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Control de inventario e implementación de cinco

eses en el almacén de Castillo Protección y

Seguridad.

Gabriela Arroyo García

Ingeniería Industrial

Especialidad: manufactura

Asesor:

Edna Fabiola Martínez Díaz.

Villa de Álvarez, Col., a 10 de Junio de 2016

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Contenido

Índice de ilustraciones ............................................................................................................................ 3

Índice de tablas ......................................................................................................................................... 3

Introducción ............................................................................................................................................... 4

Capítulo 1.- Antecedentes ...................................................................................................................... 5

Antecedentes de la empresa ............................................................................................................. 5

1.1.2.- Marco de referencia ................................................................................................................. 6

1.2.- Justificación del proyecto ......................................................................................................... 7

1.2.1.-Objetivo general ........................................................................................................................ 8

1.2.2.-Objetivos específicos ............................................................................................................... 8

1.3.-Alcances y limitaciones .............................................................................................................. 8

1.3.1. Problemática a resolver ........................................................................................................... 8

Capítulo 2.- Descripción general de la empresa ............................................................................ 10

2.1 Características generales de la empresa .............................................................................. 10

2.1.1 Tipos de servicios que presentan ........................................................................................ 11

2.1.2 Estructura Organizacional ..................................................................................................... 14

Capítulo 3 Marco Teórico ..................................................................................................................... 15

3.1 Marco teórico ................................................................................................................................ 15

Tipos de inventario ............................................................................................................................ 16

Clasificación de inventarios según su forma.............................................................................. 16

Capítulo 4 Descripción de las actividades realizadas .................................................................. 17

4.1 Descripción de las actividades realizadas ................................................................................. 17

1) Diagnóstico del almacén .......................................................................................................... 17

2) Identificación de material en desorden, sin control y sin etiquetar .............................. 18

3) Aplicación de la metodología cinco eses ............................................................................ 19

4) Conteo y captura de material en programa Microsip ........................................................ 22

5) Elaboración de los nuevos procedimientos de control en el almacén ........................ 24

6) Diseño de formatos para el control de inventarios ........................................................... 30

7) Aplicación de los procedimientos y uso de nuevos formatos ....................................... 33

8) Revisión y seguimiento............................................................................................................. 33

Capítulo 5 resultados ............................................................................................................................ 34

5.1 Resultados obtenidos .................................................................................................................... 34

5.2 Conclusiones y Recomendaciones ............................................................................................. 34

3

5.3 Competencias aplicadas ............................................................................................................... 34

Referencias bibliográficas ....................................................................................................................... 35

Índice de ilustraciones

Ilustración 1 ubicación de la empresa .............................................................................. 6

Ilustración 2 valores de la empresa Castillo Protección y Seguridad ............................. 11

Ilustración 3 Servicios que ofrece la empresa ............................................................... 11

Ilustración 4 Organigrama de la empresa Castillo Protección y Seguridad ................... 14

Ilustración 5 Descripción de las actividades realizadas ................................................. 17

Ilustración 6 Almacén antes de la aplicación de las cinco eses ..................................... 18

Ilustración 7 Parte por fuera del almacén ...................................................................... 18

Ilustración 8 Diagrama de la clasificación de materiales................................................ 19

Ilustración 9 Diagrama de actividades de ordenar materiales ....................................... 20

Ilustración 10 Almacén modificado actualmente ............................................................ 21

Ilustración 11 Programa microsip .................................................................................. 22

Ilustración 12 Barra de programa microsip .................................................................... 23

Ilustración 13 Reporte de Microsip ................................................................................ 24

Ilustración 14 Diagrama del proceso de recepción de materiales .................................. 26

Ilustración 15 Diagrama del proceso de levantamiento físico de inventario................... 28

Ilustración 16 formato de control de insumos ................................................................ 32

Índice de tablas

Tabla 1 Clasificación de las cinco eses ......................................................................... 15

Tabla 2 Procedimiento de recepción de materiales ....................................................... 27

Tabla 3 Procedimiento de levantamiento físico de inventario ........................................ 29

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Introducción

La buena administración de inventarios es crucial en toda empresa que pretenda ser

rentable, ya que el no tener control del manejo de los materiales y de las herramientas

se puede reflejar en altos costos. Entradas y salidas sin registro, material y

herramientas sin orden, sin un lugar fijo y sin etiqueta generan desorden, además de

pérdida de tiempo al buscar materiales y generan desperdicios. La falta de algún

artículo puede detener las ventas o servicios que la empresa ofrezca o dejar

insatisfechos a los clientes. Todo esto se traduce en pérdidas económicas y ni siquiera

se cuantifica el impacto de dicha pérdida.

De esta manera al tener un buen control de los inventarios tanto los trabajadores como

el dueño saldrán beneficiados en todos los aspectos, especialmente obteniendo

mayores ingresos.

Por este motivo es deseable implementar un sistema de control de inventarios para

reducir la pérdida de recursos tanto económicos como humanos consiguiendo con

esto obtener un mejor funcionamiento dentro de la organización.

La información que se presenta en este proyecto de experiencia profesional trata

acerca del caso de la empresa Castillo Seguridad y Protección en la cual se aplicaron

los conocimientos adquiridos a lo largo de la carrera de ingeniería industrial en el área

del manejo y control de inventarios en almacenes, para resolver la problemática que se

estaba presentando la cual se detallará en este informe.

El primer capítulo hace mención acerca de la justificación del proyecto, los datos sobre

la empresa, los alcances y las limitaciones que se tuvieron al realizar este proyecto, así

como los objetivos planteados y la problemática que se detectó en la empresa.

En el segundo capítulo se menciona la descripción general de la empresa, su

estructura organizacional, la ubicación de la empresa así como los tipos de productos

que manejan.

En el tercer capítulo se abordan el marco teórico con los conceptos y las metodologías

aplicadas para este proyecto acerca del manejo y control de los inventarios.

El capítulo cuatro describe cada una de las actividades que se realizaron propias del

proyecto así como algunas otras actividades extras que se desarrollaron.

Por último en el capítulo cinco se describen los resultados obtenidos al final de este

proyecto.

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Capítulo 1.- Antecedentes

Antecedentes de la empresa

Castillo Protección y Seguridad, es una empresa 100% mexicana que nace en Ciudad

Guzmán Jalisco, México en el año de 1980 fundada por el actual director general Sr.

Hilario Castillo Bautista.

La idea inicial era la herrería, con el paso del tiempo y la exigencia de los clientes se vio

en la necesidad de extender los servicios al ramo de la construcción y la industria en

general.

Para 1983 la empresa se expande abriendo tres sucursales en Autlán Jalisco, Tepic

Nayarit y Colima Col.

En 1985 se decide cerrar las tres sucursales y solo quedarse con la matriz.

Para 1998 se abre una nueva sucursal nuevamente en el estado de Colima en la ciudad

de Villa de Álvarez.

Hoy en día CASTILLO PROTECCION Y SEGURIDAD cuenta con una amplia gama de

servicios, ofreciendo una solución integral de protección y seguridad en el sector

residencial, comercial e industrial.

Esta empresa tiene como un compromiso ofrecer la más alta calidad de sus servicios,

productos así como en los procesos de elaboración e instalación de estos, para ello

cuentan con el personal mejor capacitado dentro de su giro.

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1.1.2.- Marco de referencia

Castillo Protección y Seguridad

Actualmente cuenta con tres sucursales.

En la ilustración 1 se muestra la ubicación de la sucursal de cortinas de acero.

Ilustración 1 ubicación de la empresa

Direcciones de las diferentes sucursales.

Plutarco Elías Calles 550, Col. San Isidro, Villa de Álvarez, Colima.

Av. Real Bugambilias #281 Villa de Álvarez, Colima.

Galeana #76 centro, Ciudad Guzmán, Jal.

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1.2.- Justificación del proyecto

Conforme la empresa Castillo Protección y Seguridad comenzó a crecer y ampliar sus

servicios, se incrementó la cantidad y variedad de materiales y herramientas así como

del personal necesario para llevar a cabo las labores diarias.

Este incremento sumado a los procedimientos poco eficientes en el área del almacén

se reflejaban en el poco control de su inventario y en el desconocimiento del estado

financiero. Al término de fin de mes solo se reportaba un costo estimado y los flujos

financieros también se reportaban como un estimado. Además, el personal de ventas

de Castillo Protección y Seguridad desconocía la existencia del producto y en

ocasiones vendía producto que no había en existencia y esto generaba una

problemática porque hasta después se hacía la orden de pedido y lo que provocaba

tiempos de entrega más largos y pérdidas de clientes.

Para dar respuesta a dicha problemática, se determinó la necesidad de implementar un

sistema de control de inventario resaltando en este mismo las actividades y

procedimientos que deben ser realizadas para implementarlo en todo el grupo. Por ello

se recurrió al Instituto Tecnológico de Colima para que a través de los proyectos de

residencia profesional un estudiante de la carrera de ingeniería industrial contribuyera al

fortalecimiento en dicha área de la empresa.

Es por ello que en este proyecto se documentarán todas las actividades realizadas para

llevar a cabo el control y el manejo de los inventarios en la empresa Castillo Protección

y Seguridad.

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1.2.1.-Objetivo general

Implementar un sistema de control de inventario y la metodología de las cinco eses en

el almacén de la empresa Castillo Protección y Seguridad y con esto lograr que se

realice esta actividad de una manera más eficiente y segura.

1.2.2.-Objetivos específicos

Desarrollar e implementar un sistema de control de entradas y salidas de

material en cada almacén de las diferentes sucursales de CASTILLO

PROTECCION Y SEGURIDAD.

Actualizar clave y precios de material.

Determinar procedimientos para el manejo y control del inventario

Diseñar formato para control de insumos.

Diseñar formato de acta administrativa de cierre de levantamiento físico de

inventario.

1.3.-Alcances y limitaciones

1.3.1. Problemática a resolver

Se realizó una visita al almacén de la empresa mencionada anteriormente y con apoyo

del gerente general se analizó la situación actual, de esta manera se detectaron los

siguientes problemas:

I. Control de entradas y salidas no reportado.

II. Material total existente no reportado.

III. Material mal ubicado en anaquel.

IV. Material sin etiqueta y sin clave.

V. Perdida de material y herramienta para uso interno de la empresa.

A continuación se da a conocer cada una de las problemáticas.

1.- Control de entradas y salidas de material: en la actualidad no se cuenta con una

revisión y control de material, se pide el material y se entrega a la empresa pero este no

es registrado de manera adecuada.

2.- Material total existente no presentado: el material encontrado en los almacenes no

se presenta un total por escrito solo verbal.

3.-Material mal ubicado: el material que se encuentra en el almacén no se encuentra

ordenado de manera adecuada no coincide con el anaquel correspondiente.

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4.-Material sin etiqueta y sin clave: en el almacén se encuentra material que no tiene

clave para ser identificado y poder ser acomodado en los anaqueles correspondientes

5.-Pérdida de material y herramienta: como el material se presta a los trabajadores para

uso de obra no se firma ningún formato, el personal no se hace responsable, se

descuida el material y se reporta extraviado.

Una de las limitaciones en este proyecto es el tiempo determinado para ello ya que la

empresa cuenta con cuatro sucursales y solo se realizarán actividades en tres

almacenes que se encuentran ubicados en Villa de Álvarez Colima y uno en Ciudad

Guzmán.

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Capítulo 2.- Descripción general de la empresa

2.1 Características generales de la empresa

Castillo Protección y Seguridad cuenta con una amplia gama de servicios, ofreciendo

una solución integral de protección y seguridad en el sector residencial, comercial e

industrial.

Es para la empresa un compromiso ofrecer la más alta calidad de sus servicios,

productos así como en los procesos de elaboración e instalación de estos, para ello se

cuenta con el personal mejor capacitado dentro de su giro industrial.

Objetivo de la empresa:

Lograr un equipo de trabajo basado en la mejora continua, en lealtad y en la

espiritualidad, con integrantes responsables, eficientes y eficaces, capacitados de

mente positiva y con valores para lograr un ambiente de trabajo agradable.

Misión

Resolver la seguridad con estética y comodidad de los inmuebles de las personas y

organizaciones de la región, con productos y servicios de calidad.

Visión

Ser la mejor y más reconocida empresa a nivel regional, con finanzas sanas, con

colaboradores certificados, bien remunerados y comprometidos con la empresa y la

satisfacción de nuestros clientes.

Valores

En la ilustración se muestran los valores de la empresa junto con el principio de cada

uno.

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Ilustración 2 valores de la empresa Castillo Protección y Seguridad

2.1.1 Tipos de servicios que presentan

En la ilustración siguiente se muestran los tipos de servicios que ofrece la empresa.

Ilustración 3 Servicios que ofrece la empresa

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Cortinas de acero:

- cortinas de impulso actualmente se cuenta con nueve modelos distintos

- cinco tipos diferentes de lámina

- servicio de mantenimiento preventivo y correctivo

Cercas malla ciclón:

- Cercas tradicionales y especiales, con tubo de cedula.

- Seis diferentes diseños y alturas.

- Portones y puertas abatibles, plegadizas y corredizos de malla ciclón.

- cinta de privacidad, diferentes colores y diseños

- malla con concertina, diferentes diseños y medidas

Reja europea

- Reja europea tradicional en marca de acero

- Reja móvil y tubular

Automatización de accesos

- Residencial y comercial

Andamios

- Andamios de 1.5 2 mts de altura.

- Andamios de 2 mts con escalerilla.

- Base metálica barandales, ruedas con freno.

- Bases fijas con extensión, y tipo araña.

Sistemas de seguridad

- Cámaras para exterior e interior, diferentes diseños, características y

funcionalidad.

- DVD de 4, 6,8 y 16 canales.

- Automonitoreo por internet.

- Video portero.

Cercas electrificadas

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- Cercas de 3, 5 y hasta 7 hilos. - 9 diseños diferentes. - Energizadores tipo alarma, con sensores y operados con llave o control.

Puntas punzo cortantes

- Seis modelos distintos de punta marca pikoacero. - Cuatro modelos distintos de marca comercial.

Venta de material

-alarmas, cámaras, cercas electrificadas, automatización de accesos, cercas de malla ciclón, reja europea y cortinas de acero.

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2.1.2 Estructura Organizacional

En la ilustración 4 se muestra la estructura organizacional de la empresa ya que se ajusta a la variación de su demanda por lo que en ciertos meses varía su personal.

Ilustración 4 Organigrama de la empresa Castillo Protección y Seguridad

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Capítulo 3 Marco Teórico

3.1 Marco teórico

Metodología de las cinco eses

Surgió a partir de la orientación ligada hacia la calidad total que se originó en Japón por

Deming en los años 60-70.

Es una metodología desarrollada en los 70´s por empresas japonesas para conseguir

un enfoque sistémico mejoras duraderas en el nivel de organización, orden y limpieza.

Está basada en el kaizen, cuya traducción del japonés significa cambie (kai) para llegar

a ser bueno (zen) es decir mejora continua.

A partir de los 90´s prolifero si aplicación en los países de todos los continentes,

incluyendo México. El concepto de origen japonés de las 5 S’ se refiere a la creación

de áreas de trabajo más limpias, seguras y visualmente más organizadas.

Las 5’S son bloques sobre los cuales se puede instalar la producción en flujo, el control

visual y en muchos casos, apoyar al Justo a Tiempo.

Para entender mejor el significado de las 5 s´ se muestra en la tabla 1 cada una de ellas

desglosada.

Tabla 1 Clasificación de las cinco eses

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Inventarios

Los inventarios son acumulaciones de materias primas, provisiones, componentes,

trabajo en proceso y productos terminados que aparecen en numerosos puntos a lo

largo del canal de producción y de logística de una empresa: almacenes, patios, pisos

de las tiendas, equipo de transporte y en los estantes de las tiendas de menudeo, entre

otros.

Al respecto, refieren además que tener estos inventarios disponibles puede costar, al

año, entre 20% y 40% de su valor. Por lo tanto, administrar cuidadosamente los niveles

de inventario tiene un buen sentido económico

Tipos de inventario

A fin de cumplir las funciones del inventario las empresas mantienen cuatro tipos de

inventario:

Inventario de materia prima, inventario de trabajo en proceso, inventario para

mantenimiento reparación y operaciones, e inventario de producto terminado.

Los administradores establecen sistemas para el manejo de inventarios existen

métodos como el análisis ABC, exactitud de los registros conteo cíclico.

Los inventarios de una compañía están constituidos por sus materias primas, sus

productos en proceso, los suministros que utiliza en sus operaciones y los productos

terminados. Un inventario puede ser algo tan elemental como una botella de limpiador

de vidrios empleada como parte del programa de mantenimiento de un edificio, o algo

más complejo, como una combinación de materias primas y subensambles que forman

parte de un proceso de manufactura.

Clasificación de inventarios según su forma

Inventario de Materias Primas: Lo conforman todos los materiales con los que se

elaboran los productos, pero que todavía no han recibido procesamiento.

Inventario de Productos en Proceso de Fabricación: Lo integran todos aquellos bienes

adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en

proceso de manufactura. Su cuantificación se hace por la cantidad de materiales, mano

de obra y gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre.

Inventario de Productos Terminados: Son todos aquellos bienes adquiridos por las

empresas manufactureras o industriales, los cuales son transformados para ser

vendidos como productos elaborados.

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Capítulo 4 Descripción de las actividades realizadas

4.1 Descripción de las actividades realizadas

Para desarrollar este proyecto de residencia se desarrollaron los siguientes pasos:

Ilustración 5 Descripción de las actividades realizadas

A continuación se describe cada paso:

1) Diagnóstico del almacén

Para realizar el diagnóstico del almacén se consiguió información del encargado del almacén tanto como del gerente general pasando así a la fuente secundaria, que es analizar esta información, fue necesario la observación directa, tener contacto con el almacén para tener respuestas de la situación actual y con esta información ir haciendo anotaciones del por qué no se tienen los resultados que la empresa quiere y estas anotaciones nos llevan al paso 2.

Diagnóstico del almacén

Identificación de material en desorden,

sin control y sin etiqueta

Aplicación de la metodología cinco eses

Conteo y captura de material en programa

Microsip

Elaboración de los nuevos procedimientos

de control en el almacén

Diseño de formatos para el control de

inventarios

Aplicación de los procedimientos y uso de nuevos formatos

Revisión y seguimiento

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2) Identificación de material en desorden, sin control y sin etiquetar

En este paso se identificó ciertas anomalías en el almacén, todos los artículos y materiales estaban en desorden no se encontraban etiquetados y esto los llevaba a no tener un control exacto en las ilustraciones 5 y 6 se muestra como estaba el almacén anteriormente.

Ilustración 6 Almacén antes de la aplicación de las cinco eses

Ilustración 7 Parte por fuera del almacén

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Al observar estas imágenes nos pudimos dar cuenta que es necesario la aplicación de cinco eses y este nos lleva a la realización del paso 3.

3) Aplicación de la metodología cinco eses

Para resolver esta problemática fue necesario la aplicación de cinco eses ya que son el modelo de productividad industrial creado en Japón, aplicamos esta metodología cuando mantenemos identificados los elementos.

Esta estrategia es un concepto sencillo que a menudo no se le da la suficiente importancia sin embargo una empresa limpia y segura nos permite orientar a la empresa a realizar sus metas.

1. Clasificar: en la siguiente ilustración se muestra un diagrama de las actividades y preguntas que se realizaron para hacer la clasificación de los artículos y materiales.

Ilustración 8 Diagrama de la clasificación de materiales

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Se realizaron dos listas de los materiales, una de los que no sirven y no tienen ni una funcionalidad y estas listas se entregaron a gerencia ya que así fueron las indicaciones del jefe inmediato por parte de la empresa para que se hicieran ciertos procedimientos con esos artículos que ya no funcionaba o material que ya no era útil.

2. Ordenar: Una vez teniendo clasificados todos los materiales y herramientas se necesita saber en qué espacio irán colocados en la ilustración 9 se muestran las actividades realizadas para este paso.

Ilustración 9 Diagrama de actividades de ordenar materiales

Primero se identificó que artículo era si tiene dimensiones grandes se deja en un espacio que este cerca de la puerta para que sean manejados con mayor facilidad y los artículos pequeños son colocados en el fondo ya estos se mueven con mayor facilidad entre los pasillos y existe menos riesgo de accidentes, posteriormente de ser identificados se verifica que todos los que están siendo ordenados en su respectivo lugar estén etiquetados y cada anaquel este con su código y línea de artículo una vez creando este paso se está en condiciones de realizar la estandarización.

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3. Limpieza: La limpieza permanente nos ayuda a obtener un estándar, ya sea realizando programas de limpieza por el personal que se encuentra en cada almacén, en este caso se elaboraron programas de limpieza con equipos de dos personas, este programa se hizo cada semana para que la rotación fuera equitativa.

4. Estandarización: va muy ligado con el orden y la limpieza se trata del funcionamiento de todas las reglas definidas en las etapas anteriores, rectificando todo lo que se ha realizado y aprobado anteriormente. Realizando los pasos anteriores el almacén quedó como se muestra en la ilustración 10.

Ilustración 10 Almacén modificado actualmente

5. Autodisciplina y hábito: Se determinaron procedimientos para se conserve el

orden y la limpieza en el almacén.

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4) Conteo y captura de material en programa Microsip

Una vez clasificado y ordenado el material se realizó el conteo con mayor facilidad. Para para llevar a cabo este paso fue necesario utilizar el programa microsip, para lo cual fue necesario recibir capacitación de dos días para el uso del mismo y posteriormente se realizar la captura y registrar todos los materiales existentes, el encargado de almacén tiene acceso a este mismo programa y así estará enterado de las entradas y salidas del almacén.

En la ilustración 11 se muestra el programa que fue utilizado:

Ilustración 11 Programa microsip

El programa mencionado anteriormente tiene varias opciones en la ventana como son ventas, cuentas por cobrar, inventarios, la captura de datos se necesita ir a la casilla de inventarios en la barra de microsip como se muestra en la ilustración 12.

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Ilustración 12 Barra de programa microsip

En este apartado se desprende una ventana donde se va capturando cada tipo de material y si no está registrado aparecen otras ventanas donde había que ingresar el proveedor precio si está clasificado en piezas, cajas o peso.

La ilustración 13 muestra el formato que arroja el programa microsip, en la cual se visualiza qué valor tiene el inventario, qué línea de artículos y cuántos hay de cada una de las líneas de material y de esta manera quedó terminado el conteo de inventario y la captura de datos.

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Ilustración 13 Reporte de Microsip

5) Elaboración de los nuevos procedimientos de control en el almacén

Se determinaron tres procedimientos para un mejor control y manejo del almacén:

a) Proceso de recepción de materiales b) Proceso de levantamiento físico de inventario c) Proceso de compras

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A continuación se detallarán los procedimientos de recepción de materiales y de levantamiento físico de inventario.

a) Proceso de recepción de materiales

Propósito: Determinar las actividades que deberá realizar el encargado del almacén para recibir los pedidos, revisarlos y dar ingreso del material al sistema.

En la ilustración 14 se muestra el diagrama de flujo para hacer la recepción de materiales.

26

Ilustración 14 Diagrama del proceso de recepción de materiales

27

La tabla 2 muestra a detalle cada paso del procedimiento de la recepción de materiales.

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD

1 Encargado de compras

Entregará las facturas donde se encuentra todo sobre el material que se ordenó.

2 Encargado de almacén

Deberá estar llamando al proveedor para ver en donde viene y cuándo es que llegara el material según la fecha acordada.

3 Encargado de almacén

Al llegar el material deberá comprobar que está completa la mercancía que se ordenó.

4 Encargado de almacén

Deberá avisar a la encargada de compras que se recibió el material completo y posteriormente ingresar al sistema

5 Encargada de compras

Archivará las facturas ya realizadas

6 Encargada de compras

En caso de que el material llegue incompleto o no sea el que se ordenó, llamará al proveedor para realizar el trámite de devolución de compra.

Tabla 2 Procedimiento de recepción de materiales

________________________ ____________________________

Elaborado por Gabriela Arroyo Autorizado por Eduardo Castillo Barriga

28

b) Procedimiento para la toma física de inventario

Propósito: El almacén debe de estar actualizado día con día por esta razón se deberá

estar revisando el inventario con el propósito de no se encuentren anomalías y los

resultados presentados cada mes sean correctos.

En la ilustración 15 se muestra el diagrama del procedimiento para la toma física de

inventario.

Ilustración 15 Diagrama del proceso de levantamiento físico de inventario

29

En la tabla 3 se muestra con más detalle las actividades de la toma de inventario físico.

PASOS RESPONSABLE ACTIVIDAD

1

Encargado de almacén

Tendrá la obligación de efectuar por lo menos una vez al mes, pruebas selectivas a las existencias físicas de artículos en el almacén, con el fin de que detecte y corrija las desviaciones de sus resultados.

2

Encargado de la toma de inventario

Será el responsable de coordinar la toma de los inventarios físicos.

3

Encargado de la toma de inventario

Deberá comunicar con anticipación la fecha programada para realizar la toma de inventario, a gerencia y encargado de almacén para su participación.

4

Encargado de almacén

Deberá tener correctamente acomodados y clasificados los artículos a inventariar y señalizar aquellos artículos que no estén etiquetados así como cada anaquel.

5

Encargado de almacén

Es responsabilidad del encargado de almacén preparar la información que se utilizará para la toma física del inventario por lo menos un día antes.

Tabla 3 Procedimiento de levantamiento físico de inventario

________________________ ____________________________

Elaborado por Gabriela Arroyo Autorizado por Eduardo Castillo Barriga

30

6) Diseño de formatos para el control de inventarios

Para llevar el control de inventarios se diseñaron dos formatos:

a) Formato de acta administrativa de cierre de levantamiento físico de

inventario.

El formato para el reporte de inventario mensual se elaboró con el propósito de hacer

una comparación con los meses anteriores para ver qué porcentaje se está avanzando

en el control de inventarios y si se están realizando los pasos descritos anteriormente a

continuación se da a conocer en la siguiente figura dicho formato.

ALMACEN SUPERVISADO: __________________________________________________________

En la ciudad de___________________, siendo las _______hrs, del día __ de _________de 201_, se

reunieron en las instalaciones del almacén ya mencionado, la cual se ubica en ___________________,

col._____________________________, código postal____________

INTERVIENEN:

El c.___________________________, en su carácter de: _____________________________, y el

c._________________________, en su carácter encargado del inventario del almacén en la que se actúa,

ambos en el domicilio oficial antes mencionado, a fin de hacer constar el resultado de la revisión física

del inventario propiedad CASTILLO PROTECCION Y SEGURIDAD________________________________

asignado al inventario n°________________, en cumplimiento al calendario establecido para estas

actividades.

HECHOS:

Presente c.______________________________, con el cargo ya mencionado, manifiesta que como

resultado de la revisión física llevada a cabo en la fecha ____ y ____de _________de 201_, se obtuvo el

siguiente resultado:

ACTA ADMINISTRATIVA DE CIERRE DE LEVANTAMIENTO FISICO DE INVENTARIO

FOLIO:

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EXISTENCIA FISICA

Artículos registrados según el listado de inventario al __ del mes de _______________del 201_.

Artículos transferidos que no están registrados en el listado de inventario (anexar clave para su actualización).

Artículos sobrantes (que no tienen clave)

Artículos faltantes (se desconoce su ubicación actual), anexar reporte.

Total de artículos existentes físicamente en el almacén

Presente el (la) C.____________________________________________, encargado de revisión del

inventario designado para llevar a cabo las actividades, manifiesta que fueron verificados todos los

artículos que existen físicamente en este almacén. Esta actividad consistió en verificar que los artículos

mostrados en lista son los correctos así como clave de cada artículo y se realizó un ajuste de inventario

(anexar los ajustes de inventario). Así mismo hace constar que no fue omitido ningún artículo en esta

revisión física.

Gerente General Responsable de Almacén

_____________________________ ______________________________

Encargado de realizar la revisión de inventario.

_______________________________________

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b) Formato para control de insumos

Debido a que los materiales para uso de obras como lo es el cable no es posible estar cortándolo a la medida que se cree que se utilizara en cada obra porque después ya hizo falta o sobro para, esto se diseñó un formato donde cada técnico se lleva el rollo y en cada obra realizada anotar cuantos metros se gastó en cada una de ellas y con esto evitar tener pérdidas de material que después no se puede utilizar nuevamente. La ilustración 16 muestra el formato.

Ilustración 16 formato de control de insumos

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7) Aplicación de los procedimientos y uso de nuevos formatos

Una vez que se determinaron los procedimientos y formatos, el gerente general dio a conocer a los trabajadores la nueva forma de trabajo para que a partir de ese día se realizaran las actividades de acuerdo a los procedimientos y utilizando los formatos diseñados para ese propósito. Al inicio hubo resistencia por parte de los trabajadores, ya que estaban acostumbrados a tomar más material del necesario y no rendir cuentas del material al finalizar su trabajo. El personal tuvo que hacerse responsable del material asignado para cada obra y de reportar y entregar el material sobrante al encargado del almacén.

8) Revisión y seguimiento

Después de un mes se regresó al almacén para poder hacer el levantamiento físico haciendo uso de los nuevos formatos realizados ya mencionados anteriormente, después de todo el procedimiento los resultados fueron favorables para la empresa el total de material que estaba en existencia era el correcto con el que arrojaba el programa microsip con tan sólo un margen de errores aproximado del 7%.

Además en el caso de los trabajadores que solicitaban material para las obras asignadas, se detectó una disminución en la cantidad de material utilizado lo que se reflejó en menos costos de material pues al hacerse responsables cada quien de su material registrándolo en el formato establecido, regresaban el material sobrante y así había menos desperdicio.

Ahora en la actualidad la empresa ya sabe cuánto es el valor en el inventario.

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Capítulo 5 resultados

5.1 Resultados obtenidos

Los resultados fueron favorables para la empresa al término de este proyecto se

lograron los objetivos planeados, principalmente la implementación de las 5 eses fue

muy importante ya que con ayuda de este fue posible lograr lo que se había planteado

con mayor facilidad.

El almacén ahora se encuentra ordenado y etiquetado de tal manera que al buscar un

material o artículo anteriormente duraban hasta 8 minutos ahora sólo se tardan 2

minutos porque están ubicados por la línea de artículo y clave.

Cuando se empezaron a usar los nuevos formatos la inconformidad surgió por parte de

los trabajadores pero conforme fue pasando el tiempo se les estaba explicando que

cambiarían algunas cosas pero era para beneficio de ellos también, con la aplicación de

los formatos se notó que empezó a rendir el cable cubrían más obras con ese mismo

material.

5.2 Conclusiones y Recomendaciones

La aplicación de las 5 s es una parte muy importante para las empresas, comenzando

por organizar, esto nos trae varios beneficios nos deja una área segura y productiva en

este caso nos permite identificar el material con mayor rapidez y liberar espacio que

antes era utilizado en artículos innecesarios. Al realizar el siguiente paso de ordenar se

obtuvieron varios beneficios, fácil acceso a los materiales como para obtener la

información correcta del material existente.

Se recomienda a la empresa que estos procedimientos y formatos se sigan aplicando,

ya que los resultados obtenidos han sido favorables en la reducción de los costos y de

tiempos de operación, además como comentario adicional se sugiere que se apliquen

en el cuarto almacén que se encuentra ubicado en Ciudad Guzmán Jalisco.

El proyecto de control de inventario fue una experiencia desde que se comenzó ya que

se tiene una visión diferente a la que se tenía antes de entrar en la práctica, detectar

áreas en las que puede haber mejoras y al final lograr los objetivos es satisfactorio tanto

para el residente como para la empresa, lo cual fue logrado mediante la aplicación de

los conocimientos que se obtuvieron durante la carrera.

5.3 Competencias aplicadas

Gestionar de inventarios

Elaborar diagramas de flujo

Identificar y resolver problemas y necesidades de la empresa.

Usar software para la resolución de problemas Excel, microsip, Word.

Conocer y aplicar los modelos y sistemas de inventarios y adecuarlos a

las características propias de la empresa.

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investigar y analizar la importancia de la administración de almacenes.

Referencias bibliográficas

Documentación de la empresa castillo protección y seguridad

http://www.gestiopolis.com/que-es-inventario-tipos-utilidad-contabilizacion-y-valuacion/

Principio de administración de operaciones de Jay Heizer y Barry Render.