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Conexin a base de datos Microsoft Access 2007 utilizando Visual Basic 2008 Autor: Ing. Jos Roberto Coln Villalta

jcolon@ufg.edu.sv Facultad de Ingeniera

Universidad Francisco Gavidia Centro Regional de Occidente

Resumen

El resguardo, recuperacin y en general la gestin de la informacin se ha vuelto hoy en da una tarea esencial en las aplicaciones informticas; una alternativa sencilla de realizar es la conexin a base de datos Microsoft Access 2007 utilizando Visual Basic 2008.

Palabras Claves

Acceso a datos, Microsoft Access 2007, conexin, base de datos, Visual Basic 2008

Introduccin

Los sistemas informticos en la actualidad hacen muchos procesos que facilitan las labores de los usuarios; la administracin de informacin es una de las ms vitales tareas para cualquier empresa, los sistemas informticos permiten gestionar la informacin en forma de registros digitales almacenados en tablas, y estas a su vez agrupadas en una base de datos. El acceso a los datos y su correspondiente administracin es una de las funciones que ms se solicitan actualmente a los desarrolladores de aplicaciones informticas.

Existen muchas alternativas para acceder a datos utilizando diferentes tipos de tecnologas, cada una con ventajas y desventajas; sin embargo, una de las opciones que se considera ms sencilla de explicar y fcil de desarrollar, es la conexin a base de datos de Microsoft Access 2007 utilizando Visual Basic 2008, esto se debe a la gran cantidad de documentacin bibliogrfica, artculos tcnicos y foros donde se documenta el proceso.

En el presente artculo se pretende explicar paso a paso cada una de las actividades para realizar una conexin a base de datos, comenzando desde la creacin de sta utilizando Microsoft Access 2007, continuando con el desarrollo de una tabla y sus respectivos campos, y finalizando con la creacin de un proyecto en Visual Basic 2008 que sea capaz de comunicarse con la base de datos.

Cabe aclarar que durante la explicacin se colocan imgenes con marcas de color rojo para hacer notar elementos de importancia.

Desarrollo

1. Crear la base de datos

Se hace clic en el botn inicio

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Se desplegar un men, al colocar el cursor sobre la opcin Programas, aparecer otra lista con los programas que hay instalados en la computadora, en ese momento hay que buscar Microsoft Office y luego Microsoft Access; finalmente se hace clic sobre l, y se iniciar el programa, mostrndose de la siguiente forma:

En la parte central de la pantalla, se debe buscar y hacer clic en Base de datos en blanco.

Aparecer en el extremo derecho de la pantalla un cuadro de texto para digitar el nombre del archivo de base de datos, y un icono que permite ir a buscar el lugar donde se guardara el archivo de base de datos.

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Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puede hacer clic en el botn

Buscar ubicacin . Se abrir una ventana donde se indica el nombre de la base

de datos y el lugar donde se guardar.

Indispensablemente se debe crear una carpeta en el disco duro o unidad C de su

computadora, la cual tendr por nombre: CosteoUnitario

Dentro de la carpeta CosteoUnitario deber crear la base de datos de nombre:

baseDeDatos.accdb tal como se muestra en la siguiente figura:

Se debe hacer clic en el botn Aceptar.

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En la pantalla de inicio de Microsoft Access 2007, se hace clic en el botn Crear.

Aparecer una interfaz que permite crear tablas (Tabla1), similar a la siguiente:

Por el momento esta interfaz no ser til, as que la cerramos.

2. Crear una tabla

Para crear una tabla de datos se hace clic en la pestaa Crear para visualizar sus opciones, y luego en la opcin Diseo de tabla.

Aparecer la vista de Diseo de la tabla, como se muestra en la siguiente figura:

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En la pestaa aparece el nombre de la tabla (como todava no tiene un nombre

asignado, Microsoft Access por omisin la nombra Tabla1, temporalmente).

Se muestra una cuadricula donde se definen las columnas que componen la tabla,

se utiliza una lnea para cada columna, as en la primera fila de la cuadricula se

define la primera columna de la tabla y as sucesivamente.

En la parte inferior a la izquierda hay dos pestaas llamadas General y Bsqueda,

las cuales se utilizan para definir propiedades del campo, es decir caractersticas

adicionales de la columna.

A la derecha, se tiene un recuadro con texto de ayuda.

El proceso de crear la tabla consiste en ir rellenando las filas de la cuadricula con

cada uno de los campos que formaran la tabla.

En la primera fila debemos escribir el nombre del primer campo llamado

codigoDeManoDeObra, al pulsar la tecla ENTER pasamos a Tipo de datos, por

defecto nos pone Texto como tipo de dato; sin embargo si queremos cambiar de

tipo de datos, basta con hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la

derecha y elegir otro tipo.

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Al tener algn tipo de dato, la parte inferior de la ventana, la correspondiente a

Propiedades del campo se activa para poder indicar ms caractersticas del campo.

Para el campo codigoDeManoDeObra, solo se ajustar el tamao a 5, y el resto de

propiedades se dejaran intactas.

Al pulsar la tecla ENTER se accede a la tercera columna llamada Descripcin, dentro

de la cuadricula; no es obligatoria de utilizar, ya que nicamente sirve para

introducir un comentario relacionado al campo.

Se debe repetir el proceso hasta completar la definicin de todos los campos que

formaran la tabla, tal como se muestra a continuacin:

Nombre del campo Tipo de datos

Tamao Formato Lugares decimales

descripcion Texto 150

unidad Texto 25

precioUnitario Moneda Moneda 2

Al finalizar de agregar los 3 campos restantes, se deber definir la clave principal, la

cual proporciona un valor nico para cada fila de la tabla y sirve de identificador de

tal forma que se pueda saber sin ningn tipo de equivocacin el registro al cual

identifica. Para asignar una clave principal a un campo, se siguen los siguientes

pasos:

Se debe hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal; para

la tabla actual ser: codigoDeManoDeObra.

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Hacer clic sobre el botn Clave principal en el marco Herramientas

de la pestaa Diseo.

Posteriormente, a la izquierda del nombre del campo aparecer una llave

indicando que dicho campo es la clave principal de la tabla.

Se deben guardar los cambios hechos a la base de datos

Se cierra la base de datos, y se debe comenzar a trabajar en Visual Basic

2008.

3. Crear el proyecto en Visual Basic 2008

Se hace clic en el botn inicio

Se desplegar un men, al colocar el cursor sobre la opcin Programas, aparecer

otra lista con los programas que hay instalados en la computadora, en ese

momento hay que buscar Microsoft Visual Studio y luego Microsoft Visual Basic

2008; finalmente se hace clic sobre l, y se iniciar el programa.

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Al estar en Visual Basic 2008, se elije la opcin Archivo de la Barra de men,

posteriormente la opcin Nuevo proyecto, aparecer la siguiente ventana:

Se elije en el extremo izquierdo en Tipo de proyecto: Windows, luego a la derecha

en Plantillas: Aplicacin de Windows Form, y finalmente el Nombre: CosteoUnitario,

y clic en el botn Aceptar.

Deber aparecer una interfaz similar a la siguiente:

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En la Barra de Men, se har clic en la opcin Proyecto, luego clic en la opcin

Aparecer la ventana para Agregar referencia, se hace clic en la pestaa COM, se

busca el nombre del componente Microsoft Activex Data Objects 6.0 Library, se elije

y finaliza haciendo clic en el botn Aceptar.

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La interfaz de Visual Basic 2008 no habr cambiado; en el Explorador de soluciones,

se hace clic derecho en el nombre del proyecto: CosteoUnitario, al mostrase las

opciones hay que buscar y hacer clic en la opcin Agregar, aparecer un nuevo

men, donde se elije la opcin Mdulo.

Se mostrar la ventana Agregar nuevo elemento, entre las Platillas se selecciona el

objeto Mdulo, y en Nombre: Conectividad.vb

Se finaliza dando clic en el botn Agregar.

Aparecer la interfaz donde se podr agregar el cdigo que corresponder al

modulo Conectividad.vb

Se debe agregar el siguiente cdigo al Mdulo Conectividad.vb

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Este es un buen momento para grabar lo que se ha creado, as que se hace clic en

el botn Guardar todo.

Aparecer la ventana Guardar proyecto.

Es indispensable que se utilicen los nombres y rutas tal como se detalla a

continuacin:

Nombre: CosteoUnitario

Ubicacin: C:\CosteoUnitario

Nombre de la solucin: CosteoUnitario

Se finaliza esta parte haciendo clic en Guardar.

4. Verificar la conexin

Se comenzar cambindole nombre al nico formulario que tiene por el momento el

proyecto llamado CosteoUnitario; para ello, se hace clic derecho sobre el objeto

llamado actualmente Form1.vb, luego Cambiar nombre, y se renombrar como:

frmManoDeObra.vb

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Se hace doble clic sobre el formulario que se muestra en el centro de la pantalla,

entonces aparecer el cdigo que contiene dicho objeto, en particular nos presenta

el cdigo que se ejecutar en el formulario cuando este se cargue (evento Load).

Se procede a agregar el siguiente cdigo:

Se debe guardar los cambios y ejecutar la aplicacin, para ello se hace clic en el

botn Iniciar depuracin

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Se depurar y ejecutar la aplicacin, entonces se mostrar el formulario.

Cmo se comprueba que en verdad se logro establecer una conexin con la base

de datos?.

La respuesta a la anterior interrogante, es fcil de responder: accedemos a la

carpeta CosteoUnitario que est en nuestra unidad C (disco duro C), y se podrn

observar dos objetos: el primero, es la base de datos llamada baseDeDatos.accdb,

y el segundo es la instancia que se muestra de todo archivo cuando est abierto; tal

como se muestra en la siguiente figura:

Para finalizar, se debe regresar a Visual Basic 2008 y cerrar el formulario abierto