CONTROL AL RECAUDO Y CONTABILIZACIÓN DE LOS INGRESOS …

ELABORACIÓN

REVISIÓN

APROBACIÓN

Elaborado por:

Carlos Arturo Galviz Gaviria

Revisado por:

Blanca Estela Rodríguez Arango

Aprobado por:

Osbaldo Morales Robi Cargo: Profesional Universitario

Cargo: Tesorero General

Cargo: Secretario de Despacho

CONTROL AL RECAUDO Y CONTABILIZACIÓN DE LOS INGRESOS EN LA TESORERÍA

PROCEDIMIENTO Código: P-HAC-36

Versión: 03

Fecha: 11/10/2011

Control al Recaudo y Contabilización de los

Ingresos en la Tesorería Página 2 de 12

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETO............................................................................................................ 3�

2. ALCANCE ......................................................................................................... 3�

3. DEFINICIONES................................................................................................. 3�

4. NORMATIVIDAD............................................................................................... 4�

5. CONDICIONES GENERALES .......................................................................... 4�

6. CONTENIDO..................................................................................................... 6�

7. REGISTROS DE CALIDAD............................................................................. 12�

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................ 12�

9. ANEXOS ......................................................................................................... 12�


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1. OBJETO Este procedimiento tiene por objeto la preparación, revisión y apoyo a los procesos de recaudo y contabilización de los ingresos en la Tesorería. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los procesos de recaudo y contabilización de los ingresos que se realizan en la Tesorería General, incluye la participación directa de la Dirección Financiera. 3. DEFINICIONES 3.1 PAGOS TESORALES Pagos que en el momento en que se efectúan no tienen afectación presupuestal, porque son giros derivados de un hecho anterior que si lo requirió. Tal es el caso de los descuentos de nómina a los empleados, las retenciones en la fuente por todo concepto a contratistas y proveedores. También se denominan pagos tesorales a los giros que se hacen a terceros por el pago de transacciones financieros donde la entidad actúa como simple intermediario, ya sea por mandato legal o por convenios con otras entidades. Tal es el caso del recaudo por venta de estampillas en consignación de la Universidad del Quindío, el Hospital Departamental San Juan de Dios, el 5% del Subsidio a la Gasolina que pertenece al Ministerio del Transporte y el porcentaje del 16% que del Impuesto al Consumo de Cigarrillos es para INDEPORTES. 3.2 TIPOS Y USOS DE INGRESOS Y PAGOS Son los términos que permiten a los funcionarios responsables de identificar de forma sencilla y clara la forma como deben contabilizar las operaciones financieras tanto en los ingresos como en los egresos. Estos Tipos y Usos están previamente enlazados a los rubros presupuestales y códigos contables.


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4. NORMATIVIDAD - Constitución Política, artículo 354. - Ley 298 de 1996. - Decreto Legislativo 1222 de 1986, artículo 170. - Estatuto Tributario Nacional. - Resolución 357 de 2007. - Resolución 356 de 2008. - Decreto 1599 de 2005. - Ordenanza 031 de 2004. - Ordenanza 008 de 2008. - Decreto 199 de 2005. - Decreto Anual de Incremento de Tarifas de Estampilla Prodesarrollo. - Ordenanza 024 de 2005. - Ley 594 de 2000. 5. CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIÓN PROCESO: Gestión Tributaria y Financiera. SUBPROCESO: Gestión Financiera. 5.2 INTERRELACIONES PROVEEDOR: Dirección de Ingresos Públicos, áreas de Contabilidad y Presupuesto. Información del Sistema Financiero Integrado PCT. CLIENTE: Interno: Contabilidad, Presupuesto, Dirección de Ingresos Públicos. servidores públicos de la Gobernación del Quindío. Externo: Órganos de control, entes descentralizados del nivel departamental y municipal, entidades territoriales. 5.3 RIESGOS Y CONTROLES 5.3.1 Riesgos - Falta de controles en el recaudo de los ingresos


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- No informar, o informar erróneamente, las partidas contables y presupuestales

por falta de conocimiento y experiencia en el manejo presupuestal, y del sistema financiero integrado PCTG.

5.3.2 Puntos de Control - Revisión minuciosa del cuadre diario de los cajeros, por parte del funcionario

responsable. - Crear los tipos y usos de Ingresos de forma clara y precisa. - Inducción a los funcionarios que tienen a su cargo la contabilización. - Dotar a los funcionarios de los elementos tecnológicos necesarios para un

óptimo desempeño. - Cruces de información con las oficinas de Ingresos Públicos y Contabilidad.


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6. CONTENIDO

No. DESCRIPCIÓN PRODUCTO RESPONSABLE TIEMPO

1 Recibir los reportes por tipo de ingreso de cada cajero, una vez realizan el cierre diario con los debidos soportes, y las consignaciones de los dineros recaudados, para ser consignados al día siguiente, en las respectivas cuentas bancarias. NOTA: Los recaudos del Departamento se efectúan a través de las cajas ubicadas en las instalaciones de la tesorería y la red bancaria. Clasificar la documentación siguiendo el orden del reporte de Ingresos Acumulado por tipos y usos. Imprimir el Arqueo Diario de Caja, para determinar cuanto fue el recaudo total de los cajeros. Verificar que el ingreso se haya contabilizado por el tipo y uso correctos, que los porcentajes de distribución, cuando son del caso, sean los apropiados y que las consignaciones estén elaboradas en las cuentas bancarias correctas. Entregar a mensajero para que al día siguiente las lleve al banco.

Cuadre Diario de Caja

Profesional Universitario Continuo

2 Recibir, al día siguiente cuando el mensajero regresa, las copias debidamente timbradas por la entidad bancaria, y una vez se genera e imprime el reporte enviado vía Internet por la entidad bancaria informando que los abonos de los recaudos con tarjetas de crédito ya se hicieron efectivos en la cuenta bancaria, proceder a la contabilización en el sistema PCTG, teniendo el debido cuidado de elegir correctamente si se trata de una consignación en efectivo, cheques o tarjetas de crédito. Así mismo, de elegir la cuenta bancaria correcta y seleccionar los recibos de caja que corresponden a la consignación.

Contabilización del Cuadre

Diario de Caja



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3 Efectuar la contabilización en el Sistema Financiero Integrado y sellar los documentos soportes con la fecha, el número consecutivo de contabilización que arroja el sistema, y la firma del responsable, una vez que ingresos públicos a través de los funcionarios encargados del control de cada tipo de impuesto, o el mensajero de la entidad bancaria con quien se tiene convenio de recaudo, entrega los declaraciones y consignaciones que soportan los diferentes conceptos de pago, Estos documentos se regresan a cada uno de los funcionarios responsables de la Dirección de Ingresos Públicos. NOTA: Los Recaudos a través de la red bancaria se dan por deudas de Impuesto de Vehículos, Impuestos al Consumo de licores, Vinos Aperitivos y similares, Cigarrillos y Tabaco, Cerveza tanto nacionales como extranjeros, Sobre-tasa al ACPM, Sobre-tasa a la Gasolina.

Contabilización Ingresos a

través de la Red Bancaria


4 Generar un reporte de resumen de los ingresos por consignación, una vez terminado el proceso de contabilización de las consignaciones, de los recibos de caja y de los ingresos por la red bancaria, el cual se archiva como soporte y un reporte acumulado por Tipo de Ingresos del recaudo diario del impuesto de vehículos, el cual se le entrega al funcionario de la Dirección de Ingresos Públicos, encargado del control de dicho impuesto para la respectiva conciliación.

Reporte del Acumulado Diario de

Impuesto de Vehículos

Profesional Universitario 15 minutos

5 Archivar los documentos del día conforme a la Ley 594 de 2000. Pasar esta carpeta a Tesorero General para que refrende la constancia de faltantes y sobrantes que deben reportar los cajeros. Seguidamente la carpeta se envía a Contabilidad, a funcionario encargado de las conciliaciones bancarias, para su verificación. Una vez regresa la carpeta, se traslada al centro documental de la Tesorería para la custodia del mismo.

Movimiento Diario Archivado



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6 Verificar, al final del mes, y complementar los soportes para el pago a la Universidad del Quindío de lo recaudo por Estampilla Universitaria en consignación, al Hospital San Juan de Dios en lo referente a la Estampilla Pro-hospital en consignación y al Instituto Departamental del Deporte por el Impuesto al Consumo de Cigarrillos. Pasar al funcionario encargado de efectuar los Giros. Así mismo preparar los soportes y verificar el pago por el 5% de Subsidio a la Gasolina, efectuado al Ministerio del Transporte directamente por el banco con quien se tiene convenio, los cuales se entregan también al funcionario de giros para que contabilice dicho pago.

Soporte legal para pagos tesorales

Profesional Universitario Una hora

7 Imprimir una ejecución presupuestal de ingresos, una vez efectuado el cierre mensual de todos los módulos del Sistema Financiero PCTG, que se entrega a la Dirección de Ingresos Públicos.

Ejecución Presupuestal



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8 Conciliar la información generada entre presupuesto y tesorería, una vez efectuado el cierre mensual de todos los módulos del Sistema Financiero PCTG, con el fin de verificar que el resultado del período Ingresos VS Pagos por cada uno de los recursos de financiamiento, sea consistente con los saldos disponibles en caja y bancos. Para hacer este control final macro de las operaciones de la Tesorería, se requiere inicialmente imprimir un Boletín de Tesorería, y el reporte de Ejecución General de Ingresos VS Gastos por Recursos. Se inicia el proceso de verificar, mediante un cuadro de excell, que al restarle al total de los ingresos por recurso efectivamente recaudados, los pagos efectuados con el mismo recurso, la diferencia arrojada sea igual al saldo disponible en las cuentas bancarias correspondientes. Si el saldo del recurso analizado concilia, se continúa la verificación con otro y así sucesivamente hasta que todos queden verificados. Si el resultado es satisfactorio, el proceso podría terminar allí, sin embargo, este resultado se concilia en forma aleatoria con los saldos de los libros auxiliares de la contabilidad, de aquellas cuentas contables más representativas, con el fin de confirmar el resultado. Si por el contrario, es inconsistente, se debe iniciar un proceso de análisis detallado, revisando nuevamente la contabilización de los ingresos, consignaciones, pagos presupuestales y tesorales, para determinar en donde está el error. Una vez hallado se procede a efectuar los ajustes, si es del caso, por los módulos de tesorería, o mediante comunicación a Contabilidad y Presupuesto.

Actividades Conciliadas



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9 Hacer seguimiento a las cuentas bancarias antiguas e inactivas, con o sin saldos, especialmente donde se manejan recursos de convenios de cofinanciación, las cuales deben ser canceladas una vez el objeto del convenio haya concluido. Oficiar a la Secretaría respectiva informándole sobre la existencia de estas cuentas bancarias inactivas para que informen y remitan si es del caso el acta de liquidación del convenio y de esta forma la Tesorería tener un soporte para solicitar a la entidad bancaria la cancelación de la cuenta.

Depuración Cuentas

Bancarias


10 Contabilizar en el sistema financiero integrado los rendimientos financieros generados en las cuentas bancarias, proceso que tiene como soporte los extractos bancarios que son remitidos por Contabilidad.

Contabilización de

Rendimientos Financieros


11 Elaborar la Declaración de Retenciones en la fuente por Industria y Comercio, una vez el funcionario encargado de los giros remite los documentos soporte. El formato es descargado vía Internet, se legaliza con las firmas del Tesorero General y Asesor Contador del Departamento, y enviado para el pago a la Tesorería Municipal dentro de los plazos establecidos.

Pago Retención en la fuente por

Industria y Comercio


12 Velar porque haya siempre la existencia adecuada tanto de las estampillas propias-Prodesarrollo- como de las recibidas en consignación de la Universidad del Quindío y el Hospital San Juan de Dios. Igualmente velar porque estén debidamente almacenadas y custodiadas.

Control al Inventario de Estampillas



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13 Ejercer la debida vigilancia y control de los títulos valores, talonarios de paz y salvos y facturas de entrega de estampillas en consignación. Manteniendo los documentos en sitios debidamente cerrados con chapas de seguridad y cajas fuertes.

Control a Títulos Valores


14 Crear en la base de datos las nuevas cuentas bancarias e inversiones de renta fija, que se autoricen dar apertura, de acuerdo con las necesidades de la Administración. Proceder a registrarla en el sistema PCT, una vez se tiene la certificación de que la entidad bancaria ya le dio apertura a la cuenta, y enviar copia de la misma a Contabilidad para hacer la integración con la Contabilidad.

Incorporación de cuentas bancarias al Boletín de Tesorería


15 Crear en el Sistema Integrado los nuevos tipos y usos de ingresos y pagos tesorales, informando este hecho a Contabilidad para la respectiva integración.

Creación e Integración de nuevo hecho económico.



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7. REGISTROS DE CALIDAD

IDENTIFICACIÓN

ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN

FINAL

Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado

Tiempo de Retención Método

No aplica Recibo de Caja Cajero PCTG Cronológico y Consecutivo

Cajero - Profesional

Universitario

Permanente Archivo de Gestión

No aplica Consignación Profesional Universitario

PCTG Cronológico y Consecutivo

Profesional Universitario


No aplica Nota Crédito Profesional Universitario

PCTG Cronológico y Consecutivo

Profesional Universitario


No aplica Acumulado por Tipos de Ingresos


Universitario

PCTG Cronológico Cajero - Profesional

Universitario


No aplica Arqueo de Caja Cajero - Profesional

Universitario


Universitario


No aplica Boletín de Tesorería


Universitario - Técnico - Auxiliar

Administrativo


Universitario - Técnico - Auxiliar

Administrativo


No aplica Ejecución General de Ingresos VS Gastos por

Recurso


Universitario –Técnico - Auxiliar

Administrativo (Funcionarios

de Presupuesto y Central de

Cuentas)


Universitario –Técnico - Auxiliar

Administrativo (Funcionarios

de Presupuesto y

Central de Cuentas)


8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8.1 Estatuto de Rentas Departamentales, 8.2 Estatuto Tributario Nacional. 9. ANEXOS No aplica.

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