Convocatoria a Asamblea e informe de administracion Torcaza 2013

AGRUPACION DE VIVIENDA TORCAZA

INFORME DE GESTION 2013

2014

Señores

COPROPIETARIOS


Ciudad

Asunto: CONVOCATORIA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA

Yo, JUAN CARLOS MELO, en mi calidad de Representante Legal de la Empresa

Administradora SANJUAN SERVICIOS Y SOLUCIONES SAS y como administrador de

la copropiedad, amparada por lo establecido en el Reglamento de Propiedad

Horizontal y lo preceptuado en la ley 675 del 03 de agosto de 2001, en su artículo

39, respetuosamente me dirijo a Ustedes para convocarlos a la Asamblea General

Ordinaria, que se celebrara el día Domingo 6 de abril de 2014, hora 8:30 a.m., en

el salón comunal, con el siguiente orden del día:

1. Registro y verificación del Quorum

2. Aprobación modificación del Orden del día

3. Elección de presidente y secretario de la Asamblea

4. Elección Comisión Verificadora de la presente Acta

5. Lectura y aprobación reglamento de Asamblea General Ordinaria 2014

6. Informe Gestión Administrativa

7. Presentación y aprobación de los Estados Financieros con corte al 31 de

Diciembre de 2014.

8. Elección del Consejo de Administración

9. Elección del comité de Convivencia

10. Elección del Revisor Fiscal

11. Elección o continuidad del Administrador

12. Proposiciones y Varios

Se informa a los copropietarios que por mandato expreso del reglamento de

Propiedad Horizontal en el Articulo 56 si no contamos con el quorum requerido

en la primera convocatoria se cita a la reunión en el tercer día hábil siguiente es

decir el día MIERCOLES 9 DE ABRIL DE 2014 a las 8:00 P.M., en el mismo lugar, la

cual decidirá con un numero plural de propietarios, cualquiera sea el porcentaje

de coeficientes representado (artículo 53 Parágrafo 2, Ley 675 de 2001).

Nota 1: El registro de inscripción se abrirá a partir de las 7:30 a.m., después de las

8:30 a.m. no se hacen registros de inscripción.

Nota 2: El propietario que no pueda asistir a la Asamblea, podrá hacerse

representar mediante poder escrito debidamente diligenciado, cada propietario

solo podrá tener la representación de máximo 2 inmuebles.

Atentamente,

JUAN CARLOS MELO RIOS

Gerente General San Juan Servicios y Soluciones

Administrador Agrupación de Vivienda Torcaza



2014

REGLAMENTO PARA LA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA


USO DE LA PALABRA:

1. Quien desee hacer uso de la palabra debe dirigirse al presidente, quien la

concederá, o la negara manifestando el motivo.

2. Antes de hacer uso de la palabra, deberá identificarse el propietario o delegado,

con el nombre, calidad en que actúa y numero de la unidad privada.

3. En uso de la palabra, deberá dirigirse a la asamblea y no a personas en particular.

4. El uso de la palabra deberá ejercerse con el debido respeto en forma breve, clara

y concisa, sobre el tema específico en discusión evitando controversias, lenguaje

ofensivo o agresivo.

5. El uso de la palabra no puede ser interrumpido por otro asambleísta, a excepción

del presidente de la asamblea cuando se salga del tema o viole el reglamento de

la asamblea.

MEDIOS PARA EL USO DE LA PALABRA:

Se debe solicitar al presidente de la Asamblea en forma verbal, por inscripción o

levantando la mano.

DERECHO A VOZ Y VOTO:

Cada propietario o apoderado tiene derecho a voz y voto.

USO DE LA PALABRA A INVITADOS:

El presidente de la Asamblea será quien autorice el uso de la palabra a terceros

previa explicación de los motivos.

INTERVENCIONES:

Cada intervención no podrá excederse de TRES (3) MINUTOS y no más de una (1) vez

por tema.

INTERPELACIONES:

Serán concedidas por la presidencia del Asamblea y con la aprobación por parte de

quien tiene el uso de la palabra.

ACLARACIONES:

Sobre el tema que se esté tratando el presidente de la Asamblea las concederá

solicitando que intervenga la persona más indicada para hacerlo y con el tiempo

prudentemente asignado.

MOCION DE ORDEN:

Los participantes pueden solicitar al presidente de la Asamblea las mociones de orden

que consideren pertinentes y este las concederá con la prelación debida.



2014

SUFICIENTE ILUSTRACION:

El presidente de la Asamblea la declarara cuando se considere pertinente o la solicite

uno o varios de los participantes.

ORDEN DE LA ASAMBLEA:

El presidente de la Asamblea solicitará a decisión motivada el retiro del recinto a quien

con su comportamiento alátere el normal desarrollo de las de liberaciones, se

encuentre bajo los efectos de sustancias embriagantes o psicoactivas y, aun,

suspender las deliberaciones en casos extremos.

RETIRO DE PARTICIPANTES Y DESINTEGRACION DE LA ASAMBLEA:

Los participantes que se retiren de la reunión, deberán manifestarlo dejando

constancia de su retiro y consecuente delegación, de lo contrario se tendrá como

activo participante y no se considerara disuelto el Quorum a no ser que se cumpla

con el procedimiento de la constancia. La Asamblea se entiende desintegrada por el

retiro de los asistentes al disolverse el quorum y por calamidad pública que la afecte.

CONSTANCIAS:

Todos los participantes legítimos a la Asamblea, podrán elevar las constancias que

consideren pertinentes, por escrito y con la debida consignación en el acta.

PROPOSICIONES:

Deberán presentarse por escrito para que sean debatidas una a una.

INFORME GESTION ADMINISTRATIVA AÑO 2013



2014

HONORABLES ASAMBLEISTAS:

Sanjuan Servicios y soluciones, firma administradora de la AGRUPACION DE VIVIENDA

TORCAZA, desea extenderles un caluroso saludo a cada uno de ustedes y

manifestarles nuestra gratitud por permitirnos haber estado desde el 1 de junio de este

año al servicio de la Copropiedad.

De nuestra gestión durante este año 2013, utilizamos los recursos humanos y materiales

disponibles de la manera más racional y adecuada, siempre contando con el aval del

Consejo de Administración y/o por el señor presidente del mismo, dentro de la

normatividad de la Ley 675 de 2001 y el Reglamento de Propiedad Horizontal y sobre

todo con el objeto de obtener el mayor ahorro posible para el presupuesto a ejecutar.

Queremos agradecer a todos los copropietarios quienes hicieron sus pagos en forma

puntual ya que sin estos recursos, no hubiese sido posible cumplir con parte las

obligaciones del Conjunto y realizar algunas obras de mantenimiento al mismo.

Agradecemos también a todos los miembros del Consejo de Administración por llegar

hasta el final, a pesar de sus múltiples ocupaciones y dificultades presentadas durante

su gestión.

A modo de conocimiento para todos les informamos a continuación de varios puntos

que tienen que ver con la parte administrativa, financiera y operativa del conjunto:

ASPECTOS LABORALES:

Las empresas prestadoras de los servicios de vigilancia y aseo en la Agrupación de

Vivienda Torcaza se encuentran al día con sus trabajadores por todo concepto con

sus aportes patronales y parafiscales, generando así una tranquilidad para el conjunto.

De igual forma es importante aclarar que estas empresas prestadoras de servicio son

las directamente encargadas de estos trabajadores y de su carga prestacional; que

en caso de alguna demanda esta recaería sobre la empresa contratada tal como lo

dice el contrato.

ASPECTOS LEGALES:

RUT Y REPRESENTACION LEGAL: La copropiedad cuenta con la representación legal

por parte de la firma administradora SANJUAN SERVICIOS Y SOLUCIONES SAS.

La copropiedad ha cumplido con los pagos de los impuestos ante la DIAN.

Los libros contables y los libros de actas se encuentran al día.

SEGURO AREAS COMUNES:

En lo corrido del segundo semestre del año 2013 no contamos con póliza de áreas

comunes ya que no estaba aprobado el presupuesto de la copropiedad. La póliza se

tomara en el año 2014.

AREAS COMUNES:

Pese a las grandes dificultades que se han presentado el proceso de entrega

definitiva de las áreas comunes se retomó con la constructora y se encuentran ya en

proceso de entrega: el parque del cual ya se realizó el cambio de anclaje de los

columpios, salón comunal y parqueaderos. Las goteras y filtraciones han sido

revisadas ya por la constructora. Es claro que al no recibir dichas zonas, aun dichos

arreglos corren por parte de la constructora combinado con lo que le concierne a la

administración como es el aseo y limpieza, proceso que se está llevando a cabalidad.



2014

CONTABILIDAD:

Como es del conocimiento de todos los propietarios no fueron recibidos los Estados

Financieros de la empresa Gesle antigua empresa administradora, SanJuan Servicios y

Soluciones recibió esta Administración a partir del 1 de junio de 2013.

Gracias al trabajo arduo realizado en la contabilidad se logró que al 31 de diciembre

la cartera recibida al 31 de mayo de 2013 fuera depurada en su gran parte. Partiendo

del hecho que la cartera recibida era un desorden.

Se realizó la gestión para que la Agrupación de Vivienda Torcaza adquiriera la

licencia de Sofware de Daytona Evolution con el fin de efectuar el manejo adecuado

e idóneo de la contabilidad de la copropiedad.

En la actualidad la contabilidad se efectúa en el programa contable

denominado Daytona Evolution y adquirido por la copropiedad.

La contabilidad y los informes se encuentran al día y se ajustan a los principios

contables establecidos.

La cartera se encuentra al día.

Se realizó la apertura de la Cuenta Corriente en el Banco Av. Villas No.

07911450-0 y la Cuenta de Ahorros No. 079953761 en el mismo banco.

CARTERA:

Respecto a este tema se ha realizado una conciliación exhaustiva y luego de realizar

el cobro telefónico de la misma se están enviando al abogado (respetando el

debido proceso) los cobros de cartera superiores a los 90 días los cuales acarrean

gastos de cobranza y honorarios (aclarando que estos cobros los cancela el

propietario) y acarreando ciertas limitaciones como son el no alquiler de las zonas

sociales, la no utilización de los parqueaderos de visitantes entre otros.

VIGILANCIA:

Contrato firmado con la empresa Omaher Seguridad Ltda. Desde el 1 de junio de

2013 al 31 de mayo de 2014.

En cuanto a este tema hemos tomado los correctivos pertinentes para que el servicio

al cliente por parte de estos colaboradores se brinde cabalmente, cualquier anomalía

de este tipo le solicitamos por favor hacérnosla saber.

Por otra parte se informa que el servicio de vigilancia se tomó inicialmente con dos

turnos de vigilancia y por determinación de la asamblea se dejó uno de día y dos de

noche como quedo aprobado en el presupuesto.

Así mismo se ha analizado el contrato de prestación de servicios en varios ítems como

son: las exigencias de funcionamiento y funciones de personal entre otros.

MANTENIMIENTOS:



2014

Fueron realizados los siguientes mantenimientos:

EQUIPO/AREA FECHA REPORTE

PODA PRADOS MENSUAL El todero del conjunto se

encarga de la poda y

mantenimiento del prado

y gracias al préstamo de la

guadañadora por parte de

la empresa de aseo se ha

podido dar cumplimiento a

este mantenimiento.

LAVADO TANQUE DE

RESERVA

SEMESTRAL Se realizó por parte de la

empresa de aseo en el mes

de septiembre.

MOTOBOMBAS MENSUAL Se está realizando el

mantenimiento preventivo

mensual de la

motobomba.

ENCERRAMIENTO AÑO Se reforzó la esquina del

encerramiento de la parte

de las motos y se soldaron

varios puntos del

encerramiento.

JARDINES AÑO Se reformaron las jardineras

principales ubicada en las

áreas comunes.

MANUAL DE CONVIVENCIA:

El manual de convivencia de la copropiedad fue aprobado en la asamblea del día 4

de diciembre del año 2013 en el cual se estipulan todos los derechos y obligaciones

de los residentes de la agrupación.

Estos son algunos aspectos importantes que deben ser tenidos en cuenta:

La tolerancia en cualquier tipo de relación es importante y por ser personas que

conviviremos demasiado tiempo juntos es importante que aceptemos nuestros errores y

mejoremos en ellos sin responder con groserías ni displicencias; es el caso de llamados

de atención por reuniones, fiestas a deshoras, riñas, vehículos que parquean en un

parqueadero que no corresponde, el colgar ropa por ventanas y balcones.

El tema de las mascotas es un ítem importante ya que las áreas verdes están hechas

para la recreación de todas las personas en general y no para baño de mascotas,

recuerde que cada uno de los dueños de mascotas debe ser consciente de sus

obligaciones con estos seres, en su defecto por el bien de las mascotas, de sus vecinos

y de ustedes. Han hecho sus necesidades en zonas verdes, pasillos, en el parque de los

niños y no se recoge. A las personas que tienen otro tipo de mascotas es claro que no

las deben dejar a la deriva ya que han causado inconvenientes como es el rayado de

los vehículos, maúllo de los gatos en la noche interrumpiendo asi el descanso de

nuestros vecinos.

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