CONDICIONES PARTICULARES PARA EL ACUERDO MARCO DE ... · expediente 20190314-00242 condiciones...
26
EXPEDIENTE 20190314-00242 CONDICIONES PARTICULARES PARA EL ACUERDO MARCO DE SERVICIOS DE VIAJES CORPORATIVOS DE INECO. Paseo de la Habana, 138 28036 Madrid. España Tel.: +34 91 452 12 00 Fax: +34 91 452 13 00 www.Ineco.es
Transcript of CONDICIONES PARTICULARES PARA EL ACUERDO MARCO DE ... · expediente 20190314-00242 condiciones...
EXPEDIENTE 20190314-00242
CONDICIONES PARTICULARES PARA EL ACUERDO MARCO DE SERVICIOS DE
VIAJES CORPORATIVOS DE INECO.
Paseo de la Habana, 138 28036 Madrid. España Tel.: +34 91 452 12 00 Fax: +34 91 452 13 00 www.Ineco.es
Condiciones particulares para la contratación de servicios de Viajes Corporativos de Ineco 2
1 OBJETO .................................................................................................................................................. 4
2 ALCANCE ................................................................................................................................................ 4 2.1 SERVICIO DE BUSINESS TRAVEL EN INECO ........................................................................................... 4 2.2 GESTIÓN DEL SERVICIO ....................................................................................................................... 6 2.3 HORARIO DE SERVICIO: ...................................................................................................................... 8 2.4 NIVELES DE SERVICIO.......................................................................................................................... 8 2.4.1 Tiempo de propuesta de alternativas ................................................................................................. 8 2.4.2 Tiempo de trámites de reserva ........................................................................................................... 8 2.4.3 Tiempo de antelación de envío de documentación para viajes de urgencia ...................................... 8 2.4.4 Ahorro y calidad en alternativas ......................................................................................................... 9 2.4.5 Nivel de calidad del servicio de la agencia de viajes y servicio emergencias percibido por el usuario 9 2.4.6 Tiempo de espera en atención a emergencia ..................................................................................... 9 2.4.7 Tiempo de emisión de talones de venta/albaranes diarios ................................................................ 9 2.4.8 Tiempo de emisión de facturas mensuales ......................................................................................... 9 2.5 PLAN DE TRANSICIÓN ......................................................................................................................... 9 2.6 AMBITO GEOGRÁFICO ...................................................................................................................... 10 2.7 PETICIÓN DE OFERTAS Y FORMALIZACIÓN DE PEDIDOS ..................................................................... 10
3 MEDIOS REQUERIDOS .......................................................................................................................... 10 3.1 MEDIOS HUMANOS .......................................................................................................................... 11 3.2 MEDIOS TÉCNICOS ........................................................................................................................... 11
4 TÉRMINOS Y CONDICIONES COMERCIALES ........................................................................................... 12 4.1 CONSIDERACIONES PARA LA FACTURACIÓN ..................................................................................... 13 4.2 ACLARACIÓN DE DUDAS ................................................................................................................... 13 4.3 PENALIZACIONES .............................................................................................................................. 14 4.3.1 Incumplimiento de los trabajos objeto de contrato ......................................................................... 14 4.3.2 Ejecución defectuosa de los trabajos ................................................................................................ 14 4.3.3 Mora en la entrega de los trabajos ................................................................................................... 14 4.3.4 Ejecución de Penalidades .................................................................................................................. 14 4.3.5 Comunicación Penalidades ............................................................................................................... 14 4.4 CONDICIONES ESPECÍFICAS PARA LA GESTIÓN DEL SERVICIO ............................................................ 15
5 DURACIÓN ........................................................................................................................................... 17
6 IMPORTE MÁXIMO .............................................................................................................................. 18
7 SOLVENCIA TÉCNICA ............................................................................................................................ 18 7.1 REFERENCIAS ................................................................................................................................... 18
8 SOLVENCIA ECONÓMICA Y FINANCIERA ............................................................................................... 18
9 CRITERIOS DE VALORACIÓN ................................................................................................................. 20 9.1 CRITERIOS EXCLUYENTES .................................................................................................................. 20 9.2 VALORACIÓN de calidad 45 puntos ................................................................................................... 20 9.2.1 Valoración técnica 45 Puntos ............................................................................................................ 20
9.2.1.1 Servicio de Consultoría Hotelera (2 puntos) ................................................................................. 20 9.2.1.2 Herramienta Autoreserva con las siguientes funcionalidades (10 puntos) .................................. 20 9.2.1.3 Política de Duty of Care (2 puntos) ............................................................................................... 21 9.2.1.4 Herramienta de acceso y descarga de los Talones de Venta (4 Puntos) ....................................... 21 9.2.1.5 Benchmarking empresas Ibex 35 (1 Punto)................................................................................... 21 9.2.1.6 Herramientas de Reporting y Business Intelligence (9 Puntos) .................................................... 21 9.2.1.7 Servicio Urgencias 24hs (3 Puntos) ............................................................................................... 21 9.2.1.8 Análisis de Ahorros (5 Puntos) ...................................................................................................... 21 9.2.1.9 Mejoras y simplificación en la facturación de viajes (1 Punto) ..................................................... 21 9.2.1.10 Pantalla con acceso a Amadeus sin coste (3 puntos) ................................................................ 21
Condiciones particulares para la contratación de servicios de Viajes Corporativos de Ineco 3
9.2.1.11 Acceso al Portal del Viajero personalizable sin ningún coste para Ineco. (3 puntos) ............... 21 9.2.1.12 APP móvil (1 puntos) ................................................................................................................. 22 9.2.1.13 Descuentos Vacacionales para Empleados de Ineco (1 puntos) ............................................... 22
9.2.2 Criterios sociales y medioambientales 10 Puntos ............................................................................. 22 9.2.2.1 Criterios sociales. Máximo cinco (5) puntos .................................................................................. 22 9.2.2.2 Criterios medioambientales. Máximo cinco (5) puntos ................................................................ 22
9.3 VALORACIÓN ECONÓMICA. .............................................................................................................. 22 9.3.1 Valoración Económica Fee 20 Puntos ............................................................................................... 22 9.3.2 Valoración Económica Rappel 25 Puntos .......................................................................................... 23
10 CONTENIDO DE OFERTAS ..................................................................................................................... 23 10.1 OFERTA TÉCNICA Y ADMINISTRATIVA ............................................................................................... 23 10.1.1 Documentación Técnica .................................................................................................................... 23 10.1.2 Documentación Administrativa ......................................................................................................... 24 10.2 OFERTA ECONÓMICA ....................................................................................................................... 25
11 PRESENTACIÓN DE OFERTAS ................................................................................................................ 25
12 ANEXOS ............................................................................................................................................... 26 12.1 ANEXO 1 FICHERO CON REQUISITOS A SOLICITAR AL PROVEEDOR PARA EL ENVÍO DEL FICHERO XML 26 12.2 ANEXO 2 DATOS EVOLUCIÓN DE LA FACTURACIÓN ........................................................................... 26 12.3 ANEXO 3 PRESENCIA INTERNACIONAL DE INECO ............................................................................... 26 12.4 ANEXO 4. FACTURACIÓN INTERNACIONAL INECO-MÉXICO ................................................................ 26
Condiciones particulares para la contratación de servicios de Viajes Corporativos de Ineco 4
1 OBJETO
El objeto del presente documento es establecer las condiciones para la contratación de una empresa
especializada en Business Travel a nivel nacional e internacional, en la modalidad de acuerdo marco con un
proveedor.
En este documento se fijarán las condiciones particulares para la prestación de los servicios, así como los medios
técnicos propios de los que disponen las empresas y los precios máximos.
2 ALCANCE
Las presentes condiciones particulares recogen las especificaciones por las que se regirá el contrato de gestión y
contratación de servicios de Business Travel en Ineco, según se describe a continuación.
2.1 SERVICIO DE BUSINESS TRAVEL EN INECO
Las tareas que deberán realizarse de manera general en este tipo de servicio serán:
Asesoramiento y labor de consultoría e información en materia de alojamiento, viajes e información
necesaria, para la gestión de cuantos documentos sean necesarios para la entrada y permanencia en
cualquier país del mundo.
Emisión de billetes de avión, tanto por los canales habituales de reserva y emisión (Amadeus), como por
otros aquellos que Ineco requiera en cada momento por necesidad del desplazamiento.
Emisión de billetes de tren, teniendo prioridad el uso de la tarifa Master + Empresas negociada por Ineco.
Emisión de billetes de barco, autobús, helicóptero o cualquier otro medio de transporte requerido por Ineco.
Gestiones necesarias para la tramitación de reembolsos tanto de billetes como de tasas (aéreas, marinas o
terrestres) en el caso de que se produzcan cancelaciones o anulaciones de dichos servicios.
Reemisiones, cambios o anulaciones cuando corresponda.
Realización de reservas hoteleras, tanto por los canales habituales de venta (Amadeus, Bancos de Camas,
etc.) como a través de la página web del hotel, si esto último fuera requerido por Ineco.
Pago de los servicios de alojamiento por parte de la agencia de viajes, sin que medie en ningún caso el pago
por parte del cliente en destino y sin que medie para tal efecto la tarjeta corporativa de Ineco.
La agencia aportará al cliente la justificación del prepago en aquellos establecimientos hoteleros que así lo
requieran, con el fin de evitar cualquier tipo de incidencia que requiriera el pago por parte del cliente. En
dicha documentación se ha de incluir la verificación realizada con el establecimiento correspondiente de
que el pago ha sido registrado.
Alquiler de vehículos de corta y larga duración en territorio nacional e internacional teniendo preferencia de
uso aquellas empresas negociadas por Ineco.
Consultoría y apoyo en la negociación de acuerdos con proveedores tanto nacionales como internacionales,
siendo los contratos derivados, propiedad de Ineco.
Consultoría y asesoramiento en el proceso de mejora continua en la búsqueda y optimización de
tarifas/proveedores ofertantes de las mismas.
Seguimiento de Reclamaciones y Devoluciones, el contratista tramitará todas las reclamaciones e incidencias
en el menor plazo de tiempo posible.
Realización de otras gestiones propias de agencias de viajes.
Condiciones particulares para la contratación de servicios de Viajes Corporativos de Ineco 5
Gestión total de la herramienta interna de viajes de Ineco; la misma comprende desde la recepción y control
de solicitudes, su posterior cumplimentación con opciones viables para la realización del viaje (respaldadas
por reservas gestionadas previamente por los canales correspondientes) y acorde con la política de viajes de
Ineco en vigor; una vez realizado el paso anteriormente descrito, dicha solicitud será devuelta al viajero para
su selección y posteriormente al validador/es para la aprobación final del viaje y del gasto. Los cambios y
cancelaciones derivados de cada viaje deberán ser gestionados a través de la aplicación. La agencia de viajes
adjudicataria, será la responsable de la comunicación interna con el destinatario final del viaje, o en su
defecto, con el peticionario, de forma que se pueda resolver cualquier incidencia de manera inmediata.
Viabilidad y opciones del viaje:
o La agencia tendrá la responsabilidad de chequear la viabilidad de la solicitud del viaje, debiendo
informar y contrastar con el peticionario/viajero, los servicios y/o fechas posibles de acorde con la
solicitud.
o La agencia de viajes deberá ofrecer alternativas viables al viaje solicitado que se adapten a las
necesidades del cliente, esto es, en viajes nacionales se ofrecerán alternativas en +/-1 hora, en
continentales +/-3horas y en intercontinentales propuestas en +/-24 horas anteriores o posteriores a la
solicitada. Con dichas propuestas se debe garantizar que se ofrecen los precios más competitivos del
mercado, dentro de los parámetros y necesidades expuestas en la solicitud de viajes. En dichas
propuestas se deberán priorizar los parámetros de vuelos directos sobre vuelos con escalas en aquellas
situaciones en las que sea posible, e indicando de manera clara y fácilmente legible las fechas, horarios
y número de escalas, así como si existiera un cambio de aeropuerto.
o Comprobación de tarifas negociadas según mercado, en el caso de que existan tarifas más económicas
que la negociada se ofrecerán, dejando claro en todo momento las diferencias existentes entre ambas,
en relación a política de cambios, cancelaciones y demás aspectos inherentes al servicio.
o Integración de Amadeus con los sistemas de Tracking y control de viajeros (Tripcare, Sos Security o
similar) sin coste para Ineco.
o La agencia será la responsable del envío de la documentación una vez aprobada la solicitud de viaje y
del chequeo de su recepción por parte del viajero/peticionario.
o La agencia será la responsable de la comprobación de la documentación del viaje, previo envío al cliente
de la misma.
Realización de informes de actividad:
o Informes mensuales de consumos desglosados por tipo de servicio y destino de forma mensual,
proporcionados en Excel, según formato de Ineco, con el fin de obtener a cierre de mes todas las
transacciones acumuladas hasta la fecha desglosada por tipo de servicio y destino. Dicha funcionalidad
podría sustituirse, por el acceso a la Base de Datos del Proveedor, para obtener todos los datos
necesarios.
o Informes mensuales de ahorros perdidos, en el formato definido por Ineco.
o Informes mensuales de facturación en formato Xml. Será requisito imprescindible el facilitar por parte
de la empresa adjudicataria del servicio, un fichero Xml definido por Ineco, el cual contendrá la
Condiciones particulares para la contratación de servicios de Viajes Corporativos de Ineco 6
información requerida de todas las facturas o talones de venta realizadas por la agencia. (Se adjunta
Anexo 1 con detalle de requerimientos y periodicidad de envío).
o Informe mensual de top 10 en hoteles (nacional e internacional), top 10 en rutas aéreas (nacional e
internacional) en el formato definido por Ineco.
o Todos los informes cuyo formato sea el definido por Ineco serán susceptibles de sufrir variaciones a lo
largo del servicio.
Descuentos y ofertas especiales para la organización de viajes vacacionales para empleados, para tal fin la
empresa adjudicataria dispondrá de una plataforma donde alojar dichas ofertas, accesibles a todos los
empleados de Ineco donde se encuentren reflejados, datos de contacto que en ninguno de los casos deberá
ser los del equipo que atiende las solicitudes de Business Travel.
Cobertura internacional mediante partners, agencias colaboradoras y oficinas propias fuera de España.
Presencia imprescindible en Brasil, México, Arabia Saudí, Argentina, Cabo Verde, Chile, Colombia, Costa Rica,
Ecuador, EEUU, Emiratos Árabes, Francia, India, Israel, Omán, Países Bajos, Panamá, Perú, Reino Unido,
Turquía, Australia, Grecia y Qatar.
Consolidación global de la cuenta de viajes mediante el envío unificado de reportes en formato Ineco.
Herramienta de seguimiento en tiempo real de los viajeros con accesos habilitados para Ineco.
La agencia de viajes corporativa deberá contar con un plan de contingencia ante cualquier problema o
eventualidad de cualquier naturaleza que pueda surgir; protocolo que garantiza la seguridad de los viajeros
y del servicio contratado ante situaciones críticas (Terremotos, desastres naturales, inclemencias
meteorológicas, etc.), así como el plan de contingencia en caso de interrupción del servicio.
Implementación de herramienta autoreserva, conforme al mercado actual, homogénea entre agencias y que
disponga de todos los servicios, incluida la integración con Renfe; parametrizada y personalizada según los
criterios establecidos por Ineco.
Cumplimiento de los niveles de servicio (SLA), conforme se estipula en el apartado 2.3.
Informar de las Políticas de sostenibilidad del proveedor.
2.2 GESTIÓN DEL SERVICIO
La agencia de viajes elegida deberá regirse, en todo momento, por la política de viajes definida por Ineco, la cual
puede variar durante la duración del contrato, comunicando en todo caso las excepciones que se produzcan a
este y siguiendo en todo momento los procedimientos establecidos por el Contratante.
Además de los servicios propios que ofrece una Agencia de Viajes, tales como reserva, emisión y envío
de documentación a los viajeros, serán de necesaria obligatoriedad:
o Capacidad global y presencia internacional. Garantizar la disponibilidad de un servicio y
herramientas similares en los países donde el Contratante tiene presencia.
o Portal de viajes: web personalizada con acceso a las herramientas contratadas según el perfil
del usuario. Espacio propio para colgar la política de viajes, proveedores preferencias,
procedimientos, pólizas de seguro en viaje, etc. personalizable según requisitos de Ineco y
alojada en la intranet.
Condiciones particulares para la contratación de servicios de Viajes Corporativos de Ineco 7
o Información a los viajeros: disponer de un itinerario electrónico que incluya todos los servicios
del viaje, tarifas ofertadas, status del billete, condiciones, acceso a check-in, etc.
o Sistema automático de avisos de retrasos, modificaciones/cancelaciones en los vuelos.
o APPS móviles: disponibilidad de una aplicación móvil que incluya el itinerario del viaje y toda
la información que pueda ser útil a los viajeros en sus desplazamientos.
o Programas para la gestión de incidencias.
o Controlador de emisión de CO2 y reporte tanto en itinerario emitido como en informes.
o Aplicación de servicios según perfiles: única base de datos con toda la información del
Contratante y su política de viajes, así como toda la información de los viajeros (información
de contacto, forma de pago, preferencias, etc.). Sincronización automática y en tiempo real
con el GDS y con la herramienta de autoreserva, de forma que no exista duplicación de perfiles
y, por tanto, posibles errores. Opción de carga masiva de datos.
o Garantía de las mejores tarifas disponibles. Disponibilidad de la tecnología necesaria para
garantizar que se ofrecen las mejores tarifas disponibles en todo el momento de la reserva, en
todos los canales del mercado. Sistema de mejora de las tarifas hasta el inicio del viaje, con
independencia de que medie billete emitido o no.
o Servicio telefónico: protocolo de atención telefónica, con estadísticas de flujo de llamadas
entrantes y salientes, tiempo de respuesta; quedando en todo momento trazabilidad y
grabación de las llamadas.
o Localización y seguimiento de los viajeros: sistema de seguridad que garantice la localización
del viajero en tiempo real, tanto de reservas como de billetes emitidos.
o Sistema de alertas: informar de cualquier circunstancia que pueda afectar a los viajes de los
empleados antes y durante el viaje.
o Plan de Contingencia. Protocolo que garantiza la seguridad de los viajeros y del servicio
contratado ante situaciones críticas (inclemencias meteorológicas, huelgas, etc.), así como el
plan de contingencia en caso de interrupción del servicio.
o Servicio de emergencias 24 horas: donde se prestará asistencia puntual a los empleados
durante 24 horas al día, 365 días al año, por personal bilingüe español e inglés.
o Detección y comunicación de oportunidades de ahorro, sea cual sea su origen.
o Ayuda a Ineco, en la negociación con proveedores, soluciones de consultoría.
o Posibilidad de utilización de los acuerdos existentes entre la Agencia de Viajes y sus
proveedores, cuando no apliquen otros corporativos de Ineco o los anteriores sean más
beneficiosos.
o Política de RSC/RSA.
o Prestación de los siguientes servicios adicionales:
- Tramitación de la pérdida de equipajes.
Tramitación de reclamaciones para recuperar el importe pagado por la pérdida de
un billete, pérdida de un vuelo, over-booking, no-show en un hotel, etc.
Condiciones particulares para la contratación de servicios de Viajes Corporativos de Ineco 8
Reservas cuyo pago sea directo o no comisionable.
Localización de viajeros en caso de emergencia en un periodo máximo de 3-4
horas.
o Ineco se reserva el derecho de realizar cualquier acción para comprobar el grado de
cumplimiento del servicio (llamadas periódicas al punto de servicio de la agencia adjudicataria,
comprobar si se están garantizando el requerimiento del precio mínimo, comprobar si se está
cumpliendo la política acordada, etc.).
o La Agencia deberá estar en disposición de mantener las green-lists/black-lists de los
mejores/peores proveedores que condicionen contrataciones futuras. Además, este punto
debe ser auditable anualmente.
2.3 HORARIO DE SERVICIO:
o Servicio ordinario, de 8 a 19 horas de lunes a jueves y de 8 a 18 horas los viernes en España y
en el resto de oficinas internacionales.
o Servicio de emergencias 24 horas, activo desde el momento de cierre de la oficina habitual y
con asistencia por personal bilingüe, activo durante los 365 días del año. Dicho servicio deberá
contar con dos líneas, una de asistencia al personal VIP de la empresa y otra para el resto de
trabajadores de la misma.
Todo lo anteriormente descrito no es a título limitativo, pudiéndose requerir modificaciones o inclusiones
durante la vigencia del contrato con el proveedor.
2.4 NIVELES DE SERVICIO
En la prestación del servicio, el Contratista deberá observar los siguientes niveles de servicio:
2.4.1 Tiempo de propuesta de alternativas
El tiempo transcurrido entre la solicitud de un servicio de viaje y el envío de alternativas al usuario deberá ser
menor de 4 horas laborables para todas las solicitudes de viaje.
La monitorización del cumplimiento de este nivel de servicio se llevará a cabo mediante la herramienta
corporativa de viajes de Ineco, pudiéndose requerir informes de tiempos de transacción realizado por la empresa
adjudicataria.
2.4.2 Tiempo de trámites de reserva
El tiempo transcurrido entre la validación de un servicio por parte de Ineco y la recepción de la documentación
del viaje por parte del viajero debe ser menor a 2 horas laborables, para todas las peticiones de servicio.
La monitorización del cumplimiento de este nivel de servicio se llevará a cabo mediante la herramienta
corporativa de viajes de Ineco, pudiéndose requerir informes de tiempos de transacción realizado por la empresa
adjudicataria.
2.4.3 Tiempo de antelación de envío de documentación para viajes de urgencia
Todo viajero debe recibir la documentación de viaje como mínimo 4 horas antes, de la hora programada del
comienzo del viaje.
La monitorización del cumplimiento de este nivel de servicio se llevará a cabo mediante la herramienta
corporativa de viajes de Ineco, pudiéndose requerir informes de tiempos de transacción realizado por la empresa
adjudicataria.
Condiciones particulares para la contratación de servicios de Viajes Corporativos de Ineco 9
2.4.4 Ahorro y calidad en alternativas
Las alternativas de viaje que el Contratista facilite al usuario deberán ser las de precio más reducido ofertadas
por el mercado, manteniendo siempre los parámetros de petición de viaje del usuario en cuanto a fecha y
horario, número de escalas y clase de viaje y debiendo ser estas gestionadas a través sistemas con garantías de
seguridad y calidad.
La monitorización del cumplimiento de este nivel de servicio se llevará a cabo mediante la herramienta
corporativa de viajes de Ineco, pudiéndose requerir informes de tiempos de transacción realizado por la empresa
adjudicataria.
2.4.5 Nivel de calidad del servicio de la agencia de viajes y servicio emergencias percibido por el usuario
INECO enviará anualmente a los usuarios de la agencia de viajes una encuesta en la que se valoren todos los
aspectos relacionados con el servicio ofrecido por el Contratista. El servicio percibido por los usuarios deberá ser
de excelencia. INECO tratará con el Contratista todos aquellos resultados de las encuestas de satisfacción de
clientes que se aparten de este valor, con el fin de determinar las acciones correctivas oportunas en el servicio
prestado.
2.4.6 Tiempo de espera en atención a emergencia
El tiempo máximo de espera de una llamada de usuario al Servicio de Emergencia será de 5 minutos.
La monitorización del cumplimiento de este nivel de servicio se llevará a cabo mediante los registros del sistema
de gestión telefónica del servicio de emergencias, realizado por la empresa adjudicataria.
2.4.7 Tiempo de emisión de talones de venta/albaranes diarios
Los Talones de Venta / Albaranes correspondientes a los servicios de viajes emitidos en un día, serán enviadas
por el Contratista a INECO dentro del día laborable siguiente, a todos los destinatarios o listas de distribución
que se le requiera.
La monitorización del cumplimiento de este nivel de servicio, se llevará a cabo mediante los registros de emisión
reflejados en los envíos diarios de facturas realizados por la empresa adjudicataria a INECO.
2.4.8 Tiempo de emisión de facturas mensuales
El Contratista enviará a INECO el fichero XML mensual con toda la información de facturación correspondiente a
un mes antes del día 5 del mes siguiente.
Todas las facturas deben contener la información correcta y en caso de incidencia esta deber ser solucionada en
un plazo no superior a 24 horas.
La monitorización del cumplimiento de este nivel de servicio se llevará a cabo mediante el envío del informe
mensual de facturación en formato XML por la empresa adjudicataria a INECO.
El no cumplimiento de los Niveles de Servicio (ANS), será motivo de penalidad conforme a lo estipulado en el
punto 4.3 del presente documento.
2.5 PLAN DE TRANSICIÓN
El licitador propondrá un plan de transición el cual se llevará a cabo en paralelo y en el que se procederá a la
formación del personal asociado al servicio, traspaso de documentación, alquileres, reservas y billetaje de cada
uno de los servicios licitados.
El objetivo de dicho periodo es el solape entre agencias sin que en ello se vea perjudicado dicho servicio en
detrimento de Ineco, se realizará por lo tanto bajo las siguientes premisas:
Condiciones particulares para la contratación de servicios de Viajes Corporativos de Ineco 10
Plazo: Máximo 2 meses y siempre garantizando la continuidad del servicio.
Costes: Sin coste alguno de transición para Ineco, únicamente asumirá aquellos derivados de la
prestación del servicio por parte del adjudicatario a la fecha del comienzo de sus servicios. Si
existiera algún coste derivado de dicha transición, este sería asumido por la empresa adjudicataria.
Calidad del servicio: No se admitirán pérdidas en la calidad del servicio prestado tanto por el
adjudicatario entrante como por el proveedor del servicio saliente.
Obligatoriedad: Será de obligado cumplimiento por parte del proveedor saliente, el traspaso de
todo tipo de información concerniente a los viajeros, tales como: perfiles, billetes, etc. al
adjudicatario.
El adjudicatario será el responsable de minimizar en lo posible el tiempo de este plan de transición. Dicho plazo
estará incluido en el total de la duración del contrato.
Si el adjudicatario no cumple el plazo comprometido, por cualquier causa que pudiera serle imputable, deberá
asumir todos los costes derivados para Ineco, con el objeto de garantizar el servicio en los mismos estándares de
calidad y excelencia.
Además, si el retraso es mayor al 25% (15 días) del plazo máximo comprometido, Ineco aplicará una penalización
equivalente al 50% del importe total mensual del servicio (pago de fees a la agencia), a descontar del primer
pago a realizar al adjudicatario.
Si dicho retraso fuera superior al 50% del plazo máximo comprometido, facultará a Ineco a la posibilidad de
rescindir el contrato sin perjuicio de la posible reclamación de daños y perjuicios que Ineco pudiera ejercer en su
derecho.
2.6 AMBITO GEOGRÁFICO
El ámbito geográfico de esta oferta es GLOBAL, (ver anexo 3 con listado de presencia internacional de Ineco), y
será donde la empresa adjudicataria deberá prestar sus servicios en el caso de ser requerido por Ineco.
Igualmente, en dicho anexo se encontrarán los países potenciales para Ineco, donde aun no teniendo presencia
se podría requerir servicios de agencia local.
2.7 PETICIÓN DE OFERTAS Y FORMALIZACIÓN DE PEDIDOS
Una vez celebrado el Acuerdo Marco para la contratación de los servicios descritos anteriormente, los pedidos
que deriven de éste se adjudicarán siguiendo el procedimiento que se detalle en el presente apartado.
Las peticiones de los pedidos se harán a través de la herramienta interna de viajes de Ineco:
- Recepción y control de las solicitudes
- Posterior cumplimentación con opciones viables para la realización del viaje
- Las diferentes propuestas derivadas de la solicitud, serán devueltas al viajero para su selección
y posteriormente al validador para la aprobación final del viaje y del gasto.
La empresa adjudicataria estará obligada a presentar propuesta en todas las peticiones a las que se le solicite.
Esta documentación deberá incluirse en el sobre 2 “Oferta técnica”
3 MEDIOS REQUERIDOS
El adjudicatario deberá aportar los medios humanos, técnicos y materiales necesarios para la correcta ejecución
del servicio.
Condiciones particulares para la contratación de servicios de Viajes Corporativos de Ineco 11
Los medios específicos a proporcionar en cada trabajo se detallarán en las ofertas correspondientes y en general
serán coherentes con lo establecido en el apartado 2.
3.1 MEDIOS HUMANOS
Los requisitos mínimos que deberán cumplir los recursos propuestos para realizar estos servicios serán:
Account Manager dedicado a Ineco, cuya misión será poner en marcha el plan de negocio e
implementar el modelo de gestión de la cuenta que garantice el éxito en el programa de viajes
de la empresa.
o Control y coordinación del equipo que atiende las necesidades del servicio, gestionando
ausencias, bajas y demás casuísticas laborales del personal, sin que Ineco sufra una
variación en la calidad del servicio ofrecido.
o Definición de objetivos alineados con los de Ineco, evaluación y análisis del programa de
viajes actual, política y programa de proveedores en búsqueda de mejoras continuas que
redunden en beneficios para el licitante.
o Innovación y tecnología en el programa de viajes de la empresa; será la persona encargada
de estar al tanto de todas y cada una de las soluciones tecnológicas que el mercado
presente y puedan ser implementadas en Ineco para su beneficio.
o Control y reporting, análisis de la información de la cuenta y propuesta proactiva de nuevas
acciones que puedan mejorar la calidad del servicio ofertado.
Un (1) Responsable técnico de oficina,
o Experiencia acreditada en el sector de viajes de empresa de más de 7 años.
o Conocimientos de Business Travel y los propios de agente de viajes, con nivel mínimo de
Advanced en habla inglesa.
Equipo de técnicos de oficina, (6 personas)
o Experiencia acreditada en el sector de viajes de empresa de más de 4 años.
o Conocimientos de Business Travel y los propios de agente de viajes, con nivel mínimo de
First en habla inglesa.
o Dentro del equipo deberá existir al menos una persona con nivel medio de francés.
Se deberán aportar los Curricula Vitarum del personal requerido para la prestación de los servicios descritos en
el presente documento, que incluirá las correspondientes referencias contrastadas y justificadas de la
experiencia profesional requerida, mediante la relación suscrita de los principales servicios o trabajos realizados.
La empresa adjudicataria deberá mantener en todo momento la confidencialidad absoluta de todos los trabajos
realizados estando expresamente prohibida la entrega de trabajos de Ineco a terceros.
3.2 MEDIOS TÉCNICOS
El adjudicatario deberá de disponer de al menos los siguientes medios técnicos durante todo el desarrollo del
contrato, siendo necesario justificar la adquisición, alquiler o renting del mismo. En ningún caso la puesta a
disposición de Ineco de cualquiera de estas herramientas supondrá coste alguno para Ineco:
Herramientas de Selling
Value
Condiciones particulares para la contratación de servicios de Viajes Corporativos de Ineco 12
Master
All first
Gestión de listas de espera y búsquedas de tarifas más baratas.
CCR
Facturas y ficheros de facturación.
Conciliación de tarjetas de crédito, la agencia deberá ser la encargada de chequear los listados de
facturación y comprobar que cuadran a la perfección con lo facturado en la tarjeta corporativa,
debiendo gestionar las incidencias si las hubiera.
Herramienta de Justificación del pago en hoteles internacionales sin cargo alguno.
Servicio de especial criticidad e incidencia, la agencia contará con servicio especial ante
emergencias que afecten a un numeroso grupo de personas (por ejemplo, quiebra de compañía
aérea, situación meteorológica grave…)
Servicio de Información y comunicación al Pasajero.
Herramienta de localización de viajeros.
Herramienta de consolidación global de la cuenta de viajes de la empresa mediante informes
unificados.
La prestación del servicio se efectuará a través de implant (unipersonal) y outplant (resto de equipo) en España.
En aquellos países donde se implante servicio de agencia de viajes, El equipo se ajustará el número de personal
en función del volumen.
La agencia de viajes deberá tener una con dedicación 100% exclusiva a Ineco. No están permitidos los servicios
a través de Call Center.
Será requisito imprescindible el facilitar por parte de la empresa adjudicataria del servicio, un fichero XML
definido por Ineco, que contendrá todas las facturas realizadas por la agencia. (Se adjunta Anexo 1 con detalle
de requerimientos y periodicidad de envío).
Será igualmente necesario disponer tanto en España como en las ubicaciones internacionales en los que Ineco
esté implantada, disponer de centros alternativos para la emisión de los viajes y el normal funcionamiento de la
agencia, para asegurarse el correcto funcionamiento en caso de incidencia en el equipo de prestación de servicio.
Esta documentación deberá incluirse en el sobre 1 “Solvencia y documentación Administrativa
4 TÉRMINOS Y CONDICIONES COMERCIALES
Serán de aplicación las condiciones generales de contratación publicadas en el perfil del contratante de Ineco
(www.ineco.com) y en la plataforma de contratación del estado (www.contrataciondelestado.es).
La empresa adjudicataria deberá estar capacitada según la legislación vigente para el desarrollo de los trabajos
requeridos en el presente documento.
La presentación de oferta supone la aceptación de las Condiciones Generales de Contratación de Ineco y de las
presentes Condiciones Particulares, con el orden de prelación de documentación contractual establecido en el
Artículo 20 de las Condiciones Generales de Contratación de Ineco.
Condiciones particulares para la contratación de servicios de Viajes Corporativos de Ineco 13
Ineco no permitirá la subcontratación de ninguna de las actividades descritas en el presente pliego de
condiciones particulares. En caso de precisar subcontratación deberá aprobarse anteriormente por escrito y
sometiendo el límite máximo de la misma, que no deberá superar el 50%.
4.1 CONSIDERACIONES PARA LA FACTURACIÓN
La facturación se realizará en función del trabajo realmente ejecutado, valorado a los precios ofertados. En
ningún caso Ineco tendrá la obligación de agotar en su totalidad el presupuesto ni el plazo, quedando limitado a
las necesidades reales de la empresa.
Los días de pago son los días 5, 15 y 25 de cada mes, lo que deberá tenerse en cuenta para los plazos de pago.
El pago se realizará a SESENTA (60) días tras la validación de la factura.
Los pagos se realizarán en EUROS, mediante transferencia bancaria, desde una cuenta corriente de Ineco
domiciliada en Madrid (España), por lo que en el contrato con el proveedor debe constar:
Titular de la cuenta
Nombre del banco
IBAN o codificación unívoca equivalente.
SWIFT o BIC (Cuando aplique)
Condiciones de pago (tarjeta y a crédito)
Los gastos adicionales ocasionados por pagos mediante diferentes medios a los indicados correrán por cuenta
del proveedor.
El proveedor facilitará las copias de facturas/talones de venta que sean requeridos por Ineco/empleados.
Todas las facturas que se emitan deberán contener los siguientes datos obligatoriamente:
Nº de Adjudicación.
Código de proyecto.
Nº de factura o serie.
Fecha de expedición.
Nombre y apellidos, razón o denominación social completa tanto del obligado a expedir factura como
del destinatario de las operaciones.
Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración tributaría española.
Domicilio fiscal tanto del obligado a expedir la factura como del destinatario de las operaciones.
Descripción de la/s operación/es.
Tipo impositivo o exención del mismo si procede.
La cuota tributaria que, en su caso se repercuta, que deberá consignarse por separado.
Adicionalmente a todo lo anteriormente escrito y relativo a la facturación, INECO durante la ejecución del
contrato, podrá solicitar con la debida antelación, cualquier modificación relativa a los procedimientos de
facturación, aquí, establecidos.
4.2 ACLARACIÓN DE DUDAS
A través de la plataforma de contratación del estado en el apartado “Solicitar información” hasta la fecha límite
establecida en el Anuncio de Licitación.
Condiciones particulares para la contratación de servicios de Viajes Corporativos de Ineco 14
4.3 PENALIZACIONES
En caso de incumplimiento de obligaciones contractuales, Ineco aplicará las siguientes penalidades:
4.3.1 Incumplimiento de los trabajos objeto de contrato
Se aplicará una penalidad correspondiente al diez (10%) por ciento del importe total del pedido concreto por el
incumplimiento de cualquiera de las tareas descritas en el apartado segundo. Ineco informará de esta situación
al coordinador nombrado por la empresa adjudicataria para que, en el plazo máximo de dos (2) días, alegue lo
que considere oportuno. Una vez recibidas las alegaciones por parte de Ineco, en caso de desestimarlas, en el
plazo máximo de cuatro (4) días, informará sobre la aplicación de dicha penalidad o sobre la rescisión anticipada
del contrato, sin derecho a indemnización alguna a favor de la empresa adjudicataria. Las comunicaciones entre
Ineco y la empresa adjudicataria se realizarán siempre por escrito.
Las penalidades por incumplimiento de los trabajos, en caso de superar el veinte (20%) por ciento del importe
total del contrato, habilitarán a Ineco para proceder a la rescisión anticipada del contrato.
4.3.2 Ejecución defectuosa de los trabajos
Se aplicará una penalidad del cinco (5%) por ciento del importe total del pedido concreto por la ejecución
defectuosa de los trabajos. Ineco informará de esta situación al coordinador nombrado por la empresa
adjudicataria para que, en el plazo máximo de dos (2) días, alegue lo que considere oportuno. Una vez recibidas
las alegaciones por parte de Ineco, en caso de desestimarlas, en el plazo máximo de cuatro (4) días, informará
sobre la aplicación de dicha penalidad o sobre la rescisión anticipada del contrato, sin derecho a indemnización
alguna a favor de la empresa adjudicataria. Las comunicaciones entre Ineco y la empresa adjudicataria se
realizarán siempre por escrito.
Las penalidades por ejecución defectuosa de los trabajos en caso de superar el diez (10%) por ciento del importe
del contrato, habilitará a Ineco para proceder a la rescisión anticipada del contrato.
4.3.3 Mora en la entrega de los trabajos
Se aplicará una penalidad del diez (10%) por ciento del importe total pedido concreto cuando se produzca, por
causas imputables a la empresa adjudicataria, un retraso en la entrega de los trabajos. Ineco informará de esta
situación al coordinador nombrado por la empresa adjudicataria para que, en el plazo máximo de dos (2) días,
alegue lo que considere oportuno. Una vez recibidas las alegaciones por parte de Ineco, en caso de desestimarlas,
en el plazo máximo de cuatro (4) días, Ineco informará sobre la aplicación de dicha penalidad o sobre la rescisión
anticipada del contrato, sin derecho a indemnización alguna a favor de la empresa adjudicataria. Las
comunicaciones entre Ineco y la empresa adjudicataria se realizarán siempre por escrito.
4.3.4 Ejecución de Penalidades
Las penalidades mencionadas se harán efectivas mediante la correspondiente deducción en la siguiente factura
emitida por la empresa adjudicataria. Ineco informará de la aplicación de dicha penalidad al coordinador
nombrado por la empresa adjudicataria, para que se contemple dicha deducción por este concepto en la
correspondiente factura, de no ser así, Ineco se reserva el derecho a realizar una retención del doble de la
penalidad impuesta que se practicará en la última factura emitida por la empresa adjudicataria.
4.3.5 Comunicación Penalidades
Las comunicaciones por escrito se realizarán al correo electrónico facilitado por el contratista, siendo
responsabilidad del mismo el mantenimiento de dicha cuenta, así como la consulta y lectura de los correos
Condiciones particulares para la contratación de servicios de Viajes Corporativos de Ineco 15
emitidos. En el caso de cambiar la dirección de correo electrónico, el contratista deberá de notificarlo por escrito
a Ineco ([email protected]), en caso de no hacerlo las comunicaciones emitidas al correo facilitado tendrán
la consideración de comunicación escrita a los efectos de oportunos.
En caso de incumplimiento por parte del contratista y de sus subcontratas, de sus obligaciones con la Seguridad
Social, abono de salarios a sus trabajadores y obligaciones en materia de PRL, se podrá rescindir anticipadamente
el contrato, así como realizar retenciones en concepto de penalización en las facturas emitidas.
4.4 CONDICIONES ESPECÍFICAS PARA LA GESTIÓN DEL SERVICIO
Coordinación de la prestación de servicio
La Empresa adjudicataria deberá nombrar un Coordinador Responsable del Servicio que pertenecerá a
la plantilla de la empresa y tendrá entre sus obligaciones las siguientes:
o Actuar como interlocutor de la empresa contratista frente a Ineco, canalizando la
comunicación entre la empresa contratista y el personal integrante del equipo de trabajo
adscrito al contrato, de un lado, e Ineco de otro lado, en todo lo relativo a las cuestiones
derivadas de lo ejecución del contrato
o Distribuir el trabajo entre el personal encargado de la ejecución del contrato, e impartir a
dichos trabajadores los órdenes e instrucciones de trabajo que sean necesarias en relación con
la prestación del servicio contratado.
o Supervisar el correcto desempeño por parte del personal integrante del equipo de trabajo de
las funciones que tienen encomendadas, así como controlar la asistencia de dicho personal al
puesto de trabajo.
o Organizar el régimen de vacaciones del personal adscrita a la ejecución del contrato, debiendo
a tal efecto coordinarse adecuadamente la empresa contratista con INECO, a efectos de no
alterar el buen funcionamiento del servicio.
El adjudicatario podrá designar a uno o varios coordinadores técnicos, aceptados por Ineco, encargados
de supervisar la realización de los trabajos siguiendo las instrucciones del Jefe de Proyecto de Ineco, y
de gestionar los recursos humanos que intervengan, sin perjuicio de la responsabilidad del Coordinador
Responsable del Servicio en la correcta ejecución del contrato.
La figura del Coordinador Responsable del Servicio por parte del adjudicatario deberá estar dotada de
capacidad gerencial suficiente para ostentar la representación del adjudicatario cuando sea necesaria
su actuación o presencia, así como resolver las obligaciones contractuales, siempre en orden a la
ejecución y buen fin del objeto del contrato, y su titular no podrá ser sustituido sin la conformidad previa
de Ineco.
El Jefe de proyecto designado por Ineco, establecerá los criterios y líneas generales para la actuación en
relación con el servicio contratado para el cumplimiento de los fines del mismo. Será el encargado de la
comprobación, coordinación y vigilancia de la ejecución, sin que esta designación exima al adjudicatario
de su responsabilidad en la correcta ejecución del contrato.
Condiciones particulares para la contratación de servicios de Viajes Corporativos de Ineco 16
Prestación del servicio
La empresa adjudicataria deberá definir, conforme a las directrices establecidas por el Jefe de Proyecto
de Ineco, el Plan de Actividades a realizar, su descripción y el procedimiento que se establecerá para
llevar un control exhaustivo de todas y cada una de las actividades que el personal aportado por la
empresa adjudicataria, deberá ejecutar para que los trabajos sirvan de la mejor forma a los intereses y
objetivos perseguidos por Ineco.
La empresa adjudicataria pondrá a disposición del equipo asignado a los trabajos todos los medios
necesarios para la realización de las actividades previstas, salvo aquellos que por motivos logísticos
proporcione Ineco (punto de red, conexiones de fuerza, etc.). En particular, y siempre que sea necesario
para la prestación del servicio, facilitará como mínimo los siguientes medios físicos:
o Dirección de correo electrónico con dominio identificativo de su empresa y con acceso web.
o Teléfono de contacto fijo o móvil.
o Ordenador fijo o portátil.
o Software original.
o Conexión a Internet con ancho de banda suficiente sobre la que se puedan establecer túneles
IPsec con los sistemas de Ineco.
En aquellos casos en los que los trabajos deban realizarse en instalaciones de Ineco, solo se
proporcionará acceso a los servicios o aplicaciones informáticas imprescindibles para la realización de
su actividad.
En caso de que, por eficacia y seguridad del trabajo, los equipos informáticos deban ser de Ineco, se
especificarán los equipos asignados e igualmente solo contarán con los accesos imprescindibles.
No se proporcionará acceso a la intranet de Ineco, cuenta de correo electrónico de Ineco, ni ninguno de
los servicios y derechos que Ineco proporciona a sus empleados.
La empresa adjudicataria deberá efectuar las siguientes prestaciones:
o Asignación del personal necesario para la realización de las actividades descritas en cada
trabajo concreto adjudicado según este pliego, en las oficinas que determine Ineco. Los
trabajos serán realizados por personal especializado y experto en cada una de las actividades
mencionadas.
o Prestaciones de apoyo que la Empresa adjudicataria considere necesaria para la realización de
los trabajos, es decir, toda la supervisión técnica de su equipo será realizada por su personal.
Control de prestación del servicio
Se efectuará por medio de la presentación, por parte de la empresa adjudicataria, de un informe
resumen mensual, o con la frecuencia que se presenten facturas, con las actividades y tareas realizadas
y los trabajos realizados a petición expresa. Este informe será la base de la certificación y aceptación del
servicio realizado por parte del Jefe de Proyecto de Ineco, recopilando información sobre el avance del
mismo:
o En cuanto a los trabajos realizados:
Se indicará los recursos destinados a la ejecución de los trabajos.
Condiciones particulares para la contratación de servicios de Viajes Corporativos de Ineco 17
Constatará las reuniones de seguimiento mantenidas entre el coordinador y el equipo.
Incluirá al menos un acta de una reunión de seguimiento firmada por los miembros
del equipo en la que se traten los aspectos del informe de seguimiento.
Modificaciones en los medios humanos y materiales específicos puestos a disposición
del proyecto. El coordinador comunicará anticipadamente sustituciones de personas
indicando su antigüedad en la empresa, y si cumplen los requisitos mínimos
establecidos. Asimismo, informará de otras incidencias de personal como vacaciones,
ausencias, cambios en el horario de prestación del servicio. Para la adecuada gestión
de estas modificaciones se deberá entregar copia del documento de afiliación a la
seguridad social de los empleados asignados y los cv de sus perfiles.
Informará de las actividades de formación en que hayan participado los empleados
del contratista.
Informará del asesoramiento técnico, u otras tareas de apoyo, que hayan prestado
personas de la contratista no adscritas al proyecto.
Informará de las incidencias que hubieran tenido lugar en la ejecución de los trabajos.
Realizará una valoración del avance de los trabajos, nivel de calidad, etc.
o En cuanto a los trabajos pendientes:
En su caso, justificación de desviaciones del plan de trabajo original y propuesta de
modificación del plan de trabajo futuro.
Previsión de los recursos materiales y humanos que se dedicarán al proyecto en el
futuro. En su caso, previsión de vacaciones del personal asignado al proyecto, y en su
caso, previsión de las sustituciones del personal de la contratista durante las
vacaciones. Ineco podrá solicitar la modificación de los medios a aplicar si no los
considera adecuados para la realización de las actividades previstas.
Identificación de los trabajos pendientes y su programación temporal.
o En cuanto a los requisitos administrativos:
TA2 de alta de los empleados en seguridad social en el momento del inicio de la
prestación (de cada pedido).
Boletines de cotización a la Seguridad Social, Relación nominal de trabajadores (RNT)
y de los trabajadores adscritos a los trabajos y Recibo de Liquidación de Cotizaciones
(RLC), con la presentación de cada una de las facturas
Declaración de los empleados de haberles sido abonado el salario, con la presentación
de cada factura.
Certificado de estar al corriente de pago en las obligaciones con la seguridad social y
con Hacienda, con la presentación de cada factura.
5 DURACIÓN
El plazo de duración de este contrato será de veinticuatro meses (24) meses.
Condiciones particulares para la contratación de servicios de Viajes Corporativos de Ineco 18
Ineco se reserva el derecho a prorrogar por un periodo de hasta veinticuatro (24) meses, en iguales o mejores
condiciones.
6 IMPORTE MÁXIMO
El importe máximo de licitación será de 10.000.000,00 € (DIEZ MILLONES DE EUROS), para la totalidad de los 2
años de contrato.
Este presupuesto está estimado con base en el gasto máximo que Ineco pueda realizar incluyendo tanto los
costes de billetes, alojamiento, etc.; como todo tipo de gasto derivado del proveedor.
La adjudicación se realizará por precios unitarios siendo el importe de licitación, una estimación máxima del
presupuesto total.
En ningún caso Ineco tendrá la obligación de agotar en su totalidad el presupuesto, quedando limitado a las
necesidades reales de la empresa.
El abono de los trabajos se realizará conforme a las unidades reflejadas en la oferta económica que se adjunta
en el documento O.E. 20190314-00242 NOMBRE DEL PROVEEDOR.
Aquellas actuaciones inicialmente no contempladas debidas a un exceso de demanda de los servicios supondrán
una modificación del contrato. El importe máximo total de estas modificaciones nunca podrá superar el 20% del
importe adjudicado.
El valor estimado del contrato con las posibles modificaciones y prórrogas será de 22.000.000,00 €
Dicho importe podrá consumirse tanto durante la vigencia del contrato, como de sus posibles prórrogas.
7 SOLVENCIA TÉCNICA
Los criterios mínimos que han de cumplir las ofertas son:
7.1 REFERENCIAS
Los licitadores deberán presentar una relación suscrita por un representante legal de la empresa en la que se
recojan los principales servicios o trabajos similares a los requeridos en la presente licitación realizados en los
últimos TRES (3) años que incluya una descripción del proyecto, importe, fechas y beneficiarios públicos o
privados de la misma.
De la anterior relación deberán presentarse al menos:
- Al menos deberán presentar tres (3) referencias o certificados de buena ejecución de empresas con
contratos de igual o superior importe, al que se establece en el presente pliego.
- Además, estas referencias, deberán sumar una cantidad mínima en facturación de viajes
corporativos superior a 15.000.000 €
Esta documentación deberá incluirse en el sobre 1 “Solvencias y documentación administrativa”
8 SOLVENCIA ECONÓMICA Y FINANCIERA
En el momento de presentar la oferta, para acreditar la solvencia económica y financiera deberá aportar y
renovar cada seis meses.
Informe de Instituciones financieras con los que el participante en la negociación haya mantenido
posiciones de activo o de pasivo significativas en los tres últimos ejercicios que indique al menos los
siguientes extremos:
o Cumplimiento de los compromisos de reembolso de operaciones de crédito
Condiciones particulares para la contratación de servicios de Viajes Corporativos de Ineco 19
o Evaluación global de la entidad.
Declaración responsable del conocimiento del Catálogo de Conductas Prohibidas ubicado en Perfil del
Contratante en la página web de Ineco.
Certificado oficial de hallarse al corriente de cumplimiento de las obligaciones tributarias.
Certificado oficial de hallarse al corriente de cumplimiento de sus obligaciones de la seguridad social.
Seguro de Responsabilidad Civil que cubra los posibles siniestros asociados a las actividades a
desarrollar, conforme lo siguiente:
o Tener suscrita y en vigor durante todo el periodo de duración contractual una póliza de
Responsabilidad Civil General / Explotación en cobertura de los daños corporales, materiales y
consecutivos causados en el curso de su actividad ordinaria que fueren imputables a la
empresa, sus directivos, empleados (incluidos todos aquellos puestos a servicio de Ineco),
agentes y subcontratistas.
La cuantía suficiente se establece en un límite indemnizatorio mínimo por siniestro de
10.000.000 EUR, sin Sublímite por víctima inferior a dicha cuantía.
La licitadora incluirá a Ineco como asegurada adicional, sin perder condición de
tercero.
o Adherida a la misma póliza, o como póliza independiente, deberá igualmente mantener en
vigor cobertura de Responsabilidad Civil Patronal (sin Sublímite por víctima, y en caso de que
lo hubiera, no inferior a 600.000,00 EUR) en idénticas cuantías indemnizatorias a las
previamente citadas.
o Asimismo, la licitadora deberá mantener póliza de Responsabilidad Civil Profesional en
cobertura de los daños corporales, materiales, consecutivos y perjuicios patrimoniales puros
derivados de actos u omisiones imputables a los empleados contratados por la licitadora y
puestos a servicio de Ineco para todas las categorías de actividad técnica que, contando con la
aptitud legalmente necesaria, desempeñen en el marco de los contratos de consultoría,
ingeniería y servicios de Ineco con sus correspondientes clientes.
La cuantía suficiente se establece en un límite indemnizatorio mínimo por siniestro de
10.000.000 EUR. No obstante, podrán requerirse importes mayores en función de los
trabajos y servicios a desarrollar por la licitadora.
La licitadora incluirá a Ineco como asegurada adicional, y la póliza tendrá para Ineco
consideración, en el supuesto de hecho previamente descrito, de póliza primaria.
Durante y a finalización del contrato entre Ineco y la adjudicataria, la póliza deberá
cubrir los periodos de responsabilidad posteriores a la ejecución de trabajos del
personal contratado, según los periodos de prescripción de responsabilidad
profesional señalados por las leyes que fueren de aplicación.
o Respecto al seguro de Responsabilidad civil, en el caso de que se disponga de límites
indemnizatorios, alcances o coberturas inferiores a los exigidos en este pliego, para dar prueba
de cumplimiento, es necesario presentar compromiso de contratación por parte de la empresa
Condiciones particulares para la contratación de servicios de Viajes Corporativos de Ineco 20
licitadora y certificado de la compañía o corredor de seguros en el que se indique que se
emitiría en los términos requeridos en caso de resultar adjudicatarios y siempre con carácter
previo al inicio del servicio.
o El cumplimiento de la presente condición no limitará las responsabilidades de la licitadora,
directivos, empleados, agentes y subcontratistas, debiendo responder totalmente de los daños
y perjuicios causados a Ineco o a terceros
Esta documentación deberá incluirse en el sobre 1 “Solvencias y documentación administrativa”
9 CRITERIOS DE VALORACIÓN
Las ofertas recibidas se clasificarán de acuerdo a su valoración técnica y económica. Según el número de
ofertantes y la adecuación de los mismos al servicio demandado, Ineco adjudicará a una (1) empresa, según el
orden de valoración, considerando la misma a partir de la suma de los dos conceptos indicados.
La puntuación que se aplicará será de cuarenta y cinco (45) puntos para la parte económica y cincuenta y cinco
(55) puntos para la parte de calidad.
Ineco establece un plazo máximo para la adjudicación de un (1) mes desde la fecha límite de presentación de
ofertas.
9.1 CRITERIOS EXCLUYENTES
Será motivo de exclusión las siguientes causas:
No estar dado de alta en el registro de proveedores de Ineco, o en su defecto no adjuntar un
compromiso de hacerlo en el plazo de quince (15) días naturales a partir de que Ineco se lo requiera.
No presentar los certificados acreditativos de solvencia exigidos en el apartado 7 y 8.
No aportar los medios requeridos en el punto 3
Estar incurso en alguna de las circunstancias previstas en el artículo 71 de la LCSP.
9.2 VALORACIÓN DE CALIDAD 45 PUNTOS
9.2.1 Valoración técnica 45 Puntos
Los criterios de valoración técnica corresponderán a un máximo de 45 puntos, estando distribuidos de la
siguiente forma:
9.2.1.1 Servicio de Consultoría Hotelera (2 puntos)
Compromiso de elaborar un Informe y un análisis de comparativa de acuerdos propios en
comparación con el mercado (periodicidad trimestral): Dos (2) puntos
Compromiso de elaborar un Informe y un análisis de comparativa de acuerdos propios en
comparación con el mercado (periodicidad anual): Un (1) punto
9.2.1.2 Herramienta Autoreserva con las siguientes funcionalidades (10 puntos)
Integración básica sin coste: Tres (3) puntos
Integración de perfiles sin coste: Dos (2) puntos
Integración con doble flujo de aprobaciones sin coste: Tres (3) puntos
Integración con asignación de centros de imputación sin coste: Dos (2) puntos
Condiciones particulares para la contratación de servicios de Viajes Corporativos de Ineco 21
9.2.1.3 Política de Duty of Care (2 puntos)
Compromiso de la empresa adjudicataria de aportar un informe detallado y aportando valores
añadidos a este respecto, del deber de protección al viajero, aportando ideas y soluciones
adaptadas a los viajes de empresa: Dos (2) puntos
9.2.1.4 Herramienta de acceso y descarga de los Talones de Venta (4 Puntos)
Acceso disponible a todos los empleados de la organización y descarga de los talones de venta
por perfil: Tres (4) Puntos
Acceso a 10 usuarios con acceso a todos los talones de venta: Un (1) Punto
9.2.1.5 Benchmarking empresas Ibex 35 (1 Punto)
3 informes anuales: Un (1) Punto
1 informe anual: medio (0,5) Puntos
9.2.1.6 Herramientas de Reporting y Business Intelligence (9 Puntos)
Herramienta básica, solo acceso a consultas de datos de consumo: Un (1) Puntos
Herramienta con posibilidad de accesos a estudios comparativos: Dos (2) Puntos
Herramienta con posibilidad de “Real Time”, consulta de reservas gestionadas hasta 4 horas
antes de la salida, estén emitidas o no: Dos (3) Puntos
Herramienta con posibilidad de análisis de ahorros: Dos (3) Puntos
9.2.1.7 Servicio Urgencias 24hs (3 Puntos)
Propio: Tres (3) Puntos
9.2.1.8 Análisis de Ahorros (5 Puntos)
Compromiso de analizar semestralmente los ahorros perdidos de Ineco aportando soluciones
adaptadas a la empresa y sus políticas con el fin de minimizarlos en al menos un 10 %.: Cinco (5) puntos
9.2.1.9 Mejoras y simplificación en la facturación de viajes (1 Punto)
Compromiso de la empresa adjudicataria del servicio de proporcionar la posibilidad a Ineco de facturar
los servicios prestados (vuelos, hoteles, comisiones de servicio, etc.) a sus establecimientos
permanentes de todo el mundo mediante sus sucursales/filiales o agencias asociadas situadas en los
países en los que Ineco tenga sus establecimientos permanentes o filiales. Estos servicios deberán
proporcionarse con las mismas condiciones de seguridad y tarifas aplicables para Ineco: Un (1) punto.
9.2.1.10 Pantalla con acceso a Amadeus sin coste (3 puntos)
Compromiso de proporcionar al Travel Mánager de Ineco, una pantalla con acceso a Amadeus sin ningún
coste: Tres (3) puntos
9.2.1.11 Acceso al Portal del Viajero personalizable sin ningún coste para Ineco. (3 puntos)
Portal personalizable con integración en la Intranet de la compañía: Un (1) Punto
Portal personalizable con acceso a bánner de descarga de información: Un (1) Punto
Portal personalizable con información de interés categorizada por país: Un (1) Punto
Condiciones particulares para la contratación de servicios de Viajes Corporativos de Ineco 22
9.2.1.12 APP móvil (1 puntos)
Aplicación móvil de alertas e información relativa a viaje por usuario (sin estar vinculada a la
herramienta autoreserva) : 1 Puntos
9.2.1.13 Descuentos Vacacionales para Empleados de Ineco (1 puntos)
Descuentos en paquetes vacacionales de un 15% o más: 1 Punto
9.2.2 Criterios sociales y medioambientales 10 Puntos
9.2.2.1 Criterios sociales. Máximo cinco (5) puntos
Se valorará con hasta cinco (5) puntos a las empresas que acrediten:
Se obtendrán cinco (5) Puntos si la empresa licitante aporta un compromiso por escrito de que en la
plantilla que ejecute el contrato habrá al menos un 40% de mujeres.
9.2.2.2 Criterios medioambientales. Máximo cinco (5) puntos
Se valorará con hasta cinco (5) puntos a las empresas que acrediten:
Se obtendrán 2,5 puntos por contar con Sistemas de Gestión Ambiental certificados conforme a la ISO
14001 que cubra, al menos, al 50% de la empresa.
Se obtendrán 2,5 puntos por aportar el certificado de la huella de carbono, cuyo cálculo se base en el
Protocolo de GEI, la Norma ISO 14064 y la recomendación ITU-T L.1420.
Esta documentación deberá incluirse en el sobre 2 “Oferta técnica”
9.3 VALORACIÓN ECONÓMICA.
9.3.1 Valoración Económica Fee 20 Puntos
El cálculo de la oferta económica en cuanto a los gastos de emisión (Fees), se realizará multiplicando los
diferentes costes de emisión ofertados, por el nº de operaciones realizadas en el año 2018.
Dichas ofertas se realizarán para España y México (en igualdad de condiciones en ambos casos), aplicando los
diferentes fees ofertados, multiplicados por el nº de operaciones y sumando dichos valores.
La oferta económica de cada proveedor se calculará restando a la oferta económica resultante de multiplicar los
Fees por el nº de transacciones de cada país, la cantidad resultante de aplicar el rappel ofertado a la facturación
comisionable de 2018 descontando para ello los Fees.
Oferta económica= (Cav × Nº de Transacciones avión + Ct × Nº de Transacciones Tren + Cc × Nº de Alquileres de
Coche + Ch x Nº de Reservas hoteles) – Rappel x Facturación comisionable 2018.
Siendo:
Cav el coste de emisión del servicio de avión
Ct el coste de emisión del servicio de tren
Cc el coste de emisión del servicio de alquiler de coches
Ch el coste de emisión de servicio de hoteles
Facturación comisionable = Facturación x 0,95 – Costes de los Fees.
La valoración económica se realizará en función del presupuesto ofertado por cada licitador, de acuerdo con la
siguiente formulación:
𝑃𝑢𝑛𝑡𝑢𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝐸𝑐𝑜𝑛ó𝑚𝑖𝑐𝑎 (𝑃𝐸) =70 • 𝐵𝑎𝑗𝑎 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑂𝑓𝑒𝑟𝑡𝑎
𝐵𝑎𝑗𝑎 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑂𝑓𝑒𝑟𝑡𝑎 𝑚á𝑠 𝐸𝑐𝑜𝑛ó𝑚𝑖𝑐𝑎 + 30
Condiciones particulares para la contratación de servicios de Viajes Corporativos de Ineco 23
Se considerará oferta desproporcionada aquella que sea un 10 % inferior a la media de las ofertas presentadas.
En este caso se podrá solicitar informe de detalle que justifique su oferta económica.
La oferta quedará descartada en el caso de que se considere que se trata de una oferta temeraria, que pondría
en riesgo el buen término de los trabajos.
Las ofertas consideradas temerarias no se considerarán para la determinación de la puntuación económica.
9.3.2 Valoración Económica Rappel 25 Puntos
El cálculo de la oferta económica de Rappel se calculará en base a la misma premisa del Fee tal y como se describe
en la OE adjunta.
Esta documentación deberá incluirse en el sobre 3. “Oferta Económica”
10 CONTENIDO DE OFERTAS
La documentación deberá ser suficiente para poder valorar la solvencia y cumplir con todos los requerimientos
presentes, y en particular lo expresado en los siguientes puntos:
La oferta a presentar tendrá tres (3) sobres:
Sobre 1. Solvencias y documentación administrativa:
o Documentación relativa a los apartados 7 y 8 del presente pliego
o Documentación relativa a los medios humanos y/o técnicos descritos en el apartado 3 del
presente pliego.
o Registro de proveedores o compromiso de presentarlo
o Compromiso de remitir la documentación restante en caso de resultar adjudicatario.
Sobre 2. Oferta técnica: Memoria técnica descrita que recojan los siguientes apartados:
o Apartado 2
o Apartado 9.2
o Apartado 10.1
Sobre 3. Oferta económica, de acuerdo a los recogido en el apartado 9.3 del presente pliego.
10.1 OFERTA TÉCNICA Y ADMINISTRATIVA
10.1.1 Documentación Técnica
Cada licitador presentará una Memoria Técnica de los trabajos a realizar y resultados a alcanzar, en la que, de
forma clara y concisa, se especificará:
Servicios ofertados. Descripción de los medios técnicos y humanos disponibles y currícula tipo del
personal que se puede asignar a estos servicios. Estos documentos podrán ser anónimos, pero deberán
ir firmados por el trabajador e incluir:
o Fecha de nacimiento.
o Fechas de los periodos de experiencia profesional con las fechas de inicio y fin de cada uno de
los trabajos relevantes, identificando con detalle suficiente las funciones técnicas realizadas en
cada uno de los mismos.
o Fechas de los títulos de los cursos referenciados.
Metodología de gestión y ejecución de los servicios.
Condiciones particulares para la contratación de servicios de Viajes Corporativos de Ineco 24
Metodología de calidad y garantía.
Matriz de cumplimiento: Se deberá incluir una matriz donde especifique el cumplimiento de los
requisitos y criterios de evaluación, que serán analizados en la valoración técnica según los parámetros
establecidos. La matriz deberá cumplir el siguiente formato:
Matriz de cumplimiento
Criterio de evaluación Referencia en la Oferta
Criterio 1 Página P1
.. ..
Criterio N Página Pn
Todo lo anterior, en coherencia con las prescripciones establecidas en las presentes condiciones técnicas.
Los licitadores podrán incluir en su oferta técnica mejoras relacionadas con el objeto de los trabajos descritos en
el presente documento.
Esta documentación deberá incluirse en el sobre 2 “Oferta técnica”
10.1.2 Documentación Administrativa
El licitador, en el momento de la presentación de la oferta, deberá presentar la siguiente documentación:
Datos de la empresa: Razón social, NIF, objeto de la empresa (copia de estatutos y/o modificaciones),
domicilio social.
Datos del firmante en nombre de la empresa: Nombre y apellidos, copia o referencia de la escritura de
designación de cargo o apoderamiento para la firma del contrato, NIF (fotocopia).
Adicionalmente, será necesario incluir el resto de documentación que acredite el cumplimiento de todos los
requisitos exigidos en el presente documento, y en particular será necesario presentar:
Declaración del responsable de la empresa adjudicataria de disponer en el momento de la formalización
del contrato de que cuenta en su plantilla con el personal establecido en los perfiles comprometiéndose
a entregar a la firma el TA2, documento de afiliación a la seguridad social y boletines de cotización
Relación Nominal de Trabajadores (RNT) y recibo de liquidación de cotizaciones (RLC), a la seguridad
social.
En caso de presentar a personal que no pertenezca a la empresa en el momento de presentar la oferta
será necesario presentar carta de compromiso de cada uno de los perfiles nominados. Estas cartas de
compromiso deberán ser en exclusividad para la empresa ofertante.
Declaración responsable de no estar incursos en prohibición de contratar.
La empresa adjudicataria y también si hay subcontratistas, deben presentar a la firma del contrato,
copia de la póliza de seguros que cubra las indemnizaciones por fallecimiento o incapacidad permanente
determinadas en convenio colectivo de aplicación y copia del justificante de abono de la prima de dicho
seguro.
Condiciones particulares para la contratación de servicios de Viajes Corporativos de Ineco 25
La empresa adjudicataria y también sus subcontratas, deben cumplimentar y firmar obligatoriamente a
la firma del contrato, el documento de cumplimiento en PRL (prevención de riesgos laborales) “Registro
de Coordinación de Actividades Empresariales” que se encuentra alojado en la web de Ineco. Asimismo,
deberá disponer del “Manual de Prevención de Riesgos de Ineco” y del de “Riesgos, Medidas Preventivas
y Medidas de Emergencia en Ineco”, alojados en la web de Ineco.
La empresa adjudicataria y sus subcontratistas, si va a tratar sola o conjuntamente con otros, datos
personales por cuenta del responsable del tratamiento –Ineco- y tenga que acceder a datos de carácter
personal, almacenados en los sistemas de Ineco, ya sea informático o en papel, deberá formalizar el
contrato de prestador de servicio, de acuerdo a lo estipulado en el artículo 28 del RGPD y en aquellos
servicios que no impliquen un tratamiento de datos personales responsabilidad de Ineco, pero sí una
posibilidad de acceso físico a los mismos, deben firmar los empleados adscritos al servicio el
“documento de confidencialidad y privacidad”, a la firma del contrato de la empresa con Ineco.
Para las empresas extranjeras, en los casos en que el contrato vaya a ejecutarse en España, debe
presentarse la declaración de someterse a la jurisdicción de los juzgados y tribunales españoles de
cualquier orden, para todas las incidencias que de modo directo o indirecto pudieran surgir del contrato,
con renuncia, en su caso, al fuero jurisdiccional extranjero que pudiera corresponderle.
Todos los documentos que se presenten por los licitadores deberán ser originales o tener la
consideración de auténticos según la legislación vigente.
Cuando los empresarios concurran agrupados en unión temporal aportarán además un documento en
el que se comprometan a constituir una UTE para el caso de resultar adjudicatarios, designen un
representante único y expresen la participación que corresponde a cada uno de ellos. El citado
compromiso podrá formalizarse en documento privado, que deberá estar firmado por los
representantes de cada una de las empresas agrupadas.
10.2 OFERTA ECONÓMICA
La propuesta económica deberá estar firmada por el representante legal de la empresa ofertante.
Las cantidades recogidas en dicha propuesta deberán expresarse con y sin IVA.
El único modelo de oferta económica admisible es el que se corresponde con la plantilla que se adjunta en el
fichero Excel O.E. 20190314-00240 NOMBRE DEL PROVEEDOR.
Las propuestas que no se ajusten a dicho formato no serán consideradas.
Deberá entregarse el fichero en soporte electrónico, tanto el Excel (*.xls) cumplimentado como el PDF del
impreso firmado por el delegado del proveedor.
El documento vendrá incluido en el sobre 3 “Oferta económica”
11 PRESENTACIÓN DE OFERTAS
Todas las ofertas deberán enviarse a través de la plataforma de contratación del estado. En el tiempo y forma
establecido en el anuncio de licitación. Podrá consultarse la forma de presentación en las guías facilitadas al
respecto en la página web www.contrataciondelestado.es
La remisión de cualquier documentación fuera de la plataforma no será tenida en cuenta y no será objeto de la
contratación.
Condiciones particulares para la contratación de servicios de Viajes Corporativos de Ineco 26
En caso de que la licitación o su adjudicación fuese objeto de impugnación administrativa o judicial y que la
misma fuese estimada por el órgano competente, será causa automática de rescisión de contrato, sin que dicha
resolución de derecho a indemnización alguna por ningún concepto.
12 ANEXOS
12.1 ANEXO 1 FICHERO CON REQUISITOS A SOLICITAR AL PROVEEDOR PARA EL ENVÍO DEL FICHERO XML
12.2 ANEXO 2 DATOS EVOLUCIÓN DE LA FACTURACIÓN
12.3 ANEXO 3 PRESENCIA INTERNACIONAL DE INECO
12.4 ANEXO 4. FACTURACIÓN INTERNACIONAL INECO-MÉXICO
