Curso C.I.O. - Guía Rápida Introducción y Bases de Datos 1 Guía Rápida - Introducción y Bases...

Curso C.I.O. - Guía Rápida Introducción y Bases de Datos

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Guía Rápida - Introducción Guía Rápida - Introducción y Bases de Datosy Bases de Datos

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CONTENIDOCONTENIDO

Bienvenido a esta breve presentación que le dara las pautas principales para manejar el C.I.O.

En esta presentacion usted podra consultar la siguiente informacion:

• Configuracion del Programa.

• Como Crear su Propia Informacion en C.I.O.

• Bases de Datos de Terceros.

• Bases de Datos de Insumos.

• Configuracion de Monedas.

• Base de Datos de Analisis Unitarios (APUs).

De igual manera, podrá encontrar mas informacion sobre cualquiera de estos tema en el tutorial completo que C.I.O. trae incluido.

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Qué es C.I.O.?Qué es C.I.O.?

Es un programa de presupuestos de obra y licitaciones, y de control de obra - esta Guía Rápida es dirigida a la parte de Presupuestos.Permite al usuario manejar tres bases de datos principales :

• Proveedores (Terceros)• Insumos Básicos (materiales, equipos, mano de obra, etc.)• Análisis de Precios Unitarios

Permite armar presupuestos con casi cualquier estructura.Permite diseñar e imprimir reportes libremente.

Como es el programa? Tiene cuatro secciones principales :•Proyectos y Presupuestos•Base de Datos (Terceros, Insumos y Análisis de Precios Unitarios)•Reportes•Utilidades

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Ingreso al CIOIngreso al CIO

Después de iniciar el programa, aparece una ventana de control de acceso.Para acceder al programa hay que dar su nombre y clave. Por defecto el nombre es Admin y la clave es 99999. No importa si se escribe en mayúsculas o minúsculas.

Si se escribe mal el nombre o la clave, después de oprimir OK aparece un mensaje negando el acceso al programa, y hay que intentar nuevamente. Finalmente aparece el menú principal de C.I.O.

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Manejando C.I.O. - 1Manejando C.I.O. - 1

El Panel de Control es una manera mas rápida y sencilla de navegar por el programa. Se puede abrir cualquier opción con un clic del mouse.

C.I.O. se puede manejar de dos maneras, con el menú tradicional o con el Panel de Control. El menú se encuentra en la parte superior de la ventana de C.I.O., como cualquier programa Windows.

Si cierre el Panel de Control por equivocación, se puede reabrir con la primera opción del menú principal.

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Llegar a la opción requerida con un clic acá con el mouse

Puede devolver a la página principal del Panel con este botón

Preseleccionar el proyecto o presupuesto acá

Marcar acá y el Panel abre automáticamente al abrir CIO

Estos botones muestran otras páginas con mas opciones

Manejando C.I.O. - 2Manejando C.I.O. - 2

El Panel solo da acceso a las opciones mas comunes - algunas funciones son únicamente accesibles desde el menú.

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Configuración - 1Configuración - 1

Antes de empezar a utilizar el C.I.O., es importante mirar algunas de las opciones de configuración. Todas las opciones contempladas en esta sección se encuentran en el menú Utilidades - Configuración del menú principal.

En la tercera hoja, se puede colocar el porcentaje por defecto de IVA. Los otros campos de esta ficha serán explicados en el contexto de Juegos de Precios en la sección de Insumos.

En la primera hoja se puede definir la orden de muestra por defecto de cada una de las ventanas principales.

En la segunda hoja se puede configurar C.I.O. para que al abrir las bases de datos de Insumos o APUs toda la información relevante esta disponible de inmediato, y con las opciones mas cómodas de edición activadas. Se recomienda marcar todas las casillas de esta hoja. También se puede seleccionar 4 o 6 posiciones decimales para las cantidades de componentes en los APUs, para lograr el nivel de precisión requerida.

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En la hoja Tutorial debe indicar la ruta de acceso hacia este tutor para que C.I.O. puede mostrar las temas del tutorial en línea desde cualquier parte del programa con el botón del Tutorial.

Configuración - 2Configuración - 2

En Tablas Básicas - Unidades está el listado maestro de unidades y sus abreviaturas.

Oprima el botón Crear para agregar una nueva unidad al listado. Digite la abreviatura y su descripción y luego oprima el botón Confirmar para grabar.

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Se puede utilizar cualquier combinación de monedas en C.I.O., registrándolas en la ventana de Utilidades - Tablas Básicas - Monedas. C.I.O. convierte de una moneda a otra con las tasas de cambio guardadas aquí.

Cualquier valor en C.I.O. puede ser grabado en cualquier moneda, y después calculado en cualquier otra moneda.

Así podemos tener insumos en pesos, o dólares, o sucres, combinarlos en análisis unitarios y ver el valor del análisis en cualquier otra moneda. Lo mismo con los presupuestos - se puede tener cualquier combinación de valores y monedas adentro del presupuesto y reportar el presupuesto en cualquier moneda.

Monedas - 1 Monedas - 1 Tekhne


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La moneda por defecto se define en esta ventana. Si la moneda principal es el Peso Colombiano, todas las otras monedas deben tener su cambio hacia el Peso, en términos de “cuantos pesos recibo por una unidad de mi moneda?”.

Para evitar la necesidad de tener múltiples tasas de cambio para cada combinación de monedas (ej. Pesos a Dólares, Quetzales a Pesos, Dólares a Quetzales, etc.) C.I.O. utiliza una sola tasa de cambio desde cada moneda hacia la moneda por defecto (la Moneda Principal).

Monedas - 2 Monedas - 2 Tekhne


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C.I.O. tiene un sistema sofisticado de control de usuarios que permite definir los trabajos que cada persona puede ejecutar en el programa. Desde el momento en que el usuario entra su nombre y clave para acceder al programa, C.I.O. está controlando su trabajo en el programa, comparando siempre contra una tabla de permisos manejado por el Administrador del Sistema.

El Administrador del Sistema (la persona quien entra a C.I.O. con el nombre “ADMIN”) tiene acceso a la opción Control de Usuarios del menú de Administración.

Aquí hay una tabla de usuarios del C.I.O. Se puede crear, modificar y borrar usuarios con los botones de la barra de herramientas. El campo Login es el nombre corto que el usuario digita para entrar a C.I.O.

Control de UsuariosControl de UsuariosTekhne


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Un nuevo usuario tiene clave de acceso 12345 por defecto. El nuevo usuario puede acceder al programa digitando el nombre corto en el campo Nombre de la ventana Login y la clave 12345, y luego utilizar la opción Cambio de Clave para colocar una clave personal.

Para cambiar la clave, C.I.O. muestra el nombre del usuario cuya clave se va a cambiar, y debe digitar la clave original. Luego digite la clave nueva DOS VECES en los dos campos suministrados. Si el usuario digita la nueva clave bien las dos veces, C.I.O. la graba y reporta el cambio. Si no, reporta que la clave no fue cambiada.

El Administrador del Sistema es la única persona que tiene acceso a esta tabla, y la persona que entra como Admin puede controlar los demás usuarios del programa, agregando y quitando permisos para acceder a los diferentes módulos del programa.

Claves de AccesoClaves de AccesoTekhne


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En el listado de usuarios seleccione un usuario y oprima este botón que da acceso a la tabla de permisos. Aparece una ventana para escoger entre los permisos para la base de datos central o los proyectos. Las demás opciones tienen que ver con los módulos de Control de Obra.

Seleccionando Base de Datos Central aparece esta ventana. Cada opción tiene un listado con Negado (no se puede ver), Consultar (se puede ver pero no editar o crear información), y Modificar (permiso para hacer cualquier trabajo).Estos son los permisos para el usuario seleccionado en el listado.

Niveles de Acceso 1Niveles de Acceso 1Tekhne


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Se debe dar los permisos requeridos para cada usuario del programa. Cuando un usuario crea un nuevo proyecto, el sistema automáticamente le da a este usuario acceso a su proyecto. Pero si otras personas tienen que accederlo, hay que agregar el permiso aquí.

Seleccionando Datos de un Proyecto se ve esta ventana. Se puede dar el nivel requerido para cada uno de los proyectos en el sistema.

Niveles de Acceso 2Niveles de Acceso 2Tekhne


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Creando su Propia InformaciónCreando su Propia Información

Ahora con el programa configurado, y el acceso para los usuarios bajo control, se puede empezar a crear sus bases de datos.

C.I.O. tiene tres Bases de Datos principales - Terceros (proveedores), Insumos y Análisis de Precios Unitarios (APUs). Por defecto el programa trae cierta cantidad de información en cada base de datos (varios cientos de proveedores, como 4.000 insumos y como 1.000 APUs en el caso de la base de datos colombiana, por ejemplo), pero seguramente cada usuario va a querer agregar su propia información, y/o ajustar la información existente.

C.I.O. esta diseñado para crear presupuestos muy rápidamente utilizando las bases de datos de insumos y APUs, entonces es mucho mas productivo si esta información esta bien organizada antes de empezar el presupuesto. En cualquier momento se puede editar o crear insumos o APUs, pero el proceso de presupuestar será mucho mas eficiente si la mayoría de este trabajo se hace con anticipación.

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La base de datos de terceros es un listado maestro de personas y compañías. Puede incluir proveedores, contratistas, clientes, fabricantes, etc. Se utiliza para alimentar la base de datos de insumos. Permite almacenar todos los datos básicos de cada tercero, y se puede organizar en grupos y subgrupos.

Base de Datos de Terceros Base de Datos de Terceros

Para acceder a los terceros, debe seleccionar Proyectos - Bases de Datos en el menú y luego el botón de Terceros, o ir a la hoja de Datos en el Panel de Control.

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Para ubicar rápidamente un tercero en particular por su código o nombre, digítelo en el campo Búsqueda Rápida.

Para moverse dentro de la base de datos de terceros se puede utilizar los botones de movimiento de la barra de herramientas o moverse sobre la lista (en la hoja Lista). Estas opciones se combinan con la posibilidad de ordenar la base de datos por código o nombre (menú Ordenar).

Hoja Lista

Buscar Terceros - 1Buscar Terceros - 1Tekhne


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Búsqueda Detallada permite a C.I.O. buscar en el campo Nombre con más cuidado, encontrando lo buscado en cualquier parte del texto y no solo al principio.

Para una búsqueda más formal, hay que utilizar la hoja Búsqueda. Se puede utilizar cualquier combinación de criterio. El botón Buscar activa la búsqueda y si ha sido exitosa muestra la señal Búsqueda en verde en la parte superior de la ventana.

Buscar Terceros - 2Buscar Terceros - 2

Hoja Búsqueda

Estas técnicas de búsqueda sirven igualmente para las bases de datos de insumos y análisis unitarios.

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Toda la edición de datos se inicia con uno de los botones de edición - Crear, Modificar o Borrar.

Para crear un nuevo proveedor, por ejemplo, empezamos oprimiendo el botón Crear.

C.I.O. entra en el modo Creando y presenta al usuario una ventana en blanco. Llene los datos de Nombre, Código y N.I.T., los cuales son obligatorios, y llene los campos de las fichas Detalles Básicos, Otra Información y Email que sean necesarios.

Creación de Terceros - 1Creación de Terceros - 1Tekhne


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El Código del Tercero es un número único para identificar el tercero en la base de datos - C.I.O. no permite números repetidos. Para encontrar un número libre se puede acudir al sistema de ayuda sensible al contexto.

Coloque el cursor en el campo Código y el botón de ayuda se activará automáticamente. Oprima el botón de ayuda y aparecerá la ventana de búsqueda de códigos.

Esta ventana viene con un rango predefinido de números para buscar - en este caso de 10000 hasta 99999. Los primeros números (1-9999) están reservados para la base de datos de Tekhne, el Tekhne Informe. El usuario puede utilizar números en este rango, pero si luego actualiza con el diskette del Tekhne Informe puede perder esta información.

Mejor, sencillamente oprima el botón Próximo y C.I.O. muestra el siguiente código libre. Ahora oprima OK y este código pasa al campo en la ficha del tercero. Alternativamente el botón Buscar muestra todos los códigos libres y el usuario puede escoger cualquiera.



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El otro campo que tiene ayuda disponible es el de Grupo. El manejo de los grupos lo miramos en la Sección 4 Grupos y Subgrupos del Tutorial completo.

Ahora los datos de nuestro nuevo tercero están completos, pero hasta el momento nuestro trabajo no ha sido grabado en la base de datos.

DescartarConfirmar

Para esto hay que oprimir el botón Confirmar. En este momento la información queda grabada y la ventana de terceros vuelve al modo de Consultando, y los demás botones de la barra de herramientas se activan nuevamente.

Si al contrario, no se quiere grabar la información, Descartar abandona el trabajo, volviendo el sistema otra vez al modo Consultando.



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Para cambiar alguna información de un tercero, sencillamente oprima el botón Modificar, y C.I.O. entra en el modo Modificando.

Para borrar un tercero, oprima el botón Borrar, y C.I.O. entra en el modo Borrando.

Aparecerá una ventana preguntando si realmente quiere borrar la información. No hay opción de Deshacer o Undo o similar después de confirmar en esta ventana.

Después de confirmar aquí, C.I.O. borra cualquier referencia de este tercero de su base de datos, por ejemplo borrará los precios de la base de insumos si es necesario.

Modificación de TercerosModificación de TercerosTekhne


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Base de Datos de Insumos Base de Datos de Insumos

Es el listado maestro de recursos básicos. Puede incluir materiales, equipos, mano de obra, transporte, y subcontratos. Se puede almacenar todos los datos básicos de cada insumo, y también un listado de hasta 99 precios para cada insumo. Se puede organizar en grupos y subgrupos. Se utiliza para alimentar directamente a los presupuestos, y también para los componentes de los Análisis de Precios Unitarios.

Para acceder a los insumos, debe seleccionar Proyectos - Bases de Datos en el menú y luego el botón de Insumos, o ir a la hoja de Datos en el Panel de Control.

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Crear un insumo es como crear un tercero. Se empieza oprimiendo el botón Crear.

C.I.O. entra en el modo Creando y presenta al usuario una ficha en blanco. Llene los datos de Descripción y Código, los cuales son obligatorios, y cualquier campo de las fichas Detalles Básicos y Otra Información que sea necesario.

También es muy importante indicar el Tipo de insumo para poder generar reportes por clase de insumo en los presupuestos.

Creando y Editando Insumos - 1Creando y Editando Insumos - 1Tekhne


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Los campos de Segunda Unidad y Por Rendimiento solo están activados para insumos de tipo Mano de Obra, Equipo o Transporte. En el caso contrario quedan desactivados (en gris) y vacíos. De igual manera, al escoger el tipo % Subcontrato, los dos campos de Unidad y el campo Por Rendimiento quedan desactivados, y la unidad será definida como % automáticamente. Hay mas detalle sobre estas opciones en el tutorial completo.

DescartarConfirmarTermina el proceso oprimiendo el botón Confirmar.

Hay varios campos que tienen ayuda disponible, con un doble-click del mouse o con el botón de ayuda de la barra de herramientas.



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La otra forma de crear un nuevo insumo es copiando un insumo existente. Típicamente se utiliza esta opción cuando ya se tiene un insumo similar en la base de datos que solamente varia en pocos aspectos con respecto al nuevo insumo a crear.

Seleccione el insumo a copiar y oprima el botón Copiar. C.I.O. entra en modo Copiando manteniendo todos los datos (incluyendo precios y proveedores) del insumo original, salvo su código.

Agregue un nuevo código y haga los otros cambios necesarios, y luego Confirmar o Descartar el trabajo. Si necesita cambiar precios o proveedores, esto hay que hacerlo aparte, después de copiar el insumo.

Modificando y borrando insumos funciona igual como en la base de datos de terceros.



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Introducción a Precios 1Introducción a Precios 1

Hasta el momento no hemos tocado el tema de los precios y proveedores de los insumos en nuestra base de datos.

C.I.O. Light maneja un sistema de Juegos de Precios. Se puede tener hasta 99 juegos definidos en el programa, típicamente para diferentes ciudades, presupuestos particulares, para pedidos grandes, para pedidos pequeños, etc.

Cada insumo puede tener un proveedor y precio para cada uno de los juegos de precios definidos, o sea puede tener hasta 99 cotizaciones.

Cuando queremos valorizar un APU o un presupuesto, tenemos que escoger UNO de los juegos de precios y C.I.O. utiliza las cotizaciones de este juego para hacer sus cálculos.

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Aquí vemos un insumo con precios y proveedores para tres juegos de precios, nombrados Bogotá, Medellín y Cali.

Si estos fueran los únicos juegos disponibles, cuando se consultaran los análisis unitarios o se crearan presupuestos se podría escoger uno de estos tres juegos.

Si decidimos valorizar un presupuesto utilizando esta lamina con el juego de precios Bogotá C.I.O. tomará el precio $24.840. Podemos revalorizar el mismo presupuesto con el juego de precios Medellín en tal caso C.I.O. utilizará $20.470.

Introducción a Precios 2Introducción a Precios 2Tekhne


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Editando Juegos de PreciosEditando Juegos de Precios

Primero tenemos que definir los Juegos de Precios que queremos tener disponibles en el sistema.

Los Juegos de Precios sencillamente constan de un código y una descripción. Se les pueden Crear, Modificar y Borrar como cualquier otra información.

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Precios de Insumos - 1Precios de Insumos - 1

Para poder ver o manipular los precios de un insumo, primero debemos tener el botón Lista de Precios oprimido. Sin esto, la lista de los precios queda desactivada.

Luego se puede traer la ficha de precios a la vista. En este momento, con la hoja de precios activada y a la vista, los mismos botones de Crear, Modificar y Borrar aplican para los precios en lugar del insumo.

Lista de Precios

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Precios de Insumos - 2Precios de Insumos - 2

Confirmar

Oprimiendo el botón Crear vemos la ficha de creación de un nuevo precio.

Llene los datos requeridos, y termina con el botón para Confirmar.

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Modificando y borrando precios funciona exactamente como cualquier otra información.

Adicionalmente hay dos maneras de modificar más rápidamente los precios. Primero, se puede hacer un doble-click sobre cualquier precio y C.I.O. entra automáticamente a modo Modificando.

Segundo, se puede oprimir el botón Editar Precios.

Ahora haciendo doble-click sobre un precio trae una ventana de edición rápida del precio.

Editar Precios

Precios de Insumos - 3Precios de Insumos - 3Tekhne


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Base de Datos de Análisis de Base de Datos de Análisis de Precios Unitarios (APUs) Precios Unitarios (APUs)

Este es el listado maestro de actividades. Un análisis unitario es el análisis de los insumos básicos requeridos para ejecutar una unidad de algún trabajo en particular. Por ejemplo, un análisis unitario de mampostería contiene todos los recursos de materiales, equipos, mano de obra, etc., requeridos para ejecutar un metro cuadrado del trabajo. Es la unidad fundamental para presupuestar.

Los recursos que conforman el análisis se conocen como Componentes. En C.I.O. los componentes pueden ser cualquier mezcla de insumos básicos de la base de datos de insumos, u otros análisis utilizados como Sub-Análisis (mortero o concreto, por ejemplo, o cuadrillas de mano de obra - cada uno es un análisis unitario, pero se utilizan adentro de otros análisis también).

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Acceso a los Análisis UnitariosAcceso a los Análisis Unitarios

Al acceder a la base de datos de APUs, C.I.O. muestra la ventana de Valorización de Análisis.

Aquí se puede escoger el Juego de Precios que se quiere utilizar para valorizar los APUs, si se van a utilizar los descuentos disponibles en los precios, y en que moneda C.I.O. debe reportar.

Estando en la base de datos de APUs se pueden cambiar estas opciones en cualquier momento.

Para acceder a los APUs, debe seleccionar Proyectos - Bases de Datos en el menú y luego el botón de Análisis, o ir a la hoja de Datos en el Panel de Control.

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Para crear un nuevo análisis, empezamos oprimiendo el botón Crear.

C.I.O. entra en el modo Creando y presenta al usuario una ventana en blanco. Llena los datos de Descripción y Código, los cuales son obligatorios, y cualquier campo de la ficha Detalles Básicos que sea necesaria.

Hay ayuda disponible para los campos Código, Grupo y Subgrupo. Para el Grupo C.I.O. muestra el listado de grupos y subgrupos de análisis y se puede arrastrar la información requerida.

Creando y Editando APUs - 1Creando y Editando APUs - 1Tekhne


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La otra forma de crear un nuevo análisis es copiando un análisis existente. Típicamente se utiliza esta opción cuando ya se tiene un análisis similar en la base de datos que solamente varia en pocos aspectos con respecto al nuevo análisis a crear.

Seleccione el análisis a copiar y oprima el botón Copiar. C.I.O. entra en modo Copiando manteniendo todos los datos (incluyendo los componentes) del análisis original, salvo su código.

Agregue un nuevo código y haga los otros cambios necesarios, y luego Confirmar o Descartar el trabajo. Si necesita cambiar información de los componentes, esto hay que hacerlo aparte, después de copiar el APU.

Creando y Editando APUs - 2Creando y Editando APUs - 2

Modificando y borrando insumos funciona igual como en las otras bases de datos.

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Introducción a ComponentesIntroducción a Componentes

Hasta el momento lo único que hemos creado es la información de “encabezamiento” del APU. Faltan los componentes que conforman el cuerpo del análisis, ahora se deben definir los recursos que se necesitan para desarrollar una unidad de la actividad en cuestión.

Estos componentes pueden ser cualquier combinación de insumos de la base de datos de insumos - materiales, equipos, mano de obra, transporte, subcontratos o %subcontratos - u otros APUs como sub-análisis.

Ejemplos típicos de sub-análisis son morteros o concretos, o cuadrillas. Estos tienen sus propios componentes, y luego se utilizan como componentes en otros análisis

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Creando Componentes - 1Creando Componentes - 1

Para poder ver o manipular los componentes de un análisis, primero debemos oprimir el botón Lista de Componentes. Sin esto, la lista de los componentes queda desactivada.

Luego se puede traer la ficha de componentes a la vista. En este momento, con la ficha de componentes activada y a la vista, los mismos botones de Crear, Modificar y Borrar aplican para los componentes del análisis específicamente y ya no para el análisis general.

Oprimiendo el botón Crear vemos la ficha de creación de un nuevo componente.

Lista de Componentes

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Tipo de componente (insumo o sub-análisis)

Tipo de insumo (si aplica)

Componente (insumo o sub-análisis)

Cantidad o rendimiento del componente

Porcentaje de desperdicio del componente

Valores del APU incluyendo el nuevo componente

Creando Componentes - 2Creando Componentes - 2Tekhne


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Se puede arrastrar el código del insumo desde la ventana de insumos, o el código del sub-análisis desde la ventana de sub-análisis (ver Sub-Análisis más adelante en esta sección).

Confirmar, y el nuevo componente aparecerá en el listado de componentes del análisis, y los valores del análisis serán actualizados.

Si el Tipo de componente es Insumo, debe ingresar el código de un insumo en el campo Componente. Si es un Sub-Análisis se debe modificar el Tipo a Análisis y se debe colocar el código de un APU como el Componente.

Cantidad 1 es la cantidad del componente que se necesita para ejecutar una unidad del APU. El Desperdicio es el porcentaje adicional del componente que se necesita para cubrir el desperdicio en obra.

Los campos de valores muestran el valor unitario del componente, su valor total en el APU, y el valor total del APU incluyendo los datos de este componente (estos se actualizan dinámicamente a la medida que el usuario edita la cantidad y desperdicio).



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Modificando y borrando componentes funciona exactamente como cualquier otra información.

Adicionalmente hay dos maneras de modificar más rápidamente los componentes. Primero, se puede hacer un doble-click sobre cualquier componente y C.I.O. entra automáticamente a modo Modificando.

Segundo, se puede oprimir el botón Edición Rápida.

Ahora haciendo doble-click sobre un componente trae una ventana de edición rápida del componente.

Edición Rápida



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Juegos de PreciosJuegos de Precios

En cualquier momento se puede ir a la opción Juego de Precios del menú Editar para cambiar la moneda en la cual C.I.O. presenta los valores, y el juego de precios.

Aparece la ventana de Valorización de Análisis nuevamente. Después de cambiar la moneda o precios, C.I.O. actualiza la ventana de análisis inmediatamente, tanto el listado de componentes como la ficha de valores.

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