Contabilidad II Unidad III

III unidad: Análisis de cuentas por cobrar

Presentación de la tercera unidad

Cuando visitamos un centro comercial, observamos la televisión o leemos un diario, vemos a

menudo como las empresas se empeñan en incrementar sus ventas y los clientes a la vez,

esperamos adquirir productos o servicios de excelente calidad y a buen precio. Es por ello, que

regularmente todos los empresarios nos ofrecen descuentos, rebajas, promociones muy

atractivas, créditos flexibles que facilitan la adquisición de dichos bienes o servicios.

Normalmente las empresas emplean modalidades de crédito a clientes que asegure al negocio

un resultado financiero positivo.

En la actualidad encontramos empresas con altos volúmenes de ingresos provenientes de

créditos brindados a los clientes, esto les ha permitido mejorar notablemente sus ingresos y por

tanto la rentabilidad del negocio. Existen negocios que mantienen una cartera de 2,500 clientes

aproximadamente. Sin embargo, mantener una cartera activa de clientes exige al negocio un

exhaustivo control y requieren de personal capacitado para desempeñar la función específica

relacionada con el manejo de esta cuenta de activo

Lo importante, de una empresa cuando vende al crédito, es obtener ingresos adicionales

considerables. Por tanto, el vender al crédito da lugar a cierta incertidumbre, por el riesgo

asumido al tomar la decisión de colocar su dinero en cuentas de clientes. El administrador

financiero debe auxiliarse de la información contable a través del uso de los auxiliares de

clientes, mediante los cuales, podrá obtener la información necesaria para tomar decisiones

con las inversiones en cuentas por cobrar.

Al referirnos al riesgo asociado con la cuenta de clientes, estamos considerando la posibilidad

de pérdida ocasionadas por aquellos clientes que no podrán cancelar las deudas a favor de la

empresa. En este caso, la empresa tendrá pérdidas por el hecho de no recuperar las cuentas

pendientes, lo que disminuye la rentabilidad de dicha inversión.

En la presente unidad, estudiaremos un concepto muy importante relacionado con el análisis

de cuentas por cobrar, como es la pérdida por cuentas incobrables. Estudiaremos su concepto,

forma de cálculo, el registro contable, así como los ajustes que producen en el ciclo contable de

la empresa. El dominio de los conocimientos adquiridos en esta unidad serán necesarios para

abordar la cuarta unidad.

No estudiaremos el efecto financiero de una cuenta por cobrar, ya que no es el objetivo de

nuestra asignatura; sin embargo, estaremos haciendo referencia a la importancia de este tema

en la tarea de la administración financiera.

Objetivos de la tercera unidad

1. Valoro la importancia que posee el manejo de las cuentas por cobrar sobre todo para la

medición y registro de las pérdidas por cuentas incobrables.

2. Aplico los distintos métodos utilizados para la determinación de las cuentas incobrable que

permitan medir el riesgo asociado a las cuentas por cobrar.

Contenido de la tercera unidad

A. Las cuentas por cobrar

1. Concepto

2. Tipos básicos de cuentas a clientes

3. Importancia del manejo contable de las cuentas por cobrar

B. Métodos de cálculo de las cuentas incobrables

1. Método de Cancelación Directa

a. Características

b. Registro contable de una cuenta incobrable

c. Calculo de la incobrabilidad de la cuenta por cobrar.

2. Método de las Provisiones

a. Concepto e importancia del método de las provisionesb. Registro contable de la provisión de cuentas incobrablesc. Cálculo de la provisión para pérdidas en cuentas incobrablesd. Ajustes por la provisión para cuentas incobrables.e. Presentación en el balance general de la provisión para cuentas incobrables

A. Las cuentas por cobrar

1. Concepto

Las cuentas por cobrar, se originan de las ventas al crédito y representan diversos derechos contra los clientes y, otros que surgen de la operación de la empresa. Esta cuenta forma parte del activo circulante.

De forma sencilla, se define como:La suma de dinero que corresponde a la venta de mercancía o la prestación de servicios al crédito a un cliente.

Generalmente las empresas, para lograr mayores niveles de ingresos utilizan el sistema de ventas a crédito, ya que de esta manera logran un mayor número de clientes y por tanto mayor niveles de ventas. Cuando la empresa ha seleccionado a sus clientes, realiza la venta e inmediatamente pasa a la contabilización de dicha operación, en ese momento se crea una cuenta por cobrar, cuando la empresa entrega el producto o el servicio al cliente y el cliente adquiere el compromiso de pago, es decir se crea un derecho de la empresa a recibir determinada cantidad de efectivo proveniente del cliente cuando esta cuenta llegue a su vencimiento.

2. Tipos básicos de cuentas a clientes

Al momento que la empresa realiza una venta al crédito, puede utilizar como comprobante la factura comercial o ya sea un documento de carácter legal que permita una recuperación directa y formal, distinta a la que ofrece al propietario del negocio una factura comercial.

AnalicemosExisten dos tipos básicos de cuentas a clientes, una es la cuenta por cobrar y la otra son los documentos por cobrar y se ubican dentro del grupo de los activos circulantes por tener un vencimiento en el corto plazo.

Para establecer sus diferencias, explicaremos el concepto de cada una:

Cuenta por cobrar:Las cuentas por cobrar se crean a partir de las operaciones diarias de la empresa, es decir la venta de productos o la prestación de un servicio brindadas a los clientes, bajo determinadas condiciones normales de crédito que la empresa establece. El plazo dependerá del tipo de producto o servicio ofrecido. Es decir, son derechos exigibles originados de la ventas al crédito.

Para efectos contables, se requiere de un documento fuente o comprobante que permita al contador realizar el registro correspondiente. En este caso, requerirá de una factura como fuente de información para la contabilidad.

Definamos ahora un documento por cobrar:De carácter formal, ya que el cliente al momento de adquirir el compromiso, firma un documento (pagaré o una letra de cambio). Con ello, el cliente se compromete a pagar a la empresa la cantidad definida en el documento más los intereses establecidos o cualquier otro elemento que proteja el financiamiento brindado. Si existe el caso de incumplimiento del cliente, la empresa podría afectar los activos del deudor hasta recuperar el importe de la deuda.

En ambos casos se trata de una venta al crédito, pero existe una diferencia fundamental y es la facultad conferida por un pagaré al dueño del negocio, mediante el cual la empresa puede recuperar el valor de la deuda, utilizando medios distintos al ofrecido por una factura comercial.

3. Importancia del manejo contable de las cuentas por cobrar

Las empresas para proteger su inversión, aplican un sistema de crédito que asegure una adecuada recuperación. Esto significa una buena administración y manejo de la cartera de clientes, que incluye, la selección de los clientes, estableciendo parámetros que permitan reconocer un buen cliente, un registro detallado de las ventas al crédito realizadas y el proceso de recuperación de las cuentas.

Cuando la empresa utiliza una política de ventas al crédito, a la vez adquiere ciertas responsabilidades en cuanto a la correcta administración de su cartera, es decir tratar de recuperar el monto total de sus ventas al crédito, sin embargo, el hecho de utilizar esta política crea cierto riesgo a las empresas. Cuando las cuentas por cobrar son numerosas, el propietario del negocio sabe que algunas nunca podrán cobrarse. No conoce su importe exacto, ni cuáles cuentas específicas carecerán de valor. Pero toda cuenta por cobrar implica una pérdida potencial, ya que, por mala situación financiera o por falta de honradez, algunos deudores no pagarán lo que deben.

Las cuentas por cobrar a clientes, no siempre se cobran, a pesar de las medidas de seguridad y protección establecidas al otorgar el crédito y por muy controlada que esté la cobranza, existe el riesgo de que algunos deudores no liquiden sus adeudos.

Atendiendo al principio de realización, se debe determinar una provisión que cubra las pérdidas que se van a producir, para así poder enfrentar correctamente en el estado de resultados los ingresos contra los gastos y costos que le son relativos.

Lo antes expuesto nos introduce a un nuevo término muy relacionado a las cuentas por cobrar, como son “las cuentas incobrables”.

¿Qué es una cuenta incobrable?Es una deuda de uno o varios clientes de la empresa, consideradas imposible de recuperar, por tanto, el negocio asumirá la pérdida ocasionada por dicha cuenta.

Si la empresa asume la pérdida de una cuenta incobrable, entonces, ¿cómo recuperará este valor?

Toda pérdida ocasionada por una cuenta incobrable, podrá ser recuperada a través de los ingresos obtenidos en el periodo correspondiente, es decir, cuando sucedió la pérdida.

B. Métodos de cálculo de las cuentas incobrable

Por lo general es difícil identificar cuáles serán los clientes que no pagarán sus cuentas. Por ello, si deseamos que el importe que aparece en el balance general sea correcto, es necesario obtener una estimación de las cuentas que con el tiempo se volverán incobrables.

Para el registro contable de una cuenta incobrable existen dos métodos:1. Método de cancelación directa2. Método de las provisiones

1. Método de cancelación directa

a. Característica

Este método supone que para la contabilización de las cuentas incobrables deberá hacerse en el momento que la empresa haya reconocido una cuenta como incobrable y no cuando se realiza la venta al crédito. Cuando la empresa esta convencida de que uno o varios clientes no podrán hacer efectiva su deuda, procederá al reconocimiento y contabilización de la cuenta como pérdida en cuentas incobrables.

Analice el ejemplo siguiente:Una empresa en el mes de junio realizó una venta al crédito por C$ 20,000.0, el registro de diario es el siguiente:

Cuentas por cobrar 20,000.0 Ventas 20,000.0

Luego en el mes de diciembre, la empresa ha identificado una cuenta por valor de C$ 5,000.0, que no podrá ser cobrada, y el cliente no podrá asumir el valor de dicha cuenta. La empresa hizo hasta lo imposible por recuperarla; sin embargo, su gestión no fue efectiva y ha decidido reconocerla como pérdida. En ese momento, es decir en el mes de diciembre, registrará el valor de la pérdida ocurrida por una cuenta incobrable.

Con este método existen dos momentos: uno cuando se realiza la venta, en el mes de junio y otro cuando sucede el reconocimiento de la pérdida por la existencia de una cuenta incobrable en el mes de diciembre.

b. Registro contable de una cuenta incobrable

Con este método, las cuentas básicas utilizadas para el registro contable son las siguientes:

1) Gastos por pérdidas en cuentas incobrables: Esta es una cuenta de origen deudora, del estado de pérdidas y ganancias, perteneciente al grupo de otros gastos. Cuando sucede una pérdida por cuenta incobrable, aumenta su valor, por tanto deberá debitarse.

2) Cuenta de clientes: Es una cuenta de balance general, del grupo de activos circulantes, de origen deudora. El valor de una cuenta incobrable disminuye su valor, por tanto deberá acreditarse. Esta cuenta hará referencia al cliente en particular, quien ha generado dicha pérdida por falta de cobro.

Gastos por perdidas en cuentas incobrables

Cuentas por cobrar

Debitamos Acreditamos

Veamos el ejemplo:Al 31 de Diciembre del 2003, la Empresa “La Casual S.A.”, recibió la noticia de que el cliente Martha Álvarez y Cía., se había declarado en bancarrota, en el mayor de cuenta por cobrar de “La Casual S.A.” dicho cliente, tiene un saldo deudor de C$ 7,000.00.

Luego que la empresa realizó todas las gestiones posibles de cobro, sin ningún resultado positivo, procedió a realizar el asiento de ajuste para la cuenta incobrable, de la siguiente manera:

Gastos por perdidas en cuentas incobrables

Cuentas por cobrar(Cliente Martha Álvarez y Cía.)

C$ 7,000.00 C$ 7,000.00

c. Calculo de la incobrabilidad de la cuenta por cobrar

Las empresas, sobretodo las pequeñas, que poseen muchos clientes tal vez desean esperar hasta confirmar que no pueden cobrar la cuenta específica de un cliente, antes de hacer cualquier ajuste en relación con las pérdidas por cuentas incobrables. Cuando es evidente que una cuenta es incobrable, se utiliza el método de cancelación directa. En éste caso se procede de la siguiente manera:

Gastos de venta Cuentas por cobrar (clientes)

Debitamos Acreditamos

La pérdida se carga a la cuenta gastos de ventas, porque la decisión de otorgar créditos, depende del departamento de ventas de la empresa.

También puede darse el caso, que en fechas posteriores puede cobrarse en forma parcial o total una cuenta que se había cancelado por incobrable. Cuando se recibe el pago se debe revertir el asiento de la cancelación, volviendo a llevar la cuenta a los registros para poder hacer asientos en la cuenta del cliente. Una vez registrado el asiento revertido y el cobro recibido a la cuenta, los libros mostrarán que la cuenta fue cancelada y recuperada más tarde.

Para comprender el cálculo veamos el siguiente ejemplo:a. En el mes de Enero la empresa “Calipso” realizó ventas al crédito a los siguientes clientes:

1) Cliente Sr. López C$ 5,200.002) Cliente Sr. Pérez C$ 12,000.003) Cliente Sr. Sánchez C$ 75,000.00

Iniciemos el asiento de diario con la venta:

Cuenta Debe HaberCuentas por cobrar Sr. LópezCuenta por cobrar Sr. PérezCuenta por cobrar Sr. Sánchez Ingresos por ventas IGV por pagar

C$ 5,200.00C$ 12,000.00C$ 75,000.00

C$ 80,173.91C$ 12,026.09

Al momento de la venta, debitamos a la cuenta o auxiliar que cada cliente tiene en la empresa. El total de ingreso se registro en la cuenta correspondiente.

La presentación en el balance general, luego de la venta es el siguiente:

EMPRESA “CALIPSO”BALANCE GENERALAL MES DE ENERO

ACTIVOCirculanteCuenta por cobrar................................................C$ 92.200.00

En el balance general no se requiere que se presente la información para cada uno de los clientes, sería complicado, ya que existen empresas con un gran numero de clientes y el balance general seria un documento muy extenso.

b. Suponga ahora que en el mes de febrero se cobraron C$ 65,000.00 en concepto de cuentas por cobrar al Sr. Sánchez. El asiento de diario sería el siguiente:

Cuenta Debe HaberCaja Cuenta por cobrar Sr. Sánchez

C$ 65,000.00C$ 65,000.00

Al disminuir la cuenta del Sr. Sánchez por el valor de C$ 65.000.00, se verá reducido también el saldo de las cuentas por cobrar, presentado en el Balance general del mes de Enero (C$ 92,200 - C$ 65,000) y en el balance general correspondiente al mes de febrero se presentará de la manera siguiente:

EMPRESA “CALIPSO”BALANCE GENERAL

AL MES DE FEBREROACTIVOCirculanteCuenta por cobrar..................................................C$ 27.200.00

c. Ahora supongamos que dos meses después, en el mes de abril, se determina que las cuentas por cobrar López y Pérez, se considerarán incobrables. El asiento de diario es el siguiente:

Cuenta Debe HaberGasto por perdida en cuenta incobrable Cuentas por cobrar Sr. López Cuenta por cobrar Sr. Pérez

C$ 17,200.00C$ 5,200.00C$ 12,000.00

En el asiento, hemos registrado una pérdida por cuenta incobrable, el valor no recuperable se contabiliza en la cuenta de gastos y se disminuye el saldo de la cuenta de clientes, debido a que hemos dado de baja a dos clientes por considerarlos de difícil recuperación. El gasto registrado incluye el Impuesto General al Valor correspondiente.

Al cierre del mes de abril la presentación en el balance general es la siguiente:

EMPRESA “CALIPSO”BALANCE GENERAL

AL MES DE ABRILACTIVOCirculanteCuenta por cobrar..................................................C$ 10.000.00

Al darle de baja a los clientes, el saldo final de la cuenta de clientes disminuye a C$ 10.000 (C$ 27,200 – C$ 17,200).

d. Supongamos ahora que luego de haber considerado incobrable al Sr. López, llega a la empresa y cancela el saldo adeudado más un 5% de interés moratorio.

Para ello tendremos que hacer un asiento de ajuste. El asiento de diario es el siguiente:

Cuenta Debe Haber-1-

Cuenta por cobrar Sr. López Gasto por perdida en cuenta incobrable

-2-Caja Cuenta por cobrar Sr. López Otros ingresos

C$ 5,200.00

C$ 5,460.00

C$ 5,200.00

C$ 5,200.00C$ 260.00

Como podrá observar al registrar el valor de la cuenta incobrable, se realizaron dos asientos:

1) El primero, se realizó para reconocer nuevamente al Sr. López como cliente, pues con anterioridad le habíamos dado de baja y por tanto no existía en nuestros registros.

2) El segundo, registra la entrada de dinero en concepto de cobro de la cuenta más los intereses por mora y el crédito se hace a la cuenta del Sr. López y la cuenta de ingresos.

Hemos trasladado los registros del libro diario al mayor, saldando las cuentas respectivas. Observe que la cuenta de gastos por pérdidas en cuentas incobrables ha disminuido, ya que hemos realizado un ajuste producto de un cliente que ha llegado a cancelar su deuda una vez que el negocio lo había considerado incobrable.

AnalicemosComo podemos observar el uso de éste método es muy sencillo para las empresas, sin embargo tiene la desventaja de crear un efecto relevante en los resultados económicos en aquellos períodos que presenten altos valores en cuentas incobrables.

Esta afirmación se fundamenta en lo siguiente:

Debido a que las pérdidas por incobrables son reconocidas como gastos, éstos deberán compararse, basados en los principios contables, con los ingresos del mismo período. En este caso los gastos son comparados con los ingresos del período en que son reconocidas estas cuentas de clientes como incobrables. Debido a esto, los estados financieros no se presentan de manera correcta, ni reflejan la situación real de la empresa en el período, ya que violan el principio contable de reconocimiento de gastos. Ahora bien, si el monto del gasto por incobrables es alto, el efecto sobre las utilidades del período sería grande ya que consumiría una gran parte de los ingresos generados por la empresa.

El valor de las cuentas por cobrar en el Balance General tampoco reflejaría el valor real, ya que el monto de las cuentas por cobrar no es en realidad el correcto, es decir, aquel monto de las cuentas que serán recuperables.

A continuación se muestra un ejemplo práctico donde se muestra la aplicación del método de cancelación directa:

La Empresa "El Redentor" presenta un saldo al 31 de julio de 2003 en las cuentas por cobrar con un monto de C$ 182,000.00, mismo que se encuentra distribuido entre cuatro clientes:

CLIENTE SALDO VENCIMIENTOVíctor GonzálezBraulio MontenegroMarlene SánchezSocorro Martínez

C$ 25,500.00C$ 52,000.00C$ 80,000.00C$ 24,500.00

16 de junio12 de julio1 de julio28 de julio

Las operaciones que se realizaron con la cuenta de clientes durante el mes de agosto fueron las siguientes:

VENTAS DEL MES DE AGOSTO DE 2003

1/08: Venta al crédito por un monto total de C$ 45,500, distribuidos entre los siguientes clientes:

CLIENTE SALDO VENCIMIENTOSocorro MartínezVíctor GonzálezBraulio Montenegro

C$ 12,500.00C$ 15,000.00C$ 18,000.00

09 de Agosto09 de Agosto09 de Agosto

5/08: Venta al Crédito por un monto total de C$ 72,100, distribuido entre los siguientes clientes:

CLIENTE SALDO VENCIMIENTOMarlene SánchezVíctor GonzálezSocorro Martínez

C$ 35,000.00C$ 12,600.00C$ 24,500.00

13 de Agosto13 de Agosto13 de Agosto


CLIENTE SALDO VENCIMIENTOBraulio MontenegroVíctor González

C$ 15,600.00C$ 24,200.00

28 de Agosto28 de Agosto


CLIENTE SALDO VENCIMIENTOSocorro MartínezMarlene Sánchez

C$ 15,000.00C$ 18,900.00

07 de Septiembre07 de Septiembre

COBROS EN EL MES DE AGOSTO 2003

06/08: Cobramos un monto total de C$ 82,500, proveniente de los siguientes clientes:

CLIENTE MONTOVíctor GonzálezBraulio MontenegroSocorro Martínez

C$ 10,500.00C$ 60,000.00C$ 12,000.00


CLIENTE MONTOMarlene SánchezSocorro MartínezVíctor González

C$ 50,000.00C$ 15,000.00C$ 18,000.00


CLIENTE MONTOMarlene SánchezVíctor González

C$ 35,000.00C$ 10,000.00


CLIENTE MONTOMarlene SánchezVíctor González

C$ 15,500.00C$ 10,000.00

A continuación se presentan los auxiliares para cada uno de los clientes:

CLIENTE: VÍCTOR GONZÁLEZFECHA CONCEPTO VENCIMIENTO DEBE HABER SALDO

01/8/03 Saldo Inicial 16 Junio C$ 25,500.001/8/03 Venta 09 agosto 15,000.0 40,500.005/8/03 Venta 13 agosto 12,600.0 53,100.006/8/03 Caja 10,500.0 42,600.010/8/03 Caja 18,000.0 24,600.018/8/03 Caja 10,000.0 14,600.020/8/03 Venta 28 agosto 24,200.0 38,800.030/8/03 Caja 10,000.0 28,800.0

CLIENTE: BRAULIO MONTENEGROFECHA CONCEPTO VENCIMIENTO DEBE HABER SALDO

01/8/03 Saldo Inicial 12 Julio ----- ----- C$ 52,000.001/8/03 Venta 09 agosto 18,000.0 70,000.006/8/03 Caja 60,000.0 10,000.022/08/03 Venta 28 agosto 15,600.0 25,600.0

CLIENTE: MARLENE SÁNCHEZFECHA CONCEPTO VENCIMIENTO DEBE HABER SALDO

01/8/03 Saldo Inicial 1 Julio ---- ---- C$ 80,000.005/8/03 Venta 13 agosto 35,000.0 115,000.010/8/03 Caja 50,000.0 65,000.018/8/03 Caja 35,000.0 30,000.029/8/03 Venta 7 septiembre 18,900.0 48,900.030/8/03 Caja 15,500.0 33,400.0

CLIENTE: SOCORRO MARTÍNEZ

FECHA CONCEPTO VENCIMIENTO DEBE HABER SALDO01/8/03 Saldo Inicial 28 Julio ---- ---- C$ 24,500.001/8/03 Venta 09 Agosto 12,500.0 37,000.005/8/03 Venta 13 agosto 24,500.0 61,500.006/8/03 Caja 12,000.0 49,500.010/8/03 Caja 15,000.0 34,500.029/8/03 Venta 7 septiembre 15,000.0 49,500.0

Expliquemos el procedimiento utilizado en la elaboración de los auxiliares:

Como podrá observar en cada uno de los auxiliares se registra tanto las ventas a crédito como los pagos realizados por los clientes. En la columna de saldo se refleja el valor de la deuda pendiente a la fecha para cada uno de los clientes.

Veamos como al 1 de agosto, los clientes tenían un saldo pendiente, denominado, saldo inicial, la fecha de vencimiento y el valor del mismo. Tomando como referencia al Sr. Víctor González al 1º de agosto, tenía un saldo inicial de C$ 25,500 con vencimiento al 16 de junio.

Luego de realizar los asientos de las operaciones en el auxiliar de clientes, utilizaremos algunos supuestos a fin de realizar los registros correspondientes utilizando el método de cancelación directa.

¿Cuál sería el asiento de diario si al 30 de agosto el saldo pendiente de Víctor González y Marlene Sánchez, se considera incobrable?

Continuando con el ejemplo, el asiento de diario es el siguiente:

Cuenta Debe HaberGasto por perdida en cuenta incobrable Cuentas por cobrar Sr. González Cuenta por cobrar Sra. Sánchez

C$ 62,200.00C$ 28,800.00C$ 33,400.00

El valor de las cuentas incobrables se ha registrado directamente a la cuenta de gastos por pérdidas en cuentas incobrables con un crédito a la cuenta de ambos clientes. Con este registro se ha dado de baja a los clientes considerados como incobrables.

¿Cuál es el asiento de diario, si el Sr. González llega a un arreglo de cancelar el 50% de su adeudo pendiente más un 3% de recargo por el saldo en mora y el resto queda pendiente de pago?

Continuando con el ejemplo, en este caso el asiento de diario es el siguiente:

Cuenta Debe HaberCuenta por cobrar Sr. GonzálezCaja Gasto por perdida en cuenta incobrable Cuenta por cobrar Sr. González Otros ingresos

C$ 28,800.00C$ 15,264.00

C$ 28,800.00C$ 14,400.00C$ 864.00

Debido a que el Sr. González se había dado de baja o eliminado de los registros de la empresa, debemos activar nuevamente la cuenta, haciendo un débito al auxiliar del Sr. González y acreditando dicho valor a la cuenta de gastos por pérdidas en cuentas incobrables y anular el registro anterior. Luego, registramos el valor recibido y colocado en caja y el saldo pendiente de pago del Sr. González, así como los intereses ganados en concepto de mora.

Suponiendo que el Sr. González, previamente, había anticipado el 50% del monto y el 50% de la mora por incumplimiento en sus pagos y que hoy decide cancelar su deuda, el asiento de diario sería:

Cuenta Debe HaberCaja Cuenta por cobrar Sr. González Otros ingresos

C$ 14,832.00C$ 14,400.00C$ 432.00

¿Cuál seria el asiento de diario si el Sr. Montenegro cancela la mitad de la deuda pendiente a la fecha del 24 de Agosto y por ello le concedemos un descuento del 2% por el monto cancelado?

Tomando los datos del ejemplo:Recordemos que el saldo del Sr. Montenegro, al 22 de Agosto, ascendía a C$ 25,600, el 50% correspondería a C$ 12,800

Cuenta Debe HaberCajaGastos financieros Cuenta por cobrar Sr. Montenegro

C$ 12,544.00C$ 256.00

C$ 12,800.00

En el asiento de diario registramos el pago realizado por el Sr. Montenegro y debitamos a la cuenta de gastos financieros el descuento por pronto pago a favor del cliente y un crédito a la cuenta del Sr. Montenegro por el valor pagado, incluyendo el descuento ofrecido.

ConcluyamosHemos estudiado el concepto de una cuenta incobrable y explicábamos como los negocios que venden al crédito están expuestos a perdidas al no recuperar las deudas de algunos clientes, ya sea total o parcialmente. Para solventar esta perdida, la ley de impuesto sobre la renta, permite que sea recuperado de los ingresos del periodo y por tanto sea deducible de impuestos, estudiamos también el método de cancelación directa en la contabilización de las perdidas por cuentas incobrables.

Este método reconoce una cuenta como incobrable hasta el momento que la empresa decide que una cuenta en particular es imposible de recuperar y debe ser deducida de los ingresos corrientes.

2. Método de las provisiones

En el tema anterior explicábamos el efecto de una cuenta incobrable en los registros contables del negocio. Cuando se utiliza la cancelación directa como método de calculo y registro de las perdidas por cuentas incobrables, enfrenta ciertas desventajas que afectan tanto en el aspecto contable, legal como financiero.

Esta desventaja es fundamentalmente por el hecho de reconocer una pérdida incobrable hasta el momento que estamos seguros de no ser recuperada dicha deuda, esto lógicamente viola el principio de contabilidad generalmente aceptados sobre el período contable y por tanto, disminuye el valor de las utilidades en aquellos periodos que sucede dicha perdida.

Con el propósito de evitar estos efectos negativos, un negocio utiliza el método de las provisiones, el cual permite registrar el gasto en el período que se causa y reflejar adecuadamente las utilidades.

a. Concepto e importancia del método de las provisiones

Es un procedimiento mediante el cual, las empresas determinan de forma anticipada las pérdidas por cuentas incobrables que tendrán en un periodo específico.

Analicemos la importancia que tiene una provisión en un negocio:

Cuando la empresa considera la posibilidad de ocurrencia de cuentas incobrables, existen dos objeciones por el hecho de esperar que las cuentas dudosas se juzguen finalmente incobrables, después de muchos meses y posteriormente darles de bajas en los libros:

1) Es preferible cargar las cuentas dudosas a pérdidas y Ganancias en el ejercicio en que se considera como ingreso por ventas.

2) La estimación sobre el valor realizable de las cuentas por cobrar es el valor correcto que debe figurar en el Activo del Balance General y en el estado de resultados se reflejará el gasto correspondiente al periodo en que sucede el ingreso.

b. Registro contable de la provisión de cuentas incobrables

Cuando utilizamos el método de las provisiones, las cuentas básicas son:

1) Provisiones por pérdidas en cuentas incobrables: Esta es una cuenta de naturaleza acreedora y registra todas las provisiones que durante el período se hayan determinado, incluyendo los ajustes necesarios a dicha cuenta.

2) Gastos por pérdidas en cuentas incobrables: Es una cuenta de naturaleza deudora y representa el valor de la provisión inicialmente calculada y acreditada en la cuenta de provisiones, así como los ajustes correspondientes.

Gastos por pérdidas en cuentas incobrables

Provisiones por pérdidas en cuentas incobrables

Se debita Se acredita

Veamos un ejemplo:Supongan que una empresa ha determinado que la provisión por cuentas incobrables es de $ 5,000.00. El registro de diario sería el siguiente:

Cuenta Debe HaberGastos por pérdidas en cuentas incobrables Provisiones para pérdidas por cuentas incobrables

C$ 5,000.00C$ 5,000.00

Ahora bien, el traslado al mayor es el siguiente:



C$ 5.000.00 C$ 5,000.00

Cada vez, que la empresa tenga cobros pendientes a clientes y registre la provisión correspondiente, deberá realizar el asiento anterior.

c. Cálculo de la provisión para pérdidas en cuentas incobrables

1) Como porcentaje de las cuentas por cobrar

Expliquemos a que se refiere:

Estima el importe de las pérdidas por cuentas malas tomando como porcentaje del saldo existente en las Cuentas por cobrar.

Claro está, que para llegar a un porcentaje razonable, es necesario analizar los cobros realizados durante un período considerable. La tasa o porcentaje determinado se aplica al saldo de los clientes para obtener el importe del ajuste por cuentas incobrables y a la estimación de cuentas incobrables.

Veamos el ejemplo siguiente:El saldo de clientes al finalizar el año ascendía a C$ 150,000.0 y se estimó que el 1% sería incobrable, el asiento de diario es el siguiente:

El valor de la provisión sería: (C$ 150.000) (1%) = $1,500.0


C$ 1,500.00C$ 1,500.00

Ahora bien, el traslado al mayor es el siguiente:



C$ 1.500.00 C$ 1,500.00

Observe que al registrar la provisión para cuentas incobrables, hemos debitado a gastos y acreditado a la cuenta de provisiones.

Observemos otro ejemplo:La empresa Distribuidora del Sur S.A., realizo durante el año 2003, ventas al crédito por un monto de C$ 25,786,000. Se presentaron devoluciones sobre las ventas equivalentes al 7% y rebajas sobre ventas con un importe de C$ 50,000.00. Después de una revisión exhaustiva, se estima que el 1% de las ventas netas a crédito registradas pueden resultar ser incobrables. El calculo es el siguiente:

Ventas netas = C$ 25,786,000 – C$ 1,805,020 – C$ 50,000 = 23,930,980Cuentas incobrables = 23,930,980 (1%) = 239,309.80

La estimación por cuenta incobrables tenía un saldo acreedor de C$ 87,767.00, antes del ajuste de fin de año. Este saldo de C$ 87,767.00 se suma al saldo de C$ 239,309.80 resultante del 2003. El asiento de ajuste es:


C$ 239,309.80C$ 239,309.80

Ahora bien, al trasladar al mayor tenemos el siguiente ajuste:



S) C$ 87,767.00A) C$ 239,309.80

C$ 87,767.00 (SC$ 239,309.80 (A

C$ 327,076.80 C$ 327,076.80

Note que realizamos un ajuste a ambas cuentas y que el saldo de cuentas incobrables aumento a C$ 327,076.80.

La presentación en el balance general seria la siguiente:

DISTRIBUIDORA DEL SUR S.A.BALANCE GENERAL

AL MES DE DICIEMBRE 2003ACTIVOCirculanteCuenta por cobrar...........................................................C$ 25,786,000.00(-) Provisión por perdidas en cuentas incobrables C$ 327,076.80 C$ 25,458,923.20

Examinemos la ley:En nuestro país la Ley de Impuestos sobre la renta en el Arto. 16 inciso e) establece que para Instituciones Bancarias se reconoce un porcentaje anual del 0.25% sobre el saldo de su cartera final del año gravable como reserva para cuentas incobrables. Para las personas jurídicas en general. El fisco maneja como norma administrativa el 1% sobre el saldo de su cartera. Mayores porcentajes deben ser autorizados por la Dirección General de Ingresos.1

Además de lo establecido por la ley, es importante estudiar otros métodos utilizados para el cálculo de la provisión para cuentas incobrables. Otro aspecto relevante es, que independientemente del método utilizado, el registro contable es similar.

2) Cálculo de la provisión por cuentas incobrables mediante la antigüedad de saldos

Este método supone que es necesario calcular la provisión para incobrables en dependencia de los diferentes clientes que tiene la empresa, ya que cada cliente tiene particularidades y circunstancias diferentes por las cuales no pueda en determinado momento cancelar sus deudas con la empresa.

Para llevar a cabo este método de provisión se necesita llevar un auxiliar por cada uno de los clientes que tiene la empresa y se basa en el cálculo de los días de vencimiento que tienen las cuentas por cobrar, a partir del conocimiento de la antigüedad de las cuentas, se procede a determinar un porcentaje de incobrable, tomando como criterio que una cuenta que tiene mayor tiempo de vencida tiene más posibilidad de ser incobrable o tener un alto porcentaje de incobrable.

1 Ley de Impuestos sobre la Renta. Texto Todo sobre Impuestos Segunda edición Pág. 61

Veamos el ejemplo siguiente:En el siguiente cuadro se presentan los clientes que la empresa “CVG” posee, así como el saldo de cada uno de ellos y su grado de antigüedad:

AUXILIAR DE CLIENTESAl 3O DE ABRIL

Cliente Total No vencida 1-30 días 31-60 días 61-90 días + de 90 díasElena Sánchez C$ 500.00 C$ 500.00Carlos Téllez 150.00 150.00Marlon Amador

800.00 800.00

Rosa Cardoza 900.00 800.00 100.00Martha Gómez 400.00 400.00Otros Clientes 32,250.00 16,300.00 10,000.00 4,200.00 200.00 1,550.00

Totales C$ 35,000.00 C$ 18,000.00

C$ 10,000.00

C$ 4,350.00

C$ 1,000.00 C$ 1,650.00

Porcentajes 100% 51% 29% 12% 3% 5%

Las categorías que ha establecido la empresa, son creadas a partir de diversos criterios que el mismo negocio identifica como relevantes para el análisis de sus cuentas por cobrar.

Se puede observar que el cliente Rosa Cardoza tiene el saldo con más antigüedad, es decir entre 61 y 90 días. Luego está el cliente Carlos Téllez con una antigüedad de saldos de 31 a 60 días.

El cuadro anterior fue elaborado a partir de los auxiliares de cada cliente que la empresa lleva, con el objetivo de conocer el nivel de vencimiento, así como el monto de las cuentas por cobrar. Con este método se considera que, una cuenta por cobrar cuando tiene mayor tiempo de vencimiento, existe menor posibilidad de recuperación y por lo tanto el porcentaje de incobrables es mayor.

¿Cómo determinaremos la provisión para cuentas incobrables utilizando dicho método?

Para el cálculo de las cuentas incobrables debemos determinar un porcentaje que multiplicado por el valor de la cuenta correspondiente dará como resultado el monto de las cuentas incobrables en el período.

Continuando con el ejemplo:

CALCULO DE LAS CUENTAS INCOBRABLESPOR GRUPOS DE EDADES

GRUPO VALOR% QUE SE CONSIDERA

INCOBRABLE

PROVISIÓN DECUENTAS

INCOBRABLESNo vencidas C$

18,000.01% C$ 180.0

1 - 30 día 10,000.0 3% 300.031 - 60 días 4,350.0 10% 435.061 - 90 días 1,000.0 20% 200.0

90 días y más 1,650.0 50% 825.0T O T A L C$

35,000.0C$ 1,940.0

En el cuadro se presenta cada uno de los clientes y la antigüedad de cada uno de los saldos. Observe que a los clientes con saldos de mayor antigüedad se les ha asignado un porcentaje mayor de pérdida por incobrable.

Por tanto, el valor de la provisión para cuentas incobrables es de C$ 1.940.0 y su registro contable sería:


C$ 1,940.00C$ 1,940.00

Veamos ahora el traslado al mayor:



C$ 1.940.00 C$ 1,940.00

Veamos ahora un ejemplo para explicar el cálculo de la antigüedad de saldosUtilizaremos el mismo ejemplo que se presentó en el tema del método de cancelación directa, donde se elaboraron los auxiliares de clientes para la empresa “El Redentor”

A continuación se presentan los auxiliares para cada uno de los clientes:

CLIENTE: VÍCTOR GONZÁLEZFECHA CONCEPTO VENCIMIENTO DEBE HABER SALDO

01/8/03 Saldo Inicial 16 Junio C$ 25,500.001/8/03 Venta 09 agosto 15,000.0 40,500.005/8/03 Venta 13 agosto 12,600.0 53,100.006/8/03 Caja 10,500.0 42,600.010/8/03 Caja 18,000.0 24,600.018/8/03 Caja 10,000.0 14,600.020/8/03 Venta 28 agosto 24,200.0 38,800.030/8/03 Caja 10,000.0 28,800.0

CLIENTE: BRAULIO MONTENEGROFECHA CONCEPTO VENCIMIENTO DEBE HABER SALDO

01/8/03 Saldo Inicial 12 Julio ----- ----- C$ 52,000.001/8/03 Venta 09 agosto 18,000.0 70,000.006/8/03 Caja 60,000.0 10,000.022/08/03 Venta 28 agosto 15,600.0 25,600.0

CLIENTE: MARLENE SÁNCHEZFECHA CONCEPTO VENCIMIENTO DEBE HABER SALDO

01/8/03 Saldo Inicial 1 Julio ---- ---- C$ 80,000.005/8/03 Venta 13 agosto 35,000.0 115,000.010/8/03 Caja 50,000.0 65,000.018/8/03 Caja 35,000.0 30,000.029/8/03 Venta 7 septiembre 18,900.0 48,900.030/8/03 Caja 15,500.0 33,400.0

CLIENTE: SOCORRO MARTÍNEZFECHA CONCEPTO VENCIMIENTO DEBE HABER SALDO

01/8/03 Saldo Inicial 28 Julio ---- ---- C$ 24,500.001/8/03 Venta 09 Agosto 12,500.0 37,000.005/8/03 Venta 13 agosto 24,500.0 61,500.006/8/03 Caja 12,000.0 49,500.010/8/03 Caja 15,000.0 34,500.029/8/03 Venta 7 septiembre 15,000.0 49,500.0

Luego de elaborado los auxiliares, calcularemos la antigüedad de saldos para cada uno de los clientes al 30 de agosto:

Iniciemos con el Cliente: Víctor González

El saldo que tiene pendiente es de C$ 28.800.0. Veamos como se calcula la antigüedad de saldos.

Del saldo al 30 de agosto:

C$ 24,200.0 pertenecen a la venta del día 20 de agosto, con vencimiento el día 28 de Agosto, por tanto tiene una antigüedad de 2 días.

C$ 4,600.0 que pertenecen a la venta de día 5 de agosto y convencimiento el 13 de agosto, por tanto tiene una antigüedad de 17días.

De tal forma:

C$ 24,200.0 con 2 días de vencida 4,600.0 con 17 días de vencida 28,800.0 Saldo total del cliente

Continuemos ahora con el cliente: Braulio Montenegro

El saldo pendiente del cliente es de C$ 25,600.0. Analizando su auxiliar podemos ver que aún no se ha pagado un saldo de C$ 10,000.0 de la venta del 1 de agosto con vencimiento el día 9 de agosto y por tanto tiene una antigüedad de 21 días.

Así mismo la venta realizada el día 20 de agosto que vencía el 28 de agosto tampoco ha sido cancelada, por tanto el saldo tendrá una antigüedad de 2 días.

Analicemos ahora la antigüedad de saldos del cliente: Marlene Sánchez

El saldo pendiente a la fecha es de C$ 33,400.0, de los cuales C$ 18,900.0 pertenecen a la venta del día 29 de agosto y cuyo vencimiento es el 7 de septiembre. Este saldo no es una cuenta vencida, ya que estamos haciendo cierre al 30 de agosto.

Luego tenemos un saldo de C$ 14,500.0 de la venta del día 5 de agosto y que vencía el día 13 de agosto. Este saldo se encuentra vencido y con una antigüedad de 17 días.

Pasemos ahora a la cliente: Socorro Martínez.

El saldo de la Sra. Martínez es de C$ 49,500.0, de los cuales C$ 15,000.0 aún no está vencido, ya que tiene fecha de pago el 7 de septiembre. Luego tiene un saldo de C$ 24,500.0 de la venta con fecha 5 de agosto y que vencía el día 13 de agosto. Este saldo tiene una antigüedad de 17 días.

Otro saldo que tiene vencido la Sra. Martínez es de C$ 10,000.0, correspondiente a la venta de día 1 de agosto con vencimiento el 9 de agosto. Por tanto el saldo tiene una antigüedad de 21 días.

Recordemos:Para el cálculo de la antigüedad de saldos es necesario utilizar el auxiliar para cada uno de los clientes, ya que éste contiene la información relacionada con el valor de las ventas realizadas, la fecha en que se efectuó la venta, así como la fecha de vencimiento. Esto nos ayudará a determinar el valor del saldo vencido.

Ahora determinaremos el valor de la provisión para cuentas incobrables a través del método de antigüedad de saldos, tema que nos ocupa en esta unidad.

Continuando con el ejemplo anterior:Para la determinación de la provisión para cuentas incobrables, se deben conocer los porcentajes que la empresa considera como incobrabilidad de acuerdo al nivel de antigüedad de los mismos.

La empresa “Redentor”, ha considerado los siguientes porcentajes:No vencidas: 5%De 1 a 10 días de vencimiento: 15%De 11 a 20 días de vencimiento: 25%De 21 a 30 días de vencimiento: 30%De 31 días a más: 40%

AUXILIAR DE CLIENTESAl 3O DE AGOSTO

Cliente Total No vencida 1-10 días 11-20 días 21-30 días + de 31 díasVíctor González C$ 28,800 C$ 24,200 C$ 4,600 -Braulio Montenegro

25,600 15,600 C$ 10,000 -

Marlene Sánchez 33,400 C$ 18,900 14,500 -Socorro Martínez 49,500 15,000 24,500 C$ 10,000 -

Totales C$ 137,300 C$ 33,900 C$ 39,800 C$ 43,600

C$ 20,000 -

Porcentajes 100% 25% 29% 32% 14% -

Conocida estas tasas, procedemos a elaborar el siguiente cuadro:

CALCULO DE LAS CUENTAS INCOBRABLES POR GRUPOS DE EDADES

GRUPO VALOR% QUE SE CONSIDERA

INCOBRABLEPROVISIÓN DE CUENTAS

INCOBRABLESNo vencida 33,900.0 5% 1,695.0De 1 a 10 días 39,800.0 15% 5,970.0De 11 a 20 días 43,600.0 25% 10,900.0De 21 a 30 días 20,000.0 30% 6,000.0De 31 a más - 40% -

24,565.0

¿Cómo hemos calculado el valor en cada uno de los rangos?

Para ello, hemos aglutinado los saldos de cada uno de los clientes de acuerdo con su grado de antigüedad.

En el caso del ejemplo anterior, tenemos:

En el primer rango de no vencidas:Saldo de C$ 15.000 Cliente Socorro MartínezSaldo de C$ 18.900 Cliente Marlene SánchezTotal.......C$ 33.900

En el rango de 1 a 10 días:Saldo de C$ 24.200 Cliente Víctor GonzálezSaldo de C$ 15.600 Cliente Braulio MontenegroTotal.......C$ 39.800

En el rango de 11 a 20 días:Saldo de C$ 4.600 Cliente Víctor GonzálezSaldo de C$ 14.500 Cliente Marlene SánchezSaldo de C$ 24.500 Cliente Socorro Martínez

En el rango de 21 a 30 días:Saldo de C$ 10.000 Cliente Socorro MartínezSaldo de C$ 10.000 Cliente Braulio MontenegroTotal.......C$ 20.000

Total.......C$ 43.600

Ahora bien, en el rango de 31 días a más no aparece ningún valor, ya que el saldo de los clientes no ha alcanzado ese nivel de antigüedad.

Cuando hemos determinado el valor de las cuentas incobrables mediante éste método, procedemos al registro contable:


C$ 24,565.00C$ 24,565.00




C$ 24,565.00 C$ 24,565.00

Concluyamos:Con el método de las antigüedades, podemos calcular la provisión para cuentas incobrables. Los pasos para la determinación de la provisión son:

(1) Elaboramos el auxiliar para cada cliente(2) Calculamos la antigüedad de los saldos para cada cliente(3) Establecemos categorías considerando el nivel de antigüedad de cada saldo de

clientes.(4) Aplicamos el porcentaje que el negocio ha considerado como incobrable al saldo en

cada una de las categorías para determinar la provisión para cuentas incobrables.(5) Registramos la provisión para cuentas incobrables en las cuentas respectivas.

3) Cálculo de la provisión por cuentas incobrables considerando el valor de las ventas al crédito

¿Qué nos indica este método?

Este método nos permite el cálculo de la provisión para cuentas incobrables a partir del monto total de las ventas al crédito que tiene la empresa en un período.

Este método a diferencia de los anteriores, utiliza como referencia para el cálculo de la provisión para cuentas incobrables, el valor de las ventas a crédito facturadas.

¿Cuál es el procedimiento para la aplicación de este método?

En primer lugar debemos conocer el nivel de ventas a crédito que han sido facturadas en el período.

Posteriormente, se determina un porcentaje de incobrable.

Usted se preguntará: ¿Y cómo determino este porcentaje?

Pues bien, para la determinación de este porcentaje se pueden tomar algunos criterios, tales como, el criterio del departamento de ventas, provisiones para períodos anteriores o ya sea el que determinan las leyes fiscales. Si optamos por utilizar provisiones para periodos anteriores podremos apoyarnos de la siguiente ecuación:

Porcentaje cobro dudoso = Cuentas incobrablesSaldo de clientes

Después se aplica este porcentaje al valor total de las ventas al crédito. El resultado será la provisión para cuentas incobrables, valor con el cual haremos el registro contable.

Veamos el siguiente ejemplo:Las ventas al crédito de una empresa son de C$ 245,000.0 y se ha considerado, de acuerdo al porcentaje de las provisiones de años anteriores un porcentaje de 1,5% de las ventas al crédito. El cálculo de las cuenta incobrables es: (C$ 245,000) (1.5%) = C$ 3,675.00

Recuerde que este porcentaje tomado como referencia para el cálculo de la provisión es a partir de una serie de criterios que han sido explicados anteriormente.

Veamos el registro de diario para este ejemplo:


C$ 3,675.00C$ 3,675.00




C$ 3,675.00 C$ 3,675.00

Veamos otro ejemplo:En el año 2003, el libro mayor de la empresa “El Caimán S.A.”, mostró un saldo de la cuenta de clientes por C$ 2,200,000.

La experiencia de años anteriores nos indica lo siguiente:

Año Saldo de clientes Cuentas incobrables

1999 C$ 1,000,000.00 C$ 30,000.002000 C$ 1,200,000.00 C$ 25,000.002001 C$ 1,750,000.00 C$ 32,000.002002 C$ 1,900,000.00 C$ 35,000.00Total

C$ 5,850,000.00 C$ 122,000.00

Porcentaje cobro dudoso = Cuentas incobrablesSaldo de clientes

Porcentaje cobro dudoso = 122,000 . 005,850,000 . 00

=0 .0208547≃2 . 08 %

La provisión de la perdida para cuentas incobrables se obtendrá al multiplicar el saldo de la cuenta por cobrar del año 2003 por el porcentajes resultante de años anteriores, en la forma siguiente:

Provisión = (C$ 2,200.00.00) (2.08%) = C$ 45,760.00

Si la provisión de la perdida por cuenta incobrables, tenia un saldo acreedor de C$ 7,500.00, dicho monto se deberá restar a la provisión resultante, así: C$ 45,760.00 – C$ 7,500.00 = C$ 38,260.00



C$ 38,260.00C$ 38,260.00




C$ 38,260.00 C$ 38,260.00

Si la provisión de perdidas para la cuenta incobrable hubiese tenido un saldo deudor de C$ 7,500.00, dicho monto se debe sumar a la provisión resultantes, así: C$ 45,760.00 + C$ 7,500.00 = C$ 53,260.00



C$ 53,260.00C$ 53,260.00




C$ 53,260.00 C$ 53,260.00

d. Ajustes por la provisión para cuentas incobrables

Cuando estamos utilizando el método de las provisiones para el registro de cuentas incobrables, puede existir cierta variación con la pérdida real en cuentas por cobrar, ya que dicha provisión es una proyección a fin de mantener los registros contables acordes con los principios generales de contabilidad es decir acumular los gastos en el período correspondiente a los ingresos devengados.

Analicemos:Cuando la empresa estima el valor de las cuentas incobrables, generalmente va a tener diferencias con el valor real de la pérdida por mermas en las cuentas incobrables ocurrida en el período.

Esto significa que pueden ocurrir dos situaciones:

1) Que la pérdida real sea mayor que la provisión para cuentas incobrables.2) Que la pérdida real sea menor que la provisión para cuentas incobrables.

Debido a estas variaciones, habrá que hacer algunos asientos de ajuste al cierre del período contable.

¿Qué tipo de ajustes se utilizan?

Estos ajustes serán de acuerdo al saldo de la cuenta de provisiones por incobrables. Tendremos dos tipos de ajustes:

1) Cuando la cuenta de provisiones tiene un saldo deudor. Esto significa que la pérdida real es mayor que la provisión registrada.

2) Cuando la Cuenta de Provisiones tiene un saldo acreedor. En este caso, la pérdida real es menor que la provisión registrada.

Veamos el siguiente ejemplo:El saldo de las Cuentas por cobrar al finalizar el año era de C$ 200,000.00 y se estimó un 1% como cuentas incobrables que dio como resultado un valor de C$ 2,000 (C$ 200,000.00 * 1%).

Veamos el registro:

Cuenta Debe HaberGastos por pérdidas en cuentas incobrables Provisiones para pérdidas en cuentas incobrables

C$ 2,000.00C$ 2,000.00




C$ 2.000.00 C$ 2,000.00

Ahora bien, ¿Qué quiere decir, que la cuenta de provisiones tenga un saldo deudor?

Significa que al registrar la pérdida real, debitándola en la cuenta de provisiones y saldando la cuenta nos queda un saldo deudor.

Continuando con el ejemplo anterior:Veamos ahora cómo se realizará el ajuste.

Consideremos que al final del período contable, la cuenta de Provisiones para cuentas incobrables tenía un saldo deudor de C$ 500.00. El asiento de ajuste en este caso sería:



1) 2,000A1) 500

2) 2,500 2,000 (1 500 (A1

2,500 2,500 2,500

Cuentas por cobrarS) 2,000 2,500 (2

Analicemos los registros anteriores:

Recordemos que habíamos dicho que la cuenta de provisiones tenía un saldo deudor de C$ 500 y esto quería decir que la pérdida real era mayor. Observe el asiento No. 2, si la cuenta de provisiones

tiene un saldo deudor de C$ 500, quiere decir que la pérdida real es de C$ 2,500, de manera que al restar los débitos de los créditos en la cuenta nos quedará un saldo deudor de C$ 500.

En este caso, el asiento de ajuste es un cargo a gastos, ya que debemos aumentar el valor del gasto por pérdidas en cuentas incobrables.

¿En cuánto deberá aumentar la cuenta de gastos?

El aumento debe ser de C$ 500, para alcanzar el valor de la pérdida real que asciende a C$ 2.500.

El crédito lo haremos a la cuenta de provisiones y de esta forma la cuenta quedará cerrada, que es el objetivo de los asientos de ajuste al cierre contable en dicha cuenta.

¿Qué pasará ahora, si la cuenta de Provisiones tiene un saldo acreedor de C$ 500.00?

El asiento de ajuste sería el siguiente:

Esto significa que la pérdida real es menor que la provisión registrada y por tanto la cuenta de provisiones conservará su saldo acreedor, ya que los débitos serán menores que los créditos registrados en la cuenta:

A partir del ejemplo anterior veremos que:Gastos por pérdidas en

cuentas incobrablesProvisiones por pérdidas en cuentas incobrables

1) 2,000 500 (A1 A1) 500 2) 1,500

2,000 (1

1,500 2,000 2,000

Cuentas por cobrarS) 200,000 1,500 (2

Para que la cuenta de provisiones tenga un saldo acreedor, la pérdida real ascendió a C$ 1,500. De esta forma, al restar los créditos de los débitos correspondientes, la cuenta conserva su saldo acreedor de C$ 500.

Observe el asiento de ajuste (A1)

Este asiento se realizó haciendo un cargo a la cuenta de provisiones y un crédito a la cuenta de gastos.

¿Porqué un crédito a la cuenta de gastos?

Veamos la lógica de este registro.

Esto significa un crédito a la cuenta de gastos, ya que como la pérdida real es menor, es decir de C$ 1,500.0 y cuando registramos la provisión lo hicimos con un valor de C$ 2,000.0, debemos ajustar este gasto a su valor real, a C$ 1.500, es por ello que disminuimos la cuenta de gastos en C$ 500 y esa disminución se representa por un crédito.

Ahora, el débito a este asiento de ajuste, se ha realizado a la cuenta de provisiones. En primer lugar, para ajustar la provisión registrada al valor de la pérdida real. En segundo lugar, para cerrar la cuenta de provisiones al final del ejercicio contable.

Recuerde:Es importante aclarar que al decir “que la cuenta de provisiones tiene un saldo deudor” significa que la cuenta de provisiones al calcular su saldo, se hace a través de una comparación con la pérdida real. Es decir que la pérdida real tendrá que debitarse a la cuenta de provisiones, de manera que, al restar el total de créditos con los débitos de la cuenta nos dará un saldo deudor, ya que los débitos son mayores a los créditos.

e. Presentación en el balance general de la provisión para cuentas incobrables

Para finalizar, el estudio del tema, expliquemos como es la presentación de la cuenta llamada “clientes” o “cuentas por cobrar”, cuando utilizamos el método de las provisiones.

BALANCE GENERAL

ACTIVOCirculanteCaja 10,000.00Bancos 50,000.00Cuentas por cobrar 200,000.00(-) incobrables ( 10,000.00) 190,000.00Inventarios 20,000.00 270,000.00

Observe que las cuentas por cobrar se mantienen siempre a su valor histórico y se colocan debajo de este valor, la provisión para cuentas incobrables. Esta operación se hace en la primera columna del balance general y el resultado de esta operación se registra en la segunda columna.

Concluyamos:A diferencia de método de cancelación directa, se utiliza una cuenta llamada “Provisiones para cuentas incobrables”, donde se van acumulando las provisiones cada vez que la empresa tiene saldo en la cuenta de clientes.

Otra diferencia es el momento del registro contable. Cuando una empresa utiliza este método lo hace cumpliendo con el principio de contabilidad generalmente aceptado llamado de “acumulación”, lo que permite que los gastos sean registrados en el período que corresponde.Así mismo, el cálculo de esta provisión se hace mediante 3 formas, ya sea como porcentaje del saldo de cuentas por cobrar, de las ventas a crédito o mediante la antigüedad de saldos. Ahora bien, independiente de la forma utilizada para el cálculo, el registro es el mismo. Es decir que para el registro de la provisión se hace un cargo a la cuenta de “gastos por pérdidas en cuentas incobrables” y un crédito a la cuenta de “provisiones para cuentas incobrables”.

Ejercicios

1. Todas las ventas de la Compañía Cole S.A. se hacen a crédito y no otorga descuentos por pronto pago. A continuación se presenta un resumen de los cobros a clientes y las cancelaciones incobrables(son clientes que no podrán pagar sus adeudos con la empresa) en un período de dos años:

Año VentasCobro de cuentas por

cobrarPérdidas por cuentas por cobrar

1 C$ 40,000.0

C$ 28,000.0 C$ 1,500.0

2 50,000.00 45,000.0 1,200.0

La Compañía Cole utiliza el método de cancelación directa para registrar las pérdidas por cuentas incobrables.

Determine:a. ¿Qué importe de pérdidas en cuentas incobrables se registrará cada año? ¿Cuál es el asiento

de diario?b. ¿Cuál será el monto total de cuentas por cobrar en el Balance General al fin de cada año?

2. La empresa “La mercantil”, tiene en la cuenta de mayor de clientes los siguientes saldos al 31 de julio de 2003:

CLIENTE SALDO VENCIMIENTOMaría López C$

25,530.030 de julio

Ruth Galeano

13,560.0 28 de junio

Juan Soza 56,505.0 25 de julioPedro Pérez 89,789.0 7 de agosto

A partir de los datos anteriores, registre en el libro diario las operaciones siguientes:- María López paga 30% de su deuda pendiente, más un 2% de intereses moratorios por el valor

total de su deuda a la fecha.- Se ha considerado que el saldo del cliente Juan Soza, se considera incobrable.- Pedro Pérez cancela deuda pendiente a la fecha, la empresa le descuenta 2% por pronto pago.- Juan Soza paga el 80% de la deuda pendiente que inicialmente se creía incobrable. La empresa

cobra al Sr. Soza un interés moratorio del 3% del saldo a la fecha más C$ 500 por gastos legales.

- Dos meses después se considera que el saldo pendiente del Sr. Soza es totalmente incobrable.

3. La empresa Confort, realizó durante el año 2001, ventas al crédito por un monto de C$ 1,200,00. Se presentaron devoluciones sobre las ventas equivalentes al 5% y rebajas sobre ventas con un importe de C$ 5,000. Después de una revisión exhaustiva, se estima que el 1% de las ventas netas a crédito registradas pueden resultar ser incobrables.

Determine el calculo de las provisiones para perdidas en cuentas incobrables, considerando que se tenia un saldo acreedor de C$ 8,000 en cuentas incobrables antes del ajuste de fin de año. Así mismo efectué los asientos de ajustes y del mayor general. También indique como deberá ser presentado en el balance general.

4. La Empresa "El Buen Gusto" presenta un saldo en las cuentas por cobrar de C$ 122,500 al 31 de Marzo del 2004, mismo que se encuentra distribuido entre cuatro clientes:

CLIENTE SALDO VENCIMIENTOManuel AguirreLeonel GarcíaCoralia LópezIsidro Paz

C$ 35,000.00C$ 22,000.00C$ 42,000.00C$

15 Marzo15 de Marzo30 de Marzo05 de Abril

23,500.00Las operaciones que se realizaron con la cuenta de clientes durante el mes de Abril fueron las siguientes:

VENTAS DEL MES DE ABRIL DE 2004Client

eSaldo Vence

03 Abril 10 Abril 15 Abril 23 Abril 29 AbrilSaldo Vence Saldo Vence Saldo Vence Saldo Vence Saldo Vence

Manuel 35,000 15/03 10,000 13/04 - - 15,000 25/04 - - 10,000 8/05Leonel 22,000 15/03 - - 30,00

020/04 5,000 25/04 - - - -

Coralia 42,000 30/03 - - - - 20,000 25/04 - - 15,000 8/05Isidro 23,500 05/04 7,500 13/04 5,000 20/04 - - 20,000 02/05 - -Totales 122,500 17,500 35,00

040,000 20,000 25,000

COBROS EN EL MES DE ABRIL 2004Client

e05 Abril 15 Abril 25 Abril

30 Abril

Total pagado

Manuel 20,000 15,000 10,000 45,000Leonel 20,000 15,000 15,000 50,000Coralia 35,000 25,000 60,000Isidro 15,000 10,000 5,000 5,000 35,000Totales 90,000 25,000 45,000 30,000 190,000

La empresa El Buen Gusto ha considerado los siguientes porcentajes de provisión por perdida en las cuentas incobrables:

No vencidas 5%1 a 10 días 10%11 a 20 días 15%21 a 30 días 20%Mas de 30 días

25%

Se pide considerando la antigüedad de saldos que:a. Presente los auxiliares para cada uno de los clientesb. Calcule la antigüedad de saldosc. Elabore el auxiliar de clientes al 30 de Abril 2004d. Calcule las cuentas incobrables por grupo de edadese. Presente los registros contables correspondientes (diario y Mayor general) y la forma en que se

presentaran en el balance general.

5. En el año 2002, el libro mayor de la distribuidora “El Facilito” mostró un saldo de la cuenta de clientes por C$ 7,800,000.00.

Tiene la siguiente información de periodos anteriores:

Año Saldo de clientes Cuentas incobrables

1998 C$ 2,000,000.00 C$ 50,000.001999 C$ 1,500,000.00 C$ 15,000.002000 C$ 950,000.00 C$ 12,000.002001 C$ 1,300,000.00 C$ 15,000.00Total

C$ 5,750,000.00 C$ 92,000.00

Se solicita:a. Encuentre el porcentaje de cobro dudosob. ¿Cuál será la provisión de la perdida para cuentas incobrables?c. ¿Cuál será la perdida en cuenta incobrable si la provisión de la perdida por cuenta incobrables,

tuviera un saldo acreedor de C$ 10,000.00? Registre en el diario y traslade al mayor

d. ¿Cuál será la perdida en cuenta incobrable si la provisión de la perdida por cuenta incobrables, tuviera un saldo deudor de C$ 10,000.00? Registre en el diario y traslade al mayor

Contabilidad II Unidad III

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