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Universidad Catlica Boliviana San Pablo

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Paso 1 Validacin del Requerimiento.

Bsicamente en el Sistema contable, se tienen 4 tipos de cuentas y subcuentas

(analticos). Las cuales segn el tipo que sean deben tener el visto bueno ya sea de las

autoridades regionales y/o nacionales. Los tipos de cuenta son:

Cuentas Patrimoniales.- Las cuales solo se deben crear con el conocimiento y

visto bueno del Vicerrectorado Financiero Administrativo Nacional puesto

que la incorporacin de este tipo de cuentas modificaran los estados

financieros de la Universidad los cuales deben ser uniformes a nivel nacional.

Cuentas de Resultado.- Estas cuentas reflejan los Centros de Costo de cada

una de las regionales y se deben crear con la autorizacin del Director

Administrativo Financiero de la Regional, respetando el rango de numero en

el cdigo definido para cada tipo de Centro de Costo.

Subcuentas Patrimoniales.- Este tipo de subcuentas se deberan crear en el

Departamento de Contabilidad, salvo en el mismo tengan algn problema en

su creacin (codigo repetido, etc.). Este tipo de subcuenta basicamente

consiste en Personas y Entidades y algunas subcuentas auxiliares que

clasifiquen la transaccin. La creacin de estas subcuentas deben realizarse

con el visto bueno del Contador General o alguna autoridad superior.

Subcuentas de Resultado.- Estas subcuentas clasifican el ingreso o el gasto de

cada Centro de Costo en el Estado de Resultados. Estas cuentas solo se deben

crear con el conocimiento y visto bueno del Vicerrectorado Financiero

Administrativo Nacional puesto que la incorporacin de este tipo de cuentas

modificaran los estados financieros de la Universidad los cuales deben ser

uniformes a nivel nacional.

Creacin de Cuentas 2

Paso 2 Validacin de la Informacin.

Antes de crear la cuenta o subcuenta requerida, se debe validar que no exista la cuenta o

subcuenta a crear ya sea a travs del sistema contable o a travs de cualquier utilitario

que permita realizar la consulta a la base de datos. Si se encontrar alguna cuenta que

potencialmente podra ser la que se vaya a crear se debe hacer llegar la observacin a la

autoridad que realiz el pedido para la creacin de la cuenta o subcuenta.

As mismo se deber revisar si el cdigo que se le vaya a asignar a la cuenta o subcuenta

este dentro de los rangos ya establecidos en el plan de cuentas o subcuentas ya

establecido (en el caso de que no sean subcuentas de Personas o Entidades).

Paso 3 Creacin de la Cuenta.

El tercer paso es la creacin de la cuenta o subcuenta en cuestin. Esta operacin se la

realiza ya sea a travs del Sistema Contable y si es que tuviera ya alguna otra cuenta con

el mismo cdigo se lo debe realizar a traves de algun utilitario que permita ejecutar

codigo SQL en la base de datos.

Paso 4 Enlaces Adicionales.

El tercer paso es la creacin de algunos indicadores y el enlace de la cuenta al grupo

sorrespondiente (este paso no se aplica si e trata de Personas o Entidades). Desde el

Sistema Contable en el ABM correspondiente, se buscara la cuenta o subcuenta ya

creada y se ingresar a la opcin Niveles, en la cual se debe definir el nivel al que la

cuenta pertenece en los Estados Financieros y otros indicadores como la cuenta donde

se ajusta su actualizacin de tipo de cambio, el orden en el que sale en el balance, si es

una cuenta regularizadora, etc. Si se desea consultar cada uno de estos parmetros se

debe revisar la documentacin del Sistema Contable. Cabe recordar que el no enlazar la

cuenta a su nivel correspondiente puede generar problemas tanto en el proceso de

actualizacin del tipo de cambio como problemas en la exposicin de los Estados

Financieros.