COORDINACIÓN GENERAL DE VINCULACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN CONTINUA

CURSO TALLER: DESARROLLO SECRETARIAL I

OBJETIVO GENERAL Al finalizar el evento, el participante debe ser capaz de aplicar las herramientas y procedimientos que les permitan mejorar sus habilidades técnicas, administrativas y sociales para desempeñarse como un verdadero apoyo que refleje la excelencia en su labor y en su vida cotidiana.

CONTENIDO TEMÁTICO1) Planeación de vida y trabajo.2) El hábito del orden. 3) Ética profesional.4) Lealtad y responsabilidad con su jefe. 5) Mujer y personalidad. 6) Actitud de servicio y trato con los demás.7) El diamante de las virtudes.8) Uso correcto del teléfono. 9) Elementos para una buena ortografía y redacción.

INSTRUCTORA ROCÍO SERRANO TREJO. Es profesora en ortografía y redacción; cuenta con diversos cursos de productividad y calidad en el servicio; fue ganadora del premio: Antonio Ortiz Mena a la responsabilidad en el desempeño del trabajo; ha colaborado como instructora en cursos del área secretarial en la Dirección General de Educación Continua; cuenta con el curso: “Inducción para la Formación de Instructores bajo la Norma Técnica de Competencia Laboral”, edición 2, en la Universidad de Colima.

DURACIÓN15 horas contacto

DIRIGIDO A:Personal administrativo y público en general

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PRESENTACIÓN

La Universidad de Colima, dado su liderazgo en la entidad, genera los espacios que brindan oportunidades de crecimiento y desarrollo de sus egresados, de los sectores social y productivo, a partir de eventos académicos que tienen como premisa principal “la promoción de una cultura de la educación para toda la vida”, lo cual se articula con la promoción y generación de mejores oportunidades de crecimiento, desarrollo de habilidades y competencias que orienten a obtener conocimientos teóricos para su formación profesional, así como también enfocándose al desarrollo humano, de valores, entre otros, que nos permiten ser cada día mejores, buscando por tanto impulsar modalidades de enseñanza-aprendizaje no formales.

Por ello, la Coordinación General de Vinculación a través de la Dirección General de Educación Continua (DGEC), para el programa Atención al Sector Social, implementa el curso-taller: Desarrollo Secretarial I, en el que el participante será capaz de aplicar las herramientas y procedimientos que le permitan mejorar sus habilidades técnicas, administrativas y sociales para desempeñarse como un verdadero apoyo que refleje la excelencia en su labor y en su vida cotidiana, con lo cual se contribuye con los compromisos que hemos adquirido con la sociedad.

Con este evento académico, la Universidad de Colima contribuye con los sectores de la sociedad en la promoción de la actualización y formación permanente así como la renovación de los vínculos que existen entre la educación formal y el mundo del trabajo, con la participación directa del público en general.

Bienvenidos a la Universidad de Colima

Dra. Susana Aurelia Preciado JiménezDirectora General

INTRODUCCIÓN

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El principal objetivo de este curso es aprender a mejorar nuestras habilidades secretariales y administrativas, con el objetivo de actuar como un verdadero apoyo que refleje la excelencia en los resultados.

Mediante los ejercicios agrupados en los 10 temas que componen este manual de trabajo, pondrás en práctica los conocimientos adquiridos y te autoevaluarás. La autoevaluación te ayudará a saber cuáles son los temas que se te dificultan y a descubrir tus errores más frecuentes para luego, trabajar en superarlos.

Cada tema inicia con una breve introducción y a continuación se proporcionan ejemplos cotidianos vinculados a tus propias experiencias.

Finalmente, se pondrá en práctica la teoría, mediante diversas técnicas de instrucción programadas por el instructor.

Esperamos que este curso te lleve de la mano por el interesante y fascinante mundo secretarial y que la calidad en tu trabajo sea un valioso instrumento de calidad.

1. PLANEACIÓN DE VIDA Y TRABAJO

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Objetivo particular: Al finalizar el tema, el participante debe ser capaz de planear sus objetivos vitales y de trabajo a través de un mayor conocimiento personal y de un análisis de sus propios talentos, fuerzas y limitaciones para una vida responsable, plena y trascendente.

Introducción:“Sabemos lo que NO queremos hacer, pero no sabemos lo que queremos hacer y sólo hay una manera de saberlo: intentándolo”

Ducker.

1.1. Metas personales y de trabajo.

El establecimiento de metas personales es el primer paso para tomar una acción positiva y definida; es la fuerza humana de auto motivación más poderosa, pero no todas las metas son iguales, ya que algunas son en ocasiones más importantes que otras. Entendemos como meta el fin al que se dirigen tus acciones y deseos; por eso es muy importante que respondas a las siguientes preguntas:

¿Dónde me encuentro ahora?

¿A dónde deseo llegar?

Para contestar estas preguntas haz un autoanálisis acerca de tu desempeño en el trabajo y en tu vida personal; esto te permitirá evaluar qué tan bien estás haciendo las cosas, en relación a la ejecución ideal y así, podrás identificar cuáles son tus fallas y cómo superarlas, es decir, cuáles metas te propondrás para solucionarlo.

PRÁCTICA 1: ¿DÓNDE ME ENCUENTRO AHORA? ¿A DÓNDE DESEO LLEGAR?

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1.- Describe brevemente tu situación actual de trabajo y calidad de vida personal.

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2.- Al pensar ahora en tu vida y trabajo, ¿cuál te preocupa más?, ¿por qué?

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3.- ¿A dónde deseo llegar? ¿Cuáles metas quiero alcanzar?________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4.- Elige de los siguientes elementos los que creas que son indispensables para realizar un proyecto de planeación de vida y trabajo y alcanzar una meta.

(a) Incrementar la conciencia personal que tengo de mi trabajo y de mi vida.

(b) Identificar alternativas y hacer elecciones.(c) Hacer planes a corto, mediano y largo plazo, para alcanzar una

meta fijada

El establecer metas te permitirá hacer un compromiso que redundará en tu propio beneficio.

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Las metas tienen las siguientes características:

Deben ser concretas y ponerse por escrito. Ser realistas y alcanzables. Incluir cambios, lo que implica cultivar los hábitos o actitudes

que no se poseen aún.

Lo más importante es la buena disposición que muestres para reconocer la necesidad de hacer cambios y comprometerte con ellos. Es evidente que los cambios que te propongas no podrán hacerse de la noche a la mañana, por esta razón, debes incluir metas a corto plazo que te permitan lograr las de largo plazo.

Una meta a corto plazo es la que puede lograrse la semana próxima, el mes próximo o en un período no mayor de seis meses. Éstas, nos dan una gran confianza. Cuando alguien alcanza una meta a corto plazo, su confianza y su entusiasmo son tan grandes que se siente motivado para alcanzar mayores resultados y para hacer planes a mediano y largo alcance. Por ello, son un medio específico, elemental y significativo para el logro de metas a mediano y largo plazo.

Otro aspecto a considerar es que tus metas pueden ser tangibles o intangibles.

Una meta tangible es una necesidad que incluye cualquier cosa material, que aumente nuestra habilidad para alcanzar otras metas, para desarrollar nuevos hábitos y actitudes o para llegar a un escalón más alto.

Las metas intangibles son básicamente los cambios internos necesarios para alcanzar otras metas, son características de la personalidad o rasgos del carácter que deben desarrollarse. La mayor parte de estas necesidades de autorrealización del individuo pertenecen a esta categoría.

1.2. Cómo realizar mi planeación de vida y trabajo.

No es difícil encontrar personas que viven en la insatisfacción, en el aburrimiento, angustiadas y sin encontrarle un sentido a la vida. Personas que aun teniendo trabajo, dinero, familia y libertad, carecen de una ilusión, sienten un vacío interno y llegan a decir: “No sé para qué vivo”. No dan valor a su propia vida y ésta se les va sin vivirla plenamente.

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El ser humano se enfrenta hoy a cambios continuos, tanto económicos como sociales. Nuestra estructura social es cada vez más compleja, por ello, es fácil caer en la deshumanización y enajenación que llevan al individuo a perder el sentido e importancia de su propia participación en el núcleo de trabajo y familia al que pertenece. Estos retos lo obligan a buscar su centro interior y a realizar un proyecto de vida.

La necesidad de planear nuestros objetivos vitales requiere como base indispensable una comunicación continua con uno mismo, es decir, conocernos y saber cuáles son nuestros proyectos, qué queremos ser y hacer, para el bien propio y el de los demás.

Pero, ¿qué es una planeación de vida y para qué sirve? La planeación de vida surge de la corriente humanista, tanto psicológica como filosófica que propicia el renacer de los intereses, la integración de valores, capacidades y experiencias para el desarrollo de las propias potencialidades, para una vida significativa, responsable y feliz.

Esto permite al individuo elegir y planear qué desea lograr, ayuda a identificar la dirección que quiere dar a su propia existencia, beneficiándose a sí mismo, a su familia y a la institución donde labora, ya que es en estos lugares donde se proyecta.

Como Joseph Fabry dice: “Una vez que la persona acepta el hecho de que cuenta con opciones, ya está en el camino de encontrarle una salida a sus situación”, ya que la principal capacidad del hombre es la elección; en forma constante está eligiendo y existen multitud de alternativas, por limitadas que sean; las circunstancias no deben determinarnos, somos nosotros quienes determinamos si nos sometemos a ellas, o las desafiamos”. (Ver video)

Cada momento de la vida tiene un sentido, cada experiencia un valor, nada es casual ni de “suerte”, es por esto que sin una planeación significativa de vida y trabajo, el individuo será presa fácil del vacío existencial que conlleva el no hacer consciente el propio sentido de la vida.

La planeación significativa de vida y trabajo contribuye a que el individuo se vea a sí mismo desde una nueva perspectiva, conozca tanto sus limitaciones como potencialidades y descubra su sitio en la vida, el modo en que se adapta a la totalidad de la existencia, en que se relaciona con otras personas, supera sus fracasos y cumple sus tareas.

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PRÁCTICA 2: “CAPACIDADES Y LIMITACIONES”

Enlista a la izquierda tus habilidades, talentos, capacidades y recursos; a la derecha tus debilidades, limitaciones e incapacidades. Deberás revisar las áreas: física, emocional, profesional, financiera, espiritual y social.

Al terminar el listado, analiza tus respuestas, identifica alternativas y piensa en un cambio. Escoge una “C” si crees que es factible de CAMBIO; “D” si es factible de DESARROLLO y “N” si no es factible ninguna de las dos. Preséntalo a tus compañeras y comenta los puntos más relevantes para comenzar a realizar tu propio proyecto de vida y trabajo.

CDN

HABILIDADES,TALENTOS,CAPACIDADES,RECURSOS.

DEBILIDADES,LIMITACIONES,INCAPACIDADES

CDN

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PRÁCTICA 3: CICLO “A B C” PROYECTO PERSONAL DE VIDA Y TRABAJO

A) PLANEACIÓN: (¿Cuál es mi propósito o meta? ¿Por qué lo quiero hacer y cuáles beneficios obtendré para mí y para los que me rodean? A1________________________________________________________________

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B) ORGANIZACIÓN: (¿Cómo, cuándo y qué recursos utilizaré? ¿Cuáles son los medios y las actividades para realizarlas?)B1________________________________________________________________

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________________________________________________________________B3________________________________________________________________

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D) CONTROL: (Evaluar y supervisar los resultados de los propósitos fijados en la planeación) (¿se cumplieron mis metas? (¿Llegué al objetivo final?).D1________________________________________________________________

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________________________________________________________________Conclusión: La planeación de vida y trabajo en los rangos a corto y mediano plazo se pueden repetir una y otra vez, por lo que conforman un ciclo. Una planeación será adecuada si incluye: 1) propósitos o metas que se consideren realizables; 2) si se determinan las actividades y los medios para lograrlos; 3) si se ejecuta la acción y se lleva un buen control de la actividad.

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2. EL HÁBITO DEL ORDEN

Objetivo particular: Al finalizar el tema, el participante debe ser capaz de organizar sus actividades diarias mediante el hábito del orden y aprovechar sus recursos para alcanzar sus metas y propósitos de trabajo y vida personal.

Introducción:El hábito es una costumbre adquirida por actos repetidos y subsecuentes. Es una característica definida del ser humano. Al establecer el hábito del orden en nuestra vida, aprovechamos nuestros recursos al máximo y de esta forma, logramos obtener resultados de calidad. Sin él, todo se convierte en caos.

2.1. Definición de orden

Ordenar significa distribuir y organizar nuestro tiempo, actividades y recursos materiales e intelectuales. Este orden, nos permitirá superar los obstáculos que se nos presenten mientras logramos nuestros objetivos.

Todos, para elevar nuestra calidad de vida, deberíamos desarrollar el hábito del orden en todos los aspectos: profesional, social, familiar, emocional, financiero y espiritual.

2.2. El orden mental y externo

El orden, más que una cualidad externa, es una cualidad mental, no existe una sin la otra, es decir, el orden es armonía cerebral con respecto a lo que nos rodea y se verá reflejado en la excelencia de tu trabajo.

Ejemplos: La coordinación perfecta de tus actividades diarias. Concertar oportunamente las citas de tu jefe. Establecer un control sobre los asuntos que te corresponde

manejar en tu oficina y en tu vida personal.

El orden externo es sólo la manifestación de esa cualidad mental. En el sentido estético, significa la recta colocación de las cosas u objetos en el lugar que les corresponde.

Ejemplos: Un escritorio bien ordenado.

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Un archivero bien clasificado. Mantener el orden y mantenimiento de tus herramientas de

trabajo.PRÁCTICA 4: REFLEXIÓN

Menciona una experiencia personal o de otra persona, que refleje el hábito del orden y otra que manifieste lo contrario y sus consecuencias.

1.- Experiencia que refleja el hábito del orden y sus consecuencias.

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2.- Experiencia que refleja la falta de orden y sus consecuencias.

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2.3. El hábito del orden en nuestras actividades cotidianas

El orden en las actividades diarias y cotidianas, implica dar prioridades para facilitar el trabajo. El punto de partida consiste en que al concluir una jornada de trabajo identifiquemos las actividades que tienen que realizarse al día siguiente e iniciar las labores con la idea precisa de lo que debemos hacer.

Unos minutos dedicados a la planeación, evitarán demasiadas fugas de tiempo, dinero y esfuerzo. Si no practicamos ese orden, habrá falta de claridad en nuestros objetivos. Trazar un plan y revisar las actividades a realizarse, nos permitirá decidir cuáles son los asuntos que reclaman atención prioritaria. De esta manera, podemos percatarnos de cómo en muchas ocasiones invertimos tiempo excesivo en asuntos no urgentes, postergando otros que demandan nuestro tiempo y energía inmediatos.

Un instrumento útil y necesario para organizar nuestra jornada diaria lo constituye una agenda de trabajo o programa de actividades, que permite organizar y ordenar los eventos a desarrollar y el tiempo estimado para cada uno. Puede ser semanal o mensual.

Usa tu creatividad e ingenio y realiza con tus compañeras de equipo una agenda de trabajo o programa de actividades. Puede ser semanal o mensual.

2.4 El orden como cualidad profesional

Nos permitimos sugerirte el orden de algunas ideas que debes considerar de suma importancia para desarrollarte con éxito en tus actividades profesionales. Léelas y contesta honestamente.

¿A qué se dedica tu departamento? ¿En qué consiste tu trabajo y cuáles son tus obligaciones? ¿Llevas un plan semanal o mensual para ti y para tu jefe? ¿Llegas a tiempo a tu oficina? ¿Desayunas antes de llegar a la oficina o en la oficina? ¿Tu área de trabajo siempre está ordenada? ¿Entregas tus trabajos en los tiempos acordados? ¿Encuentras con rapidez los documentos que te solicitan de

archivo? ¿Das respuestas rápidas y eficientes a quienes te lo solicitan? ¿Sabes cuáles compromisos tienes hoy? ¿Sabes cuáles compromisos tiene hoy tu jefe?

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Este es el orden como cualidad moral y ética que tienes que empezar a considerar, desde el punto de vista que eres responsable y quieres renovar tus esfuerzos, usando tu inteligencia, tu voluntad, tu prudencia y tu espíritu de iniciativa.

BREVES SUGERENCIAS

Mantén tu escritorio ordenado y limpio. Recuerda que un escritorio lleno de papeles no revela la cantidad de trabajo sino la desorganización.

No tomes ni dejes ningún alimento en tu área de trabajo (escritorio, gavetas de archivo, cajones, etc.)

Clasifica tus obligaciones diarias, semanales y mensuales. No esperes a que tu jefe te las recuerde.

El programa diario de actividades o agenda de trabajo, es reflejo del establecimiento de prioridades. Deberá estar a la vista.

Las ideas vuelan. Plásmalas por escrito. Es más fácil volver a tu libreta y recordar los pendientes y recados telefónicos.

Procura estar preparada mental y físicamente para recibir trabajo urgente.

Cuenta siempre con suficiente dotación de papelería y artículos de escritorio.

Ordena personalmente tus libreros, archiveros, computadora, teléfono, agenda telefónica, etc.

Escucha con atención e interés las instrucciones o datos que te den. Si no las comprendes, no vaciles en preguntar; más vale una consulta a tiempo que un error más tarde.

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Comienza por las tareas que son urgentes e importantes. Después se efectúan las tareas cotidianas y no urgentes.

Toma posesión verdadera de todo lo que te toca atender conociendo las necesidades de tu Institución y/o departamento.

PRÁCTICA 5: DRAMATIZACIÓN

CASO 1Laura es la recepcionista en una empresa de telefonía celular. Han llegado unos clientes para firmar los contratos con el Gerente General de ventas. En ése momento ella está tomando su desayuno por lo que no los puede saludar, el escritorio está lleno de documentos sin ordenar y para colmo no tiene actualizada su agenda telefónica por lo que no sabe el número de extensión para informar a ventas que los clientes han llegado. ¿Cuál crees que es la imagen que ha proyectado en los visitantes?

RECOMENDACIÓN: ________________________________________________________________

CASO 2La licenciada Ochoa ha llegado a su oficina antes de la hora acostumbrada. Su secretaria aún no llega. Ella necesita con urgencia un documento de archivo y no sabe dónde encontrarlo. Al abrir las gavetas y cajones se da cuenta que todo es un desorden, además encuentra todo tipo de objetos y restos de comida. Tiene tanta prisa que decide irse a su junta de trabajo sin el documento que necesitaba.¿Qué crees que suceda cuando se encuentren?

RECOMENDACIÓN:________________________________________________________________

CASO 3Tu jefe te encomienda un trabajo urgente para entregarlo en media hora. Se trata de una factura. Comienzas a realizarlo en la computadora y cuando vas a imprimir te das cuenta de que no hay suficiente papel y no cuentas con dotación personal. Para obtenerlo, debes hacer un pedido especial. ¿Cómo crees que afectaría esto a la empresa y a ti misma?

RECOMENDACIÓN:________________________________________________________________

CASO 4Tu jefa tiene una cita de trabajo muy importante mañana por la mañana. Tuvo un día exhausto y lleno de compromisos. Como no

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revisaste ni actualizaste la agenda diaria no le recuerdas anticipadamente de la cita por lo que ella lo olvida y no asiste. Ese día llama por teléfono la persona con la cual se citó. ¿Cómo le explicas a tu jefa la omisión?

RECOMENDACIÓN:________________________________________________________________

CONCLUSIÓN: El hábito del orden nos va a permitir realizar nuestras actividades diarias al 100%, aprovechando mejor nuestros recursos materiales e intelectuales y así alcanzar nuestros propósitos de calidad y excelencia. El orden mental es la armonía que se refleja en lo que nos rodea y en lo que ofrecemos a los demás en nuestro quehacer diario. El orden externo es sólo la manifestación de aquél. Un instrumento útil y necesario para organizar nuestra jornada diaria, semanal o mensual, lo constituye una agenda de trabajo o programa de actividades que permite organizar y ordenar los eventos y el tiempo estimado para cada una de ellas.

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3. ÉTICA PROFESIONAL

Objetivo particular:Al finalizar el tema el participante debe ser capaz de reafirmar su ética profesional mediante el reconocimiento del código de ética y el perfil de las funciones clave para desempeñarse como un verdadero apoyo de trabajo.

Introducción:La ética trata de la moral que se vincula con la conducta humana y, en este caso específico, con las funciones secretariales. Dignidad, integridad, honradez, discreción, lealtad y eficiencia, son algunos de los aspectos del perfil secretarial que se deben desarrollar en su máximo potencial.

CODIGO DE ÉTICA PROFESIONAL DE LA SECRETARIA

Cuida su presentación personal a detalle. Es la imagen de la empresa.

Siempre llega antes que su jefe, para preparar sus actividades del día.

Mantiene su lugar de trabajo en orden y con el material necesario.

Tiene iniciativa, sin tomarse atribuciones que no le corresponden.

Refleja en su actitud, cordialidad, entusiasmo y gusto por su trabajo.

Presenta sus trabajos en forma intachable.

Guarda una profunda prudencia y discreción en relación a sus asuntos personales y a los de sus compañeros de trabajo, así como con los relativos a la institución.

Solamente cuando tiene una razón de fuerza mayor, solicita permiso para faltar a trabajar, llegar más tarde o salir más temprano.

Aplica sus 5 sentidos en el desempeño de sus labores.

“Se pone la camiseta” de la institución o empresa.

Busca constantemente nuevos métodos para mejorar su labor.

Asiste a cursos de actualización continuamente.

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Se tarda sólo el tiempo necesario cuando va al tocador, a un encargo o al escritorio de algún compañero.

No desperdicia el material de trabajo de oficina ni lo lleva a su casa.

Procura aumentar su acervo cultural por medio de lecturas, conferencias, visitas a museos, eventos culturales, etc.

Respeta su tiempo de trabajo efectivo al máximo y proyecta adecuadamente su tiempo de descanso.

Es cordial y amable y casi siempre muestra una sonrisa.

Es consciente del valor de actuación dentro de la oficina, nada carece de importancia en el trabajo, aun los deberes en apariencia intrascendentes, los toma en serio y los realiza con cuidado.

Siempre se muestra diligente y dispuesta a cooperar con gusto y eficiencia.

Utiliza el teléfono exclusivamente para asuntos de la institución y sólo hace llamadas personales cuando son absolutamente indispensables.

Conoce perfectamente la misión de la institución para la cual trabaja y sabe en qué consisten sus actividades.

Cuida la imagen moral de la institución y de su jefe, defendiéndose de comentarios negativos y perjudiciales.

3.1 FUNCIONES CLAVE DE LA SECRETARIA

1. Recaba la correspondencia dirigida a su jefe, controlando estrictamente la fecha y hora de su llegada.

2. Lleva el control de un archivo bien organizado y funcional de tal forma que aun en su ausencia, a su jefe le resulte sencillo localizar los documentos y materiales que requiere.

3. Establece un control sobre los asuntos de mayor importancia que maneja su jefe a fin de proporcionarle oportunamente la información o documentación que hiciera falta.

4. Deberá estar alerta a las mejores fuentes de información y mantener con ellas un buen contacto.

5. Implementa y maneja un seguimiento de todos los asuntos redactados por su jefe, a fin de hacerle los recordatorios que le confiera.

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6. Toma decisiones y soluciona problemas en ausencia de su jefe. Ante situaciones que demanden estrictamente su atención, lo localiza y lo pone al tanto.

7. Atiende llamadas telefónicas, seleccionando los asuntos que considere pertinentes pasar a su jefe, en base a la importancia que revistan.

8. Atiende personalmente a los visitantes. Asimismo, planea y organiza juntas, eventos y reuniones de trabajo o cualquier otro evento que se le encomiende.

9. Controla los horarios disponibles de su jefe para concertarle citas, dando prioridad a aquellas personas o asuntos cuya importancia sea mayor.

10. Cuando su jefe sale de viaje, ella verifica que se hagan las correspondientes reservaciones de avión y hotel, solicita itinerarios y efectúa todos los trámites administrativos necesarios, observando su seguimiento.

11. Fomenta un clima agradable de relaciones humanas con las demás compañeras de trabajo y con todas aquellas personas con las que se relaciona y de las cuales depende el exitoso cumplimiento de su rol de intermediaria: proveedores, contratistas, consultores, público en general.

12. Proporciona una presentación óptima en los reportes, cartas de seguimiento, documentos en general relacionados a su departamento, especialmente en redacción, mecanografía, ortografía, distribución y archivo.

3.2 PERFIL DE CUALIDADES QUE DEBE POSEER LA SECRETARIA

DISCRECIÓNEs discreta cuando es capaz de ser depositaria de “secretos” que requieren de un aislamiento absoluto. Pero no solamente es capaz de conservar en completo silencio cuestiones de gran trascendencia, sino cualquier detalle por insignificante que sea, pero del que se solicite su discreción. La discreción es una demostración certera de que una persona es digna de confianza.

PRUDENCIAUna persona prudente habla solamente cuando hay algo qué decir que valga la pena y de lo cual nada tendrá que reprocharse a sí

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misma después. Por eso: jamás deforma comentarios personales como una parte de la realidad de los hechos; jamás comenta un hecho ni un secreto que no sea “suyo” porque sabe que cada quien es dueño de sus actos y no tiene derecho a pregonar lo ajeno que “no le pertenece contar”. Sabe que hablar a hurtadillas de lo que no le pertenece es invadir la intimidad.

AMABILIDADInteresada en ser agradable y hacer sentir bien a la persona a quien se dirige sin importar nivel cultural, social, económico, color de piel, etc. Estar dispuesta a establecer una corriente de simpatía mutua con otra persona.

PACIENCIACapacidad de prestar atención, analizar hechos, valorarlos, jerarquizarlos y tomar una decisión, sin que exista algún sentimiento de ansiedad para bloquear este proceso y orillar a tomar decisiones apresuradas sin fundamentos.

INICIATIVAContinuamente está dispuesta a integrarse a cualquier propuesta de trabajo aun sin que haya necesidad de que en forma abierta se le invite a participar. Basta con que vislumbre alguna situación en la que considere que puede cooperar para que ofrezca sus servicios con gusto y con eficacia. Desde luego que su actitud nunca es de llamar la atención o de distraer el trabajo de otros para ser el centro de las miradas, sino una actitud verdaderamente solidaria y de ayuda.

ORGANIZACIÓNLa persona eficiente es siempre organizada. Planea cada etapa de su trabajo y lo realiza siempre en orden de importancia. Siempre concluye con una etapa antes de lanzarse a la siguiente. Su escritorio, sus cajones, sus libreros y archiveros siempre están en orden. Nunca se escuda tras la fácil excusa de “no tengo tiempo”. Procura que todo quede en su lugar al terminar la jornada y que todo continúe donde debe estar, pese a la acumulación de ocupaciones. Sabe que no hay forma más lastimosa de perder el tiempo que la de suponer búsquedas innecesarias cuando las cosas y los papeles no se han colocado oportunamente en su sitio.

RESPONSABILIDADConoce a detalle las exigencias y necesidades del puesto que le es asignado, las analiza y las valora. Mide sus posibilidades reales de acción y sus limitaciones. Una vez consciente de su situación, organiza su actividad jerarquizándola y ajustándola al tiempo efectivo de trabajo y de descanso. Una vez preparado el terreno de trabajo, se dedica con gusto y verdadero interés a rendir al máximo sus posibilidades para lograr que todo lo que haga sea “un éxito”.

EFICIENCIA

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La secretaria eficiente tiene una idea clara de cómo realizar de la mejor manera posible las tareas que comprende su trabajo. Eficiencia quiere decir orden, organización, buena memoria, habilidad para concentrarse, atención y deseo de mejorar.

CORTESÍALos buenos modales son también muy importantes. La amabilidad al tratar a los demás es uno de los más vitales atributos de nuestra personalidad, especialmente en el caso de la secretaria actual, cuyo trabajo la mantiene en continuo contacto con toda clase de personas.

DIGNIDADLa personalidad refleja la opinión que cada persona tiene de sí misma. Los individuos con una personalidad pobre, proyectan a las otras personas la baja opinión que tienen de sí mismos. Tú debes esforzarte por mostrar una personalidad sobresaliente que demuestre cuánto aprecio te tienes a ti misma. Esto no quiere decir que te rindas a una vanidad que en lugar de estimularte, consiga bloquear tu crecimiento porque te saque de la realidad, pero sí debes pugnar por contrarrestar tus defectos, trabajo que tiene como resultado brindarte satisfacciones que te llevarán a respetarte y a que sea reconocida tu dignidad pues quien se merece respeto, tiene dignidad.

PUNTUALIDADLlegar diez minutos antes de la hora señalada para entrar a tu trabajo, hablarán bien de ti. La puntualidad es una cualidad que distingue a una persona dentro de la institución porque demuestra su interés y su educación.

HONESTIDADHonesta es la persona que evita calumnias, intrigas. La que es honrada y no hace alarde de sus conocimientos. No es indiscreta y reconoce el mérito de los demás.

CULTURAEntre más abundante sea la información que una persona maneje, mejor ser humano será. Enriquecer nuestro idioma y nuestros conocimientos, nos enseña a pensar y a expresarnos mejor. La falta de cultura limita la inteligencia y hace que el ser humano se marchite como una planta sin luz de sol.

PRÁCTICA 6 AUTOEVALUACIÓN DE MI DESEMPEÑO SECRETARIAL

¿Cómo calificarías tu desempeño secretarial en los siguientes aspectos? Sé honesta y marca con rojo aquel que debes mejorar.

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Escala de evaluación: Excelente (no hay nada que mejorar) Muy bueno (existen algunos aspectos a mejorar) Bueno (DEBES mejorar este aspecto)

Nombre de la evaluada: _____________________________________________

A.- CUALIDADES PERSONALES

____ Tu presentación y arreglo personal. (Ropa, limpieza, combinación, maquillaje, pelo).

____ Iniciativa. (No esperas a que te digan qué hacer, tú lo atiendes y te propones las mejoras que de ti dependan).

____ Actitud de superación y desarrollo. (Con gusto tomas cursos de capacitación y te interesas en aprender nuevos temas o reforzarlos).

____ Valores. (Tienes principios en tus valores personales y en tu trato con los demás; eres comprensiva y justa; reflejas tu moralidad en tu actitud).

____ Carácter. (Eres equilibrada en tus reacciones y muestras fortaleza de temperamento. Tienes determinación propia y no eres indecisa).

____ Interés por tu trabajo. (Se te nota el gusto por tu trabajo, no llegas con desgano, adornas tu oficina, la cuidas y la atiendes, no te aburres).

B.- PREPARACIÓN PARA EL TRABAJO

____ Tu preparación técnica. (Tienes constancia de estudios, cursos, diplomados, otros).

____ Recibes y entregas mensajes.

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(No olvidas ni descuidas tomar recados y cumplir encargos, lo haces bien y rápido; tomas nota de las personas con quien dejas o entregas los mensajes.

____ Atención al teléfono. (Nunca timbra más de 3 veces sin ser atendido, eres atenta, amable, das respuestas sin salirte de tus atribuciones y das soluciones a tu alcance; eres breve, clara y concisa, saludas e identificas al departamento y a ti misma, no abusas con llamadas personales).

____ Mecanografía. (¿Tu velocidad y limpieza son satisfactorias?)

____ Taquigrafía. (¿Tomas dictados y los transcribes con eficacia?)

____ Manejo de computadora. (¿Qué tanto sabes manejar programas de software?

____ Ortografía. (¿Qué tan aceptable es tu nivel de ortografía?)

____ Redacción. (¿Posees una redacción clara, precisa y fluida?

____ Expresarte con propiedad. (¿Dices palabras malsonantes e incorrectas? ¿Te expresas con propiedad? ¿Tu expresión verbal es clara y agradable? ¿Sabes escuchar?).

C.- COMPORTAMIENTO EN EL TRABAJO (ACTITUDES)

____ Puntualidad en tus labores.(¿Llegas corriendo o después de tu límite de horario a la oficina? ¿Llegas a terminar de arreglarte, a ponerte al día con tus compañeras de trabajo o a tomar tu desayuno o tu café?).

____ Colaboras más allá de tu obligación. (¿Lo haces con gusto? ¿Atiendes pendientes eventuales más allá del término del horario o puedes entrar con anticipación a tu horario?).

____ Ausencias de trabajo. (¿Qué tanto faltas a tu trabajo, justificada o injustificadamente? ¿Notificas ausencias aunque sean justificadas para prevenir el cumplimiento de tus responsabilidades de trabajo?).

____ Cuidado del material de oficina.

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(Tratas con cuidado el equipo, los muebles y artículos de oficina. No dejas luces o equipo encendido inútilmente, cuidas el buen uso y evitas los desperdicios en los materiales de papelería).

____ Organizas tu trabajo.(¿Se te olvidan los compromisos? ¿Eres puntual en la entrega de sus proyectos o encomiendas? ¿Sabes decir cuánto tiempo requerirá o cuándo terminarás un trabajo? ¿Tienes control de tus pendientes y sabes dónde se encuentra cada documento? ¿Se te olvidan las cosas y sabes hacer uso del tiempo disponible?).

____ Asuntos personales. (¿Atiendes asuntos personales durante tu trabajo? ¿Eres breve en las llamadas personales que eventualmente necesitas hacer? ¿Cuidas el uso del teléfono para fines que no sean de la oficina?).

D.- TRATO CON LOS DEMÁS

____ Trato con mis compañeras de trabajo (¿Qué tan agradable es el trato con tus compañeras y compañeras de trabajo? ¿Eres conflictiva? ¿Los apoyas y los saludas?).

____ Servicial. (¿Eres colaboradora, acomedida, te ofreces para ayudar? ¿Es difícil pedirte un favor de trabajo? ¿Necesitas que te estén ordenando?).

____ Trato atento a los visitantes de trabajo en la oficina. (¿Saludas, ofreces atención y ayuda? ¿Invitas a sentar y pasar a los visitantes? ¿Ofreces toda tu voluntad para dar soluciones dentro de tu competencia?).

E.- VALORES PARA EL TRABAJO (VIRTUDES)

____ Responsabilidad. (¿Dejas pasar los plazos de los compromisos que te son encargados? ¿Estás al pendiente de los plazos que se refieren a la oficina o a tu jefe? ¿Reconoces tus errores? ¿Cuando no entiendes, pides explicaciones y confirmas lo que entendiste? ¿Llevas un control de tus compromisos?).

____ Como apoyo de tu jefe/jefa.(¿Sabes que tu principal función es la de apoyar a tu jefe? ¿En qué medida lo demuestras con tus actitudes? ¿Te consideras una ayuda o una carga para tu oficina? ¿Tienes lealtad hacia tu

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jefe? ¿Permites que lo calumnien? ¿Le Recuerdas con oportunidad sobre los compromisos pendientes?

____ Atiendes las ausencias del jefe.(¿Estás al pendiente para cubrir las ausencias de tu jefe? ¿Tienes conocimiento y habilidad suficientes, para atender los asuntos de la oficina en ausencia él o ella? ¿Dejas sola la oficina cuando él o ella no se encuentran ahí? ¿Sabes dar razón de lo sucedido y manejar situaciones en las ausencias?

____ Eres discreta.(¿Te pueden comentar asuntos delicados de trabajo con la seguridad de que sabrás guardar secreto y sabrás identificar los asuntos que no se deben comentar?).

____ Capacidad de decisión.En ausencia del jefe, ¿tienes capacidad suficiente para tomar las decisiones que se requieran sin excederte en tus atribuciones?.

____ Confiabilidad.(¿Pueden dejarte sola en la oficina, por la confianza que tienen en ti, por tu responsabilidad comprobada y por el conocimiento que tienes de los asuntos de la oficina?).

F.- VALORES INSTITUCIONALES.

____ Interés institucional.(¿Asistes a eventos de la institución? ¿Tienes interés por portar material como logos, camisetas? ¿Te expresas bien de la institución y entras en su defensa en su caso? ¿Colaboras con actividades de carácter institucional?).

G.- CÓMO HACES TU TRABAJO.

____ Orden en tu lugar de trabajo.¿Se ve desorden? ¿Te interesas por la decoración? ¿Dejas cosas

fuera de lugar al salir de la oficina?).

____ Control de archivo.(¿Localizas con rapidez cualquier documento que se requiere? ¿Tienes codificados o clasificados los expedientes? ¿Llevas control de la documentación que sale y que entra? ¿Hay orden externo en la documentación?).

____ Trabajos a tiempo.

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(¿Tienes rezago en tus compromisos o pendientes de trabajo? ¿Cumples con todos los plazos acordados?).

____ Presentación de tus trabajos. (¿Cuidas la “forma” agradable, no sólo del contenido y la limpieza en los documentos sino en la encuadernación, folders, etc? ¿Presentas muchos errores? ¿Hay necesidad de que lo repitas varias veces? ¿Lo entregas repitiendo los mismos errores?)

Conclusión: Confirmamos el código de ética profesional de la secretaria y sus funciones clave. Revisamos el perfil de cualidades que debe poseer una secretaria y realizamos una autoevaluación del desempeño secretarial para sensibilizarnos sobre el verdadero apoyo que debemos ofrecer en nuestro campo de trabajo.

4. LEALTAD Y RESPONSABILIDAD CON SU JEFE.

Objetivo particular: Al finalizar el tema, el participante debe ser capaz de reconocer la importancia de la relación jefe/secretaria para desarrollar su función secretarial en armonía y en perfecto desarrollo.

Introducción:La relación con su jefe es la más importante. En esta relación, la comunicación, el respeto mutuo y la lealtad son requisitos esenciales. Las relaciones con los jefes deben tener como base el respeto, la franqueza, la integridad moral y la responsabilidad.

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Algunos dicen que “toleran” a su secretaria porque no hay otra solución. Igualmente, algunas secretarias dicen que “no soportan a su jefe”. Claro que no es una generalidad en ambas opiniones, pues otras están “encantadas” con él y viceversa. La mayoría de ellos se sienten satisfechos con la que tienen, lo cual no evita que pueda existir algún problema de vez en cuando.

4.1. La lealtad hacia su jefe.

¿Usted defiende y cubre el crédito de su jefe ante calumnias externas y no deja pasar nada que pueda perjudicarlo? ¿Sale en su defensa en caso de expresiones que vayan en su contra? ¿Ofrece excusas ante alguna omisión o ausencia? Si sus respuestas fueron positivas, usted sí es leal a su jefe.

Su jefe al igual que usted, es una persona humana. Independientemente de sus defectos, que indudablemente tendrá, también tiene sus cualidades. De vez en cuando en forma discreta y oportuna, dígale alguna alabanza por las cosas que realiza, emociónese con sus planes y proyectos, muestre interés en sus comentarios, conduélase de las cosas no tan gratas.

El día de su onomástico, organice algo en su honor, ya sea un saludo, un pequeño presente, una reunión o algo que demuestre que ese día no se olvida.

4.2 Evite lo que le molesta.

Que llegue a trabajar después de él. Que desde la puerta le dé un mensaje o le informe quién lo

busca, sin ningún recato ni cuidado de qué personas estén con él.

Que no sepa distinguir las cosas confidenciales de las que no lo son, ni las urgentes de las que pueden esperar (tacto).

Que lo interrumpa por insignificancias, y no pueda dar un paso sin antes consultarle.

Que no le comunique los detalles de trascendencia que él debe conocer.

Que no lo mantenga informado del proceso de las indicaciones que él da, sino que continuamente se ve obligado a preguntarle ¿qué pasó con eso? ¿Cómo va aquello?

Que ante preguntas como las anteriores usted responda: se me olvidó, pues no sé que pasó, etc.

Que no sepa mantener un ambiente de seriedad en la oficina y se exprese irrespetuosamente de él.

Que incondicionalmente le pase llamadas, visitas o asuntos o no tenga criterio para filtrarlos.

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Que trate de controlar su vida personal. Que lo niegue a personas que son de su especial afecto. Que los otros jefes se quejen del despotismo con que ella trata

a sus compañeros de trabajo. Que no le recuerde oportunamente los compromisos que él

tiene. Que a su esposa trate de ocultarle donde está, o por el

contrario le proporcione minuciosa información. Que use demasiado el teléfono para sus asuntos personales. Que hable todo el día con sus compañeros. Que tutee y trate con familiaridad a sus visitantes. Que siempre que la necesite está fuera de su lugar. Que en cuento él sale, ella abandone su escritorio, olvide el

teléfono o la busque y no está. Que se quite los zapatos. Que se les insinúe. Que no tome en cuenta su jerarquía. Que fume. Que masquen chicle. Que se maquille o que coma en el escritorio.

4.3 Sé capaz de influir en el mejoramiento de tu jefe.

Por principio, no trates a tu ejecutivo como es, sino como debiera ser. Esta norma da muy buenos resultados. Ejemplo:

a) El licenciado X tiene la mala costumbre de gritar o levantar la voz. En un momento oportuno, dile con simpatía: “Es curioso licenciado, pero siempre que usted actúa brillantemente baja el tono de su voz….” Y siga haciendo su trabajo como si no hubiera dicho algo importante. El Licenciado X ante una frase aparentemente dicha de paso, reflexionará. Lo que usted le dijo afectó favorablemente su vanidad.

4.4 Nunca se jacte usted de que está influyendo en el mejoramiento de su jefe.

Si hace eso, perderá todos los puntos favorables obtenidos. Y si por desgracia alguien se lo comenta a su jefe, perderá no sólo su aprecio sino hasta el puesto. El hecho de poder mejorar a los demás es tan valioso que no vale la pena demeritarlo con una presunción infantil.

4.5 Ayúdelo a organizar su tiempo.

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Si desea usted realizar algo verdaderamente brillante en el desempeño de su trabajo, ayude a su ejecutivo o jefe a organizar su tiempo, porque es algo de lo más valioso para su departamento. Si usted piensa que no vale la pena molestarse para mejorar a su jefe, porque éste no tiene aspiraciones, es un despreocupado o un burócrata irresponsable, ¿qué está haciendo ahí desperdiciando su vida y sus cualidades?

PRÁCTICA 7 ¿QUÉ TANTO CONOCES A TU JEFE?

¿Sabes qué clase de persona es?

¿Cuáles son sus pasatiempos e intereses?

¿Es de carácter fuerte o de temperamento pasivo?

¿Cuál es el trabajo que desempeña?

¿Cómo es su forma de trabajar?

¿Sabes lo que espera de ti?

¿Sabes lo que le gusta y disgusta?

¿Cuál es su talón de Aquiles o punto débil?

¿Cuál es su deporte o pasatiempo favorito?

¿Dónde vive y sus números telefónicos?

¿Conoces sus hábitos de trabajo (a qué hora llega y se va)?

CONCLUSIÓN: La relación jefe/secretaria es muy importante. En ésta, la comunicación, el respeto mutuo y la lealtad son requisitos esenciales. Las relaciones con los jefes deben tener como base el respeto, la franqueza, la integridad moral y la responsabilidad.

5. MUJER Y PERSONALIDAD

Objetivo particular: Al finalizar el tema la participante debe ser capaz de reafirmar su personalidad y sus cualidades físicas y emocionales para enaltecer su posición secretarial.

Introducción:

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La personalidad es el conjunto de cualidades físicas y emocionales que posee el ser humano. La mujer tiene personalidad innata y superficial, la primera se adquiere por herencia y la segunda es aprendida en el curso de la vida dentro de la sociedad mediante hábitos.

5.1 El reto actual de la mujer

Las mujeres que no exigen grandes retos en la vida, tampoco sufrirán grandes desengaños: no trabajas, no tienes problemas. Ésta, es una visión conformista. La mujer de hoy, ha demostrado que es capaz de conducirse en forma madura y profesional. Aunque formas parte del mundo de las organizaciones en el que aún predominan los hombres, no intentes competir mediante una actitud agresiva y dura.

El éxito en la carrera de una mujer no significa perder su feminidad. Es ésta una cualidad de toda mujer que debe conservar siempre: tanto en las situaciones agradables como en los momentos desagradables, en el éxito y en el fracaso.

La mujer que cree tener que opacar su feminidad para poder lograr el éxito en este mundo masculino, está intentando jugar un papel para el cual la naturaleza no la dotó y está dejando a un lado la cualidad básica de su personalidad que en su total desarrollo además de brindarle seguridad, le otorga satisfacción de desarrollar al máximo sus cualidades netas. Pero también se equivoca quien abusa de sus encantos femeninos y concede demasiado énfasis a sus atributos físicos, ya que para afrontar situaciones trascendentales, se necesita de personas con mente clara y con amplia visión de la vida, sin que estorben sus encantos femeninos. El reto actual de la mujer es muy superior a lo que podría pensarse: es ama de casa, profesionista, educadora, administradora, etc., etc., etc., sin embargo, se ha demostrado que se puede lograr.

Para crear confianza y seguridad en sí misma, debes evitar ser víctima de la baja autoestima. Quererte a ti misma te dará la fuerza interior que necesitas.

Puede decirse que no es la mujer inteligente o demasiado segura de sí misma, la que se catalogue como la mujer con personalidad idónea, sino la mujer comprensiva, experimentada en la vida cotidiana y capaz de dar algo a sus semejantes.

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Aquella mujer consciente de que todo servicio a los demás nos eleva, nos fortalece y nos perfecciona, es una mujer valiosa. Que se conozca verdaderamente a sí misma y sepa gobernar su vida y todos sus problemas.

5.2 Mi personalidad

No basta ser hermosa ni tener encantos naturales, sino tener riqueza anímica y espiritual.

Algunas cualidades que la mujer debe resaltar en su personalidad son:

Que irradie simpatía personal, (risueñas, corteses). Que por su gracia guste y “caiga bien”, (simpática y solidaria). Que tenga buen sentido del humor e ignore pequeños detalles,

(no tomarse las cosas tan a pecho). Que desarrolle su instinto femenino, (sexto sentido, precavida). Que cuide su cuerpo desde la cabeza a los pies, (arreglo

personal, dentista, peluquero, etc.). Que se conserve sana y ágil, (ejercicio, actividades extras). Que sea encantadora en el vestir y el hablar, (buen

guardarropa, voz). Que le interese cultivarse día a día, (cursos, buen cine,

conciertos). Que tenga iniciativa propia, (emprendedora). Que refleje valores personales, (morales, éticos, religiosos). Que demuestre fortaleza ante situaciones especialmente

difíciles, (ser eje de nuestras familias, no dejarse vencer, dignidad y control).

PRÁCTICA 8 LA MUJER IDEAL

Comenta con tus compañeras cuál es para ti la mujer ideal:

Muy inteligente y segura de sí, pero no cuida su aspecto físico.

No es inteligente pero es bella físicamente.

Es desaliñada pero posee belleza espiritual

¿Qué combinaciones tratarías de resaltar para formar a la mujer ideal?

5.3 Vestido y maquillaje

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Este es un punto por demás importante y al mismo tiempo delicado, es por eso que con todo el respeto que toda secretaria se merece, trataremos con tacto y prudencia algunas reflexiones sobre este tema.

Las empresas o instituciones buscan, como primera cualidad de sus secretarias, su personalidad y una excelente presentación, esto supone una grata impresión para todos aquellos que la ven pasar.

Una secretaria ejecutiva consciente de su trabajo y de su importancia, deberá reflexionar sobre su imagen personal, tratando de evitar los diferentes tipos negativos de una secretaria en cuanto al arreglo personal se refiere: exótica, coqueta, ingenua, retrato, etc.

No hay reglas fijas. Tu ropa es campo de expresión de tus preferencias y de tu libertad. Pero también puede serlo de tu buen gusto o mal gusto.

Durante el día y para el trabajo, tu maquillaje debe ser moderado y discreto. Para la noche se admite que sea un poco más atrevido. Recuerda: manejas un arma de dos filos, que puede favorecerte o bien dar al traste con tu apariencia.

En inglés le dicen make up al maquillaje, literalmente: “hacer para arriba” “levantar”, su función es precisamente resaltar y realzar los rasgos bellos y disimular los menos favorables. De aquí se sigue que la regla suprema del maquillaje es tu rostro y sus exigencias. Si no te orientas con seguridad al respecto, busca la asesoría de una cultora de belleza y de tus amigas y la del espejo, por supuesto.

Conclusión: La personalidad de la mujer es el conjunto de cualidades físicas y emocionales que posee. Tiene personalidad innata y superficial, la primera se adquiere por herencia y la segunda es aprendida en el curso de la vida dentro de la sociedad mediante hábitos. Aquella mujer consciente de que todo servicio a los demás eleva, fortalece y perfecciona, es una mujer valiosa que se conoce

32

verdaderamente a sí misma y sabe gobernar su vida y todos sus problemas.

6. ACTITUD DE SERVICIO Y TRATO CON LOS DEMÁS

Objetivo particular: Al finalizar el tema, el participante debe ser capaz de demostrar una verdadera actitud de servicio y buen trato con sus semejantes, mediante el reconocimiento de los principios básicos de ésa función vital.

Introducción:Servir es una función vital. Quien no vive para servir, no sirve para vivir. El entusiasmo con que servimos refleja hacia los demás una imagen siempre positiva y manifestará un abanico de cualidades. Es demostrar el valor que damos a los demás y simultáneamente nos damos valor a nosotros mismos. La actitud de servicio marca la diferencia entre el perdedor y el ganador. La institución para la que trabajas tiene que distinguirse por la actitud de servicio que ofrece su personal ya que es la clave para el éxito en nuestra relación laboral.

6.1 MI ACTITUD DE SERVICIO

Para evaluar tu actitud de servicio responde honestamente los siguientes rubros:

A. Busco responsabilidades.

B. Disfruto ayudar a otros a hacer mejor algún trabajo.

C. Me agrada participar en actividades de grupo.

D. Tratar con una persona problemática es un reto interesante.

E. Cuando me piden ayuda lo hago con gusto.

F. Además de mis tareas ayudo con otras.

G. Trato de ayuda a otros compañeros cuando están en apuros.

H. Actúo con optimismo ante una crisis y me solidarizo.

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6.2 MI TRATO HACIA LOS DEMÁS Y LA CORTESÍA

¿Qué es la cortesía?

Es tener tacto y consideración con los demás. Es ser benevolente. La regla de oro para practicar la cortesía es “no hagas a otros lo que no quieras que te hagan a ti”. Para ser cortés necesitas incluir en tu vocabulario estas palabras clave, las cuales deberíamos utilizar siempre:

por favor gracias ¿puedo servirle en algo? ¿en qué le puedo servir? ¿como ha estado? ¿como ha estado tu familia? ¡qué gusto verlo! etc.

Comienza a practicarla porque te dará tranquilidad, satisfacción y seguridad. Además previene fricciones con otros y acelera la acción de tus metas.

¿Por qué no te conviertes en promotor de la cortesía?

Llevarnos bien con los demás NO es difícil, todo lo que se necesita es el firme propósito y la forma adecuada de desarrollarlo.

YO ESTOY BIEN = ESTOY BIEN CON LOS DEMÁS

Lo primero es conocerse a sí misma, analizar nuestras actitudes hacia los demás, ser objetivas y respetar las diferencias individuales. Mantenernos alerta ante las presiones de grupo y no dejarnos llevar por influencias negativas. Ser cordiales y amistosas pero preservar la independencia.

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SUGERENCIAS:

Reconoce el trabajo de tus compañeros y jamás caigas en el error de creer que sólo tú haces bien las cosas.

No trates de cambiar a los demás. Acepta el hecho de que

en última instancia a la única persona a la que puedes cambiar es a ti misma. Y a veces resulta difícil.

Nunca menosprecies a nadie.

Cuidado con los enamoramientos en la oficina. Si puedes,

evítalos. Y si tienes uno, procede con la máxima discreción y decoro.

Sé siempre cortés con tus subordinados.

No mezcles tu vida privada con asuntos de la oficina.

Sé alegre a pesar de que no tengas ganas, a nadie le gustan las caras serias. Al mal tiempo, buena cara.

Sé paciente y escucha a la otra persona aun cuando no estés particularmente interesado.

Aconseja, no critiques y agradece a las personas por el trabajo realizado y muéstrales cómo se puede hacer mejor.

Sé entusiasta y busca las virtudes y los aciertos no las faltas y los errores. Indica con tacto y siempre busca el lado positivo de las cosas.

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6.3 Atención a visitantes.

Al trabajar con tu jefe y tus compañeros, has aprendido algo acerca de su idiosincrasia y su forma de vivir. Con los visitantes, las cosas cambian considerablemente. A algunos de ellos los has visto por primera vez en tu vida, la impresión que les causes, se reflejará, no solamente en ti, sino en tu jefe y en tu organización. La cortesía y la delicadeza constituyen atributos importantísimos en la tarea de tratar con otras personas, particularmente al recibir a extraños.

La sutileza puede ayudarte a evitar momentos desagradables y lograr que el visitante se marche con el sentido y la seguridad de que sus intereses han sido debidamente atendidos.

“En tus relaciones con otras personas, recuerda que tu actitud

impulsa la reacción que recibes de ellas. La forma en que se producen

estas reacciones es, por lo general, reflejo de la forma en que tú

actúas”.

No existe ejecutivo que tenga tiempo para atender a todos los que desean verlo. En realidad, el tiempo no le alcanza siquiera para ver a aquellos que él desea. Esto quiere decir, que muchos de los visitantes quedarán eliminados y este proceso es difícil y delicado para cualquier secretaria.

I. En primer lugar, deberás hacer pasar a aquellos que ameriten ser vistos por tu jefe o jefa; en segundo lugar, tendrás que eliminar a los que no tienen una razón para consumir un valioso tiempo.

II. Recibir al cliente o visitante con formalidad saludando y ofreciendo ayuda: “Buenos días” ¿En qué puedo servirle?

III. Averigua el nombre del visitante, la compañía que representa, el objeto de su visita.

IV. Proporciónale toda la comodidad posible mientras espera. Ofrécele asiento, proporciónale revistas actualizadas y de interés general o el periódico del día.

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V. Al llegar el visitante con cita previa, notifíquele inmediatamente a tu jefe, a menos que se encuentre en una conferencia que no pueda interrumpir.

VI. Para atender a los paracaidistas, es decir, aquellos que llegan sin cita, pregunta a tu jefe si puede atenderlo. Si tu jefe está ocupado, pide al visitante que espere, indicándole el tiempo aproximado de espera para que él decida entre seguir esperando o hacer cita para otro momento. Este tipo de visitas pueden limitarse en cuanto al tiempo, diciendo: “El Lic. X tiene otra cita dentro de diez minutos, pero tendrá mucho gusto en recibirlo mientras tanto”.

VII. Cuando un amigo de tu jefe llegue a visitarlo anuncia al visitante y escóltalo hasta la puerta del privado. Si él llega sin tener cita y tu jefe se encuentra fuera de la oficina, haz lo que sea posible porque se sienta cómodo y avisa a tu jefe. Hay que procurar demostrar al amigo del jefe una grata bienvenida, pero no te excedas.

VIII. Juzga y decide qué visitantes serán bienvenidos por tu jefe, cuáles quisiera él evitar, cuáles puedes atender tú misma, cuáles deben ser atendidos por otras personas.

IX. Sé cortes y cuidadosa al dirigirte a aquellos visitantes que no podrán ver a tu jefe.

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Conclusión: Servir es una función vital. Por ello, debemos tratar a los demás como quisiéramos que nos trataran a nosotros. El entusiasmo con que sirvamos a los demás manifestará un abanico de cualidades en ti. La actitud de servicio marca la diferencia entre el perdedor y el ganador. La institución para la que trabajas tiene que distinguirse por la actitud de servicio que ofrece su personal ya que es la clave para el éxito en nuestra relación laboral.

7. EL DIAMANTE DE LAS VIRTUDES

Objetivo particular: Al finalizar el tema, el participante debe ser capaz de reconocer las virtudes como valores universales mediante su estudio y reflexión para seguir creciendo en cada aspecto de su espacio vital.

Introducción: El 80% de todo lo bueno que hay en la vida, está tan sólo en menos del 20% de la humanidad.

DIAMANTE DE LAS VIRTUDES

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FAMILIAR

SOCIAL

SALUD C

UID

AD

O

PERSO

NA

L

ÉTICA

ECONOMÍA

LABORAL

CULT

URAL

EMO

CIONAL

FAMILIAR

SOCIAL

SALUD C

UID

AD

O

PERSO

NA

L

ÉTICA

ECONOMÍA

LABORAL

CULT

URAL

EMO

CIONAL

DIAMANTE FAMILIAR

o Fomento el diálogo y la comunicación entre los miembros de mi familia.

o Contribuyo al crecimiento intelectual y espiritual de mi familia.

o Procuro que los integrantes de mi familia vivan en armonía, respetando reglas de conducta que valoren los derechos de cada uno.

o Estimulo las reuniones que integran a mis familiares.

DIAMANTE EMOCIONAL

39

o Me esfuerzo por lograr un equilibrio entre mis sentimientos, acciones y pensamientos.

o Percibo en cada una de mis vivencias un aprendizaje.

o Normalmente estoy contenta conmigo misma y lo reflejo.

o Controlo y manifiesto adecuadamente mis emociones.

DIAMANTE CULTURAL

o Procuro aprovechar mis pasatiempos para incrementar mi nivel cultural.

o Actualizo y refuerzo los conocimientos que poseo para complementar mis estudios profesionales.

o Me procuro información en todos los campos de la vida, que me mantenga actualizada.

o Valoro el arte como una expresión humana de belleza.

DIAMANTE LABORAL

o Procuro realizar mi trabajo con entusiasmo y dedicación.

o Considero al trabajo como una auténtica fuente de satisfacción personal.

o Se exactamente en qué consiste mi trabajo y qué se espera de mí.

o Comprendo la importancia que tienen los objetivos de la organización, en relación con los míos propios.

DIAMANTE DE LA ECONOMÍA

o Programo mi presupuesto de acuerdo a mis ingresos.

o Me esmero por conservar en buen estado aquello que he adquirido con esfuerzo.

o Respeto el destino de una cantidad fija de dinero al ahorro.

o Procuro comprar con objetividad, sólo lo que necesito.

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DIAMANTE DE LA ÉTICA

o Me responsabilizo por aprovechar al máximo las cualidades y habilidades que poseo.

o Vivo de acuerdo al código moral que presumo.

o Respeto los principios y valores de los demás, sin perder el respeto a los míos.

o Practico mi religión como tal y no como mera cuestión social.

DIAMANTE DEL CUIDADO PERSONAL

o Me esmero en proyectar lo mejor de mis cualidades físicas.

o Cuido que mi vestuario vaya acorde con la actividad que desempeño en un momento dado.

o Programo visitas periódicas al salón de belleza.

o Me preocupo por lograr que mis hábitos de limpieza reflejen una imagen de pulcritud total.

DIAMANTE DE LA SALUD

o Practico ejercicios y/o deportes que ayudan a mejorar mi condición física.

o Me impongo un programa de visitas a especialistas médicos, periódicamente.

o Evito excederme en actividades y gulas que afecten negativamente mi salud.

o Me procuro periodos de verdadero descanso.

DIAMANTE SOCIAL

o Me esfuerzo por escuchar y analizar efectivamente a los demás.

o Me interesa relacionarme con personas que no necesariamente pertenecen al mismo nivel socio-cultural-laboral que el mío.

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o Procuro fomentar la armonía y la sinceridad entre los grupos a los que pertenezco.

o Me esfuerzo por ser una persona amistosa, amable y positiva.

Conclusión: Reconocer las virtudes como valores universales y aplicarlos como una valiosa herramienta en nuestros espacios vitales diarios y cotidianos, redundará sin duda, en una mejor calidad de vida.

8. USO CORRECTO DEL TELÉFONO

Objetivo particular: Al finalizar el tema, el participante debe ser capaz de reconocer y aplicar el conjunto de herramientas que crean en el interlocutor telefónico una impresión positiva, de cordialidad, competencia y eficacia.

Introducción:Al dar un servicio por teléfono somos los responsables principales de la reputación y la imagen de nuestra institución.

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8.1 Calidad en la contestación telefónica

La buena calidad en la contestación telefónica, crea en el interlocutor una impresión positiva y de eficiencia. Todo depende del grado de desarrollo de los siguientes aspectos:

La entonación de voz.

La duración de la comunicación.

La elección en las palabras.

La precisión o la ambigüedad de la información.

La capacidad de recepción de lo que dice el interlocutor.

La pertinencia de la respuesta a la pregunta planteada por

quien llama.

La forma de despedirse.

¿SOY UN BUEN RECEPTOR?

Responde de forma individual el siguiente cuestionario lo más objetivamente posible, haciendo referencia al conjunto de tus actividades habituales y reflexiona sobre aquellos puntos negativos.

4 = siempre3 = a menudo2 = rara vez1 = nunca

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4 3 2 1

¿Dejas timbrar varias veces el teléfono antes de levantar el auricular?_______________________________________________¿Te colocas adecuadamente el auricular?_______________________________________________¿Al contestar, identificas al departamento que llaman y a ti misma?_______________________________________________¿Haces esperar a tu interlocutor en línea?_______________________________________________¿Pides a tu interlocutor que se identifique?_______________________________________________¿Puedes prescindir de los prejuicios que tienes acerca de los que llaman por teléfono?_______________________________________________¿Hablas con voz agradable y clara?_______________________________________________¿El tono y la modulación de tu voz son adecuados?_______________________________________________¿Escribes las anotaciones necesarias de información y datos?_______________________________________________¿Te diriges adecuadamente a la persona que llama: señor, señora, señorita, don y doña (con el primer nombre de pila)?_______________________________________________¿Sabes cómo dejar llamadas pendientes?_______________________________________________¿Prestas la atención requerida?_______________________________________________Si el otro vacila o duda, ¿le animas a continuar?_______________________________________________¿Esperas para responder hasta que el emisor ha terminado?_______________________________________________

¿Escuchas pacientemente, incluso, en el caso de prever lo que te van a decir?_______________________________________________¿Dejas que el otro termine sin interrupciones?_______________________________________________¿Te esfuerzas en ponerte en los “zapatos” del interlocutor?_______________________________________________¿Prestas toda tu atención a pesar de las posibles distracciones?

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_______________________________________________¿Sabes tratar a una persona agresiva o furiosa?_______________________________________________¿Te desesperas y alzas la voz durante el diálogo?_______________________________________________¿Puedes conservar la calma aunque el otro esté excitado o airado?_______________________________________________¿Comprendes todas las implicaciones de lo que se dice?_______________________________________________¿Respetas las ideas o las opiniones de ellos?_______________________________________________¿Evitas comentarios negativos o que comprometan a la persona que buscan?_______________________________________________¿Haces preguntas para asegurarte de que has comprendido bien?_______________________________________________¿Haces la síntesis de lo que se ha dicho, junto con tu interlocutor?_______________________________________________¿Sabes cómo terminar la conversación?_______________________________________________

Conclusión: Reconocimos las herramientas necesarias para lograr una comunicación efectiva con el interlocutor para crear una impresión positiva, de cordialidad pero sobre todo de eficiencia ya que al dar un servicio por teléfono somos responsable de la imagen de nuestra Institución.

9. ELEMENTOS PARA UNA BUENA ORTOGRAFÍA Y REDACCIÓN.

Objetivo particular: Al finalizar el tema, el participante debe ser capaz de aplicar las normas gramaticales de tipo ortográfico y de redacción que rigen la lengua española, mediante la revisión de reglas y ejercicios prácticos, que le servirán de herramientas para lograr una comunicación eficaz en la lengua escrita.

Introducción: El uso correcto del acento nos permite conocer exactamente el significado de una palabra. Omitirlo, ocasiona una

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deficiente comunicación escrita y verbal. Veremos con detenimiento las características de cada uno de los diversos usos de la tilde, así como los errores más comunes y las reglas que nos permitirán evitarlos. Además, aplicaremos las reglas de tipo ortográfico para resolver dudas y errores en el uso de algunas consonantes. Asimismo, revisaremos los principios elementales de redacción.

9.1. El acento prosódico y ortográfico.

El acento es la máxima entonación con que se pronuncia una sílaba determinada en cada palabra. Todas las palabras en español llevan acento, pero es necesario diferenciar entre el acento prosódico y el acento ortográfico.

En las palabras hay una sílaba sobre la cual cargamos la pronunciación. Esta sílaba se llama tónica por llevar el acento. Cuando éste se escribe, se denomina acento ortográfico, tilde o simplemente acento. Si solamente se pronuncia, pero no se escribe, se llama acento prosódico.

Ejemplos de palabras con Ejemplos de palabras conacento prosódico: acento ortográfico:

abastecer bisturí

solicitud acción

examen lingüística

EJERCICIO No. 1

Localiza y encierra la sílaba tónica de las siguientes palabras:

credulidad favorecer cicatriz

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volumen envilecer certamen

entonces capataz actividad

dictamen serenidad abandonar

contar belicoso capacidad

capacita capacitado caracteres

confiscar debilidad dificultoso

enriquecer equivocarse fundamento

habilitado honradez devolver

inarticulado inseguridad libertad

meditar orden compra

productivo provechoso respetable

dijeron empresa subarrendar

suscitar crimen volumen

REGLAS GENERALES DE ACENTUACIÓN

1ª. Palabras agudas: cargan la voz en la 1ª. sílaba y llevan acento gráfico o tilde si terminan en n, s, vocal.

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Ejemplos: bambú, oración, revés

2ª. Palabras graves o llanas: la intensificación se produce en la 2ª sílaba. No llevan acento gráfico si terminan en n, s, vocal. Ejemplos: hola, examen, dosis, césped, azúcar

3ª. Palabras esdrújulas: el acento hiere la 3ª. sílaba y siempre llevan tilde.

Ejemplos: álgebra, tómala, específico

4ª. Palabras sobresdrújulas: acentuadas en la 4ª. sílaba y siempre llevan tilde. Ejemplos: dígaselo, piénsatelo, cámbiemelo

Ejercicio No. 2

Analizar y ACENTUAR las siguientes palabras.CALIF._______

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VERSIONPalabra___________terminada en __________ por lo tanto________________

COMPASPalabra __________terminada en __________ por lo tanto________________

RENCORPalabra __________terminada en___________ por lo tanto________________

IMANPalabra __________terminada en___________ por lo tanto ________________

CEBUPalabra __________terminada en __________ por lo tanto ________________

VOLOPalabra __________terminada en __________ por lo tanto ________________

FRENESI Palabra __________terminada en __________ por lo tanto ________________

SUBRAYARPalabra __________terminada en __________ por lo tanto ________________

POSICIONPalabra _________ terminada en __________ por lo tanto ________________

ELEGI

Palabra _________terminada en __________ por lo tanto ________________

TODAS ESTAS PALABRAS TIENEN SU SÍLABA TÓNICA EN _______________________SE LLAMAN _______________ Y SÓLO SE ACENTÚAN CUANDO LA PALABRA TERMINA EN ______________.

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Ejercicio No. 3

Analizar y ACENTUAR las siguientes palabras. CALIF. ________

GERMENPalabra ____________terminada en _________por lo tanto ________________

VIRTUDESPalabra ____________terminada en _________por lo tanto ________________

HABILPalabra ____________terminada en _________por lo tanto ________________

MEMORANDUMPalabra ____________terminada en _________por lo tanto ________________

AZUCARPalabra ____________terminada en _________por lo tanto ________________

ONIXPalabra ____________terminada en _________por lo tanto ________________

VOLUMENPalabra ____________terminada en _________por lo tanto ________________

SENCILLOPalabra ____________terminada en _________por lo tanto ________________

FERTILPalabra ____________terminada en _________por lo tanto ________________

DOCILPalabra ____________terminada en _________por lo tanto ________________

50

TODAS ESTAS PALABRAS TIENEN SU SÍLABA TÓNICA EN _________________SE LLAMAN ________________Y SÓLO SE ACENTÚAN CUANDO LA PALABRA TERMINA EN _______________________.

Ejercicio No. 4

Analizar y ACENTUAR las siguientes palabras.CALIF._____

ALHONDIGA

Palabra __________________ por lo tanto __________________

HIDROFILO

Palabra __________________ por lo tanto __________________

QUIMICA

Palabra ___________________por lo tanto _________________

TORACICO

Palabra __________________ por lo tanto _________________

VOLUMENES

Palabra __________________ por lo tanto ________________

GEODESICO

Palabra __________________ por lo tanto _______________

GEOGRAFICO

Palabra __________________ por lo tanto _________________

PERSICO

Palabra _________________ por lo tanto __________________

PESIMO

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Palabra _________________ por lo tanto ___________________

TELESCOPICO

Palabra _________________ por lo tanto __________________

TODAS ESTAS PALABRAS TIENEN SU SÍLABA TÓNICA EN ________________SE LLAMAN _________________ Y SE ACENTÚAN __________________.9.2 El diptongo

El diptongo es la unión de dos vocales: una fuerte y una débil o viceversa; o dos vocales débiles entre sí y es inseparable.

• vocal fuerte + vocal débil = DIPTONGOai, au, ei, eu, oi,ou. Ejemplo: a-cei-te

• vocal débil + vocal fuerte = DIPTONGO ia, ie, io, ua, ue, uo. Ejemplo: cie-lo

• vocales débiles entre sí = DIPTONGOiu, ui. Ejemplo: in-flui-do

9.3 El hiato

El Hiato es la separación de 2 vocales fuertes.

vocal fuerte / vocal fuerte = HIATOae, ao, ea, eo, oe, oa, aa ee, oo

Ejemplos: ve-o, cre-e

9.4 Adiptongo por acentuación

Las vocales débiles i, u, se convierten en vocales fuertes cuando presentan dos circunstancias:

a) ser vocal tónica de la palabra.

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b) estar colocada junto a otro vocal fuerte.

Ejemplo: ca-res-tí-a le-í

En esta situación gramatical, no se aplican las reglas generales de acentuación. Sólo se acentúa la vocal tónica, si es que cumple con las dos circunstancias.

Ejercicio No. 5 DIPTONGOS

Analizar y ACENTUAR las siguientes palabras:

TAMBIENVocal tónica ____ , hay un ____________ , es una palabra _____________________ terminada en _____. Por lo tanto, ________ se acentúa.

AIREVocal tónica ____ , hay un ____________ , es una palabra _____________________ terminada en _____. Por lo tanto, ________ se acentúa.

REYVocal tónica ____ , hay un ____________ , es una palabra _____________________ terminada en _____. Por lo tanto, ________ se acentúa.

SEISVocal tónica ____ , hay un ____________ , es una palabra _____________________ terminada en _____. Por lo tanto, ________ se acentúa.

DIARIO Vocal tónica ____ , hay un ____________ , es una palabra _____________________ terminada en _____. Por lo tanto, ________ se acentúa.

DIOVocal tónica ____ , hay un ____________ , es una palabra _____________________ terminada en _____. Por lo tanto, ________ se acentúa.

SEXUALVocal tónica ____ , hay un ____________ , es una palabra _____________________ terminada en _____. Por lo tanto, ________ se acentúa.

CINCUENTA

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Vocal tónica ____ , hay un ____________ , es una palabra _____________________ terminada en _____. Por lo tanto, ________ se acentúa.

DOS VOCALES DÉBILES, O UNA FUERTE Y UNA DÉBIL, SIEMPRE FORMAN UN __________________ Y _______ SE SEPARAN.

EJERCICIO No. 6

HIATOS

Analizar y acentuar los siguientes términos.

POETA

Vocal tónica _______ , hay un _______________________ , es una palabra __________________ , terminada en _______________. Por lo tanto ____________se acentúa.

AEREO

Vocal tónica _______ , hay un _______________________ , es una palabra __________________ , terminada en _______________. Por lo tanto ____________se acentúa.

ESPONTANEO

Vocal tónica _______ , hay un _______________________ , es una palabra __________________ , terminada en _______________. Por lo tanto ____________se acentúa.

ERRONEO

Vocal tónica _______ , hay un _______________________ , es una palabra __________________ , terminada en _______________. Por lo tanto ____________se acentúa.

CONTEMPORANEO

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Vocal tónica _______ , hay un _______________________ , es una palabra __________________ , terminada en _______________. Por lo tanto ____________se acentúa.

DOS VOCALES FUERTES ________________ SE SEPARAN; SE ESCRIBEN EN ____________________________ Y FORMAN UN _____________________.EJERCICIO No. 7

ADIPTONGO POR ACENTUACIÓN

Analizar y acentuar los siguientes vocablos.

DUO

Vocal tónica _______, colocada junto a una _________ que es vocal ____________ por lo tanto, _________ se acentúa y se separan, y se le llama ______________________________.

GRUA

Vocal tónica ______, colocada junto a una __________ que es vocal ____________por lo tanto, _________ se acentúa y se separan, y se le llama _______________________________.

TODAVIA

Vocal tónica _____, colocada junto a una __________ que es vocal _____________por lo tanto, ________ se acentúa y se separan, y se le llama _______________________________.

DECIA

Vocal tónica _____, colocada junto a una __________ que es vocal _____________por lo tanto, ________ se acentúa y se separan, y se le llama _______________________________.

MAIZVocal tónica _____, colocad junto a una __________ que es vocal ______________por lo tanto, ______ se acentúa y se separan, y se le llama _______________________________.

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CUANDO LA i Y LA u SON TÓNICAS Y ESTÁN COLOCADAS JUNTO A OTRA VOCAL _________, SE SEPARAN Y SE ______________, ENTONCES SE FORMA UN _____________________________________9.5 Acento diacrítico o diferenciativo.

Determinadas palabras iguales en su forma, oral y gráfica, pero con distinta función gramatical y semántica, se distinguen entre sí por el acento gráfico. Este es el caso del acento diacrítico donde no se aplican las reglas generales de acentuación.

tu (adjetivo posesivo) tú (pronombre personal)

mi (adjetivo posesivo) mí (pronombre personal) (nota musical)

el (artículo) él (pronombre personal)

se (pronombre enclítico) sé (inflexión verbo ser y/o saber)

si (conjunción condicional) sí (adverbio afirmativo) (nota musical) (pronombre personal)

de (preposición) dé ( del verbo dar)

mas (conjunción adversativa) más (adverbio de cantidad)

te (pronombre enclítico) té (sustantivo) (letra consonante)

aun (conjunción) aún (adverbio de tiempo)

solo (adjetivo de soledad) sólo (adverbio de modo)***

este (adjetivo demostrativo) éste (pronombre demostrativo)esta ésta

ese (adjetivo demostrativo) ése (pronombre demostrativo)esa esaAquel (adjetivo demostrativo) aquél (pronombre demostrativo)Aquella aquélla Aquellos aquéllos

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Es importante resaltar que los pronombres neutros esto, eso, aquello, no llevan acento gráfico, Ejemplo:

Esto me molesta más que aquello. Eso fue lo que indicó el Gobernador en su primer

informe.9.6 Acerca de los monosílabos

Debemos tener presente que como regla general, los monosílabos nunca llevarán acento gráfico.

fue fui dio Viodi ti no Puesfe bien da Tandes ten Dios etc.....

Nota: La norma se hace extensiva a todos los monosílabos exceptuando los de acentuación diacrítica.

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EJERCICIO No. 8ACENTUACIÓN DIACRÍTICA

MÁS-MAS1.- Caminó _____aprisa, _____llegó tarde. Quiso salir, _____no tuvo permiso.2.- Llegó temprano, ______ no dio explicaciones. Cuanto _____tiene, _____quiere.

DÉ-DE1.- Se fue____ aquí, después ____ti. Quiere que le ____ un consejo.2.- Pide que te ___ lo que le prestaste. _____ su amor sin pedir nada a cambio.

SÉ-SE1.- ____bueno y ____te permitirá. Ya _____ la lección que ____ me había

olvidado.2.- ____enojó porque no ____nada del asunto. ____dice que no ____irán pronto.

TÉ-TE1.- _____esperamos con una taza de ____. El ____ que ____trajeron está frío.2.- Se tomó un ____amargo esta mañana. ____ lo presto.

ÉL-EL1.- Ella te habló de ____ en ____instituto. Se fue___ amigo que vino con ____.2.- He comprado para ___una tarjeta. Durante ____ día duerme ____ búho.

MÍ-MI1.- ____padre compró un perro para ____. El niño vino a ___ para ayudarlo.2.- Éste, es para _____. Luis perdió ____violín en el teatro.

SÍ-SI1.- Dijo que ____no llovía, volvería. ____ él se lo pide, le dará el _____.2.- ____puedes, se lo dices. Ya volvió en _____.

TÚ-TU

1.- ____ vendrás con ____hermano. Aunque ____no lo creas eso fue así.2.- Es ___ oportunidad. ____opinión es valiosa. ___modo de pensar sobre el asunto.

AÚN-AUN

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1.- _____no comienza la función. Llegaron todos, ____ los más viejos.2.- Todos firmaron el convenio, ______ los más escépticos. ____ la quiere.

9.7 PRINCIPALES REGLAS ORTOGRÁFICAS:

USO DE LA “B”1.- PREFIJOS:

bi=2 _______________________________________________________bio=vida ____________________________________________________bibl=libro ___________________________________________________sub=bajo __________________________________________________

2.- ANTES DE CONSONANTES:bj, ________________________________________________________bl, ________________________________________________________br, ________________________________________________________bt, ________________________________________________________bd, ________________________________________________________bs, ________________________________________________________by, ________________________________________________________

3.- DESPUÉS DE “M”:___________________________________________________

4.- TERMINACIONES:ble, _______________________________________________________bilidad, ____________________________________________________

Excepto: civilidad y movilidad

5.- FLEXIONES DE VERBOS TERMINADOS EN:bir, _______________________________________________________buir, ______________________________________________________borar, _____________________________________________________

Excepto: hervir, servir, vivir, devorar.

6.- TERMINACIONES COPRETÉRITO DE VERBOS TERMINADOS EN:

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“ar”: ______________________________________________________“ir”: ______________________________________________________

7.- TERMINACIONES:bundo, _____________________________________________________bunda, _____________________________________________________

8.- PALABRAS INICIADAS CON:bu, ________________________________________________________bur, _______________________________________________________bus, _______________________________________________________

9.- INFLEXIONES DE VERBOS TERMINADOS EN:ber, _______________________________________________________

Excepciones: ver, absolver, atrever, prever, volver.

NOTA ADICIONAL: Las palabras obscuro, subscribir, substancia, substraer y sus compuestos y derivados simplifican el grupo “bs” a “s”: oscuro, suscribir, sustancia, sustraer.

USO DE LA “V”

1.- DESPUÉS DE CONSONANTES:b, _________________________________________________________d, _________________________________________________________n, _________________________________________________________

2.- PREFIJOS: vice, ______________________________________________________villa, ______________________________________________________viz, _______________________________________________________

3.- TERMINACIONES DE ADJETIVOS:ava, ________________________________________________________ave, ________________________________________________________avo, ________________________________________________________eva, ________________________________________________________eve, ________________________________________________________evo, ________________________________________________________iva, ________________________________________________________ivo, ________________________________________________________

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Excepto: árabe y sílaba

4.- DESPUÉS DE –OL:___________________________________________________

___________________________________________________

___________________________________________________

5.-

INICIO DE PALABRAS EN:eva, ________________________________________________________eve, ________________________________________________________evi, ________________________________________________________evo, ________________________________________________________

Excepto: ébano, ebanista, ebonita, eborario.

6.-

DESPUÉS DE LAS SÍLABAS:pra, ________________________________________________________pre, ________________________________________________________pri, ________________________________________________________pro, ________________________________________________________

Excepciones: probar, probable y “prohibir”

7.-

SUFIJOS:ívoro, _____________________________________________________ívora, _____________________________________________________

USO DE LA “C”

1.- TERMINACIONES:ancia, ______________________________________________________ancio, ______________________________________________________encia, ______________________________________________________encio, ______________________________________________________uncia, ______________________________________________________uncio, ______________________________________________________

Excepciones: ansia y hortensia.

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2.- VERBOS TERMINADOS EN:cer, _______________________________________________________cir, _______________________________________________________

Excepto: ser, toser, coser, asir.

3.- VERBOS TERMINADOS EN:

ciar, ______________________________________________________

Excepto: ansiar, extasiar, lisiar.

4.- TERMINACIONES:cia, _______________________________________________________cie, _______________________________________________________cio, _______________________________________________________

Excepciones: Rusia, Asia, gimnasia, idiosincrasia, anestesia, eutanasia.

5.- TERMINACIÓN PLURAL “CES” DE PALABRAS TERMINADAS EN Z:

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6.- FLEXIONES DE VERBOS CUYO INFINITIVO TERMINA EN “ZAR”:______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

7.- TERMINACIONES DE DIMINUTIVOS:cito, ______________________________________________________cita, ______________________________________________________ecito, _____________________________________________________ecita, _____________________________________________________

Excepto: palabras con “s” en la última sílaba. (no aplica en palabras en plural con “s” en la última sílaba).

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8.- PALABRAS CON “SC”:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

9.- TERMINACIÓN “CIÓN” EN SUSTANTIVOS DERIVADOS DE PALABRAS TERMINADAS EN “TO – DO”

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

10.-

TERMINACIÓN “CIÓN” EN DERIVADOS DE VERBOS TERMINADOS EN “AR, ER, IR”. EXCEPCIONES: decisión, ocasión y compasión________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

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USO DE LA “S”

1.- ADJETIVOS TERMINADOS EN:oso, ______________________________________________________osa, ______________________________________________________

2.- TERMINACIONES:ismo, ______________________________________________________ista, _______________________________________________________

3.- TERMINACIONES:ísimo, ______________________________________________________ísima, ______________________________________________________

4.- TERMINACIÓN “SIÓN” EN SUSTANTIVOS QUE PROCEDEN DE ADJETIVOS TERMINADOS EN “SO, SOR, SIBLE O SIVO”. _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5.- TERMINACIÓN:sis, ________________________________________________________

6.- TERMINACIONES DE ADJETIVOS ORDINALES:ésimo, _____________________________________________________ésima, _____________________________________________________

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USO DE LA “Z”

1.- ADJETIVOS TERMINADOS EN:az, ________________________________________________________oz, ________________________________________________________

2.- PALABRAS QUE SON AUMENTATIVOS:azo, ______________________________________________________aza, ______________________________________________________

3.- TERMINACIONES DE SUSTANTIVOS ABSTRACTOS:ez, ________________________________________________________eza, ________________________________________________________

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9.8 Reflexiones acerca de la redacción

“Cierro dos o tres libros españoles de materia científica. Y me tuerce los labios honda impresión de repugnancia. ¡Qué expresiones más pedestres, qué confusión, qué léxicos, qué sintaxis, qué barbarie en todo y qué ausencia de buen gusto! Por excepción, hallamos en una página media docena de frases bien construidas. Y si en un capítulo damos con una página elegante y clara, es por azar.

EUGENIO D’ors.

Redactar bien es ante todo pensar bien. La redacción oscura supone un pensamiento oscuro. Las continuas evidencias de los errores de redacción y estilo, los textos pobres y faltos de claridad y coherencia, en personas de todos los niveles, nos llevan a la tarea de hacer un ejercicio de reflexión a través de la redacción.

Las principales dificultades al redactar son: falta de unidad de pensamiento, falta de organización de las ideas, falta de claridad en la expresión, uso de vocablos fuera de propiedad, pobreza lexical, errores de lógica y mal uso de los signos de puntuación.

La redacción eficiente, no se improvisa; es el producto de una mente que piensa y se expresa con lógica. No es suficiente que su expresión pueda ser entendida, sino que es preciso que de ningún modo se pueda dejar de entender.

La expresión escrita tiene la intención de presentar un cuerpo de orden lógico, de orden gramatical y estilístico que refleje una comunicación efectiva.

Es por ello que, una de las metas de la comunicación escrita es la captación total del mensaje por parte del receptor. Por ello, la preocupación principal de la persona que escribe debe ser la de expresar sus ideas con claridad, lógica y estilo. Por lo tanto, debemos analizar algunos descuidos, intencionales o no, en los razonamientos y juicios que pueden confundir o desvalorizar el mensaje.

Para lograr lo anterior se considerarán: la construcción lógica de ideas, la claridad en la exposición del contenido, la gramática correcta, el buen uso del vocabulario, la concordancia y uso de los signos de puntuación así como las cualidades de estilo y los vicios en los que se incurre constantemente.

Antes de comenzar con los puntos señalados anteriormente, se han de tomar en cuenta las siguientes recomendaciones:

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BREVES RECOMENDACIONES

* PLANEACIÓN La regla inicial de la redacción, es la planeación. Determinar y ordenar las ideas ofrece éxito, ahorro de tiempo y energía.

* ¿PARA QUIÉN SE ESCRIBE? Cuestionarse quién nos leerá, así, se valorarán los términos a emplear y la manera de presentarlos.

* FLUIDEZEl mayor enemigo de la redacción es la lentitud. Es menester escribir fluidamente sobre los puntos planeados y ordenados con anterioridad.

* CONCLUSIÓNLa terminación de todo escrito, debe darse por una conclusión que englobe la idea total de lo redactado.

* REFINARUna vez redactado, se procede a refinarlo, revisando la construcción lógica de ideas, la gramática correcta y las cualidades de estilo, evitando los vicios de construcción.

* LEER EN VOZ ALTALeer en voz alta un texto, ayuda a descubrir los efectos de tono, ritmo y estilo, que suelen escapar a la lectura exclusivamente visual.

* DICCIONARIOLas dudas, faltas de ortografía y puntuación han de verificarse antes de hacer “en limpio” un escrito. Use un buen diccionario de la lengua y otro de sinónimos; son un apoyo confiable que no debe faltar en la mesa de trabajo.

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9.9 Cualidades de estilo

La redacción es una proyección humana; un producto del espíritu, del pensamiento y sentimiento; es un acto de comunicación individual y para lograr su objetivo, debe poseer las cualidades básicas: claridad, precisión, brevedad, propiedad, sencillez, cortesía y armonía.

CLARIDAD:

“El que habla con claridad, tiene el espíritu claro”.

Cualidad de estilo que está presente en un escrito, cuando la primera vez que se lee, se comprende su contenido. Es un lenguaje directo y claro.

Sugerencias:*Seguir un orden sintáctico

*Ordenar ideas según importancia*Expresar ideas siguiendo el orden de nuestro pensamiento

*Colocar los modificadores lo más cerca de la frase a modificar

PRECISIÓN:

Esta cualidad nos enseña a expresar ideas completas, para que, quien las lea, tenga una clara noción del mensaje. Usar esta cualidad adecuadamente logrará llamar la atención del lector.

Sugerencias:* Emplear sólo aquellos datos que sean necesarios

* No debemos abusar de esta cualidad, pues caeríamos en la prolijidad (abundancia de datos, expresiones o palabras), con la cual, sólo cansamos la mente del lector y las ideas principales se pierden

entre tantos datos.

BREVEDAD:

“Lo bueno, si breve, dos veces bueno”.

Si una historia de cincuenta páginas, se escribe en 30, mejor. Cualidad de suma importancia, pues nos permite expresarnos con la menor cantidad posible de palabras.

Sugerencias:

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* Evitemos caer en el laconismo, que sólo es eficaz en las comunicaciones telegráficas.

PROPIEDAD :

El propósito de esta cualidad es que nos expresemos correctamente usando las palabras apropiadas y con apego a las normas gramaticales.

Sugerencias:

* Prohibido usar barbarismos

SENCILLEZ:

La belleza de estilo, la armonía, la gracia y el buen ritmo dependen de la sencillez. Cualidad que nos enseña a expresar nuestras ideas de manera natural.

Sugerencias:* Evite términos rebuscados.

* Deseche expresiones afectadas.

CORTESÍA:

La cortesía puede traducirse como el trato adecuado a que nos obliga la relación cercana, o no estrecha, con la persona a quien nos dirigimos.

Sugerencias:* Use frases como: afecto, amabilidad, atención, etc.

ARMONÍA:

Es el buen gusto para evitar sonidos desagradables. Es combinar adecuadamente los acentos.

Sugerencias:* Evite la aproximación de palabras que tengan las mismas

terminaciones consonantes.* Evitar el empleo inmoderado de una misma vocal.

* Evitar la repetición de un mismo fonema.* Evitar la agrupación de cuatro o más palabras monosilábicas.

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9.1.1. Vicios de redacción

Es muy usual cometer vicios de redacción, vamos a identificarlos para que podamos eliminarlos al máximo y darle a nuestro escrito una mejor presentación y propiedad.

PerífrasisSon los circunloquios que se dan, en lugar de ir al punto de manera directa. Error que se caracteriza por el flujo de palabras sin sustancia y por el uso indiscriminado de rodeos.

CosismoConsiste en emplear de manera indiscriminada la palabra “cosa”, que es probablemente la palabra de sentido más vago, más impreciso y más vulgar y trivial de la lengua.

MismismoVicio que consiste en la sustitución de términos por la palabra “mismo”.

PobrezaConsiste en la escasez de vocabulario; esto propicia que sólo se emplee un reducido número de sustantivos, verbos y adjetivos que se repiten constantemente en un mismo párrafo.

ABUSOS

Verbo tener: debe sustituirlo por otro más preciso.

Verbo hacer: debe encontrar el verbo adecuado.

“Ques” endémicos

El relativo “que” debe emplearse con moderación; su abuso quita agilidad a la lectura.

Pronombre indefinido “algo”

Su abuso denota pobreza de vocabulario.

Pronombres innecesarios

Suprímalos.

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9.1.2. Signos de puntuación

Los signos de puntuación son grafías que representan las pausas (algunas más prolongadas que otras) y las inflexiones de voz que realizamos al hablar, con lo que facilitan la lectura y la comprensión de los textos escritos.

Contamos con reglas que nos orientan sobre el uso de los signos de puntuación, tarea tan compleja como variable. Y aunque no son rígidas ni los autores coinciden en su empleo sino que las aplican a su manera, lo cual forma parte de su estilo personal, estudiaremos las siguientes reglas de carácter general. Entre los signos de puntuación figuran: signos que indican pausas, signos que indican entonación y signos que indican distribución u ordenamiento.

“SIGNOS QUE INDICAN PAUSAS”

Los signos de puntuación que indican pausa son: la coma, punto y seguido, punto y aparte o final, el punto como signo de abreviatura, punto y coma, dos puntos y puntos suspensivos.

USO DE LA COMALa coma ( , ) es un signo que indica una pausa breve y se usa principalmente en los siguientes casos:

Para separar vocativos y elementos de enumeraciones. Para encerrar aclaraciones, frases explicativas y expresiones

ilativas Para señalar omisiones de verbos o palabras sobrentendidas.

USO DEL PUNTO Y SEGUIDOEste signo se utiliza al final de una oración para señalar su sentido completo. Si lo que sigue tiene relación estrecha con lo que se dice en la oración que se ha terminado, entonces será “punto y seguido” y se debe continuar escribiendo con mayúscula en el mismo renglón. Señala una pausa y entonación descendente en la última palabra pronunciada.

USO DEL PUNTO Y APARTE O FINALCuando se termina una oración y lo que sigue constituye otro tema o si se trata del mismo pero visto desde otro aspecto, será “punto y

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aparte” y se escribirá en otro renglón con mayúscula. Puede tratarse también de “punto final” si es el último de un escrito. También señala una entonación descendente al final.

EL PUNTO COMO SIGNO DE ABREVIATURA

El punto también se utiliza cuando una palabra no se escribe íntegramente.

USO DEL PUNTO Y COMAEl punto y coma ( ; ) representa una pausa más larga que la coma, pero menos prolongada que la del punto. En muchos casos, lo pueden sustituir la coma o el punto, por lo que poco se usa en la actualidad.

Para separar las enumeraciones que integran una enumeración compleja y larga.

Se escribe antes de conjunciones adversativas Para separar una frase u oración, cuyo sentido esté incompleto,

de otra que le siga precedida de conjunción y que no tenga un perfecto enlace con la primera.

USO DE LOS DOS PUNTOSLos dos puntos ( : ) representan una pausa larga como la del punto y punto y coma. Se utiliza en los siguientes casos:

Después del vocativo o encabezado Después de una ejemplificación Antes de un cita textual Para separar horas, minutos y segundos; elementos numéricos

y citas. Antes de iniciar una enumeración

USO DE LOS PUNTOS SUSPENSIVOSLos puntos suspensivos (. . .) indican una pausa firme y prolongada, que sugiere algo que se calla con diversos propósitos.

Para expresar estados de ánimo Para imaginar lo que se calla

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“SIGNOS QUE INDICAN ENTONACIÓN”

Los signos de puntuación que indican entonación son: los de interrogación; los de admiración o exclamación; la crema o diéresis.

USO DEL SIGNO DE INTERROGACIÓNLos signos de interrogación son dos: uno de apertura y otro de cierre o clausura. Se utilizan para expresar duda, reflexión, requerir información, etcétera.

USO DEL SIGNO DE ADMIRACIÓN O EXCLAMACIÓNLos signos de admiración o exclamación se utilizan para expresar emociones que pueden ser: admiración, deseo, evocación, meditación, angustia, desesperación, decisión, etcétera.

USO DE DIERESIS O CREMALa diéresis (¨) es un signo que se utiliza sobre la ü para darle sonido a esta letra en las sílabas “güe, güi de algunas palabras.

“SIGNOS QUE INDICAN DISTRIBUCIÓN U ORDENAMIENTO”

Los signos utilizados para ordenar y distribuir los diversos elementos que integran un texto, llamados también signos auxiliares, son: paréntesis, comillas, guión, raya (también llamado guión largo o mayor), asterisco, apóstrofo y llaves.

USO DEL PARÉNTESISEl paréntesis ( ) puede considerarse también como signo de entonación, ya que lo encerrado en él se pronuncia en un tono de voz más bajo que el resto de la frase. Se emplea para encerrar o señalar frases o cláusulas intercaladas que expresan aclaraciones o explicaciones que amplían o mejoran la comprensión del texto. También sirve para llevar al lector a alguna relación o comprensión oportuna y para señalar los años de nacimiento y muerte de personajes.

USO DE LAS COMILLASLas comillas se utilizan para encerrar títulos de obras literarias, razón social o denominación de empresas mercantiles, marcas de productos industriales, etc. También se usan para señalar ciertas palabras sobre

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las que se quiere llamar la atención deliberadamente o en sentido irónico. Sirven también para destacar una cita o un párrafo reproducido textualmente y para evitar repeticiones.

USO DEL GUIÓNEl guión ( - ) se usa cuando una palabra no cabe completa al final de renglón, se separa utilizando el guión de acuerdo con las reglas de división silábica. Se utiliza para unir gentilicios que no están fundidos en una sola palabra y para oponer dos conceptos.

USO DE LA RAYA (GUIÓN LARGO O MAYOR)La raya es un signo equivalente a dos guiones y se utiliza en los siguientes casos:

Para reemplazar el paréntesis, especialmente cuando la frase explicativa o aclaratoria tiene relación estrecha con el texto.

Para incluir, entre lo que ya está dentro de un paréntesis, alguna explicación a modo de otro paréntesis interno.

En los diálogos, para señalar el cambio de interlocutor. En este caso se usa sólo la raya inicial.

Para separar en los diálogos, las explicaciones o comentarios adicionales de lo hablado por los interlocutores.

USO DEL ASTERISCOSe utiliza como una llamada que remite al lector al final de la página o al final del capítulo o texto, a fin de que observe alguna explicación allí escrita referente al asunto señalado con el asterisco.

USO DEL APÓSTROFOEn español sirve para indicar la supresión de algunas letras en ciertas contracciones usadas para expresar modismos.

USO DE LA LLAVESe utiliza para reunir varios conceptos en un solo enunciado, especialmente en los cuadros sinópticos.

USO DE LA DIAGONALSirve para indicar una opción u otra y como preposición.

Conclusión: Hicimos un ejercicio de reflexión sobre los errores más comunes en la ortografía y redacción. Nos hemos sensibilizado acerca de la importancia de proyectar un mensaje claro y preciso, que sea

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entendido por el receptor con la intención de reflejar una comunicación efectiva.

CONCLUSIÓN FINAL

Aplicamos las herramientas y los procedimientos para mejorar las habilidades técnicas, administrativas y sociales de la secretaria, mediante la elaboración de un sinnúmero de ejercicios relacionados con esta actividad tan importante y útil en la sociedad actual.

Ahora, sólo nos resta practicar esos procedimientos y llevar a cabo nuestra misión para mostrar día a día nuestra capacidad de renovar nuestros esfuerzos y compromisos con la sociedad.

¡SUERTE!

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BIBLIOGRAFÍA

Mateos Muñoz, Agustín (2006). Ejercicios ortográficos. México: Esfinge Grupo Editorial.

Quintana Tejera, Luis (2004). Ortografía por el camino de la lengua: México: Mc Graw Hill.

Ramírez, Alejandro (1998). Ortografía Práctica. México: Mc Graw Hill.

Ávila, Fernando (1997). Español Correcto. México: Grupo Editorial Norma

López, Carlos (1995). Redacción en movimiento, Barcelona: Praxis.

Metz, M.L. (1999). Redacción y estilo. Una guía para evitar los errores más frecuentes. México: Trillas.

Real Academia Española, Diccionario de la lengua española, 21ª. Ed., Espasa, Madrid, 1992.

Todos los derechos reservadosNo se permite reproducir este manual

Ni total ni parcialmenteSin previa autorización por escrito

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de la Universidad de Colima

Impreso en la Universidad de ColimaEn los talleres de la Dirección General de Educación Continua

Elaborado por: Rocío Serrano TrejoPara fines de enseñanza y uso exclusivo de la propia DGEC

Primera impresión, Septiembre de 2009

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