CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO

DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍAS INTERNAS

DNAI-AI-0204-2020

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE GUAYAQUIL

INFORME GENERAL

Examen Especial a las cuentas por cobrar y su recuperación, por el período comprendido entre el 1 de enero de 2017 y el 31 de julio de 2019

TIPO DE EXAMEN : EE PERIODO DESDE : 2017-01-01 HASTA : 2019-07-31

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE GUAYAQUIL

Examen Especial a las cuentas por cobrar y su recuperación, por el período comprendido entre el 1 de enero de 2017 y el 31 de julio de 2019

DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍAS INTERNAS

Quito - Ecuador

nrnni i2,

RELACIÓN DE SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS

Al: Auditoría Interna

AG: Alcaldía de Guayaquil

Art: Artículo

C: Contabilidad

COA: Coactiva

Cía.: Compañía

DNAI: Dirección Nacional de Auditoría Interna

DF: Dirección Financiera

GADMG: Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Guayaquil

IVA: Impuesto al valor agregado

J3C: Juzgado tercero de coactiva

Ltda: Limitada

M.I.: Muy Ilustre

REN: Rentas

USD: Dólares de los Estados Unidos de Norteamérica

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ÍNDICE

CONTENIDO PÁGINA

Carta de presentación 1

CAPÍTULO I

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

Motivo del examen 2 Objetivo del examen 2 Alcance del examen 2 Base legal 2 Estructura orgánica 2 Objetivos de las entidad 3 Monto de recursos examinados 3 Servidores relacionados 4

CAPÍTULO II

RESULTADOS DEL EXAMEN

Falta de documentación de confirmación de saldos con los deudores y 5 conciliación de registros de las cuentas por cobrar Baja recuperación de dos cuentas por cobrar 8 Información presentada por el área de coactiva, sin respectivo detalle del 11 avance de los juicios

ANEXOS

1 Nómina de servidores relacionados con el examen 2 Recursos examinados 3 Baja recuperación de dos cuentas por cobrar

ate

2020 07 03

CAPÍTULO I

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

Motivo del examen

El examen examen especial en el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Guayaquil,

de la orden de trabajo 0005-DNAI-Al-GY-GADMG-2019 de 5 de agosto de 2019, se

realizó en cumplimiento del plan operativo de control del año 2019, de la Dirección de

Auditoría Interna del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Guayaquil.

Objetivo del examen

- Determinar la propiedad, veracidad, oportunidad, legalidad e integridad de las

cuentas por cobrar y su recuperación.

Alcance del examen

El examen especial se realizó a las cuentas por cobrar y su recuperación, en el Gobierno

Autónomo Descentralizado Municipal de Guayaquil, por el período comprendido entre

el 1 de enero de 2017 y el 31 de julio de 2019.

Base legal

La M.I. Municipalidad de Guayaquil fue creada e inició su gestión, de acuerdo a la Ley

sin número de 25 de junio de 1824. En Gaceta Oficial 14 de 28 de junio de 2011, se

publicó la Ordenanza, discutida y aprobada por el M. I. Concejo Cantonal de Guayaquil,

donde se cambió su denominación a Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de

Guayaquil.

Estructura orgánica

De acuerdo al Reglamento Orgánico Funcional del Gobierno Autónomo Descentralizado

Municipal de Guayaquil, publicado mediante Suplemento de Registro Oficial 204 de 01

4/ de junio de 2010, y su reforma aprobada por el M.I. Concejo Municipal de Guayaquil,

2

publicada en la Gaceta Municipal 61 del 15 de mayo de 2017, la estructura aplicable

para la presente acción de control se detalla a continuación:

Nivel Legislativo y de Fiscalización :

Nivel Ejecutivo

Nivel Asesor

Nivel de Apoyo Administrativo

Concejo Municipal

Alcaldía y Vicealcaldía

Dirección de Asesoría Jurídica

Dirección de Desarrollo Institucional

Dirección Financiera

Departamento de Tesorería

- Área de Coactiva

Departamento de Contabilidad

Departamento de Rentas

Área de Títulos de Crédito

Área de Tributos

Objetivos de la entidad

Según el Plan Estratégico de la M.I. Municipalidad de Guayaquil, los objetivos

estratégicos que se relacionan con la presente acción de control son:

Lograr la máxima aceptación de la gestión municipal.

Establecer una cultura de servicio al ciudadano.

Asegurar la responsabilidad en todos los niveles.

Optimizar el sistema de cobro de recaudaciones.

Monto de recursos examinados

El saldo de la cuenta contable 113 "Cuentas por Cobrar", al 31 de julio de 2019 ascendió

k en 27 558 988,58 USD, del que se analizó un total de 11 061 067,62 USD (Anexo 2).

3

No. Código Cuenta

Periodos (saldos finales) _ _

Saldo al 31 de

diciembre de 2017

USD

Saldo al 31 de diciembre de

2018

USD

Saldo al 31 de julio de 2019

USD analizado

Monto

USD

1 11311 Cuentas por cobrar impuestos 4 583 280,84 3 900 640,92 0,00 780 128,18

2 11313 Cuentas por cobrar tasas y contribuciones

7 070 899,88 4 400 768,27 155 792,90 31 158,58

3 11314 Cuentas por Cobrar Ventas de Bienes y Servicios

0,00 4 257 879,20 0,00 4 257 879,20

4 11317 CXC Rentas de Inversiones y Multas

2 750,80 756 017,36 425 320,64 85 064,13

5 11319 CXC Otros Ingresos 414 977.88 395 145,96 39 009,55 7801.91

6 11328 CXC Transferencias y Donaciones de Capital e Inversión

10 780 767,11 0,00 0,00 0,00

7 113811 CXC Impuesto al Valor Agregado-Compras

38 333 643,98 36 453 861,32 26 938 322,44 5 387 664,49

8 113812 CXC Impuesto al Valor Agregado-

Ventas 1551,47 512 739,59 543,05 511 371,13

Suman 61 187 871,96 50 677 052,62 27 558 988,58 11 061 067,62

Fuente: DF-C-2019-1570 de 20 de agosto de 2019 y DF-C-2019-1806 de 14 de septiembre de 2019 (Estado de situación

financiera y balance de comprobación de sumas y saldos años 2017, 2018 y 31 de julio de 2019)

Nota: Por disposición del Ministerio de Finanzas, las cuentas por cobrar al cierre de cada año deben de ser trasladas de

un grupo a otro, por tal motivo las cuentas en las cuales se registraron durante el periodo que son las de/grupo 112 y 113

al empezar el año nuevo arrancarían con saldo "0", mientras que el grupo 124 mantendría los registro históricos de las

cuentas por cobrar.

Servidores relacionados

Anexo 1.

Culitrk'

4

CAPÍTULO II

RESULTADOS DEL EXAMEN

Falta de documentación de confirmación de saldos con los deudores y

conciliación de registros de las cuentas por cobrar

No se evidenció la confirmación de los estados de cuenta de los movimientos y saldos

de cuentas por cobrar en el año 2018; ni conciliaciones entre los saldos de los auxiliares

y de la cuenta de mayor general por una persona independiente del registro por los años

2017 y 2018.

Los Contadores General con código 24597; y, el Contador, Encargado con código de

servidor 29420, quien también realizó las funciones de Contador General, inobservaron

las Normas de Control Interno, 401-03 Supervisión, 405-04 Documentación de respaldo

y su archivo, 405-10 Análisis y confirmación de saldos, y 405-11 Conciliación y

Constatación; los Principios y Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental

actualizados, publicado en el Suplemento del Registro Oficial 755 de 16 de mayo 2016,

en los Principios Contables, Prudencia, establece:

"...La información debe presentarse sin.., omisiones que sean materiales o que tenga importancia relativa de forma individual o colectiva en la descripción del hecho económico (...)".

La ficha de clasificación de puestos del Manual de Descripción, clasificación y valoración

de puestos del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal, aprobado mediante

Resolución de 5 de enero de 2015, entre las funciones de Contador General, específica

la siguiente:

"...PUESTO INSTITUCIONAL CONTADOR GENERAL... FUNCIONES... Programar, organizar, dirigir, ejecutar y controlar las actividades contables (...)".

Y, los artículos 48 y 73 del Reglamento Orgánico Funcional de la M.I. Municipalidad de

Guayaquil, publicado en el Suplemento del Registro Oficial 204 de 1 de junio de 2010,

vigente hasta el 14 de mayo de 2017 y el Reglamento Orgánico Funcional del Gobierno

15( Autónomo Descentralizado Municipal de Guayaquil, publicado en la Gaceta Oficial 61,

tm.

5

efinnin7

vigente desde el 15 de mayo de 2017, que entre sus funciones específicas señalan en

los mismos términos:

"... Art. 48y Art. 73.- Son funciones del departamento de Contabilidad... a. Programar, organizar, dirigir, ejecutar y controlar las actividades contables (..3".

Situación que se presentó debido a la falta de control del Contador General con código

de servidor 24597, actuante entre el 1 de enero y el 30 de noviembre de 2017; y, el

Contador, Encargado con código de servidor 29420, actuante entre el 1 de diciembre de

2017 y el 28 de febrero de 2018, quien también realizó las funciones de Contador

General, actuante entre el 1 de marzo de 2018 y el 31 de julio de 2019; quienes no

dispusieron, ni supervisaron que se realicen las confirmaciones y conciliaciones anuales

de cuentas por cobrar. Ocasionando que la entidad no cuente con documentación de

soporte, completa, confiable y exacta, que permita confirmar los saldos a los deudores.

A los Contadores Generales, se comunicaron resultados provisionales con oficios 0084,

y 0087-nnn-ONAI-Al-GY-GADMG-2019 de 7 de octubre de 2019.

Los Contadores Generales con oficio DF-C-1973-2019 de 14 de octubre de 2019,

manifestaron:

"...- Al 31 de mayo de 2017 se notificaron a deudores los estados de cuentas de los movimientos y saldos para su confirmación.., donde se detallan 84 confirmaciones remitidas en ese periodo; como ejemplo se adjunta dos notificaciones enviadas según oficios Nos. DF-C-2017-1299-055, DF-C-2017-1299-C22, con la respectiva respuesta del deudor....- Asimismo, al 31 de mayo de 2019 también se notificaron a deudores los saldos al 31 de diciembre de 2018 y al 31 de mayo de 2019 para su confirmación... donde se detallan 120 notificaciones emitidas en ese periodo; como ejemplo se adjunta dos notificaciones que constan en oficios Nos. DF-C-2019-1194-C12 (sic) y DF-C-2019-1194-C119, enviadas mediante correos electrónicos, con la respectiva respuesta del deudor.- En cuanto al segundo punto donde se señala: "No se ha realizado la conciliación entre los saldos auxiliares y de la cuenta mayor general por una persona independiente del registro por los años 2017 y 2018"... indicamos lo siguiente: .- La constatación física y conciliación de las cuentas por cobrar se la viene realizando por un servidor independiente del control, registro y manejo de efectivo trimestralmente y a manera de muestra considerando la complejidad de las operaciones y la cantidad de registros de cuentas por cobrar que la entidad mantiene. Como evidencia se adjunta Actas de Constatación y Conciliación de Cuentas por Cobrar realizadas en los años 2017, 2018 y 2019 (hasta junio), con sus respectivos informes, ...Además, el Departamento de Contabilidad ha efectuado análisis las cuentas por cobrar de manera periódica y al cierre de cada ejercicio contable (sic), asi como la respectiva conciliación de

6

los saldos de los auxiliares con los saldos de la cuenta de mayor general, en los años 2017, 2018, y 2019 (hasta julio) (...)".

Lo manifestado por los servidores, ratifican el contenido del comentario, considerando

que no remitió documentos que justifiquen lo observado, en cuanto a las confirmaciones

por cuenta por cobrar por el año 2018, ni las conciliaciones por los años 2017 y 2018.

Posterior a la conferencia final de comunicación de resultados, efectuada el 17 de

octubre de 2019, los Contadores Generales con oficio DF-C-2019-2035 de 24 de octubre

de 2019, manifestaron:

"...Mediante oficio DF-C-1973-2019 de 14 de octubre de 2019 se presentaron las aclaraciones y justificaciones correspondiente a este comentario, en tal virtud nos ratificamos en las exposiciones presentadas en dicho oficio, en el que expresamos el cumplimiento de los puntos antes observados (...)".

Lo señalado por los servidores, en sus aclaraciones y justificaciones ratifican el

contenido del comentario, considerando que no remitieron documentos que justifiquen

lo observado.

Conclusión

No se evidenció la confirmación de los estados de cuenta de los movimientos y saldos

de cuentas por cobrar en el año 2018; ni conciliaciones entre los saldos de los auxiliares

y de la cuenta de mayor general por una persona independiente del registro por los años

2017 y 2018. Debido a la falta de control del Contador General con código de servidor

24597; y, el Contador, Encargado con código de servidor 29420 quien también realizó

las funciones de Contador General, quienes no dispusieron, ni supervisaron que se

realicen las confirmaciones y conciliaciones anuales de cuentas por cobrar.

Ocasionando que la entidad no cuente con documentación de soporte, completa,

k confiable y exacta, que permita confirmar los saldos a los deudores.

7

Recomendación:

Al Contador General

1. Dispondrá y supervisará que el servidor asignado en el Departamento de

Contabilidad, continúen con la elaboración y envió de las confirmaciones anuales

a los deudores, y las conciliaciones de registros de las cuentas por cobrar, a fin

de que la entidad cuente con la información contable completa, confiable y

exacta.

Baja recuperación de dos cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar con códigos 11314 Ventas de Bienes y Servicios y 113812

Impuesto al Valor Agregado-Ventas presentaron saldos al 31 de diciembre de 2018, de

4 257 879,20 USD y 512 739,59 USD, respectivamente, en el Estado de Situación

Financiera yen el Balance de Comprobación de Sumas y Saldos, año 2018, totalizando

un monto de 4 770 618,79 USD, mismas que al 31 de julio de 2019, únicamente se

recuperó 1 368,46 USD, reflejando un bajo porcentaje de recuperación según Anexo 3.

Por lo antes expuesto, el Contador, Encargado con código de servidor 29420 quien

también realizó las funciones de Contador General, inobservó las Normas de Control

Interno 200-07 Coordinación de acciones organizacionales, 401-03 Supervisión, 405-10

Análisis y confirmación de saldos; y, 600-01 Seguimiento continuo o en operación.

Debido a la falta de control del Contador, Encargado con código de servidor 29420,

actuante entre el 1 de diciembre de 2017 y el 28 de febrero de 2018, quien también

realizó las funciones de Contador General, entre el 1 de marzo de 2018 y el 31 de julio

de 2019, no supervisó ni impulsó la gestión realizada por las servidoras del

Departamento de Contabilidad tendientes para la recuperación de dichas cuentas por

cobrar. Ocasionando que la entidad no cuente con una eficiente recaudación de las

cuentas vencidas, las mismas que no estuvieron en riesgo de incobrabilidad.

Al Contador General código de servidor 29420, se comunicó resultados provisionales

Ir con oficio 0087-0005-DNAI-Al-GY-GADMG-2019 de 7 de octubre de 2019.

8

El Contador General con oficio DF-C-1973-2019 de 14 de octubre de 2019, manifestó:

"...EL.. Alcalde mediante oficio AG-2018-22587 de agosto 21 del 2018, fundamentado en el oficio DIR-07685 de ... 15 de agosto de 2018, suscrito por el Director de Obras Públicas, dispuso al Director Financiero y Procurador Síndico Municipal para que procedan según su competencia, en función de lo solicitado por el Director de Obras Públicas, con respecto a las acciones de cobro que deben implementarse de los valores que fueron invertidos por esta Municipalidad en trabajos ejecutados durante la construcción de obras viales en la ciudad por la suma de $ 4.257.879.20.-El Contador General en atención a lo dispuesto por el Director Financiero, emitió dos facturas a nombre de INTERA GUA C. (sic) LTDA # 001-007-000000890(28/08/2018) por $ 3.665.967.26, más el IVA 12% de $ 439.916.07 totalizando $ 4.105.883.33 y la factura #001-007-000000891(28/08/2018) por $ 591.911.94, más el IVA 12% de $ 71.029.43, totalizando $ 662.941.37, valores que fueron registrados mediante documentos contables 3000038693 y 3000038695, ... del 28 de agosto de 2018.-Cabe indicar que el ... Alcalde en el oficio en mención dispuso al Procurador Síndico Municipal la elaboración y suscripción de un Convenio de Pago entre Interagua Cía Ltda y esta Municipalidad, para la recuperación de dichos valores, sin embargo, hasta la presente fecha no se ha suscrito dicho documento, razón por la cual esta situación nos impide continuar con el proceso de recaudación de dichos valores.-Mediante oficio DF-C-2019-1959 de 8 de octubre de 2019, solicitó al Procurador nos informe el estado en que se encuentra la suscripción del Convenio de Pago entre Intera gua Cía Ltda y esta Municipalidad, sin haber tenido respuesta hasta el momento.- Con relación al valor de $425.63, este corresponde al valor del IVA por cobrar de la factura No.001-007-00000874 (05/07/2018) emitida a nombre de la Fundación Terminal Terrestre, por concepto de reposición de combustible. Al respecto indicamos que mediante correo electrónico de 8 de octubre de 2019 se solicitó al Director Financiero de la Fundación Terminal Terrestre el pago de dicho valor (.

Lo comentado por el citado servidor, ratifica el contenido del comentario, no obstante, el

Contador General, solicitó posterior a la fecha del examen al Procurador Síndico el

estado de suscripción del Convenio de Pago entre Interagua Cía. Ltda. y la entidad

municipal, y por correo electrónico a la Fundación Terminal Terrestre el pago del valor

pendiente.

Posterior a la conferencia final de comunicación de resultados, efectuada el 17 de

octubre de 2019, el Contador General con oficio DF-C-2019-2035 de 14 de octubre de

2019, manifestó:

"...Mediante oficio DF-C-1973-2019 de 14 de octubre de 2019 se presentaron las aclaraciones y justificaciones correspondiente a este comentario, en tal virtud nos ratificamos en las exposiciones presentadas en dicho oficio, en el que expresamos el cumplimiento de los puntos antes observados. - Adicionalmente, informamos que el Contador General, mediante oficio DF-C-2019-2037 de 21 de

1,14.0-re 9

r r' r, e

octubre de 2019, le informó al Director Financiero sobre los valores que adeuda INTERAGUA C. (sic) LTDA. por el valor de $ 4.768.824.70 por concepto de reembolsos a la Municipalidad, por construcción del sistema de aguas servidas y de agua potable; del cual se le sugirió que, a través de la Alcaldesa de Guayaquil, se solicite al Representante de INTERA GUA CIA. LTDA. el reintegro de manera inmediata del valor de $ 4.768.824.40 (sic) que adeuda por dicho concepto (...)".

Lo señalado por el servidor, ratifica el comentario de auditoría, considerando que

posterior a la fecha del examen aplicó correctivos relacionados con el reembolso de

Interagua Cía. Ltda. a la entidad municipal, por construcción del sistema de aguas

servidas y de agua potable, sin exponer comentarios y aclaraciones sobre lo observado.

Conclusión

Las cuentas por cobrar con códigos 11314 Ventas de Bienes y Servicios y 113812

Impuesto al Valor Agregado-Ventas presentaron saldos al 31 de diciembre de 2018, de

4 257 879,20 USD y 512 739,59 USD, respectivamente, en el Estado de Situación

Financiera yen el Balance de Comprobación de Sumas y Saldos, año 2018, totalizando

un monto de 4 770 618,79 USD, mismas que al 31 de julio de 2019, únicamente se

recuperó 1 368,46 USD, reflejando un bajo porcentaje de recuperación según Anexo 3.

Debido a la falta de control del Contador, Encargado con código de servidor 29420 quien

también realizó las funciones de Contador General, no supervisó ni impulsó la gestión

realizada por las servidoras del Departamento de contabilidad tendientes para la

recuperación de dichas cuentas por cobrar. Ocasionando que la entidad no cuente con

una eficiente recaudación de las cuentas vencidas, las mismas que no estuvieron en

riesgo de incobrabilidad.

Recomendación:

Al Contador General

2. Dispondrá y supervisará que los servidores asignados a la recuperación de los

valores registrados en cuentas por cobrar, realicen las gestiones necesarias y

oportunas, a fin de que la entidad cuente con una eficiente recaudación de los

valores.

cVttj

10

Información presentada por el área de coactiva, sin el respectivo detalle del

avance de los juicios

Los informes de actividades mensuales y valor total recaudado por coactiva presentados

por el Jefe de Coactiva mediante correo interno institucional al Director Financiero, no

contenían la cantidad de juicios por rubro o predios, con los diversos estados de los

juicios como: sin iniciar, iniciados, en proceso y concluidos o cancelados, incluyendo los

generados en años anteriores, con los respectivos valores adeudados, ni el detalle y

actualización de los procesos coactivos asignados a los Jueces de Coactiva y Abogados

Directores de Juicios de Coactiva.

Por lo antes expuesto, el Jefe de Coactiva con código de servidor 25716, los Jueces de

Coactiva, con códigos de servidor 30956, 24584 y 25427, quienes también realizaron

las funciones de Jueces de Coactiva 1, el Juez de Coactiva con código de servidor

35004, el Abogado Director de Juicios de Coactiva con código de servidor 23537, quien

también realizó las funciones de Juez de Coactiva, el Director de Juicios con código de

servidor 23037, el Director de Juicios de Coactivos con código de servidor 33860, el

Abogado Director de Juicios con código de servidor 26692, y el Abogado Director de

Juicios con código de servidor 34712, quién también realizó las funciones de Director

de Juicios, inobservaron las Normas de Control Interno 200-07 Coordinación de

acciones organizacionales, 401-03 Supervisión, 405-04 Documentación de respaldo y

su archivo; y, 600-01 Seguimiento continuo o en operación; la ficha de clasificación de

puestos a los cargos de Jefe de Coactiva, Juez de Coactiva 1 y Directores de Juicios

del Manual de descripción, clasificación y valoración de puestos del Gobierno Autónomo

Descentralizado Municipal, aprobado mediante Resolución de 5 de enero de 2015:

"...PUESTO INSTITUCIONAL JEFE DE COACTIVA... FUNCIONES... Efectuar el control de labores de los juzgados de coactiva... Efectuar la supervisión de despacho de procesos....- PUESTO INSTITUCIONAL JUEZ COACTIVA 1... Supervisar los procesos coactivos, verificando el cumplimiento de las medidas ordenadas... Responder por la actualización del estatus de los juicios en el sistema de coactivas (sic)... PUESTO INSTITUCIONAL DIRECTOR DE JUICIOS... Elaborar informes mensuales de procesos coactivos impulsados

t • -r

Y, los artículos 53 y 81 del Reglamento Orgánico Funcional de la M.I. Municipalidad de

Guayaquil, publicado en el Suplemento del Registro Oficial 204 de 1 de junio de 2010,

vigente hasta el 14 de mayo de 2017, y el Reglamento Orgánico Funcional del Gobierno

Autónomo Descentralizado Municipal de Guayaquil, publicado en la Gaceta Oficial 61,

11

nr nn111.

vigente desde el 15 de mayo de 2017, que entre sus funciones específicas señalan en

los mismos términos:

"...Art. 53 y Art. 81.- Son funciones de/a Sección Coactivas, las siguientes... d. Elaborar reportes periódicos sobre los avances de los juicios al Director Financiero(...)".

Lo comentado se presentó debido a que el Jefe de Coactiva con código de servidor

25716, actuante entre el 1 de enero de 2017 y el 31 de julio de 2019, no implementó

acciones de supervisión en la presentación de los informes de las actividades

mensuales al Director Financiero. Y debido a que los Jueces de Coactiva, con códigos

de servidor 30956, 24584 y 25427, actuantes entre el 1 de enero y el 30 de septiembre

de 2017, quienes también realizaron las funciones de Jueces de Coactiva 1 actuantes

entre el 1 de octubre de 2017 y el 31 de julio de 2019, el Juez de Coactiva con código

de servidor 35004 actuante entre el 1 de julio y el 31 de julio de 2019, el Abogado

Director de Juicios de Coactiva, con código de servidor 23537 actuante entre el 1 de

enero y el 5 de mayo de 2017, quien también realizó las funciones de Juez de Coactiva,

actuante entre el 6 de mayo de 2017 y el 30 de junio de 2019, el Director de Juicios con

código de servidor 23037 actuante entre el 12 de enero de 2017 y el 31 de julio de 2019,

el Director de Juicios de Coactivos con código de servidor 33860 actuante entre el 1 de

enero del 2017 y el 31 de julio de 2019, el Abogado Director de Juicios con código de

servidor 26692, actuante entre el 1 de junio de 2017 y el 31 de julio de 2019, y el

Abogado Director de Juicios con código de servidor 34712 actuante entre el 1 de enero

y el 31 de diciembre del 2017, quién también realizó las funciones de Director de Juicios

actuante entre el 1 de enero de 2018 y el 31 de julio de 2019, no aplicaron acciones de

control, ni reportaron detalladamente los procesos coactivos que realizaron.

Ocasionando que la entidad no cuente con documentación de soporte, completa,

confiable y exacta, lo que permitirá su seguimiento y verificación antes, durante o

después de su realización, para la toma de decisiones.

Al Jefe de Coactiva, Jueces de Coactivas, con códigos de servidor 30956, 24584, 25427,

23537 y 35004, Directores de Juicios con código de servidores 23037, 33860, 34712 y

26692, se comunicaron resultados provisionales con oficios 0089, 0090, 0091, 0092,

0093, 0094, 0095, 0096, 0097, y 0098-0005-DNAI-Al-GY-GADMG-2019 de 7 de octubre

;., de 2019.

12

El Jefe de Coactiva con código de servidor 25716, los Jueces de Coactivas con códigos

de servidor 30956, 25427, 23537 y 35004, y los Directores de Juicios con códigos de

servidor 23037, 33860, 34712 y 26692, mediante oficio DF-COA-2019-0157 de 14 de

octubre de 2019 señalaron:

"...Al inicio de cada año se informa al Director Financiero con copia para los cuatros Jueces de Coactiva el cronograma de trabajo del Departamento de Coactiva, donde se establece la fecha de reversión de Juicios Coactivos, la fecha de la Publicación de último aviso para deudores previo inicio de los nuevos Juicios, fechas de presorteos y sorteos de juicios y la impresión de autos de pagos, con la coordinación de la Dirección de Informática, todo lo cual constituye la depuración de los nuevos juicios coactivos. Así también mensualmente se informa al Director financiero sobre las actividades que ha realizado el departamento de coactiva, asi como el monto recuperado y la cantidad de juicios que se han cancelado adjuntando los respectivos reportes mensuales. Por lo tanto, todos los años se ha realizado la depuración de los juicios coactivos, así como se ha elaborado e informado periódicamente los reportes al Director Financiero(

Lo mencionado por los servidores, ratifica el comentario de auditoría, no remitieron

documentos que justifiquen los diversos estados de los juicios en los informes de

actividades mensuales presentados al Director Financiero.

Con comunicación de 15 de octubre de 2019, de la Juez de Coactiva con código de

servidor 24584, manifestó:

"...que en el Juzgado Segundo que estuvo a mi cargo, los Abogados Directores de Juicios, cumplieron siempre en presentar los respectivos Informes de Actividades.- Este Informe detalla la identificación del contribuyente, el tipo de Juicio sustanciado y las acciones legales que se hubiesen tornado corno son: medidas cautelares dictadas, oficios solicitados, en general, cualquier impulso que se hubiese dado al proceso.- Cabe recalcar que este tipo de Informes son, como reitero, Informes en relación al avance de los procesos coactivos y su consiguiente despacho, pero no contenían información que pudiese servir de insumo para los informes de carácter económico....-El Sistema de Coactiva implementado en eMAS, es el que contiene la información que, ligada directamente con el Sistema de Recaudaciones, arroja los resultados de Recaudaciones, por Juzgado, por Abogado, por tipo de tributo; de tal forma que, el resultado de Juicios Iniciados, Juicios Cancelados con Coactiva, sin Coactiva, Juicios Eliminados y otros más, se encuentran dentro de los diferentes Reportes que se obtienen de manera automática dentro del Sistema de Recaudaciones y del Sistema de Coactivas. Es un sistema muy complejo y es cierto que se puede mejorar y perfeccionar, pero para ello se requiere siempre el acompañamiento de la Dirección de Informática, pues son ellos los facilitadores de todos los requerimientos dentro del Sistema

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Lo señalado por la servidora, en sus aclaraciones y aseveraciones, ratifica el comentario

de auditoría, no presentó documentos que acrediten su opinión.

Posterior a la conferencia final de comunicación de resultados, efectuada el 17 de

octubre de 2019, la Juez de Coactiva 1 con código de servidor 24584, quien se

desempeñó en el Juzgado Segundo de Coactiva, mediante comunicación de 22 de

octubre de 2019, manifestó:

".„los informes de actividades mensuales a los que se refiere en su Conclusión, fueron presentados en el caso del Juzgado Segundo a mi cargo, de manera mensual y contenían /a información en relación a los avances de los juicios iniciados y todas las acciones que se iban dando dentro del proceso.- Ese es el tipo de informe que debíamos entregar, porque los otros reportes que indican los montos recaudados, tipo de deuda, estado procesal y demás, se obtienen directamente del sistema eMAS.- Los funcionarios públicos respondemos parlas actividades que se encuentran debidamente determinadas en los Reglamentos y Manuales respectivos; en mi caso, como Juez de Coactiva me correspondía, según indica el Manual de Descripción, clasificación y valoración de puestos del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal, aprobado mediante Resolución de 5 de enero de 2015, indica ...Supervisar los procesos coactivos, verificando el cumplimiento de las medidas ordenadas... Responder por la actualización del status de los juicios en el sistema de Coactivas. En relación a estas obligaciones, no existe ningún pronunciamiento en su Conclusión...- A los Abogados Directores de Procesos, les corresponde, (sic) según el Manual mencionado... Elaborar informes mensuales de procesos coactivos impulsados; esta obligación fue supervisada por mi (sic) y se cumplió en el caso de mi (sic) Juzgado, con mis dos Abogados Directores de Juicios,... Indiqué además que estos informen (sic) mensuales se encuentran debidamente subidos a la plataforma sharepoint

Lo manifestado por la servidora ratifica el comentario de auditoría, en razón de que, no

remitió ni se evidenció la presentación de informes mensuales de los procesos coactivos

sobre el control del avance e impulso del juicio, de parte de la Directora de Juicios bajo

su supervisión.

El Jefe de Coactiva, mediante oficio DF-COA-2019-0169, de 23 de octubre del 2019,

señaló:

"...mensualmente se informa al Director Financiero sobre las actividades que ha realizado el departamento de coactiva, indicando.., el monto recuperado de forma consolidada y la cantidad de juicios que se han cancelado... el Jefe de Coactiva controla las labores de los Juzgados coactivos, de manera directa, llevando el control de la distribución de los autos de pago mediante el sorteo que se realiza a cada juzgado, entregando reportes de los autos de pago, así como el control y la supervisión de los despachos de procesos... El control que ejercen y cumplen los

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Jueces de Coactivas en conjunto con los Directores de Procesos, es llevado de varias maneras... Diariamente en el impulso procesal... El informe que remiten de forma mensual los Directores de Juicios... los Jueces de Coactiva 1 efectúan la supervisión del despacho de los procesos coactivos y verifican el cumplimiento de las medidas ordenadas de varias maneras, es así que cada mes se obtiene del sistema EMAS el reporte de juicios por estados... los reportes en el sistema Sharepoint... en el cual se obtienen los números de oficios... Los Jueces de Coactiva 1 revisan y emiten del sistema EMAS los reportes de recaudación por Juzgado y por Abogado de cada Juzgado (...)".

Lo mencionado por el servidor, ratifica el comentario de auditoría, en razón de la falta

de actuación oportuna en solicitar a los Jueces y Directores de Juicios, los informes

mensuales de los procesos coactivos sobre el control del avance e impulso del juicio,

considerando que la información de los reportes o informes de actividades que

presentaron, se los obtiene de los sistemas SharePoint y eMas.

El Juez de Coactiva 1 anteriormente Juez de Coactiva, quien se desempeñó en el

Juzgado Tercero de Coactiva, con código de servidor 25427, con oficio DF-J3C-2019-

2012 de 24 de octubre de 2019, señaló:

"...los abogados directores de juicio, han cumplido siempre con la presentación física o vía correo electrónico de los informes de impulsos mensuales de los procesos coactivos.., que detallan el número de juicio, el número del código catastral o del titulo de crédito, el nombre del coactivado, la providencia realizada, el estado o status del juicio coactivo y las observaciones que detallan el impulso especifico que se hizo por ejemplo oficios a las distintas entidades sean públicas o privadas.-.., me permito precisar, que... con código de servidor 26692, me presentó físicamente y de forma periódica mensual, los reportes de actividades de los procedimientos de ejecución impulsados... los cuales aprobé... pueden ser verificadas con la revisión física de los procesos y las consultas en el sistema Emas de Coactiva, reportes que reposan en los archivos del juzgado.-... la abogada directora de juicio con código de servidor 26692 presentó los reportes de los procesos coactivos impulsados (...)".

Lo mencionado por el servidor, ratifica el comentario de auditoría, en razón de que no

remitió ni se evidenció la presentación de informes mensuales de los procesos coactivos

sobre el control del avance e impulso del juicio, por parte de él, como Juez de Coactiva,

ni de la Abogada Directora de Juicios, bajo su supervisión.

La Abogada Directora de Juicios, quien se desempeñó en el Juzgado Tercero de

Coactiva Municipal, con código de servidor 26692, mediante oficio DF-J3C-2019-2005

Ir de 24 de octubre de 2019, indicó:

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"...PUESTO INSTITUCIONAL DIRECTOR DE JUICIOS. Elaborar informes mensuales de procesos coactivos impulsados".-... presenté al Juez Tercero de Coactiva, en forma periódica mensual, reporte de actividades de los procedimientos de ejecución impulsados, identificando al deudor; tipo de deuda; título de crédito o predio catastral generador de deuda; actuación realizada; estado del proceso; y observaciones, reportes acompañados al presente, con la debida aprobación del juez de coactiva.., que se pueden verificar con la revisión física de los procesos y las consultas en el sistema Emas de Coactiva, reportes que reposan en los archivos del juzgado.-... toda la información de los juicios.., está debidamente automatizada en el sistema E-MAS de coactiva, lo cual permite generar reportes por parte de los usuarios que cuentan con las autorizaciones de acceso: (Director Departamental, jueces de coactiva; directores de juicios; auxiliares), razón por la cual se determina con claridad, que la información de los procesos coactivos asignados a cada director de juicio, al estar sistematizada, cuenta con las herramientas informáticas para generación de distintos reportes según análisis de gestión, por tipo de rubros y montos; así como, identificados según el estado procesal....-... no es competencia de los directores de juicio, el control de la distribución de los autos de pago realizado mediante sorteo a cada juzgado... imputar una omisión relacionada con informes de juicios no iniciados lo cual contraria a las funciones específicas de los directores de juicios (...)".

Lo mencionado por la servidora, ratifica el comentario de auditoría, por cuanto no

presentó informes mensuales de los procesos coactivos impulsados sobre el control del

avance e impulso del juicio; lo que adjuntó es un reporte de actividades de los

juzgamientos del mes de agosto de 2019, sin firma de recepción, tipo de reportes e

información, que como bien indica, puede obtenerse del sistema SharePoint. Por otra

parte, las observaciones del comentario son de todo el proceso de juzgamiento vía

coactiva, que incluye a todos los servidores que forman parte del proceso, por tanto, lo

referente a juicios no iniciados, es de competencia del Jefe de Coactiva.

La Directora de Juicios, quien se desempeñó en el Juzgado Segundo de Coactiva

Municipal, con código de servidor 34712, mediante comunicación recibida en auditoría

el 24 de octubre de 2019, indicó:

"...adjunte (sic) con fecha 19 de octubre del 2019... copia certificada de la información mensual referente a el periodo comprendido entre el 1 de enero del 2017 y el 31 de julio del 2019, con el fin de que pueda cotejar mi información con la información obtenida dentro de la presente auditoría. Información que se encuentra entregada oportunamente y respaldada a través del programa digital SHAREPOINT (...)".

Lo mencionado por la servidora, ratifica el comentario de auditoría, en razón de que no

remitió ni se evidenció la presentación de informes mensuales de los procesos coactivos

fysobre el control del avance e impulso del juicio.

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Conclusión

Se evidenció que los informes de actividades mensuales y valor total recaudado por

coactiva presentados por el Jefe de Coactiva mediante correo interno institucional al

Director Financiero, no contenían la cantidad de juicios por rubro o predios, con los

diversos estados de los juicios como: sin iniciar, iniciados, en proceso y concluidos o

cancelados, incluyendo los generados en años anteriores, con los respectivos valores

adeudados, ni el detalle y actualización de los procesos coactivos asignados a los

Jueces de Coactiva y Abogados Directores de Juicios de Coactiva. Debido a que el Jefe

de Coactiva con código de servidor 25716 no implementó acciones de supervisión en la

presentación de los informes de las actividades mensuales al Director Financiero, los

Jueces de Coactiva, con códigos de servidor 30956, 24584 y 25427, quienes también

realizaron las funciones de Jueces de Coactiva 1, el Juez de Coactiva con código de

servidor 35004, el Abogado Director de Juicios de Coactiva, con código de servidor

23537, quien también realizó las funciones de Juez de Coactiva, el Director de Juicios

con código de servidor 23037, el Director de Juicios de Coactivos con código de servidor

33860, el Abogado Director de Juicios con código de servidor 26692, y el Abogado

Director de Juicios con código de servidor 34712, quién también realizó las funciones

de Director de Juicios, no aplicaron acciones de control, ni reportaron detalladamente

los procesos coactivos que realizaron. Ocasionando que la entidad no cuente con

documentación de soporte, completa, confiable y exacta, lo que permitirá su seguimiento

y verificación antes, durante o después de su realización, para la toma de decisiones.

Recomendación

Al Jefe de Coactiva

3. Dispondrá y supervisará que los Jueces de Coactiva y Directores de Juicios,

elaboren oficios e informes mensuales escritos que incluyan la información de la

cantidad de juicios y montos recaudados que obtienen del sistema, el detalle del

avance de los juicios coactivos que impulsaron, con la cantidad de juicios por

rubro o predios (tributarios y no tributarios), con los diversos estados, incluyendo

' os generados en años anteriores, con los respectivos valores adeudados; a fin fl-

' "•)1.. jeAftte

17

CPA. Alberti Francisc Zambrano asquez, Mgtr.

AUDITOR G NERAL I TERNO

dc:vt-l'Ar

de que sean comunicados al Director Financiero y sirvan para la toma de

decisiones.

Atentamen e,

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