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COSTOS II
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INTRODUCCIÓN La Contabilidad de Costos es una especialidad de la Contabilidad General que registra, asume, analiza e interpreta los detalles de los costos de materiales, mano de obra y costos indirectos de fabricación incurridos para producir un artículo o servicio de una empresa con el fin de poder medir, controlar y analizar los resultados del proceso de producción a través de la obtención de costos unitarios y totales. La Contabilidad de Costos también mide el desempeño, la calidad de los productos y la productividad; incluye el análisis y la síntesis del costo total de producción, en función de los costos por órdenes de trabajo, la compilación de los costos de producción proporciona una base para determinar el costo de las mercancías a vender en el futuro. Con la finalidad de lograr un mayor control de los costos de producción, las empresas deben optar por la utilización de un sistema de acumulación, debido a que el mismo provee información continua sobre los materiales, productos en proceso y productos terminados, costo de artículos fabricados y costo de ventas, logrando los objetivos de acumular costos totales, calcular costos unitarios y 1
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INTRODUCCIÓN
La Contabilidad de Costos es una especialidad de la Contabilidad General que
registra, asume, analiza e interpreta los detalles de los costos de materiales,
mano de obra y costos indirectos de fabricación incurridos para producir un
artículo o servicio de una empresa con el fin de poder medir, controlar y
analizar los resultados del proceso de producción a través de la obtención de
costos unitarios y totales.
La Contabilidad de Costos también mide el desempeño, la calidad de los
productos y la productividad; incluye el análisis y la síntesis del costo total de
producción, en función de los costos por órdenes de trabajo, la compilación de
los costos de producción proporciona una base para determinar el costo de las
mercancías a vender en el futuro.
Con la finalidad de lograr un mayor control de los costos de producción, las
empresas deben optar por la utilización de un sistema de acumulación, debido
a que el mismo provee información continua sobre los materiales, productos en
proceso y productos terminados, costo de artículos fabricados y costo de
ventas, logrando los objetivos de acumular costos totales, calcular costos
unitarios y mantener en forma continua y permanente información a la gerencia
para facilitar las decisiones de planeación y control.
Existen dos tipos básicos de sistemas de acumulación de costos, clasificados
de acuerdo con la clase de proceso productivo, tales métodos son el sistema
de costos por órdenes específicas y el sistema de costos por procesos.
Un requisito previo y fundamental en un sistema de costeo por órdenes
específicas, es la posibilidad de poder segregar o identificar cuantitativamente
el producto en elaboración en la fábrica o taller, en un momento dado
cualquiera.
1
Por tal motivo, las empresas establecen el sistema de costos por órdenes
específicas con el objeto de satisfacer las necesidades la información oportuna,
ya que los administradores necesitan determinar el costo del producto, el cual
es calculado por los contadores para dos fines: para la toma de decisiones que
permite a los administradores evaluar sus políticas de precios y los diferentes
productos que se fabrican, y como información financiera que se refleja en el
estado de resultados a través de la cuenta de costo de ventas y como valor de
inventario( bienes terminados y en proceso) en el balance general, esto a su
vez genera una fuente confiable y valida que permita a la gerencia la toma de
decisiones apropiadas.
El costo incurrido en la elaboración de una orden de trabajo específica debe
asignarse a los artículos producidos.
En un sistema de costos por órdenes específicos los tres elementos básicos
del costo (MP, MOD, CIF) se acumulan de acuerdo con los números asignados
a las órdenes de trabajo.
En el desarrollo del presente trabajo solo desarrollaremos aspectos
relacionados con el sistema de costos por órdenes específicas; definiciones,
descripciones, objetivos, ventajas, desventajas etc.
2
MARCO TEÓRICO
CAPITULO I
“COSTOS POR ORDEN ESPECÍFICO”
DEFINICIÓN
<<El sistema de contabilidad por órdenes específicas, conocido también como
sistema de costos por órdenes de producción, por lotes, por pedido u órdenes
de trabajo , es un sistema de acumulación de costos de acuerdo a las
especificaciones de los clientes o en algunos casos para ser llevados al
almacén de productos terminados, en el cual los costos que intervienen en el
proceso de producción de una cantidad específica o definida de productos se
acumula o recopilan sucesivamente por sus elementos (materiales directos,
mano de obra directa y costos indirectos), los cuales se encargan a una orden
de trabajo, fabricación o producción, sin importar los periodos de tiempo que
implica. Por ejemplo, algunos trabajos se pueden completar en un periodo
corto, mientras que otros se pueden extender por varios meses.
Este sistema es el más apropiado de utilizar cuando los productos que se
fabrican difieren en cuanto a los requerimientos de materiales y de costos de
conversión; y, la producción consiste en trabajos o procesos especiales, según
las especificaciones solicitadas por los clientes, más que cuando los productos
son uniformes y el proceso de producción es repetitivo o continuo.
OBJETIVOS
Acumular costos totales y calcular el costo unitario
Presentar información relevante a la gerencia de manera oportuna para
contribuir a las decisiones de planeación y control.
3
CARACTERÍSTICAS
Se usa cuando la producción consiste en trabajos a pedido; también se
utiliza cuando el tiempo requerido para fabricar una unidad de producto
es relativamente largo y cuando el precio de venta depende
estrechamente del costo de producción.
Puede adoptarse cuando se puede identificar claramente cada trabajo a
lo largo de todo el proceso desde que se emite la orden de fabricación
hasta que concluye la producción.
La demanda suele anticipar a la oferta.
Enfatiza la acumulación de costos reales por órdenes específicas.
La fabricación está planeada para proveer a los clientes de un
determinado número de unidades, o a un precio de venta acordado.
Se conoce el destinatario de los bienes o servicios antes de comenzar la
producción.
La unidad de costeo es la orden.
Cada trabajo representa las distintas especificaciones de fabricación.
(periodo de tiempo para la fabricación, recorrido de la producción,
máquinas a utilizarse, etc.).
El costo de trabajo es una base para hacer una comparación con el
precio de venta y sirve como referencia para las futuras cotizaciones de
precios en trabajo similares.
La producción no tiene ritmo constante; por lo cual requiere una
planeación que comienza con la recepción de un pedido, que suele ser
la base para la preparación y emisión de la orden de fabricación.
Permite conocer con facilidad el resultado económico de cada trabajo.
Se puede saber el costo de cada elementó del costo en cualquier
momento. Por lo tanto se simplifica la tarea de establecer el valor de las
existencias en proceso.
La determinación de los costos es sencilla de entender.
4
Se trabaja para un mercado especial y no para satisfacer un mercado
global.
No se dispone de costos unitarios (costo real). Hasta que se termine la
orden.
Los costos se acumulan en una hoja de costos, considerada el auxiliar
de productos en proceso, denominada orden de producción. Los
documentos fuentes en un sistema contable representa registros
originales que sirven de respaldo a los asientos de diario, en el sistema
de costos por órdenes especificas la orden de producción representa el
documento fuente que permite acumular todos los costos asignados a
un trabajo específico desde el momento que se inicia hasta su
culminación.
VENTAJAS
Proporciona en detalle el costo de producción de cada orden.
Se calcula fácilmente el valor de la producción en proceso, representada
por aquellas ordenes abiertas al final del periodo determinado.
Se podría establecer la utilidad bruta en cada orden o pedido.
DESVENTAJAS
Su costo administrativo es alto, debido a la forma detallada de obtener
los costos.
Existe cierta dificultad cuando no se ha terminado la orden de
producción y se tiene que hacer entregas parciales, debido a que el
costo de la orden se obtiene hasta el final del periodo de producción.
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PROCEDIMIENTOS USADOS PARA EL CONTROL DE COSTOS
El procedimiento de control se inicia cuando el departamento de ventas emite
un pedido para la fabricación de un producto, este pedido puede responder a
los requerimientos de un cliente en particular o una solicitud interna para
mantener un stock adecuado en almacén de productos terminados. Una vez
que se recibe el pedido el área de producción debe planificar el proceso de
producción, tipo de material a utilizar, requerimiento de personal, tiempo de
entrega, entre otros. De igual forma se debe informar a contabilidad de costos
para que de apertura al auxiliar de productos en proceso que permitirá el
control del pedido a manufacturar.
CONTROL DE MATERIALES
El primer elemento del costo lo constituyen los materiales directos, los cuales
de acuerdo a las especificaciones y los procedimientos de la empresa es
solicitado al almacén o bodega para iniciar el proceso de producción. Esta
solicitud se realiza mediante un documento fuente, denominado requisición de
materiales, que constituye el documento que proporciona la información sobre
la cantidad, tipo y costo de material a utilizar en producción.
De igual manera la requisición de materiales indica el destino de los materiales,
es decir si en ella se indica que el material es de uso exclusivo para un trabajo
u orden y por lo tanto se puede asignar de forma sencilla al proceso, este
material se clasifica como material directo. Por el contrario si el material
solicitado es de uso general para varios procesos o representan suministros de
fábrica, es considerado costos indirectos.
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CONTROL DE LA MANO DE OBRA
Este control será a través de las boletas de trabajo, el documento fuente básico
para la asignación de los costos de mano de obra directa, de acuerdo al tiempo
productivo invertido en las ordenes de producción.
La función de cronometraje juega un papel fundamental, debido a que a través
de la misma se logra controlar el tiempo productivo de los trabajadores
directos, el cual debe ser imputado a los respectivas ordenes de producción
donde el trabajador realizo trabajo manual o activo las maquinas que
transforman el material directo en el nuevo producto. Las boletas de trabajo son
el formulario que permiten dicho control. Con la información contenida en las
tarjetas reloj se puede elaborar la nómina. Ambos formularios permiten realizar
los asientos contables.
Es importante recordar que la mano de obra se clasifica en mano de obra
directa y mano de obra indirecta por lo tanto es fundamental que se tome una
decisión por cuestiones de consistencia contable y para el costeo del producto,
el tratamiento (mano de obra directa o mano de obra indirecta) que tendrán los
aspectos relacionados con vacaciones, días festivos, bonificaciones, tiempo de
preparación, tiempo ocioso, prestaciones sociales, etc.
Generalmente en las empresas que trabajan por órdenes específicas, la mano
de obra indirecta suele incluir las siguientes partidas: jefatura y supervisión,
oficinistas de producción, tiempo no productivo, trabajo indirecto del trabajador
directo, recargo por horas extras cuando estas se realicen al azar. Las horas
extras que surgen por pedidos urgentes de algunos clientes, se debe
considerar la mano de obra directa al igual que el recargo por ellas generado.
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CONTROL DE COSTOS INDIRECTOS
En un sistema por órdenes específicas es de fundamental importancia la
utilización de la técnica del costeo normal, debido a que la misma permite
normalizar el costeo indirecto en las diferentes unidades de producción.
A veces se termina y hasta se vende el producto y todavía no se conoce el
monto total de costos indirectos real, por ejemplo no han llegado los recibos a
la empresa correspondientes a los servicios como agua, luz, etc.
Existen partidas de costos indirectos que tiene diverso comportamiento frente a
los volúmenes de producción, como lo son costo indirecto variable, fijo y mixto.
Hay meses de alta producción y meses de baja producción, donde los
productos tendrían costos unitarios distintos y distorsionados por efecto de los
costos indirectos fijos.
CIERRE O LIQUIDACIÓN DE LA ORDEN DE PRODUCCIÓN
Terminada una orden de producción, se procede a totalizar cada una de las
columnas, obteniendo de esta forma el costo de materiales directos invertidos
en dicha orden, de igual forma el costo de mano de obra y los costos indirectos.
Luego se suman los totales de los tres elementos y obtenemos el costo de
producción de la orden, este total se divide entre el número de unidades
fabricadas en la misma, y resulta el costo unitario de los productos fabricados
en esa orden.
Este costo se transfiere al almacén de productos terminados para su posterior
entrega o venta.>>1
1GÓMEZ, Joselyn (Febrero 2004) <<www.gestiopolis.com>> español.
8
CAPITULO II
“SISTEMA DE ACUMULACIÓN DE COSTOS DE PEDIDO”
En la consulta referida de la obra Contabilidad de Costos de los autores Morton
Backer, Lyle Jacobsen y David Ramírez, indica.2
El sistema de costo por órdenes de trabajo pone énfasis en la acumulación y
asignación de los costos a los trabajos o conjuntos de productos. Cada trabajo
representa distintas especificaciones de fabricación. Bajo este sistema los
costos se identifican directamente con cada trabajo.
El sistema de costos que deberá aplicarse, sea por órdenes de trabajo por
procesos o una combinación de ambos, depende de la naturaleza de las
actividades de producción de la compañía. La diferencia fundamental entre un
sistema de órdenes de trabajo y un sistema de costos por procesos radica en la
importancia que se le asigna a la clasificación y acumulación inicial de los
costos de producción.
Las características del sistema de órdenes de trabajo también pueden aplicarse
por empresas que primero ensamblan las piezas para hacer un producto que
luego se procesa en uno o más departamentos o procesos de acabado. La
producción en la operación de ensamblado puede dividirse en conjuntos o
trabajos a los cuales se les asignan los costos adicionales a medida que los
trabajos pasan por los procesos de acabado. En la operación de ensamblado,
los costos se asignan a los trabajos; en el proceso deacabado, los costos se
asignan primero a los procesos o centros de costos y luego a los trabajos
según se van realizando.
2BACKER, Morton, Jacobsen LYLE, David RAMÍREZ PADILLA. Contabilidad de costos Un enfoque administrativo para la toma de decisiones. pp. 218-225.
9
Un sistema de costos predeterminados o un sistema de costos reales, o una
mezcla de ambos, como costos de materiales reales y mano de obra directa o
costos indirectos de fabricación predeterminados, pueden combinarse ya sea
con un sistema de procesos o con un sistema de costos por órdenes de
trabajo.
TIPO DE ACTIVIDAD DE PRODUCCIÓN PARA EL SISTEMA DE ÓRDENES
DE TRABAJO
El sistema de contabilidad de costos por órdenes de trabajo es especialmente
apropiado cuando la producción consiste en trabajos o procesos especiales,
más que cuando los productos son uniformes y el patrón de producción es
repetitivo o continuo. Los ejemplos de este tipo de actividad incluyen diseños
de ingeniera, construcción de edificios, talleres de reparaciones y trabajos de
imprenta sobre pedido. También se emplea el sistema de órdenes de trabajo
cuando el tiempo requerido para fabricar una unidad del producto es
relativamente largo y cuando el precio de venta depende estrechamente del
costo de la producción, como por ejemplo, la producción de vinos y seda cruda.
Las tasas de costos indirectos predeterminadas son particularmente útiles para
el costeo de las órdenes de trabajo, puesto que los costos indirectos reales no
pueden determinarse sino hasta el final del mes o del año, los costos de trabajo
no pueden conocerse inmediatamente después de su terminación si no se
recurre a las tasas de costos indirectos. Estas tasas también le ofrecen a la
gerencia una base para estimar los costos y las cotizaciones de precio.
REGISTRO DE LAS ÓRDENES DE TRABAJO
Debido a que la producción no tiene un ritmo constante bajo el sistema de
órdenes de trabajo o pedidos especiales, se requiere una planeación cuidadosa
10
para lograr la utilización más económica del potencial humano y la maquinaria.
La planeación de la producción comienza con el recibo de un pedido por el
cliente. Ésta es generalmente la base para la preparación y emisión a la fábrica
de una orden de producción. La orden de producción contiene información e
instrucciones para la fábrica con respecto a las especificaciones del producto,
el periodo de tiempo para la fabricación, recorrido de la producción, máquinas a
utilizarse, etc. También puede contener una lista de materiales, piezas y
herramientas requeridas, aunque frecuentemente estos datos se envían
mediante una lista de materiales separadas.
El documento de contabilidad que se usa en el sistema de costeo de los
pedidos especiales es llamado hoja de costos de trabajo. Contiene la
acumulación de los costos para cada trabajo, subdividida en las principales
categorías de costos. En el anexo 7-1 se presenta una hoja de costos de
trabajo. Bajo un sistema de órdenes de trabajo, a medida que se hacen las
requisiciones de materiales y se incurre en la mano de obra, se anotan los
trabajos pertinentes en los formularios de requisición de materiales y boleta de
tiempo, tal como se muestra en los anexos 7-2 y 7-3; la hoja de costos de
trabajo también puede indicar el costo estimado o el precio de venta.
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ANEXO 7.1
12
HOJA DE COSTOS DE TRABAJO
Costo estimado
Costo real
Diferencia
Materiales 2500 2260 240
Trabajo N° _________ Cliente _________ Mano de obra 1600 1700 -100
Artículo _________ Cantidad _________ Costos indirec. 2000 2125 -125
Fecha de inici. _________ Fecha de
termin. _________ TOTAL 6100 6085 15
Materiales Mano de Obra Costos Indirectos
Fecha N° req. Cantidad FechaBoleta de
tiempoCantidad Fecha Dpto. Tasa Cantidad
6-abr 1006 2260 6-abr 10687 800 6-abr Ensamb. 125% 10006-may 10705 900 6-may Ensamb. 125% 1125
TOTAL 2260 1700 2125
ANEXO 7.2
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REQUISICIÓN DE MATERIALES
N° 1006
Fecha requerida 6-abr Departamento Ensamblado Trabajo N°101
Cantidad ArtículoCosto
unitarioTotal
5 Ménsula N° 10-651 140 700
12 Accesorios N° A683 50 600
2 Tubería N° 2081 480 960
Total 2260
Aprobado por : R. Allende
ANEXO 7.3
14
BOLETA DE TIEMPO
N° 10687
Empleado: S. Cantú Departamento: Ensamblad
o
Reloj N°: 86 Fecha: 6-abr
Horas en que comenzó
Horas en que terminó
Tiempo total
Tarifa CantidadOrden de
trabajo N°
08:00 11:30 3.5 200 700.00 105
11:30 12:00 0.5 100.00 104
01:00 05:00 4.0 800.00 101
TOTALES 8.00 1600.00
ESTIMACIONES DE COSTOS PARA LICITAR O PROPONER TRABAJOS
Las estimaciones de costos para licitar trabajos o proyectos que se otorgan sobre
base de licitación competitiva, pueden efectuarse mediante un análisis de la
experiencia de costos de la compañía con trabajos o proyectos idénticos o
similares realizados anteriormente. La experiencia pasada debe, por supuestos,
modificarse para tomar en cuenta los cambios ocurridos en los costos y también
las futuras tendencias de los costos.
Cuando la empresa no tiene experiencia previa con un determinado tipo de
proyecto, la síntesis de una estimación de costos para un contrato puede requerir
una considerable cantidad de estudio. En tales casos, los requerimientos de
producción de un proyecto se determinan estableciendo las cantidades y tipos de
materiales necesarios, las cantidades y tipo de mano de obra requerida, y los
tipos de procesos u operaciones requeridas. El costo los materiales y la mano de
obra puede estimarse tomando en cuenta las tasas y precios vigentes.
Para tomar la decisión sobre la estimación, es útil saber cuáles prácticas de
costeo están utilizando los competidores que también están licitando los trabajos,
información que no siempre puede obtenerse. La situación competitiva
frecuentemente gobierna la decisión con respecto ala exclusión o inclusión de
tales costos en las estimaciones.
ESTIMACIÓN DE COSTOS INCORPORADOS A LAS CUENTAS
Las estimaciones de costos pueden estar incluidas en las cuentas de una
compañía. Generalmente, se sigue este procedimiento con el fin de aumentar el
control de los costos o para facilitar la contabilidad del flujo de costos aplicables a
los trabajos terminados. Si estos costos predeterminados se basan en un buen
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nivel de actuación que pueda obtenerse, se les llama costos estándar. Si
representan los costos reales esperados, se les llama costos estimados.
Las estimaciones de costos son particularmente útiles cuando los contratos de
trabajo requieren la terminación de un determinado número de unidades de
producto y entregas durante un periodo de tiempo relativamente largo.
CONTROL DEL COSTO DE LOS TRABAJOS
Los problemas de control de costos en un taller son frecuentemente más
complejos que las empresas que utilizan un sistema de fabricación por procesos,
en el que las actividades y responsabilidades pueden segregarse por centros de
costos o departamentos y las operaciones tienden a ser recurrentes. En un taller
de pedidos especiales, las subdivisiones en departamentos pueden no existir o
estar vagamente definidas. Más aún, cada trabajo es una entidad separada que
quizás no se vuelva a repetir.
El control sobre los costos de las órdenes de trabajo tiende a centrarse en la
relación existente entre las estimaciones de costos usados como base para
establecer los precios de los trabajos y los costos reales. Aunque una
comparación entre los costos de los materiales y mano de obra reales y estimados
por trabajo sirve de base para el control del costo, os costos indirectos no pueden
controlarse en términos de trabajos específicos. El control de los costos indirectos
deben ejercerlo los jefes de departamento o los administradores de mayor nivel.
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CAPITULO III
“COSTEO POR TRABAJO ESPECÍFICO”
En la consulta referida del libro Contabilidad de Costos de los autores Ralph
Polimeni, Frank J. Fabozzi, Arthur H. Adelberg, Michael A. Kole, indica.3
COSTEO POR ORDEN ESPECÍFICO
Este sistema es el más apropiado cuando los productos manufacturados difieren
en cuanto a sus requerimientos de materiales y de conversión. El costo que
incurre en la elaboración de una orden de trabajo específica debe asignarse
cuando un cliente desea que el producto se fabrique de acuerdo a su
especificación.
Los elementos básicos del costo son los materiales directos, mano de obra directa
y costo indirecto de fabricación estos se acumulan de acuerdo con los números
asignadas a las órdenes de trabajo. El costo unitario de trabajo se obtiene
dividiendo las unidades totales del trabajo por el costo de éste. Una hoja de costo
se utiliza para resumir los costos aplicables, gastos de venta administrativos;
estos dos últimos van un porcentaje del costo de manufacturación, se especifica
en la hoja de costo para determinar el costo total.
Para que este sistema funcione adecuadamente es necesario especificar
físicamente cada orden de trabajo y separar los costos relacionados (los
3POLIMENI, Ralph, Frank FABOZZI, Arthur ADELBERG, Michael KOLE. Contabilidad de Costos. pp. 179-205.
17
elementos básicos del costo), con este trabajo es posible determinar la ganancia o
pérdida para cada orden y calcular el coto unitario para el propósito de costeo del
inventario.
COMPRA DE MATERIALES
Las materiales primas y los suministros empleados se solicitan mediante el
departamento de compras, lo siguiente es almacenar en la bodega, bajo el control
de un empleado.
CONSUMO DE MATERIALES
Para la salida de materiales para la fabricación tendrá que hacerse un documento
aprobado por el gerente de producción o por el supervisor del departamento de tal
manera tenga un respaldo.
COSTO DE LA MANO DE OBRA
Existen dos documentos para determinar el costo de la mano de obra, estas son
una tarjeta de tiempo y una boleta de trabajo. Las horas trabajadas están
indicadas en cualquier de estos dos documentos, de esta manera el departamento
determina la tasa salarial del empleado. La suma del costo de la mano de obran y
las horas empleadas en la diversas órdenes de trabajo (boleta de trabajo) debe
ser igual al costo total de mano de obra y al total de horas de mano de obra para
el periodo (tarjeta de tiempo).
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COSTO INDIRECTO DE FABRICACIÓN
Este tercer elemento se encuentra en todos los departamentos de la empresa, se
resume en el sistema de costeo por la hoja de costo indirecto de fabricación por
departamento.
HOJA DE COSTO POR ORDEN DE TRABAJO
Resume el valor de materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos
de fabricación aplicada para cada orden de trabajo procesada. La información de
obtiene de la requisición de materiales y los resúmenes de mano de obra la cual
se registrará en la hoja de costos por órdenes de trabajo diarias o semanales. Al
final de la hoja de trabajo se coloca los costos indirectos de fabricación, así como
los gastos de ventas y administrativos.
Este sistema está diseñado para suministrar información a la gerencia, esta hoja
variara de acuerdo a las necesidades o deseos de la misma.
UNIDADES DAÑADAS, UNIDADES DEFECTUOSAS, MATERIALES DE
DESECHO Y MATERIALES DE DESPERDICIO EN UN SISTEMA DE COSTEO
POR ÓRDENES DE TRABAJO.
Unidades dañadas. Unidades que no cumplen con los requisitos o
estándares de producción, se pueden vender por su valor fraccionario o se
descartan.
Unidades defectuosas. Unidades que no cumplen con los requisitos o
estándares de producción, estas se deben volver a restablecerse para así
venderlas como unidades buenas o como productos defectuosos.
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Material de desecho. Son materias primas que pueden reintegrar a la
producción para el mismo objetivo, pero también pueden utilizarse en
procesos diferentes o venderse a terceras personas por un valor inferior.
Materiales de desperdicio. Son partes de la materia prima sobrantes
después de utilizar para la producción y que no tienen valor adicional o
valor de reventa.
CONTABILIZACIÓN DE LAS UNIDADES DAÑADAS
La información de la determinación natural y las causas de las unidades dañadas
deben ser suministradas a la gerencia para el desarrollo adecuado de la
contabilización de los costos.
Para que no exista numerosas unidades dañadas; por lo general se clasifica en
“normal y anormal”, es necesario que la gerencia deba determinar el proceso de
control y planeación que se relaciones a las características de la materia prima.
DETERIORO NORMAL
Es el deterioro que se forma a pesar de haber utilizado los métodos de producción
y sus costos se consideran inevitables cuando se producen unidades buenas y
son tratados como un “costo del producto”. Los procesos que sigue la gerencia
deben solo ocasionar por máximo un 5% de deterioro. Estos se pueden
contabilizar por cualquiera de los siguientes métodos.
Aplicados a todas las órdenes de trabajo: Se efectúan una estimación del
costo del deterioro neto normal y se incluirá en la tasa de los costos
indirectos de fabricación que se aplican a las órdenes de trabajo. El costo
20
total de las unidades dañadas se deduce del inventario de trabajo en
proceso.
Inventario de unidades dañadas……………….…..X
Control de costos indirectos de fabricación………X
Inventario de trabajo en proceso “a”……………………….X
Aplicados a órdenes de trabajo específico: en este caso el deterioro normal
ignora la tasa de los costos indirectos de fabricación q se aplica en las
órdenes de trabajo. Al aparecer unidades dañadas en una orden de trabajo
específica, solo se deduce el valor residual del inventario de trabajo en
proceso, dejando dentro del costó no residual.
Inventario de unidades dañadas………………X
Inventario de trabajo en proceso “B”………………….X
DETERIORO ANORMAL
Es el exceso de deterioro de lo que se considera normal, lo cual es considerado
controlable por el personal y usualmente es el resultado de operaciones
ineficaces. Este deterioro anormal no se prevé y por eso no se considera
normalmente un costo de producción. El costo total de estas unidades se debe
considerar o deducir de la cuenta de inventarios de unidades dañadas y esta es
cargada a una cuenta de perdida por deterioro anormal.
Inventario de unidades dañadas……………….X
Perdida por deterioro anormal………………….X
Inventario de trabajo en proceso……………………..X
21
CONTABILIZACIÓN DE UNIDADES DEFECTUOSAS
Son aquellas que se pueden reelaborar para ponerlas en condiciones de venta
como unidades buenas o se vendan como mercancía defectuosa. Se clasifican en:
Normales: Cantidad de unidades que se esperan a pesar de las
operaciones eficientes.
Asignadas a todas las ordenes de trabajo: se estima del costo normal del
trabajo reelaborado y se incluye en la tasa de los costos indirectos de
fabricación y se aplicara en todas las ordenes de trabajo.
Control de costos indirectos de fabricación………….X
Inventario de material…………………………………………X
Nómina por pagar……………………………………………...X
Costos indirectos de fabricación aplicados………………...X
Aplicadas a órdenes de trabajo específicas: se ignoran en el cálculo de la
tasa de aplicación de los costos indirectos que se aplicará a las órdenes de
trabajo específico.
Inventario de trabajo en proceso…………………….X
Inventario de materiales……………………………………..X
Nomina por pagar……………………………………………X
Costos indirectos de fabricación aplicados…………….....X
22
Anormales: Es la cantidad de unidades que se excede lo que se considera
normal. El costo de hacerse de nueva estas unidades debe ser cargadas a
una cuenta de perdida por unidades defectuosas, ya que es el resultado de
las operaciones ineficientes y no se debe cargar a los costos de producción.
Pérdida por unidades defectuosas anormales…….X
Inventario de materiales…………………………………….X
Nomina por pagar...…………………………………………..X
Costos indirectos de fabricación aplicados………………..X
CONTABILIZACIÓN DE MATERIALES DE DESECHO
Cuando la cantidad de desechos producidos excede lo normal puede ser una
señal de ineficiencia. Por esto debe establecerse una tasa predeterminada para
los desechos, como una guía para compararla con los desechos que realmente se
producen.
Aplicados a todas las órdenes de trabajo: estimado por la venta de desecho
se considera en el cálculo de la tasa de aplicación de los costos indirectos
de fabricación.
Efectivo…………………………………………...X
Control de costos indirecto de fabricación……….X
Asignados a órdenes de trabajo específicas: los ingresos estimados por la
venta de desecho no se considera en el cálculo de la tasa de aplicación de
los costos de fabricación.
23
Efectivo…………………………………………….X
Inventario de trabajo en proceso……………………X
CONTABILIZACIÓN DEL MATERIAL DE DESPERDICIO
Este costo puede asignarse a todas las órdenes de trabajo (incluye a la tasa
aplicada a costos indirectos de fabricación) o a órdenes de trabajo específicas.
Asignados a todas las órdenes de trabajo:
Control de costos indirectos de fabricación………….X
Cuentas por pagar…………………………………………….X
Aplicados a órdenes de trabajo específicas:
Inventario de trabajo en proceso……………..X
Cuentas por pagar……………………………………X
24
CAPITULO IV
“SISTEMA DE COSTOS POR ORDEN ESPECÍFICO”
En la consulta referida del libro “Manual del Contador de Costos” de autor
Theodore Lang, indica. 4
4.1 CONTROL DE LA PRODUCCIÓN POR ÓRDENES DE TRABAJO
SISTEMAS DE ÓRDENES DE TRABAJO
Un requisito previo y fundamental para este tipo de costos consiste en la
posibilidad de poder identificar cuantitativamente el producto terminado en el área
de producción. Por consiguiente, los costos por órdenes específicas permiten
analizar de manera separada cada elemento del costo de un producto teniendo en
cuenta el orden de trabajo respectivo en una fábrica.
Los principales negocios en los cuales se aplica este tipo de costo por ordenes
especificas corresponde a aquellos en los cuales se realizan trabajos especiales,
como los siguientes: En primer lugar, un grupo de empresas dedicadas a la
industria: producción de piezas fundidas, aparatos eléctricos pesados, trabajos de
imprenta, ropa, etc.; en segundo lugar, las empresas constructoras y
subcontratistas y por último, en compañías de servicios públicos.
CARACTERÍSTICAS Y FINALIDAD
Este sistema de costos permite la identificación específica y la posibilidad de
realizar un seguimiento de su elaboración de cada producto. Con respecto a la
4LANG, Theodore. Manual del Contador de Costos. pp. 422-449
25
contabilidad, se elabora una hoja costos para cada trabajo en particular teniendo
en consideración la orden de pedido emitida por el cliente o una orden interna del
área de producción.
Según Reiteel y Jhonston este sistema tiene la finalidad de hacer posible la
comparación del precio de venta con el costos, para de esa manera poder
determinar si el precio otorgado al cliente por el pedido fue el adecuado, asimismo,
con respecto a la distribución de los gastos no sean bajos.
Por otro lado, llevar un archivo de todos los trabajos realizados por órdenes
específicas es de gran utilidad debido a que facilita a poder realizar una cotización
inteligentemente de nuevos precios en requerimientos iguales o similares a futuro.
VENTAJAS
Identificar cuáles son los productos que brindan mayor rentabilidad en la
empresa.
Presupuestar órdenes de pedido en un futuro.
Controlar la eficiencia en las operaciones por medio de las comparaciones
de los costos reales con las estimaciones previas realizadas al cliente.
DESVENTAJAS
Se presenta discrepancia en los costos de producción si se utiliza la
información de los trabajos realizados como base para estimaciones, ya
que existe una diferencia con respecto a la fecha en que se culmino la
orden anterior y el pedido nuevo.
26
Se comparte objeciones con respecto al buen manejo de la determinación
de los gastos de administración al momento de realizar la cotización de la
orden.
REQUISITOS
Está basado en dos mecanismos: control de la producción y control de la
contabilidad, pero debido a que son dependientes se necesita los siguientes
documentos principales:
La orden de producción: Es una autorización escrita realizada para que los
encargados del área de producción procedan a realizar el trabajo
determinado, pero debe ser presentado en el tiempo adecuado.
La lista de materiales: Se detalla los materiales necesarios para la
elaboración del producto requerido, asimismo, sirven como sustitutos para
las solicitudes de materiales, ya que sirven como autorización para hacer
retiro de materia prima en almacén.
El programa de las operaciones: Se especifica el nombre y número clave de
todas las actividades a realizar para poder conseguir el producto terminado,
es decir elaborar la orden de pedido.
El planeamiento de los trabajos: Es un cuadro de tiempos para la ejecución
de la producción de la orden.
La boleta de movimiento: Es aquel documento en el cual se detalla la ruta
del producto para determinada área una vez que se culmine la elaboración
en el área de producción.
La hoja de costos: Se detalla la materia prima, mano de obra, los costos
indirectos de fabricación y los gastos generados; todo esto permite obtener
el costo de fabricación.
27
4.2 CONTABILIZACIÓN DE LAS ÓRDENES DE TRABAJO
PRINCIPIO DEL COSTEO
Todos los lotes de fabricación de los productos se les asignan un número de
orden, para poder realizar la hoja de costos de acuerdo a los pedidos. Se detalla el
material utilizado, los cargos por concepto de mano de obra directa, y a su vez los
gastos generales o indirectos de fabricación, esto genera poder obtener el costo
unitario.
CARGO DEL MATERIAL DIRECTO
Las fuentes de donde se derivan la información sobre la utilización de la materia
prima corresponden a la lista de materiales, las solicitudes a almacén, lo cual
permitirá que se clasifiquen de acuerdo al número de orden para luego ser
detallado en la hoja de costos.
Según Van Slickle, los productos defectuosos no deben ser asignados a gastos
generales o indirectos de fabricación, por lo contrario deben ser cargados
directamente al producto correspondiente.
CARGO DE LA MANO DE OBRA DIRECTA
Las bases para obtener datos sobre la mano de obra equivalen a la boleta y
tarjetas de tiempo, ya que especifican las horas trabajadas y el costo de cada
trabajo. Luego de realizar el análisis respectivo la información se registra en una
hoja de distribución de mano de obra para que luego las boletas sean asignadas a
cada hoja de costo teniendo en consideración el número de orden.
28
CARGO DE LOS GASTOS GENERALES O INDIRECTOS
Los gastos generales o indirectos de fabricación se aplican por medio de cuotas,
las cuales son posibles de calcular al final del mes, tomando como base los gastos
realmente realizados o los gastos futuros calculados.
El personal encargado de realizar el cálculo a fin de mes de los gastos generales o
indirectos debe cargar el importe a cada hoja de costos según el número de orden.
CARGOS ESPECÍFICOS
Los costos que se cargan directamente a una orden determinada consisten en las
partidas de gastos que se produjeron por una orden determinada que no se
espera que tenga un beneficio después de culminado el producto.
FRECUENCIA DE PASES
Los pases de las hojas de costos se pueden realizar de manera diaria, semanal,
mensual o cuando el trabajo culmine. Según Reitell y Johnston y Hacth sugieren
realizar los pases de la información necesaria para la elaboración de la hoja de
costos diariamente, pero teniendo en consideración los materiales y la mano de
obra.
Los gastos generales o indirectos de fabricación no se pasan normalmente de
manera diaria, pero se podría dar según las siguientes alternativas:
Cuando se retira una orden de un departamento para ser entregado a otro.
Semanalmente
Mensualmente
Cuando el producto es culminado.
RESPONSABILIDAD DE LOS CÁLCULOS DE COSTOS
29
La responsabilidad sobre el registro de las cifras de los costos recae
principalmente sobre el departamento de contabilidad de costos, ya que tiene que
ser cuidadoso en los siguientes aspectos:
Mantener los registros de costos necesarios
Hacer estados mensuales regulares.
Hacer estados provisionales, semanales y diarios como guía para la
dirección.
ESTADOS FINANCIEROS Y OTROS RESÚMENES
Estado de Resultados.
Estado de Situación Financiera,
Notas Financieras,
En el caso de utilizar el sistema de costos se debe realizar informes abracan
documentos como hoja de costos para los trabajos individuales, hojas resúmenes
de costos, costos por centros de producción, informes sobre trabajos defectuosos,
etc.
30
CAPITULO V
“SISTEMA DE ACUMULACIÓN DE COSTOS POR ÓRDENES“
(PRIMERA PARTE)
GENERALIDADES
<<El subsistema de Contabilidad de Costos, integrado dentro del Sistema de
Contabilidad Financiera se ocupa de la clasificación (según patrones de
comportamiento, actividades y procesos con los cuales se relacionan los
productos), acumulación (por cuentas, trabajos, procesos, productos u otros
segmentos), control y asignación de costos; a efectos de satisfacer las
necesidades de información de una empresa (medir utilidad, control administrativo
y efectuar análisis y estudios especiales). Considerando estas obligaciones, cabe
indicar que este subsistema se subdivide a su vez en otros subsistemas. Así, tal
como señalan Backer, Jacobsen y Ramírez puede subdividirse en los siguientes
dos tipos:
Por la forma de acumular costos y
Por la naturaleza de los costos o la oportunidad en la que se determinan
(histórico o real y predeterminados).
De dichas clasificaciones, examinaremos la primera de las antes mencionadas; sin
embargo, dado lo extenso de una exposición sobre los sistemas que integran a su
31
vez los Sistemas de Acumulación (reconocimiento y registro) de Costo, se tratará
únicamente uno de dichos sistemas referido a la determinación del costo por
pedidos u órdenes específicas, es decir,de las subclasificaciones que componen
los Sistemas de Acumulación de Costos, trataremos en el presente informe el
Sistema de Costos (o Costeo) por Órdenes Específicas.
No obstante lo anterior, debe aclararse que los Sistemas de Costos por
Acumulación y los Sistemas por la Naturaleza de los Costos no son excluyentes,
de tal forma que un sistema de costos predeterminado o un sistema de costos
reales, o una mezcla de ambos (como es el caso de los costos normales), pueden
combinarse ya sea con un sistema de costos por procesos o con un sistema de
costos por órdenes de trabajo. A efectos de comprender mejor, véase el cuadro:
SISTEMAS DE COSTOS POR ÓRDENES DE TRABAJO
Este es un sistema contable por el cual los costos de producción incurridos en la
32
producción de una cantidad determinada de bienes o productos ad hoc (hecho a la
medida) se asocia a un lote u orden de producción o servicio específico, de forma
tal que determina el costo de órdenes o trabajos individuales; dado que la
producción responde a órdenes e instrucciones concretas y específicas. Resulta
especialmente apropiado cuando la producción consiste en trabajos o procesos
especiales individualizados por cada cliente (identificables), más que cuando los
productos son uniformes y el patrón de producción es repetitivo o continuo. En
este sentido, se trata de un sistema que acumula los costos de acuerdo con
órdenes específicas, lotes o pedidos de clientes, dado que, entiende que
virtualmente cada trabajo producido o hecho es distinto dado los requerimientos
del cliente. Esencialmente, registra los costos para cada trabajo físicamente
identificable a medida que se mueve a través de la planta, pudiendo consistir el
trabajo en una sola unidad (casa, avión, nave, puente, etc.) o de unidades
idénticas o de productos similares contenidos en una sola orden (por ejemplo:
1,000 libros, muebles, pantalones, polos, etc.).
En otras palabras, el sistema de costos por órdenes específicas se basa en la
identificación específica de la orden de trabajo y en la posibilidad de seguir la pista
de cada orden, en su proceso a través de la fábrica o taller hasta la etapa de su
terminación o acabado. De esta forma la recolección de los costos se hace por
cada una de las órdenes de trabajo, obteniéndose el costo unitario dividiendo los
costos totales de fabricación entre la cantidad de unidades producidas.
CARACTERÍSTICAS
Las ventas anteceden a la producción. En otras palabras la producción
se realiza respecto a una solicitud o pedido de un cliente.
La producción es lotificada y variada.
Control es más analítico, permitiendo controlar la eficiencia de la
operación.
33
Sistema más costoso tendiendo a un costo individual.
Desconocimiento de la cantidad de materiales requeridos. Si bien es
cierto existen materiales necesarios que se requieren, no se sabe la
cantidad que requerirá cada pedido, existiendo en estas circunstancias
en almacén una cantidad mínima de los mismos.
Mano de obra calificada. Los trabajadores deben estar capacitados para
realizar diversas tareas.
Los costos se determinan en forma continua o perpetua, a medida que
se termina la orden y son fluctuantes.
Posibilidad de localizar trabajos lucrativos de los que no lo son y uso de
los costos como base para presupuestar.
Ejemplos de tipos de actividad que deben aplicar sistemas de costos por órdenes
son actividades de diseño de ingeniería, construcción de casas y edificios,
fabricación de máquinas, películas cinematográficas, talleres de reparación,
lavanderías, empresas auditoras según el tipo de auditoría, estudios de abogados,
compañías de publicidad y trabajos de imprenta sobre pedido, servicios médicos
(hospitales), así como en cualquier empresa cuya producción se pro-grama por
trabajos
En el caso de licitaciones de trabajos o proyectos que se otorgan sobre una base
de licitación competitiva, el análisis en base a la experiencia de trabajos o
proyectos idénticos o similares y las expectativas respecto a las tendencias futuras
de los costos.
34
DIFERENCIAS ENTRE COSTOS POR PROCESOS Y ÓRDENES
La diferencia fundamental entre un sistema de costo por órdenes y un sistema de
costos por procesos radica en la importancia que se le asigna a la clasificación y
acumulación inicial de los costos de producción. Así, el sistema de costos por
órdenes hace hincapié en la acumulación y asignación de los costos a los trabajos
o conjuntos de productos, que representan distintas especificaciones de
fabricación.
Un sistema de costos por proceso requiere menos trabajo de contabilidad que un
sistema de órdenes de trabajo y es menos costoso, el usar un sistema u otro no
está en función al costo sino al tipo de producción. De esta forma, una producción
masiva de grandes cantidades de productos similares u homogéneos no requiere
determinar un seguimiento del costo por unidad, dado que no se puede identificar
un producto de otro. Por el contrario, un sistema de costeo por órdenes (de
trabajo) resultaría más apropiado en lotes de producción distintos, donde cada uno
de ellos resulta un producto singular respecto del cual debe conocerse su costo.
Además, un sistema de costos por órdenes hace posible examinar los costos
actuales sobre trabajos determinados y ayudar a localizar puntos neurálgicos,
situación que no puede lograrse con un sistema de costos por procesos.>>5
5EDICIONES CABALLERO BUSTAMANTE( 2006) << Sistema de Acumulación de Costos por
35
CAPITULO VI
SISTEMA DE ACUMULACIÓN DE COSTOS POR ÓRDENES
(SEGUNDA PARTE)
PROCESO DE LA INFORMACIÓN EN UN SISTEMA DE COSTEO POR
ÓRDENES
<<Atendiendo al hecho que su forma especial de trabajo requiere un sistema de
costos apropiado a su forma de producción o trabajo; en esta parte se presentarán
los pasos que se requieren para aplicar el sistema de costos por órdenes. Este
proceso comienza externamente con el pedido del cliente (Orden), por la cual se
emite a la fábrica una Orden de Producción o Trabajo Específico, que contiene:
información e instrucciones para la fábrica respecto a las especificaciones del
producto (cantidad y características), ruta que debe seguir, el período de tiempo
para la fabricación (la fecha en que habrá de terminarse) y si el producto es para
almacén o para cliente (destino). En otras palabras, las operaciones de fábrica
comienzan con la emisión de una Orden de Producción que autoriza comenzar la
producción, siguiendo los siguientes seis pasos señalados por Horngreen, Foster y
Datar.
Identificar la Orden que es objeto de asignación de costo, es decir,
identificar el objeto de costo, cosa respecto de la cual se desea determinar
su costo. En este sentido, para que funcione de manera adecuada es
Órdenes >> Informativo Caballero Bustamante, Primera Publicación.
36
preciso identificar cada orden de trabajo. A estos efectos, a todos los
trabajos se les asigna números de orden.
Identificar las categorías de Costo Directo de la Orden, dependiendo del
tipo de actividad realizada por la empresa (industria o servicio), deberá
identificarse los elementos directos al mismo. Identificada la orden de
trabajo, el siguiente paso es identificar los costos relacionados a cada orden
de trabajo.
Identificar los costos indirectos relacionados con cada base de asignación,
lo que significa en primera instancia crear un grupo de gastos indirectos
difíciles de identificar directamente con trabajos individuales.
Identificar la base de asignación de los costos indirectos a la orden y
calcular la tasa por unidad. En este caso se emplea por lo general un
período anual para calcular una tasa presupuestada o una tasa para cada
una de las distintas agrupaciones de cargas indirectas de fabricación.
Determinación de los costos indirectos de fabricación asignables a cada
orden de trabajo, lo que seobtiene mediante la aplicación de la base de
asignación (prorrateo) sobre los costos indirectos de fabricación totales o
grupales. Posteriormente se determinará la sobre aplicación o
subaplicación de los costos indirectos presupuesta-dos, al conocerse el
gasto indirecto real incurrido.
En otras palabras, cuando los costos pueden identificarse con un determinado
trabajo como es el caso de materia-les directos y mano de obra directa, “se
cargan directamente a la orden del trabajo”(seguimiento), mientras queaquellos
costos que no están directamente relacionados con un trabajo en particular “se
asignan a todos los trabajos sobre alguna base de prorrateo”.Tal es el caso del
diseño preliminar y los costos de ingeniería, respecto de los cuales en algunos
casos es posible que no den como resultado la obtención del trabajo u orden,
37
que deben ser absorbidos por otros trabajos. Así también, en opinión de Backer
y Jacobsen existen ciertos gastos indirectos de fabricación (los menos), tales
como tiempo de preparación de máquina, primas de sobretiempo y diseños de
ingeniería, que pueden cargarse en forma directa a los trabajos.
38
Calcular el costo total del trabajo,al sumar todos los costos directos e in-
directos asignados a la orden anotados en la Hoja de Costos del Trabajo u
Orden de Trabajo, directamente respecto a los primeros y mediante
prorrateo en el segundo. De esta forma se transfiere el costo de los
productos completados a la cuenta de existencias. Asimismo, una vez que
se ha terminado el trabajo, puede determinarse un costo unitario dividiendo
los costos totales entre la cantidad de unidades producidas.
COSTEO POR PROYECTOS
En el caso de proyectos se habla de trabajo a pedido, es decir, heterogéneo que
efectúa a la empresa, donde la diferencia respecto a lo visto anteriormente está en
el hecho que son trabajos únicos que se esperan producir en un tiempo
considerable (meses o años). En este sentido, si bien se aplica el Sistema de
Costos por Ordenes Trabajo, emplean procedimientos especiales de control
debido a esa naturaleza a largo plazo y a los altos costos.>>6
CAPITULO VII
SISTEMA DE ACUMULACIÓN DE COSTOS POR ÓRDENES
(TERCERA PARTE)
6EDICIONES CABALLERO BUSTAMANTE (2006) << Sistema de Acumulación de Costos por Órdenes >> Informativo Caballero Bustamante, Segunda Publicación.
39
TRATAMIENTO DE LAS CARGAS INDIRECTAS DE FABRICACIÓN
<<Dada la necesidad de contar con una información oportuna se suele en el
caso de gastos indirectos de fabricación prorratearse a cada orden empleando
información estimada en base al uso de una tasa predeterminada, obtenida antes
de que ocurran los hechos.
De esta forma, al comienzo la empresa preparará un estimado de lo que espera
incurrir en materiales indirectos, mano de obra indirecta y otros gastos de fábrica;
tomando en cuenta la producción estimada del período (unidades, horas de
mano de obra directa, horas directa de máquina o costos de mano de obra
directa).
Al dividir el total de los gastos indirectos de fabricación predeterminados entre el
volumen estimado de producción se obtendrá una cuota (o tasa) predeterminada
que se utilizará para cargar a las distintas órdenes, la parte que les corresponde
de los costos indirectos.
Tal como manifiestan Hansen y Mowen el uso de una tasa única podría generar
una distribución injusta para asignar los costos, teniendo en cuenta la correlación
de la tasa aplicada con el costo incurrido, en este sentido sería conveniente el uso
de tasas múltiples de costos indirectos donde cada tasa utiliza una base de costo
diferente.
En este punto, se podría aplicar el costeo ABC, mediante la formación de grupos
homogéneos, lo cual permitiría determinar el costo de actividades individuales.
Bajo cualquiera de las opciones planteadas se asignará a cada orden de trabajo
una porción de los gastos indirectos de fabricación (carga fabril) totales en función
a la cantidad real usada de base de asignación, que se denomina carga indirecta
de fabricación indirecta prorrateada o aplicada.
40
No obstante ello, debe considerarse que el costo determinado no es real en la
medida que las cargas indirectas de fabricación han sido estimadas, de tal
manera que surgen costos indirectos subasignados o sobreasignados respecto de
los resultados reales que requieren un tratamiento adicional.
Al respecto, en opinión de Horngreen,Foster y Datar señalan que existen dos
enfoques para tratar estas diferencias o variaciones de costos indirectos:
Tasa de asignación regularizada (ajustada) o del recálculo, porla cual, se
vuelve a calcular el costo indirecto de fabricación de acuerdo con las
cantidades reales (método más preciso pero más costoso), y
Cuentas de fin de período o del prorrateo, por la cual se imputa
directamente al costo de las unidades vendidas, se prorratea entre el
importe de los bienes en proceso, bienes terminados y bienes vendidos
o se prorratea en función al componente de gastos generales
asignados.
PRINCIPALES DOCUMENTOS A EMPLEAR Y LA HOJA DE COSTOS POR
ÓRDENES
El Sistema de Costos por Ordenes Específicas, de acuerdo con los especialistas
actuales, se inicia con la orden de producción que contiene información e
instrucciones para la fábrica respecto al pedido de un cliente o un trabajo;
requiriendo como mínimo el empleo de los siguientes documentos o formas
características, que constituyen las fuentes de donde se derivan y recopilan la
información de los costos incurridos por la empresa:
Requisición (o Solicitud) de Materiales: Este documento denominado
requisición de materiales, solicitud individual de fabricación de acuerdo con
las cantidades reales.
41
Boletas de Trabajo y tarjeta de tiempo: Al igual que en el caso de los
materiales, los costos de mano de obra directa (de aquellas personas que
realizan el trabajo de fabricación) se acumulan utilizando una boleta de
tiempo o registro de tiempo trabajado y una tarjeta de tiempo del trabajo, en
la cual cada trabajador relacionado en forma directa con la orden de trabajo
en particular, utiliza una boleta individual de tiempo en la que anota: el
nombre del empleado, el departamento, el número de la orden para la que
se hizo el trabajo, el tiempo en que se inició y el tiempo en que se terminó.
No obstante lo anterior, en la práctica pudiera ocurrir que estos documentos
se combinen de tal manera que las boletas indiquen las horas de trabajo y
el costo de cada trabajo, luego se envían al departamento de costos a
efectos que las analiza según sea directa o indirecta, por operaciones y por
departamento.
Registros mensuales de Costos Indirectos de Fabricación: A diferencia de
los costos que pueden identificarse con un determinado trabajo como son
los materiales directos y mano de obra directa, que se cargan directamente
al trabajo tan pronto como se les identifica, los costos indirectos de
fabricación que no están directamente relacionados con ningún trabajo en
particular se asignan a todos los trabajos sobre alguna base de prorrateo.
Se calculan al final del mes, tomando como base los gastos realmente
realizados o bien pueden predeterminarse tomando como base una
proyección de los mismos, en cuyo caso se emplea por parte del empleado
del departamento de costos una cuota, tal como se analizó en el punto
anterior y posteriormente se corrige a costos reales aplicando una cuota
suplementaria.
42
El documento clave de contabilidad que identifica cada trabajo o formulario
separado para cada orden donde se acumula sus costos de fabricación se
denomina “Hoja de Costos de la Orden de Producción” o Registro de
Costos por Trabajo, la cual tiene un número de ordenque la identifica. Este
documento en la práctica es la forma más sencilla de hacer el seguimiento
de los costos, constituyendo una hoja resumen en el cual se anota el
número de identificación del trabajo u orden y otras especificaciones e
informaciones descriptivas y en el cual se registran o acumulan los tres
elementos del costo conforme a medida que el trabajo se mueve a través
de los varios departamentos de la fábrica.
El diseño de este documento se adapta a las características
departamentales y de producción de cada empresa.
En este sentido, la hoja de costos de los trabajos es el documento contable
que contiene la acumulación de costos para cada trabajo, subdividida en las
principales categorías de costos don-de se anota a medida que se efectúan
las requisiciones de materiales (materiales directos que se cargan en forma
directa al trabajo) y los trabajos conforme indican las boletas de tiempo.
Determinados todos los elementos del costo el siguiente paso es sumarlo
considerando como costo total el importe que ha sido registrado en la hoja
de costos, el cual constituirá la base para el asiento de transferencia a la
producción terminada.
UNIDADES PERDIDAS
En el proceso productivo es usual que se produzcan unidades pérdidas tanto al
43
inicio del proceso como al final del mismo, que puede clasificarse en los siguientes
tipos:
Normal o inevitable: Por la naturaleza del proceso o por la naturaleza del
material (ejemplos virutas metálicas, aserrín de madera, retazos de tela),
que se consideran costo de la producción y que se incluyen en el costo de
las unidades producidas en buen estado, y
Anormal o evitable: Que se reconocen como gasto del período. La
diferenciación entre normal (proceso aceptablemente eficiente) y anormal,
es de suma importancia, tal como se ha señalado por su efecto en los
costos, los montos anormales dedesperdicio en material, mano de obra u
otros conceptos de producción.
Combinando lo anterior, podríamos graficar esta situación de la siguiente forma:
A continuación una descripción de cada una de las situaciones a presentarse al
inicio como al final del proceso productivo, así como su respectivo tratamiento:
Respecto del inicio,se producirían mermas que pueden clasificarse de
acuerdo con lo siguiente:
Desechos: Entendidos como materiales que sobran del proceso
productivo, que no pueden reintegrarse a la producción, pero que
pueden tener un uso diferente dado que tienen un valor y pueden
venderse a terceros.
Desperdicios: Entendido como el material que sobra después de la
producción que no tiene uso adicional o valor de reventa.
Al final del proceso de producción, el área de control de calidad puede
encontrar bienes que no cumplen con los estándares de calidad de la
44
empresa, que pueden dar lugar a los siguientes dos tipos de productos
terminados:
Unidades dañadas: Unidades que no admiten trabajo adicional, que
pueden venderse por un valor residual. El costo no recuperable de las
unidades no dañadas sigue la misma suerte, incrementa el costo
indirecto de fabricación de todas las órdenes o el de la orden específica.
Si fuese anormal, la parte no recuperable se reconoce inmediatamente
como gasto del período.
Unidades defectuosas o recuperables: Unidades que pueden ser
objeto de un reprocesamiento o reelaboración con el fin de corregir el
defecto y poder ser vendida como unidades nuevas o vendibles. En el
caso que las unidades defectuosas fuesen normales, los costos
adicionales que se incurren para corregir las imperfecciones
(reelaboración) y convertir el bien en una unidad buena o en una unidad
vendible se consideran como una carga indirecta de fabricación que se
asignará a todas las órdenes de trabajo o se asignará a la orden de
trabajo específica. Cuando es tas unidades defectuosas correspondan a
situaciones anormales, el costo del reprocesamiento incurrido se
reconocerá como gasto del periodo.>>7
CAPÍTULO VIII
“COSTEO POR ÓRDENES DE TRABAJO”
7EDICIONES CABALLERO BUSTAMANTE (2006) << Sistema de Acumulación de Costos por Órdenes >> Informativo Caballero Bustamante, Tercera Publicación.
45
En la consulta referida del libro “Contabilidad de Costos” del autor Carlos
Fernando Cueva Villegas, indica.8
Este sistema se usa en la producción de productos que se realiza en distintos
periodos, cuando se hacen pedidos especiales. Este sistema usualmente se ve en
empresas industriales como la fabricación de muebles, herramientas,
metalmecánica y otros servicios.
Estas organizaciones requieren un sistema de costeo en el cual los costos puedan
asignarse separadamente a cada orden de manera independiente o grupos de
productos y con costos unitarios distintos determinados para cada ítem separado.
VISIÓN GENERAL
Existen tres costos involucrados:
Los Materiales Directos.
La Mano de Obra Directa.
Los Costos Indirectos de Fabricación.
El principal objetivo de la contabilidad de costos es contribuir al control de las
operaciones, comunicar información financiera y ejercer un control administrativo
que sirva como una herramienta de planeación, control y toma de decisiones.
COMPRA DE MATERIALES
8CUEVA VILLEGAS, Carlos Fernando. Contabilidad de Costos. pp. 152-169.
46
Las materias primas y los suministros empleados en la producción se solicitan
mediante el departamento de compras. Estos materiales se guardan en la bodega
de materiales, bajo el control de un empleado y sólo se entregan en el momento
de presentar una solicitud aprobada de manera apropiada.
CONSUMO DE MATERIALES
El siguiente paso en el proceso consiste en obtener las materiales primas
necesarias. Existe un documento fuente para el consumo de materiales en un
sistema de costeo por órdenes de trabajo: la requisición de materiales.
Cualquier entrega de materiales por el empleado encargado debe ser respaldada
por una requisición de materiales aprobada por el gerente de producción o por el
supervisor del departamento. Cada formato de requisición muestra el número de la
orden de trabajo, el número del departamento, las cantidades y la descripción de
los materiales solicitados.
Cuando los materiales directos se emplean en la producción, se registra en las
hojas de costos para determinar los costos totales y sumarlo en el resumen para
determinar el costo unitario.
Normalmente, la hoja de costos es preparada por un auxiliar de costos con base
en información presentada por el departamento de producción sobre cada trabajo
particular. La orden de producción se fundamenta en una orden de ventas que
indica los términos del contrato, cantidades, precios, despachos (fechas) y
entregas acordados con el cliente.
COSTO DE LA MANO DE OBRA DIRECTA
47
La mano de obra en un sistema de costeo por órdenes de trabajo se usa mediante
una tarjeta de tiempo. Diariamente los empleados insertan las tarjetas de tiempo
en un reloj control de tiempo cuando llegan, cuando salen y cuando regresan de
almorzar, cuando toman descansos y cuando salen del trabajo. Este
procedimiento provee mecánicamente un registro del total de horas trabajadas
cada día por cada empleado y suministra, de esta forma, una fuente confiable para
el cálculo y el registro de la nómina.
COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN
El tercer elemento que debe incluirse en la determinación del costo total en un
sistema de costeo por órdenes de trabajo son los costos indirectos de fabricación.
Para el cálculo de los costos indirectos de fabricación en un sistema de costeo por
órdenes de trabajo se usa la hoja de costos auxiliar de la cuenta de control de
costos indirectos de fabricación.
La distribución de los costos indirectos de fabricación a las órdenes de trabajo se
hace con base en una tasa de aplicación predeterminada de los costos indirectos
de fabricación. Las tasas de aplicación de los costos indirectos de fabricación se
expresan en términos de las horas de manos de obra directa, de mano de obra
directa, de materiales directos, horas- máquinas o alguna otra base razonable.
Cuando los costos indirectos de la fabricación no se acumulan a nivel de toda la
fábrica para su distribución a los diversos a los diversos departamentos, cada
departamento por lo general tendrá una tasa diferente.
48
FLUJO DE COSTOS
Del sistema de costeo también se puede mirar el flujo de costos reales.
49
CONCLUSIÓN
Los costos por órdenes específicos son una fase amplificada de la contabilidad
general o financiera de una entidad industrial o manufacturera que responde a la
producción por órdenes e instrucciones concretas y específicas. Resulta
50
especialmente apropiado cuando la producción consiste en trabajos o procesos
especiales individualizados por cada cliente (identificables), que requiere un
trabajo más cuidadoso con un costo superior a lo normal.
A su vez proporciona rápidamente a la gerencia los datos relativos a los costos de
producir o vender cada artículo, facilitando la preparación de una serie de
informes, los cuales fundamentan las decisiones del manejoen las funciones de
planeación, control, toma de decisiones y evaluación del desempeño.
Un buen sistema de contabilidad de costos no solo se limita a la función contable,
sino también a llevar el control de costos, que se refiere a la mejor manera de
utilizar los recursos, y así poder determinar con mayor facilidad las unidades
dañadas, defectuosas, desecho y desperdicio. Este método también requiere un
planteamiento cuidadoso para lograr la utilización más económica del potencial
humano y las maquinarias.
Por último, este sistema ayuda a una empresa a poder determinar su producto con
mayor utilidad y tener un archivo de costos para poder cotizar pedidos específicos
a futuro.
RECOMENDACIÓN
En la contabilización de costos existen diversos sistemas de aplicación, con
respecto al sistema de ordenes específicas consiste en analizar una orden
determinada por ende se procederá únicamente a determinar un costo especifico
51
y evaluar los márgenes de utilidad con los diversos productos que una empresa
elabora, pero si se aplica este sistema también hay que considerar las desventajas
que puede tener como generar costos de operación, ya que se detiene todo la
producción para cumplir con un pedido determinado.
Este sistema de costos se debería emplear ya que la aplicación se realiza de
acuerdo al producto que el cliente desea que se fabrique teniendo en cuenta las
indicaciones, de esta manera se evita que pueda existir un exceso al momento de
costear el producto.
Asimismo, se puede realizar un mejor control en el proceso de las órdenes
específicas realizadas, debido a que se considerar los diferentes documentos
como la lista de materiales, la tarjeta de tiempo, la programación de operaciones,
etc. para contabilizar de manera correcta en la hoja de cotos.
Además, se manifiesta que este sistema ayuda a reducir costos. Por lo cual,
cuando se obtiene las hojas de costos del ultimo pedido especifico se realiza un
análisis y plantea donde se podría disminuir el costo, y esto a su vez puede ser
presentado a la gerencia para su aprobación. A través de este sistema también se
puede determinar el precio del producto, ya que a veces existen variaciones en el
mercado especialmente en la compra de materia prima, por ende el resultado
obtenido sería una base para determinar el nuevo precio del producto.
BIBLIOGRAFÍA
LIBROS
52
BACKER, Morton, Jacobsen LYLE, David RAMÍREZ PADILLA. Contabilidad de
Costos Un enfoque administrativo para la toma de decisiones. Editorial Nomos
S.A. Segunda Edición Abril 1988. 743 páginas.
CUEVAS VILLEGAS, Carlos Fernando. Contabilidad de Costos enfoque gerencial
y de gestión. Editorial Pearson Educación de Colombia Ltda. Segunda Edición
2001. 328 páginas.
LANG, Theodore. Manual del Contador de Costos. Traducción de Ramón
Cárdenas C. Unión Tipográfica Editorial Hispano-Americana, de México. Primera
Edición 1958. 200 páginas.
POLIMENI, Ralph, Frank FABOZZI, Arthur ADELBERG, Michael KOLE.
Contabilidad de Costos. Traducción de Gloria Elizabeth Rosas Lopetegui. McGraw
Hill Interamericana S.A. Tercera Edición 1989. 879 páginas.
INTERNET
GÓMEZ, Joselyn (Febrero 2004) <<www.gestiopolis.com>> español.
REVISTAS
EDICIONES CABALLERO BUSTAMANTE
2006 << Sistema de Acumulación de Costos por Órdenes >>Informativo
53
Especial, octubre 2006, primera Parte.
EDICIONES CABALLERO BUSTAMANTE
2006 << Sistema de Acumulación de Costos por Órdenes >>Informativo
Especial, noviembre 2006, segunda Parte.
EDICIONES CABALLERO BUSTAMANTE
2006 << Sistema de Acumulación de Costos por Órdenes >>Informativo
Especial, diciembre 2006, tercera Parte.
54
