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Julio 2015Secretaría de Finanzas y PlaneaciónSubsecretaría de Finanzas y AdministraciónDirección General de AdministraciónSubdirección de Organización y Procesos Administrativos

SFA/T/SOF-P-01-A4

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

Subsecretaría de Finanzas y AdministraciónTesoreríaSubdirección de Operación Financiera

Departamento de Órdenes de Pago

COPIA N

O CONTROLA

DA

JULIO 2015

ÍNDICE

Subdirección de Operación FinancieraManual de Procedimientos

1

2

4

101621

27

32

404751

5965

69

Presentación

Estructura Orgánica del Departamento.................................................................................................................................

Simbología de Diagramas..........................................................................................................................................................

Descripción y Diagramas de Procedimientos

Departamento de Órdenes de Pago

Recepción y Seguimiento de Pagos Directos Tramitados por las Dependenciasdel Sector Central de Gobierno del Estado................................................................................................................................Recepción y Seguimiento de los Listados de Órdenes de Pago por PagosDirectos y/o Fondos Revolventes de los Sectores del Poder Ejecutivo del Estado................................................................Recepción y Seguimiento de los Sujetos a Comprobar de los Sectores de Gobierno del Estado..........................................Recepción y Seguimiento de Comprobación de Sujetos de Sectores de Gobierno del Estado.............................................Recepción y Seguimiento de los Sujetos a Comprobar de los Órganos yÁreas Administrativos de la SEFIPLAN......................................................................................................................................Recepción y Seguimiento de Comprobación de Sujetos de los Órganos yÁreas Administrativos de la SEFIPLAN......................................................................................................................................Recepción y Seguimiento de Pagos Directos o Fondo Revolventes de losÓrganos y Áreas Administrativos de la SEFIPLAN....................................................................................................................Seguimiento a los Trámites de Pago de Arrendamiento de Inmuebles del Gobierno del Estado..........................................Seguimiento a los Trámites de Pago a Medios de Comunicación............................................................................................Seguimiento a los Trámites de Pago por Participaciones a Municipios,Fondo de Fortalecimiento y Fondos de Infraestructura.................................................................................................Seguimiento a los Trámites de Pago de las Nóminas de los Sectores Centralizados......................................................

Firmas de Autorización.............................................................................................................................................................COPIA

NO C

ONTROLADA

Subdirección de Regsitro y ControlManual de ProcedimientosPRESENTACIÓN

JULIO 2015

La presente administración se caracteriza por promover una mejora en los procesos y resultados del Gobierno paraeficientar la función pública, bajo criterios de mejoras operacionales y administrativas, evaluando permanentemente laorganización, funcionamiento y responsabilidades de la Administración Pública Estatal.

Asimismo, el Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016, establece en sus acciones impulsar el desarrollo organizacionaly proveer a los órganos y áreas administrativos de herramientas que permitan mejorar la función pública, a fin decoadyuvar en el establecimiento de un Sistema de Planeación Estatal Moderno, que responda con oportunidad a lasnecesidades de los diferentes sectores y regiones de la Entidad.

La Secretaría de Finanzas y Planeación a través de los Manuales de Procedimientos, establece los procesos que realizan lasáreas administrativas, con el fin de que contribuyan a lograr la eficiencia, calidad y productividad que demanda lasociedad, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignaciode la Llave, Código Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Código de ProcedimientosAdministrativos para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas yPlaneación y Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016.

La estructura del contenido del Manual de Procedimientos del Departamento de Órdenes de Pago ofrece una respuesta alas necesidades del área administrativa. Para su manejo se indican y describen brevemente los componentes que lointegran:

Estructura Orgánica del Área: Refleja en forma esquemática la jerarquización del área, objeto del Manual encuestión.

Simbología de Diagramas: Incluyen las figuras que se utilizan en las representaciones gráficas de losprocedimientos.

Descripción y Diagramas de Procedimientos: Expone de manera clara y concreta, cuáles son las actividades que leson inherentes a cada proceso y el área administrativa y/o puesto responsable de realizarlas.

Firmas de Autorización: Incluyen las firmas de autorización desde el Secretario de Finanzas y Planeación hasta elJefe de Departamento del área, dando formalidad al documento.

La información que integra este Manual, fue obtenida por un procedimiento que tiene dos modalidades: a) indirecto: através del análisis del Manual anterior; b) directo: por medio de entrevistas con los niveles involucrados en cadaprocedimiento.

Procesada la información, se presenta en un formato que incluye:

Nombre del procedimiento. Objetivo que se persigue en la realización del mismo. Frecuencia de realización. Procedimientos con los que conecta. Normas que rigen el procedimiento. Descripción del procedimiento especificando áreas administrativas o puestos involucrados y las actividades que

deben llevarse a cabo para operar el proceso. Diagrama correspondiente.

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JULIO 2015 1PÁG.

ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL DEPARTAMENTO

SUBSECRETARÍA DEINGRESOS

UNIDADDE GÉNERO

SECRETARÍA DE FINANZAS Y

PLANEACIÓN

PROCURADURÍA FISCAL

COORDINACIÓN DEASESORES

SUBSECRETARÍA DEFINANZAS Y

ADMINISTRACIÓN

SUBSECRETARÍA DEPLANEACIÓN

UNIDAD DE ACCESOA LA INFORMACIÓN

PÚBLICA

SUBSECRETARÍA DEEGRESOS

SUBDIRECCIÓN DEOPERACIÓNFINANCIERA

SUBDIRECCIÓN DEREGISTRO Y

CONTROL

DEPARTAMENTO DEFLUJO DE EFECTIVO Y

CONTROL DEINFORMACIÓN

DEPARTAMENTODE CAJA

DEPARTAMENTODE ÓRDENES

DE PAGO

OFICINA DE RECEPCIÓN,CONTROL Y SEGUIMIENTO

DE ÓRDENES DE PAGO

OFICINA DE REGISTRO DETRÁMITES DE PAGOS Y

MOVIMIENTOS VIRTUALES

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

DIRECCIÓN GENERALDE INNOVACIÓNTECNOLÓGICA

DIRECCIÓN GENERALDE ADMINISTRACIÓN TESORERÍA

DIRECCIÓN GENERAL DEFIDEICOMISOS Y

DESINCORPORACIÓNDE ACTIVOS

DIRECCIÓN GENERAL DELPATRIMONIO DEL ESTADO

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2PÁG.

SIMBOLOGÍA DE DIAGRAMAS

JULIO 2015

Inicio y fin

Actividad

Documento

Sistema y/o archivoinformático

Decisión

Pasa el tiempo

Conector de actividad

Conector de página

Conector de procedimientos

Archivo temporal: cronológico(C),alfabético (A) o numérico (N)

Archivo definitivo:cronológico (C),alfabético (A) o numérico (N)

Efectivo o cheque

Objeto o cosa

Actividades que se realizan demanera continua

Actividades que se realizan demanera simultánea

Indicadores de texto

Disco compacto (CD) oDisco de video digital (DVD)

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Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosDESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS

JULIO 2015 3PÁG.

DEPARTAMENTODE ÓRDENES DE PAGO

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NORMAS

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA


OBJETIVO

FRECUENCIA DE REALIZACIÓN

SERÁ RESPONSABILIDAD DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE PAGO LAVALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.

FIRMA DE VALIDACIÓN

JULIO 2015 4PÁG.

• La Solicitud-comprobación de recursos, deberá cumplir con los siguientes requisitos:- Estar acompañada por los comprobantes de gasto.- Contener las firmas autorizadas y registradas en el Registro de firmas autorizadas del Departamento de Órdenes

de Pago, enviada previamente por el área administrativa mediante formato.- Haber clasificado el gasto en la partida presupuestal correcta.- Observar los Lineamientos Generales y Específicos de Disciplina, Control y Austeridad Eficaz de las Dependencias y

Entidades del Poder Ejecutivo del Estado.- Tener suficiencia presupuestal en las partidas y programas correspondientes por afectar.- Tener la firma de visto bueno del Director General de Programación y Presupuesto.

• Los Comprobantes de gastos, deberán tener los requisitos fiscales correspondientes y estar en apego a losLineamientos Generales y Específicos de Disciplina, Control y Austeridad Eficaz de las Dependencias y Entidades delPoder Ejecutivo del Estado vigentes.

• En el caso de trámites de pagos directos por devoluciones de ingresos, diversos se realizará el mismo procedimientosólo que no deberá afectarse el presupuesto.

• El Departamento de Órdenes de Pago al final del día deberá realizar a través del Sistema de Administración Financieradel Estado de Veracruz, la Póliza de movimientos diarios realizados capturando lo siguiente:

Recepción y Seguimiento de Pagos Directos Tramitados por las Dependencias del Sector Central de Gobierno delEstado.

Dar seguimiento a los trámites de pago directo realizando su registro presupuestal y contable, presentados por lasDependencias del Sector Central de Gobierno del Estado.

Diaria.

- Elaboración de Cheques Prefirmados.- Elaboración de Transferencias Electrónicas.

Inherentes al Departamento de Caja.

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JULIO 2015 5PÁG.

NORMAS

En la pantalla de Proceso contable de payables:Concepto Información a capturarHasta fecha de cuenta Fecha de procesoClase de documento Facturas

En la pantalla de Informe de asientos contables de cuentas a pagar:Concepto Información a capturarDesde fecha Día del procesoHasta fecha Día del procesoCategoría Facturas de compraEstado Asientos contables no transferidos a GL debido a error

En la pantalla de Transferencia de cuentas a pagar al libro mayor:Concepto Información a capturarNombre del lote Op - fecha del díaDesde fecha Día 1 del mesHasta fecha Del día del procesoCategoría de asientos Facturas de compraTransfer a interface GL En detalle

En la pantalla de Ep asientos generales OP:Concepto Información a capturarTipo Artículo en líneaEstado contable Asientos no contabilizadosDivisa MxpNombre del lote Op fecha del día

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Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD

JULIO 2015 6PÁG.

Departamento de Órdenes dePago.

Recibe de la Dirección General de Programación y Presupuesto, lossiguientes documentos:- Solicitud-comprobación de recursos en tres tantos.- Comprobantes de gasto en dos tantos.

Sella de recibido, la Solicitud-comprobación de recursos en trestantos.

Revisa que la documentación cumpla con los lineamientosestablecidos en la Solicitud-comprobación de recursos en trestantos y los Comprobantes de gasto en dos tantos.

¿La documentación cumple con los lineamientos establecidos en lamateria?

En caso de que la documentación no cumpla con los lineamientosestablecidos en la materia:

Sella de rechazado al reverso de la Solicitud-comprobación derecursos en tres tantos.

Devuelve a la Dirección General de Programación y Presupuesto, laSolicitud-comprobación de recursos en tres tantos y losComprobantes de gasto en dos tantos, procediendo a obtener delarchivo cronológico temporal, la Libreta control.

Recaba firma de recibido de la Dirección General de Programación yPresupuesto, en la Libreta control y procede a archivarla de maneracronológica temporal.

Fin del procedimiento.

En caso de que la documentación cumpla con los lineamientosestablecidos en la materia:

Accesa al SIAFEV en el módulo de cuentas por pagar, opción dedocumentos a pagar:

• Opción de funciones-lotes de facturas, creando un lote de facturasy asigna un grupo de pago.

• Opciones de facturas y distribuciones, captura de la Solicitud-comprobación de recursos en tres tantos los siguientes datos:- Tipo de trámite.- Número o nombre del proveedor.- Fecha de recepción.


1.

2.

3.

3A.

3A.1.

3A.2.

4.

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JULIO 2015 7PÁG.

- Número de recepción.- Importe.- Cuenta contable.- Concepto del pago directo.

Y obtiene de la opción de facturas el número de folio y lo registra enla Solicitud-comprobación de recursos en original y dos copias.

Accesa a la opción de documentos a pagar:

• Opción de solicitudes ejecutar-solicitud única-E.P. registro defactura gráficos-parámetros y registra el nombre del lote eimprime el E.P. Registro de facturas en dos tantos.

Revisa en el E.P. Registro de facturas en dos tantos, que estécorrecta la información de la Solicitud-comprobación de recursos.

¿Está correcta la información?

En caso de no estar correcta la información:


• Opción de funciones-lotes de facturas-ventana de facturas, ubica elfolio y accesa a la aplicación procesos de factura.

• Opción de facturas y distribuciones y corrige el dato capturado conerror con base en la Solicitud-comprobación de recursos en trestantos que pueden ser:- Tipo de trámite.- Número o nombre del proveedor.- Fecha de recepción.- Importe.- Cuenta contable.- Concepto del pago directo.

Continúa con la actividad No. 7.

En caso de estar correcta la información:

Accesa en la aplicación de administrador de cuentas por pagar O.P.,opción de funciones-lotes de facturas, facturas y ubica el folio porvalidar, selecciona procesos 1, accesa a la aplicación procesos defactura, para aprobarla.


5.

6.

6A.

7.


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JULIO 2015 8PÁG.

Recaba firma de autorización del Jefe del Departamento de Órdenes dePago, en la Solicitud-comprobación de recursos en tres tantos.

Turna al Departamento de Caja, la Solicitud-comprobación derecursos en primer tanto y recaba sello de recibido en el segundotanto.

Conecta con los procedimientos, inherentes al Departamento de Caja:- Elaboración de Cheques Prefirmados.- Elaboración de Transferencias Electrónicas.

Selecciona el nombre del lote y el E.P. asientos generales O.P. y loimprime en un tanto.

Confirma el monto total del E.P. asientos generales O.P. en un tanto,con el importe total del informe de procesos contables de payables.

Entrega a la Subdirección de Registro y Consolidación Contable, el E.P.Registro de facturas en primer tanto, la Solicitud-comprobación derecursos en segundo tanto y los Comprobantes de gasto en primertanto.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, lo siguiente:- Solicitud-comprobación de recursos en tercer tanto.- E.P. asientos generales O.P. en un tanto.- Comprobantes de gasto en segundo tanto.- E.P. Registro de facturas en segundo tanto.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

8.

9.

10.

11.

12.

13.



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SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS

LIBRETACONTROL

RECEPCIÓN Y SEGUIMIENTO DE PAGOS DIRECTOS TRAMITADOS POR LAS DEPENDENCIAS DEL SECTOR CENTRAL DE GOBIERNO DEL ESTADO

DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE PAGO

JULIO 2015

INICIO

COMPROBANTESDE GASTO


RECIBE


SELLA DE RECIBIDO

DIRECCIÓN GENERAL DE

PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO

1-3T

1-2T



REVISA QUE CUMPLACON LOS LINEAMIENTOS

ESTABLECIDOS

1-3T

1-2T

1-3T

¿LADOCUMENTACIÓNCUMPLE CON LOS

LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS EN

LA MATERIA?

NO

SI


SELLA DE RECHAZADOY REGISTRA LA HORA

AL REVERSO

1-3T



DEVUELVE Y OBTIENE

1-3T

1-2T

DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN

Y PRESUPUESTO

C

LIBRETACONTROL

RECABA FIRMADE RECIBIDO

DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN

Y PRESUPUESTO

FIN

ACCESA Y CAPTURA

SIAFEV, MÓDULO DE CUENTAS POR PAGAR

1-3T

E.P. REGISTRO DE FACTURAS

ACCESA E IMPRIME

OPCIÓN DOCUMENTOS A PAGAR

1-2T


REVISA QUE ESTÉ CORRECTA LA

INFORMACIÓN DE LA SOLICITUD-COMPROBACIÓN

DE RECURSOS

1-2T

¿ESTÁ CORRECTA LA INFORMACIÓN?

NO

SI

ACCESA

OPCIÓN DE DOCUMENTOS A PAGAR

ACCESA

APLICACIÓN DE ADMINISTRADOR DE

CUENTAS POR PAGAR O.P.

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE

PAGO


RECABA FIRMADE AUTORIZACIÓN

1-3T

DEPARTAMENTO DE CAJA


TURNA Y RECABA SELLO DE RECIBIDO

1T

2T

- ELABORACIÓN DE CHEQUES

PREFIRMADOS- ELABORACIÓN DE TRANSFER.

ELECTRÓNICAS

E.P. ASIENTOS GENERALESO.P.

SELECCIONA EL NOMBRE DEL LOTE E IMPRIME

1T


CONFIRMA MONTO TOTALCON EL IMPORTE TOTAL

DEL INFORME DE PROCESO CONTABLES

DE PAYABLES

1T

SUBDIRECCIÓN DE REGISTRO Y

CONSOLIDACIÓN CONTABLE


SOLICITUD-COMPROBACIÓN

DE RECURSOS


ENTREGA

1T

2T

1T





ORDENA

FIN

3T

1T

2T

2T

C

C

( 1 )

( 2 )

( 3 )

( 3A )

( 3A.1 )

( 3A.2 )

( 4 )

( 5 )

( 6 )

( 6A )

( 7 )

( 8 )

( 9 )

( 10 )

( 11 )

( 12 )

( 13 )

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NORMAS




OBJETIVO


SERÁ RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE PAGO LAVALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.


JULIO 2015 10PÁG.

Recepción y Seguimiento de los Listados de Órdenes de Pago por Pagos Directos y/o Fondos Revolventes de losSectores del Poder Ejecutivo del Estado.

Realizar el registro presupuestal y contable de los trámites de pago de fondo revolvente y/o pago directo,presentados por los Sectores del Poder Ejecutivo del Estado.

Diaria.

- Elaboración de Cheques Prefirmados.- Elaboración de Transferencias Electrónicas


• El Listado de órdenes de pago, deberá contener la firma del Jefe de la Unidad Administrativa del Sectorcorrespondiente, o en su caso de la persona autorizada para tal fin.

• El Listado de órdenes de pago que contemple pagos por telefonía convencional, celular o servicio de energíaeléctrica, deberá tener el visto bueno de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales y en el caso departida de Capacitación, la autorización a través de un oficio, por parte del grupo de trabajo conformado por elDirector General de Administración de la SEFIPLAN y el Director General de Desarrollo Administrativo de laContraloría General.


En la pantalla de Proceso contable de payables:Concepto Información a capturarHasta fecha de cuenta Fecha de procesoClase de documento FacturasCOPIA

NO C

ONTROLADA


JULIO 2015 11PÁG.

NORMAS




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JULIO 2015 12PÁG.


Recibe de las Unidades Administrativas de los Sectores del Gobiernodel Estado, el Listado de órdenes de pago en original.

Sella de recibido el Listado de órdenes de pago en original.

Integra el lote de pagos directos o fondos revolventes que se requieracon el Listado de órdenes de pago en original.


• Opción funciones-lotes de facturas, creando un lote de facturas yasigna un grupo de pago.

• Opción de facturas, captura los siguientes datos del Listado deórdenes de pago en original:- Tipo de trámite.- Número de la orden de compra.- Fecha de recepción.- Número de recepción o de Factura.Y obtiene en la opción asociar el importe.


• Opción de solicitudes ejecutar-solicitud única-E.P. registro defactura gráficos-parámetros, registra el nombre del lote e imprimeel E.P. registro de facturas en tres tantos.

Registra en el Listado de órdenes de pago en original, el número defolio asignado por el SIAFEV, al margen derecho.

Revisa en el E.P. registro de facturas en tres tantos, que esté correctala información que se obtuvo del Listado de órdenes de pago enoriginal.




• Opción de funciones-lotes de facturas-ventana de facturas, ubica elfolio y corrige el dato capturado con error o faltante de la quecontiene el Listado de órdenes de pago que pueden ser:


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

7A.

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JULIO 2015 13PÁG.

- Tipo de trámite.- Número de la orden de compra- Fecha de recepción.- Número de recepción o de factura.- Importe.



Accesa en la aplicación de administrador de cuentas por pagar O.P.,opción de funciones-lotes de facturas, facturas y ubica el folio poraprobar, selecciona procesos 1, accesa a la aplicación procesos defactura, para validar.

Verifica en el E.P. registro de facturas en tres tantos, si contemplaaplicaciones presupuestales autorizadas.

¿Están autorizadas aplicaciones presupuestales?

En caso de no estar autorizadas aplicaciones presupuestales:


• Opción de funciones-lotes de factura, facturas y ubica el folio acancelar, selecciona procesos, accesa a la aplicación procesos defactura, para cancelar el folio.

Informa al Jefe de la Unidad Administrativa de la cancelación del folioy el motivo del mismo.


En caso de estar autorizadas aplicaciones presupuestales:

Recaba firma del Jefe del Departamento de Órdenes de Pago, en el E.P.registro de facturas en tres tantos.

Entrega al Departamento de Caja, el E.P. registro de facturas enprimer tanto y recaba sello de recibido en el segundo tanto.

Conecta con los procedimientos, inherentes al Departamento deCaja:



8.

9.

9A.

9A.1

10.

11.


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JULIO 2015 14PÁG.

Selecciona nombre del lote y el E.P. asientos generales O.P. y loimprime en un tanto.


Turna a la Subdirección de Registro y Consolidación Contable, losiguiente:- E.P. registro de facturas en segundo tanto.- E. P. asientos generales O.P. en un tanto.

Y procede a archivar de manera cronológica temporal, el E.P. registrode facturas en tercer tanto.


12.

13.

14.



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RECEPCIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS LISTADOS DE ÓRDENES DE PAGO POR PAGOS DIRECTOS Y/O FONDOS REVOLVENTES DE LOS SECTORES DEL PODER EJECUTIVO DEL ESTADO


INICIO

UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LOS SECTORES

DEL GOBIERNODEL ESTADO

LISTADO DE ÓRDENESDE PAGO

RECIBE

O


SELLA DE RECIBIDO

O


INTEGRA LOTEDE PAGOS

O

ACCESA Y CAPTURA


ACCESA E IMPRIME

OPCIÓN DE DOCUMENTOS A

PAGAR

1-3T


REGISTRA EL NÚMERODE FOLIO ASIGNADO

POR EL SIAFEV


REVISA QUE ESTÉ CORRECTA

LA INFORMACIÓN


NO

SI

ACCESA Y CORRIGE


PAGAR

ACCESAPARA APROBAR



O

1-3T


VERIFICA SI CONTEMPLAAPLICACIONES

PRESUPUESTALESAUTORIZADAS

1-3T

¿ESTÁN AUTORIZADAS APLICACIONES

PRESUPUESTALES?

NO

SI

ACCESA Y CANCELA


PAGAR

JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

INFORMA CANCELACIÓNDEL FOLIO Y EL MOTIVO


PAGO


RECABA FIRMA

1-3T


ENTREGA Y RECABASELLO DE RECIBIDO


1T

2T

E.P. ASIENTOS GENERALES O.P.

SELECCIONA E IMPRIME

REPORTE DE TRANSFERENCIA

1T



ELECTRÓNICAS


CONFIRMA EL MONTOTOTAL CON EL IMPORTE

TOTAL DEL INFORMEDE PROCESO CONTABLE

PAYABLES

1T

E.P. REGISTRODE FACTURAS



TURNA

FIN

2T

1T

3T

C



JULIO 2015

( 1 )

( 2 )

( 3 )

( 4 )

( 5 )

( 6 )

( 7 )

( 7A )

( 8 )

( 9 )

( 9A )

( 9A.1 )

( 10 )

( 11 )

( 12 )

( 13 )

( 14 )

COPIA N

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DA

NORMAS




OBJETIVO




JULIO 2015 16PÁG.

Recepción y Seguimiento de los Sujetos a Comprobar de los Sectores de Gobierno del Estado.

Dar seguimiento a los trámites de pago correspondientes a sujetos a comprobar, realizando su registro contable,presentados por los Sectores de Gobierno del Estado.

Diaria.



• El Detalle de orden de pago deberá venir acompañado por el Recibo original correspondiente y debidamenteautorizado por las personas designadas en el Registro de firmas autorizadas del Departamento de Órdenes dePago.

• El trámite del Detalle de orden de pago deberá estar autorizado por la Dirección General de Programación yPresupuesto.

• Cuando la captura de trámites de pagos en el SIAFEV presente errores y el trámite de pago no esté aprobado, sedeberá corregir en el SIAFEV, sin necesidad de cancelar el mismo.


En la pantalla de Proceso contable de payables:

Concepto Información a capturarHasta fecha de cuenta Fecha de procesoClase de documento Facturas

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JULIO 2015 17PÁG.

NORMAS




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DA



JULIO 2015 18PÁG.


Recibe de los Sectores de Gobierno del Estado, los siguientesdocumentos:- Detalle de orden de pago en original.- Recibo en original.

Sella de recibido, el Detalle de orden de pago en original.

Accesa al SIAFEV en la opción de documentos a pagar:

• Opción de funciones-lotes de facturas creando un lote de facturas yasigna un grupo de pago.

• Opciones de facturas y distribuciones, procede a capturar lossiguientes datos del Detalle de orden de pago en original:- Tipo de trámite (anticipos).- Número del proveedor.- Fecha de recepción.- Número de recepción.- Importe.- Cuenta contable.- Concepto del sujeto a comprobar.

Y obtiene de la opción de facturas el número de folio y lo registra enel Detalle de orden de pago en original.

Accesa a la opción de solicitudes ejecutar-solicitud única-E.P.registro de factura gráficos-parámetros, registra el nombre del lote eimprime el E.P. Registro de facturas en cuatro tantos.

Revisa que esté correcta la información, en el E.P. Registro defacturas en cuatro tantos, que se obtuvo de los Detalles de orden depago.




• Opción de funciones-lotes de facturas-ventana de facturas, ubica elfolio y corrige dentro de los siguientes datos el error del Detalle deorden de pago en original.

- Tipo de trámite.- Número del proveedor.- Fecha de recepción.- Número de recepción.- Importe.


1.

2.

3.

4.

5.

5A.

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DA



JULIO 2015 19PÁG.

- Cuenta contable.- Concepto del sujeto a comprobar.



Accesa en la aplicación de administrador de cuentas por pagar O.P.,opción de funciones-lotes de facturas, facturas y ubica el folio porvalidar, selecciona procesos 1, accesa a la aplicación procesos defactura, para aprobarla.

Recaba firma del Jefe del Departamento de Órdenes de Pago, en el E.P. Registro de facturas en cuatro tantos.

Turna al Departamento de Caja, el E. P. Registro de facturas enprimer tanto y recaba sello de recibido en el segundo tanto.

Conecta con los procedimientos, inherentes al Departamento deCaja:




Turna a la Subdirección de Registro y Consolidación Contable, losiguiente:- E.P. Registro de facturas en segundo tanto.- E.P. Asientos generales O.P. en primer tanto.

Y procede a archivar de manera cronológica temporal, lo siguiente:- Detalle de orden de pago en original.- Recibo en original.- E.P. Registro de facturas en tercer y cuarto tanto.



6.

7.

8.

9.

10.

11.


COPIA N

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DETALLE DE ORDENDE PAGO

RECEPCIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS SUJETOS A COMPROBAR DE LOS SECTORES DE GOBIERNO DEL ESTADO


JULIO 2015

INICIO

RECIBO


RECIBE


SELLA DE RECIBIDO

SECTORES DE GOBIERNO

DEL ESTADO

ACCESA Y CAPTURA

SIAFEV EN LA OPCIÓN DE DOCUMENTOS A PAGAR


NO

SI

ACCESA Y CORRIGE


ACCESA Y SELECCIONA




PAGO


RECABA FIRMA



ELECTRÓNICASFIN

O

O

O

O


ACCESA, REGISTRAE IMPRIME

OPCIÓN DE SOLICITUDES, EJECUTAR

SOLICITUD ÚNICA

1-4T

1


REVISA QUE ESTÉCORRECTA LAINFORMACIÓN

1-4T

1-4T



TURNA Y RECABASELLO DE RECIBIDO

1T

2T

1


SELECCIONA EL NOMBRE DEL LOTE

1T


CONFIRMA MONTO TOTAL CON EL IMPORTE TOTAL

DEL INFORME DE PROCESO CONTABLES

DE PAYABLES

1T




RECIBO




TURNA

2T

1T

O

O

3-4T

C

( 1 )

( 2 )

( 3 )

( 4 )

( 5 )

( 5A )

( 6 )

( 7 )

( 8 )

( 9 )

( 10 )

( 11 )

COPIA N

O CONTROLA

DA

NORMAS




OBJETIVO




JULIO 2015 21PÁG.

Recepción y Seguimiento de Comprobación de Sujetos de Sectores de Gobierno del Estado.

Dar seguimiento a los trámites de la comprobación de los sujetos a comprobar, realizando su registro presupuestal ycontable, presentados por las unidades administrativas de los Sectores de Gobierno del Estado.

Diaria.



• El Detalle de orden de pago, deberá venir acompañado de la Solicitud-comprobación de recursoscorrespondiente, debidamente autorizada por las personas designadas en el Registro de firmas autorizadas delDepartamento de Órdenes de Pago.

• Cuando la captura de trámites de pagos en el SIAFEV presente errores y el trámite de pago no esté aprobado sedeberá corregir en el sistema, sin necesidad de cancelar el trámite.

• En caso de haber realizado reintegro de efectivo ante el Departamento de Caja, se deberá anexar una copia delmismo a la Solicitud-comprobación de recursos.

• Si existe reintegro de fondos se deberá aumentar un renglón más para su registro, en la opción de distribuciones;asimismo, en la descripción de la ventana se deberá registrar el concepto y el número de reintegro y la fecha delmismo, y verificar que cuadre el importe solicitado con los gastos y reintegro.

• El Departamento de Órdenes de Pago deberá al final del día realizar a través del Sistema de Administración Financieradel Estado de Veracruz, la Póliza de movimientos diarios realizados capturando lo siguiente:

COPIA N

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JULIO 2015 22PÁG.

NORMAS





COPIA N

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DA



23PÁG.JULIO 2015


Recibe de las Unidades Administrativas de los Sectores del Gobiernodel Estado, los siguientes documentos:- Detalle de orden de pago en original.- Solicitud-comprobación de recursos en original.

Sella de recibido, la Solicitud-comprobación de recursos en original.

Verifica que coincidan el número del Detalle de orden de pago enoriginal del sujeto a comprobar, con la comprobación del sujeto.

¿Coincide el número?

En caso de no coincidir el número:

Sella de rechazado al reverso de la Solicitud-comprobación derecursos en original y obtiene del archivo cronológico temporal, laLibreta control.

Devuelve al representante de la Unidad Administrativa del Sector, lossiguientes documentos:- Detalle de orden de pago en original.- Solicitud-comprobación de recursos en original.

Recaba firma del representante de la Unidad Administrativa delSector, en la Libreta control y procede a archivarla de maneracronológica temporal.


En caso de coincidir el número:



• Opción de facturas, captura los siguientes datos de la Solicitud-comprobación de recursos en original:- Tipo de trámite.- Número del Detalle de orden de pago.- Fecha de recepción.- Número de recepción.- Importe.

Y elige la opción de asociar.


1.

2.

3.

3A.

3A.1.

3A.2.

4.COPIA N

O CONTROLA

DA



24PÁG.JULIO 2015

• Accesa a la opción de distribuciones y registra el gasto no ejercido.

Registra en la Solicitud-comprobación de recursos en original, elnúmero de folio y la fecha de registro en el SIAFEV.

• Accesa a la opción de procesos 1-procesos de factura y seleccionaimputar/no imputar anticipo y el número del Detalle de orden depago que se está comprobando.


• Opción de solicitudes ejecutar-solicitud única-E.P. registro defactura gráficos-parámetros, registra el nombre del lote e imprimeel E.P. Registro de facturas en tres tantos.

Revisa el E.P. Registro de facturas en tres tantos que esté correcta lainformación.




• Opción de funciones-lotes de facturas-ventana de facturas, ubica elfolio y corrige el dato con error de los que contiene la Solicitud-comprobación de recursos que pueden ser:- Tipo de trámite.- Número del Detalle de orden de pago.- Fecha de recepción.- Número de recepción.- Importe.- Cuenta contable.



Accesa en la aplicación de administrador de cuentas por pagar O.P.,opción de funciones-lotes de facturas, facturas y ubica el folio poraprobar, selecciona procesos 1, accesa a la aplicación procesos defactura, para validar.


5.

6.

7.

7A.

8.


COPIA N

O CONTROLA

DA



25PÁG.JULIO 2015

Recaba firma del Jefe del Departamento de Órdenes de Pago, en el E.P.Registro de facturas en tres tantos.

Revisa en el Detalle de orden de pago en original, si el gasto es mayoral sujeto a comprobar.

Turna al Departamento de Caja, el E.P. Registro de facturas enprimer tanto y recaba sello de recibido en el E.P. Registro de facturasen segundo tanto.

Conecta con los procedimientos, inherentes al Departamento deCaja:- Elaboración de Cheques Prefirmados.- Elaboración de Transferencias Electrónicas.



Turna a la Subdirección de Registro y Consolidación Contable, losiguiente:- E.P. Registro de facturas en segundo tanto.- E.P. Asientos generales O.P. en un tanto.

Y procede a archivar de manera cronológica temporal lo siguiente:- E.P. Registro de facturas en tercer tanto.- Detalle de orden de pago en original.- Solicitud-comprobación de recursos en original.


9.

10.

11.

12.

13.

14.



COPIA N

O CONTROLA

DA

LIBRETA CONTROL

RECEPCIÓN Y SEGUIMIENTO DE COMPROBACIÓN DE SUJETOS DE SECTORES DE GOBIERNO DEL ESTADO


JULIO 2015


INICIO



RECIBE


SELLA DE RECIBIDO

UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LOS SECTORES

DE GOBIERNODEL ESTADO

¿COINCIDE EL NÚMERO?NO

SI


SELLA DE RECHAZADOAL REVERSO Y OBTIENE

LIBRETACONTROL

RECABA FIRMA

REPRESENTANTE DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA DEL SECTOR

FIN

ACCESA Y CAPTURA


O


REGISTRA EL NÚMERODE FOLIO Y LA FECHA

DE REGISTRO EN ELSIAFEV

O


NO

SI

ACCESA


ACCESAPARA VALIDAR




PAGO


RECABA FIRMA



ELECTRÓNICAS


CONFIRMA MONTO TOTALCON EL IMPORTE TOTAL

DEL INFORME DE PROCESOS CONTABLES DE

PAYABLES

1T

O

O

O


VERIFICA QUE COINCIDANEN NÚMERO DEL SUJETO

A COMPROBAR CON LA COMPROBACIÓN

O

O

C

REPRESENTANTE DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA DEL SECTOR


DE RECURSOS


DEVUELVE

O

O

C


ACCESA E IMPRIME




1-3T

1-3T

1-3T


REVISA SI EL GASTOES MAYOR AL

SUJETO A COMPROBAR

O




1T

2T



1T

FIN








TURNA

2T

1T

C

3T

O

O

( 1 )

( 2 )

( 3 )

( 3A )

( 3A.1 )

( 3A.2 )( 4 )

( 5 )

( 6 )

( 7 )

( 7A )

( 8 )

( 9 )

( 10 )

( 11 )

( 12 )

( 13 )

( 14 )

COPIA N

O CONTROLA

DA

NORMAS




OBJETIVO




JULIO 2015 27PÁG.

Recepción y Seguimiento de los Sujetos a Comprobar de los Órganos y Áreas Administrativos de la SEFIPLAN.

Dar seguimiento a los trámites de pago correspondientes a sujetos a comprobar, realizando su registro contable,presentados por los Órganos y Áreas Administrativos de la SEFIPLAN.

Diaria.

• El Detalle de orden de pago deberá venir acompañado por el Recibo original correspondiente y debidamenteautorizado por las personas designadas en el Registro de firmas autorizadas del Departamento de Órdenes dePago.

• Para dar seguimiento al trámite del Detalle de orden de pago, deberá estar autorizado por la Dirección Generalde Programación y Presupuesto.

• Cuando la captura de trámites de pagos en el SIAFEV presente errores y el trámite de pago no esté aprobado sedeberá corregir en el Sistema, sin necesidad de cancelar el trámite.

• El Departamento de Órdenes de Pago deberá al final del día realizar a través del Sistema de Administración Financieradel Estado de Veracruz, la Póliza de movimientos diarios realizados capturando lo siguiente:




COPIA N

O CONTROLA

DA


JULIO 2015 28PÁG.

NORMAS




COPIA N

O CONTROLA

DA



JULIO 2015 29PÁG.


Recibe de los Órganos y Áreas Administrativos de la SEFIPLAN, lossiguientes documentos:- Detalle de orden de pago en original y dos copias.- Recibo en original y copia.

Sella de recibido, el Detalle de orden de pago en original y doscopias.

Accesa al SIAFEV en la aplicación de administrador de cuentas porpagar O.P., opción de documentos a pagar:


• Opciones de facturas y distribuciones, procediendo a capturar delDetalle de orden de pago en original y dos copias, los siguientesdatos:- Tipo de trámite.- Número del proveedor.- Fecha de recepción.- Número de recepción.- Importe.- Cuenta contable.- Concepto del sujeto a comprobar.

Y obtiene de la opción de facturas el número de folio, lo registra en elDetalle de orden de pago en original y dos copias.

Accesa a la opción de solicitudes ejecutar-solicitud única-E.P.registro de factura gráficos-parámetros, registra el nombre del lote eimprime el E.P. Registro de facturas en dos tantos.

Revisa que esté correcta la información en el E.P. Registro defacturas en dos tantos, que se obtuvo de los Detalles de orden depago en original.




• Opción de funciones-lotes de facturas-ventana de facturas, ubica elfolio y corrige el dato erróneo con el Detalle de orden de pago quepueden ser:- Tipo de trámite.- Número del proveedor.


1.

2.

3.

4.

5.

5A.

COPIA N

O CONTROLA

DA



JULIO 2015 30PÁG.

- Fecha de recepción.- Número de recepción.- Importe.- Cuenta contable.- Concepto del sujeto a comprobar.



Accesa a la aplicación de administrador de cuentas por pagar O.P.,opción de funciones-lotes de facturas, facturas y ubica el folio poraprobar, selecciona procesos 1, accesa a la aplicación procesos defactura, para validar.

Recaba firma del Jefe del Departamento de Órdenes de Pago, en elDetalle de orden de pago en original y dos copias.

Turna al Departamento de Caja, el Detalle de orden de pago enoriginal y recaba sello de recibido en la primera copia.

Conecta con los procedimientos, inherentes al Departamento de Caja:




Turna a la Subdirección de Registro y Consolidación Contable, losiguiente:

- Detalle de orden de pago en segunda copia.- E.P. Registro de facturas en primer tanto.- E.P. Asientos generales O.P. en un tanto.

Y procede a archivar de manera cronológica temporal lo siguiente:- Detalle de orden de pago en primera copia.- Recibo en original y copia.- E.P. Registro de facturas en segundo tanto.



6.

7.

8.

9.

10.

11.


COPIA N

O CONTROLA

DA

DETALLE DE ORDEN DE PAGO




RECIBO






RECEPCIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS SUJETOS A COMPROBAR DE LOS ÓRGANOS Y ÁREAS ADMINISTRATIVOS DE LA SEFIPLAN


JULIO 2015

INICIO

RECIBO


RECIBE


SELLA DE RECIBIDO

ÓRGANOS Y ÁREAS ADMINISTRATIVOS

DE LA SEFIPLAN

ACCESA, CAPTURA, OBTIENE Y REGISTRA

SIAFEV, APLICACIÓN DE ADMINISTRADOR DE



NO

SI

ACCESA Y CORRIGE


ACCESA




PAGO


RECABA FIRMA



ELECTRÓNICAS

FIN


ACCESA E IMPRIME

OPCIÓN DE SOLICITUDES, EJECUTAR

SOLICITUD ÚNICA

1-2T

1


REVISA QUE ESTÉ CORRECTA LA

INFORMACIÓN OBTENIDA DE LOS DETALLES DE

ORDEN DE PAGO

1-2T




1T


CONFIRMA EL MONTOTOTAL, CON EL IMPORTE TOTAL DEL INFORME DE

PROCESO CONTABLESPAYABLES

1T



TURNA

1T

C

O-2C

O-1C

O-2C

O-2C

O-2C

O

1C

2C

1T

1C

O-1C

2T

( 1 )

( 2 )

( 3 )

( 4 )

( 5 )

( 5A )

( 6 )

( 7 )

( 8 )

( 9 )

( 10 )

( 11 )

COPIA N

O CONTROLA

DA

NORMAS




OBJETIVO




JULIO 2015 32PÁG.

• El Detalle de orden de pago, deberá venir acompañado de la Solicitud-comprobación de recursos y de losComprobantes de gasto original, mismos que deberán reunir los siguientes requisitos:• Contener los requisitos fiscales.• No presentar alteraciones ni enmendaduras.• Corresponder la partida presupuestal al tipo de gasto.• No exceder de 15 días de expedición.- En caso de gastos por comisión, el Oficio de comisión y el formato de Viáticos.- En caso de haber realizado reintegro al Departamento de Caja, el Recibo de reintegro en copia.

• Cuando la captura de trámites de pagos en el SIAFEV, presente errores y el trámite de pago no esté aprobado sedeberá corregir en el SIAFEV, sin necesidad de cancelar el trámite.

• La Solicitud-comprobación de recursos, deberá cumplir con los siguientes requisitos:- Estar acompañada por los comprobantes de gasto.- Tener las firmas autorizadas y registradas en el Registro de firmas autorizadas del Departamento de Órdenes de

Pago, enviada previamente por el área administrativa mediante formato.- Haber clasificado el gasto en la partida presupuestal correcta.- Observar los Lineamientos Generales y Específicos de Disciplina, Control y Austeridad Eficaz de las Dependencias

y Entidades del Poder Ejecutivo del Estado.

Recepción y Seguimiento de Comprobación de Sujetos de los Órganos y Áreas Administrativos de la SEFIPLAN.

Dar seguimiento a los trámites de la comprobación de sujetos a comprobar, realizando su registro presupuestal ycontable, presentados por los órganos y áreas administrativos de la SEFIPLAN.

Diaria.



COPIA N

O CONTROLA

DA


JULIO 2015 33PÁG.

NORMAS

• Los Expedientes de comprobación de sujetos del Departamento de Órdenes de Pago estarán clasificados por claveprogramática.

• Si existe reintegro de fondos se aumentará un renglón más para su registro, en la opción de distribuciones; asimismo,en la descripción de la ventana se deberá registrar el concepto, el número de reintegro y la fecha del mismo,verificando que cuadre el importe solicitado con los gastos y reintegro.

• Cuando el gasto es igual al sujeto a comprobar, se deberá turnar a la Subdirección de Registro y ConsolidaciónContable la Solicitud-comprobación de recursos en original y Comprobantes de gasto en original.

• Cuando el gasto es mayor el sujeto a comprobar, la Solicitud-comprobación de recursos se deberá turnar alDepartamento de Caja para su pago.






COPIA N

O CONTROLA

DA



JULIO 2015 34PÁG.


Recibe de los órganos o áreas administrativos de la SEFIPLAN, lossiguientes documentos:- Detalle de orden de pago en original y dos copias.- Solicitud-comprobación de recursos en original y tres copias.- Comprobantes de gasto original.

Sella de recibido la Solicitud-comprobación de recursos en original ytres copias.

Verifica que coincidan el número del Detalle de orden de pago enoriginal y dos copias del sujeto a comprobar con la comprobación delsujeto y que los Comprobantes de gasto original, reúna losrequisitos establecidos.

¿Coincide el número y reúne los requisitos?

En caso de no coincidir el número y no reunir los requisitos:

Sella de rechazado al reverso de la Solicitud-comprobación derecursos en original y obtiene del archivo cronológico temporal, laLibreta control.

Devuelve al representante del órgano o área administrativo, lossiguientes documentos:- Detalle de orden de pago en original y dos copias.- Solicitud-comprobación de recursos en original y tres copias.- Comprobantes de gasto en original

Recaba firma de representante del órgano o área administrativo, en laLibreta control y procede a archivarla de manera cronológicatemporal.


En caso de coincidir el número y reunir los requisitos:

Accesa al SIAFEV en el módulo de cuentas por pagar, aplicación deadministrador de cuentas por pagar O.P., opción de documentos apagar:

• Opción funciones-lotes de facturas creando un lote de facturas yasigna un grupo de pago.

• Opción de facturas y procede a capturar de la Solicitud-comprobación de recursos en original y tres copias los siguientesdatos:


1.

2.

3.

3A.

3A.1.

3A.2.

4.

COPIA N

O CONTROLA

DA



JULIO 2015 35PÁG.

- Tipo de trámite.- Número del Detalle de orden de pago.- Fecha de recepción.- Número de recepción.- Importe.

Y elige la opción de asociar.

Accesa a la opción distribuciones y registra el gasto no ejercido.

Registra en la Solicitud-comprobación de recursos en original y trescopias, el número de folio y la fecha de registrado en el SIAFEV.

Accesa a la opción procesos1-procesos de factura y seleccionaimputar/no imputar anticipo:

• Selecciona el número de O.C. que sé está comprobando.


• Opción solicitudes ejecutar-solicitud única-E.P. registro de facturagráficos-parámetros, registra el nombre del lote e imprime el E.P.Registro de facturas en dos tantos.

Revisa en el E.P. Registro de facturas en dos tantos, que estécorrecta la información de la Solicitud-comprobación de recursos enoriginal.




• Opción funciones-lotes de facturas-ventana de facturas, ubica elfolio y corrige el dato que tiene el error en la Solicitud-comprobación de recursos en original, que puede ser:- Tipo de trámite.- Número del proveedor.- Fecha de recepción.- Número de recepción.- Importe.- Cuenta contable.


Recepción y Seguimiento de Comprobación de Sujetos de los Órganos y Áreas Administrativosde la SEFIPLAN.

5.

6.

7.

8.

9.

9A.


COPIA N

O CONTROLA

DA



JULIO 2015 36PÁG.


Accesa a la aplicación de administrador de cuentas por pagar O.P.,opción funciones-lotes de facturas, facturas, ubica el folio poraprobar, selecciona procesos 1, accesa a la aplicación procesos defactura, para validar.

Recaba firma del Jefe del Departamento de Órdenes de Pago, en laSolicitud-comprobación de recursos en original y tres copias.

Obtiene del archivo numérico temporal, los Expedientescomprobación de sujetos.

Revisa en el Detalle de orden de pago en original, si el gasto es mayoral sujeto a comprobar.

Turna al Departamento de Caja, la Solicitud-comprobación derecursos en original y recaba sello de recibido en la Solicitud-comprobación de recursos primera copia.




Distribuye los siguientes documentos:A la Subdirección de Registro y Consolidación Contable, lo siguiente:- E.P. Asientos generales O.P. en un tanto.- E.P. Registro de facturas en primer tanto.- Solicitud-comprobación de recursos en segunda copia.- Detalle de orden de pago en original.- Comprobantes de gasto en original.

Al Expediente comprobación de sujetos:- Detalle de orden de pago en primera copia.- Solicitud-comprobación de recursos en primera copia.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.



COPIA N

O CONTROLA

DA



JULIO 2015 37PÁG.

Al archivo numérico temporal:- Expediente comprobación de sujetos.

Y procede a archivar de manera cronológica temporal, lo siguiente:- Detalle de orden de pago en segunda copia.- Solicitud-comprobación de recursos en tercera copia.- E.P. Registro de facturas en segundo tanto.




COPIA N

O CONTROLA

DA




LIBRETACONTROL


RECEPCIÓN Y SEGUIMIENTO DE COMPROBACIÓN DE SUJETOS DE LOS ÓRGANOS Y ÁREAS ADMINISTRATIVOS DE LA SEFIPLAN


INICIO


SELLA DE RECIBIDO

ÓRGANOS O ÁREAS ADMINISTRATIVAS

DE LA SEFIPLAN



VERIFICA QUE COINCIDA EL NÚMERO Y

REÚNAN LOS REQUISITOS

O-2C

O-3C



O-2C



DEVUELVE Y OBTIENE

O-2C

O-3C

REPRESENTANTE DEL ÓRGANO O ÁREA ADMINISTRATIVO

C

LIBRETACONTROL

RECABA FIRMA


FIN


ACCESA Y CAPTURA


O-3C


REGISTRA El NÚMERO DE FOLIO Y FECHA DE

REGISTRO EN EL SIAFEV



ELECTRÓNICAS

1

COMPROBANTESDE GASTOS


DE RECURSOS


RECIBE

O-2C

O-3C

O

O

¿COINCIDE EL NÚMEROY REÚNE LOS REQUISITOS?

NO

SI

O

C

ACCESA Y REGISTRAEL GASTO NO EJERCIDO

OPCIÓN DE DISTRIBUCIONES

O-3C

ACCESA Y SELECCIONA IMPUTAR/NO IMPUTAR

ANTICIPO

OPCIÓN PROCESOS1-PROCESOS DE FACTURA


ACCESA E IMPRIME

OPCIÓN DE DOCUMENTOS

A PAGAR

1-2T




O

1-2T


NO

SI

ACCESA

OPCIÓN DE DOCUMENTOS

A PAGAR

ACCESA



O


RECABA FIRMA

JEFE DEL DEPARTAMENTO

DE ÓRDENESDE PAGO

O-3C

EXPEDIENTESCOMPROBACIÓNDE SUJETOS

OBTIENE

N


REVISA SI EL GASTOES MAYOR AL

SUJETO A COMPROBAR

O


O

1C

( 1 )

( 2 )

( 3 )

( 3A )

( 3A.1 )

( 3A.2 )

( 4 )

( 5 )

( 6 )

( 7 )

( 8 )

( 9 )

( 9A )

( 10 )

( 11 )

( 12 )

( 13 )

( 14 )

JULIO 2015

COPIA N

O CONTROLA

DA



DETALLE DEORDEN DE PAGO

EXPEDIENTE COMPROBACIÓN DE SUJETOS



1C

1C

EXPEDIENTE COMPROBACIÓN DE SUJETOS

N

C

2T

2C

3C

COMPROBANTES DE GASTO

1

RECEPCIÓN Y SEGUIMIENTO DE COMPROBACIÓN DE SUJETOS DE LOS ÓRGANOS Y ÁREAS ADMINISTRATIVOS DE LA SEFIPLAN


JULIO 2015



1T


CONFIRMA MONTO TOTAL CON EL IMPORTE TOTAL

DE PROCESOCONTABLES DE PAYABLES

1T

FIN





DISTRIBUYE

1T

1T

2C



O

O

( 15 )

( 16 )

( 17 )

COPIA N

O CONTROLA

DA

NORMAS




OBJETIVO




JULIO 2015 40PÁG.

• El Detalle de orden de pago, deberá venir acompañado de la Solicitud-comprobación de recursos y de losComprobantes de gasto original mismos que deberán reunir los siguientes requisitos:• Contener los requisitos fiscales.• No presentar alteraciones ni enmendaduras.• Corresponder la partida presupuestal al tipo de gasto.• No exceder de 15 días de expedición.

• Cuando la captura de trámites de pagos en el SIAFEV, presente errores y el trámite de pago no esté aprobado sedeberá corregir en el SIAFEV, sin necesidad de cancelar el trámite.

• La Solicitud-comprobación de recursos deberá cumplir con los siguientes requisitos:- Estar acompañada por los comprobantes de gasto.- Tener las firmas autorizadas y registradas en el Registro de firmas autorizadas del Departamento de Órdenes de

Pago, enviada previamente por el área administrativa mediante formato.- Haber clasificado el gasto en la partida presupuestal correcta.- Observar los Lineamientos Generales y Especificos de Disciplina, Control y Austeridad Eficaz de las Dependencias

y Entidades del Poder Ejecutivo del Estado.

• Al final del día el Departamento de Órdenes de Pago deberá realizar a través del Sistema de Administración Financieradel Estado de Veracruz, la Póliza de movimientos diarios realizados capturando lo siguiente:

Recepción y Seguimiento de Pagos Directos o Fondos Revolventes de los Órganos y Áreas Administrativos de laSEFIPLAN.

Realizar el registro presupuestal y contable de los trámites de pago de fondo revolvente y/o pago directo,presentados por los órganos y áreas administrativos de la SEFIPLAN.

Diaria.



COPIA N

O CONTROLA

DA


JULIO 2015 41PÁG.

NORMAS





COPIA N

O CONTROLA

DA



JULIO 2015 42PÁG.


Recibe de los órganos y áreas administrativos de la SEFIPLAN losiguiente:- Detalle de orden de pago en original y dos copias.- Solicitud-comprobación de recursos en original y dos copias.- Comprobantes de gasto en original.

Sella de recibido, la Solicitud-comprobación de recursos en original ydos copias.

Verifica que los Comprobantes de gasto, sean los originales y reúna losrequisitos establecidos.

¿Son los originales y reúnen los requisitos?

En caso de no ser los originales y no reunir los requisitos:

Sella de rechazado al reverso de la Solicitud-comprobación derecursos en original y dos copias y obtiene del archivo cronológicotemporal, la Libreta control.

Devuelve al representante del órgano o área administrativo, lossiguientes documentos:- Detalle de orden de pago en original y dos copias.- Solicitud-comprobación de recursos en original y dos copias.- Comprobantes de gasto original.

Recaba firma del representante del órgano o área administrativo en laLibreta control y procede a archivarla de manera cronológicatemporal.


En caso de ser los originales y reunir los requisitos:

Integra un lote de pagos directos o fondos revolventes que serequiera de la Solicitud-comprobación de recursos en original y doscopias.

Accesa al SIAFEV en la opción de documentos a pagar:

• Opción de funciones-lotes de facturas, creando un lote de facturas yasigna un grupo de pago.

• Opción de facturas y captura los siguientes datos de las Solicitudes-comprobación de recursos en original y dos copias.


1.

2.

3.

3A.

3A.1.

3A.2.

4.

5.

COPIA N

O CONTROLA

DA



JULIO 2015 43PÁG.

- Tipo de trámite.- Número del Detalle de la orden de pago.- Fecha de recepción.- Número de recepción.

Y obtiene en la opción de asociar el importe del pago.

Obtiene de la opción de facturas el número de folio y lo registra en laSolicitud-comprobación de recursos en original y dos copias.


• Opción de solicitudes ejecutar-solicitud única-E.P. registro defactura gráficos-parámetros, registra el nombre del lote e imprimeel E.P. Registro de facturas en dos tantos.

Revisa en el E.P. Registro de facturas en dos tantos, que estécorrecta la información que se obtuvo con las Solicitudes-comprobación de recursos en original y dos copias.



Accesa a la aplicación de administrador de cuentas por pagar O.P.,opción de documentos a pagar:

• Opción de funciones-lotes de facturas-ventana de facturas, ubica elfolio y corrige el dato con el error de la Solicitud-comprobación derecursos que puede ser:- Tipo de trámite.- Número del proveedor.- Fecha de recepción.- Número de recepción.- Importe.



Accesa a la aplicación de administrador de cuentas por pagar O.P.,opción de funciones-lotes de facturas, facturas y ubica el folio poraprobar, selecciona procesos 1, accesa a la aplicación procesos defactura, para validar.


6.

7.

8.

8A.

9.


COPIA N

O CONTROLA

DA



JULIO 2015 44PÁG.

Recaba firma del Jefe del Departamento de Órdenes de Pago, en laSolicitud-comprobación de recursos en original y dos copias.

Entrega al Departamento de Caja, la Solicitud-comprobación derecursos en original y procede a recabar sello de recibido, en elDetalle de orden de pago en segunda copia.




Distribuye los siguientes documentos:

A la Subdirección de Registro y Consolidación Contable, losiguiente:- E.P. Registro de facturas en primer tanto.- E. P. Asientos generales O.P. en un tanto.- Solicitud-comprobación de recursos en segunda copia.- Comprobantes de gasto en original.- Detalle de orden de pago en original.

Al archivo cronológico temporal:

- E.P. Registro de facturas en segundo tanto.- Solicitud-comprobación de recursos en primera copia.- Detalle de orden de pago en primera y segunda copia.


10.

11.

12.

13.

14.



COPIA N

O CONTROLA

DA

LIBRETACONTROL


RECEPCIÓN Y SEGUIMIENTO DE PAGOS DIRECTOS O FONDOS REVOLVENTES DE LOS ÓRGANOS Y ÁREAS ADMINISTRATIVOS DE LA SEFIPLAN


INICIO


SELLA DE RECIBIDO

ÓRGANOS O ÁREAS ADMINISTRATIVOS

DE LA SEFIPLAN


VERIFICA QUE SEAN LOS ORIGINALES

Y REÚNAN LOS REQUISITOS

O-2C

O-2C



O-2C



DEVUELVE

O-2C

O-2C


C

LIBRETACONTROL

RECABA FIRMA


FIN


ACCESA Y CAPTURA

SIAFEV, OPCIÓN DE DOCUMENTOS A PAGAR

O-2C



ELECTRÓNICAS

COMPROBANTESDE GASTOS



RECIBE

O-2C

O-2C

O

¿SON LOS ORIGINALESY REÚNEN LOS REQUISITOS?

NO

SI

O

C




1-2T


NO

SI

ACCESA Y CORRIGE



ACCESA




RECABA FIRMA

JEFE DEL DEPARTAMENTO

DE ÓRDENESDE PAGO

O-2C





2C

O


INTEGRA UN LOTE DE PAGOS

O-2C


OBTIENE EL NÚMERODE FOLIO Y LO REGISTRA

OPCIÓN DE FACTURAS

O-2C


ACCESA E IMPRIME


1-2T

O-2C

1

( 1 )

( 2 )

( 3 )

( 3A )

( 3A.1 )

( 3A.2 )

( 4 )

( 5 )

( 6 )

( 7 )

( 8 )

( 8A )

( 9 )

( 10 )

( 11 )

JULIO 2015

COPIA N

O CONTROLA

DA




1C

C

2T

1-2C


COMPROBANTES DE GASTO

1

RECEPCIÓN Y SEGUIMIENTO DE PAGOS DIRECTOS O FONDOS REVOLVENTES DE LOS ÓRGANOS Y ÁREAS ADMINISTRATIVOS DE LA SEFIPLAN


JULIO 2015



REPORTE DE TRANSFERENCIA DE

CUENTAS A PAGAR A GENERAL LEDGER

1T


CONFIRMA EL MONTO TOTAL CON EL INFORME DE

PROCESO CONTABLE DE PAYABLES

1T

FIN

SOLICITUD-CCOMPROBACIÓNDE RECURSOS



DISTRIBUYE

1T

1T

2C



O

O

( 12 )

( 13 )

( 14 )

COPIA N

O CONTROLA

DA

NORMAS




OBJETIVO




JULIO 2015 47PÁG.

Seguimiento a los Trámites de Pago de Arrendamiento de Inmuebles del Gobierno del Estado.

Dar seguimiento a los trámites de pago de arrendamiento de inmuebles, realizando su registro presupuestal ycontable, presentados por los Sectores del Gobierno del Estado.

Mensual.

• El Oficio de solicitud de trámite de pago de arrendamiento deberá estar firmado por el titular del áreaadministrativa del Sector que corresponda y acompañado por el Listado mensual de rentas correspondiente.

• La partida y programas por afectar deberán tener la suficiencia presupuestal para la procedencia del trámite.

• El área administrativa deberá mantener actualizado el Catálogo de beneficiarios con los arrendadores que sehayan adicionado.



COPIA N

O CONTROLA

DA



JULIO 2015 48PÁG.


Recibe de los Sectores del Gobierno del Estado, el Oficio desolicitud de trámite de pago de arrendamiento en original y elListado mensual de rentas en original.

Revisa a que sector corresponde, el Oficio de solicitud de trámite depago de arrendamiento en original.

Accesa al módulo para el control de contratos de renta, en laopción actualización de contratos de renta y se conecta con la basede datos del sector.

Registra la clave del sector y el año del ejercicio correspondiente.

Elige la opción de transferencia de datos a SIAFEV, registra el mesde proceso y selecciona transferir.

Accesa al SIAFEV en el módulo de cuentas por pagar, aplicación deadministrador de cuentas por pagar O.P., opción Solicitud-Ejecutar-ejecutar nueva solicitud-solicitud única.

Elige en la opción de informes la importación de interface abiertade cuentas por pagar.

Accesa a la opción de parámetros, elige el origen, asigna nombre allote de pago, fecha contable y selecciona depurar:

• Indica en la opción de solicitudes, refrescar datos y visualizaroutput.

• Accesa al lote de facturas, revisa el nombre y el importe y en laopción procesos de facturas, elige la opción validar.

Accesa a la aplicación de administrador de cuentas por pagar O.P., enla opción de documentos a pagar:

• Opción de solicitudes por ejecutar, solicitud única, registro defactura gráficos-parámetros y registra el nombre del lote eimprime el E.P. Registro de facturas en tres tantos.

• Aprueba el lote.

Recaba firma del Jefe de Departamento de Órdenes de Pago, en elE.P. Registro de facturas en tres tantos.

Recaba sello de recibido del Departamento de Caja, en el E.P.Registro de facturas en el segundo tanto.

1.

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COPIA N

O CONTROLA

DA



JULIO 2015 49PÁG.

Entrega al Departamento de Caja, el E.P. Registro de facturas enprimer tanto.Conecta con los procedimientos, inherentes al Departamento deCaja:- Elaboración de Cheques Prefirmados.- Elaboración de Transferencias Electrónicas.

Accesa a la aplicación de administrador de cuentas por pagar O.P.,opción de funciones-solicitudes por ejecutar-solicitud única,selecciona el informe de proceso contables de payables y enparámetros, registra los siguientes datos:

- Fecha.- Clase de documento, en este caso facturas.- Estado de transferencias G.L.

Visualiza el monto total del reporte y toma nota del mismo.

Selecciona el reporte de transferencia de cuentas a pagar a generalledger:

• Opción parámetros registra los siguientes datos:- Fecha.- Categoría de asiento, en este caso facturas.- Transferir a interface G.L.

• Opción solicitud única selecciona el informe de E.P. asientosgenerales O.P., procediendo a registrar en parámetros lossiguientes datos:- Tipo.- Estado contable.- Divisa.

Y selecciona el E.P. Asientos generales O.P. y lo imprime en dostantos.

Confirma el monto total del E.P. Asientos generales O.P. en dostantos, con el importe total del informe de proceso contables depayables.

Entrega a la Subdirección de Registro y Consolidación Contable, elE.P. Asientos generales O.P. en primer tanto y el E.P. Registro defacturas en primer tanto.

Anexa al E.P. Registro de facturas en tercer tanto, el Oficio desolicitud de trámite de pago de arrendamiento en original y elListado mensual de rentas en original y procede a archivarlos demanera cronológica temporal junto con el E.P. Asientos generalesO.P. en segundo tanto.


12.

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COPIA N

O CONTROLA

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SEGUIMIENTO A LOS TRÁMITES DE PAGO DE ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES DEL GOBIERNO DEL ESTADO


JULIO 2015

INICIO

LISTADO MENSUALDE RENTAS

OFICIO DE SOLICITUDDE TRÁMITE DE PAGO

RECIBE


REVISA A QUE SECTORCORRESPONDE

SECTORES DEL GOBIERNO DEL

ESTADO


ACCESA E IMPRIME



1-3T


PREFIRMADOS- ELABORACIÓN

DE TRANSF.ELECTRÓNICAS

ACCESA Y REGISTRA

SIAFEV, APLICACIÓN DE ADMINISTRADOR DE



CONFIRMA EL MONTOTOTAL CON EL IMPORTE TOTAL DEL INFORME DE

PROCESO CONTABLESDE PAYABLES

1-2T





ENTREGA

1T


LISTADO MENSUALDE RENTAS



ANEXA

FIN

2T

C

O

O

O

ACCESA Y SE CONECTACON LA BASE DE DATOS

EN SECTOR

MÓDULO PARA EL CONTROL DE

CONTRATOS DE RENTA

REGISTRA LA CLAVE DEL SECTOR Y EL AÑO

DEL EJERCICIOCORRESPONDIENTE

ELIGE, REGISTRAEL MES DE PROCESO

Y SELECCIONA TRANSFERIR

OPCIÓN DE TRANSFERECIA DE DATOS A SIAFEV

ACCESA


ELIGE LA IMPORTACIÓNDE INTERFACE ABIERTA

DE CUENTAS POR PAGAR

OPCIÓN INFORMES

ACCESA Y ELIGE EL ORIGEN, ASIGNA NOMBREAL LOTE DE PAGO, FECHAY SELECCIONA DEPURAR

OPCIÓN DE PARÁMETROS

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE

PAGO


RECABA FIRMA

1-3T



RECABA SELLODE RECIBIDO

2T


ENTREGA

1T




REPORTE DE TRANSFERENCIA DE

CUENTAS POR PAGAR A GENERAL LEDGER

1-2T

1T

3T

O

O

( 1 )

( 2 )

( 3 )

( 4 )

( 5 )

( 6 )

( 7 )

( 8 )

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COPIA N

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NORMAS




OBJETIVO




JULIO 2015 51PÁG.

Seguimiento a los Trámites de Pago a Medios de Comunicación.

Dar seguimiento a los trámites de pago a medios de comunicación, realizando su registro presupuestal y contable,presentados por la Coordinación General de Comunicación Social.

Eventual.

• El Oficio de solicitud de trámite de pago a medios de comunicación, deberá estar firmado por el titular de laCoordinación General de Comunicación Social o el Jefe de la Unidad Administrativa de la misma Dependencia.

• El Oficio de solicitud de trámite de pago a medios de comunicación, deberá estar acompañado por el Reportedetallado de facturas por cada medio y el Diskette con la información de las facturas a pagar.

• Las solicitudes de trámite de pago a medios de comunicación, deberán contar previamente con la disponibilidadpresupuestal correspondiente.

• Cada Oficio de solicitud de trámite de pago a medios de comunicación, se deberá enumerar de manera progresivay secuencia cronológica.

• En caso de presentar inconsistencias el Diskette de información de facturas a pagar y/o falta de disponibilidadpresupuestal, se deberá elaborar el Oficio correspondiente o en su caso Tarjeta informativa o Memorándum con lafirma del Subdirector de Operación Financiera, para informar a la Coordinacción General de Comunicación Social.

• En caso de que exista error en los datos del proveedor, se podrán modificar en el SIAFEV en el módulo de proveedoresy para el caso de errores en los importes se deberá corregir en la interface.



COPIA N

O CONTROLA

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JULIO 2015 52PÁG.


Recibe de la Coordinación General de Comunicación Social, elOficio de solicitud de trámite de pago a medios de comunicación enoriginal, el Reporte detallado de facturas en original y el Diskettede información de facturas a pagar.

Accesa al Sistema de Medios de Comunicación en el módulo demedios, en la opción control de promoción, inserta el Diskette deinformación de facturas a pagar, selecciona el archivo y le daaceptar.

Compara el Diskette de información de facturas a pagar contra elSistema de Medios de Comunicación, verifica si está correcta lainformación.

¿Está correcta la información del Diskette?

En caso de no estar correcta la información del Diskette:

Elabora el Oficio de solicitud de corrección del diskette en original ycopia y recaba firma del Subdirector de Operación Financiera.

Recaba sello de recibido de la Coordinación General deComunicación Social, en el Oficio de solicitud de corrección deldiskette en copia y procede a archivarla de manera cronológicatemporal.

Envía a la Coordinación General de Comunicación Social, el Oficiode solicitud de corrección del diskette en original y el Diskette deinformación de facturas a pagar, para que éste sea corregido.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Coordinación General de Comunicación Social, elDiskette de información de facturas a pagar.


En caso de estar correcta la información del Diskette:

Accesa al Sistema de Medios de Comunicación, módulo de medios,opción reportes e imprime el Detalle de pago a medios decomunicación en un tanto.

Compara el Detalle de pago a medios de comunicación en untanto contra el Reporte detallado de facturas en original.

1.

2.

3.

3A.

3A.1.

3A.2.

3A.3.

4.

5.


COPIA N

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JULIO 2015 53PÁG.

¿Están correctos?

En caso de no estar correctos:

Elabora el Oficio de solicitud de corrección del diskette en original ycopia y recaba firma del Subdirector de Operación Financiera.

Recaba sello de recibido de la Coorinación General de ComunicaciónSocial, en el Oficio de solicitud de corrección del diskette a pagar encopia y procede a archivarla de manera cronológica temporal.

Envía a la Coordinación General de Comunicación Social, el Oficiode solicitud de corrección del diskette en original y el Diskette deinformación de facturas a pagar, para que éste sea corregido.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Coordinación General de Comunicación Social, elDiskette de información de facturas a pagar, corregido.


En caso de estar correctos:

Accesa al módulo de control de promoción y verifica disponibilidadpresupuestal, para cada factura por sector.

¿Tiene disponibilidad presupuestal?

En caso de no tener disponibilidad presupuestal:

Elabora el Oficio de solicitud de gestión de disponibilidadpresupuestal en original y copia y recaba firma del Subdirector deOperación Financiera.

Recaba sello de recibido de la Coordinación General deComunicación Social, en el Oficio de solicitud de gestión dedisponibilidad presupuestal en copia y procede a archivarlo demanera cronológica temporal.

Envía a la Coordinación General de Comunicación Social, el Oficiode solicitud de gestión de disponibilidad presupuestal en original.

Pasa el tiempo.

5A.

5A.1.

5A.2.

5A.3.

6.

6A.

6A.1.

6A.2.



COPIA N

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JULIO 2015 54PÁG.

Recibe notificación vía telefónica de la Coordinación General deComunicación Social de la disponibilidad presupuestal.

Accesa al SIAFEV, en la aplicación de administrador de consultas yreportes, opción de presupuesto-fondos-consulta de fondosdisponibles y verifica la disponibilidad presupuestal.


En caso de tener disponibilidad presupuestal:

Elige la opción de cargar estadísticas y la opción transferirpromoción a interface SIAFEV.

Registra en la opción de transferir promoción a interface SIAFEV, lafecha, número de paquete inicial y final y selecciona transfiere.

Visualiza los importes del transfer, toma nota y lo compara con elimporte total del Oficio de solicitud de trámite de pago a medios decomunicación en original.

Accesa a la aplicación de administrador de cuentas por pagar O.P. enla opción de solicitud ejecutar-ejecutar nueva solicitud-solicitudúnica.

Elige en la opción de informes, la importación de interface abierta decuentas por pagar.

Accesa a la opción de parámetros, elige el origen, asigna nombre allote de pago, fecha y depurar:• Indica en la opción de solicitudes, refrescar datos y visualizar

output.• Accesa al lote de facturas, revisa el nombre y el importe, en la

opción procesos de facturas y elige la opción aprobar.

Accesa a la aplicación de administrador de cuentas por pagar O.P. en laopción de documentos por pagar:

• Opción de solicitudes por ejecutar, solicitud única, registro defactura gráficos-parámetros, registra el nombre del lote e imprime elE.P. Registro de facturas en tres tantos.

6A.3.

6A.4.

7.

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COPIA N

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JULIO 2015 55PÁG.

Recaba firma del Jefe del Departamento de Órdenes de Pago en elE.P. Registro de facturas en tres tantos.

Recaba sello de recibido del Departamento de Caja, en el E.P.Registro de facturas en segundo tanto.

Entrega al Departamento de Caja, el E.P. Registro de facturas enprimer tanto.


Accesa a la aplicación de administrador de cuentas por pagar O.P.,opción de funciones-solicitudes por ejecutar-solicitud única,selecciona el informe de proceso contables de payables y enparámetros, registra los siguientes datos:

- Fecha.- Clase de documento, en este caso facturas.- Estado de transferencias G.L.

Visualiza el monto total del reporte y toma nota del mismo.

Selecciona el reporte de transferencia de cuentas a pagar a generalledger:

• Opción de parámetros, registra los siguientes datos:- Fecha.- Categoría de asiento, en este caso facturas.- Transferir a interface G.L.

• Opción de solicitud única, selecciona el informe de E.P. asientosgenerales O.P., procediendo a registrar en parámetros lossiguientes datos:- Tipo.- Estado contable.- Divisa.

Y selecciona el E.P. Asientos generales O.P. y lo imprime en dostantos.

Confirma el monto total del E.P. Asientos generales O.P. en dostantos, con el importe total del informe de procesos contables depayables.

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COPIA N

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JULIO 2015 56PÁG.

Entrega a la Subdirección de Registro y Consolidación Contable, elE.P. Asientos generales O.P. en primer tanto y el E.P. Registro defacturas en segundo tanto.

Ordena y archiva cronológicamente en forma temporal lossiguientes documentos:- E.P. Registro de facturas en segundo y tercer tanto.- Oficio de solicitud de trámite de pago a medios de comunicación

en original.- Reporte detallado de facturas en original.- E.P. Asientos generales O.P. en segundo tanto.- Diskette de información de facturas a pagar.


20.

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COPIA N

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INFORM.DE FACT.

INFORM.DE FACT.

INFORM.DE FACT.

INFORM.DE FACT.

SEGUIMIENTO A LOS TRÁMITES DE PAGO A MEDIOS DE COMUNICACIÓN


INICIO

COORDINACIÓN GENERAL DE

COMUNICACIÓN SOCIAL

OFICIO DE SOLICITUDDE CORRECCIÓN DEL DISKETTE

RECABA SELLO DE RECIBIDO



DETALLE DE PAGODE MEDIOS DE COMUNICACIÓN

ACCESA E IMPRIME

SISTEMA DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN,

MÓDULO DE MEDIOS, OPCIÓN REPORTES

1

REPORTE DETALLADODE FACTURAS


RECIBE

¿ESTÁ CORRECTA LA INFORMACIÓNDEL DISKETTE?

NO

SI

C

¿ESTÁN CORRECTOS?

NO

SI

ACCESA Y VERIFICA LA DISPONIBILIDAD

PRESUPUESTAL

MÓDULO DE CONTROL PROMOCIÓN


ELABORA Y RECABA FIRMA

SUBDIRECTOR DE OPERACIÓN

FINANCIERA

O

O

1

O-1C

1C




ENVÍA

O

RECIBE



1

1T

REPORTEDETALLADO DE FACTURAS

DETALLE DE PAGODE MEDIOS DE COMUNICACIÓN

COMPARA

1T

O





C



SUBDIRECTOR DE OPERACIÓN FINANCIERA

O-1C

1C




ENVÍA

O

INFORM.DE FACT.

RECIBE



1

2

OFICIO DE SOLICITUDDE GESTIÓN




ELIGE

OPCIÓN DE CARGAR EST. Y OPCIÓN DE

TRANSFERIR PROM. A INTERFACE SIAFEV

¿TIENE DISPONIBILIDADPRESUPUESTAL?

NO

SI

C

OFICIO DE SOLICITUDDE GESTIÓN


SUBDIRECTOR DE OPERACIÓN

FINANCIERA

O-1C

1C



OFICIO DE SOLICITUDDE CORRECCIÓN

ENVÍA

O

RECIBE NOTIFICACIÓNDE LA DISPONIBILIDAD

PRESUPUESTAL



2

VÍATELEFÓNICA

ACCESA Y VERIFICA LA DISPONIBILIDAD

PRESUPUESTAL

SIAFEV, ADMINISTRADOR DE

CONSULTAS Y REPORTES PRESUP.

REGISTRA LA FECHA, NÚMERO DE PAQUETE

INICIAL Y FINAL Y SELECCIONA

OPCIÓN DETRANSFERIR

PROMOCIÓN A INTERFACE SIAFEV

OFICIO DE SOLICITUD DE TRÁMITE DE PAGO

VISUALIZA LOS IMPORTES DEL TRANSFER, TOMA NOTA

Y LO COMPARA

ACCESA

APLICACIÓN DE ADM. DE CUENTAS POR PAGAR

O.P. OPCIÓN SOLIC.EJECUTAR

O

ACCESA, INSERTA, SELECCIONA Y DA ACEPTAR

SISTEMA DE MEDIOS MÓDULO DE MEDIOS

INFORM.DE FACT.

INFORM.DE FACT.

COMPARA Y VERIFICASI ESTÁ CORRECTA LA INFORMACIÓN

SISTEMA DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN

( 1 )

( 2 )

( 3 )

( 3A )

( 3A.1 )

( 3A.2 )

( 3.A3 )

( 4 )

( 5 )

( 5A )

( 5A.1 )

( 5A.2 )

( 5A.3 )

( 6 )

( 6A )

( 6A.1 )

( 6A.2 )

( 6A.3 )

( 6A.4 )

( 7 )

( 8 )

( 9 )

( 10 )

JULIO 2015

COPIA N

O CONTROLA

DA

INFORM.DE FACT.

1

SEGUIMIENTO A LOS TRÁMITES DE PAGO A MEDIOS DE COMUNICACIÓN


JULIO 2015

ELIGE

OPCIÓN INFORMES, IMPORTACIÓN DE

INTERF. ABIERTA DE CUENTAS POR PAGAR

ACCESA Y ELIGE

OPCIÓN PARÁMETROS


ACCESA E IMPRIME







RECABA FIRMA

JEFE DE DEPARTAMENTO

DE ÓRDENES DE PAGO

DEPARTAMENTODE CAJA


ENTREGA

1-3T

1-3T

2T


PREFIRMADOS- ELABORACIÓN

DE TRANSF.ELECTRÓNICAS

1T

ACCESA





REPORTE DE TRANSFERENCIAS DE CUENTAS A PAGAR GENERAL LEDGAR

1-2T


CONFIRMA MONTO TOTAL CON EL IMPORTE TOTAL DEL

INFORME DE PROCESOS CONTABLES

DE PAYABLES

1-2T



ENTREGA



1T

2T


REPORTE DETALLADODE FACTURAS



ORDENA

2-3T

O

O

2T

C

FIN

( 11 )

( 12 )

( 13 )

( 14 )

( 15 )

( 16 )

( 17 )

( 18 )

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( 21 )

COPIA N

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NORMAS




OBJETIVO




JULIO 2015 59PÁG.

Seguimiento a los Trámites de Pago por Participaciones a Municipios, Fondo de Fortalecimiento y Fondos deInfraestructura.

Dar seguimiento a los trámites de pago por Participaciones a Municipios, Fondo de Fortalecimiento y Fondos deInfraestructura, realizando su registro presupuestal y contable, presentados por la Dirección General de InversiónPública.

Mensual.

• Para la realización de los trámites por fondos de fortalecimiento y de infraestructura se deberá realizar el mismoprocedimiento con excepción de la actividad No. 4 en la cual deberá elegir la opción genera ASCII fondos, registrarel año y mes correspondiente y seleccionar la opción de infraestructura o fortalecimiento.

• En el caso de trámites por fondos de fortalecimiento y de infraestructura sólo se recibirá de la Subdirección deInformación Presupuestal a través del Subdirector de Operación Financiera el Oficio de instrucción para laliquidación de recursos en original y copia y la Solicitud-comprobación de recursos en original y tres fotocopias,en la modalidad de pago directo.

- Los inherentes al Departamento de Caja y de la Subdirección de Registro y Consolidación Contable

COPIA N

O CONTROLA

DA



JULIO 2015 60PÁG.


Recibe de la Subdirección de Información Presupuestal a través delSubdirector de Operación Financiera los siguientes documentos:

- Solicitud-comprobación de recursos en original y tresfotocopias, en la modalidad de pago directo.

- Oficio de instrucción para la liquidación de recursos enoriginal y copia.

- Relación de municipios en un tanto.

Accesa al SIAFEV en el módulo de administrador de consultas yreportes de presupuesto y elige la opción de consulta de fondosdisponibles.

Selecciona el programa operativo del año correspondiente, asícomo el mes y consulta la disponibilidad de fondos de la entidad,cuenta, organización programática y fuente de financiamiento conbase en la Solicitud-comprobación de recursos en original y tresfotocopias.

Accesa al Sistema de Participaciones Municipales y elige la opcióngenera ASCII participaciones.

Selecciona el año correspondiente, el número de relación y elige laopción transfiere participaciones con base en la Relación demunicipios en un tanto.

Verifica en la pantalla si coincide el importe contra la Relación demunicipios en un tanto y la Solicitud-comprobación de recursosen original y tres fotocopias.

¿Coincide el importe?

En caso de no coincidir el importe:

Informa vía telefónica al Departamento de Desarrollo deAplicaciones, la inconsistencia.

Pasa el tiempo.

Recibe vía telefónica del Departamento de Desarrollo deAplicaciones la notificación vía telefónica de la corrección en elsistema.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

6A.

6A.1.


COPIA N

O CONTROLA

DA



JULIO 2015 61PÁG.


En caso de coincidir el importe:

Elige la opción “SÍ“ para realizar la confirmación.

Accesa al SIAFEV en el módulo de administrador de cuentas porpagar OP, elige la opción abrir facturas de interface y confirma laimportación de datos de interface.

Selecciona la opción solicitudes ejecutar y elige la opción deimportación de interface abierta de cuentas por pagar.

Registra en la opción de parámetros los siguientes datos:- Origen.- Nombre del lote.- Fecha contable.- Depurar.Y elige aceptar.

Accesa al módulo de administrador de cuentas por pagar OP, eligela opción de facturas y compara el importe del lote con laSolicitud-comprobación de recursos en original y tres fotocopias.

¿Están correctos los importes?

En caso de no estar correctos los importes:

Elige el concepto de distribuciones y con base en la Relación demunicipios en un tanto corrige en su caso los montos de losmunicipios que presentan diferencias y elige grabar.


En caso de estar correctos los importes:

Accesa a módulo de facturas y elige la opción validar1 y visualiza elestado de la factura validado.

Accesa al módulo de cuentas por pagar OP y elige la opciónsolicitudes ejecutar y elige aceptar.

7.

8.

9.

10.

11.

11A.

12.

13.



COPIA N

O CONTROLA

DA



JULIO 2015 62PÁG.

Visualiza ejecutar una solicitud y registra el nombre del lote conbase en la Solicitud-comprobación de recursos en original y tresfotocopias.

Visualiza la ventana de parámetros y registra el nombre del lote,revisado por, autorizado y elige aceptar.

Imprime el Registro de facturas en dos tantos y recaba firma delJefe de Departamento de Órdenes de Pago.

Obtiene fotocopia de la carátula y de los importes totales delRegistro de facturas en dos tantos.

Entrega al Departamento de Caja el Registro de facturas enprimer tanto y recaba sello de recibido en el segundo tanto.

Obtiene fotocopia de la Relación de municipios en un tanto.

Turna a la Subdirección de Registro y Consolidación Contable losiguiente:- Solicitud-comprobación de recursos en original y dos

fotocopias, en la modalidad de pago directo.- Oficio de instrucción para la liquidación de recursos en

original.- Relación de municipios en fotocopia.- Registro de facturas en segundo tanto.

Recaba sello de recibido de la Subdirección de Registro yConsolidación Contable en los siguientes documentos:- Solicitud-comprobación de recursos en tercera fotocopia, en

la modalidad de pago directo.- Oficio de instrucción para la liquidación de recursos en copia.- Carátula del registro de facturas en fotocopia.- Importes totales del registro de facturas en fotocopia.Y procede a archivarlos de manera cronológica temporal junto conla Relación de municipios en un tanto.




14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

21.

COPIA N

O CONTROLA

DA

1-3F

1-3F

RELACIÓN DEMUNICIPIOS

OFICIO DEINSTRUCCIÓN PARALA LIQUIDACIÓN DERECURSOS



SEGUIMIENTO A LOS TRÁMITES DE PAGO POR PARTICIPACIONES A MUNICIPIOS, FONDO DE FORTALECIMIENTO Y FONDOS DE INFRAESTRUCTURA


INICIO

SUBDIRECCIÓN DE INFORMACIÓN PRESUPUESTAL

ACCESA Y ELIGE LA OPCIÓN DE CONSULTA DE FONDOS

DISPONIBLES

SIAFEV, MÓDULO DE ADMINISTRADOR DE

CONSULTAS Y REPORTES DE PPTO.


RECIBE

A TRAVÉS DEL SUBDIRECTORDE OPERACIÓN

FINANCIERA

O

O-1C

1T

SELECCIONA EL PROGRAMA OPERATIVO, EL MES Y

CONSULTA LA DISPONIBILIDAD DE FONDOS



CON BASE ENLA SOLICITUD-

COMPROBACIÓNDE RECURSOS

ACCESA Y ELIGE LA OPCIÓN GENERA ASCII

PARTICIPACIONES

SISTEMA DE PARTICIPACIONES

MUNICIPALES

SELECCIONA EL AÑO CORRESPONDIENTE, EL NÚMERO DE RELACIÓN

Y ELIGE LA OPCIÓN TRANSFIERE



CON BASE ENLA RELACIÓN

DE MUNICIPIOS

¿COINCIDE EL IMPORTE? NO

SI


VERIFICA EN LA PANTALLASI COINCIDE EL IMPORTE

1T

O

INFORMA LA INCONSISTENCIA

DEPARTAMENTO DEDESARROLLO DE

APLICACIONES

VÍA TELEFÓNICA

RECIBE LA NOTIFICACIÓN DE LA CORRECCIÓN EN EL

SISTEMA

VÍA TELEFÓNICA

DEPARTAMENTO DEDESARROLLO DE

APLICACIONES

1

1

ELIGE LA OPCIÓN SÍ, PARA REALIZAR LA CONFIRMACIÓN



ACCESA Y ELIGE LA OPCIÓN ABRIR FACTURAS DE

INTERFACE Y CONFIRMA LA IMPORTACIÓN DE DATOS


CUENTAS POR PAGAR OP

SELECCIONA LA OPCIÓN SOLICITUDES EJECUTAR Y

ELIGE LA OPCIÓN DE IMPORTACIÓN DE INTERFACE

ABIERTA



REGISTRA EN LA OPCIÓN DE PARÁMETROS Y ELIGE

ACEPTAR



ORIGEN, NOMBRE DEL LOTE, FECHA

CONTABLE, DEPURAR

ACCESA Y ELIGE LA OPCIÓN FACTURAS Y COMPARA EL

IMPORTE DEL LOTE



O

¿ESTÁN CORRECTOSLOS IMPORTES?

NO

SI

ELIGE EL CONCEPTO DE DISTRIBUCIONES, CORRIGE

LOS MONTOSY ELIGE GRABAR



CON BASE ENLA RELACIÓN

DE MUNICIPIOS

ACCESA Y ELIGE LA OPCIÓN VALIDAR1 Y

VISUALIZA EL ESTADO DE LA FACTURA VALIDADO

MÓDULO DE FACTURAS

ACCESA Y ELIGE LA OPCIÓN SOLICITUDES EJECUTAR Y

ELIGE ACEPTAR

MÓDULO DE CUENTAS POR PAGAR OP

VISUALIZA EJECUTAR UNA SOLICITUD Y REGISTRA EL

NOMBRE DEL LOTE


VISUALIZA LA VENTANA DE PARÁMETROS Y REGISTRA EL

NOMBRE DEL LOTE Y ELIGE ACEPTAR


CON BASE ENLA SOLICITUD-

COMPROBACIÓNDE RECURSOS

1

REGISTRO DEFACTURAS

IMPRIME Y RECABA FIRMA

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE

PAGO

1-2T

REGISTRO DEFACTURAS

OBTIENE DE LA CARÁTULA Y DE LOS IMPORTES TOTALES

1-2T

1F

REGISTRO DEFACTURAS


1T

2T



OBTIENE

1T

1F

1-3F

( 1 )

( 2 )

( 3 )

( 4 )

( 5 )

( 6 )

( 6A )

( 6A.1 )

( 7 )

( 8 )

( 9 )

( 10 )

( 11 )

( 11A )

( 12 )

( 13 )

( 15 )

( 14 )

( 16 )

( 17 )

( 18 )

( 19 )

JULIO 2015

COPIA N

O CONTROLA

DA

REGISTRO DE FACTURAS


OFICIO DE INSTRUCCIÓNPARA LA LIQUIDACIÓNDE RECURSOS

O

1F

2T


1

SEGUIMIENTO A LOS TRÁMITES DE PAGO POR PARTICIPACIONES A MUNICIPIOS, FONDO DE FORTALECIMIENTO Y FONDOS DE INFRAESTRUCTURA


JULIO 2015

FIN

C


TURNA



O

IMPORTES TOTALESDEL REGISTRO DEFACTURAS

CARÁTULA DELREGISTRO DEFACTURAS

OFICIO DE INSTRUCCIÓNPARA LA LIQUIDACIÓNDE RECURSOS


RECABA SELLO DE RECIBIDO

3F

1F



1C

1F

1T

1-2F

( 20 )

( 21 )

COPIA N

O CONTROLA

DA

NORMAS




OBJETIVO




JULIO 2015 65PÁG.

Seguimiento a los Trámites de Pago de las Nóminas de los Sectores Centralizados.

Dar seguimiento a los trámites de pago de las nóminas de los sectores centralizados del Gobierno del Estado,realizando su registro presupuestal y contable.

Quincenal.

• Las Dependencias del Poder Ejecutivo deberán entregar el Oficio de notificación de importe de nómina, a laTesorería, asimismo en el caso de la Secretaría de Educación deberá anexar la Solicitud de ministración derecursos desglosado.

- Los inherentes al Departamento de Caja.

COPIA N

O CONTROLA

DA



JULIO 2015 66PÁG.


Recibe de la Dependencia centralizada a través del Subdirector deOperación Financiera el Oficio de notificación de importes denómina en original.

Pasa el tiempo.

Accesa al SIAFEV en el módulo de administrador de cuentas porpagar y elige la opción de facturas de interface.

Visualiza la opción facturas de interface abierta, selecciona lanómina conforme al Oficio de notificación de importes de nóminaen original y compara los importes.

¿Coinciden los importes?

En caso de no coincidir los importes:

Informa vía telefónica a la Dependencia centralizada lainconsistencia y procede a archivar de manera cronológicatemporal el Oficio de notificación de importes de nómina enoriginal.

Pasa el tiempo.

Continúa con la actividad No. 1

En caso de coincidir los importes:

Accesa a la opción solicitudes ejecutar, solicitud única, importa elinterface abierta de cuentas por pagar y elige aceptar.

Visualiza y registra en la opción de parámetros los siguientes datos:- Origen de la nómina (del sector corrrespondiente).- Nombre del lote.- Fecha contable.- Depurar.Y elige aceptar.

Visualiza la opción ejecutar-solicitud y elige ejecutar.

Visualiza la opción solicitudes y elige las opciones refrescar datos yvisualizar output.

Visualiza la opción descargar archivos y elige abrir.

1.

2.

3.

3A.

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COPIA N

O CONTROLA

DA



JULIO 2015 67PÁG.

Visualiza la opción de E.P. registro de facturas y confirma que notenga errores.

Accesa a la opción de lote de factura, registra la fecha del día,selecciona el nombre del lote de la nómina y elige la opción facturas.

Visualiza la opción de facturas y elige el concepto de procesos.

Visualiza la opción de las acciones facturas, elige validar y da aceptar.

Accesa a la opción solicitudes ejecutar y elige la solicitud única.

Visualiza la opción informes y elige el E.P. Registro de facturasgráfico.

Visualiza la opción parámetros y registra los siguientes datos:- Nombre del lote.- Revisado por.- Autorizado.Y da aceptar.

Visualiza ejecutar solicitudes e imprime el E.P. Registro de facturasen tres tantos.

Turna al Departamento de Caja el E.P. Registro de facturas en elprimer tanto, recaba firma y sello de recibido en el segundo y loprocede a archivar de manera cronológica temporal junto con elOficio de notificación de importes de nómina en original.

Pasa el tiempo, al final del día.

Cuadra el transfer del día en el SIAFEV con el E.P. Registro defacturas en el primer tanto, procediendo a archivarlo de maneracronológica temporal.


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COPIA N

O CONTROLA

DA

OFICIO DENOTIFICACIÓN DE IMPORTES

DE NÓMINA


OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE IMPORTES DE NÓMINA

O

SEGUIMIENTO A LOS TRÁMITES DE PAGO DE LAS NÓMINAS DE LOS SECTORES CENTRALIZADOS


JULIO 2015

INICIO

DEPENDENCIA CENTRALIZADA

FIN

ACCESA Y ELIGE LAOPCIÓN DE FACTURAS

DE INTERFACE


CUENTAS POR PAGAR

OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE IMPORTES DE NÓMINA

RECIBE

O

VISUALIZA LA OPCIÓN FACTURAS DE INTERFACE ABIERTA, SELECCIONA LA NÓMINA Y COMPARA LOS

IMPORTES



CONFORME AL OFICIO DE

NOTIFICACIÓNDE IMPORTESDE NÓMINA

¿COINCIDEN LOS IMPORTES? NO

SI

INFORMA LA INCONSISTENCIA

DEPENDENCIA CENTRALIZADA

VÍA TELEFÓNICA

1

ACCESA A LA OPCIÓN SOLICITUDES EJECUTAR,

SOLICITUD ÚNICA, IMPORTA Y ELIGE ACEPTAR



VISUALIZA Y REGISTRAEN LA OPCIÓN DE

PARÁMETROS Y ELIGE ACEPTAR



VISUALIZA LA OPCIÓNEJECUTAR-SOLICITUD

Y ELIGE EJECUTAR



VISUALIZA LA OPCIÓNSOLICITUDES Y ELIGE

LAS OPCIONES REFRESCAR DATOS Y VISUALIZAR

OUTPUT



ORIGEN DE LA NÓMINA, NOMBRE DEL LOTE, FECHA CONTABLE,

DEPURAR

C

1

VISUALIZA LA OPCIÓNDESCARGAR ARCHIVOS

Y ELIGE ABRIR



VISUALIZA LA OPCIÓNE.P. REGISTRO DE FACTURAS

Y CONFIRMAQUE NO TENGA ERRORES



ACCESA A LA OPCIÓN DE LOTE DE FACTURA Y ELIGE

LA OPCIÓN FACTURAS



VISUALIZA LA OPCIÓNFACTURAS Y ELIGE EL

CONCEPTO DE PROCESO



VISUALIZA LA OPCIÓNDE LAS ACCIONES

FACTURAS, ELIGE VALIDAR Y DA ACEPTAR



REGISTRA LAFECHA DEL DÍA, SELECCIONA EL

NOMBRE DEL LOTE DE LA NÓMINA

ACCESA A LA OPCIÓN SOLICITUDES EJECUTAR

Y ELIGE LA SOLICITUD ÚNICA



VISUALIZA LA OPCIÓNINFORMES Y ELIGE EL E.P.REGISTRO DE FACTURAS

GRÁFICO



VISUALIZA LA OPCIÓNPARÁMETROS, REGISTRA

Y DA ACEPTAR



VISUALIZA EJECUTARSOLICITUDES E IMPRIME



NOMBRE DEL LOTE, REVISADO POR Y

AUTORIZADO

1-3T


TURNA RECABANDOFIRMA Y SELLO

1T

DEPARTAMENTODE CAJA

O

C

2T

A TRAVÉS DEL SUBDIRECTOR DE OPERACIÓN

FINANCIERA


CUADRA

TRANSFER EN EL SIAFEV

3T

C

( 1 )

( 2 )

( 3 )

( 3A )

( 4 )

( 5 )

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FIRMAS DE AUTORIZACIÓN


JULIO 2015 69PÁG.

EDUARDO CONTRERAS ROJANODIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

JUAN MANUEL DEL CASTILLO GONZÁLEZSUBSECRETARIO DE FINANZAS

Y ADMINISTRACIÓN

ARNULFO OCTAVIO GARCÍA FRAGOSOTESORERO

ANTONIO GÓMEZ PELEGRINSECRETARIO DE FINANZAS

Y PLANEACIÓN

COPIA N

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DA

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN


JULIO 2015 70PÁG.

VERÓNICA ADRIANA REYNAUD ORNELASSUBDIRECTORA DE ORGANIZACIÓN

Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS

JESÚS MANUEL MORENO TORRESSUBDIRECTOR DE OPERACIÓN

FINANCIERA

JOAQUÍN SZYMANSKI VARONAJEFE DE DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE PAGO

Elaborado y autorizado en julio de 2015Xalapa-Enríquez, Veracruz de Ignacio de la Llave

COPIA N

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DE PROCEDIMIENTOS MANUAL - veracruz.gob.mx · Categoría de asientos Facturas de compra Transfer a...

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