UNIVERSIDAD DE MAGALLANES VICERRECTORIA ACADEMICA

ESCUELA TECNOLOGICA

“CONTROL DE EXISTENCIAS EMPRESA AGROSUPER”

PATRICIO SANTANA BAHAMONDE 2009

UNIVERSIDAD DE MAGALLANES VICERRECTORIA ACADEMICA

ESCUELA TECNOLOGICA

“CONTROL DE EXISTENCIAS Y GESTION DE INVENTARIOS EMPRESA AGROSUPER”

PATRICIO SANTANA BAHAMONDE 2009

El presente Proyecto de Aplicación ha sido aprobado con la siguiente calificación: Patricio Santana Bahamonde. Informe : Defensa : Nota Final :

Sr. Jorge Reyes Miranda Director Escuela Tecnológica Universidad de Magallanes

28 de Diciembre de 2009

UNIVERSIDAD DE MAGALLANES ESCUELA TECNOLÓGICA

“CONTROL DE EXISTENCIAS Y GESTION DE INVENTARIOS EMPRESA AGROSUPER”

PATRICIO SANTANA BAHAMONDE 2009

Proyecto de aplicación presentado en conformidad a los requisitos para obtener el titulo Intermedio de Contador General. Profesor Guía: Sra. Soledad Villalobos

RESUMEN

La gestión e implementación de un sistema de control de existencias y de retroalimentación de información en los distintos departamentos de una empresa distribuidora de alimentos es el punto de partida de este proyecto el cual será desarrollado directamente en las dependencias de la empresa Agrosuper dando forma a un planteamiento útil, ágil, eficiente y de costo cero el cual mantendría controlado tanto el ingreso como el egreso de existencias desde y hacia el frigorífico externo. Las distintas herramientas utilizadas permiten incorporar software que esta al alcance de cualquier usuario dando pie al ingenio y destreza para poder generar gestión en cuanto al prolijo control de las existencias y así poder bajar de manera considerable los decomisos y mermas por inventario. Con varias ideas propuestas, como el generar conocimiento a las personas empleadas del departamento de existencias y hacerlas participes activas de cada tarea, se unifica criterios y comenzamos un trabajo conjunto, tanto dentro del área de operaciones como con todos los departamentos adyacentes a este. Uno de los objetivos principales es establecer y crear gestión para poder bajar los costos que hay por concepto de mermas, si bien es cierto, existen las herramientas estas no son lo suficientemente acordes para la infraestructura de la sucursal. Junto con diseñar planillas de control y establecer parámetros dentro de cada operación ejecutada se realizan inducciones al personal que operara estos movimientos teniendo la factibilidad y disponibilidad de la jefatura otorgando tanto tiempo como espacio para realizar dichas inducciones. La realización de este proyecto se logra tras utilizar herramientas básicas que están al alcance de cualquier usuario dentro de una empresa, Microsoft Excel es una potente herramienta para crear gestión y control, es con este programa con el cual se crearon planillas para optimizar las operación de ingreso y egreso de existencias. Agrosuper preocupada de sus empleados realiza constantemente capacitaciones a los funcionarios para entregarles las herramientas necesarias básicas para poder realizar de manera eficiente su trabajo y dar con esto un plus a cada labor desempeñaba día a día, salvaguardando con esto sus existencias y el correcto manejo de los productos los cuales son delicados al ser perecibles y necesitan condiciones de almacenaje dictadas por parámetros de medición internacional como lo son las ISO y HACCP.

INDICE

CAPITULO I: INTRODUCCION PAG. 1

- Introducción PAG. 2 - Objetivo General PAG. 3 - Objetivos Específicos PAG. 4

CAPITULO II: PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA PAG. 5 - 2.1 Descripción de la empresa Agrosuper. PAG. 6 - 2.2 Planteamiento del problema raíz. PAG. 7 - 2.3 Mecanismo de Funcionamiento. PAG. 8 - 2.3 Recepcion de Existencias en sucursal. PAG. 9 - 2.3 Traslado desde y hacia frigorífico externo. PAG. 9 - 2.4 Recepcion de existencias. PAG. 10 - 2.5 Mermas y control de existencias. PAG. 10 - 2.6 Decomisos. PAG. 11-12 CAPITULO III: PLANTEAMIENTO DE SOLUCIONES PAG. 13 - 3.1 Análisis de rotación de productos y almacenamiento de cámara. PAG.14 - 3.2 Planilla de control e inducción al personal de despacho. PAG. 15 - 3.3 Comunicación con personal de frigorífico externo. PAG. 16 - 3.4 Recepcion de productos desde frigorífico externo. PAG. 17 - 3.5 Calendarización de inventarios. PAG. 16-17-18 - 3.6 Bonos de producción personal de despacho. PAG. 19-20 CAPITULO IV: MEJORAS Y BENEFICIOS OBTENIDOS PAG. 21 - 4.1 Mejoras obtenidas. PAG. 22 - 4.2 Beneficios obtenidos. PAG. 22 CAPITULO V: GLOSARIO PAG. 23 - 5.1 Glosario de términos asociados a empresa Agrosuper. PAG. 24

CAPITULO VI: CONCLUSION PAG. 25 - 6.1 Conclusión. PAG. 26 CAPITULO VII: ANEXOS PAG. 27 - 7.1 Anexo 1. Planilla para envío de productos a F. externo. PAG. 28 - 7.2 Anexo 2. Planilla de inventarios aleatorios. PAG. 28 - 7.3 Anexo 3. Desglose de etiqueta productiva. PAG. 29

CAPITULO VIII: BIBLIOGRAFIA PAG. 30 - 8.1 Bibliografía PAG. 31.

CAPITULO I INTRODUCCION

INTRODUCCIÓN

Los términos de stocks o existencias, inventarios, manejo de mermas y control de presupuestos, se utilizan para referirse a los artículos que permanecen almacenados en la empresa a la espera de una posterior utilización. Son recursos inactivos que tienen un valor económico y que están pendientes de ser vendidos o utilizados en un futuro inmediato a cierta necesidad personal, empresarial o colectiva. Para llevar a cabo una buena gestión de inventarios, control de existencias y mermas y poder aplicar métodos cuantitativos específicos es necesario conocer las características del o los artículos almacenados en la bodega. Dicha información es más fácil conseguirla si previamente hemos desarrollado un esquema clasificatorio con lo cual ganamos en un recurso sumamente importante para los tiempos de hoy; “tiempo”. El poder llevar a cabo dichos controles permite ir conociendo nuestro desempeño e ir comparando el como estamos situados dentro de la empresa, lo cual conlleva a una forma mas didáctica de enfrentarnos a situaciones de coyuntura diaria como son los vencimientos de productos y abordar este frente con mayor antelación a que sucedan estos problemas los cuales afectan a los estados de resultados ya sean de la sucursal como de la empresa. El factor humano es también preponderante a la hora de realizar las actividades antes señaladas ya que al manejar volúmenes importantes de mercaderías resulta casi imposible dar descanso a los operarios que constantemente deben realizar inventarios selectivos, conteos y revisión de fechas de productos, por lo que su predisposición y actitud frente al trabajo es uno de los factores que mas inciden a la hora de llevar a cabo las tareas señaladas.

OBJETIVO GENERAL Uno de los objetivos empresariales de Agrosuper es tener a la mano la información de las existencias almacenadas en cada sucursal, esto con el fin de salvaguardar sus existencias y por consiguiente su patrimonio, teniendo productos almacenados de forma eficiente estamos entregando calidad en el servicio lo cual hoy en dia es la gran diferencia con las demás empresas del rubro. Es por esto que surge la necesidad como sucursal de establecer parámetros mas rigurosos de control de las existencias, reorganizar, calendarizar y estandarizar ciertos procedimientos y hacerlos conocidos por los funcionarios que muchas veces manejan el trabajo pero que no tienen el conocimiento acabado del porque realizan las tareas. El llevar a cabo de forma más eficiente, ordenado y riguroso el stock trae efectos colaterales, los cuales son una cadena que nos lleva a mejorar diversos aspectos tanto técnicos como personales, estos son;

• Mejorar las ventas y nivel de servicio entregado al cliente. • Elevar los volúmenes de mercaderías en transito

• Realizar de forma eficiente el FIFO en las cámaras.

• Tener a la mano tanto para nosotros como para la administración toda la

información respecto a los productos, ya sea de cantidades en cámara, información de fechas de elaboración y vencimientos, detalles y fichas técnicas de los productos.

• Comparar nuestra gestión con las demás sucursales y conocer nuestra realidad

versus la del país.

• El personal del departamento de despacho podrá subir sus bonos de producción al bajar los costos de operación.

Involucrar todos los recursos en esta nueva metodología de trabajo siempre será complicado por el hecho de acostumbrarse a formulas ya establecidas, cambiar la mentalidad y la forma de hacer las tareas para realizarlas de forma eficiente es lo que se pretende con este informe.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Diseñar y calendarizar un sistema de inventarios acorde a las necesidades de la empresa. Si bien es cierto, actualmente existe un sistema de inventarios establecido este es insuficiente ya que solamente es obligación tomar el cien por ciento de las existencia a fin de año.

• Desarrollar una planilla que permita una vez calendarizado lo anterior permitir la

toma de inventarios aleatorios de productos en stock.

• Crear distintos niveles de gestión para evitar los decomisos y mermas producidos por falta de comunicación entre las distintas áreas de la empresa, ventas, operaciones y administración.

• Reducir mermas y llevar un control más exacto de las mercaderías almacenadas

en bodegas externas.

• Antecedentes que motivaron el estudio, discrepancias e inexactitud de volúmenes en inventarios.

• Enfoque empleado, capacitación al personal, nuevas instalaciones,

implementacion de bodegas y programas de control.

CAPITULO II PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

BREVE DESCRIPCION EMPRESARIAL 2.1 Descripción de la empresa Agrosuper Agrosuper, empresa dedicada a la distribución de productos alimenticios sanos y seguros, hoy en día posee una integración vertical, es decir tiene bajo control la crianza de los animales, la producción de su alimento, la faenación, el envasado y por supuesto la distribución en todo el país, asegurando de esta forma la máxima calidad en sus productos y materias primas en cada uno de los procesos que existen actualmente.

La crianza de Pollos y Cerdos es desarrollada por las empresas Agrícola Super Ltda. y Agro Tantehue Ltda. Dentro de sus activos se incluyen más de 1500 pabellones de crianza; tres plantas de una producción superior a las 60.000 toneladas mensuales. Con una capacidad de faenación de 37.000 pollos y 850 cerdos por hora en dos de sus plantas.

Faenadora Super Ltda., Faenadora San Vicente Ltda. y Faenadora Rosario, cuentan con tecnología de punta y estrictos controles de calidad para el procesamiento, envasado y conservación de carne de pollo y cerdo, todas con certificación ISO 9..001, ISO 14.001 y HACCP. Elaboradora de Alimentos Doñihue Ltda., realiza el procedimiento adicional de las carnes, con una amplia línea de productos que incluye salchichas, jamones, mortadelas, salames, patés y especialidades elaboradas con carnes de crianza propia y exclusivas recetas, las que son comercializadas bajo el nombre de SUPER CERDO Y LA CRIANZA. Agrícola La Ramirana Ltda., Agrícola La Quinta Ltda., Agrícola Mallarauco y Frutícola Tantehue Ltda., cuentan con cerca de 2.600 hectáreas plantadas de uvas, manzanas, kiwis, duraznos, ciruelas, nectarines, limones, naranjas, paltos, nogales, almendros y olivos.

Su producción es exportada mayoritariamente a Estados Unidos, Europa, Asia y Latinoamérica, superando las 2 millones de cajas anuales.

Agrosuper Comercial, se encarga de comercializar sus productos a través de una completa red de distribución, que está integrada por 28 terminales ubicados en las principales ciudades de Chile.

La frescura de los productos está garantizada por un completo sistema que atiende a más de 20.000 clientes.

AGROSUPER debe su éxito a los años de trabajo de un equipo que conjuga juventud y experiencia, junto con la aplicación de la más moderna tecnología.

Todo esto ha contribuido significativamente al desarrollo alcanzado por la agroindustria nacional en los últimos años.

AGROSUPER mantiene un permanente interés en el desarrollo de productos adecuados a las necesidades de los consumidores, con precios cada vez más convenientes, con una amplia y capacitada red nacional de distribución y con un apoyo permanente de la marca a través de campañas publicitarias y material promocional. Utilizando toda la experiencia del mercado del pollo para potenciar los mercados, del cerdo, pavo y de las cecinas, han convertido a este grupo de empresas en los líderes de estos mercados.

Pesquera Los Fiordos es una de las empresas salmoneras más australes del mundo.

Cuenta con tres pisciculturas y dos centros de reproductores entre la Novena y Undécima Región que abastecen el 100% de los más de 27 centros de engorda ubicados en la XI región, a cargo de un equipo humano y profesional dispuesto a vencer las dificultades del clima gracias a su esfuerzo y el apoyo de tecnología de última generación.

Cuenta con una planta de procesos ubicada en la Isla de Chiloé y su producción, supera las 52.000 toneladas anuales, destinadas principalmente a Japón, Estados Unidos, Europa y Latinoamérica.

Es en la distribución donde entra a jugar nuestro rol de controladores de las mercaderías que nos llegan desde las plantas faenadotas para el proceso de distribución hacia los consumidores finales. No se puede dejar de mencionar que Agrosuper lleva productos sanos, seguros y frescos en todo el ancho de nuestro país llegando a lugares casi impensados como Puerto Porvenir y Puerto Williams. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 2.2 Planteamiento del problema Raíz. Hoy en día, Agrosuper sucursal Punta Arenas cuenta en el departamento de operaciones con siete operarios, tres jefes de despacho, un jefe de frigorífico y un jefe de operaciones.

En Agrosuper Punta Arenas, se distribuyen los siguientes productos con sus respectivos derivados; aves, cerdo, pavos, cecinas, elaborados, salmón, hortalizas, frutas, vinos y aceite. El problema se suscita al tener un frigorífico externo, fuera de las dependencias de la sucursal y perteneciente a una empresa que se dedica al almacenamiento de productos congelados, esto debido netamente a un tema estructural de las bodegas el cual no permite almacenar el cien por ciento de las existencias que se debe tener para abastecer el mercado regional. La capacidad de la cámara de congelados no supera los 30.000 kilos de almacenamiento siendo que en la región se vende aproximadamente 105.000 kilos de productos congelados con lo cual la empresa se ve ampliamente superada. Como se puede apreciar en el siguiente recuadro de ventas de productos congelados desde Enero a Septiembre de 2009.

Fuente: Sistema de estadísticas de ventas AS Comercial

2.3 Mecanismo de funcionamiento El mecanismo de funcionamiento está dado tres dos procesos de trabajo:

• Planificación de Existencias en transito; el cual está dado por el siguiente flujo grama de trabajo:

• Recepción de existencias en sucursal.

• Traslado desde y hacia frigorífico externo.

DESDE FRIGORIFICO EXTERNO HACIA FRIGORIFICO EXTERNO

2.4 Recepción de Existencias La recepción de mercaderías es relativamente un proceso ágil y dinámico puesto que todos los pallet vienen con una tarja que resume todo lo que traen en su interior. Ej.: si desde la planta faenadora viene un pallet con cincuenta cajas de pollo solo se ingresa una etiqueta la cual en su codificación e ingreso a sistema están incluidas todas resumiendo a un solo paso el ingreso de las cincuenta cajas que trae un pallet. Puesto que la recepcion es ágil en tiempo el personal de despacho solo se preocupa posteriormente al ingreso de revisar y contar cada ingreso de pallet, esto debido a que desde las distintas plantas faenadoras por las cuales se nos despacha mercaderías también se han producido diferencias de recepcion, las cuales detectándolas desde un principio e informando a la gerencia de la planta se resuelve en el envío del próximo camión hacia la sucursal. 2.5 Mermas y Control de existencias Con todas las falencias que se producían al no revisar y contar las mercaderías salientes, el proceso de control de existencias era insuficiente ya que existía una gran cantidad de merma producida dentro de las dependencias, sumado a esto la gran y excesiva cantidad de productos extraviados en el frigorífico externo. Caso aparte y no menos importante es en el traslado de mercaderías, en los cuales los productos se deterioran desde un viaje a otro, las cajas se destruyen y el producto quedaba expuesto a contaminación tanto física como biológica teniendo también mermas por deterioro de los embalajes. Según el departamento de auditoria interna, no se puede tener mas del 0.05% de merma mensual de acuerdo a nuestro stock, el cual es de aproximadamente 112.000 kilos, lo que da una merma mensual aceptada de 56 kilos aproximadamente.

En este cuadro resumen, se exponen las diferencias de inventarios desde Enero a Septiembre de 2009.

2.6 Decomisos Este recuadro muestra los decomisos realizados desde Enero a Septiembre en productos congelados. Como empresa existe un margen importante asignado a decomisos solamente de productos frescos esto principalmente por la poca cantidad de días que tienen para ser vendidos. Los decomisos de productos congelados son técnicamente ineficiencia de operaciones o ventas ya que la duración mínima de un producto es de seis meses, contrario al producto fresco el cual su máxima duración es de veinte días.

Algunas de las asignaciones más recurrentes de los decomisos de la sucursal pasan expresamente por la operación de traslado desde y hacia el frigorífico externo, siendo los más recurrentes;

2.6.1 - Decomisos por embalajes en mal estado y producto aplastado. 85% 2.6.2 - Decomisos por fecha de vencimiento 5% 2.6.3 - Decomisos por problemas organolépticos. (Mal olor, textura, color) 3% 2.6.4 - Decomisos por pérdida de vacío. 7% El estudio permitió detectar distintas falencias asociadas a estos procesos:

• Poco conocimiento de parte del personal en temas administrativos y concernientes al sistema utilizado.

• Envíos de mercaderías sin respaldos de guías de despacho.

• Envíos de mayores y menores cantidades a las solicitadas.

• No existían respaldos de las entradas y salidas de mercaderías ya que no habían

guías de despacho ni inventarios asociados.

CAPITULO III PLANTEAMIENTO DE SOLUCIONES

3.1 Análisis de rotación de productos y almacenamiento en cámara. Sabiendo todas las falencias que tiene el sistema tanto administrativo como de retroalimentación entre los departamentos, se realiza un estudio que consiste en saber cual o cuales de los seis orígenes que tenemos en bodega externa podíamos traer a la sucursal y dejarlo almacenado por completo en nuestras bodegas. En este pequeño estudio se llegó a la conclusión de que el origen que tiene más deterioro físico de sus cajas son las hortalizas, razón por la cual se realizaron las siguientes tareas:

• Se desocupó la bodega de congelados sacando el producto más resistente a perder la cadena de frío, había treinta y ocho pallet dentro de la cámara de los cuales quince eran de cerdo congelado. En la bodega externa tenia trece pallet de hortalizas congeladas.

• Se les comentó y explicó esta idea a los operarios y jefes de despacho y

comenzamos el movimiento el cual se detalle a continuación:

Sacamos los quince pallet de cerdo congelado y los dejamos en el andén ordenados por los productos de mayor a menor rotación, con lo que nos demoramos dos días en tener esta operación al cien por ciento.

Una vez terminado este movimiento comenzamos a clasificar las cajas de

acuerdo a su deterioro.

Se enviaron mails con fotografías al departamento de ventas y a la gerencia de la sucursal solicitando descuento para que estos productos pudieran salir lo más pronto posible.

Con una buena aceptación a las peticiones enviadas en una semana sacamos diez

pallet de hortalizas, el equivalente a 7600 kilos, con lo que a su vez logramos subir la venta.

Teniendo un origen menos en la bodega externa realizamos un inventario

general de hortalizas asumiendo la merma por perdida de mercadería aproximada en setenta y ocho kilos

Con esto pudimos generar nuevos espacios dentro de la cámara y gestionar

también en dos semanas la vuelta de dos orígenes los cuales son elaborados y salmón, con lo que quedamos definitivamente con tres orígenes en bodega externa, teniendo con esto un poco mas de control sobre nuestros ingresos y egresos de mercaderías hacia la bodega externa.

3.2 Planilla de control e inducción al personal de despacho Una de los principales inconvenientes que se presentaba era el como poder controlar los ingresos y egresos de mercaderías desde y hacia el frigorífico externo. Luego de dar vueltas a la forma en la cual se hacían estos movimientos se tomaron las siguientes medidas: 3.2.1 Se diseñó y programó una planilla Excel la cual básicamente consiste en que al realizar la lectura de cada etiqueta nos muestra el código del producto, su denominación o nombre, su peso y el origen al cual pertenece. Con esto más otros campos logramos tener una planilla en la cual además me indicara por defecto el total de kilos y cajas que salían despachadas o que ingresaban cada vez que se producía un movimiento de entrada o salida. 3.2.2 En cuanto a la inducción al personal de despacho, esta consistió en dos fases:

• En la primera fase se expuso frente a todo el personal de despacho la planilla que se había creado, esto también para darle la importancia que requería el poder hacer bien este nuevo proceso. Al exponerla frente a todos, todos quedaban en condiciones de ponerlo en práctica y realizar la labor indicada.

• La segunda parte de esta inducción corresponde al complementar de la fase de

llenado de la planilla creada anteriormente. Consistió en instruir al personal sobre el correcto uso y aplicación de las guías de despacho para el traslado desde la sucursal. En principio este paso no se realizaba y nadie supervisaba el envío de mercaderías por lo que se extraviaron varias cajas.

De esta forma con la planilla diseñada más el correcto uso y aplicación de las guías de despacho para el traslado comenzamos nuevamente, trayendo toda la mercadería desde el frigorífico externo para posteriormente realizar el inventario completo de todas las existencias que teníamos en la sucursal.

3.3 Procedimiento y uso de planilla con Guías de despacho Posterior al inventario general de existencias y asumidos todos los costos por concepto de merma de inventario y sin existencias en frigorífico externo procedimos nuevamente al envío de productos solamente de aves, cerdos y pavos. Pasos para el envío de mercaderías: 3.3.1 – Selección de los productos que se van a enviar al frigorífico, teniendo especial

cuidado en seleccionar las cajas con las etiquetas originales. 3.3.2 – Lectura de cada producto mediante una pistola laser, sabiendo con esto las

cantidades totales de cajas por origen con sus respectivos kilos y unidades. 3.3.3 - Con el resumen de la planilla Excel se realiza la guía de despacho manual

comparando así ambos documentos para un mejor y eficiente control. 3.3.4 - Con esta procedimiento realizado se trasladan los productos previo a un mail

enviado a la jefatura de la sucursal y a los encargados del frigorífico externo para saber tanto el stock real en nuestras cámaras como es stock en dicha bodega externa.

3.4 Comunicación con personal de Frigorífico Externo Para dar efecto a este procedimiento es necesaria la comunicación con el personal del frigorífico externo, esto para comentarles que llevaríamos a cabo un control más exhaustivo de los productos en sus dependencias, por lo que se enviarían la planilla y correo con el stock que estaría almacenado en sus bodegas. Por lo que cada vez que exista un movimiento se enviaran los stocks actualizados con copia a los gerentes de zona tanto del frigorífico externo como a la gerencia de Agrosuper, así se mantendrá de forma mas fluida la comunicación entre ambas entidades. 3.5 Recepción de productos desde frigorífico externo Cada vez que se produce un evento de ingreso de productos desde el frigorífico externo debemos antes de despachar estos productos, leerlos por la planilla indicando el egreso para así tener claro que cajas han salido del frigorífico, una vez realizado este paso se puede recién ingresar a cámara las cajas para su posterior despacho. 3.6 Calendarización de Inventarios En primera instancia existe una leve calendarización mensual de inventarios correspondiente solamente a productos de aves, cerdos, pavos, vinos y aceite. Solo llegábamos a inventariar el 65% aproximadamente del total de los productos que almacenábamos, es decir, si teníamos en stock 450 cortes diferentes solo podíamos o lográbamos inventariar 293 cortes. (Del 65% inventariado mensual, 58% correspondía a productos frescos).

A continuación se aprecia el calendario mensual de inventarios enviado por la gerencia de Operaciones para nuestra sucursal.

Como se puede apreciar el calendario es insuficiente ya que:

• Existe gran cantidad de tiempo muerto en despacho. • La infraestructura hace aun mas complicado el proceso de inventarios.

• Gran incertidumbre a la hora de la toma de inventarios.

• Mermas por concepto de faltante en inventario.

• Stock irreal en sistema.

Semanal y mensualmente llega un informe de avance en cuanto a los materiales inventariados, informe el cual se toma como base para la emisión de bonos por producción al personal de despacho. En este informe se mide el grado de avance respecto a la meta la cual corresponde a un 90% de los materiales que tengamos en stock. Para evitar la inseguridad al no saber que ocurrirá en los inventarios posteriores, fue propuesto el siguiente calendario con las siguientes modificaciones:

• Se conservaron los inventarios que exigía la gerencia (X) y se agregaron en todos los meses inventarios para todos los sectores y orígenes (x) con la diferencia que estos estarían ligados a otra planilla previamente diseñada la cual arroja inventarios aleatorios de los productos que no se habían inventariado durante el mes en curso.

• Como se puede apreciar se eliminaron los tiempos muertos, acostumbrando con esto al personal a realizar inventarios selectivos diarios y a mantener en orden y limpias las cámaras.

• Se limpió el stock ya que aparecía sucio con mercaderías vencidas las cuales no

estaban físicamente en cámara.

• Se crea el hábito y costumbre a tener inventarios con mayor frecuencia. (todos los días).

• Mejora sustentable de bonos de despacho.

La siguiente figura muestra la evolución en la toma de inventarios durante los meses de Julio a Septiembre, teniendo en este ultimo un 99% de cumplimiento.

3.7 Bonos de Producción personal de despacho. Desde un principio ha existido un bono por concepto de producción en el cual se mide entre otras cosas la eficiencia del departamento de operaciones y despacho. Este bono consta de metas asociadas a porcentaje de inventarios y gastos de administración. El porcentaje de inventarios está dado por una meta mensual del 90% de cumplimiento para los materiales que estén en stock durante el periodo de evaluación. Junto con las inducciones en cuanto a los nuevos procedimientos a realizar se detalla y explica al personal la forma en que miden la asignación de los bonos ya que existe poco conocimiento de esta gratificación, esto debido a que el dinero asignado a Punta Arenas era muy insignificante el cual no se apreciaba con real diferencia. Una vez hecho esto y explicado el nuevo funcionamiento se comenzó a ver de forma natural y sencilla como se elevaban tanto los porcentajes de cumplimiento como el dinero recibido.

Como se puede apreciar en el siguiente recuadro el bono recibido en el mes de Septiembre se triplicó con respecto a los meses anteriores, logrando con esto también credibilidad frente al personal de que si se hacen bien las cosas todos podrían ganar más dinero y ver así aumentadas sus remuneraciones.

EVOLUCION DE BONOS DEPTO. DESPACHO.

59.047

51.345

34.704

19.758

59.867

45.384

55.99950.580

68.847

52.192

64.399

58.167

39.910

21.931

41.905

66.891

61.999

72.289

54.801

67.619

61.075

0

20.000

40.000

60.000

80.000

IX V VI VIII X XII XIV

JulioAgostoSeptiembre

CAPITULO IV MEJORAS Y BENEFICIOS OBTENIDOS

4.0 Mejoras obtenidas.

• Una de las principales mejoras que se obtuvieron fue el haber podido actualizar de forma sistemática todos los materiales en stock que había en sistema, esto debido a que existía una gran cantidad de productos que estaban presentes en el stock diario pero que físicamente ya no existían. Esta gran falencia operativa fue eliminada con la toma de inventarios y la calendarización total de las existencias dentro de las bodegas.

• Al eliminar materiales inexistentes en stock se eliminó de forma total la

incertidumbre de parte del personal de ventas a vender mercaderías inexistentes en cámara.

• Se mejoraron los bonos e incentivos en dinero para el personal de operaciones

de la sucursal.

• Se eliminó el riesgo accidentabilidad que conlleva el traslado del personal hacia dependencias de otra empresa externa a la sucursal en la cual no tenían las normas mínimas de seguridad.

• Se redujeron los tiempos de espera entre pedido digitado versus pedido

despachado.

• El control total de las existencias depende solo de la sucursal de Agrosuper.

• Se redujeron costos al eliminar el almacenaje en el frigorífico externo.

• La cantidad de horas extras por concepto de operación bajaron considerablemente.

4.1 Beneficios Obtenidos

• El beneficio mas importante fue el trabajar en equipo para el logro consecutivo de metas e incentivos.

• Otro beneficio importante fue el poder trabajar de manera ordenada y eficiente el

FIFO en las bodegas.

• Los embalajes dejaron de tener daños considerables. Así mismo el producto puede ser vendido a un mejor precio.

• Los despachos en los turnos de noche fueron mas eficientes y rápidos al estar

prácticamente listos durante la tarde, ganando con esto tiempo para realizar inventarios selectivos en el turno de noche.

• El beneficio para la gente de despacho se aprecio en las inducciones impartidas

tanto en el manejo del sistema como en el uso de Microsoft Excel.

CAPITULO V GLOSARIO

5.0 GLOSARIO DE TERMINOS ASOCIADOS A AGROSUPER PUNTA ARENAS

• Existencias: recurso o activo perteneciente a una empresa con el fin de ser

vendido. • Decomisos: acto de eliminar o rebajar de stock las existencias con problemas

organolépticos o de fecha. • Problemas Organolépticos: problemas del producto que pueden ser detectados

con cualquiera de los cinco sentidos.

• Mermas: pérdida o reducción de existencias en el stock.

• Inventario: registro documental de las existencias en un determinado período.

• Perecible: producto de poca duración.

• HACCP: sistema de aseguramiento de calidad. (Análisis de los puntos críticos de control).

• ISO: normas internacionales que miden forma estándar la correcta aplicación de

procedimientos.

• Stock: existencias presentes en una bodega o empresa.

• Operarios: personal encargado de salvaguardar las existencias de la empresa.

• Nivel de Servicio: Índice con el cual se mide la gestión de los distintos departamentos de la empresa.

• FIFO: primero que entra primero que sale.

• Fichas técnicas: descripción detallada de un producto, en ella se encuentran los

niveles de sal, grasa, peso, proteínas, calorías, etc.

• Departamento de despacho: departamento encargado de la parte operativa de la empresa, siendo sus funciones mas importantes el correcto cuidado y almacenamiento de las existencias e inventarios.

• Pallet: base de madera en la cual vienen apilados los productos para no estar en

contacto directo con el suelo.

• Tarja: etiqueta en la cual viene toda la información histórica de la caja

• Embalajes: cubierta exterior de cada producto. (caja).

• Bonos: materialización en dinero por logro y cumplimientos de metas mensuales asignadas a cada sucursal.

CAPITULO VI CONCLUSIONES

6. 0 CONCLUSION La calendarización de inventarios y el manejo de parte de los funcionarios del departamento de despacho en cuanto a la importancia que tiene mantener en buenas condiciones los productos teniendo una correcta rotación dio pie para que Agrosuper sucursal Punta Arenas pueda manejar y controlar de forma mas eficiente sus existencias. El proceso completo de toma de inventarios necesitó urgentemente una renovación acorde a los recursos que se manejan, tanto operativos como administrativos de esta manera, acercarnos a los parámetros con que se mide globalmente la eficiencia y competencia de un departamento. En cuanto a los objetivos trazados en un principio se puede decir que han sido cumplidos cabalmente, sin dejar de lado la importancia que tiene la disponibilidad de enfrentar nuevos desafíos de parte de cada uno de los funcionarios que han participado de esta nueva restructuración operativa en el departamento de despacho de Agrosuper Punta Arenas. Hoy en día el departamento de despacho funciona de manera eficiente con todas las mejoras producidas otorgando un valor agregado a las labores diarias y manteniendo eficiencia en cada una de las tareas que se les encomiendan.

CAPITULO VII ANEXOS

6.0 ANEXO 1: Planilla para envío de productos a frigorífico externo.

ANEXO 2: Planilla de inventarios aleatorios.

ANEXO 3: Desglose de Etiqueta productiva

CAPITULO VIII BIBLIOGRAFIA

8.0 Bibliografía

- Memoria empresa Agrosuper Comercializadora de Alimentos Ltda. (http://www.agrosuper.com)

- Planilla “Maestra de Materiales AS Punta Arenas”, Microsoft Excel.

- Planilla “Control de Existencias”, Microsoft Excel.

- Conceptos y definiciones terminología Agrosuper.

(http://gestion.agrosuper.cl/).

- Sistema estadístico SAP BW (Business Explorer Enalyzer).

- Estadísticas y correos de Oficina Central sobre evolución de mermas, inventarios y bonos.

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“CONTROL DE EXISTENCIAS EMPRESA AGROSUPER”

PATRICIO SANTANA BAHAMONDE2009

DESCRIPCION EMPRESARIAL

Agrosuper, empresa dedicada a la distribución de productos alimenticios tiene bajo control la crianza de los animales, la producción de su alimento, la faenación, el envasado y por supuesto la distribución en todo el país, asegurando de esta forma la máxima calidad en sus productos y materias primas en cada uno de los procesos que existen actualmente.

Dentro de sus activos se incluyen más de 1500 pabellones de crianza; tres plantas de una producción con una capacidad de faenación de 37.000 pollos y 850 cerdos por hora en dos de sus plantas.

Es en la distribución donde entra a jugar nuestro rol de controladores de las mercaderías que nos llegan desde las plantas faenadoras para el proceso de distribución hacia los consumidores finales. Agrosuper lleva productos sanos, seguros y frescos en todo el ancho de nuestro país llegando a lugares casi impensados como Puerto Porvenir y PuertoWilliams.

OBJETIVO GENERAL

Salvaguardo de existencias.

Mejorar ventas y nivel de servicio entregado a los clientes.

Correcta aplicación del FIFO en cámaras.

Correcta información en base al sistema.

Conocer la gestión y el desempeño del departamento.

Mejorar comunicación con los distintos departamentos de la empresa.

OBJETIVO ESPECÍFICO

Diseñar y calendarizar un sistema de control e inventarios.

Mantener comunicación fluida con el departamento de ventas.

Reducción de Mermas.

Capacitaciones e inducción al personal de despacho.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Distribución de Aves, cerdos, pavos, cecinas, elaborados, salmón, hortalizas, frutas, vinos y aceite.

Debido a un problema estructural los productos congelados se almacenan en frigorífico externo.

Cámara de congelados actual no supera los 30.000 kilos de almacenamiento, venta aprox. De la sucursal 105.000 kilos de productos congelados.

PLANIFICACION DE EXISTENCIAS EN TRÁNSITO RECEPCION DE EXISTENCIAS EN SUCURSAL

TRASLADO DESDE Y HACIA FRIGORIFICO EXTERNO

DESDE HACIA

Recepción de existencias: proceso ágil mediante el cual se reciben palletcompleto con solo una lectura de código de barras.

Mermas y control de existencias: no se contaban las salidas de mercaderías, productos extraviados en frigorífico externo. Deterioro de embalajes. 0,05% de merma aceptada por sucursal según su stock mensual.

Decomisos:

Decomisos por embalajes en mal estado y producto aplastado. 85%Decomisos por fecha de vencimiento 5%Decomisos por problemas organolépticos. (Mal olor, textura, color) 3%Decomisos por pérdida de vacío. 7%

El estudio permitió detectar distintas falencias asociadas a estos procesos:

Poco conocimiento de parte del personal en temas administrativos y concernientes al sistema utilizado.

Envíos de mercaderías sin respaldos de guías de despacho.

Envíos de mayores y menores cantidades a las solicitadas.

No existían respaldos de las entradas y salidas de mercaderías ya que no habían guías de despacho ni inventarios asociados.

PLANTEAMIENTO DE SOLUCIONES

Planilla de control e inducción al personal de despacho:

Diseño y programación de una planilla en Excel.

Inducción al personal sobre uso de instrumento público. (GD)

Ver Planilla

Comunicación con personal de frigorífico externo:

Comunicación fluida vía mail y envío de planilla con stock.

Calendarizacion de Inventarios:

El calendario de la sucursal solo consistía en inventariar Aves, cerdos, pavos (fresco), cecinas, vinos y aceite.

Solo se lograba llegar a un 65% de cumplimiento. ( De 450 cortes appsolo inventariábamos 293, de los cuales el 58% correspondía a prod. Fresco.)

Existe gran cantidad de tiempo muerto en despacho.

La infraestructura hace aun mas complicado el proceso de inventarios.

Gran incertidumbre a la hora de la toma de inventarios.

Mermas por concepto de faltante en inventario.

Stock irreal en sistema.

La meta es del 90% de cumplimiento.

Como se puede apreciar se eliminaron los tiempos muertos, acostumbrandocon esto al personal a realizar inventarios selectivos diarios y a mantener en orden y limpias las cámaras.

Se limpió el stock ya que aparecía sucio con mercaderías vencidas las cuales no estaban físicamente en cámara.

Se crea el hábito y costumbre a tener inventarios con mayor frecuencia. (todos los días).

Mejora sustentable de bonos de despacho.

Inventarios aleatorios. Ver Planilla

EVOLUCION DEL CUMPLIMIENTO EN LOS INVENTARIOS

MEJORAS OBTENIDAS

Actualización en sistema del stock general.Se descarta por completo la incertidumbre tanto en el stock como a la hora

de tomar inventarios.Mejoran los bonos e incentivos en dinero.Se elimina el riesgo de accidentabilidad.Se reducen los tiempos de espera en la preparación de los pedidos diarios.Control total de las existencias.Reducción de costos por concepto de arriendo y horas extras.

BENEFICIOS OBTENIDOS

FIFO en cámaras. Menor deterioro de embalajes.Se realizan inventarios nocturnos.Inducciones y manejo de excel.

CONCLUSION