REGISTROS SISTEMA CONTABLE

“CONTABILIDAD”

¿QUE ES CONTABILIDAD?

¿QUE ES CONTABILIDAD?

Definir la contabilidad y explicar el propósito de un sistema

contable.

Algunas personas piensan equivocadamente que la contabilidad es un campo altamente técnico

que solamente pueden entender los contadores profesionales. En realidad, casi todo el mundo

practica la contabilidad diariamente en una u otra forma. La contabilidad es el arte de interpretar,

medir y describir la actividad económica. Ya sea que se esté preparando un presupuesto para el

hogar, conciliando la chequera, preparando la declaración de renta, o manejando una empresa

como General Motors, se está trabajando con conceptos contables y con información contable.

A menudo se ha dado a la contabilidad el

nombre de "lenguaje de los negocios". La

gente que participa en el mundo de los

negocios -propietarios, gerentes, banqueros,

corredores de bolsa, inversionistas- utiliza

los términos y los conceptos contables para

describir los recursos y las actividades de

todo negocio, sea grande o pequeño.

Vivimos en una era en que se explica todo.

Aunque la contabilidad ha logrado su

progreso más notable en el campo de los

negocios, la función contable es vital en

todas las unidades de nuestra sociedad. Una

persona debe explicar sus ingresos y

presentar una declaración de renta. A

menudo, una persona debe proporcionar

información contable personal para poder

comprar un automóvil o una casa, recibir

una beca, obtener una tarjeta de crédito o

conseguir un préstamo bancario. Las

grandes compañías por acciones son

responsables ante sus accionistas, ante las

agencias gubernamentales y ante el público.

El gobierno, los Estados, las ciudades y los

centros educativos, deben utilizar la

contabilidad como base para controlar sus

recursos y medir sus logros. La contabilidad

es igualmente esencial para la operación

exitosa de un negocio, una universidad, una

comunidad, un programa social o una

ciudad.

En toda elección los votantes deben tomar decisiones sobre asuntos que involucran conceptos

contables. Por tanto, todos los ciudadanos necesitan cierto conocimiento de contabilidad si

desean actuar en forma inteligente y aceptar los retos que les impone la sociedad.

Este libro le ayudará a desarrollar su conocimiento sobre contabilidad y su capacidad para

utilizar la información contable en la toma de decisiones económicas y políticas.

Propósito y naturaleza de la información contable.

El propósito fundamental de la contabilidad es proporcionar información financiera sobre una

entidad económica. En este libro la entidad económica en la que se centra es una empresa

comercial. Quienes toman decisiones administrativas necesitan información financiera de una

empresa para ayudarse en la planeación y el control de las actividades de la organización. La

información financiera también la requieren personas externas -propietarios, acreedores,

inversionistas potenciales, gobierno, y el público- quienes han proporcionado dinero a la empresa

o quienes tienen algún interés en el negocio que puede servirse de información sobre su posición

financiera y resultados de sus operaciones. El papel del sistema contable de la organización es

desarrollar y comunicar esta información.

Creación de información contable.

Un sistema contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una

entidad para seguir la huella de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para

quienes toman las decisiones. Para lograr estos objetivos, un sistema contable puede hacer uso de

computadores y pantallas de video, como también de registros manuales e informes impresos. De

hecho, el sistema contable de cualquier empresa de tamaño apreciable probablemente incluye

todos estos registros y recursos. Independientemente de que e! sistema contable sea simple o

muy complejo, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando la información relacionada con las

actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir.

1. Registro de la actividad

financiera. La primera función de un

sistema contable consiste en crear un

registro sistemático de la actividad

comercial diaria en términos económicos.

Por ejemplo, se compran y se venden bienes

y servicios, se da .crédito a los clientes, se

contraen deudas y se recibe y se paga dinero

en efectivo. Estas transacciones son

características de los eventos comerciales

que se pueden expresar en términos

monetarios y se deben registrar en los libros

de contabilidad. El solo deseo o intención de

comprar bienes o servicios en el futuro no

representa una transacción. El término

transacción se refiere a una acción terminada

más que a una posible acción futura.

Existen muchas maneras de registrar una

transacción, por ejemplo anotándola

manualmente, digitando los datos 'en un

teclado de computador, o pasando las

etiquetas de los precios a través de un

explorador óptico de lectura.

Ciertamente, no todos los eventos

comerciales se pueden medir y describir

objetivamente en términos monetarios. Por

tanto, en los registros contables no se anotan

hechos como la muerte de un ejecutivo clave

o la amenaza de huelga de un sindicato.

2. Clasificación de la información.

Un registro completo de todas las

actividades comerciales implica

comúnmente un gran volumen de datos,

demasiado grande y diverso para que sea útil

para los gerentes e inversionistas que toman

decisiones. Por tanto, la información se debe

clasificar en grupos o categorías. Por

ejemplo, un paso lógico en el desarrollo de

información útil sobre la situación financiera

de un negocio comprende la agrupación de

aquellas transacciones a través de las cuales

se recibe o se paga dinero.

3. Resumen de la información. Para

que la información contable pueda ser

utilizada por quienes toman decisiones, ésta

debe estar muy resumida. Por ejemplo, una

relación completa de las transacciones de

ventas para una empresa como Sears sería

demasiado larga para que cualquier persona

se dedicara a leerla. Los empleados

responsables de comprar mercancías

necesitan información de ventas resumida

por producto. Los gerentes de almacén

necesitarán la información de ventas

resumida por departamento, mientras que la

alta gerencia de Sears necesitará la

información de ventas resumida por

almacén. Las personas externas, por ejemplo

los accionistas de la empresa y el Ministerio

de Hacienda seguramente estarán más

interesados en un solo valor que represente

las ventas totales de la empresa.

Estos tres pasos que se han descrito -registro, clasificación y resumen- constituyen los medios

que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo

más que la creación de información. También involucra la comunicación de esta información a

quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma

de decisiones comerciales.

Es común querer comparar los estados financieros de la empresa A con los de la empresa B. A

partir de esta comparación se puede determinar cuál de las dos compañías es más rentable, cuál

es financieramente más fuerte y cuál ofrece una mejor posibilidad de éxito en el futuro. El lector

puede beneficiarse personalmente de este tipo de análisis empresarial si está considerando

invertir o trabajar para alguna empresa determinada.

Comunicación de información contable. ¿Quién utiliza los informes

de contabilidad?

Un sistema contable debe proporcionar información a los gerentes y también a varios usuarios

externos que tienen interés en las actividades financieras de la empresa. En el diagrama que

figura en la página siguiente aparecen los tipos más importantes de informes contables que

produce el sistema contable de una empresa comercial y los interesados que reciben esta

información.

La información contable está orientada al usuario.

Las personas que reciben los informes contables se denominan usuarios de la información

contable. El tipo de información que un usuario determinado necesita, depende de los tipos de

decisiones que debe tomar. Por ejemplo, los gerentes necesitan información detallada sobre los

costos diarios de operación con el fin de controlar las operaciones del negocio y colocar precios

de venta razonables. Los usuarios externos, por otra parte, generalmente necesitan información

resumida con relación a los recursos disponibles y la información sobre los resultados de la

operación durante el año anterior para utilizarla en la toma de decisiones, para el cálculo de los

impuestos sobre la renta, o para tomar decisiones regulatorias.

Información Contable Operaciones del Negocio

EL CLICO CONTABLE INFORMACIÓN CONTABLE