CREACIÓN DE PROCEDIMIENTOS · CREACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Sistema Informático para la Gestión de...

CREACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

Sistema Informático para la Gestión de las Compras y Contrataciones del Estado

Dominicano.

DGCP-LPN-003-2013

Fecha: 09/08/2016

Santo Domingo, agosto de 2016

INDICE

00 Introducción • Introducción

• Objetivo

• Objetivos Específicos

01 Fases del procedimiento

02 Creación del procedimiento (Fase selección)

03 Modificaciones /Adendas

04 Declaración Desierto

05 Apertura sobre económico

06 Adjudicación

07 Tareas Administrativas

08 Integración con sistemas externos

09 Informes y Estadísticas

Un Procedimiento es un conjunto de etapas y actividades necesarias para adquirir nuevos

bienes, contratar servicios y obras.

Los procedimientos realizados por las entidades gubernamentales de la Republica

Dominicana, están amparados en la Ley 340-06 sobre Compras y Contrataciones de

Bienes, Servicios, Obras y Concesiones, de fecha dieciocho (18) de agosto del año dos

mil seis (2006), y su modificatoria contenida en la Ley No. 449-06, de fecha seis (06) de

diciembre del año dos mil seis (2006); así como también su Reglamento de Aplicación,

emitido mediante el Decreto 543-12, de fecha seis (06) de septiembre del año dos mil

siete (2012).

INTRODUCCIÓN

INTRODUCCIÓN

AL FINALIZAR EL CURSO LOS Y LAS PARTICIPANTES SERÁN CAPACES DE REALIZAR UN

PROCEDIMIENTO COMPLETO EN EL PORTAL TRANSACCIONAL.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

Implementar los procedimientos correspondientes al proceso de compras y

contrataciones.

Proveer un detalle de acciones a seguir, para llevar adelante el circuito de compras.

Estandarizar el tramite de los procesos procurando la transparencia y eficacia de

los mismos.

INTRODUCCIÓN

OBJETIVO

INDICE

00 Introducción

01 Fases del procedimiento.





06 Adjudicación




Un procedimiento consta de varias fases asociadas a la operación del mismo, en este caso

utilizaremos como ejemplo el proceso compras menores, a continuación las fases que

componen la creación del mismo en el Portal Transaccional.

FASES DEL PROCEDIMIENTO



PROCEDIMIENTOS

INDICE

00 Introducción

01 Fases del procedimiento.





06 Adjudicación




Para crear un proceso en el portal transaccional tendrá que acceder con el usuario y

contraseña otorgado previamente por el administrador de la entidad.

CREACIÓN DE UN PROCEDIMIENTO

FASE DE SELECCIÓN

Una vez el usuario comprador ingrese al portal transaccional deberá iniciar con la creación

del procedimiento de compras tomando la siguiente ruta:


FASE DE SELECCIÓN

La creación del proceso en el portal transaccional esta dividido en tres campos: Tipo de

proceso, Nombre y Unidad de Requisición


FASE DE SELECCIÓN

Esta información es

extraída de la

selección deseada en

la lista de procesos.

Describir el Bien, Servicios o obra a adquirir en el proceso. Ej: Adquisiciones de Materiales Gastables.


PASO 1 - INFORMACIÓN GENERAL

Si la compra es una adquisición que esta planificada, puede asociarse el PACC al proceso, Si no esta planificada deberá justificar porque no esta planificada la compra.


PASO 2 – CONFIGURACIONES DEL PROCEDIMIENTO

En caso de que se haya

configurado fase de

observaciones, en el

paso 2 tendremos el

cronograma para

presentación de

aclaraciones.

Una vez completados los campos del punto número1 damos clic en y

para habilitar los pasos siguientes.


PASO 2 – CONFIGURACIONES DEL PROCEDIMIENTO

El paso configuraciones del procedimiento permite al usuario comprador organizar de

manera cronológica las fechas relacionadas a la ejecución del procedimiento desde la

publicación hasta la finalización del contrato y definir otras configuraciones tales: Pagos

de anticipos, Relacionar a Mipymes, Configurar en lotes, Visitas de lugar de ejecución y

las configuraciones avanzadas.


PASO 3 – ARTÍCULOS Y PREGUNTAS

En el paso Artículos y Preguntas se podrá agregar la lista de Código UNSPC,

Descripción de artículos, Cantidad, Unidad y Precio unitario estimado

relacionados a los bienes o servicios a adquirir en un procedimiento.

El usuario comprador podrá definir una evaluación basada en criterios eligiendo “Si” en el

campo “Definir un modelo de evaluación para este proceso”. Una vez definido los criterios

deberá hacer eligir “Si” en el campo “ Publicar modelos de evaluación ”.


PASO 4 - EVALUACIÓN

En este paso podrá adjuntar todos los documentos necesarios para completar el

procedimiento como es el pliego de condiciones.


PASO 5 – DOCUMENTOS DEL PROCEDIMIENTO

En este paso podrá seleccionar los documentos que son solicitados a los proveedores, el

usuario comprador tendrá la opción de definir en que momento del proceso requiere dicha

documentación si en la fase de contrato o en la fase de habilitación.


PASO 6 – DOCUMENTOS HABILITANTES

Los pasos Invitación– 7 y Configuración de

Presupuesto– 8 se estarán habilitando

inmediatamente se complete los pasos

anteriores y dando clic en el botón


DESHABIILITACIÓN PASO 7 Y 8

El usuario de compra a través del

paso invitación podrá seleccionar

los proveedores que desean invitar

a participar al procedimiento,

siempre y cuando estén en el

mismo rubro seleccionado en el

proceso.

Los proveedores seleccionados

recibirán una alerta en su correo

electrónico y podrán encontrar

también la invitación en el área

notificaciones en el Área de

Trabajo del procedimiento.


PASO 7 - INVITACIÓN

En configuración del

presupuesto tenemos tres

campos que son obligatorios

completar:

Destino del gasto.

Origen de los

recursos.

Y Configurar la

cuenta

presupuestaria.

El usuario tramitador luego

de completar los campos y

cargar el documento deberá

dar clic en


PASO 8 – CONFIGURACIÓN DEL PRESUPUESTO

Una vez completados todos los pasos, se hace clic en el botón “publicar” y el procedimiento

quedará publicado.


FASE DE SELECCIÓN

INDICE

00 Introducción






06 Adjudicación


08 Integración con Sistemas Externos


El Portal Transaccional permite realizar modificaciones a los procedimientos, a través de la

ventana modificaciones en la carpeta del procedimiento.

Las modificaciones o

adendas que podrán

realizarse son las

siguientes:

Modificación en las

fechas del cronograma

Cambiar configuración

Cambiar el formulario

de artículos y

preguntas. Cambiar la

evaluación

Cambiar pliegos y

documentación

MODIFICACIONES / ADENDAS

MODIFICACIONES / ADENDAS

INDICE

00 Introducción






06 Adjudicación




DECLARACIÓN DESIERTO

Un proceso podrá ser declarado

desierto en caso de no recibir

ofertas en el tiempo definido,

esta acción podrá ser realizada

siempre y cuando haya pasado

el tiempo de presentación de

oferta y no se presentará ningún

interesado.


El usuario comprador

tendrá la opción de

Relanzar el proceso

nuevamente, en caso de

elegir SI el portal

transaccional creará una

copia del proceso y podrá

realizar las modificaciones

de lugar.

INDICE

00 Introducción





05 Apertura sobre Económico

06 Adjudicación




Las ofertas de los

proveedores son recibidas

en el Portal Transaccional

con la información

encriptada. En la fecha y

hora de la apertura

definida, en la opción

Fases de Apertura del

expediente, tendrá el

botón “Apertura de

ofertas”.

APERTURA SOBRES ECONÓMICOS

APERTURA DE OFERTAS

El usuario tiene que pulsar el botón “Iniciar” o “Abrir Sobres”.


APERTURA DE SOBRES

Después aperturados los sobres tendrá acceso al contenido de las ofertas, podrá

descargar documentos y la lista de precios de dichas ofertas.


APERTURA DE SOBRES

En la fase de apertura de

oferta, se encuentra la

opción de documentos,

aquí se puede cargar el

acta de apertura.

El usuario tendrá que calificar las ofertas en el paso Fases de Apertura, ya que éstas se

encuentran con el estado “Pendiente”. De está forma podrá:

• Calificar todos los pendientes;

• Descalificar todos los pendientes: se tendrá que indicar el motivo;

• Calificar ( una oferta en concreto);

• Descalificar ( una oferta en concreto): se tendrá que indicar el motivo.

Al concluir la evaluación tendrá que pulsar el botón “Confirmar”


CALIFICAR O DESCALIFICAR OFERTAS

INDICE

00 Introducción






06 Adjudicación




La Adjudicación podrá realizarse desde diferentes

opciones dentro del Portal Transaccional:

En la fase de apertura, pulsando el botón Ir a

Selección

A partir del mapa comparativo de precios, o sea,

tras el estudio de precios, la entidad tiene la

posibilidad de adjudicar con base en ese análisis,

pulsando el botón Ir a informe de selección

.

En el área de trabajo del procedimiento, en la

opción crear en el informe procesos de

adjudicación. siempre que se crea una

adjudicación, la plataforma le asigna una

numeración única (id de la adjudicación).

ADJUDICACIÓN

ADJUDICACIÓN

INDICE

00 Introducción






06 Adjudicación




Tareas Administrativas

TAREAS ADMINISTRATIVAS

Esta funcionalidad va a permitir crear tareas asignadas al órgano rector.

Flujo de creación de tarea administrativa hecho por una empresa:

Tareas Administrativas

TAREAS ADMINISTRATIVAS

El usuario del órgano rector se loguea en el portal transaccional, ingresando su usuario y

contraseña.

El portal transaccional presenta el área de trabajo y dentro de esta, la opción “Tareas

administrativas”

.

El usuario selecciona la opción Tareas administrativas > Modificar.

En la Pantalla de edición el usuario podrá:

• Empezar Tarea

• Adjuntar archivos

• Remover archivos

• Aprobar o Enviar a Aprobación

• Rechazar

• Cancelar

INDICE

00 Introducción






06 Adjudicación


08 Integración con Sistemas Externos • Preventivo


Integración Con Sistemas Externos

PREVENTIVO

El servicio del Preventivo será creado en los siguientes procesos de negocio:

Preparación de un procedimiento:

Solicitud de creación

Cancelación de un procedimiento:

Solicitud de disminución total

Suspensión de un procedimiento (de forma opcional):


Solicitud de aumento

Declaración desierto de un procedimiento:


Modificación o adenda al procedimiento:

Solicitud de aumento

Solicitud de disminución

INDICE

00 Introducción






06 Adjudicación


08 Integración con Sistemas Externos


Informes y Estadísticas

INFORMES Y ESTADÍSTICAS

El usuario podrá acceder a los informes y estadísticas emitidos por la plataforma para la

entidad, estos reportes se actualizaran diariamente de manera automática, el portal

transaccional presentará un conjunto de gráficas las cuales se podrán exportar al

ordenador en formato Excel o PDF.

Para acceder al área de reportes y estadísticas el usuario deberá hacer clic en el menú

Informes y estadísticas del área de trabajo en la plataforma..

Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584

Asistencia Técnica

Correo Electrónico: [email protected]

Teléfono: 809-682-7407, opción 2.

Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez

Objío,

Santo Domingo, D.N., República Dominicana

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MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN..

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