Consolidación de Clientes

2013

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ÍNDICE

Consolidación de Clientes 1. Objetivo ...................................................................................................................................... 2

2. Problemática ............................................................................................................................. 2

3. Actualidad .................................................................................................................................. 2

4. Propuesta de Solución ............................................................................................................. 2

4.1. Proceso .............................................................................................................................. 3

4.2. Procedimiento ................................................................................................................... 4

4.3. Políticas .............................................................................................................................. 4

5. Proceso en Sistema (SAP) ..................................................................................................... 5

5.1. Revisión de Formato ........................................................................................................ 5

5.2. Búsqueda de Padre Virtual/Hijo ..................................................................................... 5

5.3. Creación de Padre Virtual ............................................................................................... 7

5.4. Creación de Hijo(s) ......................................................................................................... 10

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CONSOLIDACIÓN DE CLIENTES

Al hablar de Consolidación de Clientes, nos referimos a realizar la agrupación de las diferentes razones sociales que tiene un mismo cliente (Socio de Negocio) al cual le brindamos un servicio o le ofrecemos algún producto. Esto nos ayudará para crear la perspectiva total de ventas hacia nuestros socios de negocios. Es muy importante realizar la agrupación ya que nos ayuda a contar con información más organizada para lograr tomar mejores decisiones dentro de la empresa.

1. Objetivo El objetivo de contar con grupos de clientes es que se logre tener la información

más organizada de cuáles son todas las razones sociales que tiene un cliente,

teniendo ésta agrupación por sucursal. Por otro lado nos ayudará a realizar la

depuración de clientes repetidos y tener centralizado el ingreso de Socios de

Negocios para evitar duplicidad y errores.

2. Problemática En este momento no se cuenta con información certera de cuántas y cuáles son las

razones sociales que tiene un mismo cliente al cual le facturamos. Por ésta razón no

podemos tener los datos exactos de saldos por cliente en las cuentas administrativas

y por consecuencia es difícil tomar decisiones al buscar tener un mayor flujo de

efectivo.

3. Actualidad Todas las razones sociales cuentan con un Socio de negocios, pero no se tiene la

forma de analizar los datos para poder identificar qué razones sociales son de un

mismo cliente y los saldos totales que tiene el Cliente.

Comercial manda al área Administrativa el Formato de solicitud de Alta de Cliente y

el área de Egresos-Administración lo da de alta. En ocasiones se tiene el mismo

cliente duplicado ya que no se realiza la búsqueda de existencia del cliente.

4. Propuesta de Solución Se propone realizar en el sistema grupos de todos los Socios de Negocio que pertenecen a un mismo Cliente. La responsabilidad de mantenimiento y creación de Socios se dejará en manos de una persona que por medio del control evitará la duplicidad de clientes y les asignará a todos los Socios el Padre correspondiente. Cada Grupo se conformará por un “Padre virtual”, que será el socio de negocio agrupador (no debe contar con RFC) y el o los socios de negocio que se agruparán

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por medio del código del Padre, a los cuales les llamaremos “Hijo(s)” (Cuenta con la Razón Social y el RFC del cliente).

4.1. Proceso

Consolidación de Clientes

Comercial Administración (Ingresos)

Fase

Solicitud de Alta Cliente

Llenar Formato de Alta

Formato Completo

Si

No

Crear Socio de Negocio (Hijo)

Aviso a Comercial de Cliente dado de

Alta

Alta de Cliente

Creación de Padre Virtual

Padre dado de Alta

Si

No

Realizar Asignación de Padre al Hijo

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4.2. Procedimiento

Proceso

El área Comercial es responsable de realizar el llenado del Formato de Alta de Cliente cuando se requiere tener una razón social nueva para facturación

El área de Ingresos-Administración se hará cargo de revisar si el formato está lleno completamente con los datos necesarios y así revisar en el sistema si ya se tiene dado de alta el Padre virtual que se designará a ese Socio de Negocio.

Cuando NO se cuenta con un Padre Virtual:

Crear el Socio de Negocio (Padre virtual) del nuevo cliente

Crear el Socio de Negocio (Hijo)

Asignar al Socio de Negocio (Hijo) el código del Padre virtual que creamos.

Cuando el Socio de Negocio pertenece a un Padre dado de alta:

Dar de alta un Socio de Negocio (Hijo)

Asignar al Socio de Negocio (Hijo) el código del Padre que existía anteriormente.

4.3. Políticas

El nombre del Padre virtual, en el sistema SAP, deberá ser siempre en

mayúsculas y con el distintivo de “P-“al inicio: “P-NOMBRE COMERCIAL

CLIENTE”.

El RFC del Socio de negocio (Padre virtual) siempre deberá ser

“XXXXXXXXXXXX”(12 X)

El área de Administración-Ingresos no deberá realizar la Alta del Cliente si el

archivo de Formato de Alta de Cliente no se encuentra llenado

correctamente.

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5. Proceso en Sistema (SAP) 5.1. Revisión de Formato

Una vez que tenemos la solicitud de Alta cliente, tenemos que revisar los siguientes

puntos para estar seguros de contar con toda la información necesaria:

Tipo de Cliente

Sucursal

Tipo de Socio de Negocios

Datos de Facturación

Datos Generales del SN

Datos del Contacto

5.2. Búsqueda de Padre Virtual/Hijo

Ya que nos aseguramos de que el formato ésta llenado correctamente, buscamos

en el sistema la existencia de este Socio de Negocio para no realizar duplicidad de

información.

1. Abrir la opción de “Datos maestros socio de negocios” en el menú de Socios

de Negocios y hacer clic en el ícono de búsqueda.

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2. Escribir en el campo de Razón Social el nombre “P-“ o las letras con las que

inicia el Socio de Negocios, dependiendo si buscamos el Padre Virtual o un

Hijo. Hacer clic en “Buscar”.

3. Se desplegará la lista de Socios negocios donde buscaremos si tenemos o

no el Padre o Hijo que se requiere dar de Alta.

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5.3. Creación de Padre Virtual

1. Abrir la opción de “Datos maestros socio de negocios” en el menú de Socios

de Negocios y hacer clic en el ícono de “Crear”

2. Hacer clic en la lupa marcada para desplegar el código consecutivo

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3. Escribir el nombre del Cliente en el campo de Razón Social de la siguiente

manera: “P-NOMBRE CLIENTE COMERCIAL” (Siempre con mayúsculas)

4. En el campo de RFC realizar el llenado con 12 letras X “XXXXXXXXXXXX”

(Siempre con mayúsculas)

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5. Llenar el campo de “Padre” en el apartado de Campos definido por el usuario

de la siguiente manera: “P-Código del socio que estamos creando”. Hacer

clic en “Crear”

Nota: Cuando estamos creando un Padre NO es necesario llenar las pestañas

donde agregamos dirección de embarque, facturación, etc.

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5.4. Creación de Hijo(s)

1. Abrir la opción de “Datos maestros socio de negocios” en el menú de Socios

de Negocios y hacer clic en el ícono de “Crear”

2. Hacer clic en la lupa marcada para desplegar el código consecutivo

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3. Escribir el nombre de Razón Social como la pidió el Cliente.

4. En el campo de RFC realizar el llenado con el RFC del Cliente

c

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5. Llenar el campo de “Padre” en el apartado de Campos definido por el usuario

escribiendo el “Código del socio que le asignamos como Padre a ese Socio

de Negocio”. Hacer clic en “Crear”

Nota: Cuando estamos creando un Hijo es necesario llenar las pestañas donde

agregamos dirección de embarque, facturación, etc.