DE PROCEDIMIENTOS MANUAL - Veracruz...Manual de Procedimientos AGOSTO 2015 Turna el Reporte de...

Agosto 2015Secretaría de Finanzas y PlaneaciónSubsecretaría de Finanzas y AdministraciónDirección General de AdministraciónSubdirección de Organización y Procesos Administrativos

SE/DGIP/SCF-P-02-A5

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

Subsecretaría de EgresosDirección General de Inversión PúblicaSubdirección de Control Financiero

Departamento de Validación deInformación Financiera

COPIA N

O CONTROLA

DA

AGOSTO 2015

ÍNDICE

Subdirección de Control FinancieroManual de Procedimientos

Presentación

Estructura Orgánica del Departamento.................................................................................................................................

Simbología de Diagramas..........................................................................................................................................................

Descripción y Diagramas de Procedimientos

Departamento de Validación de Información Financiera

Contabilización en el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV)de lo Tramitado para la Liberación de Recursos de “Inversión Pública”..................................................................................

Validación Contable de Reportes de Cuentas a Pagar, Correcciones y Reclasificacionesde Fondos de “Inversión Pública”...............................................................................................................................................

Conciliación Programática y Presupuestal de Obras y Acciones.............................................................................................

Recopilación de la Documentación y Actualización de la Información que se Origina porlos Recursos Federales Convenidos con el Estado....................................................................................................................

Firmas de Autorización.............................................................................................................................................................

1

2

4

8

13

19

24

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DA

Subdirección de Control FinancieroManual de ProcedimientosPRESENTACIÓN

AGOSTO 2015

La presente administración se caracteriza por promover una mejora en los procesos y resultados del Gobierno paraeficientar la función pública, bajo criterios de mejoras operacionales y administrativas, evaluando permanentemente laorganización, funcionamiento y responsabilidades de la Administración Pública Estatal.

Asimismo, el Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016, establece en sus acciones impulsar el desarrollo organizacionaly proveer a los órganos y áreas administrativos de herramientas que permitan mejorar la función pública, a fin decoadyuvar en el establecimiento de un Sistema de Planeación Estatal Moderno, que responda con oportunidad a lasnecesidades de los diferentes sectores y regiones de la Entidad.

La Secretaría de Finanzas y Planeación a través de los Manuales de Procedimientos, establece los procesos que realizan lasáreas administrativas, con el fin de que contribuyan a lograr la eficiencia, calidad y productividad que demanda lasociedad, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignaciode la Llave, Código Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Código de ProcedimientosAdministrativos para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas yPlaneación y Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016.

La estructura del contenido del Manual de Procedimientos del Departamento de Validación de Información Financieraofrece una respuesta a las necesidades del área administrativa. Para su manejo se indican y describen brevemente loscomponentes que lo integran:

Estructura Orgánica del Departamento: Refleja en forma esquemática la jerarquización del área, objeto del Manualen cuestión.

Simbología de Diagramas: Incluyen las figuras que se utilizan en las representaciones gráficas de losprocedimientos.

Descripción y Diagramas de Procedimientos: Expone de manera clara y concreta, cuáles son las actividades que leson inherentes a cada proceso y el área administrativa y/o puesto responsable de realizarlas.

Firmas de Autorización: Incluyen las firmas de autorización desde el Secretario de Finanzas y Planeación hasta elJefe de Departamento, dando formalidad al documento.

La información que integra este Manual, fue obtenida por un procedimiento que tiene dos modalidades: a) indirecto: através del análisis del Manual anterior; b) directo: por medio de entrevistas con los niveles involucrados en cadaprocedimiento.

Procesada la información, se presenta en un formato que incluye:

Nombre del procedimiento. Objetivo que se persigue en la realización del mismo. Frecuencia de realización. Procedimientos con los que conecta. Normas que rigen el procedimiento.

Firma de validación del procedimiento.

Descripción del procedimiento especificando áreas administrativas o puestos involucrados y las actividades quedeben llevarse a cabo para operar el proceso.

Diagrama correspondiente.

COPIA N

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ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL DEPARTAMENTO


1PÁG.AGOSTO 2015

AUXILIARADMINISTRATIVO

ANALISTA CONTABLEDE VALIDACIÓN DE

INFORMACIÓNFINANCIERA

ARCHIVISTA

DEPARTAMENTO DEREGISTRO Y

NOTIFICACIÓN DE PAGOS

DEPARTAMENTO DEVALIDACIÓN DEINFORMACIÓN

FINANCIERA

DEPARTAMENTO DELSISTEMA DE

INFORMACIÓN DEINVERSIÓN PÚBLICA

DEPARTAMENTO DEANÁLISIS DE

INFORMACIÓN DELGASTO DE INVERSIÓN

SECRETARÍA DE FINANZAS Y

PLANEACIÓN

SUBSECRETARÍADE INGRESOS

DIRECCIÓN GENERALDE CONTABILIDADGUBERNAMENTAL

DIRECCIÓN GENERAL DEPROGRAMACIÓN Y

PRESUPUESTO

SUBDIRECCIÓN DEEVALUACIÓN DE

INVERSIONES

SUBDIRECCIÓN DECONTROL FINANCIERO

DIRECCIÓN GENERAL DEINVERSIÓN PÚBLICA

EJECUTIVO DEPROYECTOS DE CONTROL

Y CONCILIACIÓN DEINVERSIONES

DEPARTAMENTO DEANÁLISIS Y

PROGRAMACIÓN DELPRESUPUESTO DE

INVERSIÓN

UNIDAD DEGÉNERO

SUBSECRETARÍADE FINANZAS Y

ADMINISTRACIÓN

COORDINACIÓNDE ASESORES

UNIDAD DE ACCESOA LA INFORMACIÓN

PÚBLICA

PROCURADURÍAFISCAL

SUBSECRETARÍADE EGRESOS

SUBSECRETARÍADE PLANEACIÓN

COPIA N

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2PÁG.

SIMBOLOGÍA DE DIAGRAMAS

AGOSTO 2015

Inicio y fin

Actividad

Documento

Sistema y/o archivoinformático

Decisión

Pasa el tiempo

Conector de actividad

Conector de página

Conector de procedimientos

Archivo temporal:cronológico (C),alfabético (A) o numérico (N)

Archivo definitivo:cronológico (C),alfabético (A) o numérico (N)

Efectivo o cheque

Objeto o cosa

Actividades que se realizan demanera continua

Actividades que se realizan demanera simultánea

Indicadores de texto

Disco compacto (CD) oDisco de video digital (DVD)

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3PÁG.

DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS

AGOSTO 2015

DEPARTAMENTO DE VALIDACIÓN DEINFORMACIÓN FINANCIERA

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NORMAS

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA


OBJETIVO

FRECUENCIA DE REALIZACIÓN

FIRMA DE VALIDACIÓN

4PÁG.

ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE VALIDACIÓN DEINFORMACIÓN FINANCIERA LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.

AGOSTO 2015

Diaria y Mensual.

Contabilización en el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV), de loTramitado para la Liberación de Recursos de «Inversión Pública».

Con base en los Catálogos establecidos de sectores y fondos, se debe validar la correcta aplicación de los registroscontables que efectúan las Unidades Presupuestales y el Departamento de Registro y Notificación de Pagos que danorigen a la afectación contable en el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV).

En caso de existir algún error en el Reporte de asientos generales no contabilizados de cuentas por pagar, se debecorregir de manera inmediata.

Las Pólizas de corrección por transacción externa, deben contar con las partidas de acuerdo a la apertura delcatálogo de cuentas, disponibilidad de fondos, autorización y firma de los Jefes de Departamento involucrados, asícomo del Analista.

La conciliación contable de “Inversión Pública”, comprende la revisión de la inversión pública autorizada, tramitada,liberada y registrada por las Unidades Presupuestales en el Sistema Integral de Administración Financiera del Estadode Veracruz (SIAFEV).

En la elaboración de la conciliación contable de Inversión Pública, se debe contar con la Balanza de comprobación yel Reporte por unidad presupuestal emitido por el Módulo de Proyectos que contiene la cifra control de lostramitados para su liberación.

La Balanza de comprobación y el Reporte por unidad presupuestal emitido por el Módulo de Proyectos, debengenerarse a la misma fecha de corte.

Registrar contablemente la información relativa a “Inversión Pública”.

- Validación Contable de Reportes de Cuentas a Pagar y Correcciones, Reclasificaciones de Fondos de «InversiónPública».

- Elaboración de la Conciliación Contable de Recursos de «Inversión Pública».

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ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD

5PÁG.


AGOSTO 2015

Jefe de Departamento deValidación de InformaciónFinanciera.

Recibe de manera verbal la aprobación para ejecutar el proceso detransferencia de cuentas a pagar del Jefe de Departamento de Registro yNotificación de Pagos.

Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera del Estado deVeracruz (SIAFEV) y ejecuta el proceso de transferencia de cuentas apagar.

Verifica el total de cifras de lotes de facturas aprobadas y ejecutadas enel proceso de Transferencia de Cuentas a Pagar en coordinación con elJefe de Departamento de Registro y Notificación de Pagos.

¿Genera información el proceso de Transferencia de Cuentas a Pagar?

En caso de no generar información el proceso de Transferencia deCuentas a Pagar:

Verifica con la Subdirección de Infraestructura Tecnológica la falla.

Ejecuta el proceso de Transferencia de Cuentas a Pagar.

Continúa con la actividad No. 4.

En caso de generar información el proceso de Transferencia de Cuentasa Pagar:

Ejecuta el proceso de Asientos Generales no Contabilizados de Cuentasa Pagar e imprime el Reporte de asientos generales no contabilizadosen dos tantos.

Turna el Reporte de asientos generales no contabilizados al AnalistaAdministrativo de Validación de Información Financiera, en segundotanto.

Elabora la Tarjeta informativa en dos tanto.

Recaba autorización en el Reporte de asientos generales nocontabilizados en primer tanto y en la Tarjeta informativa en un tantodel Director General de Inversión Pública.

Conecta con el procedimiento:- Validación Contable de Reportes de Cuentas a Pagar y Correcciones,

Reclasificaciones de Fondos de Inversión Pública.

1.

2.

3.

3A.

3A.1.

4.

5.

6.

7.


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6PÁG.


AGOSTO 2015

Turna el Reporte de asientos generales no contabilizados en primertanto y la Tarjeta informativa en un tanto, para su procesocorrespondiente a la Subdirección de Registro y ConsolidaciónContable y recaba acuse de recibo en el Reporte de asientos generalesno contabilizados en segundo tanto y la Tarjeta informativa ensegunto tanto.

Turna al Auxiliar Administrativo el Reporte de asientos generales nocontabilizados en segundo tanto y la Tarjeta informativa en unsegunto tanto para su archivo correspondiente.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Conecta con el procedimiento:- Elaboración de la Conciliación Contable de Recursos de Inversión

Pública.



8.

9.

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TARJETAINFORMATIVA

CONTABILIZACIÓN EN EL SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL ESTADO DE VERACRUZ (SIAFEV), DE LO TRAMITADO PARALA LIBERACIÓN DE RECURSOS DE “INVERSIÓN PÚBLICA”

JEFE DE DEPARTAMENTO DE VALIDACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA

INICIO

JEFE DEDEPARTAMENTODE REGISTRO Y

NOTIFICACIÓN DEPAGOS

FIN

EN COORDINACIÓNCON EL JEFE DE

DEPARTAMENTODE REGISTRO YNOTIFICACIÓN

DE PAGOS

DEMANERAVERBAL

¿GENERAINFORMACIÓNEL PROCESO DE

TRANSFERENCIADE CUENTAS

A PAGAR?

NO

SI

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:ELABORACIÓN DE LA CONCILIACIÓN CONTABLEDE RECURSOS DE INVERSIÓN PÚBLICA.

RECIBE LA APROBACIÓNPARA EJECUTAR EL PROCESO

DE TRANSFERENCIADE CUENTAS A PAGAR

ACCESA YEJECUTA EL PROCESODE TRANSFERENCIA

DE CUENTAS A PAGAR

SIAFEV

VERIFICA EL TOTALDE CIFRAS DE LOTES

DE FACTURAS APROBADASY EJECUTADAS

VERIFICALA FALLA

EJECUTA EL PROCESODE TRANSFERENCIA

DE CUENTAS A PAGAR

REPORTE DE ASIENTOSGENERALES NOCONTABILIZADOS

EJECUTA EL PROCESO DEASIENTOS GENERALES

E IMPRIME

SUBDIRECCIÓN DEINFRAESTRUCTURA

TECNOLÓGICA

1- 2T

ANALISTAADMINISTRATIVODE VALIDACIÓN

DE INFORMACIÓNFINANCIERA


TURNA

2T

TARJETAINFORMATIVA

ELABORA

TARJETAINFORMATIVA


RECABA AUTORIZACIÓN

DIRECTORGENERAL DEINVERSIÓN

PÚBLICA

2T

1T

1T

- VALIDACIÓNCONTABLE DEREPORTES DE

CUENTAS A PAGARY CORRECCIONES

RECLASIFICACIONESDE FONDOS DE

INVERSIÓN PÚBLICA


TURNAPARA SU PROCESO

CORRESPONDIENTE YRECABA ACUSE DE RECIBO

SUBDIRECCIÓNDE REGISTRO Y

CONSOLIDACIÓNCONTABLE

1T

1T

AGOSTO 2015

( 1 )

( 2 )

( 3 )

( 3A )

( 3A.1 )

( 4 )

( 5 )

( 6 )

( 7 )

( 8 )

2T

2T

TARJETAINFORMATIVA


TURNA PARA SU ARCHIVOCORRESPONDIENTE

2T

2T

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NORMAS




OBJETIVO



8PÁG.


AGOSTO 2015

Diaria y semanal.

Validación Contable de Reportes de Cuentas a Pagar, Correcciones y Reclasificaciones de Fondos de «InversiónPública».

Con base en los Catálogos establecidos de sectores, fondos y financiamientos, se debe validar la correcta aplicaciónde los registros que efectúan los diferentes módulos presupuestales y el Departamento de Registro y Notificación dePagos, que da origen a la afectación contable y presupuestal en el SIAFEV.

En caso de existir algún error en los Reportes de asientos contables (cuentas a pagar) se debe corregir de manerainmediata.

Verificar que el registro contable se haya realizado de manera correcta.

- Elaboración de la Conciliación Contable de Recursos de Inversión Pública.

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9PÁG.AGOSTO 2015

Analista Administrativo deValidación de InformaciónFinanciera.


Recibe el Reporte de asientos generales no contabilizados en untanto, del Jefe de Departamento de Validación de InformaciónFinanciera para su validación.

Valida el Reporte de asientos generales no contabilizados en un tantoy verifica si existen diferencias.

¿Existen diferencias?

En caso de no existir diferencias:

Notifica que los datos están correctos al Jefe de Departamento deRegistro y Notificación de Pagos, a través del Jefe de Departamento deValidación de Información Financiera y archiva de manera cronológicatemporal, el Reporte de asientos generales no contabilizados en untanto.

Fin.

Conecta con el procedimiento:- Elaboración de la Conciliación Contable de Recursos de Inversión

Pública.

En caso de existir diferencias:

Consulta en el Sistema Integral de Administración Financiera del Estadode Veracruz (SIAFEV) la cuenta contable.

Imprime la Póliza en un tanto, e indica el error del Sistema Contable odel módulo de proyectos.

Turna la Póliza en un tanto para firma al Jefe de Departamento deValidación de Información Financiera.

Recibe la Póliza en un tanto del Analista Contable de Validación deInformación Financiera.

Elabora y firma la Póliza de corrección en un tanto.

Anexa a la Póliza de corrección en un tanto, la Póliza en un tanto y laturna al Jefe de Departamento de Registro y Notificación de Pagos, parasu verificación y firma, así como la del Analista Contable de Registro yNotificación de Pagos.

Pasa el tiempo.

1.

2.

2A.

3.

4.

5.

6.

7.

8.


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10PÁG.AGOSTO 2015

Recibe la Póliza de corrección firmada en un tanto y la Póliza en un tantoanexa, del Jefe de Departamento de Registro y Notificación de Pagos.

Turna la Póliza de corrección firmada en un tanto, junto con la Póliza enun tanto, al Analista Administrativo de Validación de InformaciónFinanciera.

Recibe la Póliza de corrección firmada en un tanto, junto con la póliza enun tanto, del Jefe de Departamento de Validación de InformaciónFinanciera y efectúa los movimientos en el Sistema Integral deAdministración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV).

Realiza las correcciones y exporta a través del Sistema Integral deAdministración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV) el lote,integra e imprime la Relación de registros de corrección en tres tantos.

Elabora la Tarjeta informativa en un tanto y turna junto con la Relaciónde registros de corrección en tres tantos al Jefe de Departamento deValidación de Información Financiera.

Recibe del Analista Administrativo de Validación de InformaciónFinanciera, la Tarjeta informativa en un tanto, junto con la Relación deregistros de corrección en tres tantos.

Revisa y rubrica la Tarjeta informativa en un tantos, junto con laRelación de registros de corrección en tres tantos.

Turna al Analista Administrativo de Validación de Información Financierala Relación de registros de corrección en un tanto para su archivocorrespondiente.

Recaba firma en la Tarjeta informativa en un tanto del Director Generalde Inversión Pública y obtiene copia, junto con la Relación de registrosde corrección en dos tantos.

Turna la Tarjeta informativa firmada en un tanto, junto con la Relaciónde registros de corrección en dos tantos, recabando acuse de recibo en laTarjeta informativa en copia y en la Relación de registros de correcciónen segundo tanto a la Subdirección de Registro y Consolidación Contable.

Entrega al Auxiliar Administrativo la Tarjeta informativa en copia, laRelación de registros de corrección en segundo tanto, la Póliza decorrección firmada en un tanto, junto con la Póliza en un tanto, para suarchivo correspondiente.




Analista Administrativo deValidación de InformaciónFinanciera.


9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

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DA

RELACIÓN DEREGISTROS DECORRECCIÓN 1-3T

RELACIÓN DE REGISTROS DECORRECCIÓN

1-3T

VALIDACIÓN CONTABLE DE REPORTES DE CUENTAS A PAGAR, CORRECCIONES Y RECLASIFICACIONES DE FONDOS DE “INVERSIÓN PÚBLICA”

ANALISTA ADMINISTRATIVO DE VALIDACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA JEFE DE DEPARTAMENTO DE VALIDACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA

SIAFEV

SIAFEV

INICIO

JEFE DEDEPARTAMENTODE VALIDACIÓN


A TRAVÉSDEL JEFE DE

DEPARTAMENTO VALIDACIÓN DE INFORMACIÓN

FINANCIERA

¿EXISTEN DIFERENCIAS? NO

SI

PÓLIZA

IMPRIME E INDICA ELERROR DEL SISTEMAO DEL MÓDULO DE

PROYECTOS

1T


RECIBE PARA SUVALIDACIÓN

1T


VALIDA Y VERIFICA SIEXISTEN DIFERENCIAS

1T


NOTIFICA QUE LOS DATOSESTÁN CORRECTOS

1T

JEFE DEDEPARTAMENTODE REGISTRO YNOTIFICACIÓN

DE PAGOS

C

FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- ELABORACIÓN DE LA CONCILIACIÓN CONTABLEDE RECURSOS DE INVERSIÓN PÚBLICA.

CONSULTA LA CUENTACONTABLE

SIAFEV

PÓLIZA

TURNA PARA FIRMA

1T

JEFE DEDEPARTAMENTO DE

VALIDACIÓN DEINFORMACIÓN

FINANCIERA

PÓLIZA

RECIBE

1T

ANALISTACONTABLE DE


FINANCIERA

PÓLIZA DECORRECCIÓN

ELABORA Y FIRMA

1T

PÓLIZA


ANEXA Y TURNA PARASU VERIFICACIÓN

Y FIRMA

1T

1T

PÓLIZA


RECIBE FIRMADA

1T

1T

JEFE DEDEPARTAMENTODE REGISTRO YNOTIFICACIÓN

DE PAGOS

PÓLIZA


TURNA FIRMADA

1T

1T

ANALISTAADMINISTRATIVODE VALIDACIÓN


1

PÓLIZA


RECIBE FIRMADA YEFECTÚA LOSMOVIMIENTOS

1T

1T

JEFE DEDEPARTAMENTODE VALIDACIÓN


REALIZA LASCORRECCIONES,

EXPORTA EL LOTE,INTEGRA E IMPRIME

TARJETAINFORMATIVA

ELABORA Y TURNA

1T

JEFE DEDEPARTAMENTO

DE VALIDACIÓN DEINFORMACIÓN FINANCIERA

1

1

AGOSTO 2015

( 1 )

( 2 )

( 3 )

( 2A )

( 4 )

( 5 )

( 6 )

( 7 )

( 8 )

( 9 )

( 10 )

( 11 )

( 12 )

( 13 )

- JEFE DE DEPARTAMENTODE REGISTRO Y

NOTIFICACIÓN DE PAGOS- ANALISTA CONTABLE

DE REGISTRO Y NOTIFICACIÓNDE PAGOS

COPIA N

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RELACIÓN DEREGISTROS DECORRECCIÓN

RELACIÓN DE REGISTROSDE CORRECCIÓN

TARJETAINFORMATIVA

RELACIÓN DE REGISTROSDE CORRECCIÓN

TARJETAINFORMATIVA

VALIDACIÓN CONTABLE DE REPORTES DE CUENTAS A PAGAR, CORRECCIONES Y RECLASIFICACIONES DE FONDOS DE “INVERSIÓN PÚBLICA”


FIN

1


TARJETAINFORMATIVA

RECIBE

1T

1-3T

ANALISTAADMINISTRATIVO

DE VALIDACIÓN DEINFORMACIÓN

FINANCIERA


TARJETAINFORMATIVA

REVISA Y RUBRICA

1T

1-3T

TURNA RECABANDOACUSE DE RECIBO

PÓLIZA



TARJETAINFORMATIVA

ENTREGA PARA SUARCHIVO

CORRESPONDIENTE

SUBDIRECCIÓNDE REGISTRO Y

CONSOLIDACIÓNCONTABLE

AUXILIARADMINISTRATIVO

1-2T

2T

1

2T

1T

1T

AGOSTO 2015

( 14 )

( 15 )

( 16 )

( 18 )

( 19 )

1T

1

TARJETAINFORMATIVA

RECABA FIRMA Y OBTIENE

1T

1-2T

DIRECTOR GENERALDE INVERSIÓN

PÚBLICA

RELACIÓN DE REGISTROS DECORRECCIÓN

TURNA PARA SU ARCHIVOCORRESPONDIENTE

1T

ANALISTAADMINISTRATIVO


FINANCIERA

1

( 17 )

COPIA N

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NORMAS



13PÁG.



OBJETIVO



AGOSTO 2015

Semanal y mensual.

Conciliación Programática y Presupuestal de las Obras y Acciones.

El Jefe de Departamento de Validación de Información Financiera, debe analizar y conciliar el presupuesto de las obrasy acciones, a través de los Reportes de fondos disponibles y el Análisis de cuenta emitidos por el SIAFEV.

En el caso de resultar diferencias entre el monto registrado y el reflejado en el SIAFEV, se debe proceder a suaclaración con los Departamentos de Análisis y Programación del Presupuesto de Inversión (para el caso delpresupuesto modificado) y el de Validación de Información Financiera (para el caso del devengado).

En caso de conciliar Fondos disponibles, Análisis de la cuenta, Cifra control (SIP) y el Reporte a nivel proyectos, sedebe elaborar oficio para informar el techo presupuestal modificado y lo tramitado para su liberación (devengado)a la Dirección General de Programación y Presupuesto y a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental.

El Jefe de Departamento de Validación de Información Financiera, debe analizar la parte prográmatica presupuestalcon base en el Manual de Contabilidad Capítulo VII Fracción IV Inciso b) emitido por el Consejo Nacional deArmonización Contable (CONAC).

Analizar, validar y conciliar programática y presupuestalmente los movimientos de las obras y acciones a nivel de unidadpresupuestal, partida fuente de financiamiento, programa, recompensa y proyecto.

- Validación de los Registros del Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV) Respectoal Monto Tramitado para Liberación.

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14PÁG.AGOSTO 2015


Analista Contable de Validación deInformación Financiera.

Accesa al Sistema de Inversión Pública (SIP) e imprime el Reportesemanal de la cifra control en original y lo turna al Analista Contable deValidación de Información Financiera.

Recibe el Reporte semanal de la Cifra control en original del Jefe deDepartamento de Validación de Información Financiera y accesa alSIAFEV para generar los reportes de consulta de Fondos disponiblesacumulado anual extendido, el Análisis de cuenta, así como el AvancePresupuestal TG2 y el Avance Institucional al mes correspondiente.

Concilia los Fondos disponibles contra el Análisis de cuenta y Cifracontrol analizando por unidad presupuestal del mes que corresponda.

¿Concilia la información?

En caso de no conciliar la información:

Informa al Departamento de Análisis y Programación del Presupuestode Inversión, para su reclasificación y/o ajuste a nivel unidadpresupuestal.


En caso de conciliar la información:

Concilia los Fondos disponibles contra el Avance presupuestal TG2 yel Avance Institucional del mes correspondiente, para validar elCapítulo 6 de Inversión Pública a nivel partida.



Informa al Departamento de Análisis y Programación del Presupuestode Inversión, para su reclasificación y/o ajuste a nivel partida.



Solicita y recibe el Reporte de proyectos de inversión pública en untanto y en medio electrónico del Analista del Departamento deSistemas de Inversión Pública.

1.

2.

3.

3A.

4.

4B.

5.


COPIA N

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15PÁG.AGOSTO 2015

Concilia los Fondos disponibles del SIAFEV contra el Reporte deproyectos de inversión pública en un tanto a nivel sector, unidadpresupuestal y fuente de financiamiento.



Informa al Departamento de Análisis y Programación del Presupuestode Inversión, para su reclasificación y/o ajuste a nivel fuente definanciamiento.



Accesa al Sistema de Inversión Pública (SIP), realiza el reporte «Balanzade comprobación acumulada al mes correpondiente» y concilia elmonto del gasto y anticipo contra el Reporte a nivel proyecto.



Filtra la información en el (SIP) del reporte «Libro Mayor» y verifica losmovimientos y procede a su aclaración.



Accesa al SIAFEV para emitir las Balanzas de Comprobaciónconsolidada, central y a nivel Dependencia, para corroborar losanticipos.

Revisa la parte programática del presupuesto con base en loslineamientos emitidos por el CONAC, comparando el presupuestomodificado y devengado en Fondos disponibles y conciliando contra lainformación a nivel Recompensa del SIAFEV.




6.

6C.

7.

7D.

8.

9.

COPIA N

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16PÁG.AGOSTO 2015



Genera la Póliza de ajuste en un tanto para la reclasificacióncorrespondiente y recomienda la correcta aplicación al Departamentode Análisis y Programación del Presupuesto de Inversión de loslineamientos emitidos por el CONAC en lo que respecta a loprogramático, para estar en condiciones de emitir los reportesinherentes a Inversión Pública y



Imprime el Reporte de Proyectos de Inversión Pública en tres tantos yse lo turna al Jefe de Departamento de Validación Financiera,desechando el anterior.

Recibe del Analista Contable de Validación de Información Financiera elReporte de proyectos de inversión pública en tres tantos.

Elabora el Oficio en original y dos copias y recaba visto bueno delSubdirector de Control Financiero y firma del Director General deInversión Pública.

Distribuye el Oficio en original y dos copias con el Reporte deproyectos de inversión pública en tres tantos de la siguiente manera:- Original y un tanto a la Dirección General de Programación y

Presupuesto.- Primera copia y segundo tanto a la Dirección General de Contabilidad

Gubernamental.- Segunda copia y tercer tanto al archivo de la Dirección General de

Inversión Pública.


9E.

10.

11.

12.

13.



COPIA N

O CONTROLA

DA

CONCILIACIÓN PROGRAMÁTICA Y PRESUPUESTAL DE LAS OBRAS Y ACCIONES

ANALISTA CONTABLE DE VALIDACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERAJEFE DE DEPARTAMENTO DE VALIDACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA

INICIO

REPORTE SEMANAL DELA CIFRA CONTROL

ACCESA Y TURNA

O

1

AGOSTO 2015

( 1 )

ANALISTA CONTABLEDE VALIDACIÓN


SIP

SIAFEV

REPORTE SEMANAL DELA CIFRA CONTROL

RECIBE, ACCESA Y GENERA

O



FINANCIERA

( 2 )

CONCILIA

( 3 )

DEPARTAMENTODE ANÁLISIS Y

PROGRAMACIÓN DELPRESUPUESTO

( 4 )

¿CONCILIA LA INFORMACIÓN? NO

SI

INFORMA PARA SURECLASIFICACIÓN Y/O

AJUSTE

1

CONCILIA

( 3A )


SI


AJUSTE

DEPARTAMENTODE ANÁLISIS Y

PROGRAMACIÓN DELPRESUPUESTO

2

( 4B )

REPORTE DE PROYECTOS DEINVERSIÓN PÚBLICA

SOLICITA Y RECIBE

1T

ANALISTA DELDEPARTAMENTO DE

SISTEMAS DEINVERSIÓN PÚBLICA

REPORTES DE PROYECTOSDE INVERSIÓN PÚBLICA

CONCILIA

( 5 )

( 6 )

1T

1

2

FONDOS DISPONIBLES

ANÁLISIS CUENTA

AVANCE PRESUPUESTALTG2

AVACE INSTITUCIONAL

FONDOS DISPONIBLES

ANÁLISIS CUENTA

CIFRA CONTROL

FONDOS DISPONIBLES

AVANCE PRESUPUESTALTG2

AVACE INSTITUCIONAL

FONDOS DISPONIBLES

O MEDIOELECTRÓNICO

COPIA N

O CONTROLA

DA

PÓLIZA DE AJUSTE


CONCILIACIÓN PROGRAMÁTICA Y PRESUPUESTAL DE LAS OBRAS Y ACCIONES

JEFE DE DEPARTAMENTO DE VALIDACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERAANALISTA CONTABLE DE VALIDACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA

FIN

1

2

AGOSTO 2015

( 13 )

OFICIO


OFICIO

O


OFICIO

DISTRIBUYE

O

2T

3T


SI


AJUSTE

( 6C )

ACCESA Y CONCILIA

SIP: BALANZA DECOMPROBACIÓN

ACUMULADA AL MESCORRESPONDIENTE

( 7 )


SI

FILTRA Y VERIFICA LOSMOVIMIENTOS PARA

PROCEDER A SUACLARACIÓN

SIP: LIBRO MAYOR( 7D )

ACCESA, EMITE YCORROBORA ANTICIPOS

SIAFEV: BALANZAS DECOMPROBACIÓN

( 8 )

REVISA LA PARTEPROGRAMÁTICA DEL

PRESUPUESTO Y CONCILIA

( 9 )


RECIBE



1-3T

( 11 )

OFICIO

ELABORA, RECABA VISTOBUENO Y FIRMA

O

( 12 )

1T

DIRECCIÓN GENERALDE PROGRAMACIÓN

Y PRESUPUESTO

1

DIRECCIÓN GENERALDE CONTABILIDADGUBERNAMENTAL

2


SI

GENERA Y RECOMIENDA LACORRECTA APLICACIÓN A LA

PARTE PROGRAMÁTICA



INVERSIÓN

REPORTE A NIVELPROYECTO

FONDOS DISPONIBLES

RECOMPENSA DELSIAFEV


IMPRIME Y TURNA



FINANCIERA

1-3T



INVERSIÓN

( 10 )

1-2

DIRECTOR GENERALDE INVERSIÓN

PÚBLICA

ARCHIVO DE LADIRECCIÓN GENERAL

DE INVERSIÓNPÚBLICA

( 9E )

1T

COPIA N

O CONTROLA

DA

NORMAS



19PÁG.



OBJETIVO



AGOSTO 2015

Mensual.

Recopilación de la Documentación y Actualización de la Información que se Origina por los Recursos FederalesConvenidos con el Estado.

El Departamento de Validación de Información Financiera, debe llevar el seguimiento de los convenios celebradosentre el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave y la Federación relativos a Inversión Pública.

Para la elaboración del “Concentrado de Recursos Federales Convenidos con el Estado”, se debe considerar lainformación referente a cada uno de los instrumentos legales vigentes que se enlistan a continuación: nombre delconvenio, convenio o acuerdo específico, anexos de ejecución, anexos técnicos, año, fechas de inicio y término,importes convenidos, contratados, comprometidos, tramitados para su liberación, así como los reintegros yretenciones a que haya lugar.

El Departamento de Validación de Información Financiera, debe solicitar a la Subdirección de Evaluación deInversiones los Convenios originales.

Se deben archivar en carpetas o medios digitales los Convenios utilizados y las Fichas de depósito de los recursosradicados u oficios de asignación, ampliación y/o reducción presupuestal, relacionándolos en un índice que contienelos siguientes datos: siglas de fondo, nombre del fondo, nombre del convenio, número de recibo, fecha , importe,normatividad federal y estatal aplicable, vigencia, prórrogas (según sea el caso). Y si se trata de un fondo conanualidad deben anexar las claúsulas relativas a las retenciones de 1 y 5 al millar para su envío al Órgano deFiscalización Superior o a la Contraloría General.

La Documentación Soporte debe ser la información relativa a reintegros, transferencias entre unidadespresupuestales, retenciones del 2 y 5 al millar y listados análiticos por obra.

Actualizar el índice de Convenios con la Federación y Fondos Federales con la información pertinente para tenerladisponible cuando sea requerida por diversas instancias.

- Los inherentes a la Dirección General de Inversión Pública.

COPIA N

O CONTROLA

DA




20PÁG.AGOSTO 2015






Solicita y recibe el Resumen por sector, unidad presupuestal y fondoal corte en un tanto del Departamento del Sistema de Información deInversión Pública y el Convenio en copia y la Ficha de depósito de losrecursos radicados al Estado en copia del Departamento de Análisis yProgramación del Presupuesto de Inversión.

Turna el Resumen por sector, unidad presupuestal y fondo al corte enun tanto, el Convenio en copia y la Ficha de depósito de los recursosradicados en copia, al Analista Contable de Validación de InformaciónFinanciera.

Recibe el Resumen por sector, unidad presupuestal y fondo al corteen un tanto, el Convenio en copia y la Ficha de depósito de los recursosradicados en copia del Jefe de Departamento de Validación deInformación Financiera.

Compara el Concentrado de Recursos Federales convenidos con elEstado del mes anterior contra el Resumen por sector, unidadpresupuestal y fondo al corte en un tanto, el Convenio en copia y laFicha de depósito de los recursos radicados en copia y verifica si lasdiferencias son por reintregros o por ampliaciones y/o reducciones.

¿Las diferencias son por ampliaciones y/o reducciones?

En caso de no ser las diferencias por ampliaciones y/o reducciones:

Informa al Jefe de Departamento de Validación de InformaciónFinanciera que las diferencias no son por ampliaciones y/o reducciones.

Recibe notificación del Analista Contable de Validación de InformaciónFinanciera sobre las diferencias.

Recaba la Documentación soporte y aclara las diferencias con el Jefe deDepartamento de Registro y Notificación de Pagos.


En caso de ser las diferencias por ampliaciones y/o reducciones:

Informa al Jefe de Departamento de Validación de InformaciónFinanciera que las diferencias si son por ampliaciones y/o reducciones.

Recibe notificación del Analista Contable de Validación de InformaciónFinanciera sobre las diferencias.

1.

2.

3.

4.

4A.

4A.1.

4A.2.

5.

6.

Recopilación de la Documentación y Actualización de la Información que se Origina por los Recursos Federalesconvenidos con el Estado.

COPIA N

O CONTROLA

DA




21PÁG.AGOSTO 2015

Recaba la Documentación soporte y aclara las diferencias con el Jefe deDepartamento de Análisis y Programación del Presupuesto de Inversióne imprime Reporte de retenciones en un tanto del 2 y 5 al millar.

Turna la Documentación soporte y el Reporte de retenciones en untanto del 2 y 5 al millar por fondo, dependencia y obra acumuladas a lafecha de corte al Analista Contable de Validación de InformaciónFinanciera.

Recibe la Documentación soporte y el Reporte de retenciones en untanto del Jefe de Departamento de Validación de Información Financieray actualiza el Concentrado de recursos federales convenidos con elEstado.

Elabora Memorándum de envío de información en original y copia yturna el Concentrado de recursos federales convenidos con el estadorubricado en un tanto, al Jefe de Departamento de Validación deInformación Financiera.

Recibe el Concentrado de recursos federales convenidos con elestado rubricado en un tanto y el Memorándum de envío deinformación en original y copia para su envío al Órgano Interno deControl.

Turna el Memorándum de envío de información en original y elConcentrado de recursos federales convenidos con el estado víacorreo electrónico, al Órgano de Interno de Control, recabando acusede recibo en la copia del Memorándum de envío de información.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal el Memorándum deenvío de información en copia y el Concentrado de recursos federalesconvenidos con el estado en un tanto.


Recopilación de la documentación y Actualización de la información que se origina por los Recursos Federalesconvenidos con el Estado.




7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

COPIA N

O CONTROLA

DA

CONCENTRADO DERECURSOS FEDERALESCONVENIDOS CON ELESTADO

REPORTE DE RETENCIONES

FICHA DE DEPÓSITODE LOS RECURSOSRADICADOS

CONVENIO

RESUMEN POR SECTOR,UNIDAD PRESUPUESTAL YFONDO AL CORTE


1T

1

1

RECOPILACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN QUE SE ORIGINA POR LOS RECURSOS FEDERALESCONVENIDOS CON EL ESTADO

ANALISTA CONTABLE DE VALIDACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERAJEFE DE DEPARTAMENTO DE VALIDACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA

INICIO

- DEPARTAMENTO DELSISTEMA DE INFORMACIÓN

DE INVERSIÓN PÚBLICA- DEPARTAMENTO DE ANÁLISIS Y

PROGRAMACIÓN DEL PRESUPUESTODE INVERSIÓN

1


CONVENIO


SOLICITAY RECIBE

1T

1

1


CONVENIO


TURNA

1T

1

1


INFORMACIÓN FINANCIERA


CONVENIO


RECIBE

1T

1

1

JEFE DEDEPARTAMENTO


FINANCIERA

COMPARA Y VERIFICA LASDIFERENCIAS

AGOSTO 2015

( 1 )

( 2 )

( 3 )

( 4 )

( 6 )

( 7 )

( 9 )

( 10 )

¿LAS DIFERENCIAS SON PORAMPLIACIONES Y/O

REDUCCIONES?

NO

SI

INFORMA QUE LASDIFERENCIAS NO SON POR

AMPLIACIONES Y/OREDUCCIONES

JEFE DEDEPARTAMENTO


FINANCIERA

( 4A )

1

1

RECIBE NOTIFICACIÓN SOBRELAS DIFERENCIAS


INFORMACIÓN FINANCIERA

DOCUMENTACIÓN SOPORTE

RECABA Y ACLARA LASDIFERENCIAS

( 4A.1. ) JEFE DEDEPARTAMENTODE REGISTRO Y


( 4A.2. )

2

2

INFORMA QUE LASDIFERENCIAS SI SON POR

AMPLIACIONES Y/OREDUCCIONES

JEFE DEDEPARTAMENTO


FINANCIERA

3

( 5 )

3

RECIBE NOTIFICACIÓN SOBRELAS DIFERENCIAS


RECABA, ACLARA LASDIFERENCIAS E IMPRIME

JEFE DEDEPARTAMENTODE REGISTRO Y




1T



TURNA

1T



( 8 )



RECIBE Y ACTUALIZA

JEFE DEDEPARTAMENTO


FINANCIERA

1T


MEMORÁNDUM DE ENVÍO DEINFORMACIÓN

ELABORA Y TURNA

JEFE DEDEPARTAMENTO


FINANCIERA

O-1

1T

C

COPIA N

O CONTROLA

DA




RECOPILACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN QUE SE ORIGINA POR LOS RECURSOS FEDERALESCONVENIDOS CON EL ESTADO


FIN

1

CONCENTRADO DE RECURSOSFEDERALES CONVENIDOS CONEL ESTADO


ORDENA

1T

C

AGOSTO 2015

( 12 )

( 13 )



RECIBE RUBRICADO Y ENVÍA

( 11 )



1T

1

TURNA Y RECABA ACUSE DERECIBO

O-1

1

O

VÍA CORREOELECTRÓNICO AL

ÓRGANO INTERNODE CONTROL

COPIA N

O CONTROLA

DA

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN


24PÁG.AGOSTO 2015

RODRIGO GARCÍA ESCALANTEDIRECTOR GENERAL DE INVERSIÓN

PÚBLICA

ANTONIO GÓMEZ PELEGRINSECRETARIO DE FINANZAS

Y PLANEACIÓN

JUAN MANUEL DEL CASTILLO GONZÁLEZ SUBSECRETARIO DE FINANZAS

Y ADMINISTRACIÓN

EDUARDO CONTRERAS ROJANODIRECTOR GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN

JORGE JARAMILLO MÉNDEZ ENCARGADO DE DESPACHO DE LA

SUBSECRETARÍA DE EGRESOS

COPIA N

O CONTROLA

DA

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN


25PÁG.AGOSTO 2015

MARÍA MAYANIN MÉNDEZ LANDASUBDIRECTORA DE CONTROL

FINANCIERO

Elaborado y autorizado en agosto de 2015Xalapa-Enríquez, Veracruz de Ignacio de la Llave.

LUZ SOFÍA GARCÍA PALEJEFA DE DEPARTAMENTO DE VALIDACIÓN

DE INFORMACIÓN FINANCIERA

VERÓNICA ADRIANA REYNAUD ORNELASSUBDIRECTORA DE ORGANIZACIÓN Y

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

COPIA N

O CONTROLA

DA

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