Cursograma1. IntroduccinEl Cursograma, Diagrama de Flujo o flujograma, consiste en representar grficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de smbolos.El cursograma, es una grfica que representa una secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia delprocesoen cuestin, las unidades involucradas y los responsables de su ejecucin.El cursograma, es la representacin simblica de unprocedimiento administrativo.2. ImportanciaEs importante ya que ayuda a designar cualquier representacin grfica de un procedimiento o parte de ste, representa el flujo deinformacinde un procedimiento.En la actualidad loscursogramasson considerados en las mayoras de lasempresaso departamentos desistemascomo uno de los principales instrumentos en la realizacin de cualquiermtodosysistemas.Es importante que loscursogramasestn en todaorganizaciny departamento, ya que este permite la visualizacin de las actividades innecesarias y verifica si ladistribucindeltrabajoest equilibrada, o sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras otros trabajan con mucha holgura.Los cursogramas son importantes para el diseador porque le ayudan en la definicin formulacin,anlisisysolucindel problema. El cursograma ayuda al analista a comprender elsistema de informacinde acuerdo con las operaciones deprocedimientosincluidas, le ayudar a analizar esas etapas, con el fin tanto de mejorarlas como de incrementar la existencia desistemas de informacinparala administracin.2.Caractersticas de los Cursogramas Sinttica: La representacin que se haga de unsistemao unprocesodeber quedar resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramasextensivos dificultan su comprensin y asimilacin, por tanto dejan de ser prcticos. Simbolizada: La aplicacin de la simbologa adecuada a los diagramas de sistemas yprocedimientosevita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretacin. De forma visible a unsistemao un proceso: Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de unsistemao proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con unafotografaarea que contiene los rasgos principales de una regin, y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales. Permitir al analista asegurarse que ha desarrollado todos los aspectos del procedimiento. Dar las bases para escribir uninformeclaro y lgico. Es un medio para establecer un enlace con elpersonalque eventualmente operar elnuevoprocedimiento.

3. Tipos de FlujogramasSegn su forma:a. Formato Vertical: En l el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la informacin que se considere necesaria, segn su propsito.b. Formato Horizontal: En l el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.c. Formato Panormico: El proceso entero est representado en una solacartay puede apreciarse de una sola mirada mucho ms rpidamente que leyendo eltexto, lo que facilita su comprensin, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en lnea vertical, sino tambin horizontal, distintasaccionessimultneas y la participacin de ms de un puesto o departamento que el formato vertical no registra.d. Formato Arquitectnico: Describe el itinerario de ruta de una forma opersonasobre elplanoarquitectnico del rea de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los ltimos son fundamentalmente representativos.4. Simbologa de los Cursogramas 5.Diseoy Elaboracin de CursogramasConvencin para trazar los diagramas:a. La informacin para identificar cada diagrama debe ser la siguiente:a. Nombre del proceso, indicando los puntos iniciales y finales.a. Nombre del departamento o los departamentos involucrados.a. Nombre de la persona que prepar el diagrama.a. Nmero de personas o puestos involucrados.a. Nmero de pasos.b. Identificar cada columna con le nombre de la persona o puestos que realiza cada uno de los pasos.c. Representar las formas o documentos, mediante rectngulos proporcionales a las formas o documentos representados. d. Cada forma debe representarse siempre por un rectngulo de las mismas dimensiones.e. El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se coloca un nmero en la esquina superior derecha. Para el original siempre se colocar el nmero uno; y las siguientes copias tendrn numeraciones ascendentes.f. En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen.g. Cuando se transportan dos o ms papeles, que van unidos, ya sea con grapa o broche o en sobre, el movimiento se presenta por una sola lnea.h. La secuencia demuestra haciendo que las lneas de transportes tengan una ligera tendencia hacia abajo.i. El orden cronolgico de los pasos se representa por el orden en que aparecen los rectngulos, de arriba hacia abajo.j. Debe identificarse cada paso con un nmero y hacer unapequeadescripcin del mismo, mediante laescrituradel verbo que identifica la accin.k. Si es posible hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha proporcionado la informacin.

Presentacin de las formas en el diagrama:Se rige por una serie de smbolos,normasy pautas convencionales las cuales son:a. El formato o esqueleto del cursograma debe dividirse en partes que representan a los departamentos, secciones o dependencias involucradas en el procedimiento. Cada departamento o seccin debe mostrarse una sola vez en el flujograma y en el mismo orden o secuencia cronolgica de su aparicin en el procedimiento que se describe de izquierda a derecha.b. Las lneas indicadoras del flujograma deben ser ms delgadas que las lneas divisorias del formato, rectas y angulares, dotadas de flechas en sus extremos terminales.c. Cada paso o accin del procedimiento debe enumerarse con claridad y describirse brevemente con muy pocas palabras.d. Cuando algn documento queda retenido en alguna dependencia del flujograma se indica segn sea archivado: definitivamente, temporalmente o retenido por algunos das ("D"),horas("O") o minutos ().e. Cuando hay que destruir algn documento luego de ser utilizado en el procedimiento se indica con una (X) grande.f. Al igual que vimos en losorganigramasen los flujogramas cuando varias lneas se entrecruzan sin tener relacin se indica mediante una inflexin en cualquiera de ellas.g. Siempre resultarmejorque el flujograma se muestre en una sola hoja, pero cuando en su extensin se tenga que continuar en otra pgina, se seala mediante un smbolo cualquiera dentro de un crculo, en la pgina donde se interrumpe y el mismo que suele llamarse conector se colocar en otra pgina como sigue. Cada pgina debe tener un encabezado que identifique claramente elproyecto, la grfica, la flecha (de revisin, si la hay), el autor y el nmero de pginas. Cuando las lneas de flujo son numerosas en diagramas complejos, utilizar conectores para reducir su nmero.

Recomendaciones para el uso y aplicacin de los cursogramas1. Laredaccindel contenido del smbolo de operacin debe ser realizada confrasesbreves y sencillas2. Evitar usar siglas anotando el nombre completo de las unidades administrativas.3. El smbolo de conector puede ser alfabtico o numrico, pero debe coincidir en los conectores de entrada y salida, cuando existen una gran cantidad de conectores, es conveniente adicionar uncoloral smbolo.4. Debe realizarse de forma limpia y ordenada.5. realizarlas al principio en forma de borrador, sin emplear plantillas.

6. ConclusinLos Cursogramas a los cuales tambin se les llama diagrama de flujo o flujograma y muy rara vez fluxogramas, songrficosque sealan el movimiento, desplazamiento o curso de alguna cosa, que bien puede ser una actividad, un formulario, uninforme, materiales, personas o recursos.Los cursogramas son de gran importancia para todaempresay persona ya que brinda elementos de juicio idneos para la representacin de procedimientos yprocesos, as como las pautas para su manejo en sus diferentes versiones.Laseleccinde los smbolos dependen del procedimiento que va a ponerse en lasgrficasy delempleoque vaya a darse en las mismas, por tal motivo es fundamental que se empleen de forma correcta, al colocar un smbolo en unsitioinadecuado, cambia el sentido del cursograma.

Gua para el diseo de cursogramasLa representacin grfica del proceso o procedimiento es un instrumento que sirve de gua a la ejecucin en forma ordenada y lgica de la secuencia del trabajo. El diagrama facilita el conocimiento del proceso que se describe, a travs de las actividades, los documentos producidos y las reas administrativas y el personal intervinientes en el proceso. Por ello, es una herramienta para el anlisis, diseo, mejoramiento y control de los procesos.

Representacin grficaConstituye una analoga de los procedimientos administrativos dibujados mediante convenciones preestablecidas. La representacin grfica ms precisa y tambin la ms difundida son los cursogramas.Los cursogramas sirven para la visualizacin global y esquemtica del flujo de tareas operativas y administrativas y son recomendables para registrar secuencias de tareas vinculadas con las unidades involucradas.Mediante la observacin de los cursogramas, es posible establecer la adecuada secuencia del proceso principal y de todas sus ramificaciones. Permite seguir con sencillez el flujo del procedimiento y detectar omisiones, superposiciones y reiteraciones.En el grfico producido se pueden mostrar con claridad:- La naturaleza de los procesos.- Los sectores, personas o equipos que actan como decisores, operadores y emisores/receptores de informacin.- Los procesos a que son sometidos los datos, incluyendo no slo las operaciones tpicas tales como la clasificacin, sino tambin las de captacin, registracin, transmisin, control y conservacin de datos.- Los soportes fsicos de la informacin.

Fortalezas de la representacin grfica. En este marco, es importante destacar que los cursogramas resultan de suma utilidad tanto en la etapa de relevamiento de los procedimientos, como en la etapa de anlisis de los mismos, por los siguientes motivos:Etapa de relevamiento: en esta etapa, la ejecucin del cursograma resulta de suma importancia para establecer la continuidad de los procedimientos, las incoherencias de la informacin recabada y las omisiones de datos que el personal consultado, por diferentes razones, puede haber realizado. En todos los casos, al desarrollar el cursograma es posible que, concatenando los procedimientos e integrando las informaciones recibidas de diversas fuentes, sea factible localizar los errores de relevamiento.Etapa de anlisis: La lectura del cursograma pone clara y rpidamente de manifiesto errores de:- Control interno: tales como controles necesarios que no se efectan, controles innecesarios, incumplimiento de las normas bsicas de auditora.- Asignacin de funciones: tales como casos de superposicin de funciones en distintas unidades, incompatibilidad de funciones asignadas a una misma unidad, incapacidad funcional de alguna actividad en determinado sector, etc.- Instrumentacin: tales como sectores que son informados en redundancia, duplicacin de tareas, archivos innecesarios, exceso de copias de formularios, errores de circuitos, etc.Debilidades de la representacin grfica. Resulta de suma importancia tener en claro aquellos aspectos del proceso o del procedimiento que el cursograma no muestra. El conocimiento de las limitaciones es fundamental para que el analista pueda mejorar el proceso incorporando nuevas tcnicas o herramientas. En tal sentido, debemos destacar:a) De la observacin del cursograma no podemos inferir el tiempo demorado en efectuar las operaciones, la rutina horaria de transferencia de datos, el tiempo de demora de un trabajo desde el comienzo a su conclusin.b) En el grfico no aparecen la cantidad de veces que se repite la operacin unitaria cuyo flujo de procedimiento se desarrolla. Lo que habitualmente se conoce como carga de trabajo, es decir, si el procedimiento se cumple sobre una, diez o cian operaciones en un perodo de tiempo determinado no aparece indicado en el cursograma. c) No se establecen las relaciones de jerarqua entre personas y sectores que intervienen. Del anlisis de un cursograma no se tendr la visin de la dotacin de personal, de su interrelacin jerrquica y de las funciones y carga de trabajo que corresponda a cada componente de la organizacin.d) No se detallan los mtodos de trabajo y tecnologas utilizados, ni la distribucin fsica de los sectores y personas que intervienen en el procedimiento.

1.1. Cursogramas grficosTcnica de diagramacin de cursogramasEl cursograma como elemento de anlisis de la organizacin.El cursograma colabora con una visin integral de la organizacin. La persona que analiza el cursograma, puede ver en una hoja de papel, de forma integral, todos los pasos que sigue un procedimiento:cmo abarca varios departamentos y seccioneslas personas que intervienen en el mismola documentacin que se utilizaetc.De esta forma, puede darse cuenta si existen pasos de mas, si faltan controles, si se esta perdiendo tiempo en satisfacer los requerimientos del destinatario final, etc. Este anlisis y las posteriores correcciones de los procedimientos hacen a la organizacin ms eficiente para poder brindar sus productos o servicios a los destinatarios.Mediante la utilizacin de ste mtodo grfico se logra:Mostrar objetivamente como funcionan en realidad todos los componentes de un sistema, facilitando el anlisis de su eficacia.Reemplazar con ventajas los mtodos de descripcin narrativa y de cuestionarios. La visualizacin de un proceso facilita el examen de sus componentes y repercusiones.Reducir el espacio necesario para la presentacin mediante la utilizacin de smbolos convencionales.Localizar con mayor rapidez pasos innecesarios, falta de controles, exceso de formularios y/o registros, etc.Permitir una comparacin ms fcil entre dos o ms sistemas (actual vs. propuesto), de distintas organizaciones, etc.).El inconveniente ms importante que presenta la utilizacin de sta tcnica deriva de la limitada capacidad de las tcnicas de diagramacin para representar la totalidad de las situaciones que se dan en la realidad.La informacin bsica que se expone en todo cursograma es:reas de responsabilidad: es el lugar donde se realiza cada operacin o trmite. Son las direcciones generales, direcciones, departamentos, divisiones o individuos responsables de cada tarea. Para identificar las distintas reas en donde se llevan a cabo los procedimientos se utilizan zonas delimitadas por lneas verticales.Tipos de operaciones o trmites que integran el circuito: representados mediante smbolos (Norma IRAM 34.501).Sentido de circulacin: muestra el flujo de la informacin a travs del circuito. El sentido de circulacin se da mediante lneas que se utilizan uniendo los smbolos e indican la direccin que stos llevan. Generalmente los procesos se desarrollan en forma horizontal, de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.SimbologaLa norma IRAM 34.501 establece los smbolos a utilizar en la representacin grfica de procedimientos administrativos. Intenta minimizar la cantidad de smbolos necesarios, a fin de simplificar el mecanismo de diagramacin y evitar dificultades de interpretacin. Tambin se propone que los smbolos sigan principios nemotcnicos, que ayude a quien los emplea o lee a relacionar su forma con su significado.Los smbolos a utilizar en la representacin grfica (norma IRAM 34.501) se indican en la siguiente tabla:

Smbolos para la Representacin Grfica Norma IRAM 34.501Denominacin Graficacin Comentarios sobre su utilizacinOperacin: Representa toda accin de elaboracin, modificacin o incorporacin de informacin o decisin.Control: Representa toda accin de verificacin Demora: Representa toda detencin transitoria del proceso en espera de un acontecimiento determinado.Archivo Transitorio: Representa el almacenamiento sistemtico, en forma temporaria, de elementos portadores de informacin.Archivo Definitivo: Representa el almacenamiento sistemtico, en forma permanente, de elementos portadores de informacin.Destruccin: Eliminacin de la informacin, ya sea que se destruya o no el elemento portador de la informacin.Alternativa: Se utiliza para indicar que en algn momento del procedimiento, frente a alguna consultacondicionante, pueden originarse diferentes cursos de accin como consecuencia de la respuesta a la misma.Formulario: Representa el elemento portador de informacin, esto es el vehculo que se traslada a travs de las reas que integran el grfico.Proceso no relevado: Representa el conjunto de acciones que se desconocen o que, definidas, no interesa representar en el grfico del que forman parte.Traslado: Representa el desplazamiento fsico del elemento portador de informacin. La flecha indica el sentido de la circulacin. Es el smbolo que uno los otros smbolos del procedimiento.Toma de informacin: Representa el desplazamiento de informacin, sin desplazamiento fsico de los elementos que intervienen en el proceso.Conector: Representa el nexo entre procedimientos o procesos:- conecta grficos de un mismo procedimiento, que se encuentran dibujados en varias pginas sucesivas.- vincula diferentes Cursogramas entre s.- reemplazo de lneas que deberan conectar partes distantes del grfico, dentro de una misma pgina.

Orientacin del diseo:Sentido descendenteDe izquierda a derecha.Ubicacin de los smbolosEn razn de las necesidades de diagramacin, los smbolos pueden ocupar en el cursograma una posicin inicial, media o final, segn que se presenten las siguientes condiciones:A) La posicin del smbolo ser inicial cuando no llegue al mismo ninguna lnea, pero si partan de l una o ms lneas.B) Cuando est ubicado en posicin media, el smbolo puede recibir una lnea de traslado y de l puede partir una o ms lneas. C) Smbolo final es aqul al que llega una lnea de entrada pero del que no sale ninguna.1