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8/22/2019 curso_excel3

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Mdulo III - Excel

ndice

Introduccin a los grficos de Excel .......................................................................................... 2Algunas pistas para la confeccin de grficos ....................................................................... 5Confeccionando el primer grfico .......................................................................................... 6Escogiendo el tipo de grfico ................................................................................................. 7Indicando los datos de origen ................................................................................................ 8Colocando ttulos a la representacin .................................................................................... 9Cambiando las leyendas del grfico .................................................................................... 10Utilizando rtulos en el grfico ............................................................................................. 12Ubicando el grfico final ....................................................................................................... 13

Realizando la vista preliminar .................................................................................................. 15Configurando la pgina de impresin .................................................................................. 15Cambiando los parmetros de la pgina ............................................................................. 16Modificando los mrgenes de impresin ............................................................................. 17Cambiando las propiedades de la impresin ....................................................................... 18Imprimiendo una hoja de clculo rpidamente .................................................................... 19


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Introduccin a los grficos de Excel

Aqu es muy valiosa la frase que dice... una imagen vale ms que mil palabras. Precisamente

los grficos en Excel materializan muy bien esta frase. La posibilidad que nos brindan de

sintetizar y comparar un cmulo de datos de los que, de otra manera, seguramente se nos

escaparan muchos detalles, es de vital importancia.

Excel brinda un abanico de diferentes tipos de grficos que cubrirn casi todas tus expectativas

de representacin de datos.

Estos so n alguno s de los dif erentes modelos d e grficos :

Grfic os de b arra


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Grfi cos de lneas


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Grfico s cir cu lares


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Algunas pistas para la confeccin de grficos

Para realizar grficos como los observados en la pgina anterior, Excel brinda un asistente que

te ir guiando por los diferentes elementos necesarios para la conformacin del grfico. Peroestos asistentes son de mucha utilidad siempre y cuando tengas en cuenta las siguientes

reglas para la confeccin de los grficos.

1- Organiz la informacin en filas o columnas contiguas; las celdas que no estn juntas te

complicarn la confeccin del grfico.

2- Coloc ttulos alusivos en las columnas o filas, ya que estos te servirn para incorporarlos en

el grfico.

3- Eleg el tipo de grfico ms conveniente para la representacin de tus datos.

4- Trat de mantener la informacin en forma agrupada; esto te permitir seleccionar

rpidamente los datos a incorporar en el grfico.


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5- Record siempre colocar buenos ttulos a cada grfico, que indiquen qu es lo que

representan.

6- Eleg la ubicacin ideal para el grfico, ya sea insertado en la hoja de clculo o en una hoja

nueva.

Estos puntos son los ms importantes, pero a medida que vayas avanzando en el tema de los

grficos te iremos indicando algunos otros.

Pero primero aclaremos algunos trminos, los datos a representar se los denomina Serie. Una

de las caractersticas que tiene Excel es la posibilidad de representar varias series a la vez,

pero cada serie a graficar es conveniente que estn en celdas contiguas, es decir una al lado

de otra. Esto facilita la seleccin de las celdas.

La idea de realizar un grfico es que "hable" por s solo, por eso enfatizamos en los ttulos que

expliquen el contenido del grfico.

La ubicacin de los grficos puede resultar conveniente colocarlos al lado de los datos de

origen, esto permitir imprimir toda la hoja de datos junto a los grficos. Pero si solamente

quieres usar el grfico por separado entonces, debes crearlo en una hoja independiente, esto

te permitir imprimir el grfico slo en una hoja.

Confeccionando el primer grfico

En primer lugar hay que pensar qu tipo de grfico se utilizar, puesto que de acuerdo con ello

hay que seleccionar de diferentes maneras los datos a graficar. Supongamos que quers

utilizar el grfico circular: en este caso hay que seleccionar los textos alusivos y tambin los

datos, es decir la serie.

Luego se puede utilizar el asistente para grficos que se encuentra en la barra de

herramientas.

A c ontin uacin te mo stramo s un as imgenes en las qu e pod rs v er los p asos

necesarios , siguiendo u no d e los camin os, para acceder al Asistente para grficos .


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Escogiendo el tipo de grfico

Ahora estars frente al asistente para grficos, que en su primer paso te "preguntar" qu tipo

de grfico quers colocar en la representacin. Como anticipamos, hay un gran nmero de

ellos para elegir, as como variantes dentro de las categoras. Para nuestro caso escogeremos

el tipo circular y luego el subtipo 3D.


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Primer p aso del A sistente para grficos

Indicando los datos de origen

El segundo paso del asistente es indicarle de dnde obtendr los datos a graficar. Si ya has

seleccionado previamente el rango de celdas a graficar, aqu solamente hay que pulsar en el

botn siguiente. Aunque tambin es posible modificar el rango desde la casilla para tal fin.

Siempre tendrs una vista preliminar del grfico para que puedas ir observando los cambios

que ests efectuando.

Segund o p aso d el As istente para g rficos


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Para nuestro caso estamos realizando un grfico muy sencillo no ser necesario modificar

nada ms, pero queremos mencionar que tambin en este paso se pueden agregar otras

series al grfico. Precisamente en este tipo de grficos (el circular) no tiene sentido la

incorporacin de nuevas series.

Colocando ttulos a la representacin

El tercer paso del asistente corresponde a la introduccin de ttulos en el grfico. Este es un

detalle muy importante ya que permite aclarar perfectamente el contenido del grfico. Se puede

poner Ttulo y Subttulo, as como tambin textos alusivos en cada uno de los ejes, en el caso

de que tenga ejes coordenados. En nuestro caso, el grfico de tipo circular solamente admite

un ttulo.


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Tercer paso del As isten te para grfico s

En este apartado tambin hay algunos detalles importantes que se pueden configurar en el

grfico, como por ejemplo las Leyendas.

Cambiando las leyendas del grfico

Una leyenda es una lista de textos que indican el significado de cada color aplicado en el

grfico. Para el caso del grfico circular, las leyendas se refieren al color de cada sector del

crculo, como habamos sealado al principio del grfico cuando seleccionamos el grupo de

celdas. En el tercer paso del asistente hay que pulsar en la oreja Leyendas para observar los

parmetros de configuracin.

Estas leyendas se pueden omitir, y tambin cambiar su posicin en el grfico.


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A c ontin uacin te presentamo s un a serie de imgenes para ilus trar este tema.


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Pero si el formato utilizado para presentar la informacin no es suficiente, te mostraremos otra

caracterstica que puedes agregar y modificar del grfico.

Utilizando rtulos en el grfico

Otra caracterstica que se puede utilizar en los grficos son los rtulos. Representan el valor

numrico que se quiere representar. Por ejemplo, en este caso, en el grfico circular, no es

suficiente que se muestren los sectores y la proporcin de cada uno de ellos; tambin es

posible colocar los valores que ellos representan o el porcentaje sobre el total del grfico

circular.

A c ontin uacin una serie de captu ras de pantallas te ayud arn a com prend er esta

herram ienta para perso nalizar grfico s.


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Ubicando el grfico finalPor ltimo, en el cuarto paso del asistente, nos preguntar en qu lugar se colocar el grfico

final. Aqu hay dos opciones: en la misma hoja de clculo que se encuentra activa o en una

hoja nueva.

Como habamos comentado, ser muy til colocar el grfico en la hoja activa siempre y cuando

se quiera comparar los datos y la modificacin del grfico cuando se cambi algn dato fuente,

o para imprimir la planilla junto con el grfico. De lo contrario, si quers organizar mejor tu libro

de trabajo, pods colocarlo en una hoja nueva, con la posibilidad de imprimir en una hoja

solamente ese grfico.


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Cuarto paso del A sistent e para grficos

En este punto, solo resta pulsar en el botn Finalizar para que se genere el grfico definitivo, ya

sea en la misma hoja o en una nueva.


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Realizando la vista preliminar

Finalmente mostraremos cmo plasmar tu elaboracin para ser presentada en una hoja

impresa.

Cuando tengas que imprimir una planilla, es preferible que veas primero cmo ser la

impresin, antes de efectuarla, es decir, realizar lo que se denomina una Vista Preliminar. Con

ella podrs verificar si la impresin ser como esperabas.

Siempre ser conveniente acceder a la impresin de la planilla de esta manera. En la barra de

Herramientas hay un botn que permite realizar la vista preliminar; hay que pulsar en l para

visualizar la simulacin de impresin del documento.

En est as imgenes te mos tramos cmo ac ceder a l a Vista d e impres in a travs del

cono Vi sta pr elim inar d e la barra de Herrami entas .

A la izquierda del botn Configurar, hay botones para avanzar o retroceder en las pginas de

impresin, Siguiente y Anterior, respectivamente. Con ello puedes visualizar todo el documento

antes de imprimir una sola hoja.

A continuacin, pods realizar algunos ajustes de la pgina para corregir la impresin.

Configurando la pgina de impresin

Posiblemente tengas que modificar la configuracin de la pgina; existe la posibilidad de

realizar varios tipos de ajustes hasta que la impresin sea como desees.

Desde la vista p relimin ar, se puede acceder a la co nfigu racin de pgina p ulsand o en el

botn Con figurar que se obs erva en la parte superior de la ventana.


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Como pod rs ver en la segun da imagen hay varias opc ion es que se pueden seleccion ar

para modif icar la imp resin.

En la configuracin de pgina hay una ventana que agrupa cuatro aspectos de la configuracinde la impresin de una hoja de clculo: Pgina, Mrgenes, Encabezado y pie y finalmente

Hoja.

A continuacin veremos qu se puede modificar en cada una de ellas.

Cambiando los parmetros de la pgina

En el apartado de configuracin de pgina, tenemos la posibilidad de cambiar, por ejemplo, la

orientacin de la impresin, la escala que se utilizar en la pgina, el tamao de la hoja, la

calidad de impresin y la numeracin.

Generalmente no ser necesario modificar todos esos parmetros, pero es probable que

tengas que modificar el tamao de pgina.

En las siguientes imgenes te mostraremos los diferentes aspectos que se pueden modificar

de la pgina.


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Modificando los mrgenes de impresin

Otros de los aspectos que se pueden cambiar son los mrgenes de impresin, o sea la

distancia desde los bordes de la hoja a partir de la cual se comienza o se termina de imprimir.

Tenemos la posibilidad de modificar cuatro mrgenes diferentes, a los que se agregan dos ms

correspondientes al encabezado y al pie de pgina. Estos ltimos corresponden a medidas

independientes de las anteriores, donde se ubicarn por ejemplo los ttulos (en el encabezado)

y los nmeros de pgina (en el pie).

Aqu hay que tomar la hoja sobre la que se quiera imprimir, y luego con una regla medir qu

distancia en centmetros se desea para cada uno de los mrgenes de impresin.


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Los siguientes elementos de la configuracin de pgina corresponden a los encabezados y

pies de pgina. En el apartado Encabezado y pie de pgina se pueden colocar los textos que

aparecern en el encabezado y pie respectivamente, mientras que en el aparatado Hoja, se

puede modificar el orden de impresin de las pginas, como tambin el rea de impresin de la

hoja de clculo, es decir, indicarle a Excel qu celdas se quieren imprimir.

Cambiando las propiedades de la impresin

Se puede ingresar a la impresin de la hoja de clculo desde el men Archivo, para luego

escoger la opcin Imprimir. Tambin es posible realizarlo con la combinacin de teclas Ctrl + P.

La ventana de impresin ofrece la posibilidad de modificar muchos aspectos vinculados

estrictamente con la impresora, como por ejemplo: si tens instaladas ms de una impresora

en tu computadora, podrs seleccionar desde all con cul de ellas imprimirs.

A co ntinu acin te mo stramo s un a serie de imgenes para graficar los c ambio s de las

propiedades de impresin que pu edes hacer.


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Claro que no siempre es necesario acceder a estas opciones para imprimir una hoja de clculo.

Una vez que hayas definido los parmetros necesarios de impresin, pods utilizar una formarpida de impresin.

Imprimiendo una hoja de clculo rpidamente

Como decamos, si no es necesario modificar ninguno de los parmetros de impresin o de

configuracin de pgina, entonces simplemente tens que pulsar en el botn Imprimir que se

observa en la barra de Herramientas.

Pero, por supuesto, esto es muy til cuando hay que imprimir una hoja de clculo sencilla que

solamente tiene una sola pgina.


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Con esta forma de impresin no existe la posibilidad de indicar cantidad de copias, ni ningn

otro aspecto de lo visto anteriormente, pero de todos modos vale no?

Con ello hemos llegado al final del presente curso. Esperamos que te haya resultado til y,

adems, que hayas disfrutado, como nosotros al acompaarte en este desafo de aprendizaje

para utilizar el programa Excel.

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