AGENDA

I. Gerencia de la Comunicación organizacional aplicada a la organización de Eventos Corporativos:

• Comunicación Organizacional.• Identidad Corporativa.• Imagen Corporativa.• Planificación Estratégica aplicada.

II. Públicos-meta de los Eventos Corporativos:

• Públicos Internos y Externos de la empresa.

III. Los eventos como Estrategias Empresariales.

IV. Etapas para la organización de un evento Corporativo:

• Planificación del evento. • Marketing de eventos.• Producción del evento. • Post-producción del evento.

V. Clasificación de los Eventos según su naturaleza:

•Eventos Corporativos. •Eventos Comerciales. •Eventos Académicos y Capacitación.

VI. Gestión del ceremonial y el protocolo en la organización de los eventos:

•Ceremonial y Protocolo Empresarial.

Tx

M

Rx

R

B/R

Md

La Comunicación

(esquema tradicional)

COMUNICACIÓN(nuevo esquema)

No somos simples transmisores, ni simples receptores de datos

Lo que se capta es mucho más que el simple mensaje

Además del “contenido” interviene la forma particular en que la audiencia “lee” el mensaje (valores y creencias)

El contexto influye de manera determinante

Un proceso de comunicación en esencia es interrelación, intercambio mediado

Toda conducta es comunicación

Es imposible no comportarse

Si toda conducta es interacción, la conducta es mensaje. La conducta es comunicación.

La “comunicación” no sólo tiene lugar cuando es intencional

Una comunicación transmite información e impone conductas

COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

Accionistas

JuntaDirectiva

Comunidad

clientes

Gobierno

ONG Medios de

comunicación

Empleados

Comunicación Informal

Comunicación Formal

Comunicación Formal

Comunicación Formal

Comunicación Formal

COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

Comunicación Externa

Comunicación Interna

Relaciones Públicas

Publicidad Institucional

Publicidad

IDENTIDAD CORPORATIVA

Elementos que la identifican

Rasgos que la diferencian

Valores Compartidos

Conjunto de símbolos

Factores de la Identidad Corporativa

Cultura Corporativa

Comunicaciones Corporativas

Misión

Proyecto Empresarial

Comportamiento Corporativo

Identidad Visual

Visión

IDENTIDAD VISUAL

MONACA

• Estado de opinión que resume la percepción de los públicos de la organización.

•La idea global sobre sus productos, sus actividades , sus conductas.

•Estructura mental que se forman los publicos sobre la organización.

•Imagen de Marca:

•Significado que los públicos asocian con un determinado producto, servicio.

•Es un nombre comercial, por el cual una empresa comercializa, personaliza o ampara sus productos o servicios.

IMAGEN CORPORATIVA

“Coherencia entre lo que se dice y lo que se hace”

“Empresa sin maquillaje y con soporte estructural”

• POSICIONAMIENTO

• REPUTACIÓN

• CREDIBILIDAD

• AUTO-ESTIMA

• MAYORES OPORTUNIDADES.

(Buena Imagen Sólida BIS)

PLAN ESTRATEGICO

¿Que se va ha hacer ?

¿Para que?

¿ Cómo ?

¿Quienes?¿Cuándo?

¿Con que medios?

¿Donde?

¿En cuanto tiempo?

•Proceso sistemático gerencial.

•Alinea las metas y recursos de la organización con sus oportunidades de mercadeo.

•Análisis de los factores externos.

•Confrontación con las capacidades propias de la organización.

•Desarrollo e implementación de planes para alcanzar objetivos.

PLANIFICACIÓN

ESTRATÉGICA APLICADA

Entender la Imagen Corporativa como medio para el logro de los objetivos empresariales.

Lograr que los públicos tengan una Imagen Corporativa favorable hacia la empresa.

Empezar por “la propia casa”.

Desarrollo de un Plan Estratégico de Imagen Corporativa

¿Qué es?

¿Cómo lo hace? ¿Qué hace?

LOS PUBLICOS-META

Stakeholder

Clientes

Accionistas

Proveedores

JuntaDirectiva

Comunidad

Grupos Religiosos

Clientespotenciales

Gobierno

ONG

Distribuidores

Medios de

comunicación

Empleados

¿Cómo determinar los públicos de una organización?

Datos socio-demográficos

Estilo de Vida

Creencias y Actitudes

Intereses personales

Apego hacia la empresa

Hábitos de Información

Acceso y actitud hacia los mediosDel BTL

Grupos de referencia

ESTRATEGIA

Son acciones organizadas, en forma de plan maestro que define el camino donde centrar los esfuerzos para el logro de los objetivos.

Incluye planificación, dirección, ejecución, seguimiento y evaluación.

Claridad de los objetivos.

Destaca por su creatividad.

Es adaptable, comprensible y de fácil implementación.

Es organizada.

Debe poseer contundencia.

Debe ser medible.

Son acontecimientos que buscan conseguir un objetivo a la vista de clientes, colaboradores y empleados.

Es un acto que sirve a la empresa para presentar o potenciar un determinado producto, servicio o una determinada marca, o para poder dar a sus clientes la oportunidad de un acercamiento directo a su empresa.

Expone a la empresa porque el publico la ve, la escucha y esta presenteLas decisiones

deben ser tomadas SIEMPRE, desde el punto de vista del invitado

En un evento TODO COMUNICA

Es una HERRAMIENTA ESTRATEGICA de proyección de la Imagen Corporativa de la Empresa

Determinar del concepto del Evento:

•Tipo del evento.

•Presupuesto asignado para el evento.

•Público al que va dirigido.

•Objetivos que se persiguen.

•Imagen del evento.

•Definición de las estrategias de promoción y mercadeo del evento.

PLANIFICACIÓN DEL EVENTO

Definir la fecha del evento:

•El día, la hora y la duración adecuada.•Análisis de los factores externos:

• Disponibilidad del lugar, de acuerdo a las necesidades del evento.• Disponibilidad de agenda de los ponentes o talento. •Coincidencia d al fecha con otros eventos importantes.

Conformar el Comité de Eventos

•Definir el nivel de responsabilidades de cada participante.

Definición del lugar:

•Presupuesto asignado al evento.

•Definición de la conveniencia de las instalaciones según las necesidades del evento.

•El numero de asistentes (mejor apretaditos que vacíos).

•Determinación del tipo de sala de acuerdo al tipo de presentación a utilizar.

•Servicios de catering disponibles.

•Disponibilidad de medios técnicos y audiovisuales a utilizar.

•Acceso de transporte y estacionamiento al sitio.

La Agenda del evento:

•Representa un guión maestro del evento.

•Debe ser concebida como un plan logístico.

•Debe plasmar los tiempos, ponentes y contenidos.

•Debe contener los datos de los participantes y los detalles logísticos de inscripción, salida, dirección, entre otros.

Definir los materiales:

•Documentos de apoyo:

•Copias de presentaciones.

•Copias de las ponencias.

• Materiales de marketing.

•Regalos publicitarios.

•Hojas promocionales.

•Materiales de papelería, libretas, bolígrafos, lápices.

Todo el material debe estar en concordancia con la imagen del evento

El marketing de los Eventos

Los retos de asistencia son tres:

•Lograr que el público objetivo se entere y se interese.

•Conseguir que se inscriban y lo anoten en sus agendas.

•Lograr que efectivamente asistan.

Los Mecanismos para garantizar la Convocatoria son:

•Invitación o carta que contenga “mensaje clave” y/o slogan del evento.

•E-mail de invitación.

•Llamadas telefónicas.

•La pagina Web.

PRODUCCION O LOGISTICA DEL EVENTO

Cada DETALLE representa el éxito de los eventos.

La recepción y la entrega de material:

•Tener una lista con los nombres y cargos de los invitados.

•Instalar una mesa de recepción u hospitalidad, para dar información y controlar la asistencia.

•Personal de protocolo y/o Bienvenida, que salude a los invitados y se encargue de entregarle los materiales.

•Preveer la utilización de tarjetas de identificación de cada participante (eventos pequeños).

•Colocar una “urna” para colocar las tarjetas de presentación.

•Tener una persona del equipo o de protocolo designada para “atender” a los invitados VIP.

El maestro de Ceremonia:

•Es el responsable de la presentación de los ponentes, el discurso de bienvenida y despedida y la difusión de cualquier detalle técnico del evento.

•La persona designada debe tener cualidades especiales, debe tener un tono de voz ameno.

•Se recomienda que este papel no lo ejerza directamente el “organizador del evento”.

Montaje del Evento:

• Supervisión del montaje de servicios:

•Catering

•Decoración.

•Talento.

•Materiales audiovisuales y técnicos.

•Supervisión constante del desarrollo del evento.

•Reuniones de evaluación del equipo. (para eventos de varios días)

Clausura del Evento:

•El maestro de ceremonia debe agradecer la asistencia de los invitados.

•Se debe tener preparado algún mecanismo para evaluar la opinión de los invitados.

•Debe ser absolutamente OPCIONAL la completación de este instrumento.

•Es necesario realizar una reunión final con el equipo, para agradece a cada uno y si fuese posible de forma personalizada su trabajo en el evento.

POST-PRODUCCION DEL EVENTO“El día después del evento”

Seguimiento oportuno:

• Comprobar la lista de asistentes, los invitados que finalmente asistieron.

•Agradecer la asistencia con un e-mail. Ofrecer un link para descargas presentaciones o incluso fotos del evento.

•Contactar a los “no show”, enviando un e-mail ofreciéndoles a través de un link de la pagina Web de la empresa un resumen del evento.

•Elaborar una relación de los costos asociados al evento, para medir el retorno de la inversión.

•Seguimientos de las nuevas oportunidades generadas por el evento:

•Nuevos negocios.

•Aumento de ventas.

•Nuevos patrocinantes.

•Mejoras del clima organizacional

•Seguimiento de las reseñas en los medios de comunicación.

TIPO DE EVENTOS

OBJETIVOS

Eventos

Corporativos

• Persiguen el cumplimiento de objetivos corporativos.

•Motivar al personal.

•Formar equipos con sentido de pertenencia.

•Hacer anuncios y reconocimientos

•Conmemorar aniversarios.

•Dar a conocer nuevos productos.

TIPO DE EVENTOS

PÚBLICOS

Eventos

Corporativos

•Empleados.

• Clientes.

• Proveedores.

• Fuerza de venta.

• Todos los stakeholder de la empresa en general.

TIPO DE EVENTOS

CLASIFICACIÓN

Eventos

Corporativos

•Almuerzos de trabajo.•Aniversarios.•Cenas de Gala.•Charlas.•Conferencias.•Congresos.•Desayunos de trabajo.•Entrega de premios.•Seminarios.

TIPO DE EVENTOS

OBJETIVOS PÚBLICOS CLASIFICACIÓN

Eventos

Académicos y Capacitación

•Busca que los asistentes vuelvan a sus casas con conocimientos que no tenían.

•Profundizar conocimientos previos sobre un tema en especifico.

•Estudiantes.

•Empleados.

•Personal Gerencial.

•Personal Docente.

•Especialistas.

•Charlas.•Conferencia.•Disertación.•Curso.•Cursillo.•Taller.•Seminario.•Coloquio.•Mesa redonda.•Panel.•Foro.•Encuentro.•Simposio.•Congreso.•Ciclo.•Jornada.

TIPO DE EVENTOS

OBJETIVOS PÚBLICOS CLASIFICACIÓN

Eventos

Comerciales

Son acontecimientos cuyos objetivos van desde la presentación de un producto o servicio, hasta la premiación e incentivo a los fuerzas de ventas y comercialización de una empresa.

TIPO DE EVENTOS

OBJETIVOS PÚBLICOS CLASIFICACIÓN

Eventos

Comerciales

•Fuerza de ventas.

•Clientes y potenciales clientes.

•Accionistas.

TIPO DE EVENTOS

OBJETIVOS PÚBLICOS CLASIFICACIÓN

Eventos

Comerciales

•Convecciones.

•Presentación comercial.

•Lanzamientos de nuevos productos.

•Incentivos y viajes.

•Exposiciones y ferias.

Congreso - Gran Reunión de interesados en un área temática

PLENARIAS

EVENTOS DE APOYO

CONFERENCIAS

EXPOSICIÓN

Tours y Eventos Sociales

Simposio

EXPERTOS

Moderador

Auditorio

Mesa Redonda-Ideas en conflicto-

ESPECIALISTAS

M

Participantes

Curso – Profundizar conocimientos-

Instructor

PantallaPizarra

Taller Habilidades y destrezas-

Instructor

Panel – Análisis de Problemas-

ESPECIALISTAS

Participantes

1 2 3 4 5

M

Los que pertenecen a una organización se reúnen, previa convocatoria.

Asamblea

Festival

Presentaciones

Shows Espectáculos

Concursos

Promociones

Feria

Mercadeo de bienes y servicios, en ambiente promocional.

Exhibiciones Elección Reina Fiestas Tradicionales

Mercadeo Gastronomía Espectáculos

Participantes

Moderador

Presidium

PLENARIA

Seminario

Jornada-Análisis de temas laborales y profesionales-

PONENTES

Participantes

1 2 3 4 5

Moderador

Foro -Participación interactiva-

C = Coordinador

E = Experto

S = Secretario

A = Asesor

O = Observador

CE

S

A

O

Ceremonial y Protocolo

Orden y el respeto a la jerarquía

Código que regula la interacción entre las personas

La base fundamental es la educación

El Protocolo es un arte que debe entenderse como virtud, debido a que tiene que ver con la manera de comportarse las personas. Es el arte de hacer las cosas que hay que hacer de una manera perfecta y natural.

La Etiqueta Social y la Etiqueta Empresarial

La etiqueta Social se basa en el concepto de

“ las damas primero”.

La etiqueta empresarial se basa en la

jerarquía y el poder.