Crear y compartir documentos con Google docs

Introducción

Vamos a aprender a crear cualquier documento de oficina con Google docs. La ventaja que tiene Google docs es que podremos compartir esos archivos con otras personas para que puedan leerlos o para que puedan añadir comentarios o información.

Entrar en Google docs

Lo primero que hacemos es ir a nuestra cuenta Gmail. En caso de no tenerla la creamos. Podéis leer este tutorial si no sabéis como hacerlo.

+ Crear una cuenta de correo con Gmail

Entramos en nuestra cuenta Gmail introduciendo nombre y contraseña y clicando Acceder.

Una vez que hemos entrado en nuestra cuenta, clicamos en el botón que indica Docs que se encuentra en la parte superior izquierda.

- 1 -

Crear y compartir documentos con Google docs

Crear un documento

Para crear un documento nuevo sólo tenemos que clicar en el botón Crear nuevo que se encuentra en la parte superior izquierda.

Nos aparecen cinco opciones más la opción Desde la Plantilla.

Documento

Nos ofrece un documento de texto similar a los documentos de Writer, Abiword o Word.

- 2 -

Crear y compartir documentos con Google docs

Su barra de herramientas es muy similar a la de los otros programas. Quizás un poco más austera, pero cumple las necesidades básicas de un procesador de texto.

Presentación

Nos ofrece la posibilidad de crear una presentación con diapositivas. Similar a los programas Impress o PowerPoint.

- 3 -

Crear y compartir documentos con Google docs

De nuevo nos encontramos ante un editor de diapositivas simple pero eficaz.

Podremos importar diapositivas y presentaciones enteras, tanto desde Internet como desde nuestro ordenador. Como defecto decir que sólo importa presentaciones en formato *.ppt o *.pps.

Esperemos que con el tiempo amplíen los formatos a los de OpenOffice como mínimo.También podremos insertar imágenes, sonidos y películas.

Hoja de cálculo

Este documento es el equivalente a un documento de Calc o de Excel.

- 4 -

Crear y compartir documentos con Google docs

Tiene por supuesto las herramientas imprescindibles, por lo que no echaremos de menos otros programas a no ser que nos queramos complicar mucho la vida.

Formulario

El formulario es el elemento innovador que ofrece Google Docs, nos da la posibilidad de crear un formulario que podremos embeber en nuestro blog o en nuestra página web.

Podéis ver un tutorial ya publicado sobre como crear un formulario.

+ Ver tutorial “Crear un formulario”

- 5 -

Crear y compartir documentos con Google docs

Crear carpetas

El programa nos ofrece la posibilidad de crear carpetas para organizar nuestros docs de Google. Esto es especialmente recomendado si creáis un gran número de documentos. Una vez que cliquemos en el icono nos ofrecerá la posibilidad de poner un nombre a nuestra carpeta.

En la carpeta que hemos creado con el nombre de Imágenes vamos a introducir varios archivos de imagen que tenemos subidos a nuestro espacio de Google Docs.

- 6 -

Crear y compartir documentos con Google docs

Para ello habilitamos las casillas de todas las imágenes que vamos a incorporar a esa carpeta (1) y clicamos en el icono Carpetas que está en la parte superior (2). Ahí seleccionaremos Imágenes que es la carpeta donde guardaremos estos archivos.Por último clicamos Aplicar cambios (3).

Compartir documentos

Vamos a compartir documentos de Google docs con otros usuarios. El proceso es muy sencillo. Lo podemos hacer desde el panel de todos los elementos.

En este caso habilitaremos la casilla del documento que queremos compartir y clicaremos en el botón Compartir que se encuentra en la parte superior.

Entre las cuatro opciones que nos aparecen elegimos la primera, Invitar a usuarios.

Las otras tres son interesantes.

La segunda nos da una URL (dirección de internet) que da acceso a nuestro archivo. Así podríamos dar acceso a él desde un blog o una web.

El segundo nos da información para recordar con qué personas estamos compartiendo un documento.

El tercero envía el documento, como indica su leyenda, como archivo adjunto a un destinatario que elijamos.

- 7 -

Crear y compartir documentos con Google docs

Una vez que clicamos Invitar a usuarios nos aparece una ventana donde introduciremos los correos de las personas que deseamos que editen o lean el documento. Para ello lo más cómodo es clicar Elegir los contactos.

Una vez elegido y después de habilitar Para editar o sólo para ver, clicamos Enviar y nuestro contactos seleccionados recibirán un correo comunicándoles que tienen en Google Docs un documento compartido.

Es muy interesante crear grupos en nuestros contactos de Gmail, para al elegir los contactos si elegimos un grupo, poder tener a la vez todos los correos que nos interesan.

+ Ver tutorial “Organiza tus contactos en Gmail”

- 8 -

Crear y compartir documentos con Google docs

Desde la plantilla

Es la última opción que aparece entre los documentos nuevos, se trata de cientos de plantillas que Google Docs nos ofrece.

Es una opción interesante si queremos darle un aspecto profesional a un nuevo documento de Google Docs.

Al clicar en Desde la plantilla podremos elegir el tipo de documento y plantilla que deseemos.

Lo mejor es Reducir primero por el tipo de documento que queremos hacer y luego seleccionar el que nos guste.

- 9 -

Crear y compartir documentos con Google docs

Por último decir que podemos importar desde nuestro ordenador y guardar también en nuestro disco, los documentos de Google Docs.

También podemos incorporar a Google Docs cualquier documento adjunto que recibamos en nuestra cuenta de Gmail.

Pero todo eso formaría parte de un futuro tutorial.

- 10 -