Curso Cocurricular Nivel Intermedio

CURSO DE OFIMTICA NIVEL INTERMEDIO - 2014

CUADERNO DE TRABAJO OFIMTICA NIVEL INTERMEDIO

2 OFICINA DE PROGRAMAS Y CURSOS DE EXTENSIN ACADMICA ICSI Web: www.upao.edu.pe/cursosextension_sistemas

Contenido 1.1 TRABAJANDO CON MS. OFFICE WORD. ........................................................................... 5

1.1.1 ESTILOS EN WORD ......................................................................................................... 5

1.1.1.1 APLICAR Y QUITAR ESTILOS ....................................................................................... 6

1.1.1.1 APARIENCIA DE LOS ESTILOS .................................................................................... 8

1.1.1.1 CREAR UN ESTILO ....................................................................................................... 9

1.1.1.1 MODIFICAR UN ESTILO .............................................................................................. 11

1.1.1.1 BORRAR UN ESTILO .................................................................................................. 12

1.1.1.2 VER LOS FORMATOS APLICADOS DEL DOCUMENTO ............................................. 13

1.1.2 PLANTILLAS DE WORD ................................................................................................. 16

1.1.2.1 UTILIZANDO PLANTILLAS .......................................................................................... 16

1.1.2.1 CREAR PLANTILLAS A PARTIR DE DOCUMENTOS .................................................. 17

1.1.3 COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA EN MS. WORD............................................ 18

1.1.4 DOCUMENTO MAESTRO ............................................................................................... 22

1.1.4.1 BOTONES DEL DOCUMENTO MAESTRO .................................................................. 22

1.1.4.2 CREAR UN DOCUMENTO MAESTRO ......................................................................... 24

1.1.4.2.1 CREAR UN ESQUEMA DE UN DOCUMENTO MAESTRO. ....................................... 24

1.1.4.2.2 MANIPULANDO DOCUMENTOS MAESTROS .......................................................... 25

1.1.5 FORMULARIOS EN WORD ............................................................................................ 27

1.2 TRABAJANDO CON MS. OFFICE EXCEL. ........................................................................ 34

1.2.1 FUNCIONES DE EXCEL ................................................................................................. 36

1.2.1.1 FUNCIONES DE TEXTO .............................................................................................. 36

1.2.1.2 FUNCIONES DE FECHA Y HORA ............................................................................... 39

1.2.1.3 FUNCIONES LOGICAS ................................................................................................ 41

1.2.1.3.1 FUNCION SI .............................................................................................................. 41

1.2.1.3.2 FUNCION Y .............................................................................................................. 43

1.2.1.3.3 FUNCION O .............................................................................................................. 44

1.2.1.3.4 FUNCION CONTAR.SI .............................................................................................. 45

1.2.1.3.5 FUNCION SUMAR.SI ................................................................................................ 47

1.2.1.4 FUNCIONES DE BSQUEDA ...................................................................................... 48

1.2.1.4.1 FUNCIN BUSCAR(...) ............................................................................................. 49

1.2.1.5 FUNCIONES ESTADISTICAS ...................................................................................... 51

1.2.1.6 OTRAS FUNCIONES. .................................................................................................. 52

1.2.2 NOMBRES ...................................................................................................................... 54

1.2.3 TABLAS DE EXCEL ........................................................................................................ 59



1.2.4 FILTRAR EL CONTENIDO DE LA TABLA ....................................................................... 60

1.2.5 FILTROS AVANZADOS................................................................................................... 62

1.2.5.1 FUNCIONES DE BASE DE DATOS ............................................................................. 65

1.2.6 TABLAS DINMICAS ...................................................................................................... 67

INDICE DE IMAGENES

Imagen 1: Grupo de Herramientas de Estilo en Word. .................................................................... 5

Imagen 2: Opcin Avanzada de Herramientas de Estilo en Word. .................................................. 6

Imagen 3: Aplicacin de Estilo en un Documento de Word. ............................................................ 7

Imagen 4: Documento con Niveles para Esquematizado en Word. ................................................. 7

Imagen 5: Borrar Formato de Estilo en Word. ................................................................................. 8

Imagen 6: Conjunto de Estilos en Word. ......................................................................................... 9

Imagen 7: Crear un Nuevo Estilo en Word. ................................................................................... 10

Imagen 8: Cuadro de Dialogo para Crear un Nuevo Estilo en Word. ............................................. 10

Imagen 9: Modificar un Estilo en Word. ........................................................................................ 11

Imagen 10: Eliminar un Estilo en Word. ........................................................................................ 13

Imagen 11: Inspector de Estilo en Word. ...................................................................................... 14

Imagen 12: Mostrando Formato de Estilo en Word. ...................................................................... 15

Imagen 13: Opciones para Trabajar con Plantillas en Word .......................................................... 16

Imagen 14: Panel de Creacin de Plantilla en Word ..................................................................... 17

Imagen 15: Opcin para Generar Documentos Mediante Combinacin de Correspondencia en

Word. ........................................................................................................................................... 19

Imagen 16: Asistente de Combinacin de Correspondencia en Word. .......................................... 19

Imagen 17: Cuadro de Dialogo que Muestra la Lista de Datos para la Combinacin de

Correspondencia en Word............................................................................................................ 21

Imagen 18: Estructura de un Documento Maestro en Word. ......................................................... 22

Imagen 19: Opcin para Habilitar la Vista de Esquema en Word. ................................................. 23

Imagen 20: Grupo de Herramientas de Esquema en Word. .......................................................... 23

Imagen 21: Grupo de Herramientas para la Gestin de Documento Maestro en Word. ................. 23

Imagen 22: Opcin para Habilitar la Vista de Esquemas en Word................................................. 24

Imagen 23: Opcin para Crear un Subdocumento de un Documento Maestro en Word. ............... 25

Imagen 24: Documento Maestro para Expandir. ........................................................................... 26

Imagen 25: Habilitando la Etiqueta Desarrollador en Word. .......................................................... 28

Imagen 26: Herramientas de Formulario en Word. ....................................................................... 29

Imagen 27: Herramienta de Control de Imagen para Formularios en Word. .................................. 30

Imagen 28: Herramienta de Control de Contenido de Bloque de Creacin para Formularios en

Word. ........................................................................................................................................... 30

Imagen 29: Herramienta de Control de Contenido de Selector de Fechas en Word. ..................... 32

Imagen 30: Herramienta de Control de Contenido de Casilla de Verificacin para Formularios en

Word. ........................................................................................................................................... 32

Imagen 31: Agregar Proteccin en un Formulario de Word. .......................................................... 33

Imagen 32: Opcin de Asistente para Insertar Funciones en Excel. .............................................. 35

Imagen 33: Cuadro de Dialogo de Insercin de Funciones en Excel. ............................................ 35

Imagen 34: Cuadro de Dialogo para Insertar un Parmetro en una Funcin en Excel. .................. 36

Imagen 35: Ejemplo de Funcin Si en Excel. ................................................................................ 42



Imagen 36: Ejemplo 2 de Funcin Si en Excel. ............................................................................. 42



Imagen 39: Ejemplo de Funcin Si y Y en Excel. .......................................................................... 44

Imagen 40: Ejemplo 2 de la Funcin Si y Y en Excel. ................................................................... 44

Imagen 41: Ejemplo de la Funcin Si y O en Excel. ...................................................................... 45

Imagen 42: Ejemplo de la Funcin Contar.Si en Excel. ................................................................. 46

Imagen 43: Ejemplo 2 de la Funcin Contar.Si en Excel. .............................................................. 46

Imagen 44: Ejemplo 3 de la Funcin Contar.Si en Excel. .............................................................. 47

Imagen 45: Ejemplo de la Funcin Contar.Si en Excel. ................................................................. 47

Imagen 46: Ejemplo de la Funcin Sumar.Si en Excel. ................................................................. 48

Imagen 47: Ejemplo 2 de la Funcin Sumar.Si en Excel. .............................................................. 48

Imagen 48: Herramienta para Administrar Nombres en Excel. ...................................................... 54

Imagen 49: Cuadro de Dialogo para Administrar Nombres en Excel. ............................................ 55

Imagen 50: Formula con Celdas por Valor en Excel. .................................................................... 58

Imagen 51: Formula con Celdas por Valor en Excel. .................................................................... 58

Imagen 52: Encabezado de Tablas en Excel. ............................................................................... 59

Imagen 53: Opcin de Conversin de Tabla a Rango de Celdas en Excel. ................................... 59

Imagen 54: Herramientas de Diseo de una Tabla en Excel. ........................................................ 60

Imagen 55: Encabezados para Auto Filtros en Excel. ................................................................... 60

Imagen 56: Opciones de Filtro en Excel. ...................................................................................... 61

Imagen 57: Cuadro de Dialogo para Personalizar Auto Filtros en Excel. ....................................... 61

Imagen 58: Encabezados para Tabla de Criterios en Filtros Avanzados de Excel. ........................ 62

Imagen 59: Opcin de Filtro Avanzado en Excel........................................................................... 63

Imagen 60: Cuadro de Dialogo de Filtro Avanzado en Excel. ........................................................ 64

Imagen 61: Aplicacin de Filtro Avanzado en Excel. ..................................................................... 64

Imagen 62: Base de Datos con Tabla de Criterios para Filtros Avanzados en Excel. .................... 65

Imagen 63: Opcin para Crear Tablas Dinmicas en Excel. ......................................................... 67

Imagen 64: Cuadro de Dialogo para Crear una Tabla Dinmica en Excel. .................................... 68

Imagen 65: Hoja para el Trabajo de la Tabla Dinmica en Excel. ................................................. 69

Imagen 66: Ejemplo de Tabla Dinmica en Excel. ........................................................................ 69

Imagen 67: Cambiando la Estructura de Una Tabla Dinmica en Excel. ....................................... 69



1.1 TRABAJANDO CON MS. OFFICE WORD.

1.1.1 ESTILOS EN WORD

Un estilo es un conjunto de formatos aplicados a un texto y ayudan a definir la

estructura de un documento. Podremos escoger entre los formatos

predeterminados, o crear uno personalizado.

Para aplicar un estilo pulsamos en la etiqueta de opciones Inicio luego en el

grupo Estilos.

Imagen 1: Grupo de Herramientas de Estilo en Word.

Tenemos la posibilidad de: crear estilo, borrar formato y aplicar estilos,

cuando desplegamos la lista completa de estilos, pero si pulsamos las

opciones avanzadas del grupo de herramientas Estilo podremos: crear,

revisar o administrar estilos.



Imagen 2: Opcin Avanzada de Herramientas de Estilo en Word.

1.1.1.1 APLICAR Y QUITAR ESTILOS

Para aplicar un estilo debemos de seleccionar un texto y luego pulsar

sobre un estilo, escogindolo no solo por el motivo esttico, sino por

ser la etiqueta ms adecuada para el tipo de texto en cuanto a la

estructura que supone.

As, si por ejemplo seleccionamos el ttulo de un documento y le

aplicamos el estilo Titulo 1, segn se muestra en la siguiente imagen.



Imagen 3: Aplicacin de Estilo en un Documento de Word.

Notaremos en la vista de esquema que el ttulo en mencin tiene un Nivel 1

como esquema.

Imagen 4: Documento con Niveles para Esquematizado en Word.

Para cambiar un determinado texto a un estilo normal, se puede seleccionar y

aplicar el primer estilo llamado Normal. Tambin es posible seleccionar el texto en

cuestin, desplegar el men que muestra todos los estilos y pulsar Borrar formato.



Imagen 5: Borrar Formato de Estilo en Word.

1.1.1.1 APARIENCIA DE LOS ESTILOS

Una vez tenemos todo el documento acabado podemos cambiar su

aspecto global modificando los estilos que lo componen, uno a uno, o de

forma mucho ms rpida utilizando los temas y los conjuntos de estilos

integrados.

Los estilos estn relacionados con el tema aplicado. Si aplicamos un

tema distinto al documento, se cambiar automticamente el formato de

los estilos. De esta forma, lograremos un cambio radical de la imagen del

documento con tan slo un clic.

Si pulsamos los botones Colores y Fuentes podremos combinar distintas

configuraciones de colores y fuentes que estarn definidos en los Temas.



Desde la pestaa Diseo se puede acceder a un conjunto de estilos

integrados. Al hacer clic en un conjunto de estilos cambian las

propiedades de fuente y prrafo de todo el documento. No se puede

aplicar slo a una seleccin del texto.

Imagen 6: Conjunto de Estilos en Word.

Al trabajar los estilos de un documento podemos guardarlo como Conjunto

de Estilos personalizado, para ello hacemos clic en el botn y pulsamos

en Guardar un nuevo conjunto de estilos. El nuevo conjunto de estilos

aparecer en el panel dentro de Personalizados, junto a los conjuntos de

estilos Integrados.

1.1.1.1 CREAR UN ESTILO

Para ello, seguiremos dos sencillos pasos:

1. Lo primero ser aplicar un estilo ya existente. Lo ideal es que

partamos de un estilo que tenga el nivel jerrquico que nos interesa. Por

ejemplo, si queremos crear un estilo de Ttulo 1, lo aplicamos a un texto y

desplegamos el panel de estilos para hacer clic en el botn Nuevo estilo.


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OFICINA DE PROGRAMAS Y CURSOS DE EXTENSIN ACADMICA ICSI Web: www.upao.edu.pe/cursosextension_sistemas

Imagen 7: Crear un Nuevo Estilo en Word.

Aparecer un cuadro de dilogo Crear nuevo estilo a partir del

formato como el siguiente.

Imagen 8: Cuadro de Dialogo para Crear un Nuevo Estilo en Word.


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En el cuadro de dilogos podremos personalizar los distintos aspectos de formato:

fuente, tamao de fuente, negrita, cursiva, subrayado, color, alineacin,

interlineado, sangra, bordes.

Como norma general un estilo slo est disponible en el documento en que se

crea.

Tambin es posible crear un nuevo estilo sin basarse en uno existente. Para ello

basta dar el formato deseado al texto, seleccionarlo y desde la pestaa Estilos

desplegarla con el botn y pulsar el botn Crear estilo.

Se abrira el cuadro de dilogo Crear nuevo estilo a partir del formato.

1.1.1.1 MODIFICAR UN ESTILO

Para modificar un estilo debemos de hacer clic con el botn derecho del

ratn sobre l en la cinta y seleccionar la opcin Modificar....

Imagen 9: Modificar un Estilo en Word.


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Una funcionalidad muy til es aplicar una Lista multinivel al estilo Ttulo 1.

Con esta sencilla modificacin, se aplicar el formato de numeracin

correcto a los subapartados de forma automtica, como Ttulo 2, Ttulo 3,

Ttulo 4, etc. As, conseguiremos que los distintos apartados y subapartados

que se van creando se enumeren automticamente.

1.1.1.1 BORRAR UN ESTILO

Si se eliminas un estilo, todo texto que estuviese utilizndolo quedar sin

formato.

Para borrar un estilo debemos ir al panel Estilos, y hacer clic en el

tringulo de la derecha del estilo en cuestin. Se desplegar el men con

la opcin Eliminar..., como puedes ver en la imagen.


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Imagen 10: Eliminar un Estilo en Word.

Ten en cuenta que slo podrs borrar los estilos que hayas creado, no los que

vienen por defecto con Word.

1.1.1.2 VER LOS FORMATOS APLICADOS DEL DOCUMENTO

Inspector de estilo y Mostrar formato.

El botn Inspector de estilo abre un cuadro de dilogo que permite

observar el estilo aplicado haciendo clic sobre cualquier parte del

texto.


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Imagen 11: Inspector de Estilo en Word.

En cualquier momento, simplemente haciendo clic en el botn que

tiene cada cuadro a su derecha , podremos borrar un formato o

estilo de forma independiente al resto de formatos aplicados. O bien

Borrar todo.

Si lo que queremos es ver con mayor nivel de detalle qu formatos

estn aplicados, deberemos pulsar el botn Mostrar Formato , que

encontraremos desde el propio inspector. De este modo se abrir un

nuevo panel que, no slo indicar explcitamente los formatos

aplicados de forma manual, sino tambin los que formen parte del

propio estilo.


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Imagen 12: Mostrando Formato de Estilo en Word.

PRCTICA:

Aplique estilos al documento Ejercicio 1 brindado por el tutor y personalice los

estilos del documento, guardando el conjunto de estilos con el nombre de Ejemplo

1 de Conjunto de Estilos.


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1.1.2 PLANTILLAS DE WORD

En Word el tipo de documento plantilla es un archivo con la extensin (.dotx)

Tambin se pueden crear plantillas basadas en FORMULARIOS de

introduccin de datos con controles ms complejos.

1.1.2.1 UTILIZANDO PLANTILLAS

Para crear un documento desde una plantilla, hacemos clic en la ficha

Archivo luego en la opcin Nuevo y veremos algo similar a lo

mostrado en la siguiente imagen.

Imagen 13: Opciones para Trabajar con Plantillas en Word

Al elegir una plantilla se abrir un cuadro de dilogo como el mostrado en la

siguiente imagen.


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Imagen 14: Panel de Creacin de Plantilla en Word

Finalmente pulsamos crear.

1.1.2.1 CREAR PLANTILLAS A PARTIR DE DOCUMENTOS

Pasos:

Disear el documento Word

Modificar el documento Word para darle el aspecto de una

plantilla.

Luego guardar como plantilla.

ELEMENTOS QUE SE GUARDAN EN UNA PLANTILLA.

La modificacin de las barras de herramientas

Si creamos o modificamos entradas de Autotexto.

Las macros.

Es decir, en una plantilla se guarda un entorno de trabajo de Word.


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1.1.3 COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA EN MS. WORD.

Con la funcionalidad denominada Combinacin de Correspondencia Word Permite

generar documentos en base a una estructura principal (DOCUMENTO

PRINCIPAL) pero repitindose tantas veces como registros en una fuente de

datos aparte tenga (ORIGEN DE DATOS).

DOCUMENTO PRINCIPAL.

Contiene el texto fijo y los campos variables.

ORIGEN DE DATOS.

Puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista

de direcciones de Outlook, una tabla de Word.

PASOS PARA CREAR EL DOCUMENTO PRINCIPAL

Abrir Word en un documento en blanco o que ya contenga el texto fijo.

Seleccionar la pestaa Correspondencia y luego la opcin Iniciar combinacin

de correspondencia, seleccionando la opcin Paso a paso por el Asistente para

combinar correspondencia.


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Imagen 15: Opcin para Generar Documentos Mediante Combinacin de

Correspondencia en Word.

Se abrir la seccin Combinar correspondencia.

Imagen 16: Asistente de Combinacin de Correspondencia en Word.


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Luego, debe elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes

de correo electrnico, sobres, etc.), seleccionaremos Cartas y luego hacemos

clic en Siguiente.

Definimos el documento inicial. - Seleccionada la primera opcin y hacer clic en

Siguiente.

Seleccionamos el origen de datos, seleccionamos la opcin Utilizar una lista

existente y aparece la opcin Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo

que contiene el origen de datos.

Hacemos clic sobre el archivo que contiene nuestro origen de datos y clic en el

botn Abrir.

En el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, veremos los

datos cargados con la posibilidad de deshabilitar o filtrar algn registro que no

deseemos generar como documento.


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Imagen 17: Cuadro de Dialogo que Muestra la Lista de Datos para la Combinacin

de Correspondencia en Word.

Hacemos clic en Aceptar para pasar al paso 4 del asistente...

Ahora aadimos los campos de combinacin.

Pasos:

Poner el cursor en la posicin donde queremos que aparezca el campo de

combinacin.

Clic en el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar.

Al completar el documento hacemos clic en Siguiente.

Finalmente examinamos los resultados y para terminar hacer clic en Siguiente.

COMBINAR EN CORREO ELECTRNICO

Permite enviar cada carta del resultado de la combinacin en un correo

electrnico.

En Para: seleccionamos de la lista despegable el campo que contiene la

direccin de e-mail del destinatario.

En Asunto: escribimos el texto que figurar en el asunto del mensaje.

En Formato de correo: seleccionamos de la lista despegable el tipo de

formato del mensaje, puede ser Texto sin formato, HTML o datos adjuntos.

Para poder disfrutar de esta utilidad debe tener instalado un programa de correo

electrnico Microsoft Outlook.

PRACTICA:


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Elabore un informe de notas personalizado para cada alumno (Cree una lista de

alumnos en Excel con sus respectivas notas).

1.1.4 DOCUMENTO MAESTRO

Un documento maestro es un documento que contiene enlaces a un conjunto de

archivos separados (subdocumentos) que pueden tratarse independientemente

como documentos normales para permitir su trabajo por separado, donde cada

miembro del grupo realiza diferentes captulos, siguiendo la misma estructura.

Las modificaciones que se produzcan en los subdocumentos se vern reflejadas

automticamente en el documento maestro.

Un Documento maestro se trata como un nico documento, teniendo su propio

ndice general, nmeros de pginas, encabezados, etc.

Imagen 18: Estructura de un Documento Maestro en Word.

1.1.4.1 BOTONES DEL DOCUMENTO MAESTRO

Para trabajar con documentos maestros debemos utilizar la vista

esquema.


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Imagen 19: Opcin para Habilitar la Vista de Esquema en Word.

Luego hacemos clic en el botn Mostrar documento de la pestaa

Esquema:

Imagen 20: Grupo de Herramientas de Esquema en Word.

Aparecern nuevas opciones destinadas a trabajar con documentos maestros:

Imagen 21: Grupo de Herramientas para la Gestin de Documento Maestro en

Word.

Muestra / oculta los botones destinados a documentos maestros.


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1.1.4.2 CREAR UN DOCUMENTO MAESTRO

Para crear un documento maestro tenemos dos opciones:

1.1.4.2.1 CREAR UN ESQUEMA DE UN DOCUMENTO MAESTRO.

Cuando conocemos la estructura del documento que elaboraremos

podemos trabajar de esta manera.

Para hacerlo seguiremos los siguientes pasos:

Elaboramos el esquema con los ttulos en los niveles

correspondientes.

Para ello vamos a la vista de Esquema accediendo a la

pestaa Vista.

Imagen 22: Opcin para Habilitar la Vista de Esquemas en Word.

Y en cada ttulo de asignamos un nivel.

Seleccionamos el primer ttulo del captulo del libro y

pulsamos sobre botn para crear un subdocumento.

A continuacin podemos redactar el contenido del

subdocumento.

En cada captulo podemos hacer lo mismo.


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Cuando guardamos el documento maestro se crean, en la misma carpeta,

archivos por cada subdocumento y por el documento maestro.

Imagen 23: Opcin para Crear un Subdocumento de un Documento Maestro en

Word.

Si queremos insertar, en lugar de crear subdocumentos, luego de

crear el esquema del documento pulsamos sobre ,

aparecer el cuadro de dilogo Insertar subdocumento, para que

seleccionemos que documento queremos insertar, lo seleccionamos

y pulsamos luego el botn abrir.

1.1.4.2.2 MANIPULANDO DOCUMENTOS MAESTROS

Podemos expandir o contraer un documento maestro.


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Imagen 24: Documento Maestro para Expandir.

Esto se consigue con el botn .

Por otro lado para quitar un subdocumento, lo seleccionamos y pulsamos

sobre el botn . En ese momento el subdocumento pasa a ser

parte del documento maestro y no como un enlace a un subdocumento,

aunque el subdocumento no se borra fsicamente de nuestra carpeta.

Tambin podemos combinar subdocumentos, que implica unir

subdocumentos que forman parte de un documento maestro.

Para ello tendremos que seleccionarlos pulsando sobre el icono que

aparece a la izquierda superior del primer subdocumento y manteniendo

pulsada la tecla MAYS (Shift), hacemos clic sobre el siguiente

subdocumento; luego pulsamos sobre el icono . Se fusionarn

todos en el mismo subdocumento.

Y si queremos dividir subdocumentos debemos situarnos una lnea encima

o al principio del ttulo del subdocumento a partir de donde vayamos a crear

otro subdocumento, luego pulsamos sobre el botn .


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Cuando un subdocumento es trabajado por otro colaborador puede utilizar

la funcionalidad de bloqueo de documento desde el icono que tenemos en

la barra esquema , pudiendo ser habilitado

automticamente por Word.

PRCTICA

Del documento Ejercicio 1 genere un documento maestro con tres subdocumentos

por capitulo.

1.1.5 FORMULARIOS EN WORD

En ocasiones ser necesario crear documentos con caractersticas especiales, de

tal manera que parte de su contenido sea interactivo y que no se modifique. Para

lograr esta opcin Word dispone de las herramientas para crear formularios.

Antes de crear formularios es necesario habilitar la cinta de men que contiene

estas herramientas:

Paso 1: Mostrar la ficha Desarrollador

1. Haga clic en la ficha Archivo.

2. Haga clic en Opciones.

3. Haga clic en Personalizar cinta de opciones.

4. En Personalizar cinta de opciones, haga clic en Fichas principales.

5. En la lista, seleccione la casilla Desarrollador y haga clic en Aceptar.


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Imagen 25: Habilitando la Etiqueta Desarrollador en Word.

Paso 2: Abrir un documento en que basar el formulario

1. Haga clic en la ficha Archivo.

2. Haga clic en Nuevo.

3. En Plantillas disponibles, haga clic en Documento en Blanco, y a

continuacin, en Aceptar.

4. Vuelva a hacer clic en la ficha Archivo y, a continuacin, en Guardar como.

5. En el cuadro de dilogo Guardar como, escriba un nombre de archivo y

como plantilla y haga clic en Guardar.

Paso 3: Agregar contenido al formulario


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En la ficha Desarrollador, en el grupo Controles, haga clic en Modo Diseo e

inserte los controles que desee.

Imagen 26: Herramientas de Formulario en Word.

Insertar un control de texto en el que los usuarios puedan escribir texto.

En un control de contenido de texto enriquecido, los usuarios pueden

aplicar formato al texto como negrita o cursiva y pueden escribir varios

prrafos. Si desea limitar lo que los usuarios pueden agregar, inserte el

control de contenido de texto sin formato.

1. Haga clic donde desea insertar el control.

2. En la ficha Desarrollador en el grupo Controles, haga clic en Control

de contenido de texto enriquecido o en Control de contenido de

texto sin formato .

Insertar un control de imagen

A menudo se usa un control de imagen para las plantillas pero tambin

puede agregar uno a un formulario.


2. En la ficha Desarrollador, en el grupo Controles, haga clic en Control

de imagen.


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Imagen 27: Herramienta de Control de Imagen para Formularios en Word.

Insertar un control de bloque de creacin

Puede usar controles de bloque de creacin cuando quiera que los

usuarios elijan un bloque de texto especfico. Por ejemplo, los

controles de bloque especfico son tiles si configura una plantilla de

contrato y necesita agregar distinto texto reutilizable en funcin de los

requisitos especficos del contrato. Puede crear controles de

contenido de texto enriquecido para cada versin del texto

reutilizable y, a continuacin, puede usar un control de bloque de

contenido como recipiente de los controles de contenido de texto

enriquecido.

Tambin puede agregar un control de bloque de contenido a un

formulario.


2. En la ficha Desarrollador, en el grupo Controles, haga clic en

Control de contenido de bloque de creacin.

Imagen 28: Herramienta de Control de Contenido de Bloque de

Creacin para Formularios en Word.


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Inserte un cuadro combinado o una lista desplegable

En un cuadro combinado, los usuarios pueden seleccionar de una lista de

opciones que usted proporciona o pueden escribir su propia informacin. En

una lista desplegable, los usuarios solo pueden seleccionar de la lista de

opciones.

1. En la ficha Desarrollador, en el grupo Controles, haga clic en Control

de contenido de cuadro combinado o Control de contenido de

lista desplegable .

2. Seleccione el control de contenido y en la ficha Desarrollador, en el

grupo Controles, haga clic en Propiedades.

3. Para crear una lista de opciones, haga clic en Agregar en

Propiedades del cuadro combinado o Propiedades de la lista

desplegable.

4. Escriba una opcin en el cuadro Nombre para mostrar, como S, No

o Quizs.

Repita este paso hasta que todas las opciones aparezcan en la lista

desplegable.

5. Rellene cualesquiera otras propiedades que desee.

Nota: Si selecciona la casilla No se puede editar el contenido, los usuarios no

podrn hacer clic en ninguna opcin.

Insertar un selector de fechas

1. Haga clic donde desea insertar el control de selector de fechas.

2. En la ficha Desarrollador del grupo Controles, haga clic en Control de

contenido de selector de fechas.


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Imagen 29: Herramienta de Control de Contenido de Selector de Fechas en Word.

Insertar una casilla de verificacin

1. Haga clic donde desea insertar el control de casilla de verificacin

2. En la ficha Desarrollador del grupo Controles, haga clic en Control de

contenido de casilla de verificacin.

Imagen 30: Herramienta de Control de Contenido de Casilla de Verificacin

para Formularios en Word.

Paso 4: Establecer o cambiar las propiedades de los controles comunes

Cada control de contenido tiene propiedades que se pueden establecer o cambiar.

Por ejemplo, el control Selector de fecha ofrece opciones para el formato en el que

desea mostrar la fecha.

1. Haga clic en el control que desea cambiar.

2. En la ficha Desarrollador del grupo Controles, haga clic en Propiedades y

cambie las propiedades que desee.

Paso 5: Agregar proteccin a un formulario

Abra el formulario que desea proteger.


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3. En el grupo Proteger de la ficha Desarrollador, haga clic en Restringir

edicin y despus en el panel de tareas en Restricciones de edicin,

seleccione la casilla de verificacin Permitir solo este tipo de edicin en el

documento y elija en la lista desplegable Rellenando formularios, y haga clic

en Si, aplicar la proteccin.

4. Luego escriba la nueva contrasea en el primer cuadro de texto y

confrmela en el cuadro de texto de abajo. Haga clic en Aceptar y su

documento quedar protegido.

Imagen 31: Agregar Proteccin en un Formulario de Word.

PRCTICA:

Elabore una ficha de registro de un alumno, formulario en el que pueda ingresar

sus datos y colocar su foto.


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1.2 TRABAJANDO CON MS. OFFICE EXCEL.

INTRODUCCIN A LAS FUNCIONES

Las funciones tienen una sintaxis de la siguiente manera:

=nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

TIPO DE FUNCIONES:

- Matemticas y trigonomtricas

- Estadsticas

- Financieras

- De texto

- De fecha y hora

- Lgicas

- De base de datos

- De bsqueda y referencia

- De informacin.

INSERTAR FUNCIN CON EL ASISTENTE

Pasos:

Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin.

Hacer clic en la pestaa Frmulas.

Elegir la opcin Insertar funcin.


3

5


Imagen 32: Opcin de Asistente para Insertar Funciones en Excel.

O bien, hacer clic sobre el botn de la barra de frmulas.

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar funcin:

Imagen 33: Cuadro de Dialogo de Insercin de Funciones en Excel.

En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que

deseamos haciendo clic sobre sta.

CUADRO DE DILOGO es donde se pueden ingresar los argumentos de funcin:

Este cuadro variar segn la funcin que hayamos elegido.


3

6


Imagen 34: Cuadro de Dialogo para Insertar un Parmetro en una Funcin en

Excel.

En la siguiente seccin entraremos en ms detalle en cuanto a funciones de Excel.

1.2.1 FUNCIONES DE EXCEL

En cada apartado de esta seccin hacemos una revisin de diferentes tipos de

funciones, explicando con ejemplos su aplicabilidad.

1.2.1.1 FUNCIONES DE TEXTO

FUNCIN DESCRIPCIN

CARACTER(nmero) Devuelve el carcter especificado por el nmero

CODIGO(texto) Devuelve el cdigo ASCII del primer caracter del texto

CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN) Devuelve una cadena de caracteres con la unin

DECIMAL(nmero;decimales;no_separar_millares) Redondea un nmero pasado como parmetro

DERECHA(texto;nm_de_caracteres) Devuelve el nmero de caracteres especificados


3

7


FUNCIN DESCRIPCIN ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial) Devuelve la posicin inicial del

texto buscado

ESPACIOS(texto) Devuelve el mismo texto pero sin espacios

EXTRAE(texto;posicion_inicial;nm_caracteres) Devuelve los caracteres indicados de una cadena

HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial) Encuentra una cadena dentro de un texto

IGUAL(texto1;texto2) Devuelve un valor lgico (verdadero/falso)

IZQUIERDA(texto;nm_de_caracteres) Devuelve el nmero de caracteres especificados

LARGO(texto) Devuelve la longitud del texto

LIMPIAR(texto) Limpia el texto de caracteres no imprimibles

MAYUSC(texto) Convierte a maysculas

MINUSC(texto) Convierte a minsculas

MONEDA(nmero;nm_de_decimales) Convierte a moneda

NOMPROPIO(texto) Convierte a mayscula la primera letra del texto

REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;nm_de_caracteres;texto_nuevo)

Reemplaza parte de una cadena de texto por otra

REPETIR(texto;nm_de_veces) Repite el texto

SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;nm_de_ocurrencia)

Reemplaza el texto con texto nuevo

T(valor) Comprueba que el valor es texto

TEXTO(valor;formato) Convierte un valor a texto

VALOR(texto) Convierte un texto a nmero

EJEMPLOS APLICANDO LAS FUNCIONES DE TEXTO

Funcin CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN)

Ejemplo: =CONCATENAR("Antonio ";"Gutirrez ";"Fernndez " ) devuelve el

mensaje en la celda.

Antonio Gutirrez Fernndez

Funcin DERECHA(texto;nm_de_caracteres)


3

8


Ejemplo: =DERECHA("Bienaventurados los que estudien Excel...";12) devuelve

"ien Excel..."

Funcin EXTRAE(texto;posicion_inicial;nm_caracteres)

Ejemplo: =EXTRAE("Mirando el mar, me envuelve una emocin intensa...";12;3)

devuelve "mar"

Funcin LARGO(texto)

Ejemplo: =LARGO("El sol no puede competir con el brillo de tu mirada") devuelve

51

Funcin MAYUSC(texto)

Ejemplo: =MAYUSC("convierteme a mayuscula") devuelve "CONVIERTEME A

MAYUSCULA"

Funcin MINUSC(texto)

Ejemplo: =MINUSC("VENGA Y AHORA A MINUSCULA") devuelve "venga y ahora

a minuscula"

Funcin NOMPROPIO(texto)

Ejemplo: =NOMPROPIO("antonio manuel ramiro") devuelve "Antonio Manuel

Ramiro"

Funcin

REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;nm_de_caracteres;texto_nuevo)


3

9


Ejemplo: =REEMPLAZAR("Si este es el texto original, ser modificado";21;8;" Por

este ") devuelve "Si este es el texto Por este , ser modificado"

Funcin SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;nm_de_ocurrencia)

Ejemplo: =SUSTITUIR("El precio total del proyecto conlleva...";"precio";"coste")

devuelve "El coste total del proyecto conlleva..."

1.2.1.2 FUNCIONES DE FECHA Y HORA

En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor

que nos devuelve es un "nmero de serie". Pues bien, Excel llama

nmero de serie al nmero de das transcurridos desde el 0 de enero de

1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema

como el da 0/1/1900 y a partir de ah empieza a contar, en las funciones

que tengan nm_de_serie como argumento, podremos poner un nmero

o bien la referencia de una celda que contenga una fecha.

Funcin Descripcin

AHORA() Devuelve la fecha y la hora actual

AO(nm_de_serie) Devuelve el ao en formato ao

DIA(nm_de_serie) Devuelve el da del mes

DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;mtodo) Calcula el nmero de das entre las

dos fechas

DIASEM(nm_de_serie;tipo) Devuelve un nmero del 1 al 7

FECHA(ao;mes;da) Devuelve la fecha en formato fecha

FECHANUMERO(texto_de_fecha) Devuelve la fecha en formato de

fecha


4

0


Funcin Descripcin

HORA(nm_de_serie) Devuelve la hora como un nmero

del 0 al 23

HORANUMERO(texto_de_fecha) Convierte una hora de texto en un

nmero

HOY() Devuelve la fecha actual

MES(nm_de_serie) Devuelve el nmero del mes en el

rango del 1 (enero) al 12

(diciembre)

MINUTO(nm_de_serie) Devuelve el minuto en el rango de 0

a 59

NSHORA(hora;minuto;segundo) Convierte horas, minutos y

segundos dados como nmeros

SEGUNDO(nm_de_serie) Devuelve el segundo en el rango de

0 a 59

EJEMPLOS APLICANDO LAS FUNCIONES DE FECHA Y HORA

Ejemplo: =AHORA() devuelve 09/02/2013 11:50.

Funcin DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;mtodo)

Introducir os parmetros mediante la funcin Fecha(ao;mes;dia). El parmetro

mtodo es lgico (verdadero, falso), V --> mtodo Europeo, F u omitido--> mtodo

Americano.

Ejemplo: =DIAS360(Fecha(1975;05;04);Fecha(2004;05;04)) devuelve 10440.

Funcin DIASEM(nm_de_serie;tipo)


4

1


Devuelve un nmero del 1 al 7 que identifica al da de la semana, el parmetro tipo

permite especificar a partir de qu da empieza la semana, si es al estilo

americano pondremos de tipo = 1 (domingo=1 y sbado=7), para estilo europeo

pondremos tipo=2 (lunes=1 y domingo=7).

Ejemplo: =DIASEM(38300;2) devuelve 2.

Funcin HOY()

Ejemplo: =HOY() devuelve 02/01/2014.

1.2.1.3 FUNCIONES LOGICAS

Existen mltiples funciones lgicas en Excel pero en el presente

documento revisaremos nicamente las principales como son: la funcin

SI, Y y O respectivamente:

1.2.1.3.1 FUNCION SI

Su sintaxis es la siguiente

=SI(Prueba lgica, Resultado en caso de Verdadero, Resultado en caso que sea

Falso)

Por ejemplo, ante la siguiente tabla de clientes.

Tabla de Salario de Clientes

Cliente Monto Resultado

Juan 1500

Pedro 1000


4

2


Karla 1800

Felipe 1200

Segn la tabla, indique si el cliente puede tener crdito o no, siempre y

cuando su salario sea mayor que 1300.

Imagen 35: Ejemplo de Funcin Si en Excel.

Ejemplo 2: Indique que el alumno est Aprobado solo si su nota es mayor a

13

Segn la siguiente tabla

Imagen 36: Ejemplo 2 de Funcin Si en Excel.

Ejemplo 3: Incremente en dos puntos aquellos alumnos que presentaron

trabajo segn la tabla siguiente



4

3


Ejemplo 4: muestre los resultados si el alumno presento prctica o no segn

la siguiente tabla.


1.2.1.3.2 FUNCION Y

La funcin Y tiene la siguiente sintaxis

=Y(Prueba Lgica1, Prueba Lgica2, Prueba Lgica13)

Donde, el resultado es Verdadero si todas las pruebas lgicas son

verdaderas, basta con que una prueba lgica sea falsa para que el

resultado sea falso.

ANIDACIN DE LA FUNCION Y EN LA FUNCION SI

=SI(Y(Prueba logica1, pruebalogica 2 ),En caso Verdadero,En

caso Falso

Ejemplo 1: Indique si el alumno realiz un pago por matricula en un

curso y es de ms de 1000 y si el alumno es de gnero masculino,

segn la siguiente tabla.


4

4


Imagen 39: Ejemplo de Funcin Si y Y en Excel.

Ejemplo 2: Slo aprueban aquellos alumnos que tengan prctica mayor a

16 y nota uno mayor que 10.

Imagen 40: Ejemplo 2 de la Funcin Si y Y en Excel.

1.2.1.3.3 FUNCION O

La funcin O tiene la siguiente sintaxis:

=O(Prueba lgica1, Prueba lgica2, Prueba lgica3.)

Donde, devuelve un valor falso si todas las pruebas lgicas son falsas,

basta que una prueba sea verdadera para que devuelva Verdadero.

Es posible tambin anidar la funcin dentro de una funcin SI


4

5


Ejemplo 1: De la siguiente tabla de clientes indique si son mayores

de 60 o mujeres o menores de 6 aos para darle un ticket especial

en la cola.

Imagen 41: Ejemplo de la Funcin Si y O en Excel.

En Excel existen funciones lgicas que pueden afectar a un rango de celdas, entre

ellas encontramos a las siguientes funciones:

1.2.1.3.4 FUNCION CONTAR.SI

Cuenta cuantos cumplen la prueba lgica y su sintaxis es la siguiente

=Contar.Si(Datos, Prueba Lgica)

Donde, los datos son la lista o rango de celdas a seleccionar para

evaluar.

Ejemplo 1: Indique cuantos alumnos tiene un promedio aprobatorio

segn el siguiente registro.


4

6


Imagen 42: Ejemplo de la Funcin Contar.Si en Excel.

Note que la prueba lgica esta entre comillas, pues contienen un

operador y un dato numrico a la vez, pero no operativiza

directamente con otro dato, sino forma parte del segundo parmetro

de la funcin.

Ejemplo 2: indique cuantos clientes son mayores que 60 aos segn

la siguiente tabla:

Imagen 43: Ejemplo 2 de la Funcin Contar.Si en Excel.

Ejemplo 3: Indique cuantos clientes tienen deuda segn la siguiente

tabla


4

7


Imagen 44: Ejemplo 3 de la Funcin Contar.Si en Excel.

O

Imagen 45: Ejemplo de la Funcin Contar.Si en Excel.

1.2.1.3.5 FUNCION SUMAR.SI

Suma los elementos que cumplen con la prueba lgica y si sintaxis es

la siguiente:

=SUMAR.Si(Datos, Prueba Lgica)

Donde, datos es la lista o rango de celdas a evaluar para considerar

en la suma.


4

8


Ejemplo 1: Indique cuanto es la deuda total de los clientes segn la

siguiente tabla.

Imagen 46: Ejemplo de la Funcin Sumar.Si en Excel.

Ejemplo 2: calcule el total de deudas mayores a 100 que tienen mis

clientes segn la siguiente tabla:

Imagen 47: Ejemplo 2 de la Funcin Sumar.Si en Excel.

1.2.1.4 FUNCIONES DE BSQUEDA

Funcin AREAS(ref)

Devuelve el nmero de rangos de celdas contiguas o celdas nicas

de una referencia.


4

9


Ejemplo: =AREAS(A1) devuelve 1 pues hay un rea.

1.2.1.4.1 FUNCIN BUSCAR(...)

Busca un valor en un rango de una columna o una fila o una

matriz. Se debe indicar el valor a buscar, dnde quieres que

busque y de dnde obtendrs el resultado.

Ejemplo: Tenemos en la columna B una lista de nombres de

amigos y en la columna C sus e-mails, escribimos en la celda

A1 el nombre del amigo del cual queremos buscar el e-mail.

Escogemos en la celda E1 la funcin BUSCAR y le pasamos

como parmetros:

"valor_buscado= A1", "vector_de_comparacin= B:B" y

"vector_resultado = C:C". Nos devuelve como resultado el e-

mail perteneciente a la persona buscada.

FUNCIN

BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;ordenado)

Busca en la primera fila de la tabla o matriz de valores y devuelve

el resultado en la misma columna desde una fila especificada.

Ejemplo: Supongamos la misma situacin anterior una columna

con nombres y otra con los e-mails, y queremos que nos diga

quin est 2 puestos ms abajo de un amigo en la lista o el e-mail

que est dos filas ms abajo del que buscamos. Seleccionamos la

funcin BUSCARH con los siguientes parmetros:


5

0


"valor_buscado= A1", "Matriz_buscar_en= B:C" y

"indicador_filas=2" Nos devuelve como resultado el e-mail

perteneciente a la persona situada dos filas ms abajo del

buscado.

BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;o

rdenado)

Funcin

COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscar_en;tipo_de_coincidencia)

Devuelve la posicin relativa de un elemento, que coincide con un

valor dado en un orden especificado dentro de una matriz.

Ejemplo: =COINCIDIR(23;{"uvas";,23\"peras";45\"manzanas";55})

devuelve 2 que es la posicin donde se encuentra el nmero 23.

Funcin COLUMNA(ref)

Devuelve el nmero de columna de una referencia.

Ejemplo: =COLUMNA(D:H) devuelve 4, pues la primera columna de

la matriz D:H es la D (la columna4).

Funcin COLUMNAS(matriz)

Devuelve el nmero de columnas que componen la matriz.

Ejemplo: =COLUMNAS(A:C) devuelve 3, pues la matriz tiene 3

columnas.


5

1


Funcin FILA(ref)

Devuelve el nmero de fila de una referencia.

Ejemplo: =FILA(A2:B5) devuelve 2, pues la celda A2 est en la fila 2.

Funcin FILAS(matriz)

Devuelve el nmero de filas que contiene una matriz.

Ejemplo: =FILAS(A2:B5) devuelve 4.

Funcin ELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...)

Elige un valor o una accin de una lista de valores a partir de un

nmero de ndice.

Ejemplo: =ELEGIR(3;"uva";"pera";"meln";"manzana") devuelve

"meln" que est en la 3 posicin.

Funcin INDICE(matriz;num_fila;num_columna)

Dentro de un rango especificado por matriz, devuelve el valor de la

celda que se encuentre en la interseccin de una fila y una columna

en particular.

Ejemplo: =INDICE(A3:B7;2;1) devuelve el valor de la celda que se

encuentra en la segunda fila de la matriz y en la primera columna, es

decir A4.

1.2.1.5 FUNCIONES ESTADISTICAS


5

2


Funcin MAX(nmero1;nmero2;...)

Devuelve el valor mximo de la lista de valores.

Ejemplo: =MAX(5;5;2;15;12;18) devuelve 18

Funcin MIN(nmero1;nmero2;...)

Devuelve el valor mnimo de la lista de valores.

Ejemplo: =MIN(5;5;2;15;12;18) devuelve 2

Funcin PROMEDIO(nmero1;nmero2;...)

Devuelve la media aritmtica de la lista de valores.

Ejemplo: =PROMEDIO(5;5;2) devuelve 4

1.2.1.6 OTRAS FUNCIONES.

Adems de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran

abanico de funciones de diferentes categoras que nos pueden ser de gran

utilidad.

En este apartado veremos algunas de ellas clasificadas por categoras.

Funcin Descripcin

FUNCIONES MATEMTICAS Y TRIGONOMTRICAS

ABS(nmero) Devuelve el valor absoluto de un nmero

ALEATORIO() Devuelve un nmero entre 0 y 1

ENTERO(nmero) Redondea un


5

3


Funcin Descripcin nmero hasta el entero inferior ms prximo

EXP(nmero) Realiza el clculo de elevar "e" a la potencia de un nmero determinado

FACT(nmero) Devuelve el factorial de un nmero

NUMERO.ROMANO(nmero,forma) Devuelve el nmero pasado en formato decimal a nmero Romano

PI() Devuelve el valor de la constante pi

POTENCIA(nmero;potencia) Realiza el clculo de elevar un nmero a la potencia indicada

PRODUCTO(nmero1;nmero2;...) Devuelve el resultado de realizar el producto de todos los nmeros pasados como argumentos

RAIZ(nmero) Devuelve la raz cuadrada del nmero indicado

RESIDUO(nmero;nm_divisor) Devuelve el resto de la divisin

Existen funciones aplicables a tablas enteras en Excel a las que se les puede

someter a criterios de filtrado, estas funciones son conocidas como funciones de

bases de datos, pero para su mejor comprensin se ver luego del tema

Autofiltros y Filtros Avanzados.


5

4


1.2.2 NOMBRES

Facilita recordar rangos de celdas y permite aplicar estos nombres en formulas o

crear formulas personalizadas, para trabajar con nombres debemos de realizar los

siguientes pasos:

Hacemos clic en el botn Administrador de nombres de la pestaa Frmulas

Imagen 48: Herramienta para Administrar Nombres en Excel.

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:


5

5


Imagen 49: Cuadro de Dialogo para Administrar Nombres en Excel.

Hacemos clic en el botn Nuevo.

Se abrir el cuadro de dilogo Nombre

nuevo.

En Hace referencia a: escribimos la

referencia de las celdas.

Es importante escribir el signo igual y

utilizar referencias absolutas ($A$1).


5

6


CREAR UNA CONSTANTE.

Pueden ser constantes numricas o de texto.

Pasos:

Abrimos el cuadro de dilogo Nombre nuevo seleccionando la opcin

Administrador de Nombres y luego haciendo clic en Nuevo.

En el recuadro Nombre: escribimos el nombre que le queremos dar a la constante.

En el recuadro Hace referencia a: escribimos el valor de la constante sin incluir el

signo =.

Para finalizar pulsamos sobre Aceptar.

Del mismo modo podemos crear frmulas con nombres, en este caso s es

necesario el signo =.

Luego podremos utilizar ese nombre en vez de escribir la frmula.

REFERENCIAS RELATIVAS

Cuando copiamos celdas con frmulas que contienen referencias a otras celdas,

como por ejemplo =A2+3, la frmula variar, dependiendo de donde vayamos a

copiar la frmula, pues es relativa a la posicin que ocupa.

As si en la celda B3 tenemos la frmula =A2+3 y copiamos la celda B3 a la celda

B4 , esta ltima contendr la frmula =A3+3.

Excel dispone de otros tipos de referencias como son las ABSOLUTAS y las

MIXTAS.

REFERENCIAS ABSOLUTAS


5

7


Para indicar una referencia absoluta en una frmula tendremos que poner el signo

$ delante del nombre de la fila y de la columna de la celda, por ejemplo =$A$2, y

as aunque copiemos la celda a otra, nunca variar la referencia.

REFERENCIA MIXTA

Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante del nombre de la

fila o de la columna, dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o

=A$2.

REFERENCIAS A OTRAS HOJAS O LIBROS

Otra funcionalidad muy interesante de las referencias es la posibilidad de escribir

referencias a celdas que se encuentran en otras hojas o incluso en otros libros.

REFERENCIA A OTRAS HOJAS.

Para hacer referencia a celdas de otras hojas debemos indicar el nombre de la

hoja seguido del signo de exclamacin y el nombre de la celda.

Por ejemplo: Hoja2!A2 esta referencia est diciendo que coja la celda A2 de la

hoja Hoja2.

Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos, la referencia

sera de este modo 'Nombre de la hoja externa'!A2, habra que encerrar el nombre

de la hoja entre comillas simples ' '.

REFERENCIA A OTROS LIBROS.

Para hacer referencia a celdas de otros libros debemos indicar el nombre del libro

entre corchetes y el resto como acabamos de ver.


5

8


Por ejemplo: '[presupuesto 2010]Hoja1'!B2 esta referencia indica que la celda se

encuentra en el libro "Presupuesto 2010", en la Hoja1 y en la celda B2.

Esto permitir realiza una fijacin de celtas en nuestras funciones.

Ejemplo incremente en un monto el total a pagar por los clientes

Segn la siguiente tabla.

Imagen 50: Formula con Celdas por Valor en Excel.

Ejemplo: sume el siguiente da a la fecha del inicio de pago segn la siguiente

tabla:

Imagen 51: Formula con Celdas por Valor en Excel.


5

9


1.2.3 TABLAS DE EXCEL

Es un rango de celdas con encabezados de definen el tipo de dato de cada

columna.

Ejemplo

Imagen 52: Encabezado de Tablas en Excel.

MODIFICAR LA ESTRUCTURA DE LA TABLA

Si deseamos eliminar la estructura de la tabla, pero conservar los datos en la hoja,

entonces pulsamos en la pestaa de Diseo de la tabla.

Imagen 53: Opcin de Conversin de Tabla a Rango de Celdas en Excel.


6

0


ESTILO DE LA TABLA

En la pestaa Diseo de la tabla, vemos en Opciones de estilo de tabla y

permiten controlar aspectos, como que las columnas o filas aparezcan

remarcadas con bandas, o se muestre un resaltado especial en la primera o ltima

columna.

Imagen 54: Herramientas de Diseo de una Tabla en Excel.

Pudiendo activar o desactivar el botn de filtro.

1.2.4 FILTRAR EL CONTENIDO DE LA TABLA

Filtrar implica seleccionar algunos registros que se correspondan con algn

criterio.

Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las

cabeceras de campos

Imagen 55: Encabezados para Auto Filtros en Excel.

Si pulsamos en una flecha del encabezado y pulsamos Filtros de texto, se vern

una serie de opciones:


6

1


Imagen 56: Opciones de Filtro en Excel.

Luego podemos elegir Filtro personalizado y as exigir que se cumpla una

condicin o dos.

Nota: si usaremos el carcter? , determinamos que en esa posicin habr un

carcter, sea cual sea, y el asterisco * para indicar que puede haber o no un grupo

de caracteres.

Imagen 57: Cuadro de Dialogo para Personalizar Auto Filtros en Excel.

Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opcin (Seleccionar

Todo),

Esta herramienta nos facilita mostrar solo los registros que cumplen con ciertas

condiciones, sin embargo, note que los criterios a aplicar tiene limitantes como por


6

2


ejemplo el no poder aplicar criterios compuestos con ms de dos pruebas lgicas

y comparando entre columnas, para ellos se trabajar con la herramienta filtros

avanzados.

1.2.5 FILTROS AVANZADOS.

Para filtrar por condiciones ms complejas, primero deberemos tener en la hoja de

clculo, unas filas donde indicaremos los criterios del filtrado.

Imagen 58: Encabezados para Tabla de Criterios en Filtros Avanzados de Excel.

En las filas siguientes se escribirn las condiciones. En filas diferentes una

condicin implica la alternativa (O) y en la misma fila, pudindose incluir varias

condiciones, implica (Y); luego de elaborar la tabla de criterios.


6

3


Imagen 59: Opcin de Filtro Avanzado en Excel.

Para aplicar el filtro avanzado, seleccionado alguna celda de la tabla que contiene

los datos, luego nos dirigimos a la etiqueta Datos y luego en la herramienta

Avanzadas del grupo de herramientas Ordenar y Filtrar y al hacer clic en esta

opcin veremos el siguiente cuadro de dialogo:


6

4


Imagen 60: Cuadro de Dialogo de Filtro Avanzado en Excel.

Donde por defecto aparece el rango de celda de la tabla de datos que previamente

debi de ser seleccionada o al menos colocado el cursor en una de sus celdas.

Luego en el campo denominado Rango de criterios colocamos el rango de celta

de la tabla de criterios antes elaborada, para finalmente pulsar el botn Aceptar.

Imagen 61: Aplicacin de Filtro Avanzado en Excel.


6

5


1.2.5.1 FUNCIONES DE BASE DE DATOS

Son funciones que se aplican a Tablas de Datos completas.

Para explicar las funciones de Base de datos que nos ofrece Excel, utilizaremos la

hoja:

Imagen 62: Base de Datos con Tabla de Criterios para Filtros Avanzados en Excel.

Nota: Las filas 1 a 4 se utilizan para definir los filtros avanzados.

Todas las funciones de Base de Datos llevan tres argumentos: el rango de datos

que define la tabla o base de datos, el nombre del campo que se utiliza en la

funcin, un rango de criterios para indicar la condicin que deben cumplir las filas

que sern utilizadas en el clculo de la funcin (el filtro).

Funcin Descripcin

BDCONTAR(datos;campo;criterios) Cuenta las celdas que contienen un nmero

BDCONTARA(datos;campo;criterios) Cuenta las celdas que contienen un valor

BDMAX(datos;campo;criterios) Obtiene el valor mximo

BDMIN(datos;campo;criterios) Obtiene el valor mnimo

BDPRODUCTO(datos;campo;criterios) Obtiene el producto de los valores indicados


6

6


Funcin Descripcin BDPROMEDIO(datos;campo;criterios) Obtiene el promedio de los valores indicados

BDSUMA(datos;campo;criterios) Obtiene la suma de los valores indicados

BDEXTRAER(datos;campo;criterios) Obtiene un valor de un campo en una fila que cumpla un criterio de seleccin

BDVAR(datos;campo;criterios) Calcula la varianza sobre una muestra de valores

BDVARP(datos;campo;criterios) Calcula la varianza sobre todos los valores de un campo

BDDESVEST(datos;campo;criterios) Calcula la desviacin estndar sobre una muestra de valores

BDDESVESTP(datos;campo;criterios) Calcula la desviacin estndar sobre todos los valores de un campo

EJEMPLOS DE FUNCIONES DE BASE DE DATOS

FUNCION BDCONTAR(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)

Ejemplo: BDCONTAR(A5:F14;"Aos";A2:F2) Como resultado obtenemos --> 2

FUNCIN BDCONTARA(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)

Ejemplo: BDCONTAR(A5:F14;"Aos";A2:F2) Como resultado obtenemos --> 2

FUNCIN BDMAX(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)

Ejemplo: BDMAX(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 123

FUNCIN BDMIN(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)

Ejemplo: BDMIN(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 105

FUNCIN BDPRODUCTO(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)

Ejemplo: BDPRODUCTO(A5:F14;"Rentabilidad";A1:A3) Como resultado

obtenemos --> 178200

FUNCIN BDPROMEDIO(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)

Ejemplo: BDPROMEDIO(A5:F14;"Beneficio";A1:A2) Como resultado obtenemos --

> 110,33

FUNCIN BDSUMA(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)


6

7


Ejemplo: BDSUMA(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 566

1.2.6 TABLAS DINMICAS

Es un resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de

agrupacin, representado como una tabla de doble entrada

Pasos para crearla:

Nos dirigimos a la etiqueta Insertar y hacemos clic en Tabla dinmica.

Imagen 63: Opcin para Crear Tablas Dinmicas en Excel.

Luego tenemos que indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos

analizar y el lugar donde queremos ubicarla.


6

8


Imagen 64: Cuadro de Dialogo para Crear una Tabla Dinmica en Excel.

Podramos crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos desde

otra fuente diferente a Excel.

Pulsamos Aceptar para seguir.

Se abrir un nuevo panel en la derecha de la pantalla:


6

9


Imagen 65: Hoja para el Trabajo de la Tabla Dinmica en Excel.

Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en

la tabla dinmica.

Imagen 66: Ejemplo de Tabla Dinmica en Excel.

Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados.

Una vez creada la tabla dinmica nos aparece la pestaa Analizar:

Imagen 67: Cambiando la Estructura de Una Tabla Dinmica en Excel.


7

0


Desde estas opciones podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros

resultados sin esfuerzos.

ELIMINAR UNA TABLA DINMICA.

Para eliminar una tabla dinmica basta con seleccionar la tabla en su totalidad y

presionar la tecla Supr.

OBTENER PROMEDIOS EN UNA TABLA DINMICA

Por defecto, al crear una tabla

dinmica, Excel nos genera unos

totales con sumatoria, puede

interesarnos modificar esas frmulas

por otras como pueden ser sacar el

mximo o el mnimo, el promedio, etc.

Pasos:

Nos situamos en cualquier celda de la

zona que queremos rectificar.

Clic con el botn derecho del ratn, nos aparece un men emergente con

diferentes opciones, debemos escoger la opcin Configuracin de campo de

valor...

En este cuadro de dilogo podemos escoger cmo queremos hacer el resumen,

mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc.

Curso Cocurricular Nivel Intermedio

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