de Montería- Córdoba Autores Liz Enith González Mejía ...
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1 Análisis de la gestión de inventarios de materias primas en Juan Pan S.A.S en el municipio de Montería- Córdoba Autores Liz Enith González Mejía Valeria Muskus Ávila Universidad Cooperativa de Colombia Programa de Contaduría Pública Montería, Colombia 2020
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Análisis de la gestión de inventarios de materias primas en Juan Pan S.A.S en el municipio
de Montería- Córdoba
Autores
Liz Enith González Mejía
Valeria Muskus Ávila
Universidad Cooperativa de Colombia
Programa de Contaduría Pública
Montería, Colombia
2020
2
Análisis de la gestión de inventarios de materias primas en Juan Pan S.A.S en el
municipio de Montería- Córdoba
Liz Enith González Mejía
Valeria Muskus Ávila
Informe final de trabajo de grado opción seminario de profundización. Estudio de caso
presentado como requisito parcial para optar al título de: Contador Público
Asesor metodológico:
Mg. Douglas Jahir Morelo Pereira
Asesor técnico:
Luis tomas Farak Flórez
Línea de Investigación:
Contabilidad Internacional y Finanzas
Universidad Cooperativa de Colombia
Programa de Contaduría Pública
Montería, Colombia
2020
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Contenido
1 PROBLEMA ................................................................................................................ 5
1.1 Presentación y antecedentes del caso .................................................................... 5
1.2 Objetivos ............................................................................................................... 6
1.2.1 Objetivo general ................................................................................................ 6
1.2.2 Objetivos específicos ......................................................................................... 6
1.3 Impacto potencial .................................................................................................. 7
1.3.1 Impacto teórico .................................................................................................. 7
1.3.2 Impacto práctico ................................................................................................ 7
1.4 Delimitación .......................................................................................................... 8
1.4.1 Delimitación espacial ........................................................................................ 8
1.4.2 Delimitación temporal ....................................................................................... 8
1.4.3 Delimitación conceptual .................................................................................... 8
2 MARCO TEÓRICO ..................................................................................................... 9
2.1 Literatura sobre casos análogos............................................................................. 9
2.1.1 Internacionales ................................................................................................... 9
2.1.2 Nacionales ....................................................................................................... 11
2.2 Bases teóricas ...................................................................................................... 14
2.2.1 Gestión de inventarios. .................................................................................... 14
2.2.2 Inventarios ....................................................................................................... 22
3 MARCO METODOLÓGICO .................................................................................... 26
3.1 Diseño.................................................................................................................. 26
3.2 Población y muestra ............................................................................................ 26
3.2.1 Población ......................................................................................................... 26
4
3.2.2 Muestra ............................................................................................................ 27
3.3 Instrumentación ................................................................................................... 27
3.4 Procedimiento...................................................................................................... 29
3.4.1 Fase 1 conocimiento y compresión. ................................................................ 29
3.4.2 Fase 2 Aplicación de instrumentos .................................................................. 29
3.4.3 Fase 3 proponer plan de acción. ...................................................................... 29
3.4.4 Fase 4 Recomendaciones ................................................................................. 30
4 RESULTADOS Y DISCUSIÓN ................................................................................ 30
4.1 Identificar mediante indicadores de gestión el comportamiento de los inventarios
de materia prima en la empresa JUAN PAN S.A.S. ................................................................. 30
4.1.1 Gestión de inventarios ..................................................................................... 30
4.2 Establecer referentes y tendencias sobre procesos de gestión de inventarios en la
empresa del sector panadero como lo es JUAN PAN S.A.S. ................................................... 31
4.2.1 Aplicación de instrumentos. ............................................................................ 31
4.2.1.1 Análisis de los tiempos empleados para abastecer y realizar un pedido. ..... 31
4.2.1.2 Análisis a los proveedores ............................................................................ 32
4.2.1.3 Análisis a los proveedores ............................................................................ 34
4.2.1.4 Evaluación del proceso de almacenamiento. ................................................... 35
4.2.1.5 Encuesta a trabajadores ................................................................................ 36
4.2.1.6 Encuesta a trabajadores ................................................................................... 37
4.3 DIAGNOSTICOS ............................................................................................... 47
4.3.1 Diagnóstico del manejo de inventario ................................................................ 47
4.4 Plan de acción para mejorar el proceso de gestión de inventario ........................ 50
CONCLUSIONES .............................................................................................................. 53
REFERENCIAS .................................................................................................................. 55
5
1 PROBLEMA
1.1 Presentación y antecedentes del caso
La gestión de inventarios consiste en el seguimiento exhaustivo de los bienes que almacena
la organización. Mediante una serie de actividades, consigue proporcionar el suficiente
conocimiento a los responsables para saber de cuando es el momento de reponer existencias.
JUAN PAN S.A.S. es una empresa dedicada a la Elaboración de productos de molinería se
encuentra ubicada montería, córdoba su número de identificación tributaria es el siguiente:
NIT:900837996-8, su estructura organizacional está conformada 9 personas que se encuentran
distribuida de la siguiente manera: Gerencia, contabilidad, Producción (panaderos 2) ventas (1
cajero, 3 vendedoras 1 repartidor).
Figura 1. Organigrama de la empresa Juan Pan S.A.S. 2020.
Organigrama de la empresa Juan Pan S.A.S. 2020.
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A partir de una observación preliminar se pudo determinar que la empresa JUAN PAN
S.A.S, viene presentado las siguientes problemáticas en lo que respecta al sistema de gestión de
inventario:
• No cuenta con un adecuado espacio para el almacenamiento de la materia prima.
•No tienen personal capacitado para registrar los movimientos del inventario.
• No posee un registro de proveedores debidamente organizado.
• No posee un software adecuado.
• Posee recuentes faltas de existencia en la materia prima.
¿De qué manera se puede mejorar el proceso de gestión de inventarios de la empresa
JUAN PAN S.A.S del municipio de Montería-Córdoba?
1.2 Objetivos
1.2.1 Objetivo general
Establecer oportunidades de mejoramiento en el proceso de gestión de inventarios de
materias 7 primas de la empresa JUAN PAN S.A.S del municipio de Montería-Córdoba
1.2.2 Objetivos específicos
Identificar mediante indicadores de gestión el comportamiento de los inventarios de
materia prima en la empresa JUAN PAN S.A.S.
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Establecer referentes y tendencias sobre procesos de gestión de inventarios en la empresa
del sector panadero como lo es JUAN PAN S.A.S.
Diagnosticar el proceso de gestión de inventarios.
Proponer un plan de acción para mejor el proceso de gestión de inventarios basado en la
técnica de revisión documental.
1.3 Impacto potencial
1.3.1 Impacto teórico
El presente estudio de casos aportara a la literatura científica nuevas formas de analizar la
gestión de inventarios para empresas que pertenezcan al sector panadero, así mismo conocer las
implicaciones de mejorar el inventario en la empresa JUAN PAN S.A.S.
Este estudio aportara información referente a las variables básicas utilizadas para evaluar
la gestión dada a los inventarios como lo son la demanda, los plazos, los proveedores entre otras.
De igual manera contribuirá a conocer los beneficios que acarea evaluar los sistemas de gestión
de inventarios en las empresas permitiendo así establecer referentes respecto a la buena
organización que deben tener las empresas de este sector para poder crecer y consolidarse y
perdurar en el tiempo.
1.3.2 Impacto práctico
El presente estudio de caso servirá para proponer un plan de acción y realizar
recomendaciones para empresas del sector panadero como lo es JUAN PAN S.A.S se hará con el
fin de mejorar su problemática empresarial en la gestión de inventarios.
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Este estudio de caso será de gran utilidad para la entidad debido a que le ayudara a
establecer oportunidades de mejora a partir del análisis realizado a la gestión de sus inventarios y
con base a los resultados se podrán identificar debilidades y fortalezas las cuales contribuirán de
manera satisfactoria a fortalecimiento de la organización, teniendo en cuenta que es una empresa
comercial y las bases de estas está fundamentadas en sus inventarios.
1.4 Delimitación
1.4.1 Delimitación espacial
Este estudio de caso se basó única y exclusivamente análisis del sistema de gestión de
inventarios de la empresa Juan Pan S.A.S. por esta razón él se delimito el área de estudio solo a
esta empresa y de allí se obtuvo información primordial y suficiente como lo son los registros de
inventarios.
1.4.2 Delimitación temporal
En cuanto a la referencia temporal el estudio de caso analiza el sistema de gestión de
inventario por un periodo de 4 meses comprendidos entre los meses de Agosto y noviembre del
año 2020.
1.4.3 Delimitación conceptual
El estudio de caso se enfocó en realizar un análisis a la gestión de inventarios únicamente
desde la parte funcional, enfocada a partir de sus procedimientos, no se incluyó la variable
financiera o de valoración del costo.
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2 MARCO TEÓRICO
2.1 Literatura sobre casos análogos
2.1.1 Internacionales
Atis (2018) en ECUADOR en su investigación: análisis de gestión de inventarios de la
empresa comercial cell house ubicada en la ciudad de Ibarra. Diseño exploratorio paradigma
cualitativo tipo estudio de caso tiene como propósito el análisis de la gestión de inventarios y el
impacto en los resultados financieros. La investigación se centró en examinar los principales
aspectos como: almacenaje, despacho de mercadería, control de existencias de inventarios,
análisis de indicadores de operación e indicadores financieros los cuales son aspectos
importantes para el desempeño eficiente y la toma de decisiones adecuada. Se aplicó la
metodología descriptiva que permitió analizar los procesos de control de inventarios y además se
utilizó la investigación bibliográfica. La técnica para la recolección de información fue la
entrevista. Los resultados demuestran que la empresa no llevaba un control adecuado de
inventarios con un nivel de confianza bajo del 37,5% y un nivel de riesgo alto, existiendo además
otras debilidades que deben ser consideradas por la administración. El estudio determina que
existen elementos de importancia dentro del proceso de recepción, almacenaje y despacho que no
se están realizando bajo parámetros técnicos y que afectan directamente la gestión del inventario.
La empresa no mantiene niveles adecuados de existencias que permitan satisfacer las
necesidades de los clientes, en tiempos y cantidades esperadas. Mantiene un stock elevado de
mercadería, con una rotación baja y excesiva inversión equivalente al 64% sobre el capital de
trabajo. En conclusión, se determina que la empresa tiene algunas debilidades, tanto en aspectos
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administrativos y financieros, incrementando el nivel de riesgo de control que puede afectar el
desarrollo económico de la empresa.
Solsol (2017) en PERÚ en su investigación: Análisis de la gestión de inventarios de la
empresa creazioni S. A. Diseño exploratorio paradigma cualitativo tipo estudio de caso, tiene
como propósito la investigación de manera descriptiva y de diseño no experimental, analizado
minuciosamente el comportamiento de los procesos de compras de mercadería, ventas,
inventarios iniciales y finales, rotación de inventarios y costos de ventas, al finalizar el análisis
se obtuvieron los siguientes resultados: las ventas fueron superiores a las compras debido a
que el valor de ventas contiene el margen de ganancia, y también debido al uso de los saldos de
inventarios. Por otro lado, la rotación de inventarios se mantuvo entre el 54% y el 75% que, si
bien es cierto es alto, pero lo ideal sería que sea igual o superior al 100%. De esta manera se
estaría dando mayor movimiento a los inventarios. Cuando se analizó el costo ventas que, por
definición es el resultado de la suma del inventario inicial más las compras de mercadería menos
el inventario final, se puedo comprobar que tuvo un comportamiento variable durante toda la
serie de tiempo analizada, incrementándose en un periodo, pero contrayéndose en el siguiente;
cuando lo ideal hubiera sido que la tendencia sea decreciente año a año.
Drouet(2016) en Ecuador en su investigación: análisis del control de inventarios de la
microempresa tubec Diseño exploratorio paradigma cualitativo tipo estudio de caso, el cual tuvo
propósito la identificaciones de las actividades implementadas en el área de inventario con el
fin de evaluar la administración de las operaciones y las salvaguardas correspondientes para el
control y registro, este análisis parte de las dificultades en el sistema de gestión de mercancías,
las técnicas utilizadas para este análisis de caso son: método analítico- sintético, método
inductivo y deductivo, el cuestionario y la observación, finalmente se determinó las posibles
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causas de la mala administración y control a los inventario y se propusieron diversas alternativas
que contribuirán de manera eficaz y eficiente a llevar un buen inventario.
Linares (2008) en el municipio Pampam estado Trujillo Venezuela en su investigación
Análisis de la gestión del inventario de las empresas ferreteras del municipio de Pampam Estado
de Trujillo. Diseño estudio descriptivo tipo estudio de caso, el propósito de esta investigación
enmarco un estudio, buscando así, analizar la gestión del inventario en las empresas ferreteras
del municipio Pampan del estado de Trujillo mediante la recolección de datos y de esta forma se
identificó como se desenvuelven la muestra de la población que fue evaluada, por otra parte
existen fallas aparentes en la aplicación de la técnicas de almacenaje y utilización de espacios
por parte del personal responsable del área de depósito y preparación del personal encargado de
ejecutar el control de inventarios, los resultados de esta investigación fueron presentados por
medio de la estadística descriptiva, la cual según Anderson, Sweeney & William (1999) consiste
en la representación de datos resumidos y comprensibles en forma de tabular y gráficas
2.1.2 Nacionales
Duarte (2017) en Colombia en su investigación: diseño del sistema de gestión de
inventarios para la empresa NICOLS a partir del análisis de la empresa WALMART. Diseño
exploratorio paradigma cualitativo tipo estudio de caso, como resultado a este obtuvieron una
propuesta de sistema de gestión de inventario de acuerdo con las necesidades de Nicols. Se
conceptualizo sobre un sistema de gestión y los componentes esenciales para tener un buen
inventario, la realización de este se llevó a cabo mediante las técnicas de observación y
entrevistas, con respecto a la parte metodología se realizó una comparación entre el software
implementado en las dos empresas antes mencionada, se analizaron el tratamiento dado a los
diversos proveedores y el almacenamiento y distribución.
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Serna, González y Aristizábal (2018) en Colombia en su investigación: sistema de control
y gestión de inventario para la fundación cementerio de san pedro a partir del análisis de la
empresa FEMARPE CÍA Ltda. Diseño exploratorio cualitativo tipo de estudio de caso, la
realización de este trabajo de investigación, se hizo con el propósito de mostrar las falencias que
tiene el almacén de la fundación cementerio de san pedro, con la idea de mejorar y dar respuestas
a muchos problemas por lo cual está pasando el inventario. Como resultado y conclusión del
proyecto se generó una positividad en el mejoramiento del espacio como la reducción de costos y
gastos reflejándose en la parte contable de la empresa, diseñar una propuesta que gestione el
control de inventario con la eficiencia necesaria para solucionar uno de los muchos
inconvenientes por los cuales está pasando la empresa, la idea de esta investigación es mostrar el
camino de otras empresas para que se apoyen y busquen solucionar problemas de inventarios en
sus organizaciones.
González y Sánchez (2010) en Colombia en su investigación: Diseño de un modelo de
gestión de inventarios para la empresa importadora de vinos y licores global wine and spirits
Ltda. Diseño exploratorio cualitativo de estudio de caso. El estudio del sistema de inventarios
adoptado por la empresa se abordó integralmente desde la decisión de la generación de la orden
de compra, siguiendo cada uno de los eslabones de la cadena de suministros. Se analizaron las
oportunidades de mejora encausadas al objetivo final de la sincronización de la cadena de
suministros de la empresa y en consecuencia a la disminución de la demanda insatisfecha, en
conclusión, la planeación del modelo de gestión de inventarios propuesto establecida en
gestionar los procesos de emisión de órdenes de compra, nacionalización y distribución de la
mercancía de acuerdo a los requerimientos de las bodegas de consumo, garantiza la
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comercialización de la mercancía, y en consecuencia el flujo idóneo de los productos por la
cadena de suministros, mejorando el desempeño operacional de la empresa.
Castañeda, Silva (2013) en Colombia en su investigación implementación de un Sistema de
gestión de inventarios en Melexa S.A. Diseño estudio descriptivo tipo estudio de caso, El control
de los inventarios significa un buen planeamiento de operaciones de producción a largo plazo y a
plazo intermedio, al igual que buena programación de la producción y los métodos de control. El
uso de métodos eficientes para el control de las existencias puede reducir, pero no eliminar, el
riesgo de los negocios. Los procedimientos de planeamiento y control de inventarios solamente
pueden ayudar al hombre de negocios a evaluar el riesgo y a planear una estrategia referente a
planes de producción y compra para aceptar en los términos más favorables, conforme a las
políticas y objetivos básicos de la empresa, Por esto, el resultado de esta investigación es
plantear una estrategia de gestión de los inventarios redundará en el costo y tiempos de picking
en las bodegas de almacenamiento y la entrega de las órdenes de compra a tiempo, brindando así
un proceso de Inventarios seguro, eficiente y eficaz que permita ganar la confiabilidad y lealtad
de los clientes de Melexa S.A.
Fiesco, Romero (2018) en Colombia en su investigación Evaluar el modelo de gestión de
inventarios de la empresa importadora STRONG MACHINE S.A.S. Diseño exploratorio
paradigma cualitativo tener un orden correcto y administrativos es uno de los principales factores
que afectan el desempeño de la empresa STRONG MACHINE S.A.S y las ganancias que se
obtienen son fundamentales para la compañía; contar con un inventario bien administrado y
controlado. Por consiguiente, el control de inventarios es el proceso mediante el cual la empresa
lleva la administración eficiente del movimiento y almacenamiento de la mercancía y con el
surge el flujo de información y recursos, los resultados de esta investigación es que la liquidez de
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esta empresa se mantiene en niveles aceptables, aunque haya disminuido con respecto al 2015,
pero sus inversiones podrían mejorar ya que tiene un nivel de liquidez superior a 1,7 por lo tanto
su decisión de inversión es regular. Entre tanto, el manejo de los inventarios para el 2015 no es
óptimo, ya que su rotación llego a 1,7 veces en el año. Deberían observar el comportamiento del
marcado para la compra de producto que les está generando costos más altos en las ventas. La
evaluación en el inventario es mala, en conclusión, la utilidad neta la empresa presenta un
crecimiento del 9% respecto al 2015. A pesar de ser impactada por los inventarios que se
incrementaron, hubieran podido mejorar con una adecuada inversión de sus excedentes de
liquidez.
2.2 Bases teóricas
2.2.1 Gestión de inventarios.
2.2.1.1 Definición.
Según Shopify (2020):
El inventario Consiste en hacer seguimiento de los bienes almacenados de una
compañía. Monitorea el peso, las dimensiones, la cantidad y la ubicación. Esto ayuda a
los dueños de los negocios a saber cuándo es el momento de reponer productos o comprar
más material para fabricarlos.
Una gestión del inventario eficiente es esencial para asegurar que el negocio tenga
suficientes productos almacenados para cubrir la demanda del consumidor. Si no se
maneja correctamente puede resultar en que el negocio pierda dinero en ventas
potenciales que no pueden satisfacerse o que malgaste dinero teniendo demasiado
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inventario. Un sistema de gestión de inventario puede prevenir que ocurran este tipo de
errores.
2.2.1.2 Objetivos e importancia.
Según Pacheco (2019) Los objetivos principales de la gestión de inventarios son:
Garantizar continuamente el abastecimiento de la materia prima, ya que es una
prioridad en el avance de los procesos de producción.
Asegurar que la materia prima no haya excedido el tiempo de uso. Esto podría causar
la pérdida de grandes cantidades de recursos que permitirían daños irreparables.
Proporcionar materiales auxiliares que faciliten la producción de productos en caso de
incidentes.
Disminuir los costos de orden y almacenamiento.
2.2.1.3 Variables que afectan la gestión de inventarios.
De acuerdo con Iglesias (2013) las variables que afectan las gestiones de inventarios son:
DEMANDA. - El comportamiento del inventario de un artículo está
condicionado por la demanda de dicho artículo. además, las características de la
demanda influyen de forma decisiva en la importancia relativa de los distintos
tipos de inventarios: el Stock de seguridad de un artículo será mayor o menor en
función del grado de variabilidad de la demanda, la existencia de
estacionalidades en las ventas dará lugar a la aparición de existencias
estacionales, etc.
Las características más importantes de la demanda de un artículo son las siguientes:
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La unidad de medida.
El tamaño y frecuencia de los pedidos
Uniformidad de la demanda
Independencia de la demanda
Posibilidad de diferir la demanda insatisfecha
El sistema de distribución física
La calidad de las previsiones
PLAZOS. - El plazo de entrega o tiempo de espera es aquel que transcurre
desde que se lanza una orden de pedido hasta que esta se recibe en almacén. El
tiempo de espera se puede subdividir en cinco componentes distintos:
Tiempo empleado en trabajos administrativos relativos al lanzamiento de la
orden de pedido.
Tiempo de transito de la orden de pedido hasta el proveedor.
Tiempo empleado por el proveedor.
Tiempo de transito del pedido, que dependerá del tipo de transporte utilizado.
Tiempo que transcurre entre la recepción del pedido y su disponibilidad.
De acuerdo con Blanco (2020) los tiempos de reaprovisionamientos son esenciales para
determinar el manejo dado al respectivo ciclo de abastecimiento para ello plantea: 1. Ciclos de
abastecimiento | Lead Time Total | Tiempo de Reaprovisionamiento. Intervalo de tiempo que
transcurre desde el momento en que se decide que es necesario colocar una orden de reposición,
hasta que esa orden está físicamente disponible. Tiempo que transcurre desde el instante en que
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se ordena un pedido hasta que se recibe y está disponible para su uso. Por una cuestión práctica
denominaremos:
Lead time previsto. Es el plazo de entrega teórico definido,
Lead time normal. Es aquel lapso de tiempo real en el cual todo el proceso de
gestión de abastecimiento se realiza normalmente y
Lead time con demora. Es el plazo de tiempo real en el cual todo el proceso se
retrasa por distintas cuestiones
2. Plazo de entrega o lead time del proveedor. Es el tiempo que transcurre desde el
momento que el proveedor recibe la Orden de Compra hasta el momento que entrega su
producto, puede ser normal o con demora.
Figura 2. Lead time total o ciclo de aprovisionamiento.
Lead time total o ciclo de aprovisionamiento.
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2.2.1.4 Sistema de gestión de inventario.
El autor Obed (2018) considera que:
Los sistemas de gestión de inventario rastrean los bienes a través de toda la cadena
de suministro o la forma en la que opera un negocio. Esto cubre todo, desde la producción
hasta el comercio minorista, almacenamiento y envío, y todos los movimientos de
existencias y partes entre bodegas y/o sucursales.
Prácticamente, significa que una empresa puede ver todas las pequeñas partes
móviles de sus operaciones, lo que le permite tomar mejores decisiones e inversiones.
Los diferentes administradores de inventario se enfocan en diferentes partes de la cadena
de suministro, aunque las pequeñas empresas generalmente están más interesadas en el
resultado final de la cadena de pedidos y ventas. Debido a su amplia variación en el
alcance, los sistemas de administración de inventario también varían ampliamente en
costo.
De acuerdo a Caurin (2017) Dependiendo de la periodicidad con la se realicen los
inventarios en una empresa, podemos distinguir dos tipos de sistemas de inventarios que poseen
características diferenciadas:
Sistema de inventario perpetuo
Con este sistema, también denominado sistema permanente o constante, durante
el día el día de la actividad de la empresa se realiza un inventario continuo a través
del registro de todos los productos y materiales que se tienen para la producción y
venta al cliente. De esta forma, la empresa posee una actualización constante del
inventario de la empresa y puede conocer el coste del inventario y los productos
que ya se han vendido sin tener que para la actividad para realizar el inventario.
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Sistema de inventario periódico
Al contrario que el anterior, en los sistemas de inventarios periódico se
contabiliza de forma continuada el inventario, sino que se realiza de forma
ocasional. Suele hacerse al final del ejercicio económico, aunque puede realizarse
varias veces al año según las exigencias de la empresa. El problema de este tipo de
inventarios es que, en ocasiones, se paraliza la actividad de la empresa para poder
realizarlos.
Seguidamente el autor plantea los diversos métodos de evaluación de inventarios
Una de los objetivos más importantes en el control de inventarios es conocer cuál es el
coste de tu inventario para saber el valor de tus productos, pero sobre todo para cuál es el precio
de coste, y a partir de ahí poder definir cuál será el precio final del producto para el cliente.
Existen diferentes métodos:
Valoración por identificación específica: este sistema de valoración es el más
certero ya que consiste en la identificación del precio de adquisición exacto de
cada uno de los productos que tenemos.
Método PEPS: este el sistema de Primeras Entradas, Primeras Salidas, llamado
en inglés FIFO (First in, Frist Out). Se basa en identificar el precio de coste del
stock se basa en el coste que tuvieron al llegar al almacén.
Método UEPS: este el sistema denominado Últimas Entradas, Primeras Salidas,
en ingles Método LIFO (Last in, First Out). Consiste en que las últimas entradas
que se han adquirido son las primeras que debes salir. Esto significa que el
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precio de coste de los últimos productos que se han adquirido es el que se
aplicará a las primeras salidas.
Método de Costo promedio: este método consiste en realizar la media de costes
de todos los productos semejantes pero que se han adquirido a un precio
diferentes. Para ello, debemos de sumar el coste de todos los productos y
dividirlo entre el número de productos que haya.
2.2.1.5 Proveedores.
El autor Debitoor (2020) define que: Un proveedor es una persona o una empresa que
abastece a otras empresas con existencias (artículos), los cuales serán vendidos directamente o
transformados para su posterior venta. Estas existencias adquiridas están dirigidas directamente a
la actividad o negocio principal de la empresa que las compra.
Stock
Según Ar racking (2020): El stock o inventario de existencias es el conjunto de materiales
y/o mercancías que se almacenan, ya sean destinados a completar el proceso productivo o tengan
como destino la venta al cliente.
De acuerdo a Blanco (2020) la gestión del stock se encuentra clasificada desde la parte
funcional de la siguiente manera:
Stock de Maniobra. Es aquel que se encuentra encima del stock de seguridad y por debajo
del stock máximo.
Stock Optimo. Son las cantidades que oscilan entre el stock máximo y punto de pedido o
stock mínimo. Es la zona del stock en la cual nos deberíamos mover regularmente
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Stock Máximo. Es el nivel máximo de existencias y se da generalmente cuando ingresa un
nuevo pedido al almacén. Este nuevo pedido puede ser de un proveedor o de la misma
fábrica. Generalmente el stock máximo depende del lote de compra o bien del tamaño del
lote de producción, en ambos casos éste lote podrá ser optimo, mínimo o máximo.
Stock Mínimo. Es la cantidad artículos que necesita el proceso para satisfacer su demanda,
mientras espera la llegada de los productos. Este nivel mínimo supone el límite inferior de
existencias dentro del cual no se debería bajar. Es decir, el stock mínimo es, por tanto, el
valor que permite que las empresas seguir atendiendo la demanda interna o externa, y su
fórmula es:
𝑆𝑚 = 𝐶 𝑥 𝑇
C: Consumo o Demanda del producto en días
T: Tiempo de reposición en días o lead time (LT)
Es fundamental que tanto el consumo como el tiempo de reposición deben ser
establecidos por cada artículo o unidad de gestión.
Stock Medio. Se calcula como el promedio entre el stock máximo y el stock mínimo
(𝑆𝑀 + 𝑆𝑚)/2
Stock de Seguridad. Es aquel que se dispone para cubrir los incrementos no regulares de la
demanda y los retrasos en el suministro de los proveedores o en el ciclo de abastecimiento
(Demoras)”. El nivel del stock de seguridad depende de los siguientes factores.
Del tiempo de reaprovisionamiento (Lead time).
De la precisión del pronóstico. (De la variabilidad de la demanda)
Nivel de servicio esperado.
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Punto de pedido o reorden
Es el nivel de existencias que exige la formulación de un nuevo pedido a fin de satisfacer
las necesidades de consumo.
2.2.1.6 Almacenamiento
Según Qualys (2020): El almacenaje o almacenamiento es una parte de la logística que
incluye las actividades relacionadas con el almacén; en concreto, guardar y custodiar existencias
que no están en proceso de fabricación, ni de transporte. El almacenaje permite acercar las
mercaderías a los puntos de consumo.
2.2.2 Inventarios
2.2.2.1 Definiciones
Inventario:
El autor Gómez (2010), define el inventario como “Los bienes, que tiene la empresa para
comerciar con ellos; ya sea que los compra y los vende tal cual, o que los procesa primero antes
de venderlos” (p. 2).
El inventario es el conjunto de artículos o insumos que tiene la empresa para realizar su
actividad comercial, relacionando su cantidad y presentación, en caso de requerir ciertos
productos perecederos, también se incluye la fecha de caducidad.
Propósito de inventarios:
El autor Nahmias (2007), señala que la motivación de conservar inventario se da con el fin
de proteger a la organización ante factores como:
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La incertidumbre: es el principal factor del almacenamiento de inventarios en las empresas
ya que la resguarda la fluctuación de la demanda, los tiempos de demora que se define como el
intervalo de tiempo desde que se ordena el pedido y recibir lo que se requirió, el abastecimiento,
el precio de los recursos y el costo de capital.
Especulación: Si existe la posibilidad o se sabe que el precio de un artículo o recurso
aumentará valdría la pena comprar magnas cantidades a los precios actuales y almacenar los
artículos para usarlos después, en vez de pagarlos a mayor precio en un plazo futuro.
Transporte: dado por los inventarios en tránsito ya que pueden ser largos y gastar mayor
tiempo de transporte.
Suavizamiento: Los cambios de la demanda de un determinado artículo pueden ser
deterministas o aleatorios, los últimos dados por cambios imprevistos en las condiciones
económicas; esto permite que exista una prevención ante los picos de las demandas de modo que
se puedan corregir las interrupciones dadas.
(p. 187).
Tipos de inventarios:
El autor Guerrero (2009), considera que, los inventarios se pueden clasificar en un
determinado modelo dependiendo de otras condiciones como:
Tipo de producto: pueden ser productos perecederos, sustitutos o durables en el tiempo.
Cantidad de productos: existen modelos para un solo producto o multiproductos.
Modelos que permiten déficit o no.
Los tiempos de entrega: puede ser determinísticos o probabilísticos al igual que la
demanda.
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Modelos que involucran o no, costos fijos.
Tipo de revisión: puede hacerse una revisión continua o periódica a los artículos.
Tipo de reposición: pueden ser modelos de reposición instantánea cuando el artículo es
comprado o de reposición continua cuando el artículo es producido en una planta de
manufactura.
Horizonte de planeación: puede incluir un solo periodo o varios.
(p. 18).
Objetivos de la gestión de inventarios:
El autor Ballou (2004), destaca una serie de atributos bien definidos, relacionados con la
intención del manejo de inventarios:
Mejorar el servicio al cliente: Mantener las cantidades correctas de inventario permite
tener un nivel de disponibilidad que, al disponiéndose cerca al consumidor final, puede
satisfacer sus altas expectativas.
Reducción de costos: Los inventarios representan dinero estático en la compañía o
también se consideran como perdidas, debido a que absorben parte del capital de la
compañía que podría estar disponible para su uso en otros fines.
(pp. 337-339).
Sistema de Control de revisión continúa:
El autor Guerrero (2009), indica que, en este sistema se hace un registro continuo de las
existencias disponibles para de cada artículo, cuando las provisiones descienden hasta el
denominado punto de pedido o punto de reorden, se coloca una orden para reponer el inventario.
25
Esta orden consiste en una cantidad fija de material que minimiza los costos totales del
inventario. La ventaja de este sistema es que en todo momento se conoce el estado del inventario
y la desventaja es su costo de mantenimiento debido al costo que se genera por la constante
revisión (p. 100).
Sistema de Control de revisión periódica:
El autor Schroeder (2011), precisa que, en este sistema los inventarios de productos
terminados se revisan periódicamente, es decir estableciendo periodos fijos de revisión. Cuando
se efectúa la revisión se establece un nivel de inventario fijo que logre cubrir la demanda hasta la
siguiente revisión más el tiempo de espera para la entrega. La cantidad a pedir depende de la
cantidad necesaria que se requiera para volver a colocar la posición del inventario en su nivel
establecido como meta (p. 371).
Demanda variable y tiempo de anticipación constante:
El autor Guerrero (2009), considera que, para este sistema se establece que la demanda no
debe ser determinística (constante), se posee una distribución empírica de probabilidad y se
conoce con precisión cuanto tiempo demora el proveedor en entregar su pedido (p. 106).
Demanda constante y tiempo de anticipación variable:
El autor Guerrero (2009), define que, en este caso la demanda es constate a través del
tiempo (determinística) y no se conoce con exactitud el tiempo de anticipación, es decir, no es
fijo (p. 107).
Rotación de inventarios
26
De acuerdo con el sitio web de gerencia.com (https://www.gerencie.com/rotacion-de-
inventarios.html 2020), la rotación de Inventarios es el indicador financiero que permite
conocer el número de veces en que el inventario es realizado en un periodo determinado.
Fórmula para calcular la rotación de inventarios
La rotación de inventarios se determina dividiendo el costo de las mercancías vendidas en el
periodo entre el promedio de inventarios durante el periodo:
(𝐶𝑜𝑠𝑡𝑒 𝑚𝑒𝑟𝑐𝑎𝑛𝑐𝑖𝑎𝑠𝑣𝑒𝑛𝑑𝑖𝑑𝑎𝑠
𝑃𝑟𝑜𝑚𝑒𝑑𝑖𝑜𝑖𝑛𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜𝑠) = 𝑁 𝑣𝑒𝑐𝑒𝑠
3 MARCO METODOLÓGICO
3.1 Diseño
El presente trabajo de grado utilizó un diseño exploratorio cualitativo tipo estudio de
casos ya que tiene como finalidad analizar las oportunidades de mejora del sistema de gestión de
inventario de la empresa JUAN PAN S.A.S. implementando una revisión documental y el
estudio de casos contables similares.
3.2 Población y muestra
3.2.1 Población
La población objeto de estudio está conformada por variables que inciden el proceso de
gestión de los inventarios de materia prima de la empresa JUAN PAN S.A.S. las cuales son:
demanda, plazos, proveedores y almacenamiento.
27
3.2.2 Muestra
Se hace necesario trabajar con los responsables el área estudiada como lo es el panadero y
la administradora. Se utiliza un muestreo de tipo no probabilístico de tipo intencional.
3.3 Instrumentación
Las técnicas que se utilizaron fueron la revisión documental y una encuesta ya que está es
una investigación exploratoria y la muestra seleccionada de la población a estudiar requiere un
análisis. El instrumento utilizado es la guía de revisión documental, el cual garantizara la valides
y fiabilidad de la información recolectada.
Debido a que la revisión será documental, ésta se basará en la información que se
encuentre y que sea relevante para realizar el respectivo análisis a la gestión de inventarios de
materias primas de la empresa juan pan S.A.S y se tratará de dar respuesta a los siguientes
cuestionamientos:
1. ¿Con cuánta antelación se debe realizar un pedido?
2. ¿en qué mes se presentó la mayor demanda?
3. ¿Es eficaz el tratamiento dado a los proveedores?
4. ¿son oportunos los días de abastecimiento de materia prima?
5. ¿son eficientes los controles practicados periódicamente?
6. ¿Qué tipo se sistema de inventario maneja la entidad?
7. ¿Qué método de valoración de inventarios sería adecuado?
1. 8 ¿Cómo se está llevando el proceso de almacenamiento?
Tabla 1. Definiciones operacionales de variables.
Definiciones operacionales de variables incluidas en la guía de revisión documental.
28
Fuente: Elaboración propia
Variables Definiciones
Demanda
Plazo
Inventarios
Proveedores
Se refiere a los diversos comportamientos del inventario de un
artículo que están condicionado por la demanda de dicho artículo.
(Actualidad empresa, 2015)
Es el lapso de tiempo empleado desde que se realiza una orden hasta
que esta es entregada (Actualidad empresa .2015)
Es el conjunto de existencias ya sea de materias primas esenciales
para la parte operativa o los productos terminados (Actualidad
empresa .2015).
Es considera aquella persona ya sea natural o jurídica encargada de
abastecer de materia primas necesarias para los procesos de
trasformación (Actualidad empresa .2015).
Almacenamiento Se refiere al control y custodia que se le realiza a la materia prima
o los productos que quedaron proceso (Actualidad empresa .2015).
29
3.4 Procedimiento
A continuación, se darán a conocer las siguientes fases que permitirán guiar el presente
estudio de caso y los instrumentos que se van a aplicar para lograr cada uno de los objetivos
propuestos en este.
3.4.1 Fase 1 conocimiento y compresión.
En esta se realizó una revisión bibliográfica de diversos documentos con el fin de
determinar las referencias y tendencias utilizadas para realizar el análisis a la gestión de inventarios
de materias primas.
3.4.2 Fase 2 Aplicación de instrumentos
En esta fase se implementó la guía de revisión documental y la encuesta como
instrumento principal de investigación en cual se identificaron las variables que influyen en la
gestión de inventarios (demanda, costos, plazos, inventarios, proveedores y almacenamiento), se
tomó en cuenta el marco muestral.
3.4.3 Fase 3 proponer plan de acción.
Proponer un plan de acción para la implementación de un proceso de análisis de gestión de
inventarios en la empresa, con una serie de indicaciones basadas en las diversas novedades
encontradas en el desarrollo del proceso como propuesta de mejoramiento para la empresa.
30
3.4.4 Fase 4 Recomendaciones
Se realizaron recomendaciones con basadas en las diversas novedades identificadas durante
el desarrollo de este análisis con el fin de que la empresa las pueda estudiarlas y determinar la
posible aplicación de estas.
4 RESULTADOS Y DISCUSIÓN
4.1 Identificar mediante indicadores de gestión el comportamiento de los inventarios de
materia prima en la empresa JUAN PAN S.A.S.
4.1.1 Gestión de inventarios
Tabla 2.
ROTACIÓN DE INVENTARIOS
Coste mercancías vendidas/Promedio inventarios) = N veces. 532 VECES
PROMEDIO DE
INVENTARIOS
1595800+0/2 797.900
COSTO DE MERCANCÍAS
VENDIDAS
424.493.534
31
Días de rotación de inventarios 360/Rotación de
inventarios
1.47 DIAS
teóricas de gestión de inventarios.
Fuente: Elaboración propia.
La tabla anterior muestra que durante el año el inventario se roto 532 veces y el tiempo de
rotación es de un día esto se debe a que la empresa realiza compras de materia prima dependiente
de la demanda.
4.2 Establecer referentes y tendencias sobre procesos de gestión de inventarios en la
empresa del sector panadero como lo es JUAN PAN S.A.S.
4.2.1 Aplicación de instrumentos.
4.2.1.1 Análisis de los tiempos empleados para abastecer y realizar un pedido.
Se establece una tabla, relacionado el ciclo de aprovisionamiento y los distintos tiempos
empleados en estas actividades, con el fin de determinar con cuanta antelación debe realizarse un
pedido especifico o uno grande y el tiempo requerido para abastecerse estos dos cálculos son
tomados de aquí ya que una actividad depende de la otra es decir si no me encuentro
provisionado no poder cumplir con los plazos establecidos para entregar los pedidos.
Tabla 3. Actividades y tiempos empleados.
Actividades y tiempos empleados.
Actividad a realizar Tiempo empleado (días y horas)
32
Solicitud de orden de compra 1 día de anterioridad.
Emisión de orden de compra 1 hora
Entrega de productos (por parte de
proveedores)
Tiempo previsto
Tiempo normal
Tiempo con demora
1hora
2horas
1 día
Revisión de calidad de los productos y
aprobación de estos
1 hora
Tiempo de entrega del producto (por parte de
la empresa)
3 horas
Fuente: Elaboración propia.
Ahora bien, ala analizar la tabla se puede deducir que se necesitaría como mínimo 2 días de
antelación para realizar un pedido, teniendo en cuenta que se pueden presentar demoras de hasta
1 día por parte de los proveedores, y que se necesita alrededor de 4 horas para hacer un control de
calidad y el posterior procesamiento y entrega final de los productos.
4.2.1.2 Análisis a los proveedores
Se estableció una tabla de dos columnas en donde se identifica los criterios establecidos por
la entidad para evaluar a sus proveedores y el cumplimento de esta.
33
Tabla 2. Criterios para evaluar a proveedores.
Criterios para evaluar a proveedores:
Identificar la ubicación geográfica del
proveedor.
Si
Identificación de los productos ofrecidos Si
Identificación de precios y descuentos No
Identificación de condiciones de créditos No
Identificación de medios de pago Si
Identificación de las condiciones de entrega de
los productos.
Cumplimiento oportuno de los plazos de
entrega.
No
No
Identificación de información personal como
Número telefónico, cedula de ciudadanía o Nit
si es una persona jurídica
No
Fuente: Elaboración propia.
34
Al analizar el cumplimento de los criterios establecidos para la evaluación realizada a los
proveedores se puede apreciar que la entidad solo cumple el 30% de estos. Dejando en evidencias
grandes falencias en la parte administrativa, las cuales evitan la posibilidad de acceder a descuentos
oportunos y el cumplimiento efectivo de los plazos de entregas, ahora bien, actualmente esta
entidad esta manejado sus proveedores de contado y credicontado debido a que a lo largo del
tiempo han adquirido grandes deudas.
4.2.1.3 Análisis a los proveedores
Se estableció una tabla de dos columnas en donde se identifica los criterios establecidos por
la entidad para evaluar a sus proveedores y el cumplimento de esta.
Tabla 3. Criterios para evaluar a proveedores.
Criterios para evaluar a proveedores:
Identificar la ubicación geográfica del
proveedor.
Si
Identificación de los productos ofrecidos Si
Identificación de precios y descuentos No
Identificación de condiciones de créditos No
Identificación de medios de pago Si
Identificación de las condiciones de entrega de
los productos.
No
35
Cumplimiento oportuno de los plazos de
entrega.
No
Identificación de información personal como
Número telefónico, cedula de ciudadanía o Nit
si es una persona jurídica
No
Fuente: Elaboración propia.
Al analizar el cumplimento de los criterios establecidos para la evaluación realizada a los
proveedores se puede apreciar que la entidad solo cumple el 30% de estos. Dejando en
evidencias grandes falencias en la parte administrativa, las cuales evitan la posibilidad de acceder
a descuentos oportunos y el cumplimiento efectivo de los plazos de entregas, ahora bien,
actualmente esta entidad esta manejado sus proveedores de contado y credicontado debido a que
a lo largo del tiempo han adquirido grandes deudas.
4.2.1.4 Evaluación del proceso de almacenamiento.
Se estableció un diagrama de flujo con el fin de identificar los diversos procesos para
almacenar los productos realizados en la entidad.
Figura 3. Diagrama del proceso de almacenamiento.
Diagrama del proceso de almacenamiento.
36
Fuente: Elaboración propia
Al analizar esto se pudo evidenciar que la empresa solo realiza el proceso de
almacenamiento de los productos terminado, no posee almacenamientos para materias primas,
esto se debe a que la entidad hace compras de insumo de manera diaria.
4.2.1.5 Encuesta a trabajadores
Correlacionado a los datos obtenidos en la -Tabla 3. actividades y tiempos empleados- se
le solicitó al trabajador directamente vinculado al proceso, que calificara de 1 a 10, siendo 1 muy
pocas veces y 10 siempre, la frecuencia con la que los clientes solicitan pedidos de manera
anticipada, teniendo en cuenta los rangos de 1 a 2 días, de 3 a 4 días y de 5 a más días:
Envasado
Distribución de estanterías
Elaboración de ficha de
control
37
4.2.1.6 Encuesta a trabajadores
CUESTIONARIO A TRABAJADORES
NOMBRE:CARLOS CORONADO CC:1067844867 CARGO:
PANADERO
N° PREGUNTAS RESPUESTAS COMENTARIOS
SI NO
1 Existen un manual de
procesos en el cual se
indique la manera de
recepcionar las
entradas de materia
primas
X
2 Existe un formato
para efectuar
controles de
existencia de materia
prima
X
Pero no se
utiliza
3 Se efectúan de forma
periódica los
controles de
X
Solo una vez al
año
38
existencia de materias
primas
4 Existen un tope
mínimo y máximo de
existencias de
materias primas
X
Solo lo
requerido por
el panadero
5 Es restringido el
acceso al lugar donde
se encuentran las
materias primas
X
6 Existe un responsable
de efectuar los
controles de
existencia de materias
primas
X
La
administradora
Fuente: Elaboración propia
CUESTIONARIO A TRABAJADORES
NOMBRE:TATIANA ROMERO OVIEDO CC:25785980 CARGO:
ADMINISTRADOR
A
39
N° PREGUNTAS RESPUESTAS COMENTARIOS
SI NO
1 Existen un manual
de procesos en el
cual se indique la
manera de
recepcionar las
entradas de
materia primas
X
2 Existe un formato
para efectuar
controles de
existencia de
materia prima
X
Pero no se utiliza
3 Se efectúan de
forma periódica
los controles de
existencia de
materias primas
X
Solo una vez al año
40
4 Existen un tope
mínimo y máximo
de existencias de
materias primas
X
Solo lo requerido por
el panadero
5 Es restringido el
acceso al lugar
donde se
encuentran las
materias primas
X
6 Existe un
responsable de
efectuar los
controles de
existencia de
materias primas
X
La administradora
Fuente: Elaboración propia
Dado que, la existencia de materia prima y actualización de inventario están directamente
enlazados con las ventas, se les pidió a los vendedores que le asignaran un valor a cada mes según
el comportamiento de consumo, siendo 1 ventas muy bajas y 5 ventas muy altas, expresando lo
siguiente:
41
Mes Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio
Valoración 2 4 3 3 4 5
Mes Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
Valoración 3 2 4 2 2 5
Gráfica 2. Meses de mayor venta.
0
1
2
3
4
5
Meses de mayor ventas
42
Como la pregunta 4 sobre topes mínimos y máximos fue negativa, se solicitó al panadero
calificar que tan oportuno es el abastecimiento por parte de los proveedores, empleando una
escala de valores de 1 a 10, donde uno (1) es la calificación más baja y diez (10) la más alta,
considerando los siguientes ítems:
No oportuno: Cuando supera el tiempo de espera y se incurre en pérdidas.
Poco Oportuno: Cuando se llega al límite de tiempo y algunos productos no están a
tiempo.
A límite: Cuando se llega con el tiempo estricto y el cliente debe esperar algunos
minutos, mientras el producto adquiere la temperatura adecuada.
Oportunos: Cuando queda un rango razonable de tiempo para cubrir eventos inesperados.
Muy oportuno: Cuando el aprovisionamiento es tan ágil que incluso se puede llamar a los
clientes antes de la hora de entrega y la producción se implementa sin afán.
Abastecimiento
No
oportuno
Poco
oportuno A límite Oportuno
Muy
oportuno
Valoración 1 5 8 7 1
43
Gráfica 3. Suministro de proveedores.
Lo referente a la libre entrada al lugar donde se almacena la materia prima, indicada en la
pregunta 5, han ocurrido con frecuencia una serie de eventos que derivan de este libre acceso,
incluso algunos se repiten varias veces al día durante toda la semana:
Interrupción de la cadena de frío: Algunos insumos requieren, para su conservación, una
temperatura baja, por lo tanto, hay un refrigerador vertical, el cual utilizan empleados y
administrativos para guardar bebidas o alimentos perecederos, al momento de guardarlos
o sacarlos no cierran bien y se altera el grado de refrigeración.
Líquidos vertidos: Entre los tantos ingresos a la zona de almacenamiento, algunas
personas llevan bebidas que colocan sobre los insumos y que al presentarse un
movimiento se derraman, transfiriendo humedad y otras sustancias a la materia prima.
Daños en empaques: De la misma manera como sucede con los líquidos vertidos, hay
personal que lleva objetos cortopunzantes y al acercarlos a los diferentes empaques los
perforan provocando la entrada de aire o el daño del insumo.
0
1
2
3
4
5
6
7
8
Nooportuno
Pocooportuno
A límiteOportuno
MuyOportuno
Suministro de Proveedores
44
Pérdida de insumo: Aunque no ocurre a menudo, en ocasiones, la cantidad de materia prima
con relación al gasto de producción está considerablemente por debajo de lo normal, sobre
todo, en insumos que pueden ser comestibles.
Acceso a
almacenamiento
Cadena de
frío
Líquidos
vertidos
Daño de
empaques
Pérdida
de insumo
Valoración 15 7 5 2
Gráfica 4.
acceso a bodega
0
2
4
6
8
10
12
14
16
Cadena defrío
Líquidosvertidos Daño de
empaques Pérdida deinsumo
Acceso a almacenamiento
45
.4.2.1.6.1 Evaluación
El cuestionario realizado a los trabajadores revela que, sí existe un manual de procesos en
el cual se indica la manera de decepcionar las entradas de materia primas, el cual consiste en
verificar el proveedor, que la cantidad solicitada coincida con el pedido, el estado del insumo y
que el costo se encuentre acorde con lo establecido entre las partes.
A la pregunta 2: Existe un formato para efectuar controles de existencia de materia prima,
los trabajadores manifestaron que, si lo hay, a pesar de esto, está más relacionado con la
producción diaria que con una proyección de consumo y no se establece ningún tipo de
estadística.
La pregunta 3: Se efectúan de forma periódica los controles de existencia de materias
primas, confirma que, no se pueden determinar comportamientos de consumo de materia prima,
puesto que, no se realizan los controles.
El proceso de producción es bastante empírico, por eso la pregunta 4: Existen un tope
mínimo y máximo de existencias de materias primas, señala que todo se calcula a partir de la
apreciación que tenga el panadero, por lo cual, no existen estos topes.
El hecho que el lugar de almacenamiento de materias primas no tenga restricciones,
inicialmente confirma las dificultades de control, por otra parte, evidencia el riesgo de pérdida
por alguna persona que ingrese, sustraiga, manipule o cause un daño a cualquier insumo. Estás
apreciaciones están fundamentadas según los resultados proporcionados para la pregunta 5: Es
restringido el acceso al lugar donde se encuentran las materias primas.
En la pregunta 6: Existe un responsable de efectuar los controles de existencia de
materias primas, establece que, si hay una responsable y que además no hace parte del área de
46
producción sino a la administrativa, de manera que, podría establecerse un seguimiento a la
rotación de insumos, sin afectar las operaciones.
En la -Gráfica 1. Pedido con antelación- describe que generalmente la mayoría de los
clientes realizan sus pedidos con uno (1) o dos (2) días previos, teniendo en cuenta el tiempo
utilizado para hacer pedidos, recibirlos y procesar el producto, existe la posibilidad de incumplir
en algunas entregas.
En la -Gráfica 2. Meses de mayor venta- presenta una tendencia que se puede asociar a
los periodos vacacionales y de festividades o celebraciones destacadas como: San Valentín, día
de la madre, día de amor y amistad, fin de año, entre otros.
En la -Gráfica 3. Suministro de proveedores- atiende a la información de cumplimiento
con los pedidos y la producción diaria, a partir del suministro de materia prima por parte de los
proveedores, pues las condiciones de infraestructura establecen ciertos tiempos para la
preparación y dada la premura con la que se realizan los pedidos, se han presentado situaciones
donde se incumple con una solicitud o no está la cantidad o la variedad necesaria de productos a
la venta.
En la -Gráfica 4. Acceso a bodega- se representa los diferentes incidentes que se
ocasionan a partir de la falta de control en el lugar donde se almacena la materia prima, al
empleado que está en contacto frecuente con esta zona se le pidió que promediara el índice de
ocurrencia durante la semana, donde el mayor problema es el uso inadecuado que le dan algunos
empleados al refrigerador vertical, que debería ser de uso exclusivo para la materia prima.
47
4.3 DIAGNOSTICOS
4.3.1 Diagnóstico del manejo de inventario
JUANPAN S.A.S. se encuentra ubicada en la ciudad de Montería en la esquina formada
por la carrera 5 y la calle 29, un sector bastante favorable para el flujo de clientes porque está en
el centro del comercio de la ciudad, rodeada de establecimientos que son frecuentados por
diversos tipos de personas, como lo son: Entidades bancarias, cámara de comercio, biblioteca
municipal, corporaciones educativas, papelerías, ópticas, laboratorios clínicos, entidades de
salud, negocios de diseño gráfico, entre otros.
Además, por la carrera 5 pasa la principal ruta de transporte urbano lo que hace que
personas procedentes de lugares heterogéneos conozcan la panadería o puedan referenciarla
fácilmente. Como valor agregado, a menos de una cuadra hay una estación de policía que
proporciona una sensación de seguridad que invita a los clientes a disfrutar de los productos,
consumiéndolos en las mismas instalaciones sin preocuparse por individuos sospechosos que
puedan abordarles.
48
La dinámica de inventario se encuentra determinada por las apreciaciones visuales por
parte del área de producción, sin tener en cuenta estadísticas de venta, flujo de la demanda en
determinadas fechas, la totalidad de los pedidos realizados, consumo de la producción interna o
las preferencias en promedio de los clientes que realizan compras directas.
Como no se cuenta con una relación exacta de la materia prima que se necesita para
producir determinada cantidad de un producto, teniendo en cuenta los tiempos de preparación,
elaboración, capacidad y tiempo de horneado, no se logra estimar la cantidad de insumos previos
para cumplir con todos los pedidos.
Una vez realizadas las entrevistas a los empleados de las diferentes áreas y a la
observación directa durante la permanencia en la empresa, se pudieron establecer los siguientes
hallazgos:
No hay documentación de estadísticas de ventas por productos.
No se cuenta con los datos precisos de cantidad de materia prima para elaborar
determinado producto.
No cuenta con un adecuado espacio para el almacenamiento de la materia prima.
No tienen personal capacitado para registrar los movimientos del inventario.
No posee un registro de proveedores debidamente organizado.
No posee un software adecuado.
Posee recuentes faltas de existencia en la materia prima.
Los pedidos a proveedores son calculados según las consideraciones del panadero
principal.
El reabastecimiento se realiza cuando se agotan los insumos.
49
El control de inventarios “justo a tiempo” (JAT) (“just in time” en inglés), es ideal en
situaciones donde se adquieren la materia prima y se insertan en la producción en el momento en
que se necesitan. Esto requiere de compras muy eficientes, proveedores muy confiables y un
sistema eficaz del stock de cada insumo, siempre y cuando se abastezca con rapidez.
El sistema de inventarios “justo a tiempo” (JAT), es tanto una teoría como una técnica, se
basa en la idea de que siempre que sea posible no debería producirse ninguna actividad en un
sistema hasta que haya una solicitud. Está basado en la filosofía del kanban, y se enfoca
exclusivamente en producir las cantidades necesarias para la demanda inmediata.
Heizer, J. (2001), define que el sistema just in time (JIT) es una filosofía de resolución
continua y forzosa de problemas. Mediante el sistema Just in time, los suministros y los
componentes se obtienen por la estrategia de tirar (“pull”) a través de un sistema para que
lleguen donde se necesita cuando se necesitan. Cuando las unidades de mercancías no llegan
justo cuando son necesarias, se crea un “problema”. Esto convierte al JIT en una excelente
herramienta para ayudar a los directores de operaciones a producir valor añadido eliminando
derroches y variabilidades no deseadas. Como en un sistema JIT no hay inventarios ni tiempo
sobrante, se eliminan los costes asociados al inventario innecesario y se mejora el rendimiento.
Por lo tanto, los beneficios del JIT son especialmente eficaces al respaldar estrategias de
respuesta rápida y reducción de costes. Para conseguir el movimiento de los materiales just in
time, los directores reducen la variabilidad causada tanto por factores internos como externos. La
variabilidad es cualquier desviación del proceso óptimo que produce productos perfectos, a
tiempo y siempre. El inventario esconde variabilidad, una forma políticamente de hablar de
problemas. Cuanta menos variabilidad haya en el sistema menos derroche habrá. La mayor parte
50
de la variabilidad es consecuencia de tolerar desperdicios o de una gestión deficiente. La
variabilidad se produce porque:
Los empleados, las máquinas y los proveedores producen unidades que no cumplen las
normas, llegan tarde o no llegan en suficiente cantidad.
Los planos de ingeniería o las especificaciones no son exactos,
El personal de producción intenta producir antes de que los planos o las
especificaciones estén listos.
No se conocen las demandas de los clientes.
4.4 Plan de acción para mejorar el proceso de gestión de inventario
Teniendo en cuenta las características y el diagnóstico realizado a la empresa JUAN PAN
S.A.S, el modelo que se ajusta a la dinámica de inventario es el modelo Kanban.
Kanban es una palabra de origen japonés cuya traducción aproximada en el idioma
español es -tarjeta-, a medida que este modelo fue utilizándose su concepto evolucionó hasta
interpretarse como -señal-, se puede definir como un sistema de flujo que permite, por medio de
señales, la movilización de unidades a través de una línea de producción mediante una estrategia
pull o estrategia de jalonamiento.
La estrategia pull o de jalonamiento, es un sistema donde el proceso logístico inicia con el
pedido del cliente, ideal para la optimización de inventarios, donde se apuesta por conocer la
demanda en tiempo real y flexibilizar la cadena de producción para responder a sus necesidades.
51
El producto almacenado en las estanterías del área de venta se convierte en el inventario
amortiguador, enviando señales de alerta cuando se esté agotando o cuando hay más unidades de
las permitidas.
La ecuación del sistema Kanban viene dada de la siguiente manera:
𝑛 =(𝑑𝑒𝑚𝑎𝑛𝑑𝑎 𝑝𝑟𝑜𝑚𝑒𝑑𝑖𝑜∗𝑡𝑖𝑒𝑚𝑝𝑜 𝑑𝑒 𝑒𝑛𝑡𝑟𝑒𝑔𝑎)+𝑖𝑛𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜 𝑎𝑚𝑜𝑟𝑡𝑖𝑔𝑢𝑎𝑟
𝑡𝑎𝑚𝑎ñ𝑜 𝑑𝑒𝑙 𝑐𝑜𝑛𝑡𝑒𝑛𝑒𝑑𝑜𝑟
Kanban de Producción
NOMBRE DEL PRODUCTO
Insumos:
Capacidad de las
bandejas del horno
Tiempo de
preparación
Temperatura y
tiempo de horneado
Tiempo de enfriado
Cantidad a producir
x cantidad
Kanban de Pedido
52
NOMBRE DEL CLIENTE
Solicitud: x unidades del producto
Fecha de entrega
Hora de entrega
En un tablero o pantalla se visualizan las tarjetas generadas, de esa manera se sabe cuánto
insumo se requiere, la ocupación de las máquinas y el tiempo de producción. Cuando hay
suficiente materia prima para cumplir con un pedido, esa tarjeta se ubica en una zona amarilla o
verde, pero si no hay suficiente, entonces se ubica en una zona roja, indicando que se debe
solicitar aprovisionamiento al proveedor. Una vez se cumple con el pedido de un cliente, la
tarjeta se coloca en el(los) contenedor(es).
53
CONCLUSIONES
La empresa Juan Pan S.A.S, no cuenta con una política de inventarios ya que hacen este
proceso de manera empírica, sujeta a las apreciaciones que el empleado encargado de la
producción indica, sin tener en cuenta la rotación de los productos y tampoco la cantidad
de materia prima disponible, esta situación hace que con frecuencia se presente exceso o
falta de productos lo que incrementa sus costos de operación y la solicitud de pedidos de
manera irregular, por lo tanto, se debe asegurar la cantidad de material requerida en el
proceso productivo y controlar las entradas y salidas de material de un proceso a otro.
Aunque cuentan con protocolo para la recepción de materia prima, no se le da entrada a
un sistema de inventario para determinar el consumo de los diferentes insumos y no
existe una relación con la venta de los productos para determinar rotación y stock de las
mismas.
Atendiendo a los lineamientos del ciclo de abastecimiento se estableció que el manejo de
los inventarios y las finanzas son variables determinantes para el funcionamiento de la
empresa, de modo que, al desarrollar estrategias en estas áreas, habrá un aumento de la
eficiencia en el manejo de sus procesos.
Actualmente la empresa ordena los pedidos a los proveedores a partir de las cantidades
que indica el encargado de producción, de modo que ordenan los insumos sin tener en
cuenta el valor que cada producto genera a la empresa, por lo que no existe una relación
equilibrada entre costo y cantidad.
54
El sitio de almacenamiento de las materias primas y los formatos que existen para el
control, deben ser aplicados de manera efectiva, además con relación al acceso a este
lugar, es fundamental que solamente el empleado de producción y la administradora, sean
los autorizados para ingresar a este sitio.
El diseño de la Tabla 3 de actividades y tiempos empleados, proporciona los indicadores
de los procesos logísticos vinculados al tiempo de entrega de materia prima y producción,
lo que le permiten a la empresa implantar acciones oportunas que apoyen el proceso de
toma de decisiones y generen planes de acción que contribuyen al buen funcionamiento
de sus operaciones.
55
REFERENCIAS
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racking.com/co/actualidad/blog/calidad-y-seguridad-4/gestion-de-stock-o-inventarios-en-
una-
bodega#:~:text=El%20stock%20o%20inventario%20de,destino%20la%20venta%20al%2
0cliente.
Ballou, Ronald H. (2004). Logística: Administración de la cadena de suministro. En: Decisiones
sobre políticas de inventarios. Quinta edición. México. Pág. 337-339.
Blanco, R. (16 de 04 de 2020). meetlogistics.com. Obtenido de
https://meetlogistics.com/inventario-almacen/como-determinar-el-nivel-optimo-del-
inventario/
Eebitor. (14 de septiembre de 2020). debitor glosario de contabilidad. Obtenido de
https://debitoor.es/glosario/definicion-proveedor
Empresa, A. (30 de agosto de 2015). actualidad empresa gestion de inventarios y su importancia
estrategica. Obtenido de http://actualidadempresa.com/gestion-de-inventarios-y-su-
importancia-estrategica/
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