control de activos fijos

ANTECEDENTES

Histricamente, siempre se pens que la responsabilidad del control fsico de los Activos Fijos deba recaer en el Departamento Contable, quien no respondi adecuadamente a la importancia que tiene un control de los mismos, limitndose a un registro contable global de las adquisiciones y al prorrateo contable de las depreciaciones para efectos del clculo aproximado de sus costos.

Hoy, el avance de los negocios y de la competitividad de los precios hace que elControl de los Activos Fijos salga de su destino slo contable y pase a la Gerencia de Administracin y Finanzas como encargada y responsable de un control fsico y contables, pues con ello podr:

Tener el control del Activo Fijo en el lugar que lo destin y asignar la responsabilidad de su custodia a un puesto o persona determinada. Calcular mejor los precios de venta por producto o servicio, pues sus costos de depreciacin al estar focalizados individualmente, se pueden asignar a cada producto o servicio. Mejorar la negociacin de sus primas de riesgo con Compaas de Seguros, al conocer el estado real actual de los Activos Fijos. Conocer perfectamente la necesidad de inversin que se necesita en Activos Fijos, para iniciar o continuar una operacin sin problemas.

INTRODUCCION

Los activos fijos constituyen una parte importante en toda institucin los mismos que se encuentran valorados y asignados a personas responsables dentro de la institucin; siendo esta la consideracin, se estima necesario la existencia de un sistema de control de inventarios de los activos fijos dentro de una institucin, ya que su inexistencia provocar: una inadecuada utilizacin; traspaso, prstamo, enajenacin, baja, conservacin y mantenimiento as como tambin evidenciar una falta de planificacin y provisin; lo que ha constituido uno de los principales y recurrentes problemas en muchas entidades.

Con el control de los activos fijos ayuda a todo el personal que directa o indirectamente se benefician de esta la institucin para crear un modelo econmico social que le d a la sociedad su importancia individual y colectiva.

En el mundo empresarial donde se ocasiona la prdida y desgaste de un activo fijo, es cuando no se controla si son utilizados de la manera correcta o de forma irresponsable ya que en muchas oportunidades se realiza la compra o cambio de un activo fijo pero no se determina de forma exacta la justificacin, para tal compra o cambio se debe realizar investigaciones sobre el bienestar de la Institucin de acuerdo a sus necesidades.

CAPITULO I

ACTIVOS FIJOS

I.1DEFINICINSon todos aquellos bienes materiales e inmateriales, adquiridos por la empresa que van a ser usados para el desarrollo de sus actividades, con las siguientes caractersticas: 1. Son propiedad de la empresa. 2. Son de naturaleza permanente. 3. Estn destinados para el uso de las operaciones propias de la empresa y no para la venta. 4. Tienen un valor considerable

I.2ACTIVO TANGIBLE: Se refiere a bienes concretos que se pueden ver, apreciar, tocar, etc., los que tienen una vida til (inicial) mayor a un aos, que son utilizados por la entidad en sus operaciones. De acuerdo a su valor en el tiempo, Se clasifican a su vez en:a) Bienes no sujetos a depreciacin: Estos bienes no bajan de valor con el transcurso del tiempo. El ejemplo ms claro de este tipo de bienes son los terrenos. b) Bienes sujetos a depreciacin: Son los bienes que se deprecian, de larga duracin que tienen deterioro durante el tiempo. Esto hace que disminuya su valor peridicamente. Ejemplos de este tipo son: los edificios, maquinaria y equipo, equipo de trasporte, muebles y enseres, herramientas, etc. c) Recursos naturales: Estos activos se agotan a medida que se hace la explotacin, estn sujetos a agotamiento y por lo mismo son recursos no renovables; constituyen el objetivo principal de la entidad extractiva. Ejemplo: fondos mineros, bosques, pozos petrolferos, minas, etc

I.3.IMPORTANCIA DE LOS ACTIVOS FIJOS EN UNA EMPRESA

El control de activo fijo se basa en mantener un registro fiel del mobiliario y equipo de una empresa o institucin - sillas, mesas, computadoras, maquinaria, vehculos, herramientas, inmuebles, entre otros. Cuanto mas grande sea la institucin mayor ser la necesidad de llevar un registro correcto de cada bien.

Este control es necesario debido a que una parte importante el valor contable de la empresa es la relativa a los activos fijos que posee.

Adems se requiere llevar un control debido a que las empresas pueden depreciar el costo de los mismos contra gastos, reduciendo los impuestos a pagar. De acuerdo con las leyes de diferentes pases el nivel de depreciacin es una funcin de la vida til de cada articulo. Es necesario llevar el control, ya que cada bien tiene un periodo diferente de depreciacin - por ejemplo en Per:

I.4COMO SE RECONOCE UN ACTIVO?

Un activo fijo se reconoce de dos formas cuando:

1. Es probable que fluyan a la empresa futuros beneficios econmicos asociados a los activos y el costo del activo pueda ser determinado confiablemente.

2. Un activo fijo que califica como tal debe ser medido a su costo,.El costo de los elementos de las propiedades, planta y equipo, comprende el precio de compra incluidos aranceles de importacin y los impuestos indirectos no recuperables que recaigan sobre la adquisicion, asi como cualquier costo directamente relacionad en servicio del activo para el uso destinado que corresponde.

CAPITULO II

CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

II.1 EL CONTROL DE ACTIVO FIJO

Se basa en mantener un registro fiel del mobiliario y equipo de una empresa o institucin - sillas, mesas, computadoras, maquinaria, vehculos, herramientas, inmuebles, entre otros. Cuanto mas grande sea la institucin mayor ser la necesidad de llevar un registro correcto de cada bien.

Este control es necesario debido a que una parte importante el valor contable de la empresa es la relativa a los activos fijos que posee.

Adems se requiere llevar un control debido a que las empresas pueden depreciar el costo de los mismos contra gastos, reduciendo los impuestos a pagar.

La Depreciacin es la distribucin sistemtica del desgaste en el que estn sometidos activos durante su vida til.

Los porcentajes de depreciacin de acuerdo con el artculo 22 del Reglamento de la Ley de Impuesto a la Renta D.S. N 122-94-EF, son los siguientes:

BIENES

%

Edificios y construcciones3%

Maquinarias10

Maquinarias en actividades mineras petroleras y de construccin10

Muebles y Enseres10

Vehculos de transporte20

Equipos de procesamiento de datos25

Ganados de trabajo y reproduccin, redes de pesca25

II.2EL CONTROL DE ACTIVO FIJO TANGIBLE Es importante en las empresas para verificar que todos los componentes de este rubro operen de manera satisfactoria. El departamento de administracin es el encargado de vigilar cada uno de los componentes para evitar malos manejos por parte de los trabajadores. El adecuado control de activo fijo sirve para observar el funcionamiento de algn activo y detectar oportunamente fallos o anomalas de este bien en el transcurso del tiempo.

Control contable. Existen muchos mtodos de control contable pata las inversiones en activos fijos, pero la informacin bsica que se requiere para una buena administracin es como sigue: Nombre y clave Tipo del activo Fecha de adquisicin Fecha de traspaso Fecha de baja Localizacin Costo en moneda nacional y extranjera en su caso Valor de desecho Tasa de depreciacin Depreciacin mensual y acumulada (fiscal) Depreciacin mensual y acumulada (contable) Valor en libros pendiente de depreciar Departamento responsable La identificacin en el activo se hace generalmente con placas, calcomanas o cualquier otro medio, para poder verificar fsicamente los bienes contra los auxiliares de contabilidad. Se requiere flexibilidad en el cdigo del activo para que pueda agruparse por departamento, tipo de activo, fecha de adquisicin, localizacin, etctera.

Control fsico. Para ejercer control fsico sobre los bienes es necesario llevar a cabo inventarios peridicos, los cuales deben cotejarse con los auxiliares de las cuentas de control. Los activos deben estar identificados con el cdigo del activo que fue asignado en la fecha de su compra o en su puesta en servicio. La identificacin fsica contra los auxiliares del activo debe ser sencilla y fcil

II.3PAUTAS PARA UN BUEN CONTROL DE LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO, O SIMPLEMENTE ACTIVO FIJO.

Quizs una de las principales actividades que tiene que ver con el xito o fracaso de un buen control de activo fijo, consiste en la logstica a implementar en el da a da, es decir con la parte operativa de poder establecer mecanismos de control que nos den la confianza de que todo lo concerniente a dicho control se est realizando de la mejor manera.

En la prctica se necesita una buena dosis de comunicacin, buena voluntad de hacer las cosas de acuerdo a la normativa y seguir el debido proceso. Esto se complementa con el uso responsable de parte de las personas encargadas en el manejo y control de las fichas de las entradas y salidas del activo fijo.

II.3.1ENTRADAS DE ACTIVO FIJO.Los bienes de activo fijo adquiridos por el departamento de compras de la empresa son dados de alta e incorporados al inventario de la dependencia correspondiente, una vez se verifican los datos, se le asigna un nmero, inclusive se le etiqueta con su cdigo de barras y posteriormente es enviado a la dependencia donde ser utilizado para fines administrativos o en su caso para los procesos productivos. De esta documentacin una copia le queda al departamento de auditora, otra para el departamento de contabilidad y otra para la gerencia administrativa.Todas las entradas por concepto de reparacin, permuta o prstamos deben ser tramitadas por los encargados de las dependencias con la gerencia administrativa y comunicar de esto mediante informe escrito al departamento de auditora y contabilidad.El estar informados sobre cualquier cambio en los activos fijos, permite tener actualizados los registros de inventarios.

FICHA DE ENTRADA DE ACTIVO FIJO

SALIDAS DE ACTIVO FIJO.

Este tipo de control tiene que ser de manera responsable, en el sentido de tener los informes necesarios por parte del vigilante de turno de cualquier anomala que tenga que ver con el uso y cuido de las unidades de transporte.

SALIDAS DE ACTIVO FIJO QUE POR SU NATURALEZA NECESITAN OTRA MANERA DE CONTROL.

Algunas empresas para el logro de sus fines, tienen que adquirir equipo de transporte, el cual de acuerdo a la actividad econmica, resulta vital e imprescindible. Claro est, que este tipo de activo fijo necesita de mecanismos de control que estn acordes a una realidad que establezca responsabilidad en el uso de las unidades, cuidado y mantenimiento adecuado para que dicho activo fijo siempre este en optimas condiciones para su uso.

Todas las salidas de activo fijo tienen que ser del conocimiento del departamento de contabilidad y auditora, mediante informe avalado por la gerencia administrativa. Esta normativa permitir llevar un buen control de todos los bienes de activo fijo que la empresa posea a una fecha determinada.

II.4 SISTEMA DE ADMINISTRACION DE ACTIVO FIJO (SOFTWARE)

El sistema de Administracin de Activo Fijo tiene como propsito el administrar todos los movimientos del activo fijo de la Empresa; desde la adquisicin hasta la desincorporacin. Debe controlar centros de costo, las ubicaciones, los responsables, manejar los seguros, programar los mantenimientos, Aplicar la depreciacin fiscal y contable del activo fijo, Imprimir etiquetas de activos fijos con cdigo de barras, para auditar peridicamente el inventario con la terminal porttil. En resumen debe controlar al detalle la totalidad de movimientos de cada objeto considerado como activo fijo. En el rea de control se debe poder consultar los movimientos en todo momento para evitar fugas y perdidas de los mismos.

El software debe controlar las siguientes funciones: Activos fijos - Sirve para registrar activos fijos, mejoras y/o adaptaciones, y emitir reportes por diferentes caractersticas. Transferencias - Tiene como propsito registrar y emitir transferencias de activos fijos a centros de costo y ubicaciones. Resguardos - Su finalidad es registrar e imprimir los activos fijos de cada responsable. Seguros - Se usa para registrar las plizas que aseguran a cada activo fijo con monto asegurado y prima. Mantenimiento - Sirve para registrar el costo histrico de mantenimiento preventivo y correctivo de activos fijos. Depreciacin fiscal - Tiene como propsito generar los reportes de depreciacin fiscal y los promedios para el impuesto al activo. Depreciacin contable - Su finalidad es generar los reportes de depreciacin con valores histricos y valores actualizados, para emitir la pliza contable. Inventario - Se usa para recolectar el inventario fsico de activos fijos con la terminal porttil, y emitir reportes de activos fijos: faltantes, digitados, movidos y no identificados. Desincorporacin - Sirve para registrar la desincorporacin o baja de activos fijos. Catlogos - Tiene como propsito registrar los diferentes catlogos del sistema.

VENTAJAS

Recolectar el inventario fsico de activos fijos de manera gil y rpida Automatizar el clculo de la depreciacin para incluirla en los reportes contables mensuales y anuales. Incrementar la productividad de los encargados para cumplir con fechas lmite.

FUNCIONES DEL PROGRAMA

Un programa de Activo fijo debe contener por lo menos las siguientes caractersticas dentro de su operacin normal.

Activos fijos - bsquedas por clave, descripcin, tipo, familia, marca, proveedor, factura, clase, uso, nivel de obsolescencia, estado fsico, No identificados, Mejoras y /o adaptaciones. Transferencias - Activos fijos por centro de costo, ubicacin, sin ubicacin, Relacin por activo fijo. Resguardos - Activos fijos por responsable, Activos fijos sin responsable, Relacin por activo fijo. Seguros - Plizas de seguros, Activos fijos asegurados, Activos fijos no asegurados. Mantenimiento - Programa de mantenimiento, Activos fijos con costo, Activos fijos sin costo. Depreciacin fiscal - Deduccin inmediata, Depreciacin de activos fijos, Activos fijos por depreciar, Activos fijos depreciados, Activos fijos desincorporados, Promedios para impuesto al activo. Depreciacin contable - Deduccin inmediata, Depreciacin de activos fijos, Activos fijos por depreciar, Activos fijos depreciados, Activos fijos desincorporados Inventario - Inventario fsico, Estado de activos fijos, Activos fijos faltantes, Activos fijos digitados, Activos fijos movidos, Activos fijos no identificados, Estado por responsable. Desincorporacin - Programa por caractersticas, Programa por antigedad, Activos fijos desincorporados

CATLOGOS Dentro de la operacin normal, un usuario debe de poder acceder a los siguientes mdulos. Configuracin Claves de acceso Familias de activos fijos Marcas de activos fijos Proveedores Centros de costo Ubicaciones Ubicaciones de centros de costo Responsables Indices Nacionales de Precios al Consumidor Tipos de activos fijos Porcentajes de depreciacion fiscal Porcentajes de depreciacion contable Monedas.

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FLUJOGRAMA DE CONTROL DE ACTIVOS

CONCLUSIONES

El proceso de Control de Activo fijo es una tarea que consume mucho tiempo y por ello es necesario el automatizar el proceso. Las aplicaciones se centran en el control de depreciaciones de los artculos y la correcta valuacin de una empresa por mtodos contables.

El control de activo fijo se basa en mantener un registro fiel del mobiliario y equipo de una empresa o institucin - sillas, mesas, computadoras, maquinaria, vehculos, herramientas, inmuebles, entre otros. Cuanto ms grande sea la institucin mayor ser la necesidad de llevar un registro correcto de cada bien.

Este control es necesario debido a que una parte importante el valor contable de la empresa es la relativa a los activos fijos que posee.

Adems se requiere llevar un control debido a que las empresas pueden depreciar el costo de los mismos contra gastos, reduciendo los impuestos a pagar. De acuerdo con las leyes de diferentes pases el nivel de depreciacin es una funcin de la vida til de cada artculo. Es necesario llevar el control, ya que cada bien tiene un periodo diferente de depreciacin - por ejemplo en Per

El proceso de Control de Activo fijo es una tarea que consume mucho tiempo y por ello es necesario el automatizar el proceso. Las aplicaciones se centran en el control de depreciaciones de los artculos y la correcta valuacin de una empresa por mtodos contables.

El control de entradas y salidas de una empresa es muy importante no importa la naturaleza de la empresa puede ser comercial industrial, etc.

Porque es ah donde se cuenta la realidad del activo de una empresa. Para el buen control del activo la empresa debe contar con ciertos grupos de personas que son las encargadas de velar la correcta administracin de los activos. Ejemplo. Estn jefes encargados de la dependencias o unidades productivas, personal del departamento de contabilidad, personal de auditoria interna. Ellos realizan cada paso indicado trabajando en su orden y procedimiento legales.

En la prctica del control del activo es necesario una buena dosis de comunicacin, buena voluntad de hacer las cosas de acuerdo a la normativa y seguir el debido proceso.Esto se complementa con el uso responsable de parte de las personas encargadas en el manejo y control de las fichas de las entradas y salidas del activo fijo.

ANEXO

CASO PRCTICO