Curso Basico Secretariado 18739

7/25/2019 Curso Basico Secretariado 18739

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Curso bsico de secretariado

Autor: Mara Prez

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Presentacin del curso

La Secretaria es un departamento muy importante en toda empresa, es por ello, quetoda secretaria debe adquirir destrezas y habilidades que le permitan realizar unexcelente trabajo.

Toda buena secretaria necesita interactuar con cada uno de los factores queintervienen en la empresa. En este curso de mailxmail podrs conocer todas lastcnicas necesarias para poder ser una buena secretaria.

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1. Facilidad de expresin[http://www.mailxmail.com/curso-basico-secretariado/facilidad-expresion]

Toda buena secretaria necesita interactuar con cada uno de los factores queintervienen en la empresa tales como Personal de Administracin, Empleados,Clientes, Proveedores, Supervisores, y toda aquella persona que amerita tener una

informacin con respecto a la compaa.

Por ello es necesario que toda secretaria tenga ciertas caractersticas que lepermitan tener una calidad de comunicacin a continuacin citaremos varioscaractersticas al respecto:

1.- Dominio del tema,

2.- Buen Vocabulario,

3.- Buena Diccin,

4.- Facilidad para exponer las ideas

5.- Cordialidad y respeto.


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2. Facilidad de redaccin[http://www.mailxmail.com/curso-basico-secretariado/facilidad-redaccion ]

Toda secretara necesita llevar registros escritos de diferentes movimientos de laempresa tales como actas, funciones, anotaciones de procedimientos, inventarios,nminas, planillas, bauches de pago, listado de precios, relacin de gastos entre

muchas otras funciones dependiendo del servicio que brinde la empresa y de lasfunciones inherentes al cargo que varan de una empresa a otra, es por ello, quetoda secretaria debe tener excelente dominio, de todo procedimiento, que requierellevar cualquier tipo de informe escrito.

Toda secretaria debe tener excelente dominio de los procesos de:Descripcin,Narracin,Sntesis o Resumen,Abreviacin,Parfrasis,

Entre otras formas de expresin de lenguaje escrito.Ortografa,Redaccin,Conocimiento del Orden Alfabtico en cuanto a Archivo.


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3. Buenas relaciones[http://www.mailxmail.com/curso-basico-secretariado/buenas-relaciones ]

Es absolutamente necesario que la persona encargada de la secretaria de unaempresa tenga excelentes relaciones con todo el equipo de trabajo que le rodea,puesto que los posibles percances que puedan presentarse entre el grupo de

trabajo, atrasan los procesos y procedimientos de la empresa, y generan unretroceso en el buen funcionamiento de la empresa.

Tambin es importante que la secretaria, sea una persona, que pueda ser un enlaceentre los equipos de administracin y sus equipos de trabajo subalternos.

Un factor muy importante en el avance de toda compaa, es su relacin, con lospersonas ajenas a la empresa, pero que tienen un vinculo con la empresa porcualquier va, bien sea como productores, proveedores, consumidores, clientes, ocualquier otra forma de vinculo con la empresa, por ello, es que es importante quetoda secretaria, mantenga estos vnculos, en perfecta armona, por el bien de laempresa, y dems factores que lo integran


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4. Creativa y dinmica[http://www.mailxmail.com/curso-basico-secretariado/creativa-dinamica ]

En toda empresa se presentan cualquier tipo de imprevisto, situaciones inesperadas,que ameritan soluciones improvisadas que contribuyan a que los imprevistos, noafecten, el excelente desenvolvimiento de la empresa y de las diferentes funciones

de la empresa.

Por eso, es necesario que toda buena secretaria sea creativa, dinmica, y que tengamucha facilidad para levantarse en medio de las presiones que causan losimprevistos, y ella pueda ser un eslabn importante en la empresa.

Sin embargo, toda secretaria debe ser prudente y velar por el cumplimiento de lasnormativas establecidas en la empresa y todo cambio o estilo de resolver problemasdebe ser consultados ante sus jefes inmediatos, antes de ser ejecutados. Pero luegode ser aprobado, deben ser implementados, de la forma correcta


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5. Responsabilidad[http://www.mailxmail.com/curso-basico-secretariado/responsabilidad ]

Todo trabajo dentro de una compaa es realmente necesario y obligatorio pero enlos cargos de mayor peso dentro de una compaa es el cargo que amerita mayorresponsabilidad, por ello es necesario que una secretaria que aspira ser excelente,

pueda realizar sus funciones con eficiencia, y puntualidad la responsabilidad viene aser unas de las caractersticas mas vitales de una secretaria.

La Responsabilidad amerita puntualidad, pulcritud en los trabajos, puntualidad encuanto asistencia, respeto del horario, y prontitud en cuanto a cada una de lastareas que deba realizar


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6. Perfil de secretaria[http://www.mailxmail.com/curso-basico-secretariado/perfil-secretaria ]

Unos de los perfiles que requieren mayor atencin, en cuanto a sus postura, dentrode la empresa, son:

Los Gerentes, Los Administradores, Los Contadores, Los Coordinadores, Los Supervisores, Y la Secretaria.

Este es el personal que generalmente llevan el reto de dirigir la empresa hacia laexcelencia, cuando cualquiera de estos factores de un equipo de trabajo expresauna mala imagen, la confiabilidad en la empresa, tiende a bajar de nivel, por ellos esque todos y cada uno de estos autores, deben mantener un perfil que generecredibilidad, confiabilidad y respeto.

De la misma manera en que cada Personal en su cargo, genere credibilidad,confiabilidad y respeto, en esa misma medida, van a percibir, el trato de todos losdems miembros de su equipo de trabajo


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7. Confiabilidad[http://www.mailxmail.com/curso-basico-secretariado/confiabilidad]

Toda secretaria tiene acceso a los documentos ms importantes de su compaa;archivo, inventario, relacin de gastos, relacin de precios, Actas, registros de laempresa, nominas de empleados, decisiones internas de la compaa, y muchas otro

tipo de documentacin privada de la empresa.

La secretaria debe formar parte de la Confiabilidad de la empresa y todos losdocumentos a los que la secretaria tenga acceso deben mantenerse estrictamentearchivados, organizados, protegido, y garantizando el cuidado y proteccin acercadel contenido, evitar su extravo, evitar que personas ajenas tengan acceso a esosdocumentos o a los datos privados contenidos en ellos


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8. Activa y dinmica[http://www.mailxmail.com/curso-basico-secretariado/activa-dinamica ]

Las habilidades y las destrezas de una secretaria, le permiten escalar otrasposiciones dentro de la empresa, mejorar el procedimiento ya establecido, conrespecto a ese cargo, y darle mayor valor al servicio que presta dentro de una

empresa.

Toda empresa necesita una secretaria, dinmica, activa y productiva, que se sienta elavance y desarrollo, de cada una de las ejecuciones de sus funciones dentro de laempresa.

El prestigio que tenga El Cargo de Secretaria dentro de una empresa, depender delnivel de desenvolvimiento que tenga, la persona que ejecuta dicho cargo.


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9. El ambiente, recursos y herramientas de trabajo[http://www.mailxmail.com/curso-basico-secretariado/ambiente-recursos-herramientas-trabajo]

La Secretaria es responsable de su ambiente de trabajo, de que exista un orden entodas las cosas concernientes a su trabajo.

Toda secretaria debe velar por su espacio de trabajo, y todas los recursos,mobiliarios, documentacin, y espacio que este a su cargo, tales como:

- Archivo,- Escritorio,- Carpetas,- Libros de Actas,- Libros Ingresos,- Carpetas Nminas,- Carpetas de Facturacin,- Carpeta con Relacin de gastos,- Documentos registrados en la Computadora,

- Buzn de Archivos,- Cualquier otro recurso, que este bajo su responsabilidad.

No es permitido, que toda documentacin de la empresa, que este bajo lasupervisin de la secretaria, estn desordenados, extraviados, sin pulcritud,deteriorado, sin culminar el trabajo, pospuesto para ltima hora.


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10. Accesibilidad[http://www.mailxmail.com/curso-basico-secretariado/accesibilidad ]Si bien es cierto que hay que considerar la privacidad que se le debe tener a losdocumentos, herramientas, y espacios, que le son confiados a la secretaria, tambines absolutamente necesario, de que toda secretaria, mantenga todo su trabajo,recursos, y ambiente, dispuestos de manera accesibles, para el momento, en que laempresa amerite que otro personal se encargue de determinada labor quecorresponda al acceso a esa documentacin, a esos archivos, a esos espacios, o aesos recursos, o en caso de que amerite, una suplente en el cargo, una ampliacindel personal en esa rea, ascensin, remocin o la sustitucin de la secretaria, estosrecursos, ambientes y documentos puedan estar disponibles, para las personas queameriten usarlos, para el cumplimiento de sus funciones.

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