Curso taller: ¿ Administración del tiempo ?

• Ejercicio pizza del tiempo

• Reflexión inicial grupal. (caso banquero)

• Presentación de los asistentes:

• Nombre, y mencionar un adjetivo con la primera letra del mismo.

• Cada 5 personas un aplauso

La mayoría de las personas pasan un 90%

del tiempo haciendo actividades que no son

sus prioridades.

Peter Drucker

• Reflexión grupal.

• Gestión del Tiempo

• Caso banquero.

Ser objetivos, realistas.

• Apertura a recibir opiniones y comentarios.

• Actitud positiva; ver el cómo sí en lugar del cómo no.

• Construir en lugar de destruir. Si me opongo qué propongo.

• Ir al grano, ser concretos.

• Deseo de comprometerse con el equipo.

• Ambiente informal.

• Creatividad en las soluciones.

• Poner los intereses del equipo por encima de los individuales.

• Ser flexibles.

• Tomar el toro por los cuernos. No evadir los problemas.

• No buscar pretextos y pasar la pelota.

• Ser sinceros, honestos, auténticos.

• Estar dispuestos a actuar de manera diferente al pasado.

NORMAS PARA EL APROVECHAMIENTO DEL CURSO

Al finalizar el presente curso, los participantes habrán desarrollado suscompetencias para planear, administrar y controlar su tiempo, con laconciencia de que se trata de un recurso NO RENOVABLE y el factor másimportante para la PRODUCTIVIDAD en todas los aspectos de la vida.

OBJETIVO DEL CURSO

Salvador Dali, (Surrealismo)

Gerald Murphy (Cubismo)

• Algunas premisas:• “El buen alumno no nace, se hace”

• “Todo es cuestión de hábitos”

• “No hay nada nuevo bajo el sol, simplemente se desconocía”

• “¿el tiempo es oro?”

• “Todos disponemos por igual de este preciado recurso”

• Etc,

• ¿Podemos controlar el tiempo?

• “El número, o la medida, del movimiento según antes y después”

Aristóteles

ADVERTENCIA

El tiempo no se puedeadministrar.

El tiempo transcurresiempre en una línea

continua y pareceincluso estar en nuestra

contra.

ALGUNOS CONCEPTOS

BASICOS PRELIMINARES

“Si no me lo preguntas, lo sé. Si me lo preguntas, no sé cómo responder”. Agustín de Hipona.

Realidades y mitos• “El tiempo vuela”• No de da tiempo• Recuperar el tiempo perdido• Soy esclavo del tiempo• Hay que ir contra reloj• Hay que matar el tiempo• Ahorraremos tiempo…

• ¿Qué es la administración del tiempo?• Es hacer el mejor uso del tiempo para asegurar

el logro de nuestras metas, lo que se veráreflejado en mayor satisfacción personal y a suvez en la percepción de las capacidadespersonales.

• La administración del tiempo requiere lacapacidad para establecer y priorizar metastomando en cuenta las habilidades personales,así como las debilidades, los interesespersonales, la motivación, las circunstanciasparticulares y exigencias de una actividad,entre otros aspectos.

EJERCICIOS…

• ¿Cuáles son algunos obstáculos comunes para la buena administración del tiempo?

• El tutor puede ayudar al estudiante para identificar cuáles pueden ser los obstáculos que le impiden una buena administración del tiempo. Algunos de los más comunes son:

• • Postergar;• Falta de motivación;• Falta de claridad en las metas;• Dificultad para percibir la relevancia o importancia de la actividad;• Distracciones internas o externas;• Falta de autocontrol;• Falta de autodisciplina;• Dispersión (querer hacer muchas cosas al mismo tiempo);•Condiciones ambientales inapropiadas (luz, espacio, recursos);• Desorden en la ubicación de libros, archivos de documentos, útiles escolares para la actividad (plumas, papel, etc.).

Planeación

• El secreto no consiste tanto en planear tu tiempo sino en defender el tiempoplaneado

• Quién nunca tiene tiempo, llega tarde, incumple compromisos, etc. es por una falla en alguna de estas 2 actividades, o no planean o bien, no defienden su tiempo planeado. Quien planea y después se aferra al tiempo planeado, siempre tiene tiempo. Defender tu planeación implica decir que no.

La primeraherramienta paraadministrar tu tiempoes una lista de actividadesEn esta lista tienes queidentificar todas lasactividades por hacerde todos tus valores, en todos tus roles.

Lista de actividadespriorizadas

Agenda

Steven Covey

• Time management. Quiz

• RAE 2. m. Modo especial de proceder o conducirse adquirido por repetición de actos iguales o semejantes, u originado por tendencias instintivas.

LA PLANEACION DEL TIEMPO.

7 hábitos para administrar el tiempo

• 1. Decide a dónde quieres ir (metas y objetivos) • 2. Decide qué debes hacer para llegar allí (planes y

estrategias) • 3. Empieza por lo más importante (Prioridades) • 4. Asigna a cada cosa sólo el tiempo justo. Y delega¡ • 5. Sigue tu programa (Ejecución) • 6. Concéntrate en solo un asunto. Y termínalo

(supervisión y control) • 7. ¡Hazte la vida más fácil! (Disfrútala)

• Hábito no. 1 Decide a dónde quieres ir Es decir define cuáles son tus objetivos y metas. Si no decides adónde quieres ir, llegarás a otro sitio que quizás no te guste.

• Objetivos

• Persona

• Familia

• Trabajo

• Hábito no. 2 .Decide que debes hacer para llegar allí

• Desglosa tus objetivos en etapas estableciendo planes para alcanzarlos

• Tus proyectos y planes son los eslabones que te conducirán hacia tus objetivos.

• Programa tiempo para pensar, para innovar, para formarte; y para ti, para cuidar tu cuerpo y tu espíritu. Necesitas un tiempo personal, de descanso, de diversión.

• Hábito no. 3 Comienza por lo más importante, planea:

• Ø La planeación en el sentido más universal implica tener uno o varios objetivos a realizar junto con las acciones requeridas para concluirse

• Ø Es la selección de misiones y objetivos, metas y sus elementos o medios de control. Sistema utilizado para obtener una visión futurista de hacia dónde va la institución, cual es su misión, sus objetivos y metas; establece métodos y procedimientos para desarrollar planes, programas y proyectos.

• Ø El proceso de planeación consta básicamente de las siguientes etapas:

• 1. Formulación de estrategias

• 2. Desarrollo de los planes de operación

• 3. Establecimiento de presupuestos financieros

• 4. Establecimiento de objetivos

• 5. Ejecución de las operaciones

• Hábito no. 4. Asigna a cada cosa sólo el tiempo justo. Y !Delega!

• Ø Dice el refrán sajón. ¨Si lo quieres pronto y bien hecho, hazlo tú mismo¨. Nada más falso. Sólo sería recomendable si tuvieras una sola cosa por hacer. Aplícalo sólo a lo importante

• Programa a cada tarea el tiempo adecuado y no más. Si le asignas poco te saldrá mal o tendrás que repetirla. Si le asignas demasiado, lo consumirá. Pero piensa que todo lleva más tiempo de lo que parece al principio, porque debes contar con los imprevistos. No sabes cuándo pero te llegarán y ocuparán más de la mitad de tu jornada.

• Ø Pregúntate siempre qué puedes delegar y a quién.

• Ø La única trampa que puedes hacerle al tiempo es utilizar el tiempo ajeno.

• Importante: • Ø Delegar no es olvidarnos de la tarea. • Ø Es preciso definir claramente el resultado a

alcanzar. • Ø Informar a los implicados. • Ø Formar al otro (dotarlo de los recursos

necesarios. • Ø Motivarlos y concederle el derecho al error

• Ø Establecer controles para mantener el rumbo durante el aprendizaje.

• Ø Y tener paciencia.

• Ø Delegar es invertir. Los resultados se obtienen después. Con Creces.

• Hábito no. 5 Sigue tu programa.

• Ø Prepara un programa de actividades para cada semana.

• Inicia tu jornada de acuerdo a tu agenda o lo que hayas decidido utilizar para administrar tu tiempo. Mantenla a la vista. Sigue tu programa, salvo que te surja algo más importante.

• Ø Estos pasos son los que te harán avanzar tus planes y los que te llevarán día a día a alcanzar tus Objetivos y Metas trazadas.

• Ø ¡ACCIÓN! • Ø Actúa según tu iniciativa, tu criterio.

(evita la reacción compulsiva a atender interrupciones, problemas o asuntos imprevistos no prioritarios)

• Ø Aprende a decir que NO. Sé amable, pero no a costa de abandonar tus prioridades.

• Ø No lo dejes para luego. Como dice un viejo refrán inglés, ¨un día de estos no es ninguno de estos días¨.

• Ø No pospongas lo que es difícil o te desagrada, sobre todo si es importante.

• Ø Decide a tiempo. Evita la tentación de seguir acopiando más información en busca de lo seguro, toma decisiones con información insuficiente, o perderás el tren.

•

• Hábito no. 6 Concéntrate en un solo asunto y termínalo

• Ø La persona ocupada se siente importante.

• Ø La actividad se acaba convirtiendo en una trampa: se está tan enfrascado en lo que se hace que se acaba olvidando para qué se hace (Objetivo).

• Ø Saltar de un asunto a otro alarga el tiempo que ocupa cada uno de ellos.

• Mantén tu escritorio ordenado.

• Ø Si tocas un documento (papel o correo electrónico), pasa a la acción.

• Ø Evita las interrupciones.

• Hábito no. 7 Hazte la vida más fácil

• Ø Tu tiempo es tu vida

• Ø Lo necesitas para todo lo que quieras hacer o disfrutar. No lo malgastes.

• Ø Cuida tu cuerpo, que es tu herramienta básica.

• Ø Organízate debidamente

• Ø Apóyate en las mejores herramientas de organización y gestión.

Organización

1) La lista de cosas a hacer, El inventario

2) La matriz de prioridades.

3) Identificar las horas más y menos eficaces.

4) La realidad del tiempo controlable.

5) Usar un plan para organizarse.

6) Vivir con el plan diario

• Reflexion:

Si un barco quiere cumplir su destino, debe tener:

Un puerto al cual desea llegar.

Una ruta perfectamente trazada para llegar.

Una velocidad determinada de avance y un término para

concluir el viaje.

Si quieres saber la importancia del tiempo…

Para entender el valor de un año, pregúntale a algún estudiante que repitió

curso...

Para entender el valor de un mes, pregúntale a una madre que alumbró a

un bebe prematuro...

Para entender el valor de una semana, pregúntale al editor de un

semanario…

Para entender el valor de una hora, pregúntale a los amantes que esperan

para encontrarse...

Para entender el valor de un minuto, pregúntale al viajero que perdió el

tren...

Para entender el valor de un segundo, pregúntale a una persona que estuvo

a punto de tener un accidente...

Para entender el valor de una milésima de segundo, pregúntale al

deportista que ganó una medalla de plata en las olimpiadas….

• Solo cuatro cosas no vuelven:

– La palabra hablada,

– la flecha disparada,

– la vida pasada

– y la oportunidad desperdiciada

El tiempo pasa másrápido cuando se desea

que pase más lento y pasa lento cuando

deseamos que corra.

No podemos obtenermás tiempo, lo único

que podemos hacer esadministrar la maneraen la que lo usamos.

• LA INCAPACIDAD PARA DECIR NO.

• Muchas personas se caracterizan por ser serviciales y estar siempre a disposición de los demás, y esto sin duda puede ser una cualidad sin embargo en más de una ocasión estas personas suelen meterse en problemas por no saber decir que no.

• Reglas que te ayudarán a decir NO

• Evita todo lo que te perjudica.

• No te dejes chantajear por nadie, ni tu familia ni tus hijos pueden extorsionarte para conseguir que hagas algo.

• En lugar de decir no tajantemente y ponerte nerviosa, elige decir: “prefiero pensarlo”, en caso de que te presionen di “no” y no dejes lugar a dudas. Sé diplomática pero siempre firme en tu respuesta.

• Respeta tus propios deseos.

• Jamás toleres que te griten o maltraten por negarte a hacer algo.

• Aprende a guardar silencio para evitar polémicas y no des explicaciones por tu negativa.

• No llegues a la violencia, si una situación se sale de control salte del lugar inmediatamente.

• Ensaya tu “nos” frente al espejo. • No justifiques tus decisiones. • Perfecciona el arte de decir “no”. •

• ¿Cuándo decir qué NO? •

• ¿Tengo realmente el tiempo y la energía necesaria para hacer esta tarea extra?

• ¿Qué pasa con este compañero, es bueno para mi formación? • ¿Será de provecho? • ¿La tarea invade mi tiempo personal? • ¿Esta tarea es acorde con mi lista de prioridades? • ¿Es una actividad que aporta valor a mi carrera?

• Frases para reflexionarEl más importante de los recursos.• El más atípico de los recursos.• El recurso más equitativo: todos tenemos el mismo.• Un recurso limitado y caduco por definición: hagamos lo que

hagamos se nos acaba.• Recurso inelástico: ni ahorrarse, ni acumularse, ni prestarse.• El más indispensable de los recursos: ninguna acción humana

puede realizarse sin tiempo.• Recurso insustituible.• Recurso inexorable: no podemos variar ni su dirección, ni su

sentido, ni su cadencia. Lo más que podemos hacer es utilizarlo mejor o peor, a medida que va llegando.

• Recurso Paradójico: Todos disponemos de Todo el tiempo del mundo. Podemos quejarnos de cómo lo usamos, pero nunca de no tenerlo.

• Recurso incontrolable: Podemos controlar nuestras acciones, pero no el tiempo.

RESUMEN GENERAL DEL CURSO

Regresando a las páginas anteriores del curso, sírvase anotar las diez ideas más importantes que usted adquirió para mejorar su habilidad para administrar eficientemente su tiempo:

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Referencias:

LOS SIETE HABITOS DE LA GENTE EFICAZ. Stephen R. Covey. EditorialPAIDOS.

ADMINISTRACION DEL TIEMPO. Mauro Rodríguez Estrada. EditorialMANUAL MODERNO.

Muchas gracias ….

velcas725@yahoo.com.mx

administradorjorgevelcas.wordpress.com

• En una casa triste y abandonada, se encontraban platicando solo y nadie, de pronto solo salió por la puerta y nadie por la ventana. Quien se quedó en la casa.