CUARTA FASE "LOS INFORMES"

Programa Nacional de Educación Codiana

Tecnología Educativa para todas las

Regionales del País

FASE 4

LOS

INFORMES

Colegio Dominicano de Ingenieros, Arquitectos y Agrimensores –CODIA-

Material de Apoyo Ms. Project 2010

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Facilitador: Arq. Carlos Osiris González



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FASE 4 - LOS INFORMES

Todos los informes en Project tienen características en común. Usted puede imprimir un informe o puede visualizarlo en pantalla.

Los siguientes pasos nos muestran como debemos visualizar los informes que están disponibles:

1. En el menú Ver (Barra de menú) elija Informes. Aparecerá una ventana como la siguiente:

2. Elija la categoría que prefiera dando click sobre ella. 3. De un click en Seleccionar. Luego se muestran los informes disponibles en la

categoría elegida. 4. Seleccione un tipo de informe.

GENERALES

Al seleccionar Informes Generales se despliega la siguiente pantalla:



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1. Resumen del proyecto: Esta opción muestra información muy importante acerca de nuestro proyecto. Este informe presenta la información resumida sobre fechas, duración,

costos, progreso de tareas y progreso de recursos.

2. Tareas de nivel superior: Informa sobre las tareas al nivel más alto de nuestro proyecto. Podemos observar las fechas iníciales y finales, un porcentaje completo de

cada tarea, el costo y el trabajo requerido para completarla.

3. Tareas críticas: Esta opción presenta un informe de las tareas críticas del proyecto, aquellas tareas que retrasan el cumplimiento del mismo. Este informe muestra la

duración programada de cada tarea, fechas iníciales y finales, los recursos asignados a las tareas y los predecesores y sucesores de cada tarea.

4. Hitos: Muestran información acerca de cada hito del proyecto. Si seleccionó que las tareas aparecieran como hitos en el cuadro de dialogo de Información de tareas, estas

aparecen como hitos en los informes. Para cada hito, Project muestra la duración planeada, fecha de inicio y fin, predecesores y los recursos asignados a cada hito.

5. Días laborales: Esta opción crea el informe basado en la información del calendario del proyecto. Se puede ver el nombre del calendario base para el proyecto y las horas

laborales que fueron establecidas para cada semana, junto con cualquier excepción que usted haya definido.

ACTIVIDADES ACTUALES

Al usar la opción Actividades Actuales, usted puede producir informes de acuerdo al tiempo de sus proyectos. Las opciones que muestra este informe son las que se

describen a continuación:



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1. Tareas sin comenzar: Esta opción lista las tareas que no han comenzado, ordenadas por la fecha de inicio programada. Para cada tarea, Project muestra la duración,

predecesor y la información de los recursos.

2. Tareas que comienzan pronto: Cuando se imprime el informe de las Tareas que comienzan pronto, Project muestra el cuadro de diálogo de Rango de Fechas. La

información que se proporcione en esos cuadros de diálogo le dice a Project el rango de fechas que se usarán cuando se seleccionen tareas para este informe. En el primer

cuadro, se especifica la fecha más cercana y en el segundo cuadro, se especifica la más lejana, usando el formato mes/dia/año. En el reporte, Project incluye tareas que

comienzan o finalizan entre las dos fechas especificadas. La información que parece en el reporte es similar a la que muestra el informe de Tareas sin comenzar: la duración,

fecha de inicial y final, predecesores e información de los recursos.

3. Tareas en curso: Este informe lista las tareas que están en proceso pero que no han finalizado. Usted puede ver la duración de las tareas, fecha inicial y final planificadas,

predecesores e información de recursos.

4. Tareas completadas: Lista las tareas que han sido completadas. Puede observar la duración actual, las fechas inicial y final, el porcentaje completo (si la tarea no está

completa el 100% no aparece), el costo y las horas de trabajo.

5. Tareas que deberían haber comenzado: Cuando se seleccione este informe, debe proporcionar una fecha en la cual las tareas deberían de haber comenzado. Project usa esta fecha para determinar cada cual tarea debe aparecer en el reporte. Para cada tarea

del reporte, Project muestra la fecha inicial y final y variantes entre alguna de las fechas. La información de las tareas sucesoras aparecen cuando una tarea del reporte tiene una

sucesora definida.

6. Tareas pospuestas: Lista las tareas que han sido reprogramadas de la fecha de inicio. Este informe muestra la misma información de las Tareas que deberían haber

comenzado, pero la presentación de la información varía.



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COSTOS

Cuando seleccionamos informes tipo Costo, muestra el siguiente cuadro:

1. Flujo de caja: Es un reporte tabular que muestra, por tarea, el costo semanal de incremento de tiempo.

2. Presupuesto: Este informe lista todas las tareas y muestra el presupuesto, así como la variación entre el costo y el presupuesto. Este reporte no tiene mucho significado, al

menos que se tenga un presupuesto base para el proyecto.

3. Presupuesto sobrepasado: Project contiene dos informes de este tipo: uno para las tareas y otro para los recursos. Ninguno de los reportes se imprimirá si no se ha

especificado que algunas tareas no han sido parcialmente completadas. Los dos tipos de reportes se describan a continuación:

• Tareas con presupuesto sobrepasado: Muestra costos, costos actuales e información

actual de las tareas que exceden el presupuesto.

• Recursos con presupuesto sobrepasado: Este informe muestra los recursos cuyos

costos van a exceder los costos estimados, basándose en el progreso actual del

proyecto

4. Valor acumulado: Muestra el estado de el costo de cada tarea cuando se comparan con el costo planeado.

ASIGNACIONES

Al usar el informe Asignaciones podemos producir informes acerca de las asignaciones de recursos en el proyecto. Al dar click a Asignaciones aparece el siguiente cuadro de

dialogo:



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1. Tareas y recursos humanos: Este informe lista los recursos y tareas a las cuales están asignados, las cantidad de trabajo planeada para cada tarea, la fecha inicial y final y

cualquier nota de los recursos.

2. Tareas, recursos humanos y fechas: Al igual que el anterior este informe lista los recursos y las tareas a los cuales están asignados. Sin embargo, se enfoca en el trabajo diario que esta programado para cada recurso. se puede usar el botón Modificar para

cambiar la escala de tiempo del reporte. También podemos cambiar el formato de fecha.

3. Lista de tareas pendientes: Este informe muestra, con base semanal, las tareas que están asignadas al recurso seleccionado. Cuando el informe está listo para ser impreso, Project muestra primero la lista de recursos, que contiene las tareas a las que han sido

asignados. Se selecciona un recurso, y después click en OK. La lista de tareas pendientes muestra el ID de la tarea, la duración, la fecha inicial y final, predecesores y

una lista de todos los recursos que son asignados a cada tarea.

4. Recursos sobre asignados: Muestra los recursos sobre asignados, las tareas a las que han sido asignados y el total de horas de trabajo que tienen programadas. Se pueden

observar los detalles de cada tarea, como la cantidad de trabajo, los retrasos y la fecha inicial y final.

CARGA DE TRABAJO

Puede utilizar esta categoría para producir informes del uso de tareas y recursos en nuestro proyecto. Las opciones de esta categoría son:



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1. Uso de tareas: Este informe muestra las tareas y los recursos asignados a cada tarea. También muestra la cantidad de trabajo que es asignada a cada recurso en incrementos

semanales.

2. Uso de recursos: Es igual que el anterior, la diferencia es que se enfoca más en los recursos que en las tareas.

PERSONALIZADOS

Project contiene informes personalizados. Además de imprimirlos su pueden personalizar las categorías antes vistas. Al dar click en esta opción aparece el siguiente

cuadro:

Con esta opción podemos crear un nuevo informe, de tareas, recursos, calendario y general.



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1. Tarea: Como se muestra en la figura a continuación, este informe muestra el ID de la tarea, el nombre, duración, fecha inicial y final planificada, predecesores y nombre de

los recursos. Posee tres características: Definición, Detalles y Ordenar.



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2. Recursos: Este informe muestra la misma información que el anterior. La diferencia es que en el cuadro de dialogo Definición la opción 'Mostrar tareas de resumen' está

desactivada y en Ordenar en lugar de 'Conservar la estructura del esquema' aparece la selección 'Ordenar recursos por proyecto'.

3. Calendario: En este informe podemos crear un filtro para las tareas y seleccionar el tipo de calendario que se desee. El cuadro de dialogo es el siguiente:



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4. General: Es un reporte tabular que muestra la información de las tareas y recursos en filas, y el incremento del tiempo en columnas.



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Uno de los tipos de formato con el cual podemos guardar nuestros archivos es la Plantilla. Una plantilla tiene extensión .mpt. Las plantillas son especialmente útiles para

la administración de proyectos ya que muchas veces los proyectos que creamos son similares o continuos entre sí. Una plantilla mantiene todas las características de un proyecto, como el formato, las tareas comunes, macros y opciones de calendario.

Mantener las plantillas puede ser de gran ayuda para los administradores de proyectos para evitar realizar el mismo trabajo varias veces.

Si no desea que cierta información se encuentre en el nuevo archivo, fácilmente puede quitar estos datos al guardar el archivo como plantilla. Para crear la plantilla solamente

siga los siguientes pasos:

1. En el menú Archivo, haga click en Guardar como, seleccione la unidad y la carpeta

donde desea guardar la plantilla.

2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la plantilla.

3. En el cuadro Guardar como tipo, haga click en Plantilla.

5. Haga click en Guardar.



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Facilitador Instructor

Coordinador Arquitectos

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Coordinador Ings. Civiles

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