ADMINISTRACIN POR PROCESOS

ADMINISTRACIN POR PROCESOSClasificacin de los Procesos

Por la Magnitud & Por la Importancia

Saskia Vernica Garzn Zambonino29/04/2014

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADORFACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVASCARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIAADMINISTRACIN POR PROCESOS

GRUPO N04

NOMBRE DEL DOCENTE:Ing. Armando Mora Zambrano

NMERO DE DEBER: 02Contenido1PRIMERA PARTE TERICA21.1CLASIFICACIN DE LOS PROCESOS21.1.1POR LA MAGNITUD21.1.2POR LA IMPORTANCIA122SEGUNDA PARTE EJEMPLO - PRCTICA172.1EJEMPLO POR LA MAGNITUD172.2EJEMPLO POR LA IMPORTANCIA283NETGRAFIA294CONCLUSIONES295RECOMENDACIONES306ANEXOS30

PRIMERA PARTE TERICACLASIFICACIN DE LOS PROCESOSLos partidarios de la escuela del proceso administrativo consideran la administracin como una actividad compuesta de ciertas sub-actividades que constituyen el proceso administrativo nico. Este proceso administrativo formado por 4 funciones fundamentales, planeacin, organizacin, ejecucin y control. Constituyen el proceso de la administracin: LA PLANEACION para determinar los objetivos en los cursos de accin que van a seguirse. LA ORGANIZACIN para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y reconocer las relaciones necesarias. LA EJECUCIN por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo. EL CONTROL de las actividades para que se conformen con los planes.Nos corresponde en esa ocasin tratar la clasificacin de los procesos por su magnitud y su importancia.

POR LA MAGNITUD Comprende la planificacin estratgica de la empresa sea es el proceso de desarrollo e implementacin de planes para alcanzar propsitos u objetivos. La planificacin estratgica se aplica sobre todo en los asuntos militares (donde se llamara estrategia militar) y en actividades de negocios. Dentro de los negocios se usa para proporcionar una direccin general a una compaa (llamada Estrategia empresarial) en estrategias financieras, estrategias de desarrollo de recursos humanos u organizativas, en desarrollos de tecnologa de la informacin y crear estrategias de marketing para enumerar tan slo algunas aplicaciones. Pero tambin puede ser utilizada en una amplia variedad de actividades desde las campaas electorales a competiciones deportivas y juegos de estrategia como el ajedrez. Este artculo considera la planificacin estratgica de una forma genrica de modo que su contenido puede ser aplicado a cualquiera de estas reas.Los propsitos y objetivos consisten en identificar cmo eliminar dicha deficiencia. Algunos escritores distinguen entre propsitos (que estn formulados inexactamente y con poca especificacin) y objetivos (que estn formulados exacta y cuantitativamente como marco de tiempo y magnitud de efecto). No todos los autores realizan esta distincin, prefiriendo utilizar los dos trminos indistintamente. Cuando los propsitos son utilizados en el rea financiera, a menudo se denominan objetivos.Es necesario identificar los problemas que se enfrentan con el plan estratgico y distinguir de ellos los propsitos que se alcanzarn con dichos planes. Una cosa es un problema y otra un propsito. Uno de los propsitos pudiera ser resolver el problema, pero otro pudiera ser agravar el problema. Todo depende del "vector de intereses del actor" que hace el plan. Entonces la estrategia en cualquier rea: militar, negocios, poltica, social, etc. puede definirse como el conjunto sistemtico y sistmico de acciones de un actor orientado a resolver o agravar un problema determinado. Un problema es una discrepancia entre el ser y el deber ser (Carlos Matus), todo problema es generado o resuelto por uno o varios actores.Las personas generalmente, tienen varios propsitos al mismo tiempo. La congruencia de los propsitos se refiere a cmo stos se combinan con cualquier otro. Es un propsito compatible con otro? Encajan los dos para formar una estrategia unificada? La jerarqua se refiere a la introduccin de un propsito dentro de otro. Existen propsitos a corto plazo, a medio plazo y a largo plazo. Los propsitos a corto plazo son bastante fciles de obtener, situndose justo encima de nuestra posibilidad. En el otro extremo, los propsitos a largo plazo son muy difciles, casi imposibles de obtener. La secuencia de propsitos se refiere a la utilizacin de un propsito como paso previo para alcanzar el siguiente. Se comienza obteniendo los de corto plazo, se sigue con los de medio y se termina con los de largo. La secuencia de propsitos puede crear una escalera de consecucin.Cuando se establece una compaa, los propsitos deben estar coordinados de modo que no generen conflicto. Los propsitos de una parte de la organizacin deben ser compatibles con los de otras reas. Los individuos tendrn seguramente propsitos personales. Estos deben ser compatibles con los objetivos globales de la organizacin.Una buena estrategia debe:Ser capaz de alcanzar el objetivo deseado.Realizar una buena conexin entre el entorno y los recursos de una organizacin y competencia; debe ser factible y apropiadaSer capaz de proporcionar a la organizacin una ventaja competitiva; debera ser nica y sostenible en el tiempo.Dinmica, flexible y capaz de adaptarse a las situaciones cambiantes. MACROPROCESOExisten entonces diferentes tipos de procesos, de acuerdo al rol que desempean y que a continuacin me permito definir:Procesos Estratgicos: Destinados a establecer y controlar las metas de la empresa. Son los que proporcionan directrices a los dems procesos, es decir, indican cmo se deben realizar para que se pueda lograr la visin de la empresa. Son conocidos tambin como procesos visionarios y son liderados por la alta direccin.Procesos Primarios u Operativos: Son aquellos que impactan directamente sobre la satisfaccin del cliente y cualquier otro aspecto de la misin de la organizacin. Son procesos operativos tpicos como los de venta, produccin y servicio post- venta. Tambin se les conoce como procesos misionales porque son los sustentan la razn de ser del negocio.Procesos de soporte: Son procesos que no estn ligados directamente a la misin de la organizacin, pero resultan necesarios para que los procesos primarios y estratgicos puedan cumplir sus objetivos. Son procesos transversales a toda la organizacin.De alguna manera los procesos estratgicos son procesos de soporte, pues deben estar igualmente apoyando que los procesos primarios se diseen y realicen para satisfacer el mercado objetivo y responder a las estrategias de diferenciacin o de valor agregado.Debido a que cada uno de los anteriores grupos de procesos contiene en s mismo dos o ms procesos, tambin se les conoce como macro procesos. Por eso, es comn encontrar los trminos Macro procesos Estratgicos, Macro procesos Primarios y Macro procesos de SoporteEs siguiente grfico ilustra las definiciones anteriores:

PROCESOUn proceso es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que, al interactuar, transforman elementos de entrada y los convierten en resultados.Da origen a la Cadena productiva es el conjunto de operaciones necesarias para llevar a cabo la produccin de un bien o servicio, que ocurren de forma planificada, y producen un cambio o transformacin de materiales, objetos o sistemas.Una cadena productiva consta de etapas consecutivas a lo largo de las que diversos insumos sufren algn tipo de transformacin, hasta la constitucin de un producto final y su colocacin en el mercado. Se trata, por tanto de una sucesin de operaciones de diseo, produccin y de distribucin integradas, realizadas por diversas unidades interconectadas como una corriente, involucrando una serie de recursos fsicos, tecnolgicos, econmicos y humanos. La cadena productiva abarca desde la extraccin y proceso de manufacturado de la materia prima hasta el consumo final.

SUBPROCESO

Un Subproceso es un conjunto de actividades que tienen una secuencia lgica para cumplir un propsito. Un Subproceso es un Proceso por s mismo, cuya finalidad hace parte de un Proceso ms grande.El proceso ms grande se conoce como proceso Padre y el Subproceso como proceso hijo. Cuando una instancia del Subproceso es creada, el proceso hijo hereda el nmero del caso del proceso padre. Esto ayuda a identificar qu Subproceso pertenece a cul padre. Usted puede configurar que se herede o no el nmero del caso en Usar nmero de caso padre. En Bizagi, la configuracin de un Subproceso se realiza en el momento en que una actividad es convertida a un Subproceso a travs de un asistente. Un Subproceso puede ser representado de forma expandida o colapsada:Subproceso ExpandidoCuando seexpandeun Subproceso, todos los detalles sern mostrados dentro de sus lmites.En el siguiente diagrama, el proceso de Solicitud de Viajes muestra el SubprocesoReservarde forma expandida. Las actividades que hacen parte del Subproceso son mostradas como parte del Proceso principal. Este es un solo Proceso representado en un solo diagrama.

Subproceso ColapsadoCuando un Subproceso estcolapsado, los detalles del Subproceso no son mostrados. El signo ms (+) indica que la figura es un Subproceso y es mostrado a su mnimo nivel de detalle.En el siguiente diagrama, el proceso de Solicitud de viajes muestra el SubprocesoReservarde forma colapsada.

Los detalles delSubproceso Reservarson mostrados en otro diagrama.

Todos los diagramas modelados en Bizagi pueden ser Subprocesos.Propiedades de los SubprocesosDependiendo el tipo, los Subprocesos tienen diferentes propiedades:ELEMENTOCONSIDERACIONESPROPIEDADES

Subproceso EmbebidoSubprocesos Embebidos contienen un conjunto de Actividades que no son independientes del proceso padre; ellos comparten la misma informacin y/o datos. Ellos tienen un objetivo claro y tienen un inicio y un fin determinado.Los Subprocesos embebidos no estn diseados para ser reutilizables.No pueden ser usados como Subprocesos mltiples.Propiedades bsicasNombre visual:Es el nombre de la actividad que se muestra en el Portal de Trabajo.Nombre:Es el nombre de la actividad en la base de datos. Este nombre no puede ser modificado.Descripcin:Muestra informacin adicional sobre la tarea.Duracin:Determina el tiempo mximo que el Subproceso puede estar activo (sin finalizar) para ser considerado dentro del tiempo.Costo:Indica el costo de la tarea.Prioridad:Indica el orden en el que Bizagi activar o ejecutar las tareas.Es asncrona:Permite comportamiento Asincrnico para el Subproceso.Reintentos:Determina el nmero deveces que la actividad asncrona va a ser ejecutada si un error es lanzado.Intervalo de reintento:Es un intervalo de tiempo (en minutos) que debe ser alcanzado antes de intentar ejecutar la tarea asncrona en caso de error.Mostrar retroalimentacin:Si la opcin esta habilitada, el sistema ejecutara la actividad de inmediato y mostrar en el Portal de Trabajo una pgina de espera; si la opcin esta deshabilitada, la actividad ser ejecutada ms adelante en el Scheduler de Bizagi y el usuario ser enviado a una pgina por defecto dependiendo del caso.Tiempo de Espera:Permite definir el tiempo mximo (en segundo), en que la ejecucin de la tarea es posible; el sistema de forma automtica cancela la operacin cuando se agota el tiempo.

Subproceso reusableEstos Subprocesos pueden ser integrados o pueden trabajar por si mismos (standalone):oSi se escoge la opcin de integrado, el Proceso padre contina cuando el Subproceso termina.oSi se selecciona la opcin standalone, el Proceso padre contina con la siguiente actividad en el momento que inicie el Subproceso.Los Subprocesos reusables no pueden ser transaccionales y no pueden ser configurados como un Subprocesos mltiple.Propiedades bsicasNombre visual:Es el nombre del Subproceso que se muestra en el Portal de Trabajo.Nombre:Es el nombre del Subproceso en la base de datos. Este nombre no puede ser modificado.Descripcin:Muestra informacin adicional sobre del Subproceso.

Subproceso TransaccionalSe debe asociar eventos de Error, de Cancelacin y de Compensacin al Subproceso Transaccional.Propiedades bsicasNombre visual:Es el nombre del Subproceso que se muestra en el Portal de Trabajo.Nombre:Es el nombre del Subproceso en la base de datos. Este nombre no puede ser modificado.}Descripcin:Muestra informacin adicional sobre del Subproceso.

Subproceso MltipleEllos pueden ser creados de dos formas: de forma Secuencial o en Paralelo.Los Subprocesos mltiples paralelos se representan con tres lneas horizontales.Los Subprocesos mltiples secuenciales se representan con tres lneas verticales.Propiedades bsicasNombre visual:Es el nombre del Subproceso que se muestra en el Portal de Trabajo.Nombre:Es el nombre del Subproceso en la base de datos. Este nombre no puede ser modificado.}Descripcin:Muestra informacin adicional sobre del Subproceso.

ACTIVIDAD Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir las metas de un programa o subprograma de operacin, que consiste en la ejecucin de ciertos procesos o tareas (mediante la utilizacin de los recursos humanos, materiales, tcnicos, y financieros asignados a la actividad con un costo determinado), y que queda a cargo de una entidad administrativa de nivel intermedio o bajo. Es una categora programtica cuya produccin es intermedia, y por tanto, es condicin de uno o varios productos terminales. La actividad es la accin presupuestaria de mnimo nivel e indivisible a los propsitos de la asignacin formal de recursos. Conjunto de operaciones o tareas que son ejecutadas por una persona o unidad administrativa como parte de una funcin asignada.

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POR LA IMPORTANCIAGOBERNANTESProcesos Gobernantes (Estratgicos).- Relacionan a la organizacin con su entorno; definen sus polticas y estrategias siempre alineadas a la misin, visin y valores. Son de carcter global y atraviesan transversalmente toda la organizacin, relacionndose a las reas organizativo-administrativo, de mejora continua, direccin y planificacin estratgica.BSICOS O SUSTANTIVOSConjunto de actividades dependientes e independientes, lgicamente ejecutadas y necesarias para obtener productos o servicios a partir de insumos... H. Steudel, 2002 Los procesos pueden ser sustantivos o de apoyo Los procesos sustantivos son los que se relacionan directamente con la razn de ser de la organizacin y que son muy importantes tanto para la estrategia global como para los clientes.HABILITANTESLos procesos habilitantes son los que hacen funcionar los agregadores de valor, tienes razon, generan productos y ayudan a fluir la estructura organizativa, estoy de acuerdo con la definicin de ISA, estn encaminados a generar productos y servicios para los procesos gobernantes, agregadores de valor y para s mismos, viabilizando la gestin institucional.DE APOYOProcesos Habilitantes (de Soporte o Apoyo).- Son aquellos que facilitan el desarrollo de las actividades que integran los procesos clave, y generan valor aadido al cliente interno.Actividad.- Es la agrupacin de tareas dentro de un proceso o subproceso, para facilitar su gestin o para cumplir con un objetivo de trabajo bien definido. La secuencia ordenada de actividades da como resultado un subproceso o un proceso. Generalmente, suele ser desarrollada por un mismo departamento, seccin, rea o unidad administrativa.Tarea.- Es la parte ms pequea, en la que se puede descomponer una actividad.Norma.- Es una especificacin que reglamenta procesos para garantizar la interoperabilidad. Se describen en documentos a modo de Manuales GeneralesManuales Generales.- Normativa en materia de regmenes aduaneros y todo lo relacionado con la tcnica aduanera, de aplicacin a nivel nacional de manera obligatoria, con un grado de detalle hasta el nivel de actividades, elaborados en la Coordinacin de General de Gestin Aduanera y aprobada por la Gerencia General o del Directorio segn corresponda, en formato de Resoluciones con articulados.Procedimiento.- Forma de llevar a cabo un proceso, subproceso o actividad. Los procedimientos se describen en documentos a modo de Manuales Especficos, Instructivos de Trabajo, Instructivos de Sistemas y Guas para Operadores de Comercio Exterior.Manuales Especficos.- Procedimientos relacionados con los procesos a ser aplicados a nivel nacional de manera obligatoria, en formato de manual especifico, con un grado de detalle hasta el nivel de actividades, elaborados en la Coordinacin de General de Proyectos y SistemasInstructivo de Trabajo.- Procedimientos relacionados con las actividades operativas en general, a ser aplicados obligatoriamente segn corresponda a nivel nacional y/o particular o especfica, en formato de Instructivo, con un grado de detalle hasta el nivel de tareas, elaborados para los casos de aplicacin nacional en la Coordinacin de General de Proyectos y Sistemas y para los casos de aplicacin particular o especifica por las diferentes departamentos, secciones, reas o unidades administrativa que lo requieran.Instructivo de Sistemas.- Procedimientos relacionados con las actividades informatizadas, a ser aplicados a nivel nacional de manera obligatoria, en formato de Instructivo, con un grado de detalle hasta el nivel de tareas, elaborados en la Coordinacin de General de Proyectos y Sistemas.Gua para Operadores de Comercio Exterior.- Procedimientos relacionados con las actividades operativas e informatizadas a ser aplicados a nivel nacional de manera obligatoria, por parte de los OCEs, en formato de Gua, con un grado de detalle hasta el nivel de tareas, elaborados en la Coordinacin de General de Proyectos y Sistemas.

Ejemplo:

ASESORALa asesora es una actividad muy comn por estos das, pero informalmente utilizada desde tiempos inmemoriales por el hombre, mediante la cual se le brindar el apoyo necesario a las personas que as lo requiriesen para que puedan desarrollar diferentes actividades, motivos de la consulta y finalmente, a travs del trabajo que la asesora en cuestin le brinde, poder lograr la comprensin de diferentes situaciones en las cuales se halla la persona o institucin que solicita asesora, judiciales, econmicas, polticas, financieras, inmobiliarias, entre otras.El principal beneficio que reporta la asesora a quien acude a ella es la ayuda que otorga a la hora de resolver dudas especficas en el rea de inters. El motivo de creacin de la asesora ha sido precisamente ste, el de ayudar a las personas en aquello en lo que presentan dificultades o en aquello que siempre ha constituido para ellos un problema.Cabe destacar que el asesor, tal como se denomina al individuo encargado de la asesora, siempre deber ser un profesional de la materia a tratar.Existen diferentes tipos de asesora, a saber: asesora jurdica, por ejemplo, sta nos alertar y encauzar en los trmites a realizar cuando se abre un negocio o una empresa, cualquiera sea la naturaleza de sta, la asesora nos orientar acerca de las condiciones de contratacin del personal, sobre la regularizacin de los bienes que ostenta la institucin en cuestin, entre tantsimas tareas.Por su lado, la asesora administrativa, tambin a instancias de la apertura de un nuevo negocio, nos orientar sobre la presentacin de proyectos para poder conseguir el financiamiento que la misma necesita para funcionar; tambin se encargar del seguimiento y rbrica de los libros que llevan los registros de la empresa.En tanto, la asesora de tipo contable, ser aquella que nos dar luz acerca de los modos ms sencillos para cumplir con las obligaciones tributarias que correspondan de acuerdo al rubro.

SEGUNDA PARTE EJEMPLO - PRCTICAEJEMPLO POR LA MAGNITUD

EJEMPLO POR LA IMPORTANCIA

NETGRAFIA http://www.monografias.com/trabajos12/proadm/proadm.shtml https://www.google.com.ec/?gfe_rd=cr&ei=WPNeU4frMsjd8gebioCgAQ#q=procesos%20por%20su%20magnitud http://repositorio.ute.edu.ec/bitstream/123456789/7895/1/35352_1.pdf http://es.wikipedia.org/wiki/Cadena_de_valor http://conalepprocesoadmon.blogspot.com/2010/11/clasificacion-segun-su-magnitud.html http://dialnet.unirioja.es/servlet/listalibrosporeditor?codigo=2558&inicio=751 http://www.slideshare.net/IESA_school_of_management/informe-de-gestion-2007-2008 http://es.wikipedia.org/wiki/Planificaci%C3%B3n_estrat%C3%A9gica http://gerenciaprocesos.comunidadcoomeva.com/blog/index.php?/categories/3-3-Macroprocesos http://es.wikipedia.org/wiki/Proceso_productivo http://help.bizagi.com/bp http://www.definicion.org/actividadmsuite/es/index.html?sub_procesos.htm http://calidadymejoracontinua.wikispaces.com/share/view/21760321 https://mx.answers.yahoo.com/question/index?qid=20080907090724AAa1vwo http://calidadymejoracontinua.wikispaces.com/share/view/21788185

CONCLUSIONES La elaboracin de un buen mtodo de procesos da origen a una administracin correcta donde se ocupen todos los recursos sin desperdiciarlos. Tanto sea por la magnitud o importancia, evidencian aspectos importantes en la entidad por lo cual deben ser elaborados con el mejor criterio. El macro proceso como el proceso gobernante son muy importantes en la elaboracin de procesos porque dan la directriz para una correcta administracin. RECOMENDACIONES Ms explicacin en un campo practico con el fin de una mejor comprensin del tema en estudio. Continuar con trabajos en grupo y la presentacin de los mismos al curso para dominar miedos y saber defender el trabajo de investigacin. Se proceda con la ejecucin de una retroalimentacin con el fin de asegurar el completo entendimiento de este tema.ANEXOS

Ilustracin 1VISTA EXTERIOR DE EMPRESA ELECTRICA QUITO S.A

Ilustracin 2INTEGRANTES TRABAJO GRUPAL

Ilustracin 3VISTA ESTERIOR DE EEQ Av. 10 de Agosto y Bartolom de las Casas, Quito