CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO

UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA DEL MINISTERIO DE RELACIONESEXTERIORES, COMERCIO E INTEGRACIÓN

AUD/INF-0002-2010

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES, COMERCIO E INTEGRACIÓN

INFORME

Examen Especial, a las asignaciones, ingresos y gastos de la Embajada del Ecuador enRusia, por el período comprendido entre y el 1 de enero de 2009 y el 31 de enero de 2010,

del Ministerio de Relaciones Exteriores Comercio e Integración

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES, COMERCIO E INTEGRACIÓN

EXAMEN ESPECIAL A LAS ASIGNACIONES, INGRESOS Y GASTOS DE LAEMBAJADA DEL ECUADOR EN RUSIA DEL MINISTERIO DE RELACIONESEXTERIORES, COMERCIO E INTEGRACIÓN

Período comprendido entre el 1 de enero de 2009 y el 31 de enero de 2010

UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

Quito - Ecuador

SIGLAS Y ABREVIATURAS

Encargada de Negocios a.i. Encargada de Negocios Ad Interim

c.e. Correo electrónico

Dra. Doctora

etc. Etcétera

No. Número

USD Dólares de los Estados Unidos de Norteamérica

URSS Unión de Repúblicas Socialistas Soviéticas

ÍNDICE DEL INFORME

CONTENIDO PÁGINAS

CAPITULO I

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

Motivo del examenObjetivos del examenObjetivos EspecíficosAlcance del examen 3Base legalEstructura orgánica 3Objetivos de la entidad 4Monto de recursos examinados 6Servidores relacionados 6

CAPITULO II

RESULTADOS DEL EXAMEN

Autorizaciones de retiro y control de fondos de la cuenta bancaria y caja chica 7Reemplazo de Secretario Administrativo - Contador 12Actas de entrega recepción 13Dificultades para cumplir la normativa 15

ANEXO 1Servidores relacionados con el examen

Mmstencde Reiaoones Exteriores,Cocnsioo fi i

«PUBLICA DIL ECUADOR

Quito, 27 de mayo de 2010

SeñorMINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES, COMERCIO E INTEGRACIÓNCiudad

De mi consideración:

Hemos efectuado el examen especial a las asignaciones, ingresos y gastos de laEmbajada del Ecuador en Rusia, del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio eIntegración, por el período comprendido entre el 1 de enero de 2009 y el 31 de enero

de 2010.

Nuestro examen se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de AuditoríaGubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normasrequieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonablede que la información y la documentación examinada no contienen exposicioneserróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cualescorresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales yreglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.

Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se encuentranexpresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en elpresente informe.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata ycon el carácter de obligatorio.

Atentamente,

Dios, Patria y Libertad,

Econ. María Cristina MarchanDIRECTORA DE AUDITORÍA INTERNA

CAPITULO I

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

Motivo del examen

El examen especial a las asignaciones, ingresos y gastos de la Embajada del Ecuador

en Rusia, del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, se realizó

con cargo a imprevistos del Plan Anual de Control para el 2010, aprobado por la

Contraloría General del Estado con oficio 04534-DCAI de 11 de marzo de 2010 y en

cumplimiento a la Orden de Trabajo 0011-AUD de 17 de marzo de 2010.

Objetivos del examen

Determinar el grado de cumplimiento de las disposiciones legales y normativa

vigente y aplicable.

- Verificar la razonabilidad, propiedad y veracidad de la información remitida a

Cancillería respecto al manejo económico de la Embajada.

- Evaluar la contabilidad de los controles ejercidos en los procesos administrativos -

financieros, de la Embajada.

Objetivos específicos

-Comprobar que los fondos en efectivo que se manejan en la Embajada estén

razonablemente administrados.

-Determinar que los movimientos financieros se encuentran debidamente sustentados

./con la documentación de soporte.

Alcance del examen

Comprende el análisis y evaluación a las asignaciones, ingresos y gastos de la

embajada del Ecuador en Moscú - Rusia, por el período comprendido entre el 1 de

enero de 2009 y el 31 de enero de 2010.

Base legal

El Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, es una entidad de

derecho público, con domicilio principal en la ciudad de Quito, mantiene dos

Subsecretarías: una en la ciudad de Guayaquil y otra en la ciudad de Cuenca, dos

Oficinas Regionales: una en la ciudad de Manta y otra en la ciudad de Lago Agrio, 41

Embajadas, 59 Consulados Rentados, 128 Consulados ad-honorem y 4 Misiones

Permanentes en el exterior.

El Ministerio ejecuta la política internacional, vela por el respeto a la personalidad,

soberanía, independencia, dignidad e integridad territorial de la República y asegura la

defensa de sus derechos y la protección de sus intereses.

Apertura de embajadas: 12 de noviembre de 1969, en Santiago de Chile donde

canjean notas para elevar el nivel de las representaciones a Embajadas y se acuerda

próximo envío de embajadores; 25 años después de establecidas las relaciones

diplomáticas se abren misiones en Moscú y Quito.

Estructura orgánica

EMBAJADOR

Objetivos de la entidad

Objetivos Generales

1. Posicionar al Ecuador en la esfera internacional sobre todo elevar las

relaciones políticas y estratégicas con la Federación de Rusia.

2. Creación y actualización de marcos legales para el desarrollo de actividades en

materia de política bilateral, comercio, turismo, cooperación militar, inversión,

educación, cultura, etc.

3. Negociación de convenios, acuerdos memorandos e instrumentos de carácter

bilateral en las esferas comerciales, culturales, educativas, científicas,

migratorias que sean de interés y beneficio para el Ecuador.

4. Seguimiento de los temas relacionados con la política bilateral del Ecuador con

Rusia.

5. Preparación de visitas oficiales y organización de encuentros con la contraparte

rusa de las diferentes instituciones nacionales.

6. Impulso de las relaciones comerciales a través de mecanismos de negociación

a fin de incrementar la exportación de productos no tradicionales como

legumbres, frutas frescas y tradicionales como flores, atún sardina, banano,

camarón y otros, y la solución de problemas de tipo arancelario y fitosanitario.

7. Equilibrar la balanza comercial bilateral, mejorando las actuales condiciones de

desequilibrio de aproximadamente 13 al 1 a favor de Ecuador a fin de evitar

que posibles estrategias de mercado de tipo arancelario o para arancelarios

sean aplicadas a los productos ecuatorianos para restablecer el equilibrio

comercial; a través de la promoción de productos rusos de interés para el

sector agrícola ecuatoriano.

8. Fomentar el incremento de las inversiones rusas en el país en el área

energética y electro energética y del abastecimiento de productos

estratégicamente importantes para el Ecuador, sobre todo de fertilizantes y

otros insumos agrícolas.

9. Establecer lineas de apoyo e intercambio tecnológico para la absorción de

nuevas tecnologías de punta desarrolladas en la Federación Rusa,

principalmente en los sectores de la exploración, explotación y procesamiento

de hidrocarburos, producción de energía eléctrica, utilización de información

/setelital, defensa del medio ambiente, etc.^yW

10. Consolidar una linea directa para la cooperación técnica militar, a fin de

promover el acceso al conocimiento de nuevas tecnologías en redes, sistemas

antiaéreos, armamento liviano y de mediano alcance, aviación comercial y

militar.

11. Promoción de los valores culturales ecuatorianos, del intercambio cultural entre

ambos países a través de eventos que abarquen todas las artes y la

intensificación del intercambio estudiantil, con miras a incrementar el número

de becarios ecuatorianos buscando la formalización del reconocimiento mutuo

de títulos profesionales.

12. Promover el turismo en el Ecuador.

13. Brindar todas las facilidades a los ciudadanos ecuatorianos residentes en la

Federación de Rusia.

14. Ejecución de las políticas consulares encaminadas a la estabilidad de los

estudiantes becarios ecuatorianos.

15. Legalización de documentos.

Objetivos específicos

1. Revisión de la base de datos de convenios suscritos con Rusia, a fin de

determinar:

-Materia de que trata el instrumento

-Estado de negociación.

-Pasos a seguir a fin de culminar el proceso iniciado.

2. Exploración de nuevos mercados propendiendo a la comercialización en otras

regiones geográficas de Rusia, principalmente con la región Sur-Oriental y las

repúblicas de la ex URSS, aledañas o periféricas.

3. Apoyar al Establecimiento de una estrategia de gobierno que consolide los

actuales mercados e incentive la apertura de nuevos, particularmente en el

caso de las flores (rosas), a través de:

a) Gestión del envió de aviones de carga que permitan transportar la

flor ecuatoriana directamente de Ecuador hacia aeropuertos moscovitas.

b) Aplicación del proyecto de creación de una nueva ruta aérea

comercial de viaje, que inicie en la ciudad de Quito-Ecuador mediante

vuelos directos hasta Moscú, San Petersburgo, región central y llegue

• ^ hasta la región de Vladivostok de la Federación Rusa, ruta aérea en la

que se encuentran interesadas en desarrollar autoridades de la

Federación Rusa.

4. Promoción de nuevos mercados a mediano y largo plazo en el sector petrolero

y en el sector de los servicios, tanto en electricidad como en

telecomunicaciones, a través de la participación en ferias y foros de negocios,

para lo cual se deberá contar con material de difusión especifico de dicha

materia.

5. Impulsar la participación de las empresas de la Federación Rusa en los nuevos

concursos internacionales abiertos en las licitaciones petroleras exigiendo la

utilización de nuevas tecnologías, con tasas de retorno adecuadas, a precios

rentables en el mercado internacional.

6. Obtener la participación de las empresas de la Federación Rusa en los nuevos

concursos internacionales abiertos en las licitaciones para la construcción y

desarrollo de proyectos hidroeléctricos, como Paute-Reventador, Mazar,

Toachi-Pilatón.

Monto de recursos examinados

Los recursos analizados alcanzan un total de 683 683,52 USD, que se distribuyen de

la siguiente forma:

CONCEPTO

Asignaciones para arriendos

Asignaciones para servicios

Recaudaciones Consulares

Remuneraciones

Total

EXPRESADO EN DÓLARES

DE LOS ESTADOSUNIDOS

DE NORTE AMÉRICA

211 263,00

64 867,07

27 540,00

380013,45

683 683,52

Servidores relacionados

Se encuentra detallado en el anexo 1.

CAPITULO II

RESULTADOS DEL EXAMEN

Autorizaciones de retiro y control de fondos de la cuenta bancaria y caja chica

La Embajada del Ecuador en Moscú - Rusia hasta el 25 de septiembre de 2009

mantuvo una cuenta corriente en dólares en el Banco Bilbao Vizcaya Argentaría en

Londres No. 00913814 y mantiene dos cuentas en el Banco de Comercio Exterior de

Rusia "VTB" Vneshtorg Bank, una en dólares No. 40807840000000001125 en la cual

se reciben las transferencias del exterior y otra No. 40807810200300000054 a la cual

se pasan los fondos transformados en rublos para cancelar las obligaciones contraidas

en esa moneda.

Dentro del período de análisis se determinó que, preparándose para la visita

presidencial a la ciudad de Moscú con una delegación de 186 personas, entre los

meses de octubre de 2009 y enero de 2010, excepcionalmente se firmaron 11

autorizaciones de retiro de fondos por parte del Embajador y 7 por la Segundo

Secretario, 3 de las cuales fueron firmadas cuando el Embajador estaba en funciones

en la ciudad de Moscú, (9 y 13 de noviembre de 2009 y 26 de enero de 2010), dinero

que se requería para los gastos que demandaba la presencia de la delegación

ecuatoriana y que fue entregado al Secretario Administrativo •- Contador para

cancelar varias obligaciones contraídas por la Embajada.

Al producirse un incremento superior a los montos establecidos para el manejo del

"fondo de caja chica" permitió que se ocasionen diferencias en el efectivo, bajo

responsabilidad y custodia del Secretario Administrativo - Contador, ya que esta

persona, presuntamente, tomó dinero que le pertenecía a la Embajada para su

beneficio personal, hecho que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 65 de la

Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado se reveló en el informe parcial del

análisis al manejo económico por parte del ex Secretario Administrativo - Contador,

remitido a la Contraloría General del Estado con Nota 10726/10-AUD, el 10 de mayo

de 2010.

De estos fondos no se efectuó un adecuado control por parte del Jefe de Misión y la

Segundo Secretario quien se encontraba encargada de la Embajada desde el 14 de

diciembre de 2009 hasta el 3 de enero de 2010, ya que tanto los comprobantes de

ingreso como de egreso, no se los utilizó para ejecutar el control previo y continuo sino

única y exclusivamente para llenarlos y enviarlos como documento adjunto a las

liquidaciones trimestrales. Este particular no fue observado por la Dirección de

Cuentas del Exterior, encargada de la revisión de los informes trimestrales que remite

la Embajada.

El movimiento de ingresos y gastos al 29 de enero de 2010 cruzado con el total de

dinero en efectivo entregado por el ex Secretario Administrativo - Contador dio como

resultado una diferencia en menos de 27 420,61 USD.

Esta situación contraviene a la norma de control Interno 100-02 Objetivos del control

interno cuyo texto dice:

"El control interno de las entidades, organismo del sector público y personas jurídicasde derecho privado que dispongan de recursos públicos para alcanzar la misióninstitucional, deberá contribuir al cumplimiento de los siguientes objetivos:.- Promoverla eficiencia, eficacia y economía de las operaciones bajo principios éticos y detransparencia.- Garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad de la información.-Cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la entidad para otorgar bienesy servicios públicos de calidad.- Proteger y conservar el patrimonio público contrapérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal."

Con oficios 004, 005 y 009-VRA-AUD de 7 de abril de 2010, se comunicó esta

situación al Embajador, a la Segundo Secretario y Directora de Cuentas del Exterior

respectivamente

En comunicación de 12 de abril de 2010 el Embajador del Ecuador en Rusia expresa:

"...en condiciones normales nunca se ha conservado de manera física en la caja fuertedel Secretario Contador - Administrativo, más de USD 300.- El motivo único yextraordinario que se dio en el mes de Octubre del 2009, fue la histórica visitapresidencial; evento que demandó (previa autorización de nuestra cancillería) utilizarsumas no habituales de dinero en efectivo, para los pagos de servicios varios quedicha visita requería...- dicho incremento de autorizaciones de salida de dinero delVTB Bank, se dieron debido a que malintencionadamente en su ánimo de sustraerdinero, el Ing...., a título de pagar las cuentas de la visita presidencial ( cuenta única yextraordinaria ), solicitaba dichas autorizaciones justificándolas con cuentas porpagar,..."

omunicación de 13 de abril de 2010 la Segundo Secretario expresa.

"...resulta preocupante observar que al señalar que las autorizaciones de salida dedinero del VTB fueron realizadas por el Embajador... y por mi, se nos ubica en igualmargen de responsabilidad a ambos. Sin embargo la Ley Orgánica del ServicioExterior lo expresa claramente en las funciones de las Misiones Diplomáticas y en elReglamento de Misiones Diplomáticas. Sección 2, Art. 14....- Debo señalar que niverbalmente ni por escrito he sido designada por el Embajador para ejercer control delas cuentas ni de cuestiones administrativas o financieras. Es imprescindible que seespecifique quien es el responsable de disponer que ese control se realice y verificarsu ejecución, responsabilidad que claramente la establece el Reglamento deAsignaciones y Gastos en el Exterior en su Art. 2....- En el período del 14 al 31 dediciembre 2009, ejercí como Encargada de Negocios Ad Interim por ausencia del paísdel Embajador... en uso de sus vacaciones, y cuando por iniciativa propia requerí alseñor... que me entregara las cuentas y la liquidación de los fondos pendientes, elseñor... se negó sutilmente indicando que lo entregaría conforme a lo dispuesto porcon (sic) el Jefe de misión a su regreso...".

Con memorándum 368/DGF/DCE de 7 de mayo de 2010 la Directora General

Financiera expresa:

"...Con respecto a la elaboración de los comprobantes de ingresos, gastos y cajachica, cuando la Dirección Cuentas del Exterior recibe las cuentas, no se puedecomprobar en que momento fueron elaborados.- El envío de los fondos desdeCancillería se lo realiza a través de transferencias a la cuenta de la Embajada, y es elJefe de cada misión el principal responsable ante el Ministerio de RelacionesExteriores y los Organismos de Control de la implementación, ejecución y correctaaplicación del Reglamento de Asignaciones y Gastos, así como de los controles de losingresos y gastos...".

El texto de las comunicaciones refleja y corroboran que no existió un adecuado

control de las cuentas en el manejo económico de la Embajada del Ecuador en Rusia.

Conclusión

La falta de oportunidad en el control de las operaciones financieras ocasionó que se

produzcan diferencias en menos en el fondo de caja chica.

Hechos subsecuentes

El ex Secretario Administrativo - Contador, hasta el 23 de abril de 2010, fecha en la

que el equipo de auditoría concluyó el trabajo de campo, reintegró a la Embajada un

total de 16 719,91 USD, incluido los intereses calculados a las fechas de pago, como

se detalla a continuación:

FECHA

10 de febrero de

20109 de marzo de 20 10

17 de marzo de

VALOR EN

RUBLOS

210000,00

140000,00

154000,00

TIPO DE

CAMBIO

30,37

29,8364

30,00

TOTAL ABONOS

VALOR

EN USD.

6914.89

4691,69

5113,33

16719,91

INTERE

SES

85,46

144,40

33,34

263,00

DIFERENCIA EN MENOS

SALDO DE CAPITAL POR REINTEGRAR

CAPITAL

6 829,43

4 547,29

5 079,99

16456,72

27 420,61

10963,89

El 20 de abril de 2010 el ex Secretario Administrativo - Contador suscribió un convenio

de pago con el cual se compromete a cancelar el saldo más los intereses de ley hasta

el 15 de mayo de 2010.

En comunicación de 22 de abril de 2010, posterior a la conferencia final de resultados

el Embajador del Ecuador en Rusia manifiesta:

"...El criterio de que no se efectuó un adecuado control, usted lo basa en que los

comprobantes de ingreso que se envían a Cancillería no son utilizados para ejecutar el

control previo y continuo, sino única y exclusivamente para llenarlos y enviarlos como

documento adjunto a las liquidaciones trimestrales.- Quiero aclarar que en varias

ocasiones, esta misión ha consultado a la Dirección Financiera, sobre el formato de

dicho documento, ya que este debería ajustarse a los requerimientos ecuatorianos

pero también deberían ser aplicables a la realidad rusa, nunca recibimos una

respuesta que satisfaga esta inquietud, el formato de los comprobantes de ingreso que

se envían hasta la fecha a cancillería son por decirlo una creación del anterior

Administrativo - Contador, ... quien trabajó por más de 12 años en esta embajada, y

quien aplicó dichos instrumentos contables en el formato por usted expresado, bajo el

beneplácito de los jefes de misión de turno, sin que estos generen preocupación, debo

subrayar que estos siempre han sido firmados como documentos no de control interno,

sino única y exclusivamente para satisfacer los requerimientos de control financiero

ecuatorianos... que estos comprobantes no se hayan utilizado como sugiere la norma,

no significa que no se utilizaban otros mecanismos de control, los cuales si son

afüvtables a la realidad rusa, y que han sido aplicados en el manejo de gastos

10

permitiendo un acertado registro de los mismos.- Después del examen de auditoría

hemos aceptado sus consejos en modificar el formato de comprobante de ingreso y

egreso... La sustracción del dinero por parte del... NO FUE DEBIDO A LA FALTA DE

CONTROL DE QUIEN SUSCRIBE, SINO A QUE EL SR... TUVO UNA SITUACIÓN

PRIVILEGIADA EN UN MOMENTO PROPICIO QUE LE PERMITIÓ MANIPULAR

DINERO E INFORMACIÓN... he leído la parte adjunta al Borrador de Informe, de la

comunicación enviada por la Sra. Segundo Secretario...cada una de las palabras

escritas por ella no hacen otra cosa que intentar deslindar cualquier tipo de

responsabilidad (si esta existiera) remarcando de manera innecesaria la Ley Orgánica

del Servicio Exterior para malintencionadamente demostrar que el embajador es

responsable de todo lo que ocurre en la embajada, incluso si este se encuentra de

vacaciones y faltando a la verdad, al decir que ésta nunca recibió algún tipo de

instrucción escrita o verbal...Me permito transcribir el CE No 464/09, enviado el 30 de

Diciembre del 2009 por la ENCARGADA DE NEGOCIOS A.l. a la Dra... Esta nota,

contradice su afirmación de que no ha sido designada por el Embajador para ejercer

control de las cuentas ni de cuestiones administrativas o financieras, y demuestra

además que el Embajador de alguna manera "VERBAL O ESCRITA" da instrucciones

a su Encargado de Negocios a. i..."

Recomendaciones

Al Embajador del Ecuador en Rusia

1. Dispondrá al encargado del manejo del fondo fijo de caja chica, que bajo ningún

concepto se eleve el monto máximo establecido para esta Misión Diplomática.

2. Dispondrá al Secretario Administrativo - Contador realice el control previo y

continuo de las operaciones financieras, observando que se dé la utilización

adecuada a los comprobantes de ingreso y egreso.

3. Dispondrá a la persona Encargada de Negocios Ad Interim, que única y

exclusivamente con la autorización por escrito del Embajador puede firmar el

documento que permite el retiro de fondos del Banco en el cual mantiene sus

\cuentas la Embajada del Ecuador en la Federación de Rusia.

11

A la Directora General Financiera

4. Dispondrá a la Directora de Cuentas del Exterior, mantenga una revisión

exhaustiva de las cuentas que envía la Embajada del Ecuador en Rusia,

observando que la utilización de los comprobantes de ingreso y egreso sean

correctamente utilizados como parte del control previo y continuo, así como

también un control sobre los montos utilizados en caja chica dólares y rublos.

5. Dispondrá a la Contadora General genere una cuenta por cobrar por el valor

pendiente de reintegrar.

Reemplazo de Secretario Administrativo - Contador

El Embajador del Ecuador en Rusia solicitó a la Subsecretaría de Desarrollo Interno y

Gestión Administrativa y Financiera de la Cancillería se cubra la vacante de Secretario

Administrativo - Contador, sin que se haya atendido favorablemente, situación que

toma mayor importancia luego de los problemas por haber detectado diferencias en

menos por parte del servidor que se encontraba contratado desde el 5 de octubre de

2009, luego de lo cual a partir del 29 de enero de 2010, se prescindió de sus servicios.

Sin embargo es importante señalar que la legislación Rusa tiene disposiciones

diferentes en relación al sistema financiero ecuatoriano, que obliga a que quien cumpla

las funciones administrativas y financieras sea una persona con los conocimientos

suficientes para el desempeño del cargo.

Con oficio 008-VRA-AUD de 5 de mayo de 2010, se comunicó el hecho descrito en los

párrafos anteriores a la Subsecretaría de Desarrollo Interno y Gestión Administrativa y

Financiera.

Con Nota 10934/2010-SDIGAF de 11 de mayo de 2010, la Subsecretaría de Desarrollo

Interno y Gestión Administrativa y Financiera señala:

"... 1. La solicitud de contratación del Asistente Administrativo - Contador fue realizadaformalmente por el Embajador del Ecuador en Rusia, mediante correo electrónico Na

090/2010, de 9 de marzo pasado, cuya copia adjunto, en el cual el Embajador solicitóse designe una persona de carrera para que cumpliera el referido rol. Criterio que fuecompartido plenamente por esta Subsecretaría por la lamentable experiencia sufrida

dicha Misión Diplomática... mediante correo electrónico Na 258/10-SDIGAF, de 25

12

efe marzo pasado, cuya copia adjunto, esta Subsecretaría autorizó iniciar el proceso deselección respectivo y solicitó hoja de vida, los criterios de selección, los documentosde respaldo de su formación académica y experiencia profesional y el proyecto decontrato, a fin de solicitar a la Dirección General Financiera y a la Dirección Generalde Asesoría Jurídica la certificación de los fondos y el dictamen jurídico,respectivamente... '

La norma de control interno 407-03 "Incorporación de personal" expresa:

"Las unidades de administración de talento humano seleccionarán al personal,tomando en cuenta los requisitos exigidos en el manual de clasificación de puestos yconsiderando los impedimentos legales y éticos para su desempeño. El ingreso depersonal a la entidad se efectuará previa la convocatoria, evaluación y selección quepermitan identificar a quienes por su conocimiento y experiencia garantizan suidoneidad y competencia y ofrecen mayores posibilidades para la gestióninstitucional..."

Conclusión

El proceso de selección para ocupar la vacante de Secretario Administrativo -

Contador, debe considerar los requerimientos exigidos para el trabajo en la Federación

de Rusia.

Recomendación

Al Embajador del Ecuador en Rusia

6. Gestionará ante la Subsecretaría de Desarrollo Interno Gestión Administrativa y

Financiera que se cubra la vacante dejada por el Secretario Administrativo -

Contador, observando que la persona seleccionada tenga los conocimientos

mínimos del sistema administrativo- financiero ruso, o en su defecto sea

capacitado para responder ante las exigencias de la Embajada.

Actas de entrega recepción

En el acta con la cual el Embajador en funciones recibe la Embajada por parte del

Segundo Secretario quien se desempeñó, como Encargado de Negocios Ad Interim,

hasta el 1 de agosto de 2 007, únicamente refleja el listado de bienes y el estado de

las cuentas; se omitió aspectos de tipo administrativo, asuntos pendientes por

^resolver, documentos de carácter oficial, etc.

13

No se elaboran actas cuando el Embajador sale y retorna de sus licencias con la

persona a la cual encarga sus funciones.

El artículo 126 de la Ley Orgánica del Servicio Exterior expresa:

"Ningún funcionario del servicio exterior podrá dejar el cargo que desempeñe antes dehaberlo entregado a su sucesor, salvo órdenes expresas del Ministerio de RelacionesExteriores o absoluta imposibilidad de hacerlo..."

El artículo 7 del Reglamento de Misiones Diplomáticas manifiesta.

"Al término de sus funciones el Jefe de Misión entregará la Embajada o Legación a susucesor, dejando constancia en un acta levantada por quintuplicado..."

Con oficio 006-VRA-AUD, de 9 de abril de 2010, se comunicó este hecho al señor

Embajador.

En comunicación de 14 de abril de 2010 el Embajador del Ecuador en Rusia nos da a

conocer sus puntos de vista en los siguientes términos:

"...el momento de asumir mis funciones, en la información general de esta embajada,no existia información sobre su planificación estratégica ( misión, objetivos, accionespor continuar, o por realizar, etc. ), peor aún recomendaciones algunas....-7....Estáclaro, que en mi ausencia la Encargada de Negocios a.i. debe atender lasresponsabilidades generales de un embajador, .. .nunca ha existido la práctica, por lomenos en esta Misión Diplomática de realizar una acta de entrega-recepción de laembajada, del Embajador a la Encargada de Negocios a. i. ya que a lo largo de miestadía como jefe de misión, el tiempo de ausencia nunca a excedido mas de unmes...".

Conclusión

La información incompleta en las actas de entrega recepción entre los jefes de misión

y la ausencia de las mismas cuando el Embajador encarga sus funciones al salir con

licencia, debilitó los controles internos de la entidad.

Recomendación

Al Embajador del Ecuador en Rusia:

7. Entregará y recibirá su cargo tanto al inicio de su gestión, así como las veces

que encargue su puesto a quien lo reemplaza, mediante actas de entrega

recepción en las que: a más de los inventarios y aspectos administrativos y

14

financieros, se hará constar los asuntos pendientes por resolver y que deban

tener especial cuidado para la buena marcha de la entidad.

Dificultades para cumplir la normativa

El sistema bancario en la ciudad de Moscú no permite la opción de emitir cheques, ni

realizar depósitos a las cuentas oficiales como es el caso de la Embajada del Ecuador;

además las empresas no emiten facturas proformas previo a la adquisición de un bien

o servicio. Esta situación impide el cumplimiento de varias disposiciones legales o

reglamentarias como: realizar los pagos a los proveedores con cheque nominal,

solicitar proformas previo el compromiso para la adquisición de bienes o servicios, los

depósitos intactos e inmediatos por las recaudaciones consulares y mantener el

monto máximo establecido para el fondo fijo de caja chica.

En vista de lo señalado se ha optado por realizar ciertos pagos via transferencia y

otros en efectivo, previa la obtención de los fondos con las autorizaciones firmadas por

el Embajador o Segundo Secretario, en casos especiales. Las recaudaciones

consulares son guardadas en la caja fuerte hasta que se reciban los sueldos de los

servidores, momento en el cual, del valor que corresponde a la remuneración mensual

del Cónsul, se resta el total de las recaudaciones consulares mensuales, dicho valor,

que no es retirado del banco, se envía al Ecuador por transferencia de fondos. Esta

operación se realiza por la imposibilidad de efectuar los depósitos de los valores que

se recaudan por las especies valoradas, que se emiten en el consulado, en la cuenta

que mantiene la Embajada en el "VTB" Vneshtorg Bank, por tratarse de una cuenta

oficial.

Con oficio 004 y 008-VRA-AUD de 7 de abril y 5 de mayo de 2010, se solicitó sus

puntos de vista al Embajador y Subsecretaría de Desarrollo Interno y gestión

Administrativa y Financiera, respectivamente.

En comunicación de 12 de abril de 2010 el Embajador del Ecuador en Rusia

manifiesta:

"... el sistema bancario ruso, a esta embajada no le permite prácticamente hacer

NADA, que no sea recibir transferencias Sanear/as del Exterior y retirar dinero en3 \

15

efectivo, situación que nos obliga a improvisar prácticas que no se ajustan a los

requerimientos ecuatorianos..."

Esto corrobora lo comentado por el equipo de auditoría.

Conclusión

La sujeción obligatoria al sistema financiero de la Federación Rusa impide a los

servidores diplomáticos y administrativos de la Embajada dar estricto cumplimiento a

la normativa vigente aplicable en el País.

Recomendación

Al Embajador del Ecuador en Rusia

8. Solicitará a la Subsecretaría de Desarrollo Interno y Gestión Administrativa y

Financiera realice un estudio de la situación particular que tiene el sistema

financiero y bancario de la Federación Rusa para que se den las directrices

respecto del manejo económico de la Embajada poniendo énfasis en el

impedimento para la emisión de cheques, presentar facturas proformas,

imposibilidad de realizar depósitos en las cuentas oficiales y los manejos del

fondo fijo de caja chica.

Econ. María Cristina MarchanDIRECTORA DE AUDITORÍA INTERNA

16