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OFICINA DE ADMINISTRACION

Control Previo

PRO-OAD-08

PROCEDIMIENTO: GESTION DE LA COMISION DE SERVICIO EN EL TERRITORIO NACIONAL

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TABLA DE CONTENIDO: 1. Objetivo

2. Alcance

3. Referencias

4. Definiciones

5. Responsabilidades

6. Descripción

7. Registros

8. Anexos


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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos y procedimientos administrativos para la gestión de la comisión de servicios en el ámbito nacional, para el desarrollo de las acciones que aseguren el cumplimiento de los objetivos institucionales.

2. ALCANCE

Aplica a todos los colaboradores contratados bajo cualquier modalidad de las Unidades

Ejecutoras 01 SENASA y 02 PRODESA del Pliego SENASA, que requiera su

desplazamiento desde y hacia su sede habitual de labores.

3. REFERENCIAS

3.1 Ley de Presupuesto del Sector Publico para el ejercicio fiscal vigente 3.2 Reglamento de Organización y Funciones del SENASA 3.3 Directiva de Tesorería para el ejercicio fiscal vigente, y sus modificatorias. 3.4 Directiva para la Ejecución Presupuestaria para el ejercicio fiscal vigente. 3.5 Clasificadores Presupuestarios para el ejercicio fiscal vigente. 3.6 Normas de Control Interno aprobada por la Resolución Nº 320-2006-CG 3.7 Unidad Impositiva Tributaria – UIT vigente. 3.8 Unidad Ejecutora N° 002 Programa de Desarrollo de Sanidad Agropecuaria. 3.9 Decreto Supremo N° 007-2013-EF regula el otorgamiento de viáticos para viajes en

comisión de servicios en el territorio nacional. 3.10 Resolución Jefatural N° 162-2013-AG-SENASA Aprueba el Nuevo reglamento

Interno de SENASA. 3.11 Resolución de Superintendencia N° 007-99/SUNAT, que aprueba el Reglamento de

Comprobante de Pago, sus modificatorias y ampliatorias. 3.12 Ley N° 28112 – Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público. 3.13 Ley N° 28411 – Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto y sus

modificatorias. 3.14 Ley N° 30096 – Ley de Delitos Informáticos. 3.15 Ley N° 30171 – Ley que modifica la Ley 30096 Ley de Delitos Informáticos.

4. DEFINICIONES

4.1. Ámbito Geográfico: para la Sede Central comprende las circunscripciones de la provincia

de Lima y Callao (distritos, áreas rurales o urbanas).

Direcciones Ejecutivas, Comprende las jurisdicciones político-administrativas aprobadas

para el ámbito correspondiente por el SENASA (provincia, distrito, centro de trámite

documentario, puestos de control y unidades operativas).

4.2. Colaborador: persona que mantiene una relación contractual con el SENASA, bajo

cualquier modalidad.

4.3. Comisión de servicio: Todo desplazamiento debidamente autorizado efectuado por el

colaborador desde y hacia su sede habitual de labores para desarrollar funciones y/o

labores relacionadas a las actividades propias del SENASA, debiendo tener carácter

eventual o transitorio. La Comisión de Servicio que genere viáticos serán aquellas que


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tengan una duración superior a cuatro (04) horas y en ningún caso, superen los ocho (8)

días calendario.

Las comisiones de servicio deben derivarse de la programación del POA.

4.4. Comisionado.- Son los colaboradores que requieran desplazarse desde y hacia su sede

habitual de labores. En el caso de colaboradores contratado bajo la modalidad de locación

de servicios, podrán realizar comisiones de servicios, siempre y cuando lo estipulo sus

respectivos contratos.

4.5. Control Previo: Actividad de asesoramiento, difusión y aplicación de las normas vigentes,

actividad de revisión y visación de los expedientes de gasto y las revisiones y visaciones

de las rendiciones de cuentas.

4.6. Excepción: Exclusión de algo que se aparta de la regla común o de la generalidad

4.7. Gastos en comisión de servicio: Comprende los gastos que ocasiona el desplazamiento

del colaborador tales como: viático (alimentación, movilidad, hospedaje, pasaje);

combustible, fotocopias, peajes, entre otros vinculados a la comisión.

4.8. Gestión: Comprende el proceso de programación, solicitud, ejecución, rendición y

evaluación de la comisión de servicio.

4.9. Resolución Administrativa.- constituye el acto de administración para reconocer el

reembolso de los gastos incurridos por los comisionados, que en su oportunidad no

realizaron su Plan de Viaje.

4.10. Sede habitual: Lugar donde el colaborador cumple sus funciones asignadas, de manera

rutinaria

4.11. Unidad Básica de Gestión: Es el elemento básico de gestión institucional, conformada

por una iniciativa de carácter permanente (Actividad) o temporal (Proyecto). Debe estar

estructurada en términos de resultados (en un Marco Lógico) y gestionada por un

Gerente responsable del diseño, ejecución, seguimiento y evaluación de la iniciativa.

4.12. Viático: Asignación que se otorga al personal comisionado para cubrir gastos de

alimentación, hospedaje, pasajes y movilidad, cuando corresponda (hacia, desde y dentro

del lugar de la comisión). Las comisiones de servicio deben derivarse de la programación

del POA.

4.13. TIF: es una abreviatura del término inglés Tagged Image File Format que se puede

traducir al español como Formato de Archivo de Imágenes con Etiquetas. Es un formato

discreto para imágenes digitales.

4.14. Interoperabilidad: define interoperabilidad como la habilidad de dos o más sistemas o

componentes para intercambiar información y utilizar la información intercambiada.

4.15. Herramienta BI (Business intelligence). Instrumento de inteligencia de negocio que

permite explorar datos para generar información orientado a tomar decisión de gestión.

5. RESPONSABILIDADES

5.1. El/La Directora(a) de la Oficina de Administración es responsable de aprobar el presente

procedimiento del pliego SENASA.

5.2. Los titulares de las Direcciones Generales, Secretaria Técnica, Direcciones Ejecutivas y

Jefe de PRODESA son los responsables de supervisar el cumplimiento del presente

procedimiento, vinculado al cumplimiento de las metas previstas en la comisión de

servicio.


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5.3. La Oficina de Planificación y Desarrollo Institucional (OPDI), para el cumplimiento de las

actividades establecidas en el presente procedimiento, acredita el crédito presupuestario

en función a la programación de servicios que contribuya al cumplimento del Plan

Operativo Anual.

5.4. El/La Directora(a) de la Oficina de Administración es el responsables de actualizar el

presente procedimiento, de acuerdo a la operatividad y normatividad vigente.

5.5. El/La Directora(a) de la Oficina de Administración y los/las Jefes(as) de Área de Gestión es

el responsables aprobar las emergencias o casuísticas derivadas de ellas.

5.6. En las Direcciones Ejecutivas, los/las Directores(as) Ejecutivos(as) y Jefes(as) de Área de

Gestión son responsables de la ejecución del gasto y del cumplimiento del presente

procedimiento.

5.7. Los comisionados, son los responsables de realizar las actividades previstas en la

comisión de servicio y efectuar la ejecución así como la rendición del gasto, de acuerdo a

lo establecido en el presente procedimiento.

5.8. Son responsables de revisar la documentación de la rendición de cuenta: a) para la Sede

Central el/la Especialista de Control Previo; y b) para las Direcciones Ejecutivas el/la

Jefe/a de Área de Gestión.

5.9. Son responsables de otorgar la conformidad sobre el cumplimento de las actividades

previstas en la comisión de servicio (gestión de conocimiento):a) en la Sede Central el

Jefe Nacional, los Directores Generales, Secretario Técnico y el Jefe de PRODESA; y b)

en las Direcciones Ejecutivas el Director. Ver Anexo N° 8 Diagrama de Flujo

Interoperabilidad Gestión del Conocimiento – Comisión de Servicio con Gasto ( Nivel

Central – Direcciones Ejecutivas).

5.10. Las Asistentes de Gerencia serán las encargadas de seguimiento administrativo: a)

visación del Jefe inmediato b) Tramite hacia el área de control previo o el que hagas sus

veces.

5.11. El/La Directora(a) de la Oficina de Administración es responsable de supervisar que los

Sistemas de UGRH y Vehículos estén actualizado para cumplir con la interoperabilidad de

los sistemas.

6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

6.1. CRITERIOS O REGLAS GENERALES

6.1.1. Programación. Las comisiones de servicio, contribuyen a la ejecución de las metas

planteadas en las acciones de las UBG.

6.1.2. Uso de sistemas. Las comisiones de servicio se gestionan a través de los módulos

informáticos.

6.1.3. Habilitación. Los colaboradores quedaran expeditos para formular comisión de

servicio

6.1.3.1. No tengan rendiciones pendientes validadas por Control Previo o Jefe de Área

de Gestión.

6.1.3.2. Documentos tramitados en el Sistema de Tramite Documentario.

6.1.4. Plazos. Las comisiones de servicios, implican el cumplimiento de las actividades en

las fechas establecidas en el presente procedimiento


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6.1.5. Documentación. La fase de formulación del plan de viaje no genera impresión de

documento alguno; en la fase de rendición, los comisionados escanearán los

documentos que sustentan el gasto en formato tif, se imprime el formato de rendición

y se adjunta los originales de los documentos escaneados, para su posterior envío al

área de control previo o el que haga sus veces.

6.1.6. Tramitación. En la fase de formulación y rendición, el comisionado debe realizar los

trámites a través de los módulos informáticos. En la fase de rendición, la

presentación del formato de rendición y los documentos originales serán entregados

al Asistente de Gerencia, para la visación del Jefe inmediato y posterior trámite hacia

el área de control previo o el que hagas sus veces.

6.1.7. Observación a la rendición. La documentación que sustente la comisión debe

guardar coherencia entre las actividades realizadas y los gastos efectuados. En

casos se detecte inconsistencias, por parte del jefe inmediato o el superior inmediato,

área de control previo o el Jefe de Gestión en las Direcciones Ejecutivas, según

corresponda, observarán vía sistema con la finalidad que el comisionado subsane las

observaciones con los colaboradores mencionados.

6.1.8. Interoperabilidad con los proceso de gestión de vehículos y de personal.

6.1.8.1. Con la Gestión de Vehículos.

En la fase de formulación, en caso se requiera el uso de vehículo oficial para la

ejecución de la comisión, el comisionado deberá identificar el vehículo

requerido, de aquellos disponibles.

Tif1, Es un formato discreto para imágenes digitales

En las Direcciones Ejecutivas. Identificado el vehículo, el comisionado

establecerá la ruta de la comisión, precisándose el km estimado. Dicha

información permitirá calcular el monto de combustible requerido. La

consolidación de los montos de combustible, derivadas de las comisiones

permitirá generar el vale para el aprovisionando en los correspondientes

proveedores.

Una vez concluida las comisiones de servicios, el colaborador que haya

conducido el vehículo, deberá registrar en el módulo de vehículo la ruta

ejecutada y el km. recorrido y las ocurrencias o incidentes acaecidas en la

comisión.

Con la finalidad de garantizar la seguridad de los comisionados, quedará

registrada la ruta efectuada a través de los equipos de georeferenciación.

Ver Anexo N° 6 Diagrama de Flujo Interoperabilidad Vehiculos – Comisión de

Servicio con Gasto ( Nivel Central – Direcciones Ejecutivas )

Ver Anexo N° 7 Diagrama de Flujo Interoperabilidad Vehiculos – Comisión de

Servicio sin generar Gasto ( Nivel Central – Direcciones Ejecutivas )


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6.1.8.2. Con el Módulo de Recursos Humanos.

En la formulación de comisiones de servicios, los colaboradores que tengan

personal a su cargo, deberán asignar al colaborador encargado en su puesto

de trabajo. Está exceptuado de esta regla la Jefatura Nacional y los Directores

Generales, en caso consideren necesario.

Una vez generado la comisión de servicio que genere gastos y el Jefe

Inmediato autorizó, se debe crear la papeleta de comisión de servicios en forma

automática.

Ver Anexo N° 5 Diagrama de Flujo Interoperabilidad UGRH Comisión de

Servicio con Gasto (Nivel Central – Direcciones Ejecutivas).

6.1.8.3. Con el Trámite Documentario

En la formulación, los colaboradores que solicitan comisiones de servicios,

deberán tramitar los documentos pendientes en el sistema de trámite

documentario, en función a los plazos de atención establecidos.

6.1.8.4. Con el Sistema Integrado de Planificación.

En la fase de rendición de la comisiones de servicio, los comisionados

identificarán las oportunidades de mejora, estableciendo tareas, responsables y

plazos de atención. Las tareas identificadas se derivarán a la bandeja de los

responsables de su ejecución. Dichos responsables, concluidas o

implementadas las tareas registraran en el sistema su cumplimiento,

adjuntando la evidencia; lo cual se visualizará en la bandeja del comisionado

para la validación y cierre de la comisión que dio origen a las oportunidades de

mejora por implementarse.

6.1.8.5. Con el sistema de gestión de la calidad y recursos humanos.

El cumplimiento de las oportunidades de mejora identificas en la comisiones de

servicio y precisadas en el numeral 6.1.8.4 será gestionada por la Unidad de

Gestión de la Calidad. En caso de no cumplimiento será informado al jefe

inmediato o superior inmediato, con quien establecerá las medidas necesarias

para su implementación, evaluando su viabilidad, estableciendo nuevos plazos.

En caso no se implementa las tareas recomendadas, en los plazos acordados

con el jefe inmediato o superior inmediato, y contando con los medios y

supuestos para su cumplimiento, se derivará al legajo de los colaboradores que

no ejecutaron las tareas.

En la fase de formulación se debe identificar las personas de contacto de la

Dirección Ejecutiva con la finalidad de agendar actividades quien certificará la

ejecución de la comisión a través del sistema; este requerimiento no será

necesario en caso de comisiones inopinadas.

Ver Anexo N° 9 Diagrama de Flujo Interoperabilidad Gestión de la Calidad –

Comisión de Servicio con Gasto ( Nivel Central – Direcciones Ejecutivas).


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6.1.8.6. Frecuencia, establecido en el 6.4.1 Duración de Comisión de Servicio.

6.1.8.7. Rutas, En función a la disponibilidad del medio de transporte asociados a las

condiciones geográficas o rutas de transporte y requieran viáticos completos

(alimentación, hospedajes y otros complementarios), se establece:

Terrestre:

Como principio de racionalidad del gasto y la disponibilidad de medios de transporte,

los viajes en comisión de servicio hacia las Direcciones Ejecutivas que se detallan a

continuación, se efectúan utilizando servicio de transporte terrestre. Desde Lima a

Ica, Huánuco, Huancavelica, Ancash, Pasco, Junín, VRAE (desde Ayacucho), y

viceversa.

En caso de las Direcciones Ejecutivas, cuando la comisión se efectúa fuera de su

ámbito geográfico y la duración del viaje excede 10 horas, utilizarán transporte aéreo.

Aéreo:

Las comisiones cuyos destinos sean distintos a los establecidos en el numeral

anterior, se efectuará mediante vía aérea. Para destinos que deban realizarse por vía

terrestre, puede utilizarse la vía aérea siempre y cuando el costo total de la comisión

(ida y vuelta) sea menor.

Fluvial:

Las comisiones de servicios, cuyo destino requiera traslado efectuarse a través de

los ríos y lagos y cuya duración sea mayor a 24 horas.

6.1.8.8. Comisiones conjuntas, en la fase de formulación, si la comisión implica hacer

uso de vehículo oficial y se va efectuar comisiones simultáneas o compartidas

con otros comisiones para otras UBGs, el comisionado debe precisar dichas

condición en el módulo de vehículo, que permita consolidar a las personas

asociadas a la placa del vehículo por destino.

6.1.8.9. Escala de Viáticos, establecido en el numeral 7 Escala de Viáticos

6.1.8.10. Reembolso y ampliación. Constituyen situaciones excepcionales. Se

determina reembolso aquellas comisiones que no han generado comisión de

servicio y se le debe reintegrar el dinero utilizado en dicha comisión. Por otro

lado, una ampliación es cuando toma más tiempo de lo planeado en la

ejecución de la comisión de servicio, el cual debe ser autorizado por su Jefe

Inmediato Superior o superior inmediato previa sustentación.

6.2. ESCALA DE VIATICOS

La asignación de viáticos se otorga en función a la disponibilidad de recursos

presupuestales autorizados y dentro del marco dispuesto en el D.S. Nº 007-2013-EF

publicado el 23 de enero de 2013. Artículo 4°.- Financiamiento.- La aplicación de lo

establecido en la presente norma se financia con cargo al presupuesto institucional de los

pliegos correspondientes, sin demandar recursos adicionales al Tesoro Público.

Las comisiones de servicios se autorizan de acuerdo a la escala de viáticos y según el

nivel del funcionario/a o servidor/a público. De acuerdo a esto, se tiene:


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Escala de Viáticos por día en el Territorio Nacional

En el caso de Direcciones Ejecutivas, las comisiones de servicio programadas dentro del

ámbito geográfico (donde labora el comisionado) las cuales tengan una duración igual o

mayor a 24 horas, se otorga S/.150.00 de Viático.

Las comisiones de Servicio fuera del radio urbano de trabajo y dentro del ámbito

geográfico de la dependencia que excedan las 04 horas de duración y el regreso se

efectué el mismo día, se asigna por el fondo de Caja Chica como máximo el pago de

S/.45.00 (Cuarenta y Cinco y 00/100 nuevos soles), para alimentación por comisión de

servicio; el cual se otorga de acuerdo a lo siguiente:

Comisiones igual o más de 04 horas y menos de 07 horas S/. 25.00

Comisiones igual o más de 07 horas y menos de 12 horas S/. 35.00

Comisiones igual o más más de 12 horas S/. 45.00

El/la comisionado(a) verifica si cuenta con disponibilidad presupuestal para ejecutar la

comisión, de no contar con ello debe elaborar vía sistema un requerimiento no

programado, lo cual debe ser autorizado por su UBG y Jefe Inmediato Superior o superior

inmediato.

6.3. APROBACION COMISION

La solicitud de las comisiones de servicios se efectúa, a través del módulo de servicios, la

cual debe generar antes de la comisión, para lo cual se tiene las siguientes

características:

Plan de Viaje Tiempo mínimo Aprobado por Nivel Central

Aprobado por Dirección Ejecutiva

Viaje Terrestre y fluvial

05 días calendarios Director(a) de Línea Jefe(a) inmediato

Viaje Aéreo 10 días calendarios Director(a) de Línea Jefe(a) inmediato

Comisión con carácter no Programado y Urgente

Director(a) General Director(a) Ejecutivo

CA R G O S POR DIA S/.

1) Jefe(a) Nacional

2) Directores(as) Generales, Jefe(a) PRODESA,

Secretario(a) Técnico(a), Asesores(a), Directores(a) Ejecutivos(a), Directores(a).

3) Personal profesional, Técnicos(as) y Auxiliares, CAS, consultores y locadores.

250.00

210.00

180.00


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El tiempo de anticipación es necesario para que se registre en el Sistema Integrado de

Administración Financiera del Sector Público -SIAF SP en las fases de ejecución del

gasto: Certificación del gasto, Compromiso, Devengado y Girado, de manera que se

asegure la entrega de los viáticos antes del inicio de dichas comisiones.

6.4. EJECUCION

6.4.1. DURACIÓN DE COMISIONES DE SERVICIOS

La comisión de servicio no debe exceder de cinco (5) días por comisión a una

Dirección Ejecutiva o viceversa al Nivel Central, si tiene dos (02) o más Direcciones

Ejecutivas como destinos, los días pueden variar hasta ocho (8) días. Durante el

mes se pueden gestionar hasta (4) comisiones por Pliego.

2Siempre y cuando, la duración de la comisión coincida con el horario de refrigerio

establecido por la Entidad. En estas comisiones, se exceptúa la participación del

control previo en la fase de aprobación del plan de comisión de servicio. La rendición

se sustenta necesariamente con comprobante de pago establecido por la SUNAT.

Excepcionalmente en el caso de requerirse mayor tiempo al señalado anteriormente,

deberá ser autorizado por el/la directora(a) de Administración, previa justificación de

su viabilidad.

6.4.2. PLANES DE VIAJE

a) El cálculo de los viáticos diarios, se efectúa de manera proporcional a las horas de

la comisión, para lo cual se toma como válida dos horas antes de la partida en el

caso de viaje aéreo y una hora en el caso del viaje terrestre. La misma regla se

aplicará en el caso del retorno, para lo cual se considerará la hora establecida en el

ticket aéreo o boleto de viaje.

b) Los pagos por concepto de viáticos se efectúan mediante abono en cuentas

bancarias individuales (cuenta del comisionado/a).

c) Cuando la comisión se inicia o concluye en horario vespertino (7:00 pm hasta 6:00

am) y requiera el desplazamiento del trabajador a la Sede Institucional para el uso

de vehículo oficial, se le asignará costo de movilidad equivalente al traslado de

terrapuerto o la mitad del monto, en caso la necesidad sea parcial. En estos casos la

duración de la comisión coincide con la hora de salida y retorno desde y hacia la

sede institucional.

6.4.3. TRAMITE DEL PLAN DE VIAJE

6.4.3.1. Sede Central:

El Comisionado/a elabora y registra su comisión de servicio en el módulo

de Servicios del SIGA.

Verifica si tiene Crédito Presupuestario, de no contar generar el

Requerimiento No Programado con cargo a los bienes y servicios

programados de la UBG correspondiente; debe coordinar con la Unidad de


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Planeamiento y Presupuesto el financiamiento respectivo; en caso de

generar su reprogramación incluir las especificaciones del gasto.

El comisionado/a, no debe contar con rendición de cuenta pendiente en el

SIGA, así mismo no debe tener documentos pendientes de atención por el

sistema BPM. Salvo en comisiones de servicio de emergencia, en ese caso

el Comisionado/a solicita excepción justificada y el Director General vía

sistema Aprueba el Plan de Viaje.

El/la Jefe/a Inmediato/a del comisionado/a verifica la comisión de servicio,

de estar conforme aprueba y remite al/la Director/a, si no está conforme

devuelve al/la comisionado/a para su corrección, caso contrario aprueba la

comisión de servicio, en caso subsista la no conformidad se devuelve al

comisionado.

OPDI - La Unidad de Planeamiento y Presupuesto, valida PCA y certifica la

comisión de servicio por sistema y remite a OAD.

OAD - Control Previo, verifica el cumplimiento del procedimiento, en caso

sea conforme se inicia la ejecución del gasto derivando a la Unidad de

Contabilidad vía sistemas. De lo contrario se devuelve al comisionado para

la subsanación que correspondan.

OAD - Control Previo, una vez aprobado la comisión de servicio por Control

Previo, se genera automáticamente vía el sistema de servicios la papeleta

de permiso, la cual es visualizada por el jefe/a inmediato, remite vía sistema

de servicios al área de control de asistencia de la Unidad de Gestión de

Recursos Humanos para el control de la asistencia correspondiente.

OAD - La Unidad de Contabilidad realiza el registro de la Certificación

Presupuestal que es aprobada por OPDI-Presupuesto, luego realiza la

etapa de ejecución del gasto: Compromiso y Devengado, remite nota de

devengado al área de Tesorería.

OAD - Área de Tesorería, realiza la etapa de ejecución del gasto:

Girado/Pagado y abono en cuenta del comisionado.

OAD - La Unidad de Logística recepciona la comisión de servicio aprobada,

vía sistema y efectúa la adquisición del pasaje aéreo o terrestre según

corresponda.

OAD - La Unidad de Logística Informa al comisionado/a respecto a los

pasajes el itinerario. Los pasajes aéreos deben corresponder a la tarifa

económica.

En caso se cuente con convenio vigente con una cadena hotelera, ULOG

se encargará gestionar el alojamiento e informar al comisionado.

Ver Anexo N° 2 Diagrama de Flujo Comisión de Servicio con Gasto Nivel

Central

6.4.3.2. Dirección Ejecutiva

El Comisionado/a elabora y registra su Comisión de Servicio en el módulo

de Servicios del SIGA.


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Verifica si tiene Crédito Presupuestario, de no contar generar el

Requerimiento No Programado con cargo a los bienes y servicios

programados de la UBG correspondiente; debe coordinar con la Unidad de

Planeamiento y Presupuesto el financiamiento respectivo; en caso de

generar su reprogramación incluir las especificaciones del gasto.

El comisionado/a, no debe contar con rendición de cuenta pendiente en el

SIGA, así mismo no debe tener documentos pendientes de atención por el

sistema BPM. Salvo en comisiones de servicio de emergencia, en ese caso

el Comisionado/a solicita excepción justificada y el Director de

Administración vía sistema Aprueba el Plan de Viaje.

Director/a verifica la comisión de servicios, si es conforme la aprueba, si no

es conforme devuelve al comisionado.

El/la Jefe/a de Área de Gestión verifica la comisión de servicio, de estar

conforme tramita la comisión remitiendo vía sistema a OPDI – Presupuesto

en caso requiera modificación presupuestaria, previa autorización por la

UBG. De no estar conforme devuelve al comisionado para su corrección.

OPDI- La Unidad de Planeamiento y Presupuesto, valida PCA comisión y

aprueba el Plan de Viaje por sistema y remite a la Unidad de Contabilidad.

La OAD - Unidad de Contabilidad realiza el registro de la Certificación

Presupuestal que es aprobada por OPDI-Presupuesto, luego realiza la

ejecución del gasto: Compromiso y Devengado, remite nota de devengado

al área de Tesorería.

OAD - Área de Tesorería, realiza la ejecución del gasto: Girado/pagado y

abono en cuenta del comisionado. Con el abono en cuenta bancaria el/la

comisionado/a asume el compromiso de Rendición de Cuenta

Documentada en los plazos establecidos.

Una vez aprobado el Plan de Viaje por el Jefe de Área de Gestión, se

genera automáticamente vía el sistema de servicios la papeleta de permiso,

la cual es visualizada por el jefe/a inmediato, remite vía sistema de

servicios al área de control de asistencia de la Unidad de Gestión de

Recursos Humanos para el control de la asistencia correspondiente.

El/la Jefe/a de Área de Gestión efectúa la adquisición del pasaje aéreo o

terrestre según corresponda. Asimismo adquiere el alojamiento del

comisionado de acuerdo al convenio con la cadena de hoteles que tiene la

institución en coordinación con la Unidad de Logística de la Sede Central.

Informará al comisionado/a respecto a los pasajes el itinerario y el lugar de

alojamiento. Los pasajes deben corresponder a la tarifa económica.

Ver Anexo N° 3 Diagrama de Flujo de Comisión de Servicio con Gasto

Dirección Ejecutiva

6.5. RENDICIÓN DE CUENTAS

a. Los comisionados que perciben viáticos deben presentar la respectiva rendición

de cuentas y gastos de viaje debidamente sustentada con los comprobantes de


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pago establecido por la SUNAT, en un plazo no mayor a diez (10) días hábiles

contados desde la culminación de la comisión de servicios, bajo responsabilidad.

b. Los comprobantes de pago que sustentan los gastos (boletas, facturas, ticket

electrónico), deben reunir los requisitos establecidos por la SUNAT, consignando

el nombre de SENASA, con R.U.C. Nº 20131373075 o PRODESA, con RUC N°

20414251561, a excepción de los fondos provenientes por transferencias de

recursos de diversas Entidades u Organismos, en cuyo caso se consigna los

datos del titular de dicho fondo, siempre y cuando así lo establezca el respectivo

convenio.

Los referidos documentos se presentan en original, debidamente cancelados sin

borrones ni enmendaduras, y deben consignar de manera clara y precisa el objeto

del gasto. Para el caso de alimentación debe señalar el detalle de estos. No se

considera válido, para fines de rendición, los comprobantes de pago en la que se

consigne de manera genérica “por consumo”.

Los gastos por consumo de: licores, cigarros, vestuarios y otros productos no

relacionados con el objeto del viatico; no aplican dentro del concepto de gastos de

alimentación.

c. Los comprobantes de pago deben presentarse debidamente firmados por el por el

comisionado (firmar en el reverso y consignando N° DNI). El Jefe/a inmediato o

superior inmediato, visa solo el formato de rendición.

d. Se procede a presentar Declaraciones Juradas como documentos sustentatorios

de gastos en las rendiciones de viáticos, los siguientes conceptos de la comisión.

Movilidad Local Díaria S/. 30.00

Movilidad Terrapuerto y/o Gastos de Instalación S/. 60.00

Movilidad Aeropuerto y/o Gastos de Instalación S/. 110.00

En caso de alimentación y hospedaje de Declaración Jurada, solo se justifica

cuando en los lugares donde se realizaran las actividades previstas, no exista

establecimiento que expidan comprobantes de pago.

La Declaración Jurada no podrá exceder el límite del 30% del total de los viáticos

otorgados (no incluye para este cálculo los pasajes).

e. La Rendición de Cuenta debe ser acompañada de un informe detallando las

actividades realizadas en la comisión de servicios, visada por el jefe inmediato o

superior inmediato. Esta actividad se efectúa vía el sistema informático.

Desencadenando el proceso para ejecutar tareas y oportunidades de mejora por

los colaboradores de la Entidad.

f. La omisión de datos, rendición inexacta de cuentas y/o adulteración de la

documentación sustentatoria de gastos, constituyen elementos que pueden

considerarse como falta administrativa, rige en las rendiciones de cuenta el

principio de licitud y cualquier incumplimiento será sujetos a sanción, previo

informe de la OAD, y /u Órgano de Control Institucional, según sea el caso.


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g. La OAD - control previo en la Sede Central y los Jefes/as de Área de Gestión de

la Direcciones Ejecutivas, sin perjuicio de la función de control que ejercen los

jefes/as inmediatos del comisionado, cumplen la función de control de las

rendiciones; en virtud del cual, efectúan la verificación que estime conveniente

respecto a comprobantes de pago establecidos por SUNAT.

h. Las UBGs, en concordancia con el procedimiento de gestión presupuestaria y en

la oportunidad de los informes trimestrales de seguimiento, precisaran los

resultados obtenidos por las comisiones de servicio realizadas, por parte de los

comisionados a nivel nacional, y que estén vinculadas a las acciones de la UBGs.

Estos informes se realizarán vía el sistema informático y utilizando la herramienta

BI.

i. No se otorgan nuevos viáticos a los colaboradores que tenga comisiones de

servicios pendientes de rendir, así mismo no debe tener documentos pendientes

de atención en el tiempo de la comisión, por el sistema BPM - STD. Puede

exonerarse de este requisito, en caso la comisión de servicio tenga carácter de

urgencia y autorizado por el Director de Administración. Situación que debe estar

precisada en el sistema de servicios al efectuar el Plan de Viaje.

j. La rendición de cuentas constituye una declaración de exclusiva responsabilidad

del comisionado que la formula. Dicha rendición de cuentas es revisada y puede

ser verificada, en tal virtud el reporte de documentos o información que no

corresponda, constituye falta grave, que da lugar a la aplicación de las sanciones

correspondientes de acuerdo al Reglamento Interno de Trabajo.

k. Los documentos sustentatorios, así como las devoluciones de menor gasto si

corresponde, que no se ajusten a los dispositivos legales vigentes, son devueltos

a los comisionados por la Oficina de Administración, previo informe del Área de

Control Previo (Sede Central), Jefe/a de Área de Gestión ( Direcciones

Ejecutivas), según corresponda, sin perjuicio de las responsabilidades de Ley. En

caso no cumpla en efectuar la devolución del saldo no utilizado de los viáticos en

el plazo no mayor de 24 horas ( 01 día hábil), se aplica los intereses

correspondientes de acuerdo a la tasa de interés legal efectiva que publica la

Superintendencia de Banca y Seguros y AFP (SBS).

l. Los certificados de comisión de servicio, serán otorgado, en el caso de las

Direcciones ejecutivas, por el Director Ejecutivo, en el caso de la sede central

por el Director/a de la Unidad de Gestión de Recursos Humanos. Dicho certificado

se otorgará vía sistema informático.

m. El área de Control Previo (Sede Central ) y Jefe/a de área de Gestión (

Direcciones Ejecutivas), si encuentran observaciones sobre las rendiciones,

comunican al comisionado/a, para que en un plazo que no exceda de 02 días

hábiles, proceda a su subsanación, caso contrario disponen a través de la Unidad

de Gestión de Recursos Humanos, el descuento respectivo, aplicando lo

dispuesto en el Art. 68ª de la Directiva de Tesorería aprobada con Resolución

Directoral Nª 002-2007-EF/77.15 y modificatoria.


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n. El área de Control previo, el Jefe de Área de Gestión, revisa la documentación

que forma parte de la rendición, verificando si cumplen con los requisitos

establecidos en las normas y procedimientos. De encontrarlo conforme visa y

remite vía sistema a la Unidad de Contabilidad.

o. La OAD - Unidad de Contabilidad registra y contabiliza en el SIAF y SIGA la

rendición de cuenta.

p. Ver Anexo N° 4 Diagrama de Flujo Rendición del Gasto de Comisión de Servicio (

Nivel Central – Direcciones Ejecutivas)

6.6. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

De presentarse situaciones imprevistas para la realización de comisiones de servicios,

Rendiciones de Cuenta, se procede de la siguiente manera:

a. Cambio de destino de la comisión.- El Jefe/a inmediato (Sede Central) y

Director/a Ejecutivo (Direcciones Ejecutivas); debe comunicar a la Oficina de

Administración, vía sistema del módulo de servicios, el cambio de destino de la

comisión de servicios debidamente sustentada. OAD remite el sustento de cambio

de destino a control previo, para efectos del sustento en la rendición de cuentas.

b. Cambio de comisionado/a cuando los viáticos ya fueron girados.- Se debe

devolver los recursos no utilizados y los pasajes en un plazo máximo de 24 horas

(01 día hábil); el Jefe/a inmediato (Sede Central) y Director/a Ejecutivo

(Direcciones Ejecutivas); debe comunicar a la Oficina de Administración, vía

sistema del módulo de servicios, el cambio de comisionado/a debidamente

sustentado. El nuevo comisionado/a realizará todo el procedimiento de trámite del

Plan de Viaje.

c. Comisiones en días feriados o no laborables. La programación de viajes en

comisión de servicios de los colaboradores de la sede central y de los Directores

Ejecutivos, que comprenda días feriados y no laborables, será autorizado por el

Administrador del SENASA. En el caso de las Direcciones Ejecutivas será

autorizado por el Director Ejecutivo. En todos los casos debe fundamentarse la

necesidad de la comisión durante estos días.

d. Comisiones de consultores. Puede autorizarse el otorgamiento de pasajes y

viáticos para aquellos consultores y personas especializadas y/o calificadas que

no tienen vínculo laboral con el SENASA, a requerimiento del área usuaria

debidamente sustentando el motivo de la comisión y los beneficios Institucionales,

para lo cual se requiere la autorización previa de Director de Administración, el

comisionado efectuará su Plan de viaje por el sistema de servicios y se sujeta a lo

estipulado en el presente procedimiento.

e. Cancelaciones o postergaciones. Las cancelaciones o postergaciones de

pasajes aéreos que generen sobre costos, deben ser asumidos por el


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colaborador, salvo informe escrito de justificación, documento que debe ser

aprobado por el Jefe inmediato o superior jerárquico.

f. Ampliación de planes de viaje. En caso que la comisión de servicio requiera

más tiempo de lo previsto, el comisionado puede solicitar al Jefe/a inmediato o

superior jerárquico, con la respectiva justificación, la ampliación requerida. En fase

de rendición se reiniciará el trámite de ampliación en el sistema, para el

cumplimento de las etapas de gestión presupuestaria.

g. Responsabilidad del comisionado. La Rendición de cuenta, así como la

ejecución de los gastos por conceptos de viáticos y otros gastos vinculados, es de

responsabilidad exclusiva del comisionado.

h. Interrupción del inicio de la comisión. Cuando el viaje no se realice, es

obligación del colaborador, devolver en un plazo no mayor de 24 horas (01 día

hábil) el dinero recibido de la Oficina de Administración, a través del área de

Tesorería, en el momento en que se suspenda la comisión y recabar de dicha

oficina el recibo de ingreso. En caso exceda el plazo establecido se procede a

aplicar los intereses correspondientes de acuerdo a la tasa de interés legal

efectiva que publica la Superintendencia de Banca y Seguros y administradoras

privadas de pensiones., de acuerdo al Artículo 68° del Texto actualizado de la

Directiva de Tesorería Vigente

i. El área de control Previo y Jefe/a de Área de Gestión; presenta mensualmente

a OAD un informe de las rendiciones de cuenta pendientes, conciliada con el

integrador contable de la Unidad de Contabilidad.

j. Responsabilidad del comisionado sobre pasajes Una vez emitido el pasaje

aéreo en el caso el comisionado/a no lo utilice en la fecha prevista, tratándose de

un pasaje no reprogramable, el comisionado/a asume el costo, procediéndose al

descuento respectivo conforme a su autorización expresada en el Plan de viaje.

De ser un pasaje programable el comisionado/a asume el costo de la penalidad

por reprogramación más el monto diferencial de la tarifa de ser el caso. Estos

supuestos se generan cuando la responsabilidad del no uso del pasaje, es

atribuible directamente al comisionado

k. Revisión selectiva. El área de Control previo revisará selectivamente la Comisión

de Servicio y Rendiciones de cuenta de los comisionados de las Direcciones

Ejecutivas.

l. Seguro de viajes. El SENASA, cuenta con un seguro de viaje para los

comisionados/as que realicen comisiones de servicios en el territorio nacional. El

cual solo se aplica si la comisión se realiza con las aprobaciones establecidas.


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m. De acuerdo al artículo 3° de la Ley 30171.- Atentado a la integridad de datos

informáticos.- El que deliberadamente e ilegítimamente daña. Introduce, borra,

deteriora, altera, suprime o hace inaccesibles datos informáticos, será reprimido

con pena privativa de libertad no menor de tres ni mayor de seis años y con

ochenta a ciento veinte días multa.

n. De acuerdo al Artículo 8° de la Ley 30171.- Fraude Informático.- El que deliberada

e ilegítimamente procura para sí o para otro un proyecto ilícito en perjuicio de

tercero mediante el diseño, introducción, alteración, borrado, supresión, clonación

de datos informáticos o cualquier interferencia o manipulación en el

funcionamiento de un sistema informático, será reprimido con una pena privativa

de libertad no menor de tres ni mayor de ocho años y con sesenta a ciento veinte

días multa.

La pena será privativa de libertad no menor de cinco ni mayor de diez años y de

ochenta a ciento cuarenta días multa cuando se afecte el patrimonio del Estado

destinado a fines asistenciales o programas de apoyo social.

ñ. Para el 30 de junio del presente quedara operativa las siguientes

Interoperabilidad: Gestión del Conocimiento en web, Gestión de la Calidad,

formato de la comisión de servicio con bandeja de aprobación, ampliación de la

comisión de servicio que será generada a través de la rendición de cuenta,

pantalla de seguimiento que deben realizar las asistentas de gerencia.

6.7. Comisión de Servicio con movilidad de SENASA:

Ver PRO-ULO-14 Procedimiento: Administración, Asignación, Mantenimiento y Uso

de Vehículos

6.7.1. Solicitud de Movilidad sin generar gasto:

USUARIO

El solicitante ingresa al sistema de SERVICIOS y registra la información de su

solicitud servicio de traslado (SST), lo aprueba y remite a su Jefe Inmediato para la

autorización.

JEFE INMEDIATO

Jefe inmediato evalúa la solicitud de servicio de traslado (SST), de no ser aprobado

es rechazado al usuario, caso contrario se autoriza para que el Administrador de

Vehículos disponga viabilidad del requerimiento.

ADMINISTRADOR DE VEHICULO

El Administrador de Vehículo envía la autorización al colaborador responsable de la

conducción del vehículo para ejecutar el servicio de desplazamiento según la hoja de

ruta que cubrirá el requerimiento del solicitante.

CONDUCTOR DE VEHICULO


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En este proceso en el sistema vehicular, el conductor registrará el Kilometraje,

tiempos, combustible, distancias iniciales y finales, una vez concluido el servicio, el

colaborador responsable de la conducción del vehículo debe reportar su llegada y

enviar la Hoja de Ruta al Administrador de Vehículos para el cierre del servicio.

Ver Anexo N° 7 Diagrama de Flujo Interoperabilidad Vehículos – Comisión de

Servicio sin generar Gasto ( Nivel Central – Direcciones Ejecutivas).

6.7.2. Solicitud de Movilidad genera gasto:

COMISIONADO

El solicitante ingresa al sistema de SERVICIOS y registra la información de su

solicitud servicio de traslado (SST), selecciona vehículo disponible, registra destino y

Kilometraje estimado, lo aprueba, remite vía sistema a su Jefe inmediato.

JEFE INMEDIATO

Jefe inmediato evalúa la comisión de servicio, rechaza o aprueba y remite vía

sistema a Control Previo, se genera en el sistema vehicular el registro de la solicitud

servicio de traslado (SST).

ADMINISTRADOR DE VEHICULO

El Administrador de Vehículo una vez que Control Previo o Jefe de Área de Gestión

apruebe la comisión de servicio, genera orden de traslado, remite vía sistema la

autorización al colaborador responsable de la conducción del vehículo para ejecutar

el servicio de desplazamiento según la hoja de ruta que cubrirá el requerimiento del

solicitante.

CONDUCTOR DE VEHICULO

En este proceso el conductor del vehículo realizará en el sistema vehicular, la

papeleta de combustible y en el módulo de servicio su Plan de Viaje.

Ver Anexo N° 6 Diagrama de Flujo Interoperabilidad Vehículos – Comisión de

Servicio con Gasto ( Nivel Central – Direcciones Ejecutivas).


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7. REGISTROS

• Ventana de aprobación y seguimiento de Comisión de Servicio con gasto

• Aprobar solicitud de Viáticos

• Formato Comisión de Servicio con Gasto (Nivel Central – Direcciones Ejecutivas)

• Formato de Rendición Comisión de Servicio con Gasto (Nivel Central – Direcciones

Ejecutivas)

• Formato Certificado de Comisión de Servicio

• Formato de Informe Técnico para Comisión de Servicio con Gasto (Nivel Central –

Direcciones Ejecutivas)

8. ANEXOS

1. Diagrama de Bloque de Comisión de Servicio Nivel Central

2. Diagrama de Flujo Comisión de Servicio con Gasto Nivel Central

3. Diagrama de Flujo Comisión de Servicio con Gasto Dirección Ejecutiva

4. Diagrama de Flujo Rendición del Gasto de Comisión de Servicio ( Nivel Central –

Direcciones Ejecutivas)

5. Diagrama de Flujo Interoperabilidad UGRH – Comisión de Servicio con Gasto ( Nivel

Central –Direcciones Ejecutivas)

6. Diagrama de Flujo Interoperabilidad Vehículos – Comisión de Servicio con Gasto (Nivel

Central – Direcciones Ejecutivas).

7. Diagrama de Flujo Interoperabilidad Vehículos – Comisión de Servicio sin generar Gasto

(Nivel Central – Direcciones Ejecutivas).

8. Diagrama de Flujo Interoperabilidad Gestión del Conocimiento – Comisión de Servicio con

Gasto (Nivel Central – Direcciones Ejecutivas).

9. Diagrama de Flujo Interoperabilidad Gestión de la Calidad – Comisión de Servicio con

Gasto (Nivel Central – Direcciones Ejecutivas).


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ANEXO 1 : Diagrama de Bloque de Comisión de Servicio Nivel Central

Elaboración Plan de Viaje

INICIO

Tiene Crédito Presupuestario?

Envía Plan de Viaje

Tramitar RQNP

Validación por Jefe Inmediato

Es conforme?

Validación por Director

Es conforme

Aprueba inicio de Ejecución de Gasto

OADEs conforme

Valida PCA OPDI-Presupuesto

Es conforme

Validación por Control Previo

Es conforme

Ejecución: Compromiso,

Devengado, Girado/Pagado

Proceso Logístico de Adquiere pasajes

Abono en cuenta Fin

Si

No

Si

Si

Si

Si

Si

No

No

No

No

No


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ANEXO 2: Diagrama de Flujo Comisión de Servicio con gasto Nivel Central


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ANEXO 3: Diagrama de Flujo de Comisión de Servicio con gasto Dirección Ejecutiva


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ANEXO 4: Diagrama de flujo Rendición del gasto de Comisión de Servicio

(Nivel central, Direcciones ejecutivas)


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ANEXO 5: Diagrama de flujo Interoperabilidad UGRH – Comisión de servicio con Gasto

(Nivel central - Direcciones ejecutivas)


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ANEXO 6: Diagrama de flujo Interoperabilidad Vehículos – Comisión de servicio con Gasto

(Nivel central - Direcciones ejecutivas)


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ANEXO 7: Diagrama de flujo Interoperabilidad Vehículos – Comisión de servicio sin generar

Gasto (Nivel central - Direcciones ejecutivas)


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ANEXO 8: Diagrama de flujo Interoperabilidad Gestión del conocimiento – Comisión de

servicio con Gasto (Nivel central - Direcciones ejecutivas)


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ANEXO 9: Diagrama de flujo Interoperabilidad: Gestión de la Calidad – Comisión de servicio

con Gasto (Nivel central - Direcciones ejecutivas)


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REGISTROS

Ventanas de aprobación y seguimiento de comisión de servicio con gasto

Módulo Control Previo: Para aprobar solicitud de viáticos


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Formato de Comisión de servicio con gasto (Nivel central – Direcciones ejecutivas)


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Formato de Rendición de Comisión de servicio con gasto (Nivel central – Direcciones

Ejecutivas)


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FORMATO CERTIFICADO DE COMISION DE SERVICIO

CERTIFICADO DE COMISION DE SERVICIO

1. APELLIDOS Y NOMBRES DEL COMISIONADO

………………………………………………………………………………………..

2. Dirección General / Unidad / Área a la que pertenece

………………………………………………………………………………………..

3. Cargo Actual

………………………………………………………………………………………..

4. Objetivo de la Comisión de Servicio

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………..

5. Presentación a la Sede o Lugar de la Comisión de Servicio

Hora Fecha

6. Término de la Comisión de Servicio

Hora Fecha

Fecha:

……………………………………………………………..

Firma y Sello


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Formato de Informe técnico para Comisión de servicio con gasto (Nivel central –

Direcciones ejecutivas)

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