COMUNICACIÓN Y MOTIVACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES

Capitulo I

1. comunicación organizacional

1.1 Definición:

Teniendo en cuenta a Collado F. (2002), daremos una definición de

comunicación organizacional. La comunicación se entiende de tres maneras

distintas, en primer lugar la comunicación es un fenómeno que se da

naturalmente en toda organización cualquiera sea su tipo o tamaño, la

comunicación es el proceso social mas importante, sin ella el hombre se

encontraría aun en el primer nivel de su desarrollo y no existiría sociedad ni

cultura.

Entonces, si la comunicación es consustancial a cualquier forma de relación

humana, también lo es a la organización. No es posible imaginar una

organización sin comunicación. Bajo esta perspectiva, la comunicación es el

conjunto total de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una

organización, y entre ésta y los diferentes públicos que tiene en su entorno.

Estos mensajes circulan en varios niveles y diversas maneras por ejemplo

pueden transmitirse a través de canales:

• Interpersonales

• Medios de comunicación

• Formales: que son

- Descendentes: Estos canales lo usan los administradores para

enviar mensajes a los diversos niveles de la organización

- Ascendentes: Permite la participación de empleados en la toma

de decisiones, y proporcionan retroalimentación la dirección

- Horizontales: Sirven entre compañeros de diferentes

departamentos y son importantes en las organizaciones.

• Informales: Red natural de relaciones; los administradores jamás podrán

eliminar estas redes naturales, de manera que deben aprender a usarlas

para el envió de mensajes y recepción de retroalimentación.

Una segunda acepción presenta a la comunicación organizacional como una

disciplina cuyo objeto de estudio es precisamente, la forma en que e da el

fenómeno de la comunicación dentro de las organizaciones, y entre éstas y su

medio.

Por último, la comunicación organizacional se entiende también como un

conjunto de técnicas y actividades encaminadas a agilizar y facilitar el flujo de

mensajes que se dan entre los miembros de la organización, o entre la

organización y su medio; o bien, a influir en las opiniones, actitudes y

conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con

el fin de que esta última cumpla mejor y rápidamente sus objetivos.

Desde este tercer enfoque la comunicación organizacional se puede dividir en

comunicación interna y comunicación externa.

• Comunicación interna:

Es el conjunto de actividades efectuadas por

cualquier organización para la creación y mantenimiento de buenas

relaciones con y entre sus miembros, a través del uso de diferentes medios

de comunicación que los mantenga informados, integrados y motivados

para contribuir con su trabajo.

• Comunicación externa:

Es el conjunto de mensajes emitidos por

cualquier organización a sus diferentes públicos externos (accionistas,

proveedores, clientes, distribuidores, autoridades etc.), encaminados a

mantener o mejorar sus relaciones con ellos.

1.2 Postulados básicos

1.2.1 La comunicaron es integral:

La comunicación organizacional abarca

una gran variedad de modalidades: interna y externa; vertical horizontal,

interpersonal, intergrupal, e institucional.

1.2.2 La comunicación y la cultura organizacional están íntimamente

relacionas:

El concepto de cultura ha entrado con fuerza alas organizaciones en los

últimos años, y cada vez mas ligado al de comunicación.

En la organización, los medios de transmisión y reforzamiento de la cultura

son múltiples: símbolos, conductas, políticas, procedimientos y normas,

instalaciones y tecnología, por nombrar solo algunos.

1.2.3 La comunicación es una responsabilidad compartida:

Como todos en la organización se comunican, hacerlo bien es una

responsabilidad de todos, si bien algunos deben desempeñar un papel más

importante en este sentido por la posición que ocupan o por la información

que manejan.

1.3 Necesidades de comunicación en la organización.

Existe un amplio rango de asuntos que a los empleados les interesa conocer,

los cuales básicamente pueden agruparse en tres categorías:

• Información relacionada con la organización:

Este primer rubro se incluye todo lo relacionado con lo que la organización

es y hace. Por increíble que parezca, hay empresas en las que la gente

apenas conoce lo que tiene que ver con su ámbito concreto de trabajo

ignorando cosas tan importantes como objetivos, estrategias y planes

institucionales (por no hablar de la misión y la visión y los valores), las

políticas o hasta los productos y servicios que ofrece.

Tampoco se cuenta con información suficiente y oportuna acerca de las

noticias que van generándose día a día en la organización. Incluso se llegan

a dar casos en que los empleados de la empresa reciben noticias tan

importantes como la salida de su director general…. Por los periódicos.

• Información acerca del trabajo

La segunda categoría, relacionada con la información acerca del trabajo, es

descuidada en muchas organizaciones. Comprende todo lo que las

personas necesitan para saber lo que se esperan de ellas, los parámetros

bajo los cuales va a ser evaluado su desempeño y la forma en que se

considera que a hecho las cosas. También incluye la información que

requieren para llevar a cabo sus funciones y responsabilidades (muy

frecuente encontrarse con empleados que trabajan por instrumentos)

• Información sobre asuntos que afectan a la vida personal y familiar

Finalmente, las personas quieren saber todo aquello que repercutirá, directa

o indirectamente, en su bienestar personal y familiar: prestaciones,

beneficios, oportunidades de capacitación y de promoción, disposiciones en

materia de seguridad e higiene, políticas de administración de recursos

humanos, actividades culturales, sociales y deportivas en las que se puede

participar.

Resulta evidente que la gama de necesidades de información en las

organizaciones es muy amplia. El hecho de que no se satisfagan puede

deberse a un desconocimiento de lo que la gente requiere, o a la falta de

comunicación por parte de la organización.

1.4 Papel del comunicador organizacional

Un número creciente de organizaciones están creando áreas especializadas a

cargo de comunicadores profesionales, cuya función básica es apoyarlas para

facilitar los procesos comunicativos y hacer que esta responsabilidad

compartida sea cumplida efectivamente.

La comunicación organizacional, como una función especifica realizada por

profesionales, debe, antes que nada, contribuir al logro de los objetivos de la

empresa. La manera de hacerlo tiene que ver con cuatro puntos:

• Propiciando que todos los integrantes de la organización reciban

información completa, confiable y oportuna sobre el entorno, sobre la

empresa y sobre el trabajo. Son muchas las cosas que las personas

necesitan saber para sentirse parte de la organización y para

desempeñar efectivamente sus actividades.

• Propiciando la identificación de la gente con la organización, y por tanto,

el orgullo y el sentido de pertenencia. Esto se logra, principalmente,

difundiendo los elementos de la cultura corporativa (misión, visión,

valores) que hacen que las personas encuentren sentido y dirección, y

una serie de principios con los que comulga y que sirven para orientar su

acción y decisión.

• Favoreciendo la integración de la organización con y entre sus

colaboradores. Esto implica mejorar la comunicación vertical y

horizontal, fomentar el trabajo en equipo, propiciar el rompimiento de

barreras existentes entre las áreas y niveles, y crear un clima de

colaboración y apoyo para el cumplimiento de los objetivos comunes.

• Facilitar la creación de una imagen favorable y conciente de la

organización entre su público. El comunicador profesional debe cuidar

que la imagen que se cree la gente de l organización este sustentada en

realidades y no en ficciones.

CCaappiittuulloo IIII

2. Motivación

2.1 Definición

Koonz (1999) menciona.

La palabra motivación proviene del latín "MOTUS", que significa

movido, y "MOTIO" que significa movimiento.

La motivación es un termino genérico que se aplica en una serie de

impulsos, deseo necesidades anhelos y fuerzas similares. Decir que

los administradores motivan a sus subordinados, o sea, que realizan

cosas con las que se espera satisfacer esos impulsos y deseos e

inducir a los subordinados a actuar de determinada manera. Como

seres humanos que somos, nuestra motivación puede ser sumamente

complejas, y hasta contradictorias. Algunas personas pueden estar

motivadas por el deseo de adquirir bienes y/o servicios tales como

vehículos, casas, vestimentas viajes, etc., y al mismo tiempo otro

individuo puede estar motivado por el deseo por el deseo de obtener

estatus social, autorrealización, etc. La motivación es, lo que hace que

un individuo actúe y se comporte de determinada manera. La

"Motivación" es un termino genérico que se aplica a una amplia serie

de impulsos, deseos, necesidades, anhelos y fuerzas similares.

Decir que los administradores motivan a sus subordinados a actuar de

determinada manera.

2.2 Proceso de motivación

Teniendo en cuenta a Diez de Castro (1996) el cual menciona:

La motivación es la fuerza que organiza y mantiene un

comportamiento en una primera aproximación a la motivación,

podemos mencionar tres aspectos que resaltan su importancia.

• La motivación esta siempre en cualquier tipo de relación de la

persona con una organización.

• Habrá motivación cuando alguien realice un ingreso en una

compañía.

• Deberá inducirse, una vez integrado, a que mantenga durante

su vida laboral una actuación satisfactoria. El trabajador tendrá

que estar motivado para lograr una formación continua o para

evitar que deje la organización.

El proceso de motivación consta de cuatro partes:

a) Necesidades o Esperanzas b) Actuaciones

c) Resultados d) Reactivación del sistema

a. Necesidades o Esperanza: Las personas tienen una serie de

deseos, expresadas en necesidades o esperanzas

Estos deseos crean, internamente una serie detenciones,

originando unos sentimientos de frustración y desosiego.

No todas las personas van a tener los mismos deseos. Una

persona deseara, sobre todo un aumento de sueldo. Otra estará

motivada por la obtención de un cargo. Una tercera, divorciada

trabajara más solo si la trasladan a un centro de trabajo más

cercano al nuevo lugar de residencia de sus hijos. Y así

sucesivamente.

b. Actuaciones: Para rebajar estas sensaciones, la persona va a

efectuar algún comportamiento, concentrado en una serie de

actuaciones dentro de la organización. Estas actuaciones

conducen a la persona a la obtención de resultados positivos o

negativos.

Las personas no se comportan siempre igual, aun cuando

tengan las mismas necesidades. Una persona que quiere

ascender a toda costa invertirá horas extras para preparar sus

informes, o en perfeccionar su formación. Otra, dedicara sus

esfuerzos a no hacer mejor su trabajo, si no a buscar influencia

en la red informal de la organización.

c. Resultados: La consideración de los resultados proporcionan

información a la persona sobre el logro de sus deseos, lo que se

traducirá en una modificación del nivel de tensión original.

Los resultados no acompañan necesariamente las

expectativas del motivador y del subordinado. Lo que

las personas obtienen tras sus actuaciones, puede

coincidir o no con lo que habían imaginado el directivo y

el subordinado. Aquel, por ejemplo, pudo haber

sobrestimado la importancia de alguna necedad y

minusvalorado otra. El segundo puede considerar que lo

obtenido con su comportamiento laboral es superior,

igual e inferior a lo que debía haber logrado.

d. Reactivación del Sistema: La motivación de las necesidades

iniciales o el surgimiento de otras reiniciaran el proceso,

motivando el sistema motivacional de la persona implicada.

Las reacciones de las personas, tanto si fallan como si logran

sus deseos iniciales, son imprescindibles, comportamientos y

resultados idénticos provocara reactivaciones del sistema

divergente. Una persona que no logre el aumento de sueldo

deseado, a pesar de su esfuerzo, trabajara con más alto ahínco

en el próximo periodo.

Otra, que desarrollo la misma energía, se deprimida por el

fracaso, y trabajara peor en la siguiente etapa.

2.3 FACTORES QUE INFLUYEN EN LA MOTIVACIÓN:

De acuerdo con HELLRIEGEL (1988), en este punto presentaremos

los diversos factores que activan y sostienen el comportamiento de los

empleados.

Para brindar un conocimiento básico de la motivación, nos

detendremos un momento en tres grupos de los muchos factores que

influyen en la motivación.

2.4 Diferencias individuales

Cada persona es única. Las diferencias individuales son las

necesidades, valores, actitudes, intereses y aptitudes que los

individuos llevan consigo a su trabajo. Como estas características

varían de de una persona a otra, varia también en lo que motivo a

otros.

Si a un empleado lo motiva el dinero buscara un trabajo donde le

pagan poco, pero que implique al mismo tiempo pocos riesgos de

desempleo.

1.4.1 Características del PUESTO:

Son las características de un puesto de trabajo que determinan

sus limitaciones y retos. Estas características incluyen:

a) La variedad de habilidades requeridas para realizar el

trabajo.

b) El grado en que el empleado puede ocuparse de la tarea

integra de principio a fin (identidad de tareas).

c) La significación personal atribuida al trabajo.

d) La autonomía

e) El tipo y grado de retroalimentación de desempeño que

recibe el empleado. Las características predominantes de

ciertos puestos no lo son de otros.

1.4.2 Políticas Organizacionales:

Las políticas organizacionales con las reglas, políticas de

recursos humanos, prácticas administrativas y sistemas de

retribuciones de una organización. Las políticas que definen

las prestaciones (como vacaciones pagadas, seguros y

atención a niños o ancianos) y las retribuciones (como

bonificaciones y/o comisiones) pueden atraer a nuevos

empleados y mantener satisfechos a !os ya existentes. Las

retribuciones pueden motivar a los empleados, pero para

hacerlo es preciso administrarlas con sentido de justicia y

sobre la base del desempeño.

Los tres grupos de factores que acabamos de ver interactúan

entre si para influir en la motivación de un empleado.

Esencialmente, otra interacción involucra a:

a) Las cualidades personales del empleado que este porta

inevitablemente consigo a su centro de trabajo.

b) Las tomas que desempeñan el empleado en la situación de

trabajo.

c) Los sistemas organizacionales que afectan al empleado en

el centro de trabajo. Pero alentar la motivación de los

empleados, los administradores deben tomar en cuenta otros

factores.

2.5 MOTIVACIÓN Y RECOMPENSA:

Según SCHERMERHORN, J. (2003)

La recompensa es un resultado con valor positivo para el individuo.

Un trabajo motivante premia de distintas maneras a la persona cuyos

logros de desempeño contribuyen a alcanzar los objetivos de la

organización.

1.5.1 La Motivación Extrínseca:

Se administran desde afuera son resultados de valor que una

persona normalmente un supervisor o un alto ejecutivo, le

otorga a otra persona, como son pago de bono, reconocimiento,

elogios verbales, descansos, ascensos, en estos casos, el

estimulo motivacional de recompensa extrínsecas se origina

fuera de¡ individuo SCHERMERHORN, John R. (2003).

1.5.2 La Motivación Intrínseca:

Se auto administran, es decir, ocurren de manera "natural"

cuando una persona realiza una tarea y, en este sentido forma

parte del trabajo en si, las fuentes principales de recompensas

intrínsecas son los sentimientos de competencia, el desarrollo

personal y el autocontrol que las personas experimentan en su

trabajo. A diferencia de las extrínsecas, el estímulo motivacional

de las recompensas intrínsecas es interno a la persona y no

depende de las acciones de alguien más. Ofrecen la ventaja y

poder de la "motivación interna". SCHERMERHORN, John R.

(2003).

1.5.3 La Motivación Trascendente

El sujeto se mueve por las secuencias que espera que

produzca su acción en otro u otros sujetos presentes en

el entorno. Pérez López (1979).