CONJUNTO RESIDENCIAL RESERVA DE GRATAMIRA ACTA No.17

ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA MARZO 14 DE 2020

Siendo las 8.15 am con un quórum del 54%, se dio inicio a la Asamblea General Ordinaria del CONJUNTO RESIDENCIAL RESERVA DE GRATAMIRA P.H., mediante convocatoria realizada por la Representante Legal el día martes 25 de febrero del 2020, de acuerdo con lo establecido por la Ley 675/2001. Anexo No.1.

DESARROLLO

1. VERIFICACIÓN DEL QUÓRUM

El presidente del Consejo de Administración 2019-2020 Dr. Francisco Franco Botero da la bienvenida, y agradece a los copropietarios su asistencia. Siendo ya las 8:30 am se cuenta con un quórum del 76% de coeficiente de participación.

2. LECTURA Y APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA

La Sra. Silvia Alexandra Cardona Montoya como Representante Legal del Conjunto Residencial Reserva de Gratamira

P.H., procede a dar lectura al Orden del día Propuesto. 1. Verificación del quórum 2. Lectura y aprobación del orden del día 3. Elección presidente y secretario de la Asamblea. 4. Elección Comité de verificación del acta de la presente Asamblea

5. Lectura y aprobación del informe del Comité verificador del acta anterior 6. Informe del Consejo de Administración, Administración y Comité de Convivencia – Casa 7. Informe y dictamen de la Revisora Fiscal 8. Presentación y aprobación de los Estados Financieros a 31 de diciembre de 2019 9. Presentación del Informe de Ejecución Presupuestal año 2019 y aprobación del Proyecto de Presupuesto para el año 2020. 10. Proyecto Inversión año 2020

11. Elección Revisor Fiscal y suplente para el período 2020– 2021 12. Elección de miembros del Consejo de Administración

13. Elección Comité de Convivencia 2020-2021 14. Informe de Comisión de Mascotas 15. Elección Comité de Casa para el período 2020 – 2021 16. Proposiciones y Varios 17. Cierre de la Asamblea

La Administradora menciona que se recibieron en la oficina de administración dos solicitudes de propietarios. Las solicitudes se incluirán de la siguiente manera, en el punto 8 de aprobación de los estados financieros se incluirá la solicitud del señor óscar Franco propietario del apartamento 4-603, la solicitud es sobre el incremento de las cuotas de administración. Y la otra solicitud es del señor Luis Eduardo Chávez propietario del apartamento 4-1802, que será incluida dentro del punto 16, el tema es sobre las incompatibilidades e inhabilidades dentro de los órganos de

administración. Oscar Franco 4-603: Mi solicitud trata el tema sobre el incremento de la cuota de administración y además solicito incluirlo después del informe de administración y del consejo de administración y antes de la aprobación de los estados financieros.

Mélida Flórez 3-701: menciona no estar de acuerdo con la modificación del orden día, como lo solicita el señor

franco; ya que su tema es sobre los incrementos de la cuota de administración. Las cuotas de administración están ligadas al presupuesto, es por esto que no se puede votar o presentar antes que se presente el presupuesto. Antonio Urbina 3-1603: menciona no estar de acuerdo en el punto 15. Elección del comité de casa, este punto no debe considerarse en el orden del día, ya que es motivo de una asamblea especial en donde se apruebe su existencia. En esa asamblea se debe presentar sus estatutos y todo lo requerido para su funcionamiento. Solicita la eliminación de este punto del orden del día.

La señora Alexandra Cardona, les solicita a los asambleístas que se someta a votación la inclusión en el punto 8. De la solicitud del señor Franco. La votación seria número (1) SI, se acepta la modificación del Orden, o número (2) NO se acepta la modificación del Orden del día.

La votación se inicia: la pregunta es, incluir en el punto 8 la solicitud del señor Oscar Franco,

VOTACIÓN

TOTAL, DE COEFICIENTE

TOTAL, DE VOTACIÓN SI PORCENTAJE NO PORCENTAJE

57.4% 139 75 30.54% 62 25.9%

Se aprueba la solicitud del señor Oscar Franco con voto positivo de 75 votos representados en un porcentaje de 30.54% por el SI y 62 votos negativos representados en el 25.9%. Segundo punto sobre la elección del comité de casa, el señor Oscar Omar Vargas, le informa a la Asamblea que hace cinco o cuatro asambleas anteriores se habían unido los comités de convivencia con el de casa. Pero ha hoy se está solicitando que estos dos comités no estén unidos; por esto se incluye en el orden del día la elección de los integrantes

de estos dos comités por separado. Antonio Urbina 3-1603: Propone se realice una Asamblea aparte para presentar toda la reglamentación requerida y necesaria para la creación del comité de casa.

Omar Acosta 5- 1803: Dice entender la posición del señor Urbina, respecto a que dentro de los estatutos no existe una reglamentación sobre el Comité de Casa; pero a la vez, este comité es muy importante para la copropiedad, se

propone al Consejo de Administración nombrar el comité de casa. Mélida Flórez 3-701: Realiza la pregunta ¿qué quorum tenemos hasta el momento?; se le informa que hasta ese momento se tiene el 74% del quorum. Oscar Omar Vargas 2 - 302: solicita se estudie la propuesta del señor Antonio Urbina, informa que a la hora se reporta un 74% del quorum, por lo tanto, se puede tomar la decisión; la propuesta es dividir el punto 15 en dos partes

1. Aprobación de la creación del Comité de Casa dentro del reglamento, para que ya quede creado.

2. Elección y votación de los miembros del comité de casa.

Francisco Franco Botero 1- 403: desde el punto jurídico realiza las siguientes aclaraciones, se puede evidenciar un posible vacío jurídico frente a la creación y nombramiento de este comité, en este momento contamos con un quorum

especial donde la Asamblea en pleno puede aprobar la reforma del reglamento por tener el quorum requerido;

entonces se subsana la ilegalidad. Se propone se incluya la modificación del reglamento y la creación del comité de casa y la elección de sus integrantes. La votación se inicia la pregunta es: Aprueba incluir dentro del punto 15; la reformar del reglamento para la creación y legalización del comité de casa y el nombramiento de sus representantes o miembros.

VOTACIÓN

TOTAL, DE COEFICIENTE

TOTAL, DE VOTACIÓN SI PORCENTAJE NO PORCENTAJE

67.96% 164 123 51.14% 41 16.82%

Se aprueba la reforma del Reglamento para la creación del Comité de casa con voto positivo de 123 votos representados en un porcentaje de 51.14% por el SI y 41 votos negativos representados en el 16.82%.

3. ELECCIÓN PRESIDENTE Y SECRETARIO DE LA ASAMBLEA:

Los Asambleístas proponen al Doctor Oscar Omar Vargas, para que actúe como presidente de la Asamblea General de Copropietarios. Por unanimidad los asambleístas aprueban la proposición presentada. Como secretaria se propuso a la Administradora Sra. Silvia Alexandra Cardona Montoya, quien estando presente acepto. También quedaron nombrados; como presidente de la Asamblea el doctor Oscar Omar Vargas y como secretaria la doctora Silvia Alexandra Cardona Montoya.

El doctor Oscar Omar Vargas, propone los siguiente para poder avanzar muy rápido en la asamblea y para que esta no se alargue demasiado, debido a la alerta del coronavirus que tenemos en estos momentos.

✓ Que no repitamos temas

✓ Que cada persona tenga solo tres minutos para su intervención

✓ En los puntos de informes y presupuestos y todo lo demás como ya los conocen por favor seamos muy precisos

o puntuales en nuestras preguntas o comentarios.

4. ELECCIÓN DEL COMITÉ DE VERIFICACIÓN DEL ACTA DE LA PRESENTE ASAMBLEA:

El presidente de la Asamblea, solicita la colaboración de 3 propietarios para conformar la comisión verificadora del acta de la presente Asamblea, se postulan 3 propietarios y quedaría conformada de la siguiente manera:

COMITÉ DE VERIFICACIÓN DEL ACTA

CARLOS HERNANDO BULLA 5 – 701

BRENDA MORENO 2 – 1102

ANTONIO URBINA 3 - 1603

El presidente, somete a consideración de la Asamblea General los integrantes postulados al comité de verificación del acta. Los Asambleístas aprueban por unanimidad a los postulados.

5. LECTURA Y APROBACIÓN DEL INFORME DEL COMITÉ VERIFICADOR DEL ACTA ANTERIOR:

La Sra. Silvia Alexandra Cardona procede a dar lectura al informe del Comité verificador de la redacción del Acta de la pasada Asamblea General marzo 18 de 2019, integrado por: Irene Ávila de Acosta 5-1803, Juan Manuel Ramírez 1-202, Oscar Franco 4-603, quienes aprobaron la redacción y contenido del Acta de la pasada Asamblea por unanimidad, el cual se anexa a la presente acta. Anexo No.2. El presidente de la Asamblea aclara que el acta se encuentra publicada en la página web, somete a consideración de

los asambleístas la ratificación de la verificación del acta y aprobación de la misma. La votación se inicia: la pregunta es, Se aprueba el informe del Comité de verificación del acta anterior y a la vez aprobación del acta anterior.

VOTACIÓN

TOTAL DE COEFICIENTE

TOTAL DE VOTACIÓN SI PORCENTAJE NO PORCENTAJE

78.16% 187 184 76.54% 2 1.08%

Se aprueba el informe del Comité de verificación del acta anterior con voto positivo de 184 votos representados en un porcentaje de 76.54% por el SI y 2 votos negativos representados en el 1.08%.

6. INFORME DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, ADMINISTRACIÓN Y COMITÉ DE CONVIVENCIA - CASA

La Sra. Alexandra Cardona como Representante Legal, somete a consideración de la Asamblea General el informe de gestión presentado, el cual se encuentra en nuestra página web www.reservadegratamira.com, y el cual hará parte integral de la presente acta Anexo No.3. El Consejo de Administración y la Administración del Conjunto Residencial Reserva de Gratamira Propiedad Horizontal,

en cumplimiento a lo establecido por la Ley 675 de 2001, se permite presentar la gestión realizada durante el año 2019. La administración agradece al Consejo de Administración todo el apoyo brindado para lograr adelantar proyectos importantes para la copropiedad; que se ejecutaron bajo estrictos parámetros y protocolos, persiguiendo siempre la mejor calidad en la prestación del servicio y la mejora continua Se le informa a la Asamblea General, los objetivos logrados con el Consejo de Administración y en coordinación con los comités así:

• Financiero: Análisis de cartera liquidez y control, ejecución del presupuesto • Técnico y de obras: proyecto de inversión aprobado, calidad de materiales, obras y optimización de servicios

públicos • Administrativo y Jurídico: Seguimiento del 100% de los contratos a través de cláusulas y garantías que

protejan la copropiedad, soportadas cada una con sus documentos legales, apoyo en trámites y acciones jurídicas.

• Comité de club house: Se registran todas las actividades, cursos vacacionales y optimización de servicios públicos y seguimiento al servicio y necesidades de los usuarios.

• Convivencia: Disminución de conflictos de convivencia, adecuación de áreas sociales, control y vigilancia

sobre el estado de áreas comunes. Evolución de la Cartera año 2019: El comportamiento de la cartera para el año 2019, fue un comportamiento

normal tal como se puede observar en los saldos de cada trimestre.

La Administración les solicita a los pocos copropietarios que se encuentran en mora, para acatar y dar cumplimiento a las normas establecidas y acercarse a la administración para legalizar un acuerdo de pago mediante la

protocolización de un pagaré, en caso contrario procederemos con base en el Reglamento de Propiedad Horizontal, “Capítulo VII CONTRIBUCIONES DE LOS COPROPIETARIOS, Artículo 43. MÉRITO EJECUTIVO Parágrafo: En los eventos de mora de tres o más cuotas correspondientes a los vencimientos mensuales, el Administrador deberá adelantar ejecución judicial para el cobro de la totalidad de la obligación.” Ejecución presupuestal año 2019: Se ejecutó el presupuesto anual de ingresos y gastos, siguiendo los procedimientos establecidos por la copropiedad en cuanto a calidad, eficiencia y oportunidad en los servicios prestados.

Las desviaciones en algunos rubros del presupuesto están debidamente justificadas y aprobadas por el Consejo.

INGRESOS GASTOS

CUOTA ORDINARIA

$ 1.635.909.750

EJECUCIÓN CUOTA ORDINARIA $ 1.480.059.364

OTROS INGRESOS $ 42.479.050 INVERSIÓN CUOTA EXTRAORDINARIA $ 591.240.082

CUOTA EXTRAORDINARIA

$ 310.935.000

TOTAL INGRESOS $ 1.989.323.800 TOTAL GASTOS $ 2.071.299.446

Oscar Franco 4-603: Solicita se dé una respuesta o aclaración sobre la ejecución de los dineros de las cuotas

extraordinarias para el lavado e impermeabilización de las fachas, tiene entendido que existe un incremento importante en los valores de ejecución de la obra y no se dio la información oportuna a los propietarios; en la Asamblea

se aprobaron alrededor de más de trescientos millones de pesos y la ejecución supero los quinientos millones. La Sra. Alexandra Cardona como Administradora, explica: En la Asamblea anterior se aprobó el proyecto de lavado e impermeabilización de las fachadas con una cuota extraordinaria de trescientos diez millones de pesos y una solicitud de utilización de las reservas por un valor de ciento ocho millones de pesos.

En el mes de julio de 2019 se da inicio a la obra; en el momento de la ejecución del trabajo de la torre 2, el contratista encuentra diferencias en el rendimiento del material el cual no estaba de acuerdo con las especificaciones de rendimiento al material adquirido para intervenir el metraje contratado; Por esta razón el comité técnico en conjunto con la administración, la interventoría y el contratista se hace nuevamente una revisión de la cantidad de obra contratada, (estas medidas se rectificaron 3 veces) donde se obtuvo como resultado que la obra tenía un mayor

metraje de obra, ya que no se tuvo en cuenta los vacíos en las torres y el perímetro de los cuartos de máquinas en la cubierta, además no se había incluido la limpieza e impermeabilización del Club House y todo el encerramiento perimetral del conjunto. Estas obras adicionales generaron el aumento del contrato: ($59.490.506) en obras adicionales $12.530.480 en lavado en impermeabilización del Club House y perimetral, $45.378.192 de Mayor

cantidad de obra. En total el contrato de lavado e impermeabilización de las fachadas de las cinco torres tuvo un valor de quinientos sesenta y dos ($562.000.0000) millones de pesos y a este valor se le suman el valor de ($27.000.000) del contrato de interventoría.

Henry Jiménez 3 – 1101: Expone, el metraje de las fachadas sirvió de base para la cotización e iniciar el proceso

de la contratación y esto solo incluía los frentes de los edificios, nunca las caras internas de estos; y a medida que se avanzaba en el trabajo el contratista se encontró con todas estas caras adicionales de las torres y esto no estaba contemplado dentro de los metrajes iniciales. Adicional a esto si ustedes revisan las torres, se encuentran muchas pantallas que se encontraron con un problema que no están adheridos a los cimientos de la edificación y por esto se presentan abombamientos en estas pantallas y soltura de algunas piezas de ladrillos estos problemas se encuentran en las torres 2 y 5 principalmente, incluso se

encuentran desplazamiento de las plataformas del primer piso y esto genera las humedades en los parqueaderos; se radico una reclamación ante la aseguradora justificada por los movimientos telúricos que se presentan en la localidad de suba donde se edificó nuestra copropiedad, además se anexa un concepto técnico sobre estos daños, un informe de sismología de la zona. Oscar Franco 4-603: La pregunta de fondo es, cuáles son las atribuciones de la administración y el Consejo de Administración para ejecutar obras que superan casi dos veces lo presupuestado y además se siguió adelante con las

actividades, sin darle ningún tipo de información a los propietarios del conjunto. Francisco Franco Botero 1- 403: Se invita a que cuando se presenten las cifras de la ejecución presupuestal, allí van a encontrar los montos reales que se ejecutaron. Ahora bien, en primer lugar, no es como lo afirma el señor Franco. En el transcurso de la obra existía un peligro inminente de caída de piezas de ladrillos o muros y causar daño a los propietarios, residentes o inclusive a los niños. Ahora la administración y el consejo tiene la potestad desde el punto de vista legal porque cuando sucede algo se inician las reclamaciones por no haber realizado la obra por

negligencias u omisión; entonces la invitación es a revisar las cifras en el presupuesto ejecutado del 2019, ya que la misma ley 675 del 2001 autoriza ante un riesgo inminente a realizar algunos tipos de obras o procedimientos en aras de que no se generen reclamaciones a futuro contra la copropiedad. Sergio Botero 5-502: Partiendo de la buena fe por el trabajo desarrollado por todos, que sin duda están propendiendo por el bien común, entiende que las cifras se presentaran y habrá un informe de Revisoría Fiscal que

confirmara lo demás, eso de alguna manera está bien; si me parece importante que cuando existen este tipo de desviaciones del presupuesto que tenga algún tipo de relevancia, se debe citar a los propietarios a una asamblea extraordinaria en este caso en particular o algún tipo de comunicación donde se dé la información necesaria para la

comunidad; considera que el tema presupuestal es un factor muy importante y se debió informar de alguna forma este tipo de ejecución. Guillermo Castañeda 3-1402: Considera que cualquier obra adicional debe contener costos detallados, costos

unitarios y presupuestos; ¿pregunta si estos costos de obras contaron con todos estos presupuestos detallados y fueron sometidos a consideración y estudio? Oscar Omar Vargas – presidente de la asamblea: Responde que Si, todos esos presupuestos y costos fueron estudiados y serán presentados en su momento en el punto de ejecución presupuestal. Se inicia la votación; la pregunta es, ¿se aprueban los informes presentados por la administración, el Consejo de

Administración y Comité de Convivencia –Casa?

VOTACIÓN

TOTAL, DE

COEFICIENTE

TOTAL, DE

VOTACIÓN

SI PORCENTAJE NO PORCENTAJE NULOS

84.14% 202 179 74.73% 19 7.64% 2

Se aprueban los informes presentados por la Administración, el Consejo de Administración y el Comité de Convivencia - Casa con voto positivo de 179 votos representados en un porcentaje de 74.73% por el SI y 19 votos negativos representados en el 7.64%.

7. INFORME Y DICTAMEN DEL SEÑOR REVISOR FISCAL:

La Administradora otorga la palabra a la Revisora Fiscal Sra. Sandra Milena González, quien presenta su informe e indica que el mismo está contenido en los informes publicados en la página web, manifiesta que su informe se basa en cuatro auditorias una de Gestión, Cumplimiento, Financiera y de Control Interno:

He auditado los estados financieros del Conjunto Residencial Reserva de Gratamira P.H. que comprenden el Estado de Situación Financiera al 31 de diciembre de 2019, Estado de Resultados del Periodo, Estado de Cambios en el Patrimonio, Estado de Flujo de Efectivo correspondientes al ejercicio terminado en dicha fecha, así como las notas

explicativas de los estados financieros que incluyen un resumen de las políticas contables más significativas. En mi opinión, los estados financieros completos adjuntos de la Copropiedad, han sido preparados en todos los aspectos materiales, de conformidad con el anexo N° 2 del Decreto 2420 de 2015 y sus modificatorios, que incorporan las

Normas de Información Financiera correspondiente al Grupo No. 2. Los Estados Financieros del año 2018, fueron dictaminados por otro profesional quien ejerció el cargo de Revisor Fiscal, y sobre los mismos emitió su opinión. Responsabilidades del auditor en relación con la auditoría de los estados financieros

Mi objetivo es obtener una seguridad razonable, de que los estados financieros en su conjunto están libres de incorrección material, emitir un informe de auditoría que contiene mi opinión, bajo la aplicación de la NIA 320, la cual establece la responsabilidad que tiene el auditor de aplicar el concepto de materialidad o importancia relativa en la planeación de una auditoría de estados financieros. Estos estados financieros en su juego completo para el cierre del año 2019 comparativos con el año 2018, cumplen con los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, a la técnica contable y el conjunto adopto para su presentación, los lineamientos contemplados en el DR

3022 de 2013, y otras normas que los modifican, adicionan, complementan o constituyen. También: ✓ Evalué la adecuación de las políticas contables aprobadas las cuales según sus modificaciones deberá ser

documentada en el respectivo manual para su aplicación, la razonabilidad de las estimaciones contables y la

correspondiente información revelada por los órganos de dirección.

✓ Concluí sobre lo adecuado de la utilización por la dirección, del principio contable de la Copropiedad en

funcionamiento y, basándome en la evidencia de auditoría obtenida, concluí que no hay incertidumbre material

relacionada con hechos o condiciones que pueden generar dudas significativas sobre la capacidad de la

Copropiedad para continuar en funcionamiento.

✓ Mis conclusiones se basan en la evidencia de auditoría obtenida hasta la fecha de mi informe de auditoría.

Comuniqué a los responsables del gobierno corporativo en relación con mis evidencias, observaciones,

recomendaciones y alertas para la toma de decisiones, en reuniones de consejo de administración a las cuales

asistí y en los informes presentados en mi calidad de Revisor Fiscal.

✓ Entre otras cuestiones, el alcance y el momento de realización de la auditoría planificada y los hallazgos de la

auditoría, así como cualquier recomendación como oportunidad de mejora del control interno que identifique en

el transcurso de la auditoría, fue informado de manera oportuna.

✓ Realice el análisis financiero en donde se establecen los objetivos generales y específicos para tener un

conocimiento de cómo se han manejado las finanzas de la Copropiedad, las recomendaciones u observaciones

que considere sobre dichos resultados, dejando constancia en el presente dictamen la importancia de tener claro

las limitaciones a las cuales el Gobierno Corporativo en su función como Consejo de Administración debe tener.

Informe sobre otros requerimientos legales y reglamentarios ✓ Además, informo que, durante el año 2019, el Conjunto Residencial Reserva de Gratamira P.H. ha llevado

su contabilidad conforme a las normas legales, a la técnica contable y las operaciones registradas en los libros de

contabilidad se ajustan a las políticas contables aprobadas al interior de la Copropiedad, las cuales se observa

deben presentar el alcance según sus modificaciones.

✓ La correspondencia, los comprobantes de las cuentas y los libros de actas, se llevan y se conservan debidamente;

la administración mantiene custodia de la información a nivel documental y electrónico de los documentos que

reposan en el Conjunto bajo su dirección y dependencia; información que deberá ser actualizada de manera

periódica y establecer una segunda copia por seguridad. También se informe a los órganos de dirección la

importancia de mantener una cámara de seguridad para la oficina de administración como mecanismo de control.

✓ El informe de gestión de la Administración guarda la debida concordancia con los estados financieros, me fue

presentado para mi auditoria antes de su publicación.

✓ La Copropiedad no tiene responsabilidad de pago con la seguridad social por empleados directos, de acuerdo con

lo exigido por el Artículo 11 del Decreto Reglamentario 1406 de 1999 ha dado cumplimiento. Sin embargo, como

ente solidario con la Empresa de Administración, Empresa de Seguridad y Vigilancia, Empresa de Aseo, y otros

terceros, antes de la realización del pago se hace la verificación de los parafiscales cotejando con el personal

prestador del servicio.

Opinión sobre control interno y cumplimiento legal y normativo

Además, el Código de Comercio establece en el artículo 209 la obligación de pronunciarme sobre el cumplimiento de normas legales e internas y sobre lo adecuado del control interno. Mi trabajo se efectuó mediante la aplicación de pruebas para evaluar el grado de cumplimiento de las disposiciones legales y normativas por la administración de la Copropiedad, así como del funcionamiento del proceso de control interno, el cual es igualmente responsabilidad de la administración. Para efectos de la evaluación del cumplimiento

legal y normativo utilicé los siguientes criterios: ✓ Se dio cumplimiento por parte de los órganos de administración de acuerdo con lo establecido en la Ley 675/01,

el Reglamento de la Copropiedad y la Aplicaciones de las demás normas que los regulan;

✓ Se dio cumplimiento a la elaboración del acta de Asamblea celebrada el año anterior, y las actas del consejo de

administración, por las reuniones que fueron celebradas en el año 2019;

✓ Los Estados financieros en su juego completo, fueron presentados acompañados con el informe de Cartera y la

Ejecución presupuestal;

✓ El Fondo de Imprevistos cumplió de acuerdo con la provisión que contempla la Ley 675/01 en su Art. 35, dineros

que se encuentran monetizados en CDT´s y cuenta de ahorros por un valor de $83,165,767, su composición se

observa en la Nota No. 3 de los Estados Financieros;

✓ Se ha cumplido el recaudo de la retención en la fuente sobre los bienes y servicios recibidos, aplicando en forma

adecuada las bases y tarifas vigentes, y se han presentado de manera oportuna las obligaciones tributarias a las

cuales por sus características está obligada la Copropiedad;

✓ Los reportes de información tributaria exógena en medios electrónicos a la DIAN – Dirección de Impuestos y

Aduanas Nacionales, se presentaron dentro de los tiempos establecidos, quedando el soporte de la información

generada y bajo la custodia de la administración;

✓ En relación con lo ordenado en la Ley 603 de 2000 sobre derechos de autor, manifiesto que la administración

cumplió con su obligación en el software de Office y el programa de contabilidad están debidamente licenciados;

Se recomendó que las licencias con las cuales cuenta la Copropiedad deberán identificar a que equipos

específicamente corresponde;

✓ La Copropiedad para el año 2019 no dio cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1072 de 2015, el cual obliga

a todas las empresas a implementar un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, donde se hace un reconocimiento permanente de las condiciones de trabajo;

✓ Según lo establecido en la Ley 675/01 en su Art. 15, toda Copropiedad está en la obligación de realizar la

Constitución de Pólizas de Seguros de Áreas Comunes, del “Conjunto Residencial Reserva de Gratamira P.H.”, ha dado cumplimiento en la normatividad;

✓ Para dar cumplimiento a lo establecido en la ley 1581 de 2012, reglamentado parcialmente en el Decreto 1377 de

2013 sobre la Protección de Datos Personales, es importante la administración siga realizando las gestiones necesarias para su cumplimiento en su totalidad;

✓ De acuerdo con lo establecido en el Decreto 662 de 2011, por el cual se establece como obligatoria la revisión general anual de los sistemas de transporte vertical en edificaciones y puertas eléctricas del “Conjunto Residencial Reserva de Gratamira P.H.”, ha realizado los tramites respectivos para su cumplimiento, estando sus ascensores certificados excepto T3-1, T4-2 y los dos de la torre 5, adicionalmente está pendiente la certificación de las puertas eléctricas del Conjunto;

✓ Manifiesto que no tengo conocimiento por parte de los Administradores, que la Copropiedad presente restricciones de los recursos en algunas de sus cuentas, a la fecha de la Generación de este Informe.

Otras disposiciones de Control Interno

El control interno de la Copropiedad fue un proceso efectuado por los encargados del gobierno corporativo, la administración acompañado por el Área de Contabilidad y demás personal designado para proveer razonable seguridad

en relación con el propósito, de que la preparación de información financiera es confiable, sobre el control interno y sus disposiciones se tomaron las medidas correctivas según observaciones presentadas por la Revisoría Fiscal, y además:

✓ El control interno de la Copropiedad incluye aquellas políticas y procedimientos que permiten el mantenimiento

de los registros que, en un detalle razonable, reflejen en forma fiel y adecuada las transacciones de los activos de

la entidad; activos que se encuentran controlados y custodiados por la administración;

✓ Dentro de sus activos se encuentran los recursos provenientes de la cuota extraordinaria para el desarrollo de la

obra aprobada por la asamblea, recursos que fueron auditados por esta Revisoría Fiscal tanto en su ingreso como

en su desembolso, contando con la custodia y control de la administración y bajo la dirección del Gobierno

Corporativo; Sin embargo, dejó constancia en el presente dictamen poner en conocimiento de la Asamblea, la

necesidad que tuvo el consejo de administración, al no tenerse contemplado en el presupuesto inicial de costos,

el área total a ser intervenida y con el propósito de lograr el 100% de esta ejecución, la utilización de recursos

del presupuesto ordinario y otras negociaciones para cubrir el valor total real de la obra;

✓ También dentro de sus activos especialmente en la propiedad planta y equipo, según las nuevas disposiciones en

el reconocimiento de estos en las cuentas del estado de situación financiera, deberá la administración efectuar la

valorización de sus activos, y hacer las estimaciones y depreciaciones necesarias;

✓ Que los ingresos y desembolsos de la Copropiedad están siendo efectuados solamente de acuerdo con las

autorizaciones de la administración y de aquellos encargados del gobierno corporativo, las cuales han sido

auditadas por esta Revisoría Fiscal para mantener inspecciones de las disposiciones aprobadas; Se recomendó

establecer parámetros de control sobre el manejo de compras menores a cargo de la administración, tomando

acciones correctivas por parte del Consejo de Administración. De esto siendo importante que los aprobadores del

gasto por parte del Consejo de Administración de acuerdo a lo establecido en el ET, deberán dejar consignada su

firma en los respectivos comprobantes del egreso, situación a la cual no se está dando cumplimento,

recomendaciones ya emitidas por esta Revisoría Fiscal;

✓ Con relación a protocolización de contratos para con terceros, se realizó auditoria por parte de esta Revisoría

Fiscal, emitiendo en informe las recomendaciones de prevención, detección y corrección oportuna, especialmente

en la verificación de los términos normativos, tributarios y garantías para la salvaguarda de los intereses de la

Copropiedad; Siendo de gran importancia establecer un protocolo como “Acta de Cierre de Contratos”, para evitar

dejar contratos abiertos que a futuro puedan generar incertidumbre en la salvaguarda de la Copropiedad;

Esta conclusión se ha formado con base en las pruebas practicadas para establecer si se ha dado cumplimiento a las disposiciones legales y estatutarias, y a las decisiones de la asamblea y el consejo de administración, y si mantiene

un sistema de control interno que garantice la efectividad y eficiencia de las operaciones, la confiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. Es preciso mencionar la implementación y publicación de “Manuales de Control Interno” con el propósito de ser tomados como herramienta de trabajo en la Administración, los cuales se encuentran en proceso y son de conocimiento del Gobierno Corporativo, especialmente para la determinación de pagos no contemplados en el presupuesto, estos

deberán estudiarse para establecer su correcta financiación, presentarse con las requeridas cotizaciones y cuadro de costos para ser aprobado por el consejo de administración; En el cumplimiento de las normas legales e internas, el logro y la optimización de los recursos; dejando constancia en

el presente Dictamen la importancia de establecer criterios sobre el alcance del consejo de administración como Gobierno Corporativo para toma de decisiones sobre la ejecución de obras, sin la aprobación expresa en el presupuesto de vigencias futuras y gastos no presupuestados.

Así mismo, en el manejo financiero quiero darle la tranquilidad a la copropiedad que los recursos han sido correctamente administrados, han sido correctamente custodiados por la administración, independientemente del ejercicio todo lo que ha sido con el manejo de las cuotas ordinarias y extraordinarias han sido consignadas en las cuentas correspondientes.

Para el cierre del informe y como acción de mejora, es que, si bien es cierto que se tienen comités que son jurídicos y técnicos, el comité en sí no tiene la facultad para tomar decisiones o impartir instrucciones a la administración sin tener el aval del Consejo de Administración. En mi opinión, el control interno es efectivo, en todos los aspectos importantes. También es mi deber dejar una carta de recomendaciones para que la copropiedad tenga un plan de trabajo definido.

1. Revisión y control de los manuales internos

2. Trabajo en equipo, no individualidades por parte del Consejo de Administración

3. Establecer en los comités sus funciones, alcance y limitaciones

4. Continuar controlando los gastos de la administración eficientemente sobre todo lo que hace referencia en las

compras menores

5. Seguimiento y cumplimiento al presupuesto aprobado por la asamblea.

Hasta aquí el informe presentado por la Revisora Fiscal doctora Sandra Milena González. Oscar Franco 4-603: En referencia al informe de la señora Revisora Fiscal, el consejo de administración tiene una autonomía solo hasta 8 veces los salarios mínimos legales vigentes, la pregunta es, con relación al concepto que usted ha emitido al sobre costo que hubo sin informarle a la comunidad, de más de doscientos millones de pesos, ¿cuál es

su concepto a este punto y sobre las facultades del consejo? Javier Gutiérrez 4-1601: Afirma que existe un exceso de doscientos millones de pesos en la ejecución del proyecto de fachadas, así mismo algo afirmado por la señora Revisora, no una vez, sino cuatro veces es lo referente a que “los comités no se deben extralimitar en sus funciones y se debe contar con la aprobación del consejo de administración para ejecutar”, también pone de manifiesto que es la primera vez que los informes son publicados dos días antes de

la asamblea; “muchos de los que estamos acá cuantos alcanzaron a leer los informes, y cuantos los entendieron?”.

Ahora bien, según el informe de administración y del consejo se habla de mantenimiento de los sistemas de vigilancia y de la compañía de seguridad y en el informe de la señora Revisora es un tema de contrato de RENTING; quiere decir que nosotros vamos a pagar por un trabajo que se hizo; resulta que es un contrato aprobado por el consejo para pagar un RENTING en el futuro. Ahora aduce lo de la malla perimetral porque en años anteriores se metieron al conjunto y resulta que en los últimos cinco años no se han presentado inserciones al conjunto, pero si se votaron 12 años de cuidado y poda de la cerca viva, además se han cancelado en el transcurso de estos diez años en mantenimiento y un jardinero específico para

cuidar esa cerca viva. Edwin Mendoza 4- 1702: La señora Revisora fiscal no menciono dentro del presupuesto, en el ítem de la celebración del día de las velitas, en el resumen esta cero costo, pero luego en el rubro de diversos aparece cuantificado por tres millones y algo; entonces no sabemos si es un error de transcripción o que paso con esos valores. También desea saber sobre el rubro de decoración navideña

Sandra González – Revisora Fiscal: Aclara varias cosas que considera son importantes: 1. La Administración y el Consejo de Administración, en ningún momento han hecho un manejo inadecuado de

los recursos de la copropiedad, por eso hice énfasis en donde estaban monetizados los recursos, el manejo

del fondo de imprevistos, el manejo de las cuotas extraordinarias y las ordinarias, se auditaron las

conciliaciones bancarias. Además, todos los dineros utilizados fueron invertidos en las necesidades y

obligaciones de la copropiedad.

2. Sobre el exceso y las facultades del consejo de administración, es cierto, efectivamente lo que establece el

reglamento de la copropiedad es una limitante que les da; si se habla puntualmente de la cuota extraordinaria,

si falto, de pronto, darle comunicación o información a la comunidad de cuál era la situación que se estaba

presentando; sin embargo la presentación del informe del comité técnico al consejo de administración, de la

variación en las medidas en áreas iniciales contra las medidas de las áreas reales trabajadas y el impacto

económico que tenía. Eso es el manejo que le dio el consejo; que recursos había en la copropiedad

$310.000.000 trescientos diez millones de la cuota extraordinaria, adicionalmente ustedes aprobaron el

traslado de $108.000.000 ciento ocho millones de pesos de las reservas de los años anteriores, ahora el

apalancamiento de algunos rubros del presupuesto que no fueron utilizados a lo largo del año 2019 permitió

un flujo de caja al consejo de administración para pagar la obra.

3. Solicita que quede claro, es que no existen malos manejos par parte ni del consejo de administración, ni

mucho menos de la administración, independientemente de la sobre ejecución de la obra de fachadas. Existía

una obra en curso, se presentó la necesidad y se tuvo que resolver para dar término a la obra.

4. Expresa que en cuento a su manifestación de la limitación de los comités, es porque en la premura de ejecutar,

gestionar y realizar las obras, debe ser primero presentado al consejo de administración en pleno y darse los

procedimientos necesarios y requeridos para aprobarlos antes de darle una instrucción a la administración.

Toda decisión debe ser tomada dentro del seno del consejo de administración y ser aprobado y protocolizado

en acta. El comité es una parte importante por su apoyo, análisis, revisión, supervisión, pero todas las

conclusiones pasan al consejo de administración; lo que se solicita es que antes de realizar cualquier tipo de

desembolso o firma de contratos el consejo de administración protocolice las decisiones en actas.

5. Sobre las fechas de publicación de los informes y los estados financieros, si se tuvo una situación; una vez se

realizó el cierre se remitieron a la comisión de evaluación que eligió la asamblea en reunión anterior para que

se evaluará el tema de la técnica contable; este proceso llevo mucho trabajo por parte de la comisión, por

parte del área contable, por parte del comité financiero y al final volverlo a presentar al consejo de

administración. En todo este proceso se nos fue acortando el tiempo de la publicación.

6. Con referencia al tema del día del niño, y el día de las velitas; el día de los niños se cobró por inscripción y se

subsidiaron muchos gastos que generaron ahorros en esta actividad. El día de las velitas no se cobró nada y

parte de los dineros que no se utilizaron de presupuesto para la actividad del día de los niños apalancaron la

actividad de las velitas.

7. Sobre el tema de la cerca perimetral y el RENTING es un tema netamente de la administración y del consejo

de administración, que considero que son ellos los que debe dar las explicaciones respectivas.

Oscar Franco 4-603: agradece al Consejo de Administración por mantener el valor de la copropiedad. Sin embargo,

afirma que no es el punto en discusión. Existían unas aprobaciones presupuestales y a pesar de todo eso se evidencia un faltante. Así mismo se sabe, que por buenas gestiones del Consejo de Administración y la Administración, se obtuvieron unos incentivos en algunos contratos, pero esa buena gestión se está viendo opacada por decisiones que se toman inconsulto, sin aprobaciones. Se construyó una barrera natural con la que nos hemos protegido y se ha cuidado, y de pronto un día la tumbaron, ¿porque no se consultó con la copropiedad, porque no sabíamos de este procedimiento que afecta a toda la comunidad? ¿Ahora dentro de los cambios está el tema de las talanqueras, en que

presupuesto se encontraba estos elementos? En definitiva, existió un exceso en la autonomía que no debió suceder y

se debe regular para el nuevo consejo y la administración. Francisco Franco 1- 403: Hace claridad respecto a los dineros faltantes sobre las cuentas que ustedes mencionan de más o menos cien millones de pesos.

1. Algunos rubros de mantenimientos no se ejecutaron al 100%, esos dineros fueron trasladados para apalancar

esos faltantes

2. Como se presentaron desprendimientos de piezas y esto generaba riesgos inminentes, donde se tomó la

decisión de ejecutarlo por razón de la urgencia.

3. Ahora como se explicaba se inició una reclamación ante la aseguradora de casi ciento veinte millones 120.000.

000.ahora lamentablemente la interpretación financiera que presenta el Balance da pie para dar una idea

errónea de una extralimitación que a la final no existió.

Oscar Franco 4- 603: ¿Manifiesta que, usted como consejero decide cambiar la destinación inicial de un rubro aprobado en asamblea y trasladarlo a gusto del consejo? Oscar Omar Vargas – presidente de la Asamblea: Se le informa al señor Oscar Franco, que en ningún momento

se cambió la decisión de la asamblea, fue una equivocación en las medidas que se presentaron inicialmente y eso género unos faltantes y unos gastos adicionales. Ahora cuando se estaba desarrollando el trabajo se encontraron los desprendimientos de fachadas y hubo la necesidad de utilizar los recursos de los rubros no ejecutados. Pero debe

estar claro que no se faltó a lo decidido en asamblea y el otro error que debemos aceptarlo fue el no haber informado a la comunidad, pero era la premura de realizar las tareas que se necesitaban en ese momento. Jenny Pierotty Ardila 1-1402: Pregunta sobre el costo de los cambios de vidrios que se dañaron en la torre uno y algunos de la torre 2, si estos costos lo asumieron la copropiedad. Oscar Omar Vargas – Presidente de la Asamblea: Se le informa que todo lo referente a los vidrios y sus costos

fueron asumidos en su totalidad por el contratista. Brenda Moreno 2-1102: Manifiesta que considera que hasta el momento se han dado las explicaciones de porque el sobre costo, pero la cuestión o lo que se debe tener en cuenta son las medidas correctivas para que esos sobre costos no vuelvan a pasar sin informar a la comunidad. La señora Revisora Fiscal dice que la norma es clara tiene un limitante y no se pueden pasar de esa limitante. La solicitud final es que si vuelve a existir unos gastos fuera de los

límites permitidos se informe a la comunidad. Oscar Omar Vargas – presidente de la Asamblea: informa que por solicitud de la propietaria queda incluido en el acta que cuando existan gastos que superen los límites permitidos al consejo de administración se cite a una asamblea extraordinaria. A los asambleístas se les explica por parte del presidente de la asamblea que son dos cosas distintas, una es

información y otra es aprobación. Es decir, que la información no lleva a la aprobación, por lo tanto se debe citar a una asamblea extraordinaria para ser aprobados los sobre costos. Sergio Botero 5-503: Cree que de este tema hemos tenido suficiente información y definitivamente se requiere aprobación para ejecución fuera de los límites de gastos de los órganos de gobierno, es decir, la máxima autoridad es la Asamblea, después el consejo de administración y por último la administración.

8. PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

William Cruz - contador: Manifiesta que es la persona que certifica los estados financieros durante cinco años. Los estados financieros se publicaron con poco tiempo de anticipación para su estudio; es por esto que trataremos de

presentarlos en detalle para que no quede ninguna duda sobre las ejecuciones presupuestales realizadas y gestionadas en el año 2019. Los cuales harán parte integral de la presente acta. Anexo No. 4.

Me permito iniciar dando una pequeña introducción, sobre el tema que quedó pendiente de la Asamblea del año 2018, que tiene que ver con la presentación de las políticas contables y que en esa reunión la asamblea designo una comisión para que se revisaran si los estados financieros se ajustaban a los lineamentos normativos y a la realidad económica de la copropiedad. Esta comisión fue liderada por el señor Sergio Botero y otros dos integrantes, y le solicito al señor Sergio realice una

introducción. Sergio Botero 5-502: manifiesta que el año pasado varios propietarios realizamos algunos comentarios sobre los estados financieros del 2018 y se acordó realizar la revisión y análisis de los estados financieros posterior a la asamblea; se realizaron algunas reuniones y una vez estuvieron disponibles los estados financieros y las verificaciones finales se publicaron.

Existe un informe que está a la disposición de ustedes, y que hará parte integral del acta de la Asamblea; en la comisión lo que hicimos fue analizar la aplicación de las políticas contables como copropiedad. Cual fue el resultado, el año pasado cuando se presentaron los estados financieros que reflejaban unos puntos relevantes era el reconocimiento de ingresos y gastos y la presentación de estados financieros completos; que ocurrió luego, finalmente se realizaron las correcciones con base en lo que se planteó en la comisión. Las correcciones que implicaron el excedente que se presentó – quiero advertir que esto es netamente contable no de manejo de recursos porque ese no es el alcance de la comisión sino de la aplicación de las normas y políticas contables – el resultado fue que los

estados financieros que se presentaron el año pasado en esta asamblea que reflejaban un excedente de $ 41 millones. Finalmente se corrigieron las prácticas contables y quedaron con un déficit, en lugar de tener $ 41.000.000. Millones, era un déficit de $ 39.000.000 millones. Esto está compensado en el patrimonio; cual fue la razón para que se cambiara de tener un excedente a tener una pérdida o un déficit; la razón es que ingresos y gastos se estaban contabilizando directamente en el patrimonio; ahora bien, la técnica contable dice que cuando existe un gasto se debe presentar en el estado de resultados. Entonces cuando veíamos el excedente del ejercicio por $ 41.000.000 millones

de pesos no estábamos viendo que en el patrimonio había ingresos y gastos y esto fue producto de la interpretación de normas contables; se dieron todas las discusiones técnicas, finalmente se plantearon los argumentos desde el punto de vista de la administración y de los demás miembros, y se analizó lo que plantea la técnica contable. Al final

se llegó al consenso que efectivamente se requería que todos los ingresos y gastos deben verse reflejados en estado de resultados. Entonces eso hace que exista una corrección o una reexpresion de los estados financieros del año 2018; ahora bien, el año pasado se presentaron en el estado de resultado un excedente por $ 41.000.000 millones de pesos, y ya con las modificaciones implica que ingresos y gastos que estaban en el patrimonio ahora se presenten en el

estado de resultados y como consecuencia cambia de tener un excedente a tener un déficit. Lo mismo ocurrió, en la presentación del año 2019 pues básicamente los estados financieros 2019 que, estuvieron a tiempo para efectos de la citación de la Asamblea, pero cuando se sometieron a la comisión y se aplica la interpretación dada a los estados del 2018 a los estados del 2019, se evidencia que la copropiedad muestra un déficit acumulado entre los años 2018 y 2019 por un valor de $81.000.000 millones, esto no implica temas patrimoniales porque no es que no estuvieran los ingresos y los gastos, pero si estaban involucrados como registro directos en el patrimonio y

eso fue lo que se aclaro Así mismo como lo menciono la Revisora Fiscal Sandra González, falta unos temas de reconocimiento de algunos activos, que deberían estar en el balance por ejemplo los equipos del gimnasio, muebles y enseres, equipos de oficina

ETC, la tarea es de realizar el inventario con valores y las depreciaciones respectivas.

Así mismo al final de la presentación de los estados financieros del año 2019 existe una nota donde se explica, que producto de la aplicación de las normas contables se realizaron las correcciones expuestas. Así mismo aclara que estos cambios que se realizaron va a ayudar que de aquí en adelante se tengan unas prácticas contables con la interpretación y la calidad que se requiere. William Cruz-Contador: Se aclara que esta revisión o estudio como lo quieran llamar no fue una auditoria, solo fue un cambio en las técnicas contables. La auditoría fue realizada por la Revisora Fiscal quien realizo mensualmente su

trabajo; así mismo el comité financiero que sus integrantes son miembros del consejo también recibía los estados mensualmente y realizaban aportes y aprobación de estos. Así mismo, los estados financieros cuentan con una certificación de la realidad económica de la copropiedad firmada por la administradora y contador del Conjunto Residencial Reserva de Gratamira.

ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA: En este estado, se indica la conformación de la situación financiera de la copropiedad a 31 de diciembre de 2019 comparativa a diciembre 31 de 2018. Este estado financiero discrimina

✓ EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO

✓ CUENTAS POR COBRAR

✓ ANTICIPOS Y AVANCES

✓ OTRAS CUENTAS POR COBRAR

✓ GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

Informe de Estado de Resultado: este informe es nuevo en la presentación, este informe es que después de las distintas reuniones entre la comisión, la Revisoría Fiscal, Comité Financiero, la Administración y el contador

se decidió presentar y realizar la discriminación requerida.

Oscar Omar Vargas - presidente de la asamblea: Señores y Señoras asambleístas tienen preguntas sobre los

estados financieros. Edwin Mendoza 4- 1702: teniendo en cuenta la metodología y los cálculos de los estados financieros para el 2019,

y con base en el reglamento de la copropiedad; ¿se puede considerar que se actualice esa parte del reglamento donde se incluya la nueva presentación de los estados o ustedes proponen las metodologías de cálculo contable? William Cruz: En esta oportunidad se tienen tres solicitudes de aprobación que debe hacer la asamblea producto de ese cambio a la aplicación de la técnica contable; luego de esto hacer tres autorizaciones que explicas don Sergio sobre la técnica contable y el procedimiento legal de la Ley 675 de 2001 y reglamento de copropiedad.

Javier Gutiérrez 4- 1601: La primera vez que hubo una reasignación de cuentas por un efecto de nuevas políticas contables, de acuerdo con esta reasignación que usted acaba de presentar, hubo una mejor ejecución del presupuesto respecto a la cuota ordinaria en un 79%, según cifras que usted presenta. Pero en la ejecución de la cuota extraordinaria y todo lo presentado queda un déficit de $81.000.000 millones de pesos; pero como la obra se ejecutó. Es decir que si hubo reasignación de dineros que no estaban aprobados.

William Cruz Contador: el tema de la reasignación es el traslado por presentación, lo que busca la técnica contable es separar dos eventos unos ordinarios y otros extraordinarios y dejar muy aparte el tema patrimonial. Ahora lo que podemos observar con esta presentación son los dos resultados desde el punto de vista financiero. El tema si es positivo o es negativo; las mismas cifras nos lo indican, lo que nos pregunta es cómo debemos ahora ceñirnos al reglamento que tenemos. Sergio Botero 5-502: lo que se plantearía es ya se expusieron los estados financieros del año 2018 con las

modificaciones respectivas y adecuadas cumpliendo con las técnicas y normas contables y que a la vez se le dio aplicación a los estados financieros del año 2019. Ahora bien, lo que nos corresponde es aprobar dos cosas.

1. La corrección a los estados financieros presentados en el año 2018.

2. La aprobación de la presentación de los estados financieros del año 2019.

3. Cancelar las reservas negativas contra las reservas del fondo de imprevistos

Posterior a eso nos corresponde decidir que se hace con las cifras negativas que nos quedaron, ya que no es tema de estados financieros. La propuesta es que se absorban esas pérdidas, ya que nos quedan unas reservas que ya se

utilizaron para mantenimiento y lavado de fachadas; entonces lo que debemos hacer es trasladar esas reservas, es decir, agotar esas pérdidas acumuladas que serían los $39.000.000 millones y $81.000.000, que serían $120.000.000 millones de déficit en el patrimonio. Pero por otro lado tenemos la cifra de las reservas que son $172.000.000.

Entonces lo que se propone es cancelar el negativo con la aplicación de la reserva y al realizar esto nos queda un neto en la reserva de $52.000.000. William Cruz contador: Afirma defender el tema del fondo de reservas, porque es un dinero con el cual la administración no se puede involucrar, ni el consejo de administración; esto le corresponde solo a la asamblea y así se ha hecho, le solicito a la asamblea seguir cumpliendo con la Ley 675 y el reglamento sobre la asignación de las

reservas lo que corresponde al 1% más los ingresos que le quitamos del fondo para que volvamos a los $83.000.000 y algo de millones para que vuelvan al fondo de imprevistos y no sea tocado por ningún ente administrativo Sergio Botero 5-502: Acepta la explicación dada por el contador y explica que la plata esta liquida y a la vez restringida; entonces el fondo de imprevisto quedaría con estos saldos.

Oscar Omar Vargas - presidente de la Asamblea: Abre votación, a la pregunta, se aprueba la corrección de los

estados financieros presentado en el año 2018 y la nueva presentación de los estados financieros del 2019.

VOTACIÓN

TOTAL, DE COEFICIENTE

TOTAL, DE VOTACIÓN

SI PORCENTAJE NO PORCENTAJE NULOS

86.27% 205 199 80.49% 12 5.24% 1

Oscar Omar Vargas - presidente de la Asamblea: Se aprueba con voto positivo con un total de votación de 205 representados en un porcentaje de 80.49% por el SI y 12 votos negativos representados en el 5.24%. y votos nulos 1.

Oscar Omar Vargas - Presidente de la Asamblea: Abre votación, para la segunda pregunta, se aprueba trasladar

de la reserva lo correspondiente al fondo de imprevistos de acuerdo a la Ley 675 y el reglamento interno de la PH en su Art 99.

VOTACIÓN

TOTAL DE COEFICIENTE

TOTAL DE VOTACIÓN

SI PORCENTAJE NO PORCENTAJE NULOS

90.12% 214 202 85.27% 11 4.3% 1

Omar Vargas - presidente de la Asamblea: De una votación total de 214, representados en un porcentaje de

85.27% por el SI y 11 votos negativos representados en el 4.3%, con votos nulos 1. Mélida Flores 3- 701: Señor Sergio mi pregunta es ¿debemos asumir las pérdidas de la copropiedad? Oscar Omar Vargas - presidente de la Asamblea: Ese punto todavía no se abre a votación, es la siguiente pregunta.

Sergio Botero 5-502: Explica, lo que se puede hacer es equilibrar el fondo de imprevistos que son $83.000.000. Pues hay nos faltan $53.000.000, en primera instancia que es lo que se está planteando, ya que por ley es lo que debemos tener; y de dónde sacamos esa plata, de las reservas que tenemos de los años anteriores y así normalizamos eso. Ahora pasamos al déficit del año 2018 y del 2019 y lo que nos queda es una cifra pequeña que es fácil de manejar. También lo que se pueda hacer de adsorber pérdidas para que todo quede en ceros con las reservas y vamos al fondo imprevistos donde quedaría un déficit por cubrir. A mi manera de ver la se plantea está bien y por eso solicito se

realice la votación de esa forma porque permite equilibrar el fondo imprevisto independientemente que al final nos quede una partecita por absorber del déficit del año 2019. Pero queda todo transparente ya que la plata del fondo de imprevistos esta hay. William Cruz contador: Explica, vamos a poner en cifras la decisión que ustedes van a aprobar de la siguiente manera:

• Reserva para mantenimiento $64.000.000

• Reserva de lavado de fachadas $108.000.000

• Déficit año 2018 de $ - 39.000.000

• Déficit del año 2019 de $ - 83.000.000.

Ahora, es decir que en los estados financieros queda más o menos $1.074,45 por absorber y esto dependerá del ejercicio 2020. Omar Vargas - presidente de la Asamblea: la tercera pregunta es ¿Con los excedentes que quedaron pendientes, se absorbe las pérdidas de los años 2018 y lo que alcance para las pérdidas del 2019?

VOTACIÓN

TOTAL, DE COEFICIENTE

TOTAL, DE VOTACIÓN

SI PORCENTAJE NO PORCENTAJE NULOS

90.83% 215 196 83.51% 17 6.41% 2

Omar Vargas - presidente de la Asamblea: De una votación total de 215 propietarios, representados en un

porcentaje de 83.51% por el SI y 17 votos negativos representados en el 6.41%, con votos nulos 2. Javier Gutiérrez 4-1601: Solicita que en el acta quede la aprobando como un formalismo, porque solo lo entendieron los tres o cuatro que trabajaron los estados financieros y la verdad no tenemos otra oportunidad, sino aprobarlos. Oscar Omar Vargas - presidente de la Asamblea: Le explica al señor Javier Gutiérrez, lo que pasa es que la Ley

675 de 2001 va por un lado y las nuevas técnicas y orientaciones contables van por otro lado; y este ejercicio se está estudiando desde el año pasado para poder revisar los estados financieros del 2018. Entonces lo que se está aprobando es llevar lo que dice la Ley 675 a las nuevas técnicas y orientaciones contables, pero la contabilidad como tal no ha variado y el resultado sigue siendo exactamente lo mismo. Lo que se cambio fue la forma de presentación; ya que las nuevas formas de las técnicas y orientaciones contables para la propiedad horizontal dice que el patrimonio debe quedar completamente aparte de todos los demás gastos que se generen dentro de la copropiedad.

Oscar Franco 4.603: En la asamblea del año pasado era clarísima la posición que tenía el señor contador con respecto a las acciones contables que el realizaba y donde expresaba claramente que las intervenciones que hacían los representantes de la asamblea eran erradas. Y al ver esto se evidencia tener un concepto contable equivocado donde

a través de los años ha inducido a un error a la administración y a llevar y ejecutar obras o acciones que no podían ejecutar. Eso es el resumen de todo esto.

Oscar Omar Vargas - Presidente de la Asamblea: aclara que lo dicho no es cierto, no vamos a discutir su apreciación, solo se está realizando un cambio en la presentación de los estados financieros. Los estados financieros de la copropiedad nunca han dado resultados negativos para la copropiedad. Sergio Botero 5-502: aclara que en todos los años hemos tenido estas discrepancias en la forma de presentar los estados financieros, basados todo en la forma de interpretar la norma y hoy lo que se está reconociendo es que

teníamos una inadecuada interpretación. Lo importante acá es decir que ya todos tenemos las cosas claras y con una sola interpretación en lo sustancial.

9. PRESENTACIÓN DEL INFORME DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL AÑO 2019 Y APROBACIÓN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO PARA EL AÑO 2020.

Oscar Omar Vargas – presidente de la Asamblea- En este punto es donde va la intervención del señor Oscar franco, por lo tanto, se le sede la palabra para que realice su exposición. Oscar Franco 4-603: El objetivo de haber solicitado la modificación del orden del día era que se pudiera hablar primero del valor de la cuota de administración antes de la presentación y aprobación del presupuesto, porque no tiene sentido hablar de una cosa que solicito se vote antes si se va a aprobar un presupuesto sobre la base de otra cosa diferente y eso fue lo que quedo aprobado.

Oscar Omar Vargas – presidente de la Asamblea: Entonces se presenta primero la ejecución presupuestal de 2019, después aprobación del proyecto de presupuesto 2020 y por último intervención del señor Oscar franco. La Sra. Alexandra Cardona – Administradora-presenta la ejecución presupuestal con una vigencia desde el 01 de enero hasta el 31 de diciembre de 2019, como ya tienen conocimiento en los estados financieros tuvimos unos ingresos

presupuestados así:

PRESUPUESTO EJECUTADO 2019

DESCRIPCION PRESUPUESTO EJECUCION %

INGRESOS

INGRESOS OPERACIONALES

41709505 CUOTAS DE ADMINISTRACION 1.790.964.000 1.774.764.000 99%

417505 FONDO DE IMPREVISTOS 1% 16.200.000 0%

417505 DCTO CUOTAS DE ADMINISTRACION (172.121.748) (155.054.250) 90%

Subtotal Ingreso Operacional por cuota 1.618.842.252 1.635.909.750 101%

0%OTROS INGRESOS OPERACIONALES 0%41709520 MULTA INASISTENCIA - 1.358.000 0%41709530 FICHAS DE INGRESO 1.200.000 4.210.000 351%41709535 INTERESES POR MORA CUOTA - 8.171.810 0%41709540 SANCION CONVIVENCIA - 1.048.832 0%

Subtotal Otros Ingresos Operacionales $ 1.200.000 14.788.642 1232%

0%

INGRESOS NO OPERACIONALES 0%421005 INTERESES INVERSIONES CDT's - 2.016.756 0%421006 RENDIMIENTOS CUENTA AHORROS - 37.203 0%422005 CUOTAS ADMON SALONES 7.080.000 11.910.234 168%426550 REINTEGRO DE COSTOS Y GASTOS - 0 0%429505 APROVECHAMIENTOS - 900.000 0%429581 AJUSTE AL PESO - 35.215 0%42959505 CELEBRACION DIA NIÑO - 12.791.000 0%42959510 CELEBRACION DIA VELITAS - 0 0%

Subtotal Ingresos No Operacionales $ 7.080.000 27.690.408 391%

TOTAL INGRESOS 1.627.122.252 1.678.388.800 103%

2019 VAR. 2019

Los gastos que se ejecutaron dentro del año 2019 son:

El consejo de administración junto con la administración realizó para el año 2019 negociaciones con la empresas de seguridad; de esta convenios logramos un descuento de noventa millones de pesos, y con la empresa OTIS, obtuvo

un descuento en servicios que benefician a la copropiedad en ahorros sustanciales. Tenemos tres meses de mantenimientos los cuales no serán facturados en el año 2019 y 2020; nos ofrece los kits de poleas, así mismo cada año el aumento será de -1.5% sobre IPC menos en el incremento de este contrato, en resumen y en miles de pesos

para el año 2019 se prorrateó los $90.000.000 en el valor de la duración del contrato. En la ejecución de servicio de vigilancia tenemos la aplicación de un menor valor de $30.000.000, así mismo en la ejecución del mantenimiento de los ascensores, la empresa no facturo 3 meses y se obtuvo un menor valor en el mantenimiento de $30.000.000.

En la línea presupuestal de la sala de monitoreo y vigilancia, en el año 2018 se presupuestó $70.000.000 millones de pesos, con el objetivo de contratar o modernizar los equipos de vigilancia de la copropiedad su ejecución en el año 2019 de del 64%; explica a los Asambleísta que en marzo 2018 se terminó el contrato con la empresa Marnell el cual era un contrato de leasing, al terminar el contrato los equipos estipulados, quedaron a nombre de la copropiedad al estar sin mantenimiento iniciamos la contratación del sostenimiento de los equipos, se aclara que este contrato fue de cinco años y los equipos ya están obsoletos o desactualizados.

El consejo de administración junto con la administración inicia todas las gestiones requeridas para licitar. Se citaron empresas de mantenimientos de circuito cerrado de televisión, donde cobraban entre los $2.000.000 millones de pesos y $4.000.000 millones de pesos por los mantenimientos y asistencia 24 horas. Que incluyen estos mantenimientos, revisar los equipos electrónicos instalados en la sala de monitoreo, el control de acceso vehicular, control de acceso peatonal (control de datos), la cerca perimetral, y aclara que se harían mantenimiento a equipos

viejos y obsoletos y los precios de mantenimientos estaban muy altos.

Con el ánimo de encontrar la mejor opción para la copropiedad se realizó un estudio de seguridad para evaluar los equipos que tenía la copropiedad y como optimizábamos el servicio, bajo los parámetros de cotización de la copropiedad, se citaron las empresas, se realizaron unos pliegos y basados en las consultas de seguridad, se eligió la empresa a contratar para realizar el proyecto. La empresa elegida fue SEGURIDAD EN LÍNEA quien realiza una inversión de $148.000.000 millones de pesos y nos entrega los equipos con un contrato de RENTING, con una vigencia de 4 años; la copropiedad cancela una mensualidad de $3.035.000 millones por mes. Este dinero mensual nos permite

el goce de unos equipos actualizados, de última tecnología, dentro de este contrato se actualizaron 105 cámaras, y dentro de esto contamos con cuatro domos PTZ de última tecnología, la instalación de la cerca perimetral de seis hilos sensorizada; está cerca no tiene electricidad, no genera peligro para la comunidad ni para las mascotas, funciona por elongación o corte. Los proyectos que se han realizado en la copropiedad tiene un porque y un para que; entre los recorridos que se han realizado al área perimetral se han encontrado líneas de las rejas sueltas (lo que ha generado peligro en seguridad

GASTOS OPERACIONALES

HONORARIOS 41.552.004 42.992.525 103% SEGUROS 116.598.528 116.598.529 100% SERVICIOS 1.061.668.000 1.002.002.966 94%

GASTOS LEGALES 384.000 221.100 58%

MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 230.444.000 163.784.320 71%

ADECUACION E INSTALACION 95.656.000 71.176.970 74%

OTROS MANTENIMIENTOS 20.209.000 12.798.000 63%

DIVERSOS 43.210.722 66.376.066 154%

FONDO PATRIMONIALES 16.200.000 0

PROVISION DE INVERSION - 0 0%

Subtotal Gastos Operacionales 1.625.922.254 1.475.950.476 91%

FINANCIEROS 1.200.000 1.473.757 23%

OTROS GASTOS NO OPERACIONALES 0 2.635.131 0%

Subtotal Gastos No Operacionales $ 1.200.000 4.108.888 242%

TOTAL GASTOS 1.627.122.254 1.480.059.364 -9%

RESULTADO OPERACIONAL $ 0 $ 198.329.436 0%

para la copropiedad), que aparecen de la nada, en la parte exterior de nuestro cerramiento se han encontrado partes de bicicletas, se han encontrados billeteras con documentos de personas que han robado en los senderos para ir a suba, el sistema que instalamos nos permite tener una visual de la parte externa e interna de la copropiedad; Así

mismo la entrada vehicular se instalaron las talanqueras con unas antenas UHF que registran el ingreso y salida de los vehículos, esto muestra un pantallazo de la información del vehículo, también se van a instalar un pantalla en la portería vehicular para que el guarda pueda tener una visión más óptima del vehículo que ingresa y sale del conjunto,

el valor que vamos a cancelar por vigilancia y monitoreo es $3.035.000 es un valor inferior al que cancelaríamos si fuera solo mantenimiento y servicio monitoreo 24 horas, este trabajo de vigilancia se hará con equipos de última tecnología. Edwin Mendoza 4- 1702: primero que todo agradece la gestión de la administración por todo el trabajo que ha realizado en este año, la pregunta en relación con el cronograma de mantenimientos que está dentro del informe de

gestión; de forma particular he solicitado ese cronograma de mantenimientos en detalle y no hemos podido tener acceso al mismo, esta solicitud la hago, ya que el parqueadero tiene problemas de humedades. Oscar Omar Vargas – Presidente de la Asamblea: Le solicita que por favor nos permita seguir con los temas, ya que su tema por ser específico, se tratara en el punto de proposiciones y varios. Oscar Franco: Nosotros tenemos unos vecinos que es la escuela de la policía, ellos tienen una cerca sencilla y un

puesto de vigilancia; es normal que nosotros queramos tener equipos de seguridad de última tecnología sin embargo ahí es donde está el criterio de la buena administración de la copropiedad. La pregunta es sencilla se justifica esos gastos en seguridad, ¿se necesita en realidad? Oscar Omar Vargas – Presidente de la Asamblea: Solicita que las preguntas sean dirigidas al tema de presupuesto ejecutado el año 2019. Ahora no se ha expuesto el presupuesto del año 2020. Y solicita realizar las preguntas en el momento de terminar la presentación del presupuesto.

PRESENTACIÓN DEL PRESUPUESTO PARA EL 2020. Silvia Alexandra Cardona Montoya presenta a consideración de la Asamblea el proyecto de Presupuesto para el año 2020, informar que el proyecto fue publicado en la página web www.reservadegratamira.com, teniendo en cuenta el incremento autorizado por el Gobierno Nacional decretado para el Salario Mínimo del año 2020 por el 6% para

mantenimientos generales y servicios; adicionalmente a los rubros de los servicios públicos se incrementó en base al promedio históricos de los consumos.

Manifiesta que el proyecto presentado fue analizado por el Consejo de Administración quienes estudian todos los rubros con el fin de optimizar el presupuesto, indica que se encuentra muy ajustado y se debe tener presente que la copropiedad requiere con el paso de los años mayores inversiones en mantenimientos para garantizar la valorización y la prestación adecuada de los servicios requeridos.

Presenta los Ingresos del año 2020.

Para el año 2020 se recibirán unos ingresos de $1.879.437,840 con un incremento del 6% la copropiedad asumirá un descuento por pronto pago del 10% sobre los ingresos de $158.155.335 y el fondo de imprevistos del 1%.

Los gastos en la copropiedad para el año 2020 serán de $1.747.214,539; en honorarios con un incremento del 1.4% en total por un valor de $43.589.963; en seguros se pagara por la póliza de zonas comunes un valor de

prima de $120.096,485; por servicios $1.061.425,033 que se encuentra compuesto por las líneas presupuestales de, servicio de aseo, seguridad de áreas comunes, servicio de vigilancia y monitoreo, servicios públicos, servicio de administración, administración de club house, en el servicio de seguridad de zonas comunes para el año 2020 se está aplicando el beneficio de $60.000.000 sobre el valor total del servicio del año 2020 lo que indica en la línea presupuestal de este rubro solo tendremos un incremento del 4%. En mantenimiento y reparaciones se ejecutarán $164.539.346. Este rubro encontramos presupuestado 9 meses del mantenimiento de los ascensores por el beneficio otorgado por la empresa de mantenimiento lo que indica un incremento para el año 2020 del 2%.

En adecuación e instalaciones se presupuesta $136.961.795 el incremento de este rubro con respecto al año 2019 se encuentra en la línea presupuestal de reparaciones locativas $103.940.000 las cuales la administradora presenta un cuadro discriminado la ejecución.

En línea presupuestal de Provisión de Inversión por un valor de $150.292.329 con estos ingresos ejecutaremos

los siguientes mantenimientos que son urgentes en la copropiedad.

La Administradora manifiesta que hay otras obras que para el año 2020 no se han presupuesto pero es importante que la Asamblea tenga conocimiento cuanto puede ser su presupuesto de ejecución.

DESCRIPCION VALOR

MTO. REJAS CERRAMIENTOS PTA GAS 7.000.000

MTO. CUBIERTAS 18.000.000

MTO. CUBIERTA CLUB HOUSE 5.000.000

MTO. EMBOQUILLADA PISOS TORRES 2.400.000

MTO. CARPINTERIA METALICA 4.200.000

MTO. PUERTAS DE MADERA 4.500.000

MTO PUNTOS FIJOS ASCENSORES 14.000.000

Cambio de bisagras piso puertas de acceso 3.250.000

MTO. CAJAS, CAÑIUELAS, TAPAS. 10.000.000

MTO. CORREDORES DE PIEDRA 2.000.000

MTO.SIFONES ZONA COMUN 1.340.000

MTO GRIFERIAS 750.000

NIVELACION ANDES 4.500.000

PINTURA SEÑALIZACION 3.500.000

MTO Y PINTURA 3.500.000

Acondicionamiento oficina de admon 6.000.000

Imprevistos Varios 14.000.000

TOTAL 103.940.000

REPARACIONES LOCATIVAS

AUXILIAR REPARACIONES LOCATIVAS

DESCRIPCIÓN VALOR OBSERVACIONES

EQUIPOS HIDRONEUMATICOS

TOTAL 150.292.000$

Se instalará, tendido de red eléctrica,

bases, postes de iluminarias tipo led.

La meta de este proyecto es colocar

iluminación perimetral en el camino de

ingreso a las torres y sendores para

brindar seguridad.

El objetivo de este proyecto es brindar

a los propietarios y residentes un

sistema de seguridad en caso ante un

conato de incendio, por medio de

detectores que emitan señal de alarma

36.000.000$

45.292.000$

Se cumplira con el sistema de

prevencion SGSST

ILUMINACION

SISTEMA DE ALARMAS

Auxiliar Provision de inversion 2020

La meta de este proyecto es la

adecuación y mejora de los equipos

hidroneumáticos instalados en las

torres 1, 2 y 5

$ 69.000.000

Se realizara las adecuaciones en los

equipos de las torres descritas, ya que

son las que más han presentado

problemas en las bombas eyectoras,

cambio de tanques hidro acumuladores,

Oscar Omar Vargas – presidente de la Asamblea: Replica al señor Oscar Franco, con todo el respeto que se merece, pero le hemos dado la palabra durante toda la asamblea, si su intención es hacer ver mal el proceso del consejo y de la administración, para lograr que no se incremente el valor de cuota de administración, usted va a tener su espacio para que argumente todo lo necesario para lograr eso. Le solicito a la señora administradora que por favor continúe en la exposición del proyecto de presupuesto para el 2020.

Javier López 5-1702: Comenta, para poder ponernos de acuerdo en lo básico hasta lo detallado, ninguna de las 14 personas que se encuentran como consejeros se ha enriquecido o intenta enriquecerse subiendo o bajando cuotas de administración. Ahora bien, ninguno de nosotros tiene ingresos ilimitados, y esto no lo digo por arrogancia lo menciono por conocimiento de causa; todos sabemos que una cuota de administración más alta desvaloriza nuestros inmuebles; todos estamos de acuerdo en decir que un activo se desvaloriza o se deteriora si no recibe mantenimiento y nuestro conjunto ya lleva más de 14 años. Cuál es el trabajo de estas 14 personas lograr en equipo, buscar el mejor balance

posible entre mantener el conjunto valorizado y no subir demasiado la cuota de administración y si todos estamos de acuerdo con eso la única diferencia de criterio que debe existir es que unos piensen que estamos haciendo un buen trabajo y que otros piensen que se puede hacer mejor. Sugiere dos cosas.

1. Que cuando llegue el momento de la postulación al consejo, se postulen

2. Si ven que existe algo que se pueda hacer mejor, entiendan que darle gusto a más de mil personas es casi

que imposible.

Ahora, el presupuesto presentado tiene el incremento en la cuota de administración del 6%, y esto fue decisión de

consenso dentro del consejo de administración, porque se revisaron los gastos, las necesidades y los costos fijos que ya tenemos y que subieron por el incremento del Decreto Nacional.

Oscar Franco 4-603: Dice, que es residente del conjunto desde el año 2007, para esa época se aprobó el incremento de la cuota de administración sobre la base de salario mínimo y ya han pasado trece años; sería bueno de reevaluar los conceptos.

ANALISIS CRECIMIENTO SALARIO MINIMO Vs IPC Valor COP Mensual

fecha IPC % SALARIO MINIMO

% DIFERENCIA % ACUMULADO %

Valor COP Mensual SM

Valor COP Mensual IPC

ene-30 3,8 6 2,20 43,13 1.527.593 1.238.576

ene-29 3,8 6 2,20 40,93 1.441.126 1.193.233

ene-28 3,8 6 2,20 38,73 1.359.552 1.149.550

ene-27 3,8 6 2,20 36,53 1.282.597 1.107.466

ene-26 3,8 6 2,20 34,33 1.209.997 1.066.923

ene-25 3,8 6 2,20 32,13 1.141.506 1.027.864

ene-24 3,8 6 2,20 29,93 1.076.893 990.235

ene-23 3,8 6 2,20 27,73 1.015.937 953.984

ene-22 3,8 6 2,20 25,53 958.431 919.060

ene-21 3,8 6 2,20 23,33 904.180 885.414

ene-20 3,8 6 2,2 21,13 853.000 565.879

dic-19 3,8 6 2,2 18,93 801.820 545.163

dic-18 3,18 5,9 2,72 16,73 754.513 525.205

$ 390.000.000

HUMEDADES DE SOTANOS Y PARQUEADEROS

El trabajo como es dispendioso para detectar

exactamente la zona afectada se estudió unas áreas

por torre. Las torres que se intervendrían seria la 2 y 5,

ya que son las presenta un mayor grado de humedad

Se ha analizado por parte del comité técnico las

humedades que se presentan en los depósitos y en los

parqueaderos , tratando de buscar una soluciona

definitiva. Provenientes de la plata forma del primer

piso tanto de la zona dura fachaleta terracota como de

la capa vegetal que está en grama

Aproximadamente 2500mts2

de afectación,

aproximadamente el valor de la

inversión para este proyecto

sería de $390,000,000.millones

para lo cual en este momento la

copropiedad no cuenta con los

recursos necesarios

Pensión mensual en COP

Cuota Mensual SM % DEL SALARIO Cuota Mensual IPC % DEL SALARIO

6.679.306

1.527.593 22,9%

1.238.576 18,5%

6.434.785

1.441.126 22,4%

1.193.233 18,5%

6.199.214

1.359.552 21,9%

1.149.550 18,5%

5.972.268

1.282.597 21,5%

1.107.466 18,5%

5.753.630

1.209.997 21,0%

1.066.923 18,5%

5.542.996

1.141.506 20,6%

1.027.864 18,5%

5.340.074

1.076.893 20,2%

990.235 18,5%

5.144.580

1.015.937 19,7%

953.984 18,5%

4.956.242

958.431 19,3%

919.060 18,5%

4.774.800

904.180 18,9%

885.414 18,5%

4.600.000

853.000 18,5%

853.000 18,5%

CRECIMIENTO

212% 450.300

Soy pensionado desde hace seis años y mi pensión crece por el IPC, y cada año la cuota de administración toma de mi presupuesto un valor cada vez más alto y mi calidad de vida al final va a sufrir tropiezos por el alto valor en las cuotas. Le solicito a la asamblea cambiar el criterio de la base para el incremento de la cuota de administración.

Francisco Franco 1-403: es entendible los puntos de vista y la situación personal y económica de cada propietario, cuando yo realice la inversión en este conjunto no solamente mire el impacto comercial que tiene el metro cuadrado de construcción y los 15 años que tiene una copropiedad en su antigüedad para valorar. Y una vez después de hacer

una revisión de sus actas y estatutos y demás, debo afrontar que es un conjunto que tiene unas deficiencias y unas necesidades bastantes grandes. Y debo ser responsable con mi inversión y pagar lo que corresponde a los valores de cuotas de administración. Álvaro Guardiola 4-1501: Afirma que lo explicado por el señor Oscar es muy cierto, no se puede negar todo lo que ha aumentado la cuota de administración, se entiende el cuadro y toda la explicación; pero tiene datos imprecisos, la administración no tiene contratos directos con nadie, sobre el punto de los incrementos desafortunadamente tenemos

más de 12 años de antigüedad que significa problemas con ascensores, equipos hidroneumáticos, problemas con fachadas, problemas con piso, techos ETC, en este momento en comité técnico estamos trabajando en realizar una proyección de mantenimientos y trabajos a cinco años que tiene una suma aproximada de ochocientos millones ($800.000.000) en cinco años, y durante estos años debemos tener cuotas extraordinarias de doscientos millones ($200.000.000) para poder organizar los trabajos.

Oscar Omar Vargas – presidente de la asamblea: Pide se tome una decisión sobre el presupuesto del 2020, la pregunta para realizar la votación es ¿qué quieren de su propiedad, que se deteriore o se mantenga? aclara que si el presupuesto no es aceptado como es presentado, se debe citar a nueva asamblea para poder presentar otras opciones de presupuesto y que la asamblea decida con cual se trabaja para el año 2020. Antonio Urbina 3-1603: considera que existe una tercera alternativa, ya que lo que se ha dicho acá es cierto, y también ha existido danza de millones de pesos en cosas que realmente no debería haberse gastado o mejor en los

niveles que lo han realizado. Para no lesionar el presupuesto presentado continuemos con el incremento del 6%, pero para el año entrante y años siguientes se aplique el IPC a partir del 01 de enero. Considero que se debe dar una buena administración al presupuesto y realizar los trabajos para que la propiedad se mantenga. Por favor no olvidar que vamos caminando a una depresión económica a nivel mundial, y los bolsillos de las familias van a ser golpeados, existirán quiebras, llamo a la cordura y que se bajen los costos de mantenimiento y de gastos y se hagan de forma razonable y esta es una recomendación para el consejo de administración.

CRECIMIENTO PROXIMOS 10 AÑOS

Valor COP Mensual SM

Valor COP Mensual IPC

179% 674.593 145% 385.576

Cielo Trujillo 1-201: Pide se realice una proporción entre el incremento del IPC y el salario mínimo, porque existen algunos gastos que se incrementan solo el 3%, y otros el 6%, y lo que dice el señor Antonio, debemos disminuir gastos.

Oscar Omar Vargas – presidente de la asamblea: Entonces las propuestas son así. Inicialmente votamos a la pregunta, se aprueba el presupuesto para el año 2020, con el incremento de la cuota de administración en el 6%

VOTACIÓN

TOTAL, DE COEFICIENTE

TOTAL, DE VOTACIÓN

SI PORCENTAJE NO PORCENTAJE

91.47% 217 131 54.36% 85 36.57%

La proposición es aprobada de la siguiente manera. De una votación total de 217 propietarios, representados en 131 votos que corresponde a un porcentaje de 54.36% por el SI y 17 votos negativos representados en el 6.41%, con votos nulos 2.

Sergio Botero 5-502: sin duda todas las exposiciones son muy válidas, y la verdad creo que todos quisiéramos bajar el presupuesto, pero si somos responsables debemos pensar que ya nos realizaron unas recomendaciones técnicas que indican que nos va a tocar asumir cuotas extraordinarias; entonces le bajamos dos puntos y nos toca asumir

cuotas extraordinarias que igualmente van a compensar. Lo que propongo realizar el estudio de los mantenimientos y trabajos a cinco años, y se cite a una asamblea y se presenten los estudios y con base en esa información se podría tomar una decisión sobre los años siguientes sobre el incremento de las cuotas.

Cielo Trujillo 1-201: Pregunta, ¿Si se deja el incremento del 6% significa que no nos toca asumir cuotas extraordinarias? Oscar Omar Vargas – presidente de la asamblea: Replica, No señora, no se puede garantizar.

Oscar Omar Vargas – presidente de la asamblea: Entiendan, los presupuestos no es lo que el consejo de administración o la administración quiera, son basados en unos estudios de acuerdo a los gastos que se tiene de varios años anteriores, se tiene en cuenta los incrementos en los contratos, por ejemplo con la empresas de vigilancia no somos nosotros o la empresa de vigilancia la que estipula el incremento del salario, lo realiza la Superintendencia de Vigilancia.

Edwin Mendoza 4- 1702: Solicita a la administradora y al consejo que nos den herramientas para poder tomar la

decisión para el presupuesto del año 2021. Carolina Rojas 1-702: Dice que entiende lo del presupuesto, sin embargo, cuando uno tiene la plata uno la gasta, lo que se debe hacer es escatimar gastos. Mi pregunta cuanto se gastaron en las talanqueras y cuál es su función, y que paso con el salón de la torre 2, se adecuo, se le colocaron muebles y lo remodelaron y volvieron a comprar muebles y los muebles antiguos los tiene guardados. Eso no es escatimar en gastos.

Oscar Omar Vargas – presidente de la asamblea: Comenta que sobre el salón solo se cambió el color de la pintura y los muebles son los mismos. Ahora sobre las talanqueras su valor está incluido entre el valor mensual del RENTING. Felipe Rojas 1- 702: Comenta en referencia al cambio en la tecnología de punta, tengo conocimiento que existían sensores que recubren todo el perímetro y avisen cuando existe alguna inclusión, ahora tenemos un sistema de cables y considero que es una forma de ir hacia atrás, no existe tecnología en eso, es un sistema que es feo.

Javier López 5-1702: solicita, que se postulen, trabajemos, gastémosle el tiempo necesario y requerido para sacar

el conjunto adelante. Ahora sobre la tecnología que mencionan; lo único que teníamos de defensa entre la calle y nosotros es una cerca electrificada, los sensores que existían era infrarrojos y que era fácil localizar por donde pasaban y solo era saltarlo y ya, se cambió a una cerca sensorizada de seis hilos. Álvaro Guardiola 5-1501: Aclara, la asamblea en un tiempo determinado aprobó que el comité de casa maneje los

recursos del arriendo de los salones comunales. Ahora si lo que se quiere es que esos recursos no los maneje este comité, pues que se cambie y que sea la administración quien maneje estos recursos. Oscar Omar Vargas – presidente de la asamblea: Dice que existen cuatro propuestas respecto al tema de presupuesto e incremento. Por favor se van a activar cuatro botones para realizar la votación así.

1. Se mantiene el incremento en la cuota de administración sobre la base del incremento del salario mínimo

mensual vigente a partir del año 2021.

2. Se incremente por el IPC el valor de la cuota de administración a partir del año 2021.

3. Se incremente por un promedio entre el salario mínimo mensual y el IPC a partir del año 2021.

4. No se toma la decisión hasta que se realice el informe técnico y se presente en asamblea extraordinaria

VOTACIÓN

TOTAL DE COEFICIENTE

TOTAL DE VOTACIÓN

Propuesta 1 Propuesta 2 Propuesta 3 Propuesta 4

91.55% 217 36 – 14.74% 72 -30.56 31 - 12.74 78 – 33.51%

De las proposiciones presentadas lo aprobado es lo siguiente. De una votación total de 217 propietarios, para la decidir sobre el tema del incremento de la cuota de administración, se aprueba la propuesta 4 representada en 78 votos que corresponde a un porcentaje de 33.51%, además se aclara que este estudio debe presentarse antes de aplicarse el

incremento de la cuota de administración para el año 2021.

10. PROYECTO DE INVERSIÓN AÑO 2020

Oscar Omar Vargas – Presidente de la asamblea: con base en lo que acaba de pasar, no se presenta el siguiente punto, por el hecho de que no tenemos dinero para ejecutar ningún proyecto.

Leonardo Vitolo 3 – 1303: De alguna manera se eligiera cualquiera de las opciones, el estudio técnico era absolutamente necesario. Me parece importante que se pueda dar un estimado de la fecha del estudio para poderlo evaluar antes de la siguiente asamblea o información presupuestal del próximo año. Oscar Omar Vargas – Presidente de la asamblea: Esa respuesta no se la puedo dar porque el consejo de administración no sabe si va a quedar el mismo o va a cambiar. No puedo comprometer como presidente de la asamblea al presidente del consejo y a los demás consejeros a dar una fecha, cuando no sabemos si vamos a quedar.

Entonces no se puede dar una fecha estimada. Sandra González – Revisora Fiscal realiza la siguiente intervención, el presupuesto del 2020 ya quedo aprobado, además ya quedo aprobado la intención de la asamblea para el presupuesto del año 2021; en ese orden de ideas no tendría sentido que se incurriera en gastos adicionales sean virtuales o no para para una a asamblea extraordinaria sobre un estudio técnico; lo que si el consejo de administración que quede y los órganos de dirección es

comprometerse a que todo ese estudio técnico y ese trabajo que se desarrolle durante el año se presente con el tiempo suficiente a la celebración de la asamblea para que ustedes tenga el conocimiento y se realice una socialización

en el sentir de cuando vengan a la asamblea a aprobar el presupuesto del año 2021 tenga una estructura suficientemente argumentada con ese estudio que se elaboró durante el año. Pero entrar en gastos y en temas adicionales considero que no es lo más pertinente. Javier Gutiérrez 4-1601: El señor Álvaro Guardiola nos ha informado las necesidades de dinero hacia adelante,

entonces quiere decir que tenemos una base de ese informe y que se puede seguir trabajando con esa información. Existen unos mensajes clarísimos de parte de la asamblea, que, aunque apreciamos todo el trabajo que se ha hecho y respetamos la labor del consejo; solicitamos que se revisen muy bien las prioridades para no incurrir en gastos innecesarios. Proyecto de inversión, se presenta a nivel informativo.

1. El arreglo del adoquín de la zona de rodadura, ustedes saben que en este momento se encuentra muy

deteriorado; se tiene cotizaciones que oscilan entre los $300.000.000 millones de pesos para realizarlo total.

Álvaro Guardiola 4-1501: Expone, se tiene ya 12 años con lo que está instalado, a este adoquín se le han realizado

unas reparaciones cada año de $10.000.000 y de $8.000.000. La propuesta es que se realice una placa de concreto y que encima de eso se coloque el adoquín eso cuesta $350.000.000 millones de pesos. La otra propuesta es que se realicen los mantenimientos programados de cada año, pero dentro de los siguientes tres años vamos a tener otra

vez los problemas. Henry Jiménez 3-1101: Complementa lo mencionado por el señor Álvaro. El adoquín que entrego la constructora, lo entrego sobre una placa de recebo; para que esto funcione debe tener unos productos que le ayuden a sostener, pero después de tantos años y movimientos, pesos y humedad se ha deteriorado; lo que se ha hecho es pañitos de agua tibia. Lo que se propone es que cada año se realice un arreglo parcial o por zonas de forma definitiva, que seria,

levantar, realizar la placa de concreto para evitar que el agua dañe los cimientos, y poner el adoquín. Incluso dentro de los planes de inversión del año 2020, no se incluyó nada del adoquín porque existían más temas importantes. Los temas que se incluyeron dentro del plan de inversión son temas prioritarios que se deben tratar antes de que se nos presente algo urgente y nos cueste más. Estos temas son: los equipos hidroneumáticos, las alarmas de incendios

y la iluminación peatonal y vehicular del conjunto, estos proyectos se realizarán con dineros del presupuesto ordinario. Ahora el adoquín y las humedades en los sótanos y los parqueaderos no poseemos recursos.

La iluminación que se tiene pensada es colocar 32 postes en la parte perimetral que es la parte del ingreso hasta la parte del ovalo, esto necesita una red eléctrica nueva, porque la red existente ya no funciona, tiene corto, han sufrido daños por parte de las humedades, en conclusión, red eléctrica nueva, soporte en concreto y el poste con la

iluminación. Las lámparas que están localizadas en el club house, fueron un obsequio de la empresa que suministro las lámparas solares que están instaladas en la parte vehicular.

11. ELECCIÓN REVISOR FISCAL Y SUPLENTE PARA EL PERÍODO 2020– 2021

Oscar Omar Vargas – presidente de la asamblea: Antes de continuar con este punto el consejo de administración y la administración quiere hacer una reconocimiento a nuestro revisor fiscal por mucho tiempo, entonces los invitamos a que guardemos un minuto de silencio por quien en vida se llamara Ramón Tovar. La Sra. Alexandra Cardona, solicita que las postulantes realicen la presentación correspondiente de su hoja de vida para el cargo de Revisora Fiscal.

Clara Inés Bermúdez: Contadora Publica egresada de la universidad de la Salle, tengo experiencia en el sector solidario trabaje con el Banco ganadero, fondos de empleados, cooperativas; en estos momentos mi experiencia en el sector de la propiedad horizontal es de más de 20 años. Tengo capacitación en normas de información financiera de la universidad de Asturias, tengo capacitación en el sistema de seguridad en el trabajo a través del Sena, he participado como capacitador en el colegio de administradores de propiedad horizontal de Bogotá, en la catedra de revisoría fiscal. Actualmente estoy como revisora fiscal en el conjunto Arboleda de Gratamira. El trabajo se desarrolla

realizando el seguimiento de las ordenanzas de la asamblea a las directrices que emita el consejo de administración hacia el administrador. Me gustaría poder representarlos ante los órganos de administración. Sandra Milena González: Contadora pública titulado de la Universidad Piloto de Colombia, tiene 17 años de experiencia en propiedad horizontal, ha sido revisor fiscal, con permanencia de 4 a 6 años, tiene diplomado en normas internacionales de contabilidad, auditoría y revisoría fiscal, Diplomado en propiedad horizontal, acaba de terminar una

especialización en auditoria forense de la universidad extrañado de Colombia. Ha sido capacitadora para administradores, contadores y revisores fiscales en el proceso de implementación de migración, ya que el revisar es

una asesora para el consejo y el administrador. En el esquema de mi trabajo, asisto a las reuniones del consejo de administración, realizo visitas periódicas a la oficina de administración, realizo revisión de títulos valores, estoy certificada por la junta de contadores y eso me obliga a tener mi propio código de ética darle cumplimiento y la elaboración de mis documentos de control y trabajo, presento informes al consejo de administración; cuenta con un grupo multidisciplinario de trabajo que le presta respaldo para prestar un mejor servicio; Considero que he sido crítica

y objetiva en mis informes, independiente en mis observaciones. Y considero que puedo permanecer en el cargo. Oscar Omar Vargas – presidente de la asamblea: la votación es de la siguiente manera el número 1 para votar por la señora Clara Inés Bermúdez y el número 2 para votar por la señora Sandra Milena González, la persona que ocupe el segundo lugar se nombrara como suplente del cargo de revisor fiscal.

TOTAL, DE COEFICIENTE

TOTAL, DE VOTACIÓN Clara Inés Bermúdez

Sandra Milena González

86.11% 205 35 – 14.95% 170 – 71.16%

De la votación total de 205 propietarios, representados en 170 votos que corresponde a un porcentaje de 71.16% por la permanencia en el cargo de la señora Sandra González y 35 votos representados en el 14.95%, por la suplencia de

la señora Clara Inés Bermúdez. Es nombrada por 170 votos la señora Sandra Milena González como revisora fiscal para la vigencia marzo 2020- marzo 2021 y a señora CLARA Inés Bermúdez como suplente con una votación de 35 votos. Sandra Milena González: Acepta la postulación y da gracias por la confianza depositada, garantizo que seguiré cumpliendo con mi función.

12. ELECCIÓN DE MIEMBROS DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN 2020 - 2021

Oscar Omar Vargas – presidente de la asamblea: En este punto, se presentara la propuesta del señor Luis Eduardo Chávez, sobre inhabilidades e incompatibilidades.

Luis Eduardo Chávez 4- 1802: el motivo de mi presentación es buscar una mejor gobernabilidad y una clara gobernabilidad y que no tengamos indicios, quejas o sospecha en el tema de elección, participación y de contratación en nuestro conjunto. Teniendo en cuenta las cantidades de sin sabores o muchas veces conflictos, creo que se tiene

que tratar de poner unas reglas mínimas para evitar esos conflictos. Mi propuesta va encaminada a eso. Este año hice parte del consejo de administración y evidencié que tenemos problemas de gobernabilidad inducida muchas veces porque todos somos familia, pero también vamos a proteger a nuestra familia y es parte del ejercicio que a veces no

es claro un voto. Por tanto, la propuesta que presenta ante la Asamblea General es la siguiente: Elección:

1. El consejero principal o suplente podrá ser elegido por periodos sucesivos hasta por tres (3) periodos, tiempo

en el cual deberá alejarse del cargo pasado un (1) año puede ser reelegido nuevamente.” Además de las

inhabilidades contempladas para los servidores públicos”,

2. Los miembros del Consejo y otros enlaces de la administración deben estar a paz y salvo por todo concepto

con la comunidad, entendiéndose que no pueden estar en mora con sus cuotas o aporte a las expensas

comunes, cuotas extras, o cualquier otra obligación decretada por la Asamblea o contemplada en el

reglamento. El no cumplimiento de estas reglas implica su salida temporal hasta que se subsane el pago.

Contratación:

1. Los miembros del Consejo de Administración o de cualquier comité no podrán llevar asuntos de la copropiedad

en calidad de empleado o asesor.

2. Los miembros del Consejo de administración no podrán celebrar contratos de prestación de servicios o de

asesoría con la copropiedad.

3. No podrán ser parte del cualquier comité. El o la Conyugue de Consejero (A) sea principal o suplente#.

4. En caso de presentarse la situación de que una persona del consejo sea nombrado como administrador, esta

no puede ejercer los cargos de Consejero de Administración y Administradora a la vez.

5. Los miembros del Consejo no pueden ser parientes del Administrador ni del Revisor Fiscal, ni tener negocios

con ninguno de ellos, para garantizar la independencia y autonomía de cada uno de los órganos de dirección

y control.

El señor Luis Eduardo Chávez indica que su propuesta está basada sobre principios, es una propuesta, la idea es redactarla y que haga parte integral del reglamento de la propiedad, la Ley 675 de 2001, no la propone, como se han presentado problemas lo que se busca es solucionarlo.

Esta es la propuesta que solicito sea estudiada y aprobada. Muchas gracias. Oscar Omar Vargas – Presidente de la asamblea: indica a la asamblea, que no tenía programada una asamblea de cinco horas, soy docente universitario y me están esperando para unas clases, el doctor Francisco Franco va a seguir presidiendo la asamblea. Les pido disculpas.

Esto es una propuesta, la idea es redactarla y que haga parte integral del reglamento de la propiedad, la Ley 675 de 2001, no la propone, como se han presentado problemas lo que se busca es solucionarlo. Esta es la propuesta que solicito sea estudiada y aprobada. Muchas gracias.

Álvaro Guardiola 4-1501: Comenta, la propuesta no está mal y se puede hasta aprobar; pero considero que el primer punto se debería eliminar ya que muchas veces lograr tener un consejo de administración es tan difícil.

Francisco Franco – presidente (e) de la asamblea: Me permito dar mi punto de vista legal, la exposición que realiza el señor Chávez es una reforma al reglamento de la propiedad horizontal y esto debe ir como punto específico

dentro de la asamblea y se debe presentar como debe ser para ser incluido. Cualquier decisión que se tome puede ocasionar que se impugne el acta de la asamblea. Carlos Rúgeles 3-503: Me parece una propuesta muy interesante, y considero que se debe tomar como una adición al estatuto y no como reforma; lo que considero es que se debe realizar una mejor redacción y una socialización. Lo que solicito es que quede en esta asamblea el hecho que se propone y aprueba un régimen de inhabilidades e

incompatibilidades, no el texto que se presenta ya que es un inicio y lo puede trabajar un grupo de propietarios para presentarlo mejor. Antonio Ramírez 2-1202: Desde el punto de vista jurídico la exposición es una reforma al reglamento porque es una adición a este, por lo tanto, se requiere este incluido en el orden del día, previo a la reunión y se pueda estudiar. Por lo tanto, considero que no se puede dar ningún tipo de aprobación. Por otra parte, ¿cuántos de nosotros estamos dispuesto a ser parte del consejo de administración? Considero que es poner trabas a las personas para que lleguen

al consejo de administración. Ser consejero es de aptitud, cuantas leyes existen a nivel nacional para sanear las finanzas públicas, y toda la inmoralidad de los funcionarios y seguimos en las mismas. Los felicitos ya que ustedes han sido claros y han mostrado transparencia en el majeño de los recursos. Dicho esto, no estoy de acuerdo con esta reforma. Brenda Moreno 2-1102: declara que la propuesta es aceptable ya que en ninguna instancia es positivo que alguien se elija y se reelija perpetuamente, cada año llegan propietarios que pueden trabajar a favor de la copropiedad, y se

les debe dar el espacio para participar son ideas; el aceptar estas propuestas nos obliga que en cualquier momento nos toca participar en el consejo. Francisco Franco – Presidente (e) de la asamblea: Con el respeto de la asamblea, nosotros no podemos decidir sobre este punto, toda vez que no estaba dentro del orden del día, y dentro de la convocatoria, es válida la propuesta y debe ser traída a la asamblea para su estudio.

Oscar Franco 4-603: Existe un reglamento en el cual se estableció que todas las personas debemos pasar las propuestas a la administración para que fueran incluidas en la asamblea, veo que su intervención es muy importante

para la copropiedad; lo que no entiendo es porque en el orden del día se presentó, pero no se incluyó. Cuál es la razón. Luis Eduardo Chávez 4-1802: La propuesta se presentó y se allego con antelación, pero desconozco porque no se

incluyó dentro del orden del día. Javier López 5-1702: Para que exista claridad en las cosas, los miembros del consejo ninguno se opone a que exista estas reglas, lo que se está diciendo es que se mejore lo propuesto o definitivamente no se tenga en cuenta; la decisión es de la asamblea. Lo que se solicita es que la asamblea acepte o no acepte la propuesta. Francisco Franco – presidente (e) de la asamblea: Debemos darle agilidad al tema, definitivamente dentro del

orden del día no quedo este tema, por error o por omisión no se incluyó y estaríamos infringiendo las normas y la Ley. La propuesta es muy sencilla que se organice un comité o el mismo consejo de administración organice mejor la propuesta y sea presentada para modificación de reglamento de la propiedad horizontal ante la próxima asamblea. Ahora sobre la pregunta para votar seria se considere la propuesta de modificación al reglamento sobre el tema de

inhabilidades e incompatibilidades.

La votación de la pregunta sería: Se considere la reforma del reglamento de propiedad horizontal con relación al punto de inhabilidades e incompatibilidades.

VOTACIÓN

TOTAL, DE COEFICIENTE

TOTAL, DE VOTACIÓN

SI Porcentaje NO PORCENTAJE

78.17% 186 125 52.36% 57 24.32%

Se aprueba la reforma del reglamento con una votación total de 185 propietarios, representados en 125 votos que corresponde a un porcentaje de 52.36% por el SI y 57 votos negativos representados en el 24.32%. Francisco Franco – presidente (e) de la asamblea: Se debe tener en cuenta que las reformas del reglamento de

propiedad tienen unos costos, se debe expedir los certificados de libertad y tradición de todos los apartamentos, así

que más o menos el gasto oscila entre los $6.000.000 millones de pesos. Además de esto aprovechar este momento para nombrar una comisión jurídica que trabaje con la administración y con el consejo de administración para que se revise el reglamento de propiedad horizontal para revisar todos estos vacíos y se pase la propuesta completa en la

próxima asamblea. Francisco Franco – Presidente (e) de la asamblea: Aprovecho este momento para realizar la siguiente acotación,

sobre la elección de los miembros del consejo de administración; los seleccionados son 14 personas de los cuales 7 personas son las principales y 7 personas son los suplentes, se debe tener claridad sobre los nombres de los 7 principales y de los 7 suplentes; porque quienes actúan son los 7 principales y el quorum según el reglamento se da con la asistencia de 5 personas que deciden sobre los temas que se traten. La pregunta es saber si existe en este momento personas que se quieran postular para realizar las respectivas planchas.

Explica, en el reglamento el presidente lo nombra el consejo de administración, es la costumbre y no está reglamentado, es otro vacío que se tiene frente al reglamento y a la Ley 675. Lo que se nombra son los 14 miembros de los cuales 7 son principales eso si lo tiene la norma y el reglamento y 7 suplentes y el consejo de administración nombra al presidente del consejo. Francisco Franco – presidente (e) de la asamblea: presenta la plancha para la elección de miembros del consejo de administración.

Sandra González – Revisora Fiscal: se realiza la lectura del listado de los propietarios que se ofrecieron para ser miembros del consejo de administración.

CONSEJERO APTO

Álvaro Guardiola 4-1501

Henry Jiménez 3-1101

Oscar Omar Vargas 2-302

Bernardo Rojas 1-702

Carlos Andrés Villamil 2-903

Omar Acosta 5-1803

Francisco Franco 1-403

Brenda Moreno 2-1102

Solly Corredor 4-802

Javier López 5-1702

Víctor Corredor 4- 1401

Carlos Hernando Bulla 5-701

Hernando Moya 4-1202

Eduiw Medoza 4-1702

Francisco Franco – presidente (e) de la asamblea: En el reglamento dice que se deben nombrar 7 principales y 7 suplentes, es potestativo de la asamblea que autorice porque se postularon más en la parte de principales que de

suplentes. Ahora se tendría que realizar una votación por cada uno o por la plancha y que en la asamblea autorice que en reunión de consejo se realice la votación de los principales y de los suplentes; esa sería una forma de avanzar ya que tenemos los 14 candidatos. Javier Gutiérrez 4- 1601: Permítame una precisión, aunque el reglamento habla de 7 principales y 7 suplentes, el reglamento no dice cómo actúan o como debe actuar en que caso viene uno o en qué caso el otro.

Francisco Franco – presidente (e) de la asamblea: Si lo explica el reglamento de propiedad horizontal en su artículo 99 lo explica muy bien. Javier Gutiérrez 4- 1601: Muy bien, pero entonces no dice quién es el suplente de cada principal, y la invitación siempre va para que se postulen los 14, pero en la reunión de consejo ustedes son los que determinan esos cargos.

Leonardo Vitolo 3-1103: la propuesta es revisar los postulados a principales y ver de qué torre son para que se realice una distribución equitativa.

Francisco Franco – presidente (e) de la asamblea: Ya tenemos las 14 personas para integrar el consejo de administración lo que falta es definir quiénes son los principales y quienes los suplentes. Solicito a la asamblea se

someta a votación si autorizan al consejo de administración electo que definan quienes son los principales y quienes los suplentes. Francisco Franco – presidente (e) de la asamblea: Somete aprobación los postulados para ser parte del consejo de Administración, La Asamblea en pleno y por unanimidad aprueba el nombramiento de los 14 consejeros y autoriza al consejo postulado para ellos elijan en primer reunión quienes serán los principales y quiénes son los suplentes.

Nota: El señor Edyw se revisa la hiamo e¿y el no puedo ser mimbros del conejo porque nmpo tiene la autyoriacion de acuerdo al reglamento del propietario.

13. ELECCIÓN DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA

El presidente de la Asamblea General solicita la postulación para integrar el Comité de Convivencia 2020-2021, indica que el comité no es únicamente relacionado con la parte social y decoración, también es un ente de orden jurídico

porque es donde se pueden arreglar conflictos de convivencia dentro de la copropiedad, al agotar esa instancia se dirige al código de policía, a la ley civil, etc. La intención del comité es dirimir ciertos inconvenientes que tiene la comunidad debido a que existe un gran porcentaje de copropietarios con mal comportamiento con relación a las mascotas, colillas y eventos sociales que están sucediendo, el comité de convivencia es un ente neutral que trata de solucionar esos inconvenientes, la labor de ellos es conciliar los conflictos.

Francisco Franco Botero – presidente (e) de la asamblea: Por unanimidad la asamblea General aprueba la

conformación del comité de convivencia.

14. INFORME DE COMISIÓN DE MASCOTAS

Francisco Franco Botero – presidente (e) de la asamblea: Pregunta quién va a presentar el informe de la

comisión de mascotas. Carlos Rúgeles 3-503: expone el informe así. A partir de la creación del comité de mascotas elegido por la asamblea general de copropietarios, nos propusimos identificar los temas más sensibles que proporcionarían los insumos para generar unas mesas de trabajo que sirvieron de base para escuchar propuestas y generar ideas para definir un camino claro de cara a la realidad de encontrarnos con una verdadera comunidad de mascotas, lo cual impone una responsabilidad en el marco de la seguridad, el aseo y la integración a nuestra comunidad de estos seres considerados

como miembros de cada una de nuestras familias. En primer término, encontramos, luego de un acercamiento a la normatividad existente acerca del trato con las mascotas y su integración a un entorno como el nuestro, que surge una conclusión pacifica en el sentido de que no

se hace necesario integrar una normativa a dicho respecto.

Como compromiso a corto plazo existe el de compilar las normas más representativas y que nos conciernen, con el fin de generar la conciencia hacia los tenedores de mascotas y aún hacia los no tenedores de mascotas, en relación con las responsabilidades y rigores frente a los demás que contrae quien ostenta dicha condición con miras a contar con un manual básico. Otro de los tópicos importantes resulta de la imperiosa necesidad de contribuir a una sana y pacífica convivencia en nuestra comunidad en donde se destaca que, como primer paso, se logre adicionar el censo actual de mascotas para

determinar la peligrosidad de las razas con criterios objetivos provenientes de las autoridades de policía en orden a definir ciertas seguridades tanto para la mascota como para la comunidad. De igual manera se pretende generar, a través de personal calificado, un entendimiento respecto de razas que, aun siendo peligrosas, bajo el criterio manejado por la policía nacional, cuenten con especial condición a partir de su adiestramiento, de suerte que se pueda llegar a la comprensión en el sentido de si definitivamente requiere de

CONSEJERO APTO.

Carlos Rúgeles 3-503

Camilo Cortes 1-1101

Claudia Patricia Gómez 3-801

seguridades especiales o si a partir de un adiestramiento especial certificado se pueda llegar a una plena integración a la comunidad.

En esa línea de convivencia se ha iniciado un ejercicio de conciencia de mutuo respeto y tolerancia abriendo espacios en los que se congregan las mascotas como el parque público adjunto a nuestro conjunto, con un protocolo que le de preferencia al tiempo destinado a las clases de futbol, así como la implementación del día de la mascota como evento

destinado a retroalimentar las incidencias y necesidades de las mascotas, promover conversatorios de adiestramiento, salud e información para propios y ajenos a mascotas, así como un ejercicio destinado a superar ciertas prevenciones en orden a proveer por una sana convivencia. De igual manera se adquirió el compromiso de generar protocolos de comportamiento frente a la utilización de ascensores tomando como premisa básica la preferencia para quienes no tienen mascotas o no les interesa o no

toleran compartir el ascensor con mascotas, entre otros códigos de comportamiento. Otro de los compromisos, es el relativo a que la imposición de multas se encuentre precedido de un debido proceso, pero además de una actitud preventiva - educativa y no represiva por parte de la administración, y cuyo producto se destinaría a un fondo de inversión para las mascotas, generando así recursos para el día de las mascotas o para, por ejemplo, dotar al parque de las mascotas de bolsas para aseo o establecer rutas para juego u otros.

A dichos propósitos se ha generado una sinergia alrededor de la idea de que, al integrar el nuevo comité de convivencia exista un tenedor de mascotas que pueda servir de canal a una problemática particular. Por último, destacamos un resultado muy positivo en términos de eventualidades o inconvenientes a lo largo del año anterior, lo cual resulta indicativo de la generación de conciencia en la comunidad de tenedores de mascotas que redunda en beneficio de toda la comunidad del conjunto Residencial Reserva de Gratamira.

Francisco Franco Botero – presidente (e) de la asamblea: ¿Algún comentario referte al informa presentado por la comisión? No hubo comentarios al respecto. Javier Gutiérrez 4-1601: Pertenezco a la comisión de mascotas y en la medida de que el comité de mascotas siga funcionando quiero seguir perteneciendo a dicho comité o comisión por las siguientes aclaraciones importantes:

1. No necesitamos un nuevo manual de convivencia, más allá de las leyes expresadas en la ley y en el código de

policía.

2. Compromiso interno del comité de mascotas que se publicara antes de dos meses esos detalles como el uso

de los ascensores, la utilización de las zonas comunes para que todos conozcamos el protocolo, este escrito

se enviara para su aceptación al consejo de administración y se solicita que sea publicado una vez aprobado.

3. Y se considere la continuidad de este comité para poder realizar el escrito que será presentado en la próxima

asamblea.

Se aprueba que el comité de mascotas 2019 siga para el año 2020.

Francisco Franco Botero – presidente (e) de la asamblea: Creo y considero que como para la próxima asamblea se van a realizar varias reformas al reglamento, se deberían incluir estos puntos relevantes para que hagan parte integral de este documento y además la asamblea considere necesario la continuidad de dicho comité.

15. ELECCIÓN COMITÉ DE CASA PARA EL PERIODO 2020 - 2021

El presidente encargado de la Asamblea General solicita la postulación para integrar el Comité de Casa 2020-2021,

indica que el comité no es únicamente relacionado con la parte decoración, la labor de ellos es realizar propuesta que

tengan que ver con no alterar la arquitectura de las torres, y sobre el embellecimiento y cuidado de las zonas comunes y manejan el presupuesto de los ingresos del alquiler de los salones. Álvaro Guardiola 4-1501: Nosotros como asamblea delegamos unos dineros para que sean utilizados por ese comité, la propuesta es que esos dineros deben ser revisados por el consejo y este autorice su destino.

Francisco Franco Botero – presidente (e) de la asamblea: La propuesta es que el presupuesto sea revisado y auditado por el consejo de administración antes de su utilización. Cumpliendo el protocolo de compras que ya se tiene establecido.

Francisco Franco Botero – presidente (e) de la asamblea: Por unanimidad la asamblea General aprueba la conformación del comité de casa.

16. PROPOSICIONES Y VARIOS

Martha Chávez 2- 1401: Queremos saber que paso con el señor Norberto Mora, pues se solicitó por medio de carta se reintegrara a su trabajo. Francisco Franco Botero – presidente (e) de la asamblea: Le damos respuesta de la siguiente manera, existen varios residentes que quieren coadministrar y nosotros a la vez tratamos de administrar los empleados de una

compañía de vigilancia. Ellos tienen la siguiente rutina para manejar a sus empleados; la empresa de seguridad realiza contratos anuales a término fijo y la renuevan, pero para romper el ciclo entre contratos lo envían a vacaciones. El señor argumento que lo iban sacar del puesto de trabajo, que él estaba a punto de pensionarse. Pero para terminar con la respuesta; el señor ya renovó contrato está por terminar sus vacaciones y retornara a sus tareas. Edwin Mendoza 4- 1702: Solicita la publicación trimestral del informe de los mantenimientos de la copropiedad y a la vez que se publique el informe técnico por el cual se va a realizar el estudio del aumento de la cuota de

administración para el próximo año. Alexandra Cardona Montoya - administradora: Informa que se recibieron solicitudes escritas dirigidas a la asamblea de la siguiente manera.

➢ Financieras: Sobre el incremento de la cuota de administración: tema que fue ya debatido dentro de la reunión

➢ Civiles: arreglo de los caminos peatonales, está incluido como proyecto dentro de la línea de reparaciones

locativas.

➢ Seguridad: se solicita el cambio de las tarjetas de acceso por unos pines más fácil de manejar, esto también

se habló dentro del presupuesto.

• Arreglo urgente de las puertas de los parqueaderos, también está dentro del presupuesto.

• Mejora en la iluminación de las zonas comunes; esto está dentro de los presupuestos

➢ Convivencia: que las columnas de los parqueaderos no la utilicen para que las mascotas realicen sus

necesidades

• Modernizar los parques de los niños

• Ramplas para las personas con discapacidad para poder ingresar a las torres.

Yony Garzón 2- 503: Pregunta sobre el sistema de citofonía, somos varias las personas que no estamos interesados

en cambiar al nuevo sistema porque no tenemos teléfono fijo y no tenemos presupuesto para adquirir una línea y solicita continuar con el que está vigente, que respuesta me puede dar al respecto. Francisco Franco Botero – presidente (e) de la asamblea: responde, la copropiedad debe evolucionar hacia las

nuevas tecnologías. Resulta que estas nuevas tecnologías que adquirimos fue una inversión de varios millones de pesos estas funcionan vía IP o vía WEB. Que a la vez tiene ventajas de comunicarse a un teléfono fijo o a un teléfono

celular sin costo adicional, significa cambios tecnológicos dentro de los presupuestos mensuales de mantenimientos onerosos en reparar sistemas obsoletos que ya cumplieron su ciclo e invertir en esos mismos sistemas sería un alto gasto. Claudia Rincón 4-1103: Respecto al mismo tema de citofonía, no todos estamos dispuestos a recibir llamadas en nuestro celular pues porque muchos estamos en nuestros trabajos, solicita que se debe evaluar y seguir prestando el servicio de citofonía antiguo.

Francisco Franco Botero – presidente (e) de la asamblea: Creo que la cuestión seria de suministrar el teléfono fijo o el celular de una de las personas que más tenga disponibilidad, se puede priorizar el orden del ingreso de la llamada de las porterías.

CONSEJERO APTO.

Lina Salamanca 1 - 301

Camilo Valdés 1-402

Jorge Acosta 1-502

Carolina Rojas 1-702 pregunta porque razón se cambiaron los muebles y la decoración de la sala de lectura, los cuales se estaban en perfecto estado

Juan Pardo Solicita que se haga más control en los shut de basuras, tratarlo de mejor manera en cuanto al reciclaje. Martha Chávez 2- 1401 Manifiesta que se haga más control con los niños que transitan en bicicleta por las rampas

de entrada a los sótanos hay que prevenir un accidente, y otra recomendación es el funcionamiento de las talanqueras ha observado que no están funcionando como debe ser. Jenny Peirotty 1–1402: expone su preocupación respecto al tema de las talanqueras, como va a ser el manejo de la correspondencia, de los recibos y de la demás correspondencia.

Francisco Franco Botero – presidente (e) de la asamblea: explica que inicialmente la correspondencia debe ser entregada por el vigilante, ahora bien, existen dos entradas al conjunto si de pronto sé que no tengo correspondencia o que puedo recogerla en otra oportunidad, ingreso por la puerta de costado derecho y no molesto el ingreso de otra persona, pero sí tengo correspondencia ingreso por el costado izquierdo pregunto por la correspondencia y espero a que me sea entregada. Mauricio Hernández 4-1502 Solicita por temas de pico y placa que se cree una estrategia para resolver el problema

de trasporte en la zona, el observa que en el conjunto salen mucho carro con un solo pasajero, se puede implementar un grupo y se pueda prestar un servicio a la comunidad. Carolina Rojas 1-702 indica que se puede crear grupos de WhatsApp como en las universidades, en el conjunto y se puede brindar un servicio, fácil y funciona muy bien. Francisco Franco Botero – presidente (e) de la asamblea indica que hay tema del habeas data que no nos deja

como administración crear o dar la información para crear los grupos de WhatsApp. Sharon Vergara 5-1301 manifiesta que se puede colocar una circular y las personas que estén interesadas en ofrecer el servicio de transporte a su vecino se registre y den la autorización en la administración. Solicita a la comunidad tener un poco de paciencia mientras se van corrigiendo problemas técnicos en la calibración

de las talanqueras, en la parte de la utilización de la citofonía y en todo lo concerniente a estos nuevos sistemas.

16. CIERRE DE LA ASAMBLEA

Francisco Franco Botero – presidente (e) de la asamblea: Da cierre a la asamblea siendo las 2.25 p.m. y agotado el orden del día se da por terminada la Asamblea General de Copropietarios del día 14 de marzo del año 2020.

Para constancia se firma por el presidente de la Asamblea y el secretario

OSCAR OMAR VARGAS OROSTEGUI FRANCISCO FRANCO BOTERO

Presidente Asamblea Presidente (E)

SILVIA ALEXANDRA CARDONA MONTOYA Secretario

COMISION VERIFICADORA REDACCION DE LA PRESENTE

ACTA 14 DE MARZO DE 2020 OBRANDO EN NUESTRA CONDICION DE MIEMBROS DE LA COMISION, PARA LA VERIFICACION Y REDACCION DEL TEXTO DEL ACTA No. 17 DE LA SESION ORDINARIA DE LA ASAMBLEA DE COPROPIETARIOS DEL CONJUNTO

RESIDENCIAL RESERVA DE GRATAMIRA, CELEBRADA EL 14 DE MARZO DE 2020, CERTIFICAMOS QUE HEMOS REVISADO SU TEXTO, EL CUAL ENCONTRAMOS ACORDE CON LAS PROPUESTAS, DISCUSIONES Y DECISIONES TOMADAS DURANTE EL DESARROLLO DE LA MISMA.

LAS CITACIONES, DOCUMENTOS Y REGISTROS DE ESTA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA SE ENCUENTRAN EN EL ARCHIVO DE LA ADMINISTRACION DEL CONJUNTO RESIDENCIAL RESERVA DE GRATAMIRA.

COMISION VERIFICADORA

CARLOS HERNANDO BULLA

5 – 701

BRENDA MORENO

2 – 1102

ANTONIO URBINA

3 - 1603