Copia 2 de GLPI entrega final...GLPI Director Unidad Informática: Henry Martínez Sarmiento Tutor...

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GLPI

Autores:

Jorge Mario Cortes Cortes

Director Unidad Informática: Henry Martínez Sarmiento Tutor Investigación: Alejandro Bolivar Bolivar Coordinadores: Leydi Diana Rincón Rincón Brayan Ricardo Rojas Ormaza Coordinador Servicios Web: Miguel Ibañez Analista de Infraestructura y Comunicaciones: Alejandro Bolivar Bolivar Analista de Sistemas de Información: Mesias Anacona

UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES BOGOTÁ D.C.

I-2008

http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/co/

GLPI

Director Unidad Informática: Henry Martínez Sarmiento

Tutor Investigación: Alejandro Bolivar Bolivar

Auxiliares de Investigación:

Alvaro Esneyder Roncancio Jorge Alexander Ceron Sanchez Amanda Patricia Ruiz Ortiz Jorge Mario Cortes Cortes Andres Almed Yate Bejarano Jose Fernando Moreno Gutiérrez Andres Felipe Perez Murcia Jose Luis Garcia Zapata Andres Mauricio Arias Toro Juan Carlos Peña Robayo Ángela María Araujo Juan Felipe Reyes Rodríguez Benjamin Eduardo Venegas Jurley Sosa Camacho Cristian Camilo Ibañez Aldana Luis Alejandro Pico Silva Daniel Hernán Santiago Romero María Inés García Ramírez David Alberto Montaño Fetecua María Paula Gandur Ronseria Eliana Paola Fandiño Herrera Rodrigo Acosta Sarmiento Elkin Giovanni Calderón Sergio Fernando Garzón Rincón Erika Zuley Guerrero Cortes Viviana Marcela Martínez Garcia Gustavo Alejandro Ospina Yelitza Barbosa Ascanio Javier Eliécer Pirateque Niño Zareth Manzon Garnica Jersson Arnulfo Guerrero Nova

Este trabajo es resultado del esfuerzo de todo el equipo perteneciente a la Unidad de Informática.

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UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES

BOGOTÁ D.C. I-2008

GLPI


UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES 3

TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO...................................................................................................................3

1. RESUMEN .......................................................................................................................................7

2. ABSTRACT.....................................................................................................................................7

3. INTRODUCCIÓN........................................................................................................................8

3.1. ¿QUÉ ES GLPI? .......................................................................................................................8

3.1.1. Características Generales............................................................................................8

3.1.2. Requerimiento Técnico................................................................................................9

3.2. FUNCIONALIDADES GENERALES DE GLPI................................................................9

3.3. UTILIDAD DE LA APLICACIÓN................................................................................... 10

3.4. ACTUALIZACIONES........................................................................................................ 10

3.5. DEMO ................................................................................................................................... 11

3.6. INTERFAZ............................................................................................................................ 12

3.6.1. Opciones de Interfaz ................................................................................................. 12

3.6.2. Interfaz previa para la UIFCE ................................................................................... 13

3.6.3. Autenticación automática ......................................................................................... 14

3.7. PRUEBA PRÁCTICA CON DATOS DE LA UIFCE................................................... 15

3.7.1. Recursos informáticos inventariados ..................................................................... 15

3.7.2. Actualización de la información con la aplicación abierta en equipos distintos 18

3.7.3. Autorizar reservas de elementos inventariados.................................................. 18

3.7.4. Solicitudes de soporte (mesa de ayuda)................................................................ 19

3.7.4.1. Soporte de algún elemento inventariado...................................................... 19

3.7.5. Recepción de solicitudes vía email.......................................................................... 20

3.7.5.1. Ticket generado y/o solicitud de soporte..................................................... 21

GLPI



3.7.5.1.1. Notificaciones de seguimientos a los servicios vía email.......................... 22

3.7.6. Perfiles establecidos para fines de la investigación.............................................. 23

3.7.6.1. Administrador ..................................................................................................... 23

3.7.6.2. Usuario FCE ........................................................................................................ 24

3.7.6.3. Técnico ................................................................................................................. 25

3.8. CONEXIÓN Y ENLACE CON OTRAS BASES DE DATOS .................................. 25

3.9. GLPI vs. SIFI y WEBSIUI .................................................................................................... 27

3.9.1. Fortalezas con GLPI ................................................................................................... 27

3.9.2. Debilidades con GLPI ................................................................................................ 29

3.10. ETAPA DE IMPLEMENTACIÓN ................................................................................ 31

3.10.1. Perfiles definidos con fines de implementación ............................................... 31

3.10.1.1. Usuario básico..................................................................................................... 32

3.10.1.2. Soporte técnico .................................................................................................. 32

3.10.1.3. Coordinación ...................................................................................................... 33

3.10.1.4. Inventarios ........................................................................................................... 33

3.10.2. Lo que viene para II-2008 ..................................................................................... 33

3.11. GUIA DE INSTALACIÓN............................................................................................ 34

3.11.1. CÓMO INSTALAR GLPI...................................................................................... 34

3.11.2. Comienzo de la instalación .................................................................................. 34

3.11.3. Pasos posteriores a la instalación ....................................................................... 35

3.11.3.1. Obtener la información .................................................................................... 35

3.11.3.2. Ingreso de títulos................................................................................................ 36

3.11.3.3. Ingreso de empresas.......................................................................................... 37

3.11.3.4. Ingreso de modelos ........................................................................................... 37

3.11.3.5. Introducción de los datos................................................................................. 37

3.12. GUIA DE USO (MODULOS DE GLPI).................................................................... 38

3.12.1. Inventarios................................................................................................................ 38

GLPI



3.12.1.1. Pasos previos....................................................................................................... 39

3.12.1.1.1. Gestión de periféricos internos de los computadores........................... 40

3.12.1.1.2. Gestión de conexiones directas .................................................................. 40

3.12.1.1.3. Gestión de software ....................................................................................... 40

3.12.1.1.4. Gestión de ports de red................................................................................ 41

3.12.1.2. Computadores .................................................................................................... 41

3.12.1.2.1. Plantillas ............................................................................................................. 42

3.12.1.2.2. Opciones de visualización ............................................................................. 43

3.12.1.2.3. Búsquedas y Ordenación por criterios ...................................................... 44

3.12.1.2.4. Modificar o Suprimir....................................................................................... 48

3.12.1.3. Monitores............................................................................................................. 49

3.12.1.4. Software, Redes, Periféricos, Impresoras, Cartuchos, Insumos y Teléfonos 49

3.12.1.5. Estados.................................................................................................................. 49

3.12.2. Soporte ..................................................................................................................... 49

3.12.2.1. Help Desk ............................................................................................................ 51

3.12.2.1.1. Resolver un problema al enviar una solicitud (Mesa de ayuda)............ 51

3.12.2.1.2. Cómo comunicar un problema técnico ..................................................... 51

3.12.2.2. Efectuar seguimientos a las solicitudes.......................................................... 53

3.12.2.2.1. Planificar seguimientos ................................................................................... 54

3.12.2.2.2. Estados de los seguimientos ......................................................................... 55

3.12.2.3. Planificación ......................................................................................................... 56

3.12.2.4. Estadísticas ........................................................................................................... 58

3.12.2.4.1. Globales............................................................................................................. 58

3.12.2.4.2. Servicios ............................................................................................................ 60

3.12.2.4.3. Títulos................................................................................................................ 60

3.12.2.4.4. Material.............................................................................................................. 61

GLPI



3.12.3. Gestión ..................................................................................................................... 63

3.12.3.1. Agregar contratos .............................................................................................. 63

3.12.4. Útiles ......................................................................................................................... 64

3.12.4.1. Reservar un material ......................................................................................... 64

3.12.5. Administración ........................................................................................................ 66

3.12.6. Configuración .......................................................................................................... 67

3.12.6.1. Modificar los parámetros personalizados de la aplicación ........................ 68

3.12.6.2. Notificaciones y opciones de configuración para envíos vía email.......... 68

3.12.6.3. Salir del sistema .................................................................................................. 69

3.13. USUARIOS....................................................................................................................... 70

3.13.1. Tipos de Perfiles ..................................................................................................... 70

3.13.1.1. Normal ................................................................................................................. 70

3.13.1.2. Post-only .............................................................................................................. 70

3.13.1.3. Admin.................................................................................................................... 70

3.13.1.4. Super admin......................................................................................................... 71

3.13.2. Creación y/o modificación de perfiles ............................................................... 71

3.13.3. Introducir nuevos usuarios................................................................................... 72

4. GLOSARIO.................................................................................................................................. 73

5. CONCLUSIONES...................................................................................................................... 76

6. BIBLIOGRAFIA ........................................................................................................................... 78

GLPI



1. RESUMEN

GLPI es un aplicativo completo que permite la administración de recursos informáticos y

de software, con el cual se puede tener un mayor y mejor control sobre los elementos

que se poseen, también trae incorporado mesa de ayuda, soporte, seguimiento y

planificación con lo cual se puede atender los distintos requerimientos de los usuarios y

solucionar inconvenientes de variada índole de una manera más eficaz y eficiente; además

el programa es software libre.

2. ABSTRACT

GLPI is a complete application that enables management of computing resources and

software, which can have a greater and better control over the elements records, also it

offers help desk, support, monitoring and planning which would can meet the various

requirements of users and solve all types more effectively and efficiently as well the

program is free software.

GLPI



3. INTRODUCCIÓN

3.1. ¿QUÉ ES GLPI?

GLPI (Gestionnaire libre de parc informatique) que traducido al español dice algo así

como administrador libre de recursos informáticos; es un aplicativo que permite

administrar inventarios de computadores, periféricos, equipos de red, software.

Adicionalmente trae, gestión de mesa de ayuda para solicitar solución a problemas,

directorio de contactos y empresas, base del conocimiento, reservas para préstamos de

recursos informáticos. Además, es un software libre distribuido bajo GNU – GPL licencia

versión 2.

El autor de la aplicación es el francés: Jean-Mathieu Doleans.

3.1.1. Características Generales

De acuerdo con el GLPI-wiki las siguientes son las características más relevantes de la

aplicación:

Permite la administración de Multi-usuario,

Sistema de Autenticación Múltiple (local, LDAP, Active Directory, POP/IMAP, CAS);

Sistema de permisos,

Sistema de paginación,

Administración Multilingüe (en 14 idiomas disponibles),

Módulo de búsqueda,

Posibilidad de configurar los campos mostrados en los listados,

Sistema de exportación a PDF y SLK (hoja de cálculo),

Módulo de Almacenamiento/Restauración de la base de datos a formato SQL,

GLPI



Exportación de la base de datos a formato XML,

Listas de despliegue configurables,

Sistema de chequeo de actualizaciones,

Interfase UTF8, y

Compatibilidad HTML 4.01.

3.1.2. Requerimiento Técnico

La aplicación requiere de las siguientes tecnologías:

PHP4 o PHP5

Base de datos: MySQL superior a la versión 4.1.3

HTLM para las páginas web

CSS para las hojas de estilo

XML para la generación de reportes

3.2. FUNCIONALIDADES GENERALES DE GLPI

Las principales funcionalidades de la aplicación son:

1) El inventario exacto de todos los recursos técnicos. Todas sus características se

almacenarán en una base de datos.

2) La gestión y la historia de las acciones de mantenimiento y procedimientos de los

sujetos. Esta aplicación es dinámica y está conectada directamente a los usuarios que

pueden enviar solicitudes de los técnicos. Una interfaz de este modo autoriza a este

último si es necesario con la prevención de los servicios de mantenimiento y de la

indexación de un problema con uno de los recursos técnicos a los que tengan acceso.

GLPI



3.3. UTILIDAD DE LA APLICACIÓN

• Posee una serie de recursos con el ánimo de hacer las labores del administrador

más fácil, y dentro de las cuales tenemos: programar, solicitar tareas, realizar

seguimiento de las mismas, además de enviar emails para comunicaciones.

• Como uso adicional, se tiene que proporciona un completo inventario de los

recursos técnicos (las características de estos recursos son almacenadas en la base

de datos), su manejo y su historia.

• La construcción y diseño de métodos para formar bases de datos con la topología

de la red.

• Con GLPI usted puede crear una base de datos para mantener un inventario para

su organización de distintos recursos informáticos, como por ejemplo:

computadores, impresoras y software, entre otros.

• Gracias a su interfaz, se mueve por un escenario dinámico que permite estar en

contacto directo con los usuarios, quienes pueden enviar solicitudes al

departamento técnico para la solución más oportuna del problema.

3.4. ACTUALIZACIONES

De acuerdo con la página oficial del programa, ellos plantean que cada 6 meses, por lo

general, desarrollan una versión mucho más elaborada a través de un plan de desarrollo

que se encuentra en el siguiente link: http://glpi-project.org/spip.php?article93. Dicho plan

se formula con el único fin de ser informativo y puede modificarse en función del tiempo

disponible de los desarrolladores del proyecto.

Elementos significativos de cada tipo de versión:

GLPI



• Versión 0.6: Importación de datos de OCS Inventory NG1

• Versión 0.7: Inclusión de administración de permisos más detallados.

3.5. DEMO

Dentro de la página oficial se encuentra un link especial que permite acceder a un demo

interactivo con el ánimo de observar las funcionalidades más importanes del programa. En

el siguiente enlace se encuentra a disposición de los usuarios la presentación demo de

GLPI: http://glpidemo.sp2mi.univ-poitiers.fr/

Por razones de seguridad algunas opciones no se tienen disponibles (administración de

usuarios, cambios de contraseñas, copia de respaldo y restauración de la base de datos…),

no obstante con ella se podrá formar una buena idea de lo que es GLPI.

En tal link se puede acceder con tres tipos de usuarios:

Como administrador:

Id. De usuario: admin._es

Constreña: admin.

Como usuario normal:

Id de usuario: normal_es

Contraseña: normal.

Como usuario para usar únicamente el servicio de mesa de ayuda:

Id de usuario: post-only_es

Contraseña: postonly.

1 Este es otro tipo de aplicación que también permite la administración de inventarios.

GLPI



3.6. INTERFAZ

GLPI cuenta con una interfaz muy fácil de ser manejada por cualquier persona sin que

esta disponga de conocimientos avanzados en informática. Para ingresar basta con

introducir el nombre de usuario y la clave correspondiente.

3.6.1. Opciones de Interfaz

La aplicación permite modificar la visualización de GLPI en el sistema, pero para ello se

requiere disponer de mayor dominio del programa, por ende es objeto de estudio más

adelante en la investigación, pero se ofrece una serie de ejemplos de cómo se vería la

interfaz si es modificada de su forma original.

GLPI



3.6.2. Interfaz previa para la UIFCE

GLPI



Las modificaciones de color e imagen se hacen a través de la carpeta “imagen (es)” del

paquete de GLPI instalado en el servidor.

Lo correspondiente al texto se modificó por el módulo de configuraciones ingresando a

“general” y en la pestaña de “configuración de despliegue”

Se hace la modificación en el campo: “personalización”

Dado que esta aplicación es software libre se puede modificar de acuerdo con la

pertinencia del programa en la investigación y la importancia para la Unidad.

3.6.3. Autenticación automática

GLPI permite a sus usuarios identificarse en la aplicación sin necesidad de reintroducir su

usuario y contraseña, las autenticaciones externas permiten utilizar fuentes alternativas de

autenticación con el ánimo de evitar introducir manualmente los usuarios, con lo que

GLPI



facilita la tarea para aquellas empresas y/u organizaciones que manejan demasiados

registros de personas con derechos de acceso a este tipo de sistema. La primera forma

es usar un servidor de email. Para ello se debe definir correctamente en la primera

sección el servidor a utilizar dirigiéndose al link provisto en php.net. En este se presentan

bastantes ejemplos como: localhost:110/pop3; localhost:993/imap/ssl, entre muchos más.

El segundo parámetro define el dominio de email utilizado que va ha servir para

reemplazar automáticamente las direcciones de email de los respectivos usuarios. Si un

usuario tiene por nombre: tato su dirección de email será entonces tato@dominio_mail

3.7. PRUEBA PRÁCTICA CON DATOS DE LA UIFCE

Con el ánimo de mostrar a manera de ejemplo práctico el funcionamiento de la aplicación

GLPI, se procedió a recopilar datos referentes a tres equipos de cómputo de la Unidad

con sus respectivos elementos asociados para ser incorporados en el módulo de

inventarios, se introdujo el mayor número de datos que aparecen disponibles y otros no,

dado que cierta información no se puede obtener porque no se encuentra disponible y no

se tiene el permiso para destapar los equipos. Se recuerda que sólo algunos perfiles de

usuarios son los que tienen permisos para ejecutar tales acciones, para nuestro caso

práctico se utilizó los usuarios: administrador para la gestión de los datos, servicios y las

autorizaciones para reservas de material; el usuario de usuario FCE para solicitar servicios,

seguimientos y reservas de elementos inventariados.

3.7.1. Recursos informáticos inventariados

Se tomo para la prueba la información de los siguientes equipos:

Econos001adm, Econos002adm, Econos3-01pub y Econos3-03pub, además de 2 teléfonos

(uno ubicado en coordinación y el otro de la sala 3 de informática), la impresora láser y

los dispositivos que acompañan a cada uno de los computadores.

GLPI



Inventario resumen Computadores:

Inventario resumen Monitores:

Inventario resumen Software:

GLPI



Inventario resumen Periféricos:

Inventario resumen Teléfonos:

GLPI



3.7.2. Actualización de la información con la aplicación abierta en equipos distintos

No se generan conflictos con la información introducida en un mismo espacio y al mismo

tiempo desde dos o más equipos dado que prevalecerá la última suministrada, además esta

se actualiza cada vez que se le da indicación en el botón correspondiente de

actualización/modificación o en el momento en que se accede a otra sección del sistema.

3.7.3. Autorizar reservas de elementos inventariados

Al momento de ingresar la información de cada elemento en la pestaña de Reservas se

puede dar la autorización para hacer el material reservable o no, ejemplo:

Vamos al módulo inventarios y seleccionamos monitores, luego escogemos el que

queremos hacer disponible para reserva, el sistema nos arrojará los datos principales de

dicho elemento, después hacemos click en la pestaña reservas, y en la parte inferior

autorizamos el préstamo. Lo anterior permitirá que en la sección Útiles el equipo sea

visualizado para que los otros usuarios puedan pedirlo en préstamo.

Los pasos para realizar una reserva se mencionan en la sección 3.12.4.1.

Si vamos ya tenemos elementos registrados con permiso de reserva y queremos que

puedan ser pedidos en préstamo de una manera más rápida y eficiente, lo que hacemos es

GLPI



acceder al módulo Útiles y en la parte de Reservas aparece el listado de todos estos

recursos, entonces en la parte derecha de la columna Tipo de material damos click en el (-)

para hacerlo reservable, ó desactivamos (+) para lo contrario.

Y junto a los signos (+) o (-) aparecen “canecos de basura” y su función es retirar

definitivamente el permiso de préstamo. Si por error u omisión se ejecutó tal acción, la

manera de reversarlo es ir al módulo inventario y repetir los pasos descritos

anteriormente.

3.7.4. Solicitudes de soporte (mesa de ayuda)

3.7.4.1. Soporte de algún elemento inventariado

A través del módulo de inventario se puede gestionar solicitudes que brinden soporte a

cada recurso o equipo inventariado en el sistema, lo que se tiene que hacer es ingresar al

módulo y a la sección en donde se encuentra el elemento registrado,

Damos clic aquí

GLPI



Para la prueba utilizamos como recurso la impresora inventariada; pero se puede hacer de

la misma manera para los demás recursos inventariados.

Luego se da click al recurso y se escoge la pestaña Servicios, después damos click en el

link que dice: Nuevo servicio para este item, y allí realizamos la solicitud de soporte para

este material; la ventana que se visualiza es la misma para cuando ejecutamos Soporte,

Mesa de ayuda. (Ver sección 3.12.2.1.2)

Luego,

3.7.5. Recepción de solicitudes vía email

Con GLPI se pueden procesar solicitudes de mesa de ayuda y soporte para las

necesidades que el sistema permite realizar (que son descritas en la sección 3.12.2), para

la prueba práctica se hicieron varios tipos de solicitudes con la opción de seguimiento por

correo electrónico, y se presenta la manera en que funciona el modelo, además, al finalizar

el procedimiento se encontró como resultado que por cada modificación hecha a alguno

Clic aquí para acceder a los datos

En esta pestaña accedemos para solicitar soporte

Clic aquí para agregar un servicio al recurso.

GLPI



de los seguimientos, el programa automáticamente envía al correo electrónico indicado la

notificación o ticket de la respectiva novedad.

3.7.5.1. Ticket generado y/o solicitud de soporte

Cuando se efectuó la operación de soporte, se pidió seguimiento vía email, por tanto al

correo respectivo que se indicó en tal solicitud debe haberse enviado la información

correspondiente al nuevo servicio solicitado con copia al email que se utiliza como puente

de emisor (esto se explico anteriormente).

Ejemplos de recepción de emails: (por cada cambio en los seguimientos o de estado, se

genera envío automático de la nueva situación al correo respectivo)

En el sistema (GLPI) se puede observar el registro de tal solicitud ingresando al módulo

Soporte y accediendo a Seguimiento.

Se tiene: el Estado de la solicitud, que de acuerdo con los colores que los identifican, está

en estado de nuevo; a medida que se haga los respectivos seguimientos por parte de los

encargados, este cuadro irá cambiando de color. Fecha en que fue creada, la prioridad de

la solicitud, a quien es solicitado para que atienda el hecho, la persona que fue asignada, el

material inventariado que requiere de atención de soporte, y el título que se ingresa al

momento de realizar la petición.

GLPI



Cuerpo del mensaje del email enviado solicitando soporte a la impresora:

3.7.5.1.1. Notificaciones de seguimientos a los servicios vía email Inmediatamente que el administrador o la persona con el perfil requerido para realizar

seguimientos efectúa uno de éstos, al correo del solicitante llega un mensaje electrónico

con el mismo cuerpo del primer mensaje recibido adicionado con la novedad ejecutada o

Aquí se presentan los demás cambios o modificaciones hechas a la solicitud.

Acceso directo a GLPI

Firma automática de los mensajes

Cantidad de seguimientos efectuados por la persona autorizada

GLPI



llevada a cabo por el administrador.

Por cada cambio que el administrador o persona responsable haga a un servicio, se genera

una descripción de la modificación, la fecha en que fue realizado, la duración, planificación,

y autor; a continuación se muestra el ejemplo.

3.7.6. Perfiles establecidos para fines de la investigación

Los usuarios creados a manera de ilustración y para fines de la investigación son los que se

describen a continuación:

3.7.6.1. Administrador

Tiene los derechos de Super admin.; la clave de acceso es: glpiunal. Visualización cuando

un usuario de este tipo ingresa:

Acá se muestra la descripción del servicio

Click aquí para efectuar un seguimiento

GLPI



3.7.6.2. Usuario FCE

Posee los derechos post-only, la clave de acceso es: usuario

La visualización al momento de ingresar:

Está determinada para que ingrese directamente a la mesa de ayuda. Aunque en la sección

de configuración se puede optar por otra interfaz principal al ingresar, se recuerda que

esta opción sólo puede ser modificada por aquellos usuarios con perfiles de admin. y

GLPI



super-admin.

Como se mencionó en una sección anterior, este usuario está limitado a las secciones de

mesa de ayuda, servicios, reservas y el acceso a una FAQ (preguntas frecuentes), esta

última es elaborada por la organización para que los usuarios tengan la posibilidad de

solucionar sus dudas o inquietudes acerca del manejo de las opciones disponibles.

En el link superior: preferencias el usuario tiene la posibilidad de modificar datos referentes

a su nombre, apellidos, idioma, email, password, teléfono, etc. Tal libertad representa en

ciertos aspectos una desventaja y por otros fortaleza, en el sentido de que dejar al antojo

del usuario modificar sus nombres, el idioma y teléfono, puede llevar a introducción de

información falsa que puede ir en detrimento de la seguridad y control de los elementos

inventariados en el sistema.

3.7.6.3. Técnico

Este usuario tiene derechos de admin.; la clave de acceso es: tecnicounal.

3.8. CONEXIÓN Y ENLACE CON OTRAS BASES DE DATOS

Como se mencionó en una sección anterior, en GLPI existe la posibilidad de importar

bases de datos, como una elaborada bajo lenguaje MySQL y de otro programa como OCS

inventory; además puede ser guardada en bajo este mismo lenguaje y en .xml.

Para la investigación se pregunto vía telefónica a la Dirección Nacional de inventarios si

GLPI es compatible con el SIFI, pero la respuesta fue negativa, puesto que la información

contenida en la base de datos central es de uso exclusivo de ellos y no permiten la

modificación de la misma por terceros ajenos; además sólo se permite observar los

registros allí consignados como consulta, más no realizar cambios a la base de datos;

aunque se aclara que GLPI puede se configurado por ODBC, pero se requiere una

investigación más exhaustiva en programación para poder ser ejecutado, y de la asesoría

GLPI



de un ingeniero de sistemas que conozca de este tipo de programas (software libre). Tal

función puede llevarse a cabo desde el módulo de Administración ingresando a Gateway de

email, desde allí se digitan los datos requeridos para hacer posible la conexión a la otra

red.

A continuación se muestra la visualización de los datos requeridos por el sistema para

agregar un Gateway de email. En las opciones de conexión, se dispone de las siguientes:

IMAP, POP; SSL; NO-VALIDTE-CERT, VALIDATE CERT; TLS, NO-TLS

Cada una de estas se indican en el orden que aparecen de izquierda a derecha en cada una

de las listas desplegables.

También, dado que en los próximos meses (desde julio de 2008 en adelante) toda la

gestión de los inventarios de la Universidad va a estar a cargo de la firma

PriceWaterHouseCoopers, esta organización trae su propio programa o sistema de

inventarios, por lo tanto, hasta no conocer que tipo y clase de software es, no se puede

afirmar si GLPI es compatible o no con tal aplicación.

Sin embargo, lo que se conoce del programa de la PriceWaterHouseCoopers es que al

igual que GLPI, este se instala a través de un espacio web y por ende, posee una dirección

a través de red (http) que por otro lado, puede ser agregada como enlace externo en el

GLPI



módulo de “configuraciones” de la aplicación objeto de investigación. Esto con el ánimo

de que se tenga un acceso rápido cuando se está en el módulo de inventarios, pero de esta

manera, no se puede traer datos de la otra base a GLPI.

3.9. GLPI vs. SIFI y WEBSIUI

Comparar estos sistemas permitirá observar cual le genera más valor agregado a la

organización, en el sentido de las ventajas, fortalezas y utilidades que presenta para el

manejo de los recursos inventariables de la UIFCE. Esto no significa que no se tenga en

cuenta las debilidades o fallas de cada uno.

3.9.1. Fortalezas con GLPI

Con este aplicativo se tiene la posibilidad de observar en una misma ventana y de manera

categorizada todos los materiales inventariados de acuerdo con lo requerido, ello permite

ver lo que buscamos de cada elemento. En cambio, con el SIFI no es posible que en un

solo pantallazo te describa los componentes de cada tipo de material del inventario.

Permite incorporar datos financieros correspondientes a cada equipo o elemento

inventariado, cosa que no se logra con SIFI y el módulo de inventario del WEBSIUI.

Además, se puede asociar documentos correspondientes a contratos con los proveedores

de dichos elementos, situación que no permite los otros dos aplicativos.

Aunque no incluye inventario para activos fijos como mesas y escritorios, si posee la

sección de insumos y este puede ser personalizado para aquellos elementos que no se

especifican en las otras secciones del módulo inventarios.

La sección Estados del módulo de inventarios es muy útil en cuanto facilita la identificación

de aquellos elementos inventariados que se encuentran activos o inactivos con el ánimo

de facilitar su identificación para hacer más eficaz las labores de los encargados del

inventario en la UIFCE.

GLPI



La interfaz que maneja es muy agradable a la vista y permite usar tanto el teclado como el

mouse para registrar, modificar y/o suprimir datos del sistema; cosa que no ocurre con el

SIFI, dado que este solo se maneja con el teclado.

Con respecto a las reservas, el sistema GLPI se puede utilizar de manera interna por los

integrantes de la UIFCE, que no requieran estrictos controles de responsabilidad con lo

que se presta, es decir, que se presume un grado elevado de honestidad de los mismos,

dada la cierta libertad en la forma que se reserva un material en particular.

Como GLPI es software libre de código abierto existe la posibilidad de modificar sus

códigos y programarlos a las necesidades requeridas, pero para ello se requiere de alguien

que conozca de lenguaje de programación enfocado a este tipo de sistemas.

GLPI permite conectarse a otras redes (Gateway de email) y transformar la información

que recibe de las otras adaptándola al formato de paquete que utiliza para su

interpretación y buen funcionamiento.

Se puede realizar reservas de materiales desde lapsos de tiempo pequeños hasta unos

relativamente grandes, que varían desde los 5 minutos hasta hablar de días, meses e

incluso años enteros, y con una frecuencia de varias veces por día o semana. También se

tiene la posibilidad de insertar comentarios de gran capacidad de contenido para cada

elemento o tipo de reserva que se lleve a cabo.

También, por vía email se puede informar sobre el estado de cartuchos, insumos y datos

financieros de los recursos inventariados por medio de alertas, que pueden ser

programadas por semanas o días.

Cada recurso inventariado y/o servicio solicitado se pueden asociar en el sistema con

algún documento, archivo, enlace externo o contrato, que contribuye a complementar la

información asociada a cada elemento.

El módulo de gestión de GLPI permite incomporar archivos de multiples tipos y

relacionarlos con datos del inventario, ciertos servicios solicitados y ejecutados, e

información de proveedores.

GLPI



Es muy importante la herramienta de Estadísticas, puesto que permite disponer de datos y

gráficas para ser comparados con los parámetros o indicadores implementados por el

sistema de gestión y de calidad buscando la contribución de este aplicativo al

mejoramiento continúo de la organización (UIFCE).

3.9.2. Debilidades con GLPI

Las siguientes son aquellas desventajas del sistema y de su utilización en la UIFCE:

Mantener actualizado los datos del inventario (real vs. lo registrado en el sistema) con una

frecuencia de tiempo muy recurrente implica tiempo por parte de la(s) persona(s)

encargadas del mismo y esto puede generar pérdida de eficiencia y eficacia a la hora de

que la información del sistema corresponda con lo real. Aunque con el SIFI, la

información puede que no sea tan real, dado que la Central (inventario central de la

universidad) no lleva a cabo un seguimiento o levantamiento regular de los equipos

inventariados.

La libertad que el sistema ofrece a los usuarios, en especial los que no poseen derechos

de administrador o técnico, la posibilidad de modificar ciertos datos primordiales y de

gran importancia que genera falsedades y conduce a la inseguridad en cuanto al nivel de

control sobre los elementos inventariados bajo el sistema. Tal situación se da en la

modificación de preferencias, que se ubica en la parte superior de la interfaz.

La base de datos de la Sección Inventarios y Almacén (SIFI) y el módulo en el Websiui

abarcan activos fijos, mientras que GLPI solo aplica para activos informáticos (hardware y

software).

El departamento de inventarios de la Universidad aprueba como política el uso de SIFI

como el aplicativo con el cual ejecutar el levantamiento de inventarios en todas las

dependencias del campus universitario.

GLPI



En cuanto a las reservas, no existe una especie de control en el que se asigne el material

reservado de acuerdo con un parámetro establecido, dado que se otorga de acuerdo al

que primero realice la reserva por el sistema, o sea que dicho usuario dispone del

elemento porque fue el primero que hizo la gestión de reserva; por lo tanto otro usuario

no puede disponer del mismo material para una misma fecha y hora en que lo solicitó el

otro. El hecho es que no hay un filtro, permiso o sanción que pueda impedir a un usuario

tomar o no en préstamo un equipo, ni un mecanismo que permita ver que este usuario

realmente está utilizando el mismo. De acuerdo con lo anterior, el módulo de reservas

del Websiui es más eficiente y eficaz dado el mayor número de controles que posee en la

asignación del material para todos los miembros de la Facultad.

Además, la gestión para cancelar la reserva no es sencilla si se realizaron demasiadas,

puesto que se debe eliminar directamente del calendario de reservas el préstamo haciendo

clic en la fecha y hora que se desea eliminar y luego en el botón de suprimir, y así con cada

una de las programaciones de cada elemento pedido.

El calendario que posee el sistema abarca fechas pasadas, que a la hora de la verdad no

son útiles cuando se va ha realizar una solicitud o reserva y por diseño o apariencia visual.

Por defecto, el sistema trae un horario programado desde las 8:00 horas hasta las 20:00

horas, por lo que para la Unidad sería recomendable uno desde las 7:00 am hasta las 22:00

horas, ya que es el horario oficial de clases de la Facultad y de las clases programadas en

horas nocturnas por dependencias como el PEC (Programa de Educación Continuada).

No se dispone de un campo que asocie directamente todos los elementos relacionados

con un documento, enlace u otro por el estilo, por tanto la tarea se debe realizar de uno

en uno.

La actualización de la información no se da de manera automática como si ocurre con el

sistema del WEBSIUI que a cada minuto está actualizado. La manera para que se actualice

es dándole la orden o accediendo a otro link del que nos encontremos.

En GLPI no se pueden cargar archivos de más de 2MB (megabites).

GLPI



3.10. ETAPA DE IMPLEMENTACIÓN

Dada la utilidad que representa el aplicativo para la Unidad en cuanto a funcionalidad y

automatización de procesos, en especial las ventajas que ofrece al equipo de

mantenimiento y soporte técnico, se obtuvo por parte de la directiva el visto bueno para

su implementación y posterior uso. Por lo tanto, actualmente se viene trabajando con el

IT de sistemas de información (Mesias Anacona) para adaptar y dar el aspecto necesario y

requerido a las necesidades específicas de los usuarios que van hacer uso del programa.

En primera instancia se consultó a los directamente implicados con la aplicación

(Mantenimiento y soporte, Inventarios y Coordinación) sobre sus perspectivas acerca de

GLPI, ello con el propósito de establecer unos roles temporales para que ejecuten cierto

tipo de pruebas con el fin de evaluar qué requerimientos o elementos deben ser

modificados y/o eliminados, y brinden ayuda en la definición final de sus permisos de

acceso y las herramientas del sistema útiles y pertinentes a sus labores respectivas.

Además, el IT de sistemas de información está en la tarea de autenticación y validación de

usuarios y contraseña ELAP, para que los usuarios finales manejen una misma contraseña

de acceso del SIA con la de ingreso a GLPI.

3.10.1. Perfiles definidos con fines de implementación

A continuación se relacionan aquellos perfiles establecidos en período de prueba con el

ánimo de implementar la aplicación en la Unidad de informática, estos se irán modificando

de acuerdo con los requerimientos y necesidades de los usuarios respectivos.

Se dejaron los predeterminados de Admin y Super-Admin, y se crearon 4 nuevos.

GLPI



3.10.1.1. Usuario básico Dirigido para aquellas personas que requieren la atención a un problema o la solicitud de

un servicio, y ver los cambios o modificaciones respectivas a sus requerimientos

(seguimientos). Posee tres (3) módulos únicamente: Mesa de ayuda (sólo para indicar el

problema o solicitud de servicio), Servicios (solo se muestra aquellos solicitados por el

usuario respectivo y los seguimientos que le fueron asignados) y FAQ (para facilitar al

usuario la utilización del sistema).

Este tipo de usuario tiene por interfaz directa la mesa de ayuda.

3.10.1.2. Soporte técnico Dirigido para el personal de la UIFCE encargado de realizar el soporte y mantenimiento a

los equipos de la Facultad de Ciencias Económicas. Dispone de 3 módulos: Soporte

(Seguimiento, mesa de ayuda y planificación), Gestión (documentos) y Útiles (notas y base

de conocimiento). Ingresa directamente a la consola central como se muestra en seguida.

GLPI



3.10.1.3. Coordinación Diseñado para el personal de coordinación de la UIFCE. Este perfil dispone de cinco

módulos: Inventarios (con los cuales puede llevar control sobre los estados de inventario),

Soporte (para controlar y llevar registro de las actividades que debe ejecutar el personal

de soporte y mantenimiento), Gestión (Ingresar contactos, proveedores y documentos),

Útiles (Notas y base de conocimiento), y Administración (usuarios). Al igual que el perfil

anterior, ingresa directamente a la consola central.

3.10.1.4. Inventarios Establecido para las necesidades del IT de inventario y el grupo correspondiente. Dispone

de 5 módulos: Inventario, Soporte (segumientos, mesa de ayuda), Gestión (contactos,

proveedores y documentos), útiles (notas y base de conocimiento), y configuración

(títulos y componentes). Ingresa al igual que los anteriores a la consola central.

3.10.2. Lo que viene para II-2008 Para el segundo semestre de 2008 se espera:

Que con base en los resultados obtenidos con la revisión por parte de los directamente

implicados de la aplicación, se proceda a la definición final de perfiles y los usuarios que

harán uso del programa, luego se tiene previsto establecer un link dentro del WEBSIUI

para que los usuarios con acceso a este puedan navegar en la herramienta y usarla

adecuadamente, para aquellos usuarios que no disponen de tal acceso, se buscará un

espacio dentro de la página oficial de la facultad para que puedan navegar en el aplicativo y

llevar a cabo sus requerimientos.

GLPI



3.11. GUIA DE INSTALACIÓN

3.11.1. CÓMO INSTALAR GLPI

Para poder trabajar con GLPI es necesario tener instalados en el equipo un servidor

APACHE2 y MySQL3, ambos con soporte para PHP. Si no dispone de un servidor web,

entonces proceda a instalar alguno de estos dos programas recomendados: Easyphp o

xxamp los cuales viene integrado Apache, MySQL y PHP o también se pueden instalar por

separado; que se pueden conseguir en la red. Dichos programas le permitirán de forma

fácil instalar GLPI en un servidor web.

Después se procede a obtener el archivo comprimido que se encuentra en la página oficial

de GLPI, http://glpi-project.org/. Luego debe descomprimir el archivo y copiar este

directorio en el servidor web. A continuación, usar el navegador para obtener la raíz de

GLPI. Ahora puede configurar GLPI utilizando la interfaz gráfica. Después de este puede

utilizar GLPI y comenzar a trabajar.

El manual de usuario de la aplicación se consigue después de haberlo instalado. La forma

de acceder a la interfaz GLPI para la UIFCE se realiza a través del navegador de Internet,

en la siguiente dirección: http://168.176.16.11 accediendo en la carpeta glpi; no cualquiera

puede acceder al mismo, dado que está en prueba, y las claves de acceso son de

exclusividad para los investigadores del mismo.

3.11.2. Comienzo de la instalación

Lo que falta de la instalación se llevará a cabo todo en línea, por ende deberá usar su

2 Servidor más ampliamente disponible en Internet que soporta los lenguajes PERL y PHP.

3 Conocido gestor de bases de datos de libre distribución que corre bajo lenguaje PHP.

GLPI



navegador para acceder a la raíz de GLPI, que como indicamos anteriormente es

http://168.176.16.11/glpi. En la primera parte de la conexión, se iniciará el proceso paso

por paso; y como lo hemos reiterado bastante, la interfaz es amigable y de hecho sólo

deberá digitar la información que le solicita.

o Selección de su idioma favorito (Choose your favorite language)

Escoja el idioma original de su procedencia o el más entendible para usted, luego presione

siguiente u OK.

o Instalar o Actualizar (Install or Update)

Como es nueva la instalación se escoge instalar.

o Chequeo de compatibilidad para utilizar GLPI (Compatibility checks to use GLPI)

Se llevarán a cabo todas aquellas pruebas pertinentes que proporcionarán la

compatibilidad necesaria.

o Mensaje de error

En el caso de que aparezca dicho mensaje, no se podrá continuar con la instalación debido

a que algo no ocurrió correctamente y por tanto, se deberá hacer todos los ajustes

necesarios para corregir el problema.

o Si todo esta bien, usted podrá presionar Continuar

3.11.3. Pasos posteriores a la instalación

Luego de haber instalado la aplicación lo primero que tendrá que hacer es modificar o

borrar los usuarios predeterminados que trae el programa, esta parte se explica en la

sección del trabajo correspondiente a USUARIOS.

3.11.3.1. Obtener la información

Antes de que empiece a ingresar el inventario, es indispensable que consiga la mayor

GLPI



cantidad de datos que serán útiles durante la carga. Por ejemplo:

Datos técnicos:

Sobre el hardware o material,

Sobre el software o programas,

Sobre las redes…

Datos contables y financieros:

Valor de compra

Fecha de compra

Fecha de puesta en servicio

N° de inventario

Plazo de amortización…

Datos comerciales:

Proveedores (direcciones de ubicación, teléfono,…)

Fabricantes…

3.11.3.2. Ingreso de títulos

Estos hacen referencia a las características de los recursos informáticos y que por su uso

generalizado se encuentran disponibles en listas desplegables, y tiene como fin evitar la

repetición de los mismos datos, cada vez que llevemos a cabo el ingreso de un nuevo

elemento o la modificación, actualización o borrado del mismo.

Tales datos se introducen ingresando por el menú “Administración” luego a configuración /

títulos

Por ejemplo: lugares “sala x”, “edificio xxx”, “salón xxx”, etc.

Tipo de máquina “equipo de escritorio”, “portátil”, “MAC”, etc.

Tipo de red “hub”, “router”, entre otros.

GLPI



3.11.3.3. Ingreso de empresas

Para poder asignar un fabricante a un material, se debe haber creado de antemano la

empresa correspondiente.

Estas informaciones deben ser ingresadas en el menú “Gestión” - “Proveedores” -

“Agregar”

3.11.3.4. Ingreso de modelos

La utilidad de disponer modelos previos permitirá evitar las tareas repetitivas sobre

materiales o software que sean similares. Esta funcionalidad es muy práctica cuando el

material que se tiene es homogéneo.

Para tal aspecto, se recomienda preparar de antemano todos aquellos datos recurrentes

como son: tipo, lugar, responsable técnico, sistema operativo, fabricante, entre otros;

luego si proceda a elaborar su plantilla

Ejemplo para el inventario de software: vaya al menú “Inventario”:

Click sobre “software”

Gestión de plantillas

Agregar una plantilla

Luego ingrese el nombre del modelo o plantilla, y después ingrese los datos comunes que

fueron recopilados previamente.

3.11.3.5. Introducción de los datos

Luego de elaborado las plantillas necesarias, se empieza ha introducir los datos de todo el

material inventariable de la organización de acuerdo con las necesidades e indicaciones

que más delante se dan.

GLPI



.

3.12. GUIA DE USO (MODULOS DE GLPI)

El programa posee seis (6) módulos dinámicos que le permitirán usar la aplicación de la

manera más fácil posible, a continuación se describen de manera general y detallada:

3.12.1. Inventarios

En tal sección se pueden listar y consultar todo el inventario de hardware y software de la

organización, para nuestro caso el de la UIFCE. Dicho listado comprende en un solo lugar

todo lo pertinente del parque informático, lo cual ofrece una gran ventaja y beneficio a

nuestra entidad, puesto que podemos dar una amplia descripción y concepto de todos los

elementos informáticos que se poseen, a diferencia de otros sistemas que solo permiten

inventariar unos pocos recursos tangibles.

Además, contamos con la posibilidad de efectuar búsquedas parametrizadas y ordenadas,

sobre alguno de los tipos de inventario, ya sea computadores, material de red, impresoras,

cartuchos, monitores, periféricos externos, software y reparaciones.

La sección permite desplegar la ficha de cada elemento inventariado, esto con el fin de

reconocer sus detalles particulares o para agregar un nuevo elemento. Luego tenemos la

posibilidad de modificar o eliminar cada elemento, esto según las circunstancias y

necesidades en la Unidad.

En cada ficha de información, se tienen pestañas disponibles para obtener una visión más

legible de los diversos datos. Podemos elegir mostrar todos los datos haciendo click sobre

la pestaña “Todos”.

Las pestañas « y » nos permiten navegar dentro de los elementos del inventario

desplazándonos respectivamente al elemento anterior y al siguiente de acuerdo a la

manera elegida de organizar los elementos (por tipo, nombre, código de referencia, ID,

etc).

GLPI



Además, se puede realizar las siguientes acciones:

Importar la información desde un inventario de OCS Inventory NG,, si lo tiene;

inventariar los computadores con administración de los dispositivos conectados y

administración TCO.

Realizar el inventario de:

Los monitores con su respectiva administración de las conexiones a los equipos; los

componentes de la red con administración de las conexiones a los dispositivos (IP, MAC

Address, VLANs). Las impresoras con administración de sus conexiones a los

computadores y administración de los consumibles (cartuchos), con alarmas programadas

por el nivel de consumo. Los dispositivos externos (Scanners, tablecs graficadoras,

quemadores) con administración de las conexiones a los computadores. Los teléfonos con

administración de las conexiones a los computadores respectivos. Las Licencias de

Software, con administración de sus fechas de expiración.

También, la asignación de hardware por áreas geográficas (pisos, cuartos, salas, edificios)

La administración de:

La información Financiera y Comercial como la fechas de compra, garantías, extensiones,

costos, etc; los elementos que abandonan o son retirados del inventario por alguna razón;

los distintos estados en que se encuentran los materiales (en reparación, en pedido); los

monitores y periféricos asociados a los equipos; enlaces hacia otras aplicaciones (que

puede ser la dirección de la ubicación de la base de datos central de inventario: SIFI); y la

historia de las modificaciones de los elementos del inventario.

El manejo del estado en que se encuentra el hardware. Y la administración por tipos de

modelos, agilizando el proceso de inserción de equipos similares.

3.12.1.1. Pasos previos

Antes de utilizar introducir datos para el inventario, como se mencionó en una sección

anterior, se recomienda generar los modelos con los cuales podamos crear los nuevos

GLPI



elementos y nos permitan administrar y establecer las configuraciones estándar de los

recursos informáticos, con lo que nos dará mayor simplicidad al momento de ingresar

nuevos elementos de características similares.

3.12.1.1.1. Gestión de periféricos internos de los computadores

Cuando tengamos la necesidad de incorporar nuevos elementos que hagan parte interna o

especial del computador, GLPI permite añadir tantos elementos como sean necesarios, tal

procedimiento lo podemos llevar a cabo accediendo al módulo Configuración en la sección

correspondiente a periféricos internos.

Al listar ciertos tipos de periféricos internos se tiene la posibilidad de darles una

característica específica, por ejemplo, la capacidad de un tipo especial de disco.

3.12.1.1.2. Gestión de conexiones directas

En GLPI una conexión directa tiene que ver con la relación que tiene cierto recurso

informático con otro, es decir, entre la unidad central de un computador con sus

componentes exteriores, por ejemplo, la conexión entre un Mouse y el computador, o

este último con la impresora.

Las conexiones o desconexiones se realizan desde la ficha del computador o desde la ficha

del material ligado a el.

3.12.1.1.3. Gestión de software

El software se relaciona con una cierta cantidad de licencias, y estas a su vez, se asocian

con su número de serie respectivo y la fecha de expiración. La instalación de software se

lleva a cabo desde la ficha del computador; y a medida que se instala nuevo software, el

número de licencias disponibles para tal software disminuye.

Cuando no se disponen de más licencias, no cabe la posibilidad de instalar nuevo software,

aunque si puede ser instalable si se indica la palabra “free” en lugar de escribir un número

de serie al momento de agregar una licencia al software.

GLPI



También se puede indicar la palabra clave “global” si se posee software con licencias

globales o site licenses. Además, en una sola vez es posible agregar varias licencias, el

número de la serie y la fecha en que expira, que serán los mismos para cada una de dichas

licencias.

3.12.1.1.4. Gestión de ports de red

En la mayoría de las configuraciones, las conexiones se harán entre un port presente en

un computador, un periférico o una impresora, y un port presente sobre un material de

red (hub, switch).

Cuando se conectan dos materiales, los datos como la dirección IP y la boca de red son

actualizadas para cada uno de los dos ports involucrados. Para cada material, es posible en

todo momento agregar uno o varios ports.

3.12.1.2. Computadores

(Visualización de la sección)

GLPI



En este módulo podemos introducir todo el inventario de computadores

correspondientes a la UIFCE y listar los equipos de acuerdo con algún criterio

preestablecido.

3.12.1.2.1. Plantillas

Si se cuenta con una base de datos ya preestablecida en MySQL, entonces debe indicarle

al sistema que importe su base de datos. Aunque en el momento de instalar el programa

GLPI, en uno de sus pasos debió haberle pedido si quería traer su base de datos. Pero

como la aplicación está en modo de prueba para la Unidad, entonces no se cuenta con

alguna base disponible, y por ende se deberán crear a partir de los íconos “agregar” ó

“gestión de plantillas”.

Si se dio click en el último icono, por defecto debe aparecernos lo siguiente.

GLPI



Como no hay plantillas existentes, entonces agregamos una nueva; en el caso de existir

plantillas previas, estas se deben visualizar con el nombre correspondiente.

A través del formato anterior en GLPI podemos crear nuestro listado de equipos

disponibles y pertenecientes a la unidad, o que están bajo la responsabilidad de la misma.

Por ende, podemos notar la facilidad con que se puede llevar a cabo esta función sin

necesidad de conocimiento informático avanzado, solo basta con llenar los datos

requeridos y oprimir “agregar”.

Bajo esta misma modalidad trabajan las otras plantillas establecidas para las demás

secciones del módulo inventarios.

3.12.1.2.2. Opciones de visualización

El programa trae la ventaja de poder visualizar el listado de nuestros equipos en formato

de archivos PDF, formato SLK y View CSX export. Lo anterior también aplica para los

demás elementos inventariados bajo GLPI.

GLPI



3.12.1.2.3. Búsquedas y Ordenación por criterios

En lo concerniente a búsquedas, estas se pueden realizar a través de dos maneras, la

primera es escribiendo directamente el objeto u elemento a buscar en la parte superior

derecha de la aplicación, de tal forma que el sistema examinará todo el parque

informático inventariado. La segunda, es accediendo al módulo inventarios y escribir el

elemento objeto de búsqueda en la sección con los iconos en amarillo (+), que

corresponden respectivamente a “agregar criterio de búsqueda” y “agregar un criterio

global de búsqueda”, luego dados click en buscar.

Con respecto a organizar los elementos de acuerdo con algún criterio, lo podemos

realizar en la parte correspondiente a “Ordenado por”, tal organización se puede dar por:

Características propias, Componentes de cada equipo en particular, Red a la que

pertenecen, Asistencia, Datos financieros y Registro; a su vez dentro de cada uno de ellos

se tienen ciertos parámetros que facilitan la búsqueda, los cuales se presentan a

continuación:

Por sus Características:

• Nombre (denominación del equipo y que corresponde al establecido para cada

equipo, por ejemplo: econos1003adm, econos3-00pub, etc.)

• ID (la preestablecida en el momento de adquisición del equipo)

• Lugar: ubicación del computador en la Unidad o en otra parte de la Universidad.

• Tipo

• Modelo

• Estado

GLPI



• OS (Sistema Operativo)

• Version OS

• Service Pack

• Origen de actualización

• OS Serial

• OS Product ID

• Número de serie

• Número de inventario

• Comentarios (los realizados al equipo por diversas situaciones específicas o

especiales relativas al mismo que no corresponde a un criterio estándar para los

demás).

• Contacto

• Contacto número

• Usuario

• Grupo

• Última modificación

• Red

• Dominio

• Fabricante

• Responsable técnico

• Entidad

GLPI



Por sus Componentes:

• CPU

• CPU MHZ

• Tipo de RAN

• Cantidad de RAM

• Interfaz de red

• Placa de sonido

• Placa gráfica

• Motherboard

• HD tipo

• Tamaño HD

De acuerdo con la Red:

• IP

• MAC

• Máscar

• Subred

• Gateway

• Network point

Por la Asistencia dada:

• Cantidad de servicio

GLPI



Por los Datos financieros:

• Nombre contacto

• Número contacto

• Número de inhibición

• Número de pedido

• Remito de entrega

• Número de factura

• Fecha de compra

• Fecha de puesta en servicio

• Presupuesto

• Duración de garantía

• Proveedor

• Valor

• Valor de extensión de garantía

• Duración de amortización

• Tipo de amortización

• Coeficiente de amortización

• Alertas por email

• Comentarios-datos

De acuerdo con el Registro:

GLPI



• Registro: calve/val

• Registro: OCS name

3.12.1.2.4. Modificar o Suprimir

Para eliminarlos se lleva a cabo seleccionando el (los) elemento(s) que vamos a suprimir y

dar la opción borrar , tal icono lo encontramos al lado del botón “buscar”; o también

haciendo click sobre el objeto y dirigiéndonos en la nueva página que se abre al botón

“suprimir”.

Para las modificaciones, realizamos el último paso indicado anteriormente, con la

excepción de que introducimos los nuevos datos y en vez de ir a suprimir oprimimos

“actualizar”.

Los pasos anteriores son idénticos para las otras secciones de inventarios del módulo.

GLPI



3.12.1.3. Monitores

En tal sección llevamos registro de todas las pantallas correspondientes a cada equipo, o

que se encuentren huérfanas, haciendo claridad en las características de estas, como el

tipo, es decir si son monitores CRT, de cristal líquido u otro.

Opera de manera semejante al inventario de computadores, por ende no es necesario

volver a repetir los pasos.

3.12.1.4. Software, Redes, Periféricos, Impresoras, Cartuchos,

Insumos y Teléfonos

Aquí escribimos todos los recursos informáticos referentes a cada pestaña con el fin de

tener un mayor control del mismo a través del uso del inventario. Como se mencionó

anteriormente, no es necesario repetir los pasos del manejo de cada sección, dado que no

varía mucho al explicado para los computadores.

3.12.1.5. Estados

Esta sección tiene por objetivo listar de manera más rápida todo el recurso informático

inventariado y clasificarlo de acuerdo con su nombre, estado en que se encuentra y tipo

de material. Todo ello va dirigido ha detectar que elemento presenta problemas o fallas y

poder solucionar el mismo, sin importar su lugar de ubicación, clase de objeto o nombre.

3.12.2. Soporte

En esta sección se permite mantener un adecuado nivel de servicio para múltiples

opciones, como la solución de inconvenientes o problemas con los recursos informáticos;

Tal módulo maneja cuatro secciones: Seguimiento, Mesa de ayuda, Planificación y Estadísticas.

Se pueden realizar búsquedas de servicios a partir de una identificación ID o de una breve

descripción. Tal módulo implementado en la Unidad proporcionaría una rápida y eficaz

GLPI



atención a todos aquellos servicios más relevantes que se prestan a los varios usuarios en

la facultad.

Una fortaleza de tal sistema es que va programado por tiempos, lo que permite identificar

en cuanto tiempo se logró atender la solicitud, además se puede reconocer: su estado

(nuevo o viejo), el número de identificación (ID),la fecha de apertura y de cierre, el nivel

de prioridad, el autor de la solicitud de trabajo, la persona a quien ha sido asignado el

servicio, el material involucrado, la categoría del servicio, la descripción de la solicitud de

trabajo y los datos disponibles sobre el seguimiento del servicio.

Todo lo anterior permitiría un mayor control en los procesos, eficiencia y eficacia a la

hora de prestar el soporte requerido por los diversos usuarios (profesores, estudiantes,

personal administrativo, etc)

Otra utilidad es que se puede clasificar los servicios en categorías utilizando la lista

descolgable prevista para este efecto. Para agregar o modificar las categorías de

seguimientos, vaya a la sección Configuración.

Una ventaja adicional es que se puede modificar la prioridad de un servicio si ésta cambia

mientras el servicio está en marcha, utilizando la lista de prioridades. Esto para la situación

de los servicios terminados. Es posible recuperar aquellos servicios terminados borrados,

solamente es necesario hacer clic en “info” y después en “restaurar”. Y si se quiere es

suprimir dichos servicios, entonces se procede a marcar el casillero “Estado” e indicar en

el botón “Suprimir” que se encuentra en la lista de servicios. Es posible suprimir servicios

terminados si no deseamos conservarlos más en la base. Para esto basta marcar el

casillero “Estado” y hacer click sobre el botón “Suprimir” en la lista de servicios.

La función de helpdesk es usada para ingresar solicitudes de servicios de los distintos

usuarios que tienen acceso al sistema, y aplica para los distintos tipos de cuentas. En tal

pestaña se consigue especificar el nivel de prioridad de los problemas, el número de

GLPI



identificación (ID) del material o software involucrado, y el tipo de servicio solicitado.

Todo ello implica una organización que facilita la identificación del técnico requerido para

tal problema y su posible solución lo más rápida posible.

Los seguimientos vía email son posibles gracias a la configuración de GLPI, que dispone de

un campo adicional para ingresar allí la dirección de correo electrónico del solicitante y de

esta manera estar informado sobre el proceso del problema o servicio solicitado.

3.12.2.1. Help Desk

Con este usted puede resolver algunas inquietudes relacionadas con este módulo en lo

concerniente a solicitudes y seguimiento de las mismas, reservas de material, etc.

3.12.2.1.1. Resolver un problema al enviar una solicitud (Mesa

de ayuda)

En el rincón superior derecho de la pantalla hay un ícono de FAQ (Preguntas Frecuentes).

Con él usted tiene acceso a las varias preguntas y soluciones que la persona a cargo de los

recursos informáticos ha puesto a su disposición. Además dispone de la generación de

tickets a través de la comunicación de los problemas técnicos.

3.12.2.1.2. Cómo comunicar un problema técnico

1) Seleccione el nivel de urgencia de su problema (por defecto es “Medio”).

2) Indique el número de su computador.

Si no conoce el número del material involucrado haga click sobre el ícono del símbolo de

pregunta”?”:

GLPI



• Se abrirá un formulario donde podrá indicar las primeras letras de su nombre, el

nombre del ítem involucrado o su número serial. Luego pulse el botón de

“Búsqueda”.

• En la lista que aparecerá, encontrará el ítem buscado. Bastará entonces con hacer

click sobre la línea correspondiente para que se cargue ese dato en el formulario.

• Si no aparece su nombre, por favor contacte a la persona a cargo de los elementos

informáticos.

Para un servicio de tipo general, no se requiere número.

3) Describa su problema

Sea lo más preciso posible en su descripción. El tratamiento será más rápido.

4) Seguimiento por email

Es posible que aparezcan otros dos campos en el formulario:

• El campo “Infórmenme del seguimiento”. Si contesta afirmativamente en este

campo, recibirá notificación por email cada vez que un técnico agregue un mensaje

o acción de seguimiento a su solicitud.

• El campo “Mi email” que lo habilitará a especificar una dirección de correo

electrónico donde recibir estos seguimientos.

Una vez correctamente llenado este formulario haga click sobre “Enviar mensaje”.

También puede agregar una nueva solicitud de control haciendo click sobre el botón

“Agregar un nuevo servicio” que figura en el rincón superior derecho de la pantalla.

A continuación se puede observar el formato como aparece en el programa la

comunicación y soporte para un problema de tipo técnico o de otra situación de atención

primaria.

GLPI



3.12.2.2. Efectuar seguimientos a las solicitudes

Sólo los usuarios con perfil predeterminado de admin y super-admin tienen permiso para

administrar esta función, a menos que exista un perfil creado que tenga derechos para la

misma; los demás solo pueden elaborar solicitudes sobre problemas o ayudas por medio

del módulo de Soporte o a través de la sección de mesa de ayuda, de acuerdo con los otros

perfiles establecidos para el usuario. Se puede realizar o seguir la evolución de sus

solicitudes abiertas o terminadas. Para ello se hace click sobre el ícono de “Seguimiento

de servicios” en el rincón derecho de la pantalla del cuadro o frame central.

Aparecerá la lista de todas sus solicitudes en curso o terminadas. Para obtener más

información sobre cada solicitud haga click sobre el enlace de “Infos”. Al ingresar por

este enlace se conoce con detalle el orígen de la solicitud, la descripción, el estado, la

prioridad, la duración total del servicio y los logs de los seguimientos efectuados a la

fecha, la persona que requirió la solicitud y a quién fue asignado. También, se autoriza el

envío del seguimiento por email y asociar documentos de cualquier tipo sin que sobrepase

la capacidad de 2 MB.

GLPI



A través de la pestaña de “agregar nuevo seguimiento” se introduce la descripción, se indica

si es privado o no, y se efectúa la planificación respectiva, esto último se explica más

adelante.

3.12.2.2.1. Planificar seguimientos

Cuando a un seguimiento se le efectúa una o varias planificaciones, entonces en la pantalla

se visualiza un campo o cuadro adicional en la imagen anteriormente presentada así como

el que se muestra en seguida:

En esta parte se indica la persona que realiza la misma, el horario en que se llevará a cabo

el servicio que atienda tal solicitud y el estado en que se encuentra. Luego se da clic en

agregar para que el sistema tome el cambio efectuado, o en Agregar y cerrar para que

guarde y salga del seguimiento.

GLPI



A continuación se muestra la visualización de un seguimiento:

En la parte inferior aparece el histórico con la cantidad de veces en que se han realizado

distintos seguimientos, las fechas en que se han hecho, la descripción del cambio al nuevo

estado, el usuario que los ha efectuado, la planificación ejecutada y la duración en la

atención de la solicitud; esto ocurre con cada uno de ellos que la persona responsable

realice.

3.12.2.2.2. Estados de los seguimientos

En la misma sección se logra crear una lista de servicios en función de ciertos criterios,

dentro de los cuales se pueden visualizar:

o Todos los servicios activos

o Todos los servicios que no han sido cerrados.

o Solamente los servicios que nos han sido asignados.

Estados o niveles de seguimiento

En esta sección se presentan todos los cambios ocurridos en el seguimiento

GLPI



o Los servicios ha los que hemos sido afectados.

o Solamente los servicios no asignados.

o Los servicios aún por asignar a un técnico.

o Solamente los servicios terminados

o Los servicios que han sido cerrados.

Y de acuerdo con el tipo de servicio y seguimiento se asigna un estado con su respectivo

ID, los siguientes colores relacionan dichos estados:

3.12.2.3. Planificación

En esta parte se presenta una especie de calendario u horario con todos los días de la

semana, y en él se relacionan todos aquellos seguimientos o servicios que fueron

planificados por la(s) persona(s) responsable(s) de los mismos, en este caso nos referimos

a los usuarios que tienen el perfil para acceder y modificar estos datos (por defecto el

sistema tiene admin. y super-admin.

Además, se pueden organizar de acuerdo con: el usuario, la fecha de creación: por

semana, día o mes, y por grupo. También dispone de dos links, uno para descargar

calendario en formato Ical, y otro para sincronización Webcal.

En el primer link (descargar calendario en formato ical) que es un calendario de Internet;

si se hace click en tal enlace, descarga un ejecutable que se conecta con el Microsoft

GLPI



Outlook, y con nuestra cuenta personal se ingresa directamente al calendario. Por ende,

se puede conectar al calendario de seguimientos de GLPI y conjugarlo con el del Outlook,

tal como se muestra en la imagen siguiente.

Lo azul corresponde al calendario propio del Outlook y la pestaña en verde planning.ica(1)

corresponde al de GLPI. Por lo tanto es una ventaja para la persona encargada de los

seguimientos tener un solo calendario conjunto, aunque desde el Outlook no se puede

realizar modificaciones al calendario GLPI, dado que es de solo consulta.

En el segundo link, se genera la actualización del calendario con el del correo del Outlook

procediendo con el ingreso al Microsoft Outlook. Aunque desde que se inicia sesión en

este último la actualización es automática simplemente acceda al calendario y verifíquelo.

GLPI



3.12.2.4. Estadísticas

Aquí se presenta tanto de manera gráfica como descriptiva las estadísticas de ciertas

características como son: los servicios, los seguimientos, el material inventariado y otras

de carácter más global.

3.12.2.4.1. Globales

Se presentan de manera gráfica y por fechas. Este elemento es muy útil para la UIFCE

dado que el programa realiza una serie de estadísticas que agrupan los principales datos

sobre los servicios en el mes, año y en general de:

• La cantidad total de servicios ofrecidos

• La cantidad de servicios resueltos oportunamente

• El promedio o media de demora en la resolución de problemas

• La demora máxima en resolver tales inconvenientes o problemas

• La duración real media de servicios

• La duración máxima de atención y resolución real de dichos inconvenientes

• La demora mínima de notificación de servicios

• Y la media o promedio de demora en notificar los servicios.

Otras estadísticas:

Por técnico

Estas estadísticas proveen un estado de la actividad de los técnicos para un período dado:

GLPI



• La cantidad de servicios asignados

• La cantidad de servicios resueltos

• La duración media de apertura

• La duración real media del servicio

• La duración real total de intervenciones

• La demora media de notificación de servicio

Por Rubros

Estadísticas de servicios por Lugar, Tipo de computador, OS o sistema operativo, CPU,

Tipo HD, Placa gráfica, Motherboard, sobre un período dado:

• La cantidad de servicios demandados


• La duración media de apertura



• La demora media de notificación de servicio

Por usuario

Estadísticas de servicios de acuerdo con el usuario sobre un período dado:

• La cantidad de servicios demandados


• La curación media de apertura



• La demora promedio de notificación de servicio

GLPI



3.12.2.4.2. Servicios

Se pueden visualizar tanto descriptivas como gráficas y organizadas de acuerdo con ciertos

criterios: rango de fechas, características de los servicios, la persona que los solicita y el

asignado a.

Como ejemplo se muestra la imagen siguiente, en donde se observa estadísticas

descriptivas según el origen de la solicitud entre ciertos lapos de tiempo (fechas).

En la visualización podemos notar que se detalla la cantidad de servicios solicitados según

el origen del mismo, el número de los mismos que se completaron y fueron cerrados, y

las estadísticas descriptivas ya mencionadas antes.

Para ver gráficamente los datos arrojados, se debe dar click en el botón como se

indica en la imagen anterior, las gráficas presentadas son del mismo formato a las que más

adelante en esta sección se muestran.

3.12.2.4.3. Títulos

Se dan con la misma estructura explicada para los servicios, solo que aplica para los

componentes internos de cada computador como la Tarjeta madre, la memoria RAM, el

disco duro, entre otros; y por Tipo, Modelo, OS y Lugar de ubicación.

Clic acá para ver gráficas

GLPI



3.12.2.4.4. Material

No presenta datos estadísticos abundantes, dado que lo único que cambia en la pantalla es

que aparece el listado de aquellos materiales que fueron indicados para tener soporte y/o

servicio así como se puede observar en la figura; la aplicación lista aquellos elementos por

nombre y cantidad de servicios solicitados, su limitante es que no dispone de más

estadísticas para esta sección, puesto que dando click en alguno de ellos se accede a los

datos inventariados del recurso correspondiente.

A continuación se presentan tres gráficos (de los varios que se generan) a modo de

ejemplo que el programa elaboró a partir de la prueba práctica llevada a cabo con datos

de la Unidad. Se aclara que cada gráfico puede ser visualizado de acuerdo con las fechas

que el usuario establezca como rango en la sección, tal como se presenta en el siguiente

gráfico para aclarar el paso:

GLPI



Aquí se puede ver la cantidad de servicios solicitados desde el 22 de mayo de 2007 hasta

el 22 de mayo de 2008 organizado por meses.

Esta gráfica relaciona el promedio de demora en horas en que se atendió con diligencia los

servicios solicitados a través de la mesa de ayuda y/o seguimientos. Para la UIFCE es útil

esta herramienta para evaluar y contrastar los indicadores de gestión y de calidad en el

tratamiento de los servicios prestados.

Esta última gráfica relaciona el número de servicios que cumplieron las seis fases del

proceso de seguimiento y fueron cerrados con éxito.

GLPI



3.12.3. Gestión

En tal modulo podemos realizar la gestión de contactos, empresas o proveedores de

servicios, documentos y de contratos, lo que evitaría el papeleo físico constante y posible

extravío de los mismos, puesto que se posee un mayor control real y disponible en un

solo lugar bajo la aplicación GLPI.

Se tiene la posibilidad de introducir todos los contactos requeridos y modificarlos cuando

sean necesarios, además se pueden asociar con las empresas con las cuales se tengan

relación, ya de forma directa o indirecta; se puede gestionar el conjunto de contratos de

diversa índole que estén ligados a los materiales o implementos que se utiliza en la

Unidad, así como otro tipo de información relacionada con estos contratos.

En lo pertinente a documentos, la sección permite almacenar documentos sobre el

servidor GLPI, permite además asociar un documento con todos aquellos materiales o

software del inventario y clasificarlos de acuerdo a algún apartado. También se pueden

agregar nuevos documentos, pero para ello debe dirigirse a la sección de “Administración

y Configuración”, bajo la opción de “Tipos de documentos”.

3.12.3.1. Agregar contratos

GLPI permite llevar control sobre los contratos que se tengan, en el sentido de que se

pueden mantener organizados en archivos magnéticos sin la necesidad de utilizar papel.

En la siguiente imagen se muestra la plantilla en donde deben ser incorporados:

GLPI



3.12.4. Útiles

En esta parte podemos realizar reservas de todos aquellos materiales, implementos u

objetos disponibles para ser utilizados por los usuarios, tal sección no se limita a “prestar”

equipos de cómputo, va más allá, dado que permite a nuestros clientes pedir en préstamo

distintos aparatos de hardware y software que sean reservables como los monitores, el

software, redes, periféricos, impresoras y teléfonos.

Se pueden agregar comentarios al material reservable. Para hacerlo, basta hacer con hacer

click sobre el botón “modificar comentario”. Para hacer reservable un material, vaya a la

ficha de datos del mismo y haga click sobre la opción “Autorizar el préstamo”.

Otro gran uso es el permitir incorporar un manual FAQ (respuestas a preguntas

frecuentes) con el ánimo de brindar un mayor apoyo a las necesidades y dudas de los

usuarios con lo cual se logre, de manera autónoma, la solución de los problemas sin tener

que requerir la asesoría de un técnico.

3.12.4.1. Reservar un material

Es posible reservar materiales que estén disponibles para préstamo. Para ello haga click

sobre el ícono “Reservas”, arriba a la derecha de la pantalla.

GLPI



Si existen materiales disponibles para préstamo, aparecerá su listado. Puede hacer click en

aquellos que le interesen. Entonces verá el calendario de reservas. Bastará con hacer click

sobre el ícono “Reservar” y especificar los parámetros de su reserva: comienzo, final,

periodicidad y comentarios.

Cuando se hace una reserva, cada usuario puede visualizar una especie de calendario en el

que se presenta las horas y los días en que fue reservado cierto material, y esto brinda la

facilidad para el que solicita el préstamo saber con certeza y seguridad las fechas que

requiere un elemento en particular, y de esta manera evitar confusiones y evitar tratar de

reservar un mismo material ya reservado por otro usuario ó por la misma persona. Esto

aplica en especial cuando se trata de préstamos de largo plazo y constantes.

A modo de prueba con el inventario hecho a ciertos equipos y dispositivos de la Unidad, a

continuación se presenta una visualización de tal calendario:

Como se observa, el Usuario FCE realizó una reserva del computador econos3-01pub los

días 19 y 26 de mayo de 2008 para las 12:05 pm hasta la 1:00 pm (13:00 horas). De igual

forma se puede hacer para los demás equipos o elementos objeto de préstamo.

GLPI



3.12.5. Administración

Este módulo funciona de igual forma que lo hace el de inventario para la gestión de

usuarios. Y en este su puede agregar, modificar o suprimir usuarios, grupos y entidades,

de acuerdo con lo requerido por cada entidad que use este software. Las otras secciones

del módulo hacen referencia a secciones de: “reglas”, “perfiles”, “datos” y “Logs”.

Sección Reglas: hace referencia a comandos que con ciertos parámetros permiten al

sistema ser más eficiente en sus operaciones y se maneja gran parte de la funcionalidad

específica del servidor GLPI que con cualquier modificación inapropiada puede malograr

los objetivos de la aplicación, por ende no se realizó ninguna operación en esta parte dado

que se requiere manejar lenguaje de programación aplicado a este sistema.

Sección Perfiles: en este podemos agregar o eliminar cada clase de características (perfil)

que identifica a cada grupo de usuarios; en la sección 3.13.1 se hace énfasis en este tema.

En la sección de datos podemos realizar el backup de la base de datos en dos formatos;

SQL y XML, de acuerdo con las necesidades de los operadores del sistema y encargados

del inventario; esto permite evitar pérdidas de datos y corrupción en los mismos.

Sección Logs: se tiene el registro de actividad del sistema en forma de tabla con el fin de

ver que acciones se llevan a cabo en la plataforma y así analizar la información del tráfico

del sitio. Los logs con los que trabaja GLPI buscan guardar incidencias, errores, accesos

de usuarios y otras modificaciones que se hagan. Estas se pueden organizar por fecha,

GLPI



(item) ID, servicio, nivel y mensaje.

3.12.6. Configuración

La configuración general de la aplicación permite definir establecer una serie de

parámetros:

- El camino de instalación: este se detecta automáticamente en el momento en que se da

inicio a la instalación o la actualización. No se debería tener la necesidad de realizar

modificaciones.

- El nivel de log: la cantidad de eventos a visualizar corresponde al número de líneas de log

presentes sobre la página de acceso a la central.

- El tiempo de conservación de los logs: si los guardamos durante demasiado tiempo

nuestra tabla puede contener una gran cantidad de datos.

- Mostrar los servicios al conectarse: visualizar los servicios activos sobre la página de

acceso a la central, o no.

- Cantidad de elementos a mostrar por página (válido para todas las listas de elementos

visualizados: seguimientos, computadores, etc.).

- Cantidad máxima de caracteres para cada elemento de la lista: reducir el tamaño de las

cadenas de caracteres para obtener una visualización legible.

- Permitir helpdesk.html : activar o no las solicitudes de servicio anónimas a través del

archivo helpdesk.html.

Se tiene como complemento la posibilidad de agregar o modificar los tipos de

documentos autorizados a ser gestionados por GLPI. Los datos a proveer son: - Nombre

del tipo de documento. - Extension, ejemplo: .txt - Nombre del archivo para el ícono del

documento deseado. Ubicaremos los archivos de íconos en el subdirectorio pics/icones

GLPI



bajo el árbol de GLPI. - El tipo MIME si es necesario. - Autorización de subida de este tipo

de archivo (sí o no). c) Preferencias, entre otros.

Esta parte del módulo se permite el cambio de nuestra palabra clave, definir el orden por

defecto utilizado en la presentación de los servicios y definir el idioma con el cual se

presenta la interfaz. d) Datos (Backup/restauración)

Esta zona nos permite crear resguardos de la base de datos (“Guardar SQL”). También

podemos borrar los archivos de respaldo, restaurarlos o descargar los archivos SQL. Y

podemos generar un resguardo en formato XML de la base de datos (“Guardar XML”).

3.12.6.1. Modificar los parámetros personalizados de la aplicación

Puede seleccionar otro idioma en el cual desee ver la interfaz de la aplicación. Para esto

seleccione “Elija su idioma”, y luego recuerde hacer click en “Modificar”.

Para modificar su clave haga uso del formulario al tope de la pantalla.

3.12.6.2. Notificaciones y opciones de configuración para envíos vía

email

Se accedió a la sección de notificaciones y obtuvieron los datos requeridos para la

configuración de la opción de envío de emails para el seguimiento de los servicios

solicitados y aquellos problemas relacionados con el parque informático, además de la

generación de tickets, con el ánimo de formar un tipo de reportes que incrementen la

eficiencia y eficacia al momento de acudir o resolver un servicio o problema requerido

por algún usuario en particular; por ende es relevante este aspecto puesto que beneficiaria

a la Unidad en cuanto a su imagen y calidad.

En el módulo de Configuración y en la pestaña de Notificaciones se indica en la lista

desplegable la opción de utilizar los seguimientos por email, como se debe evaluar tal

funcionalidad se seleccionó que sí; luego se escribe el email de la persona que será el

remitente “virtual” de los mensajes enviados desde la aplicación, es decir que GLPI utiliza

un correo en particular como puerta de comunicación hacia las otras direcciones de

GLPI



correo electrónico a los cuales se envían mensajes (seguimientos, tickets, avisos, etc).

A los mensajes se tiene la posibilidad de agregarles una firma, para la prueba práctica se ha

utilizado el nombre de la Unidad de Informática y Comunicaciones, Facultad de Ciencias

Económicas, Universidad Nacional de Colombia. Otra opción que se tiene es mandar con el

mensaje un enlace directo a GLPI para facilitar el ingreso inmediato al sistema si la

persona no dispone de tiempo y quiere ahorrar pasos.

Para la prueba se utilizó en Host SMTP el del correo oficial de la Universidad:

unmtaout.unal.edu.co; en Puerto del Servidor SMTP el programa colocó por defecto 25.

En Login SMTP y Contraseña SMTP, se debe utilizar el que corresponda al escrito en mail del

administrador. Para nuestro caso, el IT de infraestructura de redes nos colaboró para el

ejemplo.

3.12.6.3. Salir del sistema

Si desea desconectarse de la aplicación GLPI, haga click sobre el botón “Desconexión” en

la parte superior derecha.

Click aquí

GLPI



3.13. USUARIOS

El instalador de GLPI crea usuarios por defecto, y lo recomendable es modificarlos para

personalizar el sistema a nuestras necesidades o requerimientos, para ello se debe ir al

menú “Administrador” y en la parte correspondiente a usuarios realizamos los cambios

pertinentes, ya sea agregando nuevos usuarios o modificando ciertas características de los

existentes. Cabe anotar, que los usuarios preinstalados por GLPI no son objeto de

modificación total, en especial helpdesk, que desde el momento de la instalación se hace la

advertencia de no borrarlo. Dependiendo del tipo de usuario, la aplicación le permitirá

acceder a ciertos módulos autorizados, esto quiere decir, que no todos los usuarios van a

disponer de manera completa los módulos explicados anteriormente.

3.13.1. Tipos de Perfiles

3.13.1.1. Normal

Estos usuarios pueden acceder a los datos de nuestro parque informático en modo de

sólo lectura, por ende, no pueden modificar, agregar o borrar los datos allí consignados.

Este usuario va dirigido para aquellos que tienen necesidad de conocer estadísticas o

informes.

3.13.1.2. Post-only

Son usuarios que pueden anotar sus solicitudes de trabajo a través del helpdesk.

3.13.1.3. Admin.

Los usuarios admin. tienen los mismos derechos que un usuario de tipo normal, pero con

la ventaja de que si pueden agregar, modificar o borrar los elementos contenidos en la

aplicación GLPI, por consiguiente, tal usuario se ajusta para aquellas personas que

trabajan cotidianamente con el programa, como por ejemplo los técnicos y

GLPI



administradores de sistemas.

3.13.1.4. Super admin.

Estos usuarios son los que, además de poseer los mismos derechos que un usuario de

tipo admin., pueden configurar la aplicación, elaborar y/o modificar los backups de la base

de datos, entre otras funciones. Este tipo de usuario corresponde más al jefe de servicios

informáticos y/o responsables del programa que tendrán los derechos sobre la misma.

3.13.2. Creación y/o modificación de perfiles

Se realiza ingresando a “Administración”, luego en perfiles, y dando clic en el símbolo de

(+) se agrega los nuevos perfiles de acceso y permiso.

En la imagen que se muestra en seguida es cómo se visualiza la sección para introducir los

parámetros que se definan a los perfiles que usarán la aplicación.

GLPI



3.13.3. Introducir nuevos usuarios

Como forma de acatar lo establecido al momento de instalar GLPI, se procedió a

modificar los usuarios preestablecidos por unos nuevos.

Accedemos a la pestaña Administración y en ella vamos al link usuarios, allí damos la opción

de agregar usuario

Luego, introducimos los datos que nos solicitan y que son requeridos para el

funcionamiento adecuado del sistema. Se pueden crear tantos usuarios como sean

requeridos y a cada uno de ellos asignarles uno o más perfiles, todo ello de acuerdo con

lo requerido o lo necesario según el tipo de organización que utilice el aplicativo.

GLPI



4. GLOSARIO

• Firmware: Es el "software que está dentro del hardware". Se refiere a los

programas grabados en memorias ROM. Software que se almacena y ejecuta desde

la memoria de solo-lectura ( ROM ) del computador. Su grado de fijación al equipo

puede ser absoluto, como en el caso de los programas implantados vía circuitos

trazados, o relativo, como en el caso de los ROM reprogramables ( EPROM ).

• Gateway: Puerta de Acceso. Dispositivo que permite conectar entre si dos redes

normalmente de distinto protocolo o un Host a una red. En una red de

ordenadores, es un dispositivo que se encarga de conectar dos redes de distinto

tipo, y que es incluso capaz de transformar la información, adaptando el formato

de paquetes de la primera red al que necesita la segunda. La mayoría de las veces

se implementan por software. Trabajan a nivel de transporte (nivel 4 del estándar

OSI) o superior.

• IMAP4: Siglas de "Internet Message Access Protocol", junto al POP3, es uno de los

protocolos cliente/servidor más comunes para recibir y descargar los e-mail del

servidor de correo electrónico.

• Logs5: Un log es un registro de actividad de un sistema, que generalmente se

guarda en un fichero de texto, al que se le van añadiendo líneas a medida que se

realizan acciones sobre el sistema. Se utiliza en muchos casos distintos, para

guardar información sobre la actividad de sistemas variados.

Tal vez su uso más inmediato a nuestras actividades como desarrolladores del

web sería el log de accesos al servidor web, que analizado da información

4 Extraído de http://www.monografias.com/trabajos22/diccionario-informatico/diccionario-informatico.shtml

5 Extraído de http://norktimes.wordpress.com/2008/04/04/borrado-de-logs-en-los-servidores/

GLPI



del tráfico de nuestro sitio. Cualquier servidor web dispone de un log con los

accesos, pero además, suelen disponer de otros log, por ejemplo, de errores. Los

sistemas operativos también suelen trabajar con logs, por ejemplo para guardar

incidencias, errores, accesos de usuarios, etc. A través de los log se puede

encontrar información para detectar posibles problemas en caso de que no

funcione algún sistema como debiera o se haya producido una incidencia de

seguridad.

• MIME6: Multipurpose Internet Mail Extensions. Protocolo de envío de información

no codificada en código ASCII. Norma de extensión de correo electrónico que

permite enviar mensajes con ficheros de audio, vídeo, gráficos o texto.

• Network point: en español es puerto de red, y es el punto en el que se conecta

el cable de red ubicado en la parte trasera o posterior de los PCs.

• PHP: es un lenguaje de programación usado usualmente para la creación de

contenido para sitios web. Hyper Text Pre-Prosessor / Personal Home Pages),

Lenguaje de programación de licencia libre, embebido dentro del HTML y

ejecutado en el servidor antes de ser enviado al navegador, usado para crear

paginas dinámicas (datos dinámicos).

• Root7: es el nombre convencional de la cuenta de usuario que posee todos los

derechos en todos los modos (mono o multi usuario). root es también llamado

superusuario. Normalmente esta es la cuenta de administrador. El usuario root

puede hacer muchas cosas que un usuario común no, tales como cambiar el dueño

de archivos y enlazar a puertos de numeración pequeña. No es recomendable

utilizar el usuario root para una simple sesión de uso habitual, ya que pone en

6 Extraído de http://www.nocturnabsas.com.ar/forum/sistemas-operativos/184686-diccionario-informatico-basico.html

7 Extraído de http://es.wikipedia.org/wiki/Root

GLPI



riesgo el sistema al garantizar acceso privilegiado a cada programa en ejecución. Es

preferible utilizar una cuenta de usuario normal y utilizar el comando su para

acceder a los privilegios de root de ser necesario.

• Ports de red: Un port de red permite modelizar la salida de una interfaz de red

sobre un material dado.

• Servidor SMTP: Servidor que se ocupa de enviar los mensajes que escriben sus

usuarios.

• SMTP: Protocolo simple de transferencia de correo (Simple Mail Transfer

Protocol). Un protocolo utilizado para enviar correo electrónico en Internet,

definido en STD 10, RFC 821.

• Tags8: En sentido informático un tag es un conjunto de caracteres que se añade a

un elemento de los datos para identificarlo. Una etiqueta (o tag) es una marca con

tipo que delimita una región en los lenguajes basados en XML. También puede

referirse a un conjunto de juegos informáticos interactivos que se añade a un

elemento de los datos para identificarlo (Oxford English Dictionary). Esto ocurre,

por ejemplo, en los archivos mp3 que guardan la información sobre la canción y el

artista. Como ocurre en otros casos, a menudo se emplea la palabra inglesa, a

pesar de que etiqueta es perfectamente adecuada. Con la llegada de la World

Wide Web ha habido una invasión de tags. La Web se basa en el HTML, o

"lenguaje de marcado de hipertexto", que está basado en el uso de etiquetas. Las

etiquetas (entre otras muchas cosas) le dicen al programa visualizador de páginas

web (o browser) en qué juego de caracteres está la página, de qué tipo es cada

uno de los fragmentos de texto que contiene (por ejemplo, encabezamiento, texto

normal, etc.), si están alineados a un lado o centrados, en qué tipo de letra está el

8 Extraído de http://luisf.wikispot.org/Conceptos

GLPI



texto (cursiva, negrita, etc.), si hay tablas, de qué anchura son, etc. Es decir: le dan

las instrucciones para que nos presente la página en pantalla.

5. CONCLUSIONES

GLPI es una aplicación de gran funcionalidad para distintos requerimientos en lo

relacionado con el manejo de inventarios y la atención de soporte, mesa de ayuda y

generador de ciertas estadísticas básicas que contribuyen a evaluar la eficiencia y eficacia

en que se da solución oportuna a las varias solicitudes que se reportan. Puesto que el

sistema opera bajo un espacio web, se tiene el fácil acceso al mismo por parte de los

usuarios siempre y cuando se disponga de un computador con acceso a red (en este caso

intranet), sus mayores fortalezas radican en el módulo de soporte, inventarios y

configuraciones.

Bajo el módulo de soporte éste permite generar solicitudes para la atención de soporte

de múltiples tipos y relacionadas con los objetos inventariados, se puede realizar el

seguimiento a los mismos con lo que se generan tickets que pueden ser reportados vía

email a la persona que indicó la necesidad de ayuda (usuario), facilitando con ello la

comunicación y eficiencia de los servicios. Además, en el mismo se encuentra la sección

de estadísticas que se establecen como posibles controles para evaluar la gestión en la

atención y seguimiento a los mismos, esto para la UIFCE se convierte de gran utilidad para

cumplir a cabalidad con el plan de calidad establecido.

El módulo de inventarios agrega datos de varios recursos informáticos y de software, y de

otros establecidos como insumos, tal vez su limitante es que no tiene una sección

específica para activos fijos, pero se puede solucionar si se incorporan en el de insumos.

En el módulo de configuraciones se pueden realizar todos aquellos cambios que permitan

mejorar la apariencia y funcionalidad del sistema, dado que es software libre, se tiene la

GLPI



posibilidad de realizar modificaciones en el código y adaptarlas a las necesidades de la

UIFCE, aunque de modo predeterminado (tal como se descargo originalmente) es muy

útil para la dependencia. En la sección de gateways de email se puede entablar conexiones

con otras bases de datos, esto en caso de que la empresa encargada del manejo general

de los inventarios de la Universidad Nacional lo permita.

De acuerdo con los objetivos propuestos se consiguió en la primera y segunda etapa con

satisfacción la identificación de las principales funciones del programa y su forma de

operar, se logró realizar la instalación en el servidor Web, con lo cual se procedió a

observar sus principales herramientas y sus posibles ventajas como modelo de apoyo para

la Unidad de Informática.

El programa ofrece una serie de ventajas y fortalezas que pueden permitir a la Unidad un

manejo más adecuado de su parque informático, dentro de las cuales está la interfaz

gráfica con la que opera, dado que es muy fácil de operar la aplicación y no requiere de

comandos para su uso. Es decir, cualquier persona puede moverse bajo la plataforma

GLPI sin que requiera conocimientos avanzados en sistemas o manejo de sistemas

operativos complejos.

En la primera etapa de investigación se encontró que ciertos módulos ofrecen gran

utilidad para la UIFCE, dentro de los cuales tenemos el administrador de inventarios, y el

de útiles. Ya que permite tener una base de datos completa y en un solo lugar de

elementos hardware y software. Además de otorgar soporte técnico a los posibles

inconvenientes de los usuarios de los elementos hardware y software que dispone la

Unidad al servicio de los mismos.

En la segunda y tercera etapa se indagó más acerca del sistema y se llevó a cabo la

recopilación de información de ciertos equipos para ejecutar una prueba práctica con el

módulo de inventario de GLPI y de esta forma verificar la manera en que opera. Además

de descubrir las ventajas y fortalezas que presenta frente a la sección de inventarios del

Websiui y la base de datos del departamento de inventario de la Universidad (SIFI).

En conclusión general, este aplicativo es un gran recurso que brinda mucha ayuda si se

GLPI



implementa en la Unidad de informática para el cumplimiento del procedimiento de

calidad de atención a soporte primario y como medio alterno y completo en el inventario

de los recursos informáticos y de software que se disponen.

6. BIBLIOGRAFIA

INTERNET:

Páginas del portal GLPI

http://glpi-project.org . Visitado durante el trascurso del semestre I de 2008. Página oficial en idioma francés con opción de ser visualizada en otros idiomas.

http://glpi-project.org/spip.php?article87

http://glpi-project.org/article.php3?id_article=17

http://glpi-project.org/wiki En tal sección se accede al manual general de uso, aunque se especifica sobre la limitada documentación del mismo.

http://glpi-project.org/spip.php?rubrique28

Otras páginas visitadas:

http://www.mysql.com

http://www.monografias.com/trabajos22/diccionario-informatico/diccionario-informatico.shtml. Visitada el 20 de junio de 2008, contiene trabajo: “Pequeño Diccionario Informático”.

http://www.google.com

Este motor de búsqueda se utilizó frecuentemente para búsqueda de definiciones; a través de la indicación defina: XXX.

Copia 2 de GLPI entrega final...GLPI Director Unidad Informática: Henry Martínez Sarmiento Tutor...

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