DANIELA ROJAS BOADA

UNIVERSITARIA AGUSTINIANA

SEPTIEMBRE 10 de 2014

CURSO DE ADMINISTRACI

ON

Esta palabra se forma del prefijo ad, hacia y ministratio. Esta ultima viene a su vez de minister, vocablo completo de minus, comparativo de inferioridad, y del sufijo ter, que sirve como termino de comparación.Hay varias personas que han definido el concepto de administración. Algunos son:Brook Adams: la capacidad de coordinar

habitualmente muchas energías sociales con frecuencias conflictivas, en un solo organismo, para que ellas puedan operara como una sola unidad.

Henry Fayol: administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar.

ADMINISTRACION

George Terry: la administración consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno.

La administración se puede dar donde exista un organismo social y depende de una buena administración que sea exitosa, con el buen uso de los recursos humanos, materiales, etc.

En las grandes empresas es donde se manifiesta en gran manera la función administrativa pero en las medianas y pequeñas empresas también porque esto les permite ser mas competitivos.

La administración posee ciertas características que son:

Universalidad: el fenómeno administrativo se da en donde exista un organismo social, porque debe existir una coordinación sistemática.

Especificidad: la administración es especifica y distinta a los elementos que la acompañan.

Unidad temporal: aunque se diferencien etapas, fases, y elementos del fenómeno administrativo, este es único.

Unidad jerárquica: todos poseen carácter de jefes en un organismo social, participan en diversos grados y modalidades, de la misma administración.

Eficiencia: consiste en alcanzar las metas establecidas en la empresa.

Eficiencia: consiste en el logro de las metas con la menor cantidad de recursos; reducción de recursos al mínimo.

Productividad: relación producto-insumo en un periodo especifico con el adecuado control de calidad, esta se puede medir en la totalidad de insumos empleados.

CONCEPTOS IMPORTANTES

Son todos los elementos que influyen de manera significativa en las operaciones diarias de la empresa. se divide en 2: microambiente y microambiente

Macroambiente: son todas las condiciones del ambiente externo de una organización, factores como Político: leyes gubernamentales establecidasEconómico: inflación, PIB, ingresosSocio-cultural: orientación de la educación,

instituciones socialesTecnológico: alcances a los desarrollos

tecnológicosEcológico: preocupación por el medio ambiente

ENTORNO DE LA EMPRESA

Microambiente: esta integrado por las personas u organizaciones que interactúan directamente con la empresa. factores como:Clientes: compradores de bienes o servicios de la

organizaciónProveedores: abastecedores de materias primas

especificas de la organización.Competencia: empresas que ofrecen los mismos

productos o servicios que la organización Reguladores: agencias y reguladores

gubernamentales

Otro aspecto importante dentro de la administración es la ETICA, que se define como el código de principios morales que prescriben normas relacionadas con lo que es correcto e incorrecto en la conducta del individuo

Según Harlod koontz se tiene 3 aplicaciones de la ética:Personal: reglas conforme a las cuales el individuo

se conduceContable: código que rige la conducta profesional

de los contadoresEmpresarial: expectativa frente a la sociedad,

competencia desleal, publicidad, relaciones publicas.

La responsabilidad social es la obligación de la empresa de ejecutar acciones que sirvan tanto para sus intereses como para la sociedad afectada por sus actividades.

La responsabilidad tiene dos puntos de vista:

ETICA

Clásico: la única responsabilidad social de la administración es maximizar las utilidades de la empresa

Socio-económico: la responsabilidad social va mas allá de las utilidades para buscar la protección y bienestar de la sociedad en general.

La globalización es otro tema que toca a la administración, se define como la creciente interdependencia entre los países, tal como se refleja en los crecientes flujos internacionales de bienes, servicios, capitales y conocimientos.

Ahora vamos a ver la administración científica que tiene como impulsor a Frederick Taylor

Se le llama a Frederick Taylor el padre de la administración científica porque investigo de forma sistemática las operaciones de producción de una fabrica usando el método científico, y concluyo que:No existe ningún sistema efectivo para el

trabajoNo había incentivos para económicos para que

los obreros mejoraran su trabajoLas decisiones eran tomadas militar y

empíricamente mas por el conocimiento científico.

Los trabajadores eran incorporados a su labor sin tomar en cuentas sus habilidades aptitudes.

ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA

Henry Fayol señalo que la teoría administrativa se puede aplicar en toda organización humana. Creo las reglas o deberes de la administración.Planeación: diseñar un plan de acción para

el mañanaDirección: dirigir, señalar, y evaluar a los

empelados con el propósito de lograr un mejor trabajo y alcanzar lo planeado

Coordinación: integración de los esfuerzos y aseguramiento de que se comparta la información y se resuelva los problemas

Control: garantiza que las cosas ocurran de acuerdo a lo planeado

TEORÍA CLÁSICA

División del trabajoAutoridad y responsabilidadDisciplinaUnidad de mandoUnidad de direcciónInterés general sobre el individualJusta remuneración al personalDelegación vs centralización Jerarquías OrdenEquidadEstabilidad de personalIniciativaEspíritu de equipo

PRINCIPIOS PARA GUIAR LA ADMINISTRACIÓN

Se concibe a las empresas como sistemas sociales inmersos en sistemas que se interrelacionan y afectan mutuamente.Se clasifican los sistemas en:Grado de interacción con otros sistemas: abiertos,

semiabiertos, semicerrados y cerradosComposición material y objetiva: abstractos y

concretosCapacidad de respuesta: estáticos, dinámicos,

homeostáticos y probabilístico

Para que los sistemas funciones se necesita 4 elementos:Entrada o insumosProcesamientoSalida o productoretroalimentación

EMPRESAS COMO SISTEMAS

Escuela matemática: las decisiones administrativas pueden tomarse con base en ecuaciones matemáticas que constituyen simulaciones de situaciones reales que obedecen a determinadas leyes.

Investigación de operaciones: incluye la teoría de juegos, teoría de colas, programación lineal, probabilidad y estadística

Enfoque de contingencias: tiene como premisa fundamental que las acciones administrativas apropiadas en una empresa dependen de la situación particular. Busca identificar variables de cada tipo de organización

Las 7-s de McKensey: habilidad, estructura, sistema, estilo, personal, valores, estrategia

OTRAS TEORÍAS ADMINISTRATIVAS

Es el comportamiento estratégico para mejorar la calidad, combinando métodos estadísticos de control de la calidad con un compromiso cultural por buscar instrumentos en las mejorías que aumentan la calidad y disminuyen los costos. Con esto se busca el fomento de trabajo en equipo, participación activa de los empleados

Existen los pasos para alcanzar la calidad total:Conocimiento de los cambios a efectuarAplicación de los conocimientosCambios de las conductas personalesCambios en el comportamiento grupalHacer bien las cosas desde la primera vez

CALIDAD TOTAL

Es una entidad económica de carácter publico o privado, que esta integrada por recursos humanos, financieros, materiales, se dedica a producir bienes y/o servicios para satisfacer necesidades humanas.

Los recursos básicos de la empresa son:Materiales: bienes tangibles como edificios,

maquinasFinancieros: dinero con que cuenta la empresaHumanos: personal que labora en la empresaTécnico-administrativos: sistema de

contabilidad, inducción, evaluación de desempeño

EMPRESA

Se clasifican según:

Tamaño: grande, mediana, pequeñaActividad económica:Extractiva: proporciona materia primaIndustriales: transforman la materia prima en bienesComerciales: compra y venta de productos terminadosFinanciera: efectúan prestamos a personasServicio: prestan bienes intangiblesConstitución patrimonial: publica, privada,

mixta

EMPRESA

Tiene 2 fases principales:Fase estática: compuesta por la previsión,

planificación, y organización. Se le da respuesta a preguntas como: ¿Qué se va a hacer? ¿Cómo se va a realizar?

Fase dinámica: se encuentra aquí la interacción, dirección y control; permite ver con mayor claridad lo que se esta haciendo

PREVISION: es el análisis de la información relevante del presente y pasado, ponderando probables desarrollos futuros de tal manera que puedan determinarse los cursos de acción que posibiliten el logro de objetivos

PROCESO ADMINISTRATIVO

Algunos de sus principios son:Principio de consistencia de dirección: ser

estable y coherentes cuando se tome una decisión

Principio de la primacía: esta etapa tiene incidencia en todas las demás etapas del proceso administrativo

Principio de la transitividad: la previsión esta inmersa en todas las demás etapas

Principio de ejecutividad: todo lo planeado se debe hacer den el tiempo establecido si vitar demoras

PREVISIÓN

Proceso por el cual se obtiene una visión del futuro, en donde es posible determinar y lograr objetivos. Existen diversos tipos de planes: misión, visión, objetivos, metas, políticas, reglas, estrategias, programas, presupuestos, procedimientos.

La planeación es:Estratégica: se permite la toma de decisiones

a largo plazo, para esto se debe tener en cuenta el clima organizacional, el entorno

Táctica: es un proceso anual que guía hacia el logro de los objetivos propuestos por los programas de la empresa

PLANIFICACIÓN

Diagrama de Gantt: Es una herramienta que permite contemplar las fases de inicio y finalización de diversas actividades, señala con que frecuencia se debe ejecutar un numero de actividades.

Diagrama de flujo: se usan símbolos y en acciones de carácter administrativo

Pronósticos: son conjeturas sobre una situación futura

Tendencias: muestra las tendencias que muestran los datos que hay anteriormente.

método incremental: estudia los incrementos positivos o negativos con respecto a años anteriores

HERRAMIENTAS DE PLANIFICACIÓN

Se refiere a la creación de una estructura, la cual determine las jerarquías necesarias y agrupación de actividades con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro de un grupo social.

Existen unos elementos clave en la organización:División del trabajo: se debe jerarquizar, donde

se estipulan las funciones del grupo social por orden de rango, grado o importancia y luego se debe departa mentalizar que divide las funciones en unidades especificas y similares.

Coordinación: es sincronizar los esfuerzos y recursos de un grupo social

ORGANIZACIÓN

Es una representación grafica de la estructura orgánica de la empresa y muestra la relación que guarda con cada una de ellas. Se debe tener en cuenta algunos criterios para desarrollarlos:Precisión: se debe plasmar bien las relaciones

entre las unidadesSencillez: debe ser lo mas simple posible pero

claro y comprensibleUniformidad: se debe homogeneizar el uso de

nomenclatura, líneas y figuras y composición para facilitar su interpretación

Presentación: su acceso depende de su formato y estructura

Vigencia: se debe mantener actualizado para que tenga validez.

ORGANIGRAMAS

Documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización. Se clasifican en:Por su contenido De organización: se especifican las diversas unidades

orgánicas que componen la empresaDe procedimientos: se establecen todos los

procedimientos que ocurren dentro de la empresaDe políticas: se determina las políticas que rigen la

empresa De bienvenida: diseñado para los nuevos empleados.

Por su ámbito:Generales: información total de la empresaEspecíficos: información de un área en especifico

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Cultura organizacional: Son los patrones de comportamiento, creencias que se encuentran dentro de la empresa, es dada por el gerente.

Dentro de la empresa también existe la INTEGRACIÓN en diversos ámbitos: recursos humanos, materiales, recursos financieros.Integración de personal: planeación de

recurso humano, reclutamiento, capacitación, inducción, evaluación.

Integración de los materiales: regular la actividad de compras, de materias primas, mercancía. Debe tener en cuenta el precio, calidad, cantidad, condiciones de pago y de entrega.

Integración de recursos financieros: recursos propios o externos (prestamos).

Los administradores deben realizar actividades con las que esperen satisfacer los impulsos y deseos a los subordinados a actuar de alguna manera. Los motivadores son cosas que indicen al individuo a alcanzar un alto desempeño. Algunas teorías sobre la motivación son: Teoría de las necesidades (Abraham Maslow):

divide las necesidades enfisiológicas (ser, ropa, dormir, aire)De seguridad (seguridad ciudadana, estabilidad laboral)De pertenencia (establecer relaciones afectivas con los demás)De estima (estatus, reconocimiento)De autorrealización (desarrollar ideas creativas, superación académica y profesional)

MOTIVACIÓN

Teoría X y Y de motivación: la teoría X afirma que los seres humanos sienten desgano y apatía por el trabajo y lo realizan de forma obligada, mientras que la teoría Y afirma que el trabajo para los seres humanos es tan normal como jugar o dormir.

En las empresas debe haber siempre un LIDERAZGO, que tiene como fin promover los valores y actitudes necesarias para la cultura organizacional. Existen 3 tipos de liderazgo:Estilo autoritario: es la dominación, impone sus

decisionesDemocrático y participativo: involucrado y toma

decisiones en consensoEstilo liberal: responsabilidad individual y grupal,

deja que cada individuo tome sus decisiones

El gerente realiza las funciones de prever, planear, organizar, integrar dentro de una organización. Existen los principios esenciales de la gerencia:

La gerencia es una ciencia aplicable a los seres humanos, con el fin de que todos trabajen juntos

La gerencia esta inmersa dentro de la cultura; todos los empleados deben comprometerse con los valores y objetivos de la empresa para poder construir el futuro

La gerencia no busca resultado dentro de la empresa porque los importantes solo existen fuera de ella (clientes)

GERENCIA

Es una resolución o determinación final. Es el principal acto de la gerencia y se clasifica en:

Decisiones estructuradas: se toman de acuerdo a las políticas, reglas de la empresa porque limitan y descartan alternativas limitando la libertad, estas decisiones se usan para abordar problemas recurrentes.

Decisiones no estructuradas: abordan problemas poco frecuentes

TOMA DE DECISIONES

Es la transferencia de información y entendimiento entre personas por medio de símbolos con significados y consta de los siguientes elementos:1. Emisor (codificador): fuente de información e

iniciador del proceso de comunicación2. receptor (decodificador): es el individuo que

recibe por medio de sus sentidos el mensaje 3. Mensaje: es la información codificada que el

transmisor envía al receptor4. Canales: es le medio de comunicación entre

el emisor y receptor5. Retroalimentación: es la respuesta del

receptor al mensaje del emisor

LA COMUNICACIÓN

Existen barreras de comunicación como:

Barreras interpersonales: en ellas encontramos: la interpretación que realiza el receptor del mensaje, defectos fisiológicos del emisor y receptor, sentimientos y emociones del receptor

Barreras organizacionales: cuando la empresa crece, su estructura también lo hace, lo que crea problemas de comunicación donde se puede modificar o cambiar totalmente el mensaje.

LA COMUNICACIÓN

Según Stephen Robbins, control es un proceso de vigilar las actividades para cerciorarse de que se desarrollan conforme se plantearon y para corregir cualquier desviación evidente. Se debe tener mayor control en ciertas áreas de la empresa como:Producciónfinanzas,MercadeoRecursos humanosContabilidadEl control gerencia y operativo es responsabilidad de los altos niveles y recae en el gerente general para que se usen de forma correcta los recursos para el logro de los objetivos.

CONTROL

Existen 3 pasos básico que son:

Establecimiento de normas: se incluyen los estándares o unidades de medición que se establezcan en la planificación

Medición de desempeño: se debe hacer fundamentado en lo que previsto para que las desviaciones puedan detectarse a tiempo y tomar decisiones apropiadas

Ejecución de las acciones correctivas: es importante esta etapa sobre todo si los reputados obtenidos no son los esperados. Estas acciones pueden significar algunos cambios dentro de la organización en las operaciones o normas establecidas.

PROCESO DE CONTROL

Técnicas presupuestales: los planes, programas y objetivos se encuentran dados cuantitativamente que facilita la comparación de los resultados

Técnicas no presupuestales: son recursos adicionales que se empelan frecuentemente en cualquier empresa

Punto de equilibrio: situación en la cual las ventas totales de una empresa son iguales a los costos totales de la misma. Para calcularlo es necesario descomponer los costos fijos permanentes (constantes) y los costos variables (guardan relación con el nivel de producción)

TÉCNICAS DE CONTROL

GRACIAS