CONSTITUCIÓN DE UNA EMPRESA

QUE ES UNA EMPRESA?

Es una entidad económica de carácter pública o privada, que está integrada por recursos humanos, financieros, materiales y técnico-administrativos, se dedica a la producción de bienes y/o servicios para satisfacción de necesidades humanas, y puede buscar o no lucro.

También otro concepto se define como el conjunto de elementos tangibles e intangibles que desarrollan colectivamente una serie de actividades con la finalidad de alcanzar un mismo objetivo.

Una empresa es un conjunto de personas y recursos que generan ingresos vendiendo sus productos a un público determinado.

CARACTERÍSTICAS DE UNA EMPRESA

• Conseguir el máximo beneficio.

• Entregar bienes o servicios.

• Satisfacer los elementos humanos en su actividad.

• Generar puestos de trabajo.

• Obtener rentabilidad.

• Asegura la supervivencia y continuidad a la actividad empresarial.

• Cuentan con recursos humanos, de capital, técnicos y financieros

• Realizan actividades económicas referentes a la producción, distribución de bienes y servicios que satisfacen necesidades humanas.

• Combinan factores de producción a través de los procesos de trabajo, de las relaciones técnicas y sociales de la producción.

• Planean sus actividades de acuerdo a los objetivos que desean alcanzar.

• Son una organización social muy importante que forman parte del ambiente económico y social de un país.

• Son un instrumento muy importante del proceso de crecimiento y desarrollo económico y social.

• Para sobrevivir debe de competir con otras empresas, lo que exige: modernización, racionalización y programación.

• El modelo de desarrollo empresarial reposa sobre las nociones de riesgo, beneficio y mercado.

• Es el lugar donde se desarrollan y combinan el capital y el trabajo, mediante la administración, coordinación e integración que es una función de la organización.

• La competencia y la evolución industrial promueven el funcionamiento eficiente de la empresa.

• Se encuentran influenciadas por todo lo que suceda en el medio ambiente natural, social, económico y político, al mismo tiempo que su actividad repercute en la propia dinámica social.

COMO NACE UNA EMPRESA /IDEA DE EMPRESA

Desde el momento en que surge la idea de crear un negocio, tras el deseo de llevarlo a cabo debemos ponernos manos a la obra y hacer un estudio detallado teniendo en cuenta algunos aspectos relacionados que en gran parte, de ellos dependerá el éxito o fracaso de nuestra iniciativa.

Lo primero que debemos hacer, es mirar hacia el futuro y visualizar nuestro negocio en el largo plazo, y tener en cuenta que lo normal es que los beneficios vayan creciendo de forma paulatina a medida que avanza el tiempo.

Ya sabemos lo que queremos hacer nacer, pero seamos sensatos y comprobemos si nuestro proyecto resulta o no viable. Para ello vamos a desarrollar un buen “Plan de negocio o viabilidad” o más conocido “Business Plan”, en el que a través de un documento escrito se asentará nuestro proyecto, para darlo a conocer a los demás y que nos sirva de base para obtener financiación, y también para fijar las bases y repasar el qué, el cómo, el cuándo y el cuánto con carácter crítico y realista.

Por lo tanto, tenemos que diferenciarnos de la competencia y saber potenciar el valor añadido que vamos a ofrecer frente a los demás, para ello, nuestro plan de viabilidad lo estructuraremos en los siguientes apartados:

Descripción del Proyecto o negocio:

- Actividad principal (incluido target o público objetivo, forma jurídica, etc).

- Antecedentes: Marco situacional análisis de mercado.

- Carencias de la competencia y valor añadido de nuestro negocio.

- Presentación de los promotores del proyecto.

Recursos Humanos:

- Organigrama del equipo.

- Descripción de las funciones del personal, horarios, salario, régimen.

Plan Comercial y de Marketing:

- Producto o servicio.

- Canales de distribución.

- Análisis de costes (Fijos y Variables).

- Presupuestos: Plan de ingresos y gastos.

- Política de cobros y pagos.

Plan Económico-Financiero

- Inversión.

- Financiación (Recursos propios y ajenos).

- Análisis de viabilidad por áreas.

Calendario de actuación.

Una vez tengamos el documento bien redactado y con los análisis pertinentes realizados que nos indiquen que nuestro proyecto resulta viable, ya podemos ponernos manos a la obra y comenzar a funcionar y solicitar financiación.

Por otro lado, resulta básico conocer todas las herramientas que están a nuestra disposición y los lugares a los que debemos acudir. Hoy en día, disponemos de gran cantidad de información que ofrecen los organizamos públicos a los emprendedores, incluso en algunas Comunidades Autónomas se ofrecen tutorías presenciales, y formación on-line para preparar a los futuros empresarios. Así por ejemplo, el simulador que la Comunidad de Madrid pone a disposición de los ciudadanos, muestra las pautas necesarias para crear tu propio negocio y nos permite crearlo virtualmente.

QUE ES PERSONA NATURAL Y JURÍDICA /EJEMPLOS

Una empresa puede estar constituida legalmente como Persona Natural o Persona Jurídica.

Por lo que una decisión que debemos tomar al momento de constituir legalmente nuestra empresa es la de elegir si la constituiremos bajo la forma de Persona Natural o bajo la forma de Persona Jurídica.

Persona Natural:

Persona Natural es una persona humana que ejerce derechos y cumple obligaciones a título personal.

Al constituir una empresa como Persona Natural, la persona asume a título personal todas obligaciones de la empresa.

Lo que implica que la persona asume la responsabilidad y garantiza con todo el patrimonio que posea (los bienes que estén a su nombre), las deudas u obligaciones que pueda contraer la empresa.

Si, por ejemplo, la empresa quiebra y es obligada a pagar alguna deuda, la persona deberá hacerse responsable por ella a título personal y, en caso de no pagarla, sus bienes personales podrían ser embargados.

Ejemplo: Empresa de Drywall Señor Del Costado E.I.R.L

Ventajas Persona Natural:

La constitución de la empresa es sencilla y rápida, no presenta mayores trámites, la documentación requerida es mínima.

La constitución de la empresa no requiere de mucha inversión, no hay necesidad de hacer mayores pagos legales.

No se les exige llevar y presentar tantos documentos contables.

Si la empresa no obtiene los resultados esperados, el giro del negocio puede ser replanteado sin ningún inconveniente.

Las empresas constituidas bajo la forma de persona natural pueden ser liquidadas o vendidas fácilmente.

La propiedad, el control y la administración recae en una sola persona.

Se puede ampliar o reducir el patrimonio de la empresa sin ninguna restricción.

Pueden acogerse a regímenes más favorables para el pago de impuestos.

Persona Jurídica:

Persona Jurídica es una empresa que ejerce derechos y cumple obligaciones a nombre de ésta.

Al constituir una empresa como Persona Jurídica, es la empresa (y no el dueño) quien asume todas las obligaciones de ésta.

Lo que implica que las deudas u obligaciones que pueda contraer la empresa, están garantizadas y se limitan solo a los bienes que pueda tener la empresa a su nombre (tanto capital como patrimonio).

Si, por ejemplo, la empresa quiebra y es obligada a pagar alguna deuda, ésta se pagará solo con los bienes que pueda tener la empresa a su nombre, sin poder obligar al dueño o a los dueños a tener que hacerse responsable por ella con sus bienes personales.

Ejemplo: Grupo Señor Del Costado S.A.C

Ventajas Persona Jurídica:

Tiene responsabilidad limitada, es decir, el dueño o los dueños de la empresa asumen solo de forma limitada la responsabilidad por las deudas u obligaciones que pueda contraer la empresa, las cuales solo se garantizan con los bienes, capital o patrimonio que pueda tener la empresa.

Mayor disponibilidad de capital, ya que éste pude ser aportado por varios socios.

Mayores posibilidades de acceder a créditos financieros (los bancos o entidades financieras suelen mostrar mayor disposición a conceder préstamos a Personas Jurídicas antes que a Personas Naturales).

Posibilidad de acceder a concursos públicos sin mayores restricciones.

El propietario y los socios trabajadores de la empresa pueden acceder a beneficios sociales y seguros.

TIPOS DE EMPRESA Y DESCRIPCIÓN DE CADA UNA

1. Según el Sector de Actividad.

Empresas del Sector Primario: También denominado extractivo, ya que el elemento básico de la actividad se obtiene directamente de la naturaleza: agricultura, ganadería, caza, pesca, extracción de áridos, agua, minerales, petróleo, energía eólica, etc.

Empresas del Sector Secundario o Industrial: Se refiere a aquellas que realizan algún proceso de transformación de la materia prima. Abarca actividades tan diversas como la construcción, la óptica, la maderera, la textil, etc.

Empresas del Sector Terciario o de Servicios: Incluye a las empresas cuyo principal elemento es la capacidad humana para realizar trabajos físicos o intelectuales. Comprende también una gran variedad de empresas, como las de transporte, bancos, comercio, seguros, hotelería, asesorías, educación, restaurantes, etc.

2. Según el Tamaño

Grandes Empresas: Se caracterizan por manejar capitales y financiamientos grandes, por lo general tienen instalaciones propias, sus ventas son de varios millones de dólares, tienen miles de empleados de confianza y sindicalizados, cuentan con un sistema de administración y operación muy avanzado.

Medianas Empresas: En este tipo de empresas intervienen varios cientos de personas y en algunos casos hasta miles, generalmente

tienen sindicato, hay áreas bien definidas con responsabilidades y funciones, tienen sistemas y procedimientos automatizados.

Pequeñas Empresas: En términos generales, las pequeñas empresas son entidades independientes, creadas para ser rentables, que no predominan en la industria a la que pertenecen, cuya venta anual en valores no excede un determinado tope y el número de personas que las conforman no excede un determinado límite.

Microempresas: Por lo general, la empresa y la propiedad son de propiedad individual, los sistemas de fabricación son prácticamente artesanales, la maquinaria y el equipo son elementales y reducidos, los asuntos relacionados con la administración, producción, ventas y finanzas son elementales y reducidos y el director o propietario puede atenderlos personalmente.

3. Según la Propiedad del Capital.

Empresa Privada: La propiedad del capital está en manos privadas.

Empresa Pública: Es el tipo de empresa en la que el capital le pertenece al Estado, que puede ser Nacional, Provincial o Municipal.

Empresa Mixta: Es el tipo de empresa en la que la propiedad del capital es compartida entre el Estado y los particulares.

4. Según el Ámbito de Actividad.

Empresas Locales: Aquellas que operan en un pueblo, ciudad o municipio.

Empresas Provinciales: Aquellas que operan en el ámbito geográfico de una provincia o estado de un país.

Empresas Regionales: Son aquellas cuyas ventas involucran a varias provincias o regiones.

Empresas Nacionales: Cuando sus ventas se realizan en prácticamente todo el territorio de un país o nación.

Empresas Multinacionales: Cuando sus actividades se extienden a varios países y el destino de sus recursos puede ser cualquier país.

5. Según el Destino de los Beneficios.

Empresas con Ánimo de Lucro: Cuyos excedentes pasan a poder de los propietarios, accionistas, etc.

Empresas sin Ánimo de Lucro: En este caso los excedentes se vuelcan a la propia empresa para permitir su desarrollo.

Según la Forma Jurídica.

Unipersonal: El empresario o propietario, persona con capacidad legal para ejercer el comercio, responde de forma ilimitada con todo su patrimonio ante las personas que pudieran verse afectadas por el accionar de la empresa.

Sociedad Colectiva: En este tipo de empresas de propiedad de más de una persona, los socios responden también de forma ilimitada con su patrimonio, y existe participación en la dirección o gestión de la empresa.

Cooperativas: No poseen ánimo de lucro y son constituidas para satisfacer las necesidades o intereses socioeconómicos de los cooperativistas, quienes también son a la vez trabajadores, y en algunos casos también proveedores y clientes de la empresa.

Comanditarias: Poseen dos tipos de socios: a) los colectivos con la característica de la responsabilidad ilimitada, y los comanditarios cuya responsabilidad se limita a la aportación de capital efectuado.

Sociedad de Responsabilidad Limitada: Los socios propietarios de éstas empresas tienen la característica de asumir una responsabilidad de carácter limitada, respondiendo solo por capital o patrimonio que aportan a la empresa .

Sociedad Anónima: Tienen el carácter de la responsabilidad limitada al capital que aportan, pero poseen la alternativa de tener las puertas abiertas a cualquier persona que desee adquirir acciones de la empresa. Por este camino, estas empresas pueden realizar ampliaciones de capital, dentro de las normas que las regulan.

6. Otros Tipos de Empresas.

Empresas de propiedad individual:

Por lo general, este tipo de empresa se halla constituida por el profesional, el artesano o el comerciante que opera por su cuenta un despacho, un taller o una tienda; sin embargo, en la actualidad también se debe considerar a los millones de teletrabajadores o emprendedores en internet que han iniciado y mantienen un negocio en la Red o prestan servicios a través de ella.

La empresa individual tiene un inconveniente, el de no poder extenderse generalmente más allá de cierto límite, porque depende de una sola persona; si esta muere, envejece o enferma, la empresa puede desaparecer aún cuando su continuación pudiera haber sido tan beneficiosa para la comunidad o sus servidores.

Sociedad colectiva:

Dos o más personas cualesquiera pueden unirse y formar una sociedad colectiva. Cada una acuerda aportar parte del trabajo y del capital, quedarse con un porcentaje de los beneficios y compartir, desde luego, las pérdidas o las deudas.

La sociedad colectiva se caracteriza por tener socios que responden solidaria e ilimitadamente por las deudas de la sociedad Si una persona (un socio) posee un 1 por 100 de ésta y quiebra, entonces deberá pagar el 1 por 100 de las deudas y los demás socios el 99 por 100. Pero si los demás socios no pueden pagar, esta persona podría ser obligada a pagarlo todo, incluso aunque eso significara vender sus apreciadas propiedades para ello.

El peligro de la responsabilidad ilimitada y la dificultad de obtener fondos explican por qué las sociedades colectivas tienden a ser empresas pequeñas y personales, como las agrícolas y el comercio al por menor. Sencillamente, son demasiado arriesgadas en la mayoría de las situaciones.

Sociedad anónima:

Es una entidad jurídica independiente y, de hecho, es una —persona— jurídica que puede comprar, vender, pedir créditos, producir bienes y servicios y firmar contratos. Disfruta además, de responsabilidad limitada, lo que quiere decir que la inversión y la exposición financiera de cada propietario en ella se limita estrictamente a una cantidad específica.

Este tipo de empresa, se caracteriza por incorporar a muchos socios accionistas quienes aportan dinero para formar un capital social cuyo monto posibilita realizar operaciones que serían imposibles para el organizador en forma individual.

Las características de la sociedad anónima son:

A) El capital está representado por acciones.

B) Los accionistas o socios que la forman, frente a las obligaciones contraídas tienen una responsabilidad limitada.

C) Son estrictamente sociedades de capitales; el número de sus accionistas es ilimitado, y esto le permite reunir y utilizar los capitales de muchas personas.

D) Tiene existencia ilimitada, la muerte o la incapacidad de algunos de sus socios no implica la disolución de la sociedad.

E) La razón social debe ser adecuada al objeto para el cual se ha constituido; no se designa con el nombre de los socios.

PASOS PARA LA CONSTITUCIÓN DE UNA EMPRESA /TODOS LOS PASOS Y REQUISITOS /PERMISOS, SACHT /LIMPIEZA

Busca el nombre de tu empresa

Luego de haber ya maquinado el nombre de tu empresa, tienes que asegurarte que nadie más la tenga. Lo que debes hacer es consultar en cualquiera de las oficinas autorizadas de la SUNARP. Si el nombre que deseas poner ya está inscrito, tendrás que buscar otro y seguir intentando hasta que el nombre de tu empresa sea único. Esto puede resultar tedioso pero recuerda, a ti tampoco te gustaría que te copien el nombre de tu empresa. El trámite de consulta de nombre lo puedes realizar en cualquiera de las oficinas registrales de la SUNARP por un costo de s/. 4.00. Los resultados te los dan el mismo día.

Reserva el nombre de tu empresa

Por las mismas razones que mencionamos antes, es importantísimo que el nombre que ya conseguiste para tu empresa no lo tenga nadie más, tú lo has descubierto y el nombre es tuyo. Es necesario entonces que reserves el nombre de tu empresa para que nadie lo registre por 30 días, el tiempo en que constituirás tu empresa. El costo de la Reserva de Nombre es de s/ 18.00. Si te preguntas si el tiempo es suficiente para constituir tu empresa, no te preocupes, tienes tiempo de sobra para realizar el resto.

Busca un notario

El notario en realidad no te ayudará en mucho, es decir no estará contigo realizando todos estos trámites, el únicamente validará los documentos. Lo que debes hacer es:

-Elaborar una Minuta de Constitución de la Empresa.

-Transcribir la Minuta en una Escritura Pública.

-Si vas a poner activos no monetarios; firmar una declaración jurada de bienes. Si vas a poner dinero como capital social; abrir una cuenta bancaria a nombre de la empresa.

-Los socios firman la Escritura Pública.

-Se levanta la Escritura Pública en el Registro de Personas Jurídicas de la SUNARP, pagando la cantidad de 1.08% de UIT más 0.3% del capital social.

Registra tu empresa

El siguiente paso para constituir una empresa en Perú es registrar la empresa en la SUNAT para obtener el número de RUC de Persona Jurídica. Ahora podrás elegir entre los tres regímenes tributarios diferentes (RUS, RE y RG).

Registra a tus trabajadores en planilla en el Ministerio del Trabajo

Tienes que registrar a tus trabajadores en el MINTRA. Si tienes al menos 10 trabajadores puedes registrarte como Microempresa en la página web del MINTRA en el Registro Nacional de Micro y Pequeñas Empresas. Tus trabajadores estarán bajo el Régimen Especial Laboral (que incluye 15 días de vacaciones y 4.5% de sus sueldo para afiliación al SIS).

Consigue una Licencia Municipal de funcionamiento

Sobre todo si tu negocio es de atención al público, necesitarás obtener una licencia de funcionamiento. Puedes elegir entre licencias temporales, cuyos trámites son más sencillos y menos costosos, y las licencias definitivas, que son un poco más caras y complejas.

Trámites adicionales

Por último, para constituir una empresa, debes realizar todos los trámites adicionales relativos a tu sector comercial. Dependiendo del caso.

CUÁNTO CUESTA INSCRIBIR EN EL NOTARIO

Consiste en acudir a una notaría y llevarle la minuta a un notario público para que la revise y la eleve a Escritura Pública. El precio de esto es S/.150 aproximadamente. Los documentos que debes llevar junto con la minuta son:

- Constancia o comprobante de depósito del capital social aportado en una cuenta bancaria a nombre de la empresa.

- Inventario detallado y valorizado de los bienes no dinerarios.

- Certificado de búsqueda y reserva del nombre emitido por la Sunarp.

- Una vez elevada la minuta, esta debe ser firmada y sellada por el notario.

COMO SE INSCRIBE EN LA MYPE UNA EMPRESA –CLAVE SOL –CLASIFICACIÓN

Inscripción en Remype es fundamental para contratar trabajadores y es de forma gratuita a través de internet el registro de la micro y pequeña empresas (Mype) ante el sector Trabajo, como requisito previo para contratar nuevos trabajadores bajo el régimen especial. Así lo autorizó el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo (MTPE), mediante la RM Nº 323-2008-TR. La norma modifica el Texto Único del Procedimiento Administrativo del sector Trabajo, disponiendo que para dicho registro la Mype solo requerirá contar con su clave SOL de Sunat.

Según esta disposición, para inscribirse en el Registro Nacional de la Micro y Pequeña Empresa (Remype), los interesados deberán de ingresar en el portal del MTPE www.mintra.gob.pe, a fin de llenar el formulario de inscripción, que tendrá carácter de declaración jurada.

Clasificación de las MYPES:

De acuerdo con la Ley MYPE, se clasifica a las empresas de acuerdo con su tamaño -número de empleados y volumen de ventas anuales-, entonces encontramos que las Microempresas son aquella que tienen entre 1 y 10 trabajadores y/o un volumen de ventas que no supera los 150 UIT (S/. 540 000); por otro lado las pequeña empresas cuentan con entre 10 y 100 trabajadores y su volumen de ventas se encuentra no supera las 1700 UIT (S/. 6 120 000).

CREACIÓN DE TU PROPIA EMPRESA /PONER NOMBRE Y EL TIPO DE EMPRESA QUE MÁS CONVENGA PARA LA CONSTRUCCIÓN.

NOMBRE DE MI EMPRESA: GRUPO ARTIFEX FABRES S.A.C

HABLAR SOBRE EL CONTADOR PÚBLICO SU FUNCIÓN, RESPONSABILIDADES, LIBROS CONTABLES TE PIDEN EN UNA EMPRESA.

Práctica

Contador fue contratado para la Empresa Constructora: GRUPO ARTIFEX FABRES, para instalar un sistema que le permita controlar todas sus operaciones contables, financieras y administrativas y le suministre información referente a: ventas, inventarios, cuentas por cobrar, ingresos, costos, gastos, etc.

¿Qué hace?

¿Cómo lo hace?

¿De qué forma usted controla el efectivo?

Establezca control de ventas y facturación (formularios y esquemas).

Clasifique los activos fijos. Establezca controles.

Prepare Estado de Ganancias y Perdidas proforma.

Prepare Estado de Situación proforma.

Definiciones de Sistema de Contabilidad

Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras.

Un sistema de contabilidad no es más que normas, pautas, procedimientos etc. para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre.

Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructura-configuración cumpla con los objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe estar tan íntimamente ligada que integre de tal manera el esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma.

Procedimientos para instalar un Sistema de Contabilidad

1- Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.)

2- Preparar una lista de chequeo.

3- Elaborar informes.

4- Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento

5- Diseñar formularios para todas las operaciones.

6- Diseñar reportes

7- Preparar los libros. Balance inicial

Lista de chequeo: es un formulario que posee todos los datos de una empresa relativos a: su razón social, ubicación física, actividad comercial/industrial, cantidad de empleados, equipos, capital, datos generales, etc. Es suministrada por la persona que va a instalar el sistema de contabilidad.

Informes: expresan la situación de la empresa. Estos están integrados por:

1- El Balance General

2- Estado de G y P

También pueden existir informes adicionales a criterio de la gerencia como son:

1- Estado de Costo Estimado

2- Estadísticas de ventas, etc.

La gerencia los utiliza para evaluar su actuación y determinar su posición financiera cada mes. Presentan cifras mensuales y acumuladas durante un ejercicio.

Cualidades.

Presenta propuestas para el buen funcionamiento de la empresa.

Contiene los parámetros de una buena comunicación: claridad, coherencia, estratificación, etc.

Catálogo de Cuentas: contiene todas las cuentas que se estima seran necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberán agregarse al sistema.

Objetivos.

Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la implementación de un catálogo de cuenta similar.

Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras financieras.

Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una empresa o entidad.

Las cuentas en el catálogo deben estar numeradas. La numeración se basa en el sistema métrico decimal. Se comienza por asignar un número indice a cada grupo de cuentas tanto del Balance General como del estado de resultado, de la manera siguiente:

Balance General

1- Activo

2- Pasivo

3- Capital

Estado de Resultado

4- Ingreso

5- Costos

6- Gastos

7- Otro ingresos

8- Otros egresos

En las cuentas fundamentalmente se anotan las partidas débito y crédito para obtener un balance.

La codificación es considerada como una operación preliminar para la clasificación.

Manual de procedimiento: es la guía que explica como podemos utilizar el catalogo. Nos indica cuales son las cuentas deudoras o acreedores.

Formularios: son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar información en las diferentes áreas de una empresa. Contituyen un elemento que siempre y cuando esté autorizado (firmado) podrá servir como comprobante para garantizar una operación.

Los comprobantes son formularios que cumplen una destacada misión en el mecanismo funcional del régimen contable, como elementos de registración, información y control (facturas, recibos, etc.)

Toda operación debe ser respaldada por un comprobante o formulario que permita su apropiada contabilización y que sirva para conocer los diferentes datos.

Requisitos de todo formulario:

1) Numeración

2) Que contenga todo los datos necesarios para facilitar el control.

3) Redacción clara, sin errores.

4) Además del original, emitir las copias necesarias

5) Poseer firmas

Entre los principales formularios tenemos:

Facturas

Recibo

Conduce

Órdenes de compra

Otros, etc.

La factura es un documento con el que se documenta la venta de mercaderías u otros efectos. En él se hacen constar las mercaderías vendidas, en cantidades, precios e importes, las condiciones de pago y otros datos relativos a la operación. Las facturas suelen emitirse por triplicado. El original al cliente y las copias se utilizan para contabilizar la venta en los registros pertinentes.

El recibo es un documento en el cual una persona reconoce haber recibido una determinada suma de dinero en efectivo o mediante cheque a su orden, un pagaré, mercancías u otros bienes. Los recibos por lo general se extienden por duplicado. El original se le da a la persona que hace el pago y la conpia es conservada por el que lo recibe.

El conduce es elaborado por el almacén el original y por lo menos dos copias. El original es enviado al cliente junto con la mercancía. Copia a contabilidad/archivo. El propósito de este formulario es detallar la mercancía

que se ha despachado del almacen previo a la orden de despacho que recibió el departamento de ventas.

La orden de compras es un formulario comercial que identifica la mercancías y/o productos que desea comprar una compañía.

La nota de débito se utiliza para contabilizar una partida a favor de la empres y contra un acreedor o cliente. Puede emitirse en tres ejemplares. El original se envía a la persona que debemos cargar con su importe. El duplicado y triplicado, al igual que la factura se emplean para sus registros en el mayor auxiliar respectivo y en los libros de entrada original.

La nota de crédito es una notificación que se envía al cliente a favor de su cuenta. Estas se orientan a favor de los clientes en el Diario de Ventas y las Notas de Crédito a favor de la empresa en el Diario de Compras.

El cheque es una orden de pago dada sobre un banco en el cual el librador tiene fondos depositados en cuenta corriente a su orden o crédito en descubierto. En fin, es un medio por el que una persona/empresa ordena a un banco el pago de una suma de dinero, siempre que tenga saldo a su favor o autorización para girar aunque no disponga de saldo.

El desembolso de caja es un formulario que sellena cuando hay un egredo de dinero para realizar pagos por distintos conceptos.

La requisición de materiales y equipos de oficina es un formulario que la empresa envía a una compañía para hacer un pedido de material gastable. Puede ser interna y tramitarse por el departamento de suministro o externa para ser pedida fuera de la institución.

Entre los reportes podemos mencionar:

Nomina

Ventas

Compras

Cheques emitidos

Los reportes se harán de acuerdo a lo que la gerencia de la empresa le pida a la persona que instale el sistema de contabilidad.

La nómina es la lista de personas que trabajan en una empresa con indicación de su salario.

Estados financieros: son aquellos que presentan la situación de la empresa, entre estos tenemos El Balance General; El Estado de Resultado, etc.

Los estados financieros resultan de la relación entre los rubros del activo que representan recursos líquidos y las deudas de la empresa a cancelar dentro de los mismos plazos de liquidación del activo.

El Balance General presenta la situación de una empresa es decir sus recursos de operación así como sus deudas a coro/largo plazo.

El Estado de Resultado explica si la empresa obtuvo algún tipó de beneficio o fracaso durante un período determinado.

Los libros de contabilidad: son aquellos en los que se anotan de manera definitiva las informaciones que aportan los formularios. Libros don se asientan las operaciones de la empresa con el fin de cumplir las obligaciones que impone la ley a este respecto y lograr la información o los datos necesarios para conocer su situación y resultados mediante balances y estados demostrativos de ganancias y pérdidas.

Los Diarios: en los cuales se registran cronológicamente las informaciones, esto es, el registro diario de las operaciones. Son conocidos también como libros de entra original.

El mayor general: aquel que recoge las informaciones que previamente se anotan en el diario. Es conocido como libro de segundas entradas. Es el libro oficial, ya que sirve de fuente de información para conformar los estados financieros.

Existen otros libros como por ejemplo el de inventario que contiene una relación detallada de las existencias finales listas para las ventas valoradas al costo.

El departamento de contabilidad es el centro de la empresa donde se clasifican, se registran e intrepreta toda la información financiera, que mediante el mecanismo de control interno serán recibidas.

Control interno: que no es más que un plan de organización de todos los métodos coordinados con la finalidad de:

Proteger los activos

Verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera

Promover la eficiencia de las operaciones.

El control interno se clasifica en: Control interno administrativo y Control interno contable.

Control interno administrativo: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia.

Control interno contable: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad.

Entre las áreas que debemos establecer un control interno tenemos:

Monografias.com

Todo sistema de control interno debe contener las siguientes características:

Organización- de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y la responsabilidad relativas a las actividades de la empresa.

Autorización y registro operacional- de manera que sea de la atribución del departamento de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de mantener el control

Eficiencia- para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando menos tres (3) persona para evitar fraude.

Control Interno del Efectivo

El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de depósito en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalente contenido por:

Efectivo en caja

Cuentas bancarias

Todo aquello disponible para pagos sin restricción.

Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y pérdidas.

La recepción del efectivo, puede hacerse por tres vías:

Operaciones en el mostrador (ventas)

Ingresos ejecutados por cobradores

Remesas por correos

Las operaciones en el mostrador son realizadas por las empresas en la tienda. Entre las medidas de control podemos citar:

1) Uso de máquinas registradoras y facturas de manera que se facilite el cuadre diario de estos ingresos.

2) La conciliación debe ser realizada por un solo empleado que no pertenezca al área de caja.

3) Toda recepción debe ser respaldada por un recibo de ingreso.

4) El cajero no debe tener acceso a los libros de contabilidad.

Los ingresos realizados por cobradores se controlan manteniendo una vigilancia estricta a todos los cobradores de manera que:

1) Diariamente sea preparada una relación de todas las facturas o documentos al cobro.

2) Que al final del día, estos entreguen el dinero cobrado junto con la relación antes mencionada.

3) Que estos documentos estén bajo la responsabilidad de una sola persona o preferiblemente por el departamento de cobros y créditos.

Las remesas recibidas por correo se le encomiendad a una persona de confianza que los reciba y prepare una relación la cual se mandará posteriormente al departamento de contabilidad.

ESTRUCTURA FUNCIONAL DE UNA EMPRESA GRANDE EJ. RIPLEY, SAGA, ETC. ORGANIGRAMA

SUPERVISOR Y EJECUTOR /SUPERVISOR TIENE CARNET DE CONSULTORÍA ¿QUÉ SE HACE EN LA OCCE PARA PODER SER EJECUTOR O SUPERVISOR PUEDEN SER AMBOS AL MISMO TIEMPO?

SUPERVISOR:

El Supervisor de obra es una figura profesional, elegida por el propietario de la obra, para que lo represente en el seguimiento y control de la obra encargada a un constructor o empresa constructora.

Las tareas de supervisor de obra son múltiples, y para desempeñarlas, en función de la complejidad de la obra, puede requerirse que la supervisión de la obra sea realizada por todo un equipo multidisciplinar. En estos casos se denomina Supervisor de la obra al Jefe de equipo.

Una de las responsabilidades es dar a conocer al propietario de la obra sus avances y mantenerlo informado de algunos detalles de la obra.

Las principales tareas del Supervisor de obras son:

Verificar y validar el proyecto de la obra, aportando si fuera el caso, las modificaciones que considere oportunas, en acuerdo con el propietario de la obra y el(los) profesional(es) que efectuaron el Diseño.

Verificar el cronograma de ejecución de la obra presentado por la empresa constructora.

Controlar que la empresa constructora ejecute los trabajos en estricto cumplimiento de los diseños y especificaciones técnicas. En caso de existir discrepancias entre los diseños, especificaciones técnicas y reglamentación vigente, como primer paso deberá informar inmediatamente de la situación al propietario de la obra, para posteriormente coordinar con el(los) diseñador(es), entidades reguladoras de las normas,y otros respecto a las modificaciones en el diseño a realizar.

Aprobar progresivamente el inicio los trabajos a ser desarrollados, controlando en todo momento la calidad de las mismas, y una vez concluidos, certificar, la calidad y las cantidades ejecutadas autorizando el pago de las mismas.

Verificar el cumplimiento de la normativa vigente en el tema de seguridad para los trabajadores de las obras.

Verificar el cumplimiento de la normativa laboral vigente.

Verificar el cumplimiento de la normativa ambiental.

EJECUTOR: Es aquella persona que se encarga de la construcción de la obra, cumpliendo con todos los requerimientos elaborados en el expediente técnico.

RENOVACIÓN DE CONSULTORES Y EJECUTORES EN LA OCSE

Para la renovación en los registros de ejecutores y consultores en el RNP, ten en cuenta que puedes efectuar el pago por renovación en caso tu inscripción se encuentre:

VIGENTE (Dentro de los sesenta (60) últimos días calendario de la vigencia de su inscripción)

CADUCA (Inscripción vencida

Realiza el pago en efectivo de la tasa correspondiente ante cualquiera de las agencias de los bancos autorizados*, de acuerdo al siguiente detalle, seas ejecutor o consultor de obras

TIPO Derecho de Tramitación

Persona Natural S/. 390.50

Persona Jurídica S/.781.00

(UIT 2012= S/. 3,650.00)

*Bancos autorizados

Ingresa a la página web del RNP: www.rnp.gob.pe, "Trámites en Línea", digita tu Nº de RUC y Clave del RNP

En el caso de no tener acceso a tu cuenta de correo antes señalada, puedes solicitar una nueva clave de forma presencial, para lo cual deberás llenar el formulario de solicitud aprobado para tal fin, el cual podrás descargar de la página web del RNP, opción: “Orientación al usuario”, adjuntando la documentación anexa requerida y presentarlo en la oficina de Trámite Documentario del OSCE u Oficinas Zonales.

Una vez que hayas ingresado al formulario electrónico deberás registrar todos los datos solicitados. Al finalizar deberás grabar la información seleccionando la opción: “Datos Completos”, de este modo la información quedará registrada. Luego deberás imprimir el formulario electrónico y el rótulo de envío. Al día siguiente remitirás el formulario impreso junto con los demás documentos según TUPA1 del OSCE, debidamente foliados y rotulado vía Trámite Documentario u Oficinas Zonales.

Aproximadamente, a partir del décimo día hábil luego del inicio del trámite, deberás ingresar a tu Bandeja de Mensajes, a fin de verificar el estado de tu trámite.

Estado del trámite

Puedes obtener los siguientes resultados:

Aprobado

El proveedor podrá imprimir su “Constancia de Inscripción para ser Participante, Postor y Contratista” con una vigencia de (01) año contado a partir del día siguiente de la aprobación del trámite, donde figuran inclusive todos los registros vigentes en que el proveedor se encuentre inscrito a la fecha, ingresando a la página del RNP: www.rnp.gob.pe opción: “Imprimir Constancia”, digitando su Nº de RUC.

LICITACIONES PÚBLICAS /COMO SE HACE EN LA OCCE PARA COMPRAR BASES Y PODER POSTULAR

La licitación pública es un proceso de selección convocado por las entidades de la administración pública para la contratación de bienes, servicios y obras.

PROCESOS DE SELECCIÓN

EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓNEXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

CONVOCATORIA REGISTRO DE PARTICIPANTES

FORMULACIÓN Y ABSOLUCIÓN DE CONSULTAS y /u

OBSERVACIONES

INTEGRACION DE LAS BASES

CALIFICACION Y EVALUACION DE

PROPUESTA

OTORGAMIENTO DE LA BUENA

PRO

PRESENTACION DE ROPUESTAS

(mínimo 5 días desde integración de bases)

PRESENTACION DE ROPUESTAS

(mínimo 5 días desde integración de bases)

LUEGO DE QUE LA BUENA PRO HA SIDO ACEPTADA POR TODOS LOS PARTICIPANTES, SE PROCEDE A LA SUSCRIPCION DEL CONTRATO.

TIPOS DE LICITACIONES EJ. LICITACIÓN PÚBLICA, PRIVADA, A SUMA ALZADA Y QUE SON CADA UNA, CUADRO DE MONTOS CÓMO FUNCIONAN Y QUE TAN IMPORTANTE SON

Licitación Pública:

Es un procedimiento formal y competitivo de adquisiciones, abierto al público interesado (la invitación se hace cuando menos a tres personas); mediante el cual se solicitan, reciben y evalúan ofertas para la adquisición de activos financieros, se adjudica el contrato correspondiente al licitador que ofrezca la propuesta más ventajosa. De este modo se logra la contratación de una compra o prestación de servicios.

Proceso de Licitación:

Información y Venta de Bases

Invitación abierta, impersonal dirigida al público en general, difundida a través de su publicación en un Diario, así como en la página “web” o página de Internet LICITACIÓN PÚBLICA en la que se dan a conocer claramente lugares, fechas, horarios y requisitos para obtener las BASES, su costo y forma de pago; lugares y plazos de entrega de ofertas de compra y características de los Activos Financieros.

Inscripción y Registro de Participantes

Para inscribirse y registrarse a la LICITACIÓN, los interesados según sea el caso deberán presentar original o copia certificada y fotocopia de la documentación requerida.

Revisión de Expedientes

El LICITANTE que se encuentre inscrito y registrado en la LICITACIÓN, tendrá derecho a revisar los expedientes que integran los Activos Financieros.

Junta de Aclaraciones

Foro para resolver cualquier duda que pudiera presentarse al respecto, conforme a las preguntas que los LICITANTES hayan presentado durante la revisión de los expedientes que contiene la información relativa a los Activos Financieros.

Recepción de Ofertas de Compra

Recepción de la oferta de compra que deberá presentarse por cada uno de los paquetes de los Activos Financieros.

Apertura de Ofertas de Compra y Fallo

Posterior al acto de Apertura de Ofertas de Compra, se emite el fallo y se declara el resultado de la licitación.

Licitación Privada:

Es un procedimiento formal y competitivo de adquisiciones, no tan abierto al público interesado (la invitación se hace a empresas conocidas); mediante el cual se solicitan, reciben y evalúan ofertas para la adquisición de activos financieros, se adjudica el contrato correspondiente al licitador que ofrezca la propuesta más ventajosa. De este modo se logra la contratación de una compra o prestación de servicios.

Sistema de Suma Alzada:

En obras públicas se aplica cuando las cantidades (metrados) y calidades (especificaciones técnicas) están definidas en los planos y especificaciones técnicas. Este sistema se aplica técnicamente a las obras de edificación.

a. El Postor oferta un monto fijo integral por la obra.

b. El Contratista está obligado a ejecutar la obra según el siguiente orden de prelación:

1º. “Mandan” los planos (sin prelación entre ellos a su vez).

2º. “Mandan” las especificaciones técnicas.

3º. “Mandan” las memorias descriptivas.

4º. “Mandan” los presupuestos.

Ejemplo:

Se tiene una obra de una Posta de Salud a suma alzada.

a. En los planos indica que los pisos sean de terrazo pulido.

b. En las especificaciones técnicas se indica que los pisos deben usar cerámicos.

c. En las memorias descriptivas se menciona que los pisos de la Posta son de losetas vinílicas.

d. Finalmente en los presupuestos la partida establece que los pisos son de loseta veneciana.

e. De acuerdo con la prelación de ejecución establecida en el Reglamento el Contratista ejecutara los pisos de terrazo pulido y cobrara como loseta veneciana.

Se valoriza hasta el total de los metrados del Presupuesto de obra.

Por ejemplo

Se tiene una obra de una Posta de Salud, duración 5 meses, a Suma Alzada. En el Presupuesto de Obra se tiene:

Partida. Piso de terrazo……200 m2…..S/. 20 / m2……..S/. 4,000.00

Se ejecuta la obra según los siguientes avances o valorizaciones:

Valorización No. 01: 20 m2

Valorización No. 02: 50 m2

Valorización No. 03: 80 m2

Valorización No. 04: 40 m2

Valorización N0. 05: …

El mes 5 pueden ocurrir tres situaciones:

Metrado de la valorización No. 05 = 10 m2. Con este metrado se completa los 200 m2 con- tratados: todo conforme.

Metrado de la valorización No. 05 = 05 m2. Con este metrado se llegaría a valorizar 195 m2, pero se valorizan también los otros 5 m2 para completar los 200 m2 contratados.

Metrado de la valorización No. 05 = 15 m2. Con este metrado se llegaría a valorizar 205m2, pero se valorizan solo 10 m2 hasta los 200 m2 contratados.

En las obras Contratadas a Suma Alzada se tiene:

No se reconocen los mayores metrados (adicional) por diferencia de metrados

(del Contratado contra lo realmente ejecutado).

No se descuentan los menores metrados (deductivo) por diferencia de metrados (del Contratado contra lo realmente ejecutado).