EFECTIVO EN CAJA Y BANCOSLos principales aspectos del control interno son relativos al manejo de los efectivos, cuyo cumplimiento debe vigilarse, son:*Separacin de labores: Deben ser personas diferentes las que manejan efectivos, expiden cheque, operan auxiliares y registros, y efecten conciliaciones.*Fianzas: El personal que maneja los fondos y cuentas bancarias debe estar afianzado para garantizar su manejo.*Fondos Fijos: Deben establecerse para canalizar a travs de ellos los movimientos menores.*Firmas Mancomunadas: En el caso de las cuentas bancarias los cheques deben de expedirse con dos firmas (y siempre nominativos).*Firmas Autorizadas: Las firmas autorizadas para expedir cheques deben ser designadas por el Consejo de Administracin o la Direccin.*Lmites de pago: Deben de existir lmite en las firmas autorizadas para hacer pagos.*Depsitos diarios: Las cobranzas y otros ingresos deben depositarse al da siguiente.*Arqueos peridicos y conciliaciones regulares: Los fondos fijos deben reconectarse peridicamente cuidando aspectos legales e internos en los comprobantes; las cuentas bancarias deben conciliarse regularmente y las partidas de conciliacin aclarase plenamente. Estos trabajos deben hacerse, obviamente, por personas diferentes de quienes manejan los fondos.INVERSIONES EN VALOR*Semejantes a los mencionados en cajas y bancos respecto de la custodia: Separacin de labores, fianzas y arqueos peridicos.*Deben existir un procedimiento que garantice el cobro oportuno de los rendimientos.*En el caso de valores amortizados debe existir un procedimiento de canje inmediato para evitar la improductividad.*La compra y venta de valores debe hacerse con la autorizacin del personal designado para ello. Esta designacin debe hacerla el Consejo de Administracin o la Direccin.*Debe existir auxiliares adecuados que permitan identificar claramente los valores (institucin emisora, clase, serie, valor nominal, cantidad, etc.).DOCUMENTOS Y CUENTAS POR COBRAR*Separacin de labores de las personas que afectan los auxiliares, de quienes reciben cobros y/o realizan ventas.*Establecimiento de lmites de crdito y designacin de funcionarios autorizados para otorgarlos.*Tambin para el otorgamiento de bonificaciones y descuentos.*Autorizacin especial para la cancelacin de cuentas incobrables.*Conexin peridica de los auxiliares contra los de mayor.*Envos regulares de estados de cuenta y solicitudes de confirmaciones de adeudo.*Formulacin de relaciones de los adeudos por antigedad y estudios peridicos de la recuperabilidad de saldos vencidos.*Investigacin peridica de saldos en rojos.*Arqueos peridicos de facturas, contrarecibos y documentos pendientes de cobro.INVENTARIOS*Debe existir adecuada separacin de labores (almacenistas, jefes de compra, de produccin, de ventas, registros en contabilidad, etc.).*Debe existir un almacenista responsable de los movimientos y las existencias de productos.*Debe existir un sistema de inventarios perpetuos.*Deben efectuarse inventarios fsicos por lo menos una vez al ao con investigaciones exhaustivas de las diferencias que resulten.*Debe hacerse comparacin peridica de auxiliares contra mayor, y contra existencias fsicas.*Tarjetas con saldos rojos deben investigarse peridicamente.*Debe haber un procedimiento de verificacin de facturas, antes de su pago o registro, contra entradas de almacn.*Revisin peridica y determinacin de material defectuoso u obsoleto. Castigo oportuno y ventas inmediatas de ese material.*Deben existir seguros adecuados para cubrir riesgos en los inventarios (por incendios, humedad, etc.).ACTIVOS FIJOS*Las altas (compras) y bajas (ventas, desmantelamientos) deben estar debidamente autorizadas. Y esta autorizacin debe otorgarla una personal designado por el Consejo de Administracin o Direccin.*Deben existir auxiliares adecuados que permitan la identificacin inmediata de cada bien (costo original, echa de adquisicin, depreciacin acumulada, lugar designado, etc.).*Debe existir una poltica definida de capitalizacin que seale claramente cuando una erogacin debe considerarse incremento al activo o cuando debe considerarse un gasto.*En el caso de obras en proceso debe vigilarse su avance e incorporarlas oportunamente al activo fijo, al concurrente.*Deben comparase peridicamente los auxiliares contra los bienes que se poseen fsicamente y viceversa.*Debe verificarse regularmente que la suma de los auxiliares contra los bienes integre el saldo de la cuenta de mayor relativa.*Deben existir plizas de seguros que protejan el activo fijo contra diversos riesgos (incendio, robo, etc.).CARGOS DIFERIDOS*Debe existir una poltica definida tanto por la acumulacin de partidas en este rengln como para la amortizacin de las mismas.*Debe existir tarjetas auxiliares que muestren claramente concepto, fecha de pago, importe y periodo de amortizacin.*Deben examinarse peridicamente los conceptos que integren los cargos diferidos para verificar si conservan su vigencia y si subiste el beneficio a los ejercicios futuros.CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR (A CORTO PLAZO)*Registro oportuno y exacto. Debe existir un control estricto sobre las operaciones generadoras de pasivos: compras, obtencin de prstamos, rgimen fiscal, etc. Los pasivos registrados deben soportarse claramente con el bien o el servicio recibido. *Deben someterse a revisin y autorizacin adecuada, previamente al registro.*Deben revisarse peridicamente la antigedad y programacin adecuada de los pagos.*Debe existir autorizacin especial previa al pago.GASTOS ACUMULADOS POR PAGAR*Deben vigilarse los mimos aspectos de las cuentas y documentos por pagar.CREDITOS DIFERIDOS*Deben existir auxiliares que muestren claramente el importe original y el periodo probable de su aplicacin a resultados.*Deben revisarse peridicamente para determinar su subsiste la condicin que los hace diferibles.CONTINGENCIAS*Los aspectos el control interno relacionados con las contingencias pueden reducirse a un solo aspecto: Que exista comunicacin oportuna y efectiva a contabilidad de todos los actos y decisiones de la Direccin para el registro oportuno y adecuado de aquellos que provoquen operaciones contingentes.CAPITAL CONTABLE*Todos los movimientos que afecten el capital contable deben hacerse del conocimiento previo de la Asamblea de Accionistas y ser aprobados por esta.VENTAS NETAS*Los mismos de las cuentas de activo relativas: Almacn y cuentas por cobrar.*La facturacin y el registro deben ser lo ms inmediato posible a las salidas de almacn por el concepto de ventas.*Persona independiente a la facturacin debe revisar esta: Unidades contra remisiones, valores contra precios de listas, operaciones aritmticas, etc.*Debe existir autorizacin especial para aceptar devoluciones y conceder descuentos y rebajas. Esta persona debe ser designada por la Direccin.COSTO DE VENTAS*Las mismas anotadas para la cuenta de activo relativo almacenes*Debe existir informacin peridica del volumen y costo de produccin y ventas.*Deben existir programas de produccin y presupuestos de costos y gastos.*En relacin con las variaciones entre los costos presupuestados y los reales deben proporcionarse explicaciones y exigirse responsabilidades.GASTOS*Deben existir presupuestos de gastos e informes de las variaciones resultantes en relacin con los gastos reales, exigindose explicaciones y responsabilidades a las personas que proceda.*Deben estar autorizados, invariablemente.*Los documentos comprobatorios del gasto deben cancelarse previamente a su pago.*Su clasificacin debe ser vigilada al registrase en libros.