CONTROL¿Cómo SE HA REALIZADO?

Algunas definiciones.

Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.

Henry Fayol.

Implica la medición de lo logrado en relación con el estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan.

Harold Koontz y Cyril O´Donnell

Elementos del concepto.

Relación con lo planeado:

El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación.

Medición.

Para controlar es indispensable medir y cuantificar los resultados.

Detectar desviaciones.

Es descubrir las diferencias que se presentar entre la ejecución y la planeación.

Establecer medidas correctivas.

El objetivo del control es prever y corregir los errores.

Definición La evaluación y la medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever las desviaciones, para establecer la medidas correctivas necesarias.

Importancia.

Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.

Se aplica a todo. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar las desviaciones .

Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes.

Reduce los costos y ahorra tiempo al evitar errores.

Principios.

Equilibrio:

A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente.

El delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que esta cumpliendo con la responsabilidad conferida, y si la autoridad delegada esta siendo debidamente ejercida.

De los estándares.

Ningún control será valido si no se fundamenta con un estándar a seguir. La efectividad del control esta en relación directa con la precisión de los estándares.

Los estándares permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos limites, evitando errores y consecuentemente, perdidas de tiempo y de dinero.

De la oportunidad.

Para que el control se a eficaz debe de ser oportuno, debe aplicarse antes de que se efectué el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipación.

De las desviaciones.

Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben analizarse detalladamente, para que sea posible conocer las causas que las originan, a fin de tomar medidas necesarias para evitarlas en un futuro.

Costeabilidad

De excepción.

El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este presente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte.

El control debe aplicarse preferentemente alas actividades excepcionales y representativas, delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas requieren control .

De la función controlada

Señala que la persona o la función que realizase el control debe de estar involucrada con la actividad a controlar.

Proceso de Control.

Control

Identificación del estándar

Medición de resultados

ComparaciónDetección de desviaciones

Corrección

Retroalimentación.

1. Identificación del estándar.

Se identifica el estándar que fue establecido y le va a servir como modelo de comparación para evaluarla. La identificación del estándar representa el estado de ejecución, deseado en su aplicación.

2. Medición de los resultados.

Medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben definirse de acuerdo con los estándares.

Para llevar a cabo la información se valen primordialmente de los sistemas de información. La cual debe de ser oportuna, confiable, valida y fluida.

3. Comparación

Una vez efectuada la medición y obtenida la información, necesario comparar los resultados medidos en relación con los estándares preestablecidos.

4. Detección de desviaciones

Es el resultado de la comparación, da la determinación de las desviaciones entre el empeño real t el estándar, mismas que deben reportarse inmediatamente.

5. Corrección

La utilidad concreta del control esta en la acción correctiva para integrar las desviaciones en relación con los estándares.

Tomar una acción correctiva.

Reconocer si las desviación es un síntoma y no una causa.

6. Retroalimentación.

Es básica en el proceso de control, ya que a través de ella, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr el tiempo.

De la calidad de la información, depende el grado y la rapidez con que se retroalimente el sistema.

Control

Implantación del control

Se requiere:

1. Contar con los objetivos y estándares que sean estables.

2. Que el personal clave los comprenda y este de acuerdo con los controles.

3. Que los resultados finales de c/actividad, se establezcan en relación con los objetivos..

4. Evaluar la efectividad de los controles:

Eliminando aquellos que no sirvan.

Simplificándolos.

Combinándolos para perfeccionarlos.

Características

Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional.

Oportunidad.

Accesibilidad.

Ubicación estratégica.

Factores que comprende el control

Cantidad.

Tiempo.

Costo

Calidad.

El control y su periocidad

Para que el control sea efectivo debe de desarrollarse como una unidad y aplicarse todo el tiempo en la empresa, clasifican en:

Control preliminar.

Control concurrente.

Control posterior.

Control por áreas funcionales.

Actividad en clase.

Técnicas de control(Controles.)

Son herramientas de las que se auxilia el administrador para llevar a cabo el proceso de control.

Sistemas de información.

Sistemas de información.

Comprenden todos aquellos medios a través de los cuales el administrador se allega a los datos e informes relativos al funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la organización.

Los sistemas de información que puede utilizar una empresa son múltiples y variables y deben establecerse de acuerdo con las particularidades de cada empresa.

Lo verdaderamente importante al establecer un sistema de información es aplicar los principios de excepción, de costeabilidad, de oportunidad de oportunidad y del objetivo, a fin de que realmente reditúe beneficios su utilización.

Reportes e informes

Existen múltiples tipos de informes; básicamente pueden clasificarse en:

a) Informes de control que se utilizan para el control directo de las operaciones.

b) Reportes de información que presentan datos más extensos a fin de que la gerencia pueda formular planes.

En términos generales, al diseñar, elaborar y presentar un informe es conveniente tomar en cuenta las consideraciones siguientes:

1. Unidad del tema: Cada informe solo debe referirse a un solo tema a fin de evitar confusiones.

2. Concentración sobre las excepciones: Deben revelar indicadores importantes, puntos débiles y fuertes más que situaciones comunes.

3. Claridad y concisión: Los informes más largos detallados y genéricos, originan confusión y desatención por parte de quine los recibe.

4. Complementarse con presentaciones graficas, audiovisuales y verbales: De gran ayuda para la presentación de un informe puede ser la utilización de graficas, material audiovisual y explicaciones verbales, lo que evita la monotonía y enriquece la información.

1. Equilibrio entre la uniformidad y la variedad: La empresa debe contar con una estructura fundamental de informes, mismos que no deben cambiarse constantemente, pero que requieren de revisiones y ajustes periódicos, a fin de no caer en la rutina y obsolescencia.

2. Frecuencia de los reportes: El hecho de que para controlar sea necesario contar con información oportuna y periódica no implica que esta debe de ser tan frecuente que origine un papeleo innecesario.

3. Evaluación de la información: Es necesario evaluar frecuentemente la utilidad que reditúa la información, si en realidad el sistema reditúa la información adecuada, completa y oportuna y si se ajusta al costo.

Formas Son elementos indispensables para la transmisión y

registro de datos relativos a las actividades que se desarrollan en cada departamento; existen multitud de formas que se utilizan en la empresa.

Control interno

Se refiere a la aplicación de los principios de control a todo el funcionamiento de la empresa, sus propósitos:

A. Obtención de información correcta y segura.

B. La protección de los activos de la empresa.

C. La promoción de la eficiencia de operación.