Organización

ProcesoAdministrativo

Fase Mecánica

Planeación

Fase Dinámica

Dirección

Control

Control:

Es la evaluación y medición de los resultados, para detectar, prever y corregir desviaciones, con la finalidad de mejorar continuamente los procesos.

Control:Importancia

•Establecer medidas para realizar correcciones.

•Determinar y analizar las causas que originan las desviaciones para que no sucedan otra vez.

•Reducir costos y ahorrar tiempo al evitar errores.

•Incidir directamente en la racionalización y optimización de recursos, logrando así la productividad y calidad.

Etapas del proceso de Control:Comprende una serie de etapas:

*Establecimiento de estándares

*Medición y detección de desviaciones

*Corrección

*Retroalimentación

Proceso de Control:

Corrección

Medición y detección de desviaciones

Toma deDecisiones

Control

Retroalimentación

Control:

*Establecimiento de estándares e indicadores:

Un estándar o indicador es una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón para efectuar le control.

-Es necesario comparar los resultados en relación con los estándares preestablecidos.

Control:

*Medición y detección de desviaciones:

La medición de resultados consiste en medir la ejecución y los resultados mediante la aplicación de unidades de medida –definidas de acuerdo con los estándares- con la finalidad de detectar desviaciones.

-Se utilizan los sistemas de información.-La efectividad del control depende directamente de la información recibida.-Debe ser oportuna (estar a tiempo)-Confiable, válida -Con unidades de medida apropiadas y fluida.

Una desviación o no conformidad es la diferencia entre el desempeño real, el estándar y el cumplimiento de los requisitos.

Control: Corrección:

Consiste en la aplicación de medidas para eliminar las desviaciones o no conformidades en relación con los estándares.

-Antes de iniciar la corrección se debe verificar que la desviación sea un síntoma o una causa.

Retroalimentación:

Proporciona elementos para efectuar mejoras en el sistema administrativo, para eliminar fallas y errores.

-De la calidad de la información dependerá el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema.

Tipos y técnicas de control:Tipos de control:

*Preventivo

*Concurrente

*Posterior

Técnicas de control:

Son las herramientas para llevar a cabo el proceso de control.

Establecimiento de un sistema de control:

Se requiere:

*Contar con objetivos y estándares.

*Que el personal comprenda y aplique los controles.

*Evaluar la efectividad de los controles.

*Simplificarlos y perfeccionarlos.

Sistemas de información:

Comprenden todos aquellos medios con los que se recopilan, procesa y analizan los datos e informes relativos al funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la organización.

Reportes e informes:

*Existen múltiples tipos de informes.

*Al diseñar, elaborar y presentar un informe es conveniente tomar en cuenta:

*Unidad de tema*Concentración sobre las excepciones.*Claridad y concisión.*Equilibrio.*Oportunidad.*Evaluación*Gráficas, audiovisuales

Formatos:

*Son elementos indispensables.

*Sirven para la transmisión y registro de datos relativos a actividades de cada departamento.

*Existen multitud de formas, desde una tarjeta de control de asistencia hasta una póliza de contabilidad.

Indicadores:

Los indicadores de actuación o estándares sirven de patrón para evaluar los resultados.

Existen múltiples tipos de indicadores:*Financieros*De productividad

-Son parámetros para evaluar el logro de los objetivos: Auditoría contable y administrativa.-Características: confiabilidad, relevancia, vigencia y pertenencia.

1.- Equilibrio.

2.- Indicadores

3.- Oportunidad

Control4.- Desviaciones

5.- Costeabilidad

6.- Excepción

7.- Función controlada