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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso de Gestión DocumentalProcedimiento: Gestión de comunicaciones oficialesCódigo: SO-GD-PCGCO-02 Versión: 04Fecha: 06/12/2013 Página: 1 de 77

CONTROL DE CAMBIOSVersión Fecha Descripción de la modificación

01 09/06/2003 Versión inicial como Procedimiento para correspondencia

02 12/05/2005

Como Procedimiento de Gestión Documental. Se integraron los procedimientos de correspondencia y archivo en un solo procedimiento.Se ajustaron los formatos y se cambiaron los códigos de los documentos, así como su presentación con base en el manual de identidad visual de la actual administración distrital

01 07/10/2008Versión 01 como Manual de Gestión documental, el cual incluía el procedimiento de Gestión de Correspondencia

01 20/10/2010Versión inicial como Procedimiento de Gestión de comunicaciones oficiales.

02 31/03/2011

En el numeral 9: en el procedimiento de Tramite de documentos se crea el paso 4 ”Finalización de trámites en Sistema CORDIS” y se ajusta el flujograma respectivo.

03 31/08/2011 Numeral 3 insumos, se incluye insumo; Numeral 4 productos: se modifica producto; Numeran 5 normatividad, se ajustan las normas; Numeral 6 definiciones: se eliminan términos “archivo de planillas de distribución de comunicaciones oficiales”, centro de acopia” y “patinador”, y se modifican definiciones “comunicación oficial”, “comunicaciones oficiales recibidas”; Numeral 7 responsabilidad y autoridad: se ajusta responsable; Numeral 8 lineamientos o políticas: se ajustan los párrafos: 5, 6, 9, 10, 13, 17, 18 y 21; en el numeral 9 descripción del proceso: se ajusta el titulo eliminando la sigla (ER).En el numeral 1: se ajusta el punto de control; en el numeral 2, se ajusta el nombre de la actividad se ajusta la descripción de la actividad; en el numeral 3: se ajusta el nombre del paso se ajusta el párrafo uno de la descripción de la acción, se ajustan los datos que se deben ingresar a la base de datos; en el paso 4, se ajusta nombre del paso, se modifica la descripción de la actividad, se ajusta cargo responsable, se elimina registro y se ingresa un nuevo registro; en el paso 5, Se modifica el nombre del paso y la descripción de la actividad, En el cargo responsable se elimina el patinador, Se elimina el registro de GD-PCGCO-FM-01, Se elimina el punto de control; en el paso 6, se modifica descripción de la



actividad, se elimina registro, y se ingresa un nuevo registro; se elimina el paso 7; En el numeral 9 gestión de comunicaciones oficiales internas se elimina la sigla (IE); en el paso 1, se modifica nombre de la actividad, se modifica la descripciones la actividad, se modifica el registro; en el paso 2 se modifica el nombre del paso, se ajusta el segundo párrafo en la descripción de la actividad, se incluye área responsable, cargo y se ajusta registro; en el paso 3, se modifica nombre del paso, se ajusta la descripción de la actividad, se incluye cargo responsable, se incluye registro y se ajusta el punto de control; en el paso 4 se modifica el nombre del paso, se modifica la descripción de la actividad, se modifica área responsable, se incluyen cargos responsables, se elimina registro “GD-PCGCO-FM-03: Relación Tramites Asignados” y se incluyen los registros “GD-PCODAG-FM-02: Remisión documental entre archivos de gestión” y “informe mensual de actividades”, se incluye punto de control, se elimina los pasos 5 y 6.; En el numeral 9 descripción de la actividad gestión de comunicaciones oficiales enviadas se elimina la siglas (EE), el paso 1 se modifica la descripción de la actividad; en el paso 2, se ajusta la descripción de la actividad , se incluye paso 3, los pasos siguientes que aparecen como 7 y 8 se eliminan y se ajusta la numeración, en el paso 9, se modifica el nombre de la actividad, se ajusta la descripción de la actividad y se modifican los cargos responsables, en el paso 5, se ajusta la descripción de la actividad, se ajusta el área responsable, se ingresa cargo responsable, se modifica registro “GD-PCGCO-FM-02: Control de Correspondencia Interna y Externa Enviada” por “formato de entrega personal de documentos GD-PCGCO-FM-04 “ y se incluye punto de control, se elimina los paso que aparecen como 11 y 12, en el paso 6 se elimina un registro y se ajusta el punto de control, se elimina el paso que aparece como 14, en el paso 7 se modifica el nombre de la actividad, se ajusta la descripción de la actividad, se elimina un área responsable, se modifican los cargos responsables, se elimina registro “GD-PCGCO-FM-05: Entrega de Correspondencia Externa Enviada Servicio Mensajería” y se ajusta el punto de control, en el paso 8 se ajusta la descripción de la actividad y se elimina el paso que parece como 17; En el numeral 9 en la descripción del procedimiento de seguimiento y control de la gestión de la correspondencia, en el paso1, se ajusta la descripción de la actividad, se ingresa



registro, se modificas el cargo responsables y se modifica el punto de control, en el paso 2, se modifica el nombre del paso, se modifica la descripción de la actividad y se modifica registro eliminando “ GD-PCGCO-FM-08: Consolidado de seguimiento de estado de trámite de correspondencia” por. “Comunicación Oficial Interna, se eliminan los pasos 3, 4, 5 y 6; En el numeral 9 descripción de la actividad, tramite de documentos, en el paso 1: se modifica el nombre de la actividad, se modifica la descripción de la actividad, en el paso 2 se modifica la descripción de la actividad y se modifica el cargo responsable, el paso 3 se elimina, el paso 4 se ajusta la descripción de la actividad, En el numeral 10 flujogramas del procedimiento, se ajustan los flujogramas; En el numeral 11 Anexos, se elimina el anexo 1 “Instructivo para el trámite interno para la atención de tutelas”, se modifica el numeral del anexo 2, se elimina la nota, y se ajustan los párrafos del anexo 2, Se elimina formato GD-PCGCO-FM-08.

04 06/12/2013 Se actualizó el alcance, los insumos y productos, se ajustaron las definiciones y las responsabilidades y autoridad, se incluyen políticas y lineamientos, en el numeral 9 descripción del procedimiento se ajusta las descripción de las actividades, áreas responsables, cargos responsables, registros y puntos de control.En el numeral 9.2 se incluye la actividad No 3 “validar radicado identificando área responsable, cargo responsable registro y punto de control” y se ajusta el orden de numeración, en el numeral 9.3 se incluyen las actividades No 3 validar radicado, 7 embalaje de las comunicaciones por la empresa de mensajería, 10 digitalizar guía de prueba, pegar guía al documento, 12 realizar devoluciones, 13 seguimiento a las devoluciones, 14 realizar el reenvió, 15, cerrar el envió y 16 fijar comunicación. Se incluye la etapa PRESTAMO Y CONSULTA ARCHIVO DE GESTION CENTRALIZADO como 9.4 y se ajusta el orden de numeración, se incluye la etapa Archivo de Gestión Centralizado como 9.5, en seguimiento y control de la gestión de la correspondencia 9.6: se incluyen los pasos del 3 al 12. Se eliminan el formato GD-PCGCO-FM-07: Seguimiento de correspondencia por dependencia y funcionario, se ajusta en su estructura el formato GD-PCGCO-FM-02 Control de Correspondencia Interna y Externa Enviada, se ajusta el instructivo de acuerdo a la resolución 501-2013 de

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http://srvpesi8:8090/INTRANET/images/REPOSITORIO/Documentos%20SIG/SOPORTE/GESTION%20DOCUMENTAL/Procedimiento%20Gestion%20de%20comunicaciones%20oficiales/Anexos/Seguimiento%20correspondencia%20dep%20func.doc





la Dirección General.

AUTORIZACION

Elaboración Revisión y Aprobación TécnicaAprobación Metodológica del

SIG

Firma:__________________Nombre: María Carolina Hernández Poveda Cargo: Técnico OperativoDependencia: Subdirección Administrativa y Financiera

Firma:__________________Nombre: Luis Alberto Conde Alonso Cargo: ContratistaDependencia: Oficina Asesora de Planeación

Firma: ________________Nombre: Mauricio Alexander

Valencia SilvaCargo: Subdirector AdministrativoDependencia: Subdirección Administrativa y Financiera

Firma: _________________Nombre: Ismael Martinez

GuerreroCargo: Jefe Oficina Asesora de PlaneaciónDependencia: Oficina Asesora de Planeación

En calidad de representante de la Alta Dirección

VERIFIQUE EN EL LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SIG QUE ESTA ES LA VERSIÓN VIGENTE ANTES DE UTILIZAR EL DOCUMENTO



1. OBJETIVO

Establecer las actividades para la recepción, radicación, digitalización, distribución, seguimiento, conservación e ingreso de los documentos enviados, tramitados y recibidos por la Unidad.

2. ALCANCE

Este procedimiento inicia con la recepción de Comunicaciones Oficiales y finaliza con la Finalización del trámite en el aplicativo de Gestión de Documental

3. INSUMOS

Comunicaciones Oficiales (IP) (IS) Documentación generada por la Unidad.(IS)

4. PRODUCTOS

Expedientes en físico y virtuales organizados (IS) Entrega de comunicaciones oficiales (IS) Préstamo y consulta de documentos (IS)

5. NORMATIVIDAD

Ver normograma

6. DEFINICIONES

Acciones de Contingencia: Son todas aquellas acciones y actividades necesarias para garantizar la continuidad y la operación de la Gestión Documental ante posibles situaciones que puedan afectarla.

Comunicaciones oficiales: Las comunicaciones oficiales son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la entidad, independientemente del soporte o medio utilizado.



Comunicaciones oficiales recibidas: Son aquellas que son dirigidas a los funcionarios o a la UAESP como tal, entregadas personalmente por el remitente ó allegadas a las oficinas de la Unidad, por servicios de correspondencia u otros medios como correo electrónico, redes sociales (twitter, Facebook, messenger), (vía e-mail) y fax.

Consecutivo de correspondencia: Se constituye en el orden secuencial, ascendente, de las radicaciones arrojadas automáticamente por el aplicativo del Sistema de Gestión Documental, tanto para las comunicaciones oficiales externas como para las comunicaciones oficiales internas, de salida y Circulares. Cada año se iniciará una nueva numeración, partiendo de uno. Este número está conformado por catorce (14) dígitos y será único por cada documento, servirá para identificarlo a nivel institucional y presenta la siguiente estructura:

Según su origen o destino y de conformidad a lo establecido en el Acuerdo 060 de 2001, las comunicaciones oficiales administradas por la UAESP se clasifica en: Enviadas, Recibidas, Internas y Circulares. Ejemplo: AÑO-DEP-CONSECUTIVO- y código de verificación (1, 2, 3 y 4)

Año: Los primeros cuatro números corresponde al año en que se crea o se radica el documento.Dependencia: Los tres dígitos siguientes, identifica la dependencia que radica el documento.Consecutivo: Los seis dígitos siguientes, corresponde al consecutivo del documento.Código de Verificación: Corresponde al último dígito de verificación de la naturaleza del radicado puede ser 1, 2, 3 o 4.

Tipo 1: Comunicaciones Oficiales Enviadas.Tipo 2: Comunicaciones Oficiales RecibidasTipo 3: Comunicaciones Internas (memorandos)Tipo 4: Circulares

Correspondencia personal: Está referida a las comunicaciones de carácter privado que llegan a la entidad, a título personal, citando o no el cargo del funcionario y no generan trámites para la misma.

LDAP: (Lightweight Directory Access Protocol) Protocolo Ligero de Acceso a Directorios



Radicación de comunicaciones oficiales: es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento. Según el Acuerdo 060 de 2001

Radicador: encargado(a) de la recepción, radicación y digitalización.

Registro de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.

Sistema de gestión documental: programa de gestión de bases de datos que disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos. Estos sistemas difieren en aspectos fundamentales de los de gestión de bases de datos convencionales, o de aplicación general, que se utilizan para la gestión de documentos administrativos (tomado de www.elprofesionaldelainformacion.com).

Stiker: etiqueta que se adhiere a la comunicación recibida con los datos del destinatario, el radicado, fecha y el radicador.

Unidad de correspondencia: Tiene como objetivo la gestión de manera centralizada y normalizada de los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones oficiales de la Unidad.

7. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Director (a) General

Suscribir las comunicaciones oficiales entes de control, Concejo y Control Político y partes interesadas, en caso de ausencia firma el Subdirector de Asuntos Legales o en su defecto el Subdirector Administrativo y Financiero con Visto Bueno del Subdirector de la dependencia que genera la comunicación oficial.



Subdirectores, Jefes de Oficina

Suscribir las comunicaciones oficiales.

Supervisores

Suscribir las comunicaciones oficiales que van sobre la supervisión del contrato.

Garantizar el correcto desarrollo de las funciones a cargo de Gestión Documental -Correspondencia y del Archivo Central.

Director(a), Subdirectores y Jefes de Área

Dar cumplimiento a los procedimientos y las políticas de Gestión Documental

Profesional Especializado y/o Universitario

Organizar y mantener el programa Gestión Documental y Sistema Integrado de gestión documental de acuerdo con las normas de Archivo vigentes, para la conservación de la memoria institucional de la Entidad.

Técnico Operativo

Realizar el seguimiento al programa de gestión documental y al sistema integrado de conservación, aplicando los principios y procesos archivísticos de acuerdo a las normas y reglamentos que regulan la materia.

Aplicar las herramientas, procesos y procedimientos de gestión documental de acuerdo a las normas y procedimientos vigentes.

Relacionar, organizar la correspondencia interna, enviada y recibida y realizar las transferencias de acuerdo a los procedimientos de Gestión Documental.

Auxiliar Administrativo

Cumplir y ejecutar con los procedimientos establecidos en Gestión Documental



8. LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN

La Subdirección Administrativa y Financiera, deberá contar con personal suficiente y debidamente capacitado, además de los medios técnicos y tecnológicos necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública, según lo estipulado en el Artículo 3 del Acuerdo 060 de 2001.

De la misma manera se debe contar con el personal profesional y técnico requerido de acuerdo al volumen de producción documental, los servicios que deben ser prestados, las unidades de información, y los niveles de archivo que existan en la entidad

Firmas autorizadas: Las comunicaciones oficiales externas enviadas, sólo podrán ser firmadas por los funcionarios que desempeñen los siguientes cargos dentro de la estructura orgánica de la Unidad:

a. Director(a) Generalb. Subdirectores o Jefes de dependenciac. Supervisores de contratos

El Director(a) General de la Unidad, podrá delegar en los funcionarios a su cargo la firma de actuaciones específicas, mediante acto administrativo debidamente motivado.

Para el caso de las comunicaciones oficiales internas (Memorandos), pueden ser firmadas única y exclusivamente por personal de planta y/o provisionales y aquellos casos en que el director lo autorice.

Generalidades de la radicación de comunicaciones oficiales: Las comunicaciones oficiales recibidas que estén dirigidas a la Dirección General, serán radicadas a la subdirección o a la Oficina Asesora que maneje el tema con copia a la dirección general.

La recepción, indexación de datos, radicación, digitalización y distribución de correspondencia en el ámbito público constituye un acto administrativo, que depende de Correspondencia, la cual facilita y garantiza la realización de un trámite institucional, de forma eficiente y transparente, siendo este un proceso con importantes implicaciones para el manejo y acceso futuro a la información requerida por la institución.



Por lo anterior, todas las comunicaciones oficiales procedentes de destinos externos, serán canalizadas y radicadas a través del Sistema de Gestión Documental; es decir que ninguna comunicación debe ser recibida a la mano por los funcionarios o contratistas,

La radicación de correspondencia debe garantizar que la documentación recibida sea registrada, automatizada y controlada sistemáticamente, para luego ser remitida al archivo de gestión centralizado, para su organización de acuerdo con la tabla de retención documental vigente.

Todo sobre, paquete o envió postal que llegue para radicación, debe ser revisado con especial cuidado, si presentan las siguientes señales sospechosas: alambres, cuerdas o papel metálico que sobresalgan, manchas de aceite o decoloraciones se debe informar a la empresa de seguridad y a la Subdirección Administrativa y Financiera.

En este sentido, la recepción, indexación de datos, radicación, digitalización y distribución de la correspondencia permite:

Garantizar el control y seguimiento institucional de la documentación recibida por Correspondencia desde el momento de su radicación.

Garantizar que la documentación recibida sea registrada (Entrada oficial) y organizada sistemáticamente, conservándola como antecedente para futuras decisiones y gestiones de la UAESP

Garantizar la reasignación ágil de manera virtual y digitalización oportuna de la documentación recibida en Correspondencia, al área que se encargará de su trámite administrativo.

Horario de Gestión Documental: El aplicativo dispuesto por el sistema Gestión Documental para el trámite de comunicaciones oficiales internas y externas, estará habilitado las 24 horas del día; sin embargo, para efecto de radicación de las comunicaciones oficiales procedente de otras entidades (entrante), solamente se radicará en el horario establecido dentro de la jornada laboral y que actualmente es de 8:00 am a 5:30 pm, de lunes a viernes en jornada continua.

Las comunicaciones oficiales Externas Enviadas y las comunicaciones oficiales internas, que emitan las diferentes dependencias del Unidad, con destinos externos o internos, se recibirán en Correspondencia en el horario de las 8:00 a.m. hasta las 5:00 p.m. en jornada continua, dado que la documentación que se recibe hasta la cinco se debe digitalizar, cerrar y realizar el embalaje para enviar al siguiente día a sus destinos.



Las comunicaciones tramitadas al interior de la Unidad, que no sean radicadas en Gestión Documental, no se consideran oficiales, y quedan bajo la responsabilidad del funcionario o contratista receptor y/o productor.

Las comunicaciones con carácter personal de los funcionarios (estudio, primas, certificaciones etc. serán radicadas en Gestión Documental como una solicitud externa recibida.

Las comunicaciones con carácter Misional de las actividades diarias de su labor y obligaciones contractuales serán radicadas por el funcionario en el Sistema de Gestión Documental en los formatos plantillas de la página de contenidos con radicación interna.

Está prohibido realizar la reserva de números de radicación de cualquier tipo de comunicación: La radicación de documentos vela por la transparencia administrativa, por tal motivo, no se podrán reservar números, de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados. La numeración será en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutivo a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados.

La Subdirección Administrativa y Financiera por medio del equipo de Gestión Documental se encargará de llevar los controles necesarios a la gestión de documental; atenderá las consultas, los soportes y los reportes, garantizando que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para tal efecto, de conformidad con el acuerdo 060 de 2001.

Anulación de consecutivos: Debe ser solicitado por medio del aplicativo del Sistema de Gestión Documental, por parte del Subdirector o jefe de Oficina; quien deberá justificar el motivo por la cual es necesario anular un número de consecutivo; el responsable del proceso de Gestión Documental o quien este designe para la administración del Sistema de Gestión Documental procederá con la realización de las actas de anulación, dejando constancia al finalizar el mes con las respectivas actas que son generadas por el sistema de gestión documental debidamente firmadas por el Subdirector o jefe de oficina que solicita la anulación; asegurando de ésta manera la aplicación del principio de transparencia en la actuación administrativa. (Entiéndase anulación del número asignado al documento).



Es responsabilidad de cada dependencia la solicitud de anulación de consecutivos que por razones justificadas, se hace necesario su respectiva anulación.

Se aclara que bajo las siguientes circunstancias no se realizará la anulación de números consecutivos de correspondencia:

Cuando el número de consecutivo corresponde a un radicado tipo 2; es decir, pertenece a correspondencia externa recibida.

Si la solicitud de anulación la presenta un funcionario no autorizado para gestionar dicho trámite.

Cuando la justificación presentada no es clara. Si existe autorización expresa de un Directivo que controvierta la solicitud.

Prestamos de documentos: Con el fin de garantizar la integridad y conservación de las comunicaciones oficiales y sus anexos, los documentos en calidad de préstamo tienen un término de ocho (8) días calendario, tiempo en el cual deben ser devueltos a Gestión Documental.Pasado este tiempo se debe genera un reporte a la dependencia y envía un correo electrónico al funcionario con copia al jefe de la evidencia de los prestamos vencidos, si los físicos no son recibidos después del tiempo estipulado en el correo electrónico, se enviara un comunicado oficial dirigido al funcionario que solicito el préstamo para la entrega oportuna a Gestión Documental.

Actualización Formatos sujetos a radicación: En caso de que el Sistema de Gestión requiera la actualización de documentos y/o formatos sujetos a radicación, solo se actualizarán por solicitud previa de la Oficina Asesora de Planeación, quien envía un correo electrónico solicitando la actualización o incorporación de las plantillas sujetas a radicación en la página de contenidos del Sistema de Gestión Documental.

Acciones de Contingencia: En caso que se presente una falla en el Sistema de Gestión Documental se aplicaran las siguientes acciones:

El sistema se encuentra configurado de tal manera que cada vez que se radique un documento nuevo, de manera automática envía un mensaje al correo electrónico gestió[email protected], el cual es monitoreado por el responsable y Administrador del Sistema, reportando el último número radicado interno, salida, entrada y circular.

Informar al usuario que no hay sistema, motivo por el cual la radicación se realizará de forma manual, donde el encargado de la ventanilla registra en un archivo Excel y le asigna manualmente el siguiente número consecutivo de radicado,

mailto:gesti%C3%[email protected]



acompañado de la fecha y hora de recibo y el nombre de quien le recibe el documento; cuando se habilite el sistema, en el mismo orden en que fueron recibidos se registrarán cada uno de los documentos en el sistema.

Para la entrega de constancia de recibido de las circulares se utilizará el formato GD-PCGCO-FM-10 Constancia comunicación circular.

Con el fin de garantizar al usuario la radicación en el sistema se le solicita un correo electrónico donde se le enviará una copia de la imagen en donde consta la fecha y número de radicado, generado por el sistema luego de ser radicados y digitalizados los documentos en el sistema.

Durante el periodo que el sistema se encuentre fuera de servicio o la falla de luz, el responsable de correspondencia será la única persona encargada de radicar las comunicaciones y de registrar en la planilla de contingencia diseñada para tal fin de modo que se pueda subir al sistema en un archivo plano.

Tramite correspondencia personal: La correspondencia personal (extractos bancarios, recibos de cuentas personales, los folletos, las publicaciones periódicas y el material bibliográfico que no constituya una suscripción institucional etc.), no será motivo de verificación, ni tendrá ningún registro dentro de la función de Correspondencia; se entregarán al funcionario destinatario a la mano; si el destinatario para quien viene la comunicación ya no labora en la entidad, será devuelta al mensajero o empresa que la presenta inmediatamente, sin generar ningún tipo de trámite para la Unidad.

La correspondencia personal se identifica por no traer relacionado el cargo y/o la dependencia en la cual labora el funcionario de destino, o su asunto no define procesos internos de la Unidad, por lo cual, no genera trámites para las institución. Se recomienda que cada funcionario actualice la dirección de correspondencia para que esta llegue a su lugar de residencia.

Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser radicada, a la oficina de atención al ciudadano para su trámite pertinente, donde se determinarán las acciones a seguir.

Radicación de propuestas dentro procesos licitatorios: Para el caso de propuestas o procesos de contratación (Licitaciones, Subastas etc.), deben ser radicadas directamente a la Subdirección de Asuntos Legales, adhiriendo el Stiker al sobre respectivo, sin abrirse, el radicado queda sin imagen y se debe devolver a Gestión Documental terminado el

http://srvpesi8:8090/INTRANET/images/REPOSITORIO/Documentos%20SIG/SOPORTE/GESTION%20DOCUMENTAL/Procedimiento%20Gestion%20de%20comunicaciones%20oficiales/Anexos/Constancia%20de%20comunicacion%20circular.doc



proceso respectivo, para su digitalización, terminado esto se devuelve para su posterior archivo en la subdirección de asuntos legales.

Radicación derechos de petición: Cuando lleguen a la UAESP PQRS (peticiones, quejas, reclamos y solicitudes), se radican a la Subdirección Administrativa y Financiera - Atención al Ciudadano. Los formatos Solicitud de requerimiento de servicios se radicará en correspondencia a medida que ingrese la petición por vía telefónica.

En los casos que sean de entes de control (IAS) se radican a la Oficina de Control Interno; Concejo de Bogotá, Congreso y Presidencia se radican al Asesor de la Dirección; prorroga exhumación de restos se radican a Servicios Funerarios; solicitud certificación de la EDIS se radican a Gestión Documental con copia Atención al Ciudadano.

Radicación pago de contratistas, facturas y proveedores: Para la radicación de las solicitudes de pago de contratistas y proveedores, antes de ser radicadas se debe revisar que los documentos anexos sean los requeridos según el procedimiento de Causación de Obligaciones y Trámites de Pago, que estén debidamente firmados, que estén legibles y que correspondan al periodo que se va a cobrar, ser radica a la Subdirección Administrativa y Financiera – Contabilidad con copia a Presupuesto y Tesorería.

Radicación entes de control: se radica para la oficina de Control Interno con copia a la Directora.

Radicación: de comunicaciones oficiales del Concejo de Bogotá, Senado, Congreso y Presidencia de la Republica, se radica para la Dirección Genera.

Radicación de correspondencia que ingresa por otros medios (email, Facebook, twitter, fax): Cuando un funcionario de la UAESP, reciban una comunicación oficial mediante medios magnéticos, correo electrónico, etc., deberá reenviar al correo gestió[email protected], para su respectiva radicación e inicio del trámite en la oficina de correspondencia.

Cuando se evidencie que la correspondencia recibida para radicar no es competencia de la UAESP, el responsable de Gestión Documental hará su inmediata devolución a la persona que se la entregó.

Para el caso de comunicaciones que fueron radicadas y se evidencia que no es competencia de la UAESP, el responsable de Gestión Documental generará un comunicado oficial de traslado a la entidad competente y será firmada por la Subdirección Administrativa y Financiera.




Toda la información técnica que se remita a la UAESP en diferentes formatos, (planos, mapas, registros eléctricos, etc.) y (microfichas, microfilm, videos, CD´s, etc.) solo se radicará si se adjunta como anexos a una comunicación.



9. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

9.1 GESTIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS No. Actividad Descripción de la actividad Área

ResponsableCargo

responsable Registros Punto de Control

1

Recepcionar Comunicaciones Oficiales recibidas

Procede con la apertura de todo sobre, caja, o soporte que contenga documentos o información con destino a la Unidad, revisa teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

- Verifica la correcta identificación tanto del remitente como del destinatario.

- Revisa la(s) firma(s) del documento y la copia idéntica al original presentado, cuando sea el caso.

- Verifica que los anexos correspondan a los descritos en la comunicación, corroborando Número de folios, o documentos adjuntos en distintos soportes.

Cuando los anexos que acompañan una comunicación dirigida a la Unidad no se encuentren foliados, el funcionario responsable de la ventanilla de Correspondencia deberá requerir al usuario que realice la foliación de los anexos para luego poder recibirle y radicarle la comunicación.

Subdirección Administrativa y Financiera-Gestión Documental




2

Radicar Comunicaciones Oficiales Recibidas

Ingresa al Sistema de Gestión Documental radicación de entrada y registra como mínimo los siguientes datos:

• Nombre del remitente y / o Entidad Remitente• Nombre del remitente• Número de radicación de origen. (No del radicado del Antecedente

Entrante) • Asunto, palabras clave o descriptores.• Numero de folios que componen la comunicación• Número y descripción de los anexos.

Selecciona la dependencia responsable de acuerdo a las Políticas y lineamientos (Ver Capitulo 8), radica y genera un número de consecutivo a cada una de las comunicaciones recibidas.

Luego se imprime el Stiker de radicación, este se coloca sobre la comunicación del ciudadano o mensajero y en la comunicación oficial original sin afectar la visibilidad de la información del documento.

En caso de presentar fallas como acción de contingencia se utilizara el formato GD-PCGCO-FM-01: Correspondencia Externa Recibida por Entregar

Subdirección Administrativa y

Financiera- Gestión

Documental


Comunicación Oficial

Formato GD-PCGCO-FM-

01: Correspondenci

a Externa Recibida por

Entregar

Verificar asignación de radicado








3

Digitalizar comunicaciones y anexos externas recibidas

Una vez radicado los documentos en el Sistema de Gestión Documental, digitaliza cada uno de manera independiente con sus respectivos anexos y envía la imagen para que puedan ser visualizadas en la dependencia asignada en el momento de la radicación o en todas aquellas en donde se informe sobre un determinado número de consecutivo.


Financiera-Gestión

Documental


HistóricoSistema de Gestión de Documental

Verificar que la imagen corresponda al radicado y que sea legible

4

Clasificar documentos físicos por dependencia

Luego de ser digitalizados las comunicaciones oficiales externas recibidas y registradas en el Sistema, procede a su clasificación por dependencia de acuerdo a la estructura organizacional y se mantienen en unidades de conservación (caja-carpetas) serán remitidas el primero de cada mes al Archivo de Gestión Centralizado, para su organización de acuerdo al expediente Virtual.


Financiera-Gestión

Documental


Histórico Sistema de Gestión de Documental

Verificar que la documentación este archivada en las cajas-carpetas

5

Reasignar las comunicaciones recibidas

Revisa en el Sistema de Gestión Documental, todas las comunicaciones oficiales que le fueron reasignadas al usuario y procede a reasignarlas a uno o más funcionarios de la dependencia para iniciar su respectivo trámite.

Cuando la solicitud que llego sea competencia de varias dependencias el radicado original debe ser reasignado al funcionario o la dependencia que va a consolidar la respuesta, a los demás les envía por informados una copia con el fin de que suban a este informado sus respuestas y las alleguen a quien consolida y pueda dar respuesta.

Cuando una o más comunicaciones oficiales no sean de la competencia de esa dependencia, debe reasignarlas inmediatamente a través del Sistema al Director, Subdirector o jefe de oficina de la dependencia que le corresponda dar trámite.

Todas las dependencias

Director, Subdirectores

y Jefes de oficina.

Histórico Sistema de

Gestión Documental

Verificar la reasignación oportuna del

radicado



9.2 GESTIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS

No Actividad Descripción de la actividad Área Responsable

Cargo responsable Registros Punto de

Control

1 Proyectar Comunicado

Proyecta comunicado utilizando los formatos que están sujetos a radicación en el Sistema de Gestión Documental en la página de contenidos, ver instructivo producción de documentos; elabora teniendo en cuenta el manual de radicación interna.

Nota: solo se radicará y subirá el documento al sistema, cuando ya esté revisado y se esté seguro que el documento va a salir para evitar anulaciones por exceder el tiempo del radicado.

Todas las Dependencias

Funcionarios servidores

2 Radicar Comunicado

Cuando la comunicación está avalada se ingresa al Sistema de Gestión Documental dar clic en radicación interna

- Busca en el sistema al funcionario destinatario.- Ingresa el Asunto: descripción del contenido de la

comunicación.- Ingresa el Número de folios.- Ingresa el número y descripción de los anexos.

Da clic en radicación, el Sistema genera un número de radicación.A este número de radicación se le sube el formato para asignarle el radicado; solicitar por el sistema de gestión documental la revisión, visto bueno y firma de quien corresponda, para que quede la trazabilidad de cada comunicación oficial interna de acuerdo a la comunicación física.




Gestión Documental

Comunicaciones Oficiales

internas





Control

3 Validar radicado

Valida el radicado por medio del Sistema revisando que fue aprobado por Subdirector, Jefe de Oficina o por quien firma la Comunicación, imprime la Comunicación Oficial recoge la firma y coloca el tercer visto de impresión y firma al radicado en el sistema, genera el listado de entrega y envía link al correo [email protected].

En caso de presentar fallas como acción de contingencia se utilizará el formato GD-PCGCO-FM-02 Control de Correspondencia Interna y Externa Enviada

Las oficinas productoras son directas responsables de la entrega de las comunicaciones oficiales en físico y sus correspondientes anexos (si los hay) para su digitalización en la Oficina de Correspondencia.

Si el radicado interno no es utilizado, ver numeral 9.6 Seguimiento y Control de la Gestión Documental, actividad 10.


Técnico Operativo, Secretaria

Ejecutiva y/o Auxiliar

Administrativo


Gestión Documental

Comunicaciones Oficiales.

GD-PCGCO-FM-02

Control de Correspondencia Interna y

Externa Enviada

Verificar que el documento

físico corresponda con los datos registrados

en el Sistema de Gestión

Documental y que sea

entregado en corresponden

cia.






mailto:[email protected]





Control

4Digitalizar al número de radicado.

Verifica que los comunicados físicos entregados por las dependencias productoras, reúnan los siguientes requisitos:- Los datos del destinatario, del asunto y los anexos deben

ser los mismos que están en la comunicación física.- Revisa el histórico que este haya sido reasignado al jefe

para su aprobación y VoBo por el sistema de gestión documental.

Se procede a su digitalización; de lo contrario serán devueltos a la oficina productora, cada radicación física de comunicaciones oficiales internas, debe ser reflejo del radicado virtual.Para el caso de aquellas comunicaciones internas que se requieran que el funcionario firme el recibo de la comunicación, la oficina productora reasigne el radicado al funcionario, para que puedan solicitar su oficio y/o anexos, los cuales serán entregados cuando el funcionario ingrese la clave personal del usuario en correspondencia. (Reemplaza la firma en la comunicación y queda la trazabilidad en el radicado el cual será devuelto al área para el archivo virtual y en el expediente queda una copia).

Nota: Es responsabilidad de las personas designadas en las dependencias, efectuar la aplicación de las TRD en el Sistema, según corresponda. Para el caso de la creación de tipos documentales, es necesario solicitarlo por medio de correo interno dirigido a [email protected] para su respectivo estudio.



Documental


HistóricoSistema de Gestión de Documental

Verificar los documentos físicos contra las imágenes digitalizadas

en el Sistema.






Control

5Cerrar el

envío

Una vez digitalizado cierra cada radicado, coloca el cuarto visto por el módulo de envío al radicado de la siguiente manera:

Da clic en envíos, envió normal, busca la dependencia que radicó, digita el número de radicado, selecciona, da clic en envío de documentos y selecciona el modo de envío para los radicados internos es PERSONAL – INTERNO, de esta manera el sistema asegura la autenticidad las comunicaciones virtuales.



Documental

Auxiliar administrativo


Gestión Documental

Verificar el cierre de los

radicados

6Organizar comunicaciones

Una vez cerradas las comunicaciones oficiales internas, procede a su clasificación por dependencia de acuerdo a la estructura organizacional y se mantienen en unidades de conservación (caja-carpetas) serán remitidas cada tres (3) meses al Archivo de Gestión Centralizado, para su organización de acuerdo al expediente Virtual.



Documental



Gestión Documental

Verificar que la documentación este archivada en las cajas-carpetas



9.3 GESTIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS



Control

1 Proyectar Comunicado

Proyecta comunicado utilizando los formatos que están sujetos a radicación en el Sistema de Gestión Documental elabora teniendo en cuenta el manual de radicación de salida en la página de contenidos ver instructivo producción de documentos.

Nota: solo se subirá y radicará el documento en el sistema, cuando ya esté revisado y se esté seguro que el documento va a salir para evitar anulaciones por exceder el tiempo del radicado.







Control

2Radicar Comunicación oficial

Cuando la comunicación está avalada se ingresa al Sistema de Gestión Documental dar clic en radicación salida donde se digita como mínimo los siguientes datos:

- Nombre del destinatario(s) empresa y/o persona natural - Nombre del remitente Interno- Nombre de la Dependencia remitente - UAESP. - Número de radicación de origen. (Si aplica).- Contenido del documento: Asunto, palabras clave o

descriptores.- Número de folios.- Copia- Número y descripción de los anexos. - Fecha de radicación del documento UAESP.

Dar clic en radicación, el Sistema genera un número de radicación a este número de radicación se le sube la plantilla para asignarle el radicado; solicitar por el sistema de gestión documental la revisión, visto bueno y firma de quien corresponda, para ver la trazabilidad de cada comunicación oficial salida.

Todas las dependencias



Gestión Documental






Control

3 Validar radicado

Valida el radicado por medio del Sistema revisando que fue aprobado por Subdirector, Jefe de Oficina o por quien firma la Comunicación, imprime la Comunicación Oficial recoge la firma y coloca el tercer visto de impresión y firma al radicado en el sistema, genera el listado de entrega y envía link al correo [email protected].

En caso de presentar fallas como acción de contingencia se utilizará el formato GD-PCGCO-FM-02 Control de Correspondencia Interna y Externa Enviada

Las oficinas productoras son directas responsables de la entrega de las comunicaciones oficiales en físico y sus correspondientes anexos (si los hay), además de entregar las copias necesarias para el envió de las comunicación para el sello de recibido; para su digitalización en la Oficina de Correspondencia.




Administrativo


Gestión Documental


GD-PCGCO-FM-02 Control

de Correspondencia Interna y

Externa Envida

Verificar que el documento físico corresponda con los datos registrados en el Sistema de Gestión Documental y que sea entregado en correspondencia.











Control

4Digitalizar al número de radicado.

Verifica que los comunicados físicos entregados por las dependencias productoras, reúnen los siguientes requisitos:

- Los datos del destinatario con dirección, el asunto, los anexos sean los descritos, las copias tengan remitente y dirección para el envío, sea el mismo que está en la comunicación oficial física.

- Revisa que por el Sistema estén hechas las copias en la pestaña de documentos si hay lugar; igualmente que este el tercer visto.

- Revisa el histórico que este haya sido reasignado al jefe para su aprobación y VoBo por el sistema de gestión documental.

Después de revisado procede a su digitalización; de lo contrario serán devueltos a la oficina productora. Cada radicación física de comunicaciones oficiales enviadas, debe ser reflejo del radicado virtual.

Las oficinas productoras son directas responsables de la entrega de las comunicaciones oficiales y sus correspondientes anexos (si los hay), de entregar las copias cuando van con copia para otras entidades o personas para su digitalización en correspondencia.



Documental


Histórico Sistema de Gestión Documental

Verificar los documentos físicos contra las imágenes

digitalizadas en el Sistema

5 Cerrar el Después de la digitalización cada radicado debe ser cerrado, se coloca el cuarto visto por el módulo de envío al radicado de la


Auxiliar administrativo


Verificar el cierre de los





Control

envío

siguiente manera:

- Dar clic en envíos, envió normal, busca la dependencia que radicó, digita el número de radicado, selecciona, da clic en envío de documentos y selecciona el modo de envío para los radicados según la dirección se utiliza: motorizado, postexpress, certificado o normal. Cuando es normal lo lleva el conductor y un auxiliar de correspondencia o cuando la persona se presenta en la ventanilla a recibir su oficio, en el campo observaciones para el caso normal coloca el nombre de la persona que lo llevo, de esta manera el sistema asegura la autenticidad las comunicaciones virtuales.

-- Si la comunicación no tiene dirección sino correo

electrónico se envía a este y se guarda en la pestaña de documentos del radicado virtual a la respuesta radicada.

- Si la comunicación tiene un twitter se envía a comunicaciones al web master quien lo envía y regresa la foto de envío que es la que queda en el radicado virtual en la pestaña de documentos.

- Los anónimos que no tienen dirección se fijan en la cartela de correspondencia por 15 días luego se archiva en la dependencia.

Nota: Es responsabilidad de las personas designadas en las dependencias, efectuar la aplicación de las TRD y expediente


Documental Gestión

Documental radicados





Controlvirtual en el Sistema, además de estar realizando el seguimiento a la entrega de la comunicación para finalizar el radicado.

6Asignar

Mensajero o servicio de

entrega

Genera la planilla por el sistema en envío planillas de correo, en caso de presentar fallas el sistema la acción de contingencia es diligenciar, el formato de entrega personal de documentos GD-PCGCO-FM-04, el cual imprime y entrega al mensajero con los documentos enviados.

El mensajero al terminar el recorrido entregara en la Oficina de Correspondencia el formato, debidamente firmado y con sello de las entidades o personas que lo reciben, junto con las copias de las comunicaciones firmadas y selladas o radicadas por el destinatario.

Si el envío se efectúa a través de empresas de mensajería, el registro de entrega de la correspondencia se realizará en las planillas que disponga la empresa o las que la Unidad determine para tal fin.

Para la entrega de las Certificaciones de la EDIS, la persona de envíos llama al destinatario, toma nota en la planilla de: la hora de llamada, la persona que contesta y cuando va a venir a recoger el oficio, esto con el fin de anexarlo al radicado y de llevar la trazabilidad de la llamada para su entrega en correspondencia.



Documental


Formato GD-PCGCO-FM-04 entrega personal de documentos

Verificar firmas del formato

GD-PCGCO-FM-04entrega

personal de documentos





Control

7Digitalizar copia de recibido

Escanea el comunicado con el sello o firma de recibido y actualiza con la observación del recibido en el Sistema de gestión documental, para consulta de la oficina productora. La copia de recibido se archiva en la dependencia en las cajas-carpetas según la TRD de la dependencia.



Documental



Gestión Documental

Verificar la Calidad de imágenes

digitalizadas

8

Embalaje de las comunicaciones empresa de mensajería

Realiza un archivo Excel y lo sube al sistema de mensajería el cual genera la orden de servicios y las guías de los sobres. La comunicación se dobla y se mete en el sobre se sella y las guías se adhieren a cada sobre.



Documental

Auxiliar Administrativo Archivo plano

Verificar que la guía

corresponda al sobre

9

Verificar la Entrega de las Comunicaciones Oficiales

Revisa las órdenes servicio con el fin de verificar la entrega efectiva de la correspondencia enviada por la empresa de mensajería.



Documental


Planillas de la Empresa de Mensajería

Verificar las ordenes de servicio para la entrega

10Digitalizar guía de prueba

Cuando el envío se hace por medio de una empresa de mensajería digitaliza la guía como anexo, colocando la observación si es prueba de entrega del documento original o si es entrega de la copia del oficio.



Documental



Gestión Documental

Verificar la Calidad de imágenes digitalizadas





Control

11Pegar guía al Documento físico

Luego se busca el comunicado físico y se adhiere la guía a este y se deja archivado en las cajas carpetas de la dependencia según la TRD.



Documental



Gestión Documental

Verificar guía corresponda a la comunicación

12 Realizar Devoluciones

Se abre el sobre con cuidado de no dañar la comunicación y las observaciones de la devolución, luego se ingresa al sistema en el módulo de envíos, en otras devoluciones, busca la dependencia que radicó, digita el número de radicado, selecciona, da clic en devolución de documentos, se escoge el motivo de la devolución y se digita la observación del mensajero y se da clic en confirmar la devolución.se digitaliza el sobre de la devolución, colocando la observación prueba de devolución de la empresa de mensajería, luego se adhiere al documento físico y se archiva en las cajas carpetas según la TRD de la dependencia.

En caso de presentar fallas como acción de contingencia se utilizará el formato GD-PCGCO-FM-06 Control de Correspondencia Externa Enviada Devuelta



Documental



Gestión Documental

GD-PCGCO-FM-06:

Control de Corresponden

cia Externa Enviada Devuelta

Verificar la devolución de los radicados










Control

13

Seguimiento a la entrega y a la devolución de las comunicaciones

La persona encargada de la gestión documental de la dependencia, debe realizar seguimiento a los radicados, en la trazabilidad aparece prueba de entrega o sello de recibido, se da clic en la pestaña de expediente y se incluye de acuerdo a la TRD de la dependencia, clic en finalizar se digita la observación y se da clic en Realizar

Cuando la comunicación es devuelta a la entidad, la persona encargada de la gestión documental de la dependencia, debe estar monitoreando el modulo de Devolución de envíos para revisar el motivo de la devolución.

Se debe llamar al destinatario para verificar las observaciones de la devolución por la empresa de mensajería o del motorizado.

Para volver a reenviar el comunicado se debe dar clic en regenerar del radicado en la pestaña de documentos, se envía un correo al gestió[email protected], con la observación de los datos para el reenvío de la comunicación, se debe colocar nuevamente el tercer visto.

Nota: es responsabilidad de la dependencia el seguimiento a las comunicaciones enviadas antes de ser archivadas y finalizadas en el Sistema de Gestión Documental.




Administrativo


Gestión Documental

Verificar las devoluciones en sistema oportunamente






Control

14 Realizar el reenvío

La persona encargada de envíos, da clic en envíos, busca la dependencia que radicó, digita el número de radicado, selecciona, da clic en envío de documentos y selecciona el modo de envío para los radicados según la dirección se utiliza: motorizado, postexpress, certificado o normal, con las observaciones de la dependencia para el reenvío.



Documental



Gestión Documental

Verificar el reenvío de los radicados

15 Cerrar el reenvío

La comunicación que fue devuelta a la Unidad y no se puede verificar las observaciones de la devolución y al igual no se puede tener contacto con el destinatario se debe realizar el siguiente procedimiento:

- Se ingresa al módulo de devoluciones se busca el radicado se selecciona y se da clic en Cerrar envío se justifica en la observación de la no comunicación con el destinatario y se deja constancia que se publicará en la cartelera de correspondencia por quince 15 días calendario.

- Se envía un correo a gestió[email protected] indicando el número de radicado que se publicará en la cartelera.

- Luego finaliza el radicado en el Sistema de Gestión Documental.


Técnico Operativo, Secretaria Ejecutiva ,



Gestión Documental

Verificar el cierre de los radicados






Control

16 Fijar comunicación

El encargado de correspondencia busca la comunicación en la caja carpeta de la dependencia y la fija en la cartelera de acuerdo al tiempo que definió la dependencia, una vez culminado este tiempo volverá a guardar la comunicación según el expediente virtual.



Documental

Técnico Operativo


Gestión Documental

Verificar los tiempos de publicación



9.4 PRESTAMO Y CONSULTA ARCHIVO DE GESTION CENTRALIZADO



Control

1 Solicitar físicos

Ingresa al radicado por la fecha y en la parte superior derecha dar clic en solicitar físico seleccionar anexo y documento:

- el radicado queda como entregado con la comunicaciones de (contratos, judiciales, disciplinarios hojas de vida, boletines diarios, traslado a otra entidades)

- para el resto de comunicaciones es prestado se selecciona el anexo o anexo y documento, esto porque la comunicación en ocasiones no es necesaria sino solo los anexos para el tramite pertinente (facturas, invitaciones, boletas).

En caso de presentar fallas en el sistema como acción de contingencia se debe diligenciar el formato GD-PCODAG-05 Control Préstamo o Consulta de Documentos Archivos de Gestión.



Histórico sistema de

Gestión Documenta

GD-PCODAG-05

Control Préstamo o Consulta de Documentos Archivos de

Gestión

Verificar que este solicitado

el radicado por el sistema

2Revisar el módulo de préstamos a diario

Cuatro veces al día verifica el módulo de préstamos para revisar las solicitudes diarias y genera un reporte virtual (lo que se solicita en la mañana será prestado o entregado en la tarde y lo que se solicita en la tarde será prestado o entregado al día siguiente) sin embargo hay documentos que por su relevancia deben ser entregados inmediatamente (tutelas-licitaciones-contratos).



Documental



Gestión Documental





Control

3Alistar documentos físicos

Busca los físicos en las cajas carpetas de las dependencias y se informa vía correo electrónico a la persona que realizó la solicitud por el sistema.



Documental



Gestión Documental

4Realizar la entrega o préstamo

Da clic en préstamos en la opción de préstamos de documentos, busca el radicado, clic en buscar, digita las observaciones, elige la opción de préstamos o entregas (archivo de contratos -Hoja de vida-disciplinarios y judiciales), se pide al usuario digite la clave personal del sistema (Reemplaza la firma en el formato Control préstamo consulta documentos).



Documental



Gestión Documental

Verificar los vencimientos

de los radicados del

sistema

5Verificar la devolución de los prestamos

Se ingresa al sistema y se digita el radicado ver la imagen y la información de los anexos, para garantizar que el documento venga completo.

Pide al usuario que digite nuevamente la clave personal del sistema para la devolución del físico prestado.



Documental



Gestión Documental

6digitalizar anexos a un radicado

Los anexos que sean cambiados o modificados y sean devueltos a Gestión documental, deben ser digitalizados en la opción como anexo, y realizar la observación de los anexos según el comentario del funcionario, se envía la imagen; quedando la trazabilidad en el radicado.



Documental



Gestión Documental





Control

7 archivar los físicos

Luego se procede a guardar los anexos del radicado en el archivo de gestión en las cajas carpetas de la dependencia de acuerdo a la TRD.



Documental


carpetas Actualizadas

8

Generar el reporte a los vencimientos de los prestamos

Cada quince días debe generar un reporte en el módulo de préstamos: generación de reportes-préstamo de documentos físicos que se encuentran en estado vencido y lo exporta a Excel, el cual adjunta al correo electrónico que se envía al funcionario con copia al jefe, informado sobre la situación de los vencimientos de los préstamos



Documental

Técnico Operativo


Gestión Documental

Correo electrónico

Archivo Excel

Verificar que el reporte se realice en los

términos establecidos





Control

9Seguimiento a los físicos prestados vencidos

Si el funcionario que solicito las comunicaciones físicas los requiere por más tiempo, envía un correo electrónico dirigido a [email protected] solicitando extender el tiempo del préstamo, de lo contrario devolverá a Gestión Documental estos físicos.

Es responsabilidad del usuario que ingreso la clave para el préstamo o entrega de los físicos que le fueron entregados, estos no deben ser entregados a la mano a ningún otro funcionario que no sea de Gestión Documental, esto porque el radicado seguirá cargado al usuario que realizo la solicitud.

Nota: Si es necesario que los físicos los tenga otro funcionario deberá realizar la entrega de estos en Gestión Documental y reasignar el virtual al que los necesita para que el pueda solicitar el físico y este sea cargado a él.



Documental

Técnico Operativo

Reportes Excel

Comunicado oficial




9.5 ARCHIVO DE GESTION CENTRALIZADO

Los documentos que se reciben en Gestión Documental, se organizan el Archivo de Gestión Centralizado; para que sean organizados en los respectivos expedientes físicos, de acuerdo con los expedientes virtuales de la dependencia; para lo cual el funcionario encargado de la Gestión Documental, en conjunto con su equipo de trabajo, debe realizar las siguientes actividades:



Control

1Generar reporte

de comunicaciones

Oficiales

Genera desde el Sistema de Gestión de Documental, el reporte de los documentos a remitir al Archivo de Gestión Centralizado, se le entrega a los auxiliares para que inicien la búsqueda por el Sistema y el alistamiento de los documentos físicos según el expediente virtual de las dependencias.

Subdirección Administrativa y Financiera-

Gestión Documental

Técnico Operativo


Gestión Documental

2Alistar

documentos físicos

Recibe y verifica contra el reporte generado en el sistema toda la documentación que debe ser incorporada en cada uno de los expedientes físicos, de acuerdo con las Tablas de Retención Documental vigente y que reposa en Gestión Documental.


Gestión Documental


Reporte de radicados a

entregar, generado en el

Sistema de Gestión de Documental

Verificar que los documentos físicos a entregar correspondan con los registrados en el reporte.





Control

3Organizar

documentos físicos

Retira todo el material metálico de los documentos a conservar, ubicar los documentos de archivo en las unidades de conservación (Caja-carpetas), realiza la foliación, Elabora los Stiker que permitan identificar cada unidad de conservación, Reubica los expedientes organizados en la estantería.

Organiza la documentación de acuerdo al Procedimiento Organización de Documentos en Archivo de Gestión Centralizado (Clasificación, Ordenación, Descripción).


Gestión Documental


Expediente Sistema de Gestión de Documental

Expediente Físico.

Verificar que los

documentos que están en el expediente

virtual corresponda al expediente

físico

4 Préstamo y consulta

Atención a usuarios internos, búsqueda y préstamo de documentos que reposan en el Archivo de Gestión Centralizado, de acuerdo con el procedimiento establecido


Gestión Documental


Histórico sistema de Gestión Documental

5 Anexar documentos

Actualizar carpetas con los documentos registrados en el Sistema de Gestión Documental


Gestión Documental


Expediente Sistema de Gestión de Documental

Expediente Físico.

Verificar que los

documentos que están en el expediente

virtual corresponda al expediente

físico



9.6 SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA GESTION DOCUMENTAL

El funcionario responsable de la administración del sistema de Gestión Documental realiza un seguimiento mensual al estado de trámite de la correspondencia interna y externa asignada a cada una de las dependencias, cumpliendo el siguiente procedimiento:



Control

1Revisar gestión comunicaciones oficiales por dependencia

Genera un reporte por el Sistema de Gestión de Correspondencia de seguimiento de trámites por dependencia, el cual debe ser comunicado oficialmente a la Subdirección Administrativa y Financiera.

El seguimiento se debe efectuar con corte al último día hábil de cada mes y presentar el informe mediante comunicación oficial en forma impresa los primeros cinco (5) días hábiles del mes siguiente.


Gestión Documental

Técnico Operativo

Reporte del Sistema de

Gestión Documental


2Presentar informe del seguimiento realizado

Elabora y Presenta un informe mediante comunicación dirigida a las dependencias y firmada por la subdirección Administrativa y Financiera, reportando lo encontrado. (No. Comunicaciones oficiales recibidas, No. de comunicaciones oficiales enviadas y comunicaciones oficiales que no han sido finalizadas en el sistema, anulaciones y prestamos)


Gestión Documental

Técnico Operativo


Verificar que el informe sea realizado dentro de los cinco (5) primeros días del mes





Control

3 Solicitar Soporte

Consultas y soportes de la gestión documental frente al Sistema o al procedimiento de comunicaciones, pueden ser enviadas al correo [email protected], telefónicamente o personalmente.



correo electrónico

4 Administrar el Sistema

Actualizar manuales, políticas y plantillas de la página de contenido del sistema de gestión documental, ingresando desde el buscador Filezilla.

Creación de usuarios en el sistema a partir del registro del mismo en el LDAP, en coordinación con la Oficina de Tecnologías de la Información y a partir del formato GTI-PCAGU-FM-01.

Editar los permisos de los usuarios para gestión documental de la dependencia dependiendo del perfil al cual perteneces el usuario, solicitud requerida por correo electrónico del Director (a), jefes de oficina y/o subdirectores.

Subdirección Administrativa y Financiera- Gestión Documental

Técnico Operativo

Pagina de contenidos del Sistema Gestión Documental






Control

5Realizar capacitación y reinducción

Realiza Capacitaciones, reinducciones del sistema y del procedimiento de comunicaciones de acuerdo al manual de usuario de la página de contenidos, Gestión de Talento Humano enviará al correo [email protected], los datos de los funcionarios para el proceso de reinducción, para el caso de los contratistas la subdirección de asuntos legales enviará al correo [email protected] los datos de los nuevos contratistas para inducción sobre el Sistema de Gestión Documental.

Para que la persona reciba la capacitación, es responsabilidad del supervisor o jefe inmediato solicitar la creación del usuario de acuerdo al procedimiento establecido por la Oficina de Tecnologías,


Gestión Documental

Técnico Operativo

Pagina de contenidos del Sistema

Gestión Documental

Correo electrónico

6Presentar desarrollos o actualizaciones al Sistema

En caso de requerirse un ajuste, desarrollo o actualización de versiones del Sistema de Gestión Documental, el administrador del sistema presenta ante el comité de Archivo las propuestas o requerimientos, en caso de ser aprobado elabora una comunicación oficial solicitando los requerimientos para su trámite a la oficina de Tecnologías de la Información.


Gestión Documental

Técnico Operativo

Acta de reunión

Comunicación oficial







Control

7Implementar los desarrollos o ajustes

Valida los requerimientos, solicita información a lo requerido, elabora y envía documento de entendimiento de lo solicitado.

Realiza las pruebas con los ingenieros y por último con el comité, luego avala el documento y se solicitará la puesta en producción a la oficina Tic.

Oficina Tecnologías de la Información


Gestión Documental

Profesional Especializado

Técnico Operativo

Documento de

entendimiento, script de pruebas,

documento a val a la solicitud

Verificar firma de la

aprobación.





Control

8Crear expedientes virtuales

De acuerdo al link Expediente virtual de la página de contenidos:

Primero se debe diligencia la solicitud de creación de expedientes virtuales no se imprime se envía por correo electrónico a [email protected].

Luego se verifica la solicitud y se procede con la creación de acuerdo a las TRD de la dependencia solicitante.

El formato se encuentra en la página de contenidos del sistema.

Es responsabilidad de la dependencia y de la persona encargada del archivo de las comunicaciones y del diligenciamiento del formato y de la solicitud de la creación de los expedientes.


Técnico Operativo

correo electrónico






Control

9Agregar o modificar destinatarios

Agregar al sistema usuarios y ciudadanos de acuerdo a los Tics de la página de contenidos:

El funcionario que solicita debe enviar al correo gestió[email protected] la solicitud de creación o de modificación de datos del destinatario para la elaboración de su respuesta a la solicitud de comunicación.

Para la creación de empresas se agrega como mínimos los datos de nombre, sigla dirección teléfono y correo electrónico, no se agregan personas por la rotación que puede llegar a tener la entidad externa, el nombre de la persona la digitan en el momento de la radicación.

Si es un usuario se agrega con los datos mínimos como nombre, dirección y teléfono.


Técnico Operativo

Correo electrónico

10 Solicitud de anulación

El funcionario que solicita la anulación del radicado debe justificar el porqué de esta anulación según el manual de anulación en la página de contenidos.

El jefe solicita la anulación por el sistema en el módulo de anulación busca el radicado, los selecciona da clic en solicitar anulación, diligencie el motivo de la anulación da clic en realizar, luego reasigna el radicado al responsable de gestión documental


Director, Subdirectores y Jefes de Oficina

Histórico sistema de Gestión Documental

Verificar histórico solicitud de anulación






Control

11Anular consecutivos de radicados

Revisa los motivos de anulación del radicado en el histórico y luego procede a incluir el radicado en el expediente de eliminaciones documentales

Realiza corte al último día hábil de cada mes y dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes siguiente, ingresa a Envíos, da clic en anulación y busca por dependencia y consecutivo de radicado (interno-salida); genera el acta según el consecutivo que dé el sistema, digita observaciones de ser necesario y se da clic en generar acta.

Imprime y hace firmar por el responsable de la gestión Documental de la dependencia (Jefes de oficina y/o Subdirectores), guarda esta acta como prueba de la anulación del consecutivo y del seguimiento al Sistema de Gestión Documental.


Técnico Operativo

GD-PCGCO-FM-13 Acta

de Anulación Verificar actas firmadas



9.7 TRÁMITE DE DOCUMENTOS

No. Actividad Descripción de la actividad Área Responsable


Control

1

Reasignar Comunicaciones Oficiales para Trámite

Revisa permanente las comunicaciones oficiales asignadas por el Sistema de Gestión de Documental, provenientes de destinos externos y/o las recibidas de otras áreas; debe reasignarlas al interior de su dependencia por el Sistema de gestión documental, para realizar el trámite según corresponda.

Si la respuesta debe ser proyectada o le compete a varias dependencias, deberá informar a través del Sistema de Gestión de documental a cada una de ellas para que inicie el trámite. Quien vaya a consolidar la respuesta se queda con el original a los demás le mandan copia.

Por medio de la copia envían sus respuestas subiendo por la pestaña de documentos, de esta manera el que tiene el radicado original revisa y consolida la información en una sola comunicación oficial.


Director, Subdirectores

y Jefes de Oficina.


Gestión Documental

Verificar seguimientos por medio de la agenda

2Tramitar Respuesta

Proyecta la respuesta, y seguir el procedimiento relacionado con gestión de comunicaciones oficiales, que forma parte integral del presente documento, ver numeral 9.3 del presente procedimiento.

Por medio de la copia envían sus respuestas subiendo por la pestaña de documentos, de esta manera el que tiene el radicado original revisa y consolida la información en una sola comunicación oficial.


Director , Subdirectores

y Jefes de Oficina


Gestión Documental

Verificar tiempo de la agenda



No. Actividad Descripción de la actividad Área Responsable


Control

3

Finalizar trámites en Sistema de Gestión de Documental

Para finalizar debe ingresar a la pestaña histórico y revisa si esta digitalizado, enviado y tiene sello de recibido, luego incluye el radicado en el expediente en la pestaña de expediente y da clic en Finalizar, escribe las observaciones y clic en Realizar. Ver manual de usuario en la página de contenidos del Sistema de Gestión Documental.

En caso de retiro de funcionario o finalización de contrato, Gestión Documental revisara en el Sistema que el funcionario no tiene radicaciones y trámites pendientes por finalizar o entregas de préstamo, si es archivo de gestión de contratos, historias labores o boletín diario, deberá dejar un FUID de lo que está incluyendo en los expedientes físicos. Procederá a firmar el Formato GTH-PCSVIR-FM-05 paz y salvo por retiro, que debe llevar las observaciones del jefe y la encargada del archivo en la dependencia.




Administrativo


Gestión Documental

Formato GTH-

PCSVIR-FM-05 paz y

salvo por retiro

Verificar observaciones en el paz y salvo cuando aplique.



1. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

10.1 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO GESTION DE COMUNICACIONES OFICALES RECIBIDAS



10.2 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS



10.3 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS



10.4 FLUJOGRAMA PRESTAMO Y CONSULTA ARCHIVO DE GESTION CENTRALIZADO



10.5 FLUJOGRAMA ARCHIVO DE GESTION CENTRALIZADO



10.6 FLUJOGRAMA DEL TRÁMITE DE DOCUMENTOS



10.7 FLUJOGRAMA DEL TRÁMITE DE DOCUMENTOS



2. ANEXOS

Anexo 1. Instructivo producción de documentos

GD-PCGCO-FM-01: Correspondencia Externa Recibida por Entregar

GD-PCGCO-FM-02 : Control de Correspondencia Interna y Externa Enviada

GD-PCGCO-FM-04 : Entrega Personal de Documentos

GD-PCGCO-FM-06: Control de Correspondencia Externa Enviada Devuelta

GD-PCGCO-FM-09 Acta de Reunión GD-PCGCO-FM-10 Constancia comunicación circular

GD-PCGCO-FM-11 Memoria de reunión GD-PCGCO-FM-12 Lista Asistencia Reunión

GD-PCGCO-FM-13: Acta de Anulación

Modelo Oficio

Modelo Memorando

Modelo Circular

Modelo Resolución

Modelo Sobre carta

Modelo Presentación

http://srvpesi8:8090/INTRANET/images/REPOSITORIO/Documentos%20SIG/SOPORTE/GESTION%20DOCUMENTAL/Procedimiento%20Gestion%20de%20comunicaciones%20oficiales/Anexos/Modelo%20Presentacion.ppt

http://srvpesi8:8090/INTRANET/images/REPOSITORIO/Documentos%20SIG/SOPORTE/GESTION%20DOCUMENTAL/Procedimiento%20Gestion%20de%20comunicaciones%20oficiales/Anexos/Modelo%20sobre%20carta.doc

http://srvpesi8:8090/INTRANET/images/REPOSITORIO/Documentos%20SIG/SOPORTE/GESTION%20DOCUMENTAL/Procedimiento%20Gestion%20de%20comunicaciones%20oficiales/Anexos/Modelo%20Circular.doc

http://srvpesi8:8090/INTRANET/images/REPOSITORIO/Documentos%20SIG/SOPORTE/GESTION%20DOCUMENTAL/Procedimiento%20Gestion%20de%20comunicaciones%20oficiales/Anexos/Modelo%20Memorando.doc

http://srvpesi8:8090/INTRANET/images/REPOSITORIO/Documentos%20SIG/SOPORTE/GESTION%20DOCUMENTAL/Procedimiento%20Gestion%20de%20comunicaciones%20oficiales/Anexos/Modelo%20Oficio.doc

http://srvpesi8:8090/INTRANET/images/REPOSITORIO/Documentos%20SIG/SOPORTE/GESTION%20DOCUMENTAL/Procedimiento%20Gestion%20de%20comunicaciones%20oficiales/Anexos/Lista%20Asistencia%20a%20Reunion.doc

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ANEXO 1

INSTRUCTIVO PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS

1. DE LA ELABORACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES

1. Dar estricto cumplimiento a la Resolución 501 del 1 de octubre de 2013 en su título IV “Delegaciones en materia de respuestas a derechos de petición”.

2. Todas la comunicaciones externas para la firma de la dirección y relacionadas con la funcionalidad de la Unidad, siempre deben estar avaladas por los Subdirectores respectivos.

3. Todas las comunicaciones internas y externas por cualquier medio deben llevar los vistos buenos de quienes elaboran. Revisan y aprueban.

4. Los conceptos y manifestaciones personales que emitan los funcionarios y/o contratistas que involucren a la Unidad, no son de carácter oficial de la Administración.

5. Los documentos técnicos remitidos a las entidades en realización de una función o tarea específica deben ser previamente revisados y avalados por el Subdirector de la dependencia como responsable de la misma.

6. La información, comunicaciones, conceptos de carácter institucional debe tener el conducto de revisión y aval correspondiente en el marco del SGC.

Para mantener la uniformidad, el estilo la buena presentación de las comunicaciones oficiales se debe seguir las siguientes recomendaciones:

Formato

Se partirá del margen izquierdo o bloque extremo, con las excepciones que para títulos se describen en cada documento.

Formato carta (21.5 x 28) para oficios y memorandos. En todos los casos la redacción debe ser impersonal. El interlineado debe ser sencillo. Los párrafos no deben llevar sangría. Entre párrafos se debe dejar dos líneas. Después de punto seguido se deja un espacio, y de punto aparte, dos líneas. Luego de dos puntos (:) el texto comienza con minúscula, excepto cuando se cita

en estilo directo lo dicho o escrito por otra persona.



El texto debe estar exento de errores dactilográficos, ortográficos, gramaticales, de redacción o de puntuación.

Para resaltar se puede usar la negrilla o la cursiva. En un mismo texto prefiera una de las dos, nunca utilice ambas en una misma palabra.

Las palabras en idiomas extranjeros o que no hayan sido asimiladas al uso del español se escriben en cursiva.

Fuente

Con base en los principios de economía y eficacia se deberá utilizar preferiblemente la letra Times New Román. Este tipo de fuente tipográfica permite una lectura más ágil del texto, en menos tiempo y en la página impresa ocupa menos espacio.

El tamaño de la fuente será: 12 puntos para el cuerpo de texto; los títulos o capítulos se harán a 12 puntos en mayúscula fija y negrilla; en altas y bajas, negrilla y a 12 puntos los subtítulos; 9 puntos para citas o referencias de pie de página y 10 puntos en citas dentro del texto. Para los anexos, copia, elaboró, revisó y aprobó siempre en Times New Roman de 7 a 8 puntos.

Para las siglas, los acrónimos y la escritura de siglos con números romanos, se recomienda utilizar efecto versales (en Word: formato/fuente/VERSALES), con el propósito de disminuir el tamaño de las mayúsculas que sobresalen en el cuerpo de texto.

Ejemplo: Siglo XX, UNESCO, SENA. En todo caso las siglas no se pluralizan.

Márgenes

Superior: 5 cm. Izquierdo: 3 cmInferior: Entre 1,5 y 3 cm. Derecho: 2 cm.



Logo símbolo: Está compuesto por el Escudo de la Alcaldía Mayor de Bogotá y el nombre de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos. Tamaño de 2,5 cm. Éste debe estar ubicado en el margen superior centrado.

El Logo símbolo de la entidad solo podrá utilizarse en policromía y una tinta tal como se muestra a continuación:

a). Color b). Blanco y negro

La imagen o eslogan de la administración Distrital:

El eslogan de la administración vigente se debe ubicar centrado, en la parte inferior del de la hoja y el código postal de la entidad.

Información de contacto:

Hace referencia a la ubicación, teléfonos, página Web de la entidad. Esta debe estar centrada en la parte inferior de la hoja debajo del eslogan de la Administración y los que acreditan la certificación de calidad, así como se señala a continuación:

1.1 COMUNICACIONES OFICIALES CON DESTINO EXTERNO (OFICIOS)

(Ver modelo de oficio)

Los oficios son las comunicaciones que se producen en cualquier dependencia de la entidad, con destino a otras entidades públicas o privadas o a personas naturales o jurídicas.



Los oficios se componen de encabezado, cuerpo y pie.

Encabezado:

La datación: Ésta es asignada automáticamente en el momento que se radica y se vincula una comunicación oficial en el Sistema de gestión documental, en el cual se mantiene este orden: ciudad, día, mes, año.

No. Radicación del oficio: corresponde al número consecutivo que arroja el aplicativo del sistema de gestión documental adoptado por la entidad, dicho consecutivo, se encuentra encriptado mediante código de barras, el cual al momento de vincular el oficio a través del sistema, se ubica en la parte superior derecha del documento.

**RAD_S**Al contestar, por favor cite el radicado:

No.:*RAD_S*Página 1 de 2

Datos del destinatario: siempre que sea posible, los oficios se dirigirán en forma personalizada.

Evite dirigirse a la entidad (Señores ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ), cuando se puede dirigir a la persona (Doctor ROMULO RODRIGUEZ AYALA/ Director Jurídico/ Dirección Judicial).

o Tratamiento de cortesía o título: Se cambia y se escribe dejando cuatro líneas después de la fecha, sin abreviaturas y con mayúscula inicial.

o Nombre completo del destinatario: Se registra desde el Sistema al momento de generar la radicación en mayúscula sostenida y se escriben los dos apellidos, este va en la segunda línea.

o Cargo: Este se cambia y se escribe con mayúscula inicial, cuando el cargo, oficio o profesión lo ejerce una mujer, se escribe en femenino

o Entidad: Se busca desde el Sistema al momento de generar la radicación; este va con mayúscula inicial, cuando es una sigla compuesta por la letra inicial de cada palabra, se escribe con mayúscula sostenida; cuando es acrónimo (que no corresponde exactamente a la primera letra de cada palabra), se escribe con mayúscula inicial.



o Dirección o código postal: Se registra desde el Sistema al momento de generar la radicación; las palabras: calle, carrera, transversal, diagonal, deben escribirse completas; a dos líneas se escribe el número precedido de la abreviatura N. °, separado por un guión intermedio.

o Ciudad de destino: Se registra desde el Sistema al momento de generar la radicación, se identifica la ciudad por su nombre, aún tratándose de correspondencia local.

o Cornisa o encabezado de las páginas siguientes: el encabezado se ubica a 2,5 cm. del borde superior y a dos líneas del logotipo, sobre el margen izquierdo y en letras más pequeñas y mantiene la misma estructura que la primera página. Así mismo el encabezado debe presentar el número de pagina y se ubica sobre el sobre el margen izquierdo de la página.

Ejemplo:



NOTA: Los campos *DIGNATARIO* *NOM_R* *DIR_R* *TEL_P* *MPIO_R* - *DEPTO_R* Asunto: *ASUNTO*, no deben ser diligenciados desde la plantilla, en el momento que se suba el formato y al asignarle el radicado los datos son cargados automáticamente.

o El Asunto: Se registra desde el Sistema al momento de generar la radicación, se debe resumir en máximo 4 palabras el contenido del oficio. redáctelo como titular de noticia (Aprobado solicitud de norma) y evite decir lo obvio (Carta para ciudadano 1-2005-37569).

o Referencia: escriba la o el número de solicitud o expediente que responde. Si es más de uno no repita el código común de las radicaciones. Si es una referencia nueva escríbala completa.

Ejemplos:

Su comunicación OP2007-2540Sus comunicaciones OP2007-2540, 3025 y 3130Sus comunicaciones OP2007-2540, y AE2007-5021



o Saludo: escriba siempre un pequeño saludo, (Apreciado, respetada etc.), agregue el nombre o apellido después del antenombre (Ingeniero, Doctora, etc). Se recomienda cuando el sujeto es femenino dirigirse por el nombre y si es masculino por el apellido.

Ejemplo: Apreciado Ingeniero Rodríguez

Respetada Doctora Carolina

Cuerpo

Se escribe a dos líneas del saludo, a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Para facilitar su comprensión, todo párrafo no debe ser mayor de diez líneas o renglones.

Si hay varios asuntos, dedique un párrafo a cada uno. Deje espacios blancos: línea y media o dos líneas entre párrafo y párrafo.

No use negrilla ni mayúscula fija para destacar conceptos, ideas, datos o nombres; pues eso equivale a un grito disonante en la comunicación.

Tampoco use comillas para destacar. Las comillas deben usarse solamente para encerrar citas textuales.

Si su carta ocupa más de una página, numere las hojas.

Use una sola cara de cada hoja.

Pie Antes de la firma agregue una pequeña despedida (Cordialmente,

Atentamente…)

No use fórmulas anticuadas: Su atento y seguro servidor, Dios guarde a usted…

Su firma debe ir escrita a mano, salvo que razones técnicas del equipo con que se elabora la carta o del volumen de la correspondencia que usted expide hagan imposible tal procedimiento.

Despedida: A dos líneas del último párrafo del cuerpo del oficio.



Datos del remitente: En los datos del remitente se debe tener en cuenta la utilización de la dirección del correo electrónico. De ahora en adelante será imprescindible su colocación.

Ejemplo:PEDRO PABLO PUEBLOJefe Oficina de Atencióne-mail: [email protected]

Nota: en la segunda hoja no pueden ir solamente las firmas del remitente, en ese caso se acomodan las márgenes para que aparezcan en una

sola hoja y/o se disminuye el tamaño de la letra (La fuente deber ser de mínimo 11 puntos y máximo 12 puntos).

Los oficios llevarán visto bueno según lo dispuesto en la Resolución 501 del 1 de octubre de 2013.

Si el oficio lleva dos o más firmas, éstas aparecerán en el orden jerárquico correspondiente. En orden descendente u horizontal dejando el de más alto nivel a la margen izquierda.

Los oficios que se proyecten en las dependencias solo podrán ser firmados por el personal autorizado. (Director, Subdirectores, Jefes de Oficina, Interventor y/o Supervisor). Ver capitulo 8 Lineamientos o Políticas de Operación.

Firmas: se escribe a cuatro o seis líneas de la despedida, depende de cómo se haya citado el remitente, la firma manuscrita debe ir con tinta negra, para mantener la disponibilidad de consulta en el futuro dado que la tinta de colores pierde sus caracteres con el tiempo.

Anexos: a dos o tres líneas del remitente se colocará la palabra Anexo o Anexos, seguida de dos puntos y a continuación se especifica en números la cantidad y tipo de anexos. (Fuente Times New Román entre 7 y 8 puntos).

Copias: a dos o tres líneas del remitente si no lleva anexos; si los lleva, a dos líneas del anexo. Se escribe la palabra copias y antes de esta palabra en caso de remitir copia a otra entidad se debe indicar el nombre, cargo y entidad, dirección, teléfono. Si es para un funcionario de la Unidad solamente indicar nombre y cargo. (Fuente Times New Román entre 7 y 8 puntos).




Ejemplo: Copias: ISMAEL MARTINEZ GUERRERO, Jefe Oficina Asesora de

Planeación.ROMULO RODRIGUEZ AYALA Instituto Desarrollo Urbano – IDU- Calle 22 No. 6-27 - Tel: 3386660

Registro de elaboración, revisión y aprobación: corresponde a la información de las personas que intervinieron en la generación del oficio, éste se escribe al margen izquierdo a dos líneas de la palabra copia. En este espacio se debe anotar el nombre completo de la persona que elaboró, revisó y aprobó el documento. (Fuente Times New Román entre 7 y 8 puntos).

Ejemplo: Elaboró: María Carolina Hernández Poveda Técnico Operativo.Revisó: Fernando M. Romero Montilla Profesional UniversitarioAprobó: Mauricio Alexander Valencia Silva Subdirector Administrativo

1.2COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS

Es un acto administrativo de carácter general e interno destinado a transmitir información, orientaciones, pautas y recordatorios que agilizan la gestión de la entidad.

1.2.1 MEMORANDOS

(Ver modelo de Memorando)

Es una comunicación institucional dirigida a una o varias personas para transmitir una sola idea. No se debe entender la palabra memorando con sanción o regaño. Un memorando puede transmitir también un elogio, una felicitación, un estímulo o, simplemente, dar una información.

Estilo

Procure que destinatario y receptor del memorando estén identificados como personas (jefe de Oficinas, Subdirectores) y no como entes del organigrama (Dependencia de sistemas, subdirección administrativa).



Escriba el asunto en máximo 4 palabras que resuman el contenido, al estilo de un titular de noticias: Ejemplo: Nuevos formatos de contratación. Nunca indique “Mensaje de la Dirección administrativa y financiera” este último no informa nada.

El memorando NO SE DIRIGE A UN GRUPO, (Ej. Jefes de Oficina o Profesionales etc.) siempre debe señalar el o los nombres, cargos y dependencias a que corresponden la o las personas a quienes va dirigido.

No deje de escribir una despedida breve, un cordialmente, antes de la firma.

Se debe utilizan las mismas especificaciones técnicas que para la elaboración de comunicaciones oficiales de que trata el numeral 1. (fuente, tamaño de papel, márgenes, numeración, numeración y logotipos).

Partes

Identificación del Documento: la constituye la palabra MEMORANDO, escrita en mayúscula fija, centrada y a cinco centímetros del borde superior de la hoja.

Fecha: es asignada automáticamente en el momento que se radica y se vincula una comunicación oficial en el Sistema de gestión documental, en el cual se mantiene ciudad, día, mes, año. En caso de fallas del sistema, ver capitulo 8 Lineamientos y políticas de operación.

Radicado y código de barras: corresponde al número consecutivo que arroja el sistema de gestión documental adoptado por la entidad, dicho consecutivo, se encuentra encriptado mediante código de barras, el cual al momento de vincular el oficio a través del sistema, se ubica en la parte superior derecha del documento En caso de fallas del sistema, ver capitulo 8 Lineamientos y políticas de operación.



NOTA: Los campos Los campos Radicado, fecha, PARA: *NOM_R*, DE: *DEP_NOMB*, ASUNTO: *ASUNTO*, no deben ser diligenciados desde la plantilla en el momento que se suba el formato y asignarle el radicado a los formatos son cargados automáticamente.



Texto: se escribe a tres o cuatro líneas del asunto; se deja un espacio entre líneas y dos entre párrafos.

Despedida: se escribe a dos líneas de la última línea del texto, de la misma forma que en el oficio.

Firmas: se escribe a cuatro o seis líneas de la despedida, depende de cómo se haya citado el remitente.

a - La firma manuscrita debe ir con tinta negra, para mantener la disponibilidad de consulta en el futuro dado que la tinta de colores pierde sus caracteres con el tiempo..b - Nombre y cargoc - Nombre

Cornisa o encabezado de las páginas siguientes: el encabezado se ubica a 2,5 cm. del borde superior y a dos líneas del logotipo, sobre el margen izquierdo y en letras más pequeñas y mantiene la misma estructura que la primera página. Así mismo el encabezado debe presentar el número de pagina y se ubica sobre el sobre el margen izquierdo de la página.

Anexos: a dos o tres líneas del remitente se colocará la palabra Anexo o Anexos, seguida de dos puntos y a continuación se especifica en números la cantidad y tipo de anexos. (Fuente Times New Román entre 7 y 8 puntos)

Copias: a dos o tres líneas del remitente si no lleva anexos; si los lleva, a dos líneas del anexo. Se escribe la palabra copias. Antes de esta palabra en caso de remitir copia a otra dependencia se debe indicar el nombre, cargo y dependencia. (Fuente Times New Román entre 7 y 8 puntos)

Ejemplo:

Copias: JUANITA MENDIETA, Profesional especializado, Oficina Asesora de Planeación.

Registro de elaboración, revisión y e aprobación: Corresponde a la información de las personas que intervinieron en la generación del memorando, éste se escribe al margen izquierdo a dos líneas de la palabra copia. En este espacio se debe anotar el nombre completo de las personas que elaboró, revisó y aprobó el documento (Fuente Times New Román entre 7 y 8 puntos).



Ejemplo: Elaboró: María Carolina Hernández Poveda Técnico Operativo.Revisó: Fernando M. Romero Montilla Profesional UniversitarioAprobó: Mauricio Alexander Valencia Silva Subdirector Administrativo

1.2.2 CIRCULAR

(Ver modelo de circular)

Es toda aquella información de interés general, cuyo contenido es importante o trascendente para la Entidad y son emitidas por la Dirección General o por la Subdirección Administrativa y Financiera.

Las circulares podrán ser proyectadas por las diferentes dependencias de la Unidad, para firma de la Dirección General o por la Subdirección Administrativa y Financiera.

Las circulares llevaran visto bueno.

Las circulares llevarán un número consecutivo asignado por el Sistema de gestión documental cada año se inicia su numeración el cual será único consecutivo en las dependencias autorizadas para la generación de circulares (Dirección General y Subdirección Administrativa y Financiera).

La circular virtual será reasignada por el Sistema desde informados quedando la trazabilidad de entrega a cada funcionario en el histórico del Sistema, el original físico se archiva en la dependencia en caso de presentarse una falla en el sistema ver capitulo 8 lineamientos y políticas de operación.

Estilo

La Circular se presentará en estilo bloque justificado, donde todas las líneas parten del margen izquierdo, a excepción del encabezado que irá centrado sobre los márgenes izquierdo y derecho.

El interlineado será a un espacio. Los párrafos van separados por dos líneas.

La circular no tiene un destinatario identificado, sino una referencia genérica que abarca a varias o a muchas personas.



Partes

Encabezado

Identificación del Documento: la constituye la palabra CIRCULAR, escrita en mayúscula fija, centrada y a dos líneas del logo símbolo, dejando un espacio suficiente para que el sistema automáticamente de el número consecutivo, una vez haya sido radicada en el Sistema de gestión documental.

Una vez firmada la circular por el responsable, esta debe ser entregada Gestión Documental para su digitalización para su difusión y a su vez archivar el documento físico según corresponda la TRD de la dependencia.

NOTA: Los campos Radicado, fecha, PARA: *NOM_R*, DE: *DEP_NOMB*, ASUNTO: *ASUNTO*, no deben ser diligenciados desde la plantilla en el momento que se crea la comunicación ya que los mismos, son cargados automáticamente desde el Sistema y se vinculan al momento de realizar la radicación. Cuerpo y Contenido

Su contenido debe ser de interés general y de importancia para la entidad, en esta se establecen lineamientos o directrices que impliquen políticas de la entidad. El texto de la circular se inicia a tres o cuatro líneas del asunto, y se dejan dos líneas entre párrafos.

La circular debe redactarse en primera persona singular o plural (yo, nosotros) y de forma breve, clara, sencilla y cortés.

Despedida

Esta se ubica a dos líneas de finalizado el texto. Antes de la firma agregue una pequeña despedida (Cordialmente, Atentamente…). No use fórmulas anticuadas: Su atento y seguro servidor, etc.

Firma

Se coloca a cuatro o seis espacios de la despedida, centrado en mayúscula y en negrita, y comprende el nombre, cargo y firma del funcionario que la emite. la firma manuscrita debe ir con tinta negra, para mantener la disponibilidad de consulta en el futuro dado que la tinta de colores pierde sus caracteres con el tiempo.



Pie

Cornisa o encabezado de las páginas siguientes: el encabezado se ubica a 2,5 cm. del borde superior y a dos líneas del logotipo, sobre el margen izquierdo y en letras más pequeñas. Está constituido por la indicación de la palabra continuación de la circular, seguido del número de la circular asignado y la fecha de la comunicación. Así mismo el encabezado debe presentar el número de página y se ubica sobre el sobre el margen derecho de la página.

Ejemplo:

Continuación Circular No. 20136010001444 ( 04-diciembre de 2013) …… Pág. 2

Anexos: a dos o tres líneas del remitente se colocará la palabra Anexo o Anexos, seguida de dos puntos y a continuación se especifica en números la cantidad y tipo de anexos. (Fuente Times New Román entre 7 y 8 puntos)

Registro de elaboración, y revisión: Corresponde a la información de las personas que intervinieron en la generación de la circular, este se escribe al margen izquierdo a dos líneas de la palabra copia. En este espacio se debe anotar el nombre completo de la persona que elaboró y revisó el documento (Fuente Times New Román entre 7 y 8 puntos).

Ejemplo:

Elaboró: Marina Morales Faro.Revisó: José Ramos Ruiz

1.2.3 PRESENTACIONES

Las presentaciones deberán elaborarse en la plantilla establecida por la entidad (ver Modelo anexo), y colocar en el pie de pagina la fecha de elaboración y quien la elabora y/o presenta

1.2.4 RESOLUCIONES

(Ver modelo de Resolución)



Son actos administrativos que definen o resuelven situaciones de carácter particular y concreto.

Estilo

Las resoluciones y los decretos se presentarán en estilo bloque justificado o marginados a la izquierda, a excepción del encabezado.

Las facultades legales y las palabras CONSIDERANDO y RESUELVE, irán centrados y en mayúscula sostenida.

El interlineado será siempre sencillo; la fuente o tipo de letra Times New Roman, tamaño12 puntos.

Los párrafos van separados por una (1) interlínea y no llevan sangría.

Partes

Logotipo Centrado en los márgenes superiores se inserta el escudo de la entidad, como lo

establece el Manual de Identidad Visual o las directrices que para el efecto haya establecido la Administración distrital.

Denominación del documento, número y fecha Encabezado

Encabeza la página: RESOLUCIÓN N. _DE 20__, escrita en mayúsculas, negrita, centrada y a dos (2) interlíneas del logotipo, dejando espacio suficiente después de la abreviatura de número (N.°) para estampar el número respectivo una vez haya sido firmada.

Encabezado

Constituido por el epígrafe, la descripción del cargo del funcionario que firma y la indicación de las facultades legales del firmante para la expedición de la resolución. Se considerarán las siguientes directrices:

a) El epígrafe debe ser el resumen fiel de las disposiciones contenidas en el acto administrativo que se expedirá, o la indicación de la materia objeto de regulación, texto que irá entre comillas, en minúsculas salvo la letra inicial, centrada y a dos (2) interlíneas del espacio reservado para la fecha.

Ej.:



Resolución Nº 15 de 2008“Por la cual se asigna una función relacionada con informes sobre la

ejecución presupuestal para el monitoreo, seguimiento y evaluación de los recursos del sistema general de

participaciones”.

b) A dos (2) interlínea del epígrafe y centrado se coloca en mayúscula sostenida y negrilla el cargo del funcionario que firma. Cuando el funcionario que firma está encargado de la dependencia que expide la resolución se indica el cargo del cual es titular, seguido de las palabras, así:

Ej.:

LA DIRECTORA GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE SERVICIOS PÚBLICOS

c) A una (1) interlínea del cargo del firmante se mencionan las facultades legales, precedidas de la frase: En uso de sus facultades legales, en especial este párrafo va en minúscula y centrado.

Contenido

Hacen parte del contenido los considerandos y la parte resolutiva.

Se tendrán en cuenta las siguientes directrices:

- La palabra considerando se escribe a dos (2) espacios o interlíneas de las facultades legales, centrada, en mayúscula sostenida y sin negrita, seguida del signo dos puntos (:). (CONSIDERANDO:).

- La palabra resuelve se escribe a dos (2) espacios o interlíneas del último párrafo de los considerandos, centrada, en mayúscula sostenida y sin negrilla seguida del signo dos puntos (:) (RESUELVE:); aplica igualmente si se utiliza la palabra y frases tales como títulos que indiquen áreas temáticas al interior de la norma por expedir.

- La palabra artículo que precede cada uno los párrafos de la parte resolutiva se escribe con mayúscula inicial, sin negrilla y a dos (2) espacios de la palabra



RESUELVE. Después del número del artículo se aconseja colocar una palabra o frase que resuma el contenido del artículo. Los artículos van separados entre sí por una (1) interlínea o espacio.

Cornisas en páginas subsiguiente

Para la segunda hoja y las siguientes se tendrán en cuenta las siguientes consideraciones:

La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas.

El encabezado se ubica a 2,5 cm. del borde superior.

Las cornisas o el texto del encabezado que se repite en todas las páginas, a un tamaño de fuente 10, está constituido por la frase RESOLUCIÓN No. __ DE__ y a continuación la indicación de la página actual y el número total de páginas de la resolución, así: Hoja … de … dos espacios o interlíneas, y después coloca la frase Continuación de la Resolución, así:

RESOLUCIÓN. __ DE 2012 Hoja N.° 5 de 10

Continuación de la resolución“por la cual se asigna una función relacionada con informes sobre la ejecución

presupuestal para el monitoreo, seguimiento y evaluación de los recursos del sistema general de participaciones”.

Vigencia y derogatorias

Cuando la vigencia sea de carácter general, deberán indicarse, en el último artículo de la resolución, las disposiciones que sean derogadas, subrogadas, modificadas, adicionadas o sustituidas, si alguno de estos efectos se produce con la expedición del acto. Igualmente, deberá indicarse a partir de cuándo rige la norma expedida. A dos (2) interlíneas del último párrafo del último artículo se escribe en mayúscula sostenida, sobre la margen izquierda y en negrilla la frase Publíquese, comuníquese y cúmplase, o se coloca la parte de la misma que aplique al acto expedido. En la línea siguiente y con margen a la izquierda y sin negrilla se indica la ciudad y la fecha de expedición así:

“Dado en Bogotá, D.C., a los....”



Firma

A cinco (5) interlíneas o espacios verticales de la ciudad y fecha de expedición, se escribe el nombre del servidor (a) que firma la resolución, en mayúscula sostenida, centrado y en negrilla. En la línea siguiente, el cargo con mayúscula inicial. Cuando la persona que firma esté encargada de la dependencia que expide la resolución se indica el cargo del cual es titular seguido de las palabras encargo de las funciones del…

Cuando se trata de una resolución ejecutiva que deba ser refrendada por el Alcalde Mayor se debe dejar un espacio suficiente para su firma después de la ciudad de expedición.

Iniciales y nombres de redacción y transcripción

A dos (2) interlíneas del cargo y de la firma, sobre el margen izquierdo, se anotarán el código de la dependencia y las iniciales de las personas que proyectan y transcriben la resolución, separadas entre sí por el signo / (barra), utilizando la fuente en tamaño de 8 puntos.

Las primeras iniciales en mayúscula corresponden a los nombres y apellidos de la persona que revisa y aprueba el proyecto; las segundas iniciales al nombre y apellido de quien proyecta la resolución, sólo igualmente en mayúsculas; las terceras iniciales, en minúsculas, corresponden a la persona que transcribe la resolución; por ejemplo, AAA/BBB/ccc.

1.3ACTAS

Documento en el que consta lo sucedido, tratado, acordado y compromisos establecidos en las reuniones celebradas por las dependencias, comités, comisiones o grupos de trabajo de la Entidad.

Nota: Cuando se trate de reuniones que no hacen parte de algún comité constituido mediante acto administrativo, se deja constancia en los respectivos formatos establecidos para tal fin, GD-PCGCO-FM-11 Memoria de reunión y GD-PCGCO-FM-12 Lista Asistencia Reunión.

La anterior información deberá consignarse en el formato GD-PCGCO-FM-09 “Acta de Reunión” el cual debe diligenciarse en todas sus partes:



Escriba siempre en el encabezado el nombre del grupo que se reúne. (Comité Directivo, Comisión de personal, Autocontrol dependencia X, etc).

Indique si se trata de reunión ordinaria o extraordinaria.

Numere el orden del día y el desarrollo, en forma consecutiva y sin interrupción.

Las actas administrativas se redactan en pasado, ningún párrafo se inicia con gerundio, no se debe redactar en lenguaje telegráfico; tampoco debe presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.

Aspectos generales del Acta

- Toda acta expresa lo tratado en una reunión sin describir detalles intrascendentes.

- Los párrafos deben ser concisos, claros, y deben hacer énfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa, se anotan las discrepancias.

- Se indica el nombre de la persona que presenta una moción, pero no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella.

- Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes se hace con su nombre completo.

- Cuando haya lugar a votaciones se indica el número de votos emitidos a favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos, se registran los resultados y los nombres completos.

- En caso de acta registrada se escribe el nombre de la persona que, de acuerdo con los estatutos, debe presidir la reunión, así como el de la persona que actúa en calidad de secretario.

- Es preciso que quede constancia del nombre de quien preside la sesión y de quien actúa como secretario.

- Debe hacerse un resumen de compromisos en el cual se consignen: acciones, responsables de las mismas y fechas límite de cumplimiento.



- Anexos: Cuando en una reunión se presentan documentos que sustentan una información, éstos se detallan en el desarrollo y se adjuntan al acta. Indicando el número de folios.

- Transcriptor. Si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificación se escribe contra el margen izquierdo, al final del acta. Esto es cuando el acta la trascribe una persona diferente al secretario de la reunión.

- Cornisa o encabezado de las páginas siguientes: Está constituido por la indicación de la palabra continuación del acta No. y la fecha. Así mismo el encabezado debe presentar el número de página y se ubica sobre el sobre el margen derecho de la página.

Ejemplo: continuación del Acta No.10 del 20 de junio de 2012

Partes:

- En el inicio del acta se debe señalar: Nombre del grupo, Acta No. fecha, hora de inicio y terminación y lugar de reunión.

- Asistentes: se relacional los nombres completos, cargos y dependencia a la que pertenecen, en caso de contar con personal externo se indicara la Entidad a la cual representan.

- Invitados: Relacione los invitados indicando de igual forma nombres completos cargos y entidad y/o dependencia a la que pertenecen.

- Ausentes: al verificar el quórum, si hay algún ausente se dejara constancia indicando el nombre cargo entidad y/o dependencia.

- Orden del Día: Hace referencia los objetivos y/o temas a tratar, se colocan en forma de columna con numeración consecutiva.

- Desarrollo: Dentro de este se debe señalar la verificación de compromisos anteriores y los aspectos relevantes de la reunión teniendo en cuenta el punto 4 del numeral 3.4.1 “Aspectos generales del acta”.

- Convocatoria: Se anota la fecha y hora de la próxima reunión.- Firmas: Cada uno de los asistentes deberá firmar el acta.- El acta deberá estar suscrita por el secretario de la reunión, quien deberá estar

plenamente identificado en su condición.



1.4MEMORIA DE REUNIÓN

Cuando el personal de la entidad sea convocado para asistir a reuniones (Internas o externas), en desarrollo de su función u objeto contractual, deberá elaborar un registro de asistencia, para lo cual debe diligenciar el formato GD-PCGCO-FM-11 “Memoria de Reunión”, y aportarlo dentro de los ocho (8) días hábiles, siguientes a la reunión al superior inmediato.

1.5LISTA DE ASISTENCIA A REUNIÓN

Toda reunión citada por personal de la Unidad, se deberá dejar el registro de asistencia, para lo cual se bebe diligenciar el formato GD-PCGCO-FM-12 “Lista de Asistencia a Reunión” estas listas deberán ser anexadas y archivadas.

1.6SOBRE

De acuerdo con el Manual de Identidad Visual de la Alcaldía Mayor, los sobres, tanto en tamaño carta como en oficio, deben tener el escudo del Distrito y el nombre completo de la Unidad, junto con el pie de página del Distrito Capital.

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