Comisión Nacional del Servicio CivilD E L S I S T E M A T I P O D E L ACURSO PARA EVALUADORES

Implementar el sistema tipo de evaluación según los lineamientos de la Comisión

Nacional del Servicio Civil

Material de formación 2

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contenidosINTRODUCCIÓN

MAPA CONCEPTUALSEGUIMIENTO DEL PROCESO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORALGeneralidadesActividades en la fase de seguimientoEvidenciasAcopio de evidenciasVerificaciónInformación de retorno o realimentaciónPlan de Mejoramiento

GlosarioBIBLIOGRAFÍACREATIVE COMMONSCRÉDITOS DEL PROGRAMA

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IMPLEMENTAR EL SISTEMA TIPO DE EVALUACIÓN SEGÚN LOS LINEAMIENTOS DE LA COMISIÓN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL

MATERIAL DE FORMACIÓN 2

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INTRODUCCIÓN

La implementación del Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral continúa con la tercera fase de la EDL en el periodo anual u ordinario, en las situaciones especiales (si es el caso) o en el periodo de prueba, que corresponde al seguimiento, que debe realizar el evaluador a continuación de haber concertado los compromisos laborales y las competencias comportamentales, de acuerdo con directrices que le permiten efectuar un adecuado acompañamiento al evaluado, ayudarle a compilar las evidencias requeridas durante al proceso y tenerlas listas al final del periodo, las cuales servirán para revisar los avances con respecto a las metas institucionales y observar el desarrollo de las competencias comportamentales y de esta manera tener los insumos necesarios que le permitan formular las acciones preventivas o correctivas y si se diere el caso, establecer un plan de mejoramiento.

El seguimiento es una actividad muy relevante dentro del proceso de EDL, en vista de que cuando no se realiza se presentan posibilidades de: dar prioridades que no corresponden a lo determinado en el proceso de planeación de la entidad para el área o dependencia; realizar actividades laborales que no conciernen a las metas; no ser conscientes de la importancia y necesidad de obtener resultados; trabajar a un ritmo que no permite lograr el debido cumplimiento o estar ‘apagando incendios’ al

acercarse las fechas de cumplimiento; mientras que con el seguimiento debidamente programado (cada tres meses) tanto el empleado como el jefe, son muy conscientes y pueden ajustar los tiempos a los requerimientos y generar un trabajo mucho más eficiente y productivo, que permite a su vez la efectividad en el cumplimiento de los compromisos y las metas correspondientes y un desarrollo más puntual de las competencias comportamentales.

PARA REALIZAR LA EVALUACIÓN DESEMPEÑO LABORAL - EDL

IMPLEMENTAR EL SISTEMA TIPO DE EVALUACIÓN SEGÚN LAS LINEAMIENTOS DE LA CNSC

EN QUÉ CONSISTE EL SISTEMA TIPO EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

Constitución Política de Colombia de 1991

LOS INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA TIPO DE LA CNSC.

Evidencias

Concertar los compromisos laborales

Seguimiento a los compromisos y al desarrollode las competencias comportamentales

El desarrollo de competencias

Es necesario

Para

Compilar

Se requiere comprender Se debe conocer

Conformar el

Ley 909 de 2004

Decreto 1083 de 2015

Acuerdo 565 de 2016

Portafolio de Evidencias

Plan de Mejoramiento

Realimentación

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SEGUIMIENTO DEL PROCESO DE EVALUACIÓN DEL

DESEMPEÑO LABORAL

Una vez estudiadas las fase uno y dos del proceso de evaluación, la tercera fase se refiere al seguimiento en el periodo anual u ordinario, que consiste en la verificación que realiza el evaluador del nivel de avance de los compromisos laborales y el desarrollo de las competencias comportamentales, de acuerdo con las siguientes directrices conforme a lo establecido en el Acuerdo 565 de 2016:

Generalidades:

1. Se efectuará cada trimestre2. Tendrá como referente el porcentaje

de avance del área o de la dependencia respectiva, de acuerdo con el informe de la oficina de planeación o quien haga sus veces.

3. El evaluador dará al evaluado información de retorno, que oriente, estimule y apoye su desempeño, destacando los avances, aportes y debilidades o incumplimiento en los compromisos laborales y el nivel de desarrollo de las competencias comportamentales que se hayan

Se requiere establecer un momento especial para que por medio de un encuentro entre el evaluador y el evaluado, se concrete el proceso de seguimiento, el cual deberá realizarse, teniendo en cuenta que:

• El Evaluador, realizará seguimiento trimestralmente.

• El seguimiento, en términos generales, consiste en la verificación objetiva del porcentaje de avance individual con respecto al cumplimiento de los compromisos laborales y el desarrollo de las competencias comportamentales.

• El evaluador deberá realizar las siguientes actividades:

a) Recolectar las evidencias durante el periodo. b) Actualizar el portafolio de evidencias en el momento de realizar el seguimiento. c) Verificar el cumplimiento o incumplimiento de los compromisos laborales y el desarrollo de competencias comportamentales. d) Retroalimentar al evaluado.

• e) Elaborar el plan de mejoramiento, si es el caso. (CNSC, 2016, p.18)

La entidad deberá definir en su sistema de evaluación del desempeño laboral de

identificado en el ejercicio de su empleo.

4. El evaluador verificará con el evaluado el portafolio de evidencias y consignará el formato de Plan de Mejoramiento Individual expedido por la CNSC, si hay lugar a ello.

5. El resultado del seguimiento no genera calificación. Sin embargo, es un aspecto fundamental que contribuye a fortalecer y potencializar las competencias del empleado y el cumplimiento de las metas institucionales. (CNSC, 2016, p. 18)

Actividades en la fase de seguimiento:

En términos generales, como se había mencionado anteriormente, el seguimiento consiste en el acompañamiento y orientación constante que debe ofrecer el evaluador al evaluado en su desempeño normal, buscando comprobar siempre el logro de resultados en grado de excelencia; es razón y motivo el verificar frecuentemente los avances alcanzados, las causas de los incumplimientos, la aplicación de medidas preventivas y correctivas o de mejoramiento, según los casos.

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los empleados, las normas y mecanismos que garanticen el manejo transparente, la custodia de las evidencias y su adecuada utilización en el proceso de evaluación y en las decisiones pertinentes.

Las evidencias

Son las pruebas que por cualquier medio (documental, virtual o de otra forma) aportan el evaluado, el evaluador o terceras personas, que corroboran el cumplimiento de los compromisos laborales o el desarrollo de competencias comportamentales, del evaluado.

Antes de incluir cualquier evidencia en el portafolio se debe verificar su autenticidad, suficiencia, actualidad y validez; de lo contrario, las pruebas no son procedentes y alterarían significativamente los resultados de la evaluación, de la siguiente manera:

a. Una evidencia es auténtica cuando es generada por el evaluado o cuando procede de una fuente original con autoridad moral y legal para generarla. Cualquier suplantación carece de autenticidad. Así las cosas, por ejemplo un producto presentado por el empleado como evidencia sin

que él lo haya realizado, carece de autenticidad.

b. La suficiencia de la evidencia se comprueba cuando cubre todos los criterios de desempeño establecidos, conforme a lo dispuesto en la fase de concertación de compromisos. (CNSC, 2016, p. 3)

Para efectos de la evaluación del desempeño laboral, estas evidencias se pueden clasificar en dos tipos:

1. Evidencias de producto, que son los resultados esperados (el ‘qué’) del trabajo del empleado, con sus características de calidad tal como se han convenido al fijar las contribuciones o condiciones y metas individuales. Ejemplo: la sustentación técnica, la documentación de los procesos y el estudio de racionalización del gasto.

2. Evidencias de comportamiento del empleado está directamente relacionado con la forma como se espera que se comporte el empleado al realizar el trabajo. Se define en términos de actitudes, valores o manifestaciones tales como: oportunidad, presteza, diligencia, amabilidad, transparencia. Ejemplo: Cumplimiento de los protocolos

(cuando los hubiere); cumplimiento de pautas de comportamiento establecidos en el “servicio al ciudadano”; el cumplimiento del compromiso adquirido el día y a la hora convenidos.

El portafolio de evidencias: es el conjunto de pruebas requeridas y recolectadas a lo largo del período a evaluar y que se aportan durante la evaluación para demostrar el cumplimiento de los compromisos laborales del empleado y por ende son sus aportes al cumplimiento de las metas institucionales y se basa en las ejecuciones y logros obtenidos por el empleado durante dicho período. (CNSC, 2016, p. 3)

El acopio de evidencias:

Es la inclusión de evidencias en el portafolio, de acuerdo con el procedimiento documental establecido; debe hacer referencia a información, datos o hechos convenidos en la fase de compromisos y que constatan los trabajos, aciertos o faltas, realizaciones, avances o problemas abordados por el evaluado en el cumplimiento de las

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metas u objetivos asignados para el período de evaluación.

Se deben exigir las evidencias que sean necesarias para comprobar el desempeño a satisfacción del empleado, sin olvidar que una misma evidencia puede sustentar o ser aplicable a diferentes contribuciones y metas individuales o a diferentes competencias comportamentales. (CNSC, 2016, p. 3)

Actualización de evidencias: El evaluador actualizará el portafolio de evidencias, definido como el conjunto de pruebas requeridas y recolectadas a lo largo del período a evaluar y que se aportan durante la evaluación para demostrar el cumplimiento de los compromisos laborales del empleado y por ende son sus aportes al cumplimiento de las metas institucionales y se basa en las ejecuciones y logros obtenidos por el empleado durante dicho período. (CNSC, 2006, p. 24)

El procedimiento para actualizar el Portafolio de Evidencias, implica:

Figura 1

Fuente: (CNSC, 2016)

.

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Verificación:

El evaluador dará al evaluado información de retorno, que oriente, estimule y apoye su desempeño, destacando los avances, aportes y debilidades o incumplimiento en los compromisos laborales y el nivel de desarrollo de las competencias comportamentales que se hayan identificado en el ejercicio de su empleo.

El evaluador verificará el cumplimiento o incumplimiento de los compromisos laborales y el desarrollo de las competencias comportamentales, teniendo en cuenta las evidencias de desempeño del evaluado, las cuales permiten establecer objetivamente el porcentaje de avance y el desarrollo de las competencias comportamentales.

La fase de verificación del cumplimiento de compromisos se realiza al finalizar cada período de evaluación parcial, semestral o eventual, en la evaluación extraordinaria y al finalizar el período de prueba.

A diferencia de las revisiones periódicas que se efectúan durante el período objeto de evaluación, esta verificación

se debe realizar en los plazos y casos contemplados en la Ley, en las directrices de la Comisión Nacional del Servicio Civil y de acuerdo con la metodología establecida en el sistema de evaluación del desempeño que adopte la entidad. (CNSC, 2006, p. 24)

Información de retorno o realimentación:

Consiste en realizar los apoyos necesarios que se requieran, permitiendo una orientación y estimulo que apoye el desempeño de los empleados a su cargo, destacando también los avances y aportes que haya efectuado en el ejercicio laboral de los mismos. De acuerdo con los resultados del seguimiento, el evaluador recomendará los ajustes pertinentes y dado el caso, acordará con el evaluado las acciones preventivas y/o un plan de mejoramiento, de ser necesario, para el logro de los compromisos laborales y competencias comportamentales. La realimentación permite la búsqueda de alternativas para salvaguardar lo que se viene haciendo bien, prevenir situaciones de riesgo o para corregir y mejorar el desempeño del empleado, optimizar las prácticas laborales y los resultados en la prestación del servicio.

Plan de Mejoramiento:

Se realiza entre evaluador y evaluado para hacer observaciones de avance y dificultades que permitan mejorar: i) El nivel de cumplimiento de los compromisos laborales concertados o fijados al inicio del período, ii) Las actitudes o conductas que inciden en el desarrollo de las competencias comportamentales, iii) Superar las brechas presentadas entre el desempeño real y el desempeño esperado, iv) Mejorar el área o dependencia a la que pertenece el evaluado.

Se realiza basado en el seguimiento y verificación de las evidencias indagando las causas y planteando acciones de mejoramiento, para corregir, prevenir y mejorar el desempeño, generando valor agregado a la entidad.

El Plan de mejoramiento se produce a partir del seguimiento trimestral en período anual ordinario, y bimestral en período de prueba, o en las evaluaciones parciales semestrales o eventuales, durante el período de evaluación. Tiene como propósito reconocer al evaluado los aspectos laborales y de desarrollo de competencias comportamentales

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que se están aplicando adecuadamente o de indicar o advertir los que se están llevando a cabo inadecuadamente y sobre cuáles se deben generar acciones preventivas, correctivas o de mejora y en las que se debe comprometer a mejorar el empleado evaluado. Con ello se busca disminuir el riesgo de incumplimiento de los compromisos laborales y de la aplicación adecuada de las competencias comportamentales establecidas; todo esto orientado a mejorar el desempeño individual.

El plan de mejoramiento constituye una constancia del seguimiento y una evidencia del desempeño.

El Plan de Mejoramiento puede llevarse a cabo implementando acciones correctivas y de mejoramiento, de la siguiente manera:

En general, para las acciones correctivas, verifique si el problema a corregir:

a) Mejoró b) Empeoró c) Sigue igual

Implemente medidas adicionales para: a) Prevenir que el problema; se vuelva a presentar. b) Asegurar el resultado en caso de que no sea satisfactorio.

El plan de mejoramiento se identificará por medio de un gráfico tal como se muestra a continuación.

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amabilidad, transparencia”. (CNSC, 2016, p. 3)

Evidencias de producto: “Son los resultados esperados (el ‘qué’) del trabajo del empleado, con sus características de calidad tal como se han convenido al fijar las contribuciones o condiciones y metas individuales”. (CNSC, 2016, p. 3)

Portafolio de evidencias: Es el conjunto de pruebas requeridas y recolectadas a lo largo del período a evaluar y que se aportan durante la evaluación para demostrar el cumplimiento de los compromisos laborales del empleado y por ende son sus aportes al cumplimiento de las metas institucionales y se basa en las ejecuciones y logros obtenidos por el empleado durante dicho período. (CNSC, 2016, p. 3)

Realimentación o información de retorno: Es la información que le suministra el evaluador al evaluado en la medida que realiza el seguimiento durante el trimestre, que oriente, estimule y apoye su desempeño, destacando los avances, aportes y debilidades o incumplimiento en los compromisos

Autenticidad de la evidencia: “cuando es generada por el evaluado o cuando procede de una fuente original con autoridad moral y legal para generarla”. (CNSC, guía para la evaluación del desempeño laboral de los empleados de carrera o en período de prueba , 2006, p 27)

Evidencia(s): “Son las pruebas que por cualquier medio (documental, virtual o de otra forma) aportan el evaluado, el evaluador o terceras personas, que corroboran el cumplimiento de los compromisos laborales o el desarrollo de competencias comportamentales, del evaluado”. (CNSC, 2016, p. 3)

Evidencias de comportamiento: “Está directamente relacionado con la forma como se espera que se comporte el empleado al realizar el trabajo. Se define en términos de actitudes, valores o manifestaciones tales como oportunidad, presteza, diligencia,

laborales y el nivel de desarrollo de las competencias comportamentales que se hayan identificado en el ejercicio de su empleo. (CNSC, 2016, p. 3)

Seguimiento: “consiste en el acompañamiento y orientación constante que debe ofrecer el evaluador al evaluado en su desempeño normal, buscando comprobar siempre el logro de resultados en grado de excelencia”. (República, 2015, p. 16)

Suficiencia de la evidencia: “cuando cubre todos los criterios de desempeño establecidos”. (República, 2015, p. 22)

Acuerdo 565 de 2016. (2016, 8 de febrero). Por el cual se establece el Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral de los Empleados Públicos de Carrera Administrativa y en Periodo de Prueba. Diario Oficial de Colombia, febrero 8, 2016.

Acuerdo 565 de 2016. Por el cual se establece el Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral de los Empleados Públicos de Carrera Administrativa y en Periodo de Prueba. (2016, 8 de febrero). Diario Oficial de Colombia, 8 de febrero.

CNSC. (2006, diciembre) Guía para la evaluación del desempeño laboral de los empleados de carrera o en período de prueba. Diciembre, 2006, p. 16, 27.

Comisión Nacional del Servicio Civil (CNSC). (2016). Carrera/ Evaluación del Desempeño Laboral / Sistema General de Carrera / Nuevo Sistema EDL 2017 / Formatos Nuevo Sistema EDL 2017. Consultado el 16 de agosto de 2016, en http://www.cnsc.gov.co/

Decreto 1083 de 2015. (2015, 26 de mayo). Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública. Mayo 26, 2015.

Decreto 1227 de 2005. (2005, 25 de abril). Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-ley 1567 de 1998. Capitulo IV. Diario Oficial, No. 45.890, abril 21, 2005.

Ley 489 de 1998. por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. (1998, 29 de diciembre). Diario Oficial, No. 43.464, diciembre 30, 1998.

Ley 909 de 2004. Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones. (2004, 23 de septiembre). Diario Oficial, No. 45.680, septiembre 23, 2004.

Slideshare. (2006). Guía para la evaluación del desempeño laboral de los empleados de carrera o en periodo de prueba. Consultado el 16 de agosto de 2016, en http://www.slideshare.net/ninipo3/guia-para-evaluacion-64735625

V Conferencia Iberoamericana de Ministros de Administración Pública y Reforma del Estado (2003). Carta Iberoamericana de la Función Pública. Consultado el 16 de agosto de 2016, en http://old.clad.org/documentos/declaraciones/cartaibero.pdf

PROGRAMANOMBRE DEL OBJETO

EXPERTOS TEMÁT ICOS

DISEÑADORES GRÁF ICOS

GESTORAS DE REPOSITORIO

PROGRAMADORES

GUIONISTA Y PRODUCTOR DE MEDIOS AUDIOV ISUALESGUIONISTA

ASESORAS PEDAGÓGICAS

L ÍDER DE L A L ÍNEA DE PRODUCCIÓN

Curso para evaluadores del Sistema Tipo de la Comisión Nacional del Servicio Civi lImplementar el sistema t ipo de evaluación según los l ineamientos de la Comisión Nacional del Servicio Civi lJul iana Ramírez RamírezPaul Pul ido PachónCaren Xiomara Carvajal PérezLuis Gui l lermo Roberto BáezLuis Carlos Reyes ParadaNancy Astr id Barón LópezMilady Tatiana Vi l lamil Castel lanosNilda Inés Camargo SuescúnFredy Velandia FigueroaWolfran Al ir io Pinzón Muri l loJheison Edimer Muñoz RamírezAdriana Carol ina Acosta CaycedoKennia Andrea Peña BarreraJanet Lucia Vi l la lba TrianaZulma Yurany Vianchá Rodríguez