Pontificia Universidad Católica de Chile

Facultad de Ciencias Sociales

Curso: Capacitación en Recursos Humanos

Control y Evaluación

De la Capacitación

María Paz González

Paula León

Montserrat Lewin

Mayo, 2001.

Introducción

En este texto se pretende exponer las características de la evaluación de la

capacitación, así como también cuándo y cómo realizarla, además de los niveles y ámbitos

en los que ésta puede operar. Por último se destacará la relevancia de ésta en el proceso de

capacitación.

Previo a exponer esto, aclararemos dónde se inserta la evaluación en del subsistema

de capacitación.

En el subsistema de Capacitación de Recursos Humanos se pueden distinguir, al

igual que en el interior de cualquier organización, cuatro funciones:

- De Planificación: relacionar la política de capacitación con los objetivos

generales de la organización.

- De Organización: dar orden o estructura interna al subsistema de capacitación,

asigna responsabilidades y autoridad, coordinando las relaciones y los sistemas

de información externa e interna.

- De Dirección: mediante e contacto directo y con adecuado sistema de

información y comunicación, se intenta asesorar y proporcionar conocimientos

técnicos en materia de capacitación y comunicar sobre aspectos generales al

interior de la organización.

- De Control: destinada a medir avances, errores y señalar los cambios necesarios

a realizar. Ésta debe ser objetiva, flexible, comprensible y en lo óptimo debería

llegar a demostrar la rentabilidad de la capacitación. Por lo tanto, implica una

evaluación total del subsistema: en el control de la aplicación de las políticas, en

la evaluación de la programación general, en la evaluación de cada uno de los

cursos, evaluación del personal de la unidad y en comprobar y demostrar la

rentabilidad de la capacitación (Gili, 1982, pág 21)

¿Qué es la Evaluación?

La evaluación de la capacitación forma parte de la cuarta función, ya descrita, y se

refiere a: “dar una mirada global al desarrollo de la capacitación en un momento dado. De

allí se define como un proceso continuo y sistemático que mide los efectos tanto específicos

como generales de ella. Determina el grado de congruencia o discrepancia entre los

objetivos de la capacitación y los resultados de las actividades capacitadoras, como una

forma de respuesta a las necesidades detectadas anteriormente. (Gili, 1982, pág. 73)

Antes de Evaluar, Considerar...

En primer lugar, que la evaluación se constituye en un elemento práctico y útil sólo

en la medida que haya un resultado concreto o real que medir, que indique el grado de éxito

de un programa y de la labor de quienes participan en él.

En segundo lugar, para que la evaluación tenga un significado real, debe estar

relacionada directamente con los objetivos, los cuales deben ser: realistas, comprensibles,

viables y mensurables.

En tercer lugar, para llevar a cabo la evaluación debe tenerse en cuenta

concretamente la naturaleza de la organización, el medio en el que ella está inserta, el tipo

de trabajo que realiza y las características de las personas que en ella trabajan.

¿Qué variables se incluyen en la evaluación?

Se pueden describir tres focos a evaluar: 1.- Evaluación referida a los alumnos: comprende tres tiempos; una previa a la

capacitación, diagnóstica, con el fin de obtener información sobre el nivel de

cualificación de los participantes; otra desarrollada a lo largo del curso, formativa,

que permite reajustar el diseño para mejorar la consecución de los objetivos; otra

realizada al finalizar el curso, sumativa, que permite valorar la consecución de los

objetivos y el rendimiento alcanzado por los alumnos, además permite tomar

decisiones de continuar con nuevas acciones formativas.

También desde este foco se pueden distinguir distintos ámbitos a evaluar:

• Reacción, referida al grado en que los entrenados disfrutaron el programa de

capacitación, es decir, la medición de sentimientos de los participantes.

• Aprendizaje, referido a los principios, hechos y técnicas comprendidos y

absorbidos por los sujetos capacitados. Acá, aún no incluye el uso que el sujeto hará

para la realización de su trabajo. En este ámbito, se pueden diferenciar tres esferas

del aprendizaje: cognoscitiva, psicomotriz y afectivo.

• Actitud, mide si realmente ha habido un cambio de conducta del trabajador

en el desarrollo de su actividad (desempeño laboral), esta modalidad permite

comprobar si los trabajadores capacitados han modificado aptitudes anteriores

después de lo aprendido.

2.- Evaluación de la programación: comprende los siguientes aspectos, los cuales

actúan como indicadores:

• Diseño, responde a la valoración que aporta información sobre la adecuación

de los pasos de la capacitación a sus fines, entre otros:

- diagnóstico de necesidades

- objetivos del curso

- contenido del curso

- técnicas de instrucción utilizadas

- medición del aprendizaje

- materiales

- aulas

- selección de los participantes

- comunicación del evento

- control de los participantes

• Profesorado, aporta información sobre la idoneidad del profesorado en sus

facetas técnicas y didácticas. Permite tomar decisiones respecto al reciclaje del

profesorado en sus distintos vertientes.

• Gestión, en relación a la calidad de la gestión del curso y la adecuación de

los tiempos utilizados durante la impartición del curso, a la necesidad a satisfacer.

Se incluyen las decisiones y elecciones en relación a los materiales, el lugar, la

selección de los participante, etc.

3.- Evaluación de Eficacia y Rentabilidad: trata de comprobar la adecuación del

aprendizaje al puesto de trabajo indicado.

Esta evaluación se centra en los resultados tangibles posteriores del

programa, referido a temas como: reducción de costos, mejora de calidad, mejora de

la moral, reducción de quejas de clientes, etc. Muchas veces se hace difícil

discriminar entre los efectos propios de la capacitación y los de otras variables

externas (sentirse considerado, por ejemplo), no obstante los tipos de aprendizajes

medibles pueden ser evaluados de este modo (mejora en la mecanografía y número

de quejas, por ejemplo) ya que es posible medir un antes y un después.

A primera vista, parece sencillo calcular el costo/beneficio de la

capacitación, pero su aplicación es bastante compleja y exige rigor en la exactitud

de los datos que se señala. A partir de la asignación de recursos para la capacitación

se exige maximizar los resultados. Las actividades de capacitación demandan costos

directos (instructores, material didáctico, material fungible, horas trabajador,

asignación de colación, movilización, otros) e indirectos (referidos a la

administración de la capacitación: personal responsable de la tarea, equipamiento

de la unidad, otros)

Los beneficios de las actividades de capacitación corresponden a la

rentabilidad que reportan o devuelven en un determinado período traducidos en

valores cuantitativos expresados en dinero. Entre los beneficios que las acciones de

capacitación producen existen algunos que son posibles de medir a través del

rendimiento de la producción, del control de calidad, del tiempo destinado a realizar

un determinado trabajo, de la disminución del ausentismo, etc. Por otra parte existen

beneficios no tan fáciles de medir, muchas veces intangibles realizados a elementos

cualitativos que dicen relación con el desarrollo del trabajador como persona

(modificación de valores, adquisición de hábitos, mejor comprensión de roles) y del

desarrollo de la organización (clima laboral, relaciones interpersonales). Entonces

con los datos totales de los costos que la capacitación implica y de los beneficios

que ésta proporciona a la organización, es posible calcular la rentabilidad de la

capacitación.

La Rentabilidad de la capacitación (Rc) es igual a los beneficios de la

capacitación (Bc) divididos por los costos de la mima (Cc)

Esta evaluación, se realiza en distinto momentos temporales, por lo que

también se le denomina evaluación longitudinal o seguimiento. Ésta evalúa a

mediano y largo plazo (3, 6 o 12 meses) los resultados de la capacitación en el

desempeño.

Fórmula: Rc = Bc Cc

La responsabilidad del seguimiento recae directamente en el jefe inmediato o

en el supervisor del trabajador capacitado, con la colaboración y asesoría del

encargado de la capacitación de la organización.

Esta evaluación puede hacerla el propio trabajador capacitado y/o jefe

directo o supervisor. Entonces estudiar el seguimiento exige un sistema de

intercomunicación posterior al curso dentro de un plazo prudente.

¿Qué Herramientas Utilizar?

La elección de la herramienta de evaluación va a depender directamente de la

operatividad de los objetivos, cuando estos últimos sean de carácter cuantitativo las

herramientas más comunes a utilizar son aquellas que incluyen elementos de respuestas

cerradas: cuestionarios, tests, entre otros. En cambio si los objetivos son de carácter

cualitativo se llevarán a cabo técnicas como observación, entrevista abierta, entrevistas

semi-estructuradas, grupo focal, etc.

¿Es necesario elaborar y entregar un informe de la evaluación?

Una vez evaluada la capacitación es importante elaborar un documento que de a

conocer los resultados más relevantes de la capacitación en general. Debe proporcionar

datos cualitativos y cuantitativos. La difusión de este informe al interior de la organización

es esencial, especialmente entre aquellas personas que de un modo u otro deben tomar

decisiones acerca de la capacitación o que simplemente intervienen en el proceso.

¿Es relevante realizar la evaluación en cada capacitación?

Es necesario tomar muy en serio el proceso de evaluación ya que el futuro de los

entrenadores y de los programas mismos dependen en alto grado de la habilidad que tengan

éstos para evaluar y usar los resultados de ésta con provecho. De este modo, la evaluación

ayuda a la validación de la capacitación como un proceso que aporta al desarrollo de las

personas y de la organización.

Además, considerando que en la capacitación se utilizan recursos personales y

financieros, es necesario proceder a una evaluación oficial de los resultados que la

capacitación provea, con el fin de rectificar y perfeccionar la gestión del subsistema de

Capacitación en Recursos Humanos.

Conclusiones

Consideramos que el tema del control y la evaluación de la capacitación es un

componente de suma importancia dentro del subsistema de capacitación en Recursos

Humanos. Ya que además de validar al proceso ante los encargados de las políticas

respecto al tema, entrega información respecto a la situación de la organización, sirviendo

de retroalimentación para futuros programas y otros sistemas dentro del área de Recursos

Humanos (Promociones, Desarrollo Organizacional, Remuneraciones, etc.).

Es por esta razón, que se debe tener en cuenta que la evaluación deber ser

congruente con los objetivos de la capacitación, y que, éstos a su vez debieran estar

formulados a partir de una real y atingente detección de necesidades.

De este modo, al realizar la evaluación de una capacitación, se debe considerar que

ésta es parte de un proceso, y del cual es parte fundamental en tanto informa sobre los

resultados y la eficacia del proceso completo. Sin embargo al evaluar se deben tener

presentes varias preguntas, de modo tal que éstas ayuden a la adecuada consecución de ésta.

Estas preguntas son:

- ¿por qué evaluar?: para controlar si los objetivos planteados están y fueron

cumplidos con las acciones realizadas. Para detectar las posibles causas del

incumplimiento de los objetivos y así dar información pertinente para futuras

instancias capacitadoras.

- ¿Cuándo evaluar?: siempre que se realice cualquier actividad que pretenda

generar un cambio en las personas y en las organizaciones para disminuir la

brecha entre la situación inicial y la situación deseada. De este modo, siempre

que se hayan detectado necesidades reales, planteado objetivos claros, realistas,

comprensibles, viables y mensurables; y se hayan llevado a cabo acciones en

relación a éstos para alcanzar las metas de la organzación.

- ¿En qué niveles evaluar?: una evaluación integral debiera abarcar los tres

niveles: el alumno (reacción, aprendizaje y actitud), la programación (diseño,

profesorado y gestión) y la eficacia y rentabilidad (los costos y beneficios de la

capacitación)

- ¿Cómo evaluar?: considerando las personas que participan de la capacitación,

los niveles a evaluar, el tipo de instrucción realizada y los contenidos de la

capacitación, entre otros, se deberá determinar que instrumentos con los cuales

realizar la evaluación.

- ¿A quién informar sobre la evaluación?: a todas las personas implicadas en

mayor o menos medida en el proceso, es decir, tanto a las personas encargadas

de tomar decisiones, como a los que fueron receptores de esta acción.

Por último, cabe destacar la relevante doble función que cumple la evaluación. Por

un lado como fuente de retroalimentación para la rectificación en el proceso de

programación de la capacitación misma. Y, por otro lado, la provisión de información

relevante para la detección de nuevas necesidades, las cuales pueden iniciar un nuevo

proceso de capacitación y, además, potenciar decisiones en los otros subsistemas de

Recursos Humanos.

Bibliografía

1. Craig, R. & Bittel, L. (1973) Manual de entrenamiento y desarrollo de personal.

Editorial Diana: México.

2. Gili, M., Rotondo, M. & Squella, I. (1982) La administración de la capacitación

ocupacional en la empresa. Ediciones Universidad Católica de Chile: Santiago.

3. Rodriguez, M. & Ramirez-Buendía, P. (1991) Administración de la Capacitación.

McGraw-Hill: México.

4. Rodriguez, J. & Medrano, G. (1993) La formación en las organizaciones. Editorial

Eudema: Madrid.