la capacidad de almacenamiento de la Contraloríade Bogotá" de la Meta 2 Proyecto 1194 por valor de$315.000.000 y "Adquirir los switch de comunicaciones de laentidad, según la necesidad de los mismos" de la Meta 2Proyecto 1194 por valor de $660.000.000, dejando así unsolo proceso de contratación

Objeto: "Actualizar la infraestructura de hardware y softwarey adquirir el servicio de mantenimiento y soporte técnico,necesarios para el fortalecimiento del centro de datos de laContraloría de Bogotá D.C" por valor de $1.372.900.000 conel fin de adelantar un nuevo proceso mediante la modalidadde Licitación.Valor estimado: $1.372.900.000

2. Retiro de la actividad "Adquisición de software especializadopara la implementación de un sistema integrado de controlfiscal" por valor de $201.000.000, toda vez que durante lapresente vigencia, no se adquirirá el software, dado que laContraloría de Bogotá, está desarrollando actividades con elfin de adoptar las nuevas metodologias para desarrollar estetipo de auditorias propuestas, por lo que resultaimprocedente adquirir el software.

Por lo anterior, la doctora CARMEN ROSA MENDOZASUAREZ, solicita reemplazar la actividad por"Mantenimiento, soporte y/o adquisición de software ylicencias, para el fortalecimiento de la plataforma desoftware de la Contraloría de Bogotá O. C., segúnespecificaciones técnicas" por$188.500000.

3. Asociar la actividad "Adquisición software de desarrollo Web-Script Case para la Contraloría de Bogotá O.C" por valor de$12.500.000 a la Meta 1 y descontar el valor estimado de lamisma de la actividad "Adquisición, mantenimiento y soportede la plataforma de software de la Contralorla de Bogotá"quedando por un valor de $188.500.000.

La doctora CARMEN ROSA MENDOZA SUAREZ, informaque esta necesidad de contratación fue aprobada en la Juntade Compras No. 2 con objeto: "Adquisición y renovación delicenciamiento de software ofimática v esoecializado de la


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plataforma informática de la Contralorla de Bogotá D.C.", ycon la actual modificación se solicita reintegrar los recursossobrantes a la Meta No. 2 a la necesidad de "Adquisición yrenovación de licenciamiento de software ofimática yespecializado de plataforma informática de la Contraloria deBogotá D.C.", una vez se realicen las modificacionessolicitadas en la presenta Junta.

4. Modificar la necesidad "Renovación e instalación delicencias para dos (2) equipos de seguridad perimetralFortigate 2400 por un (1) año, junto con el mantenimientopreventivo, correctivo y afinamiento para dos (2) equiposFortigate 2400, según las especificaciones técnicassolicitadas" Meta 2 con un valor de $45.000.000 por"Adquisición, instalación, configuración, soporte ymantenimiento de equipos de seguridad perimetral, segúnespecificaciones técnicas, para la Contraloria de BogotáO.C" Meta 2 ya que además de las licencias, el soporte ymantenimiento, es necesario renovar los dos equiposactuales, dado que no dan la capacidad de procesamientoque se requiere actualmente. Igualmente se requiereactualizar dichos equipos para que estén acorde con elrequerimiento del nuevo protocolo de Internet IPV6, asímismo se solicita se adicione $70.000.000 de los saldos dela Meta 2 quedando la actividad ajustada por un valor de$115.000.000

5. Modificar la actividad Meta 2 Proyecto 1194 "Renovación de1.100 licencias antivirus, para los equipos tecnológicos de laContraloría de Bogotá O.C" por valor de $45.000.000 puestoque además de las licencias, es necesario adquirirherramientas adicionales para gestionar y remediar lasvulnerabilidades de la red de datos de la entidad por estarazón es necesario adicionar $69.000.000 de los saldos dela Meta 2, y $80.000.000 de la actividad" Implementar elsubsistema de seguridad de la información" Meta 2 Proyecto1194 quedando un solo proceso.

Objeto: "Renovación y adquisición de licencias antivirus,control y gestión de vulnerabilidades, gestión yadministración de parches para los equipos tecnológicos dela Contraloría de Bogotá O.C" por valor de $194.000.000



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6. Ajustar el valor estimado de la actividad "Adquisición einstalación de aires acondicionados para los centros decableado ubicados en los pisos de la sede principal de laContraloria de Bogotá" Meta 2 por cuanto el valor cotizadoen estudios previos es de $31.500.000, aproximadamente.Dicho valor se descontará de los saldos disponibles de laMeta 2.

Adicionalmente, mediante memorando 3.2018-10941 de 23-04-2018, la doctora CARMEN ROSA MENDOZA SUAREZ, Directorade Tecnologias de la Información y las Comunicaciones, solicito a laDirección de Planeación modificación en la asociación deactividades de las Meta 1- Diseñar e implementar Sistema Integradode Control Fiscal y Meta No. 2- Diseñar e implementar SistemaGestión de Seguridad de la Información, en razón a lo anterior seasocian las necesidades de contratación del Proyecto 1194 a lameta respectiva y se relacionan las necesidades a modificar:

Meta 1- Diseñar e implementar Sistema Integrado de Control Fiscal:

• Adquisición y renovación de licenciamiento de la licencia deSulte de Adobe para la Contraloria de Bogotá D.C.

• Renovación de 1100 licencias de uso por un (1) año deMicrosoft Office 365 Enterprise E1, de las cuales diez (10)licencias contengan el servicio de ARCHIVING, para laContraloría de Bogotá D.C.

• Contratación de servicios de desarrollo, mantenimiento ysoporte de los sistemas de información de la Contraloria deBogotá D.C.

• Adquirir licenciamiento de Oracle para la Contraloría deBogotá.

Modificación necesidad "Contratar la adquisición de equiposde tecnologías informática para la Contraloría de Bogotá D.C."

La doctora CARMEN ROSA MENDOZA SUAREZ, Directora deTecnologias de la Información y las Comunicaciones, presenta aconsideración de la Junta de Compras y Licitaciones, modificación ala necesidad de "Contratar la adquisición de equipos de tecnologíasinformática para la Contraloria de Bogotá D.C., de conformidad conlo establecido en las características y especificaciones definidas enlas fichas técnicas.", se solicita retirar del proceso de licitación la

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adquisición de las licencias, en razón a que adquirirlo integradas ala compra de computadores eleva el precio estimado, de acuerdo ala simulación de costos realizada en el portal de Colombia CompraEficiente.

Por lo anterior, las necesidades de contratación quedan así:

• Objeto: Adquirir licencias de Microsoft OFFICE para loscomputadores de escritorio a adquirir durante la vigencia2018.Valor estimado: $142.000.000Plazo de ejecución:Modalidad de contratación: Acuerdo Marco de PreciosCargo presupuestal: Meta No. 1 - Proyecto 1194

• Objeto: Contratar la adquisición de equipos de tecnologiasinformáticas para la Contraloria de Bogotá D.C., deconformidad con lo establecido en las caracteristicas yespecificaciones definidas en las fichas técnicas.Valor estimado: $693.000.000Modalidad de contratación: Licitación PublicaCargo Presupuestal: Meta No. 2 - Proyecto 1194

OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONESUnificación de proceso de contratación de "Plan de Medios" y"Monitoreo de medios"

Mediante memorando 3.2018-10686 de 19-04-2018, la doctoraSANDRA ROCIO AVILA FORERO, Jefe Oficina Asesora deComunicaciones, radíca solicitud de unificación de las siguientesnecesidades:

1. Unificar los procesos de: "Contratar el servício de monítoreo demedios de prensa, radio, televisión e internet para laContraloria de Bogotá O. C" y "Contratar la ejecución de un Plande medios, mediante la producción y emisión de mensajesinstitucionales en emisoras radiales con cobertura en BogotáO. C y la ejecución de una pauta digital en las redes sociales dela entidad, conforme a lo señalado en las especificacionestécnicas establecidas por la Contraloría de Bogotá O.C ", en unsolo proceso:

Objeto: Contratar la ejecución de un plan de medios, mediante




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la producción y emisión de mensajes institucionales enemisoras radiales con cobertura en Bogotá D.C, la ejecución deuna pauta digital en las redes sociales de la Entidad y elservicio de monitoreo de medios de prensa, radio, televisión einternet, conforme a lo señalado en las especificacionestécnicas establecidas por la Contraloria de Bogotá D.C."Valor estimado: $110.240.000

Adición y Prorroga al Contrato No. 129-2017La doctora SANDRA ROCiÓ ÁVILA FORERO, Jefe Oficina Asesorade Comunicaciones, presenta a consideración de la Junta deCompras y Licitaciones, adición y prorroga al Contrato No. 129-2017 con MEDICIONES Y MEDIOS SAS con objeto contractual"Contratar el servicio de monitoreo de medios de prensa, radio,televisión e Internet para la Contraloría de Bogotá D.C.", en razón aque la Oficina no cuenta con los recursos humanos ni técnicos paraadelantar esta labor de manera permanente, y el contrato vence eldía 11-05-2017, por lo tanto se solicita prórroga de dos (2) meses yadición en cuantía de $2.588.002 IVA incluido.

SUBDIRECCiÓN DE RECURSOS MATERIALESModificación de modalidad de contratación de SelecciónAbreviada a Acuerdo Marco de Precios

• Mediante memorando 3-2018-10286 de 16-04-2018, eldoctor JAIRO TOVAR GARCÉS, Subdírector de RecursosMateriales, radica necesidad de "Contratar el suminístro deelementos de papelería, útiles e insumos de oficina,necesarios para el normal funcionamiento de lasdependencias de la Contraloría de Bogotá D.C., deconformidad con las especificaciones técnicas descritas enlas fichas adjuntas al proceso Colombia Compra Eficiente",se somete a consideración modificación a la modalidad decontratación de Selección Abreviada Subasta Inversa aAcuerdo Marco de Precios Colombia Compra Eficiente yTienda Virtual Grandes Superficíes, en razón a que existeacuerdo vigente para este tipo de bienes.

• Mediante memorandos 3-2018-11199 de 25-04-2018 y 3-201811683 de 02-205-2018, el doctor JAIRO TOVARGARCÉS, Subdirector de Recursos Materiales, radicanecesidad de "Adquirir el suministro de bienes de consumoconformados por cartucho, cinta, tóner, unidad fusor, kit de



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DEPENDENCIA: LUGAR: HORASALA DE JUNTASCONTRALORiA AUXILIAR DESPACHO CONTRALOR FECHA:02-05- INICIO: HORA FIN:

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mantenimiento, kit de transferencia y tambor de imagen, Ipara las impresoras propiedad de la Contraloria de Bogotá 1

D.C.,", se somete a consideración modificación a lamodalidad de contratación de Selección Abreviada Menor iCuantia a Acuerdo Marco de Precios Colombia Compra:Eficiente, en razón a que existe acuerdo vigente para este!tipo de bienes. i

SUBDIRECCiÓN SERVICIOS GENERALES ISolicitud de Adición al Contrato 378-2017-

Mediante memorando 3-2018-10187 de 16-04-2018, la doctoraMARIA MARGARITA FORERO MORENO, Subdirectora deServicios Generales, radica solicitud de adición al Contrato No. 378-2017 con objeto "Contratar el servicios de mantenimiento dematerial vegetal de todas las sedes de la Contraloria de BogotáD.C.", en razón a que fue entregada la propiedad de la Fincaubicada en la vereda espinalito del municipio de Fusagasugá a laContra loría y se hace necesario realizar el mantenimiento a lasáreas verdes de la misma, presupuesto que no se había incluido enel costo final del contrato, y se estimó que el presupuesto adicionares de $7.500.000, con cargo a la Meta No. 2 - Implementar losprogramas ambientales establecidos en el Plan Institucional deGestión Ambiental PIGA, del proyecto 1195- Fortalecimiento alSistema Integrado de Gestión y de la Capacidad Institucional.

SUBDIRECCiÓN SERVICIOS GENERALESAjuste de necesidad de "Adquisición de hornosindustriales, hidro-lavadoras y aspiradoras."

micro-ondas.¡

La doctora MARIA MARGARITA FORERO MORENO, Subdirectorade Servicios Generales, presenta a consideración de la Junta deCompras y Licitaciones, ajuste a la necesidad de "Adquísición dehornos micro-ondas industriales, hidro-lavadoras y aspiradoras", enrazón a que se requiere incluir la compras de otros equipos de aseopara el mantenimiento de la entidad, así:

Objeto inicial: Adquisición de hornos micro-ondas industriales,hidro-lavadoras y aspiradoras.Objeto a modificar: Adquisición de equipos de comedor,mantenimiento y aseo para el buen funcionamiento de la Entidad.Modalidad: Acuerdo Marco de Precios




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SUBDIRECCION SERVICIOS GENERALESUnificación necesidad de contratación de elementos dedotación parque automotor

La doctora MARIA MARGARITA FORERO MORENO, Subdirectorade Servicios Generales, presenta a consideración de la Junta deCompras y Licitaciones, unificación dos necesidades decontratación de elementos de dotación del parque automotor, así:

1. Objeto: Adquisición de kit de carreteras, consistentes enherramientas y botiquines, para dotar el parque automotor de laContraloría de Bogotá, D.C., dentro del marco del PISV.2. Objeto: Adquisición paraguas, chalecos, guantes de carnaza,entre otras para dotar el parque automotor de la Contraloría deBogotá, D.C., dentro del marco del PISV

Unificación: Adquisición de kits de herramientas, botiquines,guantes anticorte, paraguas y chalecos reflectantes, para adecuar ydotar el parque automotor de la Contraloría de Bogotá, D.C., y/o delos que llegaré a ser legalmente responsable, con elementosbásícos de prevención y seguridad vial.Valor estimado: $10.000.000, discriminados por rubro presupuestal:

• Materiales y Suministro: $6.000.000 (Kits de herramientas ybotiquines)

• Dotación: $4.000.000 (paraguas, guantes anticorte ychalecos reflectantes)

SUBDIRECCiÓN SERVICIOS GENERALESUnificación necesidad de contratación de "mantenimientomaterial vegetal y techo verde"

La doctora MARIA MARGARITA FORERO MORENO, Subdirectorade Servicios Generales, presenta a consideración de la Junta deCompras y Licitaciones, unificación de la necesidad de " Contratar laprestación del servicio de mantenimiento de material vegetal para laContraloría de Bogotá" y " Contratar la prestación del serviciodiseño, suministro e instalación de un techo verde para la terrazadel piso 5° del edificio Lotería de Bogotá.", así:

Objeto: Contratar la prestación del servicio de mantenimiento dematerial vegetal de las sedes de la Contraloría de Bogotá D.C.,ubicadas en la ciudad de Bogotá y el diseño, suministro einstalación de un techo verde para la terraza del piso 5° de la sede

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DEPENDENCIA: LUGAR: HORASALA DE JUNTAS FECHA:02-05- INICIO: HORA FIN:CONTRALORiA AUXILIAR DESPACHO CONTRALOR

2018 02:30pm 3:30pmAUXILIAR

central (Edificio Lotería de Bogotá).Cargo presupuestal: Proyecto 1195- Fortalecimiento al SistemaIntegrado de Gestión y de la Capacidad Institucional- Meta No. 2 -Implementar los programas ambientales establecidos en el PlanInstitucional de Gestión Ambiental PIGA.Modalidad de contratación: Selección abreviada Menor CuantíaValor estimado: $ 38.213.220Plazo: 12 meses

5. Aprobación las La Junta de Compras y Licitaciones, presidida por el Doctormodificaciones ANDRÉS CASTRO FRANCO, con la participación de los demásal Plan de integrantes enunciados en el punto primero de la presente acta yAdquisiciones por las consideraciones anteriormente expuestas, APRUEBAN2018. las modificaciones del Plan Anual de Adquisiciones vigencia

2018, de la Contraloria de Bogotá D.C., con las necesidades decontratación que no estaban previstas o que presentaron.

6. Firma del acta Se deja constancia que la reunión se da por terminada a las 3:30de la Junta de p.m. y se firma por el Presidente y el Secretario de la Junta deCompras y Compras y Licitaciones.Licitaciones

RELACiÓN DE ANEXOS

No. De TiTULO No. DEL TEMAORDEN TRATADO

1 Planilla de Asistencia - Junta de Compras y Licitaciones No. 4 1de 02-05-2018

COMPROMISOSNo. DE

FECHA LIMITECOMPR ACCiÓN RESPONSABLEDE EJECUCiÓNOMISO

1 Actualizar el Plan Anual de UNA CARMENZA 02-05-2018Adquisiciones 2018 con las GARZÓN VILLEGAS -modificaciones aprobadas en la Profesional Universitariopresente Junta de Compras yLicitaciones.

3 Publicación del Plan Anual de UNA CARMENZA 31-05-2018Adquisiciones con corte a 30-04- GARZÓN VILLEGAS -2018 Profesional Universitario

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CONTRA LORÍA ACTA No. 04 Versión: 10.0

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LISTADO DE PARTICIPANTESMiembros de JaJunta de Comoras v Licitaciones

NOMBRE CARGO DEPENDENCIAANDRES CASTRO FRANCO ContraJor Auxiliar Desoacho Contralor AuxiliarJAIRO GOMEZ RAMOS Director Administrativo y Dirección Administrativa y

Financiero FinancieraJULlAN DARfo HENAO Jefe Oficina Asesora Oficina Asesora JuridicaCARDONA JurídicaCARLOS EDUARDO Subdirector Financiero Subdirección FinancieraMALDONADO GRANADOSBIVIANA DUQUE TORO Jefe Oficina de Control Oficina de Control Interno

InternoENRIQUE TORRES Subdirector de Subdirección de ContrataciónNAVARRETE ContrataciónInvitados:MARIA MARGARITA FORERO Subdirectora de Subdirección de ServiciosMORENO Servicios Generales GeneralesCARMEN ROSA MENDOZA Directora de Tecnologias Dirección de Tecnologías deSUAREZ de la Información y las la Información y las

Comunicaciones ComunicacionesCAROLINA NIETO CAMPOS Contratista- Despacho Despacho ContraJor Auxiliar

Contralor AuxiliarGRACE SMITH RODADO Directora Técnica de Dirección Técnica deYATE Planeación PlaneaciónSANDRA ROCIO AVILA Jefe Oficina Asesora de Oficina Asesora deFORERO Comunicaciones ComunicacionesJAIRO TOVAR GARCES Subdirector Recursos Subdirección Recursos

Materiales MaterialesMARIA TATIANA NARANJO Profesional Oficina de Control Interno

ESDecializado. /' /

PRESIDENTE DE LA JUNTA DESEC~~ .~¡ DECOMPRAS Y LICITACIONES .el . 1:.. :- J-:,

FIRMA: ~"j)~ FIRMA: \1V ~~ ~~ (( 7.

NOMBRE: ANDRÉS CASTRO FRANCS -- EN _______iJ'ORRES

CARGO: Contralor Auxiliar (j;, CARGO: SU direQQPOe Contrataciónv '¿:/

Elaboró: Una C. Garzón Villegas .Profesional Universitario 219-03

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