Curso Taller de MS Project 2010 - Control del Proyecto usando el Valor Ganado

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Sesión 07:

Respuesta del Proyecto a los cambios

Control del Proyecto usando el Valor

Ganado

CURSO TALLER DE

MS PROJECT 2010

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Objetivo de la sesión

Monitorizar y ajustar la carga de trabajo

de los recursos del proyecto.

Comprender el Valor Ganado, seguir el

progreso del cronograma y generar

informes del Valor Ganado.





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Contenido de la Sesión 07

7.1 Respuesta del Proyecto a los cambios.

7.1.1 Monitorizar y ajustar la carga de trabajo de los

recursos.

7.2 Control del proyecto usando el Valor Ganado.

7.2.1 Comprender el Valor Ganado.

7.2.2 Seguir el progreso del cronograma.

7.2.3 Generar informes de Valor Ganado.





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7.1 RESPUESTA DEL

PROYECTO A LOS

CAMBIOS





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7.1.1 MONITOREO Y

AJUSTE DE LA CARGA

DE TRABAJO DE LOS

RECURSOS





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Monitoreo y ajuste de la carga de trabajo de los recursos

Si usted es Director de Proyecto y la mayor prioridad es mantener la carga de trabajo de los recursos, se ha de monitorearla para ver si alguno de ellos está sobre o infra asignado. A medida que se recibe información de los recursos, sobre sus tareas asignadas e introduce los valores reales, puede ver si se necesitará tomar alguna Acción Preventiva para resolver problemas en la asignación de los recursos en un futuro.





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Monitoreo de la carga de

trabajo de los recursos





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Monitoreo de la carga de trabajo de los recursos

Se utilizará una o más de las siguientes técnicas para ajustar la programación y conseguir una carga de trabajo equilibrada de los recursos:

• Revisar la carga de trabajo de los recursos.

• Ajustar la disponibilidad de los recursos.

• Ajustar las asignaciones.

• Dividir las tareas para reprogramar el trabajo restante para cuando los recursos tengan tiempo disponible.

• Redistribuir las asignaciones.





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Análisis de Recursos en la vista Hoja de recursos

Se puede añadir columnas dando clic derecho a cualquier titulo de columna y seleccionando insertar columna.

Recursos en rojo significa que están sobreasignados.

Si se agrega trabajo y costo, podrá ver el total de cada recurso.





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1. Revisión de la información del trabajo general

Hay dos formas de revisar la información total del trabajo general. Son las siguientes: Revisar las estadísticas del proyecto. Agregar la fila de la tarea resumen en el diagrama de Gantt o en cualquier otra vista.





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2. Revisión de las variaciones de trabajo

Para revisar las diferencias entre el trabajo previsto y el trabajo programado, puede aplicar la tabla Trabajo.





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3. Revisión del trabajo sobrepresupuestado

Se podrá aplicar un filtro para ver las tareas con trabajo sobrepresupuestado.





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4. Revisión de la sobreasignación de los recursos

Si un recurso está sobreasignado, su nombre aparecerá en rojo en la hoja de recursos y un indicador de redistribución se mostrará al lado del nombre del recurso.





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4. Revisión de la sobreasignación de los recursos

Existen muchas formas de revisar la sobreasignación de los recursos, algunas de ellas son las siguientes: Para ver la extensión de un recurso sobreasignado o infraasignado, utilizará la vista Gráfico de recursos.

También podrá ver los detalles de cómo las asignaciones afectan y pueden producir sobreasignaciones de los recursos (o infraasignaciones) utilizando la vista Uso de recursos.

También puede usar la vista Asignación de recursos para ver la vista Uso de recursos en combinación con el Gantt de redistribución, esto ayuda a ver qué recursos están sobreasignados en conjunción con las tareas que la provocan.





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EQUILIBRANDO LA CARGA DE TRABAJO DE LOS RECURSOS

Si necesita tomar Acciones Correctivas en el Plan de Proyecto para equilibrar la carga de trabajo de los recursos, puede hacer lo siguiente: Ajustar la disponibilidad de los recursos. Ajustar las asignaciones. Utilizar las características de redistribución de Microsoft Project para equilibrar la carga de trabajo. Ajustar el alcance.





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7.2 CONTROL DEL

PROYECTO USANDO

EL VALOR GANADO





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7.2.1 COMPRENDIENDO

EL VALOR GANADO





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Comprendiendo el Valor Ganado

El Valor Ganado es la medida que el Director de Proyecto (Project Manager) usa para evaluar el progreso basado en el costo de trabajo realizado hasta la fecha de estado del Proyecto. Cuando MS Project calcula el Valor Ganado, por defecto compara los costos estimados originales con el costo real para mostrar si su proyecto está en el presupuesto.





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Uso del Valor Ganado

El Valor Ganado se usa principalmente para lo siguiente: Medir el desempeño a lo largo del ciclo de vida del Proyecto. Reportar el progreso, ayuda a pronosticar el resultado futuro de un proyecto basado en el rendimiento hasta la fecha (útil para la gestión de costos y recursos). Evaluar los progresos en relación a los datos de referencia y calculando las magnitudes de las variaciones.





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¿Por qué Gestión del Valor Ganado?

La Gestión del Valor Ganado (EVM) tiene numerosos beneficios incluyendo la medición continua del performance, el costo y el estado del proyecto. Usando las técnicas de medición del performance, se puede estimar la performance futura del proyecto, y tomar las acciones correctivas o preventivas, para asegurarse que el proyecto es completado dentro del cronograma y con el presupuesto y alcance planeado.





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Comprendiendo los campos

de Valor Ganado





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Comprendiendo los campos del Valor Ganado

Los campos del Valor Ganado son campos monetarios que miden varios aspectos, el MS Project usa los siguientes:





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Usando el Método del % Físico completado para calcular el Valor Ganado

Por defecto, los cálculos del Valor Ganado son basados en el Porcentaje completado, que a su vez se basa en la duración de la tarea o trabajo. Sin embargo, si su proyecto es dirigido al uso de materiales, el número de unidades producidas o alguna otra medida física que no es basada en la cantidad de tiempo o trabajo invertido; entonces podría tener más sentido, para los cálculos de Valor Ganado, que se base en % Físico completado.





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Usando tablas de Valor

Ganado





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Usando Tablas de Valor Ganado

El Project presenta 4 tablas de Valor Ganado, que se usan para comparar los costos planeados con los costos reales. Las 4 tablas de Valor Ganado son: • Valor Ganado para las Tareas. • Valor Ganado para los Recursos. • Indicadores de Costo del Valor Ganado. • Indicadores de Programación de Valor Ganado.





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Usando la Tabla de Valor Ganado para las Tareas

Compara las relaciones entre el trabajo y el costo de las tareas. Esta tabla evalúa el presupuesto para estimar las necesidades futuras de presupuesto y preparar un estado de la situación del proyecto. La información de la tabla de Valor Ganado de las tareas sirve para evaluar si el dinero que está gastando en una tarea es suficiente, mucho, poco, o quizás ha sido un despilfarro de dinero.





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Usando la Tabla de Valor Ganado para las Tareas

Vista Diagrama de Gantt, Tabla de Valor Acumulado.





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Usando la Tabla de Valor Ganado para los Recursos

Compara las relaciones entre el trabajo y los costos de los recursos. Esta tabla evalúa el presupuesto para estimar las necesidades futuras de presupuesto y preparar una declaración de la situación de el proyecto Se puede usar la información de la tabla para determinar si el dinero que se está pagando a un recurso en particular, es suficiente, mucho o poco, para el trabajo realizado.





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Usando la Tabla de Valor Ganado para los Recursos

Vista Hoja de Recursos, Tabla de Valor Acumulado.





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Usando la Tabla de Indicadores de costos y de cronograma del Valor Ganado

La tabla de Indicadores de costos del Valor Ganado permite comparar varios factores de costo con relación a las tareas del proyecto. La tabla de Indicadores de Cronograma del Valor Ganado para las tareas nos permite enfocarnos en los efectos de la variación del Cronograma dentro de los costos del proyecto.





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Usando la Tabla de Indicadores de costo y de Programación del Valor Ganado

Dependiendo que tabla quiera utilizar, seleccione cualquiera de las dos tablas Indicadores.





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Usando la Tabla de Indicadores de Costo del Valor Ganado





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Usando la Tabla de Indicadores de Programación del Valor Ganado





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7.2.2 SEGUIMIENTO

DEL PROGRESO EN EL

CRONOGRAMA





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Seguimiento del Progreso

en el MS Project





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Seguimiento del progreso en MS Project

El seguimiento del progreso en Microsoft Office Project 2010 puede realizarse de diferentes formas y en diferentes niveles. El método y el rigor del nivel dependen del proyecto. Los tres métodos son:

Seguimiento a nivel de resumen. Seguimiento a nivel de tareas por día (o períodos). Seguimiento a nivel de recursos por día (o períodos).





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Seguimiento de las tareas resumen

• Los valores son continuamente actualizados, mediante la vista de Gantt de Seguimiento, hasta que las tareas son completadas.

• La información que se actualiza es el % completado, la duración real, el costo real y el trabajo real.

• Para cada periodo se actualiza los valores de las tareas, pero si alguna tarea no es completada y es llevada al período siguiente, la tarea se actualizará en el siguiente período con un valor acumulativo para el valor real.





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Seguimiento de las tareas resumen

Vista Gantt de Seguimiento, Tabla de Seguimiento.





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Seguimiento diario de las tareas

• Este método consiste en hacer un seguimiento a la programación a nivel de las tareas.

• Los valores reales son ingresados en el cronograma por días o por otro periodo que se especifique.

• El seguimiento diario o periódico de las tareas es el método de seguimiento más exacto, aunque también consume más tiempo.

• Se ingresa la información mediante la Vista Uso de Tareas, y se modifica el contenido en las columnas de costo real y trabajo real.





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Seguimiento diario de las tareas

Vista Uso de Tareas, Tabla Trabajo

Se puede aumentar o disminuir el período de tiempo utilizando los botones de Zoom para

coincidir con el período de informe que elegimos (diario, semanal, mensual, etc.).





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Seguimiento diario de los recursos

• Sigue el progreso del cronograma por recursos y por tareas realizadas para cada recurso durante el período reportado.

• Los valores reales por recurso y tarea son ingresados según el período elegido.

• En este método los recursos son el grupo principal para realizar el seguimiento del progreso del cronograma.

• Se utiliza la Vista Uso de Recursos, y se actualiza la información del trabajo real.





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Seguimiento diario de los recursos

Vista Uso de Recursos, Tabla Trabajo





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Ajustando el cronograma durante el seguimiento

La mayoría de tareas en el cronograma no son completadas como originalmente se planificó. Esto se debe a que el trabajo real y la duración real de las tareas dependen de diferentes recursos. Las causas más comunes para ajustar el cronograma son: • Más tiempo que el planeado. • Menos tiempo que el planeado. • Más esfuerzo que el planeado. • Cambios en el nivel de utilización.





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7.2.3 GENERACIÓN DE

INFORMES DE VALOR

GANADO





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1. Generando Informes de Valor Ganado

Los informes de Valor Ganado se basan en la tabla de Valor Acumulado. Cada tarea que no es resumen se encuentra en la lista, junto con sus cálculos de los campos de valor acumulado CPTP, CPTR, CRTR, VP, VC, CEF, CPF y VAF.





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1. Generando Informes de Valor Ganado





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2. Generación de Informe Visual del Valor Acumulado

Es un informe visual en excel que dibuja una línea para los valores de CPTP o PV, CPTR o EV y CRTR o AC. Es en función de los datos de las tareas del campo de tiempo que las líneas se dibujan a los largo del tiempo, de acuerdo a la escala de tiempo definida.





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2. Generación de Informe Visual del Valor Acumulado (Curva S)





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Se deberá dar clic a T1 (trimestre), para que de esa forma se desglose los datos de las semanas, pues por defecto Project solo muestra la semana 1; lo cual se proyecta también en el gráfico, por tal motivo se deberá desglosar T1 también para que el gráfico también se vea de manera semanal.

Tener cuidado con estos valores, deberán estar marcados, para que los datos puedan ser vistos en la tabla dinámica y el gráfico





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Caso Práctico Nº 07





Curso Taller de MS Project 2010 - Control del Proyecto usando el Valor Ganado

Marketing

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