DECÁLOGO DE VALORES Y COMPROMISOS ÉTICOS

MANUAL PARA LA PRESENTACIÓN Y GENERACION DE INFORMES QUE LA SECRETARIA DE HACIENDA REALIZA A LAS ENTIDADES DE CONTROL Y

DEMÁS ENTIDADES

CÓDIGO: AP-GF-MA-06

VERSIÓN: 1

Marzo del 2011

Elaborado por: Aprobado por: Copia Controlada X

Secretaria de Hacienda Sr. Gobernador Copia No Controlada

Emitida A: Proceso Gestión Financiera

República de Colombia

Gobernación de Santander

MANUAL PARA INFORMES DE SECRETARIA DE HACIENDA

Código: AP-GF-MA-06

Gestión Financiera Versión: 0 Pág. 2 de 2

GOBERNACION DE SANTANDER

HORACIO SERPA URIBE Gobernador

ANA MILENA ALFONZO AMAYA Secretaria de Hacienda

NELSON OSWALDO OROZCO YEPES Representante de la Alta Dirección

Jefe de Gestión de la Calidad

Bucaramanga, 2011






TABLA DE CONTENIDO PRESENTACION INTRODUCCION 1. Generalidades.

2. Informe Contaduría General de la Nación.

3. Informe Contraloría General de la República.

4. Informe formulario Único territorial FUT

5. Informe Monopolio

6. Informe información exógena.

7. Informe Contraloría Departamental

8. Informe para rendir información sobre el sistema general de participaciones y demás

transferencias intergubernamentales de origen Nacional.

9. Bibliografía y Cibergrafía.






PRESENTACIÓN La Secretaría de Hacienda de la Gobernación de Santander tiene como propósito asegurar el fortalecimiento del fisco departamental, con la eficiente administración de los ingresos, la identificación de nuevas fuentes de recursos y la aplicación racional de fondos que facilite la gestión del Departamento; elaborar el Plan Financiero del Departamento, en coordinación con la Secretaría de Planeación y participar en la elaboración del Plan Operativo Anual de Inversión; gestionar la obtención de recursos de crédito interno y externo que requiera el Departamento; promover la incorporación de nuevas tecnologías en el desarrollo de los procesos inherentes a la Secretaría; garantizar el desarrollo del sistema de información del departamento, asesorando a las Oficinas de Despacho en la adquisición de la infraestructura requerida de hardware, software y telecomunicaciones; garantizar la calidad en los servicios de mantenimiento y actualización de redes, equipos de cómputo y bases de datos. En virtud de dicha competencia han sido expedidas normas que interpretan la realidad financiera, económica, social y ambiental de las entidades que están sujetas al ámbito de regulación de los diferentes Organismos y Entes de Control, con el propósito de que la información se convierta en un instrumento efectivo para gestionar recursos públicos, como también para la utilización adecuada de estos en los cometidos estatales.






INTRODUCCIÓN Con el fin de efectuar el seguimiento y control a la información financiera territorial, el gobierno central creo a través del Ministerio de Hacienda y Crédito público un sistema de información el cual permite canalizar la información financiera, económica y social de los entes públicos hacia los organismos centrales y al público en general bajo la administración y responsabilidad de la Contaduría General de la Nación. El Departamento de Santander, debe presentar una serie de informes a diferentes entidades en el transcurso de cada una de las vigencias, los cuales son de obligatoria presentación, el no presentarlos podrían generar la suspensión de transferencias de recursos del orden Nacional o el descenso de categoría del Departamento y/o sanciones disciplinarias para los funcionarios, que en cabeza de cada uno tiene a cargo dicho cumplimiento. Razón por la cual se hace necesario crear un Manual de Procedimientos para la elaboración de los informes que deba presentar el Departamento a través de la Secretaria de Hacienda, en el cual se definan las dependencias y funcionarios responsables de cada uno de los procedimientos y así cumplir en el tiempo establecido con información que sea veraz y coherente con la realidad financiera del Departamento.






1. GENERALIDADES 1.1 MARCO NORMATIVO La Gobernación de Santander debe presentar informes a diferentes entidades, de acuerdo a las directrices contempladas por cada una de ellas a si:

Contaduría General de la Nación, basada en la Resolución No 550 del 19 de Diciembre 2005, modificada por las resoluciones 248 y 375 de 2007, el Departamento debe presentar trimestralmente: Estados Financieros Básicos; CGN 001; CGN 002 Operaciones Reciprocas).

Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales Mensualmente se debe presentar la Declaración Mensual de Retención en la Fuente, IVA y Timbre, reglamentado por el Estatuto Tributario, Libros segundo y Cuarto.

Presentación Anual de la Información Exógena dando cumplimiento a lo establecido en el estatuto tributario.

De acuerdo a la resolución 5993 de 17 de septiembre de 2008 Y 6054 de 07 de julio de 2009, el Departamento debe presentar Trimestralmente la Información Presupuestal a la Contraloría General de la República a través de la Plataforma CHIP de la Contaduría General de la Nación.

Contraloría General de Santander, Resolución número 000294 de 2009, por medio del cual se reglamente el sistema integral de auditoría y la rendición de cuentas.

Decreto 3402 de 07 de septiembre de 2007 estable los lineamientos para la presentación trimestral de los diferentes informes que componen el Formulario Único Territorial – FUT, los cuales se envían a través de la Plataforma SCHIP, administrado por la Contaduría General de la Nación, al cual accederán las entidades del Orden Nacional que hagan parte del conjunto de usuarios estratégicos y el Banco de la República.

El Departamento de Santander debe rendir anualmente la cuenta consolidada sobre su gestión financiera, operativa, ambiental y de resultados a la Contraloría General de la República según lo dispone la Resolución 5544 de 2003 y 6113 de 2010.

Según lo dispuesto en el Decreto 4692 de 2005, la Gobernación de Santander debe Presentar el Informe relacionado con el monopolio de Licores, estableciendo que la






destinación de este será preferentemente a los servicios de salud y educación, teniendo en cuenta que se puede permitir a las autoridades correspondientes invertir en otras áreas, una vez se suplieran las necesidades básicas e insatisfechas en salud y educación

De acuerdo con las directrices de la entidades, se busca mejorar la calidad de la información financiera, contable pública, de manera que los reportes que emitan las entidades del estado sean confiables, relevante y comprensibles, con el fin de garantizar que los diferentes usuarios tomen decisiones acertadas en el manejo de los recursos públicos, en procura de lograr una gestión pública eficiente y transparente. Basados en esto y teniendo en cuenta que en el Plan de Desarrollo Departamental, Santander Incluyente, está contemplado el eje Temático Administración Pública al Alcance de Todos, con sus líneas estratégicas y programas que en síntesis, busca garantizar a los santandereanos una gestión transparente, eficaz y eficiente, con personal idóneo y comprometido, que permita mejorar la atención de las responsabilidades públicas; a través de un gobierno sencillo, moderno y responsable, promoviendo la ética en los funcionarios y garantizando el manejo adecuado de sus finanzas. La Secretaria de Hacienda Departamental, obedeciendo las directrices del Plan de Desarrollo Departamental busca establecer los procedimientos y procesos para la presentación eficaz y eficiente de los informes a rendir a las entidades de control y demás entidades que la requieran. 1.2 ALCANCE Los procedimientos Reporte de información a la Contaduría General de la Nación; Reporte de información a la Contraloría General de la Republica, Presentación de Informes Formulario único Territorial – FUT; Reporte de Información Monopolio licores; Presentación de Informes Información Exógena; Presentación de Informes Contraloría General de Santander – Sistema Integral de Auditoria – SIA; y Presentación de Formularios según Resolución 6113 de 2010, descritos en el presente documento deben ser cumplidos por las unidades ejecutoras que participan activamente en la elaboración de los informes de conformidad con la responsabilidad que les atiende.






1.3 OBJETIVO Generar un manual de procedimientos para la elaboración y presentación de los informes que la Secretaria de Hacienda, debe presentar a los organismos de control y demás entidades que la requieran Objetivo Específico No 1 Procedimientos para generar y presentar los informes solicitados por la Contaduría General de la Nación. Objetivo Específico No 2 Generar y presentar los informes solicitados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales Objetivo Específico No 3 Procedimientos para generar y presentar los informes solicitados por la Contraloría General de la República, Contaduría General de la Nación, el Departamento Nacional de Planeación y el Ministerio de Hacienda y Crédito Publico. Objetivo Específico No 4 Procedimientos para generar y presentar los informes solicitados por la Contraloría General de Santander, denominado Sistema Integral de Auditoria 1.4 GLOSARIO CGN: Contaduría General de la Nación. FUT: Formulario Único Territorial SCHIP: SISTEMA CONSOLIDADOR DE HACIENDA E INFORMACIÓN FINANCIERA PÚBLICA.Es un sistema de información que captura, valida, transmite y publica información de las entidades públicas colombianas. Este Sistema simplifica y racionaliza trámites (captura, validación, transmisión y publicación de información) a partir del uso de tecnologías de información y comunicaciones. El valor agregado del SCHIP, y precisamente lo que lo diferencia de otros sistemas de información del Estado colombiano, radica en el hecho de que en a través del SCHIP las autoridades nacionales o territoriales se ponen de acuerdo para diseñar formularios únicos mediante los cuales se captura información de las entidades públicas, información que tradicionalmente se recoge en una multiplicidad de formularios; también acuerdan






que el SCHIP es el canal único de captura de información, es decir, estas autoridades renuncian a requerir información a través de diferentes sistemas; además estas autoridades conciertan fechas comunes de reporte, esto es, unifican las fechas para que las entidades reportantes presenten la información. Entonces, al final el SCHIP es el Sistema que captura, valida, transmite y publica información de las entidades públicas con destino a las autoridades nacionales y territoriales y a la ciudadanía en general, a través de formularios únicos, un canal único, fechas únicas, y mediante la utilización de tecnología de punta. Objetivo del SCHIP: El objetivo del SCHIP es mejorar la capacidad de seguimiento y control de las autoridades nacionales y territoriales y de la ciudadanía en general, sobre la información proveniente de las entidades públicas colombianas; así como apoyar la definición de políticas públicas y la adecuada toma de decisiones por parte de estas autoridades. Para ello el SCHIP permite capturar, validar, transmitir y publicar esta información. Gracias a la forma de operar del SCHIP, la información que se publica para uso de las autoridades y de la ciudadanía, es confiable, oportuna, completa y oficial. Es confiable porque el SCHIP contiene reglas de validación que garantizan estándares de calidad de la información, definidos por las autoridades que diseñan los formularios, y también porque el SCHIP exige para la incorporación de la información en el Sistema, procesos de validación previos in situ en cada una de las entidades públicas re portantes. Además porque el Sistema contiene protocolos de seguridad para la administración de la información. Es oportuna porque el SCHIP utiliza la Internet como canal de comunicación, lo cual descarta el uso del correo tradicional y trae como consecuencia el ahorro en tiempo de envío y recepción de la información, además, las entidades públicas ahorran tiempo significativo, toda vez que ya no deben diligenciar una multiplicidad de formularios para un mismo tipo de información, sino uno solo. Es completa porque contiene toda la información que requieren las autoridades nacionales y territoriales, debido a que son ellas mismas las que diseñan y parametrizan en el Sistema los formularios de captura de información. Es oficial porque la obligación de enviar la información recae, en primera instancia, directamente en el representante legal de cada entidad pública, y en segunda instancia, en los responsables funcionales según el tipo de información, por ejemplo, en el secretario general, en el secretario de hacienda o en cualquier otro secretario del despacho, en el jefe financiero, en el contador público, en el jefe de presupuesto, en el jefe de planeación, en el jefe de control interno, en el jefe de talento humano, etc. Y






porque una vez la información enviada ha sido aceptada en el SCHIP, ésta es dispuesta en la página web del Sistema www.chip.gov.co para la libre consulta de las autoridades y de la ciudadanía en general. Categorías: Se entiende por categoría, la información que se agrupa en uno o mas formularios de acuerdo a los requerimientos definidos por los usuarios estratégicos del sistema, para satisfacer sus necesidades de información cuantitativa de carácter financiero, tales como Notas Generales a los estados contables, estadísticas básicas, entre otras. Protocolo de importación: Se refiere a las especificaciones de cada formulario, relacionadas con su estructura. Dichas especificaciones deben cumplirse estrictamente de lo contrario se generan errores en la importación.

http://www.chip.gov.co/






2. INFORME CONTADURIA GENERAL DE LA NACIÓN La Contaduría General de la Nación es una institución que en desarrollo del mandato legal es responsable de determinar las políticas, principios y normas de contabilidad que deben regir en el país para todo el sector público. Uniformar, centralizar y consolidar la información contable. Elaborar el Balance General de la Nación. Colabora así, a la realización del Plan Nacional de Desarrollo y a una moderna administración financiera estatal. La Contaduría General de la Nación es una Unidad Administrativa Especial, con personería jurídica, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Es decir, hace parte de la rama ejecutiva del poder público El Régimen de Contabilidad Pública está conformado por el Plan General de Contabilidad Pública, el Manual de Procedimientos y la Doctrina Contable Pública. Dicho régimen contiene la regulación contable pública de tipo general y específico; está conformado por el marco conceptual y la estructura y descripciones de las clases. El Manual de Procedimientos está conformado por el catálogo general de cuentas, los procedimientos contables y los instructivos contables. La Doctrina Contable Pública está conformada por los conceptos de carácter vinculante que emita la Contaduría General de la Nación, a través del Contador General de la Nación o de quien este delegue para que cumpla dicha función. Según lo establecido por el artículo 354 de la Constitución Política y la Ley 298 de 1996, la cual desarrolla este precepto constitucional, la Contaduría General de la Nación tiene como principales funciones las siguientes:

Uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad pública.

Elaborar el Balance General de la Nación.

Determinar las normas contables que deben regir en el país para el sector público. A continuación el procedimiento para la generación del informe:




Código: AP-GTH-DC-06


PROCESO: Gestión Financiera PROCEDIMIENTO: Reporte de información a la Contaduría General de la Nación.

OBJETIVO: Garantizar que la información reportada por la Gobernación de Santander a la Contaduría General de la Nación a través de la Plataforma SCHIP, sea eficaz, oportuna y confiable de tal forma que muestre a este ente de control la realidad económica, financiera y ambiental del Departamento.

ALCANCE: Este procedimiento aplica al Grupo de Contabilidad de la Administración Central e inicia desde el descargue del aplicativo SCHIP hasta el envío de la información en los archivos planos requeridos por la plataforma de la Contraloría General de la Nación.

Nª TAREAS RESPONSABLES

PROVEEDORES PUNTO DE CONTROL

REGISTROS CLIENTE AREA CARGO

1 Enviar circular a las oficinas implicadas en el procedimiento

Secretaría de Hacienda

Profesional Universitario encargado de la Coordinación de Contabilidad.


Copia del oficio con el respectivo recibido de cada oficina.

Circulares con soportes de entrega

Grupos de Contabilidad de: Secretaria de Salud Secretaria de Educación Asamblea Administración Central Contraloría

2

Descargar los manuales de ayuda del aplicativo SCHIP (www.chip.gov.co –

consultas- documentos estratégicos –instrumentos implementación SCHIP)

Oficinas Gestoras Servidor Público delegado

Contaduría General de la Nación.

Manual descargado

Manual de Instalación SCHIP (DNC) Guía para la elaboración de los formularios de sus Categorías (DNC)


3

Instalar el aplicativo SCHIP LOCAL (Entrar a la plataforma con el usuario y clave del

Grupo de Contabilidad de la Administración Central

Coordinador de Grupo de Contabilidad.


Aplicativo SCHIP LOCAL instalado

Manual de Instalación SCHIP (DNC)

Grupos de Contabilidad de: Secretaria de Salud Secretaria de










administrador. Ir a Sistema – descargar software)

Profesional Universitario

Educación Asamblea Administración Central Contraloría

4

Actualizar el Aplicativo SCHIP cada tres meses en cada una de las entidades que agreguen información.


Servidor público delegado


Aplicativo SCHIP actualizado.

Registro de visita y actualización del aplicativo


5

Generar el Protocolo en la plataforma SCHIP LOCAL para la fecha de cargue.

Oficinas Gestoras Servidor público delegado


Protocolo descargado

Guía para instalación y operación del SCHIP LOCAL. (DNC)


6

Generar reporte del aplicativo del SIA, elaborar archivo plano y homologación del Plan de Cuenta de acuerdo al protocolo establecido en la Guía.

Oficinas Gestoras Profesional universitario


Archivos planos con las modificaciones registradas en el formato de ajustes. Toda la información que se diligencie

Guía para la elaboración de los formularios SCHIP Categoría CGN. (DNC) Registro de correcciones archivos planos SCHIP










debe ser generada únicamente del aplicativo SIA.

Archivos Planos: CGN2005 001 (DNC) CGN2005 002 (DNC)

7

Validar el archivo plano con el SCHIP LOCAL (Se ingresa al aplicativo

con el usuario y contraseña; clic en formulario; importar el formato que este guardado en el equipo y se selecciona validar para el cargue definitivo.)


Grupos de Contabilidad de: Secretaria de Salud Secretaria de Educación Asamblea Administración Central

Archivos validados

Guía para la elaboración de los formularios SCHIP Categoría CGN. (DNC) Archivos planos validados: CGN2005 001 (DNC) CGN2005 002 (DNC)

Grupo de Contabilidad de Administración Central

8 Enviar archivos planos al grupo de Contabilidad de Administración Central


Grupos de Contabilidad de: Secretaria de Salud Secretaria de Educación Asamblea Administración Central

Archivos planos en la oficina de Contabilidad de Administración Central con evidencia física de recibido.

Oficio de entrega. Archivos planos de cada Entidad: CGN2005 001 (DNC) CGN2005 002 (DNC) CGN2005NE 003 (DNC) CGN2005NG 003 (DNC)

Grupo de Contabilidad de Administración Central

9

Consolidar a través de las Macros CGN la información enviada por las entidades agregadas

Grupos de Contabilidad de la Administración Central

Profesional universitario

Grupos de Contabilidad de: Secretaria de Salud Secretaria de Educación Asamblea

Información consolidada y verificada con los reportes generados en el sistema SIA

No aplica No aplica

10 Realizar cargue del documento a plataforma SCHIP

grupo de Contabilidad de Administración


Grupos de Contabilidad de: Secretaria de Salud

Generar e imprimir imagen como evidencia

CGN2005 001 (DNC) CGN2005 002 (DNC)










Central Secretaria de Educación Asamblea Administración Central

del cargue de la información.

SALIDA DE LA ACTIVIDAD Formatos CGN 001 - CGN 002

DEFINICIONES

Categoría.- Es la información que se agrupa en uno o más formularios de acuerdo a los requerimientos definidos por los

usuarios estratégicos del sistema, para satisfacer sus necesidades de información cuantitativa de carácter financiero, tales como Contabilidad, Presupuesto, Deuda Pública ó cualitativa de carácter no Financiero, tales como las Notas Generales a los estados contables, estadísticas básicas, entre otras. SCHIP:Consolidador de Hacienda e Información Pública. DNC: Documento no controlado Oficinas Gestoras: se refiere a los Grupos de Contabilidad de: Secretaria de Educación – Asamblea, Contraloría –

Administración Central – Administración Central-Salud Administración Central-salud: (Nombre que recibe el consolidado que presenta Administración Central como propio, que

agrupa lo correspondiente a Administración Central y a Salud).

OBSERVACIONES El límite máximo del cargue de los documentos será de tres días hábiles antes de la fecha de plazo.

DOCUMENTOS ASOCIADOS

INTERNOS EXTERNOS

Guía para la elaboración de los formularios SCHIP Categoría CGN\ Manual de Instalación del aplicativo SCHIP






REQUISITOS APLICABLES

ORGANIZACIONALES LEGALES Y REGLAMENTARIOS

Resolución 550 de 2005 – Resolución 248 del 6 de julio de 2007 Resolución 375 del 17 de septiembre de 2007

ELABORO: Secretaria de Hacienda REVISO: Oficina de Gestión de

Calidad

REVISO: Oficina de Gestión de

Calidad APROBO: Rep. Alta Dirección

FECHA: FECHA: FECHA: FECHA:






Proceso: Gestión Financiera Procedimiento Reporte de información a la Contaduría General de la Nación.

Objetivo: Garantizar que la información reportada por la Gobernación de Santander a la Contaduría General de la Nación a través de la Plataforma CHIP, sea eficaz,

oportuna y confiable de tal forma que muestre a este ente de control la realidad económica y financiera del Departamento.

Alcance: Este procedimiento aplica al Grupo de Contabilidad de la Administración Central e inicia desde el descargue del aplicativo CHIP hasta el envío de la

información en los archivos planos requeridos por la plataforma de la Contraloría General de la Nación.

GRUPOS DE CONTABILIDAD DEPARTAMENTAL PRODUCTO

REGISTRO

Nombre, Código

SECRETARIA CLIENTECLIENTE EXTERNO

(Opcional)

Inicio

Descargar el manual de

instalación del aplicativo CHIP

Generar el Protocolo en la

plataforma CHIP LOCAL para la

fecha de cargue y actualizar en el

balance general

1

Instalar el aplicativo CHIP

LOCAL

Actualizar el Aplicativo CHIP

cada tres meses en cada una de

las entidades que agreguen

información

Manual de Instalación del

aplicativo CHIP (DNC)

ContabilidadCliente Oficinas Gestoras

Manual de Instalación del

aplicativo CHIP (DNC)

Registro de visita y

actualización del aplicativo

Guía para instalación y

operación del CHIP

LOCAL. (DNC)



Circulares con soporte de

entrega






CLIENTE SECRETARIA PRODUCTORA

Oficinas Gestoras

PRODUCTO

REGISTRO

Nombre, Código


(Opcional)

Generar reporte del aplicativo del

SIA y elaborar archivo plano de

acuerdo al protocolo establecido

en la Guía.

CGN2005 001 (DNC)CGN2005 002 (DNC)

1

Validar el archivo plano con el

CHIP LOCAL

Ministerio de Hacienda

y Credito Publico

Formato de AjustesCGN2005 001 (DNC)CGN2005 002 (DNC)

Contabilidad

Enviar archivos planos al grupo

de Contabilidad de Administración

Central

Realizar cargue del documento a

plataforma CHIP

Consolidar información enviada

por las entidades agregadas

Fin

Oficio de entrega.Archivos planos de cada Entidad:CGN2005 001 (DNC)CGN2005 002 (DNC)

CGN2005 001 (DNC)CGN2005 002 (DNC)






Con relación al procedimiento anterior se especifican las siguientes tareas: TAREA 1: El procedimiento comienza con la elaboración de una circular elaborada desde la Secretaría de Hacienda en conjunto con la Coordinación de Contabilidad de la Administración Central, como delegada para ello, dirigida hacia los Grupos de Contabilidad de:Secretaria de Salud, Secretaria de Educación, Asamblea, y Contraloría Departamental; en donde se hace la recordación referente a la remisión de la información que le corresponde a cada área según su competencia. Ademásqueda detallado en la circular, los formatos que le corresponde diligenciar a cada dependencia o secretaría como parte de la rendición de la cuenta. La dependencia o secretaría a quien sea remitida la circular, es la responsable de diligenciar y subir los formatos que le correspondan, salvo se especifique que deba enviarlos a otra secretaría o dependencia, la cual será la responsable de hacer los consolidados y subir los formatos al sistema. Nota: Lasvariantes a lo dicho anteriormente se deberán a lo dispuesto por el usuario estratégico (Contaduría General de la Nación) TAREA 2: Descargar los manuales de ayuda del aplicativo SCHIP Para descargar del manual, después de entrar a consultas/documentos estratégicos, se despliega la carpeta instrumentos implementación SCHIP y se selecciona el Manual de Instalación CHP como se muestra en las siguientes figuras.






TAREA 3.Instalar el aplicativo SCHIP LOCAL

a. Para realizar la instalación del aplicativo es necesario la descarga del archivo

setup.exe vía internet. Se ingresa a la pagina www.chip.gov.co, diligenciar el usuario y contraseña que es entregada por el administrador del sistema o representante legal de la entidad. Después de esto Ingresar al link Sistema/descargar software/ftp://www.contaduria.gov.co/pub/chip/Setup.exe. Se guarda en el computador el archivo y se instala.







b. Antes de ejecutar el setup.exe se debe crear una carpeta llamada “SCHIP” en el disco local C. Dentro de la carpeta SCHIP crear otra con el nombre “GOBSAN”, dentro de






esta, crear 4 carpetas mas con los nombres “APLICATIVO”, “DATOS FORMULARIO”, ERRORES FORMULARIOS” y “FORMULARIOS”.

Después de esto, se instala el setup.exe y se guarda la instalación en la carpeta “APLICATIVO”, como se muestra en la figura y seleccionar „siguiente‟ hasta finalizar la instalación. Oprima el botón cambiar y seleccione la carpeta para este caso: C:\CHIP\GOBSAN\APLICATIVO

Se realiza el registro del usuario que va a realizar la validación y envío de la información. Cuando se instala, el usuario es ADM_GENERAL y la contraseña es ADM_GENERAL.






El sistema le solicitará cambio de contraseña. c. Después de esto se crea un usuario el cual se encargará del envío y validación de la

información. Para esto se va a Seguridad/Usuarios Registrados/archivo/nuevo. Con esto finaliza la instalación del aplicativo.

El administrador general debe ser una persona diferente a los demás usuarios, por cuanto tiene acceso a todas las funcionalidades del sistema.






Diligencie cada uno de los campos de la ventana Nuevos Usuario. Usuario: Escriba el nombre del usuario con el que va a ingresar al chip local. Nombre: Escriba el nombre completo del usuario. No. Documento Id: Escriba el documento de identidad, del usuario. Perfil de seguridad: Seleccione de la lista el perfil que desea asociar al usuario. Para guardar el nuevo usuario, se busca en archivo y se selecciona guardar.1 d. Para realizar la actualización de formularios se debe ingresar desde el aplicativo

SCHIP, a formularios / Archivo / Actualizar formularios. Aparecerá la siguiente imagen:

1Complementar con el Manual de Instalación del SCHIP






Se selecciona la opción en línea. El Usuario y la Contraseña es con la que se ingresa a la página de Internet para identificar la entidad que está solicitando la actualización de archivos, se selecciona el año y mes del corte para la actualización de formularios, haga clic en el botón aceptar para iniciar el proceso de actualización de formularios de las diferentes categorías.

Finalmente se actualizan los formularios entrando desde el aplicativo SCHIP a formularios/archivo/actualizar formularios con el usuario y clave que se utilizó en el ítem a. Se actualizan todos los formularios.






Para registrar la evidencia de la actualización se deberá diligenciar el formato de visita y actualización a cargo del profesional encargado por el coordinador del grupo de contabilidad TAREA 4: Actualizar el Aplicativo SCHIP cada tres meses en cada una de las entidades que agreguen información. Para saber si existe una nueva versión del aplicativo local la Gobernación debe ingresar a la página WEB del CHIP. Si el equipo donde está instalado el CHIP Local tiene una conexión habilitada a Internet, al ingresar al CHIP Local este le informará que existe una nueva versión del aplicativo. Aunque el SCHIP genera un aplicativo de actualización, se debe desinstalar la versión anterior e instalar el nuevo setup para evitar inconvenientes con los formularios. Para realizar esta actividad después de desinstalado se realiza la actividad 2 literales b, c y d, anteriormente descritos.2 TAREA 5.Generar el Protocolo en la plataforma SCHIP LOCAL para la fecha de cargue. El protocolo en la Plataforma SCHIP se debe actualizar en el aplicativo contable que corresponda y la responsabilidad le pertenece a cada Oficina Gestora.

2 Mayor información en la Guía de Instalación y Operación CHIP






Para generar el protocolo se ingresa por el aplicativo SCHIP/formulario/generar protocolo de importación en el cual se puede consultar la estructura de archivos requerida para la validación y envío, así como los códigos habilitados para el periodo de reporte.






TAREA 6.Generar reporte del aplicativo del SIA, elaborar archivo plano y homologación del Plan

de Cuenta de acuerdo al protocolo establecido en la Guía. Una vez generado el reporte del aplicativo SIA, cada oficina gestora debe diligenciar el Formato registro de correcciones efectuada a los archivos planos enviados al SCHIP, donde se registran las cuentas con las inconsistencias encontradas que se encuentren en el documento ylas respectivas acciones tomadas. De igual manera se debe realizar la homologación de los Códigos Contables contenidos en el SIA (Soluciones Integradas de Administración) con los generados en el Protocolo de Importación habilitado en el periodo, con el fin de evitar errores al momento de la importación al archivo plano. Toda la información que se diligencie debe ser la generada única y exclusivamente del aplicativo SIA (Soluciones Integradas de Administración), con el propósito de lograr la razonabilidad de las cifras contenidas en el informe. Los formularios denominados CGN2005 001 SALDOSYMOVIMIENTOS y CGN2005002OPERACIONESRECIPROCAS se deben transmitir trimestralmente a través del Sistema CHIP, teniendo en cuenta las fechas definidas en la resolución 550 de 2005.

FORMULARIO CGN2005 001 SALDOS Y MOVIMIENTOS.

Se utiliza para reportar la información contable correspondiente al saldo inicial, movimientos débito y crédito y saldo final, en las fechas de corte y por cada período definido. El saldo final se discrimina en porción corriente y no corriente. El saldo inicial corresponde al saldo final del período inmediatamente anterior. La sumatoria de los movimientos débito debe ser igual a la sumatoria de los movimientos crédito. Los saldos al final de cada período deben conservar la ecuación contable, y son los que sirven de base para configurar el balance de prueba.






La información necesaria para alimentar este formulario se obtiene generando el informe correspondiente CGN2005 001 en el sistema SIA Local, siguiendo la ruta Informes/Contabilidad/CGN2005 001 habiendo previamente definido en la pantalla inicial de la aplicación, el periodo sobre el cual se desea tener información y se exporta a Excel. Se genera el Balance General siguiendo la ruta en el sistema SIA Local Informes /Contabilidad/Balance General para el mismo periodo para el que se generó el informe. Se genera el catálogo de cuentas para el periodo, como labor interna de la responsable. Con la información recolectada se hace la verificación del informe CGN2005 001, partiendo de la premisa de que “los saldos finales del periodo anterior deben ser los saldos iniciales del nuevo período”, en donde se verifican cuentas sospechosas y cuentas de naturaleza contraria entre otras; en caso de encontrar alguna que requiera mayor profundidad de exploración, se debe referir a generar documentos auxiliares en la ruta del sistema SIA Local Informes/Contabilidad/Saldos/auxiliares y en la ruta Informes/Contabilidad/Libroauxiliar en donde se llega al detalle en los valores de cada cuenta y a los responsables de las mismas. Con el informe completamente verificado, se pasa a formato txt (texto delimitado por tabulaciones) habiendo eliminado previamente las hojas no utilizadas del documento en Excel. A continuación se deben eliminar los encabezados del documento en txt, reemplazándolos por los que establecen el manual del sistema SCHIP (http://www.chip.gov.co) en la ruta Consultas/Documentos Estratégicos/ INSTRUMENTOS IMPLEMENTACIÓN SCHIP/ Guía para la elaboración de los formularios SCHIP Categorías CGN. A demás de esto, deben cambiarse los signos en los valores de las cuentas que cambian de signo según su naturaleza. Por ejemplo: los signos de las cuentas contrarias al activo deben cambiar de signo, las cuentas 9 y 4 cambian también y algunas 2, 1.(Utilice la herramienta CGN Macro para la conversión de valores negativos)

FORMULARIO CGN2005 002 OPERACIONES RECIPROCAS.






Se utiliza para reportar los saldos de las transacciones económicas y financieras realizadas entre entidades económicamente vinculadas, los cuales están asociados con activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos o costos, que son objeto de eliminación en el proceso de consolidación. La información necesaria para alimentar este formulario se obtiene generando el informe correspondiente CGN2005 002 en el sistema SIA (Sistemas Integrados de Administración) Local, siguiendo la ruta Informes/Contabilidad/CGN2005 002 habiendo previamente definido en la pantalla inicial de la aplicación, el periodo sobre el cual se desea tener información y se exporta a Excel. Se genera el Balance General siguiendo la ruta en el sistema SIA Local Informes /Contabilidad/Balance General para el mismo periodo para el que se generó el informe para verificar que los saldos contenidos en cada una de las cuentas sean equivalentes al contenido del formato CGN 002 Para lograr la conciliación de este formato se debe circularizar a todas las entidades públicas con las cuales el departamento de Santander haya efectuado operaciones económicas. A continuación se deben eliminar los encabezados del documento en txt, reemplazándolos por los que establecen en el manual del sistema CHIP (http://www.chip.gov.co) en la ruta Consultas/Documentos Estratégicos/ INSTRUMENTOS IMPLEMENTACIÓN SCHIP/ Guía para la elaboración de los formularios SCHIP Categorías CGN. A demás de esto, deben cambiarse los signos en los valores de las cuentas que cambian de signo según su naturaleza. Por ejemplo: los signos de las cuentas contrarias al activo deben cambiar de signo, las cuentas 9 y 4 cambian también y algunas 2, 1.(Utilice la herramienta CGN Macro para la conversión de valores negativos). Adicional a los informes que el SIA (Soluciones Integrales Administrativas) genera, a continuación se relacionan los formatos que son de responsabilidad directa del coordinador de Contabilidad siendo estos de periodicidad anual:






FORMULARIO CGN2005NE003NOTASDE CARÁCTER ESPECÍFICO.

Se utiliza para informar sobre aspectos de carácter específico que se refieren a situaciones particulares de las subcuentas que por su importancia deben revelarse. Para diligenciar este formulario se debe tener en cuenta lo establecido por la Contaduría General de la Nación; el formulario base que reposa en las Oficinas de Contabilidad de la Administración Central, obtenido por comunicado de la Contaduría. A este formulario le corresponde contener información relativa a notas que amplían y explican comportamientos encontrados en las cuentas, de acuerdo al ítem indicado en el formulario base.

FORMULARIO CGN2005NG 003 NOTASDE CARÁCTER GENERAL.

Se utiliza para revelar situaciones de carácter general que complementan los estados contables, atendiendo los criterios definidos por la Contaduría General de la Nación en el procedimiento para la elaboración y presentación de las notas a los estados contables del PGCP.3 Las Notas de Carácter General obedecen al mismo comportamiento y dirección de las Notas de Carácter Específico, sujetando información general de la Gobernación y otra contenida en el formulario.

3Resolución 550 de 2005






La responsabilidad directa en diligenciar el formulario se encuentra en manos del Contador de la Administración Central. En el Reporte consolidado a la Contaduría General de la Nación a través del sistema CHIP Local, intervienen los reportes propios de las dependencias: Secretaria de Educación, Asamblea, Contraloría, Administración Central-salud. El reporte consolidado presentado a la CGN tiene como responsable al departamento de Contabilidad de la Administración Central, y requiere la presentación de los formularios CGN2005 001 y CGN2005 002 de carácter trimestral, y del formulario CGN2005 003 de carácter anual, todos los anteriores se entregan tanto en físico como en digital. La elaboración de este consolidado requiere de la presentación de los formularios correspondientes por los Grupos de Contabilidad que deben reportar al departamento de Contabilidad de la Administración Central. Se debe tener en cuenta la guía para la elaboración de sus categorías para complementar el registro de los formatos. TAREA 7. Validar el archivo plano con el SCHIP LOCAL. Luego de hacer las modificaciones al archivo txt se sube al aplicativo CHIP Local para ser validado según lo muestra en http://www.chip.gov.coen la ruta Consultas/Documentos Estratégicos/INSTRUMENTOS IMPLEMENTACIÓN SCHIP/ Guía para la elaboración de los formularios SCHIP Categorías CGN. Para realizar la validación cuando finaliza el registro del formulario, se ingresa al aplicativo CHIP, se va a la opción formularios/validar y se ejecuta la acción. Para saber si la validación es correcta, el aplicativo genera un mensaje que especifica que la validación se realizó satisfactoriamente. En el caso de que salgan errores se debe verificar con el link de errores, hacer las correcciones pertinentes y validar nuevamente hasta que la operación se genera exitosa. Según lo que indique el sistema CHIP Local en los errores de validación que muestra automáticamente, para finalmente ser subidos al sistema SCHIP Local según esta establecido en el documento Guía para la elaboración de los formularios SCHIP Categorías CGN disponible en http://www.chip.gov.coConsultas/Documentos Estratégicos/INSTRUMENTOS IMPLEMENTACIÓN SCHIP.


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TAREA 8.Enviar archivos planos al grupo de Contabilidad de Administración Central. Para realizar el envío de archivos planos es necesario tener en cuenta lo siguiente: El reporte a la CGN lo realiza el departamento de Contabilidad de la Administración General con un reporte propio y otro para la Secretaria de Salud a través de los formatos CGN2005. A diferencia de los formularios CGN2005 001 y CGN2005 002, los formularios CGN2005NE 003 Notas de Carácter Específico y CGN2005NG 003 Notas de Carácter General son de responsabilidad directa del Contador de la Administración General.Se debe Recepcionar en medio magnético para su posterior validación y envió de los archivos a la oficina de contabilidad. Para el envío de los archivos planos se deben entregar con un comunicado que soporte la entrega del documento con 15 días hábiles de anticipación a la fecha de vencimiento. TAREA 9. Consolidar información enviada por las entidades agregadas. Los pasos para diligenciar los formatos consolidados son los siguientes: 1. Recepción por parte del Departamento de Contabilidad de la Administración Central

de los formularios CGN2005 001, CGN2005 002 y CGN2005 003, este último cuando corresponda, debidamente diligenciados y validados en el sistema SCHIP Local, en formato de texto txt, como se explica en el Reporte propio del departamento de Contabilidad de la Administración General y Salud a través de los formatos CGN2005 anteriormente detallado.

2. Usar las Macros de Consolidación CGN

Manual del Usuario para el uso de la Macros CGN001 Primero conozcamos la estructura de los menús de la macros CGN, lo primero que vamos a visualizar al ejecutar la macro es el siguiente mensaje:






Este mensaje hacer referencia a que en el menú principal de su versión de Excel ya sea 2003, 2007 o 2010 aparecerá un nuevo submenú en donde están contenidas las funciones de ejecución de la macro, damos clic en ACEPTAR y nos dirigimos con el cursor del mouse a dicho submenú

El menú de Consolidador CNG001 posee 4 ítems

1) CARGAR DATOS CGN´S

2) RECALCULAR

3) CONSOLIDAR

4) GENERAR PLANO

1) CARGAR DATOS CGN,S

Esta opción del menú cumple la tarea de obtener la información de los archivos planos de las oficinas gestoras que entregan la información al área de contabilidad para su respectiva consolidación, cabe resaltar que dichos archivos planos (Cgn001-Contraloria, Cgn001-Asamblea, Cgn001-Educacion, Cgn001-AdmonCentral) deben estar contenidos en una carpeta Única y en formato texto (.TXT), también es necesario que antes de ejecutar esta Ítem del menú y seleccionar la carpeta de origen de datos, a cada uno de los archivos .TXT deberán editarse a través de Excel en la coordenada A1, asignando el nombre de la oficina que pertenezca así: Asamblea ASAMBLEA Educación EDUCACION Contraloría CONTRALORIA Administración Central ADMON_CENTRAL Veamos a continuación,






a) Abra cada unos de los archivos plano a través de Excel y en la coordenada A1

asigne el nombre que corresponda a la oficina gestora el plano CGN:

Para este ejemplo tomamos el CGN001 de la Administración Central y en la coordenada A1 editamos la celda con el valor “ADMON_CENTRAL”

b) Guarde los cambios en el archivos plano y ciérrelo; habiendo hecho esto en cada

uno de los 4 archivos planos del CGN001 podemos utilizar la opción del menú

CARGAR DATOS CGN’S.

c) En la Macro CGN vaya al menú principal y seleccione la opción “CARGAR DATOS

CGN‟S”

d) Seguido de esto aparecerá el siguiente mensaje donde damos click en Aceptar:






e) Al aparecernos el Dialogo de Búsqueda de la carpeta origen seleccionamos la ruta

en donde están contenidos únicamente los 4 archivos planos del formato CGN001

y damos clic en Aceptar

Al final del paso 1 la Macro CGN001 a cargado la información de las oficinas gestoras en hojas aparte para cada una dando así trazabilidad al proceso y un mejor control de la información si la misma está sujeta a cambios o ajustes solicitados por el validador SCHIP LOCAL.






2) RECALCULAR

El segundo ítem del menú RECALCULAR está diseñado para totalizar las cuentas mayores si en determinado momento es necesario realizar algún ajuste solicitado por el SCHOP LOCAL a las cuentas de detalle (Nivel 6). El proceso de Recalcular puede ser ejecutado en cualquiera de las oficinas gestoras tal cual lo despliega el menú y solo es necesario seleccionar la oficina a la cual se desea hacer el recalculo así:






Inmediatamente seleccionemos la oficina nos aparece una barra de progreso del estado actual del recalculo de las cuentas mayores.

3) CONSOLIDAR

Este Ítem del menú se encarga de realizar la agrupación de las oficinas gestoras teniendo como criterio de ordenamiento y agrupación el código CGR. Para realizar dicha operación simplemente seleccionamos el Ítem 3 del menú principal y el tomara cada una de los oficinas gestoras y agrupara los valores y códigos en la hoja “Consolidado”






Seguido de esto nos aparece un formulario el cual se encarga de diseñar el encabezado del archivo plano en donde suministramos la información que nos solicita (Periodo, Año y código de la entidad) y damos clic en FINALIZAR

Al finalizar la operación toda la información queda contenida en la hoja “Consolidado” y a cada una de las oficinas gestoras la macro le asigna un color Amarillo para cada celda de la columna A que haya sido tomada como referencia para la creación del archivo.






4) GENERAR PLANO

Este ultimo Ítem del Menú de la Macro genera el archivo .TXT siguiendo los parámetros de importación de la plataforma SCHIP LOCAL. Simplemente hay que seleccionarlo después de haber hecho el proceso de Consolidación y habremos terminado con la consolidación del CGN001 de todas las oficinas gestoras, veamos:

a) Seleccione el Ítem “GENERAR PLANO” del menú de la macro






b) Seleccione el destino del archivo plano y de clic en la opción de guardar






Manual del Usuario para el uso de la Macros CGN002 Primero conozcamos la estructura de los menús de la macros CGN, lo primero que vamos a visualizar al ejecutar la macro es el siguiente mensaje:

Este mensaje hacer referencia a que en el menú principal de su versión de Excel ya sea 2003, 2007 o 2010 aparecerá un nuevo submenú en donde están contenidas las funciones de ejecución de la macro, damos clic en ACEPTAR y nos dirigimos con el cursor del mouse a dicho submenú

El menú de Consolidador CNG001 posee 4 ítems

1) CARGAR DATOS CGN´S 2) CONSOLIDAR 3) GENERAR PLANO

1) CARGAR DATOS CGN‟S

Esta opción del menú cumple la tarea de obtener la información de los archivos planos de las oficinas gestoras que entregan la información al área de contabilidad para su respectiva consolidación, cabe resaltar que dichos archivos planos (Cgn002-Contraloria, Cgn002-Asamblea, Cgn002-Educacion, Cgn002-AdmonCentral) deben estar contenidos en una carpeta Única y en formato texto (.TXT), también es necesario que antes de ejecutar esta Ítem del menú y seleccionar la carpeta de origen de datos, a cada uno de los archivos .TXT deberán editarse a través de Excel en la coordenada A1, asignando el nombre de la oficina que pertenezca así:






Asamblea ASAMBLEA Educación EDUCACION Contraloría CONTRALORIA Administración Central ADMON_CENTRAL Veamos a continuación,

f) Abra cada unos de los archivos plano a través de Excel y en la coordenada A1

asigne el nombre que corresponda a la oficina gestora el plano CGN:

Para este ejemplo tomamos el CGN001 de la Administración Central y en la coordenada A1 editamos la celda con el valor “ADMON_CENTRAL”

g) Guarde los cambios en el archivos plano y ciérrelo; habiendo hecho esto en cada

uno de los 4 archivos planos del CGN002 podemos utilizar la opción del menú

CARGAR DATOS CGN’S.

h) En la Macro CGN vaya al menú principal y seleccione la opción “CARGAR DATOS

CGN‟S”






i) Seguido de esto aparecerá el siguiente mensaje donde damos clic en Aceptar:

j) Al aparecernos el Dialogo de Búsqueda de la carpeta origen seleccionamos la ruta

en donde están contenidos únicamente los 4 archivos planos del formato CGN002

y damos clic en Aceptar






Al final del paso 1 la Macro CGN002 a cargado la información de las oficinas gestoras en hojas aparte para cada una dando así trazabilidad al proceso y un mejor control de la información si la misma está sujeta a cambios o ajustes solicitados por el validador SCHIP LOCAL.

2) CONSOLIDAR

Este Ítem del menú se encarga de realizar la agrupación de las oficinas gestoras teniendo como criterio de ordenamiento y agrupación el código CGR. Para realizar dicha operación simplemente seleccionamos el Ítem 3 del menú principal y el tomara cada una de los oficinas gestoras y agrupara los valores y códigos en la hoja “Consolidado”






Seguido de esto nos aparece un formulario el cual se encarga de diseñar el encabezado del archivo plano en donde suministramos la información que nos solicita (Periodo, Año y código de la entidad) y damos clic en FINALIZAR.

Al finalizar la operación toda la información queda contenida en la hoja “Consolidado” y a cada una de las oficinas gestoras la macro le asigna un color Amarillo para cada celda de la columna A que haya sido tomada como referencia para la creación del archivo.






3) GENERAR PLANO

Este ultimo Ítem del Menú de la Macro genera el archivo .TXT siguiendo los parámetros de importación de la plataforma SCHIP LOCAL. Simplemente hay que seleccionarlo después de haber hecho el proceso de Consolidación y habremos terminado con la consolidación del CGN001 de todas las oficinas gestoras, veamos:

c) Seleccione el Ítem “GENERAR PLANO” del menú de la macro






d) Seleccione el destino del archivo plano y de clic en la opción de guardar






3. Luego de cargar los archivos en el aplicativo denominado CGN Macro para la consolidación se presiona la opción “Consolidar” ubicada en el menú principal del mismo, obteniendo así el archivo txt consolidado para ser cargado al sistema CHIP Local.

TAREA 10. Realizar cargue del documento a plataforma SCHIP. Se debe enviar la información con el plano consolidado al aplicativoSCHIP e imprimir el catalogo del trimestre para tener evidencia del envío. 3. INFORME CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA

La Contraloría General de la República (CGR) es el máximo órgano de control fiscal del Estado. Como tal, tiene la misión de procurar el buen uso de los recursos y bienes públicos y contribuir a la modernización del Estado, mediante acciones de mejoramiento continuo en las distintas entidades públicas. La Constitución Política de 1991, en su artículo 267, establece que: “El control fiscal es una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejan fondos o bienes de la Nación”. En cumplimiento del artículo 119 de la Constitución Nacional, la Contraloría General de la República ejerce, en representación de la comunidad, la vigilancia de la gestión fiscal y de los particulares o entidades que manejan fondos o bienes de la Nación. Evalúa los resultados obtenidos por las diferentes organizaciones y entidades del Estado, al determinar si adquieren, manejan y/o usan los recursos públicos dentro del marco legal, sujetos a los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad y sostenibilidad ambiental. Tiene a su cargo establecer la responsabilidad fiscal de los servidores públicos y de los particulares que causen, por acción o por omisión y en forma dolosa o culposa, un daño al patrimonio del Estado. Impone las sanciones pecuniarias que correspondan y las demás acciones derivadas del ejercicio de la vigilancia fiscal. Procura, igualmente, el resarcimiento del patrimonio público. En ejercicio de la denominada jurisdicción coactiva, intenta recuperar los recursos y bienes públicos que han sido objeto de deterioro como resultado de su mala administración o que han sido apropiados en forma indebida por los funcionarios o por los particulares. Adicionalmente, la Contraloría General de la República genera una cultura de control del patrimonio del Estado y de la gestión pública.






El organismo fiscalizador promueve la transparencia en el uso de los recursos públicos, mediante un proceso estratégico y focalizado en aquellas entidades y/o áreas de alto riesgo previamente identificadas. La CGR vincula activamente a la ciudadanía en el control de la gestión pública y apoya técnicamente al Congreso de la República para el ejercicio del control político y el desarrollo de la función legislativa. La presentación del Informe trimestral CGR presupuestal es responsabilidad directa de la Administración Central, donde para lo referente a programación y ejecución de gastos e ingresos corresponde a la oficina de presupuesto y la Programación y Ejecución de tesorería corresponde direccionalmente a la oficina de tesorería. La Coordinación de Presupuesto es la dependencia encargada de recopilar la totalidad de los formatos y subirlos a la plataforma del Sistema CHIP LOCAL, el cual enlaza con el sistema SCHIP en la página web http://www.chip.gov.co/schip_rt/ en la opción del menú Consulta/Información Enviada, donde podrá ser consultado el informe CGR presupuestal de la entidad por periodo y por formato. La periodicidad de presentación de este informe es trimestral y corresponde a la rendición de la actividad presupuestal del periodo. El Informe Anual CGR presupuestal comprende los siguientes formularios:

Formulario Consolidado de Programación de Gastos.

Formulario Consolidado de Ejecución de Gastos.

Formulario Consolidado de Programación de Ingresos.

Formulario Consolidado de Ejecución de Ingresos.

Formulario de Programación y Ejecución de tesorería A continuación el procedimiento para la generación del informe:






PROCESO: Gestión Financiera PROCEDIMIENTO: Presentación de Informes Contraloría General de la Republica

OBJETIVO: Garantizar que la información reportada por la Gobernación de Santander a los entes de control a través dela plataformaSCHIP, sea eficaz, oportuna y confiable de tal forma que muestre a este ente de control la realidad económica y financiera del Departamento.

ALCANCE: Este procedimiento aplica a todas las áreas que conforman la Gobernación de Santander





Coordinación de Presupuesto

Profesional Universitario de la Coordinación

Contraloría General de la Republica


Circulares

Tesorería – Contraloría Departamental Secretaría de Salud y de Educación, Administración Central y Asamblea Departamental

2

Descargar el manual de instalación del aplicativo SCHIP (http://www.chip.gov.

co – consultas- documentos estratégicos –instrumentos implementación SCHIP)



Consolidador de Hacienda e Información Financiera Publica www.chip.gov.co

Archivos de ayuda descargados Cambios y modificaciones sugeridas para cada nuevo trimestre.

Guía de instalación y operación del SCHIP (DNC)

Instalador (DNC)

Cambios categoría ingresos (sugeridas por trimestre) (DNC)

Instructivo categorías de desplazados 1 y 2 (DNC)

Plan de cuentas (vigencia trimestre) (DNC)











3

Instalar el aplicativo SCHIP LOCAL (Entrar a la plataforma con el usuario y clave del administrador. Ir a Sistema – descargar software)







4

Actualizar el Aplicativo SCHIP en cada una de las entidades que agreguen información.




Aplicativo SCHIP actualizado trimestralmente



5

Generar el Protocolo en la plataforma SCHIP LOCAL para la fecha de cargue y efectuar la homologación del plan contable.




Protocolo descargado

Protocolos (DNC) Contraloría General de la Republica

6

Realizar la homologación de los Rubros presupuestales contenidos en el SIA con los generados en el protocolo de los formularios de la categoría presupuestal




Formularios homologados

Programación de Gastos(DNC) Ejecución de Gastos(DNC) Programación de Ingresos(DNC) Ejecución de Ingresos(DNC) Programación y Ejecución de tesorería (DNC)










7

Descargar el informe fuente desde el aplicativo SIA para el diligenciamiento de los formularios que correspondan

Tesorería – Contraloría Departamental Secretaría de Salud, Secretaría de Educación, Administración Central y Asamblea Departamental



Informe generado del aplicativo SIA

Ejecución de Gastos(DNC) Ejecución de Ingresos (DNC)


8

Diligenciar los formularios que correspondan de conformidad con el protocolo de información generado para la fecha de envío.

Tesorería – Contraloría Departamental Secretaría de Salud, Secretaría de Educación, Administración Central y Asamblea Departamental



Los datos diligenciados en los formulados deben ser iguales ó equivalentes con la ejecución de Gastos e Ingresos

Programación de Gastos(DNC) Ejecución de Gastos(DNC) Programación de Ingresos(DNC) Ejecución de Ingresos(DNC) Programación y Ejecución de tesorería (DNC)


9

Consolidar a través de las Macros CGR la información de los formularios para subirlos al Sistema CHIP LOCAL



Contraloría Dptal. Secretaría de Salud. Secretaría de Educación Administración Central Asamblea

La Información consolidada corresponder al total de la ejecución presupuestal de ingresos y de gastos del trimestre.

Programación de Gastos(DNC) Ejecución de Gastos(DNC) Programación de Ingresos(DNC) Ejecución de Ingresos(DNC)










INTERNOS EXTERNOS

Guía de instalación y operación del SCHIP

Instalador

Cambios categoría ingresos (sugeridas por trimestre)

Plan de cuentas (vigencia trimestre)

10

Importar los formularios al Sistema SCHIP LOCAL




Archivos importados y validados para validar

Programación de Gastos(DNC) Ejecución de Gastos(DNC) Programación de Ingresos(DNC) Ejecución de Ingresos(DNC) Programación y Ejecución de tesorería(DNC)


11 Envió definitivo de los archivos




Certificado de envío impreso y archivado como evidencia.

Programación de Gastos(DNC) Ejecución de Gastos(DNC) Programación de Ingresos(DNC) Ejecución de Ingresos(DNC) Programación y Ejecución de tesorería(DNC)


SALIDA DE LA ACTIVIDAD

Programación de Gastos (DNC) Ejecución de Gastos (DNC) Programación de Ingresos (DNC) Ejecución de Ingresos (DNC) Programación y Ejecución de tesorería (DNC)

DEFINICIONES (DNC): Documento no Controlado

OBSERVACIONES










Resolución 5993 de 2008 Resolución 6054 de 2009

ELABORO: Secretaría de Hacienda REVISO: Oficina de Gestión de Calidad APROBO: Rep. Alta Dirección

FECHA: FECHA FECHA






Proceso: Gestión Financiera Procedimiento Presentación de Informes Contraloría General de la Republica

Objetivo: Garantizar que la información reportada por la Gobernación de Santander a la Contraloría General de Santander a traves del aplicativo CHIP, sea eficaz,


Alcance: Este procedimiento aplica a todas las áreas que conforman la Gobernación de Santander

Secretaría de Hacienda PRODUCTO

REGISTRO

Nombre, Código

SECRETARIA CLIENTE CLIENTE EXTERNO(Opcional)



Generar el Protocolo en la

plataforma CHIP LOCAL para la

fecha de cargue y efectuar la

homologación del plan contable.

Instalar el aplicativo CHIP

LOCAL

Actualizar el Aplicativo CHIP

cada tres meses en cada una de

las entidades que agreguen

información.

Guía de instalación y operación del

CHIP (DNC)

Instalador (DNC)

Cambios categoría ingresos (sugeridas

por trimestre) (DNC)

Instructivo categorías de desplazados 1

y 2 (DNC)


(DNC)

Cliente Grupo de Presupuesto

Programación de GastosEjecución de GastosProgramación de IngresosEjecución de IngresosProgramación y Ejecución de tesorería


Inicio

1

Guía de instalación y operación del CHIP (DNC)

Realizar la homologación de los

Rubros presupuestales

contenidos en el SIA con los

generados en el protocolo de los

formularios de la categoría

presupuestal


Enviar circular a las oficinas

implicadas en el procedimiento

Circulares







REGISTRO

Nombre, Código


Descargar el informe fuente desde el aplicativo SIA para el diligenciamiento de los formularios que correspondan

Envió definitivo de los archivos

Diligenciar los formularios que

correspondan de conformidad

con el protocolo de información

generado para la fecha de envío

Importar los formularios al

Sistema SCHIP LOCAL

Programación de GastosEjecución de GastosProgramación de IngresosEjecución de Ingresos




Fin

1


Consolidar la información de los

formularios para subirlos al

Sistema CHIP LOCAL







Con relación al procedimiento anterior se especifican las siguientes tareas: TAREA 1: Enviar circular a las oficinas implicadas en el procedimiento El procedimiento comienza con la elaboración de una circular elaborada desde la Secretaría de Hacienda en conjunto con la Coordinación de Presupuesto de la Administración Central, como delegada para ello, dirigida hacia los Grupos de Contabilidad de: Secretaria de Salud, Secretaria de Educación, Asamblea, y Contraloría Departamental; en donde se hace la recordación referente a la remisión de la información que le corresponde a cada área según su competencia. TAREA 6: Realizar la homologación de los contenidos presupuestales contenidos en el SIA con los generados en el protocolo de los formularios de la categoría presupuestal A continuación debe efectuarse la homologación de la información los Rubros presupuestales contenidos en el SIA con los de la categoría presupuestal según las TABLAS DE HOMOLOGACIÓN POR ÁMBITOS (SIDEF - SCHIP) en la opción que corresponde a Tablas para homologación de la información Departamentos, información que se encuentra en http://www.chip.gov.co/schip_rt/ opción de menú Información de la Categoría/Archivos de ayuda CGR, de manera que la información quede almacenada de acuerdo a los códigos CGR y demás requerimientos que definen la estructura y el contenido de los formularios.

El procedimiento de esta tarea se encuentra especifico en el link: www.veeduriadistrital.gov.co/es/grupo/g285/web/Manualdehomologacioneimportacioncategoriapresupuestal.doc y se hará para la información correspondiente a gastos, ingresos o con tesorería, según corresponda. TAREA 7: Descargar el informe fuente desde el aplicativo SIA para el diligenciamiento de los formularios que correspondan Es necesario descargar el informe fuente para el diligenciamiento de los formularios que corresponde a la Ejecución Presupuestal de Gastos o Ejecución Presupuestal de Ingresos, según corresponda, de la vigencia anterior a la rendición; este informe es extraído del Sistema SIA (Soluciones integradas de Administración). Para el caso del Formulario de Programación y Ejecución de tesorería, este debe ser presentado al Departamento de Presupuesto por el Departamento de Tesorería Departamental. TAREA 8: Diligenciar los formularios que correspondan de conformidad con el protocolo de información generado para la fecha de envío.

http://www.veeduriadistrital.gov.co/es/grupo/g285/web/Manualdehomologacioneimportacioncategoriapresupuestal.doc

http://www.veeduriadistrital.gov.co/es/grupo/g285/web/Manualdehomologacioneimportacioncategoriapresupuestal.doc






La Gobernación de Santander por pertenecer a establecimientos Públicos Territoriales, le corresponden los siguientes formularios: FORMULARIO PROGRAMACION DE INGRESOS

Nombre de las variables corresponde a: Concepto: Clasificador de conceptos COD_REC: Recursos COD_OEI: Origen especifico de los ingresos COD_DEST_ESTT: Destinación de Recursos – Estapúblicos Territoriales PRE_INI_INGR: Presupuesto Inicial MOD_ADI_INGR: Adiciones MOD_RED_INGR: Reducciones PRE_DEF_INGR: Presupuesto definitivo (calculado por el SCHIP local) FORMULARIO EJECUCIÓN DE INGRESOS

Nombre de las variables corresponde a: Concepto: Clasificador de conceptos COD_REC: Recursos COD_OEI: Origen especifico de los ingresos COD_DEST_ESTT: Destinación de Recursos – Estapúblicos Territoriales NDA_REC: Numero de registro de recaudo ID_ETRA: Código de entidad Reciproca CGR EE_RECAUDO_INGR: Recaudos






EE_DEVOLUC-INGR: Devoluciones EE_REVREC_INGR: Reversión de Recaudos E_OTRAS_INGR: Otras ejecuciones REV_OTRAS_INGR: Reversión de otras ejecuciones REC_VA_INGR: Recaudos de Vigencias anteriores REV_RVA_INGR: Reversión Recaudos de Vigencias anteriores FORMULARIO PROGRAMACION DE GASTOS

Nombre de las variables corresponde a: Concepto: Clasificador de conceptos VIG-GAST: Vigencia COD_REC: Recursos COD_OEI: Origen Especifico de los Ingresos COD_DEST_ESTT: Destinación de Recursos – estapúblicos Territoriales COD_FIN: Finalidad del Gasto (MEFP 2001) APR_INI_DIS_GAST: Apropiación inicial / Disponible MOD_ADI_GAST: Adiciones MOD_RED_GAST: Reducciones CANCELAC_GAST: Cancelaciones MT_CRE_GAST: Créditos MT_CCRE_GAST: Contracréditos APR_DEF_GAST: Apropiación Definitiva (calculada por el SHIP local) CDP_GAST: Certificados de Disponibilidad Presupuestal REV_CDP_GAST: Reversión de Certificados de Disponibilidad Presupuestal.

CANCELAC_GAST MT_CRE_GAST MT_CCRE_GAST APR_DEF_GAST CDP_GAST REV_CDP_GAST






FORMULARIO EJECUCIÓN DE GASTOS

Nombre de las variables corresponde a: Concepto: Clasificador de conceptos VIG-GAST: Vigencia COD_REC: Recursos COD_OEI: Origen Especifico de los Ingresos COD_DEST_ESTT: Destinación de Recursos – estapúblicos Territoriales COD_FIN: Finalidad del Gasto (MEFP 2001) COD_SIT: Situación de Fondos NDA_COM: Numero de Compromiso NDA_OBL: Numero de Obligación NDA_PAG: Numero de Pago ID_ETRA: Código de entidad Reciproca CGR EJE_GCCA_GAST: Compromiso con Anticipos Pactados EJE_GCSA_ GAST: Compromiso sin Anticipos Pactados REV_GC_GAST: Revisión de Gastos Comprometidos EJE_OC_GAST: Gastos Obligados REV_OC_GAST: Revisión de Gastos Obligados EJE_PAGOS_GAST: Pagos ANU_PAGOS_GAST: Anulación de Pagos RES_PRE_GAST: Reserva Presupuestal (calculada por el SCHIP local para la vigencia

actual CXP_GAST_ACEP: Cuentas por pagar AC-EP (calculada por el SCHIP local para la

vigencia actual) OBL_PE_GAST: Obligaciones por ejecutar (calculada por el SCHIP local para la

“ejecución” de las reservas presupuestales) No se deben diligenciar con cero (0) los conceptos que no tengan ejecución en el período reportado, ya que esto genera un error, sencillamente no se debe incluir en el formulario.






PROGRAMACION Y EJECUCIÓN DE LA TESORERIA

Nombre de las variables corresponde a: Concepto: Clasificador de conceptos VIG-GAST: Vigencia COD_REC: Recursos COD_OEI: Origen Especifico de los Ingresos COD_DEST_ESTT: Destinación de Recursos – estapúblicos Territoriales PROG_INI_TESOR: Programación inicial MOD_ADI_TESOR: Adiciones MOD_RED_TESOR: Reducciones MOD_ANT_TESOR: Anticipos MOD_APL_TESOR: Aplazamientos PROG_DEF_TESOR: Programación Definitiva (calculada por el SHIP local) PAGOS_TESOR: Pagos ANU_PAGOS_TESOR: Anulación de Pagos SAL_PE_TESOR: Saldos por Ejecutar (calculada por el SCHIP local) Las fuentes de información se encuentran en el PAC de gastos, Ejecución y Programación de Gastos. Se diligencia Se reciben el formulario debidamente diligenciado teniendo en cuenta las fuentes antes mencionadas, se aplican los protocolos y se sube al sistema SCHIP Local. Para la presentación del Formulario de Programación y Ejecución de tesorería, debe ser diligenciado únicamente con cuentas del GASTO.No pueden existir pagos que sean mayores a la programación definitiva de la Tesorería.

Manual del Usuario para el uso de la Macros CGR

MOD_APL_TESOR PROG_DEF_TESOR PAGOS_TESOR ANU_PAGOS_TESOR SAL_PE_TESOR






GENERALIDADES Las Macros CGR (Ejecución y Programación de Gastos, Ejecucion y Programación de Ingresos) tienen como propósito generar los archivos planos siguiendo los parámetros de importación de la plataforma SCHIP LOCAL y teniendo como criterios de agrupación una parametrización previa, que aplica tanto para ejecución y programación de gastos la misma, como para ejecución y programación de ingresos igualmente. La mecánica de parametrización y ejecución de las Macros es igual para todas, por tanto vamos a explicar en este manual el uso de la Macro para Ejecución. Primero conozcamos la estructura de los menús de la Macros CGR, lo primero que vamos a visualizar al ejecutar la macro es el siguiente mensaje:

Este mensaje hacer referencia a que en el menú principal de su versión de Excel ya sea 2003, 2007 o 2010 aparecer un nuevo submenú en donde están contenidas las funciones de ejecución de la macro, damos click en ACEPTAR y nos dirigimos con el cursor del mouse a dicho submenú

El menú de CGR posee 4 ítems

1) CARGAR LISTAS E INFORMACION SIA

2) PARAMETRIZACION






3) GENERAR (EJECUCION Y PROGRAMACION)

4) GENERAR TEXTO

1) CARGAR LISTAS E INFORMACION SIA Este proceso se encarga de cargar y generar las lista de información correspondiente a los CONCEPTOS, las FUENTES, los OEI (Orígenes específicos del Ingreso) que corresponden a los diferentes agrupaciones del cálculo de códigos CGR, los RUBROS del Sistema SIA, los diferentes RECURSOS de los rubros y por último el archivo plano correspondiente a la ejecución presupuestal de gastos o Ingresos generada desde el sistema SIA.

2) PARAMETRIZACION

En parametrización están asignadas las diferentes listas diseñadas por el proceso anterior, en la parametrización se deben relacionar o enlazar los códigos solicitados por el administrador o usuario responsable de presentar dicha actividad bajo su criterio administrativo, los rubros que correspondan a n conceptos, las fuentes de n conceptos, y los recursos de n fuentes, etc.

3) GENERAR(PROGRMACION O EJECUCION)

Este proceso se realiza después de haber parametrizado debidamente la hoja que corresponda a la administración y se encarga de hacer las agrupaciones necesarias para la generación del archivo plano CGR siguiendo los protocolos de importación de la plataforma SCHIP LOCAL y enviar la información a la primera hoja “SIA_CGR”.

4) GENERAR TEXTO

Este es el paso final y se encarga de tomar la hoja “SIA_CGR” y generar un archivo con extensión .TXT con asignación automática del nombre, separado por tabulaciones que seguidamente ha de ser importado al Sistema SCHIP LOCAL para su respectiva validación y registro vía WEB. Ahora vamos más a fondo a conocer cada una de los procesos anteriores implicados en la generación del informe CGR EJECUCION DE GASTOS






CARGAR LISTAS E INFORMACION SIA

Nos dirigimos con el cursor y damos click a: ComplementosCGR EJEC GASTOSCARGAR LISTAS E INFORMACION SIA El primer mensaje que nos aparecerá es el siguiente:

Damos click en “Aceptar” y el nos mostrara un cuadro de diálogo para buscar el Ayuda_Departamentos.xls (descargado previamente de la dirección web http://www.chip.gov.co/AyudaWEB/ManualCGR/Ayudas_para_Departamentos.xls) que contiene los listados actualizados para el diligenciamiento correcto y validación del sistema SCHIP LOCAL)






Lo seleccionamos y damos clic únicamente en el botón Abrir. Seguido se despliega el siguiente mensaje

Damos clic en “Aceptar” y el nos mostrara un cuadro de diálogo para buscar la Ejecución Presupuestal de Gastos SIA correspondiente dentro de la PC. Recuerde que la ejecución de Gastos que se vaya a cargar a la macro ya debe contener la distribución de las vigencias Futuras de tal forma que coincida con los valores totalizados presentados por la Ejecución de Gastos del sistema SIA.






PARAMETRIZACION Comencemos por ir a: CGR EJEC GASTOSPARAMETRIZACION

El nos ubicara en la hoja de parametrización en donde asignaremos los criterios de agrupación para los rubros de la Ejecución de Gastos SIA, previamente homologada y a la cual pueden hacer adiciones, modificaciones de códigos, rubros, fuentes y recursos.

Correspondiente a la parametrización es de suma importancia que cada modificación que se realice, corresponda a las necesidades o requerimientos del informe CGR y que los códigos CGR que se vayan agregando tengan un orden jerárquico, es decir si usted está incluyendo códigos CGR nuevos ubíquelos seguidamente del código anterior ejemplo:






Ven en la primera imagen el orden de los códigos, mantienen una jerarquía numérica, en la segunda imagen ya se ve una parametrización desordenada, lo que compromete el buen funcionamiento de la macro en sus 2 últimos pasos. Lo recomendable es usar el ordenamiento jerárquico de Microsoft Excel a toda la información de la siguiente manera:

a) Seleccionamos todas las columnas que están implicadas en la

parametrización

b) Buscamos en el Menú de Excel DatosOrdenar y damos clic

c) Ordenamos de la siguiente forma (tenga en cuenta que todos los recursos

son de tipo 10 así que no es necesario incluirlo en el filtro de ordenamiento)

y damos clic en Aceptar:






Procedamos a parametrizar un registro:

Vamos a encontrarnos con 12 columnas correspondientes a los parámetros que solicita el validador, cada una de esas columnas contiene las listas desplegables que debemos seleccionar e ir agrupando. CODIGO: Damos click en la pestaña derecha para que nos despliegue el plan de cuentas CGR y seleccionamos la cuenta que deseemos

RUBROS: Damos click en la pestaña derecha para que nos despliegue los rubros del SIA y seleccionamos el rubro que corresponda al código CGR






FUENTES: Damos clic en la pestaña derecha para que nos despliegue la lista de la dependencia sea la cual este utilizando la macro en ese momento

RECURSOS: Damos clic en la pestaña derecha para que nos despliegue la lista de la Recursos que correspondan al rubro seleccionado (Se recomienda el uso del Recurso “10 Recursos Corrientes”).

ORIGEN: Damos clic en la pestaña derecha para que nos despliegue la lista de la OEI(Origen especifico del Ingreso) que vamos a asignar a ese registro.






DISTRIBUCION DEL RECURSO/DESTINACION: Damos clic en la pestaña derecha para que nos despliegue la lista de las posibles DESTINACIONES que vamos a asignar a ese registro.

RECURSOS ESPECIALES: El uso de esta columna esta diseñado para aquellos rubros que manejan una diversidad de recursos a los cuales pueden variar sus parámetros en CODIGOS CGR, OEI o DESTINACION como criterios de agrupación, a continuación veamos un ejemplo del uso especial de esta columna para el rubro 03230704 el cual maneja 6 OEI diferentes para cada uno de sus Recursos y/o Fuentes de la Ejecución de Gastos SIA: 6.3.02 Transferencia Cuota

Nótese que este código posee el mismo rubro el 03230704 en diferentes ORIGENES






Para lo cual ciertos recursos del mismo rubro corresponden a agrupaciones únicas del OEI, el RUBRO 03230704 posee 6 recursos diferentes pero no todos van al misma OEI a pesar de que si van al mismo código, por lo tanto es necesario especificarle a la macro que recursos van al OEI a través de la combinación de teclas Ctrl+shift+M, la cual llamara un formulario que contiene solo los 6 recursos que hacen referencia al rubro den entre los 1406 recursos contenidos en el informe del SIA, recuerde que esta instrucción debe invocarse estando ubicados en la fila del código CGR y en la columna RECUROS ESPECIALES, veámosla. Invoquemos el formulario con la combinación de teclas Ctrl+shift+M

En este formulario están contenidos los RECURSOS del rubro para lo cual debemos dar un doble clic sobre el recurso que deseemos que corresponda a dicho OEI, están ubicados en el código CGR:

6.3.02 Transferencia Cuota de Auditaje

03230704 Contraloría General del Departamento

07 Administración Central

10 Recursos Corrientes

002 Recursos corrientes de Impuestos

108 Destino a organismos de control fiscal

Damos doble clic en el primer Recurso ICLD.Vehiculos Automotores Vigencia Actual y él nos envía a la primera lista el RECURSO o RECURSOS agrupados de la fuente y a su tiempo lo retira del listado de RECURSOS DEL RUBRO asumiendo que este no puede volver a usarse ya que fue debidamente asignado a ese único OEI, este procedimiento pueden hacerlo cuantas veces sea necesario






tanto para agregar RECURSOS o como para quitar RECURSOS, cuando ya hayamos finalizado de seleccionar los RECURSOS de ese OEI (Aplica para OEI, DESTINACIONES Y FINALIDADES) damos clic en el botón AGRUPAR RECURSOS y después damos click en el botón SALIR, veamos:

Como resultado en la columna recursos quedara una agrupación de los RECURSOS separados por un “\” slash para este caso la cadena quedaría: “ICLD.Vehiculos Automotores Vigencia Actual\I.C.L.D. Impuesto de Registro”. Si la columna RECURSO ya posee una cadena contenida al llamar la instrucción con Ctrl+shift+M nos mostrara en la lista 1 que RECURSOS estaban previamente parametrizados, para lo cual también podemos agregar o quitar según lo desee. Esta misma invocación de RECURSOS debe ser parametrizada en filas como decíamos al inicio cuando en un código CGR deben ser diligenciadas varios OEI o cuando un RUBRO se repite en códigos FUT diferentes, para lo cual estos casos especiales tienen un fondo de color azul haciendo énfasis en la atención que se les debe brindar. Ya después de haber finalizado con el proceso de parametrización procedemos al siguiente paso.

GENERAR EJECUCION DE GASTOS Después de haber terminado con la parametrización procedemos a generar el informe que será enviado al archivo .TXT CGR EJEC GASTOSGENERAR EJECUCION DE GASTOS






La macro comienza a elaborar el archivo plano, operación que no demora más de 2 minutos para 143 rubros contenidos en 64 códigos. Al finalizar envía la información a la primera hoja “SIA_CGR”, esta primera hoja es la que se convertirá como lo hemos mencionado en el archivo plano o .TXT. Por último corremos el proceso GENERAR TEXTO.

GENERAR TEXTO Es el último paso para la generación del FUT GASTOS DE FUNCIONAMIENTO Administración Central, CGR EJEC GASTOSGENERAR TEXTO

Lo primero que el nos va a solicitar diligenciar los datos necesarios para crear el encabezado del archivo plano como lo es el periodo el año y el código de la entidad (para este caso 116868000 Santander) seguido de esto damos clic en FINALIZAR






Después nos solicita la ruta destino a donde tiene que llegar la información, en este caso vamos a dejar el archivo plano en el escritorio:

Por último nos aparecerá el siguiente mensaje al cual damos clic en el botón “Guardar” y verificamos en el escritorio de que allí se encuentra el archivo plano listo para ser enviado al validador en su defecto para proceder a su agrupación con la macro de consolidación CGR.






TAREA 9: Consolidar la información de los formularios para subirlos al Sistema CHIP LOCAL

Macros de Consolidación CGR

GENERALIADES Las Macros de Consolidación CGR están hechas con el propósito de Agrupar los archivos planos de las oficinas gestoras involucradas en el proceso de presentación de los informes CGR a través de la administración Central, dichas macros que funcionan de la misma forma tanto para Ejecución como para Programación de Gastos y/o Ingresos serán expuestas en el siguiente manual: Para este ejemplo vamos a utilizar la Macro de Consolidación de la Programación de Gastos. Primero conozcamos la estructura de los menús de la Macros Consolidación CGR, lo primero que vamos a visualizar al ejecutar la macro es el siguiente mensaje:






Este mensaje hacer referencia a que en el menú principal de su versión de Excel ya sea 2003, 2007 o 2010 aparecer un nuevo submenú en donde están contenidas las funciones de ejecución de la macro, damos click en ACEPTAR y nos dirigimos con el cursor del mouse a dicho submenú

El menú de CGR posee 4 ítems

1) CARGAR LISTAS E INFORMACION SIA

2) PARAMETRIZACION

3) GENERAR (EJECUCION Y PROGRAMACION)

4) IMPORTAR PLANOS OFICINAS GESTORAS

5) CONSOLIDAR

6) GENERAR TEXTO

Para esta macro vamos a hacer uso de los pasos 4 y 5 ya que los pasos 1, 2, 3 y 6 están contenidos en el manual de Macros CGR 4) IMPORTAR PLANOS OFICINAS GESTORAS Este Ítem del menú nos llama un formulario al cual debemos agregar las rutas de los planos de las oficinas gestoras, es importante que la organización y distribución de los archivos planos se realice en carpetas únicas para Programación de Gastos, Programación de Ingresos, Ejecución de Gastos y Ejecución de Ingresos.






5) CONSOLIDAR La consolidación es el paso siguiente a la importación y cargue de los planos de las oficinas gestoras este proceso agrupa la información teniendo como criterios de agrupación lo referente al protocolo de importación de cada una de los formatos y a su vez diligencia el cuadro resumen o informe Final en donde están contenidos los datos finales de las oficinas gestoras para su mejor interpretación y presentación de los mismos (Este cuadro resumen se tomo como base de los informes Finales que presentan la Administración Central con el objeto de Analizar e interpretar de forma mas exacta los resultados obtenidos en la consolidación de la Información) IMPORTAR PLANOS OFICINAS GESTORAS

Vamos al menú principal de la Macro así: CGR PROG GASTOSIMPORTAR PLANOS OFICINAS GESTORAS En el formulario siguiente seleccionamos la ubicación de los archivos planos por oficinas gestoras en los cuadros de dialogo quienes nos solicitan las rutas, para poder habilitar los cuadros de texto es necesario chequear las oficinas correspondientes, lo que habilita el botón BUSCAR en donde damos clic y buscamos la ubicación correspondiente al plano de la oficina en cuestión






Después de haber dado la ubicación de los archivos planos damos clic en el botón consolidar el cual carga los archivos planos en cada una de las hojas contenidas en la macro en donde se encuentran los nombres por oficina gestora.

CONSOLIDAR CGR PROG GASTOSCONSOLIDAR






En la hoja “SIA_CGR” se encuentra el resultado Final de la Consolidación y seguido a esto ya se encuentra diligenciado el cuadro Resumen.

Cada cuadro resumen distribuye la información tal cual fue cargada en el proceso 4 de la Macro, y diligencia la información que corresponde a cada formato tanto en programación como ejecución.






La única información que no se diligencia automáticamente en el cuadro Resumen es lo referente a cuotas de auditaje Contraloría y Fondo de Bienestar Social Contraloría, los cuales han de ser diligenciados manualmente y previa solicitud de la Información al Responsable de la Contraloría de entregar los Archivos planos. Ya para finalizar se Genera el archivo Plano o Texto en el ítem 6 de la Macro de la misma forma que lo vimos en el manual de las Macros CGR. Una vez que los formularios se encuentren diligenciados y homologados, deben ser enviados al Departamento de Presupuesto de la Administración Central mediante oficio remisorio con los formatos impresos y firmados por el responsable del área que avale su consolidación en los formatos definitivos. La coordinación de presupuesto es el encargado de consolidar los formularios efectuando las revisiones pertinentes en relación al total de lo ejecutado o al total reflejado en cada formulario debe ser equivalente a las ejecuciones de ingreso y gastos generados por el sistema SIA, atendiendo con ello la razonabilidad de las cifras contenidas en el informe. Para el caso del Formulario de Programación y Ejecución de tesorería, no deber ser consolidado. TAREA 10: Importar los formularios al Sistema SCHIP LOCAL Una vez los formularios se encuentren diligenciados, estos deben pasarse a archivos de texto plano, los cuales serán subidos a la plataforma SCHIP Local de conformidad con el protocolo de importación generado que indica las especificaciones técnicas que debe tener cada archivo y los códigos y conceptos habilitados para el periodo.






TAREA 11: Envió definitivo de los archivos Al ser subidos los formularios al sistema CHIP Local, estos serán objeto de validación, reportando los errores correspondientes; las acciones para cada uno de ellos se podrán ver en http://www.chip.gov.co/schip_rt/ opción de menú Información de la Categoría/Archivos de ayuda CGR en el link Mensajes de Validación Categoría CGR_Presupuestal. Una vez estén libre de errores, subirán definitivamente. La coordinación de Presupuesto es el encargado de recopilar la totalidad de los formularios, consolidarlos y subirlos a la plataforma del Sistema CHIP LOCAL, donde se validan y suben al sistema CHIP. Los formularios subidos quedan alojados en el sistema CHIP, página web http://www.chip.gov.co/schip_rt/ en la opción del menú Consulta/Información Enviada, donde podrá ser consultado el informe CGR presupuestal de la entidad por periodo y por formato.






4. INFORME FORMULARIO UNICO TERRITORIAL FUT En cumplimiento del Decreto 3402 de septiembre de 2007 se diseñó el Formulario Único Territorial, mediante el cual se recolectarán los datos sobre la ejecución presupuestal de ingresos y gastos, para efectos del monitoreo, seguimiento, evaluación y control de las entidades territoriales. El Formulario Único Territorial será de obligatorio diligenciamiento y presentación por el sector central de los Departamentos, Distritos y Municipios. El corte del reporte de información se hará en periodos trimestrales. La información que se solicita en el FUT es:

Categoría de Ingresos

Categoría de Gastos de Funcionamiento

Categoría de la Deuda de las Entidades Territoriales

Categoría de Gastos de Inversión

Categoría de Información de Regalías

Categoría de ejecución de Gastos de la Población Desplazada Los usuarios estratégicos del Formulario Único Territorial son los siguientes:

El ministro del Interior y de justicia, o su delegado, quien lo presidirá

El ministro de Hacienda y crédito Público o su delegado

El Director del Departamento Nacional de Planeación o su delegado

El director del departamento administrativo nacional de Estadísticas, o su delegado

El director del Departamento administrativo de la Función Pública, o su delegado

El Contador General de la Nación, o su delegado. La Comisión Intersectorial del Formulario Único Territorial -FUT, es la única instancia responsable de coordinar, evaluar y actualizar el FUT de acuerdo con las necesidades de información de naturaleza financiera, económica, geográfica, social y ambiental, que los usuarios estratégicos requieran que sea reportada por parte de las entidades territoriales. Las entidades del nivel territorial presentarán el FUT a través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública (SCHIP), administrado por la Contaduría General de la Nación, al cual accederán las Entidades del orden nacional que ostenten la calidad de usuario estratégico del sistema, y el Banco de la República.






La información de ejecución presupuestal de ingresos y gastos reportada a través del FUT, debe ser consistente y coherente con la información contable reconocida y revelada en los términos definidos en el Régimen de Contabilidad Pública. BENEFICIOS ESPERADOS

• Homogenizar las fuentes de información • Simplificar y racionalizar los flujos de información:

El SCHIP es canal único Las entidades reportan una sola vez La información es oficial y pública

A continuación el procedimiento para la generación del informe






PROCESO: Gestión Financiera

PROCEDIMIENTO: Presentación de Informes Formulario único Territorial - FUT

OBJETIVO: Garantizar que la información reportada por la Gobernación de Santander al Ministerio de Hacienda y Crédito Público a través del aplicativo SCHIP, sea eficaz, oportuna y confiable de tal forma que muestre a este ente de control la realidad financiera , económica, social y ambiental del Departamento.

ALCANCE: Este procedimiento aplica a todas las áreas que conforman la Gobernación de Santander (entender, usar, cargar y validar)




1

Descargar los archivos de ayuda FUT (www.chip.gov.co –

información de la categoría- archivos de ayuda FUT. Recursos para el FUT y Herramientas de ayuda para Departamentos.)


Profesional universitario de la Coordinación


Archivos de ayuda descargados Cambios y modificaciones sugeridas para cada nuevo trimestre.


Instalador (DNC)

Cambios categoría ingresos (sugeridas por trimestre) (DNC)

Instructivo categorías de desplazados 1 y 2 (DNC)

Plan de cuentas (vigencia trimestre) (DNC)

Presupuesto

2

Instalar el aplicativo SCHIP LOCAL (Entrar a la plataforma con el usuario y clave del administrador. Ir a Sistema – descargar manual de instalación y software)





Guía de operación herramienta de captura para el FUT (DNC)

Presupuesto

3 Actualizar el Aplicativo SCHIP

Coordinación de

Profesional universitariode

Consolidador de Hacienda e

Aplicativo SCHIP


Oficinas gestoras









cada tres meses para el envío de la Información

Presupuesto la Coordinación

Información Financiera Publica www.chip.gov.co

actualizado.

4

Generar las plantillas que permiten capturar la información de las diferentes categorías.


Encargado de formatos de Ejecución presupuestal


Plantillas generadas con un nuevo periodo de reporte

Ingresos (DNC)

Gastos de Funcionamiento (DNC)

Gastos de Inversión (DNC)

Servicio de la Deuda (DNC)

Reservas (DNC)

Excedentes de liquidez (DNC)

Desplazados 1 (DNC)

Desplazados 2 (DNC)

Cierre fiscal (DNC)

Regalías 1 (DNC)

Regalías 2 (DNC)

Oficinas gestoras

5

Identificar las Oficinas Gestoras que participen en la consolidación del FUT



Oficinas Gestoras Validar Centros de Costos

Ejecuciones de Presupuesto Generados

Oficinas gestoras

6

Enviar circular a las oficinas implicadas en la consolidación de la información.




Copia del oficio con el respectivo recibido de cada oficina.

Circulares con soportes de entrega Oficinas gestoras

7 Generar reportes del aplicativo del SIA



SIA (Soluciones Integrales de Administración)

Reportes del aplicativo SIA descargados

Ejecución de Ingresos trimestral (DNC)

Ejecución de gastos (DNC)

Secuencia Presupuestal del Trimestre acumulada.

Oficinas gestoras

8 Descargar los protocolos de

Coordinación de


Consolidador de Hacienda e

Protocolos de creación de

Protocolos para los formatos FUT (DNC)

Oficinas gestoras








creación de archivos FUT (SCHIP LOCAL –

Digitar usuario y contraseña- Formularios- Generar protocolos de importación)

Presupuesto de la Coordinación

Información Financiera Publica www.chip.gov.co

archivos FUT descargados

9

Diligenciar las plantillas FUT mediante extracción de información de los reportes generados SIA con las herramientas macros instaladas en los PC.

Oficinas Gestoras


SIA Consolidador de Hacienda e Información Financiera Publica www.chip.gov.co

Plantillas Diligenciadas

Ingresos (DNC)





Desplazados 1 (DNC)

Desplazados 2 (DNC)

Cierre fiscal (DNC)

Regalías 1 (DNC)

Regalías 2 (DNC)

Presupuesto

10

Realizar la validación de los formularios a través de las macros instaladas

Oficinas Gestoras


SIA (Soluciones Integrales de Administración)

Los totales de formatos debe ser equivalente a los contenidos en los reportes SIA

Ingresos (DNC)





Desplazados 1 (DNC)

Desplazados 2 (DNC)

Cierre fiscal (DNC)

Regalías 1 (DNC) Regalías 2 (DNC)

Ministerio de Hacienda y Crédito Publico

11 Entregar los formatos diligenciados de las oficinas gestoras

Oficinas Gestoras



Formatos entregados a Presupuesto y

Ingresos (DNC)


Presupuesto








para consolidación. firmados por el

responsable del diligenciamiento




Desplazados 1 (DNC)

Desplazados 2 (DNC)

Cierre fiscal (DNC)

Regalías 1 (DNC) Regalías 2 (DNC)

12

Elaborar archivo plano de acuerdo al protocolo establecido en la Guía. ( Basados en las plantillas diligenciadas)




Archivos planos elaborados

Ingresos (DNC)





Desplazados 1 (DNC)

Desplazados 2 (DNC)

Cierre fiscal (DNC)

Regalías 1 (DNC)

Regalías 2 (DNC)



13 Subir los archivos planos a la plataforma SCHIP




Archivos planos en la plataforma

Ingresos (DNC)





Desplazados 1 (DNC)

Desplazados 2 (DNC)

Cierre fiscal (DNC)

Regalías 1 (DNC)

Regalías 2 (DNC)










Archivos planos de las plantillas FUT diligenciados, verificados y validados en la plataforma SCHIP

DEFINICIONES

SCHIP:Consolidador de Hacienda e Información Financiera Publica DNC: Documento no controlado Oficinas Gestoras: Se refiere a Secretaria de Salud, Secretaría de Educación, Secretaría General, Secretaría del Interior, Secretaría de Transporte e Infraestructura, Aguas y Saneamiento Básico, Secretaría de Hacienda, Secretaría de Desarrollo, Secretaría de Planeación, Secretaría de Agricultura, Administración Central, Asamblea Departamental, contabilidad Departamental

OBSERVACIONES


14 Verificar y validar los errores reportados




Archivos planos validados

No aplica


15 Envió definitivo de los archivos planos




Archivos planos enviados

Certificado de envió impreso desde la plataforma CHIP










INTERNOS EXTERNOS

Manual Pre-validador de datos para presentación de información por envió de archivos



Decreto 3402 de septiembre de 2007 - Ley 962 de 2005; Artículo 17 de la Ley 819 de 2003; CircularExterna 43 de diciembre 22 de 2008 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público; Decreto 1525 de 2008 - Decreto 4471 de 2008; Decreto 2805 de 2009 - Decreto 416 de 2007; Decreto 2810 de 2010.

ELABORO: Secretaria de Hacienda REVISO: Oficina de Gestión de Calidad APROBO: Rep. Alta Dirección

Fecha Fecha Fecha






Proceso: Gestión Financiera Procedimiento Presentación de Informes Formulario único Territorial - FUT

Objetivo: Garantizar que la información reportada por la Gobernación de Santander al Ministerio de Hacienda y Crédito Publico a través del aplicativo

SCHIP, sea eficaz, oportuna y confiable de tal forma que muestre a este ente de control la realidad financiera , económica, social y ambiental del

Departamento.



REGISTRO

Nombre, Código


(Opcional)

Descargar los archivos de ayuda FUT

Generar las plantillas que

permiten capturar la información

de las diferentes categorías

Instalar el aplicativo SCHIP LOCAL

Actualizar el Aplicativo SCHIP

cada tres meses para el envío de

la Información

Guía de instalación y operación del

CHIP (DNC)

Instalador (DNC)

Cambios categoría ingresos (sugeridas

por trimestre) (DNC)

Instructivo categorías de desplazados 1

y 2 (DNC)


(DNC)


Ingresos (DNC)




Reservas (DNC)


Desplazados 1 (DNC)

Desplazados 2 (DNC)

Cierre fiscal (DNC)

Regalías 1 (DNC)

Regalías 2 (DNC)

Registro de visita y actualización del

aplicativo

Identificar las Oficinas Gestoras

que participen en la

consolidación del FUT

Ejecuciones de Presupuesto Generados

Inicio

1







REGISTRO

Nombre, Código


(Opcional)

Generar reportes del aplicativo

del SIA

Realizar la validación de los

formularios a través de las

macros instaladas

Ejecución de Ingresos trimestral (DNC)

Ejecución de gastos (DNC)

Secuencia Presupuestal del Trimestre

acumulada.


1

Ingresos (DNC)





Desplazados 1 (DNC)

Desplazados 2 (DNC)

Cierre fiscal (DNC)

Regalías 1 (DNC)

Regalías 2 (DNC)

Descargar los protocolos de

creación de archivos FUT

Diligenciar las plantillas FUT

mediante extracción de

información de los reportes

generados SIA con las

herramientas macros instaladas

en los pc

Protocolos para los formatos FUT

(DNC)


implicadas en la consolidación de

la información


2

Oficinas Gestoras







REGISTRO

Nombre, Código


(Opcional)

Elaborar archivo plano de

acuerdo al protocolo establecido

en la Guía.

Envió definitivo de los archivos

planos

Ingresos (DNC)




Reservas (DNC)


Desplazados 1 (DNC)

Desplazados 2 (DNC)

Cierre fiscal (DNC)

Regalías 1 (DNC)

Regalías 2 (DNC)

Guía de operación herramienta de

captura para el FUT (DNC)


2

Fin

Certificado de envió impreso desde la

plataforma CHIP

Subir los archivos planos a la

plataforma SCHIP

Verificar y validar los errores

reportados

Entregar los formatos

diligenciados de las oficinas

gestoras para consolidación

Ingresos (DNC)




Reservas (DNC)


Desplazados 1 (DNC)

Desplazados 2 (DNC)

Cierre fiscal (DNC)

Regalías 1 (DNC)

Regalías 2 (DNC

Oficinas Gestoras






Con relación al procedimiento anterior se especifican las siguientes tareas: TAREA 3: Actualizar el Aplicativo SCHIP cada tres meses en cada una de las entidades que agreguen información. Para evidenciar que en cada una de las oficinas gestoras se realiza la actualización del aplicativo SCHIP, se debe diligenciar el Registro de visita y actualización del aplicativo especificando la entidad agregada y hacer firmar a satisfacción con el visto bueno del coordinador del grupo de contabilidad. La actualización del aplicativo se realiza como se menciona en la tarea 3 especificada del procedimiento Reporte de información a la Contaduría General de la Nación. Tener en cuenta el documento 2.1 Instalación SCHIP LOCAL, que se encuentra en la página www.chip.gov.co. TAREA 4: Generar las plantillas que permiten capturar la información de las diferentes categorías

Ingresos: Categoría que permite el registro total de los ingresos corrientes y de capital. La categoría de ingresos parametrizados en el CHIP como FUT_INGRESOS, cuenta con un formulario denominado REGISTRO_INGRESOS, en el cual las filas corresponden a los conceptos y las columnas corresponden a las variables que explican el comportamiento de la ejecución presupuestal.

Las variables especifican lo siguiente: Presupuesto Inicial. Son los valores que se estima recaudar durante la vigencia fiscal, aprobados mediante acto administrativo de la Gobernación. Presupuesto Definitivo. Valores que estima recaudar durante la vigencia fiscal, afectándose con las modificaciones presupuestales aprobadas de acuerdo con las normas que sean aplicables en cada caso.







Recaudo Efectivo. Es el valor recaudado en efectivo durante la vigencia por concepto de los ingresos. Numero Documento: Permite registrar el número del acto administrativo mediante el cual la entidad otorgó la destinación específica respecto de cada renta que se esté diligenciando en el FUT. (Variable Cualitativa) % de la Destinación: Se registra el porcentaje de la destinación específica cuando la destinación se establece como proporción de la renta. En el caso en que la renta no tenga destinación específica, se registra cero (0). Valor Destinación: Se registra el valor de la destinación específica cuando se estable que la destinación es un valor fijo. En el caso en que la renta no tiene destinación específica, se registra cero (0).

Gastos de Funcionamiento Permite el registro de los gastos de funcionamiento que fueron ejecutados por las entidades territoriales entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de la vigencia. Las variables que contiene el formulario se presentan a continuación: Unidad Ejecutora. Variable de tipo encabezado que enumera la lista de los órganos ejecutores del gasto de funcionamiento en la entidad territorial. Fuentes de Recursos: Establece el origen de la fuente de los recursos para el gasto. Presupuesto Inicial: Valores que estima gastar en funcionamiento durante la vigencia fiscal, aprobados mediante acto administrativo del concejo de la asamblea. Presupuesto Definitivo: Corresponde a la apropiación final, aquella que incorpora las modificaciones (reducciones, aplazamientos, adiciones, traslados) del presupuesto. Compromisos: Son la totalidad de los compromisos (registros presupuestales) que la entidad territorial adquirió ejecutando las funciones propias del funcionamiento. Obligaciones: Aquellas obligaciones causadas derivadas de anticipos pactados en los contratos o a bienes y servicios que se recibieron a satisfacción o por una relación laboral adquiridos dentro de los gastos de funcionamiento.






Pagos: Registro de los pagos realizados de anticipos pactados y de bienes y servicios recibidos a satisfacción o por una relación laboral adquiridos dentro de los gastos de funcionamiento.4

4Instructivo del Formulario Único Territorial - FUT






Gastos de Inversión

Permite el registro del total de las inversiones realizadas por una entidad territorial, en el transcurso de una vigencia fiscal financiadas con los ingresos ejecutados. El reporte de esta información es trimestral y acumulativo. El objetivo es registrar los gastos de inversión ejecutados por la administración departamental incluyendo las zonas urbana y rural, durante la vigencia fiscal. La Gobernación debe preparar la información de gastos de inversión en cada una de las etapas del presupuesto desde la planificación hasta su ejecución. Es importante aclarar que el reporte de información se hace de forma trimestral y acumulativa. Las variables que contiene el formulario se presentan a continuación: Fuentes de Financiación: Establece el origen de la fuente de los recursos que la entidad territorial utiliza para realizar el gasto de inversión. Presupuesto Inicial: Son los valores que estima gastar en inversión durante la vigencia fiscal, aprobados mediante acto administrativo de la asamblea o concejo






Presupuesto Definitivo: Es la apropiación final, la que incorpora las modificaciones (reducciones, aplazamientos, adiciones, traslados) del presupuesto. Compromisos: Es la totalidad de los compromisos (registros presupuestales) que la entidad territorial adquirió con el objeto de ejecutar los proyectos de inversión. Obligaciones: Las obligaciones causadas derivadas de anticipos pactados en los contratos o a bienes y servicios que ya se recibieron a satisfacción o por una relación laboral adquiridos dentro de los gastos de inversión. Pagos: Se registran los pagos realizados de anticipos pactados y de bienes y servicios recibidos a satisfacción o por una relación laboral adquiridos dentro de los gastos de inversión.

Servicio de la Deuda Permite el registro de los gastos derivados del servicio de la deuda que fueron ejecutados por las entidades territoriales entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de la vigencia El formulario tiene variables de tipo detalle para cada concepto que permitan capturar los valores de los tipos de deuda, tipos de operación y las fuentes de financiación que son las mismas de los gastos de inversión para la captura de los datos de cada momento presupuestal. Las variables que contiene el formulario se presentan a continuación: Tipo de Deuda: Corresponde al Origen de los recursos del crédito. Tipo de Operación: Determina el componente del pago a ejecutar. Fuentes de Recursos: Es una variable de tipo detalle que pretende establecer el origen de la fuente de los recursos para el servicio de la deuda. La fuente de recursos es una lista que debe seleccionar el usuario. Presupuesto Inicial: Valores que se estima gastar en el pago de la deuda durante la vigencia fiscal, aprobados mediante acto administrativo del concejo de la asamblea. Presupuesto Definitivo: Apropiación final, aquella que incorpora las modificaciones (reducciones, aplazamientos, adiciones, traslados) del presupuesto. Compromisos: Totalidad de los compromisos (registros presupuestales) que la entidad territorial adquirió con el objeto cubrir el servicio de la deuda.






Obligaciones: Registro de las obligaciones causadas de un compromiso de pago de las operaciones financieras o que tengan relación con el servicio de la deuda. Pagos: Registro de los pagos relacionados con obligaciones de deuda.

Excedentes de Liquidez Tiene como objetivo la recolección de los datos correspondientes a los portafolios de inversión por fuente de recursos, tipos y plazos de la inversión, entidades financieras empleadas como contraparte, valores tanto nominales como de mercado, y rendimientos financieros. Es importante recordar que todas las cifras tanto saldos como el detalle de las operaciones debe ser registrado en miles de pesos. Es de carácter trimestral.






Excedentes de Liquidez se compone de dos formularios: el primer formulario denominado Saldos Disponibles,que se encarga de recoger la información de los saldos de las operaciones financieras que involucran excedentes de liquidez. Contiene las siguientes variables: Saldos de Depósitos a la vista: Son las cuentas corrientes, cuentas de ahorros y depósitos en INFIS. Saldos de las Inversiones Temporales. Es el saldo de las inversiones temporales originadas con recursos de excedentes de Liquidez.






Y el segundo formulario llamado Inversiones Temporalesdonde se recolecta cada una de las operaciones asociadas a las inversiones temporales. Contiene las siguientes variables: Número del Título. Es el consecutivo que asocia cada uno de los detalles de la operación al tipo de recurso. Tipo de Inversión: Se selecciona de una lista el tipo de inversión a registrar (TES, CDTs y Carteras Colectivas). Moneda: El origen de la moneda sobre la cual si realizó la operación (Nacional o Extranjera). Entidad en la que se invierte: Entidad que emite el certificado o contrato que soporta la inversión temporal. Plazo: Es el plazo en meses pactado en el acuerdo con la entidad financiera. Tasa Cupón. Tasa de interés periódica que el emisor de un título promete pagar al tenedor hasta el vencimiento del título. Fecha de Emisión. Es la fecha de emisión del título valor. Fecha de Compra. Es la fecha efectiva de la compra. Valor Nominal: Es el monto contenido en el título valor. Tasa de Compra: Tasa de rentabilidad con la cual se adquiere el titulo de acuerdo con las condiciones de mercado. Valor al Momento de Compra. Valor pagado al precio negociado; para las colectivas del mercado sin pacto de permanencia registre CERO (0). Fecha de Vencimiento o redención: Es la fecha en que termina la vigencia del título valor. Inversión Vendida. Indica si la inversión ha sido vendida durante el año de reporte. Valor de la Venta. Valor efectivamente pagado por el titulo valor. Si la inversión no ha sido vendida registre el valor como CERO (0). Fecha de Venta. Es la fecha cuando se negoció y vendió el título valor.






Tasa de Venta. Es la tasa efectiva anual expresada en el título valor cuando se trata de renta fija. Si la inversión no ha sido vendida, registre como valor CERO (0). Rendimientos financieros efectivos recibidos al corte. Son los rendimientos efectivamente percibidos por la entidad territorial expresada en miles de pesos.

Desplazados 1 El objetivo de este formato es contar con la información de la inversión que, en términos de uso de los recursos y fuentes de financiación, se está realizando en las entidades territoriales para prevenir, proteger y atender el desplazamiento. Las variables del formulario se relacionan a continuación:






Registro: Detalle de registros según las fuentes de financiación usadas Fuente: Fuente(s) de los recursos usados para la prevención, protección y atención del desplazamiento forzado (PPADF). Presupuesto Inicial: Presupuesto que se estima ejecutar en PPADF en la vigencia fiscal, aprobados mediante acto administrativo del Concejo o de la Asamblea. Presupuesto Definitivo: Apropiación final, aquella que incorpora las modificaciones (reducciones, aplazamientos, adiciones, traslados) del presupuesto orientado a la PPADF Compromisos: Totalidad de los compromisos (registros presupuestales) que la entidad territorial adquirió para la PPADF. Obligaciones: Registro de las obligaciones causadas derivadas de un compromiso de pago de las operaciones relacionadas con la PPADF Pagos: Registro de los pagos relacionados con obligaciones adquiridas para la PPADF






Desplazados 2

Las variables del formulario se relacionan a continuación: Rangos de Edad: El rango de edad asignado para la prevención, protección y atención del desplazamiento forzado (PPADF). Mujeres: Corresponde a las mujeres en condición o riesgo de desplazamiento. Hombres: Corresponde a los hombres en condición o riesgo de desplazamiento. Total Personas: Sumatoria de hombres y mujeres en condición o riesgo de desplazamiento. Indígenas: Sumatoria de hombres y mujeres en condición o riesgo de desplazamiento que se auto-reconocen como indígenas. Afrocolombianos: Sumatoria de hombres y mujeres en condición o riesgo de desplazamiento que se auto-reconocen como afrocolombianos. Raizales: Sumatoria de hombres y mujeres en condición o riesgo de desplazamiento que se auto-reconocen como raizales. Pueblo Rom: Sumatoria de hombres y mujeres en condición o riesgo de desplazamiento que se auto-reconocen como población ROM. Otros: Sumatoria de hombres y mujeres en condición o riesgo de desplazamiento que no se auto-reconocen en ninguna de las anteriores etnias. Mujeres Cabeza de Familia: Quien siendo soltera o casada, ejerce la jefatura femenina de hogar y tiene bajo su cargo, afectiva, económica o socialmente, en forma permanente, hijos menores propios u otras personas incapaces o incapacitadas para trabajar. Personas con Discapacidad: Con condición de discapacidad y al riesgo de padecerla, como el conjunto de condiciones ambientales, físicas, biológicas, culturales, económicas y sociales, que pueden afectar el desempeño de una actividad individual, familiar o social en algún momento del ciclo vital”






Cierre Fiscal

Este formato permite que las entidades territoriales puedan calcular e informar su situación fiscal teniendo en cuenta las disponibilidades, exigibilidades y reservas con las cuales concluyeron la vigencia. Se reporta anualmente. Las columnas corresponden a: Variable: Descripción SALDO EN CAJA Y BANCOS: Saldo a 31 de diciembre en caja y bancos SALDO EN ENCARGOS FIDUCIARIOS: Saldo a 31 de diciembre en recursos administrados a través de encargos fiduciarios. INVERSIONES TEMPORALES: Saldo a 31 de diciembre de los recursos colocados en títulos valores constituidos y exigibles en el corto plazo.






TOTAL DISPONIBILIDADES: Es la suma de saldo en caja y bancos, saldo en encargos fiduciarios e inversiones temporales. RECURSOS DE TERCEROS: Saldo a 31 de diciembre de los recaudos disponibles que la entidad territorial ha efectuado y que pertenecen a terceros o a otras entidades públicas por autorización legal, convenios o contratos. CHEQUES NO COBRADOS: Saldo de los cheques girados por la entidad territorial y no cobrados por su beneficiario. CUENTAS POR PAGAR DE LA VIGENCIA: Saldo de las obligaciones causadas durante la vigencia que se cierra y derivadas de la entrega. CXP DE VIGENCIAS ANTERIORES: Saldo de las cuentas por pagar acumuladas y causadas en vigencias anteriores a la que se está cerrando. OTRAS EXIGIBILIDADES: Saldo de cualquier exigibilidad diferente. RESERVAS PRESUPUESTALES: Compromisos adquiridos que al 31 de diciembre de cada vigencia fiscal no se han cumplido pero que están legalmente constituidos, se han registrado presupuestalmente y desarrollan el objeto de la apropiación. TOTAL EXIGIBILIDADES Y RESERVAS: Es la suma de las exigibilidades y las reservas presupuestales. SUPERÁVIT O DÉFICIT: Resultado del total de las disponibilidades menos el total de las exigibilidades.






Regalías. El informe de FUT categoría regalías comprende la rendición de información correspondiente a “los ingresos e inversiones de las entidades territoriales provenientes de regalías y compensaciones por concepto de la explotación de los recursos naturales no renovables (RNNR) y transporte de los mismos y sus derivados” La categoría de Regalías para FUT comprende la presentación de los formularios en dos sub categorías como se muestra a continuación:






Regalías 1

Comprende los siguientes formularios: a. FUT MODIFICACIONES PRESUPUESTALES: Corresponde a modificaciones al

presupuesto de ingresos y gastos de regalías y compensaciones de la vigencia. Este informe es responsabilidad del Departamento de Presupuesto de la Administración Central.

b. FUT CUENTA UNICA REGALIAS: Corresponde a la Información referente a la cuenta

única autorizada para el manejo exclusivo de los recursos de regalías y compensaciones de acuerdo con el Decreto 416 de 2007 en su artículo 33. Este informe debe ser presentado por la Tesorería General del Departamento.

c. FUT RELACION_GIROS: Corresponde al registro de los ingresos de las Entidades Territoriales provenientes de regalías y compensaciones por concepto de la explotación de recursos naturales no renovables (RNNR) y transporte de los mismos y sus derivados. Este informe debe ser presentado por el Coordinador de Contabilidad de la Administración Central.

No aplican para la Gobernación de Santander los formularios FUT INGRESOS_REGALIAS_RESGUARDOS y FUT REGALIAS_SANEAMIENTO_FISCAL

Regalías 2 Comprende los siguientes formularios: FUT INVERSION_DEPARTAMENTAL_POR_MUNICIPIOS: Corresponde a los

registros de las inversiones realizadas por el Departamento en los municipios de su Jurisdicción. Este formulario debe ser presentado por la Secretaría de Planeación Departamental.

FUT CUENTAS_POR_PAGAR: Corresponde al registro de las cuentas por pagar que

fueron constituidas en la vigencia anterior a la reportada y que se ejecutaron durante la vigencia fiscal que se está reportando. Este formulario debe ser diligenciado por Tesorería General del Departamento.

FUT RELACION_INVERSIONES: Corresponde al registro de los contratos, órdenes

de servicios u órdenes de pago realizados durante la vigencia con recursos de regalías y compensaciones. Este formulario debe ser presentado por todas las Dependencias y oficinas gestoras que en su contratación involucren como fuente de financiación regalías, y debe ser consolidado por la Coordinación de Presupuesto.






Para descargar los formularios se debe proceder de la siguiente manera: Ingresar a la página web www.chip.gov.co, en el menú seleccionar la opción

Información por Categoría, se desplegará un submenú, del cual se escogerá la opción Archivos de Ayuda FUT, la cual abrirá una página con la ayuda necesaria para diligenciar los formularios FUT.

Una vez en la página Archivos de Ayuda para el FUT, dirigirse a RECURSOS PARA EL FUT (Descargue aquí las diferentes Aplicaciones y documentos), donde encontrará la NORMATIVIDAD referente a FUT, y los INSTRUCTIVOS PARA EL REPORTE DE LA INFORMACIÓN. Debe en este momento en el aparte INSTRUCTIVOS PARA EL REPORTE DE LA INFORMACIÓN al subtitulo REGALÍAS, encontrará el Instalador e Instructivo de ayuda para diligenciar los formularios de esta categoría.

Ahora, se selecciona InstaladorRegalías que contiene los formularios, y sobre Instructivo de Ayuda como guía para el diligenciamiento de los mismos. Se descarga el archivo comprimido.

Al descargar el instalador, se dirige a la ubicación y se descomprime dando clic

derecho sobre él y clic sobre extraer archivos. Al Extraerlos se encontrarán los archivos REGALIAS 1, REGALIAS 2 y el archivo RELACIÓN DE INVERSIONES en formato Excel. En cada archivo encontrará los formularios por hojas de Excel, necesarios para la rendición de la Información FUT Categoría Regalías.

Al extraerlo se obtendrán tres (3) archivos de Excel denominados Regalias1, Regalias2 y RELACION DE INVERSIONES, cada uno de estos archivos contiene los formularios mencionados para cada una de las su categorías, y son los corresponden a diligenciar.

Para diligenciar el Formulario FUT RELACION DE INVERSIONES se deben tener en cuenta las siguientes directrices: El formato de la fecha debe ser: día/mes/año. No se debe colocar el símbolo del porcentaje, únicamente el número. No pueden Existir celdas vacías, dado el caso, utilizar no aplica o cero (0). En las columnas donde se escriben números no van textos. La fecha de inicio del contrato debe ser superior a la fecha de finalización. El valor total del contrato debe ser mayor o igual al valor financiado por regalías.






Cada unidad gestora debe enviar la información solicitada, correspondiente a los contratos establecidos en la vigencia, que se hayan suscrito, y que involucren en su fuente de financiación regalías. La información solicitada de cada contrato según el formulario es la siguiente: Concepto: Corresponde a la descripción de la destinación que tuvo el recurso de Regalía invertido. Las opciones que provee el formato para esta columna son las siguientes:

D~A.1~EDUCACIÓN D~A.2~SALUD D~A.3~AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BÁSICO (SIN INCLUIR PROYECTOS DE VIS) D~A.4~DEPORTE Y RECREACIÓN D~A.5~CULTURA D~A.6~SERVICIOS PÚBLICOS DIFERENTES A ACUEDUCTO ALCANTARILLADO Y ASEO (SIN INCLUIR PROYECTOS DE VIVIENDA DE INTERÉS SOCIAL) D~A.7~VIVIENDA D~A.8~AGROPECUARIO D~A.9~TRANSPORTE D~A.10~AMBIENTAL D~A.11~CENTROS DE RECLUSIÓN D~A.12~PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE DESASTRES D~A.13~PROMOCIÓN DEL DESARROLLO D~A.14~ATENCIÓN A GRUPOS VULNERABLES - PROMOCIÓN SOCIAL D~A.15~EQUIPAMIENTO D~A.16~DESARROLLO COMUNITARIO D~A.17~FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL D~A.18~JUSTICIA D~A.19~INTERVENTORÍA TÉCNICA PROYECTOS DE REGALÍAS Y COMPENSACIONES

Código de Rubro: Hace referencia al código del rubro presupuestal afectado al que pertenece el contrato, la orden de servicio u órdenes de pago. RP No.: Corresponde número del registro presupuestal correspondiente a cada contrato, orden de servicio u órdenes de pago. Tipo de Contrato: Corresponde al tipo de contrato al cual pertenece la orden de servicio, orden de pago o contrato. Ejemplo: obra pública interventoría, suministro, prestación de servicios, arrendamiento, empréstito en virtud de una operación de crédito público,






consultoría, compraventa de bienes muebles, resoluciones de gastos, órdenes de compra, órdenes de servicio, saneamiento fiscal, convenios interadministrativos y fiducia, entre otros. Las opciones que provee el formato para esta columna son las siguientes:

1.0~obra pública 2.0~saneamiento fiscal 3.0~órdenes de servicio 4.0~fiducia 5.0~interventoría 6.0~suministro 7.0~prestación de servicios 8.0~arrendamiento 9.0~empréstito en virtud de una operación de crédito público 10.0~consultoría 11.0~compraventa de bienes muebles 12.0~resoluciones de gastos 13.0~órdenes de compra 14.0~convenios interadministrativos

Número de contrato, orden de servicio u orden de pago: Hace referencia al número del contrato, orden de servicio u orden de pago realizado durante la vigencia en la que se comprometieron recursos de regalías y compensaciones. Señale como orden de pagos únicamente aquellas que correspondan a pagos no amparados por contrato, órdenes de prestación de servicios u orden de compra. Fecha de Suscripción del Contrato: Corresponde a la fecha en que fue suscrito el contrato, orden de servicio u orden de pago. corresponde a la ejecución de una reserva presupuestal: muestra si el contrato, orden de pago u orden de servicios corresponde a la ejecución de una reserva presupuestal constituida en la vigencia anterior a la reportada. Las opciones que provee el formato para esta columna son las siguientes:

Si: Indica que el contrato u otro descrito, si se hizo a través de una reserva

No: Indica si el contrato u otro descrito, no se hizo a través de una reserva Programa al cual pertenece la inversión: Muestre el programa al cual pertenece el contrato, orden de servicio u orden de pago registrada. Ejemplo: salud, educación, saneamiento ambiental, vías, cultura, agropecuario.






Proyecto al cual pertenece la inversión: Corresponde al nombre completo del proyecto al cual pertenece el contrato, orden de servicio u orden de pago, tal y como fue registrado en la ejecución presupuestal. Objeto del contrato, orden de servicios u orden de pago: Indica el objeto de inversión o motivo que originó el contrato, orden de servicio u orden de pago. Valor total (ml): Indica el valor total del contrato, orden de servicio u orden de pago incluyendo todas las fuentes de financiación. Valor total regalías (ml): Indica el valor de regalías y compensaciones que se destinó para financiar el contrato, orden de servicio u orden de pago. Valor total pagado en la vigencia (ml): Indica el Valor total del contrato, orden de pago u orden de servicio pagado en la vigencia con todas las fuentes de financiación. Valor de regalías pagado en la vigencia (ml): Indica el Valor total del contrato, orden de pago u orden de servicio pagado en la vigencia con recursos de regalías y compensaciones. Valor total, Valor total regalías, Valor total pagado en la vigencia, Valor de regalías pagado en la vigencia: corresponden respectivamente a la transformación de las respectivas columnas a formato número. Identificación del Contratista: Corresponde al tipo de identificación del contratista que ejecutó el contrato, orden de servicio u orden de pago. Las opciones que provee el formato para esta columna son las siguientes:

1.0~Cedula 3.0~Cedula Extranjería 4.0~Pasaporte

Número de la identificación del Contratista: Corresponde al número de identificación del contratista que ejecutó el contrato, orden de servicio u orden de pago. Contratista: Corresponde al nombre del contratista que ejecutó el contrato, orden de servicio u orden de pago. Fecha de inicio del contrato: Corresponde a la fecha en la cual se dio la orden de iniciación del contrato, orden de servicio u orden de pago. Plazo: Corresponde el plazo contractual establecido (en meses).






Total días de suspensión: Corresponde al número de días en los que fue suspendida la ejecución del contrato, orden de servicio u orden de pago. Total días de prórroga: Corresponde al número de días en que fue prorrogado el contrato, orden de servicio u orden de pago. Fecha estimada de finalización: Corresponde a la fecha en que se estima finaliza la ejecución del contrato, orden de servicio u orden de pago, teniendo en cuenta la fecha de iniciación y el plazo establecido. Representante legal del contratista: Corresponde a que en caso de tratarse de una persona jurídica, se debe especificar el nombre del representante legal del contratista. Interventor técnico o supervisor: Corresponde al nombre del interventor técnico contratado o del supervisor designado por la entidad territorial. % de avance físico: Corresponde al porcentaje de avance físico en la ejecución del contrato, orden de servicio u orden de pago. Visitas realizadas: Cuando la interventoría técnica no fue contratada, se debe registrar en esta columna el número de visitas realizadas por el funcionario designado para realizar la supervisión del contrato, orden de servicio u orden de pago. El Formulario FUT RELACION DE INVERSIONES, es el único formulario que debe ser consolidado desde la Oficina de Presupuesto de la Administración Central, donde se debe verificar que el Valor total de la inversión realizada con regalías corresponda con el valor total de RP Definitivo en la Secuencia Regalías 2010 y con el valor del Presupuesto Ejecutado en la Ejecución presupuestal de gastos regalías 2010 a reportar, y el Valor de regalías pagado en la vigencia del Formulario corresponda con el valor total de Egresos en la Secuencia y con el valor del Egreso Acumulado en la Ejecución Presupuestal de gastos Regalías de la vigencia a reportar. Los reportes Secuencia Regalías (año a reportar) y Ejecución presupuestal de gastos regalías (año a reportar) son emitidos por la oficina de Presupuesto de la Administración Central desde la Plataforma SIA (Soluciones Integrales de Administración). Para realizar la consolidación, se va insertando en el formulario FUT RELACION DE INVERSIONES la información recibida de cada oficina gestora que deben diligenciar, siguiendo la Secuencia Regalías (año a reportar); iniciando la inserción con la información correspondiente a Patrimonio Autónomo-Pensiones y Servicio de la Deuda en Intereses, comisiones y gastos - Banca Comercial por parte de la oficina de Presupuesto, datos extraídos de la secuencia. Se sigue inserción con la información reportada por las oficinas siguiendo la Secuencia






TAREA 6: Enviar circular a las oficinas implicadas en la consolidación de la información. Se procede con la elaboración de una circular elaborada desde la Coordinación de Presupuesto de la Administración Central, dirigida a las oficinas de Secretaria de Salud, Secretaría de Educación, Secretaría General, Secretaría del Interior, Secretaría de Transporte e Infraestructura, Aguas y Saneamiento Básico, Secretaría de Hacienda, Secretaría de Desarrollo, Secretaría de Planeación, Secretaría de Agricultura, Administración Central, Asamblea Departamental, Coordinación de contabilidad y Tesorería General del Departamento. Para Regalías se debe enviar una circular haciendo la solicitud del diligenciamiento de cada uno de los formularios, teniendo en cuenta los responsables para ello, adjuntando a cada circular un CD con el formulario correspondiente por oficina gestora. Los formularios que corresponden por oficinas gestoras son:

Secretaría de Planeación de la Administración Central: Formulario FUT INVERSION_DEPARTAMENTAL_POR_MUNICIPIOS.

Departamento de Tesorería de la Administración Central: Formularios FUT CUENTA UNICA REGALIAS y FUT CUENTAS_POR_PAGAR.

Departamento de Contabilidad de la Administración Central: Formulario FUT RELACION_GIROS.

Departamento de Presupuesto de la Administración Central: Formulario FUT MODIFICACIONES PRESUPUESTALES.

Secretaría de Transporte e Infraestructura – Grupo de Aguas y Saneamiento Básico: Formulario FUT RELACIÓN DE INVERSIONES.

Secretaría de Transporte e Infraestructura Departamental: Formulario FUT RELACIÓN DE INVERSIONES.

Secretaría de Agricultura Departamental: Formulario FUT RELACIÓN DE INVERSIONES.

Secretaría de Salud Departamental: Formulario FUT RELACIÓN DE INVERSIONES.

Secretaría de Educación Departamental: Formulario FUT RELACIÓN DE INVERSIONES.

Secretaría del Interior Departamental: Formulario FUT RELACIÓN DE INVERSIONES.

También deben diligenciar el Formulario FUT RELACIÓN DE INVERSIONES cualquier oficina gestora que tenga contratos cuya fuente de financiación corresponda a regalías.






TAREA 7: Generar reportes del aplicativo del SIA La oficina de presupuesto debe generar los reportes y suministrarlos a cada una de las oficinas gestoras responsables de diligenciar las plantillas FUT. Para cada oficina Gestora se generan los reportes descargándolos en Excel del aplicativo SIA en lo concerniente a las ejecuciones tanto de ingresos, gastos de inversión y funcionamiento. Las ejecuciones presupuestales y las plantillas FUT son entregadas a cada oficina gestora por el funcionario de presupuesto. Cada oficina gestora cuenta con un punto de acceso al aplicativo Soluciones Integradas de Administración, SIA, quien debe encargarse de verificar que la información recibida la Coordinación de presupuesto corresponda en toda su integralidad a los datos de las ejecuciones presupuestales. TAREA 8: Descargar los protocolos de creación de archivos FUT Para descargar el protocolo se ingresa por el aplicativo SCHIP/formulario/generar protocolo de importación en el cual se puede consultar la estructura de archivos requerida para la validación y envío, así como los códigos habilitados para el periodo de reporte. Mediante este documento el usuario puede conocer la estructura, los códigos y conceptos Fut que debe contener el archivo plano en el periodo de envió para subirlo a la plataforma CHIP. Con esta herramienta el usuario podrá minimizar los errores al momento de la validación. TAREA 9: Diligenciar las plantillas FUT mediante extracción de información de los reportes generados SIA con las herramientas macros instaladas. Una vez el funcionario responsable de las oficinas gestoras haya recibido de la oficina de presupuesto tanto las plantillas como las ejecuciones, procede a homologar los códigos FUT en el reporte de Excel de las ejecuciones, siendo fuente de información para diligenciar el respectivo formato FUT. En el siguiente cuadro se especifica que cada formato FUT debe ser diligenciado por su respectiva oficina gestora y su fuente de acceso a la base de datos referente.






ITEM INFORMES OFICINA GESTORA OBSERVACIONES

1 (FUT) Formato Ingresos

Secretaría de Salud Reporta Independiente de Administración Central

Secretaría de Educación Reporta Independiente con su propia Base de Datos

Administración Central Diligencia Oficina de Presupuesto

Asamblea Departamental No aplica reportar Ingresos.

Contraloría Departamental

2

(FUT) Formato Gastos de Funcionamiento

Secretaría de Salud

Reporta Independiente de Administración Central

Administración Central - Salud Diligencia Oficina de Presupuesto

Secretaría General Diligencia Oficina de Presupuesto

Secretaria del Interior - Gobierno Reporta a partir de lo registrado en su centro de costos.

Secretaría de Transporte e Infraestructura

Reporta a partir de lo registrado en su centro de costos.


Diligencia Oficina de Presupuesto. Se excluyen las transferencias al sector público, códigos 03230703 y 04 .

Contraloría Departamental

Se recibe formato FUT directamente diligenciado sin homologación.

Asamblea Departamental

Reporta Independiente con su propia Base de Datos

3

(FUT) Formato Gastos de Inversión

Secretaría de Transporte e Infraestructura


Secretaría de General Diligencia Oficina de Presupuesto

Secretaría de Desarrollo Diligencia Oficina de Presupuesto

Secretaría de Hacienda Diligencia Oficina de Presupuesto

Secretaría de Planeación


Secretaría de Agricultura









Reporta Independiente de Administración Central

Secretaría del Interior


Secretaría de Educación

Reporta Independiente con su propia Base de Datos

Administración Central - Educación


4

(FUT) Formato Servicio Deuda

Administración Central Coordinación de Contabilidad.

5 (FUT) Formato Reservas

Administración Central N/A Están incluidas en la ejecución de gastos de funcionamiento e Inversión.

6 Excedentes de Liquidez

Tesorería General del Departamento

Reporta los saldos de las cuentas bancarias discriminadas por fuentes así como las inversiones temporales que se hayan reportado durante la vigencia.

Tesorería Secretaría de Educación y Tesorería Secretaria de Salud.

7 (FUT) Regalías 1

Contabilidad - Giros

Coordinación de Presupuesto - Modif Ppto

Planeación - Inversión Departamental por Municipios

Tesorería - Cuenta

8 (FUT) Regalías 2

Planeación - Inversión Departamental por Municipios

Reporta a partir de lo registrado en su centro de costos teniendo en cuenta la relación detallada por municipios

Tesorería Cuentas por Pagar

Reporta relación detalla de los saldos de las cuentas por pagar corrientes de terceros debidamente identificados.

9 (FUT) Regalías 2 - Inversiones

No aplica Ingresos regalías resguardos, Saneamiento Fiscal

Secretaria de Transporte e Infraestructura







Secretaria de Agricultura

Secretaria de Salud

Secretaria de Educación

Secretaria de Gobierno

Secretaria General

Secretaria de Hacienda

Secretaria de Planeación

10 (FUT) Desplazados 1

Secretaría del Interior De conformidad con los programas en atención a la población desplazada con base al periodo a reportas



11 (FUT) Desplazados 2

Secretaría de Gobierno De conformidad con los programas en atención a la población desplazada con base al periodo a reportas



12 Cierre Fiscal

Tesorería General del Departamento

Secretaría de Hacienda es el responsable directo de circularizar Oficio a las unidas gestoras para recolección de información. Coordinación de Presupuesto consolida.

Coordinación de Contabilidad


Secretaria de Salud

Secretaria Educación

Asamblea Departamental y Contraloría Departamental

Con el objetivo de automatizar las actividades que se realizan manualmente para enviarlas al validador, se crea la MACRO FUT y así, se podrá asegurar que la información se más ágil y veraz. A continuación se explicará paso a paso el uso de la macro para FUT gastos de funcionamiento y FUT ingresos






USO DE LA MACRO FUT GASTOS DE FUNCIONAMIENTO Para ingresar a la macro, Inicialmente se realiza la instalación en el computador y se entra desde el icono que identifica el programa. Se debe conocer la estructura de los menús de la macro gastos de funcionamiento, para esto se visualiza el siguiente mensaje al ejecutarla.

Este mensaje hace referencia a que en el menú principal de su versión de Excel ya sea 2003, 2007 o 2010, aparece un nuevo submenú en donde están contenidas las funciones de ejecución de la macro. Se da clic en ACEPTAR y se dirige con el cursor del mouse a dicho submenú de la opción complementos.

El menú de fut gastos posee 4 ítems:






A. CARGAR LISTAS E INFORMACION SIA (Soluciones Integradas de Administración) B. PARAMETRIZACION C. GENERAR FUT GASTOS D. ENVIAR AL VALIDADOR A. CARGAR LISTAS E INFORMACION SIA

Este proceso se encarga de cargar y generar las listas de información correspondiente a los CONCEPTOS que se refieren a los códigos FUT que solicita el validador, las FUENTES que corresponden a los diferentes agrupaciones del cálculo de códigos FUT, los RUBROS del Sistema SIA, los diferentes RECURSOS de los rubros y por último el archivo plano correspondiente a la ejecución presupuestal de gastos generada desde el sistema SIA.

B. PARAMETRIZACION En el ítem Parametrización están asignadas las diferentes administraciones que contienen las listas diseñadas por el proceso anterior, en la Parametrización se deben relacionar o enlazar los códigos solicitados por la plantilla GASTOS DE FUNCIONAMIENTO, los rubros que correspondan a n conceptos, las fuentes de n conceptos, y los recursos de n fuentes.

C. GENERAR FUT GASTOS Este proceso se realiza después de haber parametrizado debidamente la hoja que corresponda a la administración y se encarga de hacer las agrupaciones necesarias para la plantilla GASTOS DE FUNCIONAMIENTO y enviar la información a la primera hoja “SIA_FUT_GASTOS”.

D. ENVIAR AL VALIDADOR

Este es el paso final que se realiza y se encarga de tomar la hoja “SIA_FUT_GASTOS” y enviarla anexa en una hoja nueva del validador GASTOS DE FUNCIONAMIENTO y a su vez también alimenta la hoja correspondiente a la administración parametrizados. Para profundizar de una manera más detallada los procesos anteriores implicados en la generación del informe FUT GASTOS DE FUNCIONAMIENTO, se presenta lo siguiente: CARGAR LISTAS E INFORMACION SIA






Con el cursor se selecciona y se da clic a: Complementos FUT GASTOS CARGAR LISTAS E INFORMACION SIA El primer mensaje que aparecerá es el siguiente:

Se da clic en “Aceptar” y se muestra un cuadro de diálogo para buscar la plantilla de Gastos De Funcionamiento.






Se debe tener en cuenta que todas las plantillas deben estar contenidas en “C:\FUT_Herramienta\” , dentro de la carpeta que hace referencia al trimestre correspondiente, allí dentro se encuentra un archivo de Excel con el nombre “GastosFuncionamiento”+Trimestre+Año, en este ejemplo para el trimestre Abril-Junio de 2010 se seleccionaría “GastosFuncionamientoAbril-Junio-2010” y se da clic en Abrir. Después se despliega el siguiente mensaje

Se selecciona “Aceptar” y después se muestra un cuadro de diálogo para buscar la Ejecución Presupuestal de Gastos SIA correspondiente dentro de la PC. Después de haber seleccionado la Ejecución Presupuestal, aparecerá el siguiente mensaje, al cual se debe dar clic en NO.

PARAMETRIZACION Para realizar la parametrización se debe seguir con la siguiente ruta: FUT GASTOSPARAMETRIZACIONADMON CENTRAL






Se ubicará en la hoja correspondiente a la parametrización seleccionada. Para este caso se realizará el ejemplo con ADMON CENTRAL (Administración Central), dando clic sobre la misma.

La hoja se denominará PARAM_ADMON_CENTRAL, correspondiente a la parametrización previamente homologada y a la cual pueden hacer adiciones, modificaciones de códigos, rubros, fuentes y recursos. Es sumamente importante que cada modificación que se realice, corresponda a las necesidades o requerimientos del informe FUT GASTOS DE FUNCIONAMIENTO y que los códigos FUT que se vayan agregando tengan un orden jerárquico, es decir si se está incluyendo códigos FUT nuevos, se deben ubicar seguidamente del código anterior. Ejemplo:






En la primera imagen se observa que el orden de los códigos mantiene una jerarquía numérica, en la segunda imagen ya se ve una parametrización desordenada, lo que compromete el buen funcionamiento de la macro en sus 2 últimos pasos. Recuerde que este orden solo es necesario en la selección de los códigos FUT; para los demás parámetros no es necesario conservar el orden jerárquico, Sin embargo es recomendable hacerlo parar mantener un ordenamiento y posicionamiento más exacto. Ahora se procede a parametrizar un registro:

Después de esto se encuentra con 4 columnas correspondientes a los parámetros que solicita el validador, cada una de esas columnas contiene las listas desplegables que se deben seleccionar e ir agrupando. CODIGO_FUT: Se selecciona con clic en la pestaña derecha para que se despliegue el plan de cuentas FUT y se escoge la cuenta que se desee.

RUBROS: Se selecciona y se da clic en la pestaña derecha para que se desplieguen los rubros del SIA y luego se elige el rubro que corresponda al código FUT






FUENTES: Se selecciona y se da clic en la pestaña derecha para que despliegue la lista de fuentes disponibles para la administración en la que se esté trabajando, después se selecciona la fuente que haga referencia al código FUT. Estas fuentes ya están debidamente relacionadas en la plantilla de GASTOSFUNCIONAMIENTO, Tener en cuenta primero que fuente corresponde a cada código y selecciónela también en el orden que mantiene la plantilla GASTOSFUNCIONAMIENTO

RECURSOS: A diferencia de las columnas anteriores la columna RECURSOS, es una columna especial que solo debe ser llamada cuando en un código FUT deben ser diligenciadas varias FUENTES o cuando un RUBRO se repite en códigos FUT diferentes, como lo es el caso textual del código. 1.3.2 CUOTAS PARTES DE MESADA PENSIONAL Observe el siguiente cuadro:

Nótese que este código 03232301 posee el mismo rubro en diferentes fuentes: INGRESOS CORRIENTES DE LIBRE DESTINACION ESTAMPILLAS OTRAS FUENTES DIFERENTES A LAS ANTERIORES Para lo cual ciertos recursos del mismo rubro corresponden a agrupaciones únicas de la fuente, el RUBRO 03232301 posee 18 recursos diferentes pero no todos van a la misma fuente a pesar de que si van al mismo código, por lo tanto es necesario que se






especifique a la macro que recursos van a la fuente a través de la combinación de teclas Ctrl+shift+M, la cual llamará un formulario que contiene solo los 18 recursos que hacen referencia al rubro den entre los 1406 recursos contenidos en el informe del SIA. Recuerde que esta instrucción debe invocarse estando ubicados en la fila del código FUT y en la columna RECUROS. Observe lo siguiente.

Con la combinación de teclas Ctrl+shift+M, se invoca el formulario:

En este formulario están contenidos los RECURSOS del rubro para lo cual se debe dar un doble clic sobre el recurso que desee que corresponda a dicha fuente; están ubicados en el código FUT: 1.3.2. cuotas partes 03232301 Cuotas Partes INGRESOS CORRIENTES DE MESADA PENSIOPNAL. Pensionales. Libre destinación. Se selecciona y se da doble clic en el primer Recurso ICLD Deguello de Ganado, entonces se llega a la primera lista el RECURSO o RECURSOS agrupados de la fuente, el procedimiento se puede hacer cuantas veces sea necesario tanto para agregar RECURSOS o como para quitar RECURSOS, cuando ya se haya finalizado de seleccionar los RECURSOS, se selección con clic en el botón AGRUPAR RECURSOS y después se da clic en el botón SALIR, observe:






Como resultado en la columna recursos quedará una agrupación de los RECURSOS separados por un “\” (slash) para este caso la cadena quedaría: “I.C.L.D. degüello de ganado\Pro-cultura Pensiones 20%\PROELECTRIFICACION 20% PENSIONES Rec.Balance\Rendimientos Pro reforestación Pensiones 20%\PRO-UIS PENSIONES 20% (10% unipaz)\Pro anciano Pensiones 20%”. Si la columna RECURSO ya posee una cadena contenida al llamar la instrucción con Ctrl+shift+M, este mostrará en la lista 1 que RECURSOS estaban previamente parametrizados, para lo cual también se puede agregar o quitar según lo desee.






Esta misma invocación de RECURSOS debe ser parametrizados en filas como se observaba al inicio, cuando en un código FUT deben ser diligenciadas varias FUENTES o cuando un RUBRO se repite en códigos FUT diferentes; en estos casos especiales tienen un fondo de color azul haciendo énfasis en la atención que se les debe brindar. Ya después de haber finalizado con el proceso de parametrización se procede al siguiente paso. GENERAR FUT GASTOS Después de haber terminado con la parametrización, se continúa generando el plano que será enviado al validador GASTOSFUNCIONAMIENTOAbril-Junio-2010 FUT GASTOS GENERAR FUT GASTOS

La macro comienza a elaborar el archivo plano, operación que no demora más de 2 minutos para 143 rubros contenidos en 64 códigos. Al finalizar se envía la información a la primera hoja “SIA_FUT_GASTOS”, esta primera hoja es la que se envía al validador como paso final. Por último se continúa con el proceso seleccionando ENVIAR AL VALIDADOR ENVIAR AL VALIDADOR






Es el último paso para la generación del FUT GASTOS DE FUNCIONAMIENTO Administración Central, se sigue con la siguiente ruta. FUT GASTOS GENERAR FUT GASTOS

Lo primero que él va a solicitar es la ruta de destino a donde tiene que llegar la información, en este caso se recurre a buscar la misma ruta donde inicialmente se ubicó el origen de los conceptos “C:\FUT_Herramienta\GastosFuncionamientoAbril-Junio-2010”.

Al seleccionar el archivo Destino se selecciona y se da clic en abrir y la macro lo ubica en el mismo, en una hoja para cada administración. En este caso por ser administración central queda ubicada en la “Hoja1” y así sucesivamente por el orden de las administraciones en la plantilla.






Ahora bien, saliendo del proceso se continuará yendo nuevamente a la Macro observando que en la primera hoja “SIA_FUT_GASTOS” se ha exportado la información y se ha dejado la hoja solo con los encabezados de las columnas; esto se hace con el propósito de que por cada administración que se parametrice y se envíe al validador, se limpie la hoja en donde inicialmente recae la información calculada, este paso no es necesario realizarlo, es una aclaración.

Volviendo al validador aparece la “Hoja1”






Esta “Hoja1” es una hoja de referencia de la información que fue cargada en la hoja ADMON CENTRAL de la plantilla, se procede a ubicarla en la respectiva hoja (ADMON CENTRAL). Se observará que ya está cargada la información en su totalidad.






Por último se procede a guardar los cambios realizados en el validador, se finaliza saliendo de él y se continúa realizando la parametrización para la siguiente administración, se genera el FUT GASTOS y se envía al validador hasta finalizar con todas.






USO DE LA MACRO FUT INGRESOS Para ingresar a la macro, Inicialmente se realiza la instalación en el computador y se entra desde el icono que identifica el programa. Se debe conocer la estructura de los menús de la macro gastos de funcionamiento, para esto se visualiza el siguiente mensaje al ejecutarla.

Este mensaje hace referencia a que en el menú principal de su versión de Excel ya sea 2003, 2007 o 2010, aparece un nuevo submenú en donde están contenidas las funciones de ejecución de la macro. Se da clic en ACEPTAR y se dirige con el cursor del mouse a dicho submenú de la opción complementos

El menú de fut Ingresos posee 4 ítems: A. CARGAR LISTAS E INFORMACION SIA (Soluciones Integradas de Administración) B. PARAMETRIZACION C. GENERAR FUT GASTOS D. ENVIAR AL VALIDADOR






A. CARGAR LISTAS E INFORMACION SIA

Este proceso se encarga de cargar y generar las listas de información correspondiente a los CONCEPTOS que se refieren a los códigos FUT que solicita el validador y los RUBROS del Sistema SIA.

B. PARAMETRIZACION

En el ítem Parametrización contienen las listas diseñadas por el proceso anterior; en la Parametrización se deben relacionar o enlazar los códigos solicitados por la plantilla INVERSIÓN, con los rubros que correspondan a n conceptos.

C. GENERAR FUT GASTOS

Este proceso se realiza después de haber parametrizados debidamente la hoja que corresponda a la administración y se encarga de hacer las agrupaciones necesarias para la plantilla GASTOS DE FUNCIONAMIENTO y enviar la información a la primera hoja “SIA_FUT_INGRESOS”.


Este es el paso final y se encarga de tomar la hoja “SIA_FUT_INGRESOS” y enviarla anexa en una hoja nueva del validador INVERSION y a su vez también alimenta la hoja correspondiente a la debidamente parametrizados.

Para profundizar de una manera más detallada los procesos anteriores implicados en la generación del informe FUT INGRESOS, se presenta lo siguiente: CARGAR LISTAS E INFORMACION SIA

Con el cursor se selecciona y se da clic a: Complementos FUT INGRESOS CARGAR LISTAS E INFORMACION SIA El primer mensaje que nos aparecerá es el siguiente:






Se da clic en “Aceptar” y se muestra un cuadro de diálogo para buscar la plantilla de Ingresos:

Se debe tener en cuenta que todas las plantillas deben estar contenidas en “C:\FUT_Herramienta\” , dentro de la carpeta que hace referencia al trimestre correspondiente, allí dentro se encuentra un archivo de Excel con el nombre “Ingresos”+Trimestre+Año, en este ejemplo para el trimestre Abril-Junio de 2010 se seleccionaría “IngresosAbril-Junio-2010” y se da clic en Abrir. Después se despliega el siguiente mensaje

Se selecciona “Aceptar” y después se muestra un cuadro de diálogo para buscar la Ejecución Presupuestal de Gastos SIA correspondiente dentro de la PC.






Después de haber seleccionado la Ejecución Presupuestal, aparecerá el siguiente mensaje, al cual se debe dar clic en NO.

PARAMETRIZACION Para realizar la parametrización se debe seguir con la siguiente ruta: FUT INGRESOSPARAMETRIZACION

Es sumamente importante que cada modificación que se realice, corresponda a las necesidades o requerimientos del informe FUT INGRESOS y que los códigos FUT que se vayan agregando, insertando o seleccionando tengan un orden jerárquico, es decir si se está incluyendo códigos FUT nuevos, ubíquelos seguidamente del código anterior. Ejemplo:






En la primera imagen se observa que el orden de los códigos mantiene una jerarquía numérica, en la segunda imagen ya se ve una Parametrización desordenada, lo que compromete el buen funcionamiento de la macro en sus 2 últimos pasos. Recuerde que este orden solo es necesario en la selección de los códigos FUT; para los demás parámetros no es necesario conservar el orden jerárquico, sin embargo es recomendable hacerlo parar mantener un ordenamiento y posicionamiento más exacto. Ahora se procede a parametrizar un registro:

Después de esto se encuentra con 2 columnas correspondientes a los parámetros que solicita el validador, cada una de esas columnas contiene las listas desplegables que se deben seleccionar e ir agrupando. CODIGO_FUT: Se selecciona con clic en la pestaña derecha para que se despliegue el plan de cuentas FUT y se escoge la cuenta que se desee







Ya después de haber finalizado con el proceso de parametrización se procede al siguiente paso GENERAR FUT INGRESOS Después de haber terminado con la parametrización, se continua generando el plano que será enviado al validador INGRESOSAbril-Junio-2010 FUT INGRESOS GENERAR FUT INGRESOS

La macro comienza a elaborar el archivo plano, operación que demora aproximadamente 1 minuto para 356 rubros contenidos en 68 códigos. Al finalizar se envía la información a la primera hoja “SIA_FUT_INGRESOS”, esta primera hoja es la que se envía al validador como paso final. Por último se continúa con el proceso seleccionando ENVIAR AL VALIDADOR ENVIAR AL VALIDADOR Es el último paso para la generación del FUT INGRESOS FUT INGRESOS ENVIAR AL VALIDADOR






Lo primero que él va a solicitar es la ruta de destino a donde tiene que llegar la información, en este caso se recurre a buscar la misma ruta donde inicialmente se ubicó el origen de los conceptos “C:\FUT_Herramienta\Abril - Junio-2010\IngresosAbril-Junio-2010” Nota: la ruta puede variar dependiendo del periodo de generación en FUT herramienta

Al seleccionar el archivo Destino se selecciona y se da clic en abrir y la macro lo ubica en el mismo, en una hoja nueva, en la “Hoja1”. Ahora bien, saliendo del proceso se continuará yendo nuevamente a la Macro observando que en la primera hoja “SIA_FUT_INGRESOS” se ha exportado la información y se ha dejado la hoja solo con los encabezados de las columnas, esto se hace con el propósito de que cada vez que se envié al validador se limpie la hoja en donde inicialmente recae la información calculada, este paso no es necesario hacerlo, es una aclaración.






Esta “Hoja1” es una hoja de referencia de la información que fue cargada en la hoja INGRESOS de la plantilla, se procede a ubicarla en la respectiva hoja (INGRESOS). Se observará que ya está cargada la información en su totalidad.

Por último salve y complete los demás requerimientos del validador para las columnas de selección e información de referencias documentales.






Uso de la Macro FUT Gastos de Inversión Para ingresar a la macro, Inicialmente se realiza la instalación en el computador y se entra desde el icono que identifica el programa. Se debe conocer la estructura de los menús de la macro gastos de funcionamiento, para esto se visualiza el siguiente mensaje al ejecutarla:

Este mensaje hace referencia a que en el menú principal de su versión de Excel ya sea 2003, 2007 o 2010 aparecerá un nuevo submenú en donde están contenidas las funciones de ejecución de la macro. Se da clic en ACEPTAR y se dirige con el cursor del mouse a dicho submenú de la opción complementos:

El menú de Fut Gastos de Inversión posee 4 ítems: A. CARGAR LISTAS E INFORMACION SIA (Soluciones Integradas de Administración) B. PARAMETRIZACION C. GENERAR FUT INVERSION D. ENVIAR AL VALIDADOR

A. CARGAR LISTAS E INFORMACION SIA

Este proceso se encarga de cargar y generar las lista de información correspondiente a los CONCEPTOS , las FUENTES que corresponden a los diferentes agrupaciones del cálculo de códigos FUT , los RUBROS del Sistema SIA, los diferentes RECURSOS de los rubros y por último el archivo plano correspondiente a la ejecución presupuestal de gastos generada desde el sistema SIA.






B. PARAMETRIZACION

En el ítem Parametrización contienen las listas diseñadas por el proceso anterior, en la Parametrización se deben relacionar o enlazar los códigos solicitados por la plantilla INVERSION con los rubros que correspondan a n conceptos.

C. GENERAR FUT INVERSIÓN

Este proceso se realiza después de haber parametrizados debidamente la hoja que corresponda a la administración y se encarga de hacer las agrupaciones necesarias para la plantilla INVERSION y enviar la información a la primera hoja “SIA_FUT_INVERSION”.


Este es el paso final y se encarga de tomar la hoja “SIA_FUT_INVERSION” y enviarla anexa en una hoja nueva del validador INVERSION y a su vez alimentar la hoja correspondiente a la debidamente parametrizada.

Para profundizar de una manera más detallada los procesos anteriores implicados en la generación del informe FUT INGRESOS, se presenta lo siguiente: CARGAR LISTAS E INFORMACION SIA

Con el cursor se selecciona y se da clic a: Complementos FUT GASTOS DE INVERSIÓN CARGAR LISTAS E INFORMACION SIA El primer mensaje que nos aparecerá es el siguiente:






Se da clic en “Aceptar” y se muestra un cuadro de diálogo para buscar la plantilla de Inversión.

Se debe tener en cuenta que todas las plantillas deben estar contenidas en “C:\FUT_Herramienta\” , dentro de la carpeta que hace referencia al trimestre correspondiente, allí dentro se encuentra un archivo de Excel con el nombre “Inversión”+Trimestre+Año, para este ejemplo para el trimestre Abril-Junio de 2010 se seleccionaría “InversionAbril-Junio-2010” y se da clic en Abrir. Después se despliega el siguiente mensaje






Se selecciona “Aceptar” y después se muestra un cuadro de diálogo para buscar la Ejecución Presupuestal de Inversión SIA correspondiente dentro de la PC. Después de haber seleccionado la Ejecución Presupuestal, aparecerá el siguiente mensaje, al cual se debe dar clic en NO.

PARAMETRIZACION Para realizar la parametrización se debe seguir con la siguiente ruta: FUT INVERSIÓN PARAMETRIZACION

Es sumamente importante que cada modificación que se realice, corresponda a las necesidades o requerimientos del informe FUT GASTOS DE INVERSION y que los códigos FUT que se vayan agregando, insertando o seleccionando tengan un orden jerárquico, es decir si se está incluyendo códigos FUT nuevos, ubíquelos seguidamente del código anterior.Ejemplo:






En la primera imagen se observa que el orden de los códigos mantiene una jerarquía numérica, en la segunda imagen ya se ve una parametrización desordenada, lo que compromete el buen funcionamiento de la macro en sus 2 últimos pasos. Recuerde este orden solo es necesario en la selección de los códigos FUT, para los demás parámetros no es necesario conservar el orden jerárquico, sin embargo es recomendable hacerlo parar mantener un ordenamiento y posicionamiento más exactos. Ahora se procede a parametrizar un registro:

Después de esto se encuentra con 2 columnas correspondientes a los parámetros que solicita el validador, cada una de esas columnas contiene las listas desplegables que se deben seleccionar e ir agrupando. CODIGO_FUT: Se selecciona con clic en la pestaña derecha para que se despliegue el plan de cuentas FUT y se escoge la cuenta que se desee







FUENTES: Se selecciona y se da clic en la pestaña derecha para que despliegue la lista de fuentes disponibles para la administración en la que se esté trabajando, después se selecciona la fuente que haga referencia al código FUT. Estas fuentes ya están debidamente relacionadas en la plantilla de GASTOS DE INVERSIÓN.

RECURSOS: A diferencia de las columnas anteriores la columna RECURSOS, es una columna especial que solo debe ser llamada cuando en un código FUT deben ser diligenciadas varias FUENTES o cuando un RUBRO se repite en códigos FUT diferentes, como lo es el caso textual del código 1.3.2 CUOTAS PARTES DE MESADA PENSIONAL Observe el siguiente cuadro

Nótese que este código posee el mismo rubro el 03232301 en diferentes fuentes INGRESOS CORRIENTES DE LIBRE DESTINACION ESTAMPILLAS OTRAS FUENTES DIFERENTES A LAS ANTERIORES Para lo cual ciertos recursos del mismo rubro corresponden a agrupaciones únicas de la fuente, el RUBRO 03232301 posee 18 recursos diferentes pero no todos van al misma fuente a pesar de que si van al mismo código, por lo tanto es necesario especificarle a la macro que recursos van a la fuente a través de la combinación de teclas Ctrl+shift+M, la cual llamara un formulario que contiene solo los 18 recursos que hacen referencia al rubro den entre los 1406 recursos contenidos en el informe del SIA.






Recuerde que esta instrucción debe invocarse estando ubicados en la fila del código FUT y en la columna RECUROS. Observe lo siguiente: Con la combinación de teclas Ctrl+shift+M, se invoca el formulario:

En este formulario están contenidos los RECURSOS del rubro para lo cual debemos dar un doble clic sobre el recurso que deseemos que corresponda a dicha fuente, están ubicados en el código FUT: 1.3.2. CUOTAS PARTES 93232301 Cuotas Partes INGRESOS CORRIENTES DE MESADA PENSIONAL Pensionales LIBRE DESTINACION Se selecciona y se da doble clic en el primer Recurso ICLD Deguello de Ganado, entonces se llega a la primera lista el RECURSO o RECURSOS agrupados de la fuente, el procedimiento se puede hacer cuantas veces sea necesario tanto para agregar RECURSOS o como para quitar RECURSOS, cuando ya se haya finalizado de seleccionar los RECURSOS, se selección con clic en el botón AGRUPAR RECURSOS y después se da clic en el botón SALIR, observe:






Como resultado en la columna recursos quedara una agrupación de los RECURSOS separados por un “\” slash para este caso la cadena quedaría: “I.C.L.D. degüello de ganado\Pro-cultura Pensiones 20%\PROELECTRIFICACION 20% PENSIONES Rec.Balance\Rendimientos Proreforestación Pensiones 20%\PRO-UIS PENSIONES 20% (10% unipaz)\Proanciano Pensiones 20%”. Si la columna RECURSO ya posee una cadena contenida al llamar la instrucción con Ctrl+shift+M nos mostrara en la lista 1 que RECURSOS estaban previamente parametrizados, para lo cual también se puede agregar o quitar según lo desee.






Esta misma invocación de RECURSOS debe ser parametrizada en filas como se observaba al inicio cuando en un código FUT deben ser diligenciadas varias FUENTES o cuando un RUBRO se repite en códigos FUT diferentes, en estos casos especiales tienen un fondo de color azul haciendo énfasis en la atención que se les debe brindar. Ya después de haber finalizado con el proceso de Parametrización se procede al siguiente paso. GENERAR FUT INVERSION Después de haber terminado con la Parametrización procedemos a generar el plano que será enviado al validador INVERSIONAbril-Junio-2010 FUT GASTOS DE INVERSIÓN GENERAR FUT INVERSION

Al finalizar envía la información a la primera hoja “SIA_FUT_INVERSION”, esta primera hoja es la que se envía al validador como paso final. Por último corremos el proceso ENVIAR AL VALIDADOR ENVIAR AL VALIDADOR Es el último paso para la generación del FUT INVERSION FUT GASTOS DE INVERSIÓN ENVIAR AL VALIDADOR






Lo primero que él va a solicitar es la ruta destino a donde tiene que llegar la información, en este caso se recurre a buscar la misma ruta donde inicialmente ubicamos el origen de los conceptos “C:\FUT_Herramienta\Abril - Junio-2010\InversionAbril-Junio-2010”. Nota: la ruta puede variar dependiendo del periodo de generación en FUT herramienta.

Al seleccionar el archivo Destino se da clic en abrir y la macro lo ubica en el mismo, en una hoja nueva, en la “Hoja1”. Ahora bien saliendo del proceso se continuará yendo nuevamente a la Macro observando que en la primera hoja “SIA_FUT_INVERSION” se ha exportado la información y se ha dejado la hoja solo con los encabezados de las columnas, esto se hace con el propósito de que cada vez que se envié al validador se limpie la hoja en donde inicialmente recae la información calculada, este paso no es necesario hacerlo, es una aclaración.







Esta “Hoja1” es una hoja de referencia de la información que fue cargada en la hoja INVERSION de la plantilla, al ubicarnos en la respectiva hoja (INVERSION), nos daremos cuenta de que ya está cargada la información en su totalidad






Por último se procede a guardar los cambios realizados en el validador, se finaliza saliendo de él y se continúa realizando la parametrización para la siguiente administración, se genera el FUT INVERSION y se envía al validador hasta finalizar. TAREA 8 Realizar la validación de los formularios Después de diligenciar completamente el formato, la entidad territorial debe validar que la información es consistente mediante la aplicación de las expresiones de validación definidas en la categoría. TAREA 9: Entregar los formatos diligenciados de las oficinas gestoras para consolidación Recibida la información de las oficinas gestoras se revisa frente a las ejecuciones presupuestales del SIA, si es el caso, identificando posibles diferencias que deberán ser sustentadas y corregidas por las mismas, enviándose oficio elaborado por el responsable de la oficina de presupuesto especificando los hallazgos encontrados con el propósito de dejar evidencia que la información inicialmente recibida de las diferentes oficinas gestoras, además de ser revisada, ha contenido errores TAREA 10: Realizar la validación de los formularios a través de las macros instaladas.






La macro se encargará de validar que los datos contenidos dentro de la plantilla fut sean equivalentes a los datos y rubros presupuestales generados por el Sistema soluciones integrados de administración SIA, disminuyendo con ello el riesgo de omitir datos presentando con ello la no razonabilidad de las cifras contenidas en el informe. La utilización de esta aplicación será descrita a continuación: PUNTOS DE CONTROL Cada una de las macros diseñadas le facilita al usuario la comprensión de los formatos trimestrales de la herramienta FUT y la correcta parametrización de los mismos a través de los siguientes puntos de control, para los cuales este manual les dará una descripción detallada de su función y propósito para el usuario final.

1) CODIGOS FUT NUEVOS Trimestralmente la herramienta FUT diseñada por el Ministerio de Hacienda y crédito Público, realiza actualizaciones a sus validadores y consolidadores de información, para lo cual las macros FUT identificara algún cambio en los códigos FUT. Para este caso cuando el validador presenta nuevos códigos a comparación del trimestre anterior. Para este ejemplo hemos realizado lo siguiente: Se crearon en la hoja conceptos en el validador gastos 123456789 CONCEPTO 1 654321 CONCEPTO 2 951357 CONCEPTO 3 987654321 CONCEPTO 4 Para lo cual nos aparecerá el siguiente mensaje al cual damos clic en Aceptar

Después de realizar las comparaciones la macro nos llevara a la hoja CONCEPTOS_COMPARACION en donde usted podrá observar que códigos FUT se crearon en la nueva versión del validador.






En la parte superior izquierda usted podrá visualizar dichos códigos los cuales el usuario debe ingresar y homologar en la hoja de parametrización correspondiente, dependiendo de los requerimientos de la nueva versión de la herramienta FUT y si aplican estos códigos a la oficina gestora que está usando la macro.

2) CODIGOS FUT INEXISTENTES

Para el caso contrario, si la herramienta FUT en este nuevo trimestre ha retirado códigos FUT de sus validadores, la macro también le informara al respecto para que el usuario realice los ajustes necesarios en la hoja de parametrización, veamos el ejemplo: Se retiraron de la hoja conceptos en el validador gastos 1.1.1.3 HORAS EXTRAS Y DÍAS FESTIVOS 1.1.1.4 PRIMAS LEGALES 1.1.4.2.1.4.1 DE FUNCIONARIOS 1.1.4.2.1.4.2 DE DIPUTADOS Para lo cual nos aparecerá el siguiente mensaje al cual damos clic en Aceptar






Después de realizar las comparaciones la macro nos llevara a la hoja CONCEPTOS_COMPARACION en donde usted podrá observar que códigos FUT se retiraron en la nueva versión del validador.

3) RUBROS NUEVOS

Al momento de hacer el cargue del origen de datos SIA, la macro compara que RUBROS nuevos existen entre el actual archivo cargado y el ultimo que se cargo en la misma, si la macro encuentra nuevos rubros creados nos informara de los mismos para hacer su respectiva parametrización y poder continuar con la ejecución de los pasos posteriores en la macro, veámoslo: Se crearon los siguientes rubros nuevos en la ejecución de gastos SIA 0312456789 RUBRO 1 0358974441151545450 RUBRO 2 0365657632653213 RUBRO 3 0355654887878951321 RUBRO 4 03545654891321354 RUBRO 5 03514545487879999111 RUBRO 6 03546513215787878787 RUBRO 7 039876543210111 RUBRO 8 Para lo cual nos aparecerá el siguiente mensaje al cual damos clic en Aceptar






Después de realizar las comparaciones la macro nos llevara a la hoja RUBROS_NUEVOS, en donde usted podrá observar que RUBROS fueron creados desde su último cargue de información SIA, esto con el objeto de que el usuario ya conozca que RUBROS deben ser homologados en la hoja de parametrización correspondiente, antes de realizar el paso de GENERAR FUT.

4) RUBROS NO PARAMETRIZADOS

Este punto de control le informa al usuario si en su ejecución presupuestal debidamente solicitada al sistema SIA, como fuente de información para la ejecución de las macros, existen rubros que no están incluidos en la hoja de parametrización, es decir, es muy importante que cada informe SIA que se cargue a las macros deba ser la información exclusiva de la oficina gestora, esto con el objeto de que el totalizado del informe SIA coincida exactamente con el totalizado generado por la macro, para dicho motivo se diseño el actual punto de control en el cual se le informara al usuario que rubros no fueron incluidos en la parametrización y no le permite continuar hasta que cada rubro este debidamente homologado, veámoslo: Se retiraron los siguientes rubros de la hoja de parametrización: 1.1.4.1.1.1.1 DE FUNCIONARIOS 03202301 1.2.2.6.1 ENERGÍA 03211002 1.2.4 GASTOS DE BIENESTAR SOCIAL 03212304 1.3.1 MESADAS PENSIONALES 032310020202 1.3.12 FONDO NACIONAL DE PENSI 03231901 1.5.2 GASTOS GENERALES 0326050106 1.5.3 TRANSFERENCIAS 0326050127 Para lo cual nos aparecerá el siguiente mensaje al cual damos clic en Aceptar






Después de realizar las comparaciones la macro nos llevara a la hoja RUBROS_NO_PARAMETRIZADOS, en donde usted podrá observar que RUBROS fueron obviados en la parametrización, lo cual nos obliga a asignarles los códigos fut correspondientes y recuerden hacerlo por orden su orden jerárquico

5) SIA DESCUADRADO

Para el ejemplo anterior les mostramos que pasaría si el usuario omite la homologación de RUBROS del SIA, como consecuencia de esto el cruce de información entre saldos del SIA y la MACRO FUT quedara descuadrada, la MACRO le informa al usuario primero que le falto a través del control anterior y segundo, veámoslo: La única forma de que quede descuadrado el SIA es a través de la no Parametrización de los recursos a sus diferentes fuentes Se eliminaron los recursos para los siguientes registros 1.3.1 MESADAS PENSIONALES (61) 0323100107 INGRESOS CORRIENTES DE LIBRE ICLD-Cervezas Nles 1.3.3 CAPITALIZACIÓN DE (82) 032310010801 INGRESOS CORRIENTES DE LIBRE I.C.L.D.\ICLD-CervezasNles\ICLD-Vehiculos \I.C.L.D. Monopolio Licores 1.3.25 OTRAS TRANSFERENCIAS (114) 03231102 OTRAS FUENTES DIFERENTES A LAS ICLD-Cervezas Nles \ I.C.L.D. Cervezas Extranjera






Para lo cual nos aparecerá el siguiente mensaje al cual damos clic en Aceptar.

Después de realizar las comparaciones la macro nos llevara a la hoja DESCUADRES, en donde usted podrá observar un comparativo entre los saldos de la información SIA, con lo generado por la MACRO, podemos ver que hay diferencias entre los totales, debido pues a lo echo en el ejemplo anterior, la no parametrización especial de los recursos agrupados.

6) SIA CUADRADO La correcta parametrización de los rubros, recursos o fuentes de destinación nos llevan a realizar la ejecución de las MACROS, este punto de control nos informa si todo quedo correctamente diligenciado y nos da luz verde para tener confiabilidad en el envió de la información para su respectiva consolidación, veámoslo:Nos aparecerá el siguiente mensaje al cual damos clic en Aceptar.

Después de realizar las comparaciones la macro nos llevara a la hoja DESCUADRES, en donde usted podrá observar un comparativo entre los saldos de la información SIA, con lo generado por la MACRO, podemos ver que hay equivalencia entre los totales, debido pues a la correcta homologación de las variables, códigos fut, rubros, fuentes y recursos (opcional).






TAREA 12: Elaborar archivo plano de acuerdo al protocolo establecido en la Guía. Para elaborar el archivo plano se requiere que este diligenciado cada formato, debidamente validado mediante el aplicativo FUT HERRAMIENTA, el cual convierte de formato Excel a formato de extensión .txt, conforme a los establecido en el protocolo de generación de archivos planos. TAREA 13: Subir los archivos planos a la plataforma SCHIP. Se debe enviar la información con el plano consolidado al aplicativo SCHIP e imprimir el catalogo del trimestre para tener evidencia del envío. TAREA 14: Verificar y validar los errores reportados. Para realizar la validación cuando finaliza el registro del formulario, se ingresa al aplicativo CHIP, se va a la opción formularios/validar y se ejecuta la acción. Para saber si la validación es correcta, el aplicativo genera un mensaje que especifica que la validación se realizó satisfactoriamente. En el caso de que salgan errores se debe verificar con el link de errores, hacer las correcciones pertinentes y validar nuevamente hasta que la operación se genera exitosa. Según lo que indique el sistema CHIP Local en los errores de validación que muestra automáticamente, se procede a subirlos al sistema SCHIP Local. TAREA 15: Envió definitivo de los archivos planos. Los archivos planos se envían al Sistema CHIP. Es importante dejar la evidencia del envío imprimiendo el log de la información enviada. Para imprimir el log, se ingresa al SHIP LOCAL, en el icono Consultas / transmitidos:






Para Regalías, las oficinas implicadas deben diligenciar su(s) formularios y presentarlos al Departamento de Presupuesto de la Administración Central con oficio de entrega, impreso y en medio magnético (CD).






5. INFORME MONOPOLIO

Con base a la normatividad colombiana se reitera que la producción, introducción y venta de licores destilados constituyen monopolio de los departamentos como arbitrio rentístico en los términos de la Constitución Política, y facultó a las Asambleas Departamentales para regular el monopolio o gravar esas industrias y actividades, si el monopolio no conviene.5 Según lo establecido en el Decreto 4692 de 2005, queda regulado el monopolio de Licores, estableciendo que la destinación de este será preferentemente a los servicios de salud y educación, teniendo en cuenta que se puede permitir a las autoridades correspondientes invertir en otras áreas, una vez se suplieran las necesidades básicas e insatisfechas en salud y educación. Esta regulación del Monopolio corresponderá en mínimo un 51% a Salud y Educación. Para ello, se hace necesaria la presentación del Informe de Monopolio ante la Superintendente Delegada para la generación y gestión de los recursos económicos para la salud, que corresponde a la ejecución presupuestal de ingresos y gastos concerniente a estos rubros, para la vigencia anterior a la presentación del informe. La periodicidad de entrega de este informe es anual. La información necesaria para la presentación de este informe, se encuentran en el sistema Soluciones Integradas de Administración (SIA) en las siguientes fuentes:

Ejecución presupuestal de ingresos, la cual contiene lo presupuestado y recaudado al rubro Explotación de Monopolio de Licores de la vigencia de interés.

Ejecución presupuestal de gastos correspondiente al 51% de los recursos orientados para el sector de la Salud y Educación del presupuesto aprobado.

La entidad territorial debe preparar la información de los ingresos y los gastos en cada una de las etapas del presupuesto desde la planificación hasta su ejecución. Es importante aclarar que el reporte de información se hace de forma anual y acumulativa. A continuación el procedimiento para la generación del informe:

5Decreto 4692 de 2005







PROCEDIMIENTO: Presentación del Informe Presupuestal MONOPOLIO

OBJETIVO: Garantizar que la información reportada por la Gobernación de Santander al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, sea eficaz, oportuna y confiable de tal forma que muestre a este ente de control la realidad financiera , económica, social y ambiental del Departamento.





1

Descargar del sistema SIA (Soluciones Integradas de Administración), la ejecución presupuestal de ingresos y de gastos


Profesional universitario Coordinación de Presupuesto

Soluciones Integradas de Administración – SIA

Ejecución presupuestal de ingresos

Ejecución presupuestal de ingresos Ejecución presupuestal de gastos

Presupuesto

2 Informar recursos de aprobados Monopolio Licores



Decreto de aprobación de Presupuesto de la Gobernación de Santander.

Ejecución presupuestal de gastos

No aplica Presupuesto

3

Diligenciar la ejecución del presupuesto de ingresos y gastos de los Recursos Monopolio Licores



Soluciones Integradas de Administración – SIA

Los datos diligenciados deben ser equivalentes por los generados en el SIA

Formato de Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Gastos de los Recursos Monopolio Licores.

Presupuesto

4 Diligenciar el Formato de

Coordinación de


Soluciones Integradas de

Los datos diligenciados

Formato de Ejecución del

Superintendencia Nacional







Ejecución presupuestal de ingresos Formato de Presupuesto de Ingresos Monopolio Ejecución presupuestal de gastos Formato de Presupuesto de Gastos Monopolio

DEFINICIONES DNC: documento no controlado

OBSERVACIONES


INTERNOS EXTERNOS

Ejecución Presupuestal de Ingresos Ejecución Presupuestal de Ingresos

No aplica

Ejecución de Gastos Monopolio

Presupuesto Coordinación de Presupuesto

Administración (SIA) deben ser equivalentes por los generados en el SIA

Presupuesto de Ingresos y Gastos de los Recursos Monopolio Licores

de Salud

5

Presentar el Informe de Monopolio ante el Superintendente Delegado



Presupuesto

Informe enviado con un oficio, documento físico y digital

Carta de envió del informe presupuestal a la vigencia Formato de Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Gastos de los Recursos Monopolio Licores

Superintendencia Nacional de Salud








Decreto 4692 de 2005 Decreto 2577 de 2005


FECHA: FECHA FECHA






Proceso: Gestión Financiera Procedimiento Presentación del Informe Presupuestal MONOPOLIO

Objetivo: Garantizar que la información reportada por la Gobernación de Santander a la Contraloría General de Santander a través del aplicativo SIA, sea eficaz,




REGISTRO

Nombre, Código


Descargar del sistema SIA, la ejecución presupuestal de ingresos y de gastos

Diligenciar el Formato de

Ejecución de Gastos Monopolio

Informar recursos de aprobados

Monopolio Licores

Diligenciar la ejecución del

presupuesto de ingresos y gastos

de los Recursos Monopolio

Licores

Ejecución presupuestal de ingresos

Ejecución presupuestal de gastos


Formato de Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Gastos de los Recursos Monopolio Licores


Fin

1

Presentar el Informe de

Monopolio ante el

Superintendente Delegado

Carta de envió del informe presupuestal a la vigencia







Con relación al procedimiento anterior se especifican las siguientes tareas: TAREA 1: Descargar del sistema SIA (Soluciones Integradas de Administración), la ejecución presupuestal de ingresos y de gastos Para la generación de los reportes de ejecuciones presupuestales de debe tener acceso al SIA (Soluciones Integradas de Administración) a cada una de las bases de datos, definiendo fecha inicial y final, para el trimestre correspondiente del año. Se elige la opción REPORTES/PRESUPUESTO, los reportes de ingresos y gastos, en cada pestaña de Ejecución Presupuestal, como lo muestra la figura:

La responsabilidad de este informe se encuentra en manos de la Secretaría de Hacienda, quien delega al Departamento de Presupuesto su elaboración. TAREA 2: Informar recursos de aprobados Monopolio Licores La Gobernación de Santander informará al Ministerio de Educación Nacional, Dirección de Descentralización y a la Superintendencia Nacional de Salud, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la aprobación del presupuesto del departamento, los montos






incorporados en aquél, con destino a la financiación de los servicios de salud y educación, discriminando por cada rubro específico de gasto, la fuente de financiación, de manera que se pueda identificar la aplicación efectiva de las rentas obtenidas en el ejercicio del monopolio, al igual que los demás recursos que se destinan a salud y educación. TAREA 3: Diligenciar la ejecución del presupuesto de ingresos y gastos de los Recursos Monopolio Licores Se informará dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes al cierre de la respectiva vigencia fiscal, los montos efectivamente ejecutados por concepto de salud, Educación y otros programas de inversión. Para diligenciar el formato de Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Gastos de los Recursos Monopolio Licores, se debe tener en cuenta lo siguiente: En la ejecución del presupuesto de ingresos se realiza el filtro concerniente a lo presupuestado y recaudado al rubro Explotación de Monopolio de Licores, en la ruta: informes/presupuesto/ejecución presupuestal ingresos, teniendo en cuenta la vigencia fiscal que se está reportando. Para registrar la Ejecución del presupuesto de gastos, se filtra los gastos soportados con los recursos del monopolio licores orientados a los programas de inversión de salud, educación y otros sectores en la ruta: informes/presupuesto/ejecución presupuestal gastos, teniendo en cuenta el periodo de reporte. Para el caso de los gastos se deben tener en cuenta las columnas de presupuesto inicial, las modificaciones que se efectuaron durante la vigencia fiscal, el monto de apropiación definitiva y el presupuesto efectivamente ejecutado. Con el ánimo de entregar un informe de fácil acceso para el auditor, se asigna el siguiente formato para realizar el registro de la Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos:






Es de recordar que de acuerdo con el Decreto 4692 de 2005, la destinación de recursos será como mínimo el 51% para los servicios de salud y educación. TAREA 5: Presentar el Informe de Monopolio ante el Superintendente Delegado La presentación del informe se hace mediante oficio remisorio anexando a él la ejecución presupuestal de ingresos y gastos donde se evidencie la ejecución de recursos Monopolio licores así como también el formato de Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Gastos explicado anteriormente.






6. INFORME INFORMACIÓN EXÓGENA

La Información Exógena es el conjunto de datos que las personas Naturales y Jurídicas deben presentar periódicamente a la DIAN según Resolución expedida por el Director General, sobre las operaciones con sus clientes o usuarios. Quien debe presentar dicha información son los señalados en los artículos 629-1, 631-2, 633, 584 y 686 del estatuto tributario nacional. La responsabilidad formal de presentar esta información recae directamente sobre el representante legal del grupo económico y o empresarial el cual deberá enviar la información reportada en medios magnéticos a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Es de resaltar que el ente regulador de la Norma anualmente expide un instructivo el cual contempla las características técnicas del informe para el periodo gravable respectivo. Se debe consultar sobre los meses de agosto a diciembre de la vigencia en curso la Resolución que expida la unidad Administrativa Especial DIAN. En representación de la Gobernación de Santander, la encargada de suministrar la información exógena a la DIAN es el departamento de Contabilidad de la Administración Central en cabeza de su Coordinador. Se debe presentar en Archivos XML generados a través del Prevalidador Tributario, el cual puede descargar de manera gratuita en el portal de la DIAN en la siguiente ruta: DIAN Virtual / Otros Servicios / Descarga Prevalidadores Tributarios / Información Tributaria 2007; o el documento 10006 impreso con la Leyenda en Trámite para ser formalizado. A continuación el procedimiento para la generación del informe:






PROCESO: Gestión Financiera PROCEDIMIENTO: Presentación de Informes Información Exógena

OBJETIVO: Garantizar que la información reportada por la Gobernación de Santander a los entes de control de Santander, sea eficaz, oportuna y confiable de tal forma que muestre a este ente de control la realidad económica y financiera del Departamento.


No TAREAS RESPONSABLES



1

Descargar el pre validador de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN.

Contabilidad Contador www.dian.gov.co.

Prevalidador MUISCA descargado y que su versión corresponda a la vigencia a rendir.

Prevalidador Tributario Contabilidad

2

Descargar el formato 1001 pagos o abonos en cuenta a terceros del Sistema Soluciones Integrales de Administración SIA

Contabilidad Contador

Aplicativo SIA Reportes/Contabilidad/Exógenas/Formato1001

Formato descargado

Formato 1001. Pagos o abonos en cuenta a terceros

Contabilidad

3

Descargar el formato 1002 retención en la fuente practicadas del Sistema Soluciones Integrales de Administración SIA.

Contabilidad Contador

Aplicativo SIA Reportes/Contabilidad/Exógenas/Formato1002

Formato descargado

Formato 1002. Retenciones en la fuente practicadas

Contabilidad

http://www.dian.gov.co/







Formato 1001. Pagos o abonos en cuenta a terceros. Formato 1002. Retenciones en la fuente practicadas

DEFINICIONES

Pag: Pagos o abonos en cuenta solicitados fiscalmente como costo o deducción y la compra de activos fijos o móviles. Ded: Pagos o abonos en cuenta NO solicitados fiscalmente como costo o deducción. MUISCA: Modelo

OBSERVACIONES

4 Generar y validar los archivos en formato XML

Contabilidad Contador Modelo Único de Ingresos, Servicio y Control Automatizado

Formatos prevalidados en el Prevalidador Tributario


Contabilidad MUISCA

5

Subir los formatos de la información exógena una vez que el Muisca valide que no hay errores.

Contabilidad Contador www.dian.gov.co. Formatos subidos en la plataforma MUISCA


Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN

6

Realizar la presentación de Información por Envío de Archivos

Contabilidad Contador Contabilidad Archivo guardado y generado en formato PDF


Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN








INTERNOS EXTERNOS

Manual Pre-validador de datos para presentación de información por envió de archivos



Resoluciones, Actos Administrativos

Resolución 8654 del 30 de Agosto de 2010 y el Estatuto Tributario Nacional


FECHA: FECHA: FECHA






Proceso: Gestión Financiera Procedimiento: Presentación de Informes Información Exógena

Objetivo: Garantizar que la información reportada por la Gobernación de Santander a los entes de control de Santander, sea eficaz, oportuna y confiable

de tal forma que muestre a este ente de control la realidad económica y financiera del Departamento.



REGISTRO

Nombre, Código


Descargar el pre validador de la

Dirección de Impuestos y

Aduanas Nacionales – DIAN.

Realizar la presentación de

Información por Envío de

Archivos

Descargar el formato 1001 pagos

o abonos en cuenta a terceros

del Sistema Soluciones

Integrales de Administración SIA

Descargar el formato 1002

retención en la fuente

practicadas del Sistema

Soluciones Integrales de

Administración SIA.

Prevalidador Tributario

Cliente Grupo de Contabilidad

Formato 1001. Pagos o abonos en cuenta a terceros.

Formato 1002. Retenciones en la fuente

practicadas



practicadas

Inicio

1

Formato 1002. Retenciones en la fuente practicadas

Generar y validar los archivos

en formato XML

Subir los formatos de la

información exógena una vez

que el Muisca valide que no hay

errores.Formato 1001. Pagos o abonos en cuenta a terceros.


practicadas







Con relación al procedimiento anterior se especifican las siguientes tareas: TAREA 1: Descargar el pre validador de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN. Para descargar el pre validador es necesario ingresar a la página www.dian.gov.co. Link Descarga Pre validadores/Información Tributaria correspondiente a la vigencia (Vigencia 20XX – La cual se va a presentar), de conformidad a lo que establece el manual contenido en la descarga del prevalidador. Se da ejecutar a la aplicación y la descarga informa los pasos a seguir Una vez se encuentre el Pre validador guardado en el PC, se ingresa a la carpeta Prevalidador_DIAN_Tributario_20XX_v1.2, se abre el archivo de Excel, Prevalidador_Tributario_20XX_v1.2 y se da la clic en la opción SIGUIENTE, 4 (CUATRO) veces, de esta forma se llega al pantallazo – PREVALIDADOR DE DATOS PARA PRESENTACION DE INFORMACION POR ENVIO DE ARCHIVOS. Tener en cuenta deshabilitar los macros del archivo según el manual Pre-validador de datos para presentación de información por envió de archivos. TAREA 2: Descargar el Formato 1001. Pagos o abonos en cuentas a terceros. Formato 1001. Pagos o abonos en cuenta a terceros. Con este formato se deberá suministrar los apellidos y nombres o razón social, identificación, dirección y país de residencia o domicilio de cada uno de los beneficiarios de los pagos o abonos en cuenta (causación) que constituyan costo o deducción o den derecho a impuesto descontable, Incluida la compra de activos fijos o movibles, en los casos en los cuales el valor acumulado por beneficiario de los mismos, por el año gravable, sea igual o superior a quinientos mil pesos ($500.000), según el concepto contable a que correspondan, diligenciándolos en la columna de pagos o abonos en cuenta. Igualmente, se deberá suministrar los pagos o abonos en cuenta (causación) no solicitados fiscalmente como costo o deducción, según el concepto contable a que correspondan, diligenciándose en la columna de pagos o abonos en cuenta no deducibles. La generación del archivo se realiza por el sistema SIA (Soluciones integradas de Administración) en la ruta Reportes/Contabilidad/Exógenas/Formato1001 en formato XML, cuya información por registro corresponde a referentes de pagos superiores a 10.000.000







de pesos y de pagos en cuenta a terceros (proveedores, honorarios) superiores o iguales a 500.000 pesos; que se han ido alimentado durante la ejecución del período a reportar. El formato descrito cuenta con todos los campos requeridos por la DIAN para la presentación de este reporte.

TAREA 3: Descargar Formato 1002. Retenciones en la fuente practicadas Formato 1002. Retenciones en la fuente practicadas Con este formato se deberá suministrar los apellidos y nombres o razón social, identificación, dirección y país de residencia o domicilio de cada una de las personas o entidades a quienes se les practicó o de quienes se asumió la retención en la fuente en el año gravable anterior, con indicación del concepto, valor acumulado del pago o abono en cuenta, de las transacciones sobre las cuales se practicó la retención, y el valor retenido. A parte de la información reportada desde el SIA, este informe se apoya en información reportada desde el departamento de nómina de la Administración Central y el departamento de nómina de la Secretaría de Salud, previa presentación de cartas a estas oficinas; información que corresponde a pagos de salario y retenciones practicadas durante la vigencia fiscal.






Esta información, deberá ser cruzada con el reporte obtenido desde el SIA, con el fin de corroborar la fiabilidad de la información en este sistema, hacer las correcciones necesarias e identificar las posibles fuentes de error. La generación de los archivos se realiza por el sistema SIA (Soluciones integradas de Administración) en la ruta Reportes/Contabilidad/Exógenas/Formato1002 en formato XML, cuya información por registro corresponde a pagos de salarios y a retenciones salariales a título de retención en la fuente e IVA, que se han ido alimentado durante la ejecución del período a reportar.

TAREA 4: Generar y validar los archivos en formato XML Para generar los archivos en formato XML es necesario seleccionar el link COMPLEMENTOS de la Barra de Herramientas, seleccionar la opciónGENERAR XML y el aplicativo reporta los errores encontrados para corregirlos o pasa de una vez al archivo XML. Los errores se notifican para que sean corregidos por el usuario. En la casilla DILIGENCIAR – FORMATO A DILIGENCIAR, se ubica en el formato a trabajar y se da clic en IR AL FORMATO, de acuerdo al manual Pre-validador de datos para presentación de información por envío de archivos.






Ya en el formato que se va a trabajar, en el link COMPLEMENTOS de la Barra de Herramientas, se ubica en la opción COMPLEMENTOS, y se digitan la cantidad de celdas necesarias para copiar la información, (previamente trabajada en una Hoja de Excel). Para incrementar las celdas, en la barra de herramientas, opción complementos se digita la cantidad de filas que se deseen añadir y se da clic en agregar para copiar la información. Para realizar la validación, se hace necesario que el formato 1001 y 1002 a validar se encuentre en formato de archivo XML, esto se hace copiando la información bajada del sistema SIA antes mencionado al validador. Una vez se ha validado la información del formato, se procederá a corregir los errores, si existen, de acuerdo a lo revelado por el prevalidador, esta información se puede encontrar en el manual que se encuentra con este. Esta corrección de errores está supeditada a entender la información contenida en el formato. Se validará la información a través del prevalidador tantas veces como sea necesario, hasta que no se contengan errores. TAREA 5: Subir los formatos de la información exógena una vez que el Muisca valide que no hay errores

Cuando el MUISCA valida que ya no existen errores, se procede con los siguientes pasos para subir los formatos de la información exógena: Desde el pre validador de la DIAN por Complementos GENERAR XML. AÑO DE ENVIO: Vigencia en la que se está enviando. CONCEPTO: 1 si es NUEVO. NUMERO DE ENVIO: De menor a mayor según se envía. FECHA DE ENVIO: Se deja la que está. FECHA INICIAL: En esta se digita de 1 de enero a 31 de diciembre de la vigencia que corresponde la información a enviar.

Nota: Es importante tener en cuenta (apuntar) el nombre del archivo que se generó y el número de registros que posee el documento, ya que esta información más adelante será solicitada. Verificar en la carpeta SALIDA del pre validador que se generó el archivo ya que éste automáticamente se guarda en esta carpeta.






TAREA 8: Realizar la presentación de Información por Envió de Archivos Para realizar la presentación de información por envío de archivos, se deben seguir los siguientes pasos: A. Ingresar a la página de la DIAN www.dian.gov.co , de la misma forma como se

ingresa para enviar la declaración de IVA y RETENCION EN LA FUENTE.

LINK: Servicios Informáticos Electrónicos: Ingresar NIT Empresa, Cedula del Autorizado y Contraseña Con el link contraseña despliega teclado y link Ingresar LINK: Presentación de Información por Envió de Archivos LINK: Colocar Archivos en su Bandeja de Entrada B. CODIGO FORMATO: El número del formato que se va a enviar Ejemplo: 1001 – 1002. C. NOMBRE DEL FORMATO: No se diligencia el sistema lo registra. LINK: BUSCAR Se da clic en la última VERSIÓN que arroja el sistema. LINK: CONTINUAR D. Seleccionar archivo: EXAMINAR Se busca la bandeja de salida del pre validador y seleccionar el archivo correspondiente

al formato a enviar es decir 1001 – 1002. E. LINK: FIRMAR En certificado EXAMINAR, y se busca la firma digital, se despliega el link contraseña se

introduce la contraseña y se da el link firma. F. CANTIDAD DE NUMEROS PARA AGOTAR: 1 (siempre) G. LINK: COLOCAR H. LINK: DILIGENCIAR SOLICITUD DE ENVIÓ DE ARCHIVOS I. AÑO INFORMADO: Vigencia de la cual se presenta la información.







J. NOMBRE Y EXTENCIO PRIMER ARCHIVO: Se coloca el nombre del archivo tal y como está en la carpeta SALIDA del Pre validador, para hacerlo sin cometer errores se ubica sobre el archivo en la carpeta SALIDA le da clic derecho cambiar nombre y el queda señalado se da clic copiar y se coloca esta información en esta solicitud. K. CANTIDAD DE ARCHIVOS: 1 (siempre) L. No TOTAL DE REGISTROS: Se diligencia manualmente los registros que posee el formato enviado, los cuales se

tomaron en la tarea 5. M. LINK: SOLICITAR N. DESEA GUARDAR SOLICITUD: SI O. LINK: FIRMAR En certificado EXAMINAR, y se busca la firma digital, se despliega el link contraseña se

introduce la contraseña y se da el link firma. P. LINK: PRESENTAR INFORMACION Q. LINK: GENERAR ARCHIVO PDF Y GUARDARLO






7. INFORME CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL

La Contraloría General de Santander, es un órgano de control del departamento de carácter técnico, con autonomía administrativa y presupuestal para administrar sus asuntos, en los términos y en las condiciones establecidas en la Constitución y en las leyes. La Contraloría General de Santander tiene como objetivos:

Ejercer en representación de la comunidad, la vigilancia de la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Departamento, Municipios, Entidades descentralizadas y demás del Departamento y de los Municipios.

Evaluar los resultados obtenidos por las diferentes organizaciones y entidades del Estado en la correcta, eficiente, económica, eficaz y equitativa administración del patrimonio público, de los recursos naturales y del medio ambiente.

Generar una cultura del control del patrimonio del Estado y de la gestión pública.

Establecer las responsabilidades fiscales e imponer las sanciones pecuniarias que correspondan y las demás acciones derivadas del ejercicio de la vigilancia fiscal.

Procurar el resarcimiento del patrimonio público. SISTEMA INTEGRAL DE AUDITORIA – SIA El Sistema Integral de Auditoria se encarga de agilizar los procesos auditoría, como clasificar, filtrar y procesar la información, para contar con ésta de manera eficaz y oportuna. El Sistema hace posible que los despachos pertenecientes a la Gobernación de Santander, puedan remitir la información de su gestión mediante formatos de Rendición Electrónica de Cuentas, así como la programación y seguimiento de los diferentes componentes del Plan General de Auditoría y el monitoreo de las variables e indicadores estadísticos obtenidos a partir de dicha rendición de cuenta. Como aspecto relevante del SIA, es la agilización en el proceso de auditoría, por que en poco tiempo, la Contraloría puede definir inconsistencias y anomalías en la presentación de las cuentas y desarrollar la auditoría completa. Este instrumento tiene la permite que la información rendida por las entidades permanezca en forma digital en un servidor, contribuyendo al medio ambiente, minimizando el consumo de papelería y poder tener acceso de forma eficiente de vigencias anteriores en el futuro. A continuación el procedimiento para la generación del informe:







PROCEDIMIENTO: Presentación de Informes Contraloría General de Santander – Sistema Integral de Auditoria – SIA

OBJETIVO: Garantizar que la información reportada por la Gobernación de Santander a la Contraloría General de Santander a través del aplicativo SIA, sea eficaz, oportuna y confiable de tal forma que muestre a este ente de control la realidad económica y financiera del Departamento.


Nª TAREAS RESPONSABLES PROVEEDO

RES PUNTO DE CONTROL



Coordinador de Contabilidad

Profesional Universitario Coordinador de Contabilidad



Circulares

Tesorería - Presupuesto - Grupo Gestión de Ingresos – Sec General - Sec de Infraestructura - Sec de Agricultura – Sec de Planeación - Sec de Desarrollo - Secretaria de Gobierno - Sec de Hacienda

2

Descargar Manual del Usuario - SIA (http://www.contraloria

santander.gov.co/contenido/cont_recursos.html – Descargas – Manual del Usuario Sistema Integral de Auditoria SIA)

Oficinas Gestoras

Profesional Universitario de la oficina

Contraloría de Santander

Documento descargado

Manual del Usuario – Sistema Integral de Auditoria SIA (DNC)

Contabilidad Departamental

http://www.contraloriasantander.gov.co/contenido/cont_recursos.html










3

Aplicar el instructivo para la configuración del equipo e ingreso al sistema SIA

Oficinas Gestoras



Equipo configurado para el ingreso del aplicativo SIA.

Manual del Usuario – Sistema Integral de Auditoria SIA (DNC)


4

Ingresar al Sistema Integral de Auditorias – Guía para la rendición de formatos (www.contraloriasanta

nder.gov.co - SIA – Guía para la rendición de formatos.)

Oficinas Gestoras



Aplicar la clave y contraseña por la persona responsable.

No aplica Contabilidad Departamental

5

Revisar las plantillas de Formato que se encuentra en la Lista de Formularios para diligenciar

Coordinación de Contabilidad

Profesional Universitario Coordinador de Contabilidad


Plantillas actualizadas Oficio enviado a cada área responsable

Plantillas de Formato del SIA (DNC) Oficio


6

Diligenciar y subir plantillas de la lista de formularios para diligenciar

Tesorería Profesional Universitario


Plantillas diligenciadas correctamente

Formato F02A_AGR Resumen de Caja Menor (DNC) Formato F02B-AGR. Relación de Gastos de Caja (DNC) Formato F03_AGR Cuentas bancarias (DNC) Formato F07A_CGS Relación de Pagos (DNC) Formato F09_AGR Ejecución PAC de la vigencia (DNC)

Contraloría Departamental – SIA

7


Secretaria General




Formato F04_AGR Pólizas de Aseguramiento (DNC) Formato F05A_AGR Propiedad, planta y equipo - adquisiciones y bajas (DNC) Formato F05B_AGR Propiedad, planta y equipo – inventario (DNC) Formato F14A1_AGR Talento humano -


http://www.contraloriasantander.gov.co/








funcionarios por nivel (DNC) Formato F14A2_AGR Talento Humano – Nombramientos (DNC) Formato F14A3_AGR Talento Humano - Pagos por Nivel (DNC) Formato F14A4_AGR. Talento Humano – Cesantías (DNC) Formato F14A5_AGR. Talento Humano - Número de Funcionarios (DNC) Formato F27A EPLAC. Ejecución Plan de Acción. Remitida a Secretaría de Planeación para ser consolidada. Formato F28 INGES. Indicadores de Gestión. Remitida a Secretaría de Planeación para ser consolidada.

8

Formato 06_AGR. Diligenciar y subir plantillas de la lista de formularios para diligenciar

Presupuesto Profesional Universitario



Formato F06_AGR Ejecución presupuestal de ingresos (DNC) Formato F07_AGR. Ejecución presupuestal de gastos (DNC) Formato F08A_AGR Modificaciones al presupuesto de ingresos (DNC) FormatoF08B_AGR Modificaciones al presupuesto de egresos (DNC) Formato F09_AGR Ejecución PAC de la vigencia (DNC) Formato F10_AGR Ejecución Reserva Presupuestal (DNC) Formato F11_AGR Ejecución presupuestal de cuentas por pagar (DNC) Formato F12A_CGS Presupuesto proyectos de inversión (DNC) Formato 19C. Regalías indirectas (DNC) Formato21C. Estampilla adulto mayor (DNC) Formato F99 CGS Documentos Anexos a la Cuenta.







9


Secretaría de Planeación




Formato F12_AGR Proyectos de inversión (DNC) Formato F12A_CGS Presupuesto proyectos de inversión (DNC) Formato 27. Planes de Acción u Operativos (DNC) Formato 19B_CGS. Proyectos de Regalías. Formato F27A_EPLAC. Ejecución Plan de Gestión. Formato F28_INGES. Indicadores de Gestión.

SIA Secretaria de Planeación

10


Grupo Jurídico




Formato F13A_AGR Nuevo formato de contratación (DNC) Formato F15A_AGR. Evaluación de Controversias Judiciales (DNC) Formato F15B_AGR. Acciones de Repetición (DNC) Formato F20 1A_AGR. Acciones de Control a la Contratación de Sujetos. Formato F20 1B_AGR. Acciones de Control a la Contratación : Consorcio Uniones Temporales


11

Formato 20_1A_AGR. Diligenciar y subir plantillas de la lista de formularios para diligenciar

Grupo Jurídico



Plantillas diligenciadas correctamente Rendición bimensual

Acciones de Control a la Contratación de Sujetos Formato_F20_1A_AGR.CSV (DNC)


12

Formato 20_1B_AGR. Diligenciar y subir plantillas de la lista de formularios para diligenciar

Grupo Jurídico



Plantillas diligenciadas correctamente Rendición bimensual

Acciones de Control a la Contratación: Consorcios/ Uniones Temporales Formato_F20_1B_AGR.CSV (DNC)


13


Grupo Gestión de Ingresos




Formato F13B_AGR Ingresos por estampillas (DNC) Formato 21C. Estampilla adulto mayor(DNC) Formato 19A. Regalías Directas







14


Secretaria de Infraestructura Secretaria de Agricultura




Formato 16. Gestión Ambiental (DNC) Formato 16B. Proyectos o Actividades que requieren licencia, concesión y/o permiso ambiental (DNC) Formato 27A EPLAC Ejecución Plan de Acción (DNC) Formato 28 INGES. Indicadores de Gestión (DNC)


15


Secretaría de Desarrollo




Formato 21A. Patrimonio cultural (DNC) Formato 27A EPLAC Ejecución Plan de Acción (DNC) Formato 28 INGES. Indicadores de Gestión (DNC)


16


Secretaria de Gobierno.




Formato 21. Resguardos indígenas (DNC) Formato 21B CGS Población Desplazada Formato 27A EPLAC Ejecución Plan de Acción (DNC) Formato 28 INGES. Indicadores de Gestión (DNC)


17

Formato 99_CGS. Diligenciar y subir plantillas de la lista de formularios para diligenciar

Control Interno




Formato 99. Documentos Anexos a la Cuenta (DNC)

SIA Oficina de Contabilidad

18


Contabilidad Profesional Universitario



Formato F01_AGR Catálogo de Cuentas (DNC) Formato F03_AGR Cuentas bancarias(DNC)


19

Formato 18_CGS. Diligenciar y subir plantillas de la lista de formularios para diligenciar



Plantillas diligenciadas correctamente Rendición mensual

Sistema Estadístico Unificado de Deuda – SEUD








Informe del Grupo de Contabilidad montado en el Aplicativo SIA

DEFINICIONES

SIA Contraloría: Sistema Integral de Auditorias Oficinas Gestoras: Corresponden a las siguientes dependencias: Tesorería - Presupuesto - Grupo Gestión de Ingresos - Secretaria General - Secretaria de Infraestructura - Secretaria de Agricultura - Secretaria de Planeación - Secretaría de Desarrollo - Secretaria de Gobierno - Secretaria de Hacienda DNC: Documento no Controlado

OBSERVACIONES

Es necesario actualizar en el aplicativo SIA los formatos que se solicitan, teniendo en cuenta que pueden ser excluidos, anexados o modificados otros formatos. El Formato 17B1. Sector Educación – Estadísticas, Formato 17B2. Sector Educación - Participación de Recursos Mineducación y Formato 17B3. Sector Educación - Cobertura, Planta, Cargos, no se diligenciarán con este procedimiento. De acuerdo a los requerimientos del Contralor Departamental, el diligenciamiento de los formularios existentes y los que se solicitaran en el futuro


INTERNOS EXTERNOS

Catalogo de cuentas de gastos (Presupuesto). Guía para la Rendición de Cuentas. catálogo (Presupuestal) de Gastos expuesto en Guía para la Rendición de

20

Consolidar información y realizar el cierre de la rendición.



Cierre de la cuenta efectuado Plantillas diligenciadas correctamente

Informe para la Contraloría Departamental Contraloría Departamental – SIA






Cuentas Manual del Usuario – Sistema Integral de Auditoria SIA



Oficios enviados a cada oficina gestora que agregue información. Resolución 294 de 2009


FECHA: FECHA: FECHA






Proceso: Gestión Financiera Procedimiento Presentación de Informes Contraloría General de Santander – Sistema Integral de Auditoria

Objetivo: Garantizar que la información reportada por la Gobernación de Santander a la Contraloría General de Santander a través del aplicativo SIA, sea eficaz,



GRUPOS DE CONTABILIDAD DEPARTAMENTAL PRODUCTO

REGISTRO

Nombre, Código


(Opcional)

Inicio

Descargar Manual del Usuario -

SIA

Revisar las plantillas de Formato

que se encuentra en la Lista de

Formularios para diligenciar

1

Aplicar el instructivo para la

configuración del equipo e

ingreso al sistema SIA

Ingresar al Sistema Integral de

Auditorias – Guía para la

rendición de formatos

Manual de Usuario

Sistema Integral de

Auditoria SIA

ContabilidadCliente Oficinas Gestoras

Plantillas de Formato del

SIA (DNC)

Oficio

Manual de Usuario

Sistema Integral de

Auditoria SIA


implicadas en el procedimiento

Circulares







Grupo de tesorería

PRODUCTO

REGISTRO

Nombre, Código


(Opcional)

Bajar Plantillas de la Lista de


Formato F04_AGR Pólizas de Aseguramiento (DNC)

Formato F05A_AGR Propiedad, planta y equipo - adquisiciones y bajas (DNC)

Formato F05B_AGR Propiedad, planta y equipo – inventario (DNC)

Formato F14A1_AGR Talento humano - funcionarios por nivel (DNC)

Formato F14A2_AGR Talento Humano – Nombramientos (DNC)

Formato F14A3_AGR Talento Humano - Pagos por Nivel (DNC)

Formato F14A4_AGR. Talento Humano – Cesantías (DNC)

Formato F14A5_AGR. Talento Humano - Número de Funcionarios (DNC)

Formato F27A EPLAC. Ejecución Plan de Acción.

Formato F28 INGES.

1



Ministerio de Hacienda

y Credito Publico

Formato F02A_AGR Resumen de Caja

Menor (DNC)

Formato F02B-AGR. Relación de

Gastos de Caja (DNC)

Formato F03_AGR Cuentas bancarias

(DNC)

Formato F07A_CGS Relación de Pagos

(DNC)

Formato F09_AGR Ejecución PAC de la

vigencia (DNC)

Secretaría General

2







Grupo de Presupuesto

PRODUCTO

REGISTRO

Nombre, Código


(Opcional)



Formato F12_AGR Proyectos de inversión (DNC)Formato F12A_CGS Presupuesto proyectos de inversión (DNC)Formato 27. Planes de Acción u Operativos (DNC)Formato 19B_CGS. Proyectos de Regalías.Formato F27A_EPLAC. Ejecución Plan de Gestión.

Formato F28_INGES. Indicadores de

Gestión.

2



Grupo de

Contabilidad

Formato F06_AGR Ejecución presupuestal de ingresos (DNC)

Formato F07_AGR. Ejecución presupuestal de gastos (DNC)

Formato F08A_AGR Modificaciones al presupuesto de ingresos (DNC)

FormatoF08B_AGR Modificaciones al presupuesto de egresos (DNC)

Formato F09_AGR Ejecución PAC de la vigencia (DNC)

Formato F10_AGR Ejecución Reserva Presupuestal (DNC)

Formato F11_AGR Ejecución presupuestal de cuentas por pagar (DNC)

Formato F12A_CGS Presupuesto proyectos de inversión (DNC)

Formato 19C. Regalías indirectas (DNC)

Formato21C. Estampilla adulto mayor (DNC)

Formato F99 CGS Documentos Anexos a

la Cuenta.

Secretaría de

Planeación

3







Grupo Jurídico

PRODUCTO

REGISTRO

Nombre, Código


(Opcional)

Bajar Plantillas de la Lista

de Formularios para

diligenciar

3

Grupo de

Contabilidad

Formato F13A_AGR Nuevo

formato de contratación (DNC)

Formato 15A. Evaluación de

Controversias Judiciales (DNC)

Formato 15B. Acciones de

Repetición (DNC)

Bajar plantillas de la lista de

formularios para diligenciar

Acciones de Control a la Contratación de Sujetos

Formato_F20_1A_AGR.CSV (DNC)

Acciones de Control a la Contratación: Consorcios/ Uniones Temporales

Formato_F20_1B_AGR.CSV

(DNC)

4

Grupo Gestión de

Ingresos



Formato 21B. Población

desplazada (DNC)

Formato F13B_AGR Ingresos por

estampillas (DNC)

Sec. de

Infraestructura

Sec. de Agricultura



Formato 16. Gestión Ambiental (DNC)

Formato 16B. Proyectos o Actividades

que requieren licencia, concesión y/o

permiso ambiental (DNC)

Formato 27A. Ejecución Plan de

Acción (DNC)

Formato 28. Indicadores de Gestión

(DNC)







Secretaría de

Desarrollo

PRODUCTO

REGISTRO

Nombre, Código


(Opcional)


de Formularios para

diligenciar

4

Grupo de

Contabilidad

Formato 21A. Patrimonio cultural

(DNC)


Acción (DNC)

Formato 28. Indicadores de

Gestión (DNC)


de Formularios para

diligenciar

Informe al culminar una Gestión

Formato_201010_F20_CGS.CSV

(DNC)

Formato 21. Resguardos indígenas

(DNC)


Acción (DNC)


(DNC)

5

Secretaría de

Gobierno

Secretaría de

Hacienda




Acción (DNC)


(DNC)







Control Interno

PRODUCTO

REGISTRO

Nombre, Código


(Opcional)



Formato F01_AGR Catálogo de Cuentas

Formato F03_AGR Cuentas bancarias

5



Grupo de

Contabilidad

Formato 27A. Ejecución Plan de Acción

(DNC)


(DNC)

Grupo de Contabilidad

Sistema Estadístico Unificado de Deuda –

SEUD

Formato_201012_F18_CGS.CSV (DNC)

Formato 18_CGS. Bajar

plantillas de la lista de formularios

para diligenciar

Consolidar información y

enviar informe al Sistema

Integrado de Auditorias

Fin






Con relación al procedimiento anterior se especifican las siguientes tareas: A través de este manual se establece la forma como se hace la Rendición de Cuentas ante la Contraloría Departamental, teniendo como responsable del cierre de la rendición al coordinador de Contabilidad de la Administración Central. La fuente de este manual es el coordinador de Contabilidad de la Administración Central. TAREA 1: Enviar circular a las oficinas implicadas en el procedimiento El procedimiento comienza con la elaboración de una circular hecha desde la Secretaría de Hacienda en conjunto con la Coordinación de Contabilidad de la Administración Central, como delegada para ello, dirigida hacia las Secretarias de Despacho, oficina Asesora de Control Interno, Coordinadores de Presupuesto, Tesorería, Grupo de Gestión de Ingresos y Jurídica; en donde se hace la recordación referente a la remisión de la información que le corresponde a cada área según su competencia con la Cuenta Única Anual, en el Sistema Integral de Auditoria (SIA) como sistema de Rendición Electrónica de Cuentas ante las entidades vigiladas. Además queda detallado en la circular, los formatos que le corresponde diligenciar a cada dependencia o secretaría como parte de la rendición de la cuenta. La dependencia o secretaría a quien sea remitida la circular, es la responsable de diligenciar y subir los formatos que le correspondan para la rendición al sistema SIA, salvo se especifique que deba enviarlos a otra secretaría o dependencia, la cual será la responsable de hacer los consolidados y subir los formatos al sistema. En la circular aparece descrita la Resolución vigente que rige la rendición de cuentas a través del sistema SIA, y a quién recurrir en caso de dudas; además, aparecen detallados por dependencia los formatos correspondientes para cada una y a donde deben ser remitidos en caso de que así se requiera. En caso de no tener remisión, deben ser subidos directamente al SIA de la Contraloría en http://santander.siacontralorias.gov.co/ con el usuario y clave que sean provistos por la Contraloría en cuestión, en los plazos que aparecen también descritos en dicha circular. Nota: Las variantes a lo dicho anteriormente se deberán a lo dispuesto por el ente de control (Contraloría de Santander).

http://santander.siacontralorias.gov.co/






TAREA 5 A 19: Revisar las plantillas de Formato que se encuentra en la Lista de Formularios para diligenciar Los formatos deberán ser subidos al sistema Integral de Auditorias - SIA, según lo indique el sistema para cada caso, junto con los anexos que se requieran. Los errores que sean generados al subir los formatos, deben ser resueltos por el responsable de cada unidad gestora, siguiendo las recomendaciones hechas por el sistema al reportar el o los errores. El departamento de Contabilidad en cabeza de su Coordinador es quien debe verificar que la totalidad de los formatos y los anexos requeridos a presentar se encuentren alojados en el sistema SIA, y será la encargada de hacer el cierre de la cuenta, según lo dispuesto en la Resolución 294 de 2009 y en el manual de usuario del SIA disponible en http://www.contraloriasantander.gov.co/contenido/20090522_manualsia.pdf. Una vez se haya diligenciado los formatos F27A EPLAC. Ejecución Plan de Acción y F28 INGES. Indicadores de Gestión, por las secretarias responsables, deben ser remitidos a Secretaría de Planeación para consolidar la información. De acuerdo al listado que se presenta en el aplicativo del Sistema Integrado de Auditorias, SIA, Contraloría General de Santander, el diligenciamiento de los formatos se especifica a continuación: FORMATO 1. Catálogo de Cuentas Se diligencia ingresando las subcuentas de acuerdo al código contable asignado en el catalogo de cuentas. Los 4 anexos solicitados son: 1. Balance General (Comparativo), 2. Estado de Actividad Económica y Social (Comparativo), 3. Balance de Prueba, 4. Estado de cambio en el Patrimonio y 5. Notas al Balance. La Información la entrega el funcionario encargado para ello, el cual la obtiene del sistema SIA. Tiene una periodicidad de registro semestral FORMATO 2A. Resumen de Caja Menor Este formato permite adicionar una o más cajas menores, dependiendo de las que utiliza la entidad. El Anexo solicitado es: Acto Administrativo de Constitución de la(s) caja(s) menor(es). FORMATO 2B. Relación de Gastos de Caja En este formato, inicialmente debe indicar el número de la caja menor a relacionar, posteriormente debe registrar la relación de gastos de con respecto a los rubros establecidos.

http://www.contraloriasantander.gov.co/contenido/20090522_manualsia.pdf






FORMATO 3. Cuentas Bancarias En este formato se relacionan las cuentas constituidas por las entidades sujetas de control y vigilancia en bancos y Entidades financieras. La fuente de información se encuentra en los extractos bancarios y libros de Bancos. FORMATO 4. Pólizas de Aseguramiento El en este formato se registra la totalidad de las pólizas vigentes a 31 de diciembre del año rendido. El anexo solicitado es: Pólizas. FORMATO 5A. Propiedad, Planta y Equipo - Adquisiciones y Bajas Permite registrar todas las adquisiciones y bajas de elementos durante la vigencia rendida. El anexo solicitado es: Acto Administrativo decretando la Baja. Fuente de Información: Sistemas de Información de Activos Fijos. La periodicidad de entrega es anual. FORMATO 5B. Propiedad, Planta y Equipo – Inventario Permite registrar la totalidad del inventario actual de la entidad Fuente de Información: Sistemas de Información de Activos Fijos. Se sustrae código contable, Descripción de la cuenta y valor. La periodicidad de entrega es anual. FORMATO 6. Ejecución Presupuestal de Ingresos Este formato describe los ingresos agrupados en Ingresos Corrientes y de Capital. El anexo solicitado es: Acto Administrativo de la Apropiación Inicial, con sus anexos. FORMATO 7. Ejecución Presupuestal de Gastos Este formato describe los gastos agrupados en Gastos de Funcionamiento. El anexo solicitado es: Acto Administrativo de la Apropiación Inicial. FORMATO 7A. Relación de pagos En este formato se registra cada uno de los pagos de la vigencia. FORMATO 8A. Modificaciones al Presupuesto de Ingresos Permite registrar todas las modificaciones que tenga el presupuesto de ingresos durante la vigencia rendida. El anexo solicitado es: Actos Administrativos de las Modificaciones. FORMATO 8B. Modificaciones al Presupuesto de Egresos Permite registrar las modificaciones al presupuesto de egresos de la entidad durante la vigencia. El anexo solicitado es: Actos Administrativos de las Modificaciones.






FORMATO 9. Ejecución PAC de la Vigencia El objetivo del formato es verificar si los ingresos de la entidad corresponden a los pagos efectuados y los saldos en bancos. El anexo solicitado es: Acto Administrativo PAC Aprobado de la Vigencia. FORMATO 10. Ejecución Reserva Presupuestal El formato se diligencia para determinar el comportamiento en los pagos de los compromisos adquiridos y no ejecutados en la vigencia fiscal anterior, que fueron amparados con reservas presupuestales. El anexo solicitado es: Acto Administrativo de Constitución de Reserva. FORMATO 11. Ejecución Presupuestal de Cuentas por Pagar Con este formato se determina el comportamiento de pagos de los compromisos adquiridos, ejecutados y no cancelados durante la vigencia fiscal. El anexo solicitado es: Acto Administrativo de Constitución de las Cuentas por Pagar. FORMATO 11A: Vigencias Futuras Lo diligencia la Coordinación de Presupuesto de la Administración Central. FORMATO 12. Proyectos de Inversión Este formato permite relacionar los proyectos de inversión que iniciaron durante la vigencia rendida, al igual que aquellos que iniciaron en vigencias anteriores y terminaron en la vigencia rendida, sus avances y actividades realizadas. Se realiza Circular de la Secretaria de Hacienda a través de contabilidad, se recibe la información, se consolida y se sube al sistema SCHIP. La periodicidad es semestral FORMATO 12A. Presupuesto Proyectos de Inversión En este formato se debe registrar los proyectos de inversión, indicando el Código del BPIN y la información presupuestal correspondiente. Se trabaja con información que se recibe de las demás Secretarías (Consolidado). Se realiza Circular de la Secretaria de Hacienda a través de contabilidad, se recibe la información, se consolida y se sube al sistema SCHIP. La periodicidad es semestral FORMATO 13A. Nuevo Formato de Contratación En este formulario se debe relacionar los contratos celebrados durante el período reportado, así mismo, los que fueron celebrados en vigencias anteriores y se ejecutan o terminan en la vigencia rendida. La fuente de información se encuentra en el SIA (Soluciones integradas de Administración Jurídica).






FORMATO 13B. Ingresos por Estampillas En este formulario se debe relacionar los hechos generadores, bases gravables que dieron origen a los descuentos ordenanzales por concepto de estampillas. FORMATO 14A1. Talento Humanos - Funcionarios por Nivel Se registra el número de funcionarios que al finalizar el período rendido de acuerdo al tipo de nombramiento se encontraban vinculados a la entidad. Información Suministrada desde Talento Humano en archivos digitales. Los anexos solicitados son: 1. Relación de Funcionarios ordenada por dependencia que contenga Nombre del Funcionario, Identificación, Cargo y Dependencia y 2. Relación de Planta Ocupada ordenada jerárquicamente por denominación del cargo la cual debe contener: Denominación, Código, Grado, Nivel, No. de cargos Autorizados, No de Cargos Ocupados y Asignación Mensual. FORMATO 14A2. Talento Humano - Nombramientos Hace referencia a los nombramientos que se efectuaron en la entidad según el tipo de, ya sea provisional, en periodo de prueba y ordinario. Información Suministrada desde Talento Humano en archivos digitales FORMATO 14A3. Talento Humano - Pagos por Nivel Aquí se registran los valores cancelados durante la vigencia por cada uno de los conceptos registrados y especificado por cada nivel. FORMATO 14A4. Talento Humano - Cesantías Se diligencia el número de funcionarios que se encuentran vinculados a la entidad, discriminando los que poseen régimen con retroactividad y aquellos que poseen régimen anual. FORMATO 14A5. Talento Humano - Número de Funcionarios Solicita el registro de funcionarios del área misional y del área administrativa. Información Suministrada desde Talento Humano en archivos digitales. FORMATO 15A. Evaluación de Controversias Judiciales En él se debe relacionar las controversias iniciadas durante el período reportado, así mismo, las que fueron iniciadas en vigencias anteriores y que continúan en trámite durante la vigencia rendida. FORMATO 15B. Acciones de Repetición Corresponde a Acciones de Repetición iniciadas durante el período reportado, así mismo, las que fueron iniciadas en vigencias anteriores y que continúan en trámite durante la vigencia rendida.






FORMATO 16. Gestión Ambiental Permite registrar los proyectos ambientales evaluados por la entidad durante la vigencia que se rinde. Las fuentes de información son SIA (Soluciones integradas de Administración Jurídica) y SSEPI (Planeación) y Expedientes (Agricultura). Periodo de registro semestral. Fuentes de información: SIA (Soluciones integradas de Administración Jurídica) y SSEPI (Planeación). Periodicidad semestral. FORMATO 16B. Proyectos o Actividades que Requieren Licencia, Concesión y/o Permiso Ambiental Permite evaluar las acciones enmarcadas en tres tipos de solicitud ambiental. Fuentes de información: SIA (Soluciones integradas de Administración Jurídica) y SSEPI (Planeación). Periodicidad semestral FORMATO 17B1. Sector Educación - Estadísticas No se diligencia FORMATO 17B2. Sector Educación - Participación de recursos Min Educación No se diligencia FORMATO 17B3. Sector Educación - Cobertura, Planta, Cargos No se diligencia FORMATO 17B4. Sector Educación - Calidad Educativa No se diligencia FORMATO F18. Sistema Estadístico Unificado de Deuda - SEUD Se reporta el movimiento mensual de la deuda pública interna y externa de la entidad. Fuente de información SIA Cuenta 2208 de la deuda y recolección del SIA. FORMATO 19A. Regalías Directas Incluye el valor total de los recursos transferidos por regalías directas. SIA - Renta Cuenta 44 de regalías. Periodicidad de registro semestral. FORMATO 19B. Proyectos de Regalías Este formato permite recaudar la información relacionada con las Regalías, indicando el sector de acuerdo a lo establecido en los Artículos 13 y 14 de la Ley 756 de 2002. Se trabaja con información que se recibe de las demás Secretarías (Consolidado). Con Circular de la Secretaria de Hacienda a través de contabilidad, se recibe la información, se consolida y se sube al sistema SCHIP. Periodo de registro semestral. FORMATO 19C. Regalías Indirectas Este formato permite recaudar la información relacionada con las Regalías, indicando el sector de acuerdo a lo establecido en los Artículos 13 y 14 de la Ley 756 de 2002.






Acciones de control a la contratación de sujetos En este formulario se debe relacionar los contratos celebrados durante el período. El periodo de registro es bimensual Acciones de control a la contratación: Consorcios/ Uniones Temporales En este formato diligencie todos los datos de los Consorcios y/o Uniones Temporales. El periodo de registro es bimensual FORMATO 20. Informe al culminar una gestión Este formato sirve para evaluar la gestión realizada por los representantes legales de las entidades auditadas por la contraloría durante su permanecía en el cargo al finalizar su periodo en la institución. Se diligencia cada vez que aplique. FORMATO 21. Resguardos Indígenas Se registra por cada resguardo indígena los recursos transferidos por SGP, Regalías y Otros Conceptos. FORMATO 21A. Patrimonio Cultural En este formato se registra el presupuesto apropiado y ejecutado por fuente de financiación referente al patrimonio cultural. FORMATO 21B. Población Desplazada En este formato se describen los recursos destinados a la atención de la población desplazada forzosamente por la violencia. FORMATO21C. Estampilla Adulto Mayor En este formato se describen los recursos recaudados y comprometidos en cumplimiento de la ley 1276 de 2009. FORMATO 27. Planes de acción u operativos Este formato relacionara los planes de acción presentados por la entidad. Se envía Circular de la Secretaría de Hacienda a través de contabilidad, se recibe la información, se consolida y se sube al sistema CHIP. La periodicidad es semestral. FORMATO 27A. Ejecución plan de acción En este formato se relacionara las ejecuciones realizadas al plan de acción. Se envía Circular de la Secretaría de Hacienda a través de contabilidad, se recibe la información, se consolida y se sube al sistema CHIP. La periodicidad es semestral. FORMATO 28. Indicadores de Gestión Este formato relacionara los indicadores de gestión: los cuales son economía, eficiencia, eficacia, equidad, financieros, y costos ambientales. La periodicidad es semestral






FORMATO 99. Documentos Anexos a la Cuenta En este formato se deben registrar y adjuntar como mínimo los documentos anexos a la cuenta adicionales a los solicitados en cada uno de los formatos y de acuerdo a lo previsto en la Resolución No. 294 de 2009. TAREA 4 Una vez revisadas y actualizadas las plantillas, la secretaria de Hacienda debe realizar un oficio remitido a las oficinas implicadas, donde se les informe los formatos que deben diligenciar de acuerdo a su competencia con la Cuenta Única Anual ante la Contraloría General de Santander. TAREA 20 Es necesario tener en cuenta que cada oficina gestora responsable de diligenciar los formatos, son también responsables de incorporarlos al aplicativo del Sistema Integral de Auditorias – SIA, donde serán validados por el mismo aplicativo, y archivados en la rendición de la cuenta correspondiente. En el caso de que un formato no aplique para la rendición de la cuenta, se debe elaborar un oficio dirigido a la Contraloría General de Santander, explicando los motivos del porqué el formato no aplica, el cual debe ser impreso, firmado, escaneado y grabado de acuerdo a las indicaciones manifestadas en el aplicativo SIA. Este documento deberá subirse al sistema de igual manera que se suben los anexos. Para realizar el cierre de la rendición se debe subir un archivo que corresponda al escaneo de un oficio que indique que la rendición ha finalizado con las características definidas en el Manual SIA que se descarga según la tarea 1 del procedimiento anteriormente expuesto. Este documento deberá subirse al sistema de igual manera que se suben los anexos.






8. INFORME PARA RENDIR INFORMACIÓN SOBRE EL SISTEMA GENERAL DE

PARTICIPACIONES, REGALIAS Y DEMÁS TRANSFERENCIAS INTERGUBERNAMENTALES DE ORIGEN NACIONAL

Este informe se encuentra reglamentado por la Resolución Orgánica 5544 de Diciembre de 2003, modificada por la Resolución Orgánica 6113 de 2010, y lo deberá presentar ante la Contraloría General de la República el jefe de entidad, el representante legal, o quien haga sus veces, sobre las actuaciones legales, técnicas, contables, financieras y de gestión, que hayan realizado en la administración, manejo y rendimientos de los fondos, bienes o recursos públicos. Regalías Directas Las regalías son una contraprestación económica de propiedad del Estado que se causa por la explotación de los recursos naturales no renovables. Las regalías directas benefician directamente a las entidades territoriales en donde se adelantan explotaciones de recursos naturales no renovables, a los municipios con puertos marítimos y fluviales por donde se transportan dichos recursos y a los municipios del área de influencia de esos puertos. Las regalías directas deben destinarse por ley a proyectos de inversión contenidos en los planes de desarrollo territorial, con prioridad en saneamiento ambiental, cobertura y ampliación de servicios de salud, educación, electricidad, agua potable, alcantarillado, aseo y demás servicios públicos básicos esenciales. 6 SGP: Se refiere al Sistema General de Participaciones que está constituido por los recursos que la nación transfiere por mandato de los artículos 356 y 357 de la Constitución Política a las Entidades Territoriales para la financiación de los servicios de educación, salud y propósito general, cuya competencia se les asigna en la ley 715 de 2001.7 A continuación se presenta el procedimiento correspondiente a este informe:

6http://www.dnp.gov.co

7Departamento Nacional de Planeación. http://www.dnp.gov.co







PROCEDIMIENTO: Presentación de Formularios según Resolución 6113 de 2010.

OBJETIVO: Garantizar que la información reportada por la Gobernación de Santander al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, sea eficaz, oportuna y confiable de tal forma que muestre a este ente de control la realidad financiera , económica, social y ambiental del Departamento.





1

Enviar circular a las oficinas implicadas en el procedimiento





Circulares entregadas

Oficinas Gestoras

2 Diligenciar formularios de Regalías Directas

Oficinas Gestoras

P.U. Seguridad Social Auxiliar Administrativo Coordinador grupo cooperación Planeación Profesional Universitario Técnico Operativo

SIA (Soluciones Integradas de Administración)

Formularios diligenciados

Formulario F19A

Coordinación de Presupuesto Administración Central

3 Consolidar información del formulario 19A



Secretarías de Salud - Educación Planeación - Interior - Infraestructura y

Formulario consolidado

Formulario F 19 A Contraloría General de la Republica






Aguas

4

Diligenciar formularios para la rendición de información del SGP

Secretaría de Infraestructura (Aguas y Saneamiento Básico)


SIA (Soluciones Integrales de Administración) Ejecución Presupuestal, informe contable PDA


Formulario F 26 A Formulario F 17 A Formulario F 17 B Formulario F 27 Formulario F 27 A


5


Secretaría de Salud Departamental


SIA Ejecución presupuestal - Base de datos Salud Base de datos Bancos


Formulario F 18 Formulario F 18 A Formulario F 18 B Formulario F 18 C Formulario F 18 E Formulario F 18 F Formulario F 17 A Formulario F 17 B Formulario F 27 Formulario F 27 A


6


Secretaría de Educación Departamental

Profesional Universitario Grupo Tesorería.

SIA(Soluciones integrales de Administración)


Formulario F 17 A Formulario F17B Formulario F 24 A Formulario F 24 B Formulario F 27 Formulario F 27 A


7 Diligenciar formularios de Ambiental

Secretaria de Agricultura Departamental


SIA(Soluciones integrales de Administración)

Formularios comparados con el informe propio al finalizar vigencia (anual)

Formulario F8-1 Formulario F8-2 Formulario F8-3


8 Enviar formularios diligenciados



Secretaría de Salud Secretaría de Educación Secretaría de

Se debe validar la información recibida con la información que

Formulario F 18 Formulario F 18 A Formulario F 18 B Formulario F 18 C

Gerencia Departamental de la CGR







INTERNOS EXTERNOS

Planeación. Secretaría del Interior Secretaría de Infraestructura y Aguas Secretaria de Agricultura

genera el SIA Formulario F 18 E Formulario F 18 F Formulario F 19 A Formulario F 17 A Formulario F 17 B Formulario F 27 Formulario F 27 A Formulario F8-1 Formulario F8-2 Formulario F8-3

9 Realizar el cierre de la cuenta




Oficio remisorio enviado

Oficio Gerencia Departamental de la CGR


Formulario F8-1 Formulario F8-2 Formulario F8-3 Formulario F 17 A Formulario F 17 B

Formulario F 18 Formulario F 18 A Formulario F 18 B Formulario F 18 C Formulario F 18 E

Formulario F 18 F Formulario F 24 A Formulario F 24 B Formulario F 27 Formulario F 27 A

DEFINICIONES

SGP: Sistema General de Participación DNC: Documento no controlado Oficinas Gestoras: Corresponde a Secretaría de Salud; Secretaría de Educación; Secretaría de Planeación; Secretaría del Interior; Secretaría de Infraestructura y Aguas; Administración Central

OBSERVACIONES








Resolución 6113 de 2010; Resolución 5544 de 2003


FECHA: FECHA: FECHA






Proceso: Gestión Financiera Procedimiento Presentación de Formularios según Resolución 6113 de 2010.

Objetivo: Garantizar que la información reportada por la Gobernación de Santander al Ministerio de Hacienda y Crédito Publico, sea eficaz, oportuna y

confiable de tal forma que muestre a este ente de control la realidad financiera , económica, social y ambiental del Departamento.



REGISTRO

Nombre, Código


Enviar circular a las oficinas implicadas en el procedimiento

Diligenciar formularios para la

rendición de información del

SGP

Diligenciar formularios de

Regalías Directas

Consolidar información del

formulario 19A

Formulario F26A Formulario F 17 AFormulario F 17 B Formulario F 27Formulario F 27 A Formulario F 18Formulario F 18 A Formulario F 18 BFormulario F 18 C Formulario F 18 EFormulario F 18 F Formulario F 17 AFormulario F 17 B Formulario F 27Formulario F 27 A Formulario F 17 AFormulario F 24 A FormularioF24BFormulario F 27 Formulario F 27 A


Formulario F 26 AFormulario F 17 AFormulario F 17 BFormulario F 27Formulario F 27 A

Formulario F 19 A

Formulario F 19 A

INICIO

1

Oficinas Gestoras







REGISTRO

Nombre, Código



Enviar formularios diligenciados

Diligenciar formularios para la

rendición de información del SGP

Diligenciar formularios de

Ambiental

Formulario F 18Formulario F 18 AFormulario F 18 BFormulario F 18 CFormulario F 18 EFormulario F 18 FFormulario F 17 AFormulario F 17 BFormulario F 27

Formulario F 27 A


Formulario F8-1Formulario F8-2Formulario F8-3

Fin

Formulario F 17 AFormulario F17BFormulario F 24 AFormulario F 24 BFormulario F 27Formulario F 27 A

Realizar el cierre de la cuenta

Oficio

1

Formulario F26A Formulario F 17 AFormulario F 17 B Formulario F 27Formulario F 27 A Formulario F 18Formulario F 18 A Formulario F 18 BFormulario F 18 C Formulario F 18 EFormulario F 18 F Formulario F 17 AFormulario F 17 B Formulario F 27Formulario F 27 A Formulario F 17 AFormularioF24A Formulario F24BFormulario F 27 Formulario F 27 A

Oficinas Gestoras






Con relación al procedimiento anterior se especifican las siguientes tareas: TAREA 1: Enviar circular a las oficinas implicadas en el procedimiento La secretaria de Hacienda Departamental enviara los oficios remisorios anexando en medio magnético el formato que le corresponde diligenciar a cada unidad ejecutora de conformidad con la responsabilidad y recurso que administra y ejecuta. TAREA 2: Diligenciar formularios de Regalías Directas Inicialmente se debe generar del SIA la secuencia presupuestal de la vigencia filtrando por centro de costo que corresponda, y la fuente de recursos regalías, determinando con ello los campos solicitados en el formato 19A dispuesto por la Contraloría General de la República para el reporte de esta información. AREA 3: Consolidar información del formulario 19A La información diligenciada por las oficinas de Secretaría de Salud, Secretaría de Educación, Secretaría de Planeación, Secretaría del Interior, Secretaría de Infraestructura y Aguas, debe ser remitida en medio físico y magnético al Grupo de Presupuesto de la Administración Central, para posteriormente ser consolidada y conciliada con la información contenida en la ejecución de gastos de las Regalías generada por el Sistema SIA. TAREA 4 – 7: Diligenciar formularios para la rendición de información del SGP Con base a los formatos que se solicita diligenciar cada una de las unidades ejecutoras según el presente manual, se debe generar la ejecución presupuestal de gastos e Ingresos del sistema SIA para luego diligenciar los campos requeridos por los formularios dispuestos por la Contraloría General de la República. Es de aclarar que los formularios diligenciados deben ser remitidos a la oficina de Presupuesto, que es la encargada de consolidar y remitir la información al ente de control. TAREA 8: Enviar formularios diligenciados La Coordinación de Presupuesto posterior al recibo de cada uno de los formatos certificados por cada una de las entidades ejecutoras, debe conciliar los valores registrados con los generados en el sistema SIA con el propósito de garantizar que la información enviada cuente con la relevancia y confiabilidad pertinente.






TAREA 9: Realizar el cierre de la cuenta Para remisión de la información consolidada y conciliada, se debe remitir un oficio dirigido a la Gerencia Departamental de la CGR firmado por el representante legal de la Gobernación de Santander relacionando los formatos que de conformidad con el marco legal de este informe aplican para la entidad sujeta de control.

DECÁLOGO DE VALORES Y COMPROMISOS ÉTICOS

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