1

2

departamento de abastecimiento, oficina de recepción, oficina de sistemas y

oficina de viáticos.

De igual manera en el almacén hay un número aproximado de 40 trabajadores y

un área operativa de almacén integrada por embarques, medicamentos

controlados y no controlados, curación y diversos (uniformes, zapatos y artículos

de aseo).

Se dispone de una plantilla vehicular de 8 automóviles para llevar a cabo el

abastecimiento de los medicamentos

El personal que se encuentra laborando en este almacén realiza funciones de

recepción, programación, distribución de pedidos, conteo de medicamentos,

embarque, funciones operativas y de registro de mercancías.

En las figuras siguientes se puede apreciar la macrolocalización del Almacén y la

microlocalización.

Macrolocalización del Almacén General del IMMS, Río Blanco, Veracruz.

3

Microlocalización del Almacén General del IMMS, Río Blanco, Veracruz.

En base a lo explicado por el encargado de almacén se pudo entender que el

principal problema que se presenta es la falta de agilidad en la distribución de

medicamentos, ya que los pedidos que se tienen que surtir no son entregados en

tiempo y forma y en algunos casos no se entregan a las clínicas correspondientes,

colocándose en lugar erróneo.

De igual manera no se priorizan los pedidos de mayor urgencia, debido a la falta

de una adecuada organización y a la inexistencia de formatos correctos que

permitan registrar los pedidos.

Por lo tanto esta situación genera un exceso de inventarios en el almacén y las

quejas constantes de las clínicas, debido a la poca eficiencia en el proceso de

entrega de pedidos.

Desarrollo

Para la agilización de la distribución de medicamentos, se realizó una observación

exhaustiva del desempeño de los trabajadores, para conocer si ellos

representaban la causa raíz del problema en la entrega de medicamentos.

4

Lo anterior permitió percatarse de la evidencia de falta de control en los recursos

humanos, es por ello que se consideró pertinente diseñar el formato para la

evaluación del desempeño de los trabajadores con cuyos resultados se definieron

indicadores de control y por medio de ellos se permitió conocer el porcentaje de

procesos correctos y erróneos.

De igual manera durante quince días, se recopiló información para conocer el

número de pedidos que se surtían, posteriormente se comparó esta información

con el número de quejas que se recibían y de este modo se obtuvo el indicador

que permitió conocer el número de pedidos surtidos correctamente que eran

llevados a cabo por el almacén.

Adicionalmente se elaboró un formato que permitirá registrar datos históricos

concernientes a la capacitación recibida por parte de los trabajadores.

En cuanto al proceso se estableció un formato para identificar los factores que

originan un proceso erróneo. Con este formato se conoció la frecuencia en la

ocurrencia de dichos procesos.

Los formatos diseñados se anexan en el presente reporte.

Concentrando la información recopilada, se obtiene:

Día Procesos correctos

Procesos erróneos

Can

tid

ad

equ

ivo

cad

a

Pér

did

a d

e

tiem

po

Incu

mp

limie

nto

en

tie

mp

o

Incu

mp

limie

nto

en

fo

rma

Med

icam

ento

er

rón

eo

1 6 5 2 1 1 2 2

2 8 3 1 1 1 1 2

3 9 2 1 1 0 1 1

4 8 3 1 0 0 2 1

5 8 3 1 0 0 1 0

6 6 5 0 2 2 2 1

7 8 3 1 2 0 2 1

8 7 4 2 1 1 1 1

9 8 3 1 1 0 1 1

5

10 7 4 2 2 0 2 1

11 9 2 2 0 0 0 1

12 7 4 3 1 1 1 3

13 8 3 1 0 1 2 0

14 7 4 2 1 1 1 1

15 7 4 2 1 1 2 2

TOTALES 113 52 22 14 9 21 18

Con dicha información se determinó el indicador que proporciona el porcentaje de

procesos correctos, obteniendo el resultado de dividir el total de procesos

correctos sobre el total de proceso, lo que dio un valor de 68.48%

Para determinar el porcentaje de pedidos surtidos correctamente se recopilaron

datos durante un periodo de 15 días, tomando como base los pedidos surtidos y

las quejas recibidas durante ese periodo.

Analizando los procesos de surtidos, se obtienen los siguientes datos:

Día Número de

pedidos surtidos

1 2

2 3

3 1

4 2

5 4

6 1

7 2

8 2

9 3

10 2

11 1

12 3

13 3

14 5

15 2

TOTAL 36

6

QUEJAS RELACIONADAS CON EL PROBLEMA

Queja Frecuencia

Cantidad incompleta 5

Entrega fuera de tiempo

2

Cantidad equivocada

1

Lugar erróneo 3

TOTAL DE QUEJAS

RECIBIDAS 11

Con lo anterior se determinó que el porcentaje de pedidos surtidos correctamente

que se llevan a cabo es de un 69.4%

Se estableció un documento que incluyera el método de trabajo para que de esta

manera se pudiera lograr una agilización en el proceso.

El método de trabajo se dio a conocer por medio de pláticas, las cuales fueron

impartidas durante un periodo de tres días. En ellas se explicó detalladamente

cómo se debe llevar a cabo cada actividad del método, de modo que los

trabajadores lo realizaran de acuerdo a lo planeado.

En el primer día se explicó el objetivo de implantar este método en el puesto de

trabajo, de igual modo se brindó un panorama general del método.

Los días posteriores se utilizaron para exponer ampliamente las actividades que

conforman en método y de igual modo se aclararon las dudas e inquietudes

surgidas por parte de los trabajadores.

Total surtidos 36

Pedidos surtidos correctamente 25

Pedidos surtidos incorrectamente 11

7

Resultados

Al aplicar la solución propuesta se procedió a evaluar el desempeño de los

trabajadores nuevamente para conocer si obtuvo una mejora en el proceso

utilizando el formato de evaluación del desempeño del trabajador.

Los resultados obtenidos se concentran en la siguiente tabla.

Día Procesos correctos

Procesos erróneos

Can

tid

ad

equ

ivo

cad

a

Pér

did

a d

e

tiem

po

Incu

mp

limie

nto

en t

iem

po

Incu

mp

limie

nto

en f

orm

a

Med

icam

ento

er

rón

eo

1 7 4 0 3 1 2 0

2 9 2 0 2 0 1 0

3 9 2 2 1 1 1 1

4 9 2 0 1 0 0 1

5 8 3 2 1 0 1 0

6 8 3 3 0 1 2 2

7 10 1 1 0 0 0 1

8 10 1 0 0 0 0 0

9 9 2 1 0 0 2 1

10 10 1 0 0 0 0 0

11 10 1 1 0 0 0 1

12 9 2 2 0 0 1 1

13 10 1 1 0 0 1 0

14 9 2 1 1 1 1 0

15 9 2 2 0 0 1 1

TOTALES 136 29 16 9 4 13 9

Obteniendo que el porcentaje de procesos correctos es de un 82.42%

Lo cual implica que se tiene una mejora del 14%. Con ello se logró agilizar la

distribución de medicamentos cumpliendo con el tiempo y forma que se tenía

pactado para realizar las entregas a los distintos hospitales y clínicas.

A continuación se muestra una gráfica donde se representa los resultados

anteriores y los actuales.

8

Asimismo se volvió a recopilar información acerca del número de pedidos que se

surtían, y del número de quejas que se presentaban. Los datos recabados se

presentan a continuación:

Día Número de

pedidos surtidos

1 3

2 3

3 4

4 2

5 1

6 2

7 3

8 3

9 4

10 3

11 3

12 2

13 3

14 1

15 3

TOTAL DE PEDIDOS

40

9

QUEJAS RELACIONADAS CON EL PROBLEMA.

Queja Frecuencia Porcentaje

Cantidad incompleta

5 45.45%

Entrega fuera de tiempo

2 18.18%

Cantidad equivocada

1 9.09%

Lugar erróneo 3 27.27%

TOTAL DE QUEJAS

RECIBIDAS 11 100.00%

De igual manera se realizó una comparación de las quejas recibidas antes de la

implementación de la solución y después de ella

Quejas Anterior Actual

Cantidad incompleta

5 4

Entrega fuera de tiempo

2 2

Cantidad equivocada

1 1

Lugar erróneo 3 2

TOTAL DE QUEJAS

RECIBIDAS 11 9

A continuación se muestra la gráfica comparativa.

10

En la siguiente tabla se muestra el porcentaje de quejas en los procesos surtidos.

Anterior Actual

Total de quejas recibidas

11 9

Total de procesos surtidos

36 40

Porcentaje 30.55% 22.5%

11

Se obtuvo una mejora del 8.05% respecto a las quejas recibidas al surtir un

pedido.

Se recopiló información referente a los pedidos surtidos, se obtiene lo siguiente:

Total surtidos 40

Pedidos surtidos correctamente 31

Pedidos surtidos incorrectamente 9

En base a los resultados obtenidos se realizó una gráfica para comparar el

comportamiento de los pedidos surtidos correctamente antes y después de la

realización de las acciones la cual se muestra a continuación:

De acuerdo a la gráfica anterior se puede notar que hubo un incremento en el

porcentaje de pedidos surtidos correctamente de un 69.40 % a un 77.50% lo que

significa una mejora de 8.1%

Sin embargo, con los datos analizados se percató que la causa de los pedidos

incompletos no se origina en el almacén sino en el transcurso de la entrega. Es

12

por ello que se decidió hacer responsable al operador del vehículo para que dicha

mercancía llegue a su destino final en tiempo y forma.

Adjunto a esta se entrega:

Formato de control de entregas.

Formato de responsiva

Además se establecieron algunas recomendaciones para el almacén, a

continuación se enlistan los formatos que serán entregados al Jefe de almacén,

para su posterior implementación.

Formato para supervisar la caducidad de los medicamentos.

Formato de medicamentos no disponibles.

Formato para concentrar las reclamaciones de los hospitales y clínicas.

Formato para colocar etiquetas de identificación a las cajas.

Formato para realizar inventarios físicos.

13

ANEXOS MÉTODO DE TRABAJO PARA LA AGILIZACIÓN EN LA DISTRIBUCIÓN DE MEDICAMENTOS EN EL ALMACÉN DEL IMSS PRESENTACIÓN

Para garantizar la recepción, custodia y distribución oportuna de los medicamentos en el almacén general del IMSS, se ha trabajado en obtener un de mecanismo de control y supervisión con dos líneas de acción:

A. Difundir al personal directivo del almacén general del IMSS las normas, técnicas y procedimientos de almacenamiento.

B. Capacitar al personal operativo, para dar estricto cumplimiento a los lineamientos en el desarrollo de sus actividades operativas.

RECEPCIÓN Se debe: Garantizar documentalmente que los medicamentos que ingresan al

almacén se ajusten a las condiciones, cantidades, y tiempos pactados por el área de adquisiciones mediante el contrato o pedido.

Controlar documentalmente el ingreso de los medicamentos al almacén. Mantener un archivo histórico de ingreso de medicamentos al almacén.

Los datos que se deben cotejar son:

Fecha de entrega pactada en el periodo Número de pedido Descripción de los medicamentos Cantidad de los medicamentos Número de lotes a entregar, así como sus caducidades Firmas autorizadas del personal responsable de la adquisición.

REGISTRO Y CONTROL El almacén debe:

Contar con una base de datos veraz y oportuna acerca de los movimientos de entrada y salida de bienes en el almacén.

Conocer con precisión los saldos de existencia disponible que se cuenta en almacén para su distribución.

14

Apoyar el proceso de programación del suministro de medicamentos.

Conocer en todo momento el destino final y disposición de los medicamentos

Evaluar y conciliar los resultados de los inventarios de existencia física en almacén.

Dar aviso oportuno de incuplimiento de proveedores. ALMACENAMIENTO Guarda y conservación

Es el proceso a través del cual se lleva a cabo el acomodo de los medicamentos, en tal forma que además de preservarse en condiciones adecuadas, resulte fácil su disponibilidad mediante un eficiente sistema de identificación, así como de cumplir con las condiciones de estiba, seguridad e higiene. Para realizar el acomodo de los bienes en los racks, anaqueles o tarimas se deberá de efectuar en las áreas destinadas de acuerdo a sus características. Área de medicamentos: en su acomodo se deberán dividir en: Sólidos : tabletas, capsulas , grageas, cremas, supositorios Líquidos: jarabes, gotas y suspensiones Ampolletas: soluciones inyectables Sales y reactivos: acetona, azufre, alcoholes, éter, xilol.

Debido a las características de estos productos que son volátiles e inflamables se recomienda que el área que se destine contenga las condiciones de ventilación adecuada, tenga acceso restringido y supervisión permanente. Controlados: donde existan este tipo de productos, el acceso y control de

esta área serán supervisados estrictamente por el químico responsable y el jefe del almacén.

Red fría: existen productos que requieren para su conservación estar en el

área refrigeradas, esta indicación aparece en la etiqueta del envase individual, además se deben respetarlos rangos establecidos de temperatura que son 2 grados a 8 grados máximo.

Área de material de curación Suturas: catgut, suturas, seda negra, trenzada, etc.

15

Material dental: fresas, mercurio, resina, amalgamas, etc. Material de laboratorio: pipetas, matraces, laminillas, etc.

De las demás claves que conforman el rubro de material de curación como son: aplicadores, algodones, apósitos, biberones, catéteres, cintas, gasas, guantes, guatas, telas adhesivas, vendas, etc. Es importante que el almacenaje se realice por grupos en los racks de acuerdo a los cuadros básicos. En caso de que no se cuente con racks o anaqueles suficientes es recomendable contar con un área de espacios libres para resguardar aquellos bienes que sean de gran volumen como pueden ser jeringas, pañales, toallas, equipos para venoclisis, etc. Se hace la observación que aquellos productos que por sus características tengan riesgo a sufrir alteraciones por temperaturas extremas sean almacenados en lugares idóneos. Ejemplos: supositorios, óvulos, cintas microporosas, sondas, películas radiográficas, etc. Una vez que los medicamentos se encuentren almacenados, se llevarán a cabo supervisiones conjuntamente. Las acciones que se deben realizar en los almacenes son las siguientes: Supervisión permanente de la caducidad de los productos para ser

distribuidos durante periodo de vida útil.

Vigilar que se aplique adecuadamente el sistema P.E.P.S (primeras entradas, primeras salidas) y en caso de que tengan caducidad darle salida a las primeras caducidades.

Observar la rotación de los productos, en caso de que estos no tuvieran

movimiento reportar al área que solicitó la compra para que se considere su distribución.

El almacén deberá contar con los señalamientos preventivos necesarios como son:

No fumar Extinguidores Nombre de las áreas Franjas que delimiten las áreas de trabajo Salidas de evacuación.

16

Suministros y distribución:

Objetivos específicos: Establecer la calendarización de la distribución Programar conforme al grado de existencia física, la distribución de

medicamentos Dar seguimiento a los programas de distribución hasta su destino final.

En la ejecución de esta etapa se realizan acciones de programación destinadas a documentar el envió a su destino final y no atendiendo a la demanda fortuita e inmediata de medicamentos. SURTIDO: El personal operativo surte los medicamentos de acuerdo a la clave, cantidad, unidad de medida y caducidad indicada en la orden de envió respectiva, considerando el sistema PEPS o primeras caducidades. DESPACHO: El transporte solicitado se presentará en el almacén en el área de control de calidad para la inspección correspondiente (que el vehículo guarde las condiciones de higiene y seguridad necesarias). Obteniendo la aprobación del área de control de calidad el transporte se presenta ante el jefe del almacén para que en conjunto con el operador y el encargado del despacho cuantifiquen la cantidad de cajas que suban al vehículo y así determinar el total de paquetes que contienen el embarque. Además se le entregará al conductor las ordenes de envió originales y copias que amparan los medicamentos que fueron embarcados, dicha documentación será enviada con el operador el cual regresará al almacén los originales y copias de la documentación selladas y firmadas de recibido por la clínica, hospital o unidad a la que fueron destinados.

Un factor que interfiere en la distribución de medicamentos es el control

inadecuado de los inventarios, debido a que se detectó que existen faltantes y por

ende no se pueden surtir las órdenes de pedido satisfactoriamente.

17

Indicador de desempeño por trabajador

Departamento Supervisor a cargo Fecha

Nombre Puesto que desempeña

Desempeño del

trabajador

Proceso erróneo SI/NO C

anti

dad

eq

uiv

oca

da

Pér

did

a d

e ti

emp

o

Incu

mp

limie

nto

en

tie

mp

o

Incu

mp

limie

nto

en

fo

rma

Med

icam

ento

erró

neo

Cu

mp

limie

nto

de

acti

vid

ades

Hab

ilid

ad

Desempeño/Habilidad

Excelente A

Muy bueno B

Bueno C

Regular D

Inaceptable E

Cumplimiento

Completamente A

Medianamente B

Mediocremente C

Incompetente D

18

ALMACÈN DEL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL

Área Jefe inmediato

Nombre del trabajador

Nombre del curso Objetivo Duración Fecha de

impartición

¿Se cumplió con el

objetivo?

Grado de cumplimiento

Completamente A Medianamente B

Insatisfecho C

19

FORMATO DE RESPONSIVA

ALMACÉN DEL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL

5

Orizaba, Ver ___ de ___________ de ______2

Por medio del presente hago constar que la cantidad descrita en la orden de

pedido coincide con la cantidad embarcada en la unidad de transporte con

matrícula no. _____________.

Asimismo me hago responsable del buen manejo y transporte de la mercancía

antes mencionada.

_______________________

Firma del operador

20

FORMATO DE CONTROL DE ENTREGAS

ALMACEN DEL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL

Formato de control de entregas

Almacenista Clínica Chofer ¿Pedido completo?

21

CONTROL DE FECHA DE VENCIMIENTO DE LOS MEDICAMENTOS

Área de almacén Fecha de elaboración _________________________

Elaborado por _______________________________

Clave Nombre del

medicamento Fecha actual

Fecha de caducidad

Periodo de tiempo (entre fecha actual y

de caducidad

22

ALMACÉN GENERAL DEL IMMS FORMATO DE MEDICAMENTOS NO DISPONIBLES

Proveedor _______________

Fecha de elaboración

_______________

Clave Nombre del

medicamento

Última fecha de

existencia

Cantidad requerida

Fecha programada de entrega

Fecha real en que se

surtió

Elaborado por

23

RECLAMACIONES DE CLINICAS/HOSPITALES DURANTE LA ENTREGA ALMACEN GENERAL DEL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL

FECHA: ___________________ FOLIO ____________ CLINICA/HOSPITAL:____________ NO. DE DOCUMENTO_____________

CAUSA DE LA QUEJA: Medicamentos caducados ______ Error en el surtido ______ Cantidades no solicitadas ______ Otros ______

COMENTARIOS:

REPORTÓ:

________________________

ACCIÓN INMEDIATA: Hacer devolución en el sistema _________ Volver a surtir _________

24

ALMACEN GENERAL DEL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL

FORMATO DE INVENTARIO

Fecha: Realizado por: Numero de inventario:

Código Categoría Presentación Cantidad Referencia

Fecha

de

ingreso

25

ALMACEN GENERAL DEL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL ETIQUETA DE IDENTIFICACIÓN

Destinatario: _____________________ Caja/ paquete No._________________ No de orden: _____________________