Curso relatores ui_toma_de_asistencia

Curso Relatores OTEC/Empresa Unidad I: Toma de Asistencia

(Actualizado el 21-11-2013)

Curso creado por :

Libro de Clases Electrónico (LCE)

http://www.acepta.com/sence

En esta Unidad aprenderá realizar la toma de asistencia electrónica.

Incluye:

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Unidad I: Toma de Asistencia

• Ingreso

• Descargar de cursos

• Descargar Personal Autorizado

• Crear Hoja de Asistencia de Contingencia

• Pasar Lista (en un equipo o más)

• Agregar Asistente

• Enrolar Asistente No Reconocido

• Autorizar Asistente No reconocido

• Ingresar Observaciones

• Finalizar Toma de Asistencia

• Registro de Actividades Fuera de

Línea

• Eliminar Curso

• Informar Asistencia


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Unidad I: Toma de AsistenciaIngreso

Esta acción la puede realizar a través del Menú de Inicio en o a través del

Acceso directo ubicado en el Escritorio . A continuación se desplegará la siguiente ventana

inicial:

Para todas las funciones de esta

aplicación ingrese el RUT o ID (en

caso que no tenga RUT) de quién

realizará dicha acción, ya sea un

Administrativo OTEC/Empresa o el

Relator de la Institución. A

continuación presione el botón


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Por defecto el sistema le solicitará demostrar su identidad utilizando su huella. Para lo cual se

desplegará la siguiente imagen:

Si se reconoce correctamente al Operador

(usuario), se habilitan todos los botones de

acción de la ventana, como se muestra a

continuación:


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Si el equipo no se encuentra conectado a internet, solo se activan las opciones “Crear hoja de

asistencia de contingencia”, “Pasar Lista” y “Fiscalizar”, como se aprecia en la siguiente imagen:


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Unidad I: Toma de AsistenciaIngreso – Sin Lector Biométrico

Si el Operador (Usuario) no tiene Lector conectado al computador, se despliega la siguiente

imagen:

Solo será posible operar con clave si no hay conectado un lector.

NOTA: Sin lector no será posible validar la asistencia de los alumnos ni relator usando sus

huellas, tampoco enrolar alumnos o autorizarlos como ministro de fe.


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Unidad I: Toma de AsistenciaIngreso – Lector no reconoce Huella

Si la huella del usuario no es reconocida, la cuarta vez solicitará ingresar mediante una clave de

acceso única, como se muestra en la siguiente imagen:

Al presionar “SI” se desplegará la siguiente pantalla:


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Unidad I: Toma de AsistenciaIngreso con Clave

Cuando acepte el mensaje presionando “SI”, volverá a la pantalla principal y se desplegará la

opción de ingresar con clave, como se muestra a continuación:

Posteriormente, presione el botón indique su

clave (aquella que utiliza para ingresar al Libro de

Clases Electrónico), si no la tiene , no recuerda o no

funciona, puede solicitarla llamando a la “Mesa de

Ayuda LCE”.


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Unidad I: Toma de AsistenciaIngreso con Clave

Si la contraseña digitada o la huella es reconocida, se habilitan todos los botones de acción de la

ventana, como se muestra a continuación:


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Unidad I: Toma de AsistenciaDescargar Cursos

Previo a iniciar la toma de asistencia de un Curso, es necesario preparar la aplicación de toma

de asistencia cargando en su equipo los datos del curso en cuestión. Para esto, el Operador, una

vez autenticado debe presionar el botón:

A continuación se despliega una ventana que le permite efectuar la búsqueda de los Cursos que

tiene asignados:

Aquí el Operador debe buscar el o los cursos

a descargar, seleccionando y llenando los

filtros de búsqueda de la zona superior de la

ventana y presionar el botón luego se

desplegarán todos los Cursos que cumplen

con la condición especificada, como se

muestra en la siguiente imagen:


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El Operador puede

seleccionar uno o un conjunto

de Cursos del Listado

desplegado, marcando el

cuadro que se encuentra a la

izquierda de cada Curso:


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Si desea descargar la totalidad de los Cursos, debe presionar el botón (esta operación

puede tardar varios minutos).

Si desea eliminar todas las marcas de los Cursos seleccionados, debe presionar el botón:


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Para revisar más información de un curso, selecciónelo pinchándolo dentro de la lista y se mostrará

su detalle al pie de la ventana:


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Una vez seleccionados los Cursos a descargar, debe presionar el botón (esta operación

tardará solo unos instantes). Cuando finaliza la descarga de los Cursos seleccionados, se despliega

el siguiente mensaje:

NOTA: En principio solo tendrá permisos para tomar asistencia de los cursos descargados el

operador (usuario) que descargó el curso, los relatores registrados como tales en dicho curso y

que tengan calidad de operador para ese OTEC/Empresa en LCE. Para dar acceso a otros

funcionarios del OTEC/Empresa, debe descargar sus permisos usando “descargar personal

autorizado” . Para finalizar, se debe presionar el botón . Si desea salir de la

ventana con el Resultado de Búsqueda de Cursos, debe presionar el botón .


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Unidad I: Toma de AsistenciaDescargar Personal Autorizado

Los cursos descargados pueden ser usados solo por el personal autorizado (operadores). Por

defecto la aplicación de toma de asistencia reconocerá como autorizados aquellos usuarios que se

encontraban en la lista de relatores para un curso en LCE, en el momento de su descarga así como

para el usuario que realizó la descarga de este. Si se desea que la aplicación permita tomar

asistencia a más usuarios autorizados del OTEC/Empresa (Administrativo OTEC/Empresa) se debe

descargar dicha información desde LCE. Para esto presione el botón:

Se levantará la siguiente ventana:


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Para revisar que usuarios de su OTEC, o empresa que dicta cursos SENCE, forman parte de la

planilla de personal autorizado por la Institución, digite el RUT de la institución y presione “BUSCAR”,

tras lo cual se listarán de la siguiente manera Nombre operador (Rut):

En la zona superior derecha se informará cuantos

Operadores (Usuarios) tienen permisos descargados, en

relación al total autorizado en LCE. Por ejemplo, la

ilustración indica 61 de 80, esto significa que 61

Operadores (Usuarios) autorizados en LCE para usar la

aplicación ya pueden ser reconocidos como tal en

“Asistencia SENCE 2.2” y que el total de operadores que

están autorizados en LCE son 80.


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Para descargar permisos de nuevos operadores, digite el Rut de un Operador específico (Usuario)

en la casilla “Rut Operador” (o en su defecto el ID asignado) y presione para obtener los

permisos de ese Operador. Los permisos que se descarguen quedarán marcados en azul:


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Unidad I: Toma de AsistenciaCrear hoja de Asistencia de Contingencia

Previo a iniciar la toma de asistencia, si no puede descargar el curso o experimenta cualquier

inconveniente que le impida hacer uso de un curso descargado (que no se pueda sortear con otra

opción) puede “crear hoja de asistencia de contingencia”, que le permitirá igualmente pasar lista en

una hoja electrónica. Diríjase a la ventana principal de la aplicación y presione el botón:

A continuación se despliega una ventana que le permite crear una hoja de toma de asistencia de

contingencia:

Digite al menos los datos

obligatorios (casilleros verdes).


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Unidad I: Toma de AsistenciaCrear hoja de Asistencia de Contingencia

Al digitar el Rut de la Institución que imparte el curso (si el programa cuenta con información para

identificarla) mostrará el nombre de dicha Institución, de otro modo podrá digitar un nombre referencial.

El campo “nombre libro” servirá más tarde para identificar a que libro cargar esta hoja suelta de

asistencia. Presione para grabar la hoja de contingencia:

Presione “Aceptar” para continuar.


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Unidad I: Toma de AsistenciaPasar Lista con Hoja de Contingencia

Una vez creada la hoja de asistencia de contingencia, esta quedará disponible en el módulo “Pasar

Lista”, sin embargo antes, complete el listado de relatores y alumnos del curso. Para esto ingrese

al módulo “Pasar Lista” presionando el botón Se desplegará la siguiente imagen:

Complete Rut Institución, Tipo

Programa y presione el botón

“Buscar”, visualizará los Cursos

disponibles para toma de asistencia.

Aquellos que provienen de la

creación de una hoja de asistencia

de contingencia quedan marcados

con una (c) al final y al revisar sus

datos seleccionándolo de la lista se

despliega en el recuadro inferior

como “Contingencia”.


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Seleccione el curso y “Nuevo bloque”, opción disponible en el costado derecho de la pantalla.

Luego presione el botón


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A continuación se desplegará la siguiente ventana:

El siguiente paso es

agregar alumno(s) y

relator(es) al curso.

Para ello, utilice el

botón


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Escoja el tipo de asistente (relator / alumno) y digite su RUT en el cuadro “Rut Asistente”. El

Id Acción aparece como (no definida) si al crear la hoja de asistencia de contingencia no se

digito un ID de acción, de otro modo aparecerá el que haya digitado previamente. Luego

presione “Agregar” .


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La aplicación le solicitará las huellas del participante. Son 4 muestras:

Al concluir la toma de muestras de huellas (siempre debe colocar en el lector el mismo dedo),

presione el botón “Aceptar” en la verificación de asistentes:


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Presione “Cerrar” para terminar el proceso.

Los nuevos participantes irán quedando en la lista del curso al costado izquierdo como se muestra

en la siguiente imagen:

Puede cerrar esta ventana y tomar asistencia

como de costumbre siguiendo los pasos que se

describen más adelante, ya que el sistema

reconocerá a los asistentes con su huella.


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Utilice y reutilice la hoja de contingencia mientras se encuentre en dicha situación.

Descargue el curso en cuanto le sea posible, para tomar asistencia de manera regular.

Las hojas sueltas de contingencia deben ser asociadas al curso que pertenecen una vez

informadas a LCE, antes de eso no se contabilizarán. Para esto utilice el botón:

NOTA: Ver apartado que explica como cargar las asistencias al curso en LCE.


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Unidad I: Toma de AsistenciaPasar Lista

Una vez descargada toda la información necesaria: cursos y permisos, esto último si

corresponde, será posible iniciar la toma de asistencia. Para esto, debe presionar dentro de la

ventana principal de la aplicación el botón:

NOTA: El proceso de Pasar Lista correspondiente al Inicio y Término de la sesión es el

mismo.


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A continuación se despliega la ventana que permite seleccionar el Curso para el cual se pasará

lista, como se muestra en la siguiente ilustración:

Se debe ingresar el “Rut Institución” que dicta el

curso y el Tipo de Programa al que pertenece,

para buscar cursos disponibles. También puede

buscar por Código (Id de acción, código SAP o

código curso dependiendo del tipo de programa)

y Nombre del Curso. Presione el botón

“Buscar”, para listar los Cursos que cumplen

con las condiciones definidas, como se muestra

en la siguiente ilustración:


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Para iniciar un nuevo bloque horario de capacitación marque el curso en la lista, quedará en azul

como muestra la imagen. En la zona inferior de la pantalla se mostrará el detalle del curso.

Si no desea efectuar en este momento la toma de Asistencia, debe presionar el botón “Cancelar”.


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Para tomar la asistencia a un Curso, el Operador debe seleccionarlo del listado que se despliega en

la Ilustración, marcar “nuevo bloque” (cuando corresponde a una nueva clase) y a continuación

presionar el botón desplegándose la siguiente ventana:


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Unidad I: Toma de AsistenciaPasar Lista – En más de un Equipo

Si necesita tomar asistencia en más de un equipo en paralelo (por ejemplo, Seminarios), seleccione

por favor


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Unidad I: Toma de AsistenciaPasar Lista – En más de un Equipo

A continuación se desplegará la siguiente imagen:

IMPORTANTE: Para el correcto funcionamiento de esta opción, por favor, “No cambie la

letra designada” y asegúrese de que la hora de todos los equipos que utilizará para este

efecto, sea la misma. Igualmente la duración de la clase que ha digitado y la letra que

muestra el equipo deben ser la misma en todos los computadores en los que tomará

asistencia en paralelo.


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La aplicación permite registrar bloques entre 10 minutos y un máximo de 10 horas. Indique la

duración que tendrá el bloque de capacitación:


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El “Inicio de bloque” aparecerá como: “NO INICIADO” y el botón “Iniciar Bloque” estará

desactivado, este último se activará con el ingreso a clases del relator (con su huella digital).

NOTA: Mientras no presione “Iniciar Bloque” no se contabiliza el tiempo del bloque de capacitación

aunque haya marcado entradas. Esta acción fija la hora de inicio de la clase, momento en el cual

empiezan a correr los minutos de gracia.


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Si se verifica correctamente la

huella del Asistente, su nombre

desaparece del listado de la

izquierda y se despliega en el

listado de la derecha, mostrando la

huella verificada en la sección c)

Validación, como se muestra en la

imagen.

NOTA: Los participantes iniciados con (*) no han ingresado al bloque o salieron en un

intervalo inferior a 10 minutos.


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Cuando el Relator ingresa su huella

digital, automáticamente se habilita la

opción “Iniciar Bloque”. Podrá iniciar

el bloque de capacitación en ese

momento presionando “SI” o más

tarde presionando “NO” y a la hora

correspondiente “Iniciar Bloque”.


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Cuando presione ”Iniciar bloque” se fijará la hora de inicio del bloque de capacitación, y se habilitará

un cronómetro con la cuenta regresiva del tiempo del bloque, acorde a la duración que haya

informado.


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Cuando termine el bloque de capacitación, los participantes y el Relator deben colocar su huella en el

lector para salir de clase. Su nombre desaparecerá de la columna “B” y se desplegará en la columna

“A”.

IMPORTANTE: Cuando el Relator marca su salida (ingresando su huella digital)

automáticamente se da por finalizado el curso, aunque la duración del bloque informado

no haya expirado y falten alumnos por marcar salida.


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Si el Asistente al momento de colocar su dedo en el Lector no se encuentra enrolado, o presenta

problemas con su huella, la ventana de asistencia indica que la huella no es reconocida, como se

muestra en la siguiente ilustración:

Existen 2 alternativas:

• Enrolar al alumno, esto solo cuando aparece en la lista

como (sin enrolar).

• Autorizar su ingreso actuando como ministro de fe, con el

número de serie de la cédula de identidad del participante.

**Ambos procedimientos se describen más adelante.**


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Unidad I: Toma de AsistenciaAgregar Asistente

En caso que sea necesario incorporar un participante (relator/alumno) al curso, en el momento

de la clase, presione en la ventana principal de toma de asistencia.

NOTA: Esta opción se utiliza en caso de

contingencia, por ejemplo cuando no logra

agregar a los participantes en LCE o no

logra descargar el curso actualizado. Debe

tener en cuenta que este cambio se permite

solo para no trabar la toma de asistencia y

que debe regirse por la normativa vigente

respecto al trámite en SENCE para notificar

cambios en un curso. Hay tipos de

programas como (FOTRAB y Mujer

Trabajadora Jefa de Hogar, MTJH que no

autorizan el uso de esta funcionalidad).


Curso creado por :

Unidad I: Toma de AsistenciaAgregar Asistente

Visualizará la siguiente ventana:

Seleccione el tipo de asistente (relator o alumno) y luego

seleccione el ID de acción al que pertenece el asistente.

Esta lista crecerá si el curso está conformado por varias

órdenes de compra o id de acción (curso consolidado).

Digite el Rut del participante y presione: . El

nuevo asistente aparecerá como (creado fuera de línea).

Una vez que informe la asistencia que contiene a un

nuevo asistente, LCE registrará su asistencia en el libro.

También cargará en la lista del curso al nuevo alumno o

relator según corresponda, incluyendo sus datos

personales y estado de enrolamiento. Estos datos se

refrescarán en la aplicación de toma de asistencia una

vez que descargue el curso nuevamente.


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Unidad I: Toma de AsistenciaEnrolar Asistente no Reconocido

Esta acción se realiza seleccionado de la lista al participante y presionando el botón “Enrolar”:

Registrará por única vez los datos personales del alumno

y sus muestras de huellas, llamados patrones, que se

utilizarán para verificación de identidad desde ese

momento en adelante.

Posteriormente visualizará la siguiente ventana, donde

el Operador (usuario) que realiza el enrolamiento debe

verificar su identidad a través de su huella dactilar ya

que él se hace responsable del correcto ingreso de los

datos y huellas del participante. Por seguridad solo un

operador autenticado o validado usando su huella está

habilitado para realizar enrolamientos.


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Si se verifica la identidad del operador con su huella, se despliega la ventana que permite enrolar al

Alumno:

Una vez que se ingresan los datos personales del

participante (validar contra la cédula de identidad del

alumno), se debe presionar el botón “Enrolar” que

despliega la ventana para registrar las muestras de

huellas del Alumno, como se muestra en la siguiente

ilustración:

Por defecto se enrola el dedo índice

derecho de la persona, pero puede

seleccionar uno diferente utilizando

los botones . A continuación

el Alumno debe colocar el dedo

seleccionado en el Lector cuatro

veces (el mismo dedo).


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Al finalizar el proceso de enrolamiento aparecen los mensajes de las ilustraciones que se muestran a

continuación:

Para continuar con el registro de la Asistencia y marcar la entrada/salida a la clase, del Alumno recién

enrolado, este debe colocar su huella en el lector una vez más, como se muestra en la siguiente

ilustración:

Al salir de la toma de asistencia recibirá la

siguiente confirmación:


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Unidad I: Toma de AsistenciaAutorizar Asistente no Reconocido

Si el Asistente está enrolado pero su huella no es reconocida o el alumno se niega a colocar el dedo en

el lector, el Operador puede autorizarlo actuando como ministro de fe.

Esta acción se realiza seleccionando el Nombre del Asistente en la Lista de la izquierda e ingresando el

Número de Serie del Cédula de Identidad en el cuadro habilitado a la derecha del botón, como se

muestra en la siguiente ilustración:

A continuación se debe

presionar el botón

“Autorizar”:


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Unidad I: Toma de AsistenciaAutorizar Asistente no Reconocido

Se desplegará un mensaje que debe aceptar presionando el botón “SI”:

El nombre del Asistente se trasladará

desde el listado de la izquierda a la

derecha, como se muestra en la siguiente

imagen:


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Unidad I: Toma de AsistenciaIngresar Observaciones

Para ingresar observaciones, debe presionar el botón , se desplegará una

ventana para digitar la información, como se muestra en la siguiente imagen:

Una vez ingresada la observación, debe presionar el botón “Aceptar”.


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Unidad I: Toma de AsistenciaPasar Lista - Finalizar

Para finalizar la toma de asistencia, se debe presionar el botón cerrar. Se desplegará el

siguiente mensaje:

NOTA: Tenga en cuenta que la asistencia se empieza a

grabar automáticamente una vez que ha presionado

“Iniciar bloque”. Cada 2 minutos de inactividad, no se

han marcado entradas o salidas, se vuelve a grabar. Si

cierra la ventana se graba nuevamente la asistencia.

Presione el botón para grabar el ingreso de los participantes y se desplegará lo siguiente:


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Unidad I: Toma de AsistenciaRegistro de Actividades Fuera de Línea

Para registrar las actividades realizadas durante el bloque de capacitación para el cual se pasa lista,

presione el botón “Actividades” en el costado inferior de la ventana de toma de asistencia.

Registre las horas teóricas y/o prácticas según

corresponda y la descripción de las actividades

realizadas. Presione “Aceptar” para grabar.

Puede modificar esta información inclusive luego de

haber informado esta asistencia o eliminar el registro

desde LCE.


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Unidad I: Toma de AsistenciaEliminar Curso

Si en el Listado de cursos desplegados en la ventana “Pasar Lista” se encuentra un Curso que ha

finalizado, el Operador puede borrarlo seleccionándolo y presionando el botón “Eliminar”. Se mostrará a

continuación el siguiente mensaje de confirmación:

Al presionar el botón “SI”, el curso seleccionado desaparece de la lista.


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Unidad I: Toma de AsistenciaInformar Asistencia

Para informar las Asistencias tomadas durante las sesiones de uno o más Cursos así como los

enrolamientos realizados a Asistentes y/o las Fiscalizaciones que se han realizado en una o más

sesiones, el Operador debe autenticarse y a continuación presionar el botón:

Se despliega la siguiente ventana:

Presione el botón “Informar” y se despliega a

continuación un mensaje informando la cantidad

de Asistencias, Enrolamientos y/o

Fiscalizaciones enviados, como se muestra en la

siguiente ilustración:

Para finalizar, el Operador sólo debe presionar

“Aceptar” y luego el botón “Cerrar”.


Curso creado por :Curso creado por :

Unidad I: Toma de AsistenciaInformar Asistencia

Excepciones:

Si se ha guardado una Toma de Asistencia donde el lapso de tiempo entre el Ingreso y la Salida de los

Asistentes ha sido inferior a 10 minutos o no se han marcado salidas, se despliega el siguiente

mensaje:

Al presionar “No”, la asistencia seguirá pendiente de ser informada a LCE.

Al presionar “Si” se informará la asistencia de todas formas. Tenga en cuenta que la asistencia sigue

disponible para marcar nuevas entradas o salidas. Hecho esto, queda nuevamente en cola para ser

informada.



Consulte el material de apoyo en la sección

de esta unidad. Encontrará:

Unidad I: Toma de AsistenciaInformación complementaria

Manuales en formato pdf para descarga con instrucciones detalladas de lo aprendido en la unidad.

Videos para descarga de lo aprendido en la unidad.

Presentaciones para descarga con material de apoyo a lo aprendido en la unidad.

Responde preguntas frecuentes que complementan o detallan como llevar a la práctica lo aprendido en la unidad.

Compruebe que tan preparado está para aplicar lo aprendido en la unidad.

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