REPUacuteBLICA DE COLOMBIA

PRESIDENCIA DE lA REPUacuteBLICA

DECRETO-NrJN(E~Ol~3 _DE 20li

2OtNl 2010 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras

disposiciones

El PRESIDENTE DE lA REPUacuteBLICA DE COLOMBIA

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales en especial las que le confiere el numeral 11 del artiacuteculo 189 de la Constitucioacuten Poliacutetica y

CONSIDERANDO

Que la Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional tiene por objeto regular el derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica los procedimientos para el ejercicio y garantiacutea del derecho y las excepciones a la publicidad de informacioacuten y constituye el marco general de la proteccioacuten del ejercicio del derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica en Colombia

Que de conformidad con la citada ley el disentildeo promocioacuten e implementacioacuten de la poliacutetica puacuteblica de acceso a la informacioacuten puacuteblica estaacute a cargo de la Secretariacutea de Transparencia de la Presidencia de la Repuacuteblica del Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones del Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica del Departamento Nacional de Planeacioacuten del Archivo General de la Nacioacuten y del Departamento Administrativo Nacional de Estadiacutestica

Que para facilitar la implementacioacuten y cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 se hace necesaria su reglamentacioacuten en los temas relacionados con la gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica en cuanto a su adecuada publicacioacuten y divulgacioacuten la recepcioacuten y respuesta a solicitudes de acceso a eacutesta su adecuada clasificacioacuten y reserva la elaboracioacuten de los instrumentos de gestioacuten de informacioacuten asiacute como el seguimiento de la misma

DECRETA

TiacuteTULO I

Disposiciones Generales

Artiacuteculo 1deg Objeto Este decreto tiene por objeto reglamentar la Ley 1712 de 2014 en lo relativo a la gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica

Artiacuteculo 2deg Aacutembito de aplicacioacuten Las disposiciones del presente decreto seraacuten aplicables a lbs sujetos obligados a los que se refiere el artiacuteculo 5deg de la Ley 1712 de 2014 en los teacuterminos alliacute sentildealados

Paraacutegrafo Para los sujetos obligados previstos en los literales c) d) f) Y en el uacuteltimo inciso del mencionado artiacuteculo 5deg las disposiciones contenidas en este decreto seraacuten aplicables respecto a la informacioacuten relacionada con el cumplimiento de la funcioacuten puacuteblica delegada o servicio puacuteblico que presten o los fondos o recursos de naturaleza u origen puacuteblico que reciban intermedien o administren atendiendo las reglas especiales que regulan cada sector

DECREiTdJ o DE 2015 Paacutegina 2 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

TiacuteTULO II

Publicacioacuten y divulgacioacuten la Informacioacuten Puacuteblica - Transparencia Activa

CAPiacuteTULO I Directrices Generales para la Publicacioacuten de Informacioacuten Puacuteblica

Artiacuteculo 3deg publicar la informacioacuten El Ministerio de de la Informacioacuten y las Comunicaciones a traveacutes de la estrategia de Gobierno en Liacutenea expediraacute los lineamientos que deben atender los obligados para cumplir con la publicacioacuten y divulgacioacuten la informacioacuten sentildealada en la Ley 1712 de 2014 con el objeto de que sean dispuestos de manera estandarizada

Artiacuteculo 4deg Publicacioacuten de informacioacuten en seccioacuten particular del sitio web oficial Los sujetos obligados conformidad con las condiciones establecidas en el artiacuteculo 5deg de la Ley 1712 de 2014 deben publicar en la paacutegina principal de su sitio web oficial en una seccioacuten particular identificada con el nombre de uTransparencia y acceso a informacioacuten puacutebliacuteca la informacioacuten

(1) La informacioacuten miacutenima requerida a publicar que tratan los artiacuteculos 9 10 Y 11 de la Ley 1712 2014 Cuando la informacioacuten se encuentre publicada en

del sitio web o en un sistema de informacioacuten del los sujetos obligados deben identificar la informacioacuten que en y habilitar enlaces para permitir el acceso a la misma

(2) Registro de Activos de Informacioacuten (3) El indice de Informacioacuten Clasificada y CHU

(4) El Esquema Publicacioacuten de Informacioacuten (5) El Programa de Gestioacuten Documental (6) Tablas Retencioacuten Documental (7) informe de solicitudes de acceso a la informacioacuten sentildealado en el artiacuteculo del

presente decreto (8) Los costos de reproduccioacuten de la informacioacuten puacuteblica con su respectiva

motivacioacuten

Paraacutegrafo 10 Entieacutendase por Tabla de Retencioacuten Documental la lista de documentales con sus tipos de a los se el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos

Paraacutegrafo 2deg efectos del cumplimiento de la Ley 1 2 de 2014 y del presente decreto los teacuterminos ventanilla electroacutenica sitio web oficial y medio electroacutenico institucional se entenderaacuten comO eftuacuteivalentes

Directorio de Informacioacuten de servidores puacuteblicos empleados y contratistas Para iexclgttiexcltrlC del cumplimiento lo establecido en los c) y e) yen paraacutegrafo del artiacuteculo 9deg de la 1712 de 2014 los sujetos obligados de conformidad con las

en el artiacuteculo 5deg de la citada Ley publicar forma proactiva un Directorio de sus servidores puacuteblicos empleados y personas naturales vinculadas mediante contrato servicios contenga por lo menos la siguiente informacioacuten

(1) Nombres y apellidos completos (2) Paiacutes Departamento y Ciudad de nacimiento (3) Formacioacuten acadeacutemica (4) laboral y profesional (5) cargo o actividad (6) Dependencia en la que presta sus servicios en la entidad o institucioacuten (7) Direccioacuten de correo electroacutenico institucional

DEtRErOOl DE 2015 Paacutegina 3 de 16

Por cual se reglamenta parcialmente la Ley 1 de 2014 Y se dictan otras disposiciones

(8) Teleacutefono Institucional (9) salariacuteal las categoriacuteas para servidores puacuteblicos yo empleados

sector privado (10) Objeto valor total de los honorarios fecha de inicio y de terminacioacuten cuando se

trate contratos de prestacioacuten de servicios

Paraacutegrafo 1deg las entidades u organismos puacuteblicos el requisito se entenderaacute cumplido con publicacioacuten de la informacioacuten que contiene el directorio en el Sistema Gestioacuten del Empleo de que trata el artiacuteculo 18 la 909 2004 Y normas que la reglamentan

Paraacutegrafo 2deg La publicacioacuten la informacioacuten de prestacioacuten servicios en el Sistema de Gestioacuten del Empleo Puacuteblico - no releva a los sujetos obligados que contratan con recursos puacuteblicos de la obligacioacuten de publicar la actividad contractual de tales contratos en el Sistema Electroacutenico para la Contratacioacuten Puacuteblica shy

Artiacuteculo 6deg Publicacioacuten de los traacutemites y servicios que se adelantan ante los sujetos obligados Los sujetos obligados deben publicar en su sitio web oficial los traacutemites que se adelanten ante los mismos sentildealando la norma que los sustenta procedimientos costos formatos y formularios requeridos

Para los sujetos obligados a inscribir sus traacutemites en el Sistema Uacutenico de Informacioacuten de Traacutemites y Procedimientos Administrativos - SUIT de que trata la Ley 962 2005 Y el Decreto 019 de 201 dicho requisito se entenderaacute cumplido con la inscripcioacuten los traacutemites en dicho sistema y la relacioacuten los nombres de los mismos en respectivo sitio web oficial obligado con un al Portal del Colombiano o el haga sus veces

Artiacuteculo 7deg Publicacioacuten de informacioacuten contractual De conformidad con el literal (c) del artiacuteculo 3 de la 1150 de 2007 sistema de informacioacuten Estado en el cual los

obligados que contratan con cargo a recursos puacuteblicos cumplir la obligacioacuten de publicar la informacioacuten de su gestioacuten contractual es el Sistema Electroacutenico para la Contratacioacuten Puacuteblica ECOP

sujetos obligados que contratan con cargo a recursos puacuteblicos deben publicar la informacioacuten de su gestioacuten contractual en el plazo previsto en artiacuteculo 19 Decreto 1510 de 2013 o el que lo modifique sustituya o adicione

Los sujetos obligados que contratan con recursos puacuteblicos y recursos privados deben publicar la informacioacuten de su gestioacuten contractual con cargo a recursos puacuteblicos en Sistema Electroacutenico para la Contratacioacuten Puacuteblica

Artiacuteculo 8deg Publicacioacuten de la ejecucioacuten de contratos Para efectos del cumplimiento la obligacioacuten contenida en el literal g) del artiacuteculo 11 la Ley 1712 de 2014 relativa a la informacioacuten sobre la ejecucioacuten de contratos el sujeto obligado debe publicar aprobaciones autorizaciones requerimientos o informes del o interventor

prueben la ejecucioacuten del contrato

Artiacuteculo 9deg Publicacioacuten de procedimientos lineamientos y poliacuteticas en materiacutea de adquisicioacuten y compras sujetos obligados que contratan con cargo a recursos puacuteblicos procedimientos lineamientos y poliacuteticas en materia de adquisicioacuten y compras

los que trata el literal g) del artiacuteculo 11 de la 1712 de 2014 son los previstos en el manual contratacioacuten expedido conforme a directrices la Agencia Nacional de Contratacioacuten Puacuteblica - Colombia Compra Eficiente- el cual debe estar publicado en el web oficial obligado

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el cual se reglamenta parcialmente la 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

Artiacuteculo 10 Publicacioacuten del Plan Anual de Adquisiciones sujetos obligados contratan con cargo a recursos puacuteblicos deben publicar en su paacutegina web y en el SECOP el Plan Anual de Adquisiciones de acuerdo con lo previsto en el artiacuteculo de la ley 1474 de 2011 el literal e) del artiacuteculo 9 de la ley 1712 de 2014 yel Decreto 1 O 2013 o el que lo modifique sustituya o adicione

los sujetos obligados no contratan con cargo a recursos puacuteblicos no estaacuten obligados a publicar su Plan Anual de Adquisiciones

los sujetos obligados que contratan con cargo a recursos puacuteblicos y recursos privados deben publicar en su paacutegina web y en SECOP el Anual de Adquisiciones para los recursos de caraacutecter puacuteblico que ejecutaraacuten en el antildeo

como definicioacuten Plan Anual Adquisiciones a todos los sujetos obligados que contratan con recursos puacuteblicos la prevista en el artiacuteculo 3deg del Decreto 1510 2013 o el lo modifique sustituya o adicione

Artiacuteculo 11 Publicacioacuten de Datos Abiertos condiciones teacutecnicas que trata el literal k) del artiacuteculo 11 la ley 1712 de 2014 para la publicacioacuten datos abiertos seraacuten elaborados por el Ministerio Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones y publicados en el Portal de Datos del colombiano o la lo sustituya

CAPiacuteTULO 11 Accesibilidad y directrices

Artiacuteculo 12 Formato alternativo efectos lo previsto en artiacuteculo 8deg la ley 1712 de 2014 se por formato alternativo la forma tamantildeo o modo en la que se presenta la informacioacuten puacuteblica o se permite su visualizacioacuten o consulta para grupos eacutetnicos y culturales del paiacutes y para las personas en situacioacuten discapacidad en aplicacioacuten del criterio diferencial de accesibilidad

Artiacuteculo 1 Accesibilidad en medios electroacutenicos para poblacioacuten en situacioacuten de discapacidad Todos los medios de comunicacioacuten electroacutenica dispuestos para divulgar la informacioacuten deberaacuten cumplir con las directrices de accesibilidad que dicte el Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones a traveacutes de los lineamientos que se determinen en la Gobierno en liacutenea

Artiacuteculo 14 Accesibilidad a espacios fiacutesicos para poblacioacuten en situacioacuten de discapacidad sujetos obligados deben cumplir con los criterios y requisitos generales de

accesibilidad y sentildealizacioacuten de todos los espacios fiacutesicos destinados para la atencioacuten de solicitudes informacioacuten puacuteblica yo divulgacioacuten la misma conforme a los lineamientos la Norma Teacutecnica Colombiana 6047 Accesibilidad al medio fiacutesico Espacios servicio al ciudadano en la Administracioacuten Puacuteblica Requisitos o la que la modifique o sustituya atendiendo al principio de ajustes razonables establecido en dicha norma

Artiacuteculo 15 Publicacioacuten del mecanismo o procedimiento para participar en la formulacioacuten poliacuteticas o en el ejercicio de las facultades del sujeto obligado Los sujetos obligados acuerdo con el reacutegimen legal aplicable deben publicar los procedimientos a que deben

ciudadanos o interesados en participar en la formulacioacuten poliacuteticas yen controlo evaluacioacuten de la gestioacuten institucional indicando los sujetos que pueden participar medios presenciales y electroacutenicos y las aacutereas responsables de la orientacioacuten y vigilancia para su cumplimiento

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Por el cual se reglamenta parcialmente Ley 1712 2014 Y se dictan otras disposiciones

TiacuteTULO 111

Gestioacuten de Solicitudes de Informacioacuten Puacuteblica - Transparencia Pasiva

CAPiacuteTULO UacuteNICO Recepcioacuten y Respuesta a Solicitudes de Informacioacuten Puacuteblica y Directrices

Artiacuteculo 16 Medios idoacuteneos para recibir solicitudes informacioacuten puacuteblica consideran medios idoacuteneos la solicitudes informacioacuten siguientes

escrito o viacutea oral en los fiacutesicos destinado por el sujeto la recepcioacuten solicitudes informacioacuten puacuteblica

(2) Telefoacutenicamente al nuacutemero fijo o moacutevil destinado por sujeto obligado para la recepcioacuten de solicitudes de informacioacuten puacuteblica

(3) Correo fiacutesico o postal en la direccioacuten destinada por el sujeto obligado para la recepcioacuten de solicitudes informacioacuten puacuteblica

(4) Correo electroacutenico institucional por el sujeto obligado para la recepcioacuten de solicitudes de informacioacuten puacuteblica Formulario electroacutenico dispuesto en el sitio web oficial del sujeto obligado en un

formato que los lineamientos definida el Ministerio las Tecnologiacuteas la Informacioacuten y las Comunicaciones a traveacutes de la estrategia de Gobierno en Liacutenea

Paraacutegrafo 1deg Los sujetos obligados deben divulgar en el sitio oficial en medios de comunicacioacuten fiacutesica y en otros canales comunicacioacuten habilitados por el mismo los nuacutemeros telefoacutenicos y las direcciones fiacutesicas y electroacutenicas oficiales destinadas para la recepcioacuten de las solicitudes de informacioacuten puacuteblica

Paraacutegrafo Las condiciones seguridad que deben atender los medios electroacutenicos sentildealados en el presente artiacuteculo y los adicionales que defina el sujeto obligado para la recepcioacuten solicitudes seraacuten establecidas por el Ministerio de las Tecnologiacuteas la Informacioacuten y las Comunicaciones a de los lineamientos que se determinen en la

de Gobierno en

Artiacuteculo 1 Seguimiento a las solicitudes informacioacuten puacuteblica la recepcioacuten de solicitudes de informacioacuten puacuteblica los sujetos obligados deben indicar al solicitante un nuacutemero o coacutedigo que permita hacer seguimiento al estado su solicitud la fecha de recepcioacuten y medios por cuaacuteles se puede hacer seguimiento a la misma

Artiacuteculo 18 Solicitudes de acceso a informacioacuten con identificacioacuten reservada Para el registro la recepcioacuten y traacutemite de solicitudes de informacioacuten puacuteblica bajo el procedimiento especial con identificacioacuten reservada previsto en el paraacutegrafo del artiacuteculo 4deg la Ley 1712 2014 el Ministerio Puacuteblico dispondraacute un formulario electroacutenico mecanismo electroacutenico es adicional a los medios ordinarios de recepcioacuten solicitudes acceso a informacioacuten puacuteblica dispuestos por las entidades que conforman el Ministerio Puacuteblico

Artiacuteculo 1 Contenido y oportunidad las a solicitudes acceso a informacioacuten puacuteblica Conforme a lo establecido en el artiacuteculo de la Ley 1 2 de 2014 en el acto respuesta a solicitudes acceso a informacioacuten puacuteblica los sujetos obligados deben aplicar las siguientes directrices

(1) El acto respuesta debe ser por escrito por medio electroacutenico o fiacutesico de acuerdo con la preferencia del solicitante Cuando la solicitud realizada no especifique el medio de respuesta de preferencia el sujeto obligado podraacute responder por el mismo medio de la solicitud

(j

DEe~o 01 rr DE 2015 Paacutegina 6 de 16

Por el cual se reglamenta parciamente a Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

(2) El acto de respuesta debe ser objetivo veraz completo motivado y actualizado y debe estar disponible en formatos accesibles para los solicitantes o interesados en la informacioacuten alliacute contenida

(3) El acto de respuesta debe ser oportuno respetando los teacuterminos de respuesta al derecho de peticioacuten de documentos y de informacioacuten que sentildeala el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo o las normas que lo complementen o sustituyan

(4) El acto de respuesta debe informar sobre los recursos administrativos y judiciales de los que dispone el solicitante en caso de no hallarse conforme con la respuesta recibida~

Paraacutegrafo 1deg En los casos de respuestas a solicitudes de informacioacuten clasificada o reservada ademaacutes de las directrices antes sentildealadas debe tenerse en cuenta lo establecido en el Capiacutetulo IV del Tiacutetulo IV del presente decreto

Paraacutegrafo 2deg Cuando las solicitudes se refieran a consulta de documentos que estaacuten disponibles en medio fiacutesico y no se solicite su reproduccioacuten los sujetos obligados dispondraacuten de un sitio fiacutesico para la consulta

Artiacuteculo 20 Principio de gratuidad y costos de reproduccioacuten En concordancia con lo establecido en los artiacuteculos 3deg y 26 de la Ley 1712 de 2014 en la gestioacuten y respuesta a las solicitudes de acceso a la informacioacuten puacuteblica los sujetos obligados deben

(1) Aplicar el principio de gratuidad y en consecuencia no cobrar costos adicionales a los de reproduccioacuten de la informacioacuten

(2) Permitir al ciudadano interesados o usuario (a) Elegir el medio por el cual quiere recibir la respuesta (b) Conocer el formato en el cual se encuentra la informacioacuten solicitada de

acuerdo con lo establecido en el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten (c) Conocer los costos de reproduccioacuten en el formato disponible yo los costos de

reproduccioacuten en el evento en que el solicitante elija un formato distinto al disponible y sea necesaria la transformacioacuten de la informacioacuten de acuerdo con lo establecido por el sujeto obligado en el Acto de Motivacioacuten de los costos de reproduccioacuten de Informacioacuten Puacuteblica

Se debe entender por costos de reproduccioacuten todos aquellos valores directos que son necesarios para obtener la informacioacuten puacuteblica que el peticionario haya solicitado excluyendo el valor del tiempo que ocupe el servidor puacuteblico empleado o contratista para realizar la reproduccioacuten

Cuando la informacioacuten solicitada repose en un formato electroacutenico o digital y el sujeto obligado tenga la direccioacuten del correo electroacutenico del solicitante u otro medio electroacutenico indicado deberaacute enviarlo por este medio y no se le cobraraacute costo alguno de reproduccioacuten de la informacioacuten

Artiacuteculo 21 Motivacioacuten de los costos de reproduccioacuten de informacioacuten puacuteblica Los sujetos obligados deben determinar motivadamente mediante acto administrativo o documento equivalente seguacuten el reacutegimen legal aplicable los costos de reproduccioacuten de la informacioacuten puacuteblica individualizando el costo unitario de los diferentes tipos de formato a traveacutes de los cuales se puede reproducir la informacioacuten en posesioacuten controlo custodia del mismo y teniendo como referencia los precios del lugar o zona de domicilio del sujeto obligado de tal forma que eacutestos se encuentren dentro de paraacutemetros del mercado

El acto mediante el cual se motiven los valores a cobrar por reproduccioacuten de informacioacuten puacuteblica debe ser suscrito por funcionario o empleado del nivel directivo y debe ser divulgado por el sujeto obligado conforme a lo establecido en el artiacuteculo 4 deg del presente decreto

r1It4-IoIacutek o1 nD1ltItt I u DE 2015 Paacutegina 7 16

Por el cual se reglamenta parcialmente Ley 1712 2014 Yse dictan otras disposiciones

Paraacutegrafo 1deg los reproduccioacuten informacioacuten el obligado debe tener en cuenta que la informacioacuten puacuteblica puede ser suministrada a traveacutes de los diferentes medios acuerdo con su formato y medio de almacenamiento entre ellos fotocopias medios magneacuteticos o electroacutenicos memorias USB Discos Compactos DVD u otros que permitan reproduccioacuten captura distribucioacuten e intercambio de informacioacuten puacuteblica

Paraacutegrafo Cuando se de informacioacuten relacionadas con la prestacioacuten de un traacutemite a cargo del sujeto obligado los costos reproduccioacuten de la informacioacuten solicitada estaraacuten a o tarifas establecidas para la realizacioacuten

traacutemite normas que reglamentan el mismo

Artiacuteculo o produccioacuten informacioacuten puacuteblica La solicitud acceso a la informacioacuten puacuteblica no implica el deber de los sujetos obligados generar o producir informacioacuten no disponible En caso el sujeto obligado por que la denegacioacuten la solicitud se debe a la inexistencia de datos en su poder y en el evento en que dicha informacioacuten en poder o control otro sujeto obligado remitiraacute a la solicitud informacioacuten

Artiacuteculo Supervigilancia derecho acceso a informacioacuten puacuteblica conformidad con lo previsto en el artiacuteculo del Decreto-Ley de 2000 y en la Resolucioacuten 496 de 1 expedida por el Procurador la Nacioacuten o la que la modifique sustituya o adicione o la la modifique sustituya o adicione los solicitantes de acceso a informacioacuten podraacuten acudir a la Procuraduriacutea General la Nacioacuten cuando consideren que es necesario una solicitud supervigilancia al derecho de acceso a informacioacuten puacuteblica

TiacuteTULO IV

Gestioacuten de la Informacioacuten Clasificada y Reservada

Artiacuteculo 24 Excepciones al Derecho fundamental de acceso a la informacioacuten puacuteblica Los sujetos obligados garantizaraacuten la eficacia ejercicio del derecho fundamental de acceso a la informacioacuten puacuteblica perjuicio su facultad de en casos autorizados por la Constitucioacuten o la ley y conforme a lo previsto en los artiacuteculos 18 y 19 la Ley 1712 201 en consonancia con las definiciones previstas en los literales c) y d) del artiacuteculo 6deg de la misma

CAPiacuteTULO I Informacioacuten Puacuteblica Clasificada

Artiacuteculo 25 Acceso general a semi-privados privados o sensibles informacioacuten puacuteblica que contiene datos semi-privados o privados definidos en los g) y h) del artiacuteculo 3deg de la Ley 1266 de 2008 o datos personales o sensibles lo nrCIIC1rn

los artiacuteculos 3deg y 5deg de la Ley 1581 2012 yen el numeral 3deg del artiacuteculo 3deg 1 de 2013 soacutelo podraacute divulgarse reglas en normas

Artiacuteculo 26 a en posesioacuten de sujetos Los sujetos obligados no podraacuten permitir el acceso a datos personales autorizacioacuten del titular la informacioacuten salvo que concurra de excepciones consagradas en los articulos 6deg y 10 de la Ley 1581 de 2012

]1

v DE 2015 Paacutegina 8 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 Yse dictan otras disposiciones

Tampoco podraacute permitirse el acceso a datos mnos mnas y adolescentes salvo aquellos que sean naturaleza puacuteblica de acuerdo con lo previsto en el artiacuteculo 7deg de la Ley 1581 2012

Paraacutegrafo 1deg Permitir el acceso un dato privado o sensible no le quita el caraacutecter de informacioacuten clasificada ni puede implicar su desproteccioacuten

Paraacutegrafo 2deg Salvo que medie autorizacioacuten del titular a los datos semi-privados riexclltgtr

y sensibles contenidos en documentos puacuteblicos soacutelo podraacute accederse por decisioacuten autoridad jurisdiccional o de puacuteblica o administrativa competente en ejercicio sus funciones

CAPiacuteTULO 11 Informacioacuten Puacuteblica Reservada

Artiacuteculo 27 Responsable de la calificacioacuten de Reserva de la informacioacuten puacuteblica por razones de defensa y seguridad nacional seguridad puacuteblica o relaciones internacionales La calificacioacuten de reservada de la informacioacuten prevista en los literales a) b) y e) del artiacuteculo 19 de la Ley 1712 de 2014 corresponderaacute exclusivamente al jefe la dependencia o de la generacioacuten posesioacuten controlo custodia la informacioacuten o funcionario o empleado del nivel directivo que por su completo e integral conocimiento la informacioacuten puacuteblica pueda garantizar la calificacioacuten sea razonable y proporcionada

Artiacuteculo 28 de fa informacioacuten puacuteblica por razones de estabilidad macroeconoacutemica y financiera excepcioacuten prevista en el literal h) del artiacuteculo 19 la

1712 2014 amparar la calificacioacuten de informacioacuten puacuteblica otras circunstancias cuando

(1) Pueda la estabilidad la economiacutea o los mercados la eficacia de la poliacutetica macroeconoacutemica y financiera o el cumplimiento las funciones las entidades que tienen a su cargo el disentildeo y la implementacioacuten de poliacuteticas o

(2) Esteacute relacionada con las labores de supervisioacuten necesarias para garantizar la estabilidad del financiero y la confianza del puacuteblico en el mismo

Artiacuteculo Temporalidad de la reserva Sin perjuicio de lo sentildealado en el artiacuteculo 19 de la Ley 1712 de 2014 y del periacuteodo maacuteximo de reserva de la informacioacuten a que ro1o Iltgt el artiacuteculo la Ley 1 2 de 201 la informacioacuten respectiva debe divulgarse si desaparecen las condiciones que justificaban su reserva

El teacutermino maacuteximo quince (15) antildeos a que se ronoro el artiacuteculo 22 la Ley 1 2 2014 a contarse a partir de la en la informacioacuten se

CAPiacuteTULO 111 Directrices para la Calificacioacuten Informacioacuten Puacuteblica

como Clasificada o Reservada

Artiacuteculo 30 Identificacioacuten de la norma que dispone que la informacioacuten sea clasificada o asignar el caraacutecter o a la informacioacuten puacuteblica

que se encuentra bajo su posesioacuten control o custodia los sujetos obligados deben las constitucionales o legales expresamente lo

dispongan

Artiacuteculo 31 Existencia y divulgacioacuten integral o parcial de la informacioacuten Si un mismo acto o documento contiene informacioacuten que puede ser divulgada e informacioacuten clasificada o

- ~)JlO 1 n8 DECRETO DE 2015 Paacutegina 9 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

reservada el sujeto obligado debe revelar los datos no protegidos y presentar los fundamentos constitucionales y legales por los que retiene los datos que no puede divulgar

Los sujetos obligados podraacuten tachar los apartes clasificados o reservados del documento anonimizar transliterar o editar el documento para suprimir la informacioacuten que no puede difundirse abrir un nuevo expediente con la informacioacuten puacuteblica que puede ser divulgada o acudir a las acciones que sean adecuadas para cumplir con su deber de permitir el acceso a toda aquella informacioacuten que no esteacute clasificada o reservada teniendo en cuenta el formato y medio de conservacioacuten de la informacioacuten

Artiacuteculo 32 Coordinacioacuten interinstitucional Si un sujeto obligado remite o entrega informacioacuten puacuteblica calificada como clasificada o reservada a otro sujeto obligado deberaacute advertir tal circunstancia e incluir la motivacioacuten de la calificacioacuten para que eacuteste uacuteltimo excepcione tambieacuten su divulgacioacuten

CAPiacuteTULO IV

Denegacioacuten o rechazo del Derecho de Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica por Clasificacioacuten o Reserva

Artiacuteculo 33 Contenido del acto de respuesta de rechazo o denegacioacuten del derecho de acceso a informacioacuten puacuteblica por clasificacioacuten o reserva El acto de respuesta del sujeto obligado que deniegue o rechace una solicitud de acceso a informacioacuten puacuteblica por razoacuten de clasificacioacuten o reserva ademaacutes de seguir las directrices sentildealadas en el presente decreto y en especial lo previsto en el iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada deberaacute contener

(1) El fundamento constitucional o legal que establece el objetivo legiacutetimo de la clasificacioacuten o la reserva sentildealando expresamente la norma artiacuteculo inciso o paacuterrafo que la calificacioacuten

(2) La identificacioacuten de la excepcioacuten que dentro de las previstas en los artiacuteculos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014 cobija la calificacioacuten de informacioacuten reservada o clasificada

(3) El tiempo por el que se extiende la clasificacioacuten o reserva contado a partir de la fecha de generacioacuten de la informacioacuten y

(4) La determinacioacuten del dantildeo presente probable y especiacutefico que causariacutea la divulgacioacuten de la informacioacuten puacuteblica y la relacioacuten de las razones y las pruebas en caso de que existan que acrediten la amenaza del dantildeo

En ninguacuten caso procederaacute el rechazo de una solicitud por razones tales como encubrir violaciones a la ley ineficiencias o errores de los sujetos obligados ni para proteger el prestigio de personas organizaciones o autoridades

Las solicitudes de informacioacuten sobre contratacioacuten con recursos puacuteblicos no podraacuten ser negadas excepto que haya sido calificada como clasificada o reservada de acuerdo con las directrices sentildealadas la ley y en el presente decreto

Artiacuteculo 34 Definicioacuten de dantildeo presente probable y especiacutefico Se entenderaacute que el dantildeo es presente siempre que no sea remoto ni eventual probable cuando existan las circunstancias que hariacutean posible su materializacioacuten y especiacutefico soacutelo si puede individualizarse y no se trate de una afectacioacuten geneacuterica

TiacuteTULO V

middot o1 n~OEcRE1t1 V DE 2015 Paacutegina 10 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

Instrumentos de la Gestioacuten de Informacioacuten Puacuteblica

Artiacuteculo 35 Instrumentos de gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica Los instrumentos para la gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica conforme con lo establecido en la Ley 1712 de 2014 son

(1) Registro de Activos de Informacioacuten (2) iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada (3) Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten (4) Programa de Gestioacuten Documental

Los sujetos obligados deben articular dichos instrumentos mediante el uso eficiente de las tecnologiacuteas de la informacioacuten y las comunicaciones y garantizar su actualizacioacuten y divu Igacioacuten

Artiacuteculo 36 Mecanismo de adopcioacuten y actualizacioacuten de los Instrumentos de Gestioacuten de la Informacioacuten Puacuteblica El Registro de Activos de Informacioacuten el iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten y el Programa de Gestioacuten Documental deben ser adoptados y actualizados por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el reacutegimen legal al sujeto obligado

CAPiacuteTULO I Registro de Activos de Informacioacuten

Artiacuteculo 37 Concepto del Registro de Activos de Informacioacuten El Registro de Activos de Informacioacuten es el inventario de la informacioacuten puacuteblica que el sujeto obligado genere obtenga adquiera transforme o controle en su calidad de tal

Artiacuteculo 38 Componentes del Registro de Activos de Informacioacuten El Registro de Activos de Informacioacuten debe contener como miacutenimo los siguientes componentes

(1) Todas las categoriacuteas de informacioacuten del sujeto obligado (2) Todo registro publicado (3) Todo registro disponible para ser solicitado por el puacuteblico

Para cada uno de los componentes del Registro de Activos de Informacioacuten debe detallarse los siguientes datos

(a) Nombre o tiacutetulo de la categoriacutea de informacioacuten teacutermino con que se da a conocer el nombre o asunto de la informacioacuten

(b) Descripcioacuten del contenido la categoriacutea de informacioacuten Define brevemente de queacute se trata la informacioacuten

(c) Idioma Establece el Idioma lengua o dialecto en que se encuentra la informacioacuten

(d) Medio de conservacioacuten yo soporte Establece el soporte en el que se encuentra la informacioacuten documento fiacutesico medio electroacutenico o por alguacuten otro tipo de formato audio visual entre otros (fiacutesico anaacutelogo o digital- electroacutenico)

(e) Formato Identifica la forma tamantildeo o modo en la que se presenta la informacioacuten o se permite su visualizacioacuten o consulta tales como hoja de caacutelculo imagen audio video documento de texto etc

(f) Informacioacuten publicada o disponible Indica si la informacioacuten estaacute publicada o disponible para ser solicitada sentildealando doacutende estaacute publicada yo doacutende se puede consultar o solicitar

Iacute -

OacuteEC~~(j O n3 DE 2015 Paacutegina 11 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

El Registro de Activos de Informacioacuten debe elaborarse en formato de hoja de caacutelculo y publicarse en el sitio web oficial del sujeto obligado asiacute como en el Portal de Datos Abiertos del Estado colombiano o en la herramienta que lo modifique o lo sustituya

Paraacutegrafo 1deg Entieacutendase por Categoriacuteas de informacioacuten toda informacioacuten de contenido o estructura homogeacutenea sea fiacutesica o electroacutenica emanada de un mismo sujeto obligado como resultado del ejercicio de sus funciones y que pueda agruparse a partir de categoriacuteas tipos o clases seguacuten sus caracteriacutesticas internas (contenido) o externas (formato o estructura)

Paraacutegrafo 2deg El sujeto obligado debe actualizar el Registro de Activos de Informacioacuten de acuerdo con los procedimientos y lineamientos definidos en su Programa de Gestioacuten Documental

Paraacutegrafo 3deg El Ministerio Puacuteblico podraacute establecer estaacutendares adicionales para el Registro de Activos de Informacioacuten de los sujetos obligados

CAPiacuteTULO iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada

Artiacuteculo 39 Concepto del Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada El Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada es el inventario de la informacioacuten puacuteblica generada obtenida adquirida o controlada por el sujeto obligado en calidad de tal que ha sido calificada como clasificada o reservada

Artiacuteculo 40 Contenido del Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada El Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada indicaraacute para cada informacioacuten calificada como reservada o clasificada lo siguiente

(1) Nombre o tiacutetulo de la categoriacutea de informacioacuten teacutermino con que se da a conocer el nombre o asunto de la informacioacuten

(2) Nombre o tiacutetulo de la informacioacuten Palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto de la informacioacuten

(3) Idioma Establece el Idioma lengua o dialecto en que se encuentra la informacioacuten (4) Medio de conservacioacuten yo soporte Establece el soporte en el que se encuentra la

informacioacuten documento fiacutesico medio electroacutenico o por alguacuten otro tipo de formato audio visual entre otros (fiacutesico- anaacutelogo o digital- electroacutenico)

(5) Fecha de generacioacuten de la informacioacuten Identifica el momento de la creacioacuten de la informacioacuten

(6) Nombre del responsable de la produccioacuten de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad interna o al nombre de la entidad externa que creoacute la informacioacuten

(7) Nombre del responsable de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad encargada de la custodia o control de la informacioacuten para efectos de permitir su acceso

(8) Objetivo legiacutetimo de la excepcioacuten La identificacioacuten de la excepcioacuten que dentro de las previstas en los artiacuteculos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014 cobija la calificacioacuten de informacioacuten reservada o clasificada

(9) Fundamento constitucional o legal El fundamento constitucional o legal que justifican la clasificacioacuten o la reserva sentildealando expresamente la norma artiacuteculo inciso o paacuterrafo que la ampara

(lO)Fundamento juriacutedico de la excepcioacuten Mencioacuten de la norma juriacutedica que sirve como fundamento juriacutedico para la clasificacioacuten o reserva de la informacioacuten

(l1)Excepcioacuten total o parcial Seguacuten sea integral o parcial la calificacioacuten las partes o secciones clasificadas o reservadas

DECRETO O nj DE 2015 Paacutegina 12 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

(12)Fecha de la calificacioacuten La fecha de la calificacioacuten de la informacioacuten como reservada o clasificada

(13)Plazo de la clasificacioacuten o reserva El tiempo que cobija la clasificacioacuten o reserva

El Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada debe actualizarse cada vez que una informacioacuten sea calificada como clasificada o reservada y cuando dicha calificacioacuten se levante conforme a lo establecido en el mismo Indice y en el Programa de Gestioacuten Documental

El iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada seraacute de caraacutecter puacuteblico deberaacute elaborarse en formato de hoja de caacutelculo y publicarse en el sitio web oficial del sujeto obligado asiacute como en el Portal de Datos Abiertos del Estado colombiano o en la herramienta que lo modifique o lo sustituya

CAPiacuteTULO 111 Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten

Artiacuteculo 41 Concepto El Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten es el instrumento del que disponen los sujetos obligados para informar de forma ordenada a la ciudadaniacutea interesados y usuarios sobre la informacioacuten publicada y que publicaraacute conforme al principio de divulgacioacuten proactiva de la informacioacuten previsto en el artiacuteculo 3deg de la Ley 1712 de 2014 y sobre los medios a traveacutes de los cuales se puede acceder a la misma

Artiacuteculo 42 Componentes del Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten En concordancia con lo establecido en el artiacuteculo 12 de la Ley 1712 de 2014 el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten debe incluir como miacutenimo lo siguiente

(1) La lista de informacioacuten miacutenima publicada en el sitio web oficial del sujeto obligado o en los sistemas de informacioacuten del Estado conforme a lo previsto en los artiacuteculos go 10 Y 11 de la Ley 1712 de 2014

(2) La lista de la informacioacuten publicada en el sitio web oficial del sujeto obligado adicional a la mencionada en el numeral anterior y conforme a lo ordenado por otras normas distintas a la Ley de Transparencia y del Derecho al Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional

(3) Informacioacuten publicada por el sujeto obligado originada en la solicitud de informacioacuten divulgada con anterioridad de que trata el artiacuteculo 14 de la Ley 1712 de 2014

(4) Informacioacuten de intereacutes para la ciudadaniacutea interesados o usuarios publicada de manera proactiva por el sujeto obligado relacionada con la actividad misional del sujeto obligado y sus objetivos estrateacutegicos

Para cada una de los anteriores componentes de Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten se debe indicar

(a) Nombre o tiacutetulo de la informacioacuten Palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto de la informacioacuten

(b) Idioma Establece el Idioma lengua o dialecto en que se encuentra la informacioacuten

(c) Medio de conservacioacuten yo soporte Establece el soporte en el que se encuentra la informacioacuten documento fiacutesico medio electroacutenico o por alguacuten otro tipo de formato audio visual entre otros (fiacutesico- anaacutelogo o digital- electroacutenico)

(d) Formato Identifica la forma tamantildeo o modo en la que se presenta la informacioacuten o se permite su visualizacioacuten o consulta tales como hoja de caacutelculo imagen audio video documento de texto etc

(e) Fecha de generacioacuten de la informacioacuten Identifica el momento de la creacioacuten de la informacioacuten

OacuteEtRETO 01 [ ~~ DE 2015 Paacutegina 13 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

(f) Frecuencia de actualizacioacuten Identifica la periodicidad o el segmento de tiempo en el que se debe actualizar la informacioacuten de acuerdo a su naturaleza y a la normativa aplicable

(g) Lugar de consulta Indica el lugar donde se encuentra publicado o puede ser consultado el documento tales como lugar en el sitio web y otro medio en donde se puede descargar yo acceder a la informacioacuten cuyo contenido se describe

(h) Nombre del responsable de la produccioacuten de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad interna o al nombre de la entidad externa que creoacute la informacioacuten

(i) Nombre del responsable de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad encargada de la custodia o control de la informacioacuten para efectos de permitir su acceso

Para facilitar el acceso a la informacioacuten los sujetos obligados publicaraacuten el Cuadro de Clasificacioacuten Documental

De acuerdo con lo estipulado en el literal c) del artiacuteculo 12 de la Ley 1712 de 2014 el Ministerio Puacuteblico podraacute hacer recomendaciones generales o particulares a los sujetos obligados sobre el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten

Artiacuteculo 43 Procedimiento participativo para la adopcioacuten y actualizacioacuten del Esquema de Publicacioacuten Los sujetos obligados de acuerdo con el reacutegimen legal aplicable implementaraacuten mecanismos de consulta a ciudadanos interesados o usuarios en los procesos de adopcioacuten y actualizacioacuten del Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten con el fin de identificar informacioacuten que pueda publicarse de manera proactiva y de establecer los formatos alternativos que faciliten la accesibilidad a poblaciones especiacuteficas

CAPiacuteTULO IV Programa de Gestioacuten Documental

Artiacuteculo 44 Concepto del Programa de Gestioacuten Documental En desarrollo de la Ley 1712 de 2014 se entenderaacute por Programa de Gestioacuten Documental el plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar la identificacioacuten gestioacuten clasificacioacuten organizacioacuten conservacioacuten y disposicioacuten de la informacioacuten puacuteblica desde su creacioacuten hasta su disposicioacuten final con fines de conservacioacuten permanente o eliminacioacuten

Artiacuteculo 45 Articulacioacuten yo integracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental con los instrumentos de gestioacuten de informacioacuten La informacioacuten incluida en el Registro de Activos de Informacioacuten en el iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada y en el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten definidos en el presente decreto debe ser identificada gestionada clasificada organizada y conservada de acuerdo con los procedimientos lineamientos valoracioacuten y tiempos definidos en el Programa de Gestioacuten Documental del sujeto obligado

El sujeto obligado debe contar con poliacuteticas de eliminacioacuten segura y permanente de la informacioacuten una vez cumplido el tiempo de conservacioacuten establecido en las tablas de retencioacuten documental o tablas de valoracioacuten documental el Programa de Gestioacuten Documental y demaacutes normas expedidas por el Archivo General de la Nacioacuten

Artiacuteculo 46 Aplicacioacuten de lineamientos generales sobre el Programa de Gestioacuten Documental Los sujetos obligados aplicaraacuten en la elaboracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental los lineamientos contenidos en Decreto 2609 de 2012 o las normas que lo sustituyan o modifiquen

01 n ~)OEeacute~~b ~ I -) DE 2015 Paacutegina 14 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 Y se dictan otras disposiciones

Artiacuteculo 47 Lineamientos sobre el Programa de Gestioacuten Documental para los sujetos obligados de naturaleza privada Los sujetos obligados de naturaleza privada que no estaacuten cobijados por el Decreto 2609 de 2012 o el que lo complemente o sustituya deben cumplir en la elaboracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental como miacutenimo con las siguientes directrices

(1) Contar con una poliacutetica de gestioacuten documental aprobada por el sujeto obligado (2) Elaborar aprobar y publicar sus Tablas de Retencioacuten Documental (3) Contar con un archivo institucional (4) Disentildear poliacuteticas para la gestioacuten de sus documentos electroacutenicos incluyendo

poliacuteticas de preservacioacuten y custodia digital (5) Integrarse al Sistema Nacional de Archivos

Artiacuteculo 48 Conservacioacuten de la informacioacuten publicada con anterioridad Para efectos de lo previsto en el artiacuteculo 14 de la Ley 1712 de 2014 los sujetos obligados deben garantizar la conservacioacuten de los documentos divulgados en su sitio web o en sistemas de informacioacuten que contengan o produzcan informacioacuten puacuteblica para lo cual seguiraacuten los procedimientos de valoracioacuten documental y delimitaraacuten los medios formatos y plazos para la conservacioacuten de la informacioacuten publicada con anterioridad con el fin de permitir su faacutecil acceso luego de retirada la publicacioacuten

Los sujetos obligados deben definir un procedimiento para retirar la informacioacuten que haya sido publicada y garantizar la recuperacioacuten de informacioacuten retrospectiva que haya sido desfijada o retirada Los lineamientos y plazos para cumplir a cabalidad con esta obligacioacuten deben estar incluidos en el Programa de Gestioacuten Documental del sujeto obligado

Artiacuteculo 49 Gestioacuten de informacioacuten en los casos de liquidaciones supresiones fusiones o escisiones de sujetos obligados En los casos de liquidaciones supresiones fusiones o escisiones de sujetos obligados eacutestos deben asegurar que los instrumentos de gestioacuten de informacioacuten se mantengan sin que se obstaculice el acceso a la informacioacuten puacuteblica La entrega de la informacioacuten al sujeto obligado que asuma las responsabilidades del cesante se garantizaraacute mediante inventarios debidamente ordenados y de conformidad con las normas que se expidan al respecto

Artiacuteculo 50 Documentos y archivos de derechos humanos Los archivos de derechos humanos corresponden a documentos que en sentido amplio se refieren a violaciones a los derechos humanos e infracciones al Derecho Internacional Humanitario Los archivos de derechos humanos deben ser objeto de las medidas de preservacioacuten proteccioacuten y acceso definidas en el marco internacional de los derechos humanos la jurisprudencia la legislacioacuten interna yen particular el inciso final del artiacuteculo 21 de la Ley 1712 de 2014

Para la identificacioacuten de los documentos de derechos humanos se tendraacuten en cuenta entre otros

(1) Documentos producidos por entidades del Estado con funciones legales en torno a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario de acuerdo con las instrucciones que imparta el Archivo General de la Nacioacuten

(2) Documentos producidos por las viacutectimas y sus organizaciones relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

(3) Documentos e informes acadeacutemicos y de investigacioacuten relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

(4) Documentos de entidades internacionales relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

(5) Documentos de entidades privadas o entidades privadas con funciones puacuteblicas relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

- ~l - o1 n3DECKI 10 DE 2015 Paacutegina 15 de 16J

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

TiacuteTULO VI

Seguimiento a la gestioacuten de la Informacioacuten

Artiacuteculo 51 Seguimiento a la gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica Los sujetos obligados deben adelantar las acciones pertinentes para hacer seguimiento a la gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica El Ministerio Puacuteblico y las entidades liacutederes de la poliacutetica de transparencia y de acceso a la informacioacuten puacuteblica definidas en el artiacuteculo 32 de la Ley 1712 de 2014 de acuerdo con su aacutembito de competencia adelantaraacuten acciones que permitan medir el avance en la implementacioacuten de la ley de transparencia por parte de los sujetos obligados quienes deben colaborar armoacutenicamente en el suministro de la informacioacuten que se requiera

Artiacuteculo 52 Informes de solicitudes de acceso a informacioacuten De conformidad con lo establecido en el literal h) del artiacuteculo 11 de la Ley 1712 de 2014 los sujetos obligados deberaacuten publicar los informes de todas las solicitudes denuncias y los tiempos de respuesta Respecto de las solicitudes de acceso a informacioacuten puacuteblica el informe debe discriminar la siguiente informacioacuten miacutenima

(1) El nuacutemero de solicitudes recibidas (2) El nuacutemero de solicitudes que fueron trasladadas a otra institucioacuten (3) El tiempo de respuesta a cada solicitud (4) El nuacutemero de solicitudes en las que se negoacute el acceso a la informacioacuten

El informe sobre solicitudes de acceso a informacioacuten estaraacute a disposicioacuten del puacuteblico en los teacuterminos establecidos en el artiacuteculo 4deg del presente decreto

Paraacutegrafo 1deg Los sujetos obligados de la Ley 1712 de 2014 que tambieacuten son sujetos de la Ley 190 de 1995 podraacuten incluir los informes de solicitudes de acceso a la informacioacuten a que se refiere el presente artiacuteculo en los informes de que trata el artiacuteculo 54 de la Ley 190 de 1995

Paraacutegrafo 2deg El primer informe de solicitudes de acceso a la informacioacuten deberaacute publicarse seis meses despueacutes de la expedicioacuten del presente decreto para el caso de los sujetos obligados del orden nacional los entes territoriales deberaacuten hacerlo 6 meses despueacutes de la entrada en vigencia de la Ley 1712 de 2014

Artiacuteculo 53 Vigencia El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicacioacuten sin perjuicio de lo previsto en el artiacuteculo 33 de la Ley 1712 de 2014 respecto a la entrada en vigencia para los entes territoriales

PUBLiacuteQUESE y CUacuteMPLASE

Dado en Bogotaacute DC a los

2 O ENE 2015

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_ o-iJ-onJ DEeacuteRETO DE 2015 Paacutegina 16 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

El Ministro de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones (E)

~ MARiacuteA CAROLINA HOYOS URBAY

La Ministra de Cultura

v1 ( 1 ~~W~ MARIANA GARCEacuteS COacuteRDOBA

El Director del Departamento Nacional de Planeacioacuten

El Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la

R HUMBERTO MARTiacuteNEZ NEIRA gt

La Directora del Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica

~BLERO DURAacuteN

DECREiTdJ o DE 2015 Paacutegina 2 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

TiacuteTULO II

Publicacioacuten y divulgacioacuten la Informacioacuten Puacuteblica - Transparencia Activa

CAPiacuteTULO I Directrices Generales para la Publicacioacuten de Informacioacuten Puacuteblica

Artiacuteculo 3deg publicar la informacioacuten El Ministerio de de la Informacioacuten y las Comunicaciones a traveacutes de la estrategia de Gobierno en Liacutenea expediraacute los lineamientos que deben atender los obligados para cumplir con la publicacioacuten y divulgacioacuten la informacioacuten sentildealada en la Ley 1712 de 2014 con el objeto de que sean dispuestos de manera estandarizada

Artiacuteculo 4deg Publicacioacuten de informacioacuten en seccioacuten particular del sitio web oficial Los sujetos obligados conformidad con las condiciones establecidas en el artiacuteculo 5deg de la Ley 1712 de 2014 deben publicar en la paacutegina principal de su sitio web oficial en una seccioacuten particular identificada con el nombre de uTransparencia y acceso a informacioacuten puacutebliacuteca la informacioacuten

(1) La informacioacuten miacutenima requerida a publicar que tratan los artiacuteculos 9 10 Y 11 de la Ley 1712 2014 Cuando la informacioacuten se encuentre publicada en

del sitio web o en un sistema de informacioacuten del los sujetos obligados deben identificar la informacioacuten que en y habilitar enlaces para permitir el acceso a la misma

(2) Registro de Activos de Informacioacuten (3) El indice de Informacioacuten Clasificada y CHU

(4) El Esquema Publicacioacuten de Informacioacuten (5) El Programa de Gestioacuten Documental (6) Tablas Retencioacuten Documental (7) informe de solicitudes de acceso a la informacioacuten sentildealado en el artiacuteculo del

presente decreto (8) Los costos de reproduccioacuten de la informacioacuten puacuteblica con su respectiva

motivacioacuten

Paraacutegrafo 10 Entieacutendase por Tabla de Retencioacuten Documental la lista de documentales con sus tipos de a los se el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos

Paraacutegrafo 2deg efectos del cumplimiento de la Ley 1 2 de 2014 y del presente decreto los teacuterminos ventanilla electroacutenica sitio web oficial y medio electroacutenico institucional se entenderaacuten comO eftuacuteivalentes

Directorio de Informacioacuten de servidores puacuteblicos empleados y contratistas Para iexclgttiexcltrlC del cumplimiento lo establecido en los c) y e) yen paraacutegrafo del artiacuteculo 9deg de la 1712 de 2014 los sujetos obligados de conformidad con las

en el artiacuteculo 5deg de la citada Ley publicar forma proactiva un Directorio de sus servidores puacuteblicos empleados y personas naturales vinculadas mediante contrato servicios contenga por lo menos la siguiente informacioacuten

(1) Nombres y apellidos completos (2) Paiacutes Departamento y Ciudad de nacimiento (3) Formacioacuten acadeacutemica (4) laboral y profesional (5) cargo o actividad (6) Dependencia en la que presta sus servicios en la entidad o institucioacuten (7) Direccioacuten de correo electroacutenico institucional

DEtRErOOl DE 2015 Paacutegina 3 de 16

Por cual se reglamenta parcialmente la Ley 1 de 2014 Y se dictan otras disposiciones

(8) Teleacutefono Institucional (9) salariacuteal las categoriacuteas para servidores puacuteblicos yo empleados

sector privado (10) Objeto valor total de los honorarios fecha de inicio y de terminacioacuten cuando se

trate contratos de prestacioacuten de servicios

Paraacutegrafo 1deg las entidades u organismos puacuteblicos el requisito se entenderaacute cumplido con publicacioacuten de la informacioacuten que contiene el directorio en el Sistema Gestioacuten del Empleo de que trata el artiacuteculo 18 la 909 2004 Y normas que la reglamentan

Paraacutegrafo 2deg La publicacioacuten la informacioacuten de prestacioacuten servicios en el Sistema de Gestioacuten del Empleo Puacuteblico - no releva a los sujetos obligados que contratan con recursos puacuteblicos de la obligacioacuten de publicar la actividad contractual de tales contratos en el Sistema Electroacutenico para la Contratacioacuten Puacuteblica shy

Artiacuteculo 6deg Publicacioacuten de los traacutemites y servicios que se adelantan ante los sujetos obligados Los sujetos obligados deben publicar en su sitio web oficial los traacutemites que se adelanten ante los mismos sentildealando la norma que los sustenta procedimientos costos formatos y formularios requeridos

Para los sujetos obligados a inscribir sus traacutemites en el Sistema Uacutenico de Informacioacuten de Traacutemites y Procedimientos Administrativos - SUIT de que trata la Ley 962 2005 Y el Decreto 019 de 201 dicho requisito se entenderaacute cumplido con la inscripcioacuten los traacutemites en dicho sistema y la relacioacuten los nombres de los mismos en respectivo sitio web oficial obligado con un al Portal del Colombiano o el haga sus veces

Artiacuteculo 7deg Publicacioacuten de informacioacuten contractual De conformidad con el literal (c) del artiacuteculo 3 de la 1150 de 2007 sistema de informacioacuten Estado en el cual los

obligados que contratan con cargo a recursos puacuteblicos cumplir la obligacioacuten de publicar la informacioacuten de su gestioacuten contractual es el Sistema Electroacutenico para la Contratacioacuten Puacuteblica ECOP

sujetos obligados que contratan con cargo a recursos puacuteblicos deben publicar la informacioacuten de su gestioacuten contractual en el plazo previsto en artiacuteculo 19 Decreto 1510 de 2013 o el que lo modifique sustituya o adicione

Los sujetos obligados que contratan con recursos puacuteblicos y recursos privados deben publicar la informacioacuten de su gestioacuten contractual con cargo a recursos puacuteblicos en Sistema Electroacutenico para la Contratacioacuten Puacuteblica

Artiacuteculo 8deg Publicacioacuten de la ejecucioacuten de contratos Para efectos del cumplimiento la obligacioacuten contenida en el literal g) del artiacuteculo 11 la Ley 1712 de 2014 relativa a la informacioacuten sobre la ejecucioacuten de contratos el sujeto obligado debe publicar aprobaciones autorizaciones requerimientos o informes del o interventor

prueben la ejecucioacuten del contrato

Artiacuteculo 9deg Publicacioacuten de procedimientos lineamientos y poliacuteticas en materiacutea de adquisicioacuten y compras sujetos obligados que contratan con cargo a recursos puacuteblicos procedimientos lineamientos y poliacuteticas en materia de adquisicioacuten y compras

los que trata el literal g) del artiacuteculo 11 de la 1712 de 2014 son los previstos en el manual contratacioacuten expedido conforme a directrices la Agencia Nacional de Contratacioacuten Puacuteblica - Colombia Compra Eficiente- el cual debe estar publicado en el web oficial obligado

2015 Paacutegina 4 de 16

el cual se reglamenta parcialmente la 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

Artiacuteculo 10 Publicacioacuten del Plan Anual de Adquisiciones sujetos obligados contratan con cargo a recursos puacuteblicos deben publicar en su paacutegina web y en el SECOP el Plan Anual de Adquisiciones de acuerdo con lo previsto en el artiacuteculo de la ley 1474 de 2011 el literal e) del artiacuteculo 9 de la ley 1712 de 2014 yel Decreto 1 O 2013 o el que lo modifique sustituya o adicione

los sujetos obligados no contratan con cargo a recursos puacuteblicos no estaacuten obligados a publicar su Plan Anual de Adquisiciones

los sujetos obligados que contratan con cargo a recursos puacuteblicos y recursos privados deben publicar en su paacutegina web y en SECOP el Anual de Adquisiciones para los recursos de caraacutecter puacuteblico que ejecutaraacuten en el antildeo

como definicioacuten Plan Anual Adquisiciones a todos los sujetos obligados que contratan con recursos puacuteblicos la prevista en el artiacuteculo 3deg del Decreto 1510 2013 o el lo modifique sustituya o adicione

Artiacuteculo 11 Publicacioacuten de Datos Abiertos condiciones teacutecnicas que trata el literal k) del artiacuteculo 11 la ley 1712 de 2014 para la publicacioacuten datos abiertos seraacuten elaborados por el Ministerio Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones y publicados en el Portal de Datos del colombiano o la lo sustituya

CAPiacuteTULO 11 Accesibilidad y directrices

Artiacuteculo 12 Formato alternativo efectos lo previsto en artiacuteculo 8deg la ley 1712 de 2014 se por formato alternativo la forma tamantildeo o modo en la que se presenta la informacioacuten puacuteblica o se permite su visualizacioacuten o consulta para grupos eacutetnicos y culturales del paiacutes y para las personas en situacioacuten discapacidad en aplicacioacuten del criterio diferencial de accesibilidad

Artiacuteculo 1 Accesibilidad en medios electroacutenicos para poblacioacuten en situacioacuten de discapacidad Todos los medios de comunicacioacuten electroacutenica dispuestos para divulgar la informacioacuten deberaacuten cumplir con las directrices de accesibilidad que dicte el Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones a traveacutes de los lineamientos que se determinen en la Gobierno en liacutenea

Artiacuteculo 14 Accesibilidad a espacios fiacutesicos para poblacioacuten en situacioacuten de discapacidad sujetos obligados deben cumplir con los criterios y requisitos generales de

accesibilidad y sentildealizacioacuten de todos los espacios fiacutesicos destinados para la atencioacuten de solicitudes informacioacuten puacuteblica yo divulgacioacuten la misma conforme a los lineamientos la Norma Teacutecnica Colombiana 6047 Accesibilidad al medio fiacutesico Espacios servicio al ciudadano en la Administracioacuten Puacuteblica Requisitos o la que la modifique o sustituya atendiendo al principio de ajustes razonables establecido en dicha norma

Artiacuteculo 15 Publicacioacuten del mecanismo o procedimiento para participar en la formulacioacuten poliacuteticas o en el ejercicio de las facultades del sujeto obligado Los sujetos obligados acuerdo con el reacutegimen legal aplicable deben publicar los procedimientos a que deben

ciudadanos o interesados en participar en la formulacioacuten poliacuteticas yen controlo evaluacioacuten de la gestioacuten institucional indicando los sujetos que pueden participar medios presenciales y electroacutenicos y las aacutereas responsables de la orientacioacuten y vigilancia para su cumplimiento

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Por el cual se reglamenta parcialmente Ley 1712 2014 Y se dictan otras disposiciones

TiacuteTULO 111

Gestioacuten de Solicitudes de Informacioacuten Puacuteblica - Transparencia Pasiva

CAPiacuteTULO UacuteNICO Recepcioacuten y Respuesta a Solicitudes de Informacioacuten Puacuteblica y Directrices

Artiacuteculo 16 Medios idoacuteneos para recibir solicitudes informacioacuten puacuteblica consideran medios idoacuteneos la solicitudes informacioacuten siguientes

escrito o viacutea oral en los fiacutesicos destinado por el sujeto la recepcioacuten solicitudes informacioacuten puacuteblica

(2) Telefoacutenicamente al nuacutemero fijo o moacutevil destinado por sujeto obligado para la recepcioacuten de solicitudes de informacioacuten puacuteblica

(3) Correo fiacutesico o postal en la direccioacuten destinada por el sujeto obligado para la recepcioacuten de solicitudes informacioacuten puacuteblica

(4) Correo electroacutenico institucional por el sujeto obligado para la recepcioacuten de solicitudes de informacioacuten puacuteblica Formulario electroacutenico dispuesto en el sitio web oficial del sujeto obligado en un

formato que los lineamientos definida el Ministerio las Tecnologiacuteas la Informacioacuten y las Comunicaciones a traveacutes de la estrategia de Gobierno en Liacutenea

Paraacutegrafo 1deg Los sujetos obligados deben divulgar en el sitio oficial en medios de comunicacioacuten fiacutesica y en otros canales comunicacioacuten habilitados por el mismo los nuacutemeros telefoacutenicos y las direcciones fiacutesicas y electroacutenicas oficiales destinadas para la recepcioacuten de las solicitudes de informacioacuten puacuteblica

Paraacutegrafo Las condiciones seguridad que deben atender los medios electroacutenicos sentildealados en el presente artiacuteculo y los adicionales que defina el sujeto obligado para la recepcioacuten solicitudes seraacuten establecidas por el Ministerio de las Tecnologiacuteas la Informacioacuten y las Comunicaciones a de los lineamientos que se determinen en la

de Gobierno en

Artiacuteculo 1 Seguimiento a las solicitudes informacioacuten puacuteblica la recepcioacuten de solicitudes de informacioacuten puacuteblica los sujetos obligados deben indicar al solicitante un nuacutemero o coacutedigo que permita hacer seguimiento al estado su solicitud la fecha de recepcioacuten y medios por cuaacuteles se puede hacer seguimiento a la misma

Artiacuteculo 18 Solicitudes de acceso a informacioacuten con identificacioacuten reservada Para el registro la recepcioacuten y traacutemite de solicitudes de informacioacuten puacuteblica bajo el procedimiento especial con identificacioacuten reservada previsto en el paraacutegrafo del artiacuteculo 4deg la Ley 1712 2014 el Ministerio Puacuteblico dispondraacute un formulario electroacutenico mecanismo electroacutenico es adicional a los medios ordinarios de recepcioacuten solicitudes acceso a informacioacuten puacuteblica dispuestos por las entidades que conforman el Ministerio Puacuteblico

Artiacuteculo 1 Contenido y oportunidad las a solicitudes acceso a informacioacuten puacuteblica Conforme a lo establecido en el artiacuteculo de la Ley 1 2 de 2014 en el acto respuesta a solicitudes acceso a informacioacuten puacuteblica los sujetos obligados deben aplicar las siguientes directrices

(1) El acto respuesta debe ser por escrito por medio electroacutenico o fiacutesico de acuerdo con la preferencia del solicitante Cuando la solicitud realizada no especifique el medio de respuesta de preferencia el sujeto obligado podraacute responder por el mismo medio de la solicitud

(j

DEe~o 01 rr DE 2015 Paacutegina 6 de 16

Por el cual se reglamenta parciamente a Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

(2) El acto de respuesta debe ser objetivo veraz completo motivado y actualizado y debe estar disponible en formatos accesibles para los solicitantes o interesados en la informacioacuten alliacute contenida

(3) El acto de respuesta debe ser oportuno respetando los teacuterminos de respuesta al derecho de peticioacuten de documentos y de informacioacuten que sentildeala el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo o las normas que lo complementen o sustituyan

(4) El acto de respuesta debe informar sobre los recursos administrativos y judiciales de los que dispone el solicitante en caso de no hallarse conforme con la respuesta recibida~

Paraacutegrafo 1deg En los casos de respuestas a solicitudes de informacioacuten clasificada o reservada ademaacutes de las directrices antes sentildealadas debe tenerse en cuenta lo establecido en el Capiacutetulo IV del Tiacutetulo IV del presente decreto

Paraacutegrafo 2deg Cuando las solicitudes se refieran a consulta de documentos que estaacuten disponibles en medio fiacutesico y no se solicite su reproduccioacuten los sujetos obligados dispondraacuten de un sitio fiacutesico para la consulta

Artiacuteculo 20 Principio de gratuidad y costos de reproduccioacuten En concordancia con lo establecido en los artiacuteculos 3deg y 26 de la Ley 1712 de 2014 en la gestioacuten y respuesta a las solicitudes de acceso a la informacioacuten puacuteblica los sujetos obligados deben

(1) Aplicar el principio de gratuidad y en consecuencia no cobrar costos adicionales a los de reproduccioacuten de la informacioacuten

(2) Permitir al ciudadano interesados o usuario (a) Elegir el medio por el cual quiere recibir la respuesta (b) Conocer el formato en el cual se encuentra la informacioacuten solicitada de

acuerdo con lo establecido en el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten (c) Conocer los costos de reproduccioacuten en el formato disponible yo los costos de

reproduccioacuten en el evento en que el solicitante elija un formato distinto al disponible y sea necesaria la transformacioacuten de la informacioacuten de acuerdo con lo establecido por el sujeto obligado en el Acto de Motivacioacuten de los costos de reproduccioacuten de Informacioacuten Puacuteblica

Se debe entender por costos de reproduccioacuten todos aquellos valores directos que son necesarios para obtener la informacioacuten puacuteblica que el peticionario haya solicitado excluyendo el valor del tiempo que ocupe el servidor puacuteblico empleado o contratista para realizar la reproduccioacuten

Cuando la informacioacuten solicitada repose en un formato electroacutenico o digital y el sujeto obligado tenga la direccioacuten del correo electroacutenico del solicitante u otro medio electroacutenico indicado deberaacute enviarlo por este medio y no se le cobraraacute costo alguno de reproduccioacuten de la informacioacuten

Artiacuteculo 21 Motivacioacuten de los costos de reproduccioacuten de informacioacuten puacuteblica Los sujetos obligados deben determinar motivadamente mediante acto administrativo o documento equivalente seguacuten el reacutegimen legal aplicable los costos de reproduccioacuten de la informacioacuten puacuteblica individualizando el costo unitario de los diferentes tipos de formato a traveacutes de los cuales se puede reproducir la informacioacuten en posesioacuten controlo custodia del mismo y teniendo como referencia los precios del lugar o zona de domicilio del sujeto obligado de tal forma que eacutestos se encuentren dentro de paraacutemetros del mercado

El acto mediante el cual se motiven los valores a cobrar por reproduccioacuten de informacioacuten puacuteblica debe ser suscrito por funcionario o empleado del nivel directivo y debe ser divulgado por el sujeto obligado conforme a lo establecido en el artiacuteculo 4 deg del presente decreto

r1It4-IoIacutek o1 nD1ltItt I u DE 2015 Paacutegina 7 16

Por el cual se reglamenta parcialmente Ley 1712 2014 Yse dictan otras disposiciones

Paraacutegrafo 1deg los reproduccioacuten informacioacuten el obligado debe tener en cuenta que la informacioacuten puacuteblica puede ser suministrada a traveacutes de los diferentes medios acuerdo con su formato y medio de almacenamiento entre ellos fotocopias medios magneacuteticos o electroacutenicos memorias USB Discos Compactos DVD u otros que permitan reproduccioacuten captura distribucioacuten e intercambio de informacioacuten puacuteblica

Paraacutegrafo Cuando se de informacioacuten relacionadas con la prestacioacuten de un traacutemite a cargo del sujeto obligado los costos reproduccioacuten de la informacioacuten solicitada estaraacuten a o tarifas establecidas para la realizacioacuten

traacutemite normas que reglamentan el mismo

Artiacuteculo o produccioacuten informacioacuten puacuteblica La solicitud acceso a la informacioacuten puacuteblica no implica el deber de los sujetos obligados generar o producir informacioacuten no disponible En caso el sujeto obligado por que la denegacioacuten la solicitud se debe a la inexistencia de datos en su poder y en el evento en que dicha informacioacuten en poder o control otro sujeto obligado remitiraacute a la solicitud informacioacuten

Artiacuteculo Supervigilancia derecho acceso a informacioacuten puacuteblica conformidad con lo previsto en el artiacuteculo del Decreto-Ley de 2000 y en la Resolucioacuten 496 de 1 expedida por el Procurador la Nacioacuten o la que la modifique sustituya o adicione o la la modifique sustituya o adicione los solicitantes de acceso a informacioacuten podraacuten acudir a la Procuraduriacutea General la Nacioacuten cuando consideren que es necesario una solicitud supervigilancia al derecho de acceso a informacioacuten puacuteblica

TiacuteTULO IV

Gestioacuten de la Informacioacuten Clasificada y Reservada

Artiacuteculo 24 Excepciones al Derecho fundamental de acceso a la informacioacuten puacuteblica Los sujetos obligados garantizaraacuten la eficacia ejercicio del derecho fundamental de acceso a la informacioacuten puacuteblica perjuicio su facultad de en casos autorizados por la Constitucioacuten o la ley y conforme a lo previsto en los artiacuteculos 18 y 19 la Ley 1712 201 en consonancia con las definiciones previstas en los literales c) y d) del artiacuteculo 6deg de la misma

CAPiacuteTULO I Informacioacuten Puacuteblica Clasificada

Artiacuteculo 25 Acceso general a semi-privados privados o sensibles informacioacuten puacuteblica que contiene datos semi-privados o privados definidos en los g) y h) del artiacuteculo 3deg de la Ley 1266 de 2008 o datos personales o sensibles lo nrCIIC1rn

los artiacuteculos 3deg y 5deg de la Ley 1581 2012 yen el numeral 3deg del artiacuteculo 3deg 1 de 2013 soacutelo podraacute divulgarse reglas en normas

Artiacuteculo 26 a en posesioacuten de sujetos Los sujetos obligados no podraacuten permitir el acceso a datos personales autorizacioacuten del titular la informacioacuten salvo que concurra de excepciones consagradas en los articulos 6deg y 10 de la Ley 1581 de 2012

]1

v DE 2015 Paacutegina 8 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 Yse dictan otras disposiciones

Tampoco podraacute permitirse el acceso a datos mnos mnas y adolescentes salvo aquellos que sean naturaleza puacuteblica de acuerdo con lo previsto en el artiacuteculo 7deg de la Ley 1581 2012

Paraacutegrafo 1deg Permitir el acceso un dato privado o sensible no le quita el caraacutecter de informacioacuten clasificada ni puede implicar su desproteccioacuten

Paraacutegrafo 2deg Salvo que medie autorizacioacuten del titular a los datos semi-privados riexclltgtr

y sensibles contenidos en documentos puacuteblicos soacutelo podraacute accederse por decisioacuten autoridad jurisdiccional o de puacuteblica o administrativa competente en ejercicio sus funciones

CAPiacuteTULO 11 Informacioacuten Puacuteblica Reservada

Artiacuteculo 27 Responsable de la calificacioacuten de Reserva de la informacioacuten puacuteblica por razones de defensa y seguridad nacional seguridad puacuteblica o relaciones internacionales La calificacioacuten de reservada de la informacioacuten prevista en los literales a) b) y e) del artiacuteculo 19 de la Ley 1712 de 2014 corresponderaacute exclusivamente al jefe la dependencia o de la generacioacuten posesioacuten controlo custodia la informacioacuten o funcionario o empleado del nivel directivo que por su completo e integral conocimiento la informacioacuten puacuteblica pueda garantizar la calificacioacuten sea razonable y proporcionada

Artiacuteculo 28 de fa informacioacuten puacuteblica por razones de estabilidad macroeconoacutemica y financiera excepcioacuten prevista en el literal h) del artiacuteculo 19 la

1712 2014 amparar la calificacioacuten de informacioacuten puacuteblica otras circunstancias cuando

(1) Pueda la estabilidad la economiacutea o los mercados la eficacia de la poliacutetica macroeconoacutemica y financiera o el cumplimiento las funciones las entidades que tienen a su cargo el disentildeo y la implementacioacuten de poliacuteticas o

(2) Esteacute relacionada con las labores de supervisioacuten necesarias para garantizar la estabilidad del financiero y la confianza del puacuteblico en el mismo

Artiacuteculo Temporalidad de la reserva Sin perjuicio de lo sentildealado en el artiacuteculo 19 de la Ley 1712 de 2014 y del periacuteodo maacuteximo de reserva de la informacioacuten a que ro1o Iltgt el artiacuteculo la Ley 1 2 de 201 la informacioacuten respectiva debe divulgarse si desaparecen las condiciones que justificaban su reserva

El teacutermino maacuteximo quince (15) antildeos a que se ronoro el artiacuteculo 22 la Ley 1 2 2014 a contarse a partir de la en la informacioacuten se

CAPiacuteTULO 111 Directrices para la Calificacioacuten Informacioacuten Puacuteblica

como Clasificada o Reservada

Artiacuteculo 30 Identificacioacuten de la norma que dispone que la informacioacuten sea clasificada o asignar el caraacutecter o a la informacioacuten puacuteblica

que se encuentra bajo su posesioacuten control o custodia los sujetos obligados deben las constitucionales o legales expresamente lo

dispongan

Artiacuteculo 31 Existencia y divulgacioacuten integral o parcial de la informacioacuten Si un mismo acto o documento contiene informacioacuten que puede ser divulgada e informacioacuten clasificada o

- ~)JlO 1 n8 DECRETO DE 2015 Paacutegina 9 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

reservada el sujeto obligado debe revelar los datos no protegidos y presentar los fundamentos constitucionales y legales por los que retiene los datos que no puede divulgar

Los sujetos obligados podraacuten tachar los apartes clasificados o reservados del documento anonimizar transliterar o editar el documento para suprimir la informacioacuten que no puede difundirse abrir un nuevo expediente con la informacioacuten puacuteblica que puede ser divulgada o acudir a las acciones que sean adecuadas para cumplir con su deber de permitir el acceso a toda aquella informacioacuten que no esteacute clasificada o reservada teniendo en cuenta el formato y medio de conservacioacuten de la informacioacuten

Artiacuteculo 32 Coordinacioacuten interinstitucional Si un sujeto obligado remite o entrega informacioacuten puacuteblica calificada como clasificada o reservada a otro sujeto obligado deberaacute advertir tal circunstancia e incluir la motivacioacuten de la calificacioacuten para que eacuteste uacuteltimo excepcione tambieacuten su divulgacioacuten

CAPiacuteTULO IV

Denegacioacuten o rechazo del Derecho de Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica por Clasificacioacuten o Reserva

Artiacuteculo 33 Contenido del acto de respuesta de rechazo o denegacioacuten del derecho de acceso a informacioacuten puacuteblica por clasificacioacuten o reserva El acto de respuesta del sujeto obligado que deniegue o rechace una solicitud de acceso a informacioacuten puacuteblica por razoacuten de clasificacioacuten o reserva ademaacutes de seguir las directrices sentildealadas en el presente decreto y en especial lo previsto en el iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada deberaacute contener

(1) El fundamento constitucional o legal que establece el objetivo legiacutetimo de la clasificacioacuten o la reserva sentildealando expresamente la norma artiacuteculo inciso o paacuterrafo que la calificacioacuten

(2) La identificacioacuten de la excepcioacuten que dentro de las previstas en los artiacuteculos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014 cobija la calificacioacuten de informacioacuten reservada o clasificada

(3) El tiempo por el que se extiende la clasificacioacuten o reserva contado a partir de la fecha de generacioacuten de la informacioacuten y

(4) La determinacioacuten del dantildeo presente probable y especiacutefico que causariacutea la divulgacioacuten de la informacioacuten puacuteblica y la relacioacuten de las razones y las pruebas en caso de que existan que acrediten la amenaza del dantildeo

En ninguacuten caso procederaacute el rechazo de una solicitud por razones tales como encubrir violaciones a la ley ineficiencias o errores de los sujetos obligados ni para proteger el prestigio de personas organizaciones o autoridades

Las solicitudes de informacioacuten sobre contratacioacuten con recursos puacuteblicos no podraacuten ser negadas excepto que haya sido calificada como clasificada o reservada de acuerdo con las directrices sentildealadas la ley y en el presente decreto

Artiacuteculo 34 Definicioacuten de dantildeo presente probable y especiacutefico Se entenderaacute que el dantildeo es presente siempre que no sea remoto ni eventual probable cuando existan las circunstancias que hariacutean posible su materializacioacuten y especiacutefico soacutelo si puede individualizarse y no se trate de una afectacioacuten geneacuterica

TiacuteTULO V

middot o1 n~OEcRE1t1 V DE 2015 Paacutegina 10 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

Instrumentos de la Gestioacuten de Informacioacuten Puacuteblica

Artiacuteculo 35 Instrumentos de gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica Los instrumentos para la gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica conforme con lo establecido en la Ley 1712 de 2014 son

(1) Registro de Activos de Informacioacuten (2) iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada (3) Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten (4) Programa de Gestioacuten Documental

Los sujetos obligados deben articular dichos instrumentos mediante el uso eficiente de las tecnologiacuteas de la informacioacuten y las comunicaciones y garantizar su actualizacioacuten y divu Igacioacuten

Artiacuteculo 36 Mecanismo de adopcioacuten y actualizacioacuten de los Instrumentos de Gestioacuten de la Informacioacuten Puacuteblica El Registro de Activos de Informacioacuten el iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten y el Programa de Gestioacuten Documental deben ser adoptados y actualizados por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el reacutegimen legal al sujeto obligado

CAPiacuteTULO I Registro de Activos de Informacioacuten

Artiacuteculo 37 Concepto del Registro de Activos de Informacioacuten El Registro de Activos de Informacioacuten es el inventario de la informacioacuten puacuteblica que el sujeto obligado genere obtenga adquiera transforme o controle en su calidad de tal

Artiacuteculo 38 Componentes del Registro de Activos de Informacioacuten El Registro de Activos de Informacioacuten debe contener como miacutenimo los siguientes componentes

(1) Todas las categoriacuteas de informacioacuten del sujeto obligado (2) Todo registro publicado (3) Todo registro disponible para ser solicitado por el puacuteblico

Para cada uno de los componentes del Registro de Activos de Informacioacuten debe detallarse los siguientes datos

(a) Nombre o tiacutetulo de la categoriacutea de informacioacuten teacutermino con que se da a conocer el nombre o asunto de la informacioacuten

(b) Descripcioacuten del contenido la categoriacutea de informacioacuten Define brevemente de queacute se trata la informacioacuten

(c) Idioma Establece el Idioma lengua o dialecto en que se encuentra la informacioacuten

(d) Medio de conservacioacuten yo soporte Establece el soporte en el que se encuentra la informacioacuten documento fiacutesico medio electroacutenico o por alguacuten otro tipo de formato audio visual entre otros (fiacutesico anaacutelogo o digital- electroacutenico)

(e) Formato Identifica la forma tamantildeo o modo en la que se presenta la informacioacuten o se permite su visualizacioacuten o consulta tales como hoja de caacutelculo imagen audio video documento de texto etc

(f) Informacioacuten publicada o disponible Indica si la informacioacuten estaacute publicada o disponible para ser solicitada sentildealando doacutende estaacute publicada yo doacutende se puede consultar o solicitar

Iacute -

OacuteEC~~(j O n3 DE 2015 Paacutegina 11 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

El Registro de Activos de Informacioacuten debe elaborarse en formato de hoja de caacutelculo y publicarse en el sitio web oficial del sujeto obligado asiacute como en el Portal de Datos Abiertos del Estado colombiano o en la herramienta que lo modifique o lo sustituya

Paraacutegrafo 1deg Entieacutendase por Categoriacuteas de informacioacuten toda informacioacuten de contenido o estructura homogeacutenea sea fiacutesica o electroacutenica emanada de un mismo sujeto obligado como resultado del ejercicio de sus funciones y que pueda agruparse a partir de categoriacuteas tipos o clases seguacuten sus caracteriacutesticas internas (contenido) o externas (formato o estructura)

Paraacutegrafo 2deg El sujeto obligado debe actualizar el Registro de Activos de Informacioacuten de acuerdo con los procedimientos y lineamientos definidos en su Programa de Gestioacuten Documental

Paraacutegrafo 3deg El Ministerio Puacuteblico podraacute establecer estaacutendares adicionales para el Registro de Activos de Informacioacuten de los sujetos obligados

CAPiacuteTULO iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada

Artiacuteculo 39 Concepto del Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada El Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada es el inventario de la informacioacuten puacuteblica generada obtenida adquirida o controlada por el sujeto obligado en calidad de tal que ha sido calificada como clasificada o reservada

Artiacuteculo 40 Contenido del Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada El Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada indicaraacute para cada informacioacuten calificada como reservada o clasificada lo siguiente

(1) Nombre o tiacutetulo de la categoriacutea de informacioacuten teacutermino con que se da a conocer el nombre o asunto de la informacioacuten

(2) Nombre o tiacutetulo de la informacioacuten Palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto de la informacioacuten

(3) Idioma Establece el Idioma lengua o dialecto en que se encuentra la informacioacuten (4) Medio de conservacioacuten yo soporte Establece el soporte en el que se encuentra la

informacioacuten documento fiacutesico medio electroacutenico o por alguacuten otro tipo de formato audio visual entre otros (fiacutesico- anaacutelogo o digital- electroacutenico)

(5) Fecha de generacioacuten de la informacioacuten Identifica el momento de la creacioacuten de la informacioacuten

(6) Nombre del responsable de la produccioacuten de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad interna o al nombre de la entidad externa que creoacute la informacioacuten

(7) Nombre del responsable de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad encargada de la custodia o control de la informacioacuten para efectos de permitir su acceso

(8) Objetivo legiacutetimo de la excepcioacuten La identificacioacuten de la excepcioacuten que dentro de las previstas en los artiacuteculos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014 cobija la calificacioacuten de informacioacuten reservada o clasificada

(9) Fundamento constitucional o legal El fundamento constitucional o legal que justifican la clasificacioacuten o la reserva sentildealando expresamente la norma artiacuteculo inciso o paacuterrafo que la ampara

(lO)Fundamento juriacutedico de la excepcioacuten Mencioacuten de la norma juriacutedica que sirve como fundamento juriacutedico para la clasificacioacuten o reserva de la informacioacuten

(l1)Excepcioacuten total o parcial Seguacuten sea integral o parcial la calificacioacuten las partes o secciones clasificadas o reservadas

DECRETO O nj DE 2015 Paacutegina 12 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

(12)Fecha de la calificacioacuten La fecha de la calificacioacuten de la informacioacuten como reservada o clasificada

(13)Plazo de la clasificacioacuten o reserva El tiempo que cobija la clasificacioacuten o reserva

El Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada debe actualizarse cada vez que una informacioacuten sea calificada como clasificada o reservada y cuando dicha calificacioacuten se levante conforme a lo establecido en el mismo Indice y en el Programa de Gestioacuten Documental

El iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada seraacute de caraacutecter puacuteblico deberaacute elaborarse en formato de hoja de caacutelculo y publicarse en el sitio web oficial del sujeto obligado asiacute como en el Portal de Datos Abiertos del Estado colombiano o en la herramienta que lo modifique o lo sustituya

CAPiacuteTULO 111 Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten

Artiacuteculo 41 Concepto El Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten es el instrumento del que disponen los sujetos obligados para informar de forma ordenada a la ciudadaniacutea interesados y usuarios sobre la informacioacuten publicada y que publicaraacute conforme al principio de divulgacioacuten proactiva de la informacioacuten previsto en el artiacuteculo 3deg de la Ley 1712 de 2014 y sobre los medios a traveacutes de los cuales se puede acceder a la misma

Artiacuteculo 42 Componentes del Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten En concordancia con lo establecido en el artiacuteculo 12 de la Ley 1712 de 2014 el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten debe incluir como miacutenimo lo siguiente

(1) La lista de informacioacuten miacutenima publicada en el sitio web oficial del sujeto obligado o en los sistemas de informacioacuten del Estado conforme a lo previsto en los artiacuteculos go 10 Y 11 de la Ley 1712 de 2014

(2) La lista de la informacioacuten publicada en el sitio web oficial del sujeto obligado adicional a la mencionada en el numeral anterior y conforme a lo ordenado por otras normas distintas a la Ley de Transparencia y del Derecho al Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional

(3) Informacioacuten publicada por el sujeto obligado originada en la solicitud de informacioacuten divulgada con anterioridad de que trata el artiacuteculo 14 de la Ley 1712 de 2014

(4) Informacioacuten de intereacutes para la ciudadaniacutea interesados o usuarios publicada de manera proactiva por el sujeto obligado relacionada con la actividad misional del sujeto obligado y sus objetivos estrateacutegicos

Para cada una de los anteriores componentes de Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten se debe indicar

(a) Nombre o tiacutetulo de la informacioacuten Palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto de la informacioacuten

(b) Idioma Establece el Idioma lengua o dialecto en que se encuentra la informacioacuten

(c) Medio de conservacioacuten yo soporte Establece el soporte en el que se encuentra la informacioacuten documento fiacutesico medio electroacutenico o por alguacuten otro tipo de formato audio visual entre otros (fiacutesico- anaacutelogo o digital- electroacutenico)

(d) Formato Identifica la forma tamantildeo o modo en la que se presenta la informacioacuten o se permite su visualizacioacuten o consulta tales como hoja de caacutelculo imagen audio video documento de texto etc

(e) Fecha de generacioacuten de la informacioacuten Identifica el momento de la creacioacuten de la informacioacuten

OacuteEtRETO 01 [ ~~ DE 2015 Paacutegina 13 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

(f) Frecuencia de actualizacioacuten Identifica la periodicidad o el segmento de tiempo en el que se debe actualizar la informacioacuten de acuerdo a su naturaleza y a la normativa aplicable

(g) Lugar de consulta Indica el lugar donde se encuentra publicado o puede ser consultado el documento tales como lugar en el sitio web y otro medio en donde se puede descargar yo acceder a la informacioacuten cuyo contenido se describe

(h) Nombre del responsable de la produccioacuten de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad interna o al nombre de la entidad externa que creoacute la informacioacuten

(i) Nombre del responsable de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad encargada de la custodia o control de la informacioacuten para efectos de permitir su acceso

Para facilitar el acceso a la informacioacuten los sujetos obligados publicaraacuten el Cuadro de Clasificacioacuten Documental

De acuerdo con lo estipulado en el literal c) del artiacuteculo 12 de la Ley 1712 de 2014 el Ministerio Puacuteblico podraacute hacer recomendaciones generales o particulares a los sujetos obligados sobre el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten

Artiacuteculo 43 Procedimiento participativo para la adopcioacuten y actualizacioacuten del Esquema de Publicacioacuten Los sujetos obligados de acuerdo con el reacutegimen legal aplicable implementaraacuten mecanismos de consulta a ciudadanos interesados o usuarios en los procesos de adopcioacuten y actualizacioacuten del Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten con el fin de identificar informacioacuten que pueda publicarse de manera proactiva y de establecer los formatos alternativos que faciliten la accesibilidad a poblaciones especiacuteficas

CAPiacuteTULO IV Programa de Gestioacuten Documental

Artiacuteculo 44 Concepto del Programa de Gestioacuten Documental En desarrollo de la Ley 1712 de 2014 se entenderaacute por Programa de Gestioacuten Documental el plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar la identificacioacuten gestioacuten clasificacioacuten organizacioacuten conservacioacuten y disposicioacuten de la informacioacuten puacuteblica desde su creacioacuten hasta su disposicioacuten final con fines de conservacioacuten permanente o eliminacioacuten

Artiacuteculo 45 Articulacioacuten yo integracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental con los instrumentos de gestioacuten de informacioacuten La informacioacuten incluida en el Registro de Activos de Informacioacuten en el iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada y en el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten definidos en el presente decreto debe ser identificada gestionada clasificada organizada y conservada de acuerdo con los procedimientos lineamientos valoracioacuten y tiempos definidos en el Programa de Gestioacuten Documental del sujeto obligado

El sujeto obligado debe contar con poliacuteticas de eliminacioacuten segura y permanente de la informacioacuten una vez cumplido el tiempo de conservacioacuten establecido en las tablas de retencioacuten documental o tablas de valoracioacuten documental el Programa de Gestioacuten Documental y demaacutes normas expedidas por el Archivo General de la Nacioacuten

Artiacuteculo 46 Aplicacioacuten de lineamientos generales sobre el Programa de Gestioacuten Documental Los sujetos obligados aplicaraacuten en la elaboracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental los lineamientos contenidos en Decreto 2609 de 2012 o las normas que lo sustituyan o modifiquen

01 n ~)OEeacute~~b ~ I -) DE 2015 Paacutegina 14 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 Y se dictan otras disposiciones

Artiacuteculo 47 Lineamientos sobre el Programa de Gestioacuten Documental para los sujetos obligados de naturaleza privada Los sujetos obligados de naturaleza privada que no estaacuten cobijados por el Decreto 2609 de 2012 o el que lo complemente o sustituya deben cumplir en la elaboracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental como miacutenimo con las siguientes directrices

(1) Contar con una poliacutetica de gestioacuten documental aprobada por el sujeto obligado (2) Elaborar aprobar y publicar sus Tablas de Retencioacuten Documental (3) Contar con un archivo institucional (4) Disentildear poliacuteticas para la gestioacuten de sus documentos electroacutenicos incluyendo

poliacuteticas de preservacioacuten y custodia digital (5) Integrarse al Sistema Nacional de Archivos

Artiacuteculo 48 Conservacioacuten de la informacioacuten publicada con anterioridad Para efectos de lo previsto en el artiacuteculo 14 de la Ley 1712 de 2014 los sujetos obligados deben garantizar la conservacioacuten de los documentos divulgados en su sitio web o en sistemas de informacioacuten que contengan o produzcan informacioacuten puacuteblica para lo cual seguiraacuten los procedimientos de valoracioacuten documental y delimitaraacuten los medios formatos y plazos para la conservacioacuten de la informacioacuten publicada con anterioridad con el fin de permitir su faacutecil acceso luego de retirada la publicacioacuten

Los sujetos obligados deben definir un procedimiento para retirar la informacioacuten que haya sido publicada y garantizar la recuperacioacuten de informacioacuten retrospectiva que haya sido desfijada o retirada Los lineamientos y plazos para cumplir a cabalidad con esta obligacioacuten deben estar incluidos en el Programa de Gestioacuten Documental del sujeto obligado

Artiacuteculo 49 Gestioacuten de informacioacuten en los casos de liquidaciones supresiones fusiones o escisiones de sujetos obligados En los casos de liquidaciones supresiones fusiones o escisiones de sujetos obligados eacutestos deben asegurar que los instrumentos de gestioacuten de informacioacuten se mantengan sin que se obstaculice el acceso a la informacioacuten puacuteblica La entrega de la informacioacuten al sujeto obligado que asuma las responsabilidades del cesante se garantizaraacute mediante inventarios debidamente ordenados y de conformidad con las normas que se expidan al respecto

Artiacuteculo 50 Documentos y archivos de derechos humanos Los archivos de derechos humanos corresponden a documentos que en sentido amplio se refieren a violaciones a los derechos humanos e infracciones al Derecho Internacional Humanitario Los archivos de derechos humanos deben ser objeto de las medidas de preservacioacuten proteccioacuten y acceso definidas en el marco internacional de los derechos humanos la jurisprudencia la legislacioacuten interna yen particular el inciso final del artiacuteculo 21 de la Ley 1712 de 2014

Para la identificacioacuten de los documentos de derechos humanos se tendraacuten en cuenta entre otros

(1) Documentos producidos por entidades del Estado con funciones legales en torno a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario de acuerdo con las instrucciones que imparta el Archivo General de la Nacioacuten

(2) Documentos producidos por las viacutectimas y sus organizaciones relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

(3) Documentos e informes acadeacutemicos y de investigacioacuten relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

(4) Documentos de entidades internacionales relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

(5) Documentos de entidades privadas o entidades privadas con funciones puacuteblicas relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

- ~l - o1 n3DECKI 10 DE 2015 Paacutegina 15 de 16J

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

TiacuteTULO VI

Seguimiento a la gestioacuten de la Informacioacuten

Artiacuteculo 51 Seguimiento a la gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica Los sujetos obligados deben adelantar las acciones pertinentes para hacer seguimiento a la gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica El Ministerio Puacuteblico y las entidades liacutederes de la poliacutetica de transparencia y de acceso a la informacioacuten puacuteblica definidas en el artiacuteculo 32 de la Ley 1712 de 2014 de acuerdo con su aacutembito de competencia adelantaraacuten acciones que permitan medir el avance en la implementacioacuten de la ley de transparencia por parte de los sujetos obligados quienes deben colaborar armoacutenicamente en el suministro de la informacioacuten que se requiera

Artiacuteculo 52 Informes de solicitudes de acceso a informacioacuten De conformidad con lo establecido en el literal h) del artiacuteculo 11 de la Ley 1712 de 2014 los sujetos obligados deberaacuten publicar los informes de todas las solicitudes denuncias y los tiempos de respuesta Respecto de las solicitudes de acceso a informacioacuten puacuteblica el informe debe discriminar la siguiente informacioacuten miacutenima

(1) El nuacutemero de solicitudes recibidas (2) El nuacutemero de solicitudes que fueron trasladadas a otra institucioacuten (3) El tiempo de respuesta a cada solicitud (4) El nuacutemero de solicitudes en las que se negoacute el acceso a la informacioacuten

El informe sobre solicitudes de acceso a informacioacuten estaraacute a disposicioacuten del puacuteblico en los teacuterminos establecidos en el artiacuteculo 4deg del presente decreto

Paraacutegrafo 1deg Los sujetos obligados de la Ley 1712 de 2014 que tambieacuten son sujetos de la Ley 190 de 1995 podraacuten incluir los informes de solicitudes de acceso a la informacioacuten a que se refiere el presente artiacuteculo en los informes de que trata el artiacuteculo 54 de la Ley 190 de 1995

Paraacutegrafo 2deg El primer informe de solicitudes de acceso a la informacioacuten deberaacute publicarse seis meses despueacutes de la expedicioacuten del presente decreto para el caso de los sujetos obligados del orden nacional los entes territoriales deberaacuten hacerlo 6 meses despueacutes de la entrada en vigencia de la Ley 1712 de 2014

Artiacuteculo 53 Vigencia El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicacioacuten sin perjuicio de lo previsto en el artiacuteculo 33 de la Ley 1712 de 2014 respecto a la entrada en vigencia para los entes territoriales

PUBLiacuteQUESE y CUacuteMPLASE

Dado en Bogotaacute DC a los

2 O ENE 2015

--

_ o-iJ-onJ DEeacuteRETO DE 2015 Paacutegina 16 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

El Ministro de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones (E)

~ MARiacuteA CAROLINA HOYOS URBAY

La Ministra de Cultura

v1 ( 1 ~~W~ MARIANA GARCEacuteS COacuteRDOBA

El Director del Departamento Nacional de Planeacioacuten

El Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la

R HUMBERTO MARTiacuteNEZ NEIRA gt

La Directora del Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica

~BLERO DURAacuteN

DEtRErOOl DE 2015 Paacutegina 3 de 16

Por cual se reglamenta parcialmente la Ley 1 de 2014 Y se dictan otras disposiciones

(8) Teleacutefono Institucional (9) salariacuteal las categoriacuteas para servidores puacuteblicos yo empleados

sector privado (10) Objeto valor total de los honorarios fecha de inicio y de terminacioacuten cuando se

trate contratos de prestacioacuten de servicios

Paraacutegrafo 1deg las entidades u organismos puacuteblicos el requisito se entenderaacute cumplido con publicacioacuten de la informacioacuten que contiene el directorio en el Sistema Gestioacuten del Empleo de que trata el artiacuteculo 18 la 909 2004 Y normas que la reglamentan

Paraacutegrafo 2deg La publicacioacuten la informacioacuten de prestacioacuten servicios en el Sistema de Gestioacuten del Empleo Puacuteblico - no releva a los sujetos obligados que contratan con recursos puacuteblicos de la obligacioacuten de publicar la actividad contractual de tales contratos en el Sistema Electroacutenico para la Contratacioacuten Puacuteblica shy

Artiacuteculo 6deg Publicacioacuten de los traacutemites y servicios que se adelantan ante los sujetos obligados Los sujetos obligados deben publicar en su sitio web oficial los traacutemites que se adelanten ante los mismos sentildealando la norma que los sustenta procedimientos costos formatos y formularios requeridos

Para los sujetos obligados a inscribir sus traacutemites en el Sistema Uacutenico de Informacioacuten de Traacutemites y Procedimientos Administrativos - SUIT de que trata la Ley 962 2005 Y el Decreto 019 de 201 dicho requisito se entenderaacute cumplido con la inscripcioacuten los traacutemites en dicho sistema y la relacioacuten los nombres de los mismos en respectivo sitio web oficial obligado con un al Portal del Colombiano o el haga sus veces

Artiacuteculo 7deg Publicacioacuten de informacioacuten contractual De conformidad con el literal (c) del artiacuteculo 3 de la 1150 de 2007 sistema de informacioacuten Estado en el cual los

obligados que contratan con cargo a recursos puacuteblicos cumplir la obligacioacuten de publicar la informacioacuten de su gestioacuten contractual es el Sistema Electroacutenico para la Contratacioacuten Puacuteblica ECOP

sujetos obligados que contratan con cargo a recursos puacuteblicos deben publicar la informacioacuten de su gestioacuten contractual en el plazo previsto en artiacuteculo 19 Decreto 1510 de 2013 o el que lo modifique sustituya o adicione

Los sujetos obligados que contratan con recursos puacuteblicos y recursos privados deben publicar la informacioacuten de su gestioacuten contractual con cargo a recursos puacuteblicos en Sistema Electroacutenico para la Contratacioacuten Puacuteblica

Artiacuteculo 8deg Publicacioacuten de la ejecucioacuten de contratos Para efectos del cumplimiento la obligacioacuten contenida en el literal g) del artiacuteculo 11 la Ley 1712 de 2014 relativa a la informacioacuten sobre la ejecucioacuten de contratos el sujeto obligado debe publicar aprobaciones autorizaciones requerimientos o informes del o interventor

prueben la ejecucioacuten del contrato

Artiacuteculo 9deg Publicacioacuten de procedimientos lineamientos y poliacuteticas en materiacutea de adquisicioacuten y compras sujetos obligados que contratan con cargo a recursos puacuteblicos procedimientos lineamientos y poliacuteticas en materia de adquisicioacuten y compras

los que trata el literal g) del artiacuteculo 11 de la 1712 de 2014 son los previstos en el manual contratacioacuten expedido conforme a directrices la Agencia Nacional de Contratacioacuten Puacuteblica - Colombia Compra Eficiente- el cual debe estar publicado en el web oficial obligado

2015 Paacutegina 4 de 16

el cual se reglamenta parcialmente la 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

Artiacuteculo 10 Publicacioacuten del Plan Anual de Adquisiciones sujetos obligados contratan con cargo a recursos puacuteblicos deben publicar en su paacutegina web y en el SECOP el Plan Anual de Adquisiciones de acuerdo con lo previsto en el artiacuteculo de la ley 1474 de 2011 el literal e) del artiacuteculo 9 de la ley 1712 de 2014 yel Decreto 1 O 2013 o el que lo modifique sustituya o adicione

los sujetos obligados no contratan con cargo a recursos puacuteblicos no estaacuten obligados a publicar su Plan Anual de Adquisiciones

los sujetos obligados que contratan con cargo a recursos puacuteblicos y recursos privados deben publicar en su paacutegina web y en SECOP el Anual de Adquisiciones para los recursos de caraacutecter puacuteblico que ejecutaraacuten en el antildeo

como definicioacuten Plan Anual Adquisiciones a todos los sujetos obligados que contratan con recursos puacuteblicos la prevista en el artiacuteculo 3deg del Decreto 1510 2013 o el lo modifique sustituya o adicione

Artiacuteculo 11 Publicacioacuten de Datos Abiertos condiciones teacutecnicas que trata el literal k) del artiacuteculo 11 la ley 1712 de 2014 para la publicacioacuten datos abiertos seraacuten elaborados por el Ministerio Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones y publicados en el Portal de Datos del colombiano o la lo sustituya

CAPiacuteTULO 11 Accesibilidad y directrices

Artiacuteculo 12 Formato alternativo efectos lo previsto en artiacuteculo 8deg la ley 1712 de 2014 se por formato alternativo la forma tamantildeo o modo en la que se presenta la informacioacuten puacuteblica o se permite su visualizacioacuten o consulta para grupos eacutetnicos y culturales del paiacutes y para las personas en situacioacuten discapacidad en aplicacioacuten del criterio diferencial de accesibilidad

Artiacuteculo 1 Accesibilidad en medios electroacutenicos para poblacioacuten en situacioacuten de discapacidad Todos los medios de comunicacioacuten electroacutenica dispuestos para divulgar la informacioacuten deberaacuten cumplir con las directrices de accesibilidad que dicte el Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones a traveacutes de los lineamientos que se determinen en la Gobierno en liacutenea

Artiacuteculo 14 Accesibilidad a espacios fiacutesicos para poblacioacuten en situacioacuten de discapacidad sujetos obligados deben cumplir con los criterios y requisitos generales de

accesibilidad y sentildealizacioacuten de todos los espacios fiacutesicos destinados para la atencioacuten de solicitudes informacioacuten puacuteblica yo divulgacioacuten la misma conforme a los lineamientos la Norma Teacutecnica Colombiana 6047 Accesibilidad al medio fiacutesico Espacios servicio al ciudadano en la Administracioacuten Puacuteblica Requisitos o la que la modifique o sustituya atendiendo al principio de ajustes razonables establecido en dicha norma

Artiacuteculo 15 Publicacioacuten del mecanismo o procedimiento para participar en la formulacioacuten poliacuteticas o en el ejercicio de las facultades del sujeto obligado Los sujetos obligados acuerdo con el reacutegimen legal aplicable deben publicar los procedimientos a que deben

ciudadanos o interesados en participar en la formulacioacuten poliacuteticas yen controlo evaluacioacuten de la gestioacuten institucional indicando los sujetos que pueden participar medios presenciales y electroacutenicos y las aacutereas responsables de la orientacioacuten y vigilancia para su cumplimiento

_ ___------

2015 Paacutegina 5 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente Ley 1712 2014 Y se dictan otras disposiciones

TiacuteTULO 111

Gestioacuten de Solicitudes de Informacioacuten Puacuteblica - Transparencia Pasiva

CAPiacuteTULO UacuteNICO Recepcioacuten y Respuesta a Solicitudes de Informacioacuten Puacuteblica y Directrices

Artiacuteculo 16 Medios idoacuteneos para recibir solicitudes informacioacuten puacuteblica consideran medios idoacuteneos la solicitudes informacioacuten siguientes

escrito o viacutea oral en los fiacutesicos destinado por el sujeto la recepcioacuten solicitudes informacioacuten puacuteblica

(2) Telefoacutenicamente al nuacutemero fijo o moacutevil destinado por sujeto obligado para la recepcioacuten de solicitudes de informacioacuten puacuteblica

(3) Correo fiacutesico o postal en la direccioacuten destinada por el sujeto obligado para la recepcioacuten de solicitudes informacioacuten puacuteblica

(4) Correo electroacutenico institucional por el sujeto obligado para la recepcioacuten de solicitudes de informacioacuten puacuteblica Formulario electroacutenico dispuesto en el sitio web oficial del sujeto obligado en un

formato que los lineamientos definida el Ministerio las Tecnologiacuteas la Informacioacuten y las Comunicaciones a traveacutes de la estrategia de Gobierno en Liacutenea

Paraacutegrafo 1deg Los sujetos obligados deben divulgar en el sitio oficial en medios de comunicacioacuten fiacutesica y en otros canales comunicacioacuten habilitados por el mismo los nuacutemeros telefoacutenicos y las direcciones fiacutesicas y electroacutenicas oficiales destinadas para la recepcioacuten de las solicitudes de informacioacuten puacuteblica

Paraacutegrafo Las condiciones seguridad que deben atender los medios electroacutenicos sentildealados en el presente artiacuteculo y los adicionales que defina el sujeto obligado para la recepcioacuten solicitudes seraacuten establecidas por el Ministerio de las Tecnologiacuteas la Informacioacuten y las Comunicaciones a de los lineamientos que se determinen en la

de Gobierno en

Artiacuteculo 1 Seguimiento a las solicitudes informacioacuten puacuteblica la recepcioacuten de solicitudes de informacioacuten puacuteblica los sujetos obligados deben indicar al solicitante un nuacutemero o coacutedigo que permita hacer seguimiento al estado su solicitud la fecha de recepcioacuten y medios por cuaacuteles se puede hacer seguimiento a la misma

Artiacuteculo 18 Solicitudes de acceso a informacioacuten con identificacioacuten reservada Para el registro la recepcioacuten y traacutemite de solicitudes de informacioacuten puacuteblica bajo el procedimiento especial con identificacioacuten reservada previsto en el paraacutegrafo del artiacuteculo 4deg la Ley 1712 2014 el Ministerio Puacuteblico dispondraacute un formulario electroacutenico mecanismo electroacutenico es adicional a los medios ordinarios de recepcioacuten solicitudes acceso a informacioacuten puacuteblica dispuestos por las entidades que conforman el Ministerio Puacuteblico

Artiacuteculo 1 Contenido y oportunidad las a solicitudes acceso a informacioacuten puacuteblica Conforme a lo establecido en el artiacuteculo de la Ley 1 2 de 2014 en el acto respuesta a solicitudes acceso a informacioacuten puacuteblica los sujetos obligados deben aplicar las siguientes directrices

(1) El acto respuesta debe ser por escrito por medio electroacutenico o fiacutesico de acuerdo con la preferencia del solicitante Cuando la solicitud realizada no especifique el medio de respuesta de preferencia el sujeto obligado podraacute responder por el mismo medio de la solicitud

(j

DEe~o 01 rr DE 2015 Paacutegina 6 de 16

Por el cual se reglamenta parciamente a Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

(2) El acto de respuesta debe ser objetivo veraz completo motivado y actualizado y debe estar disponible en formatos accesibles para los solicitantes o interesados en la informacioacuten alliacute contenida

(3) El acto de respuesta debe ser oportuno respetando los teacuterminos de respuesta al derecho de peticioacuten de documentos y de informacioacuten que sentildeala el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo o las normas que lo complementen o sustituyan

(4) El acto de respuesta debe informar sobre los recursos administrativos y judiciales de los que dispone el solicitante en caso de no hallarse conforme con la respuesta recibida~

Paraacutegrafo 1deg En los casos de respuestas a solicitudes de informacioacuten clasificada o reservada ademaacutes de las directrices antes sentildealadas debe tenerse en cuenta lo establecido en el Capiacutetulo IV del Tiacutetulo IV del presente decreto

Paraacutegrafo 2deg Cuando las solicitudes se refieran a consulta de documentos que estaacuten disponibles en medio fiacutesico y no se solicite su reproduccioacuten los sujetos obligados dispondraacuten de un sitio fiacutesico para la consulta

Artiacuteculo 20 Principio de gratuidad y costos de reproduccioacuten En concordancia con lo establecido en los artiacuteculos 3deg y 26 de la Ley 1712 de 2014 en la gestioacuten y respuesta a las solicitudes de acceso a la informacioacuten puacuteblica los sujetos obligados deben

(1) Aplicar el principio de gratuidad y en consecuencia no cobrar costos adicionales a los de reproduccioacuten de la informacioacuten

(2) Permitir al ciudadano interesados o usuario (a) Elegir el medio por el cual quiere recibir la respuesta (b) Conocer el formato en el cual se encuentra la informacioacuten solicitada de

acuerdo con lo establecido en el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten (c) Conocer los costos de reproduccioacuten en el formato disponible yo los costos de

reproduccioacuten en el evento en que el solicitante elija un formato distinto al disponible y sea necesaria la transformacioacuten de la informacioacuten de acuerdo con lo establecido por el sujeto obligado en el Acto de Motivacioacuten de los costos de reproduccioacuten de Informacioacuten Puacuteblica

Se debe entender por costos de reproduccioacuten todos aquellos valores directos que son necesarios para obtener la informacioacuten puacuteblica que el peticionario haya solicitado excluyendo el valor del tiempo que ocupe el servidor puacuteblico empleado o contratista para realizar la reproduccioacuten

Cuando la informacioacuten solicitada repose en un formato electroacutenico o digital y el sujeto obligado tenga la direccioacuten del correo electroacutenico del solicitante u otro medio electroacutenico indicado deberaacute enviarlo por este medio y no se le cobraraacute costo alguno de reproduccioacuten de la informacioacuten

Artiacuteculo 21 Motivacioacuten de los costos de reproduccioacuten de informacioacuten puacuteblica Los sujetos obligados deben determinar motivadamente mediante acto administrativo o documento equivalente seguacuten el reacutegimen legal aplicable los costos de reproduccioacuten de la informacioacuten puacuteblica individualizando el costo unitario de los diferentes tipos de formato a traveacutes de los cuales se puede reproducir la informacioacuten en posesioacuten controlo custodia del mismo y teniendo como referencia los precios del lugar o zona de domicilio del sujeto obligado de tal forma que eacutestos se encuentren dentro de paraacutemetros del mercado

El acto mediante el cual se motiven los valores a cobrar por reproduccioacuten de informacioacuten puacuteblica debe ser suscrito por funcionario o empleado del nivel directivo y debe ser divulgado por el sujeto obligado conforme a lo establecido en el artiacuteculo 4 deg del presente decreto

r1It4-IoIacutek o1 nD1ltItt I u DE 2015 Paacutegina 7 16

Por el cual se reglamenta parcialmente Ley 1712 2014 Yse dictan otras disposiciones

Paraacutegrafo 1deg los reproduccioacuten informacioacuten el obligado debe tener en cuenta que la informacioacuten puacuteblica puede ser suministrada a traveacutes de los diferentes medios acuerdo con su formato y medio de almacenamiento entre ellos fotocopias medios magneacuteticos o electroacutenicos memorias USB Discos Compactos DVD u otros que permitan reproduccioacuten captura distribucioacuten e intercambio de informacioacuten puacuteblica

Paraacutegrafo Cuando se de informacioacuten relacionadas con la prestacioacuten de un traacutemite a cargo del sujeto obligado los costos reproduccioacuten de la informacioacuten solicitada estaraacuten a o tarifas establecidas para la realizacioacuten

traacutemite normas que reglamentan el mismo

Artiacuteculo o produccioacuten informacioacuten puacuteblica La solicitud acceso a la informacioacuten puacuteblica no implica el deber de los sujetos obligados generar o producir informacioacuten no disponible En caso el sujeto obligado por que la denegacioacuten la solicitud se debe a la inexistencia de datos en su poder y en el evento en que dicha informacioacuten en poder o control otro sujeto obligado remitiraacute a la solicitud informacioacuten

Artiacuteculo Supervigilancia derecho acceso a informacioacuten puacuteblica conformidad con lo previsto en el artiacuteculo del Decreto-Ley de 2000 y en la Resolucioacuten 496 de 1 expedida por el Procurador la Nacioacuten o la que la modifique sustituya o adicione o la la modifique sustituya o adicione los solicitantes de acceso a informacioacuten podraacuten acudir a la Procuraduriacutea General la Nacioacuten cuando consideren que es necesario una solicitud supervigilancia al derecho de acceso a informacioacuten puacuteblica

TiacuteTULO IV

Gestioacuten de la Informacioacuten Clasificada y Reservada

Artiacuteculo 24 Excepciones al Derecho fundamental de acceso a la informacioacuten puacuteblica Los sujetos obligados garantizaraacuten la eficacia ejercicio del derecho fundamental de acceso a la informacioacuten puacuteblica perjuicio su facultad de en casos autorizados por la Constitucioacuten o la ley y conforme a lo previsto en los artiacuteculos 18 y 19 la Ley 1712 201 en consonancia con las definiciones previstas en los literales c) y d) del artiacuteculo 6deg de la misma

CAPiacuteTULO I Informacioacuten Puacuteblica Clasificada

Artiacuteculo 25 Acceso general a semi-privados privados o sensibles informacioacuten puacuteblica que contiene datos semi-privados o privados definidos en los g) y h) del artiacuteculo 3deg de la Ley 1266 de 2008 o datos personales o sensibles lo nrCIIC1rn

los artiacuteculos 3deg y 5deg de la Ley 1581 2012 yen el numeral 3deg del artiacuteculo 3deg 1 de 2013 soacutelo podraacute divulgarse reglas en normas

Artiacuteculo 26 a en posesioacuten de sujetos Los sujetos obligados no podraacuten permitir el acceso a datos personales autorizacioacuten del titular la informacioacuten salvo que concurra de excepciones consagradas en los articulos 6deg y 10 de la Ley 1581 de 2012

]1

v DE 2015 Paacutegina 8 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 Yse dictan otras disposiciones

Tampoco podraacute permitirse el acceso a datos mnos mnas y adolescentes salvo aquellos que sean naturaleza puacuteblica de acuerdo con lo previsto en el artiacuteculo 7deg de la Ley 1581 2012

Paraacutegrafo 1deg Permitir el acceso un dato privado o sensible no le quita el caraacutecter de informacioacuten clasificada ni puede implicar su desproteccioacuten

Paraacutegrafo 2deg Salvo que medie autorizacioacuten del titular a los datos semi-privados riexclltgtr

y sensibles contenidos en documentos puacuteblicos soacutelo podraacute accederse por decisioacuten autoridad jurisdiccional o de puacuteblica o administrativa competente en ejercicio sus funciones

CAPiacuteTULO 11 Informacioacuten Puacuteblica Reservada

Artiacuteculo 27 Responsable de la calificacioacuten de Reserva de la informacioacuten puacuteblica por razones de defensa y seguridad nacional seguridad puacuteblica o relaciones internacionales La calificacioacuten de reservada de la informacioacuten prevista en los literales a) b) y e) del artiacuteculo 19 de la Ley 1712 de 2014 corresponderaacute exclusivamente al jefe la dependencia o de la generacioacuten posesioacuten controlo custodia la informacioacuten o funcionario o empleado del nivel directivo que por su completo e integral conocimiento la informacioacuten puacuteblica pueda garantizar la calificacioacuten sea razonable y proporcionada

Artiacuteculo 28 de fa informacioacuten puacuteblica por razones de estabilidad macroeconoacutemica y financiera excepcioacuten prevista en el literal h) del artiacuteculo 19 la

1712 2014 amparar la calificacioacuten de informacioacuten puacuteblica otras circunstancias cuando

(1) Pueda la estabilidad la economiacutea o los mercados la eficacia de la poliacutetica macroeconoacutemica y financiera o el cumplimiento las funciones las entidades que tienen a su cargo el disentildeo y la implementacioacuten de poliacuteticas o

(2) Esteacute relacionada con las labores de supervisioacuten necesarias para garantizar la estabilidad del financiero y la confianza del puacuteblico en el mismo

Artiacuteculo Temporalidad de la reserva Sin perjuicio de lo sentildealado en el artiacuteculo 19 de la Ley 1712 de 2014 y del periacuteodo maacuteximo de reserva de la informacioacuten a que ro1o Iltgt el artiacuteculo la Ley 1 2 de 201 la informacioacuten respectiva debe divulgarse si desaparecen las condiciones que justificaban su reserva

El teacutermino maacuteximo quince (15) antildeos a que se ronoro el artiacuteculo 22 la Ley 1 2 2014 a contarse a partir de la en la informacioacuten se

CAPiacuteTULO 111 Directrices para la Calificacioacuten Informacioacuten Puacuteblica

como Clasificada o Reservada

Artiacuteculo 30 Identificacioacuten de la norma que dispone que la informacioacuten sea clasificada o asignar el caraacutecter o a la informacioacuten puacuteblica

que se encuentra bajo su posesioacuten control o custodia los sujetos obligados deben las constitucionales o legales expresamente lo

dispongan

Artiacuteculo 31 Existencia y divulgacioacuten integral o parcial de la informacioacuten Si un mismo acto o documento contiene informacioacuten que puede ser divulgada e informacioacuten clasificada o

- ~)JlO 1 n8 DECRETO DE 2015 Paacutegina 9 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

reservada el sujeto obligado debe revelar los datos no protegidos y presentar los fundamentos constitucionales y legales por los que retiene los datos que no puede divulgar

Los sujetos obligados podraacuten tachar los apartes clasificados o reservados del documento anonimizar transliterar o editar el documento para suprimir la informacioacuten que no puede difundirse abrir un nuevo expediente con la informacioacuten puacuteblica que puede ser divulgada o acudir a las acciones que sean adecuadas para cumplir con su deber de permitir el acceso a toda aquella informacioacuten que no esteacute clasificada o reservada teniendo en cuenta el formato y medio de conservacioacuten de la informacioacuten

Artiacuteculo 32 Coordinacioacuten interinstitucional Si un sujeto obligado remite o entrega informacioacuten puacuteblica calificada como clasificada o reservada a otro sujeto obligado deberaacute advertir tal circunstancia e incluir la motivacioacuten de la calificacioacuten para que eacuteste uacuteltimo excepcione tambieacuten su divulgacioacuten

CAPiacuteTULO IV

Denegacioacuten o rechazo del Derecho de Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica por Clasificacioacuten o Reserva

Artiacuteculo 33 Contenido del acto de respuesta de rechazo o denegacioacuten del derecho de acceso a informacioacuten puacuteblica por clasificacioacuten o reserva El acto de respuesta del sujeto obligado que deniegue o rechace una solicitud de acceso a informacioacuten puacuteblica por razoacuten de clasificacioacuten o reserva ademaacutes de seguir las directrices sentildealadas en el presente decreto y en especial lo previsto en el iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada deberaacute contener

(1) El fundamento constitucional o legal que establece el objetivo legiacutetimo de la clasificacioacuten o la reserva sentildealando expresamente la norma artiacuteculo inciso o paacuterrafo que la calificacioacuten

(2) La identificacioacuten de la excepcioacuten que dentro de las previstas en los artiacuteculos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014 cobija la calificacioacuten de informacioacuten reservada o clasificada

(3) El tiempo por el que se extiende la clasificacioacuten o reserva contado a partir de la fecha de generacioacuten de la informacioacuten y

(4) La determinacioacuten del dantildeo presente probable y especiacutefico que causariacutea la divulgacioacuten de la informacioacuten puacuteblica y la relacioacuten de las razones y las pruebas en caso de que existan que acrediten la amenaza del dantildeo

En ninguacuten caso procederaacute el rechazo de una solicitud por razones tales como encubrir violaciones a la ley ineficiencias o errores de los sujetos obligados ni para proteger el prestigio de personas organizaciones o autoridades

Las solicitudes de informacioacuten sobre contratacioacuten con recursos puacuteblicos no podraacuten ser negadas excepto que haya sido calificada como clasificada o reservada de acuerdo con las directrices sentildealadas la ley y en el presente decreto

Artiacuteculo 34 Definicioacuten de dantildeo presente probable y especiacutefico Se entenderaacute que el dantildeo es presente siempre que no sea remoto ni eventual probable cuando existan las circunstancias que hariacutean posible su materializacioacuten y especiacutefico soacutelo si puede individualizarse y no se trate de una afectacioacuten geneacuterica

TiacuteTULO V

middot o1 n~OEcRE1t1 V DE 2015 Paacutegina 10 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

Instrumentos de la Gestioacuten de Informacioacuten Puacuteblica

Artiacuteculo 35 Instrumentos de gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica Los instrumentos para la gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica conforme con lo establecido en la Ley 1712 de 2014 son

(1) Registro de Activos de Informacioacuten (2) iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada (3) Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten (4) Programa de Gestioacuten Documental

Los sujetos obligados deben articular dichos instrumentos mediante el uso eficiente de las tecnologiacuteas de la informacioacuten y las comunicaciones y garantizar su actualizacioacuten y divu Igacioacuten

Artiacuteculo 36 Mecanismo de adopcioacuten y actualizacioacuten de los Instrumentos de Gestioacuten de la Informacioacuten Puacuteblica El Registro de Activos de Informacioacuten el iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten y el Programa de Gestioacuten Documental deben ser adoptados y actualizados por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el reacutegimen legal al sujeto obligado

CAPiacuteTULO I Registro de Activos de Informacioacuten

Artiacuteculo 37 Concepto del Registro de Activos de Informacioacuten El Registro de Activos de Informacioacuten es el inventario de la informacioacuten puacuteblica que el sujeto obligado genere obtenga adquiera transforme o controle en su calidad de tal

Artiacuteculo 38 Componentes del Registro de Activos de Informacioacuten El Registro de Activos de Informacioacuten debe contener como miacutenimo los siguientes componentes

(1) Todas las categoriacuteas de informacioacuten del sujeto obligado (2) Todo registro publicado (3) Todo registro disponible para ser solicitado por el puacuteblico

Para cada uno de los componentes del Registro de Activos de Informacioacuten debe detallarse los siguientes datos

(a) Nombre o tiacutetulo de la categoriacutea de informacioacuten teacutermino con que se da a conocer el nombre o asunto de la informacioacuten

(b) Descripcioacuten del contenido la categoriacutea de informacioacuten Define brevemente de queacute se trata la informacioacuten

(c) Idioma Establece el Idioma lengua o dialecto en que se encuentra la informacioacuten

(d) Medio de conservacioacuten yo soporte Establece el soporte en el que se encuentra la informacioacuten documento fiacutesico medio electroacutenico o por alguacuten otro tipo de formato audio visual entre otros (fiacutesico anaacutelogo o digital- electroacutenico)

(e) Formato Identifica la forma tamantildeo o modo en la que se presenta la informacioacuten o se permite su visualizacioacuten o consulta tales como hoja de caacutelculo imagen audio video documento de texto etc

(f) Informacioacuten publicada o disponible Indica si la informacioacuten estaacute publicada o disponible para ser solicitada sentildealando doacutende estaacute publicada yo doacutende se puede consultar o solicitar

Iacute -

OacuteEC~~(j O n3 DE 2015 Paacutegina 11 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

El Registro de Activos de Informacioacuten debe elaborarse en formato de hoja de caacutelculo y publicarse en el sitio web oficial del sujeto obligado asiacute como en el Portal de Datos Abiertos del Estado colombiano o en la herramienta que lo modifique o lo sustituya

Paraacutegrafo 1deg Entieacutendase por Categoriacuteas de informacioacuten toda informacioacuten de contenido o estructura homogeacutenea sea fiacutesica o electroacutenica emanada de un mismo sujeto obligado como resultado del ejercicio de sus funciones y que pueda agruparse a partir de categoriacuteas tipos o clases seguacuten sus caracteriacutesticas internas (contenido) o externas (formato o estructura)

Paraacutegrafo 2deg El sujeto obligado debe actualizar el Registro de Activos de Informacioacuten de acuerdo con los procedimientos y lineamientos definidos en su Programa de Gestioacuten Documental

Paraacutegrafo 3deg El Ministerio Puacuteblico podraacute establecer estaacutendares adicionales para el Registro de Activos de Informacioacuten de los sujetos obligados

CAPiacuteTULO iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada

Artiacuteculo 39 Concepto del Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada El Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada es el inventario de la informacioacuten puacuteblica generada obtenida adquirida o controlada por el sujeto obligado en calidad de tal que ha sido calificada como clasificada o reservada

Artiacuteculo 40 Contenido del Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada El Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada indicaraacute para cada informacioacuten calificada como reservada o clasificada lo siguiente

(1) Nombre o tiacutetulo de la categoriacutea de informacioacuten teacutermino con que se da a conocer el nombre o asunto de la informacioacuten

(2) Nombre o tiacutetulo de la informacioacuten Palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto de la informacioacuten

(3) Idioma Establece el Idioma lengua o dialecto en que se encuentra la informacioacuten (4) Medio de conservacioacuten yo soporte Establece el soporte en el que se encuentra la

informacioacuten documento fiacutesico medio electroacutenico o por alguacuten otro tipo de formato audio visual entre otros (fiacutesico- anaacutelogo o digital- electroacutenico)

(5) Fecha de generacioacuten de la informacioacuten Identifica el momento de la creacioacuten de la informacioacuten

(6) Nombre del responsable de la produccioacuten de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad interna o al nombre de la entidad externa que creoacute la informacioacuten

(7) Nombre del responsable de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad encargada de la custodia o control de la informacioacuten para efectos de permitir su acceso

(8) Objetivo legiacutetimo de la excepcioacuten La identificacioacuten de la excepcioacuten que dentro de las previstas en los artiacuteculos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014 cobija la calificacioacuten de informacioacuten reservada o clasificada

(9) Fundamento constitucional o legal El fundamento constitucional o legal que justifican la clasificacioacuten o la reserva sentildealando expresamente la norma artiacuteculo inciso o paacuterrafo que la ampara

(lO)Fundamento juriacutedico de la excepcioacuten Mencioacuten de la norma juriacutedica que sirve como fundamento juriacutedico para la clasificacioacuten o reserva de la informacioacuten

(l1)Excepcioacuten total o parcial Seguacuten sea integral o parcial la calificacioacuten las partes o secciones clasificadas o reservadas

DECRETO O nj DE 2015 Paacutegina 12 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

(12)Fecha de la calificacioacuten La fecha de la calificacioacuten de la informacioacuten como reservada o clasificada

(13)Plazo de la clasificacioacuten o reserva El tiempo que cobija la clasificacioacuten o reserva

El Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada debe actualizarse cada vez que una informacioacuten sea calificada como clasificada o reservada y cuando dicha calificacioacuten se levante conforme a lo establecido en el mismo Indice y en el Programa de Gestioacuten Documental

El iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada seraacute de caraacutecter puacuteblico deberaacute elaborarse en formato de hoja de caacutelculo y publicarse en el sitio web oficial del sujeto obligado asiacute como en el Portal de Datos Abiertos del Estado colombiano o en la herramienta que lo modifique o lo sustituya

CAPiacuteTULO 111 Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten

Artiacuteculo 41 Concepto El Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten es el instrumento del que disponen los sujetos obligados para informar de forma ordenada a la ciudadaniacutea interesados y usuarios sobre la informacioacuten publicada y que publicaraacute conforme al principio de divulgacioacuten proactiva de la informacioacuten previsto en el artiacuteculo 3deg de la Ley 1712 de 2014 y sobre los medios a traveacutes de los cuales se puede acceder a la misma

Artiacuteculo 42 Componentes del Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten En concordancia con lo establecido en el artiacuteculo 12 de la Ley 1712 de 2014 el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten debe incluir como miacutenimo lo siguiente

(1) La lista de informacioacuten miacutenima publicada en el sitio web oficial del sujeto obligado o en los sistemas de informacioacuten del Estado conforme a lo previsto en los artiacuteculos go 10 Y 11 de la Ley 1712 de 2014

(2) La lista de la informacioacuten publicada en el sitio web oficial del sujeto obligado adicional a la mencionada en el numeral anterior y conforme a lo ordenado por otras normas distintas a la Ley de Transparencia y del Derecho al Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional

(3) Informacioacuten publicada por el sujeto obligado originada en la solicitud de informacioacuten divulgada con anterioridad de que trata el artiacuteculo 14 de la Ley 1712 de 2014

(4) Informacioacuten de intereacutes para la ciudadaniacutea interesados o usuarios publicada de manera proactiva por el sujeto obligado relacionada con la actividad misional del sujeto obligado y sus objetivos estrateacutegicos

Para cada una de los anteriores componentes de Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten se debe indicar

(a) Nombre o tiacutetulo de la informacioacuten Palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto de la informacioacuten

(b) Idioma Establece el Idioma lengua o dialecto en que se encuentra la informacioacuten

(c) Medio de conservacioacuten yo soporte Establece el soporte en el que se encuentra la informacioacuten documento fiacutesico medio electroacutenico o por alguacuten otro tipo de formato audio visual entre otros (fiacutesico- anaacutelogo o digital- electroacutenico)

(d) Formato Identifica la forma tamantildeo o modo en la que se presenta la informacioacuten o se permite su visualizacioacuten o consulta tales como hoja de caacutelculo imagen audio video documento de texto etc

(e) Fecha de generacioacuten de la informacioacuten Identifica el momento de la creacioacuten de la informacioacuten

OacuteEtRETO 01 [ ~~ DE 2015 Paacutegina 13 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

(f) Frecuencia de actualizacioacuten Identifica la periodicidad o el segmento de tiempo en el que se debe actualizar la informacioacuten de acuerdo a su naturaleza y a la normativa aplicable

(g) Lugar de consulta Indica el lugar donde se encuentra publicado o puede ser consultado el documento tales como lugar en el sitio web y otro medio en donde se puede descargar yo acceder a la informacioacuten cuyo contenido se describe

(h) Nombre del responsable de la produccioacuten de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad interna o al nombre de la entidad externa que creoacute la informacioacuten

(i) Nombre del responsable de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad encargada de la custodia o control de la informacioacuten para efectos de permitir su acceso

Para facilitar el acceso a la informacioacuten los sujetos obligados publicaraacuten el Cuadro de Clasificacioacuten Documental

De acuerdo con lo estipulado en el literal c) del artiacuteculo 12 de la Ley 1712 de 2014 el Ministerio Puacuteblico podraacute hacer recomendaciones generales o particulares a los sujetos obligados sobre el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten

Artiacuteculo 43 Procedimiento participativo para la adopcioacuten y actualizacioacuten del Esquema de Publicacioacuten Los sujetos obligados de acuerdo con el reacutegimen legal aplicable implementaraacuten mecanismos de consulta a ciudadanos interesados o usuarios en los procesos de adopcioacuten y actualizacioacuten del Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten con el fin de identificar informacioacuten que pueda publicarse de manera proactiva y de establecer los formatos alternativos que faciliten la accesibilidad a poblaciones especiacuteficas

CAPiacuteTULO IV Programa de Gestioacuten Documental

Artiacuteculo 44 Concepto del Programa de Gestioacuten Documental En desarrollo de la Ley 1712 de 2014 se entenderaacute por Programa de Gestioacuten Documental el plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar la identificacioacuten gestioacuten clasificacioacuten organizacioacuten conservacioacuten y disposicioacuten de la informacioacuten puacuteblica desde su creacioacuten hasta su disposicioacuten final con fines de conservacioacuten permanente o eliminacioacuten

Artiacuteculo 45 Articulacioacuten yo integracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental con los instrumentos de gestioacuten de informacioacuten La informacioacuten incluida en el Registro de Activos de Informacioacuten en el iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada y en el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten definidos en el presente decreto debe ser identificada gestionada clasificada organizada y conservada de acuerdo con los procedimientos lineamientos valoracioacuten y tiempos definidos en el Programa de Gestioacuten Documental del sujeto obligado

El sujeto obligado debe contar con poliacuteticas de eliminacioacuten segura y permanente de la informacioacuten una vez cumplido el tiempo de conservacioacuten establecido en las tablas de retencioacuten documental o tablas de valoracioacuten documental el Programa de Gestioacuten Documental y demaacutes normas expedidas por el Archivo General de la Nacioacuten

Artiacuteculo 46 Aplicacioacuten de lineamientos generales sobre el Programa de Gestioacuten Documental Los sujetos obligados aplicaraacuten en la elaboracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental los lineamientos contenidos en Decreto 2609 de 2012 o las normas que lo sustituyan o modifiquen

01 n ~)OEeacute~~b ~ I -) DE 2015 Paacutegina 14 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 Y se dictan otras disposiciones

Artiacuteculo 47 Lineamientos sobre el Programa de Gestioacuten Documental para los sujetos obligados de naturaleza privada Los sujetos obligados de naturaleza privada que no estaacuten cobijados por el Decreto 2609 de 2012 o el que lo complemente o sustituya deben cumplir en la elaboracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental como miacutenimo con las siguientes directrices

(1) Contar con una poliacutetica de gestioacuten documental aprobada por el sujeto obligado (2) Elaborar aprobar y publicar sus Tablas de Retencioacuten Documental (3) Contar con un archivo institucional (4) Disentildear poliacuteticas para la gestioacuten de sus documentos electroacutenicos incluyendo

poliacuteticas de preservacioacuten y custodia digital (5) Integrarse al Sistema Nacional de Archivos

Artiacuteculo 48 Conservacioacuten de la informacioacuten publicada con anterioridad Para efectos de lo previsto en el artiacuteculo 14 de la Ley 1712 de 2014 los sujetos obligados deben garantizar la conservacioacuten de los documentos divulgados en su sitio web o en sistemas de informacioacuten que contengan o produzcan informacioacuten puacuteblica para lo cual seguiraacuten los procedimientos de valoracioacuten documental y delimitaraacuten los medios formatos y plazos para la conservacioacuten de la informacioacuten publicada con anterioridad con el fin de permitir su faacutecil acceso luego de retirada la publicacioacuten

Los sujetos obligados deben definir un procedimiento para retirar la informacioacuten que haya sido publicada y garantizar la recuperacioacuten de informacioacuten retrospectiva que haya sido desfijada o retirada Los lineamientos y plazos para cumplir a cabalidad con esta obligacioacuten deben estar incluidos en el Programa de Gestioacuten Documental del sujeto obligado

Artiacuteculo 49 Gestioacuten de informacioacuten en los casos de liquidaciones supresiones fusiones o escisiones de sujetos obligados En los casos de liquidaciones supresiones fusiones o escisiones de sujetos obligados eacutestos deben asegurar que los instrumentos de gestioacuten de informacioacuten se mantengan sin que se obstaculice el acceso a la informacioacuten puacuteblica La entrega de la informacioacuten al sujeto obligado que asuma las responsabilidades del cesante se garantizaraacute mediante inventarios debidamente ordenados y de conformidad con las normas que se expidan al respecto

Artiacuteculo 50 Documentos y archivos de derechos humanos Los archivos de derechos humanos corresponden a documentos que en sentido amplio se refieren a violaciones a los derechos humanos e infracciones al Derecho Internacional Humanitario Los archivos de derechos humanos deben ser objeto de las medidas de preservacioacuten proteccioacuten y acceso definidas en el marco internacional de los derechos humanos la jurisprudencia la legislacioacuten interna yen particular el inciso final del artiacuteculo 21 de la Ley 1712 de 2014

Para la identificacioacuten de los documentos de derechos humanos se tendraacuten en cuenta entre otros

(1) Documentos producidos por entidades del Estado con funciones legales en torno a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario de acuerdo con las instrucciones que imparta el Archivo General de la Nacioacuten

(2) Documentos producidos por las viacutectimas y sus organizaciones relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

(3) Documentos e informes acadeacutemicos y de investigacioacuten relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

(4) Documentos de entidades internacionales relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

(5) Documentos de entidades privadas o entidades privadas con funciones puacuteblicas relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

- ~l - o1 n3DECKI 10 DE 2015 Paacutegina 15 de 16J

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

TiacuteTULO VI

Seguimiento a la gestioacuten de la Informacioacuten

Artiacuteculo 51 Seguimiento a la gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica Los sujetos obligados deben adelantar las acciones pertinentes para hacer seguimiento a la gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica El Ministerio Puacuteblico y las entidades liacutederes de la poliacutetica de transparencia y de acceso a la informacioacuten puacuteblica definidas en el artiacuteculo 32 de la Ley 1712 de 2014 de acuerdo con su aacutembito de competencia adelantaraacuten acciones que permitan medir el avance en la implementacioacuten de la ley de transparencia por parte de los sujetos obligados quienes deben colaborar armoacutenicamente en el suministro de la informacioacuten que se requiera

Artiacuteculo 52 Informes de solicitudes de acceso a informacioacuten De conformidad con lo establecido en el literal h) del artiacuteculo 11 de la Ley 1712 de 2014 los sujetos obligados deberaacuten publicar los informes de todas las solicitudes denuncias y los tiempos de respuesta Respecto de las solicitudes de acceso a informacioacuten puacuteblica el informe debe discriminar la siguiente informacioacuten miacutenima

(1) El nuacutemero de solicitudes recibidas (2) El nuacutemero de solicitudes que fueron trasladadas a otra institucioacuten (3) El tiempo de respuesta a cada solicitud (4) El nuacutemero de solicitudes en las que se negoacute el acceso a la informacioacuten

El informe sobre solicitudes de acceso a informacioacuten estaraacute a disposicioacuten del puacuteblico en los teacuterminos establecidos en el artiacuteculo 4deg del presente decreto

Paraacutegrafo 1deg Los sujetos obligados de la Ley 1712 de 2014 que tambieacuten son sujetos de la Ley 190 de 1995 podraacuten incluir los informes de solicitudes de acceso a la informacioacuten a que se refiere el presente artiacuteculo en los informes de que trata el artiacuteculo 54 de la Ley 190 de 1995

Paraacutegrafo 2deg El primer informe de solicitudes de acceso a la informacioacuten deberaacute publicarse seis meses despueacutes de la expedicioacuten del presente decreto para el caso de los sujetos obligados del orden nacional los entes territoriales deberaacuten hacerlo 6 meses despueacutes de la entrada en vigencia de la Ley 1712 de 2014

Artiacuteculo 53 Vigencia El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicacioacuten sin perjuicio de lo previsto en el artiacuteculo 33 de la Ley 1712 de 2014 respecto a la entrada en vigencia para los entes territoriales

PUBLiacuteQUESE y CUacuteMPLASE

Dado en Bogotaacute DC a los

2 O ENE 2015

--

_ o-iJ-onJ DEeacuteRETO DE 2015 Paacutegina 16 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

El Ministro de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones (E)

~ MARiacuteA CAROLINA HOYOS URBAY

La Ministra de Cultura

v1 ( 1 ~~W~ MARIANA GARCEacuteS COacuteRDOBA

El Director del Departamento Nacional de Planeacioacuten

El Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la

R HUMBERTO MARTiacuteNEZ NEIRA gt

La Directora del Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica

~BLERO DURAacuteN

2015 Paacutegina 4 de 16

el cual se reglamenta parcialmente la 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

Artiacuteculo 10 Publicacioacuten del Plan Anual de Adquisiciones sujetos obligados contratan con cargo a recursos puacuteblicos deben publicar en su paacutegina web y en el SECOP el Plan Anual de Adquisiciones de acuerdo con lo previsto en el artiacuteculo de la ley 1474 de 2011 el literal e) del artiacuteculo 9 de la ley 1712 de 2014 yel Decreto 1 O 2013 o el que lo modifique sustituya o adicione

los sujetos obligados no contratan con cargo a recursos puacuteblicos no estaacuten obligados a publicar su Plan Anual de Adquisiciones

los sujetos obligados que contratan con cargo a recursos puacuteblicos y recursos privados deben publicar en su paacutegina web y en SECOP el Anual de Adquisiciones para los recursos de caraacutecter puacuteblico que ejecutaraacuten en el antildeo

como definicioacuten Plan Anual Adquisiciones a todos los sujetos obligados que contratan con recursos puacuteblicos la prevista en el artiacuteculo 3deg del Decreto 1510 2013 o el lo modifique sustituya o adicione

Artiacuteculo 11 Publicacioacuten de Datos Abiertos condiciones teacutecnicas que trata el literal k) del artiacuteculo 11 la ley 1712 de 2014 para la publicacioacuten datos abiertos seraacuten elaborados por el Ministerio Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones y publicados en el Portal de Datos del colombiano o la lo sustituya

CAPiacuteTULO 11 Accesibilidad y directrices

Artiacuteculo 12 Formato alternativo efectos lo previsto en artiacuteculo 8deg la ley 1712 de 2014 se por formato alternativo la forma tamantildeo o modo en la que se presenta la informacioacuten puacuteblica o se permite su visualizacioacuten o consulta para grupos eacutetnicos y culturales del paiacutes y para las personas en situacioacuten discapacidad en aplicacioacuten del criterio diferencial de accesibilidad

Artiacuteculo 1 Accesibilidad en medios electroacutenicos para poblacioacuten en situacioacuten de discapacidad Todos los medios de comunicacioacuten electroacutenica dispuestos para divulgar la informacioacuten deberaacuten cumplir con las directrices de accesibilidad que dicte el Ministerio de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones a traveacutes de los lineamientos que se determinen en la Gobierno en liacutenea

Artiacuteculo 14 Accesibilidad a espacios fiacutesicos para poblacioacuten en situacioacuten de discapacidad sujetos obligados deben cumplir con los criterios y requisitos generales de

accesibilidad y sentildealizacioacuten de todos los espacios fiacutesicos destinados para la atencioacuten de solicitudes informacioacuten puacuteblica yo divulgacioacuten la misma conforme a los lineamientos la Norma Teacutecnica Colombiana 6047 Accesibilidad al medio fiacutesico Espacios servicio al ciudadano en la Administracioacuten Puacuteblica Requisitos o la que la modifique o sustituya atendiendo al principio de ajustes razonables establecido en dicha norma

Artiacuteculo 15 Publicacioacuten del mecanismo o procedimiento para participar en la formulacioacuten poliacuteticas o en el ejercicio de las facultades del sujeto obligado Los sujetos obligados acuerdo con el reacutegimen legal aplicable deben publicar los procedimientos a que deben

ciudadanos o interesados en participar en la formulacioacuten poliacuteticas yen controlo evaluacioacuten de la gestioacuten institucional indicando los sujetos que pueden participar medios presenciales y electroacutenicos y las aacutereas responsables de la orientacioacuten y vigilancia para su cumplimiento

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2015 Paacutegina 5 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente Ley 1712 2014 Y se dictan otras disposiciones

TiacuteTULO 111

Gestioacuten de Solicitudes de Informacioacuten Puacuteblica - Transparencia Pasiva

CAPiacuteTULO UacuteNICO Recepcioacuten y Respuesta a Solicitudes de Informacioacuten Puacuteblica y Directrices

Artiacuteculo 16 Medios idoacuteneos para recibir solicitudes informacioacuten puacuteblica consideran medios idoacuteneos la solicitudes informacioacuten siguientes

escrito o viacutea oral en los fiacutesicos destinado por el sujeto la recepcioacuten solicitudes informacioacuten puacuteblica

(2) Telefoacutenicamente al nuacutemero fijo o moacutevil destinado por sujeto obligado para la recepcioacuten de solicitudes de informacioacuten puacuteblica

(3) Correo fiacutesico o postal en la direccioacuten destinada por el sujeto obligado para la recepcioacuten de solicitudes informacioacuten puacuteblica

(4) Correo electroacutenico institucional por el sujeto obligado para la recepcioacuten de solicitudes de informacioacuten puacuteblica Formulario electroacutenico dispuesto en el sitio web oficial del sujeto obligado en un

formato que los lineamientos definida el Ministerio las Tecnologiacuteas la Informacioacuten y las Comunicaciones a traveacutes de la estrategia de Gobierno en Liacutenea

Paraacutegrafo 1deg Los sujetos obligados deben divulgar en el sitio oficial en medios de comunicacioacuten fiacutesica y en otros canales comunicacioacuten habilitados por el mismo los nuacutemeros telefoacutenicos y las direcciones fiacutesicas y electroacutenicas oficiales destinadas para la recepcioacuten de las solicitudes de informacioacuten puacuteblica

Paraacutegrafo Las condiciones seguridad que deben atender los medios electroacutenicos sentildealados en el presente artiacuteculo y los adicionales que defina el sujeto obligado para la recepcioacuten solicitudes seraacuten establecidas por el Ministerio de las Tecnologiacuteas la Informacioacuten y las Comunicaciones a de los lineamientos que se determinen en la

de Gobierno en

Artiacuteculo 1 Seguimiento a las solicitudes informacioacuten puacuteblica la recepcioacuten de solicitudes de informacioacuten puacuteblica los sujetos obligados deben indicar al solicitante un nuacutemero o coacutedigo que permita hacer seguimiento al estado su solicitud la fecha de recepcioacuten y medios por cuaacuteles se puede hacer seguimiento a la misma

Artiacuteculo 18 Solicitudes de acceso a informacioacuten con identificacioacuten reservada Para el registro la recepcioacuten y traacutemite de solicitudes de informacioacuten puacuteblica bajo el procedimiento especial con identificacioacuten reservada previsto en el paraacutegrafo del artiacuteculo 4deg la Ley 1712 2014 el Ministerio Puacuteblico dispondraacute un formulario electroacutenico mecanismo electroacutenico es adicional a los medios ordinarios de recepcioacuten solicitudes acceso a informacioacuten puacuteblica dispuestos por las entidades que conforman el Ministerio Puacuteblico

Artiacuteculo 1 Contenido y oportunidad las a solicitudes acceso a informacioacuten puacuteblica Conforme a lo establecido en el artiacuteculo de la Ley 1 2 de 2014 en el acto respuesta a solicitudes acceso a informacioacuten puacuteblica los sujetos obligados deben aplicar las siguientes directrices

(1) El acto respuesta debe ser por escrito por medio electroacutenico o fiacutesico de acuerdo con la preferencia del solicitante Cuando la solicitud realizada no especifique el medio de respuesta de preferencia el sujeto obligado podraacute responder por el mismo medio de la solicitud

(j

DEe~o 01 rr DE 2015 Paacutegina 6 de 16

Por el cual se reglamenta parciamente a Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

(2) El acto de respuesta debe ser objetivo veraz completo motivado y actualizado y debe estar disponible en formatos accesibles para los solicitantes o interesados en la informacioacuten alliacute contenida

(3) El acto de respuesta debe ser oportuno respetando los teacuterminos de respuesta al derecho de peticioacuten de documentos y de informacioacuten que sentildeala el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo o las normas que lo complementen o sustituyan

(4) El acto de respuesta debe informar sobre los recursos administrativos y judiciales de los que dispone el solicitante en caso de no hallarse conforme con la respuesta recibida~

Paraacutegrafo 1deg En los casos de respuestas a solicitudes de informacioacuten clasificada o reservada ademaacutes de las directrices antes sentildealadas debe tenerse en cuenta lo establecido en el Capiacutetulo IV del Tiacutetulo IV del presente decreto

Paraacutegrafo 2deg Cuando las solicitudes se refieran a consulta de documentos que estaacuten disponibles en medio fiacutesico y no se solicite su reproduccioacuten los sujetos obligados dispondraacuten de un sitio fiacutesico para la consulta

Artiacuteculo 20 Principio de gratuidad y costos de reproduccioacuten En concordancia con lo establecido en los artiacuteculos 3deg y 26 de la Ley 1712 de 2014 en la gestioacuten y respuesta a las solicitudes de acceso a la informacioacuten puacuteblica los sujetos obligados deben

(1) Aplicar el principio de gratuidad y en consecuencia no cobrar costos adicionales a los de reproduccioacuten de la informacioacuten

(2) Permitir al ciudadano interesados o usuario (a) Elegir el medio por el cual quiere recibir la respuesta (b) Conocer el formato en el cual se encuentra la informacioacuten solicitada de

acuerdo con lo establecido en el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten (c) Conocer los costos de reproduccioacuten en el formato disponible yo los costos de

reproduccioacuten en el evento en que el solicitante elija un formato distinto al disponible y sea necesaria la transformacioacuten de la informacioacuten de acuerdo con lo establecido por el sujeto obligado en el Acto de Motivacioacuten de los costos de reproduccioacuten de Informacioacuten Puacuteblica

Se debe entender por costos de reproduccioacuten todos aquellos valores directos que son necesarios para obtener la informacioacuten puacuteblica que el peticionario haya solicitado excluyendo el valor del tiempo que ocupe el servidor puacuteblico empleado o contratista para realizar la reproduccioacuten

Cuando la informacioacuten solicitada repose en un formato electroacutenico o digital y el sujeto obligado tenga la direccioacuten del correo electroacutenico del solicitante u otro medio electroacutenico indicado deberaacute enviarlo por este medio y no se le cobraraacute costo alguno de reproduccioacuten de la informacioacuten

Artiacuteculo 21 Motivacioacuten de los costos de reproduccioacuten de informacioacuten puacuteblica Los sujetos obligados deben determinar motivadamente mediante acto administrativo o documento equivalente seguacuten el reacutegimen legal aplicable los costos de reproduccioacuten de la informacioacuten puacuteblica individualizando el costo unitario de los diferentes tipos de formato a traveacutes de los cuales se puede reproducir la informacioacuten en posesioacuten controlo custodia del mismo y teniendo como referencia los precios del lugar o zona de domicilio del sujeto obligado de tal forma que eacutestos se encuentren dentro de paraacutemetros del mercado

El acto mediante el cual se motiven los valores a cobrar por reproduccioacuten de informacioacuten puacuteblica debe ser suscrito por funcionario o empleado del nivel directivo y debe ser divulgado por el sujeto obligado conforme a lo establecido en el artiacuteculo 4 deg del presente decreto

r1It4-IoIacutek o1 nD1ltItt I u DE 2015 Paacutegina 7 16

Por el cual se reglamenta parcialmente Ley 1712 2014 Yse dictan otras disposiciones

Paraacutegrafo 1deg los reproduccioacuten informacioacuten el obligado debe tener en cuenta que la informacioacuten puacuteblica puede ser suministrada a traveacutes de los diferentes medios acuerdo con su formato y medio de almacenamiento entre ellos fotocopias medios magneacuteticos o electroacutenicos memorias USB Discos Compactos DVD u otros que permitan reproduccioacuten captura distribucioacuten e intercambio de informacioacuten puacuteblica

Paraacutegrafo Cuando se de informacioacuten relacionadas con la prestacioacuten de un traacutemite a cargo del sujeto obligado los costos reproduccioacuten de la informacioacuten solicitada estaraacuten a o tarifas establecidas para la realizacioacuten

traacutemite normas que reglamentan el mismo

Artiacuteculo o produccioacuten informacioacuten puacuteblica La solicitud acceso a la informacioacuten puacuteblica no implica el deber de los sujetos obligados generar o producir informacioacuten no disponible En caso el sujeto obligado por que la denegacioacuten la solicitud se debe a la inexistencia de datos en su poder y en el evento en que dicha informacioacuten en poder o control otro sujeto obligado remitiraacute a la solicitud informacioacuten

Artiacuteculo Supervigilancia derecho acceso a informacioacuten puacuteblica conformidad con lo previsto en el artiacuteculo del Decreto-Ley de 2000 y en la Resolucioacuten 496 de 1 expedida por el Procurador la Nacioacuten o la que la modifique sustituya o adicione o la la modifique sustituya o adicione los solicitantes de acceso a informacioacuten podraacuten acudir a la Procuraduriacutea General la Nacioacuten cuando consideren que es necesario una solicitud supervigilancia al derecho de acceso a informacioacuten puacuteblica

TiacuteTULO IV

Gestioacuten de la Informacioacuten Clasificada y Reservada

Artiacuteculo 24 Excepciones al Derecho fundamental de acceso a la informacioacuten puacuteblica Los sujetos obligados garantizaraacuten la eficacia ejercicio del derecho fundamental de acceso a la informacioacuten puacuteblica perjuicio su facultad de en casos autorizados por la Constitucioacuten o la ley y conforme a lo previsto en los artiacuteculos 18 y 19 la Ley 1712 201 en consonancia con las definiciones previstas en los literales c) y d) del artiacuteculo 6deg de la misma

CAPiacuteTULO I Informacioacuten Puacuteblica Clasificada

Artiacuteculo 25 Acceso general a semi-privados privados o sensibles informacioacuten puacuteblica que contiene datos semi-privados o privados definidos en los g) y h) del artiacuteculo 3deg de la Ley 1266 de 2008 o datos personales o sensibles lo nrCIIC1rn

los artiacuteculos 3deg y 5deg de la Ley 1581 2012 yen el numeral 3deg del artiacuteculo 3deg 1 de 2013 soacutelo podraacute divulgarse reglas en normas

Artiacuteculo 26 a en posesioacuten de sujetos Los sujetos obligados no podraacuten permitir el acceso a datos personales autorizacioacuten del titular la informacioacuten salvo que concurra de excepciones consagradas en los articulos 6deg y 10 de la Ley 1581 de 2012

]1

v DE 2015 Paacutegina 8 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 Yse dictan otras disposiciones

Tampoco podraacute permitirse el acceso a datos mnos mnas y adolescentes salvo aquellos que sean naturaleza puacuteblica de acuerdo con lo previsto en el artiacuteculo 7deg de la Ley 1581 2012

Paraacutegrafo 1deg Permitir el acceso un dato privado o sensible no le quita el caraacutecter de informacioacuten clasificada ni puede implicar su desproteccioacuten

Paraacutegrafo 2deg Salvo que medie autorizacioacuten del titular a los datos semi-privados riexclltgtr

y sensibles contenidos en documentos puacuteblicos soacutelo podraacute accederse por decisioacuten autoridad jurisdiccional o de puacuteblica o administrativa competente en ejercicio sus funciones

CAPiacuteTULO 11 Informacioacuten Puacuteblica Reservada

Artiacuteculo 27 Responsable de la calificacioacuten de Reserva de la informacioacuten puacuteblica por razones de defensa y seguridad nacional seguridad puacuteblica o relaciones internacionales La calificacioacuten de reservada de la informacioacuten prevista en los literales a) b) y e) del artiacuteculo 19 de la Ley 1712 de 2014 corresponderaacute exclusivamente al jefe la dependencia o de la generacioacuten posesioacuten controlo custodia la informacioacuten o funcionario o empleado del nivel directivo que por su completo e integral conocimiento la informacioacuten puacuteblica pueda garantizar la calificacioacuten sea razonable y proporcionada

Artiacuteculo 28 de fa informacioacuten puacuteblica por razones de estabilidad macroeconoacutemica y financiera excepcioacuten prevista en el literal h) del artiacuteculo 19 la

1712 2014 amparar la calificacioacuten de informacioacuten puacuteblica otras circunstancias cuando

(1) Pueda la estabilidad la economiacutea o los mercados la eficacia de la poliacutetica macroeconoacutemica y financiera o el cumplimiento las funciones las entidades que tienen a su cargo el disentildeo y la implementacioacuten de poliacuteticas o

(2) Esteacute relacionada con las labores de supervisioacuten necesarias para garantizar la estabilidad del financiero y la confianza del puacuteblico en el mismo

Artiacuteculo Temporalidad de la reserva Sin perjuicio de lo sentildealado en el artiacuteculo 19 de la Ley 1712 de 2014 y del periacuteodo maacuteximo de reserva de la informacioacuten a que ro1o Iltgt el artiacuteculo la Ley 1 2 de 201 la informacioacuten respectiva debe divulgarse si desaparecen las condiciones que justificaban su reserva

El teacutermino maacuteximo quince (15) antildeos a que se ronoro el artiacuteculo 22 la Ley 1 2 2014 a contarse a partir de la en la informacioacuten se

CAPiacuteTULO 111 Directrices para la Calificacioacuten Informacioacuten Puacuteblica

como Clasificada o Reservada

Artiacuteculo 30 Identificacioacuten de la norma que dispone que la informacioacuten sea clasificada o asignar el caraacutecter o a la informacioacuten puacuteblica

que se encuentra bajo su posesioacuten control o custodia los sujetos obligados deben las constitucionales o legales expresamente lo

dispongan

Artiacuteculo 31 Existencia y divulgacioacuten integral o parcial de la informacioacuten Si un mismo acto o documento contiene informacioacuten que puede ser divulgada e informacioacuten clasificada o

- ~)JlO 1 n8 DECRETO DE 2015 Paacutegina 9 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

reservada el sujeto obligado debe revelar los datos no protegidos y presentar los fundamentos constitucionales y legales por los que retiene los datos que no puede divulgar

Los sujetos obligados podraacuten tachar los apartes clasificados o reservados del documento anonimizar transliterar o editar el documento para suprimir la informacioacuten que no puede difundirse abrir un nuevo expediente con la informacioacuten puacuteblica que puede ser divulgada o acudir a las acciones que sean adecuadas para cumplir con su deber de permitir el acceso a toda aquella informacioacuten que no esteacute clasificada o reservada teniendo en cuenta el formato y medio de conservacioacuten de la informacioacuten

Artiacuteculo 32 Coordinacioacuten interinstitucional Si un sujeto obligado remite o entrega informacioacuten puacuteblica calificada como clasificada o reservada a otro sujeto obligado deberaacute advertir tal circunstancia e incluir la motivacioacuten de la calificacioacuten para que eacuteste uacuteltimo excepcione tambieacuten su divulgacioacuten

CAPiacuteTULO IV

Denegacioacuten o rechazo del Derecho de Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica por Clasificacioacuten o Reserva

Artiacuteculo 33 Contenido del acto de respuesta de rechazo o denegacioacuten del derecho de acceso a informacioacuten puacuteblica por clasificacioacuten o reserva El acto de respuesta del sujeto obligado que deniegue o rechace una solicitud de acceso a informacioacuten puacuteblica por razoacuten de clasificacioacuten o reserva ademaacutes de seguir las directrices sentildealadas en el presente decreto y en especial lo previsto en el iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada deberaacute contener

(1) El fundamento constitucional o legal que establece el objetivo legiacutetimo de la clasificacioacuten o la reserva sentildealando expresamente la norma artiacuteculo inciso o paacuterrafo que la calificacioacuten

(2) La identificacioacuten de la excepcioacuten que dentro de las previstas en los artiacuteculos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014 cobija la calificacioacuten de informacioacuten reservada o clasificada

(3) El tiempo por el que se extiende la clasificacioacuten o reserva contado a partir de la fecha de generacioacuten de la informacioacuten y

(4) La determinacioacuten del dantildeo presente probable y especiacutefico que causariacutea la divulgacioacuten de la informacioacuten puacuteblica y la relacioacuten de las razones y las pruebas en caso de que existan que acrediten la amenaza del dantildeo

En ninguacuten caso procederaacute el rechazo de una solicitud por razones tales como encubrir violaciones a la ley ineficiencias o errores de los sujetos obligados ni para proteger el prestigio de personas organizaciones o autoridades

Las solicitudes de informacioacuten sobre contratacioacuten con recursos puacuteblicos no podraacuten ser negadas excepto que haya sido calificada como clasificada o reservada de acuerdo con las directrices sentildealadas la ley y en el presente decreto

Artiacuteculo 34 Definicioacuten de dantildeo presente probable y especiacutefico Se entenderaacute que el dantildeo es presente siempre que no sea remoto ni eventual probable cuando existan las circunstancias que hariacutean posible su materializacioacuten y especiacutefico soacutelo si puede individualizarse y no se trate de una afectacioacuten geneacuterica

TiacuteTULO V

middot o1 n~OEcRE1t1 V DE 2015 Paacutegina 10 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

Instrumentos de la Gestioacuten de Informacioacuten Puacuteblica

Artiacuteculo 35 Instrumentos de gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica Los instrumentos para la gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica conforme con lo establecido en la Ley 1712 de 2014 son

(1) Registro de Activos de Informacioacuten (2) iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada (3) Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten (4) Programa de Gestioacuten Documental

Los sujetos obligados deben articular dichos instrumentos mediante el uso eficiente de las tecnologiacuteas de la informacioacuten y las comunicaciones y garantizar su actualizacioacuten y divu Igacioacuten

Artiacuteculo 36 Mecanismo de adopcioacuten y actualizacioacuten de los Instrumentos de Gestioacuten de la Informacioacuten Puacuteblica El Registro de Activos de Informacioacuten el iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten y el Programa de Gestioacuten Documental deben ser adoptados y actualizados por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el reacutegimen legal al sujeto obligado

CAPiacuteTULO I Registro de Activos de Informacioacuten

Artiacuteculo 37 Concepto del Registro de Activos de Informacioacuten El Registro de Activos de Informacioacuten es el inventario de la informacioacuten puacuteblica que el sujeto obligado genere obtenga adquiera transforme o controle en su calidad de tal

Artiacuteculo 38 Componentes del Registro de Activos de Informacioacuten El Registro de Activos de Informacioacuten debe contener como miacutenimo los siguientes componentes

(1) Todas las categoriacuteas de informacioacuten del sujeto obligado (2) Todo registro publicado (3) Todo registro disponible para ser solicitado por el puacuteblico

Para cada uno de los componentes del Registro de Activos de Informacioacuten debe detallarse los siguientes datos

(a) Nombre o tiacutetulo de la categoriacutea de informacioacuten teacutermino con que se da a conocer el nombre o asunto de la informacioacuten

(b) Descripcioacuten del contenido la categoriacutea de informacioacuten Define brevemente de queacute se trata la informacioacuten

(c) Idioma Establece el Idioma lengua o dialecto en que se encuentra la informacioacuten

(d) Medio de conservacioacuten yo soporte Establece el soporte en el que se encuentra la informacioacuten documento fiacutesico medio electroacutenico o por alguacuten otro tipo de formato audio visual entre otros (fiacutesico anaacutelogo o digital- electroacutenico)

(e) Formato Identifica la forma tamantildeo o modo en la que se presenta la informacioacuten o se permite su visualizacioacuten o consulta tales como hoja de caacutelculo imagen audio video documento de texto etc

(f) Informacioacuten publicada o disponible Indica si la informacioacuten estaacute publicada o disponible para ser solicitada sentildealando doacutende estaacute publicada yo doacutende se puede consultar o solicitar

Iacute -

OacuteEC~~(j O n3 DE 2015 Paacutegina 11 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

El Registro de Activos de Informacioacuten debe elaborarse en formato de hoja de caacutelculo y publicarse en el sitio web oficial del sujeto obligado asiacute como en el Portal de Datos Abiertos del Estado colombiano o en la herramienta que lo modifique o lo sustituya

Paraacutegrafo 1deg Entieacutendase por Categoriacuteas de informacioacuten toda informacioacuten de contenido o estructura homogeacutenea sea fiacutesica o electroacutenica emanada de un mismo sujeto obligado como resultado del ejercicio de sus funciones y que pueda agruparse a partir de categoriacuteas tipos o clases seguacuten sus caracteriacutesticas internas (contenido) o externas (formato o estructura)

Paraacutegrafo 2deg El sujeto obligado debe actualizar el Registro de Activos de Informacioacuten de acuerdo con los procedimientos y lineamientos definidos en su Programa de Gestioacuten Documental

Paraacutegrafo 3deg El Ministerio Puacuteblico podraacute establecer estaacutendares adicionales para el Registro de Activos de Informacioacuten de los sujetos obligados

CAPiacuteTULO iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada

Artiacuteculo 39 Concepto del Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada El Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada es el inventario de la informacioacuten puacuteblica generada obtenida adquirida o controlada por el sujeto obligado en calidad de tal que ha sido calificada como clasificada o reservada

Artiacuteculo 40 Contenido del Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada El Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada indicaraacute para cada informacioacuten calificada como reservada o clasificada lo siguiente

(1) Nombre o tiacutetulo de la categoriacutea de informacioacuten teacutermino con que se da a conocer el nombre o asunto de la informacioacuten

(2) Nombre o tiacutetulo de la informacioacuten Palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto de la informacioacuten

(3) Idioma Establece el Idioma lengua o dialecto en que se encuentra la informacioacuten (4) Medio de conservacioacuten yo soporte Establece el soporte en el que se encuentra la

informacioacuten documento fiacutesico medio electroacutenico o por alguacuten otro tipo de formato audio visual entre otros (fiacutesico- anaacutelogo o digital- electroacutenico)

(5) Fecha de generacioacuten de la informacioacuten Identifica el momento de la creacioacuten de la informacioacuten

(6) Nombre del responsable de la produccioacuten de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad interna o al nombre de la entidad externa que creoacute la informacioacuten

(7) Nombre del responsable de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad encargada de la custodia o control de la informacioacuten para efectos de permitir su acceso

(8) Objetivo legiacutetimo de la excepcioacuten La identificacioacuten de la excepcioacuten que dentro de las previstas en los artiacuteculos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014 cobija la calificacioacuten de informacioacuten reservada o clasificada

(9) Fundamento constitucional o legal El fundamento constitucional o legal que justifican la clasificacioacuten o la reserva sentildealando expresamente la norma artiacuteculo inciso o paacuterrafo que la ampara

(lO)Fundamento juriacutedico de la excepcioacuten Mencioacuten de la norma juriacutedica que sirve como fundamento juriacutedico para la clasificacioacuten o reserva de la informacioacuten

(l1)Excepcioacuten total o parcial Seguacuten sea integral o parcial la calificacioacuten las partes o secciones clasificadas o reservadas

DECRETO O nj DE 2015 Paacutegina 12 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

(12)Fecha de la calificacioacuten La fecha de la calificacioacuten de la informacioacuten como reservada o clasificada

(13)Plazo de la clasificacioacuten o reserva El tiempo que cobija la clasificacioacuten o reserva

El Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada debe actualizarse cada vez que una informacioacuten sea calificada como clasificada o reservada y cuando dicha calificacioacuten se levante conforme a lo establecido en el mismo Indice y en el Programa de Gestioacuten Documental

El iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada seraacute de caraacutecter puacuteblico deberaacute elaborarse en formato de hoja de caacutelculo y publicarse en el sitio web oficial del sujeto obligado asiacute como en el Portal de Datos Abiertos del Estado colombiano o en la herramienta que lo modifique o lo sustituya

CAPiacuteTULO 111 Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten

Artiacuteculo 41 Concepto El Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten es el instrumento del que disponen los sujetos obligados para informar de forma ordenada a la ciudadaniacutea interesados y usuarios sobre la informacioacuten publicada y que publicaraacute conforme al principio de divulgacioacuten proactiva de la informacioacuten previsto en el artiacuteculo 3deg de la Ley 1712 de 2014 y sobre los medios a traveacutes de los cuales se puede acceder a la misma

Artiacuteculo 42 Componentes del Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten En concordancia con lo establecido en el artiacuteculo 12 de la Ley 1712 de 2014 el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten debe incluir como miacutenimo lo siguiente

(1) La lista de informacioacuten miacutenima publicada en el sitio web oficial del sujeto obligado o en los sistemas de informacioacuten del Estado conforme a lo previsto en los artiacuteculos go 10 Y 11 de la Ley 1712 de 2014

(2) La lista de la informacioacuten publicada en el sitio web oficial del sujeto obligado adicional a la mencionada en el numeral anterior y conforme a lo ordenado por otras normas distintas a la Ley de Transparencia y del Derecho al Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional

(3) Informacioacuten publicada por el sujeto obligado originada en la solicitud de informacioacuten divulgada con anterioridad de que trata el artiacuteculo 14 de la Ley 1712 de 2014

(4) Informacioacuten de intereacutes para la ciudadaniacutea interesados o usuarios publicada de manera proactiva por el sujeto obligado relacionada con la actividad misional del sujeto obligado y sus objetivos estrateacutegicos

Para cada una de los anteriores componentes de Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten se debe indicar

(a) Nombre o tiacutetulo de la informacioacuten Palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto de la informacioacuten

(b) Idioma Establece el Idioma lengua o dialecto en que se encuentra la informacioacuten

(c) Medio de conservacioacuten yo soporte Establece el soporte en el que se encuentra la informacioacuten documento fiacutesico medio electroacutenico o por alguacuten otro tipo de formato audio visual entre otros (fiacutesico- anaacutelogo o digital- electroacutenico)

(d) Formato Identifica la forma tamantildeo o modo en la que se presenta la informacioacuten o se permite su visualizacioacuten o consulta tales como hoja de caacutelculo imagen audio video documento de texto etc

(e) Fecha de generacioacuten de la informacioacuten Identifica el momento de la creacioacuten de la informacioacuten

OacuteEtRETO 01 [ ~~ DE 2015 Paacutegina 13 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

(f) Frecuencia de actualizacioacuten Identifica la periodicidad o el segmento de tiempo en el que se debe actualizar la informacioacuten de acuerdo a su naturaleza y a la normativa aplicable

(g) Lugar de consulta Indica el lugar donde se encuentra publicado o puede ser consultado el documento tales como lugar en el sitio web y otro medio en donde se puede descargar yo acceder a la informacioacuten cuyo contenido se describe

(h) Nombre del responsable de la produccioacuten de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad interna o al nombre de la entidad externa que creoacute la informacioacuten

(i) Nombre del responsable de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad encargada de la custodia o control de la informacioacuten para efectos de permitir su acceso

Para facilitar el acceso a la informacioacuten los sujetos obligados publicaraacuten el Cuadro de Clasificacioacuten Documental

De acuerdo con lo estipulado en el literal c) del artiacuteculo 12 de la Ley 1712 de 2014 el Ministerio Puacuteblico podraacute hacer recomendaciones generales o particulares a los sujetos obligados sobre el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten

Artiacuteculo 43 Procedimiento participativo para la adopcioacuten y actualizacioacuten del Esquema de Publicacioacuten Los sujetos obligados de acuerdo con el reacutegimen legal aplicable implementaraacuten mecanismos de consulta a ciudadanos interesados o usuarios en los procesos de adopcioacuten y actualizacioacuten del Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten con el fin de identificar informacioacuten que pueda publicarse de manera proactiva y de establecer los formatos alternativos que faciliten la accesibilidad a poblaciones especiacuteficas

CAPiacuteTULO IV Programa de Gestioacuten Documental

Artiacuteculo 44 Concepto del Programa de Gestioacuten Documental En desarrollo de la Ley 1712 de 2014 se entenderaacute por Programa de Gestioacuten Documental el plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar la identificacioacuten gestioacuten clasificacioacuten organizacioacuten conservacioacuten y disposicioacuten de la informacioacuten puacuteblica desde su creacioacuten hasta su disposicioacuten final con fines de conservacioacuten permanente o eliminacioacuten

Artiacuteculo 45 Articulacioacuten yo integracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental con los instrumentos de gestioacuten de informacioacuten La informacioacuten incluida en el Registro de Activos de Informacioacuten en el iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada y en el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten definidos en el presente decreto debe ser identificada gestionada clasificada organizada y conservada de acuerdo con los procedimientos lineamientos valoracioacuten y tiempos definidos en el Programa de Gestioacuten Documental del sujeto obligado

El sujeto obligado debe contar con poliacuteticas de eliminacioacuten segura y permanente de la informacioacuten una vez cumplido el tiempo de conservacioacuten establecido en las tablas de retencioacuten documental o tablas de valoracioacuten documental el Programa de Gestioacuten Documental y demaacutes normas expedidas por el Archivo General de la Nacioacuten

Artiacuteculo 46 Aplicacioacuten de lineamientos generales sobre el Programa de Gestioacuten Documental Los sujetos obligados aplicaraacuten en la elaboracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental los lineamientos contenidos en Decreto 2609 de 2012 o las normas que lo sustituyan o modifiquen

01 n ~)OEeacute~~b ~ I -) DE 2015 Paacutegina 14 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 Y se dictan otras disposiciones

Artiacuteculo 47 Lineamientos sobre el Programa de Gestioacuten Documental para los sujetos obligados de naturaleza privada Los sujetos obligados de naturaleza privada que no estaacuten cobijados por el Decreto 2609 de 2012 o el que lo complemente o sustituya deben cumplir en la elaboracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental como miacutenimo con las siguientes directrices

(1) Contar con una poliacutetica de gestioacuten documental aprobada por el sujeto obligado (2) Elaborar aprobar y publicar sus Tablas de Retencioacuten Documental (3) Contar con un archivo institucional (4) Disentildear poliacuteticas para la gestioacuten de sus documentos electroacutenicos incluyendo

poliacuteticas de preservacioacuten y custodia digital (5) Integrarse al Sistema Nacional de Archivos

Artiacuteculo 48 Conservacioacuten de la informacioacuten publicada con anterioridad Para efectos de lo previsto en el artiacuteculo 14 de la Ley 1712 de 2014 los sujetos obligados deben garantizar la conservacioacuten de los documentos divulgados en su sitio web o en sistemas de informacioacuten que contengan o produzcan informacioacuten puacuteblica para lo cual seguiraacuten los procedimientos de valoracioacuten documental y delimitaraacuten los medios formatos y plazos para la conservacioacuten de la informacioacuten publicada con anterioridad con el fin de permitir su faacutecil acceso luego de retirada la publicacioacuten

Los sujetos obligados deben definir un procedimiento para retirar la informacioacuten que haya sido publicada y garantizar la recuperacioacuten de informacioacuten retrospectiva que haya sido desfijada o retirada Los lineamientos y plazos para cumplir a cabalidad con esta obligacioacuten deben estar incluidos en el Programa de Gestioacuten Documental del sujeto obligado

Artiacuteculo 49 Gestioacuten de informacioacuten en los casos de liquidaciones supresiones fusiones o escisiones de sujetos obligados En los casos de liquidaciones supresiones fusiones o escisiones de sujetos obligados eacutestos deben asegurar que los instrumentos de gestioacuten de informacioacuten se mantengan sin que se obstaculice el acceso a la informacioacuten puacuteblica La entrega de la informacioacuten al sujeto obligado que asuma las responsabilidades del cesante se garantizaraacute mediante inventarios debidamente ordenados y de conformidad con las normas que se expidan al respecto

Artiacuteculo 50 Documentos y archivos de derechos humanos Los archivos de derechos humanos corresponden a documentos que en sentido amplio se refieren a violaciones a los derechos humanos e infracciones al Derecho Internacional Humanitario Los archivos de derechos humanos deben ser objeto de las medidas de preservacioacuten proteccioacuten y acceso definidas en el marco internacional de los derechos humanos la jurisprudencia la legislacioacuten interna yen particular el inciso final del artiacuteculo 21 de la Ley 1712 de 2014

Para la identificacioacuten de los documentos de derechos humanos se tendraacuten en cuenta entre otros

(1) Documentos producidos por entidades del Estado con funciones legales en torno a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario de acuerdo con las instrucciones que imparta el Archivo General de la Nacioacuten

(2) Documentos producidos por las viacutectimas y sus organizaciones relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

(3) Documentos e informes acadeacutemicos y de investigacioacuten relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

(4) Documentos de entidades internacionales relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

(5) Documentos de entidades privadas o entidades privadas con funciones puacuteblicas relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

- ~l - o1 n3DECKI 10 DE 2015 Paacutegina 15 de 16J

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

TiacuteTULO VI

Seguimiento a la gestioacuten de la Informacioacuten

Artiacuteculo 51 Seguimiento a la gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica Los sujetos obligados deben adelantar las acciones pertinentes para hacer seguimiento a la gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica El Ministerio Puacuteblico y las entidades liacutederes de la poliacutetica de transparencia y de acceso a la informacioacuten puacuteblica definidas en el artiacuteculo 32 de la Ley 1712 de 2014 de acuerdo con su aacutembito de competencia adelantaraacuten acciones que permitan medir el avance en la implementacioacuten de la ley de transparencia por parte de los sujetos obligados quienes deben colaborar armoacutenicamente en el suministro de la informacioacuten que se requiera

Artiacuteculo 52 Informes de solicitudes de acceso a informacioacuten De conformidad con lo establecido en el literal h) del artiacuteculo 11 de la Ley 1712 de 2014 los sujetos obligados deberaacuten publicar los informes de todas las solicitudes denuncias y los tiempos de respuesta Respecto de las solicitudes de acceso a informacioacuten puacuteblica el informe debe discriminar la siguiente informacioacuten miacutenima

(1) El nuacutemero de solicitudes recibidas (2) El nuacutemero de solicitudes que fueron trasladadas a otra institucioacuten (3) El tiempo de respuesta a cada solicitud (4) El nuacutemero de solicitudes en las que se negoacute el acceso a la informacioacuten

El informe sobre solicitudes de acceso a informacioacuten estaraacute a disposicioacuten del puacuteblico en los teacuterminos establecidos en el artiacuteculo 4deg del presente decreto

Paraacutegrafo 1deg Los sujetos obligados de la Ley 1712 de 2014 que tambieacuten son sujetos de la Ley 190 de 1995 podraacuten incluir los informes de solicitudes de acceso a la informacioacuten a que se refiere el presente artiacuteculo en los informes de que trata el artiacuteculo 54 de la Ley 190 de 1995

Paraacutegrafo 2deg El primer informe de solicitudes de acceso a la informacioacuten deberaacute publicarse seis meses despueacutes de la expedicioacuten del presente decreto para el caso de los sujetos obligados del orden nacional los entes territoriales deberaacuten hacerlo 6 meses despueacutes de la entrada en vigencia de la Ley 1712 de 2014

Artiacuteculo 53 Vigencia El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicacioacuten sin perjuicio de lo previsto en el artiacuteculo 33 de la Ley 1712 de 2014 respecto a la entrada en vigencia para los entes territoriales

PUBLiacuteQUESE y CUacuteMPLASE

Dado en Bogotaacute DC a los

2 O ENE 2015

--

_ o-iJ-onJ DEeacuteRETO DE 2015 Paacutegina 16 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

El Ministro de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones (E)

~ MARiacuteA CAROLINA HOYOS URBAY

La Ministra de Cultura

v1 ( 1 ~~W~ MARIANA GARCEacuteS COacuteRDOBA

El Director del Departamento Nacional de Planeacioacuten

El Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la

R HUMBERTO MARTiacuteNEZ NEIRA gt

La Directora del Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica

~BLERO DURAacuteN

_ ___------

2015 Paacutegina 5 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente Ley 1712 2014 Y se dictan otras disposiciones

TiacuteTULO 111

Gestioacuten de Solicitudes de Informacioacuten Puacuteblica - Transparencia Pasiva

CAPiacuteTULO UacuteNICO Recepcioacuten y Respuesta a Solicitudes de Informacioacuten Puacuteblica y Directrices

Artiacuteculo 16 Medios idoacuteneos para recibir solicitudes informacioacuten puacuteblica consideran medios idoacuteneos la solicitudes informacioacuten siguientes

escrito o viacutea oral en los fiacutesicos destinado por el sujeto la recepcioacuten solicitudes informacioacuten puacuteblica

(2) Telefoacutenicamente al nuacutemero fijo o moacutevil destinado por sujeto obligado para la recepcioacuten de solicitudes de informacioacuten puacuteblica

(3) Correo fiacutesico o postal en la direccioacuten destinada por el sujeto obligado para la recepcioacuten de solicitudes informacioacuten puacuteblica

(4) Correo electroacutenico institucional por el sujeto obligado para la recepcioacuten de solicitudes de informacioacuten puacuteblica Formulario electroacutenico dispuesto en el sitio web oficial del sujeto obligado en un

formato que los lineamientos definida el Ministerio las Tecnologiacuteas la Informacioacuten y las Comunicaciones a traveacutes de la estrategia de Gobierno en Liacutenea

Paraacutegrafo 1deg Los sujetos obligados deben divulgar en el sitio oficial en medios de comunicacioacuten fiacutesica y en otros canales comunicacioacuten habilitados por el mismo los nuacutemeros telefoacutenicos y las direcciones fiacutesicas y electroacutenicas oficiales destinadas para la recepcioacuten de las solicitudes de informacioacuten puacuteblica

Paraacutegrafo Las condiciones seguridad que deben atender los medios electroacutenicos sentildealados en el presente artiacuteculo y los adicionales que defina el sujeto obligado para la recepcioacuten solicitudes seraacuten establecidas por el Ministerio de las Tecnologiacuteas la Informacioacuten y las Comunicaciones a de los lineamientos que se determinen en la

de Gobierno en

Artiacuteculo 1 Seguimiento a las solicitudes informacioacuten puacuteblica la recepcioacuten de solicitudes de informacioacuten puacuteblica los sujetos obligados deben indicar al solicitante un nuacutemero o coacutedigo que permita hacer seguimiento al estado su solicitud la fecha de recepcioacuten y medios por cuaacuteles se puede hacer seguimiento a la misma

Artiacuteculo 18 Solicitudes de acceso a informacioacuten con identificacioacuten reservada Para el registro la recepcioacuten y traacutemite de solicitudes de informacioacuten puacuteblica bajo el procedimiento especial con identificacioacuten reservada previsto en el paraacutegrafo del artiacuteculo 4deg la Ley 1712 2014 el Ministerio Puacuteblico dispondraacute un formulario electroacutenico mecanismo electroacutenico es adicional a los medios ordinarios de recepcioacuten solicitudes acceso a informacioacuten puacuteblica dispuestos por las entidades que conforman el Ministerio Puacuteblico

Artiacuteculo 1 Contenido y oportunidad las a solicitudes acceso a informacioacuten puacuteblica Conforme a lo establecido en el artiacuteculo de la Ley 1 2 de 2014 en el acto respuesta a solicitudes acceso a informacioacuten puacuteblica los sujetos obligados deben aplicar las siguientes directrices

(1) El acto respuesta debe ser por escrito por medio electroacutenico o fiacutesico de acuerdo con la preferencia del solicitante Cuando la solicitud realizada no especifique el medio de respuesta de preferencia el sujeto obligado podraacute responder por el mismo medio de la solicitud

(j

DEe~o 01 rr DE 2015 Paacutegina 6 de 16

Por el cual se reglamenta parciamente a Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

(2) El acto de respuesta debe ser objetivo veraz completo motivado y actualizado y debe estar disponible en formatos accesibles para los solicitantes o interesados en la informacioacuten alliacute contenida

(3) El acto de respuesta debe ser oportuno respetando los teacuterminos de respuesta al derecho de peticioacuten de documentos y de informacioacuten que sentildeala el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo o las normas que lo complementen o sustituyan

(4) El acto de respuesta debe informar sobre los recursos administrativos y judiciales de los que dispone el solicitante en caso de no hallarse conforme con la respuesta recibida~

Paraacutegrafo 1deg En los casos de respuestas a solicitudes de informacioacuten clasificada o reservada ademaacutes de las directrices antes sentildealadas debe tenerse en cuenta lo establecido en el Capiacutetulo IV del Tiacutetulo IV del presente decreto

Paraacutegrafo 2deg Cuando las solicitudes se refieran a consulta de documentos que estaacuten disponibles en medio fiacutesico y no se solicite su reproduccioacuten los sujetos obligados dispondraacuten de un sitio fiacutesico para la consulta

Artiacuteculo 20 Principio de gratuidad y costos de reproduccioacuten En concordancia con lo establecido en los artiacuteculos 3deg y 26 de la Ley 1712 de 2014 en la gestioacuten y respuesta a las solicitudes de acceso a la informacioacuten puacuteblica los sujetos obligados deben

(1) Aplicar el principio de gratuidad y en consecuencia no cobrar costos adicionales a los de reproduccioacuten de la informacioacuten

(2) Permitir al ciudadano interesados o usuario (a) Elegir el medio por el cual quiere recibir la respuesta (b) Conocer el formato en el cual se encuentra la informacioacuten solicitada de

acuerdo con lo establecido en el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten (c) Conocer los costos de reproduccioacuten en el formato disponible yo los costos de

reproduccioacuten en el evento en que el solicitante elija un formato distinto al disponible y sea necesaria la transformacioacuten de la informacioacuten de acuerdo con lo establecido por el sujeto obligado en el Acto de Motivacioacuten de los costos de reproduccioacuten de Informacioacuten Puacuteblica

Se debe entender por costos de reproduccioacuten todos aquellos valores directos que son necesarios para obtener la informacioacuten puacuteblica que el peticionario haya solicitado excluyendo el valor del tiempo que ocupe el servidor puacuteblico empleado o contratista para realizar la reproduccioacuten

Cuando la informacioacuten solicitada repose en un formato electroacutenico o digital y el sujeto obligado tenga la direccioacuten del correo electroacutenico del solicitante u otro medio electroacutenico indicado deberaacute enviarlo por este medio y no se le cobraraacute costo alguno de reproduccioacuten de la informacioacuten

Artiacuteculo 21 Motivacioacuten de los costos de reproduccioacuten de informacioacuten puacuteblica Los sujetos obligados deben determinar motivadamente mediante acto administrativo o documento equivalente seguacuten el reacutegimen legal aplicable los costos de reproduccioacuten de la informacioacuten puacuteblica individualizando el costo unitario de los diferentes tipos de formato a traveacutes de los cuales se puede reproducir la informacioacuten en posesioacuten controlo custodia del mismo y teniendo como referencia los precios del lugar o zona de domicilio del sujeto obligado de tal forma que eacutestos se encuentren dentro de paraacutemetros del mercado

El acto mediante el cual se motiven los valores a cobrar por reproduccioacuten de informacioacuten puacuteblica debe ser suscrito por funcionario o empleado del nivel directivo y debe ser divulgado por el sujeto obligado conforme a lo establecido en el artiacuteculo 4 deg del presente decreto

r1It4-IoIacutek o1 nD1ltItt I u DE 2015 Paacutegina 7 16

Por el cual se reglamenta parcialmente Ley 1712 2014 Yse dictan otras disposiciones

Paraacutegrafo 1deg los reproduccioacuten informacioacuten el obligado debe tener en cuenta que la informacioacuten puacuteblica puede ser suministrada a traveacutes de los diferentes medios acuerdo con su formato y medio de almacenamiento entre ellos fotocopias medios magneacuteticos o electroacutenicos memorias USB Discos Compactos DVD u otros que permitan reproduccioacuten captura distribucioacuten e intercambio de informacioacuten puacuteblica

Paraacutegrafo Cuando se de informacioacuten relacionadas con la prestacioacuten de un traacutemite a cargo del sujeto obligado los costos reproduccioacuten de la informacioacuten solicitada estaraacuten a o tarifas establecidas para la realizacioacuten

traacutemite normas que reglamentan el mismo

Artiacuteculo o produccioacuten informacioacuten puacuteblica La solicitud acceso a la informacioacuten puacuteblica no implica el deber de los sujetos obligados generar o producir informacioacuten no disponible En caso el sujeto obligado por que la denegacioacuten la solicitud se debe a la inexistencia de datos en su poder y en el evento en que dicha informacioacuten en poder o control otro sujeto obligado remitiraacute a la solicitud informacioacuten

Artiacuteculo Supervigilancia derecho acceso a informacioacuten puacuteblica conformidad con lo previsto en el artiacuteculo del Decreto-Ley de 2000 y en la Resolucioacuten 496 de 1 expedida por el Procurador la Nacioacuten o la que la modifique sustituya o adicione o la la modifique sustituya o adicione los solicitantes de acceso a informacioacuten podraacuten acudir a la Procuraduriacutea General la Nacioacuten cuando consideren que es necesario una solicitud supervigilancia al derecho de acceso a informacioacuten puacuteblica

TiacuteTULO IV

Gestioacuten de la Informacioacuten Clasificada y Reservada

Artiacuteculo 24 Excepciones al Derecho fundamental de acceso a la informacioacuten puacuteblica Los sujetos obligados garantizaraacuten la eficacia ejercicio del derecho fundamental de acceso a la informacioacuten puacuteblica perjuicio su facultad de en casos autorizados por la Constitucioacuten o la ley y conforme a lo previsto en los artiacuteculos 18 y 19 la Ley 1712 201 en consonancia con las definiciones previstas en los literales c) y d) del artiacuteculo 6deg de la misma

CAPiacuteTULO I Informacioacuten Puacuteblica Clasificada

Artiacuteculo 25 Acceso general a semi-privados privados o sensibles informacioacuten puacuteblica que contiene datos semi-privados o privados definidos en los g) y h) del artiacuteculo 3deg de la Ley 1266 de 2008 o datos personales o sensibles lo nrCIIC1rn

los artiacuteculos 3deg y 5deg de la Ley 1581 2012 yen el numeral 3deg del artiacuteculo 3deg 1 de 2013 soacutelo podraacute divulgarse reglas en normas

Artiacuteculo 26 a en posesioacuten de sujetos Los sujetos obligados no podraacuten permitir el acceso a datos personales autorizacioacuten del titular la informacioacuten salvo que concurra de excepciones consagradas en los articulos 6deg y 10 de la Ley 1581 de 2012

]1

v DE 2015 Paacutegina 8 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 Yse dictan otras disposiciones

Tampoco podraacute permitirse el acceso a datos mnos mnas y adolescentes salvo aquellos que sean naturaleza puacuteblica de acuerdo con lo previsto en el artiacuteculo 7deg de la Ley 1581 2012

Paraacutegrafo 1deg Permitir el acceso un dato privado o sensible no le quita el caraacutecter de informacioacuten clasificada ni puede implicar su desproteccioacuten

Paraacutegrafo 2deg Salvo que medie autorizacioacuten del titular a los datos semi-privados riexclltgtr

y sensibles contenidos en documentos puacuteblicos soacutelo podraacute accederse por decisioacuten autoridad jurisdiccional o de puacuteblica o administrativa competente en ejercicio sus funciones

CAPiacuteTULO 11 Informacioacuten Puacuteblica Reservada

Artiacuteculo 27 Responsable de la calificacioacuten de Reserva de la informacioacuten puacuteblica por razones de defensa y seguridad nacional seguridad puacuteblica o relaciones internacionales La calificacioacuten de reservada de la informacioacuten prevista en los literales a) b) y e) del artiacuteculo 19 de la Ley 1712 de 2014 corresponderaacute exclusivamente al jefe la dependencia o de la generacioacuten posesioacuten controlo custodia la informacioacuten o funcionario o empleado del nivel directivo que por su completo e integral conocimiento la informacioacuten puacuteblica pueda garantizar la calificacioacuten sea razonable y proporcionada

Artiacuteculo 28 de fa informacioacuten puacuteblica por razones de estabilidad macroeconoacutemica y financiera excepcioacuten prevista en el literal h) del artiacuteculo 19 la

1712 2014 amparar la calificacioacuten de informacioacuten puacuteblica otras circunstancias cuando

(1) Pueda la estabilidad la economiacutea o los mercados la eficacia de la poliacutetica macroeconoacutemica y financiera o el cumplimiento las funciones las entidades que tienen a su cargo el disentildeo y la implementacioacuten de poliacuteticas o

(2) Esteacute relacionada con las labores de supervisioacuten necesarias para garantizar la estabilidad del financiero y la confianza del puacuteblico en el mismo

Artiacuteculo Temporalidad de la reserva Sin perjuicio de lo sentildealado en el artiacuteculo 19 de la Ley 1712 de 2014 y del periacuteodo maacuteximo de reserva de la informacioacuten a que ro1o Iltgt el artiacuteculo la Ley 1 2 de 201 la informacioacuten respectiva debe divulgarse si desaparecen las condiciones que justificaban su reserva

El teacutermino maacuteximo quince (15) antildeos a que se ronoro el artiacuteculo 22 la Ley 1 2 2014 a contarse a partir de la en la informacioacuten se

CAPiacuteTULO 111 Directrices para la Calificacioacuten Informacioacuten Puacuteblica

como Clasificada o Reservada

Artiacuteculo 30 Identificacioacuten de la norma que dispone que la informacioacuten sea clasificada o asignar el caraacutecter o a la informacioacuten puacuteblica

que se encuentra bajo su posesioacuten control o custodia los sujetos obligados deben las constitucionales o legales expresamente lo

dispongan

Artiacuteculo 31 Existencia y divulgacioacuten integral o parcial de la informacioacuten Si un mismo acto o documento contiene informacioacuten que puede ser divulgada e informacioacuten clasificada o

- ~)JlO 1 n8 DECRETO DE 2015 Paacutegina 9 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

reservada el sujeto obligado debe revelar los datos no protegidos y presentar los fundamentos constitucionales y legales por los que retiene los datos que no puede divulgar

Los sujetos obligados podraacuten tachar los apartes clasificados o reservados del documento anonimizar transliterar o editar el documento para suprimir la informacioacuten que no puede difundirse abrir un nuevo expediente con la informacioacuten puacuteblica que puede ser divulgada o acudir a las acciones que sean adecuadas para cumplir con su deber de permitir el acceso a toda aquella informacioacuten que no esteacute clasificada o reservada teniendo en cuenta el formato y medio de conservacioacuten de la informacioacuten

Artiacuteculo 32 Coordinacioacuten interinstitucional Si un sujeto obligado remite o entrega informacioacuten puacuteblica calificada como clasificada o reservada a otro sujeto obligado deberaacute advertir tal circunstancia e incluir la motivacioacuten de la calificacioacuten para que eacuteste uacuteltimo excepcione tambieacuten su divulgacioacuten

CAPiacuteTULO IV

Denegacioacuten o rechazo del Derecho de Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica por Clasificacioacuten o Reserva

Artiacuteculo 33 Contenido del acto de respuesta de rechazo o denegacioacuten del derecho de acceso a informacioacuten puacuteblica por clasificacioacuten o reserva El acto de respuesta del sujeto obligado que deniegue o rechace una solicitud de acceso a informacioacuten puacuteblica por razoacuten de clasificacioacuten o reserva ademaacutes de seguir las directrices sentildealadas en el presente decreto y en especial lo previsto en el iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada deberaacute contener

(1) El fundamento constitucional o legal que establece el objetivo legiacutetimo de la clasificacioacuten o la reserva sentildealando expresamente la norma artiacuteculo inciso o paacuterrafo que la calificacioacuten

(2) La identificacioacuten de la excepcioacuten que dentro de las previstas en los artiacuteculos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014 cobija la calificacioacuten de informacioacuten reservada o clasificada

(3) El tiempo por el que se extiende la clasificacioacuten o reserva contado a partir de la fecha de generacioacuten de la informacioacuten y

(4) La determinacioacuten del dantildeo presente probable y especiacutefico que causariacutea la divulgacioacuten de la informacioacuten puacuteblica y la relacioacuten de las razones y las pruebas en caso de que existan que acrediten la amenaza del dantildeo

En ninguacuten caso procederaacute el rechazo de una solicitud por razones tales como encubrir violaciones a la ley ineficiencias o errores de los sujetos obligados ni para proteger el prestigio de personas organizaciones o autoridades

Las solicitudes de informacioacuten sobre contratacioacuten con recursos puacuteblicos no podraacuten ser negadas excepto que haya sido calificada como clasificada o reservada de acuerdo con las directrices sentildealadas la ley y en el presente decreto

Artiacuteculo 34 Definicioacuten de dantildeo presente probable y especiacutefico Se entenderaacute que el dantildeo es presente siempre que no sea remoto ni eventual probable cuando existan las circunstancias que hariacutean posible su materializacioacuten y especiacutefico soacutelo si puede individualizarse y no se trate de una afectacioacuten geneacuterica

TiacuteTULO V

middot o1 n~OEcRE1t1 V DE 2015 Paacutegina 10 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

Instrumentos de la Gestioacuten de Informacioacuten Puacuteblica

Artiacuteculo 35 Instrumentos de gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica Los instrumentos para la gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica conforme con lo establecido en la Ley 1712 de 2014 son

(1) Registro de Activos de Informacioacuten (2) iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada (3) Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten (4) Programa de Gestioacuten Documental

Los sujetos obligados deben articular dichos instrumentos mediante el uso eficiente de las tecnologiacuteas de la informacioacuten y las comunicaciones y garantizar su actualizacioacuten y divu Igacioacuten

Artiacuteculo 36 Mecanismo de adopcioacuten y actualizacioacuten de los Instrumentos de Gestioacuten de la Informacioacuten Puacuteblica El Registro de Activos de Informacioacuten el iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten y el Programa de Gestioacuten Documental deben ser adoptados y actualizados por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el reacutegimen legal al sujeto obligado

CAPiacuteTULO I Registro de Activos de Informacioacuten

Artiacuteculo 37 Concepto del Registro de Activos de Informacioacuten El Registro de Activos de Informacioacuten es el inventario de la informacioacuten puacuteblica que el sujeto obligado genere obtenga adquiera transforme o controle en su calidad de tal

Artiacuteculo 38 Componentes del Registro de Activos de Informacioacuten El Registro de Activos de Informacioacuten debe contener como miacutenimo los siguientes componentes

(1) Todas las categoriacuteas de informacioacuten del sujeto obligado (2) Todo registro publicado (3) Todo registro disponible para ser solicitado por el puacuteblico

Para cada uno de los componentes del Registro de Activos de Informacioacuten debe detallarse los siguientes datos

(a) Nombre o tiacutetulo de la categoriacutea de informacioacuten teacutermino con que se da a conocer el nombre o asunto de la informacioacuten

(b) Descripcioacuten del contenido la categoriacutea de informacioacuten Define brevemente de queacute se trata la informacioacuten

(c) Idioma Establece el Idioma lengua o dialecto en que se encuentra la informacioacuten

(d) Medio de conservacioacuten yo soporte Establece el soporte en el que se encuentra la informacioacuten documento fiacutesico medio electroacutenico o por alguacuten otro tipo de formato audio visual entre otros (fiacutesico anaacutelogo o digital- electroacutenico)

(e) Formato Identifica la forma tamantildeo o modo en la que se presenta la informacioacuten o se permite su visualizacioacuten o consulta tales como hoja de caacutelculo imagen audio video documento de texto etc

(f) Informacioacuten publicada o disponible Indica si la informacioacuten estaacute publicada o disponible para ser solicitada sentildealando doacutende estaacute publicada yo doacutende se puede consultar o solicitar

Iacute -

OacuteEC~~(j O n3 DE 2015 Paacutegina 11 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

El Registro de Activos de Informacioacuten debe elaborarse en formato de hoja de caacutelculo y publicarse en el sitio web oficial del sujeto obligado asiacute como en el Portal de Datos Abiertos del Estado colombiano o en la herramienta que lo modifique o lo sustituya

Paraacutegrafo 1deg Entieacutendase por Categoriacuteas de informacioacuten toda informacioacuten de contenido o estructura homogeacutenea sea fiacutesica o electroacutenica emanada de un mismo sujeto obligado como resultado del ejercicio de sus funciones y que pueda agruparse a partir de categoriacuteas tipos o clases seguacuten sus caracteriacutesticas internas (contenido) o externas (formato o estructura)

Paraacutegrafo 2deg El sujeto obligado debe actualizar el Registro de Activos de Informacioacuten de acuerdo con los procedimientos y lineamientos definidos en su Programa de Gestioacuten Documental

Paraacutegrafo 3deg El Ministerio Puacuteblico podraacute establecer estaacutendares adicionales para el Registro de Activos de Informacioacuten de los sujetos obligados

CAPiacuteTULO iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada

Artiacuteculo 39 Concepto del Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada El Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada es el inventario de la informacioacuten puacuteblica generada obtenida adquirida o controlada por el sujeto obligado en calidad de tal que ha sido calificada como clasificada o reservada

Artiacuteculo 40 Contenido del Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada El Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada indicaraacute para cada informacioacuten calificada como reservada o clasificada lo siguiente

(1) Nombre o tiacutetulo de la categoriacutea de informacioacuten teacutermino con que se da a conocer el nombre o asunto de la informacioacuten

(2) Nombre o tiacutetulo de la informacioacuten Palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto de la informacioacuten

(3) Idioma Establece el Idioma lengua o dialecto en que se encuentra la informacioacuten (4) Medio de conservacioacuten yo soporte Establece el soporte en el que se encuentra la

informacioacuten documento fiacutesico medio electroacutenico o por alguacuten otro tipo de formato audio visual entre otros (fiacutesico- anaacutelogo o digital- electroacutenico)

(5) Fecha de generacioacuten de la informacioacuten Identifica el momento de la creacioacuten de la informacioacuten

(6) Nombre del responsable de la produccioacuten de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad interna o al nombre de la entidad externa que creoacute la informacioacuten

(7) Nombre del responsable de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad encargada de la custodia o control de la informacioacuten para efectos de permitir su acceso

(8) Objetivo legiacutetimo de la excepcioacuten La identificacioacuten de la excepcioacuten que dentro de las previstas en los artiacuteculos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014 cobija la calificacioacuten de informacioacuten reservada o clasificada

(9) Fundamento constitucional o legal El fundamento constitucional o legal que justifican la clasificacioacuten o la reserva sentildealando expresamente la norma artiacuteculo inciso o paacuterrafo que la ampara

(lO)Fundamento juriacutedico de la excepcioacuten Mencioacuten de la norma juriacutedica que sirve como fundamento juriacutedico para la clasificacioacuten o reserva de la informacioacuten

(l1)Excepcioacuten total o parcial Seguacuten sea integral o parcial la calificacioacuten las partes o secciones clasificadas o reservadas

DECRETO O nj DE 2015 Paacutegina 12 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

(12)Fecha de la calificacioacuten La fecha de la calificacioacuten de la informacioacuten como reservada o clasificada

(13)Plazo de la clasificacioacuten o reserva El tiempo que cobija la clasificacioacuten o reserva

El Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada debe actualizarse cada vez que una informacioacuten sea calificada como clasificada o reservada y cuando dicha calificacioacuten se levante conforme a lo establecido en el mismo Indice y en el Programa de Gestioacuten Documental

El iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada seraacute de caraacutecter puacuteblico deberaacute elaborarse en formato de hoja de caacutelculo y publicarse en el sitio web oficial del sujeto obligado asiacute como en el Portal de Datos Abiertos del Estado colombiano o en la herramienta que lo modifique o lo sustituya

CAPiacuteTULO 111 Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten

Artiacuteculo 41 Concepto El Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten es el instrumento del que disponen los sujetos obligados para informar de forma ordenada a la ciudadaniacutea interesados y usuarios sobre la informacioacuten publicada y que publicaraacute conforme al principio de divulgacioacuten proactiva de la informacioacuten previsto en el artiacuteculo 3deg de la Ley 1712 de 2014 y sobre los medios a traveacutes de los cuales se puede acceder a la misma

Artiacuteculo 42 Componentes del Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten En concordancia con lo establecido en el artiacuteculo 12 de la Ley 1712 de 2014 el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten debe incluir como miacutenimo lo siguiente

(1) La lista de informacioacuten miacutenima publicada en el sitio web oficial del sujeto obligado o en los sistemas de informacioacuten del Estado conforme a lo previsto en los artiacuteculos go 10 Y 11 de la Ley 1712 de 2014

(2) La lista de la informacioacuten publicada en el sitio web oficial del sujeto obligado adicional a la mencionada en el numeral anterior y conforme a lo ordenado por otras normas distintas a la Ley de Transparencia y del Derecho al Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional

(3) Informacioacuten publicada por el sujeto obligado originada en la solicitud de informacioacuten divulgada con anterioridad de que trata el artiacuteculo 14 de la Ley 1712 de 2014

(4) Informacioacuten de intereacutes para la ciudadaniacutea interesados o usuarios publicada de manera proactiva por el sujeto obligado relacionada con la actividad misional del sujeto obligado y sus objetivos estrateacutegicos

Para cada una de los anteriores componentes de Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten se debe indicar

(a) Nombre o tiacutetulo de la informacioacuten Palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto de la informacioacuten

(b) Idioma Establece el Idioma lengua o dialecto en que se encuentra la informacioacuten

(c) Medio de conservacioacuten yo soporte Establece el soporte en el que se encuentra la informacioacuten documento fiacutesico medio electroacutenico o por alguacuten otro tipo de formato audio visual entre otros (fiacutesico- anaacutelogo o digital- electroacutenico)

(d) Formato Identifica la forma tamantildeo o modo en la que se presenta la informacioacuten o se permite su visualizacioacuten o consulta tales como hoja de caacutelculo imagen audio video documento de texto etc

(e) Fecha de generacioacuten de la informacioacuten Identifica el momento de la creacioacuten de la informacioacuten

OacuteEtRETO 01 [ ~~ DE 2015 Paacutegina 13 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

(f) Frecuencia de actualizacioacuten Identifica la periodicidad o el segmento de tiempo en el que se debe actualizar la informacioacuten de acuerdo a su naturaleza y a la normativa aplicable

(g) Lugar de consulta Indica el lugar donde se encuentra publicado o puede ser consultado el documento tales como lugar en el sitio web y otro medio en donde se puede descargar yo acceder a la informacioacuten cuyo contenido se describe

(h) Nombre del responsable de la produccioacuten de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad interna o al nombre de la entidad externa que creoacute la informacioacuten

(i) Nombre del responsable de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad encargada de la custodia o control de la informacioacuten para efectos de permitir su acceso

Para facilitar el acceso a la informacioacuten los sujetos obligados publicaraacuten el Cuadro de Clasificacioacuten Documental

De acuerdo con lo estipulado en el literal c) del artiacuteculo 12 de la Ley 1712 de 2014 el Ministerio Puacuteblico podraacute hacer recomendaciones generales o particulares a los sujetos obligados sobre el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten

Artiacuteculo 43 Procedimiento participativo para la adopcioacuten y actualizacioacuten del Esquema de Publicacioacuten Los sujetos obligados de acuerdo con el reacutegimen legal aplicable implementaraacuten mecanismos de consulta a ciudadanos interesados o usuarios en los procesos de adopcioacuten y actualizacioacuten del Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten con el fin de identificar informacioacuten que pueda publicarse de manera proactiva y de establecer los formatos alternativos que faciliten la accesibilidad a poblaciones especiacuteficas

CAPiacuteTULO IV Programa de Gestioacuten Documental

Artiacuteculo 44 Concepto del Programa de Gestioacuten Documental En desarrollo de la Ley 1712 de 2014 se entenderaacute por Programa de Gestioacuten Documental el plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar la identificacioacuten gestioacuten clasificacioacuten organizacioacuten conservacioacuten y disposicioacuten de la informacioacuten puacuteblica desde su creacioacuten hasta su disposicioacuten final con fines de conservacioacuten permanente o eliminacioacuten

Artiacuteculo 45 Articulacioacuten yo integracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental con los instrumentos de gestioacuten de informacioacuten La informacioacuten incluida en el Registro de Activos de Informacioacuten en el iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada y en el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten definidos en el presente decreto debe ser identificada gestionada clasificada organizada y conservada de acuerdo con los procedimientos lineamientos valoracioacuten y tiempos definidos en el Programa de Gestioacuten Documental del sujeto obligado

El sujeto obligado debe contar con poliacuteticas de eliminacioacuten segura y permanente de la informacioacuten una vez cumplido el tiempo de conservacioacuten establecido en las tablas de retencioacuten documental o tablas de valoracioacuten documental el Programa de Gestioacuten Documental y demaacutes normas expedidas por el Archivo General de la Nacioacuten

Artiacuteculo 46 Aplicacioacuten de lineamientos generales sobre el Programa de Gestioacuten Documental Los sujetos obligados aplicaraacuten en la elaboracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental los lineamientos contenidos en Decreto 2609 de 2012 o las normas que lo sustituyan o modifiquen

01 n ~)OEeacute~~b ~ I -) DE 2015 Paacutegina 14 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 Y se dictan otras disposiciones

Artiacuteculo 47 Lineamientos sobre el Programa de Gestioacuten Documental para los sujetos obligados de naturaleza privada Los sujetos obligados de naturaleza privada que no estaacuten cobijados por el Decreto 2609 de 2012 o el que lo complemente o sustituya deben cumplir en la elaboracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental como miacutenimo con las siguientes directrices

(1) Contar con una poliacutetica de gestioacuten documental aprobada por el sujeto obligado (2) Elaborar aprobar y publicar sus Tablas de Retencioacuten Documental (3) Contar con un archivo institucional (4) Disentildear poliacuteticas para la gestioacuten de sus documentos electroacutenicos incluyendo

poliacuteticas de preservacioacuten y custodia digital (5) Integrarse al Sistema Nacional de Archivos

Artiacuteculo 48 Conservacioacuten de la informacioacuten publicada con anterioridad Para efectos de lo previsto en el artiacuteculo 14 de la Ley 1712 de 2014 los sujetos obligados deben garantizar la conservacioacuten de los documentos divulgados en su sitio web o en sistemas de informacioacuten que contengan o produzcan informacioacuten puacuteblica para lo cual seguiraacuten los procedimientos de valoracioacuten documental y delimitaraacuten los medios formatos y plazos para la conservacioacuten de la informacioacuten publicada con anterioridad con el fin de permitir su faacutecil acceso luego de retirada la publicacioacuten

Los sujetos obligados deben definir un procedimiento para retirar la informacioacuten que haya sido publicada y garantizar la recuperacioacuten de informacioacuten retrospectiva que haya sido desfijada o retirada Los lineamientos y plazos para cumplir a cabalidad con esta obligacioacuten deben estar incluidos en el Programa de Gestioacuten Documental del sujeto obligado

Artiacuteculo 49 Gestioacuten de informacioacuten en los casos de liquidaciones supresiones fusiones o escisiones de sujetos obligados En los casos de liquidaciones supresiones fusiones o escisiones de sujetos obligados eacutestos deben asegurar que los instrumentos de gestioacuten de informacioacuten se mantengan sin que se obstaculice el acceso a la informacioacuten puacuteblica La entrega de la informacioacuten al sujeto obligado que asuma las responsabilidades del cesante se garantizaraacute mediante inventarios debidamente ordenados y de conformidad con las normas que se expidan al respecto

Artiacuteculo 50 Documentos y archivos de derechos humanos Los archivos de derechos humanos corresponden a documentos que en sentido amplio se refieren a violaciones a los derechos humanos e infracciones al Derecho Internacional Humanitario Los archivos de derechos humanos deben ser objeto de las medidas de preservacioacuten proteccioacuten y acceso definidas en el marco internacional de los derechos humanos la jurisprudencia la legislacioacuten interna yen particular el inciso final del artiacuteculo 21 de la Ley 1712 de 2014

Para la identificacioacuten de los documentos de derechos humanos se tendraacuten en cuenta entre otros

(1) Documentos producidos por entidades del Estado con funciones legales en torno a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario de acuerdo con las instrucciones que imparta el Archivo General de la Nacioacuten

(2) Documentos producidos por las viacutectimas y sus organizaciones relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

(3) Documentos e informes acadeacutemicos y de investigacioacuten relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

(4) Documentos de entidades internacionales relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

(5) Documentos de entidades privadas o entidades privadas con funciones puacuteblicas relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

- ~l - o1 n3DECKI 10 DE 2015 Paacutegina 15 de 16J

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

TiacuteTULO VI

Seguimiento a la gestioacuten de la Informacioacuten

Artiacuteculo 51 Seguimiento a la gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica Los sujetos obligados deben adelantar las acciones pertinentes para hacer seguimiento a la gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica El Ministerio Puacuteblico y las entidades liacutederes de la poliacutetica de transparencia y de acceso a la informacioacuten puacuteblica definidas en el artiacuteculo 32 de la Ley 1712 de 2014 de acuerdo con su aacutembito de competencia adelantaraacuten acciones que permitan medir el avance en la implementacioacuten de la ley de transparencia por parte de los sujetos obligados quienes deben colaborar armoacutenicamente en el suministro de la informacioacuten que se requiera

Artiacuteculo 52 Informes de solicitudes de acceso a informacioacuten De conformidad con lo establecido en el literal h) del artiacuteculo 11 de la Ley 1712 de 2014 los sujetos obligados deberaacuten publicar los informes de todas las solicitudes denuncias y los tiempos de respuesta Respecto de las solicitudes de acceso a informacioacuten puacuteblica el informe debe discriminar la siguiente informacioacuten miacutenima

(1) El nuacutemero de solicitudes recibidas (2) El nuacutemero de solicitudes que fueron trasladadas a otra institucioacuten (3) El tiempo de respuesta a cada solicitud (4) El nuacutemero de solicitudes en las que se negoacute el acceso a la informacioacuten

El informe sobre solicitudes de acceso a informacioacuten estaraacute a disposicioacuten del puacuteblico en los teacuterminos establecidos en el artiacuteculo 4deg del presente decreto

Paraacutegrafo 1deg Los sujetos obligados de la Ley 1712 de 2014 que tambieacuten son sujetos de la Ley 190 de 1995 podraacuten incluir los informes de solicitudes de acceso a la informacioacuten a que se refiere el presente artiacuteculo en los informes de que trata el artiacuteculo 54 de la Ley 190 de 1995

Paraacutegrafo 2deg El primer informe de solicitudes de acceso a la informacioacuten deberaacute publicarse seis meses despueacutes de la expedicioacuten del presente decreto para el caso de los sujetos obligados del orden nacional los entes territoriales deberaacuten hacerlo 6 meses despueacutes de la entrada en vigencia de la Ley 1712 de 2014

Artiacuteculo 53 Vigencia El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicacioacuten sin perjuicio de lo previsto en el artiacuteculo 33 de la Ley 1712 de 2014 respecto a la entrada en vigencia para los entes territoriales

PUBLiacuteQUESE y CUacuteMPLASE

Dado en Bogotaacute DC a los

2 O ENE 2015

--

_ o-iJ-onJ DEeacuteRETO DE 2015 Paacutegina 16 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

El Ministro de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones (E)

~ MARiacuteA CAROLINA HOYOS URBAY

La Ministra de Cultura

v1 ( 1 ~~W~ MARIANA GARCEacuteS COacuteRDOBA

El Director del Departamento Nacional de Planeacioacuten

El Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la

R HUMBERTO MARTiacuteNEZ NEIRA gt

La Directora del Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica

~BLERO DURAacuteN

DEe~o 01 rr DE 2015 Paacutegina 6 de 16

Por el cual se reglamenta parciamente a Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

(2) El acto de respuesta debe ser objetivo veraz completo motivado y actualizado y debe estar disponible en formatos accesibles para los solicitantes o interesados en la informacioacuten alliacute contenida

(3) El acto de respuesta debe ser oportuno respetando los teacuterminos de respuesta al derecho de peticioacuten de documentos y de informacioacuten que sentildeala el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo o las normas que lo complementen o sustituyan

(4) El acto de respuesta debe informar sobre los recursos administrativos y judiciales de los que dispone el solicitante en caso de no hallarse conforme con la respuesta recibida~

Paraacutegrafo 1deg En los casos de respuestas a solicitudes de informacioacuten clasificada o reservada ademaacutes de las directrices antes sentildealadas debe tenerse en cuenta lo establecido en el Capiacutetulo IV del Tiacutetulo IV del presente decreto

Paraacutegrafo 2deg Cuando las solicitudes se refieran a consulta de documentos que estaacuten disponibles en medio fiacutesico y no se solicite su reproduccioacuten los sujetos obligados dispondraacuten de un sitio fiacutesico para la consulta

Artiacuteculo 20 Principio de gratuidad y costos de reproduccioacuten En concordancia con lo establecido en los artiacuteculos 3deg y 26 de la Ley 1712 de 2014 en la gestioacuten y respuesta a las solicitudes de acceso a la informacioacuten puacuteblica los sujetos obligados deben

(1) Aplicar el principio de gratuidad y en consecuencia no cobrar costos adicionales a los de reproduccioacuten de la informacioacuten

(2) Permitir al ciudadano interesados o usuario (a) Elegir el medio por el cual quiere recibir la respuesta (b) Conocer el formato en el cual se encuentra la informacioacuten solicitada de

acuerdo con lo establecido en el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten (c) Conocer los costos de reproduccioacuten en el formato disponible yo los costos de

reproduccioacuten en el evento en que el solicitante elija un formato distinto al disponible y sea necesaria la transformacioacuten de la informacioacuten de acuerdo con lo establecido por el sujeto obligado en el Acto de Motivacioacuten de los costos de reproduccioacuten de Informacioacuten Puacuteblica

Se debe entender por costos de reproduccioacuten todos aquellos valores directos que son necesarios para obtener la informacioacuten puacuteblica que el peticionario haya solicitado excluyendo el valor del tiempo que ocupe el servidor puacuteblico empleado o contratista para realizar la reproduccioacuten

Cuando la informacioacuten solicitada repose en un formato electroacutenico o digital y el sujeto obligado tenga la direccioacuten del correo electroacutenico del solicitante u otro medio electroacutenico indicado deberaacute enviarlo por este medio y no se le cobraraacute costo alguno de reproduccioacuten de la informacioacuten

Artiacuteculo 21 Motivacioacuten de los costos de reproduccioacuten de informacioacuten puacuteblica Los sujetos obligados deben determinar motivadamente mediante acto administrativo o documento equivalente seguacuten el reacutegimen legal aplicable los costos de reproduccioacuten de la informacioacuten puacuteblica individualizando el costo unitario de los diferentes tipos de formato a traveacutes de los cuales se puede reproducir la informacioacuten en posesioacuten controlo custodia del mismo y teniendo como referencia los precios del lugar o zona de domicilio del sujeto obligado de tal forma que eacutestos se encuentren dentro de paraacutemetros del mercado

El acto mediante el cual se motiven los valores a cobrar por reproduccioacuten de informacioacuten puacuteblica debe ser suscrito por funcionario o empleado del nivel directivo y debe ser divulgado por el sujeto obligado conforme a lo establecido en el artiacuteculo 4 deg del presente decreto

r1It4-IoIacutek o1 nD1ltItt I u DE 2015 Paacutegina 7 16

Por el cual se reglamenta parcialmente Ley 1712 2014 Yse dictan otras disposiciones

Paraacutegrafo 1deg los reproduccioacuten informacioacuten el obligado debe tener en cuenta que la informacioacuten puacuteblica puede ser suministrada a traveacutes de los diferentes medios acuerdo con su formato y medio de almacenamiento entre ellos fotocopias medios magneacuteticos o electroacutenicos memorias USB Discos Compactos DVD u otros que permitan reproduccioacuten captura distribucioacuten e intercambio de informacioacuten puacuteblica

Paraacutegrafo Cuando se de informacioacuten relacionadas con la prestacioacuten de un traacutemite a cargo del sujeto obligado los costos reproduccioacuten de la informacioacuten solicitada estaraacuten a o tarifas establecidas para la realizacioacuten

traacutemite normas que reglamentan el mismo

Artiacuteculo o produccioacuten informacioacuten puacuteblica La solicitud acceso a la informacioacuten puacuteblica no implica el deber de los sujetos obligados generar o producir informacioacuten no disponible En caso el sujeto obligado por que la denegacioacuten la solicitud se debe a la inexistencia de datos en su poder y en el evento en que dicha informacioacuten en poder o control otro sujeto obligado remitiraacute a la solicitud informacioacuten

Artiacuteculo Supervigilancia derecho acceso a informacioacuten puacuteblica conformidad con lo previsto en el artiacuteculo del Decreto-Ley de 2000 y en la Resolucioacuten 496 de 1 expedida por el Procurador la Nacioacuten o la que la modifique sustituya o adicione o la la modifique sustituya o adicione los solicitantes de acceso a informacioacuten podraacuten acudir a la Procuraduriacutea General la Nacioacuten cuando consideren que es necesario una solicitud supervigilancia al derecho de acceso a informacioacuten puacuteblica

TiacuteTULO IV

Gestioacuten de la Informacioacuten Clasificada y Reservada

Artiacuteculo 24 Excepciones al Derecho fundamental de acceso a la informacioacuten puacuteblica Los sujetos obligados garantizaraacuten la eficacia ejercicio del derecho fundamental de acceso a la informacioacuten puacuteblica perjuicio su facultad de en casos autorizados por la Constitucioacuten o la ley y conforme a lo previsto en los artiacuteculos 18 y 19 la Ley 1712 201 en consonancia con las definiciones previstas en los literales c) y d) del artiacuteculo 6deg de la misma

CAPiacuteTULO I Informacioacuten Puacuteblica Clasificada

Artiacuteculo 25 Acceso general a semi-privados privados o sensibles informacioacuten puacuteblica que contiene datos semi-privados o privados definidos en los g) y h) del artiacuteculo 3deg de la Ley 1266 de 2008 o datos personales o sensibles lo nrCIIC1rn

los artiacuteculos 3deg y 5deg de la Ley 1581 2012 yen el numeral 3deg del artiacuteculo 3deg 1 de 2013 soacutelo podraacute divulgarse reglas en normas

Artiacuteculo 26 a en posesioacuten de sujetos Los sujetos obligados no podraacuten permitir el acceso a datos personales autorizacioacuten del titular la informacioacuten salvo que concurra de excepciones consagradas en los articulos 6deg y 10 de la Ley 1581 de 2012

]1

v DE 2015 Paacutegina 8 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 Yse dictan otras disposiciones

Tampoco podraacute permitirse el acceso a datos mnos mnas y adolescentes salvo aquellos que sean naturaleza puacuteblica de acuerdo con lo previsto en el artiacuteculo 7deg de la Ley 1581 2012

Paraacutegrafo 1deg Permitir el acceso un dato privado o sensible no le quita el caraacutecter de informacioacuten clasificada ni puede implicar su desproteccioacuten

Paraacutegrafo 2deg Salvo que medie autorizacioacuten del titular a los datos semi-privados riexclltgtr

y sensibles contenidos en documentos puacuteblicos soacutelo podraacute accederse por decisioacuten autoridad jurisdiccional o de puacuteblica o administrativa competente en ejercicio sus funciones

CAPiacuteTULO 11 Informacioacuten Puacuteblica Reservada

Artiacuteculo 27 Responsable de la calificacioacuten de Reserva de la informacioacuten puacuteblica por razones de defensa y seguridad nacional seguridad puacuteblica o relaciones internacionales La calificacioacuten de reservada de la informacioacuten prevista en los literales a) b) y e) del artiacuteculo 19 de la Ley 1712 de 2014 corresponderaacute exclusivamente al jefe la dependencia o de la generacioacuten posesioacuten controlo custodia la informacioacuten o funcionario o empleado del nivel directivo que por su completo e integral conocimiento la informacioacuten puacuteblica pueda garantizar la calificacioacuten sea razonable y proporcionada

Artiacuteculo 28 de fa informacioacuten puacuteblica por razones de estabilidad macroeconoacutemica y financiera excepcioacuten prevista en el literal h) del artiacuteculo 19 la

1712 2014 amparar la calificacioacuten de informacioacuten puacuteblica otras circunstancias cuando

(1) Pueda la estabilidad la economiacutea o los mercados la eficacia de la poliacutetica macroeconoacutemica y financiera o el cumplimiento las funciones las entidades que tienen a su cargo el disentildeo y la implementacioacuten de poliacuteticas o

(2) Esteacute relacionada con las labores de supervisioacuten necesarias para garantizar la estabilidad del financiero y la confianza del puacuteblico en el mismo

Artiacuteculo Temporalidad de la reserva Sin perjuicio de lo sentildealado en el artiacuteculo 19 de la Ley 1712 de 2014 y del periacuteodo maacuteximo de reserva de la informacioacuten a que ro1o Iltgt el artiacuteculo la Ley 1 2 de 201 la informacioacuten respectiva debe divulgarse si desaparecen las condiciones que justificaban su reserva

El teacutermino maacuteximo quince (15) antildeos a que se ronoro el artiacuteculo 22 la Ley 1 2 2014 a contarse a partir de la en la informacioacuten se

CAPiacuteTULO 111 Directrices para la Calificacioacuten Informacioacuten Puacuteblica

como Clasificada o Reservada

Artiacuteculo 30 Identificacioacuten de la norma que dispone que la informacioacuten sea clasificada o asignar el caraacutecter o a la informacioacuten puacuteblica

que se encuentra bajo su posesioacuten control o custodia los sujetos obligados deben las constitucionales o legales expresamente lo

dispongan

Artiacuteculo 31 Existencia y divulgacioacuten integral o parcial de la informacioacuten Si un mismo acto o documento contiene informacioacuten que puede ser divulgada e informacioacuten clasificada o

- ~)JlO 1 n8 DECRETO DE 2015 Paacutegina 9 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

reservada el sujeto obligado debe revelar los datos no protegidos y presentar los fundamentos constitucionales y legales por los que retiene los datos que no puede divulgar

Los sujetos obligados podraacuten tachar los apartes clasificados o reservados del documento anonimizar transliterar o editar el documento para suprimir la informacioacuten que no puede difundirse abrir un nuevo expediente con la informacioacuten puacuteblica que puede ser divulgada o acudir a las acciones que sean adecuadas para cumplir con su deber de permitir el acceso a toda aquella informacioacuten que no esteacute clasificada o reservada teniendo en cuenta el formato y medio de conservacioacuten de la informacioacuten

Artiacuteculo 32 Coordinacioacuten interinstitucional Si un sujeto obligado remite o entrega informacioacuten puacuteblica calificada como clasificada o reservada a otro sujeto obligado deberaacute advertir tal circunstancia e incluir la motivacioacuten de la calificacioacuten para que eacuteste uacuteltimo excepcione tambieacuten su divulgacioacuten

CAPiacuteTULO IV

Denegacioacuten o rechazo del Derecho de Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica por Clasificacioacuten o Reserva

Artiacuteculo 33 Contenido del acto de respuesta de rechazo o denegacioacuten del derecho de acceso a informacioacuten puacuteblica por clasificacioacuten o reserva El acto de respuesta del sujeto obligado que deniegue o rechace una solicitud de acceso a informacioacuten puacuteblica por razoacuten de clasificacioacuten o reserva ademaacutes de seguir las directrices sentildealadas en el presente decreto y en especial lo previsto en el iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada deberaacute contener

(1) El fundamento constitucional o legal que establece el objetivo legiacutetimo de la clasificacioacuten o la reserva sentildealando expresamente la norma artiacuteculo inciso o paacuterrafo que la calificacioacuten

(2) La identificacioacuten de la excepcioacuten que dentro de las previstas en los artiacuteculos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014 cobija la calificacioacuten de informacioacuten reservada o clasificada

(3) El tiempo por el que se extiende la clasificacioacuten o reserva contado a partir de la fecha de generacioacuten de la informacioacuten y

(4) La determinacioacuten del dantildeo presente probable y especiacutefico que causariacutea la divulgacioacuten de la informacioacuten puacuteblica y la relacioacuten de las razones y las pruebas en caso de que existan que acrediten la amenaza del dantildeo

En ninguacuten caso procederaacute el rechazo de una solicitud por razones tales como encubrir violaciones a la ley ineficiencias o errores de los sujetos obligados ni para proteger el prestigio de personas organizaciones o autoridades

Las solicitudes de informacioacuten sobre contratacioacuten con recursos puacuteblicos no podraacuten ser negadas excepto que haya sido calificada como clasificada o reservada de acuerdo con las directrices sentildealadas la ley y en el presente decreto

Artiacuteculo 34 Definicioacuten de dantildeo presente probable y especiacutefico Se entenderaacute que el dantildeo es presente siempre que no sea remoto ni eventual probable cuando existan las circunstancias que hariacutean posible su materializacioacuten y especiacutefico soacutelo si puede individualizarse y no se trate de una afectacioacuten geneacuterica

TiacuteTULO V

middot o1 n~OEcRE1t1 V DE 2015 Paacutegina 10 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

Instrumentos de la Gestioacuten de Informacioacuten Puacuteblica

Artiacuteculo 35 Instrumentos de gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica Los instrumentos para la gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica conforme con lo establecido en la Ley 1712 de 2014 son

(1) Registro de Activos de Informacioacuten (2) iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada (3) Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten (4) Programa de Gestioacuten Documental

Los sujetos obligados deben articular dichos instrumentos mediante el uso eficiente de las tecnologiacuteas de la informacioacuten y las comunicaciones y garantizar su actualizacioacuten y divu Igacioacuten

Artiacuteculo 36 Mecanismo de adopcioacuten y actualizacioacuten de los Instrumentos de Gestioacuten de la Informacioacuten Puacuteblica El Registro de Activos de Informacioacuten el iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten y el Programa de Gestioacuten Documental deben ser adoptados y actualizados por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el reacutegimen legal al sujeto obligado

CAPiacuteTULO I Registro de Activos de Informacioacuten

Artiacuteculo 37 Concepto del Registro de Activos de Informacioacuten El Registro de Activos de Informacioacuten es el inventario de la informacioacuten puacuteblica que el sujeto obligado genere obtenga adquiera transforme o controle en su calidad de tal

Artiacuteculo 38 Componentes del Registro de Activos de Informacioacuten El Registro de Activos de Informacioacuten debe contener como miacutenimo los siguientes componentes

(1) Todas las categoriacuteas de informacioacuten del sujeto obligado (2) Todo registro publicado (3) Todo registro disponible para ser solicitado por el puacuteblico

Para cada uno de los componentes del Registro de Activos de Informacioacuten debe detallarse los siguientes datos

(a) Nombre o tiacutetulo de la categoriacutea de informacioacuten teacutermino con que se da a conocer el nombre o asunto de la informacioacuten

(b) Descripcioacuten del contenido la categoriacutea de informacioacuten Define brevemente de queacute se trata la informacioacuten

(c) Idioma Establece el Idioma lengua o dialecto en que se encuentra la informacioacuten

(d) Medio de conservacioacuten yo soporte Establece el soporte en el que se encuentra la informacioacuten documento fiacutesico medio electroacutenico o por alguacuten otro tipo de formato audio visual entre otros (fiacutesico anaacutelogo o digital- electroacutenico)

(e) Formato Identifica la forma tamantildeo o modo en la que se presenta la informacioacuten o se permite su visualizacioacuten o consulta tales como hoja de caacutelculo imagen audio video documento de texto etc

(f) Informacioacuten publicada o disponible Indica si la informacioacuten estaacute publicada o disponible para ser solicitada sentildealando doacutende estaacute publicada yo doacutende se puede consultar o solicitar

Iacute -

OacuteEC~~(j O n3 DE 2015 Paacutegina 11 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

El Registro de Activos de Informacioacuten debe elaborarse en formato de hoja de caacutelculo y publicarse en el sitio web oficial del sujeto obligado asiacute como en el Portal de Datos Abiertos del Estado colombiano o en la herramienta que lo modifique o lo sustituya

Paraacutegrafo 1deg Entieacutendase por Categoriacuteas de informacioacuten toda informacioacuten de contenido o estructura homogeacutenea sea fiacutesica o electroacutenica emanada de un mismo sujeto obligado como resultado del ejercicio de sus funciones y que pueda agruparse a partir de categoriacuteas tipos o clases seguacuten sus caracteriacutesticas internas (contenido) o externas (formato o estructura)

Paraacutegrafo 2deg El sujeto obligado debe actualizar el Registro de Activos de Informacioacuten de acuerdo con los procedimientos y lineamientos definidos en su Programa de Gestioacuten Documental

Paraacutegrafo 3deg El Ministerio Puacuteblico podraacute establecer estaacutendares adicionales para el Registro de Activos de Informacioacuten de los sujetos obligados

CAPiacuteTULO iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada

Artiacuteculo 39 Concepto del Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada El Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada es el inventario de la informacioacuten puacuteblica generada obtenida adquirida o controlada por el sujeto obligado en calidad de tal que ha sido calificada como clasificada o reservada

Artiacuteculo 40 Contenido del Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada El Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada indicaraacute para cada informacioacuten calificada como reservada o clasificada lo siguiente

(1) Nombre o tiacutetulo de la categoriacutea de informacioacuten teacutermino con que se da a conocer el nombre o asunto de la informacioacuten

(2) Nombre o tiacutetulo de la informacioacuten Palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto de la informacioacuten

(3) Idioma Establece el Idioma lengua o dialecto en que se encuentra la informacioacuten (4) Medio de conservacioacuten yo soporte Establece el soporte en el que se encuentra la

informacioacuten documento fiacutesico medio electroacutenico o por alguacuten otro tipo de formato audio visual entre otros (fiacutesico- anaacutelogo o digital- electroacutenico)

(5) Fecha de generacioacuten de la informacioacuten Identifica el momento de la creacioacuten de la informacioacuten

(6) Nombre del responsable de la produccioacuten de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad interna o al nombre de la entidad externa que creoacute la informacioacuten

(7) Nombre del responsable de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad encargada de la custodia o control de la informacioacuten para efectos de permitir su acceso

(8) Objetivo legiacutetimo de la excepcioacuten La identificacioacuten de la excepcioacuten que dentro de las previstas en los artiacuteculos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014 cobija la calificacioacuten de informacioacuten reservada o clasificada

(9) Fundamento constitucional o legal El fundamento constitucional o legal que justifican la clasificacioacuten o la reserva sentildealando expresamente la norma artiacuteculo inciso o paacuterrafo que la ampara

(lO)Fundamento juriacutedico de la excepcioacuten Mencioacuten de la norma juriacutedica que sirve como fundamento juriacutedico para la clasificacioacuten o reserva de la informacioacuten

(l1)Excepcioacuten total o parcial Seguacuten sea integral o parcial la calificacioacuten las partes o secciones clasificadas o reservadas

DECRETO O nj DE 2015 Paacutegina 12 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

(12)Fecha de la calificacioacuten La fecha de la calificacioacuten de la informacioacuten como reservada o clasificada

(13)Plazo de la clasificacioacuten o reserva El tiempo que cobija la clasificacioacuten o reserva

El Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada debe actualizarse cada vez que una informacioacuten sea calificada como clasificada o reservada y cuando dicha calificacioacuten se levante conforme a lo establecido en el mismo Indice y en el Programa de Gestioacuten Documental

El iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada seraacute de caraacutecter puacuteblico deberaacute elaborarse en formato de hoja de caacutelculo y publicarse en el sitio web oficial del sujeto obligado asiacute como en el Portal de Datos Abiertos del Estado colombiano o en la herramienta que lo modifique o lo sustituya

CAPiacuteTULO 111 Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten

Artiacuteculo 41 Concepto El Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten es el instrumento del que disponen los sujetos obligados para informar de forma ordenada a la ciudadaniacutea interesados y usuarios sobre la informacioacuten publicada y que publicaraacute conforme al principio de divulgacioacuten proactiva de la informacioacuten previsto en el artiacuteculo 3deg de la Ley 1712 de 2014 y sobre los medios a traveacutes de los cuales se puede acceder a la misma

Artiacuteculo 42 Componentes del Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten En concordancia con lo establecido en el artiacuteculo 12 de la Ley 1712 de 2014 el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten debe incluir como miacutenimo lo siguiente

(1) La lista de informacioacuten miacutenima publicada en el sitio web oficial del sujeto obligado o en los sistemas de informacioacuten del Estado conforme a lo previsto en los artiacuteculos go 10 Y 11 de la Ley 1712 de 2014

(2) La lista de la informacioacuten publicada en el sitio web oficial del sujeto obligado adicional a la mencionada en el numeral anterior y conforme a lo ordenado por otras normas distintas a la Ley de Transparencia y del Derecho al Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional

(3) Informacioacuten publicada por el sujeto obligado originada en la solicitud de informacioacuten divulgada con anterioridad de que trata el artiacuteculo 14 de la Ley 1712 de 2014

(4) Informacioacuten de intereacutes para la ciudadaniacutea interesados o usuarios publicada de manera proactiva por el sujeto obligado relacionada con la actividad misional del sujeto obligado y sus objetivos estrateacutegicos

Para cada una de los anteriores componentes de Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten se debe indicar

(a) Nombre o tiacutetulo de la informacioacuten Palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto de la informacioacuten

(b) Idioma Establece el Idioma lengua o dialecto en que se encuentra la informacioacuten

(c) Medio de conservacioacuten yo soporte Establece el soporte en el que se encuentra la informacioacuten documento fiacutesico medio electroacutenico o por alguacuten otro tipo de formato audio visual entre otros (fiacutesico- anaacutelogo o digital- electroacutenico)

(d) Formato Identifica la forma tamantildeo o modo en la que se presenta la informacioacuten o se permite su visualizacioacuten o consulta tales como hoja de caacutelculo imagen audio video documento de texto etc

(e) Fecha de generacioacuten de la informacioacuten Identifica el momento de la creacioacuten de la informacioacuten

OacuteEtRETO 01 [ ~~ DE 2015 Paacutegina 13 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

(f) Frecuencia de actualizacioacuten Identifica la periodicidad o el segmento de tiempo en el que se debe actualizar la informacioacuten de acuerdo a su naturaleza y a la normativa aplicable

(g) Lugar de consulta Indica el lugar donde se encuentra publicado o puede ser consultado el documento tales como lugar en el sitio web y otro medio en donde se puede descargar yo acceder a la informacioacuten cuyo contenido se describe

(h) Nombre del responsable de la produccioacuten de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad interna o al nombre de la entidad externa que creoacute la informacioacuten

(i) Nombre del responsable de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad encargada de la custodia o control de la informacioacuten para efectos de permitir su acceso

Para facilitar el acceso a la informacioacuten los sujetos obligados publicaraacuten el Cuadro de Clasificacioacuten Documental

De acuerdo con lo estipulado en el literal c) del artiacuteculo 12 de la Ley 1712 de 2014 el Ministerio Puacuteblico podraacute hacer recomendaciones generales o particulares a los sujetos obligados sobre el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten

Artiacuteculo 43 Procedimiento participativo para la adopcioacuten y actualizacioacuten del Esquema de Publicacioacuten Los sujetos obligados de acuerdo con el reacutegimen legal aplicable implementaraacuten mecanismos de consulta a ciudadanos interesados o usuarios en los procesos de adopcioacuten y actualizacioacuten del Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten con el fin de identificar informacioacuten que pueda publicarse de manera proactiva y de establecer los formatos alternativos que faciliten la accesibilidad a poblaciones especiacuteficas

CAPiacuteTULO IV Programa de Gestioacuten Documental

Artiacuteculo 44 Concepto del Programa de Gestioacuten Documental En desarrollo de la Ley 1712 de 2014 se entenderaacute por Programa de Gestioacuten Documental el plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar la identificacioacuten gestioacuten clasificacioacuten organizacioacuten conservacioacuten y disposicioacuten de la informacioacuten puacuteblica desde su creacioacuten hasta su disposicioacuten final con fines de conservacioacuten permanente o eliminacioacuten

Artiacuteculo 45 Articulacioacuten yo integracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental con los instrumentos de gestioacuten de informacioacuten La informacioacuten incluida en el Registro de Activos de Informacioacuten en el iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada y en el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten definidos en el presente decreto debe ser identificada gestionada clasificada organizada y conservada de acuerdo con los procedimientos lineamientos valoracioacuten y tiempos definidos en el Programa de Gestioacuten Documental del sujeto obligado

El sujeto obligado debe contar con poliacuteticas de eliminacioacuten segura y permanente de la informacioacuten una vez cumplido el tiempo de conservacioacuten establecido en las tablas de retencioacuten documental o tablas de valoracioacuten documental el Programa de Gestioacuten Documental y demaacutes normas expedidas por el Archivo General de la Nacioacuten

Artiacuteculo 46 Aplicacioacuten de lineamientos generales sobre el Programa de Gestioacuten Documental Los sujetos obligados aplicaraacuten en la elaboracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental los lineamientos contenidos en Decreto 2609 de 2012 o las normas que lo sustituyan o modifiquen

01 n ~)OEeacute~~b ~ I -) DE 2015 Paacutegina 14 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 Y se dictan otras disposiciones

Artiacuteculo 47 Lineamientos sobre el Programa de Gestioacuten Documental para los sujetos obligados de naturaleza privada Los sujetos obligados de naturaleza privada que no estaacuten cobijados por el Decreto 2609 de 2012 o el que lo complemente o sustituya deben cumplir en la elaboracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental como miacutenimo con las siguientes directrices

(1) Contar con una poliacutetica de gestioacuten documental aprobada por el sujeto obligado (2) Elaborar aprobar y publicar sus Tablas de Retencioacuten Documental (3) Contar con un archivo institucional (4) Disentildear poliacuteticas para la gestioacuten de sus documentos electroacutenicos incluyendo

poliacuteticas de preservacioacuten y custodia digital (5) Integrarse al Sistema Nacional de Archivos

Artiacuteculo 48 Conservacioacuten de la informacioacuten publicada con anterioridad Para efectos de lo previsto en el artiacuteculo 14 de la Ley 1712 de 2014 los sujetos obligados deben garantizar la conservacioacuten de los documentos divulgados en su sitio web o en sistemas de informacioacuten que contengan o produzcan informacioacuten puacuteblica para lo cual seguiraacuten los procedimientos de valoracioacuten documental y delimitaraacuten los medios formatos y plazos para la conservacioacuten de la informacioacuten publicada con anterioridad con el fin de permitir su faacutecil acceso luego de retirada la publicacioacuten

Los sujetos obligados deben definir un procedimiento para retirar la informacioacuten que haya sido publicada y garantizar la recuperacioacuten de informacioacuten retrospectiva que haya sido desfijada o retirada Los lineamientos y plazos para cumplir a cabalidad con esta obligacioacuten deben estar incluidos en el Programa de Gestioacuten Documental del sujeto obligado

Artiacuteculo 49 Gestioacuten de informacioacuten en los casos de liquidaciones supresiones fusiones o escisiones de sujetos obligados En los casos de liquidaciones supresiones fusiones o escisiones de sujetos obligados eacutestos deben asegurar que los instrumentos de gestioacuten de informacioacuten se mantengan sin que se obstaculice el acceso a la informacioacuten puacuteblica La entrega de la informacioacuten al sujeto obligado que asuma las responsabilidades del cesante se garantizaraacute mediante inventarios debidamente ordenados y de conformidad con las normas que se expidan al respecto

Artiacuteculo 50 Documentos y archivos de derechos humanos Los archivos de derechos humanos corresponden a documentos que en sentido amplio se refieren a violaciones a los derechos humanos e infracciones al Derecho Internacional Humanitario Los archivos de derechos humanos deben ser objeto de las medidas de preservacioacuten proteccioacuten y acceso definidas en el marco internacional de los derechos humanos la jurisprudencia la legislacioacuten interna yen particular el inciso final del artiacuteculo 21 de la Ley 1712 de 2014

Para la identificacioacuten de los documentos de derechos humanos se tendraacuten en cuenta entre otros

(1) Documentos producidos por entidades del Estado con funciones legales en torno a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario de acuerdo con las instrucciones que imparta el Archivo General de la Nacioacuten

(2) Documentos producidos por las viacutectimas y sus organizaciones relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

(3) Documentos e informes acadeacutemicos y de investigacioacuten relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

(4) Documentos de entidades internacionales relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

(5) Documentos de entidades privadas o entidades privadas con funciones puacuteblicas relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

- ~l - o1 n3DECKI 10 DE 2015 Paacutegina 15 de 16J

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

TiacuteTULO VI

Seguimiento a la gestioacuten de la Informacioacuten

Artiacuteculo 51 Seguimiento a la gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica Los sujetos obligados deben adelantar las acciones pertinentes para hacer seguimiento a la gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica El Ministerio Puacuteblico y las entidades liacutederes de la poliacutetica de transparencia y de acceso a la informacioacuten puacuteblica definidas en el artiacuteculo 32 de la Ley 1712 de 2014 de acuerdo con su aacutembito de competencia adelantaraacuten acciones que permitan medir el avance en la implementacioacuten de la ley de transparencia por parte de los sujetos obligados quienes deben colaborar armoacutenicamente en el suministro de la informacioacuten que se requiera

Artiacuteculo 52 Informes de solicitudes de acceso a informacioacuten De conformidad con lo establecido en el literal h) del artiacuteculo 11 de la Ley 1712 de 2014 los sujetos obligados deberaacuten publicar los informes de todas las solicitudes denuncias y los tiempos de respuesta Respecto de las solicitudes de acceso a informacioacuten puacuteblica el informe debe discriminar la siguiente informacioacuten miacutenima

(1) El nuacutemero de solicitudes recibidas (2) El nuacutemero de solicitudes que fueron trasladadas a otra institucioacuten (3) El tiempo de respuesta a cada solicitud (4) El nuacutemero de solicitudes en las que se negoacute el acceso a la informacioacuten

El informe sobre solicitudes de acceso a informacioacuten estaraacute a disposicioacuten del puacuteblico en los teacuterminos establecidos en el artiacuteculo 4deg del presente decreto

Paraacutegrafo 1deg Los sujetos obligados de la Ley 1712 de 2014 que tambieacuten son sujetos de la Ley 190 de 1995 podraacuten incluir los informes de solicitudes de acceso a la informacioacuten a que se refiere el presente artiacuteculo en los informes de que trata el artiacuteculo 54 de la Ley 190 de 1995

Paraacutegrafo 2deg El primer informe de solicitudes de acceso a la informacioacuten deberaacute publicarse seis meses despueacutes de la expedicioacuten del presente decreto para el caso de los sujetos obligados del orden nacional los entes territoriales deberaacuten hacerlo 6 meses despueacutes de la entrada en vigencia de la Ley 1712 de 2014

Artiacuteculo 53 Vigencia El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicacioacuten sin perjuicio de lo previsto en el artiacuteculo 33 de la Ley 1712 de 2014 respecto a la entrada en vigencia para los entes territoriales

PUBLiacuteQUESE y CUacuteMPLASE

Dado en Bogotaacute DC a los

2 O ENE 2015

--

_ o-iJ-onJ DEeacuteRETO DE 2015 Paacutegina 16 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

El Ministro de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones (E)

~ MARiacuteA CAROLINA HOYOS URBAY

La Ministra de Cultura

v1 ( 1 ~~W~ MARIANA GARCEacuteS COacuteRDOBA

El Director del Departamento Nacional de Planeacioacuten

El Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la

R HUMBERTO MARTiacuteNEZ NEIRA gt

La Directora del Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica

~BLERO DURAacuteN

r1It4-IoIacutek o1 nD1ltItt I u DE 2015 Paacutegina 7 16

Por el cual se reglamenta parcialmente Ley 1712 2014 Yse dictan otras disposiciones

Paraacutegrafo 1deg los reproduccioacuten informacioacuten el obligado debe tener en cuenta que la informacioacuten puacuteblica puede ser suministrada a traveacutes de los diferentes medios acuerdo con su formato y medio de almacenamiento entre ellos fotocopias medios magneacuteticos o electroacutenicos memorias USB Discos Compactos DVD u otros que permitan reproduccioacuten captura distribucioacuten e intercambio de informacioacuten puacuteblica

Paraacutegrafo Cuando se de informacioacuten relacionadas con la prestacioacuten de un traacutemite a cargo del sujeto obligado los costos reproduccioacuten de la informacioacuten solicitada estaraacuten a o tarifas establecidas para la realizacioacuten

traacutemite normas que reglamentan el mismo

Artiacuteculo o produccioacuten informacioacuten puacuteblica La solicitud acceso a la informacioacuten puacuteblica no implica el deber de los sujetos obligados generar o producir informacioacuten no disponible En caso el sujeto obligado por que la denegacioacuten la solicitud se debe a la inexistencia de datos en su poder y en el evento en que dicha informacioacuten en poder o control otro sujeto obligado remitiraacute a la solicitud informacioacuten

Artiacuteculo Supervigilancia derecho acceso a informacioacuten puacuteblica conformidad con lo previsto en el artiacuteculo del Decreto-Ley de 2000 y en la Resolucioacuten 496 de 1 expedida por el Procurador la Nacioacuten o la que la modifique sustituya o adicione o la la modifique sustituya o adicione los solicitantes de acceso a informacioacuten podraacuten acudir a la Procuraduriacutea General la Nacioacuten cuando consideren que es necesario una solicitud supervigilancia al derecho de acceso a informacioacuten puacuteblica

TiacuteTULO IV

Gestioacuten de la Informacioacuten Clasificada y Reservada

Artiacuteculo 24 Excepciones al Derecho fundamental de acceso a la informacioacuten puacuteblica Los sujetos obligados garantizaraacuten la eficacia ejercicio del derecho fundamental de acceso a la informacioacuten puacuteblica perjuicio su facultad de en casos autorizados por la Constitucioacuten o la ley y conforme a lo previsto en los artiacuteculos 18 y 19 la Ley 1712 201 en consonancia con las definiciones previstas en los literales c) y d) del artiacuteculo 6deg de la misma

CAPiacuteTULO I Informacioacuten Puacuteblica Clasificada

Artiacuteculo 25 Acceso general a semi-privados privados o sensibles informacioacuten puacuteblica que contiene datos semi-privados o privados definidos en los g) y h) del artiacuteculo 3deg de la Ley 1266 de 2008 o datos personales o sensibles lo nrCIIC1rn

los artiacuteculos 3deg y 5deg de la Ley 1581 2012 yen el numeral 3deg del artiacuteculo 3deg 1 de 2013 soacutelo podraacute divulgarse reglas en normas

Artiacuteculo 26 a en posesioacuten de sujetos Los sujetos obligados no podraacuten permitir el acceso a datos personales autorizacioacuten del titular la informacioacuten salvo que concurra de excepciones consagradas en los articulos 6deg y 10 de la Ley 1581 de 2012

]1

v DE 2015 Paacutegina 8 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 Yse dictan otras disposiciones

Tampoco podraacute permitirse el acceso a datos mnos mnas y adolescentes salvo aquellos que sean naturaleza puacuteblica de acuerdo con lo previsto en el artiacuteculo 7deg de la Ley 1581 2012

Paraacutegrafo 1deg Permitir el acceso un dato privado o sensible no le quita el caraacutecter de informacioacuten clasificada ni puede implicar su desproteccioacuten

Paraacutegrafo 2deg Salvo que medie autorizacioacuten del titular a los datos semi-privados riexclltgtr

y sensibles contenidos en documentos puacuteblicos soacutelo podraacute accederse por decisioacuten autoridad jurisdiccional o de puacuteblica o administrativa competente en ejercicio sus funciones

CAPiacuteTULO 11 Informacioacuten Puacuteblica Reservada

Artiacuteculo 27 Responsable de la calificacioacuten de Reserva de la informacioacuten puacuteblica por razones de defensa y seguridad nacional seguridad puacuteblica o relaciones internacionales La calificacioacuten de reservada de la informacioacuten prevista en los literales a) b) y e) del artiacuteculo 19 de la Ley 1712 de 2014 corresponderaacute exclusivamente al jefe la dependencia o de la generacioacuten posesioacuten controlo custodia la informacioacuten o funcionario o empleado del nivel directivo que por su completo e integral conocimiento la informacioacuten puacuteblica pueda garantizar la calificacioacuten sea razonable y proporcionada

Artiacuteculo 28 de fa informacioacuten puacuteblica por razones de estabilidad macroeconoacutemica y financiera excepcioacuten prevista en el literal h) del artiacuteculo 19 la

1712 2014 amparar la calificacioacuten de informacioacuten puacuteblica otras circunstancias cuando

(1) Pueda la estabilidad la economiacutea o los mercados la eficacia de la poliacutetica macroeconoacutemica y financiera o el cumplimiento las funciones las entidades que tienen a su cargo el disentildeo y la implementacioacuten de poliacuteticas o

(2) Esteacute relacionada con las labores de supervisioacuten necesarias para garantizar la estabilidad del financiero y la confianza del puacuteblico en el mismo

Artiacuteculo Temporalidad de la reserva Sin perjuicio de lo sentildealado en el artiacuteculo 19 de la Ley 1712 de 2014 y del periacuteodo maacuteximo de reserva de la informacioacuten a que ro1o Iltgt el artiacuteculo la Ley 1 2 de 201 la informacioacuten respectiva debe divulgarse si desaparecen las condiciones que justificaban su reserva

El teacutermino maacuteximo quince (15) antildeos a que se ronoro el artiacuteculo 22 la Ley 1 2 2014 a contarse a partir de la en la informacioacuten se

CAPiacuteTULO 111 Directrices para la Calificacioacuten Informacioacuten Puacuteblica

como Clasificada o Reservada

Artiacuteculo 30 Identificacioacuten de la norma que dispone que la informacioacuten sea clasificada o asignar el caraacutecter o a la informacioacuten puacuteblica

que se encuentra bajo su posesioacuten control o custodia los sujetos obligados deben las constitucionales o legales expresamente lo

dispongan

Artiacuteculo 31 Existencia y divulgacioacuten integral o parcial de la informacioacuten Si un mismo acto o documento contiene informacioacuten que puede ser divulgada e informacioacuten clasificada o

- ~)JlO 1 n8 DECRETO DE 2015 Paacutegina 9 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

reservada el sujeto obligado debe revelar los datos no protegidos y presentar los fundamentos constitucionales y legales por los que retiene los datos que no puede divulgar

Los sujetos obligados podraacuten tachar los apartes clasificados o reservados del documento anonimizar transliterar o editar el documento para suprimir la informacioacuten que no puede difundirse abrir un nuevo expediente con la informacioacuten puacuteblica que puede ser divulgada o acudir a las acciones que sean adecuadas para cumplir con su deber de permitir el acceso a toda aquella informacioacuten que no esteacute clasificada o reservada teniendo en cuenta el formato y medio de conservacioacuten de la informacioacuten

Artiacuteculo 32 Coordinacioacuten interinstitucional Si un sujeto obligado remite o entrega informacioacuten puacuteblica calificada como clasificada o reservada a otro sujeto obligado deberaacute advertir tal circunstancia e incluir la motivacioacuten de la calificacioacuten para que eacuteste uacuteltimo excepcione tambieacuten su divulgacioacuten

CAPiacuteTULO IV

Denegacioacuten o rechazo del Derecho de Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica por Clasificacioacuten o Reserva

Artiacuteculo 33 Contenido del acto de respuesta de rechazo o denegacioacuten del derecho de acceso a informacioacuten puacuteblica por clasificacioacuten o reserva El acto de respuesta del sujeto obligado que deniegue o rechace una solicitud de acceso a informacioacuten puacuteblica por razoacuten de clasificacioacuten o reserva ademaacutes de seguir las directrices sentildealadas en el presente decreto y en especial lo previsto en el iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada deberaacute contener

(1) El fundamento constitucional o legal que establece el objetivo legiacutetimo de la clasificacioacuten o la reserva sentildealando expresamente la norma artiacuteculo inciso o paacuterrafo que la calificacioacuten

(2) La identificacioacuten de la excepcioacuten que dentro de las previstas en los artiacuteculos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014 cobija la calificacioacuten de informacioacuten reservada o clasificada

(3) El tiempo por el que se extiende la clasificacioacuten o reserva contado a partir de la fecha de generacioacuten de la informacioacuten y

(4) La determinacioacuten del dantildeo presente probable y especiacutefico que causariacutea la divulgacioacuten de la informacioacuten puacuteblica y la relacioacuten de las razones y las pruebas en caso de que existan que acrediten la amenaza del dantildeo

En ninguacuten caso procederaacute el rechazo de una solicitud por razones tales como encubrir violaciones a la ley ineficiencias o errores de los sujetos obligados ni para proteger el prestigio de personas organizaciones o autoridades

Las solicitudes de informacioacuten sobre contratacioacuten con recursos puacuteblicos no podraacuten ser negadas excepto que haya sido calificada como clasificada o reservada de acuerdo con las directrices sentildealadas la ley y en el presente decreto

Artiacuteculo 34 Definicioacuten de dantildeo presente probable y especiacutefico Se entenderaacute que el dantildeo es presente siempre que no sea remoto ni eventual probable cuando existan las circunstancias que hariacutean posible su materializacioacuten y especiacutefico soacutelo si puede individualizarse y no se trate de una afectacioacuten geneacuterica

TiacuteTULO V

middot o1 n~OEcRE1t1 V DE 2015 Paacutegina 10 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

Instrumentos de la Gestioacuten de Informacioacuten Puacuteblica

Artiacuteculo 35 Instrumentos de gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica Los instrumentos para la gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica conforme con lo establecido en la Ley 1712 de 2014 son

(1) Registro de Activos de Informacioacuten (2) iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada (3) Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten (4) Programa de Gestioacuten Documental

Los sujetos obligados deben articular dichos instrumentos mediante el uso eficiente de las tecnologiacuteas de la informacioacuten y las comunicaciones y garantizar su actualizacioacuten y divu Igacioacuten

Artiacuteculo 36 Mecanismo de adopcioacuten y actualizacioacuten de los Instrumentos de Gestioacuten de la Informacioacuten Puacuteblica El Registro de Activos de Informacioacuten el iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten y el Programa de Gestioacuten Documental deben ser adoptados y actualizados por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el reacutegimen legal al sujeto obligado

CAPiacuteTULO I Registro de Activos de Informacioacuten

Artiacuteculo 37 Concepto del Registro de Activos de Informacioacuten El Registro de Activos de Informacioacuten es el inventario de la informacioacuten puacuteblica que el sujeto obligado genere obtenga adquiera transforme o controle en su calidad de tal

Artiacuteculo 38 Componentes del Registro de Activos de Informacioacuten El Registro de Activos de Informacioacuten debe contener como miacutenimo los siguientes componentes

(1) Todas las categoriacuteas de informacioacuten del sujeto obligado (2) Todo registro publicado (3) Todo registro disponible para ser solicitado por el puacuteblico

Para cada uno de los componentes del Registro de Activos de Informacioacuten debe detallarse los siguientes datos

(a) Nombre o tiacutetulo de la categoriacutea de informacioacuten teacutermino con que se da a conocer el nombre o asunto de la informacioacuten

(b) Descripcioacuten del contenido la categoriacutea de informacioacuten Define brevemente de queacute se trata la informacioacuten

(c) Idioma Establece el Idioma lengua o dialecto en que se encuentra la informacioacuten

(d) Medio de conservacioacuten yo soporte Establece el soporte en el que se encuentra la informacioacuten documento fiacutesico medio electroacutenico o por alguacuten otro tipo de formato audio visual entre otros (fiacutesico anaacutelogo o digital- electroacutenico)

(e) Formato Identifica la forma tamantildeo o modo en la que se presenta la informacioacuten o se permite su visualizacioacuten o consulta tales como hoja de caacutelculo imagen audio video documento de texto etc

(f) Informacioacuten publicada o disponible Indica si la informacioacuten estaacute publicada o disponible para ser solicitada sentildealando doacutende estaacute publicada yo doacutende se puede consultar o solicitar

Iacute -

OacuteEC~~(j O n3 DE 2015 Paacutegina 11 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

El Registro de Activos de Informacioacuten debe elaborarse en formato de hoja de caacutelculo y publicarse en el sitio web oficial del sujeto obligado asiacute como en el Portal de Datos Abiertos del Estado colombiano o en la herramienta que lo modifique o lo sustituya

Paraacutegrafo 1deg Entieacutendase por Categoriacuteas de informacioacuten toda informacioacuten de contenido o estructura homogeacutenea sea fiacutesica o electroacutenica emanada de un mismo sujeto obligado como resultado del ejercicio de sus funciones y que pueda agruparse a partir de categoriacuteas tipos o clases seguacuten sus caracteriacutesticas internas (contenido) o externas (formato o estructura)

Paraacutegrafo 2deg El sujeto obligado debe actualizar el Registro de Activos de Informacioacuten de acuerdo con los procedimientos y lineamientos definidos en su Programa de Gestioacuten Documental

Paraacutegrafo 3deg El Ministerio Puacuteblico podraacute establecer estaacutendares adicionales para el Registro de Activos de Informacioacuten de los sujetos obligados

CAPiacuteTULO iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada

Artiacuteculo 39 Concepto del Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada El Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada es el inventario de la informacioacuten puacuteblica generada obtenida adquirida o controlada por el sujeto obligado en calidad de tal que ha sido calificada como clasificada o reservada

Artiacuteculo 40 Contenido del Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada El Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada indicaraacute para cada informacioacuten calificada como reservada o clasificada lo siguiente

(1) Nombre o tiacutetulo de la categoriacutea de informacioacuten teacutermino con que se da a conocer el nombre o asunto de la informacioacuten

(2) Nombre o tiacutetulo de la informacioacuten Palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto de la informacioacuten

(3) Idioma Establece el Idioma lengua o dialecto en que se encuentra la informacioacuten (4) Medio de conservacioacuten yo soporte Establece el soporte en el que se encuentra la

informacioacuten documento fiacutesico medio electroacutenico o por alguacuten otro tipo de formato audio visual entre otros (fiacutesico- anaacutelogo o digital- electroacutenico)

(5) Fecha de generacioacuten de la informacioacuten Identifica el momento de la creacioacuten de la informacioacuten

(6) Nombre del responsable de la produccioacuten de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad interna o al nombre de la entidad externa que creoacute la informacioacuten

(7) Nombre del responsable de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad encargada de la custodia o control de la informacioacuten para efectos de permitir su acceso

(8) Objetivo legiacutetimo de la excepcioacuten La identificacioacuten de la excepcioacuten que dentro de las previstas en los artiacuteculos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014 cobija la calificacioacuten de informacioacuten reservada o clasificada

(9) Fundamento constitucional o legal El fundamento constitucional o legal que justifican la clasificacioacuten o la reserva sentildealando expresamente la norma artiacuteculo inciso o paacuterrafo que la ampara

(lO)Fundamento juriacutedico de la excepcioacuten Mencioacuten de la norma juriacutedica que sirve como fundamento juriacutedico para la clasificacioacuten o reserva de la informacioacuten

(l1)Excepcioacuten total o parcial Seguacuten sea integral o parcial la calificacioacuten las partes o secciones clasificadas o reservadas

DECRETO O nj DE 2015 Paacutegina 12 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

(12)Fecha de la calificacioacuten La fecha de la calificacioacuten de la informacioacuten como reservada o clasificada

(13)Plazo de la clasificacioacuten o reserva El tiempo que cobija la clasificacioacuten o reserva

El Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada debe actualizarse cada vez que una informacioacuten sea calificada como clasificada o reservada y cuando dicha calificacioacuten se levante conforme a lo establecido en el mismo Indice y en el Programa de Gestioacuten Documental

El iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada seraacute de caraacutecter puacuteblico deberaacute elaborarse en formato de hoja de caacutelculo y publicarse en el sitio web oficial del sujeto obligado asiacute como en el Portal de Datos Abiertos del Estado colombiano o en la herramienta que lo modifique o lo sustituya

CAPiacuteTULO 111 Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten

Artiacuteculo 41 Concepto El Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten es el instrumento del que disponen los sujetos obligados para informar de forma ordenada a la ciudadaniacutea interesados y usuarios sobre la informacioacuten publicada y que publicaraacute conforme al principio de divulgacioacuten proactiva de la informacioacuten previsto en el artiacuteculo 3deg de la Ley 1712 de 2014 y sobre los medios a traveacutes de los cuales se puede acceder a la misma

Artiacuteculo 42 Componentes del Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten En concordancia con lo establecido en el artiacuteculo 12 de la Ley 1712 de 2014 el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten debe incluir como miacutenimo lo siguiente

(1) La lista de informacioacuten miacutenima publicada en el sitio web oficial del sujeto obligado o en los sistemas de informacioacuten del Estado conforme a lo previsto en los artiacuteculos go 10 Y 11 de la Ley 1712 de 2014

(2) La lista de la informacioacuten publicada en el sitio web oficial del sujeto obligado adicional a la mencionada en el numeral anterior y conforme a lo ordenado por otras normas distintas a la Ley de Transparencia y del Derecho al Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional

(3) Informacioacuten publicada por el sujeto obligado originada en la solicitud de informacioacuten divulgada con anterioridad de que trata el artiacuteculo 14 de la Ley 1712 de 2014

(4) Informacioacuten de intereacutes para la ciudadaniacutea interesados o usuarios publicada de manera proactiva por el sujeto obligado relacionada con la actividad misional del sujeto obligado y sus objetivos estrateacutegicos

Para cada una de los anteriores componentes de Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten se debe indicar

(a) Nombre o tiacutetulo de la informacioacuten Palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto de la informacioacuten

(b) Idioma Establece el Idioma lengua o dialecto en que se encuentra la informacioacuten

(c) Medio de conservacioacuten yo soporte Establece el soporte en el que se encuentra la informacioacuten documento fiacutesico medio electroacutenico o por alguacuten otro tipo de formato audio visual entre otros (fiacutesico- anaacutelogo o digital- electroacutenico)

(d) Formato Identifica la forma tamantildeo o modo en la que se presenta la informacioacuten o se permite su visualizacioacuten o consulta tales como hoja de caacutelculo imagen audio video documento de texto etc

(e) Fecha de generacioacuten de la informacioacuten Identifica el momento de la creacioacuten de la informacioacuten

OacuteEtRETO 01 [ ~~ DE 2015 Paacutegina 13 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

(f) Frecuencia de actualizacioacuten Identifica la periodicidad o el segmento de tiempo en el que se debe actualizar la informacioacuten de acuerdo a su naturaleza y a la normativa aplicable

(g) Lugar de consulta Indica el lugar donde se encuentra publicado o puede ser consultado el documento tales como lugar en el sitio web y otro medio en donde se puede descargar yo acceder a la informacioacuten cuyo contenido se describe

(h) Nombre del responsable de la produccioacuten de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad interna o al nombre de la entidad externa que creoacute la informacioacuten

(i) Nombre del responsable de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad encargada de la custodia o control de la informacioacuten para efectos de permitir su acceso

Para facilitar el acceso a la informacioacuten los sujetos obligados publicaraacuten el Cuadro de Clasificacioacuten Documental

De acuerdo con lo estipulado en el literal c) del artiacuteculo 12 de la Ley 1712 de 2014 el Ministerio Puacuteblico podraacute hacer recomendaciones generales o particulares a los sujetos obligados sobre el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten

Artiacuteculo 43 Procedimiento participativo para la adopcioacuten y actualizacioacuten del Esquema de Publicacioacuten Los sujetos obligados de acuerdo con el reacutegimen legal aplicable implementaraacuten mecanismos de consulta a ciudadanos interesados o usuarios en los procesos de adopcioacuten y actualizacioacuten del Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten con el fin de identificar informacioacuten que pueda publicarse de manera proactiva y de establecer los formatos alternativos que faciliten la accesibilidad a poblaciones especiacuteficas

CAPiacuteTULO IV Programa de Gestioacuten Documental

Artiacuteculo 44 Concepto del Programa de Gestioacuten Documental En desarrollo de la Ley 1712 de 2014 se entenderaacute por Programa de Gestioacuten Documental el plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar la identificacioacuten gestioacuten clasificacioacuten organizacioacuten conservacioacuten y disposicioacuten de la informacioacuten puacuteblica desde su creacioacuten hasta su disposicioacuten final con fines de conservacioacuten permanente o eliminacioacuten

Artiacuteculo 45 Articulacioacuten yo integracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental con los instrumentos de gestioacuten de informacioacuten La informacioacuten incluida en el Registro de Activos de Informacioacuten en el iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada y en el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten definidos en el presente decreto debe ser identificada gestionada clasificada organizada y conservada de acuerdo con los procedimientos lineamientos valoracioacuten y tiempos definidos en el Programa de Gestioacuten Documental del sujeto obligado

El sujeto obligado debe contar con poliacuteticas de eliminacioacuten segura y permanente de la informacioacuten una vez cumplido el tiempo de conservacioacuten establecido en las tablas de retencioacuten documental o tablas de valoracioacuten documental el Programa de Gestioacuten Documental y demaacutes normas expedidas por el Archivo General de la Nacioacuten

Artiacuteculo 46 Aplicacioacuten de lineamientos generales sobre el Programa de Gestioacuten Documental Los sujetos obligados aplicaraacuten en la elaboracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental los lineamientos contenidos en Decreto 2609 de 2012 o las normas que lo sustituyan o modifiquen

01 n ~)OEeacute~~b ~ I -) DE 2015 Paacutegina 14 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 Y se dictan otras disposiciones

Artiacuteculo 47 Lineamientos sobre el Programa de Gestioacuten Documental para los sujetos obligados de naturaleza privada Los sujetos obligados de naturaleza privada que no estaacuten cobijados por el Decreto 2609 de 2012 o el que lo complemente o sustituya deben cumplir en la elaboracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental como miacutenimo con las siguientes directrices

(1) Contar con una poliacutetica de gestioacuten documental aprobada por el sujeto obligado (2) Elaborar aprobar y publicar sus Tablas de Retencioacuten Documental (3) Contar con un archivo institucional (4) Disentildear poliacuteticas para la gestioacuten de sus documentos electroacutenicos incluyendo

poliacuteticas de preservacioacuten y custodia digital (5) Integrarse al Sistema Nacional de Archivos

Artiacuteculo 48 Conservacioacuten de la informacioacuten publicada con anterioridad Para efectos de lo previsto en el artiacuteculo 14 de la Ley 1712 de 2014 los sujetos obligados deben garantizar la conservacioacuten de los documentos divulgados en su sitio web o en sistemas de informacioacuten que contengan o produzcan informacioacuten puacuteblica para lo cual seguiraacuten los procedimientos de valoracioacuten documental y delimitaraacuten los medios formatos y plazos para la conservacioacuten de la informacioacuten publicada con anterioridad con el fin de permitir su faacutecil acceso luego de retirada la publicacioacuten

Los sujetos obligados deben definir un procedimiento para retirar la informacioacuten que haya sido publicada y garantizar la recuperacioacuten de informacioacuten retrospectiva que haya sido desfijada o retirada Los lineamientos y plazos para cumplir a cabalidad con esta obligacioacuten deben estar incluidos en el Programa de Gestioacuten Documental del sujeto obligado

Artiacuteculo 49 Gestioacuten de informacioacuten en los casos de liquidaciones supresiones fusiones o escisiones de sujetos obligados En los casos de liquidaciones supresiones fusiones o escisiones de sujetos obligados eacutestos deben asegurar que los instrumentos de gestioacuten de informacioacuten se mantengan sin que se obstaculice el acceso a la informacioacuten puacuteblica La entrega de la informacioacuten al sujeto obligado que asuma las responsabilidades del cesante se garantizaraacute mediante inventarios debidamente ordenados y de conformidad con las normas que se expidan al respecto

Artiacuteculo 50 Documentos y archivos de derechos humanos Los archivos de derechos humanos corresponden a documentos que en sentido amplio se refieren a violaciones a los derechos humanos e infracciones al Derecho Internacional Humanitario Los archivos de derechos humanos deben ser objeto de las medidas de preservacioacuten proteccioacuten y acceso definidas en el marco internacional de los derechos humanos la jurisprudencia la legislacioacuten interna yen particular el inciso final del artiacuteculo 21 de la Ley 1712 de 2014

Para la identificacioacuten de los documentos de derechos humanos se tendraacuten en cuenta entre otros

(1) Documentos producidos por entidades del Estado con funciones legales en torno a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario de acuerdo con las instrucciones que imparta el Archivo General de la Nacioacuten

(2) Documentos producidos por las viacutectimas y sus organizaciones relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

(3) Documentos e informes acadeacutemicos y de investigacioacuten relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

(4) Documentos de entidades internacionales relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

(5) Documentos de entidades privadas o entidades privadas con funciones puacuteblicas relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

- ~l - o1 n3DECKI 10 DE 2015 Paacutegina 15 de 16J

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

TiacuteTULO VI

Seguimiento a la gestioacuten de la Informacioacuten

Artiacuteculo 51 Seguimiento a la gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica Los sujetos obligados deben adelantar las acciones pertinentes para hacer seguimiento a la gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica El Ministerio Puacuteblico y las entidades liacutederes de la poliacutetica de transparencia y de acceso a la informacioacuten puacuteblica definidas en el artiacuteculo 32 de la Ley 1712 de 2014 de acuerdo con su aacutembito de competencia adelantaraacuten acciones que permitan medir el avance en la implementacioacuten de la ley de transparencia por parte de los sujetos obligados quienes deben colaborar armoacutenicamente en el suministro de la informacioacuten que se requiera

Artiacuteculo 52 Informes de solicitudes de acceso a informacioacuten De conformidad con lo establecido en el literal h) del artiacuteculo 11 de la Ley 1712 de 2014 los sujetos obligados deberaacuten publicar los informes de todas las solicitudes denuncias y los tiempos de respuesta Respecto de las solicitudes de acceso a informacioacuten puacuteblica el informe debe discriminar la siguiente informacioacuten miacutenima

(1) El nuacutemero de solicitudes recibidas (2) El nuacutemero de solicitudes que fueron trasladadas a otra institucioacuten (3) El tiempo de respuesta a cada solicitud (4) El nuacutemero de solicitudes en las que se negoacute el acceso a la informacioacuten

El informe sobre solicitudes de acceso a informacioacuten estaraacute a disposicioacuten del puacuteblico en los teacuterminos establecidos en el artiacuteculo 4deg del presente decreto

Paraacutegrafo 1deg Los sujetos obligados de la Ley 1712 de 2014 que tambieacuten son sujetos de la Ley 190 de 1995 podraacuten incluir los informes de solicitudes de acceso a la informacioacuten a que se refiere el presente artiacuteculo en los informes de que trata el artiacuteculo 54 de la Ley 190 de 1995

Paraacutegrafo 2deg El primer informe de solicitudes de acceso a la informacioacuten deberaacute publicarse seis meses despueacutes de la expedicioacuten del presente decreto para el caso de los sujetos obligados del orden nacional los entes territoriales deberaacuten hacerlo 6 meses despueacutes de la entrada en vigencia de la Ley 1712 de 2014

Artiacuteculo 53 Vigencia El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicacioacuten sin perjuicio de lo previsto en el artiacuteculo 33 de la Ley 1712 de 2014 respecto a la entrada en vigencia para los entes territoriales

PUBLiacuteQUESE y CUacuteMPLASE

Dado en Bogotaacute DC a los

2 O ENE 2015

--

_ o-iJ-onJ DEeacuteRETO DE 2015 Paacutegina 16 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

El Ministro de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones (E)

~ MARiacuteA CAROLINA HOYOS URBAY

La Ministra de Cultura

v1 ( 1 ~~W~ MARIANA GARCEacuteS COacuteRDOBA

El Director del Departamento Nacional de Planeacioacuten

El Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la

R HUMBERTO MARTiacuteNEZ NEIRA gt

La Directora del Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica

~BLERO DURAacuteN

]1

v DE 2015 Paacutegina 8 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 Yse dictan otras disposiciones

Tampoco podraacute permitirse el acceso a datos mnos mnas y adolescentes salvo aquellos que sean naturaleza puacuteblica de acuerdo con lo previsto en el artiacuteculo 7deg de la Ley 1581 2012

Paraacutegrafo 1deg Permitir el acceso un dato privado o sensible no le quita el caraacutecter de informacioacuten clasificada ni puede implicar su desproteccioacuten

Paraacutegrafo 2deg Salvo que medie autorizacioacuten del titular a los datos semi-privados riexclltgtr

y sensibles contenidos en documentos puacuteblicos soacutelo podraacute accederse por decisioacuten autoridad jurisdiccional o de puacuteblica o administrativa competente en ejercicio sus funciones

CAPiacuteTULO 11 Informacioacuten Puacuteblica Reservada

Artiacuteculo 27 Responsable de la calificacioacuten de Reserva de la informacioacuten puacuteblica por razones de defensa y seguridad nacional seguridad puacuteblica o relaciones internacionales La calificacioacuten de reservada de la informacioacuten prevista en los literales a) b) y e) del artiacuteculo 19 de la Ley 1712 de 2014 corresponderaacute exclusivamente al jefe la dependencia o de la generacioacuten posesioacuten controlo custodia la informacioacuten o funcionario o empleado del nivel directivo que por su completo e integral conocimiento la informacioacuten puacuteblica pueda garantizar la calificacioacuten sea razonable y proporcionada

Artiacuteculo 28 de fa informacioacuten puacuteblica por razones de estabilidad macroeconoacutemica y financiera excepcioacuten prevista en el literal h) del artiacuteculo 19 la

1712 2014 amparar la calificacioacuten de informacioacuten puacuteblica otras circunstancias cuando

(1) Pueda la estabilidad la economiacutea o los mercados la eficacia de la poliacutetica macroeconoacutemica y financiera o el cumplimiento las funciones las entidades que tienen a su cargo el disentildeo y la implementacioacuten de poliacuteticas o

(2) Esteacute relacionada con las labores de supervisioacuten necesarias para garantizar la estabilidad del financiero y la confianza del puacuteblico en el mismo

Artiacuteculo Temporalidad de la reserva Sin perjuicio de lo sentildealado en el artiacuteculo 19 de la Ley 1712 de 2014 y del periacuteodo maacuteximo de reserva de la informacioacuten a que ro1o Iltgt el artiacuteculo la Ley 1 2 de 201 la informacioacuten respectiva debe divulgarse si desaparecen las condiciones que justificaban su reserva

El teacutermino maacuteximo quince (15) antildeos a que se ronoro el artiacuteculo 22 la Ley 1 2 2014 a contarse a partir de la en la informacioacuten se

CAPiacuteTULO 111 Directrices para la Calificacioacuten Informacioacuten Puacuteblica

como Clasificada o Reservada

Artiacuteculo 30 Identificacioacuten de la norma que dispone que la informacioacuten sea clasificada o asignar el caraacutecter o a la informacioacuten puacuteblica

que se encuentra bajo su posesioacuten control o custodia los sujetos obligados deben las constitucionales o legales expresamente lo

dispongan

Artiacuteculo 31 Existencia y divulgacioacuten integral o parcial de la informacioacuten Si un mismo acto o documento contiene informacioacuten que puede ser divulgada e informacioacuten clasificada o

- ~)JlO 1 n8 DECRETO DE 2015 Paacutegina 9 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

reservada el sujeto obligado debe revelar los datos no protegidos y presentar los fundamentos constitucionales y legales por los que retiene los datos que no puede divulgar

Los sujetos obligados podraacuten tachar los apartes clasificados o reservados del documento anonimizar transliterar o editar el documento para suprimir la informacioacuten que no puede difundirse abrir un nuevo expediente con la informacioacuten puacuteblica que puede ser divulgada o acudir a las acciones que sean adecuadas para cumplir con su deber de permitir el acceso a toda aquella informacioacuten que no esteacute clasificada o reservada teniendo en cuenta el formato y medio de conservacioacuten de la informacioacuten

Artiacuteculo 32 Coordinacioacuten interinstitucional Si un sujeto obligado remite o entrega informacioacuten puacuteblica calificada como clasificada o reservada a otro sujeto obligado deberaacute advertir tal circunstancia e incluir la motivacioacuten de la calificacioacuten para que eacuteste uacuteltimo excepcione tambieacuten su divulgacioacuten

CAPiacuteTULO IV

Denegacioacuten o rechazo del Derecho de Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica por Clasificacioacuten o Reserva

Artiacuteculo 33 Contenido del acto de respuesta de rechazo o denegacioacuten del derecho de acceso a informacioacuten puacuteblica por clasificacioacuten o reserva El acto de respuesta del sujeto obligado que deniegue o rechace una solicitud de acceso a informacioacuten puacuteblica por razoacuten de clasificacioacuten o reserva ademaacutes de seguir las directrices sentildealadas en el presente decreto y en especial lo previsto en el iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada deberaacute contener

(1) El fundamento constitucional o legal que establece el objetivo legiacutetimo de la clasificacioacuten o la reserva sentildealando expresamente la norma artiacuteculo inciso o paacuterrafo que la calificacioacuten

(2) La identificacioacuten de la excepcioacuten que dentro de las previstas en los artiacuteculos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014 cobija la calificacioacuten de informacioacuten reservada o clasificada

(3) El tiempo por el que se extiende la clasificacioacuten o reserva contado a partir de la fecha de generacioacuten de la informacioacuten y

(4) La determinacioacuten del dantildeo presente probable y especiacutefico que causariacutea la divulgacioacuten de la informacioacuten puacuteblica y la relacioacuten de las razones y las pruebas en caso de que existan que acrediten la amenaza del dantildeo

En ninguacuten caso procederaacute el rechazo de una solicitud por razones tales como encubrir violaciones a la ley ineficiencias o errores de los sujetos obligados ni para proteger el prestigio de personas organizaciones o autoridades

Las solicitudes de informacioacuten sobre contratacioacuten con recursos puacuteblicos no podraacuten ser negadas excepto que haya sido calificada como clasificada o reservada de acuerdo con las directrices sentildealadas la ley y en el presente decreto

Artiacuteculo 34 Definicioacuten de dantildeo presente probable y especiacutefico Se entenderaacute que el dantildeo es presente siempre que no sea remoto ni eventual probable cuando existan las circunstancias que hariacutean posible su materializacioacuten y especiacutefico soacutelo si puede individualizarse y no se trate de una afectacioacuten geneacuterica

TiacuteTULO V

middot o1 n~OEcRE1t1 V DE 2015 Paacutegina 10 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

Instrumentos de la Gestioacuten de Informacioacuten Puacuteblica

Artiacuteculo 35 Instrumentos de gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica Los instrumentos para la gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica conforme con lo establecido en la Ley 1712 de 2014 son

(1) Registro de Activos de Informacioacuten (2) iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada (3) Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten (4) Programa de Gestioacuten Documental

Los sujetos obligados deben articular dichos instrumentos mediante el uso eficiente de las tecnologiacuteas de la informacioacuten y las comunicaciones y garantizar su actualizacioacuten y divu Igacioacuten

Artiacuteculo 36 Mecanismo de adopcioacuten y actualizacioacuten de los Instrumentos de Gestioacuten de la Informacioacuten Puacuteblica El Registro de Activos de Informacioacuten el iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten y el Programa de Gestioacuten Documental deben ser adoptados y actualizados por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el reacutegimen legal al sujeto obligado

CAPiacuteTULO I Registro de Activos de Informacioacuten

Artiacuteculo 37 Concepto del Registro de Activos de Informacioacuten El Registro de Activos de Informacioacuten es el inventario de la informacioacuten puacuteblica que el sujeto obligado genere obtenga adquiera transforme o controle en su calidad de tal

Artiacuteculo 38 Componentes del Registro de Activos de Informacioacuten El Registro de Activos de Informacioacuten debe contener como miacutenimo los siguientes componentes

(1) Todas las categoriacuteas de informacioacuten del sujeto obligado (2) Todo registro publicado (3) Todo registro disponible para ser solicitado por el puacuteblico

Para cada uno de los componentes del Registro de Activos de Informacioacuten debe detallarse los siguientes datos

(a) Nombre o tiacutetulo de la categoriacutea de informacioacuten teacutermino con que se da a conocer el nombre o asunto de la informacioacuten

(b) Descripcioacuten del contenido la categoriacutea de informacioacuten Define brevemente de queacute se trata la informacioacuten

(c) Idioma Establece el Idioma lengua o dialecto en que se encuentra la informacioacuten

(d) Medio de conservacioacuten yo soporte Establece el soporte en el que se encuentra la informacioacuten documento fiacutesico medio electroacutenico o por alguacuten otro tipo de formato audio visual entre otros (fiacutesico anaacutelogo o digital- electroacutenico)

(e) Formato Identifica la forma tamantildeo o modo en la que se presenta la informacioacuten o se permite su visualizacioacuten o consulta tales como hoja de caacutelculo imagen audio video documento de texto etc

(f) Informacioacuten publicada o disponible Indica si la informacioacuten estaacute publicada o disponible para ser solicitada sentildealando doacutende estaacute publicada yo doacutende se puede consultar o solicitar

Iacute -

OacuteEC~~(j O n3 DE 2015 Paacutegina 11 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

El Registro de Activos de Informacioacuten debe elaborarse en formato de hoja de caacutelculo y publicarse en el sitio web oficial del sujeto obligado asiacute como en el Portal de Datos Abiertos del Estado colombiano o en la herramienta que lo modifique o lo sustituya

Paraacutegrafo 1deg Entieacutendase por Categoriacuteas de informacioacuten toda informacioacuten de contenido o estructura homogeacutenea sea fiacutesica o electroacutenica emanada de un mismo sujeto obligado como resultado del ejercicio de sus funciones y que pueda agruparse a partir de categoriacuteas tipos o clases seguacuten sus caracteriacutesticas internas (contenido) o externas (formato o estructura)

Paraacutegrafo 2deg El sujeto obligado debe actualizar el Registro de Activos de Informacioacuten de acuerdo con los procedimientos y lineamientos definidos en su Programa de Gestioacuten Documental

Paraacutegrafo 3deg El Ministerio Puacuteblico podraacute establecer estaacutendares adicionales para el Registro de Activos de Informacioacuten de los sujetos obligados

CAPiacuteTULO iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada

Artiacuteculo 39 Concepto del Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada El Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada es el inventario de la informacioacuten puacuteblica generada obtenida adquirida o controlada por el sujeto obligado en calidad de tal que ha sido calificada como clasificada o reservada

Artiacuteculo 40 Contenido del Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada El Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada indicaraacute para cada informacioacuten calificada como reservada o clasificada lo siguiente

(1) Nombre o tiacutetulo de la categoriacutea de informacioacuten teacutermino con que se da a conocer el nombre o asunto de la informacioacuten

(2) Nombre o tiacutetulo de la informacioacuten Palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto de la informacioacuten

(3) Idioma Establece el Idioma lengua o dialecto en que se encuentra la informacioacuten (4) Medio de conservacioacuten yo soporte Establece el soporte en el que se encuentra la

informacioacuten documento fiacutesico medio electroacutenico o por alguacuten otro tipo de formato audio visual entre otros (fiacutesico- anaacutelogo o digital- electroacutenico)

(5) Fecha de generacioacuten de la informacioacuten Identifica el momento de la creacioacuten de la informacioacuten

(6) Nombre del responsable de la produccioacuten de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad interna o al nombre de la entidad externa que creoacute la informacioacuten

(7) Nombre del responsable de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad encargada de la custodia o control de la informacioacuten para efectos de permitir su acceso

(8) Objetivo legiacutetimo de la excepcioacuten La identificacioacuten de la excepcioacuten que dentro de las previstas en los artiacuteculos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014 cobija la calificacioacuten de informacioacuten reservada o clasificada

(9) Fundamento constitucional o legal El fundamento constitucional o legal que justifican la clasificacioacuten o la reserva sentildealando expresamente la norma artiacuteculo inciso o paacuterrafo que la ampara

(lO)Fundamento juriacutedico de la excepcioacuten Mencioacuten de la norma juriacutedica que sirve como fundamento juriacutedico para la clasificacioacuten o reserva de la informacioacuten

(l1)Excepcioacuten total o parcial Seguacuten sea integral o parcial la calificacioacuten las partes o secciones clasificadas o reservadas

DECRETO O nj DE 2015 Paacutegina 12 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

(12)Fecha de la calificacioacuten La fecha de la calificacioacuten de la informacioacuten como reservada o clasificada

(13)Plazo de la clasificacioacuten o reserva El tiempo que cobija la clasificacioacuten o reserva

El Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada debe actualizarse cada vez que una informacioacuten sea calificada como clasificada o reservada y cuando dicha calificacioacuten se levante conforme a lo establecido en el mismo Indice y en el Programa de Gestioacuten Documental

El iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada seraacute de caraacutecter puacuteblico deberaacute elaborarse en formato de hoja de caacutelculo y publicarse en el sitio web oficial del sujeto obligado asiacute como en el Portal de Datos Abiertos del Estado colombiano o en la herramienta que lo modifique o lo sustituya

CAPiacuteTULO 111 Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten

Artiacuteculo 41 Concepto El Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten es el instrumento del que disponen los sujetos obligados para informar de forma ordenada a la ciudadaniacutea interesados y usuarios sobre la informacioacuten publicada y que publicaraacute conforme al principio de divulgacioacuten proactiva de la informacioacuten previsto en el artiacuteculo 3deg de la Ley 1712 de 2014 y sobre los medios a traveacutes de los cuales se puede acceder a la misma

Artiacuteculo 42 Componentes del Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten En concordancia con lo establecido en el artiacuteculo 12 de la Ley 1712 de 2014 el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten debe incluir como miacutenimo lo siguiente

(1) La lista de informacioacuten miacutenima publicada en el sitio web oficial del sujeto obligado o en los sistemas de informacioacuten del Estado conforme a lo previsto en los artiacuteculos go 10 Y 11 de la Ley 1712 de 2014

(2) La lista de la informacioacuten publicada en el sitio web oficial del sujeto obligado adicional a la mencionada en el numeral anterior y conforme a lo ordenado por otras normas distintas a la Ley de Transparencia y del Derecho al Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional

(3) Informacioacuten publicada por el sujeto obligado originada en la solicitud de informacioacuten divulgada con anterioridad de que trata el artiacuteculo 14 de la Ley 1712 de 2014

(4) Informacioacuten de intereacutes para la ciudadaniacutea interesados o usuarios publicada de manera proactiva por el sujeto obligado relacionada con la actividad misional del sujeto obligado y sus objetivos estrateacutegicos

Para cada una de los anteriores componentes de Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten se debe indicar

(a) Nombre o tiacutetulo de la informacioacuten Palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto de la informacioacuten

(b) Idioma Establece el Idioma lengua o dialecto en que se encuentra la informacioacuten

(c) Medio de conservacioacuten yo soporte Establece el soporte en el que se encuentra la informacioacuten documento fiacutesico medio electroacutenico o por alguacuten otro tipo de formato audio visual entre otros (fiacutesico- anaacutelogo o digital- electroacutenico)

(d) Formato Identifica la forma tamantildeo o modo en la que se presenta la informacioacuten o se permite su visualizacioacuten o consulta tales como hoja de caacutelculo imagen audio video documento de texto etc

(e) Fecha de generacioacuten de la informacioacuten Identifica el momento de la creacioacuten de la informacioacuten

OacuteEtRETO 01 [ ~~ DE 2015 Paacutegina 13 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

(f) Frecuencia de actualizacioacuten Identifica la periodicidad o el segmento de tiempo en el que se debe actualizar la informacioacuten de acuerdo a su naturaleza y a la normativa aplicable

(g) Lugar de consulta Indica el lugar donde se encuentra publicado o puede ser consultado el documento tales como lugar en el sitio web y otro medio en donde se puede descargar yo acceder a la informacioacuten cuyo contenido se describe

(h) Nombre del responsable de la produccioacuten de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad interna o al nombre de la entidad externa que creoacute la informacioacuten

(i) Nombre del responsable de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad encargada de la custodia o control de la informacioacuten para efectos de permitir su acceso

Para facilitar el acceso a la informacioacuten los sujetos obligados publicaraacuten el Cuadro de Clasificacioacuten Documental

De acuerdo con lo estipulado en el literal c) del artiacuteculo 12 de la Ley 1712 de 2014 el Ministerio Puacuteblico podraacute hacer recomendaciones generales o particulares a los sujetos obligados sobre el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten

Artiacuteculo 43 Procedimiento participativo para la adopcioacuten y actualizacioacuten del Esquema de Publicacioacuten Los sujetos obligados de acuerdo con el reacutegimen legal aplicable implementaraacuten mecanismos de consulta a ciudadanos interesados o usuarios en los procesos de adopcioacuten y actualizacioacuten del Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten con el fin de identificar informacioacuten que pueda publicarse de manera proactiva y de establecer los formatos alternativos que faciliten la accesibilidad a poblaciones especiacuteficas

CAPiacuteTULO IV Programa de Gestioacuten Documental

Artiacuteculo 44 Concepto del Programa de Gestioacuten Documental En desarrollo de la Ley 1712 de 2014 se entenderaacute por Programa de Gestioacuten Documental el plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar la identificacioacuten gestioacuten clasificacioacuten organizacioacuten conservacioacuten y disposicioacuten de la informacioacuten puacuteblica desde su creacioacuten hasta su disposicioacuten final con fines de conservacioacuten permanente o eliminacioacuten

Artiacuteculo 45 Articulacioacuten yo integracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental con los instrumentos de gestioacuten de informacioacuten La informacioacuten incluida en el Registro de Activos de Informacioacuten en el iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada y en el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten definidos en el presente decreto debe ser identificada gestionada clasificada organizada y conservada de acuerdo con los procedimientos lineamientos valoracioacuten y tiempos definidos en el Programa de Gestioacuten Documental del sujeto obligado

El sujeto obligado debe contar con poliacuteticas de eliminacioacuten segura y permanente de la informacioacuten una vez cumplido el tiempo de conservacioacuten establecido en las tablas de retencioacuten documental o tablas de valoracioacuten documental el Programa de Gestioacuten Documental y demaacutes normas expedidas por el Archivo General de la Nacioacuten

Artiacuteculo 46 Aplicacioacuten de lineamientos generales sobre el Programa de Gestioacuten Documental Los sujetos obligados aplicaraacuten en la elaboracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental los lineamientos contenidos en Decreto 2609 de 2012 o las normas que lo sustituyan o modifiquen

01 n ~)OEeacute~~b ~ I -) DE 2015 Paacutegina 14 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 Y se dictan otras disposiciones

Artiacuteculo 47 Lineamientos sobre el Programa de Gestioacuten Documental para los sujetos obligados de naturaleza privada Los sujetos obligados de naturaleza privada que no estaacuten cobijados por el Decreto 2609 de 2012 o el que lo complemente o sustituya deben cumplir en la elaboracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental como miacutenimo con las siguientes directrices

(1) Contar con una poliacutetica de gestioacuten documental aprobada por el sujeto obligado (2) Elaborar aprobar y publicar sus Tablas de Retencioacuten Documental (3) Contar con un archivo institucional (4) Disentildear poliacuteticas para la gestioacuten de sus documentos electroacutenicos incluyendo

poliacuteticas de preservacioacuten y custodia digital (5) Integrarse al Sistema Nacional de Archivos

Artiacuteculo 48 Conservacioacuten de la informacioacuten publicada con anterioridad Para efectos de lo previsto en el artiacuteculo 14 de la Ley 1712 de 2014 los sujetos obligados deben garantizar la conservacioacuten de los documentos divulgados en su sitio web o en sistemas de informacioacuten que contengan o produzcan informacioacuten puacuteblica para lo cual seguiraacuten los procedimientos de valoracioacuten documental y delimitaraacuten los medios formatos y plazos para la conservacioacuten de la informacioacuten publicada con anterioridad con el fin de permitir su faacutecil acceso luego de retirada la publicacioacuten

Los sujetos obligados deben definir un procedimiento para retirar la informacioacuten que haya sido publicada y garantizar la recuperacioacuten de informacioacuten retrospectiva que haya sido desfijada o retirada Los lineamientos y plazos para cumplir a cabalidad con esta obligacioacuten deben estar incluidos en el Programa de Gestioacuten Documental del sujeto obligado

Artiacuteculo 49 Gestioacuten de informacioacuten en los casos de liquidaciones supresiones fusiones o escisiones de sujetos obligados En los casos de liquidaciones supresiones fusiones o escisiones de sujetos obligados eacutestos deben asegurar que los instrumentos de gestioacuten de informacioacuten se mantengan sin que se obstaculice el acceso a la informacioacuten puacuteblica La entrega de la informacioacuten al sujeto obligado que asuma las responsabilidades del cesante se garantizaraacute mediante inventarios debidamente ordenados y de conformidad con las normas que se expidan al respecto

Artiacuteculo 50 Documentos y archivos de derechos humanos Los archivos de derechos humanos corresponden a documentos que en sentido amplio se refieren a violaciones a los derechos humanos e infracciones al Derecho Internacional Humanitario Los archivos de derechos humanos deben ser objeto de las medidas de preservacioacuten proteccioacuten y acceso definidas en el marco internacional de los derechos humanos la jurisprudencia la legislacioacuten interna yen particular el inciso final del artiacuteculo 21 de la Ley 1712 de 2014

Para la identificacioacuten de los documentos de derechos humanos se tendraacuten en cuenta entre otros

(1) Documentos producidos por entidades del Estado con funciones legales en torno a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario de acuerdo con las instrucciones que imparta el Archivo General de la Nacioacuten

(2) Documentos producidos por las viacutectimas y sus organizaciones relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

(3) Documentos e informes acadeacutemicos y de investigacioacuten relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

(4) Documentos de entidades internacionales relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

(5) Documentos de entidades privadas o entidades privadas con funciones puacuteblicas relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

- ~l - o1 n3DECKI 10 DE 2015 Paacutegina 15 de 16J

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

TiacuteTULO VI

Seguimiento a la gestioacuten de la Informacioacuten

Artiacuteculo 51 Seguimiento a la gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica Los sujetos obligados deben adelantar las acciones pertinentes para hacer seguimiento a la gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica El Ministerio Puacuteblico y las entidades liacutederes de la poliacutetica de transparencia y de acceso a la informacioacuten puacuteblica definidas en el artiacuteculo 32 de la Ley 1712 de 2014 de acuerdo con su aacutembito de competencia adelantaraacuten acciones que permitan medir el avance en la implementacioacuten de la ley de transparencia por parte de los sujetos obligados quienes deben colaborar armoacutenicamente en el suministro de la informacioacuten que se requiera

Artiacuteculo 52 Informes de solicitudes de acceso a informacioacuten De conformidad con lo establecido en el literal h) del artiacuteculo 11 de la Ley 1712 de 2014 los sujetos obligados deberaacuten publicar los informes de todas las solicitudes denuncias y los tiempos de respuesta Respecto de las solicitudes de acceso a informacioacuten puacuteblica el informe debe discriminar la siguiente informacioacuten miacutenima

(1) El nuacutemero de solicitudes recibidas (2) El nuacutemero de solicitudes que fueron trasladadas a otra institucioacuten (3) El tiempo de respuesta a cada solicitud (4) El nuacutemero de solicitudes en las que se negoacute el acceso a la informacioacuten

El informe sobre solicitudes de acceso a informacioacuten estaraacute a disposicioacuten del puacuteblico en los teacuterminos establecidos en el artiacuteculo 4deg del presente decreto

Paraacutegrafo 1deg Los sujetos obligados de la Ley 1712 de 2014 que tambieacuten son sujetos de la Ley 190 de 1995 podraacuten incluir los informes de solicitudes de acceso a la informacioacuten a que se refiere el presente artiacuteculo en los informes de que trata el artiacuteculo 54 de la Ley 190 de 1995

Paraacutegrafo 2deg El primer informe de solicitudes de acceso a la informacioacuten deberaacute publicarse seis meses despueacutes de la expedicioacuten del presente decreto para el caso de los sujetos obligados del orden nacional los entes territoriales deberaacuten hacerlo 6 meses despueacutes de la entrada en vigencia de la Ley 1712 de 2014

Artiacuteculo 53 Vigencia El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicacioacuten sin perjuicio de lo previsto en el artiacuteculo 33 de la Ley 1712 de 2014 respecto a la entrada en vigencia para los entes territoriales

PUBLiacuteQUESE y CUacuteMPLASE

Dado en Bogotaacute DC a los

2 O ENE 2015

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_ o-iJ-onJ DEeacuteRETO DE 2015 Paacutegina 16 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

El Ministro de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones (E)

~ MARiacuteA CAROLINA HOYOS URBAY

La Ministra de Cultura

v1 ( 1 ~~W~ MARIANA GARCEacuteS COacuteRDOBA

El Director del Departamento Nacional de Planeacioacuten

El Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la

R HUMBERTO MARTiacuteNEZ NEIRA gt

La Directora del Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica

~BLERO DURAacuteN

- ~)JlO 1 n8 DECRETO DE 2015 Paacutegina 9 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

reservada el sujeto obligado debe revelar los datos no protegidos y presentar los fundamentos constitucionales y legales por los que retiene los datos que no puede divulgar

Los sujetos obligados podraacuten tachar los apartes clasificados o reservados del documento anonimizar transliterar o editar el documento para suprimir la informacioacuten que no puede difundirse abrir un nuevo expediente con la informacioacuten puacuteblica que puede ser divulgada o acudir a las acciones que sean adecuadas para cumplir con su deber de permitir el acceso a toda aquella informacioacuten que no esteacute clasificada o reservada teniendo en cuenta el formato y medio de conservacioacuten de la informacioacuten

Artiacuteculo 32 Coordinacioacuten interinstitucional Si un sujeto obligado remite o entrega informacioacuten puacuteblica calificada como clasificada o reservada a otro sujeto obligado deberaacute advertir tal circunstancia e incluir la motivacioacuten de la calificacioacuten para que eacuteste uacuteltimo excepcione tambieacuten su divulgacioacuten

CAPiacuteTULO IV

Denegacioacuten o rechazo del Derecho de Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica por Clasificacioacuten o Reserva

Artiacuteculo 33 Contenido del acto de respuesta de rechazo o denegacioacuten del derecho de acceso a informacioacuten puacuteblica por clasificacioacuten o reserva El acto de respuesta del sujeto obligado que deniegue o rechace una solicitud de acceso a informacioacuten puacuteblica por razoacuten de clasificacioacuten o reserva ademaacutes de seguir las directrices sentildealadas en el presente decreto y en especial lo previsto en el iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada deberaacute contener

(1) El fundamento constitucional o legal que establece el objetivo legiacutetimo de la clasificacioacuten o la reserva sentildealando expresamente la norma artiacuteculo inciso o paacuterrafo que la calificacioacuten

(2) La identificacioacuten de la excepcioacuten que dentro de las previstas en los artiacuteculos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014 cobija la calificacioacuten de informacioacuten reservada o clasificada

(3) El tiempo por el que se extiende la clasificacioacuten o reserva contado a partir de la fecha de generacioacuten de la informacioacuten y

(4) La determinacioacuten del dantildeo presente probable y especiacutefico que causariacutea la divulgacioacuten de la informacioacuten puacuteblica y la relacioacuten de las razones y las pruebas en caso de que existan que acrediten la amenaza del dantildeo

En ninguacuten caso procederaacute el rechazo de una solicitud por razones tales como encubrir violaciones a la ley ineficiencias o errores de los sujetos obligados ni para proteger el prestigio de personas organizaciones o autoridades

Las solicitudes de informacioacuten sobre contratacioacuten con recursos puacuteblicos no podraacuten ser negadas excepto que haya sido calificada como clasificada o reservada de acuerdo con las directrices sentildealadas la ley y en el presente decreto

Artiacuteculo 34 Definicioacuten de dantildeo presente probable y especiacutefico Se entenderaacute que el dantildeo es presente siempre que no sea remoto ni eventual probable cuando existan las circunstancias que hariacutean posible su materializacioacuten y especiacutefico soacutelo si puede individualizarse y no se trate de una afectacioacuten geneacuterica

TiacuteTULO V

middot o1 n~OEcRE1t1 V DE 2015 Paacutegina 10 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

Instrumentos de la Gestioacuten de Informacioacuten Puacuteblica

Artiacuteculo 35 Instrumentos de gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica Los instrumentos para la gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica conforme con lo establecido en la Ley 1712 de 2014 son

(1) Registro de Activos de Informacioacuten (2) iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada (3) Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten (4) Programa de Gestioacuten Documental

Los sujetos obligados deben articular dichos instrumentos mediante el uso eficiente de las tecnologiacuteas de la informacioacuten y las comunicaciones y garantizar su actualizacioacuten y divu Igacioacuten

Artiacuteculo 36 Mecanismo de adopcioacuten y actualizacioacuten de los Instrumentos de Gestioacuten de la Informacioacuten Puacuteblica El Registro de Activos de Informacioacuten el iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten y el Programa de Gestioacuten Documental deben ser adoptados y actualizados por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el reacutegimen legal al sujeto obligado

CAPiacuteTULO I Registro de Activos de Informacioacuten

Artiacuteculo 37 Concepto del Registro de Activos de Informacioacuten El Registro de Activos de Informacioacuten es el inventario de la informacioacuten puacuteblica que el sujeto obligado genere obtenga adquiera transforme o controle en su calidad de tal

Artiacuteculo 38 Componentes del Registro de Activos de Informacioacuten El Registro de Activos de Informacioacuten debe contener como miacutenimo los siguientes componentes

(1) Todas las categoriacuteas de informacioacuten del sujeto obligado (2) Todo registro publicado (3) Todo registro disponible para ser solicitado por el puacuteblico

Para cada uno de los componentes del Registro de Activos de Informacioacuten debe detallarse los siguientes datos

(a) Nombre o tiacutetulo de la categoriacutea de informacioacuten teacutermino con que se da a conocer el nombre o asunto de la informacioacuten

(b) Descripcioacuten del contenido la categoriacutea de informacioacuten Define brevemente de queacute se trata la informacioacuten

(c) Idioma Establece el Idioma lengua o dialecto en que se encuentra la informacioacuten

(d) Medio de conservacioacuten yo soporte Establece el soporte en el que se encuentra la informacioacuten documento fiacutesico medio electroacutenico o por alguacuten otro tipo de formato audio visual entre otros (fiacutesico anaacutelogo o digital- electroacutenico)

(e) Formato Identifica la forma tamantildeo o modo en la que se presenta la informacioacuten o se permite su visualizacioacuten o consulta tales como hoja de caacutelculo imagen audio video documento de texto etc

(f) Informacioacuten publicada o disponible Indica si la informacioacuten estaacute publicada o disponible para ser solicitada sentildealando doacutende estaacute publicada yo doacutende se puede consultar o solicitar

Iacute -

OacuteEC~~(j O n3 DE 2015 Paacutegina 11 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

El Registro de Activos de Informacioacuten debe elaborarse en formato de hoja de caacutelculo y publicarse en el sitio web oficial del sujeto obligado asiacute como en el Portal de Datos Abiertos del Estado colombiano o en la herramienta que lo modifique o lo sustituya

Paraacutegrafo 1deg Entieacutendase por Categoriacuteas de informacioacuten toda informacioacuten de contenido o estructura homogeacutenea sea fiacutesica o electroacutenica emanada de un mismo sujeto obligado como resultado del ejercicio de sus funciones y que pueda agruparse a partir de categoriacuteas tipos o clases seguacuten sus caracteriacutesticas internas (contenido) o externas (formato o estructura)

Paraacutegrafo 2deg El sujeto obligado debe actualizar el Registro de Activos de Informacioacuten de acuerdo con los procedimientos y lineamientos definidos en su Programa de Gestioacuten Documental

Paraacutegrafo 3deg El Ministerio Puacuteblico podraacute establecer estaacutendares adicionales para el Registro de Activos de Informacioacuten de los sujetos obligados

CAPiacuteTULO iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada

Artiacuteculo 39 Concepto del Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada El Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada es el inventario de la informacioacuten puacuteblica generada obtenida adquirida o controlada por el sujeto obligado en calidad de tal que ha sido calificada como clasificada o reservada

Artiacuteculo 40 Contenido del Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada El Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada indicaraacute para cada informacioacuten calificada como reservada o clasificada lo siguiente

(1) Nombre o tiacutetulo de la categoriacutea de informacioacuten teacutermino con que se da a conocer el nombre o asunto de la informacioacuten

(2) Nombre o tiacutetulo de la informacioacuten Palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto de la informacioacuten

(3) Idioma Establece el Idioma lengua o dialecto en que se encuentra la informacioacuten (4) Medio de conservacioacuten yo soporte Establece el soporte en el que se encuentra la

informacioacuten documento fiacutesico medio electroacutenico o por alguacuten otro tipo de formato audio visual entre otros (fiacutesico- anaacutelogo o digital- electroacutenico)

(5) Fecha de generacioacuten de la informacioacuten Identifica el momento de la creacioacuten de la informacioacuten

(6) Nombre del responsable de la produccioacuten de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad interna o al nombre de la entidad externa que creoacute la informacioacuten

(7) Nombre del responsable de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad encargada de la custodia o control de la informacioacuten para efectos de permitir su acceso

(8) Objetivo legiacutetimo de la excepcioacuten La identificacioacuten de la excepcioacuten que dentro de las previstas en los artiacuteculos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014 cobija la calificacioacuten de informacioacuten reservada o clasificada

(9) Fundamento constitucional o legal El fundamento constitucional o legal que justifican la clasificacioacuten o la reserva sentildealando expresamente la norma artiacuteculo inciso o paacuterrafo que la ampara

(lO)Fundamento juriacutedico de la excepcioacuten Mencioacuten de la norma juriacutedica que sirve como fundamento juriacutedico para la clasificacioacuten o reserva de la informacioacuten

(l1)Excepcioacuten total o parcial Seguacuten sea integral o parcial la calificacioacuten las partes o secciones clasificadas o reservadas

DECRETO O nj DE 2015 Paacutegina 12 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

(12)Fecha de la calificacioacuten La fecha de la calificacioacuten de la informacioacuten como reservada o clasificada

(13)Plazo de la clasificacioacuten o reserva El tiempo que cobija la clasificacioacuten o reserva

El Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada debe actualizarse cada vez que una informacioacuten sea calificada como clasificada o reservada y cuando dicha calificacioacuten se levante conforme a lo establecido en el mismo Indice y en el Programa de Gestioacuten Documental

El iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada seraacute de caraacutecter puacuteblico deberaacute elaborarse en formato de hoja de caacutelculo y publicarse en el sitio web oficial del sujeto obligado asiacute como en el Portal de Datos Abiertos del Estado colombiano o en la herramienta que lo modifique o lo sustituya

CAPiacuteTULO 111 Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten

Artiacuteculo 41 Concepto El Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten es el instrumento del que disponen los sujetos obligados para informar de forma ordenada a la ciudadaniacutea interesados y usuarios sobre la informacioacuten publicada y que publicaraacute conforme al principio de divulgacioacuten proactiva de la informacioacuten previsto en el artiacuteculo 3deg de la Ley 1712 de 2014 y sobre los medios a traveacutes de los cuales se puede acceder a la misma

Artiacuteculo 42 Componentes del Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten En concordancia con lo establecido en el artiacuteculo 12 de la Ley 1712 de 2014 el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten debe incluir como miacutenimo lo siguiente

(1) La lista de informacioacuten miacutenima publicada en el sitio web oficial del sujeto obligado o en los sistemas de informacioacuten del Estado conforme a lo previsto en los artiacuteculos go 10 Y 11 de la Ley 1712 de 2014

(2) La lista de la informacioacuten publicada en el sitio web oficial del sujeto obligado adicional a la mencionada en el numeral anterior y conforme a lo ordenado por otras normas distintas a la Ley de Transparencia y del Derecho al Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional

(3) Informacioacuten publicada por el sujeto obligado originada en la solicitud de informacioacuten divulgada con anterioridad de que trata el artiacuteculo 14 de la Ley 1712 de 2014

(4) Informacioacuten de intereacutes para la ciudadaniacutea interesados o usuarios publicada de manera proactiva por el sujeto obligado relacionada con la actividad misional del sujeto obligado y sus objetivos estrateacutegicos

Para cada una de los anteriores componentes de Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten se debe indicar

(a) Nombre o tiacutetulo de la informacioacuten Palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto de la informacioacuten

(b) Idioma Establece el Idioma lengua o dialecto en que se encuentra la informacioacuten

(c) Medio de conservacioacuten yo soporte Establece el soporte en el que se encuentra la informacioacuten documento fiacutesico medio electroacutenico o por alguacuten otro tipo de formato audio visual entre otros (fiacutesico- anaacutelogo o digital- electroacutenico)

(d) Formato Identifica la forma tamantildeo o modo en la que se presenta la informacioacuten o se permite su visualizacioacuten o consulta tales como hoja de caacutelculo imagen audio video documento de texto etc

(e) Fecha de generacioacuten de la informacioacuten Identifica el momento de la creacioacuten de la informacioacuten

OacuteEtRETO 01 [ ~~ DE 2015 Paacutegina 13 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

(f) Frecuencia de actualizacioacuten Identifica la periodicidad o el segmento de tiempo en el que se debe actualizar la informacioacuten de acuerdo a su naturaleza y a la normativa aplicable

(g) Lugar de consulta Indica el lugar donde se encuentra publicado o puede ser consultado el documento tales como lugar en el sitio web y otro medio en donde se puede descargar yo acceder a la informacioacuten cuyo contenido se describe

(h) Nombre del responsable de la produccioacuten de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad interna o al nombre de la entidad externa que creoacute la informacioacuten

(i) Nombre del responsable de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad encargada de la custodia o control de la informacioacuten para efectos de permitir su acceso

Para facilitar el acceso a la informacioacuten los sujetos obligados publicaraacuten el Cuadro de Clasificacioacuten Documental

De acuerdo con lo estipulado en el literal c) del artiacuteculo 12 de la Ley 1712 de 2014 el Ministerio Puacuteblico podraacute hacer recomendaciones generales o particulares a los sujetos obligados sobre el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten

Artiacuteculo 43 Procedimiento participativo para la adopcioacuten y actualizacioacuten del Esquema de Publicacioacuten Los sujetos obligados de acuerdo con el reacutegimen legal aplicable implementaraacuten mecanismos de consulta a ciudadanos interesados o usuarios en los procesos de adopcioacuten y actualizacioacuten del Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten con el fin de identificar informacioacuten que pueda publicarse de manera proactiva y de establecer los formatos alternativos que faciliten la accesibilidad a poblaciones especiacuteficas

CAPiacuteTULO IV Programa de Gestioacuten Documental

Artiacuteculo 44 Concepto del Programa de Gestioacuten Documental En desarrollo de la Ley 1712 de 2014 se entenderaacute por Programa de Gestioacuten Documental el plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar la identificacioacuten gestioacuten clasificacioacuten organizacioacuten conservacioacuten y disposicioacuten de la informacioacuten puacuteblica desde su creacioacuten hasta su disposicioacuten final con fines de conservacioacuten permanente o eliminacioacuten

Artiacuteculo 45 Articulacioacuten yo integracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental con los instrumentos de gestioacuten de informacioacuten La informacioacuten incluida en el Registro de Activos de Informacioacuten en el iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada y en el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten definidos en el presente decreto debe ser identificada gestionada clasificada organizada y conservada de acuerdo con los procedimientos lineamientos valoracioacuten y tiempos definidos en el Programa de Gestioacuten Documental del sujeto obligado

El sujeto obligado debe contar con poliacuteticas de eliminacioacuten segura y permanente de la informacioacuten una vez cumplido el tiempo de conservacioacuten establecido en las tablas de retencioacuten documental o tablas de valoracioacuten documental el Programa de Gestioacuten Documental y demaacutes normas expedidas por el Archivo General de la Nacioacuten

Artiacuteculo 46 Aplicacioacuten de lineamientos generales sobre el Programa de Gestioacuten Documental Los sujetos obligados aplicaraacuten en la elaboracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental los lineamientos contenidos en Decreto 2609 de 2012 o las normas que lo sustituyan o modifiquen

01 n ~)OEeacute~~b ~ I -) DE 2015 Paacutegina 14 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 Y se dictan otras disposiciones

Artiacuteculo 47 Lineamientos sobre el Programa de Gestioacuten Documental para los sujetos obligados de naturaleza privada Los sujetos obligados de naturaleza privada que no estaacuten cobijados por el Decreto 2609 de 2012 o el que lo complemente o sustituya deben cumplir en la elaboracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental como miacutenimo con las siguientes directrices

(1) Contar con una poliacutetica de gestioacuten documental aprobada por el sujeto obligado (2) Elaborar aprobar y publicar sus Tablas de Retencioacuten Documental (3) Contar con un archivo institucional (4) Disentildear poliacuteticas para la gestioacuten de sus documentos electroacutenicos incluyendo

poliacuteticas de preservacioacuten y custodia digital (5) Integrarse al Sistema Nacional de Archivos

Artiacuteculo 48 Conservacioacuten de la informacioacuten publicada con anterioridad Para efectos de lo previsto en el artiacuteculo 14 de la Ley 1712 de 2014 los sujetos obligados deben garantizar la conservacioacuten de los documentos divulgados en su sitio web o en sistemas de informacioacuten que contengan o produzcan informacioacuten puacuteblica para lo cual seguiraacuten los procedimientos de valoracioacuten documental y delimitaraacuten los medios formatos y plazos para la conservacioacuten de la informacioacuten publicada con anterioridad con el fin de permitir su faacutecil acceso luego de retirada la publicacioacuten

Los sujetos obligados deben definir un procedimiento para retirar la informacioacuten que haya sido publicada y garantizar la recuperacioacuten de informacioacuten retrospectiva que haya sido desfijada o retirada Los lineamientos y plazos para cumplir a cabalidad con esta obligacioacuten deben estar incluidos en el Programa de Gestioacuten Documental del sujeto obligado

Artiacuteculo 49 Gestioacuten de informacioacuten en los casos de liquidaciones supresiones fusiones o escisiones de sujetos obligados En los casos de liquidaciones supresiones fusiones o escisiones de sujetos obligados eacutestos deben asegurar que los instrumentos de gestioacuten de informacioacuten se mantengan sin que se obstaculice el acceso a la informacioacuten puacuteblica La entrega de la informacioacuten al sujeto obligado que asuma las responsabilidades del cesante se garantizaraacute mediante inventarios debidamente ordenados y de conformidad con las normas que se expidan al respecto

Artiacuteculo 50 Documentos y archivos de derechos humanos Los archivos de derechos humanos corresponden a documentos que en sentido amplio se refieren a violaciones a los derechos humanos e infracciones al Derecho Internacional Humanitario Los archivos de derechos humanos deben ser objeto de las medidas de preservacioacuten proteccioacuten y acceso definidas en el marco internacional de los derechos humanos la jurisprudencia la legislacioacuten interna yen particular el inciso final del artiacuteculo 21 de la Ley 1712 de 2014

Para la identificacioacuten de los documentos de derechos humanos se tendraacuten en cuenta entre otros

(1) Documentos producidos por entidades del Estado con funciones legales en torno a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario de acuerdo con las instrucciones que imparta el Archivo General de la Nacioacuten

(2) Documentos producidos por las viacutectimas y sus organizaciones relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

(3) Documentos e informes acadeacutemicos y de investigacioacuten relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

(4) Documentos de entidades internacionales relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

(5) Documentos de entidades privadas o entidades privadas con funciones puacuteblicas relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

- ~l - o1 n3DECKI 10 DE 2015 Paacutegina 15 de 16J

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

TiacuteTULO VI

Seguimiento a la gestioacuten de la Informacioacuten

Artiacuteculo 51 Seguimiento a la gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica Los sujetos obligados deben adelantar las acciones pertinentes para hacer seguimiento a la gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica El Ministerio Puacuteblico y las entidades liacutederes de la poliacutetica de transparencia y de acceso a la informacioacuten puacuteblica definidas en el artiacuteculo 32 de la Ley 1712 de 2014 de acuerdo con su aacutembito de competencia adelantaraacuten acciones que permitan medir el avance en la implementacioacuten de la ley de transparencia por parte de los sujetos obligados quienes deben colaborar armoacutenicamente en el suministro de la informacioacuten que se requiera

Artiacuteculo 52 Informes de solicitudes de acceso a informacioacuten De conformidad con lo establecido en el literal h) del artiacuteculo 11 de la Ley 1712 de 2014 los sujetos obligados deberaacuten publicar los informes de todas las solicitudes denuncias y los tiempos de respuesta Respecto de las solicitudes de acceso a informacioacuten puacuteblica el informe debe discriminar la siguiente informacioacuten miacutenima

(1) El nuacutemero de solicitudes recibidas (2) El nuacutemero de solicitudes que fueron trasladadas a otra institucioacuten (3) El tiempo de respuesta a cada solicitud (4) El nuacutemero de solicitudes en las que se negoacute el acceso a la informacioacuten

El informe sobre solicitudes de acceso a informacioacuten estaraacute a disposicioacuten del puacuteblico en los teacuterminos establecidos en el artiacuteculo 4deg del presente decreto

Paraacutegrafo 1deg Los sujetos obligados de la Ley 1712 de 2014 que tambieacuten son sujetos de la Ley 190 de 1995 podraacuten incluir los informes de solicitudes de acceso a la informacioacuten a que se refiere el presente artiacuteculo en los informes de que trata el artiacuteculo 54 de la Ley 190 de 1995

Paraacutegrafo 2deg El primer informe de solicitudes de acceso a la informacioacuten deberaacute publicarse seis meses despueacutes de la expedicioacuten del presente decreto para el caso de los sujetos obligados del orden nacional los entes territoriales deberaacuten hacerlo 6 meses despueacutes de la entrada en vigencia de la Ley 1712 de 2014

Artiacuteculo 53 Vigencia El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicacioacuten sin perjuicio de lo previsto en el artiacuteculo 33 de la Ley 1712 de 2014 respecto a la entrada en vigencia para los entes territoriales

PUBLiacuteQUESE y CUacuteMPLASE

Dado en Bogotaacute DC a los

2 O ENE 2015

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_ o-iJ-onJ DEeacuteRETO DE 2015 Paacutegina 16 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

El Ministro de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones (E)

~ MARiacuteA CAROLINA HOYOS URBAY

La Ministra de Cultura

v1 ( 1 ~~W~ MARIANA GARCEacuteS COacuteRDOBA

El Director del Departamento Nacional de Planeacioacuten

El Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la

R HUMBERTO MARTiacuteNEZ NEIRA gt

La Directora del Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica

~BLERO DURAacuteN

middot o1 n~OEcRE1t1 V DE 2015 Paacutegina 10 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

Instrumentos de la Gestioacuten de Informacioacuten Puacuteblica

Artiacuteculo 35 Instrumentos de gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica Los instrumentos para la gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica conforme con lo establecido en la Ley 1712 de 2014 son

(1) Registro de Activos de Informacioacuten (2) iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada (3) Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten (4) Programa de Gestioacuten Documental

Los sujetos obligados deben articular dichos instrumentos mediante el uso eficiente de las tecnologiacuteas de la informacioacuten y las comunicaciones y garantizar su actualizacioacuten y divu Igacioacuten

Artiacuteculo 36 Mecanismo de adopcioacuten y actualizacioacuten de los Instrumentos de Gestioacuten de la Informacioacuten Puacuteblica El Registro de Activos de Informacioacuten el iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten y el Programa de Gestioacuten Documental deben ser adoptados y actualizados por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el reacutegimen legal al sujeto obligado

CAPiacuteTULO I Registro de Activos de Informacioacuten

Artiacuteculo 37 Concepto del Registro de Activos de Informacioacuten El Registro de Activos de Informacioacuten es el inventario de la informacioacuten puacuteblica que el sujeto obligado genere obtenga adquiera transforme o controle en su calidad de tal

Artiacuteculo 38 Componentes del Registro de Activos de Informacioacuten El Registro de Activos de Informacioacuten debe contener como miacutenimo los siguientes componentes

(1) Todas las categoriacuteas de informacioacuten del sujeto obligado (2) Todo registro publicado (3) Todo registro disponible para ser solicitado por el puacuteblico

Para cada uno de los componentes del Registro de Activos de Informacioacuten debe detallarse los siguientes datos

(a) Nombre o tiacutetulo de la categoriacutea de informacioacuten teacutermino con que se da a conocer el nombre o asunto de la informacioacuten

(b) Descripcioacuten del contenido la categoriacutea de informacioacuten Define brevemente de queacute se trata la informacioacuten

(c) Idioma Establece el Idioma lengua o dialecto en que se encuentra la informacioacuten

(d) Medio de conservacioacuten yo soporte Establece el soporte en el que se encuentra la informacioacuten documento fiacutesico medio electroacutenico o por alguacuten otro tipo de formato audio visual entre otros (fiacutesico anaacutelogo o digital- electroacutenico)

(e) Formato Identifica la forma tamantildeo o modo en la que se presenta la informacioacuten o se permite su visualizacioacuten o consulta tales como hoja de caacutelculo imagen audio video documento de texto etc

(f) Informacioacuten publicada o disponible Indica si la informacioacuten estaacute publicada o disponible para ser solicitada sentildealando doacutende estaacute publicada yo doacutende se puede consultar o solicitar

Iacute -

OacuteEC~~(j O n3 DE 2015 Paacutegina 11 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

El Registro de Activos de Informacioacuten debe elaborarse en formato de hoja de caacutelculo y publicarse en el sitio web oficial del sujeto obligado asiacute como en el Portal de Datos Abiertos del Estado colombiano o en la herramienta que lo modifique o lo sustituya

Paraacutegrafo 1deg Entieacutendase por Categoriacuteas de informacioacuten toda informacioacuten de contenido o estructura homogeacutenea sea fiacutesica o electroacutenica emanada de un mismo sujeto obligado como resultado del ejercicio de sus funciones y que pueda agruparse a partir de categoriacuteas tipos o clases seguacuten sus caracteriacutesticas internas (contenido) o externas (formato o estructura)

Paraacutegrafo 2deg El sujeto obligado debe actualizar el Registro de Activos de Informacioacuten de acuerdo con los procedimientos y lineamientos definidos en su Programa de Gestioacuten Documental

Paraacutegrafo 3deg El Ministerio Puacuteblico podraacute establecer estaacutendares adicionales para el Registro de Activos de Informacioacuten de los sujetos obligados

CAPiacuteTULO iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada

Artiacuteculo 39 Concepto del Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada El Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada es el inventario de la informacioacuten puacuteblica generada obtenida adquirida o controlada por el sujeto obligado en calidad de tal que ha sido calificada como clasificada o reservada

Artiacuteculo 40 Contenido del Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada El Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada indicaraacute para cada informacioacuten calificada como reservada o clasificada lo siguiente

(1) Nombre o tiacutetulo de la categoriacutea de informacioacuten teacutermino con que se da a conocer el nombre o asunto de la informacioacuten

(2) Nombre o tiacutetulo de la informacioacuten Palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto de la informacioacuten

(3) Idioma Establece el Idioma lengua o dialecto en que se encuentra la informacioacuten (4) Medio de conservacioacuten yo soporte Establece el soporte en el que se encuentra la

informacioacuten documento fiacutesico medio electroacutenico o por alguacuten otro tipo de formato audio visual entre otros (fiacutesico- anaacutelogo o digital- electroacutenico)

(5) Fecha de generacioacuten de la informacioacuten Identifica el momento de la creacioacuten de la informacioacuten

(6) Nombre del responsable de la produccioacuten de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad interna o al nombre de la entidad externa que creoacute la informacioacuten

(7) Nombre del responsable de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad encargada de la custodia o control de la informacioacuten para efectos de permitir su acceso

(8) Objetivo legiacutetimo de la excepcioacuten La identificacioacuten de la excepcioacuten que dentro de las previstas en los artiacuteculos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014 cobija la calificacioacuten de informacioacuten reservada o clasificada

(9) Fundamento constitucional o legal El fundamento constitucional o legal que justifican la clasificacioacuten o la reserva sentildealando expresamente la norma artiacuteculo inciso o paacuterrafo que la ampara

(lO)Fundamento juriacutedico de la excepcioacuten Mencioacuten de la norma juriacutedica que sirve como fundamento juriacutedico para la clasificacioacuten o reserva de la informacioacuten

(l1)Excepcioacuten total o parcial Seguacuten sea integral o parcial la calificacioacuten las partes o secciones clasificadas o reservadas

DECRETO O nj DE 2015 Paacutegina 12 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

(12)Fecha de la calificacioacuten La fecha de la calificacioacuten de la informacioacuten como reservada o clasificada

(13)Plazo de la clasificacioacuten o reserva El tiempo que cobija la clasificacioacuten o reserva

El Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada debe actualizarse cada vez que una informacioacuten sea calificada como clasificada o reservada y cuando dicha calificacioacuten se levante conforme a lo establecido en el mismo Indice y en el Programa de Gestioacuten Documental

El iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada seraacute de caraacutecter puacuteblico deberaacute elaborarse en formato de hoja de caacutelculo y publicarse en el sitio web oficial del sujeto obligado asiacute como en el Portal de Datos Abiertos del Estado colombiano o en la herramienta que lo modifique o lo sustituya

CAPiacuteTULO 111 Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten

Artiacuteculo 41 Concepto El Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten es el instrumento del que disponen los sujetos obligados para informar de forma ordenada a la ciudadaniacutea interesados y usuarios sobre la informacioacuten publicada y que publicaraacute conforme al principio de divulgacioacuten proactiva de la informacioacuten previsto en el artiacuteculo 3deg de la Ley 1712 de 2014 y sobre los medios a traveacutes de los cuales se puede acceder a la misma

Artiacuteculo 42 Componentes del Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten En concordancia con lo establecido en el artiacuteculo 12 de la Ley 1712 de 2014 el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten debe incluir como miacutenimo lo siguiente

(1) La lista de informacioacuten miacutenima publicada en el sitio web oficial del sujeto obligado o en los sistemas de informacioacuten del Estado conforme a lo previsto en los artiacuteculos go 10 Y 11 de la Ley 1712 de 2014

(2) La lista de la informacioacuten publicada en el sitio web oficial del sujeto obligado adicional a la mencionada en el numeral anterior y conforme a lo ordenado por otras normas distintas a la Ley de Transparencia y del Derecho al Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional

(3) Informacioacuten publicada por el sujeto obligado originada en la solicitud de informacioacuten divulgada con anterioridad de que trata el artiacuteculo 14 de la Ley 1712 de 2014

(4) Informacioacuten de intereacutes para la ciudadaniacutea interesados o usuarios publicada de manera proactiva por el sujeto obligado relacionada con la actividad misional del sujeto obligado y sus objetivos estrateacutegicos

Para cada una de los anteriores componentes de Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten se debe indicar

(a) Nombre o tiacutetulo de la informacioacuten Palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto de la informacioacuten

(b) Idioma Establece el Idioma lengua o dialecto en que se encuentra la informacioacuten

(c) Medio de conservacioacuten yo soporte Establece el soporte en el que se encuentra la informacioacuten documento fiacutesico medio electroacutenico o por alguacuten otro tipo de formato audio visual entre otros (fiacutesico- anaacutelogo o digital- electroacutenico)

(d) Formato Identifica la forma tamantildeo o modo en la que se presenta la informacioacuten o se permite su visualizacioacuten o consulta tales como hoja de caacutelculo imagen audio video documento de texto etc

(e) Fecha de generacioacuten de la informacioacuten Identifica el momento de la creacioacuten de la informacioacuten

OacuteEtRETO 01 [ ~~ DE 2015 Paacutegina 13 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

(f) Frecuencia de actualizacioacuten Identifica la periodicidad o el segmento de tiempo en el que se debe actualizar la informacioacuten de acuerdo a su naturaleza y a la normativa aplicable

(g) Lugar de consulta Indica el lugar donde se encuentra publicado o puede ser consultado el documento tales como lugar en el sitio web y otro medio en donde se puede descargar yo acceder a la informacioacuten cuyo contenido se describe

(h) Nombre del responsable de la produccioacuten de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad interna o al nombre de la entidad externa que creoacute la informacioacuten

(i) Nombre del responsable de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad encargada de la custodia o control de la informacioacuten para efectos de permitir su acceso

Para facilitar el acceso a la informacioacuten los sujetos obligados publicaraacuten el Cuadro de Clasificacioacuten Documental

De acuerdo con lo estipulado en el literal c) del artiacuteculo 12 de la Ley 1712 de 2014 el Ministerio Puacuteblico podraacute hacer recomendaciones generales o particulares a los sujetos obligados sobre el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten

Artiacuteculo 43 Procedimiento participativo para la adopcioacuten y actualizacioacuten del Esquema de Publicacioacuten Los sujetos obligados de acuerdo con el reacutegimen legal aplicable implementaraacuten mecanismos de consulta a ciudadanos interesados o usuarios en los procesos de adopcioacuten y actualizacioacuten del Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten con el fin de identificar informacioacuten que pueda publicarse de manera proactiva y de establecer los formatos alternativos que faciliten la accesibilidad a poblaciones especiacuteficas

CAPiacuteTULO IV Programa de Gestioacuten Documental

Artiacuteculo 44 Concepto del Programa de Gestioacuten Documental En desarrollo de la Ley 1712 de 2014 se entenderaacute por Programa de Gestioacuten Documental el plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar la identificacioacuten gestioacuten clasificacioacuten organizacioacuten conservacioacuten y disposicioacuten de la informacioacuten puacuteblica desde su creacioacuten hasta su disposicioacuten final con fines de conservacioacuten permanente o eliminacioacuten

Artiacuteculo 45 Articulacioacuten yo integracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental con los instrumentos de gestioacuten de informacioacuten La informacioacuten incluida en el Registro de Activos de Informacioacuten en el iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada y en el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten definidos en el presente decreto debe ser identificada gestionada clasificada organizada y conservada de acuerdo con los procedimientos lineamientos valoracioacuten y tiempos definidos en el Programa de Gestioacuten Documental del sujeto obligado

El sujeto obligado debe contar con poliacuteticas de eliminacioacuten segura y permanente de la informacioacuten una vez cumplido el tiempo de conservacioacuten establecido en las tablas de retencioacuten documental o tablas de valoracioacuten documental el Programa de Gestioacuten Documental y demaacutes normas expedidas por el Archivo General de la Nacioacuten

Artiacuteculo 46 Aplicacioacuten de lineamientos generales sobre el Programa de Gestioacuten Documental Los sujetos obligados aplicaraacuten en la elaboracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental los lineamientos contenidos en Decreto 2609 de 2012 o las normas que lo sustituyan o modifiquen

01 n ~)OEeacute~~b ~ I -) DE 2015 Paacutegina 14 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 Y se dictan otras disposiciones

Artiacuteculo 47 Lineamientos sobre el Programa de Gestioacuten Documental para los sujetos obligados de naturaleza privada Los sujetos obligados de naturaleza privada que no estaacuten cobijados por el Decreto 2609 de 2012 o el que lo complemente o sustituya deben cumplir en la elaboracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental como miacutenimo con las siguientes directrices

(1) Contar con una poliacutetica de gestioacuten documental aprobada por el sujeto obligado (2) Elaborar aprobar y publicar sus Tablas de Retencioacuten Documental (3) Contar con un archivo institucional (4) Disentildear poliacuteticas para la gestioacuten de sus documentos electroacutenicos incluyendo

poliacuteticas de preservacioacuten y custodia digital (5) Integrarse al Sistema Nacional de Archivos

Artiacuteculo 48 Conservacioacuten de la informacioacuten publicada con anterioridad Para efectos de lo previsto en el artiacuteculo 14 de la Ley 1712 de 2014 los sujetos obligados deben garantizar la conservacioacuten de los documentos divulgados en su sitio web o en sistemas de informacioacuten que contengan o produzcan informacioacuten puacuteblica para lo cual seguiraacuten los procedimientos de valoracioacuten documental y delimitaraacuten los medios formatos y plazos para la conservacioacuten de la informacioacuten publicada con anterioridad con el fin de permitir su faacutecil acceso luego de retirada la publicacioacuten

Los sujetos obligados deben definir un procedimiento para retirar la informacioacuten que haya sido publicada y garantizar la recuperacioacuten de informacioacuten retrospectiva que haya sido desfijada o retirada Los lineamientos y plazos para cumplir a cabalidad con esta obligacioacuten deben estar incluidos en el Programa de Gestioacuten Documental del sujeto obligado

Artiacuteculo 49 Gestioacuten de informacioacuten en los casos de liquidaciones supresiones fusiones o escisiones de sujetos obligados En los casos de liquidaciones supresiones fusiones o escisiones de sujetos obligados eacutestos deben asegurar que los instrumentos de gestioacuten de informacioacuten se mantengan sin que se obstaculice el acceso a la informacioacuten puacuteblica La entrega de la informacioacuten al sujeto obligado que asuma las responsabilidades del cesante se garantizaraacute mediante inventarios debidamente ordenados y de conformidad con las normas que se expidan al respecto

Artiacuteculo 50 Documentos y archivos de derechos humanos Los archivos de derechos humanos corresponden a documentos que en sentido amplio se refieren a violaciones a los derechos humanos e infracciones al Derecho Internacional Humanitario Los archivos de derechos humanos deben ser objeto de las medidas de preservacioacuten proteccioacuten y acceso definidas en el marco internacional de los derechos humanos la jurisprudencia la legislacioacuten interna yen particular el inciso final del artiacuteculo 21 de la Ley 1712 de 2014

Para la identificacioacuten de los documentos de derechos humanos se tendraacuten en cuenta entre otros

(1) Documentos producidos por entidades del Estado con funciones legales en torno a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario de acuerdo con las instrucciones que imparta el Archivo General de la Nacioacuten

(2) Documentos producidos por las viacutectimas y sus organizaciones relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

(3) Documentos e informes acadeacutemicos y de investigacioacuten relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

(4) Documentos de entidades internacionales relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

(5) Documentos de entidades privadas o entidades privadas con funciones puacuteblicas relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

- ~l - o1 n3DECKI 10 DE 2015 Paacutegina 15 de 16J

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

TiacuteTULO VI

Seguimiento a la gestioacuten de la Informacioacuten

Artiacuteculo 51 Seguimiento a la gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica Los sujetos obligados deben adelantar las acciones pertinentes para hacer seguimiento a la gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica El Ministerio Puacuteblico y las entidades liacutederes de la poliacutetica de transparencia y de acceso a la informacioacuten puacuteblica definidas en el artiacuteculo 32 de la Ley 1712 de 2014 de acuerdo con su aacutembito de competencia adelantaraacuten acciones que permitan medir el avance en la implementacioacuten de la ley de transparencia por parte de los sujetos obligados quienes deben colaborar armoacutenicamente en el suministro de la informacioacuten que se requiera

Artiacuteculo 52 Informes de solicitudes de acceso a informacioacuten De conformidad con lo establecido en el literal h) del artiacuteculo 11 de la Ley 1712 de 2014 los sujetos obligados deberaacuten publicar los informes de todas las solicitudes denuncias y los tiempos de respuesta Respecto de las solicitudes de acceso a informacioacuten puacuteblica el informe debe discriminar la siguiente informacioacuten miacutenima

(1) El nuacutemero de solicitudes recibidas (2) El nuacutemero de solicitudes que fueron trasladadas a otra institucioacuten (3) El tiempo de respuesta a cada solicitud (4) El nuacutemero de solicitudes en las que se negoacute el acceso a la informacioacuten

El informe sobre solicitudes de acceso a informacioacuten estaraacute a disposicioacuten del puacuteblico en los teacuterminos establecidos en el artiacuteculo 4deg del presente decreto

Paraacutegrafo 1deg Los sujetos obligados de la Ley 1712 de 2014 que tambieacuten son sujetos de la Ley 190 de 1995 podraacuten incluir los informes de solicitudes de acceso a la informacioacuten a que se refiere el presente artiacuteculo en los informes de que trata el artiacuteculo 54 de la Ley 190 de 1995

Paraacutegrafo 2deg El primer informe de solicitudes de acceso a la informacioacuten deberaacute publicarse seis meses despueacutes de la expedicioacuten del presente decreto para el caso de los sujetos obligados del orden nacional los entes territoriales deberaacuten hacerlo 6 meses despueacutes de la entrada en vigencia de la Ley 1712 de 2014

Artiacuteculo 53 Vigencia El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicacioacuten sin perjuicio de lo previsto en el artiacuteculo 33 de la Ley 1712 de 2014 respecto a la entrada en vigencia para los entes territoriales

PUBLiacuteQUESE y CUacuteMPLASE

Dado en Bogotaacute DC a los

2 O ENE 2015

--

_ o-iJ-onJ DEeacuteRETO DE 2015 Paacutegina 16 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

El Ministro de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones (E)

~ MARiacuteA CAROLINA HOYOS URBAY

La Ministra de Cultura

v1 ( 1 ~~W~ MARIANA GARCEacuteS COacuteRDOBA

El Director del Departamento Nacional de Planeacioacuten

El Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la

R HUMBERTO MARTiacuteNEZ NEIRA gt

La Directora del Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica

~BLERO DURAacuteN

OacuteEC~~(j O n3 DE 2015 Paacutegina 11 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

El Registro de Activos de Informacioacuten debe elaborarse en formato de hoja de caacutelculo y publicarse en el sitio web oficial del sujeto obligado asiacute como en el Portal de Datos Abiertos del Estado colombiano o en la herramienta que lo modifique o lo sustituya

Paraacutegrafo 1deg Entieacutendase por Categoriacuteas de informacioacuten toda informacioacuten de contenido o estructura homogeacutenea sea fiacutesica o electroacutenica emanada de un mismo sujeto obligado como resultado del ejercicio de sus funciones y que pueda agruparse a partir de categoriacuteas tipos o clases seguacuten sus caracteriacutesticas internas (contenido) o externas (formato o estructura)

Paraacutegrafo 2deg El sujeto obligado debe actualizar el Registro de Activos de Informacioacuten de acuerdo con los procedimientos y lineamientos definidos en su Programa de Gestioacuten Documental

Paraacutegrafo 3deg El Ministerio Puacuteblico podraacute establecer estaacutendares adicionales para el Registro de Activos de Informacioacuten de los sujetos obligados

CAPiacuteTULO iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada

Artiacuteculo 39 Concepto del Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada El Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada es el inventario de la informacioacuten puacuteblica generada obtenida adquirida o controlada por el sujeto obligado en calidad de tal que ha sido calificada como clasificada o reservada

Artiacuteculo 40 Contenido del Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada El Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada indicaraacute para cada informacioacuten calificada como reservada o clasificada lo siguiente

(1) Nombre o tiacutetulo de la categoriacutea de informacioacuten teacutermino con que se da a conocer el nombre o asunto de la informacioacuten

(2) Nombre o tiacutetulo de la informacioacuten Palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto de la informacioacuten

(3) Idioma Establece el Idioma lengua o dialecto en que se encuentra la informacioacuten (4) Medio de conservacioacuten yo soporte Establece el soporte en el que se encuentra la

informacioacuten documento fiacutesico medio electroacutenico o por alguacuten otro tipo de formato audio visual entre otros (fiacutesico- anaacutelogo o digital- electroacutenico)

(5) Fecha de generacioacuten de la informacioacuten Identifica el momento de la creacioacuten de la informacioacuten

(6) Nombre del responsable de la produccioacuten de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad interna o al nombre de la entidad externa que creoacute la informacioacuten

(7) Nombre del responsable de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad encargada de la custodia o control de la informacioacuten para efectos de permitir su acceso

(8) Objetivo legiacutetimo de la excepcioacuten La identificacioacuten de la excepcioacuten que dentro de las previstas en los artiacuteculos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014 cobija la calificacioacuten de informacioacuten reservada o clasificada

(9) Fundamento constitucional o legal El fundamento constitucional o legal que justifican la clasificacioacuten o la reserva sentildealando expresamente la norma artiacuteculo inciso o paacuterrafo que la ampara

(lO)Fundamento juriacutedico de la excepcioacuten Mencioacuten de la norma juriacutedica que sirve como fundamento juriacutedico para la clasificacioacuten o reserva de la informacioacuten

(l1)Excepcioacuten total o parcial Seguacuten sea integral o parcial la calificacioacuten las partes o secciones clasificadas o reservadas

DECRETO O nj DE 2015 Paacutegina 12 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

(12)Fecha de la calificacioacuten La fecha de la calificacioacuten de la informacioacuten como reservada o clasificada

(13)Plazo de la clasificacioacuten o reserva El tiempo que cobija la clasificacioacuten o reserva

El Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada debe actualizarse cada vez que una informacioacuten sea calificada como clasificada o reservada y cuando dicha calificacioacuten se levante conforme a lo establecido en el mismo Indice y en el Programa de Gestioacuten Documental

El iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada seraacute de caraacutecter puacuteblico deberaacute elaborarse en formato de hoja de caacutelculo y publicarse en el sitio web oficial del sujeto obligado asiacute como en el Portal de Datos Abiertos del Estado colombiano o en la herramienta que lo modifique o lo sustituya

CAPiacuteTULO 111 Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten

Artiacuteculo 41 Concepto El Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten es el instrumento del que disponen los sujetos obligados para informar de forma ordenada a la ciudadaniacutea interesados y usuarios sobre la informacioacuten publicada y que publicaraacute conforme al principio de divulgacioacuten proactiva de la informacioacuten previsto en el artiacuteculo 3deg de la Ley 1712 de 2014 y sobre los medios a traveacutes de los cuales se puede acceder a la misma

Artiacuteculo 42 Componentes del Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten En concordancia con lo establecido en el artiacuteculo 12 de la Ley 1712 de 2014 el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten debe incluir como miacutenimo lo siguiente

(1) La lista de informacioacuten miacutenima publicada en el sitio web oficial del sujeto obligado o en los sistemas de informacioacuten del Estado conforme a lo previsto en los artiacuteculos go 10 Y 11 de la Ley 1712 de 2014

(2) La lista de la informacioacuten publicada en el sitio web oficial del sujeto obligado adicional a la mencionada en el numeral anterior y conforme a lo ordenado por otras normas distintas a la Ley de Transparencia y del Derecho al Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional

(3) Informacioacuten publicada por el sujeto obligado originada en la solicitud de informacioacuten divulgada con anterioridad de que trata el artiacuteculo 14 de la Ley 1712 de 2014

(4) Informacioacuten de intereacutes para la ciudadaniacutea interesados o usuarios publicada de manera proactiva por el sujeto obligado relacionada con la actividad misional del sujeto obligado y sus objetivos estrateacutegicos

Para cada una de los anteriores componentes de Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten se debe indicar

(a) Nombre o tiacutetulo de la informacioacuten Palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto de la informacioacuten

(b) Idioma Establece el Idioma lengua o dialecto en que se encuentra la informacioacuten

(c) Medio de conservacioacuten yo soporte Establece el soporte en el que se encuentra la informacioacuten documento fiacutesico medio electroacutenico o por alguacuten otro tipo de formato audio visual entre otros (fiacutesico- anaacutelogo o digital- electroacutenico)

(d) Formato Identifica la forma tamantildeo o modo en la que se presenta la informacioacuten o se permite su visualizacioacuten o consulta tales como hoja de caacutelculo imagen audio video documento de texto etc

(e) Fecha de generacioacuten de la informacioacuten Identifica el momento de la creacioacuten de la informacioacuten

OacuteEtRETO 01 [ ~~ DE 2015 Paacutegina 13 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

(f) Frecuencia de actualizacioacuten Identifica la periodicidad o el segmento de tiempo en el que se debe actualizar la informacioacuten de acuerdo a su naturaleza y a la normativa aplicable

(g) Lugar de consulta Indica el lugar donde se encuentra publicado o puede ser consultado el documento tales como lugar en el sitio web y otro medio en donde se puede descargar yo acceder a la informacioacuten cuyo contenido se describe

(h) Nombre del responsable de la produccioacuten de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad interna o al nombre de la entidad externa que creoacute la informacioacuten

(i) Nombre del responsable de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad encargada de la custodia o control de la informacioacuten para efectos de permitir su acceso

Para facilitar el acceso a la informacioacuten los sujetos obligados publicaraacuten el Cuadro de Clasificacioacuten Documental

De acuerdo con lo estipulado en el literal c) del artiacuteculo 12 de la Ley 1712 de 2014 el Ministerio Puacuteblico podraacute hacer recomendaciones generales o particulares a los sujetos obligados sobre el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten

Artiacuteculo 43 Procedimiento participativo para la adopcioacuten y actualizacioacuten del Esquema de Publicacioacuten Los sujetos obligados de acuerdo con el reacutegimen legal aplicable implementaraacuten mecanismos de consulta a ciudadanos interesados o usuarios en los procesos de adopcioacuten y actualizacioacuten del Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten con el fin de identificar informacioacuten que pueda publicarse de manera proactiva y de establecer los formatos alternativos que faciliten la accesibilidad a poblaciones especiacuteficas

CAPiacuteTULO IV Programa de Gestioacuten Documental

Artiacuteculo 44 Concepto del Programa de Gestioacuten Documental En desarrollo de la Ley 1712 de 2014 se entenderaacute por Programa de Gestioacuten Documental el plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar la identificacioacuten gestioacuten clasificacioacuten organizacioacuten conservacioacuten y disposicioacuten de la informacioacuten puacuteblica desde su creacioacuten hasta su disposicioacuten final con fines de conservacioacuten permanente o eliminacioacuten

Artiacuteculo 45 Articulacioacuten yo integracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental con los instrumentos de gestioacuten de informacioacuten La informacioacuten incluida en el Registro de Activos de Informacioacuten en el iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada y en el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten definidos en el presente decreto debe ser identificada gestionada clasificada organizada y conservada de acuerdo con los procedimientos lineamientos valoracioacuten y tiempos definidos en el Programa de Gestioacuten Documental del sujeto obligado

El sujeto obligado debe contar con poliacuteticas de eliminacioacuten segura y permanente de la informacioacuten una vez cumplido el tiempo de conservacioacuten establecido en las tablas de retencioacuten documental o tablas de valoracioacuten documental el Programa de Gestioacuten Documental y demaacutes normas expedidas por el Archivo General de la Nacioacuten

Artiacuteculo 46 Aplicacioacuten de lineamientos generales sobre el Programa de Gestioacuten Documental Los sujetos obligados aplicaraacuten en la elaboracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental los lineamientos contenidos en Decreto 2609 de 2012 o las normas que lo sustituyan o modifiquen

01 n ~)OEeacute~~b ~ I -) DE 2015 Paacutegina 14 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 Y se dictan otras disposiciones

Artiacuteculo 47 Lineamientos sobre el Programa de Gestioacuten Documental para los sujetos obligados de naturaleza privada Los sujetos obligados de naturaleza privada que no estaacuten cobijados por el Decreto 2609 de 2012 o el que lo complemente o sustituya deben cumplir en la elaboracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental como miacutenimo con las siguientes directrices

(1) Contar con una poliacutetica de gestioacuten documental aprobada por el sujeto obligado (2) Elaborar aprobar y publicar sus Tablas de Retencioacuten Documental (3) Contar con un archivo institucional (4) Disentildear poliacuteticas para la gestioacuten de sus documentos electroacutenicos incluyendo

poliacuteticas de preservacioacuten y custodia digital (5) Integrarse al Sistema Nacional de Archivos

Artiacuteculo 48 Conservacioacuten de la informacioacuten publicada con anterioridad Para efectos de lo previsto en el artiacuteculo 14 de la Ley 1712 de 2014 los sujetos obligados deben garantizar la conservacioacuten de los documentos divulgados en su sitio web o en sistemas de informacioacuten que contengan o produzcan informacioacuten puacuteblica para lo cual seguiraacuten los procedimientos de valoracioacuten documental y delimitaraacuten los medios formatos y plazos para la conservacioacuten de la informacioacuten publicada con anterioridad con el fin de permitir su faacutecil acceso luego de retirada la publicacioacuten

Los sujetos obligados deben definir un procedimiento para retirar la informacioacuten que haya sido publicada y garantizar la recuperacioacuten de informacioacuten retrospectiva que haya sido desfijada o retirada Los lineamientos y plazos para cumplir a cabalidad con esta obligacioacuten deben estar incluidos en el Programa de Gestioacuten Documental del sujeto obligado

Artiacuteculo 49 Gestioacuten de informacioacuten en los casos de liquidaciones supresiones fusiones o escisiones de sujetos obligados En los casos de liquidaciones supresiones fusiones o escisiones de sujetos obligados eacutestos deben asegurar que los instrumentos de gestioacuten de informacioacuten se mantengan sin que se obstaculice el acceso a la informacioacuten puacuteblica La entrega de la informacioacuten al sujeto obligado que asuma las responsabilidades del cesante se garantizaraacute mediante inventarios debidamente ordenados y de conformidad con las normas que se expidan al respecto

Artiacuteculo 50 Documentos y archivos de derechos humanos Los archivos de derechos humanos corresponden a documentos que en sentido amplio se refieren a violaciones a los derechos humanos e infracciones al Derecho Internacional Humanitario Los archivos de derechos humanos deben ser objeto de las medidas de preservacioacuten proteccioacuten y acceso definidas en el marco internacional de los derechos humanos la jurisprudencia la legislacioacuten interna yen particular el inciso final del artiacuteculo 21 de la Ley 1712 de 2014

Para la identificacioacuten de los documentos de derechos humanos se tendraacuten en cuenta entre otros

(1) Documentos producidos por entidades del Estado con funciones legales en torno a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario de acuerdo con las instrucciones que imparta el Archivo General de la Nacioacuten

(2) Documentos producidos por las viacutectimas y sus organizaciones relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

(3) Documentos e informes acadeacutemicos y de investigacioacuten relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

(4) Documentos de entidades internacionales relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

(5) Documentos de entidades privadas o entidades privadas con funciones puacuteblicas relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

- ~l - o1 n3DECKI 10 DE 2015 Paacutegina 15 de 16J

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

TiacuteTULO VI

Seguimiento a la gestioacuten de la Informacioacuten

Artiacuteculo 51 Seguimiento a la gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica Los sujetos obligados deben adelantar las acciones pertinentes para hacer seguimiento a la gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica El Ministerio Puacuteblico y las entidades liacutederes de la poliacutetica de transparencia y de acceso a la informacioacuten puacuteblica definidas en el artiacuteculo 32 de la Ley 1712 de 2014 de acuerdo con su aacutembito de competencia adelantaraacuten acciones que permitan medir el avance en la implementacioacuten de la ley de transparencia por parte de los sujetos obligados quienes deben colaborar armoacutenicamente en el suministro de la informacioacuten que se requiera

Artiacuteculo 52 Informes de solicitudes de acceso a informacioacuten De conformidad con lo establecido en el literal h) del artiacuteculo 11 de la Ley 1712 de 2014 los sujetos obligados deberaacuten publicar los informes de todas las solicitudes denuncias y los tiempos de respuesta Respecto de las solicitudes de acceso a informacioacuten puacuteblica el informe debe discriminar la siguiente informacioacuten miacutenima

(1) El nuacutemero de solicitudes recibidas (2) El nuacutemero de solicitudes que fueron trasladadas a otra institucioacuten (3) El tiempo de respuesta a cada solicitud (4) El nuacutemero de solicitudes en las que se negoacute el acceso a la informacioacuten

El informe sobre solicitudes de acceso a informacioacuten estaraacute a disposicioacuten del puacuteblico en los teacuterminos establecidos en el artiacuteculo 4deg del presente decreto

Paraacutegrafo 1deg Los sujetos obligados de la Ley 1712 de 2014 que tambieacuten son sujetos de la Ley 190 de 1995 podraacuten incluir los informes de solicitudes de acceso a la informacioacuten a que se refiere el presente artiacuteculo en los informes de que trata el artiacuteculo 54 de la Ley 190 de 1995

Paraacutegrafo 2deg El primer informe de solicitudes de acceso a la informacioacuten deberaacute publicarse seis meses despueacutes de la expedicioacuten del presente decreto para el caso de los sujetos obligados del orden nacional los entes territoriales deberaacuten hacerlo 6 meses despueacutes de la entrada en vigencia de la Ley 1712 de 2014

Artiacuteculo 53 Vigencia El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicacioacuten sin perjuicio de lo previsto en el artiacuteculo 33 de la Ley 1712 de 2014 respecto a la entrada en vigencia para los entes territoriales

PUBLiacuteQUESE y CUacuteMPLASE

Dado en Bogotaacute DC a los

2 O ENE 2015

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_ o-iJ-onJ DEeacuteRETO DE 2015 Paacutegina 16 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

El Ministro de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones (E)

~ MARiacuteA CAROLINA HOYOS URBAY

La Ministra de Cultura

v1 ( 1 ~~W~ MARIANA GARCEacuteS COacuteRDOBA

El Director del Departamento Nacional de Planeacioacuten

El Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la

R HUMBERTO MARTiacuteNEZ NEIRA gt

La Directora del Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica

~BLERO DURAacuteN

DECRETO O nj DE 2015 Paacutegina 12 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

(12)Fecha de la calificacioacuten La fecha de la calificacioacuten de la informacioacuten como reservada o clasificada

(13)Plazo de la clasificacioacuten o reserva El tiempo que cobija la clasificacioacuten o reserva

El Indice de Informacioacuten Clasificada y Reservada debe actualizarse cada vez que una informacioacuten sea calificada como clasificada o reservada y cuando dicha calificacioacuten se levante conforme a lo establecido en el mismo Indice y en el Programa de Gestioacuten Documental

El iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada seraacute de caraacutecter puacuteblico deberaacute elaborarse en formato de hoja de caacutelculo y publicarse en el sitio web oficial del sujeto obligado asiacute como en el Portal de Datos Abiertos del Estado colombiano o en la herramienta que lo modifique o lo sustituya

CAPiacuteTULO 111 Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten

Artiacuteculo 41 Concepto El Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten es el instrumento del que disponen los sujetos obligados para informar de forma ordenada a la ciudadaniacutea interesados y usuarios sobre la informacioacuten publicada y que publicaraacute conforme al principio de divulgacioacuten proactiva de la informacioacuten previsto en el artiacuteculo 3deg de la Ley 1712 de 2014 y sobre los medios a traveacutes de los cuales se puede acceder a la misma

Artiacuteculo 42 Componentes del Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten En concordancia con lo establecido en el artiacuteculo 12 de la Ley 1712 de 2014 el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten debe incluir como miacutenimo lo siguiente

(1) La lista de informacioacuten miacutenima publicada en el sitio web oficial del sujeto obligado o en los sistemas de informacioacuten del Estado conforme a lo previsto en los artiacuteculos go 10 Y 11 de la Ley 1712 de 2014

(2) La lista de la informacioacuten publicada en el sitio web oficial del sujeto obligado adicional a la mencionada en el numeral anterior y conforme a lo ordenado por otras normas distintas a la Ley de Transparencia y del Derecho al Acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional

(3) Informacioacuten publicada por el sujeto obligado originada en la solicitud de informacioacuten divulgada con anterioridad de que trata el artiacuteculo 14 de la Ley 1712 de 2014

(4) Informacioacuten de intereacutes para la ciudadaniacutea interesados o usuarios publicada de manera proactiva por el sujeto obligado relacionada con la actividad misional del sujeto obligado y sus objetivos estrateacutegicos

Para cada una de los anteriores componentes de Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten se debe indicar

(a) Nombre o tiacutetulo de la informacioacuten Palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto de la informacioacuten

(b) Idioma Establece el Idioma lengua o dialecto en que se encuentra la informacioacuten

(c) Medio de conservacioacuten yo soporte Establece el soporte en el que se encuentra la informacioacuten documento fiacutesico medio electroacutenico o por alguacuten otro tipo de formato audio visual entre otros (fiacutesico- anaacutelogo o digital- electroacutenico)

(d) Formato Identifica la forma tamantildeo o modo en la que se presenta la informacioacuten o se permite su visualizacioacuten o consulta tales como hoja de caacutelculo imagen audio video documento de texto etc

(e) Fecha de generacioacuten de la informacioacuten Identifica el momento de la creacioacuten de la informacioacuten

OacuteEtRETO 01 [ ~~ DE 2015 Paacutegina 13 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

(f) Frecuencia de actualizacioacuten Identifica la periodicidad o el segmento de tiempo en el que se debe actualizar la informacioacuten de acuerdo a su naturaleza y a la normativa aplicable

(g) Lugar de consulta Indica el lugar donde se encuentra publicado o puede ser consultado el documento tales como lugar en el sitio web y otro medio en donde se puede descargar yo acceder a la informacioacuten cuyo contenido se describe

(h) Nombre del responsable de la produccioacuten de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad interna o al nombre de la entidad externa que creoacute la informacioacuten

(i) Nombre del responsable de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad encargada de la custodia o control de la informacioacuten para efectos de permitir su acceso

Para facilitar el acceso a la informacioacuten los sujetos obligados publicaraacuten el Cuadro de Clasificacioacuten Documental

De acuerdo con lo estipulado en el literal c) del artiacuteculo 12 de la Ley 1712 de 2014 el Ministerio Puacuteblico podraacute hacer recomendaciones generales o particulares a los sujetos obligados sobre el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten

Artiacuteculo 43 Procedimiento participativo para la adopcioacuten y actualizacioacuten del Esquema de Publicacioacuten Los sujetos obligados de acuerdo con el reacutegimen legal aplicable implementaraacuten mecanismos de consulta a ciudadanos interesados o usuarios en los procesos de adopcioacuten y actualizacioacuten del Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten con el fin de identificar informacioacuten que pueda publicarse de manera proactiva y de establecer los formatos alternativos que faciliten la accesibilidad a poblaciones especiacuteficas

CAPiacuteTULO IV Programa de Gestioacuten Documental

Artiacuteculo 44 Concepto del Programa de Gestioacuten Documental En desarrollo de la Ley 1712 de 2014 se entenderaacute por Programa de Gestioacuten Documental el plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar la identificacioacuten gestioacuten clasificacioacuten organizacioacuten conservacioacuten y disposicioacuten de la informacioacuten puacuteblica desde su creacioacuten hasta su disposicioacuten final con fines de conservacioacuten permanente o eliminacioacuten

Artiacuteculo 45 Articulacioacuten yo integracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental con los instrumentos de gestioacuten de informacioacuten La informacioacuten incluida en el Registro de Activos de Informacioacuten en el iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada y en el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten definidos en el presente decreto debe ser identificada gestionada clasificada organizada y conservada de acuerdo con los procedimientos lineamientos valoracioacuten y tiempos definidos en el Programa de Gestioacuten Documental del sujeto obligado

El sujeto obligado debe contar con poliacuteticas de eliminacioacuten segura y permanente de la informacioacuten una vez cumplido el tiempo de conservacioacuten establecido en las tablas de retencioacuten documental o tablas de valoracioacuten documental el Programa de Gestioacuten Documental y demaacutes normas expedidas por el Archivo General de la Nacioacuten

Artiacuteculo 46 Aplicacioacuten de lineamientos generales sobre el Programa de Gestioacuten Documental Los sujetos obligados aplicaraacuten en la elaboracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental los lineamientos contenidos en Decreto 2609 de 2012 o las normas que lo sustituyan o modifiquen

01 n ~)OEeacute~~b ~ I -) DE 2015 Paacutegina 14 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 Y se dictan otras disposiciones

Artiacuteculo 47 Lineamientos sobre el Programa de Gestioacuten Documental para los sujetos obligados de naturaleza privada Los sujetos obligados de naturaleza privada que no estaacuten cobijados por el Decreto 2609 de 2012 o el que lo complemente o sustituya deben cumplir en la elaboracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental como miacutenimo con las siguientes directrices

(1) Contar con una poliacutetica de gestioacuten documental aprobada por el sujeto obligado (2) Elaborar aprobar y publicar sus Tablas de Retencioacuten Documental (3) Contar con un archivo institucional (4) Disentildear poliacuteticas para la gestioacuten de sus documentos electroacutenicos incluyendo

poliacuteticas de preservacioacuten y custodia digital (5) Integrarse al Sistema Nacional de Archivos

Artiacuteculo 48 Conservacioacuten de la informacioacuten publicada con anterioridad Para efectos de lo previsto en el artiacuteculo 14 de la Ley 1712 de 2014 los sujetos obligados deben garantizar la conservacioacuten de los documentos divulgados en su sitio web o en sistemas de informacioacuten que contengan o produzcan informacioacuten puacuteblica para lo cual seguiraacuten los procedimientos de valoracioacuten documental y delimitaraacuten los medios formatos y plazos para la conservacioacuten de la informacioacuten publicada con anterioridad con el fin de permitir su faacutecil acceso luego de retirada la publicacioacuten

Los sujetos obligados deben definir un procedimiento para retirar la informacioacuten que haya sido publicada y garantizar la recuperacioacuten de informacioacuten retrospectiva que haya sido desfijada o retirada Los lineamientos y plazos para cumplir a cabalidad con esta obligacioacuten deben estar incluidos en el Programa de Gestioacuten Documental del sujeto obligado

Artiacuteculo 49 Gestioacuten de informacioacuten en los casos de liquidaciones supresiones fusiones o escisiones de sujetos obligados En los casos de liquidaciones supresiones fusiones o escisiones de sujetos obligados eacutestos deben asegurar que los instrumentos de gestioacuten de informacioacuten se mantengan sin que se obstaculice el acceso a la informacioacuten puacuteblica La entrega de la informacioacuten al sujeto obligado que asuma las responsabilidades del cesante se garantizaraacute mediante inventarios debidamente ordenados y de conformidad con las normas que se expidan al respecto

Artiacuteculo 50 Documentos y archivos de derechos humanos Los archivos de derechos humanos corresponden a documentos que en sentido amplio se refieren a violaciones a los derechos humanos e infracciones al Derecho Internacional Humanitario Los archivos de derechos humanos deben ser objeto de las medidas de preservacioacuten proteccioacuten y acceso definidas en el marco internacional de los derechos humanos la jurisprudencia la legislacioacuten interna yen particular el inciso final del artiacuteculo 21 de la Ley 1712 de 2014

Para la identificacioacuten de los documentos de derechos humanos se tendraacuten en cuenta entre otros

(1) Documentos producidos por entidades del Estado con funciones legales en torno a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario de acuerdo con las instrucciones que imparta el Archivo General de la Nacioacuten

(2) Documentos producidos por las viacutectimas y sus organizaciones relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

(3) Documentos e informes acadeacutemicos y de investigacioacuten relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

(4) Documentos de entidades internacionales relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

(5) Documentos de entidades privadas o entidades privadas con funciones puacuteblicas relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

- ~l - o1 n3DECKI 10 DE 2015 Paacutegina 15 de 16J

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

TiacuteTULO VI

Seguimiento a la gestioacuten de la Informacioacuten

Artiacuteculo 51 Seguimiento a la gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica Los sujetos obligados deben adelantar las acciones pertinentes para hacer seguimiento a la gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica El Ministerio Puacuteblico y las entidades liacutederes de la poliacutetica de transparencia y de acceso a la informacioacuten puacuteblica definidas en el artiacuteculo 32 de la Ley 1712 de 2014 de acuerdo con su aacutembito de competencia adelantaraacuten acciones que permitan medir el avance en la implementacioacuten de la ley de transparencia por parte de los sujetos obligados quienes deben colaborar armoacutenicamente en el suministro de la informacioacuten que se requiera

Artiacuteculo 52 Informes de solicitudes de acceso a informacioacuten De conformidad con lo establecido en el literal h) del artiacuteculo 11 de la Ley 1712 de 2014 los sujetos obligados deberaacuten publicar los informes de todas las solicitudes denuncias y los tiempos de respuesta Respecto de las solicitudes de acceso a informacioacuten puacuteblica el informe debe discriminar la siguiente informacioacuten miacutenima

(1) El nuacutemero de solicitudes recibidas (2) El nuacutemero de solicitudes que fueron trasladadas a otra institucioacuten (3) El tiempo de respuesta a cada solicitud (4) El nuacutemero de solicitudes en las que se negoacute el acceso a la informacioacuten

El informe sobre solicitudes de acceso a informacioacuten estaraacute a disposicioacuten del puacuteblico en los teacuterminos establecidos en el artiacuteculo 4deg del presente decreto

Paraacutegrafo 1deg Los sujetos obligados de la Ley 1712 de 2014 que tambieacuten son sujetos de la Ley 190 de 1995 podraacuten incluir los informes de solicitudes de acceso a la informacioacuten a que se refiere el presente artiacuteculo en los informes de que trata el artiacuteculo 54 de la Ley 190 de 1995

Paraacutegrafo 2deg El primer informe de solicitudes de acceso a la informacioacuten deberaacute publicarse seis meses despueacutes de la expedicioacuten del presente decreto para el caso de los sujetos obligados del orden nacional los entes territoriales deberaacuten hacerlo 6 meses despueacutes de la entrada en vigencia de la Ley 1712 de 2014

Artiacuteculo 53 Vigencia El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicacioacuten sin perjuicio de lo previsto en el artiacuteculo 33 de la Ley 1712 de 2014 respecto a la entrada en vigencia para los entes territoriales

PUBLiacuteQUESE y CUacuteMPLASE

Dado en Bogotaacute DC a los

2 O ENE 2015

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_ o-iJ-onJ DEeacuteRETO DE 2015 Paacutegina 16 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

El Ministro de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones (E)

~ MARiacuteA CAROLINA HOYOS URBAY

La Ministra de Cultura

v1 ( 1 ~~W~ MARIANA GARCEacuteS COacuteRDOBA

El Director del Departamento Nacional de Planeacioacuten

El Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la

R HUMBERTO MARTiacuteNEZ NEIRA gt

La Directora del Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica

~BLERO DURAacuteN

OacuteEtRETO 01 [ ~~ DE 2015 Paacutegina 13 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

(f) Frecuencia de actualizacioacuten Identifica la periodicidad o el segmento de tiempo en el que se debe actualizar la informacioacuten de acuerdo a su naturaleza y a la normativa aplicable

(g) Lugar de consulta Indica el lugar donde se encuentra publicado o puede ser consultado el documento tales como lugar en el sitio web y otro medio en donde se puede descargar yo acceder a la informacioacuten cuyo contenido se describe

(h) Nombre del responsable de la produccioacuten de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad interna o al nombre de la entidad externa que creoacute la informacioacuten

(i) Nombre del responsable de la informacioacuten Corresponde al nombre del aacuterea dependencia o unidad encargada de la custodia o control de la informacioacuten para efectos de permitir su acceso

Para facilitar el acceso a la informacioacuten los sujetos obligados publicaraacuten el Cuadro de Clasificacioacuten Documental

De acuerdo con lo estipulado en el literal c) del artiacuteculo 12 de la Ley 1712 de 2014 el Ministerio Puacuteblico podraacute hacer recomendaciones generales o particulares a los sujetos obligados sobre el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten

Artiacuteculo 43 Procedimiento participativo para la adopcioacuten y actualizacioacuten del Esquema de Publicacioacuten Los sujetos obligados de acuerdo con el reacutegimen legal aplicable implementaraacuten mecanismos de consulta a ciudadanos interesados o usuarios en los procesos de adopcioacuten y actualizacioacuten del Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten con el fin de identificar informacioacuten que pueda publicarse de manera proactiva y de establecer los formatos alternativos que faciliten la accesibilidad a poblaciones especiacuteficas

CAPiacuteTULO IV Programa de Gestioacuten Documental

Artiacuteculo 44 Concepto del Programa de Gestioacuten Documental En desarrollo de la Ley 1712 de 2014 se entenderaacute por Programa de Gestioacuten Documental el plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar la identificacioacuten gestioacuten clasificacioacuten organizacioacuten conservacioacuten y disposicioacuten de la informacioacuten puacuteblica desde su creacioacuten hasta su disposicioacuten final con fines de conservacioacuten permanente o eliminacioacuten

Artiacuteculo 45 Articulacioacuten yo integracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental con los instrumentos de gestioacuten de informacioacuten La informacioacuten incluida en el Registro de Activos de Informacioacuten en el iacutendice de Informacioacuten Clasificada y Reservada y en el Esquema de Publicacioacuten de Informacioacuten definidos en el presente decreto debe ser identificada gestionada clasificada organizada y conservada de acuerdo con los procedimientos lineamientos valoracioacuten y tiempos definidos en el Programa de Gestioacuten Documental del sujeto obligado

El sujeto obligado debe contar con poliacuteticas de eliminacioacuten segura y permanente de la informacioacuten una vez cumplido el tiempo de conservacioacuten establecido en las tablas de retencioacuten documental o tablas de valoracioacuten documental el Programa de Gestioacuten Documental y demaacutes normas expedidas por el Archivo General de la Nacioacuten

Artiacuteculo 46 Aplicacioacuten de lineamientos generales sobre el Programa de Gestioacuten Documental Los sujetos obligados aplicaraacuten en la elaboracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental los lineamientos contenidos en Decreto 2609 de 2012 o las normas que lo sustituyan o modifiquen

01 n ~)OEeacute~~b ~ I -) DE 2015 Paacutegina 14 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 Y se dictan otras disposiciones

Artiacuteculo 47 Lineamientos sobre el Programa de Gestioacuten Documental para los sujetos obligados de naturaleza privada Los sujetos obligados de naturaleza privada que no estaacuten cobijados por el Decreto 2609 de 2012 o el que lo complemente o sustituya deben cumplir en la elaboracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental como miacutenimo con las siguientes directrices

(1) Contar con una poliacutetica de gestioacuten documental aprobada por el sujeto obligado (2) Elaborar aprobar y publicar sus Tablas de Retencioacuten Documental (3) Contar con un archivo institucional (4) Disentildear poliacuteticas para la gestioacuten de sus documentos electroacutenicos incluyendo

poliacuteticas de preservacioacuten y custodia digital (5) Integrarse al Sistema Nacional de Archivos

Artiacuteculo 48 Conservacioacuten de la informacioacuten publicada con anterioridad Para efectos de lo previsto en el artiacuteculo 14 de la Ley 1712 de 2014 los sujetos obligados deben garantizar la conservacioacuten de los documentos divulgados en su sitio web o en sistemas de informacioacuten que contengan o produzcan informacioacuten puacuteblica para lo cual seguiraacuten los procedimientos de valoracioacuten documental y delimitaraacuten los medios formatos y plazos para la conservacioacuten de la informacioacuten publicada con anterioridad con el fin de permitir su faacutecil acceso luego de retirada la publicacioacuten

Los sujetos obligados deben definir un procedimiento para retirar la informacioacuten que haya sido publicada y garantizar la recuperacioacuten de informacioacuten retrospectiva que haya sido desfijada o retirada Los lineamientos y plazos para cumplir a cabalidad con esta obligacioacuten deben estar incluidos en el Programa de Gestioacuten Documental del sujeto obligado

Artiacuteculo 49 Gestioacuten de informacioacuten en los casos de liquidaciones supresiones fusiones o escisiones de sujetos obligados En los casos de liquidaciones supresiones fusiones o escisiones de sujetos obligados eacutestos deben asegurar que los instrumentos de gestioacuten de informacioacuten se mantengan sin que se obstaculice el acceso a la informacioacuten puacuteblica La entrega de la informacioacuten al sujeto obligado que asuma las responsabilidades del cesante se garantizaraacute mediante inventarios debidamente ordenados y de conformidad con las normas que se expidan al respecto

Artiacuteculo 50 Documentos y archivos de derechos humanos Los archivos de derechos humanos corresponden a documentos que en sentido amplio se refieren a violaciones a los derechos humanos e infracciones al Derecho Internacional Humanitario Los archivos de derechos humanos deben ser objeto de las medidas de preservacioacuten proteccioacuten y acceso definidas en el marco internacional de los derechos humanos la jurisprudencia la legislacioacuten interna yen particular el inciso final del artiacuteculo 21 de la Ley 1712 de 2014

Para la identificacioacuten de los documentos de derechos humanos se tendraacuten en cuenta entre otros

(1) Documentos producidos por entidades del Estado con funciones legales en torno a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario de acuerdo con las instrucciones que imparta el Archivo General de la Nacioacuten

(2) Documentos producidos por las viacutectimas y sus organizaciones relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

(3) Documentos e informes acadeacutemicos y de investigacioacuten relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

(4) Documentos de entidades internacionales relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

(5) Documentos de entidades privadas o entidades privadas con funciones puacuteblicas relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

- ~l - o1 n3DECKI 10 DE 2015 Paacutegina 15 de 16J

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

TiacuteTULO VI

Seguimiento a la gestioacuten de la Informacioacuten

Artiacuteculo 51 Seguimiento a la gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica Los sujetos obligados deben adelantar las acciones pertinentes para hacer seguimiento a la gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica El Ministerio Puacuteblico y las entidades liacutederes de la poliacutetica de transparencia y de acceso a la informacioacuten puacuteblica definidas en el artiacuteculo 32 de la Ley 1712 de 2014 de acuerdo con su aacutembito de competencia adelantaraacuten acciones que permitan medir el avance en la implementacioacuten de la ley de transparencia por parte de los sujetos obligados quienes deben colaborar armoacutenicamente en el suministro de la informacioacuten que se requiera

Artiacuteculo 52 Informes de solicitudes de acceso a informacioacuten De conformidad con lo establecido en el literal h) del artiacuteculo 11 de la Ley 1712 de 2014 los sujetos obligados deberaacuten publicar los informes de todas las solicitudes denuncias y los tiempos de respuesta Respecto de las solicitudes de acceso a informacioacuten puacuteblica el informe debe discriminar la siguiente informacioacuten miacutenima

(1) El nuacutemero de solicitudes recibidas (2) El nuacutemero de solicitudes que fueron trasladadas a otra institucioacuten (3) El tiempo de respuesta a cada solicitud (4) El nuacutemero de solicitudes en las que se negoacute el acceso a la informacioacuten

El informe sobre solicitudes de acceso a informacioacuten estaraacute a disposicioacuten del puacuteblico en los teacuterminos establecidos en el artiacuteculo 4deg del presente decreto

Paraacutegrafo 1deg Los sujetos obligados de la Ley 1712 de 2014 que tambieacuten son sujetos de la Ley 190 de 1995 podraacuten incluir los informes de solicitudes de acceso a la informacioacuten a que se refiere el presente artiacuteculo en los informes de que trata el artiacuteculo 54 de la Ley 190 de 1995

Paraacutegrafo 2deg El primer informe de solicitudes de acceso a la informacioacuten deberaacute publicarse seis meses despueacutes de la expedicioacuten del presente decreto para el caso de los sujetos obligados del orden nacional los entes territoriales deberaacuten hacerlo 6 meses despueacutes de la entrada en vigencia de la Ley 1712 de 2014

Artiacuteculo 53 Vigencia El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicacioacuten sin perjuicio de lo previsto en el artiacuteculo 33 de la Ley 1712 de 2014 respecto a la entrada en vigencia para los entes territoriales

PUBLiacuteQUESE y CUacuteMPLASE

Dado en Bogotaacute DC a los

2 O ENE 2015

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_ o-iJ-onJ DEeacuteRETO DE 2015 Paacutegina 16 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

El Ministro de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones (E)

~ MARiacuteA CAROLINA HOYOS URBAY

La Ministra de Cultura

v1 ( 1 ~~W~ MARIANA GARCEacuteS COacuteRDOBA

El Director del Departamento Nacional de Planeacioacuten

El Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la

R HUMBERTO MARTiacuteNEZ NEIRA gt

La Directora del Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica

~BLERO DURAacuteN

01 n ~)OEeacute~~b ~ I -) DE 2015 Paacutegina 14 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 Y se dictan otras disposiciones

Artiacuteculo 47 Lineamientos sobre el Programa de Gestioacuten Documental para los sujetos obligados de naturaleza privada Los sujetos obligados de naturaleza privada que no estaacuten cobijados por el Decreto 2609 de 2012 o el que lo complemente o sustituya deben cumplir en la elaboracioacuten del Programa de Gestioacuten Documental como miacutenimo con las siguientes directrices

(1) Contar con una poliacutetica de gestioacuten documental aprobada por el sujeto obligado (2) Elaborar aprobar y publicar sus Tablas de Retencioacuten Documental (3) Contar con un archivo institucional (4) Disentildear poliacuteticas para la gestioacuten de sus documentos electroacutenicos incluyendo

poliacuteticas de preservacioacuten y custodia digital (5) Integrarse al Sistema Nacional de Archivos

Artiacuteculo 48 Conservacioacuten de la informacioacuten publicada con anterioridad Para efectos de lo previsto en el artiacuteculo 14 de la Ley 1712 de 2014 los sujetos obligados deben garantizar la conservacioacuten de los documentos divulgados en su sitio web o en sistemas de informacioacuten que contengan o produzcan informacioacuten puacuteblica para lo cual seguiraacuten los procedimientos de valoracioacuten documental y delimitaraacuten los medios formatos y plazos para la conservacioacuten de la informacioacuten publicada con anterioridad con el fin de permitir su faacutecil acceso luego de retirada la publicacioacuten

Los sujetos obligados deben definir un procedimiento para retirar la informacioacuten que haya sido publicada y garantizar la recuperacioacuten de informacioacuten retrospectiva que haya sido desfijada o retirada Los lineamientos y plazos para cumplir a cabalidad con esta obligacioacuten deben estar incluidos en el Programa de Gestioacuten Documental del sujeto obligado

Artiacuteculo 49 Gestioacuten de informacioacuten en los casos de liquidaciones supresiones fusiones o escisiones de sujetos obligados En los casos de liquidaciones supresiones fusiones o escisiones de sujetos obligados eacutestos deben asegurar que los instrumentos de gestioacuten de informacioacuten se mantengan sin que se obstaculice el acceso a la informacioacuten puacuteblica La entrega de la informacioacuten al sujeto obligado que asuma las responsabilidades del cesante se garantizaraacute mediante inventarios debidamente ordenados y de conformidad con las normas que se expidan al respecto

Artiacuteculo 50 Documentos y archivos de derechos humanos Los archivos de derechos humanos corresponden a documentos que en sentido amplio se refieren a violaciones a los derechos humanos e infracciones al Derecho Internacional Humanitario Los archivos de derechos humanos deben ser objeto de las medidas de preservacioacuten proteccioacuten y acceso definidas en el marco internacional de los derechos humanos la jurisprudencia la legislacioacuten interna yen particular el inciso final del artiacuteculo 21 de la Ley 1712 de 2014

Para la identificacioacuten de los documentos de derechos humanos se tendraacuten en cuenta entre otros

(1) Documentos producidos por entidades del Estado con funciones legales en torno a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario de acuerdo con las instrucciones que imparta el Archivo General de la Nacioacuten

(2) Documentos producidos por las viacutectimas y sus organizaciones relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

(3) Documentos e informes acadeacutemicos y de investigacioacuten relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

(4) Documentos de entidades internacionales relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

(5) Documentos de entidades privadas o entidades privadas con funciones puacuteblicas relativos a violaciones a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario

- ~l - o1 n3DECKI 10 DE 2015 Paacutegina 15 de 16J

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

TiacuteTULO VI

Seguimiento a la gestioacuten de la Informacioacuten

Artiacuteculo 51 Seguimiento a la gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica Los sujetos obligados deben adelantar las acciones pertinentes para hacer seguimiento a la gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica El Ministerio Puacuteblico y las entidades liacutederes de la poliacutetica de transparencia y de acceso a la informacioacuten puacuteblica definidas en el artiacuteculo 32 de la Ley 1712 de 2014 de acuerdo con su aacutembito de competencia adelantaraacuten acciones que permitan medir el avance en la implementacioacuten de la ley de transparencia por parte de los sujetos obligados quienes deben colaborar armoacutenicamente en el suministro de la informacioacuten que se requiera

Artiacuteculo 52 Informes de solicitudes de acceso a informacioacuten De conformidad con lo establecido en el literal h) del artiacuteculo 11 de la Ley 1712 de 2014 los sujetos obligados deberaacuten publicar los informes de todas las solicitudes denuncias y los tiempos de respuesta Respecto de las solicitudes de acceso a informacioacuten puacuteblica el informe debe discriminar la siguiente informacioacuten miacutenima

(1) El nuacutemero de solicitudes recibidas (2) El nuacutemero de solicitudes que fueron trasladadas a otra institucioacuten (3) El tiempo de respuesta a cada solicitud (4) El nuacutemero de solicitudes en las que se negoacute el acceso a la informacioacuten

El informe sobre solicitudes de acceso a informacioacuten estaraacute a disposicioacuten del puacuteblico en los teacuterminos establecidos en el artiacuteculo 4deg del presente decreto

Paraacutegrafo 1deg Los sujetos obligados de la Ley 1712 de 2014 que tambieacuten son sujetos de la Ley 190 de 1995 podraacuten incluir los informes de solicitudes de acceso a la informacioacuten a que se refiere el presente artiacuteculo en los informes de que trata el artiacuteculo 54 de la Ley 190 de 1995

Paraacutegrafo 2deg El primer informe de solicitudes de acceso a la informacioacuten deberaacute publicarse seis meses despueacutes de la expedicioacuten del presente decreto para el caso de los sujetos obligados del orden nacional los entes territoriales deberaacuten hacerlo 6 meses despueacutes de la entrada en vigencia de la Ley 1712 de 2014

Artiacuteculo 53 Vigencia El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicacioacuten sin perjuicio de lo previsto en el artiacuteculo 33 de la Ley 1712 de 2014 respecto a la entrada en vigencia para los entes territoriales

PUBLiacuteQUESE y CUacuteMPLASE

Dado en Bogotaacute DC a los

2 O ENE 2015

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Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

El Ministro de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones (E)

~ MARiacuteA CAROLINA HOYOS URBAY

La Ministra de Cultura

v1 ( 1 ~~W~ MARIANA GARCEacuteS COacuteRDOBA

El Director del Departamento Nacional de Planeacioacuten

El Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la

R HUMBERTO MARTiacuteNEZ NEIRA gt

La Directora del Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica

~BLERO DURAacuteN

- ~l - o1 n3DECKI 10 DE 2015 Paacutegina 15 de 16J

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

TiacuteTULO VI

Seguimiento a la gestioacuten de la Informacioacuten

Artiacuteculo 51 Seguimiento a la gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica Los sujetos obligados deben adelantar las acciones pertinentes para hacer seguimiento a la gestioacuten de la informacioacuten puacuteblica El Ministerio Puacuteblico y las entidades liacutederes de la poliacutetica de transparencia y de acceso a la informacioacuten puacuteblica definidas en el artiacuteculo 32 de la Ley 1712 de 2014 de acuerdo con su aacutembito de competencia adelantaraacuten acciones que permitan medir el avance en la implementacioacuten de la ley de transparencia por parte de los sujetos obligados quienes deben colaborar armoacutenicamente en el suministro de la informacioacuten que se requiera

Artiacuteculo 52 Informes de solicitudes de acceso a informacioacuten De conformidad con lo establecido en el literal h) del artiacuteculo 11 de la Ley 1712 de 2014 los sujetos obligados deberaacuten publicar los informes de todas las solicitudes denuncias y los tiempos de respuesta Respecto de las solicitudes de acceso a informacioacuten puacuteblica el informe debe discriminar la siguiente informacioacuten miacutenima

(1) El nuacutemero de solicitudes recibidas (2) El nuacutemero de solicitudes que fueron trasladadas a otra institucioacuten (3) El tiempo de respuesta a cada solicitud (4) El nuacutemero de solicitudes en las que se negoacute el acceso a la informacioacuten

El informe sobre solicitudes de acceso a informacioacuten estaraacute a disposicioacuten del puacuteblico en los teacuterminos establecidos en el artiacuteculo 4deg del presente decreto

Paraacutegrafo 1deg Los sujetos obligados de la Ley 1712 de 2014 que tambieacuten son sujetos de la Ley 190 de 1995 podraacuten incluir los informes de solicitudes de acceso a la informacioacuten a que se refiere el presente artiacuteculo en los informes de que trata el artiacuteculo 54 de la Ley 190 de 1995

Paraacutegrafo 2deg El primer informe de solicitudes de acceso a la informacioacuten deberaacute publicarse seis meses despueacutes de la expedicioacuten del presente decreto para el caso de los sujetos obligados del orden nacional los entes territoriales deberaacuten hacerlo 6 meses despueacutes de la entrada en vigencia de la Ley 1712 de 2014

Artiacuteculo 53 Vigencia El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicacioacuten sin perjuicio de lo previsto en el artiacuteculo 33 de la Ley 1712 de 2014 respecto a la entrada en vigencia para los entes territoriales

PUBLiacuteQUESE y CUacuteMPLASE

Dado en Bogotaacute DC a los

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Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

El Ministro de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones (E)

~ MARiacuteA CAROLINA HOYOS URBAY

La Ministra de Cultura

v1 ( 1 ~~W~ MARIANA GARCEacuteS COacuteRDOBA

El Director del Departamento Nacional de Planeacioacuten

El Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la

R HUMBERTO MARTiacuteNEZ NEIRA gt

La Directora del Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica

~BLERO DURAacuteN

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_ o-iJ-onJ DEeacuteRETO DE 2015 Paacutegina 16 de 16

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones

El Ministro de Tecnologiacuteas de la Informacioacuten y las Comunicaciones (E)

~ MARiacuteA CAROLINA HOYOS URBAY

La Ministra de Cultura

v1 ( 1 ~~W~ MARIANA GARCEacuteS COacuteRDOBA

El Director del Departamento Nacional de Planeacioacuten

El Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la

R HUMBERTO MARTiacuteNEZ NEIRA gt

La Directora del Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica

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