Departamento de Estadística e Informática...E INFORMÁTIC MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE...

Departamento de Estadística e Informática

Asignación de Cuentas y Claves de Acceso a Correo Electrónico

y Sistemas Informáticos del FONART

VZG-PR-DEI-410

OCTUBRE 2015

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA

E INFORMÁTICA

VERSIÓN: PRIMERA

CODIGO: VZG-PR-DEI-410

HOMO CLAVE:

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FONDO NACIONAL PARA EL FOMENTO DE LAS ARTESANÍAS

NOMBRE

Asignación de Cuentas y Claves de Acceso a Correo Electrónico y Sistemas Informáticos

del FONART.

OBJETIVO

Crear y administrar cuentas de acceso a sistemas, correo electrónico e impresión,

digitalización y fotocopiado, a través de alta, baja y modificación, de cuentas para el

personal del FONART, brindando la atención necesaria que coadyuve al cumplimiento de

las actividades asignadas que contribuyen al cumplimiento de metas y objetivos, de la

entidad.

ALCANCE

Personas que afecta

Personal que requiere el uso de correo u acceso a los sistemas que opera el FONART, así

como las personas adscritas al Departamento de Estadística e Informática.

Áreas que afecta

Todas las Áreas Administrativas y sustantivas del FONART.

Activ idades que afecta

Creación de cuentas de acceso a sistemas informáticos;

Creación de cuentas de correo electrónico de la Entidad;

Creación de cuentas de impresión, digitalización y fotocopiado; y

Baja y/o cancelación de cuentas de usuario.


E INFORMÁTICA

VERSIÓN: PRIMERA


HOMO CLAVE:

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Exclusión

Personal que de acuerdo a sus funciones no requiere de acceso a coreos electrónicos

y/o sistemas informáticos;

Personal contratado de manera eventual por obra o tiempo determinado; y

REFERENCIAS

Manual de Organización General del FONART vigente;

ACUERDO que tiene por objeto emitir las políticas y disposiciones para la Estrategia

Digital Nacional, en materia de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, y en

la Seguridad de la Información;

Manual Administrativo de Aplicación General en las materias de Tecnologías de la

Información y Comunicaciones y de Seguridad de la Información vigente.

RESPONSABILIDADES

De los Titulares de la Dirección General/Operación/Comercial/Órgano Interno

de Control

Solicitar movimientos de usuario mediante oficio

al Director de Administración y Finanzas.

Del Titular de la Dirección de Administración y Finanzas

Autorizar oficio para crear, dar de baja y/o cancelación o modificación de cuentas de

usuario conforme a formato establecido; y

Instruir al Titular del Departamento de Estadística e Informática atender la solicitud

de las Direcciones del FONART según corresponda.


E INFORMÁTICA

VERSIÓN: PRIMERA


HOMO CLAVE:

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Del Titular del Departamento de Estadística e Informática

Validar el Formato de Movimientos en los Sistemas Informáticos del FONART;

Instruir al Personal Operativo del Departamento de Estadística e Informática la

atención a las solicitudes enviadas por parte de la Dirección de Administración y

Finanzas para su seguimiento;

Gestionar la requisición de licencias adicionales a sistemas informáticos que opera el

FONART, con el Titular del Departamento de Recursos Materiales y Servicios

Generales, cuando sea el caso;

Verificar que se haya realizado correctamente la acción requerida en el formato de

y

Validar y firmar oficio de designación de las cuentas de usuario o notificación de baja,

enterando al Titular de la Dirección de Administración y Finanzas.

Del Departamento de Estadística e Informática/Personal Operativo

Administrar los listados de cuentas de usuarios, para la Asignación de Cuentas y

Claves de Acceso a Correo Electrónico y Sistemas Informáticos que Opera el FONART;

Crear cuentas de acceso a sistemas informático, correo electrónico institucional,

Impresión, digitalización y fotocopiado;

Dar de baja o cancelar cuentas de usuarios de acceso a sistemas informático, correo

electrónico institucional, Impresión, digitalización y fotocopiado;

Informar al Titular del Departamento de Estadística e Informática la disponibilidad de

licencias de acceso a sistemas administrados por el Departamento de Estadística e

Informática;

Elaborar los oficios para firma del Titular del departamento de Estadística e

Informática, de designación de cuentas de usuario o notificación de baja;


E INFORMÁTICA

VERSIÓN: PRIMERA


HOMO CLAVE:

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Entregar al usuario responsable de la cuenta, oficios de designación o notificación de

baja, en su caso; y

Del Departamento de Recursos Materia les y Servicios Generales

Brindar el apoyo y atención a los requerimientos en su caso, de licencias de sistemas

informáticos conforme a solicitud del Departamento de Estadística e Informática;

Llevar a cabo los trámites administrativos necesarios para la adición de licencias de

los sistemas informáticos que obrera el FONART.

Del Usuario de Cuenta

Firmar y resguardar oficio de asignación de cuenta de usuario.


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VERSIÓN: PRIMERA


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DEFINICIONES

Cheqpaq

Sistema Informático para la emisión de cheques del

FONART.

Contpaq Sistema Informático para la Contabilidad del FONART.

Correo Electrónico

Servicio de red que permite enviar y recibir mensajes

electrónicos de manera rápida, de un equipo a otro.

MBA-Netzen Sistema informático de control de almacenes y puntos de

venta de la Dirección Comercial del FONART.

SCAPS Sistema de Control de Apoyos de los Programas Sociales.

Usuario

Servidor público o prestador de servicios por honorarios,

adscrito a determinada área, que es autorizado por su

superior jerárquico, para tener acceso a determinados a

todos los sistemas institucionales de la entidad.

INSUMOS

Manual de Organización General del FONART; y

Solicitud de Movimientos de Usuarios en los Sistemas Informáticos.


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VERSIÓN: PRIMERA


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RESULTADOS

Creación de la cuenta de usuario;

Baja o cancelación de la cuenta de usuario; y

Designación de cuenta y entrega de la misma al usuario final.

INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS

Adquisición de Bienes, Arrendamientos y Contratación de Servicios.

POLÍTICAS

Los mensajes con archivos adjuntos deberán ser menores a 5 Mb;

El usuario de las cuentas de acceso a sistemas informático, correo electrónico

institucional, Impresión, digitalización y fotocopiado, será responsable del uso que se

le dé y de la información que en las mismas se encuentre, genere y registre; y

Las cuentas de acceso a sistemas informático, correo electrónico institucional,

Impresión, digitalización y fotocopiado son únicas e intransferibles.


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VERSIÓN: PRIMERA


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DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

Unidad Administrativa:

Procedimiento VZG-PR-DEI-410 Asignación de Cuentas y Claves de Acceso a Correo

Electrónico y Sistemas Informáticos del FONART

Departamento de Estadística e

Informática Área Responsable: Dirección de Administración y Finanzas

|

Descripción de Activ idades

Paso

Unidad

Administrativa/

Puesto

Activ idad

Documento de

Trabajo (Clave) Duración

1

Titulares de la

Dirección

General/

Administración y

Finanzas/

Operación/Come

rcial/

Órgano Interno

de Control

Envían oficio y Formato de Movimientos en los

Sistemas Informáticos del FONART dirigido al

Titular de la Dirección de Administración y

Finanzas, requiriendo algún movimiento de

usuario, especificando si es Acceso a Sistema

Informático, Correo electrónico, y/o Impresión,

digitalización y fotocopiado, conforme a las

atribuciones conferidas por el Manual de

Organización General del FONART para su

autorización.

Oficio

Formato

15

Minutos

2

Titular de la

Dirección de

Administración y

Finanzas

Recibe oficio, formato, y remite al Titular del

Departamento de Estadística e Informática para

su atención, revisión, seguimiento y en su caso

validación.

Oficio

Formato 1 Día

3

Titular del

Departamento

de Estadística e

Informática

Recibe instrucción, junto con, solicitud y analiza

¿Es procedente la solicitud?

Si es procedente pasa al número 5

No es procedente pasa al número 4

Oficio

Formato

15

Minutos

4

Titular del

Departamento

de Estadística e

Informática

Instruye al Personal Operativo elabore oficio

especificando, las justificaciones de la

improcedencia para la atención de solicitud.

Pasa al número 26

15

Minutos


E INFORMÁTICA

VERSIÓN: PRIMERA


HOMO CLAVE:

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|


Paso

Unidad

Administrativa/

Puesto

Activ idad

Documento de


5

Titular del

Departamento

de Estadística e

Informática

Analiza oficio y solicitud y determina.

¿Qué tipo de cuenta solicita?

Acceso a Sistema informático pasa al número 6

Correo electrónico pasa al número 16

Impresión, digitalización y fotocopiado 21

Oficio 1 Hora

6

Titular del

Departamento

de Estadística e

Informática

Instruye al Personal Operativo del Departamento

de Estadística e Informática que analice la acción

a realizar con respecto a las cuentas de acceso a

sistemas institucionales.

Oficio 30

Minutos

7

Departamento

de Estadística e

Informática/Pers

onal Operativo

¿Cuál es la acción a realizar?

Si es creación de cuenta de acceso a sistema

pasa al número 9

Si es cancelación de cuenta de acceso a sistema

pasa al número 8

30

Minutos

8

Departamento

de Estadística e

Informática/Pers

onal Operativo

Revisa dentro del listado de cuentas de usuario

de sistemas administrados por el Departamento

de Estadística e Informática e identifica el

usuario a dar de baja, y cancela la cuenta de

usuario del sistema correspondiente. Pasa al 15

Archivo electrónico 30

Minutos

9

Departamento

de Estadística e

Informática/Pers

onal Operativo

Verifica la disponibilidad de cuentas del sistema

en cuestión conforme a lo solicitado y cantidad

de licencias.

¿Se cuenta con disponibilidad?

Si pasa al número 15

No pasa al número 10

Consulta

electrónica 1 Hora


E INFORMÁTICA

VERSIÓN: PRIMERA


HOMO CLAVE:

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|


Paso

Unidad

Administrativa/

Puesto

Activ idad

Documento de


10

Departamento

de Estadística e

Informática/Pers

onal Operativo

Informa al Titular del Departamento de

Estadística e Informática la falta de

disponibilidad de cuentas y licencias del sistema

solicitado.

Oficio 1 Día

11

Titular del

Departamento

de Estadística e

Informática

Gestiona la adquisición correspondiente ante el

Departamento de Recurso Materiales y Servicios

Generales.

Requisición 1 Día

12

Titular del

Departamento

de Recursos

Materiales y

Servicios

Generales

Recibe requisición, realiza el procedimiento

correspondiente para la adquisición informando

al Titular del Departamento de Estadística e

Informática.

¿Es procedente?

Si procede pasa al número 13

No procede pasa al número 4

Requisición 60 Días

13

Titular del

Departamento

de Estadística e

Informática

Conforme a respuesta informa al Personal

Operativo del Departamento de Estadística e

Informática sobre la disponibilidad de licencias e

instruye continúe con la asignación de cuentas.

Oficio 2 Horas

14

Departamento

de Estadística e

Informática/Pers

onal Operativo

Crea la cuenta de acceso de usuario de sistemas,

tomando en cuenta lo siguiente:

Sistema,

Nombre,

Clave personal,

Privilegios de usuario.

Analizando conforme a listado de cuentas que

no existan duplicados.

Proceso Electrónico 20

Minutos


E INFORMÁTICA

VERSIÓN: PRIMERA


HOMO CLAVE:




Procedimiento VZG-PR-DEI-410

Asignación de Cuentas y Claves de Acceso a Correo




|


Paso

Unidad

Administrativa/

Puesto

Activ idad

Documento de


15

Departamento

de Estadística e

Informática/Pers

onal Operativo

Elabora y entrega oficio para firma del Titular del


donde autoriza la creación de cuenta de usuario

a sistemas, privilegios que tendrán en dicho

sistema, y/o en su caso notificación de

cancelación.

Pasa al número 26

Oficio 1 Día

16

Titular del

Departamento

de Estadística e

Informática


de Estadística e Informática, que analice la

acción a realizar con respecto a las cuentas de

correo electrónico.

Oficio 30

Minutos

17

Departamento

de Estadística e

Informática/Pers

onal Operativo


Si es creación de cuenta de correo pasa al

número 19

Si es baja de cuenta de correo pasa al número

18

30

Minutos

18

Departamento

de Estadística e

Informática/Pers

onal Operativo

Revisa dentro del listado de cuentas de correo

electrónico administradas por el Departamento

de Estadística e Informática identificando al

usuario y da de baja.

Pasa al número 33

Proceso Electrónico 15

Minutos

19

Departamento

de Estadística e

Informática/Pers

onal Operativo

Coteja que no existan duplicados, y crea la

cuenta de correo electrónico tomando en cuenta

el siguiente estándar:

[email protected]

Consulta

Electrónica

30

Minutos

mailto:[email protected]


E INFORMÁTICA

VERSIÓN: PRIMERA


HOMO CLAVE:








|


Paso

Unidad

Administrativa/

Puesto

Activ idad

Documento de


20

Departamento

de Estadística e

Informática/Pers

onal Operativo



donde autoriza la creación de cuenta de correo

electrónico y uso de la cuenta.

Pasa al número 26

Oficio 2 Horas

21

Titular del

Departamento

de Estadística e

Informática


de Estadística e Informática, analice la acción a

realizar en relación a cuentas de impresión,

digitalización y fotocopiado:

Oficio 2 Horas

22

Departamento

de Estadística e

Informática/Pers

onal Operativo


Si es creación de cuenta pasa al número 24

Si es baja de cuenta de pasa al número 23

30

Minutos

23

Departamento

de Estadística e

Informática/Pers

onal Operativo

Revisa dentro del listado de cuentas de

impresión, digitalización y fotocopiado

administradas por el Departamento de

Estadística e Informática identificando el usuario

y da de baja.

Pasa al número 33

Proceso Electrónico 1 Hora

24

Departamento

de Estadística e

Informática/Pers

onal Operativo

Coteja que no existan posibles duplicados y crea

la cuenta de impresión, digitalización y

fotocopiado, tomando en cuenta el siguiente

estándar:

Primera letra del primer nombre y primer apellido.

Precisando los privilegios, para fotocopias,

scanner, impresión, y/o color o blanco y negro.

Consulta

Electrónica

15

Minutos

mailto:[email protected]


E INFORMÁTICA

VERSIÓN: PRIMERA


HOMO CLAVE:




Procedimiento VZG-PR-DEI-410

Asignación de Cuentas y Claves de Acceso a Correo




|


Paso

Unidad

Administrativa/

Puesto

Activ idad

Documento de


25

Departamento

de Estadística e

Informática/Pers

onal Operativo



donde autoriza la creación de impresión,

digitalización y fotocopiado y uso de la cuenta.

Oficio 30

Minutos

26

Titular del

Departamento

de Estadística e

Informática

Recibe y revisa, oficio,

¿Se realizó correctamente la acción?

Si pasa al número 29

No pasa al número 27

Oficio 30

Minutos

27

Titular del

Departamento

de Estadística e

Informática


de Estadística e Informática, realice las

correcciones correspondientes.

Oficio 20

Minutos

28

Departamento

de Estadística e

Informática/Pers

onal Operativo

Realiza las correcciones conforme a instrucción y

lo pasa al Titular del Departamento de

Estadística e Informática para firma.

Regresa al número 25

Oficio 30

Minutos

29

Titular del

Departamento

de Estadística e

Informática

Recibe oficio, firma de validación, y lo pasa al


Finanzas para firma de autorización.

30

Minutos

30

Titular de la

Dirección de

Administración y

Finanzas

Recibe, firma formato y oficio para su entrega y

remite al Departamento de Estadística e

Informática.

1 Día


E INFORMÁTICA

VERSIÓN: PRIMERA


HOMO CLAVE:








|


Paso

Unidad

Administrativa/

Puesto

Activ idad

Documento de


31

Departamento

de Estadística e

Informática/Pers

onal Operativo

Recibe y entrega al usuario responsable oficio

con la cuenta de correo de Acceso a Sistema

Informático, Correo electrónico, y/o Impresión,

digitalización y fotocopiado, según sea el caso, o

notificación de no procedencia, mandando copia

a los Titulares de Área requirente y de la

Dirección de Administración y Finanzas para su

conocimiento.

Oficio 1 Día

32 Usuario de

Cuenta

Recibe oficio y firma de conformidad,

entregando acuse al Personal Operativo del

Departamento de Estadística e Informática.

Oficio 15

Minutos

33

Departamento

de Estadística e

Informática/Pers

onal Operativo

Archiva documentación por tipo de cuenta. Carpeta 15

Minutos

Fin de Procedimiento


E INFORMÁTICA

VERSIÓN: PRIMERA


HOMO CLAVE:



DIAGRAMA DE FLUJO






|Descripción de Activ idades

Titular de la Dirección de Administración y Finanzas

Titulares de la Dirección General/ de Administración y

Finanzas/Operación/Comercial/Órgano Interno de Control

Titular del Departamento de Estadística e Informática

Departamento de Estadística e Informática/

Personal Operativo

Inicio

Envían oficio y “Formato de Movimientos en los Sistemas Informáticos del FONART”, dirigido al Titular de la Dirección de Administración y Finanzas, requiriendo algún movimiento de usuario, especificando si es Acceso a Sistema Informático, Correo electrónico, y/o Impresión, digitalización y fotocopiado, conforme a las atribuciones conferidas por el Manual de Organización General del FONART para su autorización.

1

Recibe oficio, formato y remite al Titular del Departamento de Estadística e Informática para su atención, revisión, seguimiento y en su caso validación.

2

Recibe instrucción, junto con, solicitud y analiza

3

Continua

¿Es procedente la solicitud?

Si pasa al 5

No

Instruye al Personal Operativo elabore oficio especificando, las justificaciones de la improcedencia para la atención de solicitud.Pasa al número 26

4

5

¿Qué tipo de cuenta solicita?

Impresión, digitalización y fotocopiado

pasa al 21

Acceso a Sistema

informáticoPasa al 6

Correo electrónico pasa al 17

Analiza oficio y solicitud y determina


E INFORMÁTICA

VERSIÓN: PRIMERA


HOMO CLAVE:










Finanzas

Titulares de la Dirección General/ de

Administración y Finanzas/Operación/

Comercial/Órgano Interno de Control


Departamento de Estadística e Informática/Personal Operativo

Continua


Creación de cuenta pasa al 9

Instruye al Personal Operativo del Departamento de Estadística e Informática que analice la acción a realizar con respecto a las cuentas de acceso a sistemas institucionales:

Cancelación de cuenta

Revisa dentro del listado de cuentas de usuario e identifica el usuario a dar de baja, y cancela la cuenta de usuario del sistema correspondiente.Pasa al número 15

¿Se cuenta con disponibilidad?

No pasa al 10

Verifica la disponibilidad de cuentas del sistema conforme a lo solicitado y cantidad de licencias.

Si pasa al 15

Continua

8

9

6

7


E INFORMÁTICA

VERSIÓN: PRIMERA


HOMO CLAVE:













Departamento de Estadística e Informática/

Personal Operativo

Continua

Informa al Titular del Departamento de Estadística e Informática la falta de disponibilidad de cuentas y licencias del sistema solicitado.Gestiona la adquisición

correspondiente ante el Departamento de Recurso Materiales y Servicios Generales.

Titular del Departamento de Recurso Materiales y Servicios

Generales

Recibe requisición, realiza el procedimiento correspondiente para la adquisición informando al Titular del Departamento de Estadística e Informática.

10

Informa al Personal Operativo del Departamento de Estadística e Informática sobre la disponibilidad de licencias e instruye continúe con la asignación de cuentas.

11

Crea la cuenta de acceso de usuario de sistemas, tomando en cuenta lo siguiente: Sistema, Nombre, Clave personal, Privilegios de usuario.Analizando conforme a listado de cuentas que no existan duplicados.

12

Elabora y entrega oficio para firma del Titular del Departamento de Estadística e Informática donde autoriza la creación de cuenta de usuario a sistemas, privilegios que tendrán en dicho sistema, y/o en su caso notificación de cancelación. Pasa al número 26

13

Continua

¿Es procedente?

No pasa al 4

Si

15

14


E INFORMÁTICA

VERSIÓN: PRIMERA


HOMO CLAVE:










Finanzas

Titulares de la Dirección General/ de

Administración y Finanzas/Operación/

Comercial/Órgano Interno de Control



Continua

Instruye al Personal Operativo del Departamento de Estadística e Informática, que analice la acción a realizar con respecto a las cuentas de correo electrónico

Viene del 5


baja de cuenta

Creación de cuenta pasa

al 19

Revisa dentro del listado de cuentas de correo electrónico administradas por el Departamento de Estadística e Informática identificando al usuario y da de baja.Pasa al número 33

Coteja que no existan duplicados, y crea la cuenta de correo electrónico tomando en cuenta el siguiente estándar:[email protected]

16

Continua

Elabora y entrega oficio para firma del Titular del Departamento de Estadística e Informática donde autoriza la creación de cuenta de correo electrónico y uso de la cuenta.Pasa al número 26

18

19

20

17


E INFORMÁTICA

VERSIÓN: PRIMERA


HOMO CLAVE:










Finanzas

Titulares de la Dirección General/ de Administración

y Finanzas/Operación/Comercial/Órgano Interno

de Control



Continua


Baja de cuenta

Creación de cuenta

Pasa al 24

Instruye al Personal Operativo del Departamento de Estadística e Informática, analice la acción a realizar en relación a cuentas de impresión, digitalización y fotocopiado:

Viene del 5

Revisa dentro del listado de cuentas de impresión, digitalización y fotocopiado administradas por el Departamento de Estadística e Informática identificando el usuario y da de baja.Pasa al número 33

21

Continua

Coteja que no existan posibles duplicados y crea la cuenta de impresión, digitalización y fotocopiado, tomando en cuenta el siguiente estándar:Primera letra del primer nombre y primer apellido.Precisando los privilegios, para fotocopias, scanner, impresión, y/o color o blanco y negro

Elabora y entrega oficio para firma del Titular del Departamento de Estadística e Informática donde autoriza la creación de impresión, digitalización y fotocopiado y uso de la cuenta.

22

23

24

25


E INFORMÁTICA

VERSIÓN: PRIMERA


HOMO CLAVE:













Departamento de Estadística e Informática/Personal

Operativo

Continua

Instruye al Personal Operativo del Departamento de Estadística e Informática, realice las correcciones correspondientes.

Recibe y revisa, oficio,

¿Se realizó correctamente la

acción?

No Si pasa al 29

Realiza las correcciones conforme a instrucción y lo pasa al Titular del Departamento de Estadística e Informática para firma.

Regresa al número 25

26

Recibe oficio, firma de validación, y lo pasa al Titular de la Dirección de Administración y Finanzas para firma de autorización.

27

Entrega al usuario responsable oficio con la cuenta de correo de Acceso a Sistema Informático, Correo electrónico, y/o Impresión, digitalización y fotocopiado, según sea el caso mandando copia a los Titulares de Área requirente y de la Dirección de Administración y Finanzas para su conocimiento.Recibe oficio y firma de

conformidad, entregando acuse al Personal Operativo del Departamento de Estadística e Informática.

Usuario de Cuenta

Archiva documentación.

28

29

FIn

30

31

Recibe, firma formato y oficio para su entrega y remite al Departamento de Estadística e Informática.

32

33


E INFORMÁTICA

VERSIÓN: PRIMERA


HOMO CLAVE:



MEDICIÓN

Porcentaje de solicitudes atendidas para crear cuentas de usuario.

Variable 1

Cantidad de cuentas solicitadas.

Variable 2

Cantidad de cuentas autorizadas.

Fórmula

(Cantidad de cuentas solicitadas / Cantidad de cuentas autorizadas) * 100.


E INFORMÁTICA

VERSIÓN: PRIMERA


HOMO CLAVE:



FORMATOS E INSTRUCTIVOS


E INFORMÁTICA

VERSIÓN: PRIMERA


HOMO CLAVE:



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