COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES, USO DE LA INFORMACIÓN …
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“COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES, USO DE LA INFORMACIÓN EN LA TOMA DE DECISIONES GERENCIALES EN LA EMPRESA JC IMPRESORES DE LA CIUDAD DE CARTAGENA” MARÍA BERTA CASTRO BARRIOS WILBER VILLALBA ÁLVAREZ UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE BOLIVAR FACULTAD DE LAS CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA CARTAGENA, BOLIVAR JULIO 7 DE 2010
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“COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES, USO DE LA INFORMACIÓN EN LA
TOMA DE DECISIONES GERENCIALES EN LA EMPRESA JC IMPRESORES
DE LA CIUDAD DE CARTAGENA”
MARÍA BERTA CASTRO BARRIOS
WILBER VILLALBA ÁLVAREZ
UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE BOLIVAR
FACULTAD DE LAS CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA
CARTAGENA, BOLIVAR
JULIO 7 DE 2010
“COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES, USO D LA INFORMACIÓN EN LA
TOMA DE DECISIONES GERENCIALES EN LA EMPRESA JC IMPRESORES
DE LA CIUDAD DE CARTAGENA”
MARÍA BERTA CASTRO BARRIOS
WILBER VILLALBA ÁLVAREZ
MONOGRAFÍA PARA OPTAR EL TITULO DE CONTADOR PÚBLICO
ORLANDO DEL RIO PÁJARO
ASESOR
UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE BOLIVAR
FACULTAD DE LAS CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA
CARTAGENA, BOLIVAR
JULIO 7 DE 2010
Nota de aceptación:
___________________________________ Firma del jurado
___________________________________ Firma del jurado
Cartagena de Indias – Bolívar, (7 de Julio de 2010)
DEDICATORIA
Quiero agradecer primero a Dios por darme la fuerza para terminar con éxito mi
trabajo de grado.
A mi mamá IRMA BARRIOS por ser tan paciente, por acompañarme y apoyarme
en todos los momentos de mi carrera.
A mi novio por ser mi amigo, mi compañero y ser incondicional conmigo.
A mis amigos y demás familiares que siempre me acompañaron, a mi tutor y a mi
directora de programa que gracias a ellos termine este trabajo.
CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN 10 0. DISEÑO DEL TRABAJO 12 0.1. IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA: 12
0.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA: 14 0.3. SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA: 15
1. OBJETIVOS 16
1.1. OBJETIVO GENERAL: 16
1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: 16
2. JUSTIFICACIÓN 17
3. ANTECEDENTES DE INVESTIGACIÓN 20
4. METODOLOGÍA DE TRABAJO 23
44..11.. TTIIPPOO DDEE IINNVVEESSTTIIGGAACCIIÓÓNN:: 2233
44..22.. DDEELLIIMMIITTAACCIIÓÓNN:: EESSPPAACCIIOO –– TTEEMMPPOORRAALL:: 2233
44..33.. RREECCOOLLEECCCCIIÓÓNN DDEE LLAA IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN:: 2244 4.3.1. FUENTES PRIMARIAS: 24 4.3.2. FUENTES SECUNDARIAS: 24
5. LOGROS ESPERADOS 25
6. MARCO REFERENCIAL 27 6.1. MARCO TEÓRICO: 27 6.2. MARCO CONCEPTUAL: 31
7. COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES, USO DE LA INFORMACIÓN
EN LA TOMA DE DECISIONES GERENCIALES EN LA EMPRESA JC IMPRESORES
34
8. ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA JC IMPRESORES 36 8.1. CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA: 36
8.2. CLIENTES: 36 8.3. ACTIVIDAD ECONÓMICA Y LÍNEA DE PRODUCTOS: 36 8.4. VISIÓN 38 8.5. MISIÓN 38
8.6. POLÍTICAS 38 8.7. OBJETIVOS DE LA EMPRESA: 38 8.7.1. OBJETIVO GENERAL: 38 8.7.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: 39 8.8. ESTRUCTURA DE LA EMPRESA JC IMPRESORES: 39
9. ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE LOS PROCESOS DE TOMA DE DECISIONES EN JC IMPRESORES EN EL COSTEO EN ACTIVIDADES PARA EL ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN GENERADA POR LA APLICACIÓN DEL SISTEMA DE COSTOS ABC.
40
9.1. IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS DE TOMA DE DECISIONES:
40
9.2. COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES EN JC IMPRESORES 42 9.3. ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE LA FASE DEL PROCESO DE LA
TOMA DE DECISIONES CON BASE EN EL SISTEMA DE COSTOS ABC
45
9.3.1. CONOCIMIENTO DE LOS COSTOS, EL RENDIMIENTOS DE LOS FACTORES DE PRODUCCIÓN Y CENTROS DE TRABAJO:
46
9.4. COSTOS DE LOS PRODUCTOS TERMINADOS: 50
10. DIFERENCIAS ENTRE EL SISTEMA TRADICIONAL Y EL COSTEO POR ABC EN LA TOMA DE DECISIONES.
54
10.1. JC IMPRESORES Y EL SISTEMA TRADICIONAL 54 10.2. JC IMPRESORES Y EL SISTEMA DE COSTOS ABC: 55 10.3. LOGROS OBTENIDOS CON LA APLICACIÓN DEL SISTEMA DE
COSTOS ABC EN JC IMPRESORES 58
11. CADENA DE VALOR DE LA EMPRESA JC IMPRESORES PARA
"RASTREAR" LOS COSTOS RELACIONADOS CON LAS ACTIVIDADES Y SUS CATEGORÍAS (COSTOS ABC).
60
CONCLUSIONES 62 BIBLIOGRAFÍA 65 ANEXOS 67
LISTA DE TABLAS
Pág.
Tabla Nº 1. Línea de productos de JC IMPRESORES. 37
Tabla Nº 2. Procesos Administrativos y Productivos en JC IMPRESORES. 40
Tabla Nº 3. Procesos administrativos de JC IMPRESORES. 41
Tabla Nº 4 Procesos Productivos de JC IMPRESORES. 42
Tabla Nº 5. Costeo basado en actividades en JC IMPRESORES. 43
Tabla Nº 6. Porcentaje de Costeo basado en actividades en JC
IMPRESORES.
44
Tabla Nº 7. Total de costos por centros de trabajo, junio de 2008. 46
Tabla Nº 8. Total costos por actividad, junio de 2008. 47
Tabla Nº 9. Rendimiento de Producción JC IMPRESORES. 48
Tabla Nº 10. Listado de Centros de Costos o de trabajo de JC
IMPRESORES.
49
Tabla Nº 11. Distribución de recursos por centros de costos, Junio DE 2008. 50
Tabla Nº 12. Costos de los productos terminados en Junio de 2008. 51
Tabla N° 13. Cambio de paradigmas para JC IMPRESORES. 57
LISTA DE ESQUEMAS
Pág.
Esquema Nº 1. Estructura Organizacional JC IMPRESORES 39
Esquema Nº 2. Cadena de valor de JC IMPRESORES 60
LISTA DE ANEXOS
Pág.
ANEXO A: Costos incurridos en la producción 67
ANEXO B: Distribución de gastos y costos por actividades junio de 2008 68
ANEXO C: Informe de costos sistema “ABC” 69
ANEXO D: entrevista 70
10
INTRODUCCIÓN
El propósito del presente estudio es indagar acerca de cuál es la realidad que
actualmente la empresa JC IMPRESORES, ha asumido con la aplicación e
implementación del Sistema de Costos ABC, cuyo diseño y aplicación fue
realizado en el año 2008, por los estudiantes MAYRON CABARCAS ACUÑA y
OSMANY GARAY AYOLA, del Programa de Contaduría Pública de la Universidad
Tecnológica de Bolívar.
Ahora bien, nosotros igualmente como estudiantes del mismo programa y de la
misma universidad, hemos enfocado nuestro estudio en indagar sobre los logros
obtenidos desde el momento en que se realizó el diseño por parte de los autores
iniciales; y de la misma manera, nuestra tarea es conocer los beneficios derivados
desde de la implementación del Sistema de Costeo ABC; como una forma de
detectar, cómo se ha llevado a cabo dicha aplicación por parte de JC
IMPRESORES, detectando los vacíos que se han podido presentar en la
aplicación del mismo.
Teniendo en cuenta los anteriores propósitos, se hará una revisión de todo el
procedimiento desarrollado en el montaje del sistema en la empresa JC
IMPRESORES; resaltando aquellos aspectos claves que se han manejado para su
11
adecuada implementación; y como punto indispensable es importante que la
empresa y sus empleados hayan manejado en forma lógica los siguientes
aspectos:
a. Conocimiento de los costos y rendimientos de los factores de producción y
centros de trabajo.
b. Conocimiento de los costos de los productos o servicios terminados o
semiterminados.
c. Y la valoración de inventarios.
Como se sabe, el objeto del estudio se centra básicamente en indagar sobre la
realidad del sistema de costos ABC en JC IMPRESORES; y a esto se suma, que
con el mismo estudio, se busca enfatizar en la viabilidad del diseño en la empresa
en mención con relación a los productos que fabrica. Todo esto ayudará a los
aportes de las investigaciones que vienen realizando los profesores de la Facultad
de Ciencias Económicas y Administrativas, en el área de Contaduría de la
Universidad Tecnológica de Bolívar.
12
0. DISEÑO DEL TRABAJO
0.1 IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA:
JC IMPRESORES, es una empresa con más de 8 años de experiencia, dedicada
a la elaboración y venta de productos litográficos impresos de la ciudad de
Cartagena, actualmente pertenece al grupo de empresas comerciales, las cuales
tienen necesidades definidas por el entorno global en que coexisten, debido, a que
este sector es muy competitivo, donde la mayoría, por su gran competitividad, en
la adquisición de las materias primas, la optimización de los recursos, y el ingreso
a nuevos mercados; les exige a tener un correcto funcionamiento con el propósito
de lograr una mejor ventaja competitiva.
De esta forma, para la empresa JC IMPRESORES, se realizó el diseño de un
sistema de costos basados en actividades, estudio realizado en el año 2008, por
MAYRON CABARCAS ACUÑA y OSMANY GARAY AYOLA1, estudiantes del
programa de Contaduría Pública de la Universidad Tecnológica de Bolívar, y cuyo
estudio nos ha llevado a centrarnos en la necesidad de indagar de cuál es la
realidad actual de la empresa en relación a el funcionamiento de este sistema,
1 CABARCAS ACUÑA, Mayron; GARAY AYOLA, Osmany. Diseño de un Sistema de Costos Basados en
Actividades “ABC” para la empresa JC IMPRESORES. Programa de Contaduría Pública. Universidad
Tecnológica de Bolívar. 2008.
13
analizando y evaluando los resultados que se han obtenido en la empresa con la
aplicación del sistema ABC.
Para JC IMPRESORES, en la asignación de costos a las diferentes actividades
especialmente a los productos terminados, ha sido el problema relevante, por el
cual puede atravesar un sistema de costos; ya que se necesita tener la
información confiable, oportuna y lo más exacta posible sobre el costeo de sus
productos, para una adecuada toma de decisiones, la cual es primordial para una
empresa, determinar la viabilidad en la aplicación de un sistema de costeo de
actividades, y el grado de productividad y eficacia en el uso de sus recursos, el
cual no puede basarse en la sola asignación de costos en un factor determinado.
Y por esto, que es importante que el proceso en la toma de decisiones que se
lleva a cabo en la empresa, requiera de un sistema de información financiera que
cumpla con características como: comprensibilidad, relevancia, confiabilidad, y
comparabilidad, que permitan a las unidades decisorias, tomar las decisiones
efectivas, permitiendo alcanzar el éxito de las operaciones de la compañía.
Teniendo en cuenta lo anterior, como contadores públicos encargados de la
búsqueda de mejores métodos de trabajo para el control de la producción, de la
planeación estratégica, de la eficiente utilización de los recursos usados en la
empresa, es prioritario conocer los diferentes métodos para el control de
actividades en cada uno de los procesos administrativos, fijos y productivos; con el
14
fin de identificar y garantizar la eficiente utilización de los recursos a través de la
aplicación de un método para el control de costos.
También, nuestra labor como contadores públicos, es la de participar como
interventores en la empresa JC IMPRESORES, evaluando el sistema de
información que maneja actualmente la empresa basado en la aplicación del
sistema de Costos ABC, el cual se basa en la contabilidad de costos primarios,
“asignándolos” de manera arbitraria, mediante una distribución de los costos
indirectos apoyado en algún factor relacionado con el volumen.
0.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA:
Teniendo en cuenta todo lo anterior, es importante formular el siguiente
interrogante como parte de la formulación del problema de la presente propuesta,
la cual se menciona a continuación:
¿Cómo puede utilizarse la información proporcionada por el sistema ABC en la
empresa JC IMPRESORES en los principales procesos de toma de decisiones de
la organización para proponer alternativas de mejoramiento en la gestión de
costeo de actividades resaltando los aspectos diferenciadores con el sistema
tradicional?
15
0.3 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA:
Además de la formulación del problema, también se desarrollan una serie de
interrogantes que hacen parte de la sistematización del problema con relación a la
empresa JC IMPRESORES, las cuales se especifican a continuación:
a. ¿Qué aspectos se deben tener en cuenta al momento de analizar la
información financiera y operacional de la empresa para la toma de
decisiones?
b. ¿Qué importancia tiene la información financiera y operacional en el proceso
de toma de decisiones de la empresa?
c. ¿Qué importancia tiene el establecimiento de un sistema de información
eficiente para el desarrollo de las actividades gerenciales?
16
1 OBJETIVOS
1.1 OBJETIVO GENERAL:
Hacer uso de la información proporcionada por el sistema de Costos ABC en JC
IMPRESORES en los principales procesos de toma de decisiones asumidos por la
empresa con el objeto de analizar y evaluar la gestión de costeo de actividades
proponiendo alternativas de mejoramiento; y de esta forma resaltarlo y
diferenciarlo con el sistema tradicional.
1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
1. Analizar y evaluar los procesos de toma de decisiones en JC IMPRESORES
para relacionarlos con el costeo en actividades estableciendo los principales
aspectos para el análisis de la información generada por la aplicación del
Sistema de Costos ABC en la empresa.
2. Resaltar las diferencias entre el sistema tradicional y el costeo ABC en la toma
de decisiones para evaluar la eficacia, eficiencia y productividad, determinando
la importancia de un sistema de información eficiente para el buen desarrollo
de las actividades gerenciales.
3. Identificar la cadena de valor de la empresa en la que se haga un "rastreo" de
los costos relacionados con las actividades y sus categorías. (Costos ABC).
17
2 JUSTIFICACIÓN
Hoy por hoy, las empresas necesitan una serie de datos constantes y adecuados
para tomar decisiones correctas que les permitan ser competentes y hacer frente a
las diferentes situaciones a las cuales están sometidas puesto que se
desenvuelven cada días más en un ambiente de gran competitividad.
Para el caso de la empresa JC IMPRESORES, en la que se diseñó un sistema de
costos en actividades, la cual buscaba facilitar el control y análisis de los recursos
y gastos utilizados en la producción, debido a que la empresa llevaba un control
de sus gastos y costos a través de la contabilidad tradicional, razón por la cual se
requería llevar a cabo la aplicación de un sistema de costos razonables y acordes
a las necesidades de la empresa.
Con el presente estudio se busca hacer un proceso de interventoría en el que se
detalle minuciosamente sí realmente la empresa está llevando a cabo la
implementación del Diseño de Costos de Actividades ABC, realizado por los
autores iniciales del estudio, el cual buscaba facilitar un adecuado control de los
recursos utilizados en la producción para alcanzar una mayor eficiencia, eficacia y
productividad de acuerdo a las metas trazadas por la empresa.
Además, el estudio se fundamenta en indagar sobre los beneficios que se
obtuvieron en la aplicación del sistema de Costos ABC, orientado en el análisis de
18
la información contable actual de JC IMPRESORES, en relación desde el
momento que se diseñó, y posteriormente en el análisis de los resultados y logros
alcanzados en su aplicación, teniendo en cuenta los aspectos positivos y
negativos, detectando las ventajas, desventajas y falencias en la determinación
del costo de las actividades.
Por esta razón, hacer un estudio donde se compruebe y se indague sobre los
logros alcanzados por la empresa JC IMPRESORES en la aplicación de un
Sistema de Costeo Basado en Actividades, para brindar una mejor asignación de
los recursos a cualquier objeto de costos, el cual permitiría medir el desempeño de
las actividades que se ejecutan en la empresa y los costos de los servicios a
través de los consumo de las actividades, y que desde el diseño del sistema de
Costos ABC en JC IMPRESORES, se podría alertar y reportar qué actividades
generan valor y cuáles no, para identificar las fuentes de gastos que incurren por
parte de la empresa.
En este mismo sentido, la presente investigación es de gran interés para los
estudiantes, empresarios y público en general, que desean conocer la realidad
actual en la aplicación del diseño hecho anteriormente y hacia dónde se orienta la
práctica del conocimiento en el desarrollo de sistemas de administración de
costos, constituidos como un reto para los departamentos de contabilidad, que
velan por el funcionamiento contable y financiero de las empresas, teniendo en
19
cuenta sus objetivos, actividad económica y metas entre ellas las actividades
inherentes a los servicios que presta.
Por tal razón, el estudio busca mediante la elaboración de un análisis de la teoría
existente del marco conceptual de la normas de contabilidad propio a las
cualidades de la información de los estados financieros correspondientes a la
comprensibilidad, relevancia, confiabilidad, y comparabilidad de la información
financiera, en relación con el marco teórico del decreto 2649 de 1993 en relación a
las cualidades de la información contable y poder identificar con esto la
importancia en el contexto colombiano de la información financiera y operacional
para un proceso de toma de decisiones, como para el caso de la empresa JC
IMPRESORES de la ciudad de Cartagena.
Teniendo en cuenta lo anterior, para el desarrollo de la investigación se llevó a
cabo el uso de métodos y técnicas de investigación para analizar de lo general a lo
particular cada uno de los renglones estudiados; evaluando el grado de relación o
vínculo existente entre las variables, que nos permita explicar las razones o
causas del problema en cuestión, para que puedan ser utilizados por otros
investigadores en temas de estudios futuros.
20
3 ANTECEDENTES DE INVESTIGACIÓN
Para llevar a cabo la presente investigación, se tiene en cuenta el análisis de
estudios relacionados con el tema del Sistema o Costos ABC, que hagan un
aporte sobre el mismo, entre los cuales se citan a continuación:
1. “Diseño de un Sistema de Costos Basado en Actividades (ABC) en
Intertank Jireh Services Ltda2.”; monografía desarrollada en el año 2009, por
las estudiantes ILEANA ISABEL BALLESTAS BALLESTAS y SANDRA
MILENA GUZMÁN MAZA, estudiantes de Contaduría de la Universidad
Tecnológica de Bolívar. Que ofrecieron a la empresa “INTERTANK JIREH
SERVICES LTDA”, el Sistema de Costos Basado en Actividades (ABC), que
pudo ser utilizado en su mejoramiento de la gestión productiva, orientadas en
la prestación de servicios logísticos, en el Sector de Mamonal de Cartagena de
Indias. En dicho estudio se hace claridad, que el sistema de costos ABC brinda
una amplia información que no se obtiene con los sistemas tradicionales de
costos, como se demuestra en el desarrollo del proyecto, al presentar en forma
detallada cada uno de los costos de las diferentes actividades.
En el estudio se expresa que se realizó una inspección de la empresa, la cual no
aplicaba un sistema de costos ABC, debido a que aún no utilizaban los modelos
2 BALLESTAS BALLESTAS, Ileana Isabel; GUZMÁN MAZA, Sandra Milena. “Diseño de un Sistema de
Costos Basado en Actividades (ABC) en Intertank Jireh Services Ltda.”. Universidad Tecnológica de Bolívar.
Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas. Programa de Contaduría Pública. Cartagena – Colombia.
2009
21
de costeo tradicionales, los cuales no le permitían mostrar el costo real de los
procesos y las actividades que se realizan, en donde se lleva un control manual
de los costos, en el que se registran los datos de las acciones contables de sus
servicios. La inspección se realizó a través de la planeación de actividades que se
desarrollaron como: visita a la empresa, observación de los procesos de
prestación de servicios, la realización de entrevistas a directivos y encuestas a
empleados, selección y recolección de información necesaria para analizarla para
realizar el diseño que permitan hacer racionalización de los costos en relación con
los recursos financieros de las diferentes áreas de la empresa.
Y por último, se le recomendó a los directivos de la empresa “INTERTANK JIREH
SERVICES LTDA”, el estudio y consideración del diseño del Sistema de Costos,
para tenerlo en cuenta en la práctica con el fin de comparar los resultados que se
esperaban en la consecución de logros esperados, de acuerdo a la razonabilidad
de los gastos que se le debían dar a los diferentes procesos, facilitando la toma de
decisiones que contribuirá a mejorar su gestión en relación a prestación de los
servicios que ofrece.
2. Diseño de un Sistema de Costeo basado en Actividades (ABC) en la
empresa TCI Estrella Ltda.: trabajo de grado realizado estudio tenido en cuenta
es el desarrollado por DOMÍNGUEZ VILLAMIL, PEDRO D. Y MANDON UMAÑA,
NELSON, estudiantes de Contaduría de la Universidad Tecnológica de Bolívar en
el 2007, el cual tuvo como objeto realizar el diseño de un Sistema de Costos
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Basado en Actividades (ABC) para la empresa TCI Estrella Ltda., que le facilitara
identificar las actividades para un mejor aprovechamiento en la prestación de los
servicios que prestaba. En dicho estudio se desarrollaron distintas actividades
propias en la ejecución del de dicho proyecto en el que se diseñó e implementó el
Modelo ABC en la empresa TCI Estrella Ltda., permitiendo alcanzar los objetivos
descritos en él. Primero que todo se conoció el entorno de la empresa en la forma
como se manejaban los diferentes estamentos y departamentos desde los inicios
de la empresa.
En dicho estudio se encontró que el diseño de un modelo ABC a la empresa TCI
ESTRELLAS LTDA le brindaría una ventaja competitiva que representara
beneficios y mejores resultados, encontrándose un diagnóstico que el centro de
costo con mayor costos y gastos es el de Gerencia con $12.828.961 y el de menor
costo el de Mensajera y Aseo en $2.320.764. La actividad más costosa es A02
(Coordinar y Apoyar Gestión de Eventos), se presenta porque es realizada por
todos los centros de costos, se le dedica más tiempo, y consumen mayores
recursos comparadas con las otras3.
3 DOMÍNGUEZ V. Pedro Daniel y MANDÓN U., Nelson. Diseño de un Sistema de Costeo basado en
Actividades (ABC) para la empresa TCI Estrellas Ltda. (Turismo, Congreso e Incentivos). (sin publicar)
Monografía del Programa de Contaduría. Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas. Universidad
Tecnológica de Bolívar, Cartagena de Indias, D.T., 2007
23
4 METODOLOGÍA DE TRABAJO
44..11 TTIIPPOO DDEE IINNVVEESSTTIIGGAACCIIÓÓNN::
Teniendo en cuenta los diferentes niveles del conocimiento científico y el análisis
que se realiza en esta investigación, en relación al tipo de estudio y al problema de
investigación planteado, se afirma que es de nivel exploratorio – descriptivo, en el
cual se analizan modelos teóricos en la identificación de la gestión y la toma de
decisiones a partir de la información generada por el sistema de Costeo ABC en
JC IMPRESORES de Cartagena y construyendo un marco teórico de referencia
para la realización de nuevas investigaciones por otros autores.
44..22 DDEELLIIMMIITTAACCIIÓÓNN:: EESSPPAACCIIOO –– TTEEMMPPOORRAALL::
La presente investigación se llevó a cabo en JC IMPRESORES, empresa del
sector litográfico de Cartagena de Indias, en donde se diseñó e implementó el
Sistema de Costos ABC, por los autores iniciales del estudio, estudiantes de la
Universidad Tecnológica de Bolívar, estableciendo una metodología de tipo de
interventoría de un caso específico como la revisión de logros que posiblemente
se han alcanzado con la aplicación del sistema. El tiempo en que se llevó a cabo
el presente fue entre los meses de Enero a Marzo de 2010, periodo en el que se
hizo una revisión, análisis y evaluación en la toma de decisiones y los aportes del
costeo de actividades para la elaboración de los productos, en el que se identifican
cuáles actividades pesan más en relación al sistema de costeo aplicado en la
empresa en mención.
24
44..33 RREECCOOLLEECCCCIIÓÓNN DDEE LLAA IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN::
La información objeto de análisis para la recolección y elaboración de la
investigación constituye un punto clave para la exploración y aplicación para el
alcance los objetivos propuestos, los cuales se obtuvieron para llevar a cabo el
estudio, para el cual se acudió a hechos o documentos que permitieron obtener
información útil para cumplir con los objetivos establecidos
Para la ejecución de esta investigación se reunió la información de dos fuentes
principales: las primarías y las secundarias.
4.3.1 FUENTES PRIMARIAS:
Se acudió a la entrevista de empleados en la obtención de información oral y
escrita recopilada a través de relatos escritos permitidos por los particulares
involucrados en el problema de investigación; y a consulta a expertos sobre
Costos ABC. Utilizando técnicas y procedimientos que suministraron información
para cumplir el objeto de la investigación.
4.3.2 FUENTES SECUNDARIAS:
Se acudió a datos escritos recopilados por personas expertas en el tema de
costeo de actividades: textos, tesis, revistas, Internet y Libros de contabilidad.
25
5 LOGROS ESPERADOS
El estudio es el resultado del análisis y del diagnóstico de los resultados obtenidos
en la aplicación del sistema de Costos ABC, en JC IMPRESORES de la ciudad de
Cartagena, en los que se evalúo los resultados alcanzados en términos de costos
y de ésta forma cómo se observaron los aspectos negativos y positivos de su
aplicación, reflejando la realidad económica de la empresa, para los cuales
tuvieron en cuenta las ventajas y desventajas que ha tenido el sistema de costos
comparado con el sistema tradicional.
Por otro lado, se busca que los gerentes o directivos de las empresas tengan una
clara orientación del sistema ABC como herramienta gerencial orientada al
mejoramiento de los procesos y por ende a maximizar el valor de la empresa.
De la misma forma, se crea conciencia que el mismo sistema, no es sólo un
sistema de costeo, sino, un método de gestión de costo basado en actividades
para la empresa. Con el presente análisis se ha facilitado la concentración y
control de costos en cada una de las actividades incurridas en la producción,
obteniendo una eficiente utilización de los recursos en la empresa JC
IMPRESORES.
La aplicación de los costos ABC actúa como un modelo de beneficios,
desarrollando un lazo de intercambios de estrategias que ayuden en el modelo
26
para el cálculo de los costos, lo anterior teniendo en cuenta que una correcta
utilización de los recursos determina la viabilidad del negocio, el grado de
productividad y eficacia en la empresa.
Con la aplicación de este modelo de costos ABC, se contribuye a una mejor
asignación y distribución de costos, especialmente al objetivo final que son los
productos terminados, que es, sin lugar a dudas el problema más importante a
resolver de cualquier sistema de costos. De la misma manera contribuir a que la
empresas refleje información confiable, oportuna y lo más exacta posible sobre el
costo de sus productos.
Por último, que los funcionarios de la alta gerencia se convenzan que el ABC es
una herramienta que representa una ventaja competitiva inminente.
27
6 MARCO REFERENCIAL
6.1 MARCO TEÓRICO:
En Colombia, los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados,
son el conjunto de conceptos básicos y de reglas que son observados al registrar
e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o
jurídicas. Para los cuales la contabilidad permite identificar, medir, clasificar,
registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones de un ente
económico, en forma clara, completa y fidedigna.4
Según la norma, los objetivos y las cualidades de la información contable en
relación a esta investigación, sirve para apoyar a los administradores en la
planeación, organización y dirección de los negocios, tomando decisiones en
materia de inversiones y crédito, y a la vez evaluar la gestión de los
administradores del ente económico, entre otras.
En este orden, la información contable puede cumplir con los objetivos, en la toma
de decisiones en la alta gerencia, la cual debe ser clara y fácil de entender,
pertinente y confiable, que posea un valor de realimentación, y que represente
fielmente los hechos económicos de la empresa.
4 DECRETO 2649 DE 1993. Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios
o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.
28
Como se sabe, el propósito de la contabilidad es proporcionar información
financiera sobre una entidad económica, y para quienes toman las decisiones
administrativas necesitan de esa información financiera de la empresa para
realizar una buena planeación y control de las actividades de la organización.
Según una publicación realizada por el LSC. Luís Felipe Flores Tirado, egresado
de la Universidad de Occidente de México, titulada "importancia de los sistemas
de información para ejecutivos como apoyo a la toma de decisiones en las
organizaciones". Cabe destacar en ella que la toma de decisiones que se lleva a
cabo dentro de las organizaciones debe cumplir con ciertas características como
son: ser rápida, oportuna, fundamentada en información concreta, que permita
tomar decisiones eficientes, efectivas y con un bajo costo para la empresa; pues
de ello dependerá el éxito o fracaso de una organización.
6.1.1 COSTOS PARA LA TOMA DE DECISIONES5:
Las decisiones de la Administración implican una selección, entre los cursos de
acción alternativos, por lo que los costos juegan un papel muy importante en el
proceso de la toma de decisiones, ya que sirven de base para medir el ingreso,
para realizar la planeación de las utilidades, para el control interno, requiriéndose
diferentes costos para diversos objetivos.
5 DEL RÍO GONZÁLEZ, Cristóbal.. COSTOS III. Capítulo V. Pág. 52. Editorial ECAFA. Tercera Edición
1999.
29
Cuando los valores cuantitativos pueden asignarse a las alternativas, la
Administración cuenta con una indicación, acerca de cuál es la alternativa más
conveniente desde un punto de vista económico, esto no representa
necesariamente la decisión final puesto que los factores no cuantitativos, como por
ejemplo prestigio, relaciones obrero – patronales, política a seguir, imagen de la
entidad, también pueden influenciar la decisión.
Los costos pertinentes a una determinada decisión, pueden ser costos de
contabilidad, costos de contabilidad modificados, o costos externos al Sistema de
la Contabilidad de Costos. Aunque cada decisión requiere un orden de costo
distinto, se pueden hacer ciertas generalizaciones con respecto a la pertinencia de
los Costos para la Toma de Decisiones.
En un sistema de Contabilidad de Costos, cada unidad de producción se carga
con una proporción adecuada a todos los costos de la elaboración, incluyendo
costos que no son directos o identificables con el producto. No se intenta que esas
cifras, y de hecho no es así, muestren los costos que son relevantes en la mayor
parte de los problemas de selección alterna.
30
6.1.2 TOMA DE DECISIONES GERENCIALES6:
La toma de decisiones, a corto o largo plazo, puede definirse en los términos más
simples como el proceso de selección entre uno o más cursos alternativos de
acción las cuales generarán eventualmente ganancias o pérdidas para la
compañía. La toma de decisiones gerenciales es un complejo proceso de solución
de problemas; este consiste en una serie definitiva de etapas sucesivas. La toma
de decisiones gerenciales comienza con una etapa de “detección del problema” y
pasa por todas estas hasta llegar a la etapa final de “evaluación después de la
decisión”. Estas etapas deben adherirse lo más estrechamente posible si la
gerencia espera cualquier éxito que se derive del proceso de toma de decisiones.
Las seis etapas en el proceso de toma de decisiones son:
1. Detección e identificación del problema.
2. Búsqueda de un modelo existente aplicable a un problema o el desarrollo de
un modelo.
3. Definición general de alternativas a la luz de un problema y un modelo
escogidos.
4. Determinación de los datos cuantitativos y cualitativos que son relevantes en el
problema y análisis de aquellos datos relativos a las alternativas.
6 POLIMEN, Ralph S.; FABOZZI, Frank J.; ADELBERG, Arthur H.; y KOLE, Michael A.
CONTABILIDAD DE COSTOS. Pág. 553. McGRAW – HILL. Tercera Edición. 1997.
31
5. Selección e implementación de una solución óptima que sea consistente con
las metas de la gerencia.
6. Evaluación después de la decisión mediante retroalimentación que suministre a
la gerencia un medio para determinar la efectividad del curso de acción
escogido en la solución del problema.
6.2 MARCO CONCEPTUAL:
El marco teórico del presente proyecto está explicito con la información
documental para tener una idea clara del mismo, es decir todo aquel conocimiento
profundo en base al contexto en el cual se desarrolla el problema de investigación,
a través de definiciones y explicaciones de términos claves en el desarrollo de la
investigación, como se especifican a continuación:
a. Información. “es un conjunto organizado de datos que constituyen un mensaje
sobre un determinado ente o fenómeno. De esta manera, si por ejemplo
organizamos datos sobre un país (número de habitantes, densidad de
población, nombre del presidente, etc.) y escribimos por ejemplo, el capítulo de
un libro, podemos decir que ese capítulo constituye información sobre ese
país. Cuando tenemos que resolver un determinado problema o tenemos que
tomar una decisión, empleamos diversas fuentes de información (como podría
ser el capítulo mencionado de este imaginario libro), y construimos lo que en
general se denomina conocimiento o información organizada que permite la
32
resolución de problemas o la toma de decisiones. Los datos se perciben
mediante los sentidos, estos los integran y generan la información necesaria
para producir el conocimiento que es el que finalmente permite tomar
decisiones para realizar las acciones cotidianas que aseguran la existencia
social”7.
b. Sistemas de Información. es un conjunto de funciones o componentes
interrelacionados en las que se obtiene, procesa, almacena y distribuye
información para apoyar la toma de decisiones y el control en una
organización. Apoyando la coordinación, el análisis de problemas, la y la
visualización de aspectos complejos. También es un conjunto de procesos que,
operan sobre una colección de datos estructurada de acuerdo a la empresa,
recopila, elabora y distribuye la información necesaria para ella y para las
actividades de dirección y control, apoyando en la toma de decisiones para
desempeñar las funciones y procesos de negocios de acuerdo a su estrategia.
c. Principios o normas de contabilidad. De conformidad con el artículo 68 de la
Ley 43 de 1990, se entiende por principios o normas de contabilidad
generalmente aceptados en Colombia, el conjunto de conceptos básicos y de
reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre
los asuntos y actividades de personas naturales o jurídicas.
d. Cualidades de la Información. se refiere a las características y atributos que
la son los atributos que proporcionan a la información, la utilidad para sus
usuarios.
7 http://es.wikipedia.org/wiki/Informacion y http://www.promonegocios.net/mercadotecnia/que-es-
informacion.html
33
e. Sistema de costos ABC, El ABC es un enfoque de costos que toma la
información financiera y operacional disponible y la visualiza a través de un
Modelo de Actividades, permitiendo analizar múltiples visiones del negocio,
según las decisiones que la empresa debe tomar. Mediante un proceso de
trazado de dos etapas se asignan los costos totales de los departamentos a las
actividades, y luego a los objetos de costos (Productos, Clientes, etc.).
34
7 COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES, USO DE LA INFORMACIÓN EN LA
TOMA DE DECISIONES GERENCIALES EN LA EMPRESA JC
IMPRESORES
Para el costeo basado en actividades, se hace uso de la información en la toma de
decisiones gerenciales en la empresa JC IMPRESORES, en los procesos
contables, donde la alta gerencia, haya tomado la decisión de aplicarlo o no,
pretendiendo medir el grado en que se han obtenido los resultados dentro de la
empresa, asegurando el éxito del proyecto, como algo indispensable para
garantizar la continuidad y el compromiso para obtener resultados más generosos.
En esta investigación se da a conocer a la empresa JC IMPRESORES, captando
con claridad las expectativas de la dirección, y posterior al diseño del sistema de
costos, que le han recomendado anteriormente a los altos directivos, de los que se
ha esperado, obtención de buenos resultados, por la activa participación de sus
empleados. Todo se puede costear, no solamente el portafolio de servicios, sino
aquellos productos que son intermedios dentro de la cadena de valor.
Para el costeo basado en actividades, donde se hace uso de la información en la
toma de decisiones gerenciales en la empresa JC IMPRESORES se ha tenido en
cuenta desarrollarse un estudio, siguiendo los pasos como parte de la
metodología, los cuales se enuncian y se desarrollan en los capítulos siguientes
de la investigación:
35
Paso 1: Aspectos generales de la empresa.
Paso 2: Análisis y evaluación de los procesos de toma de decisiones en JC
IMPRESORES en el costeo en actividades para el análisis de la
información generada por la aplicación del Sistema de Costos ABC.
Paso 3: Las diferencias entre el sistema tradicional y el costeo por ABC en la
toma de decisiones y procurando evaluar eficacia, eficiencia,
productividad, estableciendo determinar la importancia de un sistema
de información eficiente para el buen desarrollo de las actividades
gerenciales.
Paso 4: Identificación de la cadena de valor de la empresa y luego "rastrear"
los costos relacionados con las actividades y sus categorías (Costos
ABC).
36
8 ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA JC IMPRESORES
8.1 CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA:
JC IMPRESORES inicia sus actividades el 1 de marzo de 2004 en la ciudad de
Cartagena, esta empresa se encuentra ubicada en el Centro Comercial Getsemaní
en los locales 1b-75, 218. La empresa JC IMPRESORES se constituyó por la
Señora Jackeline CabarcasPuello, luego de laborar durante varios años en una de
las empresas más importantes del comercio litográfico de la ciudad, decidiendo
independizarse en la creación de su propio negocio, gracias a la dedicación,
sacrificio, trabajo arduo y constante, la logró constituir como una alternativa
económica que ofrece en la actualidad productos litográficos de excelente calidad.
8.2 CLIENTES:
Hoy en día, la empresa JC IMPRESORES tiene una variedad de clientes entre los
más importantes: el Café del Mar, Si Vida, Hospital Infantil Napoleón Franco
Pareja (La Casa del Niño), CIA Ascointer, CIA Operación Logística, Hospital
Universitario del Caribe, Policía Metropolitana de Cartagena, entre otros.
8.3 ACTIVIDAD ECONÓMICA Y LÍNEA DE PRODUCTOS:
La actividad económica de la empresa JC IMPRESORES, está orientada en la
elaboración y venta de productos litográficos impresos, avisos publicitarios, diseño
gráfico y pagina web. De hecho, la línea de productos ofrecidos por JC
IMPRESORES, son los que se especifican a continuación en la Tabla Nº 1.
37
Tabla Nº 1. Línea de productos de JC IMPRESORES.
PRODUCTOS DESCRIPCIÓN
Hojas
membreteadas
Son producidas en dos presentaciones carta u oficio,
pueden ser impresas en 1, 2, 3 tintas y en policromías.
Sobres Membrete Son elaborados en tamaño carta, oficio, manila; pueden ser
impresos en 1, 2, 3 tintas o en policromía.
Tarjetas de
Presentación
Son producidas en dos presentaciones sencillas o dobles; el
material utilizado es el papel kimberly en gramales de 180 o
cualquier otra cartulina.
Facturas Son productos con una variedad de exigencias dependiendo
de la necesidad de los clientes, estas formas son
producidas con generalidades tales como: el número de
copias con respecto al original, numeración, engomadas o
sueltas; en formas continuas para computador.
Afiches
Publicitarios
la variedad de estos es extensa debido a la exigencia de los
clientes, tales como son los tamaños; tintas 1, 2, 3 o
policromías, materiales tales como bond 120 grs.,
propalcotes 90, 115, 150, 170, 200 y 300 grs.
Libros y Revistas La variedad de estos radica en la extensión, forma de
impresión, cantidad de tintas, escogencia de materiales
tanto para los interiores y exteriores, acabado tales como
laminación, protección, para evitar el deterioro y el uso del
mismo.
Plegables En este producto se encuentra una variedad de tamaños,
tintas, materiales utilizados, como: plegables en tamaño:
carta en dos cuerpos, carta en tres cuerpo; oficio en dos
cuerpos, tres y cuatro cuerpos, tintas: 1, 2,3 ó policromías.
Diseño Digitales El diseño digital, es utilizado en la publicación de páginas
Web, la manipulación digital, diseño de artes, entre otros.
Fuente: EMPRESA JC IMPRESORES.
8.4 VISIÓN: JC IMPRESORES para el año 2012, habrá fortalecido su talento
humano y tecnología para forjarse como una litográfica con poder competitivo
y líder en su ramo, hasta brindar a sus clientes un servicio con altos
38
estándares de calidad y así garantizar excelencias en sus productos, entrega
oportuna y siempre en actitud de mejora continua.
8.5 MISIÓN: Ser una empresa líder en el sector litográfico de la ciudad de
Cartagena, contando con alta tecnología encaminada a la conservación y
cumplimiento de las leyes ambientales; garantizando la calidad de sus
productos, prestación de servicios, diseño y satisfaciendo las expectativas e
intereses de sus clientes.
8.6 POLÍTICAS: JC IMPRESORES en cumplimiento de su misión y visión, busca
la satisfacción de las necesidades de sus clientes de manera oportuna y
confiable, superando las expectativas de calidad y optimizando los recursos.
Orientando todos sus esfuerzos hacia la mejora continua, conducentes a lograr
mayor eficacia, eficiencia y efectividad.
8.7 OBJETIVOS DE LA EMPRESA:
8.7.1 OBJETIVO GENERAL:
Ser líder en el sector litográfico, mediante la excelente calidad y entrega oportuna
de sus productos, generando seguridad y confianza a sus clientes.
8.7.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
Mantener un excelente ambiente organizacional.
39
Dirigir los procesos y procedimientos hacia la excelencia y el mejoramiento
continuo, incrementando la eficiencia, eficacia y efectividad.
Controlar todas las actividades realizadas por la empresa con el fin de
mantener los costos y gastos incurridos en la producción.
Fortalecer el liderazgo, la comunicación y trabajo en equipo que permitan
aumentar el compromiso y el sentido de pertenencia del talento humano con
la empresa.
8.8 ESTRUCTURA DE LA EMPRESA JC IMPRESORES:
Esquema Nº 1. Estructura Organizacional JC IMPRESORES. Fuente: EMPRESA JC IMPRESORES.
JC IMPRESORES
GERENCIA IMPRESORES
PRODUCCIÓN
COMPRAS
DIRECCIÓN COMERCIAL DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
CONTABILIDAD
DISEÑO
OPERADORES
40
9 ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE LOS PROCESOS DE TOMA DE
DECISIONES EN JC IMPRESORES EN EL COSTEO EN ACTIVIDADES
PARA EL ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN GENERADA POR LA
APLICACIÓN DEL SISTEMA DE COSTOS ABC.
9.1 IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS DE TOMA DE DECISIONES:
En el estudio donde se realizó el diseño del Sistema de costos ABC en JC
IMPRESORES, se identificaron y se clasificaron adecuadamente, dos tipos de
procesos para la toma de decisiones: los procesos administrativos y los procesos
productivos, importantes para la cuantificación de los elementos de costos que
intervinieron en los procesos que generan valor agregado para la elaboración del
producto final, como se muestran en la Tabla Nº 2.
Tabla Nº 2. Procesos Administrativos y Productivos en JC IMPRESORES.
PROCESOS ACTIVIDADES
ADMINISTRATIVOS
Promoción y Venta
Planificación de la producción
Presupuesto y compra
Control de calidad
Facturación y entrega
PRODUCTIVOS
Diseño y desarrollo
Manufactura
Impresión
Encuadernación
Acabado
Refile y empaque
Fuente: Grupo Investigador.
41
Además de la identificación y clasificación de los procesos y de sus respectivas
actividades, para estas últimas se hace una descripción de cada una de las tareas
que se llevan a cabo para elaborar los productos, permitiendo conocer las
funciones que se realizan en cada actividad como se muestran en las Tablas Nº 3
y 4.
Tabla Nº 3. Procesos administrativos de JC IMPRESORES.
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN
1. GESTIÓN COMERCIAL
Atender las necesidades de los clientes
Promocionar los productos
Fortalecer los productos en el mercado
Innovar productos
Visitar clientes
Entrega de productos
Control de calidad
Gestión de cartera
Relación de trabajos
Montajes de producción
Dirigir artes
Hacer artes
Definir cantidad de papel
Establecer presupuesto de gasto
Contactar proveedores
Coordinación de tiempo de entrega
2. PRESUPUESTO Y COMPRAS
Realización de orden de compra
Planeación de la producción
Contactar proveedores
Organización de los materiales
Establecer los criterios de compra
Revisar mercancías
Verificación de la facturación
Pago a proveedores
3. CONTROL DE CALIDAD
Control de la calidad
Verificar los trabajos a entregar
Coordinación de tiempos de entrega
Dirigir las actividades
4. FACTURACIÓN Y ENTREGA
Realizar factura
Verificar cantidades a facturar
Crear clientes
Contabilizar la venta
Coordinación de tiempo de entrega
Dirigir las actividades de la red comercial
Entrega del trabajo
Fuente: Grupo Investigador.
42
Tabla Nº 4 Procesos Productivos de JC IMPRESORES.
PROCESOS PRODUCTIVOS
ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN
1. DISEÑO Y DESARROLLO
Dirigir arte
Hacer arte
Montaje de la producción
Atender las necesidades de los clientes
Definir colores
Definir materiales
Verificar arte
Supervisar visto bueno arte final
Bajar CPT o quemar master
2. IMPRESIÓN
Montaje de la plancha
Montaje del color
Establecer máquina
Verificar artes
Definir cantidad de papel
Control de la calidad
Preparar tintas
Revisar órdenes de producción
3. ENCUADERNACIÓN
Revisar orden de producción
Hacer levante de trabajo
Organizar trabajo
Control de calidad
Establecer mano de obra
Engomado
Organizar trabajo final
4. ACABADO
Control de la calidad
Atender las necesidades de los clientes
Revisar el tamaño del trabajo
Costeo de verificación de cantidades de trabajo
Reportes de trabajo dañado
Realización de orden de entrega
5. REFILE Y EMPAQUE
Control de la calidad
Revisar corte
Atender las necesidades de los clientes
Empaque
Fuente: Grupo Investigador.
43
9.2 COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES EN JC IMPRESORES
En la aplicación de los costos ABC, se asignaron los costos por actividades
clasificadas en los dos procesos, objetos de estudio para la toma de decisiones,
como se puede observar en la Tabla Nº 5. (Comparar con anexo ANEXO A).
Tabla Nº 5. Costeo basado en actividades en JC IMPRESORES.
PROCESOS ACTIVIDADES COSTOS
COSTOS DIRECTOS O FIJOS
Materia Prima $ 25.499.500
Depreciación Máq. y Equipos $ 364.384
Energía y Agua $ 410.843
Mantenimiento de maquinaria $ 2.523.120
TOTAL COSTOS DIRECTOS O FIJOS $ 28.797.847
ADMINISTRATIVOS
Gerencia Comercial $ 2.548.379
Presupuesto y compra $ 1.039.506
Control de calidad $ 1.143.133
Facturación entrega $ 1.937.584
TOTAL COSTOS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS $ 6.668.602
PRODUCTIVOS
Diseño y desarrollo $ 1.486.580
Manufactura
Impresión $ 4.678.098
Encuadernación $ 981.852
Acabado $ 981.852
Refile y empaque $ 565.730
TOTAL COSTOS ACTIVIDADES PRODUCTIVAS $ 8.694.112
Capacidad ociosa maquinaria $ 72.877
TOTAL POR OBJETOS DE COSTOS $ 44.233.438
Fuente. Diseño de un Sistema de Costos Basados en Actividades “ABC” para la
empresa JC IMPRESORES.
Los autores iníciales del diseño, realizaron una clasificación de las actividades con
sus respectivos costos, como aparecen en la Tabla Nº 5, donde los valores que
44
aparecen en cada actividad son tomados del informe donde aparece el diseño8,
los cuales fueron articulados de acuerdo a los gastos que representa cada
actividad. Nuestra tarea en este punto, fue conocer los porcentajes que
corresponden a cada al costo de cada uno de los procesos y actividades
respectivamente. Ver Tabla N° 6:
Tabla Nº 6. Porcentaje de Costeo basado en actividades en JC IMPRESORES.
PROCESOS ACTIVIDADES %
COSTOS DIRECTOS O FIJOS
Materia Prima 58%
Depreciación Máq. y Equipos 10%
Energía y Agua 1%
Mantenimiento de maquinaria 6%
TOTAL PORCENTAJE POR COSTOS DIRECTOS O FIJOS 65%
ADMINISTRATIVOS
Gerencia Comercial 6%
Presupuesto y compra 2%
Control de calidad 3%
Facturación entrega 4%
TOTAL PORCENTAJE POR COSTOS DE ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS 15%
PRODUCTIVOS
Diseño y desarrollo 3%
Manufactura
Impresión 11%
Encuadernación 2%
Acabado 2%
Refile y empaque 1%
TOTAL PORCENTAJES POR COSTOS DE ACTIVIDADES PRODUCTIVAS 20%
TOTAL POR OBJETOS DE COSTOS 100%
Fuente. Grupo Investigador.
Como nos damos cuenta el proceso con mayor porcentaje de costos es el de
costos directos o fijos con un 65%, es decir que gran parte del capital de la
8 CABARCAS ACUÑA, Mayron; GARAY AYOLA, Osmany. DISEÑO DE UN SISTEMA DE COSTOS
BASADOS EN ACTIVIDADES “ABC” PARA LA EMPRESA JC IMPRESORES. Universidad Tecnológica
De Bolívar, Programa De Contaduría Pública. Cartagena – Bolívar. 2008. Página 71. Costos incurridos en la
producción.
45
empresa invertido en la compra de materia prima y equipos, pago de servicios
públicos y mantenimiento de maquinaria. Luego, le sigue el proceso productivo
con un 20% de los costos, es decir que la empresa invierte ese promedio de
capital en los gastos que generan la gerencia comercial, presupuesto y compra,
control de calidad y, facturación y entrega. Y por último, los procesos operativos
con un 20% de los costos, es decir que la empresa invierte ese promedio de
capital en las siguientes actividades: diseño y desarrollo, impresión de los
productos, encuadernación, acabado y, refile y empaque de cada uno de los
productos que elabora JC IMPRESORES.
Teniendo en cuenta lo anterior, afirmamos que la clasificación de las actividades
con sus respectivos asignaciones en costos, realizada por los autores iníciales del
estudio, como aparece en el numeral 3.1.4. Costos Incurridos en la Producción,
fue correcta, es decir que estamos de acuerdo y coinciden con los datos que
fueron suministrados por la empresa.
9.3 ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE LA FASE DEL PROCESO DE LA TOMA DE
DECISIONES CON BASE EN EL SISTEMA DE COSTOS ABC
Para el análisis y evaluación de la fase del proceso de la toma de decisiones con
base en el Sistema de Costos ABC, en la empresa JC IMPRESORES, se han
tenido en cuenta los siguientes aspectos:
46
1. Conocimiento de los costos y el rendimiento de los factores de producción y
centros de trabajo.
2. Los costos de los productos o servicios terminados o semiterminados.
3. La valoración de los inventarios y el establecimiento de márgenes.
9.3.1 CONOCIMIENTO DE LOS COSTOS, EL RENDIMIENTOS DE LOS
FACTORES DE PRODUCCIÓN Y CENTROS DE TRABAJO:
- CONOCIMIENTO DE LOS COSTOS:
Los costos de las actividades en JC IMPRESORES están distribuidos teniendo en
cuenta el diseño realizado por los autores iníciales del diseño, donde se le dio a
conocer a la empresa el conocimiento de los costos de las actividades como parte
de la aplicación del sistema de costeo, como se muestran en las Tablas Nº 6, 7, y
8, teniendo en cuenta el ANEXO B.
Tabla Nº 7. Total de costos por centros de trabajo, junio de 2008.
CENTROS DE TRABAJO TOTAL COSTOS %
Sueldo personal $8.106.480 43%
Arriendo $1.400.000 7%
Servicio Energía $425.001 2%
Servicio Agua $110.000 1%
Servicio Teléfono $350.000 2%
Papelería $428.842 2%
Combustible $643.262 3%
Mtto. Instalaciones $2.235.680 12%
Mtto. Maquinaria $5.071.499 27%
TOTAL $18.770.764 100%
Fuente: JC IMPRESORES.
47
En la Tabla Nº 7 indica la totalidad de los costos por centros de trabajo, cuyos
valores fueron tomados de la distribución de costos para el mes de junio de 2008,
en JC IMPRESORES, (Ver ANEXO B), realizada por los autores iniciales del
diseño del sistema de costo; en este punto, nuestra tarea fue conocer el
porcentaje que corresponde al total de costos de cada centro de trabajo, en
relación al total general de costos de trabajo. Esto indica que dicha distribución,
fue llevada a cabo en forma adecuada.
Tabla Nº 8. Total costos por actividad, junio de 2008.
DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD TOTAL %
Gestión Comercial 5.096.758 27%
Diseño 1.580.019 8%
Impresión 4.678.098 25%
Encuadernado 1.291.073 7%
Acabados 1.291.073 7%
Refile y Empaque 599.900 3%
Presupuesto y Compras 1.039.507 6%
Control de calidad 1.143.133 6%
Facturación y Entrega 2.051.203 11%
TOTAL $ 18.770.764 100%
Fuente: JC IMPRESORES.
En la Tabla Nº 8 indica la totalidad de los costos por actividades, cuyos valores
fueron tomados de la distribución de costos para el mes de junio de 2008, en JC
IMPRESORES. En este punto, también se decidió conocer el promedio que
corresponde al total de cada actividad en relación al total de costos por actividad,
esto indica que la distribución por costos fue llevada a cabo en forma adecuada.
48
- RENDIMIENTOS DE LOS FACTORES DE PRODUCCIÓN:
El rendimiento de los factores de producción de la empresa JC IMPRESORES,
desde que se realizó el diseño y la aplicación del sistema de costos ABC, muestra
los productos que se realizan, con referencia a las unidades producidas, la utilidad
unitaria, el costo unitario, el margen bruto y la utilidad total por cada producto que
se elabora en la empresa. Ver Tabla Nº 12. Rendimiento de Producción JC
IMPRESORES para el mes de Junio de 2008.
Tabla Nº 9. Rendimiento de Producción JC IMPRESORES.
PRODUCCION JUNIO DE 2008
PRODUCTO UNIDADES
PRODUCIDAS UTILIDAD UNITARIA
COSTO UNITARIO
MARGEN BRUTO
UTILIDAD TOTAL
Revistas 1.000 820 26.180 3% 820.000
Recetarios 50.000 185 182 102% 9.250.000
Formatos varios 47.000 164 176 93% 7.708.000
Tarjetas de presentación 2.000 50 300 17% 100.000
TOTAL 100.000 1.219 17.878.000
Fuente: EMPRESA JC IMPRESORES
La Tabla Nº 9, nos expresa que el valor de la utilidad total de la producción para
Junio de 2008 fue $17.878.000.
- CENTROS DE TRABAJO:
Cuando los autores iniciales del trabajo, visitaron la empresa JC IMPRESORES,
se dieron cuenta que esta no contaba con una estructura para el control de los
49
costos, y por ellos decidieron realizar el siguiente diseño con el cual se pretendía
establecer los centros de costos o de trabajo, es decir, las áreas de la empresa
que tienen manejo y control sobre el consumo de recursos (material, mano de
obra, etc.), en el cual se le recomendó a la empresa, que los centros de costos no
se toman decisiones sobre ventas o cantidad de activos; el informe mediante el
cual se evalúan los centros de costos es el informe de costos. Los centros de
trabajo o de costos fueron realizados, como aparece en la Tabla Nº 10:
Tabla Nº 10. Listado de Centros de Costos o de trabajo de JC IMPRESORES.
CÓDIGO CENTROS DE
COSTOS DESCRIPCIÓN
C01 GERENCIA
COMERCIAL
Se distribuyen todos los gastos de energía, arriendo, teléfono, papelería, combustible y gastos de viajes, generados por la Gerencia.
C02 DIRECCIÓN
ADMINISTRACIÓN
Se distribuyen todos los gastos de energía, arriendo, papelería y reparaciones locativas del área administrativa.
C03 DISEÑADOR Se distribuyen todos los costos de energía, arriendo, teléfono y papelería.
C04 OPERARIOS
MÁQUINAS 1 Y 2
Se distribuyen todos los gastos relacionados con el consumo de energía, arriendo, mantenimiento y agua del área productiva.
C05 OPERARIOS DE PRODUCCIÓN
Se distribuyen todos los gastos de energía, arriendo, agua, mantenimiento y combustible del área productiva.
Fuente JC IMPRESORES.
Teniendo en cuenta lo anterior, se realizó la distribución de los recursos por
centros de costos o de trabajos para el mes de Junio de 2008, los cuales se
detallan en la Tabla Nº 11:
50
Tabla Nº 11. Distribución de recursos por centros de costos, Junio DE 2008.
Fuente: JC IMPRESORES.
Como podemos darnos cuenta, los valores coinciden con la información contenida
en el ANEXO B, los cuales indican que dicha distribución fue realizada
correctamente.
9.4 COSTOS DE LOS PRODUCTOS TERMINADOS:
Cuando se realizó el estudio de Costos ABC en JC IMPRESORES, por los autores
iniciales del estudio, se decidió hacer un costeo de los productos terminados,
teniendo en cuenta los costos directos o fijos, los costos administrativos y los
costos operativos, como se detalla en la Tabla N° 12.
51
Tabla Nº 12. Costos de los productos terminados en Junio de 2008.
PROCESOS ACTIVIDADES Revistas Recetarios Formatos
varios Tarjetas de
presentación COSTOS
COSTOS DIRECTOS O FIJOS
Materia Prima 18.600.000 3.285.000 3.285.000 329.500 3.614.500
Depreciación Maq. y Equipos 125.712 98.384 83.808 56.479 140.287
Energía y Agua 172.986 129.740 86.493 21.623 108.116
Mantenimiento de maquinaria 1.062.366 796.775 531.183 132.796 663.979
TOTAL COSTOS DIRECTOS O FIJOS 19.961.064 4.309.899 3.986.484 540.398 4.526.882
ADMINISTRATIVOS
Gerencia Comercial 1.111.927 754.872 672.307 9.472 681.779
Presupuesto y compra 453.565 307.838 274.240 3.864 278.104
Control de calidad 498.780 338.525 301.579 4.249 305.828
Facturación entrega 781.377 607.440 541.144 7.624 548.768
TOTAL COSTOS ACT. ADMINISTRATIVAS 2.845.649 2.008.675 1.789.270 25.209 1.814.479
PRODUCTIVOS
Diseño y desarrollo 595.966 467.904 416.837 5.873 1.486.580
Manufactura
Impresión 2.041.181 1.385.364 1.234.165 17.388 4.678.098
Encuadernación 254.109 382.336 340.608 4.799 981.852
Acabado 254.109 382.336 340.608 4.799 981.852
Refile y empaque 227.583 177.653 158.264 2.230 565.730
TOTAL COSTOS ACT. 3.372.948 2.795.593 2.490.482 35.089 8.694.112
Capacidad ociosa maquinaria 72.877
TOTAL COSTOS POR ARTÍCULO 26.179.661 9.114.167 8.266.236 600.696 15.108.350
UNIDADES PRODUCIDAS 1.000 50.000 47.000 2.000 100.000
COSTO UNITARIO ARTÍCULO 26.180 182 176 300
PRECIO UNITARIO DE VENTA 27.000 367 340 350
UTILIDAD UNITARIA 820 185 164 50 1.219
MARGEN BRUTO 3% 101% 93% 17% 0
UTILIDAD TOTAL 820.000 9.250.000 7.708.000 100.000 $17.878.000
Fuente: JC IMPRESORES
52
Para el costeo de los productos terminados para el mes de Junio, realizado por los
autores iníciales del diseño, indican que la empresa obtuvo la mayor rentabilidad
en la producción y elaboración de revistas que en el resto de los productos, donde
la utilidad real obtenida en el mes de Junio de 2008 por articulo producido fue de
$1.219, para un total de 100.000 unidades, siendo la más alta de $820 por revista
y la más baja $50 por tarjeta de presentación como se detalla en la Tabla N° 11.
(Comparar con ANEXO C)
En el análisis de la información de la Tabla Nº 12, se expresa que los autores
iniciales del diseño, indicaron que el índice de rentabilidad lo toman de la utilidad
unitaria por producto, donde nosotros no lo compartimos, ya que se considera que
el mejor índice de rentabilidad es el margen bruto, que igualmente se presenta en
la utilidad total.
Otra observación que se nota es que la utilidad para el mes de Junio de 2008 es
que el costo unitario para elaboración de tarjeta de presentación es de $300,
donde su precio de venta es de $350, y su utilidad unitaria es de $50 por tarjeta,
para las cuales existía una debilidad, donde se estaba gastando más en la
elaboración de las mismas que lo que se estaba obteniendo económicamente.
Ahora bien, para el caso de la elaboración de 50.000 recetarios se invirtieron
$9.100.000 y sus ventas fue de $18.980.000, con una utilidad de $9.250.000, esto
quiere decir que las utilidades superaron más del 50% del capital invertido en su
53
elaboración. De igual forma sucedió con la fabricación de 47.000 formatos varios,
con una inversión de $8.872.000, y sus ventas fue de $15.980.000, con una
utilidad de $7.708.000, y cuya utilidad obtenida alcanzó un promedio del 48%,
como una utilidad considerable.
Como nos hemos podido dar cuenta en el desarrollo del proceso de análisis y
evaluación en la aplicación del sistema de Costos ABC, este solo fue llevado a
cabo en forma adecuada en el mes de Junio de 2008, por parte de los autores
iníciales del estudio, pero en el tiempo transcurrido desde esa aplicación hasta el
momento, la empresa JC IMPRESORES no lo siguió llevando a cabo, prefiriendo
en continuar manejando la información con el uso del sistema de la contabilidad
tradicional.
54
10 DIFERENCIAS ENTRE EL SISTEMA TRADICIONAL Y EL COSTEO POR
ABC EN LA TOMA DE DECISIONES.
10.1 JC IMPRESORES Y EL SISTEMA TRADICIONAL
Los autores iníciales del diseño de Costos ABC, al visitar la empresa JC
IMPRESORES, observaron que esta aplicaba un sistema de contabilidad
tradicional, es decir costos basados en ordenes de fabricación, lo anterior debido a
que los productos y servicios ofrecidos en su portafolio son heterogéneos, es
decir, se fabrica a solicitud de los clientes y con las especificaciones dadas por
este, sin embargo es una modalidad poco económica. Con este sistema de costos
tradicional la empresa solo controla el consumo de aquellos recursos necesarios
para la producción del bien, clasificados y controlados en; materia prima directa,
mano de obra directa y costos indirectos de fabricación.
Para ese entonces el sistema de contabilidad tradicional dejaba por fuera el
control de todos los servicios o actividades en que incurre la empresa, que no son
cargadas en la producción, pero que son iguales de importantes que los costos
directos. Y otro aspecto, en el que se preocupan más la empresa es en valorizar
principalmente los procesos productivos en forma funcional.
55
10.2 JC IMPRESORES Y EL SISTEMA DE COSTOS ABC:
Con el diseño del sistema de Costos ABC para la empresa JC IMPRESORES, y
con su respectiva aplicación por parte de la empresa, se determinó que el sistema
de costos ABC es considerado el más apropiado para el control y análisis de la
producción en la empresa JC IMPRESORES, debido a que proporciona la
posibilidad de pasar de un presupuesto estático a uno dinámico. Ya que la mayor
parte de los sistemas alternativos no ofrecen la estructura adecuada para captar la
información relevante de costos de calidad (control estadístico de procesos,
trabajo, desmotivación, retrasos, etc.), en cambio la contabilidad de costos mide lo
que cuesta hacer una tarea, además de los costos de no hacer, del periodo de
indisponibilidad de máquina, de espera de una herramienta, de inventario, de
reprocesado, entre otros.
Los costos ABC en JC IMPRESORES aplicados para el mes de Junio de 2008,
permitieron obtener información estratégica y adicional a través del rastreo de los
productos, que pusieron de manifiesto los efectos de las fallas de calidad
facilitando a la empresa a un enfoque basado en la reducción de estos costos
ocultos, además de mejorar la calidad de los productos y de la imagen corporativa,
administrativa y operativa de la misma empresa.
De hecho, con la implementación del sistema de costos ABC en JC
IMPRESORES, se obtuvo información relevante de la producción tales como la
capacidad ociosa de la maquinaría, los gastos y costos en que se incurren para la
elaboración de sus productos (revistas, recetarios, formatos varios y tarjetas de
56
presentación). Así mismo el tiempo invertido para el desarrollo de cada actividad,
lo cual permite tener una visión más detallada de la utilización del personal y la
programación de tareas.
Otro factor importante en el presente estudio, es que los informes emitidos en los
análisis que se han hecho en la aplicación del ABC para la empresa en el mes de
Junio de 2008, permitieron visualizar la distribución de actividades, recursos y
procesos que identificaron la participación y el consumo en términos de costos de
producción y comercialización de cada uno de los bienes desarrollados por la
empresa.
En resumen el sistema de costos ABC, para JC IMPRESORES se ha fundamentó
en cuatro puntos básicos:
El análisis de todas las actividades que configuraron la cadena de valor de la
empresa como apoyo en el establecimiento de la estrategia corporativa.
El giro que tuvo como centro de gravedad del sistema en las actividades y en
la determinación de los generadores de costos, entendiendo como tales las
causas últimas por la que un costo se producen.
La asignación del costo de las actividades a los diferentes productos que
elabora JC IMPRESORES.
Y las evidencias que se mostraron en la función de cada una de las actividades
para la conformación de la cadena de valor de los procesos productivos en JC
IMPRESORES.
57
El mejoramiento continuo permitiría desde el momento del diseño del sistema ABC
y la continuación de su aplicación, la evaluación permanente de las necesidades
de mejora de la organización y diseñar un plan a largo plazo para cubrir esas
deficiencias.
En la Tabla N° 13 se muestra las diferencias que se experimentaron en el mes de
Junio de 2008, tiempo en el que se aplicó el diseño de costos ABC en JC
IMPRESORES, en la cual se observó el cambio experimentado en la entrega de la
información como parte de la toma de decisiones sin haber dejado a un lado la
contabilidad tradicional de costos y gastos, pero que se contara con la posibilidad
de pasar a un nuevo sistema como es el costeo de actividades ABC.
Tabla N° 13. Cambio de paradigmas para JC IMPRESORES.
DE CONTABILIDAD TRADICIONAL HACIA COSTOS ABC
Una reducción indiscriminada de costos Una Prevención de costos.
Una información exacta y real Una Información relevante y oportuna.
Un relato histórico Una estructura futura de costos.
Una visión esencialmente funcional Una visión del proceso del negocio.
Una naturaleza de los costos: salarios,
sistemas.
Unas actividades que consumen
recursos.
Fuente: Grupo Investigador.
58
10.3 LOGROS OBTENIDOS CON LA APLICACIÓN DEL SISTEMA DE
COSTOS ABC EN JC IMPRESORES
Como objetivo general del estudio, es hacer uso de la información proporcionada
por el sistema de Costos ABC en JC IMPRESORES en los principales procesos
de toma de decisiones asumidos por la empresa para analizar y evaluar la gestión
de costeo de actividades proponiendo alternativas de mejoramiento; con el fin de
resaltarlo y diferenciarlo con el sistema tradicional, en el que se indagó sobre el
funcionamiento del diseño para su aplicación por parte de la empresa, para el cual
se contribuyera en la generación de información confiable y oportuna en la toma
de decisiones.
Por otro lado, teniendo en cuenta los objetivos específicos de este estudio, JC
IMPRESORES alcanzó los siguientes logros:
a. La identificación de las actividades involucradas en el proceso productivo de la
empresa JC IMPRESORES, que sirvieron como base para el cálculo de los
costos mediante el método ABC.
b. La determinación de los costos incurridos en la producción como; costos de
materia prima, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación.
c. La clasificación de los procesos productivos para que los utilizará JC
IMPRESORES con cada uno de los elementos de costos.
d. La identificación de la cadena de valor de la empresa, que permitiera rastrear
los costos relacionados con las actividades y sus objetos de costos.
59
e. La generación de información confiable, a partir de la clasificación de los
procesos y de las actividades en JC IMPRESORES para cada uno de los
centros de trabajo con sus respectivos costeos, lo que permitiría la
accesibilidad de los mismos.
60
11 CADENA DE VALOR DE LA EMPRESA JC IMPRESORES PARA "RASTREAR" LOS COSTOS
RELACIONADOS CON LAS ACTIVIDADES Y SUS CATEGORÍAS (COSTOS ABC).
Esquema Nº 3. Cadena de Valor de JC IMPRESORES. Fuente: Grupo Investigador.
CADENA DE VALOR - EMPRESA JC IMPRESORES
GE
RE
NC
IA
PR
OC
ES
OS
PR
OD
UC
TIV
OS
Diseño y desarrollo
Impresión
Encuadernado
Acabado
Refile y empaque
P
RO
CE
SO
S A
DM
INIS
TR
AT
IVO
S
Gestión
Comercial
Presupuesto y compras
Control de calidad
Facturación y entrega
Infraestructura
Mantenimiento
Recursos Humanos
Documentación
GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN PRODUCCIÓN RECURSOS
61
Teniendo en cuenta lo planteado en el estudio del diseño y aplicación del sistema
de costos ABC en la empresa JC impresores, y en el diseño de la cadena de valor,
las actividades de valor en las que se debe mejorar son los procesos productivos
ya que en la elaboración de los productos como las tarjetas de presentación, como
indican los diferentes anexos de distribución de recursos por productos, se gasta
en un 90% aproximadamente en materia prima cuando el 10% es la utilidad
unitaria por producto.
Por otro lado, hay que considerar, que los costos fijos o indirectos de consume JC
IMPRESORES son muy altos, ya que alcanzan cifras muy altas y las cuales se
deben disminuir, debido a que alcanza el 65% del total por objeto de costos, para
esta debilidad, la empresa debió crear políticas de racionalización y ahorro en
servicios públicos, materia prima y mantenimiento de maquinaria, equipos y
infraestructura.
62
CONCLUSIONES
Teniendo en cuenta el desarrollo de la presente monografía, en la que se llevó a
cabo un proceso de interventoría para la empresa JC IMPRESORES, para
analizar y evaluar los resultados que se obtuvieron en el diseño y aplicación del
sistema de costos ABC por los autores iníciales del estudio, realizado en Junio de
2008, y que para ese entonces, el sistema fue considerado como el más
apropiado para el control y análisis de la producción en la empresa, ya que
proporcionaría la posibilidad que con el paso del tiempo, el manejo de un
presupuesto estático a un presupuesto más dinámico.
Para el caso del sistema de Costos ABC en la empresa JC IMPRESORES, el
costeo de las actividades ofrecería una estructura adecuada para captar la
información relevante de los costos de calidad, frente a los rudimentos de la
contabilidad tradicional de costos, la cual mide lo que cuesta hacer un
determinado servicio, tarea o producto, entre otros. Entonces, cabe expresar que
el diseño y aplicación del Sistema de Costos ABC en JC IMPRESORES, realizado
por MAYRON CABARCAS ACUÑA y OSMANY GARAY AYOLA, estudiantes de la
Universidad Tecnológica de Bolívar en 2008, se llevó a cabo en forma adecuada,
pero solo fue implementado por los mismos autores del estudio inicial, en los que
los resultados que se observan en las diferentes actividades que se costearon
63
para la elaboración de los diferentes productos litográficos en Junio de 2008, y
desde entonces hasta la fecha, la implementación del sistema de costeo no se
siguió llevando a cabo por parte de la misma empresa.
Teniendo en cuenta lo anterior, y lo realizado en el nuevo estudio, centrado en la
búsqueda de la información que detallaría los beneficios derivados de la
implementación del sistema de costos, por parte de los autores iníciales del
estudio; se concluye que la aplicación del estudio solo se implantó para el mes de
Junio de 2008, información que se obtuvo en visita realizada a la misma empresa
y en la revisión del documento donde aparece el diseño del sistema ABC para la
empresa JC IMPRESORES; en donde se resaltaron aspectos claves entre ellos el
costeo de actividades, y la distribución de los recursos para la elaboración de los
productos. Esto quiere decir, que JC IMPRESORES no tomó la decisión de seguir
con la implementación del diseño realizado por los estudiantes de la Universidad
Tecnológica de Bolívar, y de hecho la empresa continúo con la aplicación del
sistema tradicional de contabilidad. En donde los resultados esperados a partir de
dicha aplicación no se pudieron alcanzar como se esperaba tanto por los primeros
autores del diseño como por parte de los segundos, que cumplieron como
interventores del mismo.
En el proceso de interventoría, por parte de los autores del presente estudio, para
el análisis de la información del sistema de costos ABC en JC IMPRESORES, en
la que se tuvo en cuenta evaluar aspectos como el conocimiento de costos, el
64
rendimiento de los factores de producción, el conocimiento de los centros de
trabajo, la identificación de los costos de los productos o servicios terminados,
fueron muy importantes para el desarrollo de la revisión del sistema.
Resaltando todo lo anterior, sería importante que el proceso en la toma de
decisiones por parte de JC IMPRESORES, requiriera de un sistema de
información financiera que cumpliera con características como; comprensibilidad,
relevancia, confiabilidad, y comparabilidad, que permita tomar decisiones
efectivas, que conlleven a la mejoría en los procesos contables de la empresa.
Por último, en la identificación de los procesos de toma de decisiones en la
empresa JC IMPRESORES, se centró en resaltar los aspectos diferenciadores
con el tradicional, y que la realización de la interventoría, se pudieron desarrollar
los siguientes puntos como son: la identificación de los procesos de toma de
decisiones en JC IMPRESORES, los cuales fueron relacionados con el costeo
basado en actividades; el análisis y la evaluación de la fase del proceso de la toma
de decisiones con base en el sistema de costos ABC; las diferencias entre el
sistema tradicional y el costeo por ABC en la toma de decisiones en la empresa; y
la identificación de la cadena de valor de la empresa para el rastreo de los costos
relacionados con las actividades y sus categorías.
65
BIBLIOGRAFÍA
BALLESTAS BALLESTAS, Ileana Isabel; GUZMÁN MAZA, Sandra Milena.
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Services Ltda.”. Universidad Tecnológica de Bolívar. Facultad de Ciencias
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Colombia. 2009
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CABARCAS ACUÑA, Mayron y GARAY AYOLA, Osmany. Diseño de un Sistema
de Costos Basados en Actividades “ABC” para la empresa JC IMPRESORES.
Programa de Contaduría Pública. Universidad Tecnológica de Bolívar. Cartagena
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de Uso”. Partida Doble. España, No. 78, Mayo 1997.
CASTELLÓ TALIANI, Emma y LAZCANO ÁLVAREZ, Jesús. “Adecuación de los
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Crista Josar, La Contabilidad y el sistema contable
DECRETO 2649 DE 1993. Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y
se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en
Colombia.
66
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DOMÍNGUEZ V. Pedro Daniel y MANDÓN U., Nelson. Diseño de un Sistema de
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(Turismo, Congreso e Incentivos). (Sin publicar) Monografía del Programa de
Contaduría. Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas. Universidad
Tecnológica de Bolívar, Cartagena de Indias, D.T., 2007
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Editorial Alfa Omega S.A. 1998.
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POLIMEN, Ralph S.; FABOZZI, Frank J.; ADELBERG, Arthur H.; y KOLE, Michael
A. CONTABILIDAD DE COSTOS. Pág. 553. McGRAW – HILL. Tercera Edición.
1997.
67
ANEXOS
ANEXO A: COSTOS INCURRIDOS EN LA PRODUCCION
68
ANEXO B: DISTRIBUCION DE GASTOS Y COSTOS POR ACTIVIDADES,
JUNIO DE 2008
69
ANEXO C: INFORME DE COSTOS SISTEMA “ABC”
70
ANEXO D: ENTREVISTA
La Universidad Tecnológica de Bolívar su deseo de contribuir a mejorar la
competitividad de la ciudad y del Caribe, han decidido realizar el presente estudio,
cuyo objetivo es Diseñar un sistema de Costos Basado en Actividades (ABC) en la
empresa INTERTANK JIREH SERVICES LTDA., que le permita identificar las
actividades para un mejor aprovechamiento en la prestación de sus servicios.
Establecer las necesidades que tienen en materia de innovación tecnológica, entre
otras. Solicitamos a usted nos colabore con la información aquí contenida, la cual
será estrictamente confidencial.
1. IDENTIFICACION DE LA EMPRESA
1.1. Nombre o razón social:_________________________________________
1.2. NIT:_________________________________________________________
1.3. Dirección:____________________________________________________
1.4. Ciudad:______________________________________________________
1.5. Teléfono: ___________________________________________________
1.6. Número de socios:____________________________________________
1.7. Año de constitución de la empresa:_______________________________
1.8. Número de empleados:_________________________________________
1.9. Describe el número de trabajadores de acuerdo con:
Permanencia Permanentes Ocasionales
Contrato Indefinido A termino fijo Labor contratada (Destajo)
Área Administrativa Producción Comercial
71
1.10. ¿Qué horizonte en el tiempo tiene la planeación de su empresa?
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
1.11. El encargado de la contabilidad en su empresa es:
A. ___Persona natural vinculada por contrato laboral
B. ___Persona natural vinculada por contrato de prestación de servicios
C. ___Persona Jurídica
2. EVALUACION INTERNA
Para las siguientes preguntas, determine la respuesta que más se acerca a la
realidad de su empresa.
¿Se han establecido estrategias? SI NO
¿Se elaboran planes periódicamente en la empresa? SI NO
¿La estructura organizacional es adecuada para la ejecución de los planes de la empresa?
SI NO
¿Están descritos los objetivos, las funciones, responsabilidades y perfil de cada cargo? SI NO
¿Existen políticas y mecanismos para motivar al personal? SI NO
¿Existen políticas de control de gestión? SI NO
¿Se brinda inducción a los nuevos empleados? SI NO
¿Todo el personal está afiliado a la EPS? SI NO
¿Todo el personal está afiliado a la ARS? SI NO
¿Todo el personal está afiliado al sistema de pensiones? SI NO
¿Todo el personal está afiliado a la caja de compensación? SI NO
¿Los empleados conocen de las normas de seguridad industrial a seguir? SI NO
¿Existe un programa de seguridad industrial? SI NO
¿Se trabaja con órdenes de producción? SI NO
¿Existe cuellos de botella en el ciclo de producción? SI NO
¿Cuenta la empresa con canales de distribución adecuados al mercado? SI NO
¿Su empresa ha importado algún recurso alguna vez? SI NO
¿Existe un área o persona encargada del comercio exterior? SI NO
¿En su empresa la contabilidad se lleva a través de software contable? SI NO
¿Los estados financieros son preparados de manera oportuna? SI NO
¿Su empresa tiene Revisor Fiscal? SI NO
¿La empresa actualmente cuenta con capacidad financiera para realizar nuevos proyectos?
SI NO
¿Conoce los costos de las diferentes opciones de financiación que le ofrece un banco? SI NO
¿Sabe como estimar el costo financiero de otras formas de financiación como los créditos comerciales, financiación de cuentas por pagar, financiación de inventarios, entre otros?
SI NO
¿Conoce los métodos de financiación a través de Bancoldex, Fondo Nacional de SI NO
72
Garantía, Proexport?
¿Su empresa ha implementado alguna innovación en procesos o productos en los últimos tres años?
SI NO
¿Su empresa ha implementado alguna ampliación de la capacidad de producción en los últimos tres años?
SI NO
¿Su empresa ha implementado alguna mejora tecnológica en los últimos tres años? SI NO
¿Su empresa ha implementado alguna adquisición de maquinaria en los últimos tres años?
SI NO
¿Su empresa ha implementado la Investigación y Desarrollo en los últimos tres años? SI NO
¿Estaría dispuesto a participar en proyectos que permitan la implementación de nuevas tecnologías?
SI NO
3. ALGUNAS CIFRAS
En el siguiente cuadro se preguntan algunas cifras que nos ayudarán a determinar
tamaños, los montos no tienen que ser exactos, pero nos acercaría a la realidad
de su empresa, por ello le pedimos nos ayude con la siguiente información que es
absolutamente confidencial.
200_
Nivel de ventas $
Nivel de activos $
Nivel de deudas $
Nivel de crédito extrabancario $
Utilidades $
Valor de las Inversiones en maquinaria $
Valor del Software comprado $
Valor del Hardware comprado $
Valor de Equipos de Telecomunicaciones $
